Nghiên Cứu Quy Trình Xuất Nhập Khẩu Tại Trung Tâm Kho Vận Ttc Corporation.pdf

Lý do hình thành đề tài: Có một số lý do quan trọng để tạo ra một quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tốt tạitrung tâm kho vận của công ty TNHH Tân Thuận.. - Bằng cách tạo ra một quy trình

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do hình thành đề tài:

Có một số lý do quan trọng để tạo ra một quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tốt tạitrung tâm kho vận của công ty TNHH Tân Thuận Dưới đây là những lý do chính:

- Tối ưu hóa quy trình: Một quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa hiệu quả giúp tăng cường

sự chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa Điềunày giúp giảm thời gian xử lý và tăng cường sự linh hoạt trong việc điều chỉnh quy mô vàthời gian nhận và xuất hàng

- Cải thiện chất lượng dịch vụ: Một quy trình tốt đảm bảo chất lượng dịch vụ được cungcấp cho khách hàng Việc nhận hàng chính xác và nhanh chóng giúp đảm bảo rằng kháchhàng sẽ nhận được hàng hóa của mình đúng lúc và ở trạng thái tốt nhất

- Tăng cường hiệu suất: Quy trình nhận hàng tốt giúp tăng cường hiệu suất tổng thể củatrung tâm kho vận Nó giúp cải thiện sự sắp xếp hàng hóa, tối ưu hóa không gian lưu trữ

và tăng cường quản lý hàng tồn kho Điều này giúp giảm chi phí vận hành và tối ưu hóaviệc sử dụng tài nguyên

- Giảm lỗi và chi phí: Một quy trình nhận hàng tốt giúp giảm thiểu lỗi trong quá trìnhnhận và xuất hàng Bằng cách đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thông tin, xử lýchính xác các yêu cầu đặt hàng và đảm bảo rằng hàng hóa đúng được gửi đi, chi phí do lỗi

và sự tái cấu trúc quy trình sẽ được giảm thiểu

- Tuân thủ quy định pháp luật: Quy trình nhận hàng và xuất nhập khẩu hàng hóa phải tuânthủ các quy định, quy tắc và quyền của cơ quan chức năng Quy trình phải đảm bảo rằngcác loại hàng hóa được nhập và xuất khẩu đúng cách và tuân thủ các quy định cụ thể liênquan đến an ninh, hải quan và vận tải quốc tế

- Bằng cách tạo ra một quy trình nhận hàng và xuất nhập khẩu hàng hóa tốt tại trung tâmkho vận của công ty TNHH Tân Thuận, công ty có thể tối ưu hóa việc vận chuyển hànghóa, cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng hiệu suất, giảm lỗi và chi phí, và đáp ứng các quyđịnh pháp luật liên quan

Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TânThuận , tôi đã cố gắng học hỏi những công việc thực tế trong khâu nghiệp vụ nhập khẩuhàng hóa và kết hợp với các kiến thức đã học.

2.Mục tiêu đề tài:

- Tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại trung tâm kho vận - khongoại quan ở công ty TNHH Tân Thuận (TTC Corproration)

- Học hỏi trực tiếp cách ghi nhận hợp đồng xuất nhập của công ty

- Tìm ra giải pháp giải quyết nếu như quy trình thủ tục vận hành và quản lý hợpđồng

- Học hỏi về chứng từ khai báo Hải quan

- Tìm hiểu về quy trình xuất hàng, giao hàng cho khách

- Tổng hợp các số liệu về tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Tân Thuận

2 Ý nghĩa đề tài:

Đề tài báo cáo có thể học hỏi được kinh nghiệm làm thủ tục xuất nhập củacông ty Tìm ra những điểm cần cải thiện (nếu có) Trải nghiệm được môi trường làm việcthực tế và học hỏi kinh nghiệm từ các anh, chị trong công ty Thực tập làm việc thực tế vàđưa ra đề xuất, giải pháp trong công việc Nâng cao khả năng làm việc nhóm, học hỏi,trao đổi công việc với những thành viên trong công ty

3 Phương pháp nghiên cứu:

Phạm vi thời gian:

Tập trung thực tập và làm báo cáo trong thời gian từ ngày 12/07/2023 đếnngày 08/09/2023.

5 Kết cấu của báo cáo thực tập

Lời mở đầu, Phần mở đầu, phụ lục, kết luận

- Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Tân Thuận (TTC CORPORATION)

Chương II: Tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại trung tâm kho vận kho ngoại quan ở công ty TNHH Tân Thuận

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ xuất nhậpkhẩu tại công ty TNHH Tân Thuận

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN ( TAN THUAN CORPORATION)

1.1 Giới thiệu về công ty

TAN THUAN CORPORATION là liên doanh giữa Công ty TNHH Mộtthành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (gọi tắt là IPC) và Tập đoàn pháttriển & mậu dịch Trung Ương (gọi tắt CT&D) đã chọn Thành phố Hồ Chí Minh, làtrọng tâm xây dựng và phát triển của Việt Nam, cũng là trung tâm của các thànhphố chủ yếu trong khu vực Châu Á để xây dựng nên Khu chế xuất đầu tiên vàđược bình chọn là Khu chế xuất thành công nhất ở Việt Nam

TAN THUAN CORPORATION chủ yếu kinh doanh và xây dựng KhuChế Xuất Tân Thuận và cho lại các nhà dầu tư khác thuê xưởng và khu công nghệcao để kinh doanh

1.1.1 Thông tin cơ bản

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN

- Tên khác: TAN THUAN CORPORATION

- Tên công ty viết tắt: TTC

- Loại hình doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH

- Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng và kinh doanh Khu Chế Xuất TânThuận

- Địa chỉ: Tòa nhà Hành Chính, Khu Chế Xuất Tân Thuận, Phường Tân ThuậnĐông, Quận 7, TP Hồ Chí Minh

1.1.2 Các cột mốc quan trọngTháng 9/1991: Công ty TNHH Tân Thuận ("TTC") nhận Giấy phép đầu tư thànhlập Khu Chế Xuất Tân Thuận.

Tháng 2/1992: Lễ khởi công xây dựng Khu chế xuất Tân Thuận diễn ra, đánh dấu

sự ra đời của Khu chế xuất đầu tiên tại Việt Nam

Tháng 3/1993 : Công ty đầu tiên trong Khu chế xuất được cấp giấy phép đầu tư.Tháng 5/1996: TTC trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội các Khu chế xuấtThế giới (WEPZA)

Tháng 2/1997: TTC vinh dự là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đầu tiênđược Thủ tướng tặng Bằng khen số 001

Tháng 5/1998: TTC vinh dự được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao độnghạng 3

Tháng 9/1999: Tạp chí Anh quốc “Corporate Location” bầu chọn Khu chế xuấtTân Thuận là Khu chế xuất và Khu công nghiệp hấp dẫn nhất khu vực Châu Á - TháiBình Dương

Tháng 11/1999: TTC được trao tặng ISO 9002

Tháng 8/2001:TTC được trao tặng chứng nhận ISO 9001-2000

Tháng 9/2001:TTC được tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng 2

Tháng 1/2006 :TTC được tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng nhất

Tháng 8/2009:TTC được trao tặng danh hiệu ”Vietnam Golden FDI-2009”

Tháng 1/2010: HEPZA chứng nhận Quy hoạch tổng thể của Khu công nghệ cao Office Park (Khu Công nghệ - Phần mềm)

E-Tháng 4/2011: TTC được trao tặng Huân chương Độc lập Hạng 3

Tháng 2/2012:TTC được trao tặng bằng khen của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư

Tháng 2/2012: TTC được Thủ tướng chính phủ trao tặng bằng khen

Từ 2014 - 2016: TTC đều nhận được bằng khen của Ủy Ban Nhân Dân thành phố

Hồ Chí Minh

Tháng 9/2016: TTC nhận được cờ truyền thống của Ủy Ban Nhân Dân thành phố

Hồ Chí Minh

Tháng 10/2018: TTC nhận được bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ về " Thànhtích trong hoạt động đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong 30 năm".

Tháng 1/2020 đến hiện tại :TTC nhận được bằng khen của Ủy Ban Nhân Dânthành phố Hồ Chí Minh "Công nhận danh hiệu tập thể lao động xuất sắc năm 2019"

HÌNH 1 CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN

Khen thưởng

ISO 9002 Huân chương lao động hạng 3

Huân chương lao động hạng nhất

Bằng khen ghi nhận đóng góp của TTC

Chứng nhận Khu công nghiệp hấp dẫn nhất bởi Tạp chí Euromoney’s Corporate

Location

1.2 Tóm tắt tình hình đầu tư

Tổng số nhà đầu tư :200 nhà đầu tư đến từ 20 quốc gia

Tổng vốn đầu tư :1.690 tỷ USD

Diện tích đã cho thuê :174 ha

Phân loại nhà đầu tư theo quốc gia và khu vực:

Quốc gia Số nhà

đầu tư Quốc gia

Số nhàđầu tư

Phân loại nhà đầu tư theo ngành nghề:

1.3 Sơ đồ tổ chức của Công ty

BẢNG 3

Cơ cấu tổ chức của TTC Corporation là một hệ thống được liên kết chặt chẽvới nhau Đứng đầu là Giám Đốc, kế tiếp là các phòng và bộ phận như Phòng Kinhdoanh, Phòng Xuất Nhập Khẩu, Phòng Kế toán, Phòng Dịch vụ khách hàng

Mỗi bộ phận có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng nhằm hỗ trợ lẫnnhau trong quá trình hoạt động tạo nên một môi trường làm việc năng động và hiệuquả, đảm bảo về chất lượng của sản phẩm phục vụ và thời gian cho khách hàng

Chức năng và quyền hạn của các phòng ban

 Tổng Giám đốc:

TTỔNG GIÁMĐỐC

PHÓ TỔNGGIÁM ĐỐC PHÓ TỔNGGIÁM ĐỐC PPHÓ TỔNGGIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐCKHO VẬN

BỘ PHẬNXUẤT NHẬPKHẨU

PHÒNG KẾ

HÀNG

Người sáng lập ra công ty, đại diện theo pháp luật của công ty Có quyềnquyết định tất cả các vấn đề liên quan đến các hoạt động hàng ngày của công ty.

Tổ chức và thực hiện dự án, kế hoạch kinh doanh, quản lý công ty

Phong cách lãnh đạo của Giám đốc hiện đại, có vai trò quan trọng cho sựphát triển và thành công của công ty

Các mục tiêu được lên kế hoạch mang tính thực tế cao, gắn với tình hìnhkinh doanh của công ty mang lại một động lực to lớn để toàn bộ nhân viên phấnđấu hoàn thành nhiệm vụ được giao

Tiếp theo , phó tổng giám đốc 2 sẽ đảm nhiệm về mặt xuất nhập khẩu củacông ty kiểm tra hợp đồng , chứng từ xuất nhập khẩu

Cuối cùng , phó tổng giám đốc 3 sẽ đảm nhiệm bên sale và marketing thúcđẩy các khách hàng mua tàu và container đem lại lợi nhuận cho công ty

 Giám đốc kho vận:

Giám đốc kho vận sẽ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra lại hợp đồng và đơn hàngtrong một ngày và giải quyết những sai sót nếu có sau đó trình lên phó tổng giámđốc công ty

- Bộ phận xuất nhập khẩu:

Về chứng từ:

Công ty sử dụng phần mềm ECUS để khai báo Hải quan, soạn thảo, điềuchỉnh, bổ sung, cập nhật các loại chứng từ xuất nhập hàng hóa thông dụng như:Vận đơn, Hợp đồng, hóa đơn, lệnh giao hàng Sau khi khai báo xong sẽ gửi filecho khách hàng xem lại lần nữa rồi mới cho thông quan đảm bảo mọi việc đềuthuận lợi nhất cho khách hàng

+ Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất - nhập trước khi trìnhhải quan.

+ Đảm bảo việc báo hàng/giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quytrình và thủ tục pháp lý

+ Thực hiện các công văn, tờ trình có liên quan cần thiết

+ Tiếp nhận hàng hóa

+ Kiểm tra hàng hóa

+ Ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa

+ Lập và triển khai các báo cáo cho Hải quan theo yêu cầu của luật Hải quan.+ Lưu trữ, vận chuyển hàng hóa

+ Giao hàng cho người nhận

+ Thông tin lại cho các bộ phận liên quan

- Báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi, lời lỗ Theodõi thu hồi công nợ, lên danh sách các khoản nợ cần phải đòi Quản lý quỹ tiềnmặt Mọi khoản chi đều phải được Giám đốc ký duyệt

- Tư vấn cho Giám đốc trong vấn đề chi tiêu, mua bán và các giao dịch liên quanđến tài chính Nắm và báo cáo cho Giám đốc lượng tiền mặt, số dư/nợ trong tàikhoản khi được yêu cầu

 Phòng dịch vụ khách hàng:

- Soạn thảo và trả lời các mail được gửi đến về vấn đề giá, thủ tục làmhàng,…Ghi nhận, thu thập dữ kiện để giải quyết các khiếu nại của kháchhàng

- Công ty sẽ có phòng họp riêng cho khách hàng để thuận tiện cho việc đàmphán hợp đồng

1.4 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

Lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Tân Thuận là kinh doanh và xâydựng Khu Chế Xuất Tân Thuận

 Hiện nay Công ty TNHH Tân Thuận đã và đang làm rất tốttrong việc phát triển Khu Chế Xuất Tân Thuận

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN

Để có thể xuất nhập khẩu, trước tiên phải làm thủ tục Hải quan hàng nhậpkhẩu

2.1 Quy trình làm thủ tục Hải quan

2.1.1 Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu bao gồm những giấy tờ:

+ Tờ khai hải quan

+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

+ Vận đơn (Air waybill)

Để hoàn thành quy trình xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Tân Thuận (TanThuan Corporation) cần thực hiện theo trình tự các sơ đồ dưới đây gồm:

- Quy trình nhập khẩu và đặt hàng với nhà cung cấp

- Quy trình giao sản phẩm đến cho khách hàng

2.1.2.Quy trình nhập khẩu và đặt hàng với nhà cung cấp

Giao hàng về kho ngoại quan cùa công ty

Đối chiếu công nợ và thanh toán

Làm hợp đồng, gửi PO và thỏa thuận với khách hàng

Xác định HS code của hàng hóa để kiểm tra các chính

sách nhập khẩu, thuế suất

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhận thông báo hàng đến (hoặc theo dõi tình trạng hàng

trên hệ thống)

Làm thủ tục thông quan và nhận hàng

2.1.3 Quy trình xuất khẩu đến cho khách hàng

BẢNG 42.2 Cách khai báo hàng hóa nhập khẩu

Đăng ký tờ khai Hải quanCông ty TNHH Tân Thuận thông qua phần mềm ECUS để làm khai báo hảiquan, sau khi có đủ thông tin đơn hàng của công ty , nhân viên sẽ làm khai báo hải quanqua các bước dưới đây:

- Nhân viên công ty phải tuân theo quy định của cảng/sân bay để làm thủ tục Hảiquan

- Nhân viên sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan

- Công chức Hải quan sẽ kiểm qua bằng mã số thuế của công ty

- Bộ phận Hải quan nhập thông tin mà công ty cung cấp và kiểm tra bằng 3 mức độ:1,2,3 (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ)

quan hải quan.

Đối với khách hàng nước ngoài thường họ sẽ chọn PTTT: FOB, CIF,CFS…

Sau khi khai báo xong nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng nhằm check lại thông tin nữa trước khi thông

quan tránh sai sót.

+ Mức 1_luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hànghóa.

+ Mức 2_luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.+ Mức 3_luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

2.2.2 Các bước quy trình làm thủ tục Hải quantại TCS và SCSC

Giai đoạn 1 - Vô cổng:

-Thủ tục vô cổng cần có giấy giới thiệu + căn cước công dân

- Nếu có lệnh giao hàng (Giấy Ủy quyền) thì càng tốt

Giai đoạn 2:

- Trước khi đóng tiền cần bốc lấy số thứ tự đóng tiền và chờ đến lượt

có thể nhờ người quen lấy số trước để tiết kiệm thời gian - gửi sốBill

- Hồ sơ đóng tiền thương vụ bao gồm:

+ Số thứ tự

+ Giấy ủy quyền

+ Giấy giới thiệu

+ CCCD gốc

Giai đoạn cuối - làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng Air:

+ Khai phi Mậu dịch cá nhân: thủ tục tại tầng trệt

+ Thủ tục tại kho SCSC đóng tiền thương vụ xong sẽ có phiếu xuấtkho và dùng phiếu xuất kho nhận hàng

Quy trình làm thủ tục hải quan Nhập khẩu hàng Air LUỒNG XANH:

- Nộp AWB, tờ khai hải quan cho Hải quan giám sát kho nhập máy Hải quan

- Soi mã vạch lấy số thứ tự nhận hàng

- Nhân viên kho ký nhận giao hàng

- Thanh lý Hải quan giám sát cổng, hoàn thành công việc

Quy trình làm thủ tục hải quan Nhập khẩu hàng Air LUỒNG VÀNG:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Tờ khai

- Invoice.

- Packing list

- Master + House AWB

- Biên lai nộp thuế (nếu nộp thuế trực tiếp hỏi kế toán mã chương nộp thuế đểtránh nộp sai sót)

- Hóa đơn cước hay debit note (nếu nhập bằng hình thức FOB)

- Giấy giới thiệu

- Giấy phép hoặc giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Bước 2: Nộp hồ sơ vô ô cửa chờ sếp phân công tờ khai, đợi khi thông báo công ty nào thìđến nhận tờ khai rồi nộp đúng cửa làm thủ tục Ví dụ như: trên tờ khai ghi số 10 thì mang

bộ hồ sơ đó qua cửa 10 rồi nộp vô đó

Bước 3: Tờ khai xử lý xong mang qua ô bộ phận trả tờ khai rồi viết lệ phí Hải quan.Nhận lại:

- Tờ khai thông quan

- Biên lai lệ phí hải quan

Bước 4: Ra cổng hoặc ngoài dịch vụ trước kho in mã vạch

Bước 5: Vô giám sát kho thanh lý hồ sơ gồm:

- Tờ khai Hải quan

- Mã vạch

- Air waybill (lấy bill lúc đóng tiền thương vụ đó có chữ kí của thương vụ)

Bước 6: Soi mã vạch để lấy số thứ tự lấy hàng và chờ lấy hàng

Bước 7: Ký nhận hàng

Bước 8: Thanh lí Hải quan Cổng

Hồ sơ gồm: Tờ khai + Mã vạch + Bill house

Quy trình làm thủ tục hải quan Nhập khẩu hàng Air LUỒNG ĐỎ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Tờ khai Hải quan

- Invoice

- Packing list

- Bill hàng không

Bước 2: Nộp hồ sơ và phiếu đăng ký kiểm hoá đóng dấu kiểm hoá chờ phân kiểm.

Bước 3: Đưa phiếu đăng ký kiểm hoá và Bill xuống giám sát kho nhập máy

Bước 4: Soi mã vạch trên Bill để lấy thứ tự nhận hàng

Bước 5: Nhận hàng từ nhân viên kho, đưa hàng ra bải kiểm hoá

Bước 6: Mời công chức Hải quan được phân kiểm xuống kiểm hoá Hàng không sai phạm.Bước 7: Nộp thuế nhập khẩu hàng Air (lưu ý mã chương nộp thuế)

Bước 8: Tờ khai Hải quan xử lý xong mang qua bộ phận trả tờ khai, viết lệ phí Hải quan.Bước 9: Công chức kiểm hoá thông quan

Bước 10: In mã vạch: tại giám sát hoặc ngoài dịch vụ trước kho

Bước 11: Vô giám sát kho thanh lý hồ sơ gồm:

- Tờ khai

- Mã vạch

- Air waybill có chữ kí của thương vụ

Bước 12 - Thanh lý Hải quan cổng

Hồ sơ gồm: Tờ khai + Mã vạch + Bill

HÌNH 2

HÌNH 3Bước 1 Xác định HS code của hàng hóa để kiểm tra các chính sách nhập khẩu, thuếxuất:

Chủ hàng cần cung cấp các chứng từ, thông tin chi tiết của lô hàng một cách chính xácnhất, Công ty sẽ tiến hành làm chứng từ khai báo hải quan

Bước 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:

Khi nhận được bộ chứng từ của người bán (vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng góihàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ,…) chủ hàng cần kiểm tra tính chính xác của chứng từ.Tránh trường hợp sai sót phải điều chỉnh làm phát sinh chi phí sửa chứng từ Khi cóchứng từ chủ hàng gửi qua Công ty sẽ tiến hành làm chứng từ

Bước 3 Nhận thông báo hàng đến

Trước khi hàng hóa đến cảng, chủ hàng sẽ nhận được thông báo hàng đến Đối với đườnghàng không hàng hóa sẽ về cửa khẩu sân bay Tân Sơn Nhất kho SCSC hoặc kho TCS.Cần nhanh chóng tiến hành thủ tục thông quan và nhận hàng vì hàng sân bay lưu kho phátsinh chi phí rất cao