Bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ( combo full slides 7 chương )

Hệ thống thông tin quản lý:Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống bao gồm các thiết bị phần cứng, phần mềm,…, con chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định...

LOGO

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NỘI DUNG MÔN HỌC

1.1 Các thành phần của hệ thống

Phần tử Thuộc tính của các phần tử Quan hệ giữa các phần tử

1.2 Các đặc trưng của hệ thống

Mục tiêuRanh giớiMôi trườngĐầu vàoĐầu ra

2 Thông tin:

2.1 Khái niệm:

Là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà

nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa

ra một cam kết

Tiếp nhận thông tin:

1 Chấp nhận

2 Nghiên cứu

2.2 Yêu cầu đối với thông tin:

Chính xácĐầy đủKịp thờiThích hợp

Tính bảo mật

Cô đọng và logicTính bất ngờ

Chất lượng thông tin:

2.3 Hậu quả của việc cung cấp sai thông tin:

Hậu quả của việc cung cấp thông tin sai tỷ lệ thuận với tầm hạn quản trị của nhà quản lý

Gây ra hiện tượng sai dây chuyền trong các bộ phận

2.4 Thông tin trong doanh nghiệp

Khi tổ chức phát triển thì mạng lưới thông tin trở nên phức tạp hơn và con người đáp lại thông tin bằng nhiều cách

Thứ nhất, họ có thể không chú ý đến một thông tin nào

2.5 Những nhận thức sai lệch về thông tin của nhà

quản trị

Thứ nhất: càng có nhiều thông tin càng tốt

Thứ hai: hệ thống thông tin văn bản sẽ thay thế dần hệ

thống thông tin khác

Thứ ba: thông tin với công nghệ càng mới càng tốt

3 Hệ thống thông tin quản lý

3.1 Hệ thống thông tin

Là một nhóm các thành tố tác động qua lẫn nhau

để tạo ra thông tin

Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con người, quá trình và dữ kiện

3.2 Hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống bao gồm các thiết bị ( phần cứng, phần mềm,…), con

chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý

ra quyết định

3.3 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

a) Tài nguyên về phần cứng là toàn bộ các công cụ

kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin

3.3 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

b) Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ

thống, chương trình ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý

3.3 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

c)Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản

trị CSDL, các CSDL quản lý thông qua các quyết định quản lý.

3.3 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

d) Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng hệ

thống thông tin quản lý.

4 Thông tin và ra quyết định:

Quyết định có cấu trúc

Quyết đinh bán cấu trúc

Quyết định không có cấu trúc

Cơ sở phân loại quyết định

Tiêu chuẩn ra quyết định, độ vị lợi hay độ đo hiệu quả

Dữ liệu cần thu thập và quá trình xử lý dữ liệu để

có được độ đo hiệu quả

Quyết định không có cấu trúc

Quyết đinh bán cấu trúc Quyết định có cấu trúc

Chiến lược

Nguồn Chắc chắn Tần sốDài hạn Tóm tắt Bên ngoài Không chắc Bất thường

Ngắn hạn Chi tiết Bên trong Chắc chắn Thường xuyên

CHƯƠNG II:

CÁC LOẠI HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS)

Hệ tự động văn phòng (Office Automation Systems – OAS)

Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support Systems – ESS)

Hệ chuyên gia (Expert systems – ES)

Hệ tính toán nơtron (Artificial Neural Network – ANN)

Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing Systems – TPS)

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System – DSS)

Cấu trúc chung của hệ TPS trực tuyến

Cấu trúc chung của hệ TPS theo lô

II Hệ thống thông tin quản lý (management information system – MIS)

Mục đích

Mục đích của MIS là tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch

Cấu trúc chung của MIS

Báo cáo (reports )

Biểu mẫu (forms)

- Định kỳ

- Bất thường

- Ngoại lệ

Cơ sở dữ liệu của TPS

Cơ sở dữ liệu MIS

Truy vấn (queries)

Nhà quản lý cấp trung

Đặc điểm của MIS

Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức

MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin của tổ chức

MIS tạo được lớp vỏ an toàn cho hệ thống và phân quyền cho việc truy cập hệ thống

MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà quản

Các đặc điểm và thành phần của hệ thống

MIS

Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý cấp trung

Dữ liệu Có cấu trúc Từ 2 nguồn: (1) từ TPS và (2) từ

nhà quản lý

Thủ tục

Có cấu trúc Thông tin cần tạo ra: báo cáo tóm tắt định kỳ (chính xác, dễ hiểu); báo cáo theo yêu cầu (kịp thời và tin cậy); báo cáo ngoại lệ

III Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System – DSS)

DSS là hệ hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý về các vấn đề bán cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định/ không thường xuyên.

- Có nên đưa sản phẩm mới này ra không ?

- Có nên xây dựng một nhà máy mới không ?

- Thâm nhập thị trường mới bằng cách nào ?

Cấu trúc chung của DSS

- Linh động (Flexible)

- Tương tác giữa người và máy (Interactive)

- Không thay thế người ra quyết định

- Thời gian sống ngắn

- Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề

- Người không chuyên có thể làm

Đặc điểm của hệ DSS

- Gồm các phần mềm như Word, Excel…

Là một hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích cuối cùng là hoạch định và kiểm soát chiến lược

V Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

• Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

• Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

Cấu trúc:

Là một hệ thống máy tính thực hiện nhiệm vụ của

một chuyên gia hay đóng vai trò của một chuyên gia

VI Hệ chuyên gia (Expert system – ES)

• Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

• Giúp cho nhiều người có cùng trình độ “chuyên gia” để ra quyết định

• Tăng hiệu quả của quá trình ra quyết định

• Quyết định nhất quán, ít phụ thuộc vào con người

Lợi ích của hệ chuyên gia

cấu trúc chung của một hệ ES

1 cấu trúc chung của một hệ ES

VII Mạng tính toán nơtron (Artifical Neural Network – ANN)

Trong tất cả các kỹ thuật trước đây, chúng ta chưa

hề thấy yếu tố máy tính có khả năng “học” (learning) Công nghệ cho phép khép kín lỗ hổng này được gọi là kỹ thuật mạng tính toán nơtron hay mạng nơtron nhân tạo (ANN)

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

(Supply chain management)

SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

(Custemers relative management)

Hệ thống CRM đòi hỏi TC/DN phải nghiên cứu, tìm hiểu, thống kê để xác định những nhu cầu của khách hàng cả trong hiện tại và tương lai

1 Chu kỳ sống của HTTTQL

Giống như một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể, một

hệ thống thông tin cũng có chu kỳ sống gồm có 4

Phát triểnKhai thácThoái hoá

2 Các PP phát triển HTTTQL

2.1 PP Phát triển hệ thống theo kiểu truyền thống

Bước 1: Khảo sát

Xác định mục tiêu, những giới hạn và phạm vi của dự án

Cần ước lượng về chi phí, những lợi ích

Đánh giá tính khả thi

Phải đạt được những chấp thuận để chuyển qua

Xác định các chức năng cần có trong hệ thống mới

Lọc tư liệu đối với các yêu cầu của người sử dụng.

Chi tiết:

 Thiết kế vật lí cụ thể của giao diện người sử dụng,

Database, thiết kế chương trình phần mềm hay lựa chọn một phần mềm đã có

Chương trình huấn luyện cũng như tài liệu hướng dẫn

Đánh giá các giải pháp

Bước 3: thiết kế

chọn giải pháp

Cài đặt: Test sự chấp thuận người sử dụng

Thực hiện sự xem xét sau khi hệ thống đưa vào thực hiện.

2.2 Hệ thống thử nghiệm (phương pháp bản mẫu)

Các bước thực hiện

B1: Xác định nhu cầu của người sử dụng

B2: Phát triển hệ thống thử nghiệm ban đầu

B3: Sử dụng hệ thống

B4: Chỉnh sửa hệ thống

B3 và B4 thường xuyên được lặp cho tới khi có được hệ thống

Phương pháp bản mẫu theo PP tiến hóa

So sánh cách tiếp cận truyền thống và theo

phương pháp làm bản mẫu

Các yếu tố ảnh hưởng

Vai trò của người sử dụng trong quá trình thực hiện

Mức hỗ trợ của nhà quản lý

Mức độ rủi ro và độ phức tạp của việc thực hiện dự án

Kích cỡ của dự án: càng lớn thì độ rủi ro càng cao

Kết cấu của dự án: dự án càng rõ ràng về mặt cấu trúc thì độ rủi

ro càng thấp

Kinh nghiệm về công nghệ của đội thực hiện dự án

Chi phí vượt quá mức dự tính

Thời gian vượt quá nhiều so với hy vọng

3.3 Thách thức trong xây dựng và phát triển HTTT

Nguyên nhân thất bại:

Giai đoạn Nguyên nhân thường gặp

Khảo sát,

phân tích

Việc xây dựng hệ thống không nhận được nhiều hỗ trợ

Hệ thống đòi hỏi chi phí quá lớn Thiết kế

Khó xác định các yêu cầu Không khả thi về mặt kỹ thuật Quá khó đối với nhân viên kỹ thuật được giao nhiệm vụ

Người sử dụng không nổ lực kiểm soát hệ thống

Hệ thống không có khả năng thay đổi theo yêu cầu của công việc

Chi phí chỉnh sửa lỗi

LOGO

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH KHẢ THI

2 Phát biểu về phạm vi và mục tiêu

1 Giai đoạn khởi đầu

3 Điều nghiên hệ thống

4 Tiến hành điều nghiên

5 Nghiên cứu và báo cáo tính khả thi

1 Giai đoạn khởi đầu

Việc thúc đẩy sự phát triển hệ thống thông tin máy tính hóa là vì có ai đó ở đâu đó đã nhận thức được nhu cầu hay thời cơ của kỹ thuật thông tin hiện đại

Lý do đề xướng

Hệ thống thông tin hiện tại, dù trên cơ sở bằng tay hay máy tính,

không thể đáp ứng được những yêu cầu được đặt ra

Có thể cắt giảm được những chi phí quan trọng

Ban quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu thông tin nội bộ trong việc ra quyết định.

Cung cấp những dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của công ty.

Mở ra nhiều công cụ mạnh mà công ty muốn khai thác.

Tên đề án: Xử lý đơn hàng – Cty ABC ngày: 31/12/2009

Những vấn đề đã được nhận định

Những mục tiêu

Những ràng buộc

Kế hoạch hoạt động

3 Điều Nghiên Hệ Thống

Giai đoạn này phân tích viên phải quen thuộc với hệ thống hiện tại

Mục đích của hệ thống hiện tại

Hệ thống hiện tại hoạt động như thế nào

Những điều luật, quy định có thể ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống

Môi trường kinh tế và môi trường tổ chức

Phân tích viên cần có những thông tin về hệ thống hiện tại và môi trường của nó Các phương pháp mà phân tích viên có thể sử dụng:

Phỏng vấn

Phân tích tài liệu

Quan sát

Bảng câu hỏi

4 Tiến hành điều nghiên

4.1 Sơ đồ khối dòng chảy

Một sơ đồ khối dòng chảy có thể được phát triển

và dùng cho giai đoạn ban đầu để điều nghiên, khảo sát và biểu diễn hệ thống

Sơ đồ dòng khối xoay quanh những chức năng kinh doanh cổ điển như: bán, mua, chế tạo, kho lưu

VD: Sơ đồ khối dòng chảy xử lý đơn hàng

Bài tập : vẽ sơ đồ khối dòng chảy dữ liệu trong một

khách sạn như sau

4.2 Sơ đồ chức năng công việc (Business Function

Diagram: BFD)

Sơ đồ tổ chức trình bày các vai trò khác nhau

và mối quan hệ giữa các bộ phận trong một tổ chức

Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những chức năng gì

Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau:

QL nhân sự

QL hành chính- tài vụ

QL

hỗ trợ đào tạo

Nhược điểm của BFD

Không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào

Không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này

Không phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý

Phân rã của BFD

Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây

QLĐT

chính qui

QLĐT tại

chức

QLĐT sau ĐH

QLĐT văn bằng 2

QLĐT

dự án MBA

QLĐT chuyển đổi

QL Đào tạo

Lợi ích của phân rã BFD:

Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể,

từ tổng hợp đến chi tiết

Có thể chia cho từng nhóm công việc ở 1 cấp nào đó mà không sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp

5 Nghiên cứu và báo cáo tính khả thi

Mục đích là thiết lập tính khả thi của việc đưa một hệ thống máy tính vào hoạt động

Báo cáo khả thi sẽ đánh giá chi phí và lợi nhuận

Hoạt động này phải được tiến hành với một chi phí tối thiểu

Tính khả thi kinh tế

Chi phí kinh tế và những lợi nhuận kinh tế

Lợi nhuận có tương xứng với chi phí hay không

Tính khả thi kỹ thuật

Công việc theo quy định

Công việc lặp đi lặp lại

LOGO

11/27/2024

1 Phân tích hệ thống

Mục đích của phân tích hệ thống bảo đảm quá trình cần phải làm để thực hiện những chức năng của hệ thống

=> Phân rã hệ thống thành những phần tử

11/27/2024

2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD):

2.1 Khái niệm

DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu

11/27/2024

2.2 Các ký pháp của DFD:

Quá trình hoặc chức năng Dòng dữ liệu

Kho dữ liệu Tác nhân bên ngoài Tác nhân bên trong

11/27/2024

Các quy tắc xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

 Một tiến trình chỉ có đầu ra mà không có đầu vào thì nó chỉ

 Không thể di chuyển dữ liệu trực tiếp từ 1 tác nhân đến 1

kho dữ liệu và ngược lại.

11/27/2024

Các quy tắc xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Tác nhân:

 Dữ liệu không di chuyển trực tiếp từ tác nhân này đến tác

nhân khác.

Luồng dữ liệu:

 Một luồng dữ liệu chỉ có 1 hướng di chuyển và không thể

quay lại nơi mà nó xuất phát.

 Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho dữ liệu

được cập nhật.

 Một luồng dữ liệu đi ra khỏi 1 kho có nghĩa là kho dữ liệu

được đọc

11/27/2024

BÀI TẬP DFD

Khi khách hàng gởi Yêu cầu đến bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng ,

hệ thống sẽ nhận đơn, xử lý chuyển thực đơn cho nhà bếp và trả hóa đơn thanh toán cho khách, đồng thời sẽ cập nhật các món ăn

do khách đặt, cập nhật các thực phẩm sử dụng vào các tệp liên quan:

Dữ liệu liên quan đến các món ăn khách đặt sẽ được lưu giữ trong tệp món ăn bán.

Dữ liệu liên quan đến thực phẩm sử dụng được lưu giữ trong tệp

11/27/2024

Vào cuối ngày, người ta tiến hành xử lý các giao dịch bằng cách lấy

thông tin trong các tệp món ăn đã bán và thẻ kho thực phẩm Kết quả xử lý được gởi đến những người quản lý có liên quan.

Các yếu tố khác thêm vào:

- Các kho dữ liệu liên quan:

Món ăn đã bán (ký hiệu K1); Thẻ kho thực phẩm (Ký hiệu K2) là nơi lưu trữ các dữ liệu liên quan.

Hệ thống Nhận đặt Món ăn

KHÁCH HÀNG NHÀ BẾP

Yêu cầu Biên lai

Thực đơn

NGƯỜI QUẢN LÝ

NGƯỜI QUẢN LÝ

Báo cáo quản lý

Những gì nằm bên ngoài ranh giới này chỉ có thể là Tác nhân nguồn hoặc đích.

Trong lược đồ này, toàn

1.0 Nhận và xử lý đơn hàng

1.1 Nhận đơn hàng Khách hàng

Đơn hàng

TP sử dụng

2.0 Cập nhật

1.2 Chuyển đơn Thành món ăn

Đơn hàng 1

Đơn hàng 2

1.4 Lập bảng kê Món ăn đã bán

Đơn

Cập nhật Thực phẩm

Bảng kê TP

Bảng kê món ăn

11/27/2024

Giải quyết vấn đề

3 Lưu đồ hệ thống thủ công

Dòng thông tin hình thức trong một hệ thống thường xảy ra: những tài liệu chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác

11/27/2024

Những ký hiệu cơ bản dùng để vẽ lưu đồ

hệ thống thủ công

Dòng chảy dữ liệu Thao tác thủ công Tài liệu

Nơi lưu trữ ngoại tuyến tổng quát

11/27/2024

Nhập/xuất tổng quát Dấu nối tiếp trang Dấu nối hết trang

So sánh đối chiếu Xắp xếp

11/27/2024

Ví dụ: vẽ sơ đồ đặt hàng nguyên nhiên vật liệu tại một công ty sản xuất như sau:

Vào cuối tuần bộ phận phân xưởng dựa trên số lượng nguyên vật liệu trong kho

và số lượng nhu cầu cho tuần tới sẽ lập các phiếu yêu cầu đặt hàng đến bộ phận đặt hàng, bộ phận này sẽ dựa trên các phiếu yêu cầu đặt hàng để lập các đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp

Các ngày trong tuần nhà cung cấp sẽ giao nguyên vật liệu và gửi phiếu giao hàng cho bộ phận nhận và phát hàng, bộ phận này sẽ đối chiếu kiểm tra đơn đặt hàng lưu tại bộ phận đặt hàng với phiếu giao hàng Nếu không khớp sẽ trả hàng và gửi thông báo trả hàng lại cho nhà cung cấp Nếu khớp sẽ nhận hàng

và gửi phiếu giao hàng lại cho nhà cung cấp đồng thời lưu phiếu giao hàng lại Nhà cung cấp sau khi nhận được phiếu giao hàng sẽ gửi hóa đơn đến bộ phận nhận và phát hàng Bộ phận này sẽ so sánh đối chiếu hóa đơn với phiếu giao hàng, nếu không đúng thì thông báo cho nhà cung cấp hóa đơn sai, nếu đúng thì gửi hóa đơn thanh toán cho bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sẽ thanh toán

11/27/2024