Quản lý an toàn nhà kho học phần quản trị kho hàng

Nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú các thông tin của hàng hóa để có thể tìm kiếm dễ dàng nhất bất cứ khi nào cần.. Nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú các thông tin

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KHO HÀNG

QUẢN LÝ AN TOÀN NHÀ KHO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

- -Giảng viên hướng dẫn: ThS Bùi Thị Tố Loan

-HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KHO HÀNG

QUẢN LÝ AN TOÀN NHÀ KHO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

- -Nhóm sinh viên thực hiện:

1 Nguyễn Thị Minh Trâm 2121002142

2 Lê Thị Thảo Nguyên 2121012411

3 Nguyễn Thị Ngọc Phương 2121013709

4 Phạm Thị Phương Dung 2121008010

Giảng viên hướng dẫn: ThS Bùi Thị Tố Loan

-MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH ẢNH 2

1 PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG QUẢN LÝ AN TOÀN KHO HÀNG 3

1.1 Seiri (Sàng lọc) 3

1.2 Seiton (Sắp xếp) 4

1.3 Seiso (Sạch sẽ) 5

1.4 Seiketsu (Săn sóc) 5

1.5 Shiisuke (Sẵn sàng) 6

2 MỤC TIÊU CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG VẬN HÀNH KHO HÀNG 7

3 LỢI ÍCH CỦA MÔ HÌNH 5S TRONG VẬN HÀNH KHO HÀNG 7

4 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN MÔ HÌNH 5S 9

5 ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S 9

6 ĐƠN VỊ CẤP CHỨNG CHỈ THỰC HÀNH TỐT 5S 10

7 NHỮNG QUAN NIỆM SAI LẦM TRONG PHƯƠNG PHÁP 5S 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Phương pháp 5S 7 Hình 4.1: Quan niệm sai lầm về phương pháp 5S 12

1. PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG QUẢN LÝ AN TOÀN KHO HÀNG

1.1 Seiri (Sàng lọc)

Tiêu chí đầu tiên của bộ tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho chính là sàng lọc Tiêu

chí này nhằm chỉ đến công việc sắp xếp, phân loại hàng hóa hay vật tư dựa theo từng đối tượng, tần suất và mục đích sử dụng

Chẳng hạn như, tùy vào phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện có (nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO,…) mà doanh nghiệp có thể xác định được đâu là hàng hóa cần được ưu tiên xuất kho trước Những hàng hóa này nên được sắp xếp trên các kệ dễ lấy hay phía trước kho để có thể dễ dàng lấy ngay khi có phiếu xuất kho

Công việc sàng lọc đóng vai trò rất quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý kho tại bất kỳ doanh nghiệp nào Bởi vì nhiệm vụ này cho phép doanh nghiệp quản lý kho một cách dễ dàng dựa theo mục tiêu kinh doanh chính của mình

Ngoài việc phân loại hàng hóa, công việc sàng lọc còn chỉ đến trách nhiệm loại

bỏ những vật dụng không cần thiết, đồ đạc hay thiết bị hỏng hóc nhằm tối ưu hóa diện tích sử dụng tại kho bãi

Trong kho hàng, nó tập trung vào việc loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết khỏi kho và chỉ giữ những gì cần thiết và được sử dụng thường xuyên

Mục đích chinhd của sàng lọc là giũ kho hàng gọn gàng, ngăn nắp và không gây

ra nguy hiểm đáng kể trong quá trình vận hành hằng ngày Các mảnh vụn, chất thải khác phải được dọn dẹp sạch sẽ vào mỗi cuối ngày

Một số chiến lược sàng lọc phổ biến bao gồm:

 Tổng vệ sinh một khu vực bằng cách loại bỏ các mảnh vụn, bụi bẩn, dụng cụ bị hỏng, hàng tồn kho dư thừa, phế liệu, v.v., bạn có thể xác định và trả lại các mặt hàng bị thay thế hoặc khám phá các khu vực có không gian có thể sử dụng được

 Loại bỏ các mặt hàng/sản phẩm trong một khu vực không còn được sử dụng Ví

dụ, bao gồm các hình thức lỗi thời, thiết bị bị hỏng, hộp có thương hiệu cũ, sản phẩm lỗi thời,…

 Sử dụng các loại thẻ như thẻ xanh/thẻ đỏ: một nhóm đi qua một khu vực và gắn thẻ các mặt hàng thường được sử dụng với nhãn dán màu xanh lá cây và thẻ màu đỏ cho những mục không được sử dụng thường xuyên Tất cả các mặt hàng được gắn thẻ đỏ sẽ bị xóa khỏi khu vực và được phân bổ lại hoặc xử lý (nếu cần)

 Loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng không cần thiết ra khỏi kho bằng cách sàng lọc kho hàng định kỳ

1.2 Seiton (Sắp xếp)

Seiton là sắp xếp mọi thứ rong kho một cách gọn gàng, có trật tự Các thùng carton rỗng và pallet không nên để khắp kho mà nên được sắp xếp phù hợp và xếp chồng đúng vị trí đã được thiết kế Tương tự như vậy, các công cụ và các nguyên vật liệu dùng để đóng gói được kho sử dụng nên được trả về vị trí đúng của chúng Đây là

kỷ luật mà người quản lý kho phải thực hiện Nếu tất cả điều này được thực hiện thì nó

sẽ thúc đẩy quá trình làm việc an toàn và suôn sẻ trong kho Nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú các thông tin của hàng hóa để có thể tìm kiếm dễ dàng nhất bất cứ khi nào cần Đây là giai đoạn doanh nghiệp tiến hành sắp xếp trang thiết bị, hàng hóa, vật tư trong kho một cách hợp lý, tối ưu và khoa học

Khi sắp xếp hàng hóa, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tuân thủ các tiêu chí quan trọng như tính dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ hoàn lại Nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú các thông tin của hàng hóa để có thể tìm kiếm dễ dàng bất cứ khi nào cần

Bên cạnh đó, nếu không gian nhà kho được sử dụng tối ưu thì việc xuất hàng hóa cũng sẽ nhanh chóng hơn Nhờ vậy, doanh nghiệp cũng giảm bớt thời gian trống giữa các khâu trên dây chuyền sản xuất cũng như xuất nhập kho

Ví dụ về Seiton bao gồm:

 Điểm đánh dấu sàn và lối đi: đánh dấu rõ ràng các lối đi, cần và khu vực

để cải thiện lưu lượng người đi bộ, loại bỏ sự nhầm lẫn và cho công nhân biết họ đang ở đâu

 Biển báo kho: nâng cao lời nhắc và hướng dẫn để cảnh báo công nhân

 Mã màu tất cả các hàng tồn kho: sử dụng các màu khác nhau cho các loại hàng tồn kho khác nhau dễ vỡ, nặng, nhẹ hoặc không đều để người lao động có thể nhận ra thì xử lý đặc biệt cần thiết

 Nhãn và thẻ thẻ hoặc mã vạch tồn kho với các nhãn khác nhau để xác định nội dung trong từng không gian lưu trữ và giúp giảm thời gian lãng phí cho việc tìm kiếm các công cụ và thiết bị

 Thay đổi vị trí hàng tồn kho: khi các khu vực hàng tồn kho thường xuyên thay đổi, hãy dán nhãn hoặc gắn thẻ các kệ bằng băng từ tính, hoặc bằng

có thể định vị lại để tránh nhầm lẫn

1.3 Seiso (Sạch sẽ)

Seiso có nghĩa là “sáng bóng” và ngụ ý sạch sẽ “Sạch sẽ” ở đây được hiểu là việc thực hiện công tác vệ sinh, lau chùi mọi vật dụng, hàng hóa thường xuyên nhằm loại bỏ tất cả tác nhân gây bẩn, cản trở đến công việc trong kho Đặc biệt, đối với các kho có lưu trữ sản phẩm hay thiết bị công nghệ, việc giữ vệ sinh sạch sẽ rất quan trọng Bởi bụi bẩn có thể gây hỏng hóc, giảm tuổi thọ của máy móc Trong khi đó, đối với các kho có chứa lương thực, thực phẩm, việc bảo vệ môi trường sạch sẽ là điều nhất thiết phải làm vì ảnh hưởng đến sức khỏe con người Môi trường bụi bẩn cũng làm giảm chất lượng lương thực phẩm Vì vậy, vào mỗi cuối ngày làm việc, nhà kho nên nên dọn dẹp sạch sẽ máy móc vật dụng và khu làm việc và mọi thứ phải được trả

về đúng vị trí của nó Như vậy, việc giữ gìn vệ sinh nhà kho vừa giúp gia tăng chất lượng sản phẩm vừa góp phần thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn Seiri và Seiton nên là 1 phần của seiso. 

Một số ví dụ cụ thể cho seiso:

 Dọn dẹp toàn bộ cơ sở, bao gồm kệ và giá đỡ, dụng cụ, thiết bị và máy móc

 Làm sạch rò rỉ và tràn ngay lập tức vì chúng là những mối nguy hiểm không cần thiết có thể dẫn đến trượt và té ngã Đối với điều này, bạn luôn cần phải có sẵn một bộ dụng cụ đổ chuyên nghiệp

 Shine giúp quản lý kho hàng dễ dàng hơn và tạo ra một nơi chào đón, an toàn hơn cho công nhân

1.4 Seiketsu (Săn sóc)

Giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì việc thực hiện các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiso, Seiton) trước đó một cách liên tục Đây được xem là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp tiến tới phát triển và hoàn thiện tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho Ở giai đoạn này, doanh nghiệp phải hoàn thành nhiệm vụ hàng đầu đó là thiết lập các mục tiêu và yêu cầu tại khu vực kho Việc đặt ra mục tiêu sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi đơn vị kho vận

Khi triển khai giai đoạn này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động chi tiết cho từng khu vực nhà kho và khu vực sản xuất chung để dễ dàng chủ động thích ứng hơn trong mọi tình huống xảy ra

Mọi người trong kho nên thực hiện các nhiệm vụ một cách nhất quán Nhân viên nên được nhắc nhở là không đi đường tắt trong bất kỳ trường hợp nào Điều quan trọng là họ không chỉ phải hiểu về công việc của mình mà còn phải biết cách liên hệ

công việc của họ với các bộ phận khác Tính nhất quán của quá trình thực hiện trong kho đi kèm với đào tạo và thực thi Nhà kho là nơi các hoạt động được thực hiện một cách có trật tự là phản ánh hiệu quả hoạt động nhất quán nhờ đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản

Một số ví dụ về seiketsu bao gồm:

 Thiết lập áp phích hoặc biểu đồ công việc để cung cấp hướng dẫn trực quan tóm tắt quy trình làm việc, tầng và kế hoạch kho

 Hướng dẫn đào tạo (và video), đặc biệt là cho những người lao động mới

để hiểu các tiêu chuẩn của nhà kho Đào tạo bồi dưỡng thường xuyên có thể giúp người lao động được giao nhiệm vụ mới

 Khuyến khích người lao động chuyên môn hóa và hiệu quả bằng cách đánh giá thói quen của họ để xem cách đơn giản hóa và làm cho nó hiệu quả

 Thiết lập một hộp gợi ý để cho phép người lao động đề xuất cải tiến ẩn danh Cho phép phản hồi và đọc nhận xét cuộc họp để giúp bạn bắt đầu cải thiện

1.5 Shiisuke (Sẵn sàng)

Shiisuke đề cập đến sự duy trì, rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S Mỗi nhà quản trị doanh nghiệp nên biết rằng tiêu chuẩn 5s không chỉ đơn thuần là một phương pháp dùng một lần mà bắt buộc phải được duy trì và thực hiện liên tục mới có thể đạt được lợi ích cuối cùng Do đó, nhà quản trị cần phải rèn luyện đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác, luôn duy trì nề nếp, tác phong trước đó

Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi có sự phối hợp thực hiện một cách nghiêm túc giữa nhà quản lý và đội ngũ nhân viên cấp dưới của họ Tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều là một mắt xích quan trọng để đảm bảo các hoạt động luôn được diễn ra đúng theo kế hoạch

Trong bối cảnh này, điều đó có nghĩa là các nỗ lực phải hướng đến việc đảm bảo các điều sau:

Các thủ tục phải được tuân thủ mọi lúc mọi nơi

Nhà kho nên liên tục khám phá những cách làm mới để cải thiện năng suất, hiệu quả và an toàn

Những cách làm việc mới, một khi được triển khai, cần được duy trì để nhân viên kho hàng không quay lại lối mòn cũ

Trong mô hình 5s, bất kỳ hàng hoá được xử lý thu công hay máy móc, sức khoẻ

và sự an toàn của nhân viên kho phụ thuộc vào cách họ sử dụng cơ thể của mình để di chuyển hàng hoá, cách họ xếp hàng hoá vào các kệ và cách họ vận hành MHE

Một số ví dụ về Shiisuke bao gồm:

 Tạo một lịch trình để giám sát và đánh giá các hoạt động kho thường xuyên, bao gồm cả việc luân chuyển và dọn dẹp cho nhân viên

 Yêu cầu người lao động thiết lập nhu cầu đào tạo của họ, điều gì làm họ chậm lại và các dịch vụ mà họ đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm

 Làm cho việc kiểm toán trở thành một quá trình liên tục Xem xét những nơi không hiệu quả và làm việc để giải quyết chúng

Hình 1.1: Phương pháp 5S

2. MỤC TIÊU CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG VẬN HÀNH KHO HÀNG

Xây dựng không gian làm việc trong kho luôn có tổ chức, môi trường làm việc sạch sẽ thoáng mát, các đồ dùng, vật liệu luôn được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp từ đó tạo nên một môi trường làm việc an toàn cho người lao động

Rút ngắn thời gian lãng phí, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc được tối ưu nhất

3. LỢI ÍCH CỦA MÔ HÌNH 5S TRONG VẬN HÀNH KHO HÀNG

Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp, an toàn cho người lao động

Áp dụng mô hình 5S trong vận hành kho hàng giúp tối ưu hóa tổ chức và nơi làm việc theo yêu cầu, tránh lãng phí thời gian tồn kho, chi phí và không gian lưu trữ cho kho hàng

Giúp bố trí kho hàng hợp lý, không gian trong kho gọn gàng, sạch sẽ hơn: Nhờ giải pháp 5S mà kho hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học và sạch sẽ hơn hẳn Điều này sẽ mang lại sự hiệu quả, dễ dàng và thuận lợi hơn trong vận hành Hơn nữa, hàng hóa gọn gàng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm sản phẩm Việc sắp xếp theo 5S còn mang lại hiệu quả cao trong công việc, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho Đây cũng chính là yếu tố để đánh giá tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp

Tăng hiệu quả, năng suất hoạt động trong kho và quản lý chặt chẽ kho hàng, tránh thất thoát hàng hóa: Khi kho đã được sắp xếp gọn gàng theo tiêu chuẩn 5S thì người lao động sẽ không phải mất nhiều thời gian, thao tác so với một kho hàng lộn xộn Điều này sẽ giúp cho năng suất lao động tăng hơn hẳn Bên cạnh đó, nhân viên cũng phải tuân thủ theo kỷ luật của 5S nên sẽ nâng cao ý thức người lao động hơn Việc loại bỏ các công cụ không cần thiết tại kho cũng như sắp xếp lại không gian kho hàng theo cách khoa học hơn… sẽ giúp cho việc kiểm soát kho vận trở nên đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng hơn Ngoài việc quản lý kho theo 5S sẽ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, giảm chi phí lưu kho từ đó giúp tăng lợi nhuận đem lại cho doanh nghiệp Năng suất lao động cao: Khi sắp xếp kho theo 5S, bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa Thay vào đó, bạn sẽ làm việc với tâm lý thoải mái, thao tác công việc nhanh hơn Điều này giúp tăng năng suất lao động và công việc được hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đề ra Đặc biệt sắp xếp kho theo cách này còn làm cho nhân viên luôn luôn tuân thủ theo kỷ luật và nâng cao tính ý thức trong doanh nghiệp Có thể việc sàng lọc và sắp xếp cũng như giữ gìn môi trường kho sạch

sẽ, ngăn nắp sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn kha khá thời gian Tuy nhiên khi đã làm quen với mô hình 5S, việc thực hiện sẽ không có nhiều khó khăn Trên hết, những ích lợi trong việc duy trì không gian kho sạch sẽ, an toàn là rất lớn so với những chi phí và

Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp: Khi khách hàng đến thăm kho hàng của bạn thì một kho hàng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp chắc chắn sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp, gây thiện cảm rất lớn cho đối tác Với việc sắp xếp kho hàng khoa học, sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp… luôn tạo thiện cảm cho khách hàng khi đến doanh nghiệp Từ đó, xây dựng hình ảnh tốt đẹp, nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường và so với đối thủ cạnh tranh

Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng Phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp, tinh thần làm việc nghiêm túc từ nhân viên

4. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN MÔ HÌNH 5S

 Bước 1: Chuẩn bị

Để triển khai mô hình hiệu quả chắc chắn doanh nghiệp cần chuẩn bị và lên

kế hoạch chi tiết Việc đầu tiên cần chuẩn bị nhất là nhân sự chịu trách nhiệm

về 5S gồm: trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách ảnh Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ truyền đạt đến những phòng ban khác, giám sát, đào tạo, đánh giá quy trình

 Bước 2: Thông báo củ người quản lý kho về việc thực hiện 5S

Quy trình 5S cần được mọi nhân viên trong tổ chức nắm rõ và tham gia thực hiện đúng Tuyên truyền chính sách đến nhân viên thông qua hình ảnh, biểu ngữ xuất hiện khắp nơi tại công ty sẽ dễ tiếp cận với họ hơn Nếu công ty chưa có kinh nghiệm triển khai thì có thể mời các chuyên gia để phổ biến cho tất cả nhân viên.  

 Bước 3: Thành lập bộ phận phụ trách 5S

Tiến hành phân chia vệ sinh theo từng nhóm nhân viên cho từng khu vực cụ thể và kiểm tra việc thực hiện lẫn nhau Tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi nổi và cho mọi người có cơ hội thi đua Chỉ có như vậy, không khí mới thoải mái và truyền tinh thần tốt nhất cho mọi người Đặc biệt là mỗi cá nhân đều tham gia tự nguyện và có trách nhiệm hơn. 

 Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện mô hình 5S trong kho

Doanh nghiệp đang gặp tình trạng chưa thể tối ưu được luồng công việc cũng như các vật dụng, 5S sẽ là phương pháp xử lý hữu hiệu Để quá trình được diễn ra có hệ thống hơn, mỗi bộ phận nên đánh giá và đưa ra các tiêu