Tiểu luận - quản trị vận hành - đề tài - Hoạch định tổng hợp

Lời mở đầuHoạch định tổng hợp là việc kết hợp các nguồn lực một cách hợp lý vào quá trìnhsản xuất nhằm tối thiểu hóa các chi phí trong toàn bộ các quá trình sản xuất, đồng thờig

Lời mở đầu 2

A – Cơ sở Lý thuyết 4

I Hoạch định tổng hợp 4

II Mục tiêu của hoạch định tổng hợp: 4

III Vai trò của hoạch định tổng hợp: 5

IV HDSXTH cần nắm những thông tin: 5

B – Các phương pháp phân tích 7

I Phương pháp trực quan: 7

1 Khái niệm: 7

2 Đặc điểm: 7

3 Ưu điểm: 7

4 Nhược điểm: 8

5 Sử dụng công cụ trực quan trong quản trị sản xuất 8

II Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược: 9

1 Chiến lược hoạch định tổng hợp: 9

2 Áp dụng phân tích các chiến lược bị động bằng phương pháp biểu đồ: 11

3 Bài tập áp dụng 12

III Phương pháp cân bằng tối ưu: 19

Lời mở đầu

Hoạch định tổng hợp là việc kết hợp các nguồn lực một cách hợp lý vào quá trìnhsản xuất nhằm tối thiểu hóa các chi phí trong toàn bộ các quá trình sản xuất, đồng thờigiảm đến mức thấp nhất các dao động của công việc và mức tồn kho cho một tương laitrung hạn Căn cứ vào kết quả dự báo, các nhà quản trị lập ra các kế hoạch nhằm đáp ứngnhu cầu của thị trường một cách hiệu quả nhất

Nhà quản trị lập ra 3 loại kế hoạch xét về mặt thời gian, đó là kế hoạch ngắn hạn,kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn, trong đó kế hoạch trung hạn là hạt nhân củahoạch định tổng hợp Kế hoạch trung hạn chỉ bắt đầu được xây dựng sau khi đã có quyếtđịnh về huy động công suất dài hạn Trong loại kế hoạch này, nhà quản trị tác nghiệp phải

ra quyết định có liên quan đến chiến lược theo đuổi, kế hoạch tổng hợp cho thời gian 3tháng, 6 tháng đến 3 năm Kế hoạch tổng hợp phải phù hợp với những chủ trương của kếhoạch dài hạn mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã đề ra

Kế hoạch trung hạn có 3 nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Hoạch định tổng hợp về mức dự trữ và sản xuất để thỏa mãn nhu cầu của thịtrường sao cho tổng cho phí dự trữ và các chi phí sản xuất là gần đạt mức nhỏ nhất;

- Phân bổ mức sản xuất và mức dự trữ cho từng loại sản phẩm sao cho tổng các giátrị phân bố phải bằng giá trị tổng hợp và tổng các chi phí vẫn gần như thấp nhất

- Huy động tổng hợp các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực đề cập đáp ứng nhucầu thị trường

Dựa vào các tiêu thức khác nhau, chiến lược hoạch định tổng hợp có thể phânthành các loại khác nhau Trong bài này đề cập và phân tích 2 chiến lược: chiến lược bịđộng và chiến lược chủ động Và trong mỗi chiến lược này lại có những chiến lược nhỏhơn Phân tích các chiến lược hoạch định có 3 phương pháp:

- Phương pháp trực quan

- Phương cân bằng tối ưu

Mục tiêu của bài nhằm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn nhất trongviệc lựa chọn chiến lược vào kế hoạch trung hạn sát và phù hợp với kế hoạch dài hạnchung nhất với chi phí là tối thiểu nhất Trên cơ sở các lập luận, phân tích dựa trên bài tậptổng hợp tình huống cụ thể, và tùy từng điều kiện, hoàn cảnh của từng doanh nghiệp màáp dụng

A – Cơ sở Lý thuyết

I Hoạch định tổng hợp

Là kết hợp việc sử dụng các yếu tố sản xuất một cách hợp lý vào quá trình sản xuấtnhằm đảm bảo sản xuất ổn định chi phí sản xuất thấp nhất và sản lượng hàng tồn kho tốithiểu

II Mục tiêu của hoạch định tổng hợp:

Là phát triển kế hoạch sản xuất hiện thực và tối ưu

 Tính hiện thực: Các kế hoạch phải đáp ứng nhu cầu khách hàng mà đơn vị muốn

phục vụ, trong khả năng của họ

 Tính tối ưu : bảo đảm việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị, mặc dù rất

khó đạt được, song hoạch định tổng hợp ít nhất cũng phải đảm bảo sử dụng hợp lý đếnmức có thể được và giữ các khoản chi phí ở mức thấp nhất

Để huy động cao nhất nguồn lực hoạch định tổng hợp sẽ cố gắng đạt được sảnlượng cao trên cơ sở dự kiến tốt các tình thế có thể có nhu cầu cao, chủ động có biện phápbiến đổi sản xuất Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng, hai

khuynh hướng có thể xảy ra:

 Duy trì mức sản xuất quá cao để đơn vị hoạt động trong trình trạng dư thừa khả năng, hoặc tích luỹ tồn kho quá cao gây lãng phí

như bỏ lỡ cơ hội kinh doanh đều dẫn đến sự giảm thấp hiệu quả Vấn đề đặt ra với kế hoạch tổng hợp là phải tìm ra khả năng sản xuất trong từng giai đoạn phù hợp nhu cầu

và đạt hiệu quả kinh tế cao.nhất

III Vai trò của hoạch định tổng hợp:

 Bố trí mức sử dụng các phương tiện một cách đầy đủ, giảm thiểu sự quá tải và dướitải để giảm chi phí sản xuất

 Năng lực sản xuất thích hợp với nhu cầu tổng hợp dự tính

 Một kế hoạch về sự thay đổi có hệ thống và trật tự năng lực sản xuất phù hợp vớilúc cao điểm của nhu cầu khách hàng

 Có hầu hết đầu ra cho các nguồn lực có sẵn, quan trọng và đúng lúc với các nguồnlực sản xuất hiếm

IV HDSXTH cần nắm những thông tin:

+ Khách hàng: Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đều dựa vào nhu cầu của

khách hàng Do đó nó ảnh hưởng xuyên suốt quá trình quản lý chiến lược từ hoạch địnhđến tổ chức thực thi

+ Đối thủ cạnh tranh: Đi cùng với việc xác định khách hàng mục tiêu trên đoạn thị

trường của doanh nghiệp cũng là xác định các đối thủ cạnh tranh trên đoạn thị trường đó

+ Tiềm lực của doanh nghiệp: Chiến lược kinh doanh phải căn cứ vào thực lực của

doanh nghiệp, tránh những chiến lược ngoài khả năng thực hiện do đặt mục tiêu qúa cao,

mà với khả năng tổ chức cũng như nguồn lực không thể đạt được, sẽ dẫn đến sự thất bạicủa chiến lược nào đáp ứng tốt (chất lượng, mẫu mã, giá cả) sẽ đứng vững trên thươngtrường, ngược lại sẽ là sự thất bại Cụ thể nhà quản trị cần phải trả lời các câu hỏi sau đây:

(1) Có thể dùng dự trữ để ứng phó với các biến động về nhu cầu trong giai đoạn kế

hoạch hay không?

(2) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có nên áp dụng các giải pháp để

điều tiết lực lượng lao động hay không?

(3) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có nên thuê thêm người lao động

làm công nhật, bán thời gian, làm thêm giờ hoặc để cho công nhân tạm nghỉ vẫn đượchưởng lương hay không?

(4) Nếu nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có thể thực hiện việc ổn định lực lượng

lao động kết hợp với việc thuê gia công ngoài hoặc nhận làm gia công cho bên ngoài đểvẫn có thể đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng với chi phí nhỏ nhất không?

(5) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp nên áp dụng một giải pháp riêng lẻ

nào đó, chẳng hạn như tổ chức làm thêm giờ, thuê thêm nhân công hay áp dụng đồng thờinhiều giải pháp kết hợp với nhau?

B – Các phương pháp phân tích

I Phương pháp trực quan:

1 Khái niệm:

Là phương pháp định tính: dùng trực giác cảm quan để lập kế hoạch (trực quan làviệc cho ta một hình ảnh cảm tính về sự vật, hiện tượng thông qua các cảm giác, tri giác,biểu tượng)

2 Đặc điểm:

- Dựa chủ yếu vào kinh nghiệm của nhà quản trị để đưa ra chiến lược hoạch định

tổng hợp trong các giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp

- Kém khoa học nhất và ít được các doanh nghiệp mong muốn sử dụng nhất: Các

doanh nghiệp nhỏ ít được trang bị những kiến thức cần thiết, họ thường tiến hành kinhdoanh bằng trực quan, kinh nghiệm

- Đi theo một lối mòn: do không tiến hành phân tích thường xuyên các điều kiện, các

yếu tố để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh tổng hợp mà thường dùng một kế hoạch được

sử dụng ban đầu để sử dụng lặp đi lặp lại hết năm này qua năm khác, theo một lịch trình

cố định, chỉ có một vài điều chỉnh nhỏ cho phù hợp với nhu cầu mới của môi trường kinhdoanh và thị trường Vì vậy phương pháp này mặc dù rất không chính xác nhưng lại pháthuy phần nào tác dụng đối với các doanh nghiệp đã có ít nhiều uy tín, nhu cầu của thịtrường rất lớn, ổn định

- Việc thực thi kĩ thuật hoạch định này thường có những xung đột giữa những nhóm chức năng khác nhau nên quyết định về kế hoạch và chính sách thường nghiêng về theo ý

cá nhân có quyền lực mạnh nhất hơn là theo 1 kế hoạch thống nhất Ví dụ như nhà quảntrị marketing muốn có nhiều loại mặt hàng và 1 lượng tồn kho đủ lớn để bán hàng nhàquản trị tài chính lại muốn giảm thiểu tồn kho để tiết kiệm chi phí tồn kho trong khi cácquản đốc phân xưởng lại muốn sản xuất ít mặt hàng để dễ điều hành sản xuất

3 Ưu điểm:

- Nhanh và rẻ, không tốn chi phí

4 Nhược điểm:

- Khi nhân sự thay đổi thì phương pháp và mô hình sẽ thay đổi theo (vì phương phápnày hoàn toàn tuỳ thuộc vào kinh nghiệm và sự nhạy cảm của mỗi người)

- Không chính xác

- Thường gây tranh cãi.

5 Sử dụng công cụ trực quan trong quản trị sản xuất

Các hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan cho phép các công nhân của xưởngđược thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khácgiúp họ làm việc có hiệu quả nhất Các bảng hiển thị lớn nói chung thường là công cụthông tin hiệu quả hơn cho công nhân trong chuyền sản xuất so với các báo cáo và chỉ thị

vì vậy nên được sử dụng càng nhiều càng tốt Trong trường hợp cần cải thiện sự tuân thủđối với một quy trình thì việc trình bày trực quan giúp nhóm hiểu rõ hơn một quy trìnhphức tạp bao gồm các bước thao tác đúng, cách thực hiện đúng cho từng động tác, cácmối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các hoạt động và với các tác nhân khác Cáccông cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau:

a Các bảng hiển thị trực quan – Các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủ tục

và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân Ví dụ, biểu đồ xuhướng về hiệu suất thực hiện, % dao động của tỷ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng trong tháng,v.v

b Các bảng kiểm soát bằng trực quan – Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu

điều chỉnh cho thành viên nhóm Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độsản xuất, thông tin theo dõi chất lượng, v.v Ví dụ các bảng màu chỉ thị giới hạn kiểmsoát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quy trìnhvận hành vượt mức cho phép

c Các chỉ dẫn bằng hình ảnh – Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất

hay luồng vật tư được quy định Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng đểphân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng dichuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng

V Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược:

1 Chiến lược hoạch định tổng hợp:

1.1 Các chiến lược bị động:

Là các chiến lược tác động vào các nguồn lực, làm cho các nguồn lực thay đổi theomức cầu, trong đó bao hàm các chiến lược:

 Chiến lược thay đổi mức tồn kho, dự trữ

 Chiến lược thay đổi nhân lực theo mức cầu

 Chiến lược thay đổi cường độ lao động của nhân viên (làm thêm giờ)

 Chiến lược thuê ngoài gia công (chiến lược hợp đồng phụ)

 Chiến lược sử dụng nhân công làm việc bán thời gian

(Phân tích kỹ ở phần phương pháp biểu đồ)

1.2 Các chiến lược chủ động:

Là các chiến lược tác động trực tiếp vào cầu, làm cho cầu thay đổi theo khả năngcủa doanh nghiệp

 Tác động đến cầu :

Khi nhu cầu thị trường thấp doanh nghiệp có thể tác động lên nhu cầu bằng cáchquảng cáo, khuyến mại, giảm giá, mở rộng hình thức bán hàng

- Ưu điểm :

+ Nâng cao hiệu quả sử dụng công suất ;

+ Tăng số lượng khách hàng và số lượng nhu cầu ;

+ Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

- Nhược điểm :

+ Nhu cầu thường không chắc chắn, thường khó dự báo chính xác;

+ Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thường xuyên

 Chiến lược đặt cọc trước:

Là hình thức mà các doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng tiến hành đặt đơn hàng,trả tiền trước hoặc chắc chắn sẽ trả tiền cho hàng hoá hoặc dịch vụ trong tương lai để đảmbảo hàng hoá, dịch vụ sẽ được cung cấp đúng thời điểm mà họ cần Điều kiện phải thoảmãn nhu cầu của khách hàng theo đúng yêu cầu vào những thời điểm xác định đã được

thoả thuận giữa hai bên, như mua chỗ đỗ xe trước, đặt tiệc, thuê xe Trong giai đoạn cónhu cầu cao, doanh nghiệp không có khả năng đáp ứng, thì có thể sử dụng chiến lược

‘’đặt cọc trước’’

- Ưu điểm :

+ Ổn định được công suất sản xuất

+ Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho doanh nghiệp

- Nhược điểm:

+ Có thể bị mất khách hàng

+ Có thể làm phật lòng khách hàng khi nhu cầu của họ không được thỏa mãn

 Chiến lược sản xuất sản phẩm hỗn hợp theo mùa:

Một trong những chiến lược được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là việckết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo các mùa vụ khác nhau, để bổ sung cho nhau Ví

dụ, một công ty chế biến thực phẩm vừa sản xuất vừa cung cấp các thực phẩm tươi sốngtheo mùa theo tư duy “mùa nào thức ấy”, vừa sản xuất vừa kinh doanh các loại sản phẩmkhô có thể dùng cho các mùa khác nhau trong năm

- Ưu điểm:

+ Tận dụng được các nguồn lực của doanh nghiệp;

+ Ổn định quá trình sản xuất;

+ Đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động;

+ Giữ khách hàng thường xuyên;

+ Tránh được ảnh hưởng của mùa vụ

- Nhược điểm:

+ Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi vấp phải những vấn đề vượt khỏi tầm

chuyên môn của mình;

+ Việc điều độ sản xuất phải hết sức linh hoạt và nhạy bén

6 Áp dụng phân tích các chiến lược bị động bằng phương pháp biểu đồ:

Các bước thực hiện tổng quát:

- Xác định nhu cầu cho mỗi giai đoạn

- Xác định khả năng các mặt cho từng giai đoạn và khả năng tổng hợp

- Xác định các loại chi phí cho việc tạo khả năng cho chi phí tiền lương trảcho lao động chính thức, chi phí tiền công làm thêm giờ, chi phí thuê thêm lao động…

- Xây dựng phương án kế hoạch tổng hợp theo các phương án chiến lượchoạch định

- Xác định các loại chi phí sản xuất chủ yếu và chi phí tổng hợp theo từngphương án kế hoạch

- So sánh và lựa chọn phương án kế hoạch có chi phí thấp nhất, có nhiều ưuđiểm hơn và có ít nhược điểm hơn

7 Bài tập áp dụng

Bài tập 1

Một cơ sở sản xuất lốp xe đạp dự đoán nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong 6 tháng tới, căn cứ vào nguồn nguyên liệu và năng lực sản xuất của xí nghiệp Đơn vị xác định số ngày sản xuất trong mỗi tháng như sau

Số ngày

Biết thông tin về chi phí như sau

- Chi phí tồn trữ hàng hoá là 5.000 đồng/sản phẩm/tháng

- Chi phí thực hiện hợp đồng phụ là 10.000 đồng/sản phẩm

- Mức lương trung bình làm việc trong thời gian quy định là 5.000đồng/giờ

- Mức lương công nhân làm việc thêm giờ là 7.000đồng/giờ

- Thời gian hao phí lao động cần thiết để chế tạo 1 sản phẩm mất 1,4 giờ

- Chi phí khi mức sản xuất tăng thêm (chi phí huấn luyện, thuê thêm công nhân…)

là 7.000đồng/sản phẩm tăng thêm

- Chi phí khi mức sản xuất giảm (sa thải công nhân) là 8.000đồng/sản phẩm giảm

Hãy lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng trong

6 tháng tới sao cho tổng chi phí phát sinh là thấp nhất.

Bài giải Căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ sản phẩm và số ngày sản xuất của đơn vị, ta

xác định được nhu cầu sản xuất bình quân mỗi ngày ở từng tháng như sau

Theo chiến lược này nhà quản trị có thể tăng mức tồn kho trong giai đoạn cầu thấp

để cung cấp tăng cường cho giai đoạn cầu tăng trong tương lai

a Ưu điểm:

+ Quá trình sản xuất ổn định, không có những thay đổi bất thường;

+ Kịp thời thoả mãn nhu cầu của khách hàng;

+ Việc điều hành quá trình sản xuất đơn giản

b Nhược điểm:

+ Chi phí cho việc tồn trữ lớn như: chi phí thuê hoặc khấu hao kho, chi phí bảohiểm, chi phí hao hụt mất mát, chi phí cho các thiết bị kho hoạt động trong suốt thời gian

dự trữ, đặc biệt là chi phí về vốn để dự trữ hàng hoá;

+ Hàng hoá có thể bị giảm sút về chất lượng, giá trị; khó thích ứng với nhu cầukhách hàng thay đổi

c Cách khắc phục: Nên dự trữ thời gian ngắn vừa phải.

d Phạm vi áp dụng:

+ Tồn kho trong thời gian ngắn;

+ Khi biết trước được quy luật tăng giảm của nhu cầu

e Áp dụng chiến lược thay đổi mức dự trữ:

Theo chiến lược này, công ty sẽ bố trí ổn định theo mức nhu cầu trung bình mộtngày đêm Những ngày tháng có nhu cầu thấp hơn mức sản xuất thì lượng hàng dư thừa

sẽ được đưa vào dự trữ Khi nhu cầu tăng lên trên mức sản xuất ổn định đã dự định thìdoanh nghiệp dùng lượng hàng dự trữ trong kho để đáp ứng