Khối tài liệu khoa học công nghệ Được tổ chức thành các nhóm nào tổ chức tài liệu thành các nhóm tác Động thế nào Đến công tác thu

Khái niệm “Tài liệu khoa học công nghệ” Tài liệu khoa học công nghệ là một trong các loại tài liệu mang đầy đủ đặc điểmcủa tài liệu lưu trữ, tài liệu khoa học công nghệ có giá trị t

 BÀI TẬP CUỐI KỲ MÔN LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

GIẢNG VIÊN: TS NGUYỄN LIÊN HƯƠNG SINH VIÊN: ĐINH TRUNG HIẾU LỚP: K62 LƯU TRỮ HỌC

MÃ SINH VIÊN: 17032261

Câu 1: Khối tài liệu khoa học-công nghệ được tổ chức thành các nhóm nào? Tổ chức tài liệu thành các nhóm tác động thế nào đến công tác thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ?

BÀI LÀM

1.1 Giải thích một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Tài liệu khoa học công nghệ”

Tài liệu khoa học công nghệ là một trong các loại tài liệu mang đầy đủ đặc điểmcủa tài liệu lưu trữ, tài liệu khoa học công nghệ có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sửđược sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, hành chính và cá nhân không kể nóđược sản sinh trong thời kỳ nào và trên vật mang tin gì về các lĩnh vực:

+ Xây dựng cơ bản;

+ Chế tạo sản phẩm công nghệ;

+ Hoạt động nghiên cứu khoa học;

+ Điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên

1.1.2 Khái niệm “Khoa học”

Khoa học (tiếng Anh: Science) là hệ thống kiến thức về những định luật, cấutrúc và cách vận hành của thế giới tự nhiên, được đúc kết thông qua việc quan sát, mô tả,

đo đạc, thực nghiệm, phát triển lý thuyết bằng các phương pháp khoa học Thông qua cácphương pháp nghiên cứu có kiểm soát, nhà khoa học sử dụng cách quan sát các dấu hiệubiểu hiện mang tính vật chất và bất thường của tự nhiên nhằm thu thập thông tin, rồi sắpxếp các thông tin đó thành dữ liệu để phân tích nhằm giải thích cách thức hoạt động, tồntại của sự vật hiện tượng

1.1.3 Khái niệm “Công nghệ”

Công nghệ chủ yếu là các giải pháp kỹ thuật dùng để biến các nguồn lực thành sảnphẩm và có thể kèm theo hay không kèm theo thiết bị phương tiện chuyên dụng Sảnphẩm công nghệ chủ yếu là sáng chế và quy trình kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa về địnhtính và định lượng để trực tiếp làm ra một sản phẩm có tính năng, tác dụng nhất định

1.1.4 Ý nghĩa và tác dụng của “Tài liệu khoa học công nghệ”

 Làm căn cứ cho việc thiết kế công trình, sản phẩm công nghệ;

 Làm căn cứu cho hoạt động thi công công trình, chế tạo sản phẩm, lắp ráp máymóc, kiểm tra, giám sát chất lượng kỹ thuật thi công công trình hoặc chế tạo sản phẩmcông nghiệp;

 Được sử dụng làm bằng chứng tin cậy để quy trách nhiệm cho cơ quan, tổ chứchoặc các cá nhân nếu có sự cố xảy ra trước thời hạn quy định;

 Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân triển khai ứng dụng hiệu quả nghiêncứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống;

 Giúp các cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân nắm được các nguồn tài nguyênkhoáng sản;

 Được sử dụng rộng rãi cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế - Quốc dân để dựbáo thời tiết, dự báo thủy văn trên các con song, biển;

 Đặc biệt, tài liệu khoa học kĩ thuật được làm căn cứ để tư vấn thiết kế côngtrình phục vụ việc chống lún, rung, chống động đất, chống lũ lụt của các công trình xâydựng;

1.2 Tổ chức phân loại tài liệu khoa học công nghệ thành các nhóm

Việc phân loại tài liệu khoa học công nghệ là căn cứ vào những đặc trưng của từngloại tài liệu khoa học công nghệ để sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý ở trongtừng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ.

Khi phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ thường căn cứ vào các đặc trưng

bộ tài liệu (Bộ thiết kế, bộ báo cáo khoa học, bộ tài liệu địa chất ), trình tự thu thập tàiliệu vào kho lưu trữ, kích thước hoặc vật liệu làm ra tài liệu Các đặc trưng phân loại tàiliệu lưu trữ hành chính trong một phông lưu trữ như cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, vấnđề không áp dụng đối với tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ bởi vì, tài liệu khoa họccông nghệ không tổ chức theo phông lưu trữ

Đơn vị dùng để phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ là bộ tài liệu và đơn

vị bảo quản Trong phạm vi kho lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ thì dùng bộ tài liệulàm đơn vị để phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu Trong phạm vi từng bộ tài liệukhoa học công nghệ thì dùng đơn vị bảo quản làm đơn vị phân loại

Công tác phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ nếu làm tốt sẽ có tác dụngthiết thực trong việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, khai thác tài liệu được thuận lợi, nghiêncứu tài liệu được chính xác, tiết kiệm diện tích kho tàng và kinh phí mua sắm trang thiết

bị bảo quản

Phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ của mỗi ngành khoa học có nhữngđặc điểm khác nhau Nội dung phân loại tài liệu ngành xaah dựng cơ bản khác với phânloại tài liệu ngành nghiên cứu khoa học, hoặc ngành địa chất Sau đây chúng ta nghiêncứu nội dung công tác phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ của các ngành trên

1.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ theo nhóm xây dựng cơ bản

Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ ngành xây dựng cơ bản thường được phân loạitheo các đặc trưng: bộ thiết kế, theo thứ tự nhập tài liệu vào kho lưu trữ (dây chuyền).Trong phạm vi từng bộ tài liệu thì thường căn cứ vào các đặc trưng: giai đoạn thiết kế,vật liệu làm ra tài liệu, nội dung chuyên môn thiết kế, các bộ phận của công trình xâydựng để phân loại

1.2.1.1 Phân loại tài liệu xây dựng cơ bản theo bộ thiết kế

Trong nhiều kho lưu trữ kỹ thuật các cơ quan làm công tác xây dựng cơ bản hiệnnay thường áp dụng phân loại tài liệu khoa học công nghệ theo bộ thiết kế, phân loại tàiliệu lưu trữ xây dựng cơ bản theo bộ thiết kế là căn cứ vào nội dung tài liệu từng bộ thiết

kế để phân nhóm và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Tài liệu của mỗi bộ thiết kế đượctập hợp thành một nhóm và sắp xếp tài liệu phản ánh quá trình sản sinh tài liệu của côngtrình đó

Phân loại tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản theo bộ thiết kế chỉ được áp dụng chonhững kho lưu trữ kỹ thuật mà tài liệu thu thập vào kho lưu trữ trọn bộ thiết kế Có nghĩa

là những kho lưu trữ kỹ thuật thu thập tài liệu vào kho trong một lúc phải đầy đủ cho bộthiết kế Đối với những bộ thiết kế công trình xây dựng được thu thập tài liệu vào kho2,3 lần thì không áp dụng phương pháp phân loại theo bộ thiết kế Tuy nhiên, cũng cótrường hợp tài liệu của mỗi bộ thiết kế được thu thập vào kho kho lưu trữ nhiều lầnnhưng được tập trung lại theo từng bộ thiết kế thì cũng có thể áp dụng được phương phápphân loại này.

Nội dung công tác phân loại tài liệu xây dựng theo bộ thiết kế bao gồm:

Phân loại tài liệu các bộ thiết kế trong kho lưu trữ và phân loại tài liệu trong từng

bộ thiết kế ra thành từng đơn vị bảo quản

Các bộ thiết kế trong kho lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản được phân loại theo đặctrưng ngành chuyên môn sản sinh ra tài liệu Tài liệu của những bộ thiết kế thuộc về mộtngành chuyên môn thì sắp xếp vào một nhóm

Ví dụ: ở kho lưu trữ kỹ thuật của công ty tư vấn thiết kế công trình giao thông vậntải các bộ thiết kế sắp xếp theo chuyên ngành: Công trình đường sắt, công trình đườngbộ,công trình đường thuỷ Tài liệu trong phạm vi một ngành trên được sắp xếp theo thứ

tự thời gian nhập tài liệu vào kho lưu trữ

Tài liệu trong phạm vi một bộ thiết kế được phân loại bằng cách thể hiện mối liên

hệ giữa nội dung các tài liệu với nhau trong bộ thiết kế đó Tài liệu trong mỗi bộ thiết kếphân chia ra theo từng giai đoạn thành lập tài liệu Căn cứ vào đặc trưng này tài liệu củamỗi công trình xây dựng được phân ra nhóm tài liệu pháp lý bao gồm những văn bảnquan trọng về chủ trương xây dựng công trình, dự án tiền khả thi, dự án khả thi, luậnchứng kinh tế kỹ thuật, các văn bản quan trọng khác như tài liệu địa chất, thuỷ văn.Nhóm tài liệu thiết kế và dự toán gồm tài liệu thiết kế qua các giai đoạn thiết kế (thiết kế

sơ bộ, thiết kế kỷ thuật thiết kế tổ chưc thi công), các loại tài liệu làm bằng các vật liệukhác nhau

Trước đây, tài liệu xây dựng cơ bản được thiết kế trên những loại vật liệu khácnhau phục vụ cho quá trình tạo lập bản vẽ Các bản vẽ chì (còn gọi là bản mộc) tức bản

vẽ gốc phân chia thành một nhóm tài liệu Các bản vẽ lập trên giây can phân chia thanhmột nhóm tài liệu Các ban vẽ trên giấy in ô-gia-lít phân chia thành một nhóm tài liệu

Mỗi nhóm tài liệu trên căn cứ theo giai đoạn thiết kế của từng công trình xây dựng

mà có thể phân chia tài liệu theo một, hoặc hai, hoặc ba giai đoạn thiết kế Đối với những

công trình xây dựng thiết kế ba giai đoạn là thiết kế sơ bộ,thiết kế kỹ thuật,thiết kế thicông thì tài liệu thiết kế đó được chia ra ba nhóm theo ba giai đoạn thiết kế Đối vớinhững công trình xây dựng được thiết kế theo 2 giai đoạn là thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹthuật và thi công làm một giai đoạn thì tài liệu của nó được chia thành 2 nhóm theo haigiai đoạn thiết kế Những công trình xây dựng quy mô nhỏ, đơn giản thì thiết kế một giaiđoạn: trường hợp này toàn bộ tài liệu thiết kế chia thành một nhóm Trong phạm vi từnggiai đoạn thiết kế, tài liệu xây dựng cơ bản của mỗi công trình do các ngành chuyên mônthiết kế Vì thế việc phân loại tài liệu của từng giai đoạn thiết kế phải thể hiện rõ rằng tàiliệu của các ngành chuyên môn khác nhau Các ngành chuyên môn cơ bản thiết kế côngtrình dân dụng gồm :

 Tài liệu thiết kế kiến trúc

 Tài liệu thiết kế kết cấu

 Tài liệu thiết kế cấp thoát nước

 Tài liệu thiết kế về đIện

 Tài liệu trong một giai đoạn thiết kế của công trình xây dựng công nghiệp thì

do các ngành chuyên môn thiết kế như :

 Tài liệu thiết kế tổng mặt bằng

 Tài liệu thiết kế công nghệ

 Tài liệu thiết kế năng lượng

 Tài liệu thiết kế xây dựng, bao che

 Tài liệu thiết kế vệ sinh công nghiệp xử lý chất thải v v…

Nhóm tài liệu cuối cùng trong một bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản là nhómtài liệu hoàn công Nội dung tài liệu hoàn công gồmtài liệu thể hiện chính xác thực trạngcông trình đã được thi công, tài liệu nghiệm thu, đánh giá chất lượng công trình giữa bên

A và bên B, tài liệu bàn giao công trình sản phẩm, tổng kết đánh giá chất lượng côngtrình, sản phẩm đó.

Căn cứ vào kết quả công tác phân loại tài liệu trong mỗi bộ thiết kế để thành lậpcác đơn vị bảo quản

Phân loại tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ theo thiết kế có ưu điểm cơ bản làsau khi phân loại xong tài liệu bảo quản trong kho theo từng bộ thiết kế Toàn bộ tài liệucủa một bộ thiết kế được sắp xếp ở một vị trí, phản ánh mối liên hệ về nội dung của cáctài liệu với nhau

Vì thế, việc khai thác nghiên cứu tài liệu rất thuận lợi, việc tập hợp tài liệu theotừng bộ thiết kế rất nhanh chóng và chính xác Song, nhược điểm cơ bản của công tácphân loại theo thiết kế là chỉ áp dụng khi tài liệu thu thập vào kho lưu trữ trọn bộ thiết kế.Điều kiện này trong thực tế ở Việt nam hiện nay ít khi thoả mãn, vì thế áp dụng phươngpháp phân loại này vào thực tế ở các kho lưu trữ kỹ thuật hiện hành của cơ quan cónhững khó khăn

Nếu phân loại tài liệu theo bộ thiết kế mà không thoả mãn điều kiện nêu trên thìkhi sắp xếp tài liệu trên giá giữa các bộ thiết kế phải trừ khoảng trống để dự phòng chonhững tài liệu thu thập sau này Điều này gây nên tình trạng tài liệu sắp xếp trên giákhông liên tục gây nên lãng phí giá tủ, kho tàng Nếu các khoảng trống trên giá giữa các

bộ thiết kế không đủ để chứa hết những tài liệu bổ sung sau này thì phải di chuyển tài liệutrên giá để sắp xếp Việc làm đó sẽ mất thời gian, công sức và ảnh hưởng đến việc bảoquản hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ

Vì những ưu và nhược điểm trên nên phương pháp phân loại tài liệu xây dựng cơbản theo thiết kế nên áp dụng cho việc phân loại tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở cácTrung tâm Lưu trữ quốc gia, lưu trữ kỹ thuật các cơ quan sử dụng công trình Còn đối vớicác lưu trữ kỹ thuật cơ quan tư vấn thiết kế, thi công công trình, cơ quan phê duyệt côngtrình không nên áp dụng phương pháp phân loại này

1.2.1.2 Phân loại tài liệu xây dựng cơ bản theo phương pháp liên tục

Phân loại tài liệu lưu trữ xây dựng theo phương pháp liên tục được áp dụng tươngđối phổ biến ở các kho lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ hiện hành của các cơ quan ở

nước ta Bởi vì, tài liệu lưu trữ xây dựng ở các kho lưu trữ kỹ thuật không thu thập đượctrọn bộ thiết kế mà thu thập rảI rác trong nhiều thời đIểm khác nhau.

Phân loại tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản theo phương pháp liên tục là phân nhóm

và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ căn cứ theo nội dung tàI liệu và thứ tự nhập tài liệuvào kho lưu trữ

Trong quá trình thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản quy mô lớn, thờigian sản sinh tài liệu tương đối kéo dài, có những đồ án thiết kế giữa chừng bị gián đoạn

vì nhiều lý do khác nhau Vì thế, tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản của nhiều công trình thuthập vào các kho lưu trữ không trọn bộ thiết kế, xuất phát từ đặc đIểm này lưu trữ học đã

áp dụng phân loại tài liệu theo phương pháp liên tục

Theo phương pháp phân loại liên tục thì tài liệu sắp xếp trên giá, tủ ở trong kholưu trữ không theo bộ thiết kế mà theo thứ tự nhập tài liệu vào kho lưu trữ Tài liệu nàonhập vào kho lưu trữ trước thì được phân loại sắp xếp lên giá trước, tài liệu nào nhập vàokho lưu trữ sau thi được phân nhóm và sắp xếp lên giá sau

Vì thế, tài liệu của các bộ thiết kế ở trong kho lưu trữ sắp xếp xen kẽ với nhau Tàiliệu của một bộ thiết kế phải sắp xếp ở nhiều chỗ khác nhau trong kho Đối với những tàiliệu thu thập vào kho lưu trữ chưa lập thành đơn vị vảo quản thì phải tiến hành phân loại

và lập đơn vị bảo quản những tài liệu đó Mỗi nhóm tài liệu của một bộ thiết kế được thuthập vào kho lưu trữ trong một thời gian nào đó sẽ được phân loại thành các đơn vị bảoquản

Nếu nhóm tài liệu có số lượng ít, nội dung đề cập đến một vấn đề cụ thể thì phânthành một đơn vị bảo quản, nếu nhóm tài liệu có số lượng nhiều, nội dung đề cập đếnnhiều vấn đề cụ thể thì mỗi vấn đề phân thành một đơn vị bảo quản

Ví dụ, kho lưu trữ của công ty tư vấn thiết kế các công trình giao thông vận tảIcùng một thời gian thu thập vào kho ba nhóm tài liệu của 3 bộ thiết kế là: thiết kế sơ bộcầu Bến Thuỷ (Nghệ an), nhiệm vụ thiết kế cầu Chương Dương (Hà nội) và thiết kế kỹthuật cầu Lai Vu (Hải Dương) thì những tài liệu đó được phân loại như sau: thiết kế sơ bộcầu Bến Thuỷ có số lượng tài liệu ít, nội dung đề cập đến một vấn đề (thiết kế sơ bộ) chonên phân thành một nhóm bằng một đơn vị bảo quản; thiết kế kỹ thuật cầu Lai Vu có sốlượng tài liệu nhiều, nội dung đề cập đến các trụ cầu số 1, số 2, số 3 … cho nên phânthành các đơn vị bảo quản như sau:

+ Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 1 thành 1 ĐVBQ;

+ Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 2 thành 1 ĐVBQ;

+ Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 3 thành 1 ĐVBQ

Chúng ta thấy khi phân loại tài liệu theo phương pháp liên tục thì tài liệu trong khosắp xếp xen kẽ giữa các bộ thiết kế, cách sắp xếp tài liệu trong kho như vậy sẽ gây khókhăn cho công tác tra tìm, khai thác Để khắc phục nhược đIểm này, giới thiệu nội dungtài liệu của từng bộ thiết kế phục vụ tra tìm tài liệu thì phải thành lập bộ thẻ công trình.

Bộ thẻ công trình giới thiệu nội dung tài liệu của từng công trình xây dựng giúp độc giảtra tìm tài liệu một cách nhanh chóng

Cách làm bộ thẻ công trình như sau Mỗi đơn vị bảo quản khi đăng ký vào vào sổthống kê thì đồng thời được mô tả lên một tấm thẻ, một bộ thiết kế có bao nhiêu đơn vịbảo quản thì cũng có bấy nhiêu tấm thẻ

Các tấm thẻ này được phân loại theo từng công trình và trong phạm vi từng côngtrình thì các tấm thẻ được phân loại theo quá trình sản sinh tài liệu, có nghĩa là các tấmthẻ giới thiệu tài liệu pháp lý được xếp trước, các tấm thẻ giới thiệu tài liệu thiết kế đượcxếp thứ hai, sau đó là các tấm thẻ giới thiệu tài liệu hoàn công công trình Như vậy khiphân loại tài liệu theo phương pháp liên tục thì tài liệu trong kho sắp xếp theo thứ tự nhậpvào kho, còn các tấm thẻ giới thiệu nội dung bộ thiết kế thì sắp xếp theo lô gích về quátrình sản sinh tài liệu trong bộ thiết kế

Phân loại tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản theo giây chuyền phù hợp với hình thứcthu thập tài liệu một cách rải rác vào kho lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ của cơ quan.Tài liệu sắp xếp trong kho lưu trữ theo thứ tự thời gian thu thập tài liệu cho nên giữa tàiliệu của bộ thiết kế này với tài liệu của bộ thiết kế khác sắp xếp trên giá không phải trừkhoảng trống, tiết kiệm giá tủ và kho tàng bảo quản tài liệu Mặt khác, tài liệu sắp xếptrên giá không phải di chuyển từ chỗ này qua chỗ khác thuận lợi cho việc bảo quản hoànchỉnh tài liệu và tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, phân loạiliên tục thì tài liệu trong một bộ thiết kế không được sắp xếp gần nhau cho nên khi cầntập hợp và nghiên cứu toàn bộ tài liệu một bộ thiết kế thì mất thời gian hơn

1.2.2 Phân loại tài liệu khoa học công nghệ về chế tạo sản phẩm công nghiệp

Tài liệu khoa học công nghệ ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp cũng được phân loạitheo đặc trưng bộ thiết kế, đặc trưng dây chuyền như tài liệu xây dựng cơ bản

1.2.2.1 Phân loại tài liệu chế tạo sản phẩm công nghiệp theo bộ thiết kế

Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ của các nhà máy thiết kế và chế tạo sản phẩm côngnghiệp tiếp nhận tài liệu ở cac đơn vi của nó theo từng sản phẩm (từng bộ thiết kế)

Nội dung công tác phân loại tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp gồm:

- Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ theo từng bộ thiết kế sản phẩm Trong kholưu trữ bảo quản bao nhiêu bộ thiết kế thì phần loại thành bấy nhiêu nhóm tài liệu Khiphân loại tài liệu không được sắp xếp nhầm lẫn tài liệu của bộ thiết kế sản phẩm này với

Phân loại tài liệu trong phạm vi từng bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp, mỗi bộthiết kế sản phẩm công nghiệp tài liệu được phân loại phản ánh quá trình nghiên cứu,thiết kế, chế tạo ra nó, quá trình này được lập thành các nhóm tài liệu:

+ Tài liệu về chủ trương chế tạo sản phẩm;

+ Tài liệu thiết kế sản phẩm;

+ Tài liệu chế tạo sản phẩm;

+ Tài liệu tổng kết đánh giá chất lượng;

+ Tài liệu thông tin, quảng cáo, tiếp thị

Mỗi nhóm tài liệu trên thường lập thành một đơn vị bảo quản, riêng nhóm tài liệuthiết kế sản phẩm công nghiệp có số lượng tài liệu nhiều, nhất là những sản phẩm lớn, kỹthuật phức tạp, đầu tư lớn thì tài liệu rất nhiều

Trường hợp này tài liệu thiết kế phải phân loại ra thành một số đơn vị bảo quảntuỳ thuộc vào số lượng các bộ phận cấu tạo thành sản phẩm và số lượng tài liệu, đối vớimột sản phẩm lớn như ôtô, tàu thuỷ, máy bay thì tài liệu phải phân chia thành nhiều đơn

vị bảo quản

Nguyên tắc chung phân loại tài liệu thiết kế sản phẩm công nghiêp là lấy bản vẽtoàn thể của sản phẩm cùng các bản vẽ chi tiết liên quan trực tiếp đến nó thành một nhómtàI liệu thứ nhất

Lấy bản vẽ lắp của bộ phận thứ nhất và các bản vẽ chi tiết liên quan trực tiếp đến

nó lập thành nhóm tài liệu thứ 2, lấy bản vẽ lắp của bộ phận thứ hai và các bản vẽ chi tiếtliên quan trực tiếp đến nó lập thành nhóm tài liệu thứ ba

Ví dụ, tài liệu thiết kế xe ôtô du lịch Toyota được phân loại:

+ Bản vẽ toàn thể và các chi tiết liên quan lập thành 1 nhóm;

+ Bản vẽ lắp của bộ phận động cơ và cac bản vẽ chi tiết liên quan đến nó lập thành

1.2.3 Phân loại tài liệu lưu trữ các công trình nghiên cứu khoa học

Tài liệu của các công trình nghiên cứu khoa học được phân loại theo các đặc trưngnhư là nội dung tài liệu, quá trình sản sinh tài liệu của từng công trình nghiên cứu khoa

học Nội dung các tài liệu trong một báo cáo khoa học có mối liên hệ chặt chẽ với nhau,yêu cầu của công tác phân loại tài liệu trong một công trình nghiên cứu khoa học là phảIthể hiện được mối liên hệ về nội dung của các tài liệu đó Căn cứ vào đặc điểm nội dungtài liệu của các công trình nghiên cứu khoa học thông thường tài liệu của mỗi công trìnhnghiên cứu khoa học được phân loại thành các nhóm chủ yếu sau:

- Nhóm thứ nhất: tài liệu phản ánh về nhiệm vụ, kế hoạch nghiên cứu đề tài Nộidung tài liệu trong nhóm này đề cập mục đích, yêu cầu nội dung của đề tài, văn bản của

cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân nghiên cứu đề tài, phiếucấp mã số đề tài, hợp đồng nghiên cứu đề tài, quyết định cấp kinh phí nghiên cứu đề tàicủa cơ quan có thẩm quyền …

- Nhóm thứ hai là tài liệu về nội dung và các phương pháp nghiên cứu và thựcnghiệm Số lượng tài liệu của nhóm này nhiều nhất trong báo cáo khoa học và nội dungcủa nó rất phong phú Vì thế khi phân loại nhóm tài liệu này phải làm sáng tỏ nội dungcủa báo cáo khoa học và các phương pháp nghiên cứu đã được thực hiện

Ví dụ, khi nghiên cứu về việc sử dụng Bê-ca-phốt để diệt côn trùng trong các kholưu trữ Ban chủ nhiệm đề tài đã sử dụng phương pháp thử nghiệm xông khí Bê-ca-phốttrên thể tích nhỏ để kiểm chứng về tỷ lệ sử dụng thuốc cho đơn vị 1m3 kho tài liệu và kếtquả diệt côn trùng trên thực tế Thực nghiệm tiến hành 3 lần tại 3 địa điểm khác nhau với

3 thời gian khác nhau

Tài liệu phản ánh quá trình tổ chức thử nghiệm, kết quả thử nghiệm được phânthành một số đơn vị bảo quản thích ứng

- Nhóm thứ ba: Báo cáo kết quả công trình nghiên cứu khoa học Đây là nhóm tàiliệu quan trọng nhất của đề tài, nội dung gồm:

+ Báo cáo thuyết minh kết quả nghiên cứu công trình khoa học

+ Các tài liệu minh hoạ (các tập phụ lục) như bản đồ, sơ đồ, ảnh, tài liệu ghi âm …

- Nhóm thứ tư: Tài liệu đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài gồm: Báo cáo tóm tắtkết quả nghiên cứu, các bản nhận xét của phản biện, các văn bản của những cá nhân, cơquan nhận xét kết quả nghiên cứu (nơi thử nghiệm, nơi ứng dụng kết quả vào thực tế),biên bản cuộc họp của Hội đồng nghiệm thu thanh lý hợp đồng, các bài báo được công bốliên quan đến đề tài

Những báo cáo khoa học số lượng tài liệu ít, nội dung đơn giản thì toàn bộ tài liệucủa báo cáo chỉ lập thành một hồ sơ

Trong phạm vi kho lưu trữ bảo quản tài liệu của nhiều đề tài nghiên cứu khác nhauthì các đề tài nghiên cứu khoa học này cần sắp xếp trong kho lưu trữ theo một trật tự khoa

học Việc sắp xếp các đề tài khoa học trong kho thường căn cứ theo các đặc trưng: trình

tự thời gian thu thập tài liệu đề tài khoa học vào kho lưu trữ, cơ cấu tổ chức của việnnghiên cứu khoa học, hoặc trường đại học

Đối với những viện nghiên cứu khoa học có cơ cấu tổ chức rõ ràng và ít thay đổithì tài liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc trưng cơ cấu tổchức Tài liệu của đề tài thuộc đơn vị tổ chức nào thì sắp xếp theo đơn vị tổ chức đó.Trong viện nghiên cứu có bao nhiêu đơn vị tổ chức thì trong kho lưu trữ có bấy nhiêukhối tài liệu

Ví dụ, ở kho lưu trữ viện nghiên cứu khoa học thuỷ lợi tài liệu của các đề tàinghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc trưng như sau:

+ Tài liệu các báo cáo khoa học về thủy nông;

+ Tài liệu các báo cáo khoa học về thuỷ lợi;

+ Tài liệu các báo cáo khoa học về vật liệu xây dựng;

+ Tài liệu các báo cáo khoa học về cơ lý đất đá

Các báo cáo khoa học của một đơn vị tổ chức được sắp xếp theo thứ tự thời giannộp báo cáo vào kho lưu trữ Nhưng báo cáo khoa học dã hoàn thành va nọp tàI liệu vàokho trước thì săp xếp lên trước, những báo cáo khoa học nộp tài liệu vào kho sau thì săpxếp sau

Đối với những viện nghiên cứu khoa học mà cơ cấu tổ chức của nó chưa ổn định,hay thay đổi thì tài liệu các báo cáo khoa học được phân loại theo đặc trưng thời giangiao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Khi phân loại tài liệu theo đặc trưng này thì tài liệu củabáo cáo khoa học nào giao nộp vào kho lưu trữ trước sẽ thống kê và sắp xếp lên giátrước, báo cáo chuyên đề khoa học nào giao nộp vào kho lưu trữ sau thì sẽ thóng kê vàsắp xếp lên giá sau Việc sắp xếp tài liệu như vậy không phụ thuộc vào đơn vị tổ chức đãsản sinh ra báo cáo khoa học

Phân loại tài liệu của các báo cáo khoa học theo đặc trưng thời gian giao nộp tàiliệu vào kho lưu trữ có nhiều ưu điểm Bởi vì trong thực tế hoạt động khoa học của cácviện nghiên cứu thì cơ cấu tổ chức của nó hay thay đổi (giải thể, sáp nhập hoặc thành lậpđơn vị tổ chức mới) Trường hợp viện nghiên cứu khoa học có cơ cấu tổ chức hay thayđổi mà áp dụng đặc trưng phân loại tài liệu theo cơ cấu tổ chức thì phương án phân loạitài liệu của kho lưu trữ dễ bị phá vỡ, không phản ánh được thực tế sản sinh tài liệu Mặtkhác, phân loại tài liệu của các báo cáo khoa học theo đặc trưng thời gian giao nộp tàiliệu vào kho lưu trữ còn có ưu đIểm nữa là tài liệu sắp xếp trên giá tủ trong kho thànhmột khối cho nên tiết kiệm được giá, tủ, kho tàng và sổ sách thống kê tài liệu

1.2.4 Phân loại tài liệu lưu trữ địa chất, khí tượng thuỷ văn và đo đạc bản đồ

1.2.4.1 Phân loại tài liệu địa chất

Tài liệu địa chất ở kho lưu trữ địa chất nhà nước được phân loại theo đặc trưng cácloại công việc của ngành địa chất

Căn cứ theo đặc trưng này tài liệu địa chất thường phân thành 3 khối cơ bản:

- Khối tài liệu về các báo cáo tìm kiếm, thăm dò địa chất, địa chất công trình, địachất thuỷ văn, địa mạo, địa vật lý …

- Khối tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực địa chất, địachất công trình, địa chất thuỷ văn, địa vật lý …

- Khối tài liệu về các bản đồ địa chất, địa chất thuỷ văn, địa chất công trình, địamạọ, địa hình …

Trong phạm vi mỗi khối tài liệu các báo cáo địa chất được sắp xếp theo số thứ tựnhập tài liệu báo cáo địa chất của từng khối

Tài liệu trong mỗi báo cáo địa chất được phân loại theo đặc trưng nội dung tài liệucủa báo cáo Thông thường tài liệu của mỗi báo cáo địa chất được phân loại thành cácnhóm nhỏ:

+ Nhóm thứ nhất gồm các tài liệu về mục đích, nhiệm vụ, kế hoạch thăm dò,nghiên cứu lập báo cáo địa chất Đây là những tài liệu làm cơ sở pháp lý cho đoàn địachất tiến hành công việc, thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao

+ Nhóm thứ hai gồm các tài liệu về thuyết minh kết quả báo cáo địa chất, nhóm tàiliệu này rất quan trọng, phản ánh toàn bộ các phương pháp tiến hành thăm dò địa chất,kết quả của các phương pháp đó và kết luận của đoàn địa chất về trữ lượng, chất lượngcủa khoáng sản đã thăm dò Kèm theo thuyết minh báo cáo là các tài liệu minh hoạ nhưcác bản đồ, biểu đồ, bản vẽ, tài liệu tính toán liên quan đến thuyết minh báo cáo địa chất

+ Nhóm thứ ba gồm các tài liệu đánh giá kết quả báo cáo địa chất của Hội đồngkhoa học, nhóm tài liệu này gồm các nhận xét, biên bản cuộc họp của Hội đồng khoa học,các văn bản về nghiệm thu, bàn giao sản phẩm, thanh quyết toán

1.2.4.2 Phân loại liệu khí tượng và thủy văn

Tài liệu khí tượng thủy văn sản sinh ở các đài, trạm trong toàn quốc được bảoquản chủ yếu ở kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ và tư liệu khí tượng thuỷ văn thuộcCục kỹ thuật điều tra cơ bản của Bộ tài nguyên và môi trường và ở các kho lưu trữ Đài,Trạm sản sinh ra tài liệu

Tài liệu khí tượng thủy văn phân loại trong các kho lưu trữ theo quy phạm lưu trữ

tư liệu khí tượng thủy văn do Tổng cục Khí tượng-Thuỷ văn ban hành Quy phạm nàyquy định: Tại kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ và tư liệu khí tượng thủy văn tài liệu củacác đài, trạm được sắp xếp theo Đài khu vực (khu vực Tây Bắc, Khu vực Việt Bắc, Khuvực Đông Băc, Khu vực Đồng bằng Băc bộ, Khu vưc Băc Trung bộ, Khu vưc TrungTrung bộ, Khu vực Tây nguyên, khu vực Nam Trung bộ, Khu vưc Nam bộ) từ Bắc xuốngNam, từ Tây sang Đông Tại kho lưu trữ của mỗi đài khí tượng thủy văn khu vực, tài liệukhí tượng thủy văn săp xếp theo từng tinh thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông.Trong phạm vi mỗi tỉnh tài liệu khí tượng thủy văn sắp xếp theo tên trạm khí tượng thủyvăn theo thứ tự vần chữ cái tiếng Việt

Trong phạm vi mỗi trạm khí tượng thủy văn, tài liệu phân loai theo từng loại tàiliệu quy định như sau :

- Loại tài liệu khí tượng bề mặt

- Loại tài liệu bức xạ

- Loại tài liệu khí tượng cao không

- Loại tài liệu khí tương nông nghiệp

- Loại tài liệu thuỷ văn lục địa không ảnh hưởng thuỷ triều

- Loại tài liệu thuỷ văn lục địa ảnh hương thuỷ triều

- Loại tài liệu khí tượng thủy văn biển

- Loại tài liệu môi trường không khí và nước

- Loại tài liệu điều tra, khảo sát KT-TV

- Loại tài liệu dự báo KT-TV

- Loại tài liệu nghiên cứu khoa học KT-TV và tài liệu khác

1.2.4.3 Phân loại tài liệu đo đạc và bản đồ

Tài liệu đo đạc, tài liệu bản đồ, tài liệu địa giới hành chính, tài liệu địa chính đượcbảo quản ở Trung tâm thông tin, lưu trữ tư liệu địa chính của toàn ngành địa chính thuộc

Bộ tài nguyên và môi trường Đồng thời tài liệu đo đạc, tài liệu bản đồ, tài liệu địa giớihành chính, tài liệu địa chính của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được bảoquản tại Trung tâm thông tin, lưu trữ, tư liệu địa chính của tỉnh

Riêng tài liệu Địa giới hành chính của toàn quốc gồm tài liệu địa giới hành chínhcác xã, các huyện, cac tỉnh được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III một bộ.

Việc phân loại tài liệu đo đạc, bản đồ và tài liệu địa chính rất phức tạp, về nguyêntắc, các loại tài liệu địa chính được phân loại theo đặc điểm nội dung tài liệu, địa dư vàthời gian đo đạc Trước hết, tài liệu địa chính được phân loại theo nội dung gồm:

- Tài liệu đo đạc bao gồm tài liệu đo tam giác lượng xác định toạ độ các địa điểmtrên mặt đất; tài liệu đo cao trình (đo thuỷ chuẩn) các địa điểm trên mặt đất và tài liệu đotrọng lực (đo sức hút của quả đất ở các địa điểm khác nhau);

- Tài liệu bản đồ bao gồm loại bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề của các ngànhkhoa học;

- Tài liệu địa giới hành chính;

- Tài liệu về quản lý nhà, đất, các biến động về sử dụng đất đai ở từng vùng, từngđịa phương

Trong phạm vi từng nội dung tài liệu nêu trên, tài liệu tiếp tục phân loại theo đặctrưng địa dư mà tài liệu phản ánh

Ví dụ: - Tài liệu bản đồ của thành phố Hà nội;

- Tài liệu bản đồ của tỉnh Phú Thọ

Trong phạm vi tài liệu của một địa phương lại được phân loại theo thời gian đo vẽ (thờigian lập tài liệu)

Ví dụ, tài liệu bản đồ thành phố Hà nội được phân loại theo thời gian đo vẽ:

- Bản đồ Hà nội đo vẽ thời nhà Nguyễn (1802-1945);

- Bản đồ Hà nội đo vẽ thời thực dân Pháp (1858-1954);

- Bản đồ Hà nội đo vẽ sau 1945

Đối với tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính và tài liệu địa chính nhà đấtcũng được phân loại theo nguyên tắc như trên

C2 Qua thực tế khảo sát, sinh viên hãy trình bày những khó khăn, bất cập trong việc quản lý tài liệu khoa học-công nghệ ở Việt Nam hiện nay?

 Đơn vị khảo sát: Trung Tâm Lưu trữ quốc gia III

 Đối tượng khảo sát: Khối tài liệu khoa học công nghệ

 Thời gian: 7/9-30/10/2020

 Khảo sát trong quá trình tham gia đợt thực tập tốt nghiệp

2.1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.1.1 Vị trí, chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III