Trang 1 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- Họ và tên sinh viên: TRƯƠNG CHIÊU ANH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦ
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH KINH DOANH CÔNG TY PHAN BÁCH VÀ CÁC CÔNG TÁC, QUY TRÌNH TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CƠ ĐIỆN LẠNH PHAN BÁCH
Công ty Cổ Phần Công Nghệ Cơ Điện Lạnh Phan Bách, hay còn gọi là Công ty Phan Bách, là nhà cung cấp giải pháp chìa khóa trao tay cho hệ thống lạnh công
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Cơ Điện Lạnh Phan Bách là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và thi công hệ thống điện lạnh công nghiệp cho các nhà máy chế biến thực phẩm, dược phẩm và bệnh viện Chúng tôi chuyên chế tạo và lắp đặt hoàn chỉnh các thiết bị cấp đông, kho trữ lạnh và thiết bị khí nén, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu nhất.
Công ty Phan Bách cam kết hợp tác chặt chẽ với các nhà đầu tư, lắng nghe và thấu hiểu yêu cầu của họ để cung cấp những giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng.
Công ty Phan Bách cam kết không ngừng hoàn thiện, phát triển và cải tiến sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng ngày càng tốt hơn
Kể từ khi thành lập, công ty đã hoàn thành hơn 168 dự án và ký kết 586 hợp đồng, nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động cùng với các kỹ sư dày dạn kinh nghiệm và công nhân nhiệt huyết Sự kết hợp này đảm bảo chất lượng cao cho từng công trình và dự án.
• Năm 2005, là năm đánh dấu sự ra đời của Công ty Phan Bách – Nhà thầu điện lạnh công nghiệp
• Năm 2008 khánh thành nhà máy sản xuất thiết bị điện lạnh
• Năm 2016, đánh dấu sự ra đời của băng chuyền cấp đông siêu tốc phẳng
• Năm 2021, mở rộng quy mô nhà máy sản xuất thiết bị lạnh
• Là biểu tượng của công nghệ lạnh cho ngành Nông sản và Thủy hải sản
• Là một phần không thể thiếu trong câu chuyện thành công của khách hàng
Công ty Cổ phần Công nghệ Cơ Điện lạnh Phan Bách chuyên cung cấp dịch vụ và sản phẩm đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường Với lĩnh vực kinh doanh chính là nhà thầu cơ điện và cơ điện công trình, Phan Bách còn hoạt động trong lĩnh vực điện lạnh công nghiệp, bao gồm thiết bị và hệ thống điện lạnh công nghiệp.
Các dòng sản phẩm do Công ty Phan Bách cung cấp và lắp đặt:
• Băng chuyền cấp đông siêu tốc phẳng Ảnh 4 - Băng chuyền cấp đông siêu tốc phẳng
• Băng chuyền cấp đông siêu tốc lưới Ảnh 5 - Băng chuyền cấp đông siêu tốc lưới
• Băng chuyền cấp đông đa tầng BQF Ảnh 6 - Băng chuyền cấp đông 3 tầng BQF
• Tái đông và mạ băng tự động Ảnh 7 - Tái đông và mạ băng tự động
• Tủ đông tiếp xúc Ảnh 8 - Tủ đông tiếp xúc
• Tủ đông gió và hầm đông gió Ảnh 9 - Tủ đông gió và hầm đông gió
➢ Thiết bị chế biến và phụ trợ
• Băng chuyền hấp Ảnh 10 - Băng chuyền hấp
• Thiết bị tách nước Ảnh 11 - Thiết bị tách nước
• Thiết bị bay hơi Ảnh 12 - Thiết bị bay hơi
Công ty Cổ Phần Công Nghệ Cơ Điện Lạnh Phan Bách được tổ chức với cơ cấu lãnh đạo bao gồm Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, cùng với Giám đốc các Bộ phận và Trưởng phòng nhân viên, công nhân.
Các Bộ phận tại 02 văn phòng bao gồm:
• Bộ phận Hành chính Nhân sự
• Bộ phận Thiết kế - Kỹ thuật
• Bộ phận Mua hàng nhập khẩu
• Bộ phận Mua hàng trong nước
Nhân viên tại Phan Bách bao gồm đội ngũ công nhân viên làm việc tại nhà máy Long An, giúp thuận tiện cho việc thiết kế, lắp đặt và theo dõi hệ thống lạnh hiện có tại đây.
Hiện tại, Phan Bách gồm 2 văn phòng và 1 nhà máy tại các địa điểm sau:
• Văn phòng đại diện tại địa chỉ 16 Nguyễn Thiện Thuật, Phường 2, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
• Văn phòng tiếp khách tại địa chỉ Phương Tower 31C Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Nhà máy tại Ấp 2, Xã Đức Hòa Đông, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An.
SƠ LƯỢC VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY PHAN BÁCH
Công ty Phan Bách chuyên cung cấp và lắp đặt hệ thống lạnh công nghiệp cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản và thủy sản, bao gồm nhà máy chế biến và kho lạnh Khách hàng mục tiêu của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp công nghiệp cần giải pháp cơ điện lạnh hiệu quả.
Công ty Phan Bách chuyên cung cấp hệ thống lạnh cho các nhà máy chế biến thực phẩm, nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố này trong ngành chế biến Với nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn, thiết kế, thi công và lắp đặt hệ thống lạnh, công ty đã phục vụ cho các tập đoàn lớn và đa quốc gia, đảm bảo hiệu quả và chất lượng cho quy trình chế biến.
• Nhà máy chế biến thủy sản như cá, tôm, mực và những sinh vật biển khác
• Nhà máy chế biến nông sản trái cây – rau quả như xoài, thanh long, bắp, đậu, cùng những loại trái cây và rau củ khác
• Nhà máy thực phẩm, đồ ăn và thức uống với các sản phẩm như xúc xích, chả cá, đồ thả lấu; trà, café, nước ngọt, bánh kẹo
Công ty Phan Bách cung cấp giải pháp trọn gói cho các kho lạnh âm sâu, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về lưu trữ hàng hóa đông lạnh.
➢ Đối thủ cạnh tranh hiện nay Phan Bách đang đối mặt
Ngành Công nghiệp điện lạnh đang ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm nông - thủy sản xuất nhập khẩu Những doanh nghiệp này cần hệ thống lạnh để bảo quản sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường nước ngoài Do đó, sự cạnh tranh ngày càng gia tăng, buộc Công ty Phan Bách phải xây dựng chiến lược phù hợp để không chỉ đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn nâng cao dịch vụ chăm sóc và hậu mãi.
Đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Phan Bách bao gồm Công ty Cổ phần Xây Lắp Kỹ thuật C.H.K, chuyên cung cấp hệ thống kho lạnh, điều hòa không khí, và hệ thống làm mát nước; Công ty Cổ phần Cơ Điện Lạnh Fornax Việt Nam, phân phối các thiết bị điện lạnh chính hãng như HITACHI, PANASONIC, và SAMSUNG; cùng với Công ty TNHH MTV Điện Lạnh Công Nghiệp BA, chuyên cung cấp kho lạnh bảo quản thực phẩm, dược phẩm, và các thiết bị như tủ mát, tủ đá với thông số kỹ thuật tùy chỉnh.
Các đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn trong lĩnh vực cơ điện lạnh bao gồm các công ty và tổ chức đang hoạt động và có kế hoạch mở rộng phát triển ngành hệ thống lạnh công nghiệp.
➢ Sơ lược về tình hình kinh doanh tại Công ty Phan Bách
Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang chịu tác động nặng nề từ các cuộc xung đột chính trị toàn cầu như Ukraine - Nga và Israel - Hamas, dẫn đến nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Kể từ năm 2020, đại dịch Covid-19 đã làm gia tăng thách thức, khiến nhiều doanh nghiệp phải ngừng sản xuất và cắt giảm nhân sự do thiếu đơn hàng Công ty Phan Bách, chuyên cung cấp hệ thống lạnh và thiết bị cấp đông, cũng không ngoại lệ, khi mỗi dự án sản phẩm có giá trị từ một đến hai tỷ đồng, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng.
Trong bối cảnh dịch bệnh kéo dài và khó khăn kinh tế, Phan Bách nhận thấy khách hàng cần thêm thời gian để lập kế hoạch kinh doanh và thanh toán Tính đến năm 2023, công ty chủ yếu tập trung vào các dự án cũ với rất ít dự án mới, khiến việc tìm kiếm khách hàng trở nên thách thức hơn Trước đây, khách hàng đã giúp công ty có thêm dự án mới thông qua truyền miệng, nhưng hiện tại, Phan Bách cần áp dụng nhiều phương pháp cải thiện để thích ứng với tình hình kinh doanh khó khăn này.
THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY PHAN BÁCH
Công ty Phan Bách hiện đang hoạt động với quy mô lớn, sở hữu khoảng 150 cán bộ và công nhân viên Nhân lực tại công ty được chia thành hai nhóm chính: cán bộ, nhân viên văn phòng và công nhân làm việc tại nhà máy Trong năm 2023, cơ cấu phân bổ nhân sự của công ty được tổ chức hợp lý nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Tên nhóm Số lượng (người)
Phòng thiết kế hệ thống lạnh 15
Phòng thiết kế hệ thống điện 16
Tổ sản xuất bình áp lực 05
Tổ sản xuất thiết bị cấp đông 11
Tổ bắn bi làm sạch bề mặt 02
Tổ lắp đặt đường ống 14
Tổ lắp đặt thiết bị cấp đông 05
Phòng mua hàng nhập khẩu 02
Phòng mua hàng trong nước 04
Bảng 1 – Thực trạng về đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách năm 2023
(Nguồn: Bảng Báo cáo Chấm công 2023 – Công ty Phan Bách)
Công ty Phan Bách hiện có 122 nhân sự làm việc tại văn phòng và nhà máy, theo dữ liệu từ Bảng chấm công cập nhật hàng ngày Để đo lường hiệu suất làm việc và đảm bảo phúc lợi cho cán bộ, công nhân viên, cần thiết phải có quy trình quản trị nhân lực chặt chẽ.
2.3.1 Thực trạng nguồn Nhân lực theo giới tính
Dựa vào dữ liệu Tổng hợp nhân sự Phan Bách tháng 12 năm 2023, số lượng Cán bộ, công nhân viên dựa trên giới tính như sau:
Giới tính Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Bảng 2 – Cơ cấu đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách theo giới tính năm 2023
(Nguồn: Dữ liệu Tổng hợp nhân sự Công ty Phan Bách năm 2023)
Từ bảng số liệu giới tính của đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 1 – Biểu đồ tròn thể hiện Thực trạng giới tính đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan
Bách năm 2023 (Nguồn: Dữ liệu Tổng hợp nhân sự Phan Bách 2023)
Theo biểu đồ tròn về tình hình giới tính của cán bộ, công nhân viên tại Công ty Phan Bách năm 2023, tỷ lệ nam giới chiếm tới 85%.
Tại một công ty, tỷ lệ nam giới so với nữ giới là 104:15%, tương ứng với 18 nữ nhân viên, cho thấy sự chênh lệch giới tính rõ rệt Do tính chất công việc nặng nhọc liên quan đến lắp ráp các linh kiện và hệ thống lạnh, việc tuyển dụng công nhân thường ưu tiên cho nam giới Nữ giới chủ yếu làm việc tại các vị trí trong Ban Giám đốc, Bộ phận Nhân sự, Bộ phận mua hàng và kế toán, tập trung vào các công việc văn phòng và theo dõi công nhân viên hàng ngày tại nhà máy.
2.3.2 Thực trạng nguồn Nhân lực theo độ tuổi
Dựa vào dữ liệu Tổng hợp nhân sự Phan Bách tháng 12 năm 2023, số lượng Cán bộ, công nhân viên dựa trên độ tuổi như sau:
BIỂU ĐỒ TRÒN THỂ HIỆN THỰC TRẠNG GIỚI TÍNH CÁC CÁN BỘ,
CÔNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY PHAN BÁCH NĂM 2023
Giới tính nữGiới tính nam
SVTH: Trương Chiêu Anh 18 Độ tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Bảng 3 – Cơ cấu đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách theo trình độ học vấn năm 2023
(Nguồn: Dữ liệu Tổng hợp nhân sự Công ty Phan Bách năm 2023)
Từ bảng số liệu giới tính của đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 2 – Biểu đồ tròn thể hiện Thực trạng về độ tuổi của đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan
Bách năm 2023 (Nguồn: Dữ liệu Tổng hợp nhân sự Phan Bách 2023)
BIỂU ĐỒ TRÒN THỂ HIỆN THỰC TRẠNG ĐỘ TUỔI ĐỘI NGŨ NHÂN
LỰC TẠI CÔNG TY PHAN BÁCH NĂM 2023
Dưới 30 tuổi Từ 30 - 40 tuổi Từ 40 - 50 tuổi Từ 50 tuổi trở lên
Tại Công ty, 52% công nhân viên dưới 30 tuổi đang làm việc ở vị trí nhân viên văn phòng hoặc công nhân công trình, với thâm niên lao động từ 6 tháng đến 3 năm.
Khoảng độ tuổi từ 30 – 40 tuổi chiếm tỷ lệ 24% là những nhân viên có trình độ chuyên môn đáp ứng khối lượng công việc
Nhóm tuổi từ 40 đến 50 chiếm 20% lực lượng lao động, chủ yếu là Ban Giám đốc với khoảng 20 năm kinh nghiệm, cùng với các nhân viên kỹ thuật và công nhân có tay nghề cao Sự linh hoạt trong kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và giao tiếp, cùng với các chế độ đãi ngộ dành cho nhân tài và nhân viên trung thành, giúp họ gắn bó lâu dài với công ty.
Nhóm tuổi từ 50 trở lên chiếm 4% tổng số nhân viên, tương đương với 5 người, chủ yếu thuộc nhóm bảo vệ và tài xế của Công ty Họ đã và đang gắn bó với Công ty đến thời điểm hiện tại.
2.3.3 Thực trạng nguồn Nhân lực theo trình độ học vấn
Dựa vào dữ liệu Tổng hợp nhân sự Phan Bách tháng 12 năm 2023, số lượng Cán bộ, công nhân viên dựa trên trình độ học vấn như sau:
Trình độ học vấn Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Bảng 4 – Trình độ học vấn đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách năm 2023
(Nguồn: Dữ liệu Tổng hợp nhân sự Công ty Phan Bách năm 2023)
Từ bảng số liệu về trình độ học vấn của đội ngũ nhân lực tại Công ty Phan Bách ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 3 – Biểu đồ tròn thể hiện Thực trạng về trình độ học vấn đội ngũ nhân lực tại Công ty
Vào năm 2023, Công ty Cổ phần Công Nghệ Phan Bách đã thực hiện tổng hợp dữ liệu về trình độ học vấn của đội ngũ nhân lực, cho thấy sự chú trọng vào việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công ty.
Cơ Điện Lạnh Phan Bách có đội ngũ nhân viên đa dạng với 5 cấp độ từ THCS đến ĐH, chủ yếu là tốt nghiệp Đại học và một số ít tốt nghiệp Cao Đẳng Phần lớn còn lại là công nhân, tài xế, bảo vệ và thợ phụ tại nhà máy Mỗi tổ, bộ phận hay phòng ban, dù làm việc tại nhà máy hay văn phòng, đều cần sự nghiêm túc và cẩn thận trong công việc Mỗi cá nhân có nhiệm vụ riêng phù hợp với trình độ và kỹ năng, nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu chung là hoàn thành dự án của công ty.
Công ty Phan Bách có cơ cấu nguồn nhân lực được phân chia thành hai khối chính: khối văn phòng, bao gồm Ban Giám đốc, và khối sản xuất Sự phân chia này giúp tối ưu hóa quản lý và phát huy hiệu quả làm việc trong từng lĩnh vực.
BIỂU ĐỒ TRÒN THỂ HIỆN THỰC TRẠNG TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN ĐỘI
NGŨ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY PHAN BÁCH NĂM 2023
THCS THPT TC CĐ ĐH
Công ty SVTH, do Trương Chiêu Anh sáng lập, có một đội ngũ sản xuất linh hoạt với các kỹ sư có khả năng làm việc tại văn phòng hoặc nhà máy tùy theo yêu cầu của từng dự án Đội ngũ này cũng tham gia giám sát và theo dõi các công trình mà Công ty Phan Bách đang thi công hệ thống lạnh hoặc cung cấp sản phẩm cho khách hàng doanh nghiệp.
Tại Công ty Phan Bách, quy trình quản trị nguồn nhân lực đối với đội ngũ cán bộ và công nhân viên có sự linh động do đặc thù của khối sản xuất Việc kiểm soát các quy trình và công tác liên quan đến công nhân viên cần được thực hiện một cách chặt chẽ và rõ ràng, nhằm hạn chế tối đa những sai sót không đáng có do điều kiện làm việc khác nhau.
THỰC TRẠNG CÁC CÔNG TÁC TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Với quy mô nguồn nhân lực chia thành hai khối chính là khối văn phòng, bao gồm cán bộ và nhân viên, và khối sản xuất, gồm kỹ sư và công nhân, việc xây dựng quy trình nhân sự cần phải cụ thể và rõ ràng Thực tập sinh nhân sự sẽ được thực tập tại văn phòng quận để hiểu sâu hơn về quy trình này.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn và vừa đang sử dụng phương pháp chấm công bằng cách quét mã vân tay để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên Trong khi đó, một số doanh nghiệp nhỏ vẫn duy trì phương pháp chấm công thủ công trên giấy và cập nhật dữ liệu qua phần mềm Excel Tại Phan Bách, việc chấm công sẽ được thực hiện theo hình thức thủ công, với nhân viên Bộ phận Hành chính Nhân sự in danh sách nhân viên hàng tuần từ thứ 2 đến thứ 7 Mỗi ngày, nhân viên sẽ đến văn phòng để ký tên vào danh sách làm việc.
SVTH: Trương Chiêu Anh 22 ghi lại thời gian tăng ca từ ngày trước Nhân viên Nhân sự sẽ đánh dấu (X) vào thời gian chấm công, sau đó chụp ảnh giấy báo cáo chấm công kèm theo thông tin cập nhật và gửi đến Nhóm báo cáo chấm công hằng ngày trên Zalo, mạng xã hội chủ yếu được sử dụng tại Công ty để báo cáo và cập nhật tình hình nhân viên tại văn phòng mỗi ngày.
Tính đến tháng 12 năm 2023, quy trình báo cáo chấm công được cập nhật yêu cầu mỗi nhân viên ghi thêm thời gian vào làm tại ô ký tên xác nhận để đảm bảo thời gian làm việc chính xác Trong mỗi ngày làm việc, nhân viên Nhân sự sẽ thực hiện chấm công hai lần, vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều, nhưng nhân viên không cần ký lại vào buổi chiều Mẫu báo cáo chấm công hiện tại của Công ty Phan Bách được thiết kế theo mẫu cụ thể.
(Nguồn: Bảng chấm công Văn phòng Lý Tự Trọng Công ty Phan Bách)
Cuối mỗi ngày làm việc, nhân viên Nhân sự sẽ kiểm tra báo cáo chấm công từ các nhóm trên Zalo và cập nhật dữ liệu vào mẫu Excel Họ sử dụng các hàm và công thức để tính toán ngày công, nghỉ phép và tăng ca Sau khi hoàn tất, dữ liệu sẽ được xuất và gửi qua email đến Ban Giám đốc, Bộ phận Nhân sự và các Trưởng bộ phận liên quan.
Nhân viên Bộ phận Nhân sự tại các công trình thực hiện chấm công cho công nhân bằng cách yêu cầu ký tên và cập nhật thông tin kèm theo ảnh bảng báo cáo Đối với từng công trình, họ còn chụp hình các công nhân và gửi kèm thông tin như ngày tháng năm và địa điểm vào mỗi buổi sáng lên nhóm Zalo để làm tư liệu báo cáo.
Là một thực tập sinh Nhân sự, tôi nhận thấy rằng quy trình báo cáo chấm công hiện tại rất chi tiết và rõ ràng, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian Mỗi báo cáo chấm công thường mất từ
Mỗi buổi làm việc từ 20 đến 30 người, quy trình chấm công thủ công kết hợp với việc cập nhật số liệu trên Excel có cả ưu điểm và nhược điểm Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức chấm công phù hợp cần dựa vào quy mô và cơ cấu nguồn nhân lực, nhằm đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể và dễ dàng kiểm soát.
Tại Công ty Cổ phần Công Nghệ Cơ Điện Lạnh Phan Bách, quy trình tuyển dụng được thiết kế phù hợp với văn hóa và kế hoạch của tổ chức, phản ánh nét đặc trưng riêng của doanh nghiệp Quy trình này được xây dựng bởi Phó Tổng Giám đốc và Phòng Nhân sự, hiện đang có hiệu lực và được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự cho các vị trí trong công ty, kèm theo các biểu mẫu cần thiết trong quá trình thực hiện.
SVTH: Trương Chiêu Anh 24 Ảnh 14 – Quy trình Tuyển dụng Công ty Phan Bách
Quy trình tuyển dụng tại Công ty Phan Bách bắt đầu bằng việc xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí cần tuyển Bản mô tả này bao gồm thông tin chi tiết về nhiệm vụ công việc và yêu cầu đầu vào của ứng viên.
Bước thứ 3, Phòng Nhân sự tiếp nhận yêu cầu và xây dựng kế hoạch tuyển dụng dựa trên các tiêu chí như yêu cầu, số lượng, chi phí và phương án thực hiện.
Bước thứ 5 trong quy trình tuyển dụng là tìm kiếm hồ sơ ứng viên trên các nền tảng đã được lên kế hoạch Hiện tại, Bộ phận Hành chính Nhân sự đang sử dụng CareerBuilder và các nhóm trên Facebook để đăng tuyển cho các vị trí như nhân viên Marketing, nhân viên IT phần cứng, và nhân viên kinh doanh nông – thủy sản.
ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KINH DOANH CÔNG TY PHAN BÁCH VÀ CÁC CÔNG TÁC, QUY TRÌNH THỰC TIỄN TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Phan Bách đang dần ổn định theo định hướng của Ban lãnh đạo Mỗi quy trình và công tác đều có những điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực và đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hơn.
Trong quá trình hoạt động, các điểm mạnh trong quy trình tại Công ty Phan Bách và Bộ phận Hành chính Nhân đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty Sự thành công không chỉ đến từ đội ngũ quản trị giỏi mà còn từ sự cống hiến của các công nhân viên nhiệt huyết và những đãi ngộ tốt mà Công ty dành cho nhân viên.
Công ty Phan Bách hiện có quy mô nguồn nhân lực lớn, được chia thành hai khối văn phòng và công nhân Đặc biệt, 52% nhân viên dưới 30 tuổi cho thấy đội ngũ trẻ, năng động và sáng tạo Ngoài ra, công ty còn sở hữu đội ngũ kỹ sư giỏi và Ban lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao cùng với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành.
Cơ cấu tổ chức hiện tại được phân chia rõ ràng theo từng phòng ban và bộ phận, giúp dễ dàng kiểm soát và thực hiện công việc Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo công việc với quản lý trực tiếp và ban lãnh đạo.
Báo cáo chấm công là quá trình ghi nhận sự hiện diện của nhân viên tại các phòng ban vào đầu giờ sáng và chiều một cách rõ ràng và cụ thể Ngoài việc thực hiện chấm công thủ công trên giấy, nhân viên cũng cần tuân thủ quy trình này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý thời gian làm việc.
Bộ phận Hành chính Nhân sự sẽ thực hiện báo cáo chấm công qua nhóm Zalo, cập nhật sĩ số và hiện diện của nhân viên hai lần mỗi ngày, bao gồm cả nhân viên văn phòng, kỹ sư và công nhân tại nhà máy cũng như các công trình Nhờ vào các báo cáo cập nhật từ Phòng Nhân sự, Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi sự hiện diện, vắng mặt của nhân viên cùng lý do và tình trạng nghỉ phép.
Các chế độ đãi ngộ và phúc lợi hiện có tại Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân tài Những phúc lợi hấp dẫn này không chỉ thu hút nhân viên mà còn tạo động lực làm việc lâu dài.
• Phụ cấp cơm trưa 40.000đ/ngày
• Phụ cấp xăng xe – điện thoại: 325.000đ/tháng
• Thưởng các dịp lễ, tết: Ngày phụ nữ Việt Nam thưởng 200.000đ/người, lương tháng 13, thưởng Tết
Chúng tôi cung cấp hỗ trợ tài chính cho các nhân viên không vi phạm kỷ luật, giúp họ vượt qua khó khăn kinh tế trong các vấn đề gia đình và đám cưới Số tiền hỗ trợ ứng trước có thể lên đến 50.000.000đ và sẽ được trừ dần vào lương.
• Tăng ca có lương; nghỉ chưa hết phép năm sẽ được chuyển thành tiền thưởng
Công ty cung cấp hỗ trợ xe đưa đón cho nhân viên đi công tác, trang bị thiết bị làm việc đầy đủ, và tạo điều kiện chỗ ở cho công nhân viên làm việc tại nhà máy, đặc biệt là những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn về nơi ở.
Tại Phan Bách, nhân viên, công nhân và thực tập sinh cần tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật Phòng Nhân sự sẽ hướng dẫn và hỗ trợ trong quá trình thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
SVTH: Trương Chiêu Anh 35 sẽ mua bảo hiểm tai nạn rủi ro cho nhân viên, nhằm đảm bảo an toàn cho họ trong quá trình làm việc.
Phan Bách luôn tạo điều kiện tốt nhất về vật chất và tinh thần cho nhân viên, giúp họ sẵn sàng làm việc và gắn bó lâu dài với công ty Cách quản trị của Ban lãnh đạo hỗ trợ nhân viên tìm ra giải pháp cho các vấn đề công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả.
Mặc dù có nhiều điểm mạnh, nhưng tổ chức vẫn tồn tại những điểm yếu trong quy trình và văn hóa doanh nghiệp Cần nhận diện những vấn đề này và đưa ra phương hướng cải thiện để nâng cao hiệu quả công tác và quy trình, từ đó giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện hơn.
Tình hình kinh doanh của Phan Bách hiện nay đang gặp khó khăn do suy thoái kinh tế và việc nhận diện thương hiệu chưa được chú trọng Mặc dù việc truyền miệng từ khách hàng cũ giúp doanh nghiệp có thêm dự án mới, nhưng giám đốc Bộ phận Kinh doanh vẫn phải chủ động tìm kiếm khách hàng qua các chuyến công tác triển lãm ở nước ngoài Trong bối cảnh hiện tại, số lượng khách hàng mới tự tìm đến và hợp tác với công ty rất hạn chế.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG TÌNH HÌNH KINH DOANH CÔNG TY PHAN BÁCH VÀ CÁC CÔNG TÁC TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TÌNH HÌNH KINH DOANH
Tại Công ty Phan Bách, Ban lãnh đạo đang nỗ lực giảm thiểu rủi ro từ những điểm yếu trong hoạt động doanh nghiệp và quản lý nhân lực Các phòng ban hợp tác chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ và đề xuất giải pháp, nhằm biến khó khăn thành cơ hội, từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu phát triển bền vững trong năm 2024.
Trong bối cảnh kinh doanh khó khăn, Công ty Phan Bách cần xây dựng một đội ngũ Marketing mạnh mẽ hơn để nâng cao thương hiệu và tạo sự ghi nhớ cho khách hàng doanh nghiệp Việc đẩy mạnh quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông qua các nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok, và YouTube, cùng với quảng cáo hình ảnh, sẽ giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tiếp cận công ty Đồng thời, nâng cao dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng thông qua việc thành lập phòng chăm sóc khách hàng để giải quyết thắc mắc và khiếu nại sẽ góp phần tạo dựng lòng tin và sự hài lòng từ phía khách hàng.
- Tham gia các hội chợ, triển lãm trong nước và ngoài nước để quảng bá thương hiệu và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng
Tham gia các ngày hội việc làm tại trường Đại học và Cao đẳng không chỉ giúp quảng bá thương hiệu mà còn tạo cơ hội cho sinh viên thực tập, từ đó thu hút nhân tài về đội ngũ nhân viên.
Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp nâng cao chất lượng hàng hóa.
GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TÁC TẠI BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Tại Công ty Phan Bách, Bộ phận Hành chính Nhân sự đã đề xuất các phương pháp cải thiện quy trình làm việc để khắc phục những khó khăn hiện tại Bộ phận Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với người lao động; nếu gặp khó khăn, sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và tiến độ công việc Do đó, việc đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động của Bộ phận Nhân sự là cần thiết để đảm bảo sự ổn định trong quản trị đội ngũ nhân lực.
Báo cáo chấm công cần sử dụng các công cụ hỗ trợ để tiết kiệm thời gian, với máy quét vân tay trở thành lựa chọn phổ biến cho nhân viên văn phòng Những thiết bị này giúp ghi lại chính xác thời gian làm việc của nhân viên, từ đó hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc tính lương và thưởng Để tiết kiệm thời gian hơn, nhân sự có thể gửi báo cáo chấm công qua email đến Ban lãnh đạo 2-3 ngày một lần Tuy nhiên, công nhân tại nhà máy vẫn phải sử dụng phương pháp chấm công thủ công do tính chất thời gian làm việc không cố định.
Công tác tuyển dụng cần có yêu cầu và kế hoạch rõ ràng từ các phòng ban để Bộ phận Hành chính Nhân sự xác định nhu cầu tuyển dụng Việc xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, bao gồm phúc lợi, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc, sẽ giúp thu hút ứng viên tiềm năng Bản mô tả cụ thể về phúc lợi cũng là yếu tố quan trọng để khuyến khích ứng viên nộp đơn.
Đội ngũ nhân lực hiện tại tại công ty có ưu điểm năng động, sáng tạo và nhiệt huyết, tuy nhiên, kinh nghiệm còn hạn chế Do đó, cần thiết phải triển khai các khóa đào tạo, tập huấn và huấn luyện nhằm nâng cao năng lực, trình độ và tay nghề cho công nhân viên.
Cần có sự phân chia công việc rõ ràng trong Bộ phận Hành chính Nhân sự để tránh tình trạng giao việc chéo Việc thiếu Quản lý Nhân sự dẫn đến việc phân công không hợp lý, do đó, đề xuất tuyển dụng thêm một nhân viên hành chính là cần thiết Nhân viên này sẽ đảm nhiệm các công việc như đóng dấu, scan hồ sơ và gửi email các tài liệu đã scan đến Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan, nhằm tránh chậm trễ trong lưu trữ và gửi bản mềm Bên cạnh đó, việc chuẩn bị các công tác hành chính như chuẩn bị đồ cúng, gửi và nhận hồ sơ cũng rất quan trọng để không ảnh hưởng đến quy trình làm việc của Bộ phận Hành chính Nhân sự và các bộ phận khác.
Việc chi trả lương chậm ảnh hưởng đáng kể đến nhân viên mới nhận việc, trong khi các cán bộ, công nhân viên đã làm việc từ 2 tháng trở lên sẽ không gặp khó khăn trong quy trình nhận lương, vì họ đã vượt qua tháng đầu tiên không nhận lương đúng hạn Mặc dù đây là đặc trưng tại Công ty Phan Bách, nhưng tình trạng trả lương chậm vẫn tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Để nâng cao khả năng cống hiến của nhân viên mới, công ty cần xem xét việc đẩy nhanh tiến độ trả lương, thay vì chậm một tháng như hiện tại Một giải pháp khả thi là cho phép nhân viên mới ứng trước một phần lương trong tháng đầu tiên, với mức quy định từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ Điều này sẽ giúp xóa bỏ rào cản trong việc nhận việc và tạo động lực cho nhân viên mới.
Để cải thiện những nhược điểm trong quy trình và công tác tại Bộ phận Hành chính Nhân sự của Công ty Phan Bách, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Những cải tiến này không chỉ giúp hoàn thiện quy trình làm việc mà còn góp phần nâng cao tình hình kinh doanh của công ty Chúng tôi hy vọng rằng với những nỗ lực này, Công ty Phan Bách sẽ đạt được thành công bền vững hơn trong năm 2024 và các năm tiếp theo.
Mặc dù Công ty Phan Bách đang đối mặt với thách thức trong việc nhận diện thương hiệu và tìm kiếm khách hàng mới, đội ngũ lãnh đạo tài năng cùng nhân viên năng động và nhiệt huyết sẽ triển khai các kế hoạch và chiến lược phát triển mạnh mẽ trong năm 2024.