TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX TM QUANG DƯƠNG
Giới thiệu chung về Công ty Quang Dương
Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI QUANG DƯƠNG
Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: SUNSHINE TRADING MANUFACTURING COMPANY LIMITED
Địa chỉ: 178/23/4 Phan Đăng Lưu, Phường 3, Quận Phú Nhuận, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện theo pháp luật: Bà Đào Nhị Hà
Chức vụ: Tổng giám đốc
Hình 1: Logo Công ty Quang Dương (Công ty Quang Dương, 2022)
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH SX TM Quang Dương, thành lập năm 2002, khởi đầu chỉ là một văn phòng đại diện nhỏ tại Hoa Trà, Phú Nhuận với 5 nhân viên Hiện nay, Quang Dương đã xây dựng được uy tín trong lĩnh vực vận tải và đang mở rộng chi nhánh tại Hải Phòng.
Những ngành nghề kinh doanh của Quang Dương:
Vận tải đường bộ nội địa
Vận tải đường thủy nội địa
Vận tải đường sắt nội địa
Giao nhận hàng hóa đường biển hoặc đường hàng không
Kho hàng và Cảng nội địa (Warehousing and Depot)
Nhà cung cấp giải pháp kho bãi
Dịch vụ cho thuê container
Giao dịch và phân phối
Sản phẩm năng lượng sạch
Những sản phẩm nông nghiệp
Giao hàng tận nơi cho khách hàng
Tư vấn giải pháp về logistics
Dịch vụ chứng nhận công bố hợp quy
Dịch vụ chứng nhận chất lượng
Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH SX TM Quang Dương chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế, đáp ứng nhu cầu xuất, nhập khẩu của doanh nghiệp Thành lập từ năm 2002, công ty có thế mạnh trong vận chuyển nội địa đến các cảng miền Bắc và miền Nam, đồng thời mở rộng các tuyến quốc tế như Trung Quốc, Campuchia và thị trường châu Âu Ngoài vận tải, Quang Dương còn cung cấp dịch vụ logistics bao gồm cho thuê kho bãi, mua bán container, bốc xếp hàng hóa và đại lý thủ tục hải quan.
Công ty Quang Dương chuyên đảm bảo vận chuyển hàng hóa an toàn, đúng thời gian và địa điểm theo kế hoạch Chúng tôi hợp tác với các đối tác vận tải để duy trì tình trạng sẵn sàng của container, tránh trì hoãn Ngoài ra, công ty hỗ trợ xây dựng kế hoạch thông quan hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Chúng tôi cũng kiểm tra tình trạng container, máy móc và thiết bị đầu kéo để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong việc mua bán container Đặc biệt, Quang Dương cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi và sắp xếp nhân công để bốc xếp hàng hóa lên xe vận chuyển.
1.4 Sơ đồ tổ chức hoạt động và chức năng của các phòng ban 1.4.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 2: Sơ đồ tổ chức công ty (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Căn cứ dữ liệu được cung cấp bởi Phòng nhân sự của Công ty Quang Dương
(2022), chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban được mô tả như sau:
Chủ tịch là người sở hữu và điều hành công ty, có quyền và nghĩa vụ quản lý hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, chủ tịch còn có khả năng đầu tư và góp vốn vào các doanh nghiệp khác.
Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, đồng thời nắm quyền quyết định trong việc ký kết hợp đồng, xử lý các vấn đề pháp lý và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch hợp tác, mua bán và đầu tư của doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc lập kế hoạch và phương án kinh doanh để trình giám đốc điều hành Nhiệm vụ của phòng kinh doanh bao gồm đàm phán và ký kết hợp đồng, tìm kiếm khách hàng cũng như chăm sóc khách hàng tiềm năng Ngoài ra, phòng còn đảm nhận việc mua bán, đàm phán cước vận chuyển quốc tế và tìm hiểu giá cả liên quan đến thủ tục hải quan Một nhiệm vụ quan trọng khác của phòng kinh doanh là quảng bá và giới thiệu công ty nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh.
Phòng vận tải đường bộ nhận thông tin từ Phòng kinh doanh để sắp xếp xe và điều phối tài xế theo lịch trình đã lên kế hoạch, dựa trên hãng tàu hoặc nhà sản xuất.
Phòng thủ tục hải quan chịu trách nhiệm nhận thông tin từ Phòng kinh doanh khi có đơn hàng xuất hoặc nhập Công việc này bao gồm việc khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết để đảm bảo thông quan cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Phòng quản lý container có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra tình trạng container trước khi cho thuê và sau khi khách hàng trả lại Đồng thời, phòng cũng thực hiện bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ các container và đầu kéo, nhằm đảm bảo quá trình mua bán và trao đổi container diễn ra thuận lợi.
Dịch vụ cho thuê kho bãi và bãi đậu xe: Nhận đơn từ Phòng kinh doanh, lập bảng giá và sắp xếp nhân công đến kho để thực hiện bốc xếp hàng hóa Cuối tháng, tiến hành thu tiền dịch vụ giữ xe.
Phòng nhân sự là bộ phận quan trọng trong công ty, không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng đóng vai trò tìm kiếm và đào tạo nhân tài xuất sắc Ngoài việc chăm sóc đời sống nhân viên, phòng nhân sự còn giải quyết các tranh chấp nội bộ, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Công ty cam kết cung cấp 4 chế độ phúc lợi và đãi ngộ tốt cho nhân viên, đồng thời chú trọng vào việc quản lý và đào tạo nhân sự chất lượng, nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Phòng kế toán có nhiệm vụ đảm bảo hạch toán chính xác cho công ty và thực hiện thanh toán kịp thời theo đề xuất từ Phòng kinh doanh Đồng thời, phòng cũng theo dõi và cập nhật thường xuyên các quy định về kế toán của Nhà nước Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm báo cáo tình hình tài chính và các vấn đề liên quan đến vốn cho Ban Giám đốc.
Hình 3: Văn phòng làm việc của công ty (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Tình trạng hoạt động của Công ty Quang Dương giai đoạn 2019-
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH SX TM Quang Dương giai đoạn 2019-2021
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Biểu đồ 1: So sánh tình hình kinh doanh của Quang Dương giai đoạn 2019-2021
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Trong giai đoạn 2019 – 2021, Công ty Quang Dương ghi nhận sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí Cụ thể, doanh thu năm 2020 giảm nhẹ xuống còn 35,70 tỷ đồng, giảm 1,51 tỷ so với 37,21 tỷ đồng của năm 2019 Nguyên nhân chủ yếu là do dịch Covid-19 bùng phát, dẫn đến việc trì hoãn mọi hoạt động xuất nhập khẩu và vận chuyển nội địa.
Năm 2021, mặc dù chịu ảnh hưởng của dịch bệnh và lệnh cấm giao thương, Quang Dương đã thích ứng tốt với tình hình và ký kết hợp đồng với các công ty lớn như VIMC và Nam Dương, giúp doanh thu tăng mạnh lên 47,66 tỷ đồng Việc hợp tác với VIMC không chỉ mang lại lượng đơn hàng lớn mà còn mở ra nhiều dự án khác trong nước, góp phần vào sự chuyển biến tích cực trong doanh thu Công ty cũng nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường, xuất khẩu các mặt hàng y tế như khẩu trang và quần áo bảo hộ.
Trong năm 2020, chi phí đã giảm nhẹ 0,9 tỷ đồng so với năm 2019, nhưng đến năm 2021, chi phí đã tăng mạnh lên 42,78 tỷ đồng Nguyên nhân chính cho sự gia tăng này là do giá cước vận tải quốc tế cạnh tranh khốc liệt và luôn biến động, cùng với sự xuất hiện của nhiều công ty giao nhận mới, buộc giá cả phải điều chỉnh theo nhu cầu thị trường Thêm vào đó, công ty cũng phải chi cho việc sửa chữa container do thời gian không hoạt động lâu, đầu tư thêm đầu kéo và đào tạo nhân sự mới để đảm bảo sự phát triển bền vững trong bối cảnh dịch bệnh.
Giới thiệu về các đối tác – khách hàng của Công ty Quang Dương
Để Quang Dương phát triển bền vững trong lĩnh vực vận tải và logistics, sự hỗ trợ từ các đối tác và mối quan hệ lâu dài với khách hàng là yếu tố không thể thiếu.
1.6.1 Đối tác của Công ty Quang Dương
1) Công ty Dịch vụ Hàng hải Tích hợp ZIM (ZIM LINE): Zim Line không phải là một cái tên xa lạ trong ngành vận chuyển quốc tế Các tuyến quốc tế mà Zim chuyên vận chuyển là Châu Á, Châu Phi, vùng Địa Trung Hải, v.v Ngoài ra, Quang Dương và Zim có mối quan hệ khá thân thiết nên luôn có được mức giá vận chuyển ưu đãi và lịch tàu ngay khi cần
2) Hãng tàu KMTC (KMTC LINE): Để xuất khẩu thuận lợi qua Hàn Quốc thì không thể thiếu sự hợp tác với hãng tàu KMTC Đây là một hãng tàu chuyên các tuyến Châu Á như Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, Malaysia, v.v Ngoài việc KMTC luôn có cước vận chuyển hấp dẫn thì KMTC đảm bảo lịch trình di chuyển đúng giờ Cũng nhờ sự hợp tác với KMTC mà Quang Dương có được sự tin tưởng với khách hàng và vững bước ở trong thị trường vận tải này
3) Kuehne + Nagel Việt Nam: Ngoài việc hợp tác với các hãng tàu để có những mức giá ưu đãi và cước vận chuyển hấp dẫn thì Quang Dương còn mở rộng hợp tác qua các công ty logistics khác Điển hình là Kuehne + Nagel, là một công ty logistics hàng đầu thế giới có mạng lưới vận chuyển ở nhiều quốc gia khác nên nên việc hợp tác với Kuehne + Nagel đã mang đến nhiều lợi ích cho Quang Dương Những mặt hàng khó xuất khẩu hay việc lấn sang các thị trường quốc tế khác cũng trở nên dễ dàng hơn
1.6.2 Khách hàng của Công ty Quang Dương
1) Công ty TNHH Thực phẩm Quốc tế Nam Dương: Đây là một khách hàng lớn của Quang Dương Công ty chuyên các mặt hàng Nước chấm và Gia vị tại Việt Nam Nam Dương không những có nhiều sản phẩm trong nước mà còn xuất khẩu ra nhiều nước khác nhau Quang Dương đã hỗ trợ Nam Dương xuất khẩu nhiều sản phẩm nước tương sang các thị trường Sydney, Melbourne, Manila và Singapore
2) Công ty Cổ phần Phili Orient Việt Nam: Tiếp đến không thể không nhắc nhắc tới Công ty Phili có trụ sở tại Hà Nội Sau thời điểm giãn cách do đại dịch năm 2021, Quang Dương đã ký hợp đồng với Phili Orient Phili đã hợp tác với Quang Dương ở nhiều mặt hàng như tro trấu, nông sản và xuất qua Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn độ với số lượng lớn Điều này giúp Quang Dương thu về nhiều lợi nhuận cho công ty
3) Công ty Cổ phần Bột giặt LIX: Mặc dù công ty khai thác nhiều ở các tuyến vận chuyển quốc tế nhưng nội địa cũng phát triển mạnh không kém Quang Dương vận chuyển cho LIX những tuyến nội địa trong miền Nam từ Bình Dương hoặc Thủ Đức đi Cát Lái Ngoài ra, Quang Dương hỗ trợ lấy hàng và di chuyển đến các kho của LIX
Hình 4: Các khách hàng của Công ty Quang Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Phân tích đối thủ và mô hình SWOT của Công ty
Lĩnh vực vận tải và logistics đang chứng kiến sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty trong và ngoài nước Hiện tại, Công ty Quang Dương đang phải đối mặt với ba đối thủ cạnh tranh chính trong ngành logistics.
1) Nguyên Anh Logistics: Với một công ty đang trên đà phát triển và có kế hoạch hoạt động mạnh ở các thị trường Châu Á thì Nguyên Anh là đối thủ đáng gờm của Quang Dương Ở Nguyên Anh có cả các dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa và quốc tế ở nhiều tuyến khác nhau với mức giá đàm phán khá rẻ
2) Legend Cargo Logistics: Đây là một công ty có bề dày lịch sử lên tới 20 năm trong ngành Logistics Legend Cargo có được nguồn khách hàng dồi dào, sự uy tín của công ty và có nhiều dịch vụ đa dạng để phục vụ khách hàng như dịch vụ hải quan, kho bãi và cước vận chuyển quốc tế Ngoài ra, công ty không chỉ hoạt động mạnh ở lĩnh vực hậu cần nội địa mà còn vươn ra các thị trường Mỹ, Canada, Úc
3) Melody Logistics: Trong lĩnh vực Logistics và vận tải thì Melody không phải là một công ty lâu năm Tuy nhiên, mức độ uy tín và tầm nhìn của công ty này thì hơn như vậy Ngoài trụ sở chính tại Sài Gòn thì công ty đã có nhiều chi nhánh tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Cần Thơ và Đồng Nai Melody còn là thành viên của nhiều hiệp hội khác nhau như WCA, FIATA, VCCI Công ty còn có một châm ngôn là luôn đặt khách hàng lên hàng đầu và sẵn sàng cung cấp những dịch vụ tốt nhất với giá cả phải chăng, phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng
1.7.2 Phân tích SWOT của Công ty Quang Dương
Hình 5:Sơ đồ phân tích SWOT của Công ty Quang Dương
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022) a) Điểm mạnh
Công ty Quang Dương duy trì mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu, giúp cập nhật lịch trình thường xuyên và cung cấp đa dạng tuyến đường vận chuyển Chẳng hạn, hãng tàu A có lịch trình từ Hồ Chí Minh đến Hàn Quốc vào thứ hai, thứ ba và thứ sáu, trong khi hãng tàu B hoạt động vào giữa tháng và cuối tháng.
Trong 10 tháng qua, Quang Dương đã hợp tác với cả hai hãng tàu, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn lịch tàu phù hợp với nhu cầu của mình Điều này cho phép khách hàng không cần vội vàng và có thể linh hoạt trong việc chọn lịch tàu theo ngày đóng hàng.
Quang Dương sở hữu nhiều container, giúp công ty chủ động trong việc vận chuyển nội địa mà không phụ thuộc vào đại lý, từ đó dễ dàng tìm kiếm khách hàng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu vận chuyển Ngoài ra, công ty cung cấp đa dạng dịch vụ như cước vận chuyển quốc tế, kho bãi, bốc xếp và tư vấn thủ tục hải quan, tạo lợi thế cạnh tranh lớn và mở ra cơ hội phát triển ra thị trường quốc tế.
Công ty vẫn phụ thuộc vào các công ty forwarder khác để có được giá cước ưu đãi, mặc dù đã có mối quan hệ tốt với hãng tàu Việc chưa đàm phán thành công mức giá tốt hơn với các forwarder khác cho thấy hạn chế trong khả năng thương thảo Hơn nữa, công ty chưa xây dựng được bộ phận chứng từ, dẫn đến việc không thể tự đặt chỗ trực tiếp từ các hãng tàu, buộc phải hợp tác với nhiều forwarder để giảm bớt gánh nặng này.
Công ty cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng, tuy nhiên mức giá dịch vụ lại cao hơn so với thị trường Việc thuê thêm đại lý cho thủ tục hải quan và nhân công ngoài để bốc xếp làm tăng chi phí, khiến rất ít khách hàng có khả năng chi trả mức giá này.
Nguồn khách hàng tiềm năng đang ngày càng mở rộng do nhu cầu xuất nhập khẩu gia tăng Với bề dày kinh nghiệm trong ngành, công ty đã xây dựng được sự tin tưởng từ nhiều khách hàng, không chỉ quay lại mà còn giới thiệu thêm nhiều khách hàng mới.
Xu hướng hội nhập quốc tế đang gia tăng, mở rộng mạng lưới kinh tế toàn cầu giúp Việt Nam kết nối với bạn bè quốc tế Việc này không chỉ nâng cao vị thế quốc gia mà còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường đa dạng và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Theo Tổng cục thống kê (2020), Việt Nam đã tham gia nhiều tổ chức quốc tế và hiệp định thương mại tự do như FTA với Nhật Bản, Hàn Quốc, EVFTA và TPP Điều này mang lại cơ hội cho Quang Dương trong việc mở rộng khách hàng và gia tăng doanh thu cho công ty.
Ngành vận tải và logistics đang trở nên phổ biến với nhiều đối thủ cạnh tranh, bao gồm cả các công ty logistics trong nước và quốc tế Để duy trì khách hàng, các công ty cần đưa ra giải pháp tối ưu về chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Cơ sở hạ tầng giao thông tại Quang Dương vẫn còn yếu kém, ảnh hưởng lớn đến hoạt động vận chuyển nội địa, đặc biệt là vận chuyển đường bộ Tình trạng này không chỉ tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa mà còn làm gia tăng chi phí logistics.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CƯỚC VẬN TẢI QUỐC TẾ
Khái niệm về vận tải quốc tế
Vận tải quốc tế là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia, bao gồm việc chuyên chở hàng hóa từ cảng nước này đến cảng nước khác hoặc giao hàng đến kho ở hai nước khác nhau Hàng hóa thường được vận chuyển bởi các nhà giao nhận trung gian hoặc trực tiếp từ các tổ chức trong ngành như hãng tàu và hãng hàng không, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển Để tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng, quá trình vận chuyển được tính toán cẩn thận, lựa chọn phương thức phù hợp hoặc kết hợp nhiều phương thức khác nhau.
Một số hình thức vận tải quốc tế phổ biến hiện nay
Hiện nay, Việt Nam đang hội nhập quốc tế, làm cho giao thương giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa an toàn và tiện lợi, các phương thức vận chuyển đóng vai trò quan trọng Ba phương thức vận chuyển phổ biến trong vận tải quốc tế bao gồm: đường biển, đường hàng không và đường bộ.
2.2.1 Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sử dụng máy bay chuyên chở hoặc máy bay có khoang chứa hàng, với các công ty nổi tiếng như DHL Express, FedEx, UPS và TNT Express Phương thức này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tốc độ vận chuyển nhanh và mức độ bảo đảm hàng hóa cao Tuy nhiên, chi phí vận chuyển khá cao và có những hạn chế đối với một số mặt hàng như thực phẩm từ động vật, thực phẩm không có nhãn mác, hóa chất nguy hiểm Do đó, hàng hóa phù hợp để vận chuyển bằng đường hàng không chủ yếu bao gồm thư tín, vàng, kim cương và dược phẩm.
Hình 6: Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
2.2.2 Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Đây là hình thức vận chuyển phổ biến nhất hiện nay trên toàn thế giới Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được nhiều chủ hàng lựa chọn do có chi phí thấp, có thể vận chuyển được nhiều hàng hóa cồng kềnh, có trọng lượng quá khổ
Quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam có thể kéo dài từ 1-2 tháng do chi phí thấp, vì vậy chủ hàng cần lựa chọn container cẩn thận để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt hành trình Các phương tiện vận tải thường được sử dụng bao gồm container, tàu rời, phà và sà lan Một số hãng tàu và công ty vận tải biển nội địa nổi bật tại Việt Nam là Maersk, OOCL, Glotrans Việt Nam và Palm Logistics Việt Nam.
Hình 7: Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
2.2.3 Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ
Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ là phương thức phổ biến nhất, sử dụng các phương tiện như ô tô, xe tải, và xe container Các công ty hàng đầu trong lĩnh vực này bao gồm Công ty TNHH TM Dịch vụ và Giao nhận Vận tải Song Long, Công ty cổ phần Nguyễn Ngọc Logistics, và Công ty TNHH Vận tải Oceanking Phương thức này mang lại lợi thế về giá thành và tốc độ chuyên chở, cho phép vận chuyển đa dạng sản phẩm từ xi măng đến máy móc cồng kềnh Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là chỉ phù hợp với cự ly ngắn, không thể áp dụng cho các quốc gia xa.
Hình 8: Vận tải đường bộ (Nguồn: vantaitancuongphat.com, 2022)
Ngoài các phương thức vận tải quốc tế phổ biến như trên thì còn có các phương thức khác phổ biến như:
2.2.4 Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt
Quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt tại Việt Nam được thực hiện thông qua các đầu máy và toa xe, có thể là mặt phẳng hoặc kín Hiện nay, một số công ty vận tải đường sắt nổi bật bao gồm Vận Tải AnzEn, Công ty Vận Chuyển Hàng Hóa Đường Sắt Nam Long và Global Logistics.
Vận chuyển đường sắt, một phương thức hiện đại và lâu đời từ thế kỷ 19, hiện được sử dụng tại hơn 120 quốc gia Tại châu Á, các nước như Ấn Độ, Trung Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đều ưa chuộng phương thức này Ở châu Âu, vận chuyển đường sắt cũng phổ biến nhờ vào hạ tầng đường phố rộng rãi, thuận tiện cho việc di chuyển giữa các quốc gia.
Vận chuyển đường sắt là phương thức lý tưởng cho các sản phẩm lớn và cồng kềnh, đặc biệt là những mặt hàng có khối lượng vận chuyển lớn như than, gỗ, hóa chất, gạo và ngũ cốc.
Hình 9: Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt dưới dạng mặt phẳng
2.3.5 Vận chuyển hàng hóa bằng đường ống Đây là một phương thức vận chuyển không quá phổ biến ở các nước cũng như bị giới hạn về hàng hóa vận chuyển Đường ống chỉ vận chuyển được chất lỏng, khí hóa lỏng (xăng, dầu, gas, hóa chất) Về mặt chi phí thì việc vận chuyển hàng hóa bằng đường ống khá tốn kém và mang tính đặc thù, trong quá trình vận chuyển hầu như không bị hao mòn trừ khi đường ống bị rò rỉ hoặc bị vỡ Vì vậy, vận chuyển bằng đường ống chỉ phù hợp đối với các công ty Nhà nước lớn hoặc các công ty đa quốc gia Hiện nay tại Việt Nam hình thức vận chuyển bằng đường ống chưa phổ biến Một số công ty lớn tại Mỹ chuyên vận chuyển bằng đường ống như Energy Transfer Partners LP, TC Energy Corp, Plains All American Pipeline LP
Hình 10: Vận chuyển hàng hóa bằng đường ống (Nguồn: cuocvanchuyen.vn, 2022)
Khái niệm và các loại cước vận tải quốc tế
2.3.1 Khái niệm về cước vận tải quốc tế
Cước vận tải quốc tế là khoản chi phí cần thiết mà các chủ hàng, bao gồm doanh nghiệp và cá nhân, phải thanh toán cho bên vận chuyển khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa Hai bên sẽ tự thỏa thuận hình thức thanh toán, có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản Thông thường, cước vận tải quốc tế được thương thảo dựa trên biểu giá từ các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển.
2.3.2 Một số cước vận tải quốc tế a) Các loại phí trong vận tải đường biển
Cước vận chuyển đường biển (Ocean Freight): cước để vận chuyển hàng hóa từ cảng nước này sang cảng nước khác
Phí chứng từ là khoản chi phí mà các hãng tàu hoặc forwarder thu để phát hành vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill cho hàng xuất khẩu bằng đường hàng không) Khoản phí này được sử dụng để thực hiện các thủ tục cần thiết cho việc xuất khẩu một lô hàng Đối với hàng nhập khẩu vào Việt Nam, người nhận cũng phải chịu khoản phí này.
Để nhận hàng, bạn cần đến hãng tàu hoặc forwarder để lấy lệnh giao hàng Sau đó, bạn phải ra cảng xuất trình lệnh này cho kho hàng lẻ và làm phiếu EIR đối với hàng nguyên container (FCL) để có thể lấy được hàng.
Phí khai báo an ninh (Advanced Manifest System – AMS) là chi phí phát sinh chủ yếu khi xuất hàng đi Mỹ, do Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) quản lý Hệ thống AMS yêu cầu hầu hết các loại hàng hóa, bao gồm cả hàng không và hàng biển, phải nộp đơn khai báo thông tin chi tiết về lô hàng Ngoài Mỹ, một số quốc gia như Canada và Trung Quốc cũng áp dụng phí AMS.
Phụ phí nhiên liệu (Bunker Adjustment Factor - BAF) là khoản chi phí phát sinh do biến động giá nhiên liệu, được hãng tàu thu từ chủ hàng Khoản phí này cũng được biết đến với thuật ngữ FAF (Fuel Adjustment Factor).
Phụ phí tỷ giá hối đoái (Currency Adjustment Factor - CAF) là khoản phụ phí được áp dụng để bảo vệ các hãng vận tải trước sự biến động của tỷ giá giữa hai đồng tiền của các quốc gia khác nhau Mỗi hãng vận tải sẽ có những tiêu chí và phương pháp tính toán riêng cho phụ phí này.
Phí vệ sinh container (Cleaning Container Fee – CCF) là khoản chi phí mà các hãng tàu thu để thực hiện việc vệ sinh container Phí CCF thường áp dụng cho các lô hàng nhập khẩu khi chủ hàng trả container tại cảng hoặc depot, nhưng container không đạt tiêu chuẩn về độ sạch theo quy định của hãng tàu.
Phí xếp dỡ và lưu kho (Container Freight Station - CFS) bao gồm các chi phí liên quan đến việc xếp dỡ, quản lý và đóng hàng vào container cho hàng xuất khẩu, cũng như dỡ hàng khỏi container cho hàng nhập khẩu trước khi đưa vào kho Chi phí này chỉ áp dụng cho hàng lẻ (LCL - Less than Container Load).
Phụ phí mất cân đối container (Container Imbalance Charge – CIC) là khoản phí mà các hãng tàu thu của khách hàng khi vận chuyển một số lượng lớn container rỗng từ nơi này đến nơi khác để lấy container đầy Đây được coi là chi phí bù đắp cho hoạt động của máy móc trong việc di chuyển container từ khu vực thừa sang khu vực thiếu, nhằm đảm bảo quy trình đóng hàng diễn ra suôn sẻ.
Phí vận chuyển thay đổi cảng đích (Change of Destination – COD) phát sinh khi có yêu cầu thay đổi cảng đích, dẫn đến các chi phí bổ sung như phí xếp dỡ, phí đảo chuyển và phí lưu container Do đó, hãng tàu sẽ thu phí COD từ chủ hàng khi họ muốn thay đổi cảng chỉ định ban đầu.
Phí lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) chỉ áp dụng cho hàng nhập khẩu Lệnh giao hàng được phát hành bởi hãng tàu hoặc các công ty giao nhận, cho phép người nhận hàng đến kho CFS để lấy hàng lẻ hoặc làm phiếu EIR đối với hàng nguyên container.
Phí giao hàng tại cảng đến (Destination Delivery Charge – DDC) là khoản phí nhằm bù đắp các chi phí liên quan đến việc lấy hàng ra khỏi tàu, chi phí di chuyển container vào ra cổng, và sắp xếp các container trong cảng Khoản phí này sẽ được thanh toán trực tiếp cho hãng tàu.
Phí lưu container tại bãi cảng, hay còn gọi là phí Demurrage (DEM), là khoản phí mà các hãng tàu áp dụng khi thời gian miễn phí lưu container đã hết Mỗi lô hàng sẽ có thời gian miễn phí khác nhau, và khi quá thời gian này, chủ hàng sẽ phải trả phí DEM theo biểu phí quy định tại cảng.
Thời gian miễn phí lưu container tại bãi đối với hàng nhập là 1-7 ngày cho container khô và 1-3 ngày cho container lạnh Nếu quá thời gian này, chủ hàng sẽ phải chịu phí DEM.
Hàng xuất cũng được miễn phí phí DEM trong khoảng thời gian 1-7 ngày cho container khô và 1-3 ngày cho container lạnh Thông thường, phí DEM rất hiếm khi áp dụng cho hàng xuất, trừ khi có sự cố như tàu bị hoãn, thanh lý hải quan trễ hoặc lưu container tại bãi quá thời gian quy định.
Vai trò của vận chuyển hàng hóa quốc tế
2.4.1 Thúc đẩy phát triển sản xuất và lưu thông hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy trao đổi và lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia Sự phát triển của ngành vận tải giúp tăng cường khả năng luân chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ hàng lựa chọn phương thức xuất nhập khẩu phù hợp Cước phí vận tải thấp cũng là yếu tố then chốt, góp phần thúc đẩy giao thương trong thương mại quốc tế Cân bằng giữa tốc độ vận chuyển, sự đảm bảo an toàn cho hàng hóa và cước phí hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất và lưu thông hàng hóa toàn cầu.
Theo thống kê của Tổng cục Hải quan, tổng giá trị xuất khẩu năm 2020 đạt 282,63 tỷ USD, trong khi nhập khẩu là 262,69 tỷ USD Đến năm 2021, tổng giá trị xuất nhập khẩu có sự tăng trưởng mạnh mẽ, với xuất khẩu đạt 336,31 tỷ USD (tăng 19%) và nhập khẩu lên tới 332,23 tỷ USD (tăng 26,5%).
Biểu đồ 2: Tình trạng xuất-nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam năm 2020-2021
(Nguồn: Tổng cục hải quan, 2022)
2.4.2 Thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong thương mại quốc tế
Vận tải phát triển đã làm thay đổi đáng kể thương mại quốc tế, giúp nâng cao khả năng kiểm tra chất lượng hàng hóa Trước đây, công nghệ lạc hậu và máy móc lỗi thời khiến việc xuất nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, với chi phí cao do mức tiêu thụ nhiên liệu lớn Tuy nhiên, hiện nay, nhiều quốc gia đã áp dụng công nghệ tiên tiến, tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu và mở rộng khả năng xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế.
Doanh nghiệp hiện nay có khả năng xuất nhập khẩu đa dạng các mặt hàng trên toàn cầu, bao gồm linh kiện điện tử, sản phẩm mẫu và thực phẩm Việc buôn bán này diễn ra thuận lợi mà không gặp phải rào cản nào.
2.4.3 Gia tăng cơ hội việc làm
Ngành vận tải đã tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động, không chỉ riêng vận tải biển mà còn bao gồm hàng không, đường bộ và đường thủy, đòi hỏi một lượng lớn nhân lực Việc bốc xếp, khuân vác và quản lý kho bãi cho hàng hóa cần vận chuyển cũng đã tạo ra nhiều loại hình công việc đa dạng Theo Viện Chiến lược phát triển, trong năm 2020, nguồn nhân lực của Việt Nam đã tăng thêm hơn 12 triệu người, phản ánh sự phát triển của ngành này.
Năm 2020, nhu cầu về nguồn nhân lực trong ngành xuất khẩu tại TPHCM dự kiến tăng 80%, với khoảng 25.000 việc làm mới mỗi năm Sự phát triển của ngành vận tải quốc tế không chỉ giúp giảm tỷ lệ đói nghèo mà còn mở ra nhiều cơ hội việc làm và tạo ra các xu hướng mới trong học tập và làm việc.
2.4.4 Thu hút vốn đầu từ nước ngoài
Vận tải quốc tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của quốc gia, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao thương hàng hóa và thu hút vốn đầu tư nước ngoài Sự phát triển này không chỉ gia tăng mối quan hệ hợp tác giữa các quốc gia mà còn mở rộng thị trường và tìm kiếm các nguồn vốn đầu tư đa dạng Tuy nhiên, năm 2020, do tác động tiêu cực của dịch Covid-19, Việt Nam đã phải đối mặt với thiệt hại nặng nề trong sản xuất và buôn bán, dẫn đến sự sụt giảm mạnh trong nguồn vốn FDI.
Năm 2020, Việt Nam ghi nhận mức thu hút vốn đầu tư nước ngoài giảm còn 21 tỷ USD, giảm 6,7% so với năm 2019 (22,5 tỷ USD) Tuy nhiên, đến năm 2021, mặc dù tình hình dịch bệnh căng thẳng hơn, vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam đã tăng mạnh lên 31,15 tỷ USD, với sự chênh lệch lớn 9,2% so với năm 2020 Kết quả này cho thấy việc mở rộng thị trường xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng giúp nền kinh tế Việt Nam phát triển và thu hút thêm nhiều vốn FDI, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với các đối tác toàn cầu.
Biểu đồ 3: Dòng vốn FDI vào Việt Nam giai đoạn 2011-2021
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY QUANG DƯƠNG
Giới thiệu tổng quan về phòng kinh doanh và nghiệp vụ thực hiện
Trong suốt quá trình thực tập, tôi làm việc tại phòng kinh doanh, nơi được quản lý bởi Trưởng phòng Hồ Thị Kim Oanh, người đã hướng dẫn tôi tại Công ty Quang Dương Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, đàm phán giá với các hãng tàu, nhà xe và đại lý, cũng như gửi báo giá qua email cho khách hàng Ngoài ra, phòng còn chăm sóc khách hàng sau khi hoàn thành chuyến hàng và theo dõi hành trình lô hàng để thông báo cho khách Do công ty không có phòng chứng từ riêng, nhân viên phụ trách lô hàng quốc tế sẽ đảm nhận việc làm chứng từ hoặc phân công nhân viên khác hỗ trợ.
Hình 11: Sơ đồ phòng kinh doanh của Công ty Quang Dương
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Nghiệp vụ mà tôi thực hiện trong quá trình thực tập
Tiếp nhận khách hàng tuyến quốc tế từ trưởng phòng hoặc nhân viên Trúc
Lấy số điện thoại hoặc zalo để hỏi thông tin về hàng hóa và giá cước mong muốn mà khách hàng định xuất nhập khẩu
Liên hệ hãng tàu hoặc các công ty giao nhận khác để lấy thông tin về giá cước
Gửi mail báo giá cho khách hàng
Chốt báo giá và gửi booking cho khách hàng
Tiến hành theo dõi lô hàng
Làm debit note xác nhận để xuất hóa đơn
Báo kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng và thu tiền
Quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế tại Công ty Quang Dương 27 3.3 So sánh quy trình thực tế với lý thuyết
Hình 12: Sơ đồ quy trình kinh doanh cước vận tải quốc tế tại Công ty Quang
Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Dưới đây là sơ đồ tóm tắt quy trình kinh doanh cước vận tải quốc tế tại Công ty Quang Dương Tôi sẽ trình bày chi tiết từng công việc mà tôi đã thực hiện trong suốt quá trình thực tập dựa theo sơ đồ này.
Bước 1: Nhận thông tin khách hàng
Nhân viên kinh doanh thường xuyên phải ra ngoài để tiếp cận khách hàng, bao gồm việc đến các cảng biển và tìm kiếm khách hàng qua các nhóm mạng xã hội liên quan đến logistics.
Trong quá trình thực tập xuất nhập khẩu, tôi nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ chị Oanh, giúp tôi không cần tìm kiếm khách hàng mới Thay vào đó, tôi được giao tiếp tục làm việc với những khách hàng cũ của công ty Tôi nhận thông tin khách hàng qua Zalo từ phòng kinh doanh Q group và lập một tệp tin Excel để lưu trữ thông tin quan trọng như số điện thoại, email, tên người phụ trách và các mặt hàng mà khách hàng đã từng giao dịch.
Hình 13: Nhận thông tin khách hàng trên nhóm Q group
Hình 14: Danh sách khách hàng của Quang Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 2: Liên hệ với khách hàng để lấy thông tin hàng hóa
Sau khi tổng hợp thông tin khách hàng, tôi sẽ chủ động liên hệ với họ qua nhiều phương thức, như gọi điện hoặc kết bạn trên Zalo nếu có Nếu khách không muốn sử dụng Zalo, tôi sẽ xin email để thuận tiện trong việc trao đổi và lưu giữ thông tin Những thông tin tôi cần hỏi bao gồm tên hàng hóa, tình trạng xuất nhập, giấy phép cần thiết, ngày dự kiến đóng hàng và phương thức vận chuyển, cùng với giá cả mà khách mong muốn Ngoài ra, tôi cũng cần biết loại Bill mà khách hàng muốn sử dụng Khi đã có đầy đủ thông tin, tôi sẽ hẹn khách thời gian gửi giá và lịch tàu, thường trong ngày hoặc tối đa hai ngày để đảm bảo không làm khách chờ đợi lâu.
Hình 15: Liên lạc với khách hàng qua zalo
Hình 16: Liên lạc với khách hàng qua zalo
Hình 17:Liên lạc với khách hàng qua email (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 3: Liên hệ hãng tàu hoặc đại lý để nhận báo giá và lịch trình Để tiết kiệm thời gian, tôi liên hệ ngay với hãng tàu hoặc hãng hàng không tùy theo phương thức vận chuyển khách hàng chọn Hãng tàu hoặc đại lý sẽ cung cấp lịch tàu, giá cả theo ngày và thời hạn áp dụng Họ cũng gửi biểu phí theo yêu cầu xuất nhập khẩu Nếu đặt chỗ qua công ty giao nhận, tôi không cần truy cập website của hãng tàu mà chỉ cần cung cấp SI, VGM để hoàn tất vận chuyển Ngược lại, nếu đặt trực tiếp, tôi phải lên website của hãng tàu và xác nhận thông tin qua email hoặc với nhân viên bán hàng Tôi thường chọn đặt chỗ qua công ty giao nhận do giá cả cạnh tranh và công ty chưa có bộ phận chứng từ riêng.
Hình 18: Nhận báo giá và cước phí từ Kuehne + Nagel (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 19:Nhận lịch tàu từ OOCL đi Australia (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 4: Gửi email báo giá và lịch trình
Khi nhận được báo giá và lịch trình từ hãng tàu/đại lý, tôi lập tức tạo báo giá dựa trên mẫu có sẵn của công ty Báo giá thường có hiệu lực ngắn, tối đa 3 ngày, mặc dù thực tế có thể kéo dài từ 15-30 ngày Việc giành chỗ trên tàu rất khó khăn và dễ mất, đặc biệt khi không đặt cọc sớm và không có mối quan hệ tốt với các hãng vận chuyển Đối với đơn hàng xuất khẩu khó khăn như hàng dễ cháy hay hàng đã qua sử dụng, việc xác nhận đặt chỗ sớm là rất quan trọng, vì hãng vận chuyển thường gây cản trở và tăng phí khi thời gian xác nhận kéo dài Chi phí local charge sẽ giữ nguyên theo báo giá ban đầu, nhưng cước vận chuyển đường biển có thể thay đổi Sau khi kiểm tra các chi tiết như cước phí, lịch trình, thời gian hiệu lực và điều kiện thanh toán, tôi sẽ gửi báo giá cho khách hàng ngay lập tức.
Hình 20: Email gửi báo giá cho khách hàng (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 21: Báo giá mẫu của Quang Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 22: Báo giá mẫu của Quang Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 5: Nhận email xác nhận từ khách hàng
Sau khi gửi email báo giá và lịch trình, tôi sẽ chờ từ 1-3 ngày để nhận xác nhận từ khách hàng Trong thời gian này, khách hàng thường có thắc mắc về giá cả, khả năng điều chỉnh hoặc giảm giá, cũng như thời gian và lịch trình vận chuyển.
Hình 23: Nhận email xác nhận báo giá từ khách hàng (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 6: Gửi booking qua email cho khách hàng
Khi nhận được email xác nhận, tôi sẽ liên hệ với các hãng vận chuyển để lấy booking cho khách hàng Đôi khi, tôi có thể thay đổi hãng vận chuyển do giá cước hoặc vấn đề hàng hóa Ngay khi nhận được booking, tôi sẽ gửi thông tin cho khách hàng để giữ chân họ và tránh mất chỗ trên tàu Email booking sẽ bao gồm lịch trình, ngày tàu chạy, ngày gửi SI và VGM, cùng thời gian miễn phí DEM và DET ở cả hai đầu xuất nhập.
Hình 24: Email gửi booking cho khách hàng (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 25: Thông tin booking qua Kuehne + Nagel của hãng tàu Hapag-Lloyd
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 7: Theo dõi hành trình lô hàng
Sau khi gửi thông tin booking cho khách hàng, tôi sẽ theo dõi hoạt động của lô hàng Tôi sẽ kiểm tra lại booking để đảm bảo tên hàng, số container và tên chủ hàng chính xác Nếu booking không có lệnh duyệt để lấy rỗng container, tôi cần xin lệnh từ hãng vận chuyển cho chủ hàng Trong quá trình đóng hàng vào container, nếu khách hàng cần gia hạn thời gian nộp, tôi sẽ hỗ trợ theo yêu cầu.
SI và VGM cam kết hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quá trình vận chuyển Chúng tôi theo dõi hành trình hàng hóa từ khi đóng lên tàu hoặc máy bay, và kịp thời thông báo cho chủ hàng nếu có sự cố như trễ chuyến hay hoãn do vấn đề từ hãng vận chuyển Khi hàng hóa đến nơi và được giao cho consignee, chúng tôi sẽ thông báo để hoàn tất trách nhiệm của mình.
Bước 8: Nhận các chứng từ khác từ hãng tàu/đại lý và gửi cho khách hàng
Hiện tại, công ty chưa có phòng chứng từ riêng, vì vậy hầu hết các chứng từ đều do các hãng vận chuyển thực hiện và gửi qua email Tôi thường chỉ nhận Bill of Lading và chuyển cho khách hàng Các loại vận đơn mà tôi nhận bao gồm Seaway Bill, Surrender Bill và Master Bill Đặc biệt, một số hãng vận chuyển toàn cầu yêu cầu chủ hàng ký một bản LOI (Thư bồi thường – Letter of Indemnity) để đảm bảo hàng hóa cho chủ hàng.
Hình 26: Email gửi vận đơn và nhận thông tin chỉnh sửa từ khách hàng
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 27: Bản LOI từ hãng vận chuyển (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Trước khi lập hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng, tôi sẽ tạo debit note để xác nhận số tiền với khách Debit note được lập ngay khi có vận đơn hoặc khi tàu khởi hành, và có thể có trường hợp ngoại lệ từ 15-30 ngày nếu đã đàm phán với khách Debit note dựa trên báo giá ban đầu, nhưng trong quá trình xuất hàng có thể phát sinh thêm chi phí, do đó cần gửi debit note cho khách hàng.
Hình 28: Gửi debit note qua email và email xác nhận từ khách hàng
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 29:Mẫu debit note của Công ty Quang Dương (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 10: Lập báo cáo kết quả kinh doanh
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng và hàng hóa, tôi tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh trên Excel, bao gồm tên khách hàng, số điện thoại, email, số lượng và địa điểm xuất hoặc nhập Báo cáo này giúp cấp trên theo dõi và lập kế hoạch doanh thu tương lai Đồng thời, nó cũng là công cụ để đánh giá hiệu suất của từng nhân viên trong việc đạt doanh số theo quý mà công ty đề ra, từ đó ban giám đốc có thể xây dựng các kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.
Hình 30: Tệp tin báo cáo kết quả kinh doanh (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Hình 31: Tệp tin báo cáo công việc hàng ngày (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 11: Xử lý các vấn đề phát sinh
Trong quá trình theo dõi thông tin hàng hóa cho đến khi hàng được giao, thường xảy ra nhiều tình huống bất ngờ Một trong những vấn đề phổ biến là tình trạng container không đáp ứng đúng yêu cầu của chủ hàng, đặc biệt là trong việc điều chỉnh nhiệt độ.
Trong lĩnh vực vận chuyển trái cây và thủy hải sản, việc theo dõi nhiệt độ 42 độ là rất quan trọng Bất kỳ thay đổi nào trong lịch trình, dù là sớm hơn hay bị hoãn, đều có thể ảnh hưởng đến hàng hóa Do đó, tôi cần nhanh chóng liên hệ với hãng vận chuyển để xử lý kịp thời, nhằm giảm thiểu thiệt hại và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, từ đó đảm bảo kế hoạch xuất nhập cho các lô hàng tiếp theo được thực hiện suôn sẻ.
Hình 32: Email thông báo tình trạng tàu khởi hành trễ cho khách hàng
(Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022)
Bước 12: Chăm sóc khách hàng
Một số nhận định về quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế tại Công ty Quang Dương 47 4- KINH NGHIỆM ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CHO
Tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích chính của quy trình này, khi mỗi nhân viên kinh doanh đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ từ tiếp nhận thông tin khách hàng đến hoàn tất thanh toán Điều này không chỉ giúp giảm thiểu nhu cầu về nhân lực mà còn tối ưu hóa nguồn chi phí đào tạo, cho phép Quang Dương tận dụng thời gian hiệu quả hơn để gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Tốc độ xử lý nhanh chóng giúp loại bỏ thời gian chờ đợi cho khách hàng, vì không cần phải chờ đợi xét duyệt hợp đồng hay kế hoạch từ người quản lý Mọi quy trình được tuân thủ và xử lý hiệu quả, cho phép tiến hành công việc ngay sau khi có sự phê duyệt duy nhất.
Quản lý tài liệu hiệu quả là yếu tố quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp kiểm soát dữ liệu và tài liệu dễ dàng hơn Cung cấp tài khoản riêng cho từng cá nhân giúp họ quản lý tài liệu của mình một cách thuận tiện, đồng thời đảm bảo quyền truy cập vào thông tin bí mật theo cấp bậc hoặc chỉ định cụ thể Quy trình làm việc rõ ràng không chỉ giúp lưu giữ thông tin chính xác và có trật tự mà còn nâng cao hiệu suất làm việc Đảm bảo dịch vụ tốt nhất cho khách hàng thông qua quy trình kinh doanh rõ ràng giúp nhân viên xử lý công việc nhanh chóng, cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và trải nghiệm tốt nhất Công ty cam kết giải quyết kịp thời mọi khiếu nại từ khách hàng, đáp ứng đúng nhu cầu của họ.
Chúng tôi cam kết cung cấp báo cáo chi tiết và minh bạch sau mỗi lô hàng thành công, giúp cấp trên theo dõi tiến độ công việc hiệu quả Việc này không chỉ đảm bảo hiệu suất làm việc mà còn hỗ trợ tính toán mức lương hợp lý Hơn nữa, báo cáo chi tiết giúp phân bổ công việc hợp lý, tránh tình trạng quá tải và trùng lặp, từ đó tiết kiệm thời gian cho toàn đội.
Môi trường làm việc hiện nay rất cạnh tranh và đầy áp lực, với chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cá nhân luôn được đặt ở mức cao Nhân viên phải nỗ lực để đạt được KPI hàng tháng, nếu không đáp ứng yêu cầu trong tối đa 3 tháng, họ sẽ đối mặt với nguy cơ bị đào thải hoặc giảm lương Hơn nữa, khối lượng công việc quá lớn khiến nhiều người không thể hoàn thành trong ngày, dẫn đến tình trạng tăng ca thường xuyên.
Sự thiếu hụt nhân lực trong phòng ban dẫn đến việc một nhân viên phải đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ, gây áp lực lớn và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Số lượng nhân viên không đủ so với khối lượng công việc, khiến cho quá trình kinh doanh không được thực hiện một cách hiệu quả.
Khó khăn trong việc kiểm soát và tổng hợp dữ liệu cá nhân sau mỗi đơn hàng là một thách thức lớn Nhân viên phải viết báo cáo cho cấp trên, nhưng việc xác nhận tính chính xác của thông tin là rất khó khăn Công ty không thể theo dõi từng cá nhân để kiểm tra hoặc xác minh thông tin một cách riêng lẻ.
4- KINH NGHIỆM ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CHO CÔNG TY ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
Kinh nghiệm đạt được khi thực tập tại Công ty Quang Dương
Trong thời gian thực tập tại công ty Quang Dương, tôi đã có những trải nghiệm đáng nhớ trong lĩnh vực kinh doanh Mặc dù đã được học các khái niệm về vận chuyển đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa từ các giảng viên tại Hoa Sen, nhưng thực tế công việc vẫn khiến tôi cảm thấy bỡ ngỡ Thực tập tại Quang Dương đã giúp tôi mở rộng tầm mắt và tích lũy nhiều kiến thức quý giá về vận chuyển quốc tế.
Tôi có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế và kinh doanh cước quốc tế, giúp tôi giao tiếp hiệu quả với khách hàng và chăm sóc họ để duy trì mối quan hệ lâu dài Qua việc liên lạc với khách hàng, tôi nắm bắt được nhu cầu về giá cả, dịch vụ chăm sóc và tốc độ giao hàng Tôi cũng học được cách xử lý các tình huống bất ngờ, như thay đổi lịch trình hoặc yêu cầu đột xuất từ khách hàng Trong quá trình làm việc, tôi đã tiếp xúc với nhiều hãng tàu và công ty giao nhận, hiểu rõ cách họ hoạt động và lựa chọn đối tác phù hợp cho từng đơn hàng Bên cạnh việc liên lạc và gửi email, tôi còn thực hiện báo giá và debit note, từ đó nắm rõ các biểu phí liên quan đến dịch vụ vận chuyển đường biển và hàng không Tôi cũng được hướng dẫn cách booking trực tiếp trên các hãng tàu như KMTC, OOCL.
Ban đầu, tôi chỉ là nhân viên kinh doanh, phụ trách giao tiếp với khách hàng và quản lý danh sách khách hàng qua Excel Tuy nhiên, do công ty thiếu nhân lực, tôi phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau Một điều giúp tôi giảm bớt căng thẳng là công ty không có phòng chứng từ, nên mọi thủ tục được giao cho công ty giao nhận Làm việc tại Quang Dương đã giúp tôi rèn luyện tinh thần trách nhiệm, quản lý thời gian và chịu áp lực cao Mỗi ngày, tôi phải liên lạc với nhiều khách hàng có kế hoạch xuất nhập hàng hóa khác nhau, đòi hỏi khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực để đảm bảo tiến độ Những trải nghiệm quý giá tại Quang Dương sẽ là nền tảng vững chắc cho sự nghiệp tương lai của tôi.
Một số khuyến nghị cho công ty để hoàn thiện quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế
Dựa trên những nhược điểm trong quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế tại Công ty TNHH SXTM Quang Dương đã được phân tích, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
Để giảm tải khối lượng công việc hiện tại, công ty cần mở rộng thị trường tuyển dụng và đào tạo thêm nguồn nhân lực chất lượng Việc này không chỉ gia tăng nhân lực mà còn nâng cao lợi nhuận cho công ty Thêm vào đó, việc tăng cường nhân sự sẽ cải thiện quy trình kinh doanh, tạo ra nhiều liên kết và tăng tốc độ xử lý công việc Ngoài ra, việc mở rộng nguồn nhân lực cũng giúp công ty quản lý hiệu quả hơn các hoạt động như kinh doanh cước vận chuyển, hải quan, thuê kho và vận hành kho.
Để nâng cao nhận diện thương hiệu, công ty cần tăng cường hoạt động marketing, vì dù đã thành lập từ năm 2002 nhưng vẫn chưa được nhiều người biết đến Hiện tại, nguồn khách hàng chủ yếu dựa vào sự giới thiệu từ bạn bè và khách hàng cũ, do đó, việc tuyển thêm chuyên viên marketing là cần thiết để xây dựng một phòng ban chuyên trách Bên cạnh đó, website của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và dịch vụ cho khách hàng, nhưng hiện tại vẫn chưa được phát triển đầy đủ.
Nhiều công ty thường xuyên gặp phải tình trạng không truy cập được vào trang web của mình, điều này cho thấy hệ thống trang mạng của họ cần được cải thiện Bên cạnh đó, thiết kế trang web còn sơ sài và chưa đủ nổi bật để thể hiện giá trị của doanh nghiệp Do đó, việc nâng cấp và tối ưu hóa trang web là cần thiết để thu hút khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, công ty cần cải thiện nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, vì hiện tại việc xử lý công việc chéo giữa các cá nhân còn gặp nhiều khó khăn do thiếu kiến thức chuyên sâu Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến khả năng tư vấn dịch vụ cho khách hàng Bên cạnh đó, việc nâng cao trình độ ngoại ngữ của nhân viên cũng rất quan trọng, giúp công ty có lợi thế trong đàm phán với đối tác nước ngoài và mở rộng hoạt động kinh doanh quốc tế Cuối cùng, cải thiện phúc lợi cho nhân viên sẽ tạo động lực làm việc, khuyến khích họ cống hiến hết mình để phát triển công ty mạnh mẽ hơn.