Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực Trong bước này, bạn so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để xác định liệu nhân lực đang dư thừ
Trang 1QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN
LỰC (04/12/2009)
1 Hoạch định nguồn nhân lực là gì?
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc " Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào?
- Khi nào doanh nghiệp cần họ?
- Họ cần phải có những kỹ năng nào?
- Doanh nghiệp đã có săn những người thích hợp chưa? Và nếu họ có tất cả những kiến thức, thái
độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có?
Nhiều người cho rằng hoạch định nguồn nhân lực chỉ đưa ra những con số một cách cứng nhắc và áp đặt trong khi nhân lực ngày càng biến động Nhưng trên thực tế các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạnthường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn Các kế hoạch này có thể được điều chỉnh một cách linh hoạt theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp
2 Làm thế nào để hoạch định nguồn nhân lực?
Hoạch định nguồn nhân lực được tiến thành theo qui trình 5 bước như sau:
1 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực;
2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực;
3 Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực;
4 Lập kế hoạch thực hiện;
5 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Dưới đây, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng bước
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Để dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, bạn cần phải nắm rõ trong tương lai, doanh nghiệp của bạn:
mong muốn đạt được mục tiêu gì?
cần phải thực hiện những hoạt động gì?
sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào?
Trang 2
sản xuất ở qui mô như thế nào?
Dựa trên những thông tin này, bạn xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm:
số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?
thời gian: khi nào thì cần?
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn
nhân lực hiện có tại doanh nghiệp
Khi phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau
Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống:
Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm
việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân
Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn
và mối quan hệ công việc trong cơ cấu
Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật v.v )
Những yếu tố phân tích về mặt quá trình:
Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc
Môi trường văn hóa của doanh nghiệp
Phong cách quản lý
Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đã vạch ra
Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp
Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Trong bước này, bạn so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp Sau đó, bạn cần lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
kế hoạch tuyển dụng nhân viên;
kế hoạch bố ta lại cơ cấu tổ chức;
kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;
kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Khi đánh giá, bạn cần phải:
xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch;
phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó;
đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện
Sau khỉ đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần
VAI TRÒ KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC
1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực
1 1 Khái niệm
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (viết tắt là KHHNNL) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó KHHNNL gồm: ước tính xem cần bao nhiêu người
có trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra (Cầu nhân lực); ước tính
Trang 3có bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức (Cung nhân lực); Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tương lai
1 2 Vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực.
Lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng được nhận biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức KHHNNL của tổ chức có vai trò quan trọng như kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức Tuy vậy, đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhưng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một tổ chức có lực lượng lao động với
kỹ năng, trình độ lành nghề cao
Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhân lực Kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhân lực là quá trình xây dựng các chiến lược nguồn nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực đó Do đó, vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực là giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc
Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức một khi được xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức cụ thể, KHHNNL giúp cho tổ chức chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến vào quá trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức
Sự thành công của chiến lược nguồn nhân lực tuỳ thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các chiến lược đó được sử dụng Nói cách khác, chiến lược nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất quan trọng đến
sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược tổng thể của tổ chức; đặc trưng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trường Do đó, khi ra các quyết định nguồn nhân lực phải quan tâm đến các chiến lược khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm cũng như các thay đổi của môi
trường kinh doanh
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến
lược sản xuất kinh doanh của tổ chức Để đạt được các mục tiêu trong thời
gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với
kiến thức, kỹ năng à khả năng cần thiết
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo
và phát triển nguồn nhân lực.
Ví dụ, để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại
lao động nào cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào? trả lời câu hỏi này có
liên quan chặt chẽ với các kế hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực.
Trang 4Hoạch định nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng Hơn nữa, các doanh nghiệp lại thường xuyên có sự thay đổi, như mở rộng quy mô sản xuất, phát triển thêm các sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ Khi những thay đổi này diễn ra thì nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp cũng thay đổi theo
Vậy các doanh nghiệp phải làm thế nào để xây dựng được đội ngũ nhân sự phù hợp với doanh nghiệp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự? Để giải quyết các vấn đề đó, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò và vạch ra quá trình hoạch định nguồn nhân lực một cách hiệu quả
Hiểu thế nào về hoạch định nguồn nhân lực?
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét các nhu cầu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp,
để từ đó vạch ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hợp lý, hiệu quả cho doanh nghiệp
Hoạch định nguồn nhân lực thường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực Các kế hoạch ngắn hạn này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp Hiệu quả của quá trình hoạch định nguồn nhân lực phụ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với các chiến lược tổng thể khác của doanh nghiệp, với đặc trưng, năng lực của doanh nghiệp Vì vậy, khi thực hiện hoạch định nguồn nhân lực phải quan tâm tới các chiến lược khác của doanh nghiệp như chiến lược thị trường, chiến lược sản phẩm mới
Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân lực, có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp Vì vậy, hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả góp phần tạo nên
sự thành công của doanh nghiệp
Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân lực: hoạch định
nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.Bạn sẽ biết được: doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào? khi nào doanh nghiệp cần họ? họ cần phải có những kỹ năng như thế nào? Doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp chưa? Hoạch định nguồn nhân lực chính là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp: Để
thực hiện các chiến lược kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết Hoạch định nguồn nhân lực tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp Khi không có hoạch định nguồn nhân lực hay hoạch định nguồn nhân lực không hiệu quả, doanh nghiệp
sẽ không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình Điều này ảnh hưởng lớn tới kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Để thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành theo 5 bước sau: dự báo nguồn nhân lực, phân tích thực trạng nguồn nhân lực, quyết định tăng hoặc giảm nhân lực, lập kế hoạch thực hiện, đánh giá kế hoạch thực hiện Đây là quá trình chung và được áp dụng linh hoạt trong các doanh nghiệp khác nhau Các bước phải được thực hiện rõ ràng, cụ thể, phải có sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
1 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Bạn phải biết được mục
Trang 5tiêu doanh nghiệp cần đạt được là gì, kế hoạch hoạt động và phạm vi sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Trên cơ sở đó, xác định nhu cầu nhân lực cho doanh nghiệp: cần bao nhiêu người, trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất gì
2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực Phân tích những ưu điểm,
nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp Xét về phía nhân viên, bạn phải đánh giá được cơ cấu, trình độ,
kỹ năng, kinh nghiệm, thái
độ làm việc, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên Xét về phía doanh nghiệp, bạn phải xem xét các chính sách quản lý nguồn nhân lực, mục tiêu,
kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc của doanh nghiệp
3 Quyết định tăng hay giảm nhân lực So sánh dự báo nhu cầu
nhân lực trong tương lai với thực trạng nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp Từ đây, bạn xác định nhân lực của doanh nghiệp thừa hay thiếu, từ
đó đưa ra các giải pháp tăng hoặc giảm nhân lực
4 Lập kế hoạch thực hiện Bạn phải lập được một bản
kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp Bản kế hoạch cần xác định các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân
sự các phòng ban như thế nào hay đào tạo nhân viên
ra sao ?
5 Đánh giá thực hiện kế hoạch Xem xét quá trình thực
hiện có gì sai lệch với mục tiêu đề ra không và có nảy sinh vấn đề gì mới không
Từ đó, tìm nguyên nhân và
Trang 6đưa ra cách giải quyết
Quý Ngô