Các nhân tố của môi trường này là nhân tố khuyến khích hoặc kiềm hãm sự phát triển quá trình quốc tế hóa hoạt động kinh doanh. Chính sách của Chính phủ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường và thúc đẩy tốc độ tăng trưởng hoạt động xuất khẩu bằng việc dỡ bỏ các hàng rào thuế quan, phí thuế quan. Chính sách ngoại thương của Chính phủ luôn có sự điều chỉnh ở mỗi thời kỳ. Vì vậy các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu cần phải nắm bắt được những thay đổi, xu hướng vận động của nền kinh tế đó để có chính sách kinh doanh phù hợp. 2.1.1.5. Môi trường công nghệ Sự tiến bộ của khoa học công nghệ tác động sâu sắc lên sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Nếu không nắm bắt kịp thời các đổi mới công nghệ trong ngành như: phần mềm khai hải quan điện tử mới ECUS5 VNACCS 2018 hoặc FPT.VNACCS sẽ dẫn đến chậm trễ và sai sót trong quá trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng, ảnh hưởng chất lượng và hình ảnh Công ty. 2.1.2. Môi trường vi mô 2.1.2.1. Đối thủ cạnh tranh Kinh doanh trên thị trường các doanh nghiệp luôn phải đương đầu rất nhiều đối thủ cạnh tranh để tồn tại. Muốn tồn tại Công ty cần phải nhận diện được tất cả các đối thủ cạnh tranh và xác định được ưu thế, khuyết điểm, khả năng, mối đe dọa, mục tiêu và chiến lược của họ. Đối thủ cạnh tranh có thể giành lấy khách hàng nếu Công ty không có các chiến lược chăm sóc và giữ chân khách hàng bằng các lợi thế mà mình sẵn có. Cần thu thập và đánh giá thông tin về đối thủ cạnh tranh là điều rất quan trọng để có thể soạn thảo chiến lược thành công. 2.1.2.2. Khách hàng Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức mà doanh nghiệp đang hướng các nổ lực marketing vào. Họ là người có điều kiện ra quyết định mua sắm. Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì sẽ đạt được sự tín nhiệm của khách hàng – tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp. Đôi khi khách hàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ luôn có sự so sánh giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. 2.1.2.3. Nhà cung ứng Nhà cung ứng là những cá nhân hay tổ chức cung cấp các cơ sở vật chất, nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Các doanh nghiệp để có thể hoạt động đều phải có các nhà cung ứng và họ đóng vai trò rất quan trọng trọng hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đối với các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận thì nhà cung ứng là các hãng tàu, các công ty cho thuê xe, kho bãi. 2.1.2.4. Sản phẩm thay thế Sản phẩm thay thế hay còn gọi là hàng hóa thay thế, là sản phẩm có thể thay thế các loại hàng hóa khác tương đương về công dụng hoặc tiêu thụ khi có các điều kiện thay đổi. Hàng hóa thay thế có thể có chất lượng tốt hơn hoặc thấp hơn mặt hàng nó thay thế và đa số có mức giá rẻ hơn. Tuy dịch vụ vận tải bằng đường biển của Công ty đang cung cấp rất đặc thù và chiếm đa số nhưng vẫn có các dịch vụ thay thế như dịch vụ tàu rời, vận chuyển bằng các loại container đặc biệt, xe lửa, vận tải thủy nội địa. 2.1.3. Môi trường nội bộ 2.1.3.1. Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa,…. Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hóa qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu. Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.2.1.3.2. Nguồn nhân lực Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hóa đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hóa cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hóa khác nhau. Ngoài ra, vì điều kiện môi trường Việt Nam khá khắc nghiệt cùng với áp lực công việc cao là đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, do đó đòi hỏi nhân viên phải có sức khỏe và tâm lý tốt để sẵn sàng với mọi công việc được giao. 2.1.3.3. Năng lực tài chính Năng lực tài chính của doanh nghiệp là nguồn lực tài chính của bản thân doanh nghiệp, là khả năng tạo tiền, tổ chức lưu chuyển tiền hợp lý, đảm bảo khả năng thanh toán thể hiện ở quy mô vốn, chất lượng tài sản và khả năng sinh lời,… đủ để đảm bảo và duy trì hoạt động kinh doanh bình thường. Khả năng tài chính của doanh nghiệp biểu hiện ở quy mô vốn hiện có và khả năng huy động vốn của doanh nghiệp. Vốn sẽ quyết định quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn được coi là tiền đề cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động xuất nhập khẩu luôn cần nhiều vốn, vì vậy doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến sự tăng trưởng của nguồn vốn để bảo toàn vốn kinh doanh. 2.2. Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nội thất nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang 2.2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu của lô hàng nội thất cụ thể là mặt hàng ghế theo hình thức FCL đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang: Bước 1: Soạn thảo lại hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List). Bước 2: Nhận giấy lưu cước (Booking Note) từ bên mua. Bước 3: Kéo container về kho, đóng hàng vào container, hun trùng và hạ container. Bước 4: Làm phiếu hướng dẫn vận chuyển, phiếu cân container và nhận vận đơn nháp. Bước 5: Mở tờ khai hải quan. Bước 6: Thông quan tàu xuất. Bước 7: Xác nhận vận đơn và thanh toán phụ phí xuất khẩu. Bước 8: Lấy vận đơn (B/L). Bước 9: Lấy giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate). Bước 10: Yêu cầu bên mua thanh toán. Bước 11: Hoàn tất bộ chứng từ nháp và gửi cho nhà nhập khẩu kiểm tra.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu sau đây:
− Phân tích và mô tả quy trình xuất khẩu lô hàng nội thất nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang đã thực hiện quy trình xuất khẩu lô hàng nội thất nguyên container bằng đường biển, đánh giá và so sánh hiệu quả với lý thuyết quy trình xuất khẩu Quy trình này bao gồm các bước chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, và vận chuyển, đảm bảo tuân thủ các quy định xuất khẩu và tối ưu hóa chi phí Việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn giúp công ty nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất khẩu.
Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang đã triển khai quy trình xuất khẩu lô hàng nội thất nguyên container bằng đường biển, mang lại nhiều bài học kinh nghiệm quý giá Để tối ưu hóa quy trình, công ty đã áp dụng các giải pháp hiệu quả, từ khâu chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu đến việc lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín Việc nắm rõ quy định hải quan và các thủ tục liên quan cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh Những kinh nghiệm này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường quốc tế mà còn khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực xuất khẩu nội thất.
Phương pháp nghiên cứu
− Phương pháp so sánh, đối chiếu các số liệu thực tế
− Phương pháp quan sát thực nghiệm các số liệu Công ty
− Tổng hợp, thống kê và phân tích dữ liệu
Kết cấu của báo cáo
Bài báo cáo được chia làm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Chương 2 tập trung vào việc phân tích thực trạng quy trình xuất khẩu hàng nội thất nguyên container (FCL) qua đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang, nhằm đánh giá hiệu quả và tìm ra những điểm cần cải thiện Chương 3 sẽ trình bày báo cáo kết quả thực tập, nêu rõ những kiến thức và kỹ năng đã thu được trong quá trình thực hiện.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU PHÁT KHANG
Sơ lược về Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
1.1.1 Thông tin về Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phát Khang chuyên cung cấp dịch vụ Xuất Nhập Khẩu quốc tế và nội địa Được thành lập vào ngày 08/10/2019, công ty đã nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh Tổng giám đốc Nguyễn Văn Việt là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP
Tên quốc tế: PHAT KHANG IMPORT EXPORT SERVICE & TRADING
Tên viết tắt: PHAT KHANG IMPORT EXPORT SERVICE & TRADING
CO.LTD Địa chỉ: 17/6K/23 Đường số 22, Khu phố 7, Phường Linh Đông, Thành phố Thủ Đức, Hồ Chí Minh
Giám Đốc: Nguyễn Văn Việt
Email: hannah.phatkhangco@gmail.com
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phát Khang, tiền thân là Công ty TNHH Dầu Nhớt Asian, được thành lập vào ngày 21/03/2016 với mã số thuế 0313707051, có trụ sở tại 17/6K/23 Đường số 22, Khu phố 7, Phường Linh Đông, Thành phố Thủ Đức Từ năm 2019, Phát Khang hoạt động như một nhà phân phối và xuất khẩu các sản phẩm nông sản Việt Nam, đồng thời xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nông dân địa phương.
Trong suốt quá trình phát triển, công ty đã liên tục nâng cấp cơ sở hạ tầng, bao gồm trụ sở, văn phòng và nhà xưởng Đồng thời, công ty cũng chú trọng tuyển dụng lao động có trình độ và tay nghề cao nhằm mở rộng quy mô hoạt động Bên cạnh đó, chính sách lương cho nhân viên đã được điều chỉnh để đảm bảo sự công bằng và khuyến khích hiệu suất làm việc.
Công ty hiện là thành viên của nhiều tổ chức uy tín như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội Lương thực Việt Nam (VFA), Hiệp hội Trái cây Việt Nam (Vinafruit) và Hiệp hội Dừa Bến Tre.
Mặc dù còn non trẻ, Công ty đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình nhờ vào sự năng động và nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên trẻ Điều này đã giúp Công ty trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Các sản phẩm của Công ty đã được xuất khẩu sang các thị trường trên toàn thế giới như: Trung Quốc, Dubai, Hàn Quốc, …
Tính đến năm 2023, Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang đã đăng ký các lĩnh vực kinh doanh sau:
H5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải H5012 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
G4610 Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa
G4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
H5222 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy H5210 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
G4631 Bán buôn gạo, lúa mỳ, hạt ngũ cốc , bột mỳ
G4641 Bán buôn vải, hàng may mặc, giày dép
G4620 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống G4511 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
G4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
M7120 Kiểm tra và phân tích kỹ thuật
N7710 Cho thuê xe có động cơ
H4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
H5022 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa
Bảng 1.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Công ty Phát Khang hoạt động đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh, từ bán buôn đến dịch vụ vận tải đường bộ và hàng hải Qua các năm, công ty không ngừng mở rộng và phát triển thêm nhiều ngành nghề mới, đồng thời duy trì hiệu quả trong các lĩnh vực đã đăng ký Đặc biệt, dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty liên tục được mở rộng và nâng cao chất lượng.
1.1.2 Tổng quan về Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
− Tổ chức sản xuất, lắp ráp và gia công, liên kết hợp tác, đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước để sản xuất hàng
Chúng tôi chuyên xuất khẩu và nhập khẩu hàng tiêu dùng, nội thất, nông sản, lâm sản, thủy sản, cùng với các sản phẩm thủ công mỹ nghệ Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận ủy thác cho các loại mặt hàng từ các công ty sản xuất và gia công.
− Kinh doanh và hoạt động theo đúng chức năng trong phạm vi ngành nghề được cho phép trong giấy phép đăng ký kinh doanh
− Làm tròn nghĩa vụ báo cáo thuế, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước
Công ty chúng tôi tập trung vào việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ giao nhận và xuất khẩu Mục tiêu chính là cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng cả trong nước và quốc tế.
Tất cả các hoạt động kinh doanh phải tuân thủ chế độ quản lý hiện hành của Nhà nước, thực hiện kế toán đúng theo pháp luật và đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Chúng tôi luôn đặt quyền lợi của tập thể và toàn bộ nhân viên lên hàng đầu, đồng thời lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên để nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty Việc thực hiện hiệu quả các chính sách cán bộ và chế độ quản lý tài chính, lao động là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.
8 và tiền lương,… Thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng văn hóa, nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên Công ty
− Tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng và tìm kiếm khách hàng mới
Chúng tôi hướng tới việc trở thành nhà sản xuất và cung ứng hàng đầu cho các sản phẩm kinh doanh nội địa và quốc tế, đồng thời cung cấp dịch vụ Logistics chất lượng cao được khách hàng và đối thủ trên thị trường công nhận Chúng tôi sẽ tiếp tục mở rộng và định hướng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng.
Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm uy tín và chất lượng, đồng thời nâng cao nghiệp vụ, sự tín nhiệm và tiêu chuẩn đạo đức trong ngành Logistics Bên cạnh đó, chúng tôi chú trọng tạo ra cơ hội nghề nghiệp không giới hạn cho nhân viên và cam kết trách nhiệm xã hội trong việc cải thiện môi trường làm việc cũng như phúc lợi cho họ.
Công Ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang cam kết xây dựng một đội ngũ nhân viên với những giá trị tốt đẹp, tập trung vào các giá trị cốt lõi như sự chuyên nghiệp, tinh thần đồng đội và trách nhiệm.
Ngoài ra, Công ty muốn mang lại cho khách hàng đó là:
− Dịch vụ hoàn hảo, chuyên nghiệp
− Đổi mới: Luôn sẵn sàng đổi mới để đáp ứng nhu cầu khách hàng
Phương hướng, chiến lược phát triển của Công ty trong tương lai:
Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang đang tích cực đẩy mạnh xuất khẩu hàng hóa nông sản của địa phương ra thị trường quốc tế Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, công ty không ngừng mở rộng hoạt động trong lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu.
Công ty áp dụng chiến lược hội nhập về phía trước để thu hút khách hàng tiêu thụ sản phẩm chanh không hạt, ngũ cốc và các mặt hàng khác Bằng cách liên kết với các nhà cung cấp địa phương, công ty xác định được số lượng sản phẩm có thể cung cấp, từ đó tạo ra doanh thu ổn định và gia tăng doanh số bán hàng.
Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang9 1 Bộ máy tổ chức
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Phòng Kế Hoạch - Tài Chính
Phòng Kế Toán Tổng Hợp
Trong cơ cấu tổ chức, mỗi vị trí được phân công theo chức năng nhằm đạt mục tiêu chung Các bộ phận như sản xuất, xuất khẩu, sales nội bộ, sales quốc tế, bán hàng, tài chính và marketing có trách nhiệm báo cáo cho Giám Đốc, người điều phối các hoạt động trong công ty và chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty.
Sơ đồ trên cho thấy sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp quản lý kỷ luật hiệu quả và đảm bảo thông tin từ cấp trên được truyền đạt thống nhất, đồng thời xác định rõ mục tiêu hoạt động của Công ty Điều này cho phép Công ty linh hoạt và kịp thời thích ứng với môi trường cạnh tranh khốc liệt, đồng thời kiểm soát chi phí quản lý.
Giám Đốc là người có quyền hạn cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm đưa ra quyết định kinh doanh và đại diện hợp pháp cho Công ty trước pháp luật Cơ cấu tổ chức của Công ty giúp Giám Đốc dễ dàng quản lý và thống nhất mệnh lệnh, nhờ vào việc phân chia rõ ràng và phù hợp với quy mô nhân sự Điều này tạo điều kiện cho tổ chức xử lý công việc nhanh nhạy, linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và giảm chi phí quản lý.
Nhược điểm của việc quản lý này là hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ cao trong từng lĩnh vực, đồng thời yêu cầu người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo các bộ phận chuyên môn Điều này dẫn đến việc ra quyết định có thể gặp rủi ro cao do giới hạn về khả năng của con người.
Chức vụ Số lượng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp
Bảng 1.2 Tình hình nhân sự của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
( Nguồn: Bộ phận quản lý nhân sự của Công ty)
Công ty Phát Khang sở hữu đội ngũ nhân sự chủ yếu là những người có trình độ chuyên môn cao, với phần lớn nhân viên có bằng cấp từ đại học trở lên Điều này cho thấy Công ty Phát Khang luôn có đủ tài nguyên và nhân lực để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Bảng 1.3 Cơ cấu nhân sự theo giới tính của Công ty TNHH TM&DV XNK
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Nhân sự từ năm 2020 - đến nay của Công ty Phát Khang có sự thay đổi đáng kể do chính sách cắt giảm nhân sự của Công ty
Tại Công ty, tỷ lệ nam nữ không đồng đều do yêu cầu và tính chất công việc của từng phòng ban Về độ tuổi, số liệu được thống kê từ năm 2020 đến nay cho thấy sự phân bố nhân sự theo từng năm.
Bảng 1.4 Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi của Công ty TNHH TM&DV XNK
Tại Công ty Phát Khang, độ tuổi lao động chủ yếu nằm trong khoảng từ 25 đến 34 tuổi và từ 35 đến 49 tuổi, cho thấy sự kết hợp giữa nguồn lao động trẻ và những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu.
Giới thiệu về phòng ban và vị trí làm việc của sinh viên
1.3.1 Giới thiệu về Phòng Xuất Nhập Khẩu
Bộ phận chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công ty, với nhiệm vụ theo dõi từng lô hàng xuất nhập và cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác Nhân viên chứng từ cũng liên hệ với khách hàng để sắp xếp thời gian cho bộ phận giao nhận, đồng thời lập các chứng từ xuất khẩu và nhập khẩu cần thiết liên quan đến việc giao nhận hàng hóa Họ còn tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ khách hàng một cách hiệu quả.
13 có liên quan đến chứng từ hàng hóa XNK và tiến hành các giao dịch về chứng từ với hệ thống đại lý và ngoài nước
Bộ phận Marketing, dưới sự điều hành của Phó Giám Đốc, có nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích thị trường cả trong và ngoài nước Đội ngũ này tiến hành phân khúc thị trường và lựa chọn thị trường mục tiêu phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của công ty Họ cũng tìm kiếm khách hàng, thực hiện giao dịch, đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạt động kinh doanh và chiến lược marketing, bao gồm quảng cáo, PR, và chăm sóc khách hàng sau dịch vụ Tiến hành khảo sát thị trường để nắm bắt nhu cầu, phân tích đối thủ cạnh tranh và hiểu rõ khách hàng, từ đó đề xuất các phương án kinh doanh kịp thời và hiệu quả.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm tổ chức và thực hiện các công việc liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Sau khi bộ phận chứng từ hoàn thiện hồ sơ, họ sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng, bao gồm nộp tờ khai, chờ kiểm tra thuế, nhận kết quả phân luồng, lấy phiếu EIR cho hàng nguyên container hoặc phiếu xuất kho cho hàng lẻ, và cuối cùng là giao nhận hàng hóa đến địa điểm cuối cùng.
1.3.2 Thông tin về vị trí thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu
1.3.2.1 Giới thiệu chung về vị trí
Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, hỗ trợ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại và đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên liên quan Họ cũng có trách nhiệm cập nhật quy trình xử lý hàng hóa trên thị trường trong nước và quốc tế.
Phòng làm việc được thiết kế theo kiểu không gian mở, không có vách ngăn giữa các chỗ ngồi, giúp tiết kiệm diện tích và thuận tiện cho việc trao đổi công việc Thiết kế này cũng tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc quản lý và tương tác giữa các nhân viên.
Công ty tiết kiệm chi phí điện năng cho đèn và quạt, đồng thời đảm bảo mỗi nhân viên được cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết cho công việc.
− Kiến thức về quy trình xuất nhập khẩu
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững quy trình và thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm kiến thức về các loại chứng từ, biểu mẫu hải quan, quy định thông quan và các quy định pháp lý liên quan.
− Kiến thức về hải quan và luật pháp
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững quy định hải quan và luật pháp liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các quy định và tránh vi phạm pháp luật.
− Sự tỉ mỉ, cẩn thận và kiên nhẫn
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải tỉ mỉ và cẩn thận trong việc xử lý chứng từ và thông tin liên quan, vì một sai sót nhỏ có thể gây ra hậu quả lớn cho quá trình xuất khẩu hàng hóa Quá trình này thường phức tạp, đòi hỏi sự kiên nhẫn và khả năng quản lý thời gian hiệu quả.
− Xử lý và kiểm tra chứng từ
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có nhiệm vụ quan trọng trong việc xử lý và kiểm tra chính xác các tài liệu liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm hóa đơn, vận đơn, chứng từ xuất khẩu và các giấy tờ liên quan khác.
− Thực hiện thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải thực hiện các thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa, bao gồm việc điền thông tin vào biểu mẫu hải quan, xác nhận thông tin hàng hóa, tính toán và thu thuế, cũng như cấp giấy tờ cần thiết cho quá trình xuất nhập khẩu.
− Giờ làm việc: Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 (sáng 8 giờ – 12 giờ / chiều 13 giờ 30 phút – 17 giờ)
− Tuyển dụng: Công ty thường xuyên đăng tin tuyển dụng trên các hội nhóm việc làm trên các trang mạng xã hội và website
Trong quá trình đào tạo, các cựu nhân viên sẽ hướng dẫn công việc một cách chi tiết và khuyến khích bạn đặt câu hỏi Họ sẽ giao nhiệm vụ cho bạn và cung cấp nhận xét, đánh giá dễ hiểu Sau một thời gian đào tạo ngắn, bạn sẽ chính thức bắt đầu công việc.
− Phúc lợi: Tuỳ theo từng vị trí mà sẽ có những đãi ngộ khác nhau
+ Mức lương cạnh tranh với thị trường + thưởng
+ Hỗ trợ xăng xe, cơm trưa…
Tình hình và kết quả hoạt động giao nhận Logistics của Công Ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
TNHH TM&DV XNK Phát Khang
1.4.1 Cơ cấu dịch vụ giao nhận
Tỷ trọng (%) Giao nhận hàng không
Bảng 1.5 Bảng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ giao nhận của Công Ty TNHH
TM&DV XNK Phát Khang
(Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty)
Hình 1.3 Biểu đồ so sánh tỷ trọng doanh thu của ba năm tại Công ty TNHH
TM&DV XNK Phát Khang
Năm 2020, dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) chiếm tỷ trọng cao nhất với 34,65%, chủ yếu phục vụ các khách hàng quen thuộc như Công Ty TNHH Inni Home và Công Ty TNHH Atlanta Dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) đứng thứ hai với 32,81%, tập trung vào xuất khẩu trái cây sang Nga thông qua hợp đồng với Công ty TNHH Du Lịch và Tư Vấn Việt Nga Trong khi đó, dịch vụ giao nhận hàng không chiếm tỷ trọng thấp nhất với 32,54% do ít đối tác và ảnh hưởng tiêu cực từ dịch COVID-19 trong quý đầu năm, dẫn đến nhu cầu giao nhận hàng không giảm.
Giao nhận hàng không Giao nhận nguyên container Giao nhận hàng lẻ
Giao nhận hàng khôngGiao nhận nguyên containerGiao nhận hàng lẻ
17 trong năm 2020 Công ty Phát Khang tập trung nhiều vào dịch vụ giao nhận hàng lẻ và hàng nguyên container
Năm 2021, doanh thu dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) của Công ty Phát Khang đạt 22,693 triệu đồng, mặc dù tỷ trọng giảm 0,97% do sự gia tăng đột ngột số lượng khách hàng nhỏ Trong khi đó, dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) tăng 30,102 triệu đồng với tỷ trọng tăng 0,1%, mặc dù khách hàng ít sử dụng dịch vụ này Đặc biệt, dịch vụ giao nhận hàng không ghi nhận mức tăng 36,345 triệu đồng và tỷ trọng tăng 0,87%, nhờ vào việc Công ty xây dựng mối quan hệ với nhiều hãng hàng không lớn như China Southern Airlines và American Airlines Doanh thu của cả ba ngành dịch vụ đều tăng đáng kể, cho thấy sự tin cậy ngày càng cao của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty.
Năm 2022, doanh thu dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) tăng 34,054 triệu đồng, tăng 1,92% so với năm 2021, tuy nhiên, lượng hàng lẻ ít khiến doanh thu tăng chậm hơn hai năm trước Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) chỉ tăng 11,948 triệu đồng và tỷ trọng giảm 0,51% do nhu cầu sử dụng dịch vụ này còn thấp Trong khi đó, doanh thu dịch vụ giao nhận hàng không chỉ tăng 4,045 triệu đồng, tỷ trọng giảm 1,41% so với năm 2021, do yêu cầu đầu tư lớn về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Công ty Phát Khang đang từng bước phát triển dịch vụ giao nhận hàng không để cải thiện doanh thu.
1.4.2 Tình hình kinh doanh chung
Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang mới thành lập hơn 3 năm (Tháng 10/2019) nhưng đã tạo được nhiều uy tín với khách hàng trong và ngoài
Công ty đã đạt được nhiều thành tựu ấn tượng từ khi thành lập nhờ vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và khả năng quản lý xuất sắc của ban lãnh đạo, phục vụ khách hàng tại 18 quốc gia.
Bảng 1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát
Khang trong 3 năm gần nhất (2020-2022) (Nguồn: Bộ phận Kế toán và Bộ phận Kinh doanh)
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thuế
Hình 1.4 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV
XNK Phát Khang trong 3 năm 2020, 2021, 2022
Qua bảng 1.6 và hình 1.4 nhận thấy rằng:
Bảng thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang giai đoạn 2020 - 2022 cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty có xu hướng tăng trưởng ổn định qua các năm Sự tăng trưởng này được coi là một trong những thành công nổi bật của công ty trong lĩnh vực kinh doanh.
Doanh thu đã liên tục tăng trưởng trong 3 năm qua, với mức tăng từ 751.359.000 triệu đồng năm 2020 lên 840.499.000 triệu đồng năm 2021, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 12% Năm 2022 ghi nhận thành công lớn nhất khi doanh thu đạt 890.546.000 triệu đồng, tăng 6% so với năm trước đó.
Các hiệp định thương mại tự do, cùng với chính sách hỗ trợ từ cơ quan nhà nước, đã giúp ổn định thị trường tài chính, tỷ giá và lãi suất, tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty đạt được kết quả tích cực.
Chi phí là toàn bộ giá trị các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm tổng hợp các khoản chi trong một khoảng thời gian nhất định Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang phát sinh chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Năm 2021 tổng chi phí 485.538.000 triệu đồng là tăng 47.810.000 triệu đồng so với năm 2020 Đến năm 2022 tổng chí phí là 501.551.000 triệu đồng là tăng 16.013.000 triệu đồng
Năm 2021, đại dịch Covid-19 đã gây ra sự tăng cao chi phí, vượt mức so với các năm trước Trong bối cảnh diễn biến phức tạp và khó lường của đại dịch, chi phí logistics cũng tăng lên đáng kể, khiến Công ty phải đối mặt với nhiều thách thức mới.
20 sách hỗ trợ nhân viên, đảm bảo an toàn sức khỏe nhân viên trong quá trình làm việc, đặc biệt là nhân viên F0 phải lao động tại nhà
Năm 2021 tăng 41.330.000 triệu đồng tức tăng 13,18% so với năm 2020, năm 2022 tiếp tục tăng 34.034.000 triệu đồng tức tăng thêm 9.59% so với năm
Đại dịch Covid-19 vào năm 2020-2021 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành logistics và tất cả các lĩnh vực kinh doanh khác Để ứng phó với biến động thị trường, công ty đã triển khai chiến lược tối ưu hóa chi phí, nâng cao lợi thế cạnh tranh và cải thiện chất lượng dịch vụ Nhờ vào việc tận dụng quy mô, tốc độ tăng trưởng chi phí của công ty luôn thấp hơn so với tốc độ tăng trưởng doanh thu, dẫn đến lợi nhuận của công ty tăng trưởng mạnh mẽ.
Các số liệu trên chỉ mang tính tương đối để đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang so với các đối thủ trong ngành Chúng cũng phản ánh sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên Kết quả này cho thấy công ty cần có những bước tiến mạnh mẽ hơn để phát triển và mở rộng trong ngành.
1.4.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh
Công ty có vị trí thuận lợi gần các kho hàng và cửa khẩu chi cục Hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Xuất Nhập Khẩu hàng hóa bằng đường biển Với nhiều lĩnh vực kinh doanh và các liên doanh với nhiều công ty khác, doanh thu và lợi nhuận của Công ty liên tục tăng trưởng Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cùng ban lãnh đạo năng động, tài năng là một trong những điểm mạnh của Công ty Hệ thống cơ sở vật chất tốt, tốc độ internet cao và mạng nội bộ hiện đại giúp việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban diễn ra hiệu quả.
Trong bối cảnh môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, sự xuất hiện của nhiều công ty tương tự với mức giá thấp hơn đã khiến công ty mất đi một lượng khách hàng đáng kể.
21 công ty đối tác chuyển tiền chậm, nợ tiền gây ảnh hưởng đến việc xoay chuyển vòng vốn của Công ty
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu gặp khó khăn, ngành Xuất Nhập Khẩu hàng hóa quốc tế đối mặt với nhiều thách thức Để phát triển bền vững, các công ty cần có chiến lược kinh doanh phù hợp, kết hợp với chất lượng nguồn nhân lực, vốn đầu tư và cơ sở hạ tầng hiện đại Công ty Phát Khang đã nỗ lực hoàn thiện quy trình Xuất Nhập Khẩu trong gần 5 năm qua, cung cấp dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý Theo báo cáo doanh thu và lợi nhuận từ 2020 đến 2022, mặc dù quy mô nhỏ, Phát Khang vẫn đạt lợi nhuận cao và tăng trưởng ổn định Đội ngũ nhân viên, dù ít, luôn hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc, tạo dựng uy tín và niềm tin từ khách hàng.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG NỘI THẤT NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV XNK PHÁT KHANG
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện nghiệp vụ giao nhận chứng từ hàng xuất FCL của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
chứng từ hàng xuất FCL của Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Tình hình phát triển kinh tế của thị trường xuất khẩu ảnh hưởng lớn đến nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng, do đó, môi trường kinh tế là yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp Các nhà lãnh đạo cần phân tích kỹ sự biến động của nền kinh tế khi xây dựng chiến lược đầu tư Những yếu tố như tổng sản phẩm quốc nội (GDP), thu nhập dân cư, lạm phát và lãi suất đều tác động đến sự phát triển kinh tế của thị trường xuất khẩu Lạm phát cao gây bất lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu, làm giảm lượng ngoại tệ thu được và tăng chi phí xuất khẩu, từ đó giảm lợi nhuận.
Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến giá tương đối giữa hàng hóa nội địa và quốc tế; khi tỷ giá hối đoái tăng, giá đồng nội tệ giảm, tạo điều kiện thuận lợi cho xuất khẩu Bên cạnh đó, tình hình kinh tế thế giới là yếu tố quan trọng tác động đến hoạt động xuất khẩu, ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của doanh nghiệp nhập khẩu và mức cầu của thị trường toàn cầu đối với doanh nghiệp xuất khẩu.
2.1.1.2 Môi trường văn hóa – xã hội
Các yếu tố xã hội như thị hiếu, trào lưu, phong cách sống và phong tục tập quán có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để đạt được thành công trong các giao dịch ký kết hợp đồng ngoại thương, nền văn hóa và lối sống của mỗi cộng đồng đóng vai trò quyết định trong việc hình thành cách thức giao dịch.
Để thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng, doanh nghiệp cần xác định thứ tự ưu tiên trong việc cung cấp sản phẩm phù hợp với văn hóa của khách hàng Điều này đòi hỏi một quá trình nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng về các nền văn hóa tại thị trường và đối tác mà doanh nghiệp muốn hợp tác để thực hiện hoạt động xuất khẩu hiệu quả.
Khoảng cách địa lý giữa các quốc gia ảnh hưởng đến chi phí và thời gian vận chuyển, từ đó tác động đến việc lựa chọn mặt hàng và thị trường tiêu thụ Biến đổi khí hậu cũng làm phức tạp thêm tình hình, khiến thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài do thiên tai và bão Kể từ năm 2020, đại dịch Covid-19 đã gây ra tác động nghiêm trọng đến hầu hết các ngành, khiến nhiều hoạt động kinh tế và xã hội bị ngưng trệ, đời sống nhân dân gặp khó khăn Điều này đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu của nhiều doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng tồn đọng hàng hóa, chậm thu hồi vốn và có nguy cơ phá sản cho một số doanh nghiệp.
2.1.1.4 Môi trường chính trị - pháp luật
Môi trường pháp lý, bao gồm các văn bản dưới luật, đóng vai trò quan trọng trong việc định hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các quy định này không chỉ tạo ra sân chơi cho các doanh nghiệp cạnh tranh và hợp tác, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của họ Mọi mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp đều phải tuân theo các quy định của nhà nước, đảm bảo hoạt động đầu tư phù hợp với các luật định Vì vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản pháp luật và xu hướng phát triển kinh tế của đất nước để xác định phương hướng kinh doanh hiệu quả.
Các hiệp ước và hiệp định thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc quy định các vấn đề pháp lý, bao gồm Incoterms 2010, Công ước Viên 1980, Luật Quốc tế và Hệ thống Thương mại Quốc gia Những quy định này giúp tạo ra một khung pháp lý vững chắc cho các giao dịch thương mại giữa các quốc gia.
+ Các quy định pháp luật đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu (thuế, các thủ tục liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng,…)
Các nhân tố môi trường có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc kiềm hãm quá trình quốc tế hóa hoạt động kinh doanh Chính sách của Chính phủ hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng trưởng xuất khẩu thông qua việc dỡ bỏ hàng rào thuế quan Ngoài ra, chính sách ngoại thương của Chính phủ thường xuyên được điều chỉnh, do đó, các doanh nghiệp xuất khẩu cần theo dõi những thay đổi và xu hướng kinh tế để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
Sự tiến bộ của khoa học công nghệ ảnh hưởng mạnh mẽ đến sản phẩm và dịch vụ của công ty Việc không cập nhật kịp thời các công nghệ mới như phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VNACCS 2018 hoặc FPT.VNACCS có thể gây ra chậm trễ và sai sót trong cung cấp dịch vụ, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và hình ảnh của công ty.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều đối thủ để tồn tại Để duy trì vị thế, công ty cần nhận diện đầy đủ các đối thủ, đồng thời xác định ưu thế, khuyết điểm, khả năng, mối đe dọa, mục tiêu và chiến lược của họ Nếu không có chiến lược chăm sóc và giữ chân khách hàng hiệu quả, công ty có thể mất khách hàng vào tay đối thủ Việc thu thập và đánh giá thông tin về đối thủ là rất quan trọng để xây dựng chiến lược kinh doanh thành công.
Khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức mà doanh nghiệp nhắm đến trong hoạt động marketing Họ có quyền quyết định trong việc mua sắm và là những người hưởng lợi từ các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Để xây dựng sự tín nhiệm từ khách hàng, doanh nghiệp cần đáp ứng tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của họ, vì đây chính là tài sản quý giá nhất mà doanh nghiệp có được.
25 khách hàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ luôn có sự so sánh giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác
Nhà cung ứng là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp nguyên liệu và cơ sở vật chất cho doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh Mỗi doanh nghiệp cần có nhà cung ứng để hoạt động hiệu quả, và họ giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh Đối với các công ty dịch vụ giao nhận, nhà cung ứng bao gồm các hãng tàu, công ty cho thuê xe và kho bãi.
Sản phẩm thay thế, hay hàng hóa thay thế, là những sản phẩm có thể thay thế cho nhau về công dụng hoặc tiêu thụ khi điều kiện thay đổi Những hàng hóa này có thể có chất lượng tốt hơn hoặc kém hơn và thường có mức giá rẻ hơn Mặc dù dịch vụ vận tải biển của công ty chiếm ưu thế, vẫn tồn tại các dịch vụ thay thế như tàu rời, vận chuyển bằng container đặc biệt, xe lửa và vận tải thủy nội địa.
2.1.3.1 Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản hàng hóa Để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường biển, đặc biệt trong bối cảnh container hóa hiện nay, người giao nhận cần có cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa Sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép người giao nhận quản lý hiệu quả mọi hoạt động và thông tin liên quan đến khách hàng và hàng hóa thông qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu Nhờ vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tiên tiến, người giao nhận có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của những người tham gia Những người có am hiểu sâu sắc về lĩnh vực này sẽ xử lý thông tin hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa nhờ kinh nghiệm với nhiều loại sản phẩm khác nhau Bên cạnh đó, môi trường làm việc khắc nghiệt và áp lực cao trong ngành xuất nhập khẩu yêu cầu nhân viên phải có sức khỏe và tâm lý vững vàng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nội thất nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
thất nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
2.2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nguyên container
(FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu lô hàng nội thất, cụ thể là ghế theo hình thức FCL đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang, cần tuân thủ các bước sau: đầu tiên, xác định chi tiết sản phẩm và số lượng cần xuất khẩu Tiếp theo, tiến hành thương thảo và ký kết hợp đồng với đối tác Sau đó, chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu, bao gồm hóa đơn, packing list và các giấy tờ liên quan Cuối cùng, sắp xếp vận chuyển hàng hóa đến cảng và thực hiện thủ tục hải quan để đảm bảo lô hàng được giao đúng thời gian và địa điểm.
Bước 1: Soạn thảo lại hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Bước 2: Nhận giấy lưu cước (Booking Note) từ bên mua
Bước 3: Kéo container về kho, đóng hàng vào container, hun trùng và hạ container Bước 4: Làm phiếu hướng dẫn vận chuyển, phiếu cân container và nhận vận đơn nháp
Bước 5: Mở tờ khai hải quan
Bước 6: Thông quan tàu xuất
Bước 7: Xác nhận vận đơn và thanh toán phụ phí xuất khẩu
Bước 9: Lấy giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
Bước 10: Yêu cầu bên mua thanh toán
Bước 11: Hoàn tất bộ chứng từ nháp và gửi cho nhà nhập khẩu kiểm tra
Sơ đồ 2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
2.2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nội thất nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
Sau khi ký hợp đồng với bên mua Công ty Phát Khang sẽ sẽ thực hiện bước
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bắt đầu từ việc lựa chọn nguồn hàng, trong đó Công ty TNHH thuê gia công nội địa Đối với mặt hàng ghế nội thất, việc xuất khẩu được thực hiện theo các bước quy định nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
TM&DV XNK Phát Khang thì không cần xin giấy phép xuất khẩu vì Công ty đã có đăng ký sản xuất kinh doanh mặt hàng ghế này rồi
Bước 1: Soạn thảo lại hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Các công việc phòng chứng từ phải làm sau khi ký hợp đồng:
• Soạn thảo lại hợp đồng mua bán (Sale Contract)
Hợp đồng được soạn thảo lại nhằm ghi lại các thỏa thuận giữa bên bán (Công ty Phát Khang) và bên mua (FUINTURE N&D LIMITED) đã được xác nhận qua thư điện tử Bộ phận mua bán quốc tế sẽ cung cấp các thỏa thuận này Trong quá trình đàm phán, Công ty sẽ sử dụng mẫu hợp đồng chung và sẽ bổ sung các lưu ý hoặc thỏa thuận mới từ bên mua vào hợp đồng Hợp đồng xuất khẩu lô hàng nội thất của Công ty Phát Khang sẽ bao gồm những nội dung quan trọng sau đây:
− Hợp đồng được ký vào ngày: 06/12/2023
− Số hợp đồng: NO PK/DHP-007
− Bên xuất khẩu (bên mua): Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
− Bên nhập khẩu (bên mua): FUINTURE N&D LIMITED Điều 1 Mô tả hàng hóa
− Hàng hóa: Ghế Mira Accent Chair màu seadrift bọc vải màu beige và màu navy #23 làm bằng gỗ cao su (916x755x648mm), hàng mới 100%VN
− Tổng trị giá hợp đồng: 25,423.20 đô la
− Giao hàng theo điều kiện: giao lên tàu (FOB) theo Incoterms 2020
− Hạn sử dụng: tối thiểu 36 tháng kể từ ngày sản xuất, ghi trên bao bì
29 Điều 2 Đóng gói và ký mã hiệu
− Đóng gói: Theo tiêu chuẩn xuất khẩu, đóng trong thùng carton, như mô tả ở mục 1 ở điều khoản trên
Nhãn hiệu vận chuyển cần bao gồm thông tin về mặt hàng và hương vị, thương hiệu, số lượng, trọng lượng tịnh (NW - net weight), tổng trọng lượng (GW - gross weight), tên nhà sản xuất và nhà nhập khẩu.
− Tên và ngày sản xuất với ngày hết hạn Điều 3 Kiểm tra chất lượng
Thông số kỹ thuật chất lượng giống như trong chứng nhận phân tích được cung cấp cho người mua
Nếu người mua nghi ngờ về chất lượng sản phẩm, hai bên sẽ đồng ý chọn Tổ chức Kiểm định chất lượng SGS Việt Nam để kiểm tra và xác nhận chất lượng Kết quả từ tổ chức này sẽ là quyết định cuối cùng và ràng buộc cả hai bên.
Nếu kết quả không khớp với các chỉ tiêu chất lượng trong giấy chứng nhận phân tích mà người mua nhận được, người bán có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người mua do sự khác biệt này.
Thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền 100% giá trị đơn hàng trong vào 30 ngày kể từ ngày giao hàng
− Thanh toán cho Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
− Tên ngân hàng: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)
− Swift code: BIDV VN VX310
Các chứng từ yêu cầu để thanh toán:
− Một bộ vận đơn đường biển loại vận đơn hoàn hảo
− Giấy chứng nhận hun trùng
− Hóa đơn thương mại có chữ ký, bản gốc
− Phiếu đóng gói chi tiết có chữ ký, bản gốc
− Một bộ giấy chứng nhận bảo hiểm Điều 5 Giao hàng
− Cảng xếp hàng: GEMALINK PORT, Vũng Tàu
− Cảng dỡ hàng: MELBOURNE, Singapore
− Thời gian giao hàng: Thực hiện giao hàng
− Không được phép vận chuyển từng phần
− Hàng hóa phải được đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Người bán phải chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển hàng không từ nơi xuất phát đến địa điểm giao hàng, và người mua sẽ hoàn trả số tiền này khi hàng hóa được giao Tất cả chi phí vận chuyển cần được ghi rõ ràng trên hóa đơn thương mại hoặc giấy ghi nợ.
Trong vòng 24 giờ sau khi giao hàng, người bán sẽ gửi thông báo qua email cho người mua về tất cả các chi tiết liên quan đến việc giao hàng Điều 6 đề cập đến các trường hợp bất khả kháng.
Các bên sẽ không chịu trách nhiệm nếu không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng do các trường hợp bất khả kháng như hỏa hoạn, lũ lụt, đình công, động đất và thiên tai, miễn là những sự kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng.
Bên không thực hiện nghĩa vụ hợp đồng cần thông báo cho bên kia trong vòng 5 ngày về sự cố và việc chấm dứt hợp đồng Giấy chứng nhận phải được cấp bởi tổ chức được ủy quyền, xác nhận tiềm năng của người bán hoặc nhà sản xuất.
31 hoặc quốc gia của người mua cấp tương ứng sẽ là cơ sở cho sự tồn tại và thời gian của tình huống đó
Nếu thời hạn của các trường hợp trên kéo dài hơn 3 tháng, mỗi bên có quyền từ chối tiếp tục thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng Trong trường hợp này, không bên nào có quyền yêu cầu bồi thường cho tổn thất từ bên còn lại.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi tranh chấp không đạt được thỏa thuận hòa giải sẽ được giải quyết bởi Ủy ban Trọng tài Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh, theo quy định của Phòng Thương mại Quốc tế Phán quyết của Tòa án sẽ là chung thẩm và ràng buộc cả hai bên.
Phí trọng tài và các chi phí khác sẽ do bên thua kiện chịu trừ khi có thỏa thuận khác Điều 8 Điều kiện bổ sung
Mọi sửa đổi đối với hợp đồng này sẽ chỉ có hiệu lực nếu được lập bằng văn bản và được cả hai bên xác nhận hợp lệ
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành hai bản gốc bằng tiếng Anh qua Fax, mỗi bản có giá trị pháp lý như nhau Mỗi bên sẽ giữ một bản hợp đồng.
• Soạn thảo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Để đảm bảo việc xử lý sự cố hiệu quả, việc chuẩn bị bản thảo hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói là rất quan trọng, vì chúng có thể được sửa đổi khi cần thiết Dưới đây là nội dung hóa đơn thương mại cho lô hàng xuất khẩu nội thất tại Công ty Phát Khang.
− Ngày phát hành hóa đơn: 06 tháng 12 năm 2023
− Cảng đi: GEMALINK PORT, Vũng Tàu, Việt Nam
− Tên và thông tin công ty phát hành hóa đơn (Công ty của bên bán): Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
− Số hóa đơn: PK/DHP-007
− Tên hóa đơn: COMMERCIAL INVOICE
− Tên tàu /số chuyến: BOMARRENAISSANCE - 0YD5GS1NC
− Số hợp đồng và ngày kí hợp đồng: NO PK/DHP-007, kí hợp đồng ngày 06 tháng 12 năm 2023
Nội dung về sản phẩm cần có trong hóa đơn:
− Mã số nhận dạng sản phẩm (Item no)
− Mã số nhận dạng loại hàng (Cust art no)
− Tên hàng hóa và mô tả hàng hóa (Item name)
− Số lượng sản phẩm (Quantity)
− Số lượng thùng carton để đóng sản phẩm (Number of packages)
− Đơn giá (Price/Unit price)
− Tổng trị giá hóa đơn (Total)
• Soạn thảo phiếu đóng gói (Packing List)
Dưới đây nội dung phiếu đóng gói hàng hóa của lô hàng xuất khẩu nội thất tại Công ty Phát Khang:
− Ngày phát hành phiếu đóng gói: 06 tháng 12 năm 2023
− Cảng đi: GEMALINK PORT, Vũng Tàu, Việt Nam
− Tên và thông tin công ty phát hành phiếu đóng gói (Công ty của bên bán): Công ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
− Số phiếu đóng gói: PK/DHP-007
− Tên tàu /số chuyến: BOMARRENAISSANCE-0YD5GS1NC
− Số hợp đồng và ngày kí hợp đồng: NO PK/DHP-007, kí hợp đồng ngày 06 tháng 12 năm 2023
Nội dung cần có trong phiếu đóng gói:
− Mã số nhận dạng sản phẩm (Item no)
− Mã số nhận dạng loại hàng (Cust art no)
− Tên hàng hóa và mô tả hàng hóa (Item name)
− Số lượng sản phẩm (Quantity)
− Số lượng thùng carton để đóng sản phẩm (Number of packages/ CTNS)
− Tổng thể tích (Total CBM).
Bước 2: Nhận giấy lưu cước (Booking Note) từ bên mua
• Nhận giấy lưu cước từ bên mua (Booking Note)
KẾT QUẢ THỰC TẬP
Mô tả quá trình làm việc điển hình của sinh viên đi thực tập tại Công ty
ty TNHH TM&DV XNK Phát Khang
3.1.1 Nhật ký chi tiết công việc trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH
TM&DV XNK Phát Khang
Thực tập sinh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các phòng ban và bộ phận của doanh nghiệp, với nhiệm vụ đa dạng tùy thuộc vào lĩnh vực và loại hình tổ chức Họ có cơ hội tham gia vào các công việc chính khi được phép, từ đó tự tìm hiểu về quy mô, cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc cũng như trách nhiệm của từng vị trí trong công ty.
Thời gian Mô tả nội dung thực tập Đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Ghi chú (số điện thoại hoặc E-mail của người hướng dẫn)
Tham quan Công ty, tìm hiểu và làm quen với môitrường làm việc, các anh, chị trong phòng và đượcsắp xếp vị trí thực tập.
Biết được Công ty chỉ có một nhân viên chứng từ và hai anhsale xuất nhập khẩu.
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Quan sát, lắng nghe và học hỏi từ các anh chị trong công ty là rất quan trọng Họ sẽ giới thiệu cho bạn một cái nhìn tổng quan về công ty cũng như các lĩnh vực hoạt động chính của nó.
Hiểu được Công ty thường xuất khẩu các mặt hàng nào vàthường xuất đi đâu.
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Từ ngày 08/07 đến 13/07, chúng tôi đã nghiên cứu Booking của gần 22 hãng tàu chính, bao gồm các tuyến quốc tế và châu Á Qua đó, chúng tôi đã hiểu rõ các thông tin quan trọng trong Booking và nhận diện được mục đích của việc đặt Booking là gì.
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Hướng dẫn tra cứu lịch tàu của các hãng như One, Maersk, HPL, Zim và EMC giúp người dùng làm quen với giao diện và hiểu cách trình bày lịch trình của từng hãng, vì mỗi hãng có cách thể hiện khác nhau.
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Tra mã cảng của các Châulục, sân bay
Nhớ được các cảng chính ở Việt Nam và cảng chính ở các nước thuộc Châu Á.
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
(29/07-03/08) Được tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa và làm quen với bộ chứng từ xuất khẩu và tìm hiểu DEM, DET và cách tính
Ghi nhớ được quy trình xuất khẩu và chứng từ xuất khẩu bao gồm các chứng từ nào và tínhđược DEM, DET
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Tự lập một bộ chứng từ xuất khẩu tương tự
Hoàn thành được 90% nội dung bộ chứng từ
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Nhờ anh Việt hướng dẫn thêm về nghiệp vụ Sale logistics và hướng dẫn làm báo giá(FCL,LCL,AIR)
Biết được cơ bản về nghiệp vụ và làm được bảng báo giá
Nguyễn Văn Việt Email:nguyenvanv iet94@gmail.com
Bảng 3.1 Nhật ký chi tiết công việc tại Công ty TNHH TM&DV XNK
3.1.2 Mô tả công việc cụ thể trong một ngày thực tập tại Công ty TNHH
TM&DV XNK Phát Khang
Dưới đây là một số công việc chính mà bản thân em đã làm trong một ngày làm việc khi đi thực tập:
− Từ 8 giờ – 9 giờ 30 phút: Sắp xếp tài liệu, tìm kiếm thông tin các hãng tàu, khách hàng, cập nhật thông tin mới về luật xuất nhập khẩu
− Từ 9 giờ 30 phút – 10 giờ: Hỗ trợ thu xếp in ấn, photocopy tài liệu, giấy tờ phục vụ theo yêu cầu của đơn vị
− Từ 10 giờ – 12 giờ: Cập nhật tình hình, hiểu cách làm một bộ chứng từ và được hướng dẫn xử lý lỗi trong quá trình làm chứng từ
− Từ 13 giờ 30 phút – 15 giờ: Phân loại, sắp xếp các chứng từ để chuẩn bị làm hồ sơ liên quan đến hàng hóa
− Từ 15 giờ – 17 giờ: Thống kê lại danh sách booking hoặc chứng từ trong ngày theo yêu cầu.
Bài học của bản thân
Qua kỳ thực tập này, tôi nhận thấy tầm quan trọng của việc trang bị kiến thức về xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa qua đường biển và hàng không Việc hiểu rõ các loại chứng từ, cũng như những rủi ro trong quy trình vận chuyển và thanh toán quốc tế là rất cần thiết Những kiến thức này không chỉ quan trọng mà còn là yếu tố then chốt trong việc vận hành hiệu quả của công ty.
Cần phải trau dồi thêm nhiều kiến thức và các kỹ năng hơn để có thể giúp Công ty quản lý, vận hành một cách tốt nhất
Trong quá trình thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu của Công ty Phát Khang, tôi đã có cơ hội trải nghiệm văn hóa doanh nghiệp và học hỏi nhiều điều bổ ích Tôi đã tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu một mặt hàng và nhận thấy nhiều điều thú vị về hoạt động này Qua đó, tôi đã xác định được định hướng phát triển cá nhân trong ngành Logistics trong tương lai.
Định hướng công việc của bản thân sau khi tốt nghiệp
Sau khi tốt nghiệp, bạn sẽ bắt đầu hành trình tự lập và trưởng thành trong xã hội Đây là thời điểm quan trọng để xác định định hướng tương lai và chuẩn bị cho những bước đi tiếp theo trong cuộc sống Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho hành trình của bản thân để đạt được những mục tiêu mà bạn mong muốn.
Tìm kiếm công việc là một hành trình đầy thách thức, nơi mỗi người phải lựa chọn giữa đam mê và chuyên môn Việc tìm kiếm một công việc phù hợp với niềm đam mê và tài năng cá nhân là rất quan trọng Với tuổi trẻ và nhiều thời gian phía trước, tôi sẽ nỗ lực hết mình để trải nghiệm và học hỏi từ các công việc khác nhau, không ngại đối mặt với thách thức, nhằm tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho sự nghiệp tương lai.
Kế hoạch tương lai gần của tôi là trở thành nhân viên chứng từ chính thức Trong thời gian trau dồi kinh nghiệm tại đơn vị mà tôi sắp ứng tuyển, tôi sẽ nỗ lực hoàn thành công việc một cách tốt nhất Mục tiêu lâu dài của tôi là phấn đấu để trở thành cấp quản lý trong tương lai.
− Kết nối và giao lưu với những người trong lĩnh vực kinh doanh
Kết nối không chỉ là giao tiếp với bạn bè và đồng nghiệp, mà còn mở ra cơ hội nghề nghiệp và học hỏi, giúp ích cho sự phát triển công việc sau này.
Chương 3 là chương cuối trong cuốn báo cáo đề tài thực tập về quy trình xuất khẩu hàng nội thất nguyên container tại Công ty TNHH TNHH TM&DV XNK Phát Khang qua chương này đã thể hiện được một ngày làm việc của em tại Công ty - đơn vị nơi thực tập qua đó em rút ra được bài học kinh nghiệm cho bản thân và những định hướng những mục tiêu của mình trong tương lai sau này