Chuyên đề tốt nghiệp: Quản lý dự án xây dựng nhà máy AERMEC tại Công ty cổ phần Công nghệ và đầu tư INTECH

em nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động quản lý dự án tại đơn vị và quyết định chọn dé tài: “Quan lý dự án xây dựng nhà xưởng AERMEC tại Công ty Cổ phần Công nghệ va Đầu tư INTECH" nhằ

TRUONG ĐẠI HOC KINH TE QUOC DAN

KHOA DAU TƯ

CHUYEN DE TOT NGHIỆP

Dé tai:

QUAN LY DU AN XAY DUNG NHA MAY

AERMEC TAI CONG TY CO PHAN CONG NGHE

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

KHOA DAU TƯ

Dé tai:

QUAN LY DU AN XAY DUNG NHA MAY

AERMEC TAI CONG TY CO PHAN CONG NGHE

VA DAU TU INTECH

Ho tén sinh vién : NGUYEN THI NGOC TRINH

Lop : KINH TE DAU TƯ 57A

MSSV : 11154700

Giáo viên hướng dẫn : TS NGUYEN HONG MINH

> +7 1 ce Ƒ

[ THONG TIN THU VII ~

ONG LUẬN ÁN-TƯLIÊU| = AY

HA NOI - 2018

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIET TAT

98/0071 07077 “ 1

CHUONG I: THUC TRANG QUAN LY DU AN “XAY DUNG

NHA MAY AERMEC TAI CONG TY CO PHAN CONG NGHE

VA ĐẦU TƯ INTECH 5-2 ssesseersserrseerrserersererssee 3

1.1; Giới fiiệui Cũng G e»ceeeeeiekkiirinnnaiaaiaaseaknaasiSEEERESASG205941840083050008 3

RC 66s, 3

1.1.1.1 Thông HH CONG DỊ cv ieieeHeKH nhe KHIỂN Là 5a 3 1.1.1.2 Lĩnh vực kinh AOA woccccccc ccc cece cece cc + 3333331311333 EEEESsssxes 3

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triên -. ¿- ¿2 2 5++szc+zzv>sze+ 3

1.1.3 Các dự án tiêu biểu mà Công ty tham gia -:- 2: s+5x55+¿ 4

1.1.4 Sơ đồ cơ cấu t6 chức của Công ty :- +52 +2s+2+2zzzzxvzzxeree 6

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tô chức củaiCÔHgÌÄy -5:52-525525525sc55z 6

1.1.4.2 Chức năng các bộ phẬH -: + 5c 3$ ‡svveeeveeekes 6

1.1.5 Khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

giai đoạn 2014-20 Ï7 - -.ccs- c 1v v1 KH 10

1.2 Phân tích thực trạng Quản lý dự án xây dựng nhà máy AERMEC

tại Công ty Cô phan Công nghệ và Đầu tư INTECH - 16

1.2.1 Giới thiệu dự an va Công tác quan lý dự an ‹- - 16

L211 GiGi thi€u A nh ốẽee 16

1.2.1.1.1 Sự cần thiết phải tiến hành thực hiện dự án và quan ly dự án16

1.2.1.1.2 Các thông tin về Dự án ¿- 2 ¿+52x22xczxczxzExzrrrrrres 16

1.2.1.1.3 Mục tiêu dự án c1 1312 11v vn ghen 17

1.2.1.2 Giới thiệu ban Quản lý dự áH - c5: Ss+‡‡sccxsvvx>3 18

1.2.1.3 Quy trình Quản lý dự án tại Công ty Cô phan Công nghệ và

Aa tu INTECH 0Nn0n080808 22

LLL, Chấn HỘI th CĂN lý GEN te0n ss sennsnannna soinin core tanita mete pa 26

[.2.1.4.1 Quân lý PHAN VỀ ¡seeeeeeeeosioeeeeeeooenii Ga ggg ganggosaai caannnsonediieees 27

1.2.1.4.2 Quản lý chỉ phí :s-22222+222212222211222221122222112 222cc 27

AB N9 0.7.7 29 1.2.1.4.4 Quản lý chất lượng ¿-5- ¿522v 2x+xvzxzxexrzxrxrsrrrrxee 30

12.14.59, Oat lý? 101 TÕts«oscszzntstsonnaaitsiificsoatiXonssti9nfBJ0SE9iS9đ059W0PNM.890Si+ 31

1.2.2 Thực trạng quan lý dự án theo các nội dung quan lý 32

FE, lá TIENG VÌ? THIỆ G-QIff BI TẾ vuaeesessoeiiuaoiaNkhgiiflhàti61-6td03 tana0i20g2u600L18 32

1.2.2.2 Quản lý chỉ pÍ cv 33

1.2.2.3 Quản lý tiến độ dự ám -2:-5:5225t2E2E22E22E2xExrzxcrxerves 36 1.2.2.4 Quản lý chất lượng AU GM cccccccccccecvesesvesvessesvessessesesseeseeseeses 40

1.2.3 Thực trạng quan lý dự án theo tiến trình -:-cccccsssssccceces 42

1.3.3 1 Khối HỒNG dự ỦM «esskianandpoai diasiiiEiA181960/6/000100000564/6x< 42

1.2.3.2 Lập kế hoạch, : + 5s 2222E2221223121122122112112112212122E tt 42

1.2.3.3 Điều phối thực hiện và kiểm tra giám sát - 44

1.2.3.4 Ket can ố ố ố ẽ 48

1.2.4 Đánh giá công tác Quản lý dự án tại công ty Cô phần Công nghệ

vũ điền tư TTT «e«esseeeesssesniodboesDnnedtgNGETsuip2kcd7e000500/0801.c3ppgtisr 50

1204 °9.2 Nguyễn NAN: cess cassccsenncsessaneaeatsaussasasasarnacnssoasavensenssmanssaaeanses 55

CHUONG 2: DINH HUONG VA CAC GIAI PHAP NHAM NANG

CAO HIỆU QUA QUAN LY DỰ ÁN TẠI CONG TY CO PHAN CONG NGHE VÀ ĐẦU TƯ INTECH u scssssssssssessssssessssesecsnsesceeneenes 57

2.1 Định hướng hát triển của Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư

/,/g7®:707S5.-.1 1111 a7

2.1.1 Những thuậ lợi và khó khan trong quá trình quan lý du án xây

tựnib nhủ xưởng củu CN TÚ neeeeeeeneeesdeoerethksicdiebo31e<esuàikEil.X2.240G/6E0100100600078 37

Bed Ded THIÊN HƠI .eeeeexiiiEDitUED tra HS A.00H5011/808000904999063405i1e990as temrmsrmrmrrroe 537

Dob DD: IG KA Resonssissssmonicvmncunanpasinsivaseisnnassan 0018 dni shana 889854481005 701061 S80 a7

2.1.2 Dinh hướng và mục tiêu phát trién của Công ty trong tương lai 58

Bd DA, DIPS HƯỚNG ca sen nhe Tên yous acess HP HAT H222 12, e1 ca nang 58

PL U/ N.aã: nnnẽnnn 58

2.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quan ly dự án tại công ty 58

2.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quan lý dự án theo nội dung: 58

2.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 61

2.2.3 Giải pháp đầu tư nâng cao chất lượng máy móc, thiết bi phục vu

trếmg tiếc tich DFE SY saaeeunugbietidiattrriaitdcrohdiltorausieliCsldilnisd0TdnEI01890/03G10301/30 61

2.2.4 Những kiến nghị đối với Nhà nước - + ++scs+see- 62

4800.007575 63

DANH MỤC CHU VIET TAT

CBCNV Cán bộ Công nhân viên

BQLDA Ban Quản lý dự án

LOI MỞ DAU

Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay, trong nên kinh tế mở đầy năng động và luôn chuyên minh, các hoạt động dau tư đều an chứa những rủi ro khó lường Có rất nhiều các công ty với xuất phát điểm thấp nhưng đã đạt được những thành công to lớn cũng có không ít

những tập đoàn lớn phải ngừng hoạt động hoặc bị thôn tính, sáp nhập Bởi vậy mới

nói việc quản lý hoạt động đầu tư là vấn đề vô cùng quan trọng Đặc biệt là trong

lĩnh vực đầu tư xây dựng đặc thù của đầu tư xây dựng là lượng vốn đầu tư bỏ ra lon, thời gian đầu tư kéo dai, thời kỳ vận hành và thu hồi vốn cũng mất nhiều thời

gian Hoạt động dau tư trong lĩnh vực này càng rủi ro hơn ca, do đó cần quản lý

hoạt động đầu tư một cách nghiêm túc và chất lượng ngay từ đầu.

Nhận biết được tầm quan trọng của hoạt động quản lý dự án đầu tu, với kinh nghiệm hoạt động hon 5 năm trong lĩnh vực đầu tư xây dựng Công ty Cổ phan

Công nghệ và Đầu tư INTECH đang ngày càng hoàn thiện công tác cũng như cơ

cấu to chức của ban quản lý dự án Day vừa là cơ hội cũng như thử thách với các

nhà quản lý bởi phải học hỏi rất nhiều từ các tổ chức chuyên gia trong và ngoài

nước Điều này khó tránh khỏi những thiếu sót hạn chế khi triển khai thực hiện.

Trong quá trình thực tập tại Công ty em nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động

quản lý dự án tại đơn vị và quyết định chọn dé tài: “Quan lý dự án xây dựng nhà xưởng AERMEC tại Công ty Cổ phần Công nghệ va Đầu tư INTECH" nhằm hiểu rõ hơn về công tác quản lý dự án và góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác

quản lý dự án tại đây.

Chuyên đề có nội dung chính bao gồm các phần như sau:

Chương I: Thực trạng công tác Quản lý dự án “Xây dựng Nhà máy

AERMEC” tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH

Chương II: Định hướng và các giải pháp nâng cao hiệu quả Quan lý dự án

tại Công ty Cổ phần Công nghẹ và Đầu tư INTECH

Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu về thực trạng chính sách mục tiêu cũng như quy trình quản lý

dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Dau tư INTECH

- Từ những nghiên cứu trên đưa ra những đánh giá về những thành tựu đạt

được cũng như những tôn tại trong công tác quản lý của các dự án đầu tư xây dựng.

- Đề ra một số giải nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu cả đề tài là công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác quản lý dự án đầu tư xây dựngnhà xưởng AERMEC tại công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thống kê toán

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp phỏng van, lấy ý kiến chuyên gia

Qua đây, em cũng xin được cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các CBCNV

thuộc Ban quản lý dự án công ty cô phần Công nghệ và Đầu tư INTECH và sự

hướng dan chỉ bảo tận tình của TS Nguyễn Hồng Minh đã giúp em hoàn thành bài

chuyên đề này Do giới hạn về thời gian cũng như những giới hạn về kinh nghiệmthực tế, bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong sự nhận xét

va đóng góp của các thầy cô dé bài viết được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội Ngày 05 tháng 12 năm 2018.

i)

CHƯƠNG I:

THUC TRANG QUAN LY DỰ ÁN “XÂY DỰNG NHÀ MAY AERMEC

TẠI CÔNG TY CÓ PHẢN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ INTECH

1.1 Giới thiệu Công ty

1.1.1 Giới thiệu chung

1.1.1.1 Thông tin Công ty

- Tên công ty: Công ty Cô phần Công nghệ và Đầu tư INTECH

- Tên giao dịch quốc tế: INTECH INVESTMENT AND TECHNOLOGY

JOINT STOCK COMPANY

- Trụ sở chính: Số 145 Ngọc Hồi, Hoàng Liệt Hoang Mai, Ha Nội

- Chi nhánh phía nam: Số 60/34 Tô Ngọc Vân Thạnh Xuân Quận 12, Thànhphó Hồ Chí Minh

- Nhà máy AERMEC: Lô CN08-3 KCN Yên Phong MR Yên Trung — Yên

chìa khóa trao tay

- Phòng sạch: INTECH đã thành công nhiều phòng sạch cho nhà máy sảnxuất linh kiện điện tử là đối tác của LG SAMSUNG DELL (USA) và các phòng

sạch dược GMP, phòng sạch cho bệnh viện

- Cơ điện: INTECH đã trực tiếp thiết ké, lắp ráp và thi công các hệ thống

Điện, Điều hòa thông gió Phòng cháy chữa cháy cho các công trình.

- Đại lý phân phối điều hòa TRANE: Nhà phân phối cấp I cho hãng điều hòacủa Mỹ thương hiệu TRANE USA (Số 1 trong điều hòa công nghiệp ở Việt Nam)

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH là công ty chuyên về xây

dựng nhà xưởng phòng sạch lắp đặt và phân phối điều hòa Qua 6 năm hình

thành và phát triển công ty đã trải qua nhiều giai đoạn:

- Tháng 08/2012: Thành lập Công ty Lĩnh vực kinh doanh ban đầu là kinh

doanh bán lẻ điều hòa

- Tháng 06/2013: Bắt đầu hoạt động sản xuất và kinh doanh các sản phẩm sau:

+ Điều hòa

+ Camera + Smarthome

- Năm 2014: Thi công phòng sạch Class 100 cho VENDOR của SAMSUNG

- Năm 2015:

+ Thành lập AERMEC - Xưởng sản xuất ống gió AHU, thiết bị phòng sạch

+ Đối tác chiến lược phân phối điều hòa của hãng LG

- Năm 2016:

+ Thành lập Công ty liên kết TAPBK chuyên sâu về mảng điện tự động hóa

+ Trở thành Dai lý cấp 1 của hãng điều hòa TRANE — USA + Trở thành tổng thầu xây dựng và cung cấp toàn diện công

việc xây dựng và hoàn thiện nhà máy.

- Năm 2017:

+ Thiết lập chi nhánh INTECH tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Mở rộng diện tích trụ sở tại Hà Nội

+ Xây dựng phòng sạch cấp độ 100 cho FPT phục vụ cho DELL, phòng sạch

cấp độ 100 cho LGINNOTEK

Trong năm 2018, Công ty có chiến lược đào tạo và chuyên sâu về nhân sựbăng cách cải thiện chuyên môn tổ chức nhiều các khóa dao tạo nghiệp vụ tuyên

dụng thêm nhân sự có kinh nghiệm Ngoài ra Công ty định hướng đầu

tư chú trọng vào chất lượng sản phẩm dịch vụ khang định vị thé của mình trên

thị trường Việt Nam và sải cánh vươn ra thị trường quốc tế rộng lớn

1.1.3 Các dự án tiêu biểu mà Công ty tham gia

- Bệnh Viện Việt Bỉ

- Nhà máy TECHON

- Nhà máy Dược Thành Phát

Đặc điểm của các dự án:

- Các dự án đầu tư xây dựng của Công ty là các dự án đầu tư xây dựng mới.

tập trung chủ yếu vào lĩnh vực xây dựng nhà xưởng xây dựng phòng sạch với mục

đích gia tăng lợi nhuận từ đó phát triển, và mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội trong nền kinh tế thị trường theo đúng chủ trương chiến lược của nhà nước và công ty đề ra

từ đầu.

- Các dự án đầu tư của Công ty, có tổng mức vốn dau tư ở mức trung bình thời gian thực hiện ngắn (2-3 năm) khả năng huy động vốn nhanh, đảm bảo tính khả thi cao.đễ dàng năm bắt được thời cơ.

- Các dự án sau khi hoàn thành được đưa vào vận hành và sử dụng trong

thời gian dài Khi đó các vấn đề hậu dự án phát sinh đòi hỏi Công ty với vai trò trực

tiếp quản lý dự án phải có các biện pháp quản lý chất lượng cũng như giám sát, xử

lý các sai sót xảy ra đối với dự án của mình Dé hạn chế những van dé phát sinh

này Công ty cần tổ chức, quan ly, giám sát thi công hết sức chặt chẽ và cần than,

tùy thuộc vào các yếu tố ảnh hưởng dé xây dựng biện pháp quản lý lập lịch trình thi

công, lựa chọn công nghệ kỹ thuật phù hợp cho mỗi dự án.

- Lĩnh vực thi công phòng sạch đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao đặc biệt đối

tác của Công ty thường là đối tác nước ngoài tương đối khó tính trong công việc.

Do đó, dé làm hài lòng chủ đầu tư Công ty phải cố gắng thực hiện những phương pháp thi công can trong, tỉ mi.

Với những đặc điểm của du án đầu tu xây dựng mà Công ty cổ phan Côngnghệ và Dau tư INTECH đã triển khai, có thé thấy quy mô dự án càng lớn thì việc

quản lý dự án hiệu quả càng khó khăn Nhà quản lý dự án phải có nhiệm vụ bóc

tách muc tiêu, chiến lược định hướng dự án ban đầu của cấp lãnh đạo thành một hệ

thống chỉ tiết, cụ thể Công tác quản lý dự án sẽ giúp Công ty thực hiện những

nhiệm vụ lớn và quan trong trong từng khâu của dự án Công tác quản lý dự án một

cách hiệu quả sẽ mang lại cho Công ty nhiều lợi ích

Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó Nhữngmâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vi: quyền lực và trách nhiệmcủa các nhà quản lý dư án trong một số trường hợp không được thực hiện day du;

vấn đề hậu dự án là những điểm cần được khắc phuc với phương pháp quản lý các

dự án đầu tư xây dựng

1.1.4 Sơ đồ cơ cau tổ chức của Công ty

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cầu tô chức của Công ty

sự

BP Kế toán

nội bộ

Căn cứ vào nhu cầu phát triển trong tương lai cùng với định hướng đào tạo

chuyên sâu về nguồn nhân luc, INTECH đã xây dựng một cơ cấu tô chức chuyên

môn hóa cao và liên kết chặt chẽ với nhau.

- Bố trí cơ cấu tổ chức, cơ cấu quản lý nội bộ của Công ty

- Bồ nhiệm miễn nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong Công ty.

- Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty.

Phòng kỹ thuật thi công HVAC

- Thiết kế hệ thống điều hòa không khí

- Làm bản vẽ kiểm tra và đánh giá bản vẽ

- Bóc tách khối lượng vật tu, thông báo về giám đốc lập dự toán cho công trình,

dam bảo tiến độ yêu cầu cung ứng vật tu, giám sát chặt chẽ tiến độ thi công công trình

- Tổ chức triển khai bản vẽ giám sát các hoạt động thi công

- Điều phối là việc với các đơn vị tư van, nhà thầu về các vấn dé liên quan

tới phòng sạch

- Kiểm tra xác định khối lượng chất lượng quy cách vật tư mức hao phí lao

động trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt: Xây dựng phương án thi

công phương án PCCN, phương án an toàn lao động và vệ sinh môi trường.

- Hướng dan, giám sát các đơn vị trực thuộc đội ngũ công nhân xây dựng

trong quá trình thi công về mặt chất lượng thời gian và an toàn lao động.

- Cùng các đơn vị trực thuộc làm hồ sơ nghiệm thu công trình, bàn giao công

trình cho chủ đầu tư và giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt kỹ thuật khi

chủ đầu tư yêu cầu

- Đảm bảo tiến độ thi công

Phòng kỹ thuật điện và tự động hóa

- Điều khiển và tự động hóa các dây chuyền sản xuất công nghiệp trong nhà

máy

- Thiết kế các sản phẩm như tủ điện các bộ phận liên quan đến điện dé phục

vụ cho khách hàng và công trình

- Tính toán thiết kế lắp đặt hệ thống điện cũng như hệ thống dây chuyền sản

xuất cho các công trình

- Giám sát thi công chặt chẽ hướng dẫn vận hành, thi công hiện trường cho

các công trình

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo tiến độ đảm bảo chí phí dự kiến và chất

lượng công trình

Phong Dự án — Kinh doanh

sBộ phận kinh doanh — quan hệ khách hàng

- Lập kế hoạch kinh doanh tìm kiếm khác hàng tiềm năng phân tích thị

trường dé mở rộng quy mô cung ứng hàng hóa, dịch vụ của Công ty

- Gặp gỡ traođổi và kí kết các hop đồng xây lắp, thương mại

với khách hàng.

- Chăm sóc khách hàng sau kí kết dé đảm bảo mối quan hệ tiếp tục hợp tác

cho các dự án tiếp theo

eBo phận dự án

- Lập kế hoạch dự án: Đảm bảo các mục tiêu của dự án và đưa ra những dé

xuất tốt nhất dé hoàn thành mục tiêu đó

- Tổ chức thực hiện dự án: Lựa chọn đào tạo tất cả các thành viên tham gia

dự án Họp và đưa ra những phương án đối phó đối với những rủi ro ngoài mong

muốn đảm bảo cho tiến độ thi công đúng hạn Nhận lệnh ở cấp trên à pho bién

xuống cấp dưới dé thực hiện theo đúng quy trình nhanh gon nhát.

- Kiểm tra giám sát chặt chẽ các thành viên trong ban quản lý dự án Bên

cạnh đó khuyến khích lên tỉnh thần cho nhân viên để nhân viên cống hiến hết mình

hoàn thành dự án

Phòng hành chính — nhân sự

eNhan sự

- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty dé hoạch định chiến lược nhân

sự và xây dựng bộ máy nhân sự cho phù hợp

- Kết hợp với các trưởng bộ phận xây dựng chức năng nhiệm vụ mô tả công

việc của các phòng ban.

- Thiết lập KPIs, theo dõi, đánh giá năng lực nhân viên định kì hàng tháng

- Lập kế hoạch tuyên dung, dao tạo va phát trién nguồn nhân lực

- Xây dựng chế độ lương thưởng quỹ phúc lợi của Công ty nhăm kích thích

khuyến khích người lao động.

- Lập ngân sách nhân sự eHanh chính

- Xây dựng nội quy quy đinh các quy chế và giám sát việc thực hiện các quy

chế đó.

- Tổ chức điều hành các hoạt động hành chính có liên quan: quản lý đội xe y

tế, tổ chức lưu trữ tài liệu hỗ trợ công tác tô chức các budi lễ hội thảo của Công ty

- Xây dựng kế hoạch tổ chức và giám sát việc thực hiện an ninh trật tự an toàn lao động vệ sinh lao động và phòng chóng cháy no.

- Xây dựng các chính sách quy định và quản lý các hoạt động liên quan đếnnhân sự: Ché độ thử việc, chế độ học việc hỗ trợ công tac, chế độ bảo hiểm

- Hỗ trợ bộ phận khác trong quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban lãnh dao

và Người lao động trong Công ty.

- Xây dựng văn hóa làm việc tại Công ty.

Phong tài chính — KẾ toán — Vật tw

se Bộ phận tài chính vật tư

- Khai thác, cung ứng vật tư nguyên nhiên vật liệu may móc phục vụ cho

hoạt động sản xuất kinh doanh theo lệnh của Giám đốc Công ty

- Quản lý, bảo quản vật tư , nguyên nhiên vật liệu

- Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư theo tuần

- Cung cấp thông tin giá cả thị trường các loại vật tư, nguyên nhiên liệu phục

vụ cho công tác hạch toán ké toán Cùng các phòng dự án kỹ thuật xây dựng hồ sơ

dự thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Báo cáo số lượng chất lượng các vật tư mới nhập vật tư tồn kho.

- Thống kê ghi chép ( Thẻ kho, phiếu xuất kho biên bản bàn giao hàng hóa.máy móc thiết bị) theo quy định của Công ty

- Hạch toán công nợ và lên kế hoạch trả nợ trình lên phòng tài chính để có hướng giải quyết nhanh gọn phù hợp để thanh toán cho các nhà cung cấp mà không ảnh hưởng tới những kế hoạch tài chính khác.

- Điều phối vật tư đến công trình đúng hạn nhằm đảm bảo tiến độ thi công

một cách tốt nhất

- Thương lượng với nhà cung cấp để có mức giá ưu đãi nhất nhằm

giảm chi phí nguyên vật liệu, máy móc thiết bị giúp dé dàng trong việc đấu thầu

cũng như thu về được nhiều lợi nhuận hơn cho Công ty.

- Mở rộng nguồn cung ứng tìm nhiều nhà cung ứng dé tránh trường hợp bị ép giá đồng thời để có thể đảm bảo tình trạng sẵn hàng phục vụ cho quá trình sản xuất

kinh doanh, thi công.

- Làm tờ khai hải quan, các nghiệp vụ liên quan đến Xuất - Nhâp khâu của

Công ty.

se Bộ phan kế toán thuế

- Kê khai và nộp thuế, nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN

- Thu thập đầy đủ và xử lý các hóa đơn chứng từ kế toán.

- Lập báo cáo quyết toán thuế theo tháng theo quý theo năm

- Lập tờ khai thuế theo tháng theo quý theo năm

- Lập báo cáo tài chính năm

- Lưu trữ hóa đơn chứng từ liên quan đến thuế

- Đảm bảo các số liệu chính xác lưu trữ cân thận để có thé dé rà soát, kiểm

tra khi cần và khi có cán bộ thuế tham gia kiểm tra

eBộ phận kế toán nội bộ

- Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ kế toán nội

bộ và luân chuyển theo đúng trình tự.

- Hạch toán các chứng từ nội bộ

- Luu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học.an toàn.

- Kiểm soát và phối hợp thực hiện với các kế toán khác

- Thống kê phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của

công ty dé từ đó tư vấn cho giám đốc điều hành ra các quyết định đúng đắn kịp

thời.

- Kế toán thu chỉ: Cập nhật day đủ chính xác tat cả các khoản Thu — Chi —

Tôn quỹ tiền mặt vào số quỹ báo cáo khi cần cho BGD

- Kế toán kho: Lập biên bản, chứng từ xuất nhập căn cứ vào chứng từ ghi

trên số theo dõi và quản lý luồng hang

- Kế toán ngân hàng: Mở tài khoản tại ngân hàng lập ủy nhiệm chỉ nộp tiền vào tài khoản chuyền tiền Theo dõi luông tiền qua ngân hàng cũng như số dư còn

lại trong tài khoản cuối tháng đối chiếu với số phụ ngân hàng

- Kế toán tiền lương: Căn cứ vào quy định của Công ty, kế toán soạn thảo

hợp đồng lao động quản lý hợp đồng lao động Xây dựng quy chế lương và tính

lương hàng tháng cho nhân viên Thanh toán lương kết hợp với phòng hành chính —nhân sự để theo dõi bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

1.1.5 Khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

giai đoạn 2014-2017

Nhìn chung, trong giai đoạn từ năm 2014-2017 Công ty làm ăn có hiệu quả.

có lợi nhuận va đạt mức tăng trưởng 6n định tốt Ta có thé thấy rõ kết quả kinhdoanh mà Công ty đạt được thông qua bảng sau:

10

Bang 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

giai đoạn 2015-2017 Chỉ tiêu 2014

1 Doanh thu ban hang

va cung cap dich vu 16.524.681.951 20.134.562.375

8 Chi phi ban hang | 0 | 6.000.000 88.311.250 824.846.126

9 Chi phi quan ly

doanh nghiép 2.724.258.944 2.124.506.091 2.356.966.111 5.623.597.768 |

+

10 Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh

17 Lợi nhuận sau thuế

thu nhập doanh nghiệp

- Doanh thu bán hàng của Công ty tăng dần qua các năm với tỉ lệ tăng tương

đối tốt Cụ thể: 21,84% vào năm 2015; 57,89% vào năm 2016 va 1,6 lần vào năm

2017 Tốc độ tăng trưởng đề và đặc biệt tăng vượt trội vào năm 2017 Lí do là vàonăm 2017, Công ty nhận thêm được nhiều công trình xây dựng với giá trị lớn như

LG INNOTEK, FPT Đồng thời từ năm 2016, Công ty trở thành nhà phân phối

số 1 của hãng điều hòa Mỹ TRANE do đó doanh thu bán hàng tăng cao vượt trội sovới năm trước Mở thêm chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh là một bước mở rộng

thị trường của Công ty phân phối sản phẩm ở cơ sở miền Nam do đó góp một phần

doanh số dangvké vào doanh thu bán hàng của Công ty Đặc biệt giai đoạn nay,

Công ty bat đầu chuyển mình từ công ty thương mai, mua bán điều hòa chuyểnthành Công ty xây lắp Doanh thu từ các công trình xây dựng có giá trị lớn hơn so

với việc kinh doanh thương mại do đó công ty có mức độ tăng trưởng về doanh thu

rất ấn tượng.

- Bên cạnh việc tăng doanh thu trong việc bán hàng đi kèm đó những chi phí

giá vốn hàng bán cũng tăng cao Do công ty đang trên đà mở rộng quy mô sản xuất

nên lượng hàng nhập về nhiều phục vụ cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh và cả

hoạt động xây lắp đặc biệt là hoạt động xây lắp cần khối lượng hàng hóa rất lớn

Nên theo đó giá vốn hàng bán cũng tăng dan theo các năm Cu thé là 29.85% vào

12

năm 2015, 55,22% vào năm 2016 va 1,7 lần vào năm 2017 Có thé thay mức độ tăng vẻ giá von hang bán tăng tương ứng so với tốc độ tăng của doanh thu từ hoạt

động sản xuất kinh doanh Năm 2015 có mức tăng cao tương đối nhiều so với tốc

độ tăng của doanh thu bán hàng do thời điểm này công ty vẫn còn nhỏ và chưa có

chuyên môn hóa cao chưa tìm được các nhà cung cấp với mức giá tốt nhất.

- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty tăng đều thể

hiện một sự tăng tương đối tốt trong quy mô cũng như hướng đi đúng đắn của công

ty Quy mỗ sản xuất, quy mô nhân viên và chính sách chiến lược phù hợp giúp

công ty thu được mức lợi nhuận tương đối tốt và ôn định

- Doanh thu từ hoạt động tài chính của Công ty nhỏ mức bộ biến động không

cao Dù là Công ty Cổ phần nhưng Công ty chưa phát hành cô phiếu trên thị trường

và cũng chưa có các kênh huy động vốn cụ thé, chủ yếu vẫn là vay ngân hàng

Trong các hạng mục đầu tư của Công ty cũng chưa đề cao các phương án đầu tư vàohoạt động tài chính như cô phiếu trái phiếu Là một công ty xây dựng và thương

mại, nguồn tiền dư thừa của Công ty không lớn do đó không có nguồn tài chính đề

cho vay và thu được lợi nhuận từ hoạt động này Tắt cả những nguyên nhân trên dẫn

đến doanh thu về hoạt động tài chính của công ty không nhiều không đáng kể

Chi phi tài chính mà chủ yếu là chỉ phí lãi vay của Công ty chi trả cho khỏnvay tại các ngân hàng An Bình Vieteom Bank, BIDV Về khoản vay nay, công ty

sử dụng với nhiều mục dich, cụ thé như sau:

+ Tăng vốn điều lệ Công ty+ Tăng vốn lưu động trong Công ty+ Mở rộng thêm quy mô sản xuất

+ Xây dựng nhà xưởng mở thêm chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh mở

thêm Showroom tại trụ sở chính ở Hà Nội

Chi phí lãi vay gồm chi phi lãi vay từ năm trước cho khoản vay chưa tat toánhết và chi phí lãi vay cho khoản vay mới Điều này thé hiện cho sự mở rộng quy

mô của Công ty trong giai đoạn năm 2014-2017 vay vốn ngân hàng đề đầu tư phát

triển

- Về chi phí bán hàng từ năm 2014 đến năm 2017 có thể nói chỉ phí này

tăng lên một cách đáng kể Năm 2014 không có chỉ phí bán hàng do Công ty có

doanh thu còn thấp hệ thống nhân viên chưa phân tách và chuyên môn hóa Lương

chưa phân bồ riêng cho bộ phận bán hang mà gộp chung vào chi phi quản lý doanhnghiệp Bắt đầu từ năm 2015 nhờ thay đổi cơ cấu công ty cùng với sự phát triển

13

của Công ty đã bắt đầu hình thành bộ phận bán hàng tuy nhiên còn nhỏ chiếm ítchỉ phí Cho đến năm 2017 khi quy mô công ty mở rộng cùng với xu hướng

marketing online phát triển công ty tiến hành hoạt động truyền thông mạnh tuyển

thêm nhân sự cho bộ phận bán hàng phát triển lượng khách hàng không chỉ trong nước mà còn phát triển và đây mạnh truyền thông quan hệ khách hàng ra cả nước

ngoài, đặc biệt các nước gan, lan can nhu Lao, Campuchia,

-Các khoản chi phí khác cũng giảm dan theo các năm Tuy không phải khoản chỉ phí lớn nhưng sự thay đổi khoản chi phí này đã thể hiện được sự phát triển chuyên nghiệp của Công ty Thời điểm 2014 thì chi phí này là 55 triệu, nhưng

đến năm 2017 khoản chỉ phí khác chỉ còn 3 triệu Do cùng với sự thay đổi về cơ cấu

của Công ty các bộ phận cũng trở nên chuyên nghiệp hơn Bộ phận kế toán tài

chính cùng các bộ phận khác đã có sự liên kết chặt chẽ để đảm bảo công việc hạchtoán diễn ra theo đúng quy trình, chặt chẽ từ đó hạn chế tối đa các khoản chỉ phí

phát sinh, đảm bảo cho kế hoạch phát triển của Công ty

- Lợi nhuận khác tăng chậm từ 2014 — 2016 tuy nhiên lại tăng đột biến vào

năm 2017 Khoản này là do vi phạm hợp đồng từ đối tác và thu được từ thanh lý tài

sản có định Mức ồn định về lợi nhuận khác lại một lần nữa thể hiện tính đúng dan

trong co cau tô chức Công ty Lợi nhuận khác và chi phí khác giữ mức thấp giúp

cho việc xây dựng kế hoạch của Công ty có tính chính xác cao, đảm báo cho công tác đầu tư phát triển của Công ty.

- Sau tất cả các khoản doanh thu và chỉ phí lợi nhuận sau thuế của Công ty

tat cả đều dương và tăng dan theo từng năm Cu thé về mức độ tăng trưởng về lợi

nhuận như sau: 1,3 lần vào năm 2015: 6 lần vào năm 2016 và 38% vào năm 2017.Doanh thu 2017 rất lớn nhưng mức tăng về lợi nhuận lại không cao Do 2017 Công

ty xác định, định hướng chiến lược phát triển quy mô tập trung xây dựng nhà

xưởng tập trung đào tạo cán bộ công nhân viên đồng thời mở thêm chi nhánh xây

dựng va di chuyên trụ sở chính sang nơi có diện tích rộng hơn Với những công tác

nay, mặc dù doanh thu tăng cao nhưng chi phí theo đó cũng tăng rất nhiều Do đó.lợi nhuận của công ty chỉ chiếm 0.5% doanh thu vào năm 2014, 0, 95% doanh thu

vào năm 2015; 4,65% doanh thu vào năm 2016 và 2.4% doanh thu vào năm 2017.

Vẫn đang là một doanh nghiệp trên đà phát triển chưa có nguồn tài chính cũng như

tiềm lực đồi dào, do đó công ty thu được lợi nhuận chưa cao Hơn nữa phần lớn lợinhuận này tiếp tục được đầu tư vào xây dựng cơ sở vật chất Đặc biệt công ty đang

14

xây dựng nhà máy AERMEC nên nhu cầu mua sắm thiết bị cho nhà máy cũng như công tác trả lương, thanh toán lương cho công nhân viên cần được dau tư nhiều.

Nhìn chung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho tới thời

điểm hiện tại là tương đối ồn định Điểm tích cực là Công ty luôn có lợi nhuận là số

dương qua các năm, dù mức lợi nhuận này chưa nhiều.

Cùng với chiến lược phát triển dài hạn, đầu tư vào mở rộng cơ sở vật chát,

công nghệ hóa các sản phẩm máy móc thiết bị tập trung đào tạo cán bộ công nhân

viên, INTECH hi vọng tương lai sẽ phát triển lớn mạnh và bền vững hơn nữa Lĩnh vực xây dựng phòng sạch nhìn chung cho tới thời điểm hiện tại đang phát triển và

có xu hướng phát triển mạnh hơn trong tương lai Nhìn nhận thấy điều nay,INTECH nắm bắt cơ hội đề trở thành người đi đầu thâu tóm thị trường trong nước

và vươn xa ra thị trường nước ngoài Đặc biệt, lấy chất lượng làm tiêu chí trên hết,

INTECH tạo được lòng tin cho khách hàng.

Ngoài những ưu điểm về kinh nghiệm các mối quan hệ và nên tảng phát

triển của Công ty INTECH van còn nhiều hạn chế Bên ngoài thị trường, rất nhiều các doanh nghiệp cạnh tranh cả về lĩnh vực phân phối điều hòa cũng như lĩnh vực

xây lắp Đặc biệt, ngành xây dựng là một ngành đặc thù cần vốn lớn và thời gian

quay vòng vốn đài Do đó, với lượng nguồn vốn sẵn có chưa cao, Công ty có thể dễ

mất đi ưu thế cạnh tranh hoặc không đủ khả năng nhận thầu của các công trình lớn Ngoài ra do công ty vẫn đang trong quá trình xây dựng bộ máy lãnh đạo nên nhiều khâu còn thiếu liên kết, bị bỏ sót tỉ lệ ra vào công ty của Công ty cao dẫn tới nhiều

xáo trộn trong công việc.

Đề thu được lợi nhuận nhiều hơn trong tương lai, INTECH cần tích cực tăng

doanh thu, giảm chi phí xuống mức tối thiểu dé thu được lợi nhuận tái đầu tư phát

triển công ty.

Từ những phân tích báo cáo tà chính trên, có thể thấy rằng mặc dù doanh thu

của Công ty trong những năm gần đây tương đối cao tỷ lệ tăng tương đối ôn định.

Tuy nhiên do chi phi, đặc biệt là giá vốn hàng bán còn cao Do đó Công ty cần có

hướng phát trién mới dé thu được nhiều lợi nhuận hơi

Bên cạnh đó ngành sản xuất ở Việt Nam đang có xu hướng phát triền Nắm bắt thời cơ, Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH đã đưa ra quyết định khởi công xây dựng nhà máy AERMEC Mục đích là để tự sản xuất trang thiết bị

phục vụ công tác xây dựng các công trình phòng sạch nhà xưởng đồng thời cũng

sản xuất với mục đích thương mại sử dụng nguồn lợi nhuận hàng năm tái đầu tư

thu về thêm nhiều lợi nhuận hơn nữa

Năm 2015 Công ty khởi công xây dựng nhà máy AERMEC - Nhà máy sản xuất ống gió thiết bị phòng sạch.

1.2 Phân tích thực trạng Quản lý dự án xây dựng nhà máy AERMEC tại

Công ty Cô phần Công nghệ và Dau tư INTECH

1.2.1 Giới thiệu dự an và Công tác quan lý du án

1.2.1.1 Giới thiệu dự án

1.2.1.1.1 Sự cân thiết phải tiễn hành thực hiện dự án và quan lý dự án

Đối với một Công ty xây dựng yếu tố nguyên vật liệu đầu vào là vô cùng

quan trọng nhất là khi thị trường xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp và việc cạnh

tranh trở nên ngày một khó khăn hơn Đề thắng được những gói thầu bên cạnh sự

uy tín về chất lượng sản phẩm mà Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH

vẫn luôn xây dựng từ trước đến nay thì giá cả luôn là yếu tố hàng đầu mà chủ đầu

tư xem xét.

Bên cạnh do, xây dựng là ngành có đặc thù là vòng quay luân chuyền vốn

dai Với một doanh nghiệp, cần phải có một ngành khác để hỗ trợ đặc thù của

ngành này là phải có vòng luân chuyển vốn nhanh Ngành sản xuất và thương maiđáp ứng đủ yêu cầu đó

Kết hợp những yếu tố trên, để giảm thiểu giá thành cũng như tăng tính chủ

động trong nguyên vật liệu xây dựng cũng như tìm thêm một hướng phát triển mới

cho doanh nghiệp Ban giám déc Công ty đã đưa ra quyết định Xây dựng nhà xưởng

AERMEC một nhà xưởng chuyên sản xuất các thiết bị phòng sạch vừa phục vụ

các công trình của Công ty, vừa mở thêm hướng đi mới sang lĩnh vực khác cho

Doanh nghiệp.

1.2.1.1.2 Các thông tin về Dự án

Nhà máy AERMEC Việt Nam được khởi công ngày 03/9/2015 kết thúc

ngày 09/11/2017 theo giấy phép số 0107153129

Vốn đầu tư: 56 tỷ Địa điểm: Lô CN08§ - 3 - KCN Yên Phong MR - Yên Phong - Bắc Ninh

Tổng diện tích: 2500 m2

Nhà máy hoạt động với các lĩnh vực chính như sau:

- Sản xuất thiết bị & hệ thống thông gió hút mùi

16

- Sản xuất thiết bị phòng sạch

- Sản xuất thiết bị lạnh công nghiệp

- Sản xuất và gia công cơ khí các loại

Theo năng lực và kinh nghiệm của Công ty cổ phần Công nghệ và Đầu tư

INTECH là một đơn vị đã và đang tham gia nhiều dự án có quy mô và tính chấttương tự Công ty có đủ đội ngũ cán bộ chuyên môn và am hiéu về quy trình quản

lý đầu tư xây dựng cơ bản Vì vậy Công ty lựa chọn hình thức quản lý thực hiện dự

án là theo hình thức “Cha đầu tư trực tiếp quản lý và tự thực hiện dự án”.

Với quy mô đầu tư như trên với số vốn tương đối lớn dự án cần chia thành

các giai đoạn đầu tư

+ Đầu tư xây dựng phần thô

+ Đầu tư máy móc trang thiết bị

+ Đầu tư thuê công nhân vận hành nhà máy.

Vì số vốn còn hạn chế do đó việc quản lý cần phải chặt chẽ, cụ thể:

+ Với ngân sách, Công ty đặt ra mục tiêu không vượt quá 10% chi phí dự

tính.

+ Với thời gian, phải kịp tiến độ thời gian chậm tiến độ không vượt quá 4

tháng.

+ Với chất lượng, các yêu cầu kỹ thuật cần duoc đáp ứng một cách hoàn

hảo, do đây là công trình có tính kỹ thuật cao bên cạnh đó cần đảm bảo nhữngvấn đề về vệ sinh môi trường xung quanh khu công trường Cuối cùng đảm bảokhi đi vào vận hành dây chuyền hoạt động trơn chu

1.2.1.1.3 Mục tiêu dự án

Dự án đầu tư xây dựng nhà xưởng AERMEC có có những mục tiêu sau đây:

- Tăng doanh thu lên 20% sau khi dự án hoàn thiện và đưa và hoạt động

- Góp phần mở rộng Công ty

- Giúp Công ty chủ động và những nguyên vật liệu thiết yếu xây dựng chủ

động về giá và có lợi thế cạnh tranh mỗi khi tham gia dự thầu.

- Nâng cao năng lực hoạt động và quản lý của các thành phần kinh tế trong

nước vào các lĩnh vực đầu tư xây dựng nhà xưởng

- Thực hiện chủ trương phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty đa dạng

1.2.1.2 Giới thiệu ban Quản lý dự án

Công ty Cổ phần Công tư nghệ và Đầu tư INTECH là chủ đầu tư đồng thời

cũng là nhà thầu chính của dự án Do đó, đối với dự án xây dựng nhà máy

AERMEC, Công ty INTECH cũng thực hiện công tác quan lý như những dự án

công ty từng thực hiện.

Hiện nay, Công ty INTECH đã có phòng Dự án tuy nhiên số nhân viên còn

hạn chế nên dé thực hiện tốt công tac Quan lý dự an, với mỗi dự án cụ thé, Công ty

sẽ thành lập một ban quản lý riêng là sự kết hợp của nhiều phòng ban bao gồm

Phòng kỹ thuật phòng Tài chính — Vật tư — Kế toán Phòng Hành chính - Nhân sự.

Với cách nay, mỗi dự án sẽ được kết hợp day đủ những nhân sự có chuyên môn phù

hợp nhất cho quá trình quản lý dự án

Cụ thể sơ đồ Ban quản lý dự án sẽ như sau:

Ban quản lý dự án: nhiệm vụ của ban quản lý dự án là phối hợp cùng với các

phòng ban khác thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án mà công ty làm chủ đầu tư

cũng như tổng thâu Ban quản lý dự án có nhiệm vụ chính như sau:

+ Giải phóng mặt bằng và chuẩn bị mặt bằng cho dự án Công tác giải

phóng và bàn giao mặt bằng ban quản lý dự án thực hiện dự án:

+ Giám sát thi công xây dựng công trình việc giám sát thi công xây dung

công trình được ban quản lý dự án thực hiện một cách thường xuyên có hệ thống.

Việc thi công công trình phụ thuộc vào giai đoạn thi công công trình vì vậy ban

quản lý dự án luôn chú trọng giám sát thi công đề tạo hiệu quả tốt nhất cho dự an;

18

+ Nghiệm thu bàn giao thanh quyết toán công trình khi công trình thực hiện

xong, việc nghiệm thu bàn giao công trinh cho khách hàng theo hợp đồng sẽ được

ban quản lý dự án thực hiện Nghiệm thu bàn giao công trình theo một trình tuw

nhất định dé đảm bảo cho công tác nghiệm thu đạt hiệu qua, mang lại cho khách

hàng những sản phẩm tốt nhất

+ Quản lý chất lượng tiến độ cũng như vệ sinh an toàn lao động công trình

xây dựng.

+ Xây dựng chiến lược dự án.

+ Báo cáo chủ đầu tư về tình hình thực hiện các công việc của dự an; tién độ

dự án: tiền độ giải ngân nguồn vốn: cũng như khi hoàn thành xong một giai đoạn

+ Thực hiện một số công tác khác liên quan tới dự án

Theo sơ đồ, ta thấy Giám đốc ban Quản lý dự án là ông Cao Đại Thang,

giám đốc Công ty Cé phần Công nghệ và Dau tư INTECH là người sẽ đại diện phápluật cho quá trình thực hiện dự án đồng thời cũng là người chịu mọi trách nhiệm về

tiền độ hiệu quả, chất lượng nhân su, trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Hỗ trợ Giám đốc ban quản lý là hai người phụ trách từng mảng Cụ thể:

- Phụ trách tài chính: Bà Tran Thị Huyền — Trưởng Phòng tài chính + Phụ trách mọi vấn đề liên quan đến tài chính của dự án.

+ Kiểm soát, đốc thúc phòng kinh doanh thu hồi công nợ dé đảm bảo nguồn

tài chính thực hiện dự án

+ Thực hiện công tác thanh quyết toán đúng hạn cho dự án

- Phụ trách kỹ thuật: Ông Nguyễn Hữu Hải — Trưởng phòng kĩ thuật Công ty + Lên kế hoạch dự án bám sát tiến độ thi công

+ Kiểm soát về mặt kỹ thuật, mặt chất lượng công trình an toàn lao động an

toàn vệ sinh.

Bên cạnh đó các bộ phận chuyên môn thực hiện những công tác quản lý dự

án theo đúng quyền han, trách nhiệm Cụ thể như sau:

- Bộ phận Tài chính - Kế toán- Vật tư+ Hạch toán các khoản thu - chỉ trong suốt quá trình dự án

+ Điều phối dòng tiền phục vụ cho quá trình thực hiện dự án

+ Thanh toán lương thưởng cho người lao động

+ Lên kế hoạch thu — chỉ đồng thời kiểm soát đúng tiến độ thu — chi sao cho

phù hợp với tiến độ của dự án tránh trường hợp đề tiền không dùng lãng phí hay

trường hợp thiếu tiền thi công làm gián đoạn dự án

I9

+ Đảm bảo nguồn vật tư đúng han, kịp thời chi phí phù hop, chất lượng.

mẫu mã theo đúng thiết kế yêu cầu

+ Phối hợp với kỹ thuật để lưu chuyển nguyên vật liệu máy móc ra công

trường một cách nhanh nhất, đồng thời giải quyết các giấy tờ như phiếu xuất kho.

nhập kho phiếu đề xuất vật tư theo đúng quy trình công ty yêu cầu

- Bộ phận hành chính — nhân sự

+ Đưa ra những quy chế về lương thưởng đối với những cán bộ trong Ban

quản lý dự án và những công nhân thi công dưới công trường Đặc biệt, Công ty

INTECH thuê công nhân thi công là lao động thời vụ nên khoản tính lương phụ cấp

tương đối phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao

+ Đưa ra chế độ đãi ngộ khuyến khích nhân viên lên tỉnh thần đề công việc

đạt hiệu quả cao nhất.

+ Đưa ra những quy định quy chế dé ban quản lý dự án tuân theo, đảm bảo

văn hóa trong môi trường làm việc, đảm bảo sự công bằng cho mỗi cá nhân người

+ Lên kế hoạch và theo dõi giám sát tiến độ thi công chặt chẽ nhằm đảm bảo

quá trình thực hiện sự án thành công.

+ Lên chiến lược dự án tìm cách khắc phục những rủi ro có thé xảy ra

+ Giải phóng mặt bằng chuẩn bị cho thi công.

+ Thực hiện thanh quyết toán bàn giao cho chủ đầu tư sau khi hoàn thànhcông trình Quá trình này phải được thực hiện theo đúng quy trình nhằm đảm bảo

tính nhanh gọn chính xác.

+ Thiết kế các chỉ tiết kiến trúc trong dự án

- Bộ phận kỹ thuật

+ Thi công lắp đặt các chỉ tiết trong bản vẽ thiết kế

+ Kiểm soát và bảo quản vật tư khi đã được chuyền tới công trình, không dé vật tư hu hong, thiệt hại về mặt tài chính.

20

+ Giám sát đội ngũ thi công, công nhân công trường dam bảo thi công đúngthiết kế, chất lượng sử dụng vật tư theo đúng tính toán yêu cầu Đảm bảo nhân

công làm việc liên tục, đúng tiến độ được đặt ra

+ Báo cáo các vấn dé phát sinh tại công trường lên Ban quản lý và giải quyết

những vấn đề phát sinh trong điều kiện được cho phép.

+ Báo cáo về tiến độ thực hiện dự án

Với sự kết hợp chặt chẽ của các phòng ban, những dự án đầu tư của INTECH

nhìn chung đảm bảo chất lượng ngày một mở rộng thị trường và kết hợp với nhiều

đối tác chiến lược nhằm mở rộng quy mô kinh doanh Mô hình tổ chức quản lý dự

án của Công ty INTECH là mô hình chủ đầu tư trực tiếp Quản lý dự án Là mô

hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các cán bộ của các bộ

phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng (Hay còn gọi là chủ nhiệm điều hành dự án) Mỗi nhân viên có thể tham gia một hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng Với một Công ty đang trên đà phát triển và chưa quá lớn mạnh như INTECH, mô hình này tương đối hợp lý Tuy nhiên mô hình này có những ưu và

nhược điểm nhất định:

Ưu điểm:

+ Thứ nhất là tiết kiệm chi phí khi có thể tận dụng nguồn nhân lực ở các phòng ban dé tham gia vào quá trình quản lý dự án Chi phí tiết kiệm được là chỉ

phí tìm nhân su, chi phí đào tao, chi phí trả lương cho nhân sự mới.

+ Thứ hai với nguồn nhân lực này mỗi người lại có chuyên môn hóa cao

trong lĩnh vực mà mình làm giúp các công việc được giải quyết nhanh gọn.

+ Thứ ba, linh hoạt trong việc điều động nhân sự tránh trường hợp nhân sự

dự án bị nhàn rỗi khi đã kết thúc dự án cũ và chưa có dự án mới.

+ Thứ tư, sự phân công lao động cũng như trách nhiệm của mỗi thành viên là

ro rang, cụ thé, nén kha năng các mục tiêu của dự án thực hiện được là khá cao.

Nhược điểm:

+ Quyền lực và lực lượng giữa trưởng dự án và trưởng lãnh đạo các bộ phận

không cân đối sẽ gây ra vần đề phức tạp cho kết cấu ma trận.

+ Gây lãng phí thời gian khi có một vấn đề nào đó phải triệu tập nhân viên từ

các bộ phận.

21

+ Gây áp lực cho nhân viên khi phải chịu trách nhiệm và làm việc cũng như

nghe theo lãnh đạo từ nhiều phía khó lựa chọn giữa nghe và làm theo bên nào

trước.

+ Vào thời điểm nhiều việc khi công việc của các phòng ban và công việc

của Ban quản lý dự án bắt đầu nhiều công việc chồng chéo sẽ giảm năng suất làm việc của mỗi nhân viên Áp lực công việc day cao có thé dẫn đến tình trạng muốnnghỉ việc, gây gián đoạn, khó khăn cho công ty cũng như dự án.

Với những ưu và nhược điểm trên Công ty cần có những điều chỉnh biện

pháp phù hợp dé có thể khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm đề có thé thựchiện vận hành các dự án một cách tốt nhát

1.2.1.3 Quy trình Quan lý dự án tại Công ty Cé phần Công nghệ và đầu tư

INTECH

Các bước trong quá trình quản lý dự án bao gồm các nội dung sau:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

Bước 1: Thành lập Ban quan lý dự án (BQLDA)

Thực hiện: Giám đốc Công ty

Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện nội bộ

Thực hiện: Giám đốc BQLDA

Thời gian: Ngay sau khi thành lập được Ban quản lý dự án

Bước 3: Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án Thực hiện: Giám đốc BQLDA và các kỹ sư.

Bước 4: Quản lý lựa chọn nhà thầu tư vấn và nhà thầu cung cấp thiết bịThực hiện: Giám đốc BQLDA và các kỹ sư, bộ phận vật tư

Thời gian: Thực hiện ngay sau khi Kế hoạch đấu thầu được Giám đốc phê

duyệt.

Bước 5: Thiết kế; lập dự toán; tiến hành các thủ tục dat đai: tiến hành giao nhận vật tư thiết bị.

Thực hiện: Giám đốc BQLDA bộ phận hành chính kế toán.

Bước 6: Xin giấy phép xây dựng: các thủ tục khác về dau tư có liên quan:

- Giai đoạn thực hiện đầu tư

Bước 7: Tiến hành khởi công xây dựng công trình:

Thực hiện: Giám đốc BQLDA, các kỹ sư và các kỹ sư giám sát

22

Thời gian: Tiến hành bắt đầu ngay sau khi đã có giấy phép xây dựng và lựa

chọn được Nhà thầu thi công

Bước 8: Quản lý thi công va quan lý giám sát thi công đảm bảo đúng tiền độ.

Bước 9: Tổng hợp số liệu thực hiện dự án

Thực hiện: Các kỹ sư và các kỹ sư giám sát

Thời gian: Từ khi bắt đầu dự án đến khi kết thúc dự án

Bước 10: Kiểm định sự phù hợp về chất lượng công trình:

Thực hiện: Các kỹ sư kiểm định, có thể là người bên chủ đầu tư kiểm định.

Thời gian: Thực hiện ngay khi nhà thầu thi công đã hoàn thành toàn bộ hạng

mục xây lắp.

- Giai đoạn kết thúc dự án — vận hành kết quả đầu tư

Bước 11: Nghiệm thu bàn giao công trình để đưa vào sử dụngThực hiện: Cac kỹ sư dự an, kỹ sư giám sát, Giám đốc BOLDAThời gian: Sau khi các nhà thầu đã hoàn tat việc xây dựng

Bước 12: Hồ sơ quyết toán : Thực hiện ngay sau khi nghiệm thu bàn giao

công trình đưa vào sử dụng.

Thực hiện: Các kỹ sư dự án kỹ sư giám sát, Giám đốc BQLDA Bộ phận Ké

Dưới đây là bản sơ đồ quy trình quản lý dự án đầu tư tại Công ty

Trách nhiệm Nội dung

Ban quản lý dự án Công tác chuẩn bị

(BQLDA)

Kiểm tra, lập báo cáo CĐT về điều

KSDA kiện khởi công XD công trình

BOLDA Lập DT chi phí QLDA/Lập KH đấu

Chủ đầu tu, BQLDA

Nhà thầu thi công

BQLDA Tư vấn giám

Tổ chức nghiệm thu vật liệu, thiết bị,

sản phẩm chế tạo trước khi đưa vào

Chủ đầu tư, BQLDA,

Nhà thầu thi công Tài

chính — Kế toán

Báo cáo quyết toán dự án

Chủ đầu tu, BQLDA,

Nhà thầu thi công

- Quy trình này được Công ty xây dựng theo các quy định hiện hành của

pháp luật các bước thực hiện khá chỉ tiết đầy đủ theo các giai đoạn chuẩn bị thực

hiện và kết thúc dự án đầu tư Vì vậy các thành viên quản lý đã từng bước thực hiện theo quy trình đã dé ra, đảm bảo tuân thủ theo đúng các tiêu chuẩn đầu tư xây

dựng công trình do nha nước mà cụ thé là Bộ Xây dựng ban hành Điều này giúp

đơn vị quản lý giám sát dự án nhanh chóng và thuận lợi và đạt hiệu quả hơn.

- Trong quá trình triển khai dự án, với cách tiến hành độc lap, song song các

công việc trong cùng một bước thực hiện giúp các công việc được liên kết chặt chẽ

tạo điều kiện rút ngắn tiến độ dự án và nâng cao hiệu quả quản lý.

- Dé hướng dan cụ thé, chi tiết một số bước công việc trong quy trình quan lý (quản lý lựa chọn nhà thầu quản lý giám sát thi công lập báo cáo kiềm tra chứng

nhận chất lượng công trình, t6 chức nghiệm thu bàn giao), Công ty đã xây dựng hệ thống các văn ban, biéu mẫu hướng dan trong việc tổ chức thực hiện và quản ly dự

án Điều này đã giúp đơn vị thực hiện dự án tránh khỏi việc bỏ sót các nội dung

công việc cần thiết tạo điều kiện đề cán bộ quản lý đánh giá xem xét tiến trình thực

hiện công việc để hoàn thành tốt mục tiêu của dự án

- Các dự án do Công ty làm chủ dau tư được tiến hành xây dựng trên diện

tích khu đất mà thuộc quyền sở hữu Công ty một số thủ tục đầu tư liên quan đến

đất dai, được đơn giản hóa trong quy trình, giúp công tác quản lý dé dang và

nhanh chóng hơn

- Các dự án mà hiện nay Công ty đang thực hiện đều là các dự án đầu tư xây

dựng hiện đại, có quy mô lớn và kỹ thuật phức tạp đòi hỏi sự phối hợp liên kếtchặt chẽ về công việc quan lý của các phòng ban công ty với Ban quản ly, tổ chức

tư vấn

1.2.1.4 Các nội dung Quản lý dự án

Đề thực hiện được Công tác Quản lý dự án xây dựng một cách chính xác và

hiệu quả công ty cần phải quản lý dựa trên các nội dung chính Cụ thể như sau:

12.141 Quan lý phạm vi

Trong quá trình lập dự án trước hết cần xác định được mục tiêu và đích đến của dự án Cụ thé là dự án sẽ giải quyết vấn dé gi, kết quả cần phải đạt được khi kết

thúc và đưa dự án vào vận hành là gì.

Về phần này đa số các dự án được lập tương đối tốt do đó các công tác tiếp

theo diễn ra sẽ suôn sẻ va dé dang hơn Các khâu lập dự toán diễn ra nhanh chóng

cũng giúp Công ty dự định được nguồn kinh phí một cách chính xác

12.142 Quản lý chỉ phí

Chi phí luôn là mối quan tâm với mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động

đầu tư Đặc biệt với công ty dang phát trién như INTECh, nguồn cân đối chỉ phícàng phải được lưu ý do nguồn vốn chưa thực sự đồi dào cũng như việc đặc điểm

vòng quay vốn của ngành xây dựng nhìn chung khá là dài Do do, chi phí cho mỗi

dự án cần được tính toán cụ thé dé dạt được mục tiêu lợi nhuận Việc quan lý chi phí ở công ty INTECH có những yêu cầu cơ bản như sau:

- Lập kế hoạch quản lý chi phí: Lập các quy định về chính sách thủ tục và

tài liệu cho việc lập kế hoạch chi tiêu và kiểm soát chi phí dự án

- Ước lượng chỉ phí: Tính toán số tiền cần thiết để tiến hành các hoạt độngcủa dự án Từ đó xác định được các chi phí cần thiết để hoàn thành công việc xây

dựng của Công ty.

- Xác định ngân sách dự án: Cộng đồn tat cả các chi phí có ước tính cho các hoạt động riêng lẻ sau đó tính dự phòng rủi ro dé ra được đường cơ sở chỉ phí cho

dự án Lợi ích của quy tình này là cung cấp đường cơ sở chỉ phí để làm cơ sở choviệc kiểm tra giám sát dự án

- Kiểm soát chỉ phí dự án: Giám sát trạng thái dự án để cập nhật chi phí dự án

và quản lý các thay đổi so với chi phí ước tính Day là một khâu INTECH giám sát

vô cùng chặt chẽ Bởi vì với quy mô chưa lớn mạnh nguồn vốn có hạn việc kiểmsoát chi phí cần phải nghiệm ngặt tránh tình trạng đội vốn trì trệ chậm tiến độ gây

mat uy tín trong kinh doanh Bat kì một khoản phát sinh nào cũng cần được Giám đốc cân nhắc và tìm cách giải quyết tối thiểu hóa chi phí và vẫn giữ nguyên chát

đạo công ty luôn luôn quán triệt tư tưởng tiết kiệm chỉ phí đầu tư trong các dự án tới

tat cả các lãnh dao, cán bộ nhân viên của Ban QLDA Ban lãnh đạo có những hình

thức thưởng, phạt, thậm chí sa thải rõ rang với kết quả làm việc của Ban QLDA.

- Trên thực tế, dựa vào các dự án mà công ty đã hoàn thành so sánh tổng

mức đầu tư và giá trị khối lượng đã thực hiên ta thấy các Ban QLDA đã quản lý chỉ

phí khá hiệu quả Các dự án đã hoàn thành thường tiết kiệm được chỉ phí so với kế

hoạch dự kiến Kế hoạch quản lý chỉ phí được lập khá sát với thực tế Đó là do công

ty sở hữu những cán bộ quản lý chỉ phí có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm

trong nghề lâu năm và đã gắn bó với công ty từ những năm đầu thành lập Với

những dự án lớn hoặc đang trong giai đoạn công ty thực hiện nhiều dự án cùng lúc,

công ty cũng mạnh dạn bỏ chi phí thuê các đơn vị tư van chỉ phí trong các lĩnh vực

chuyên môn để thiết kế dự toán tong dự toán xây dựng công trình Bên cạnh đó,

Ban quản lý dự án cũng tiến hành theo đõi sát sao kế hoạch chi phí thực hiện dự án

so với tình hình thực tế và điều chỉnh liên tục để không vượt khỏi dự toán đã lập

- Dự án hoàn thành muộn hơn so với dự tính 6 tháng Với mọi nhà thầu phụ

Công ty đều đặt ra cho các đơn vị này là phải thiết kế một công trình an toàn bền

vững đáp ứng các tiêu chuẩn xây dựng hiện hành sử dụng những vật liệu xây dựng không cần sang trọng nhưng phải an toàn Thiết kế công trình không cần quá phức

tạp và sang trọng nhưng phải tạo được một không gian thoáng đãng tạo sự thoải

mái cho nhân công lao động Trong quá trình nhà thầu thực hiện thiết kế các cán bộthâm định kỹ thuật của dự án luôn đốc thúc nhà thầu hoàn thành nhanh tiến độ vàthực hiện nghiệm thu từng phần của thiết kế công trình Kết quả là hồ sơ thiết kếcủa dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thâm

duyệt.

- Thời gian thực hiện công tác thâm định và xin phê duyệt dự án chậm hơn sovới dự kiến ban đầu.Mặc dù dự án đã được phê duyệt tuy nhiên do bộ máy hànhchính vẫn còn rườm rà và nhiều thủ tục nên công tác xin phê duyệt bị chậm lại so

với dự kiến.

- Công tác mặt bằng diễn ra không quá khó khăn do đây là khu chế xuất đã

được nhà nước quy hoạch.

- Trong công tác giám sát nhà thầu thi công xây lắp, Ban QLDA thuê Công

ty Cổ phần Thương mại và Tư van xây dựng phối hợp với cán bộ của Ban QLDA

thực hiện giám sát dé đạt được hiệu quả giám sát cao nhất Hai bên cùng giám sát nhờ đó mà tiến độ thi công được đây nhanh nhất có thé Khi nhận thay bất kế một

28

công việc nào trên đường găng có dấu hiệu bị chậm hơn so với dự kiến Ban QLDA lập tức yêu cầu nhà thầu xây lắp tăng ca làm việc của công nhân thi công ngày đêm

dé kịp tiền độ ban dau.

- Ngoài ra, trong điều khoản hợp đồng ký kết với nhà thầu xây lắp Ban QLDA cũng đã bố sung các điều khoản nhằm khắc phục những hạn chế của quá

trình thi công các dự án trước nhằm tạo động lực cho nhà thầu rút ngắn thời gian thi

công và day nhanh tiến độ dự án.

- Tuy nhiên Ban QLDA cần phải khắc phục tối đa những hạn chế còn tồn đọng hiện nay như Ban QLDA còn chủ quan trong việc lập kế hoạch tiến độ dự án.

trong lập kế hoạch tiến độ thi công dự án mới chú trọng tới việc lập kế hoạch thi

công cho các hạng mục công trình chính mà chưa chú trọng tới việc xác định thời gian dự trữ cho các hạng mục công việc Bên cạnh do, Ban QLDA chưa chú trọng

đến việc phân tích các nhân tó biến động của thị trường vi dụ sự biến động của nguyên vật liệu đầu vào, thiên tai các yếu tố này có nguy cơ làm cho tiến độ thi

công của nhiều hạng mục công trình bị chậm lại ảnh hưởng đến tiến độ của dự án

- Với quy mô, tính chat dự án phức tạp bao gồm cả trăm công việc cần thực

hiện, biểu đồ GANTT đôi khi không phù hợp va gây nhiều khó khăn cho cán bộ

trong Ban QLDA.

- Sự phối hợp giữa cán bộ giám sát của công ty và nhà thầu giám sát còn chưa ăn khớp Nhiều khi xảy ra trường hợp thông tin từ nhiều phía gây ra tình trạng

thừa hoặc thiếu hụt nhân lực, vật lực

1.2.1.4.3 Quản lý tiến độ

- Lập kế hoạch tiến độ xây dựng dự án trong từng giai đoạn cụ thể

Đề có được phương hướng thực hiện dự án hiệu quả việc đầu tiên mà người quản lý dự án cần phải làm là lập kế hoạch tiến độ dự án xây dựng trong từng giai

đoạn cụ thể Kế hoạch tiến độ dự án bao gồm các giai đoạn: Xác định công việc, sắp

xếp thứ tự các công việc cần làm, ước lượng thời gian thực hiện mỗi công việc và

xây dựng kê hoạch tiến độ dự án.

Trong quá trình lập kế hoạch tiến độ Giám đốc BQLDA sẽ xem xét kỹ đặc điểm của từng công việc nhân công cho mỗi công việc và khaorng thời gian phù

hợp với mỗi công việc Công tác này giúp quá trình quản lý rạch ròi dễ nhìn và dễ

theo dõi tiền độ

- Phân công công việc cụ thể cho từng đội nhóm công nhân

29