Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân
Trang 1CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
VẬN DỤNG MỘT SỐ TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN CLOUD OFFICE TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
TỈNH HÒA BÌNH
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
1 Lí do chọn chuyên đề
Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quantrình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu Các loại văn bản này đều cónhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này Bởi vìđây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp
lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, đối với mỗi cơquan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyênquan trọng mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằngvăn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý vănbản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các
hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản Theo đó, việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi
là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết vănbản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việcsoạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyếtcông việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn
vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tácvăn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác vănthư không phải của riêng những người làm văn thư
Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời,tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu,
Trang 3cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực,tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc
Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong
là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với nhữngvăn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ cógiá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó Chonên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị Khônggian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu Nhiều đơn
vị, các hồ sơ tài liệu mới thậm chí được chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cáttông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, giannan và mất rất nhiều thời gian
Vì thế, các nhà quản lý hiện nay không ngừng tìm kiếm giải pháp quản lý tối ưu,chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình, giải pháp phần mềmquản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triểncông nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nướcnhư Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọntriển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quảquản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư Giải phóng khônggian lưu trữ tài liệu Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nângcao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết địnhcũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung
Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽcông nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để ápdụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổchức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư lưu trữ, góp phần quan trọngcho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính, sẵn sàng tham gia hội nhập vớikhu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới
Trang 42 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề
2.1 Mục tiêu
Chuyên đề của chúng tôi hướng đến các mục tiêu nghiên cứu chính sau:
- Một là, làm rõ khả năng ứng dụng của phần mềm Cloud Office trong việc quản
lý văn bản ở Chi cục văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình;
- Hai là, đề xuất cách thức dụng để giúp Chi cục văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa
Bình sử dụng phần mềm Cloud Office như một công cụ mới để quản lý văn bản
2.2 Nhiệm vụ
Để có thể thực hiện được các mục tiêu trên, chúng tôi xác định được mình phảilàm rõ các nhiệm vụ sau:
- Một là, tìm hiểu về tính năng của phần mềm Cloud Office;
- Hai là, chỉ ra những khả năng ứng dụng của phần mềm Cloud Office;
- Ba là, tìm hiểu về quy trình quản lý văn bản của Chi cục văn thư và Lưu trữ tỉnh
Hòa Bình
3 Lịch sử nghiên cứu của đề tài
Theo nhìn nhận chung thì chuyên đề được thực hiện theo một hướng nghiên cứumới và chúng tôi sẽ tập trung các kết quả nghiên cứu khảo sát thực tiễn trong suốt quátrình thực tập thực tế và kiến thức chuyên ngành để có thể đem lại những thông tin bổ trợcần thiết trong quá trình thực hiện chuyên đề
4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Chuyên đề do chúng tôi thực hiện tập trung vào đối tượng nghiên cứu sau:
- Một là, các tính năng của phần mềm Cloud Office
Trang 5- Hai là, khả năng ứng dụng của phần mềm Cloud Office
- Ba là, giải pháp để ứng dụng một số tính năng của phần mềm Cloud Office
nhằm nâng cao hiệu của quả việc quản lý văn bản ở Chi cục văn thư và lưu trữ tỉnh HòaBình
4.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian:
Phạm vi không gian của chuyên đề là khả ứng dụng một số tính năng của phầnmềm Cloud Office trong việc nâng cao hiệu quả của việc quản lý văn bản ở Chi cục vănthư và lưu trữ tỉnh Hòa Bình
Phạm vi thời gian:
Phạm vi thời gian của chuyên đề là từ thời điểm chúng tôi bắt đầu đi thực tập đểkhảo sát thực tiễn cho đến lúc kết thúc thực tập
5 Phương pháp nghiên cứu
Chuyên đề do chúng tôi thực hiện sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sautrên cơ sở của chủ nghĩa Mác-Lênin:
Một là, sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm phân tích tài liệu để tổnghợp những thông tin bổ trợ quan trọng và cần thiết cho chuyên đề;
Hai là, sử dụng phương pháp tìm kiếm tài liệu nhằm tìm kiếm những tài liệu cóliên quan từ nhiều nguồn khác nhau để có thêm nhiều thông tin bổ trợ khác cho chuyênđề;
Ba là, sử dụng phương pháp khảo sát thực tế nhằm thực hiện một số khảo sát thực
tế nhằm phục vụ cho chuyên
Trang 6CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC TIỄN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở CHI CỤC VĂN
THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH HÒA BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình
Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình là một đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh
và UBND Hòa Bình được thành lập vào ngày 9 tháng 3 năm 2011 dựa trên Quyết định số331/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư và Lưu trữ, Sở Nội vụ và qua điều số
1 của Quyết định
“Thành lập Chi cục Văn thư và Lưu trữ (Trên cơ sở kiện toàn, sắp xếp, tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện có trực thuộc Sở Nội vụ).”
1.1.1 Vị trí chức năng của Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội vụ,tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tácvăn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định củapháp luật
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạtđộng của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật
Trang 71.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình
1.1.2.1 Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phầntài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị”của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị”bảo quản tạicơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;g) Tổ chức tập huấn,bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
Trang 8k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
1.1.2.2 Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của tỉnh
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản,thống kê tài liệu lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội
vụ giao
1.1.3 Tổ chức bộ máy và biên chế của Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Hòa Bình
Trang 9Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và các phòngchuyên môn, nghiệp vụ Giám đốc Sở Nộivụ quyết định cơ cấu tổ chức và quy định chứcnăng, nhiệm vụ của các phòngchuyên môn thuộc Chi cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữlà biên chế quản lý nhà nước trong tổngbiên chế của Sở Nội vụ được Ủy ban nhândân tỉnh giao hàng năm
1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, trung tâm trực thuộc Chi cục Văn thư và Lưu trữ
1.2.1 Phòng Hành chính - Tổng hợp
1.2.1.1 Vị trí, chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp là tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (gọi tắt làChi cục), có chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Chi cục thực hiện công tác thông tin,tổng hợp, theo chương trình, kế hoạch công tác; các hoạt động nội bộ của Chi cục theoquy định của pháp luật
2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức của Chi cục thực hiện cácchương trình, kế hoạch, nội quy, quy định, quy chế sau khi được cấp có thẩm quyền banhành;
- Thực hiện nhiệm vụ thông tin, tổng hợp, thống kê, xây dựng báo cáo định kỳ, độtxuất về tình hình kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chi cục báo cáo Lãnh đạoChi cục và Lãnh đạo Sở Nội vụ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê tổng hợp về văn thư, lưu trữ của tỉnh hàng năm vớiLãnh đạo Sở và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Xây dựng lịch công tác của Chi cục và Lãnh đạo Chi cục; theo dõi tổng hợp kếtquả đánh giá phân loại công chức, viên chức của Chi cục hàng tháng, quý, năm; ghi biên
Trang 10bản các cuộc họp Chi cục, thông báo kết luận của Lãnh đạo Chi cục sau cuộc họp Chi cụctheo yêu cầu của Lãnh đạo Chi cục;
- Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, kho vật tư, quỹ tiền mặt,dấu cơ quan theo quy định; máy phô tô, máy fax
- Mua sắm vật tư văn phòng, máy móc, thiết bị văn phòng và các tài sản khácnhằm phục vụ công tác của Chi cục và công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan khiđược lãnh đạo Chi cục đồng ý;
- Đề xuất Lãnh đạo Chi cục về vị trí việc làm, bản mô tả công việc của công chức,viên chức; bố trí sắp xếp công chức, viên chức; thực hiện giải quyết các chế độ, chínhsách đối với công chức, viên chức và nhân viên của Chi cục theo phân cấp quản lý cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động của Sở Nội vụ và quy định của Nhà nước;
- Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách của Chi cục; phục vụ các Hội nghị, hộithảo, tập huấn và các buổi làm việc do Chi cục tổ chức;
- Giúp Chi cục trưởng quản lý trụ sở làm việc, kinh phí và tài sản công của Chicục theo quy định của Nhà nước;
- Giúp Lãnh đạo Chi cục thực hiện các công tác phòng chống cháy nổ, tự vệ, bảo
vệ cơ quan;
- Đôn đốc và thực hiện Luật Cán bộ công chức, Luật Viên chức, Quy chế văn hoácông sở kỷ luật kỷ cương hành chính, chất lượng công vụ và Quy tắc ứng xử đảm bảovăn minh, lịch sự, công tác vệ sinh, môi trường, trong cơ quan;
- Phối hợp với phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ giúp Chi cục trưởng tham mưuLãnh đạo Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưutrữ của tỉnh hàng năm, giai đoạn;
- Triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức của Chicục và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trênđịa bàn tỉnh;
Trang 11- Chủ trì phối hợp với phòng chuyên môn, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chicục, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ;tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật đối với công chức, viên chức, nhân viên củaChi cục;
- Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng nội bộ Chi cục theo quy định của phápluật và của Sở Nội vụ;
- Quản lý hồ sơ nhân viên hợp đồng tại Chi cục theo Nghị định 68/2000/NĐ-CPcủa Chính phủ;
- Giúp Lãnh đạo Chi cục phối hợp với các tổ chức đoàn thể chăm lo đời sống vậtchất, tinh thần cho công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan theo Quy chế chi tiêunội bộ của Chi cục; đề xuất Lãnh đạo Chi cục (hoặc được Lãnh đạo Chi cục uỷ quyền)thăm viếng công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan và một số trường hợp khác khi
có việc ốm đau, đám hiếu theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao
1.2.2 Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ
1.2.2.1 Vị trí, chức năng
Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ là tổ chức của Chi cục, có chức năng thammưu giúp Chi cục trưởng thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ củatỉnh theo quy định của pháp luật
Trang 12- Giúp Chi cục trưởng thẩm định hồ sơ, tài liệu có thông tin trùng lặp thuộc Lưutrữ lịch sử tỉnh trình Giám đốc Sở Nội vụ ra quyết định tiêu hủy;
- Giúp Chi cục Trưởng thẩm định hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trình Giám đốc Sở Nội vụ thỏathuận trước khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định tiêu huỷ;
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mụcnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Xây dựng văn bản hướng dẫn, quy định, chế độ chính sách về văn thư, lưu trữtrình cấp có thẩm quyền ban hành; báo cáo tình hình thực hiện quy định, chế độ với cáccấp, ngành cấp trên theo quy định;
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm việc thực hiện các quy định của pháp luật
về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trình cấp có thẩm quyền banhành và thực hiện kiểm tra theo kế hoạch đã được phê duyệt, báo cáo kết quả kiểm tra vớiGiám đốc Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theoquy định;
- Xây dựng, trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt kế hoạch và tổ chức tập huấn,bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ củacác cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh;
- Giúp Chi cục trưởng phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao
1.3 Thực tại công tác quản lý văn bản đến tại Chi cục văn thư và lưu trữ tỉnh Hòa Bình
Trang 131.3.1 Khảo sát và nhận xét về hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
Chi cục Văn thư Lưu trữ bao gồm các hệ thống văn bản hành chính sau:
c) Hệ thống văn bản chuyên môn
Hệ thống văn bản chuyên môn tại Chi cục Văn thư lưu trữ gồm có:
- Quyết định về việc thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ
- Quy định chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban chuyên môn
- Hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
- Kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
- Kế hoạch chỉnh lý tài liệu
- Tài liệu về tập huấn công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hòa Bình
- Tài liệu về công tác thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ trên địa bàntỉnh
- Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ lịch sử
- Biên bản kiểm tra kho, các thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác
1.3.2 Khảo sát, tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan