Hàng tồn kho a Khái niệm Hàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn mà doanh nghiệp đang nắm giữ dưới dạng vậtchất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua
Khái niệm hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn mà doanh nghiệp đang nắm giữ dưới dạng vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang…, với mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong tương lai gần. b) Các loại hàng tồn kho
Dựa trên phân loại hàng tồn kho theo đặc điểm hàng hóa, có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại:
Hàng tồn kho là nguồn vật tư quan trọng cho quá trình sản xuất, bao gồm các loại nguyên liệu, phụ tùng, linh kiện, vật liệu cần thiết.
Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: là các sản phẩm đầu vào chưa qua xử lý, chưa trải qua bất kỳ quá trình sản xuất nào, chúng có thể là nguyên liệu doanh nghiệp sản xuất để bán đi hoặc giữ lại cho hoạt động sản xuất của mình Ngoài ra, còn có thể là các nguyên liệu được mua từ bên ngoài đang được gửi về hoặc nguyên liệu gửi sang địa điểm khác để gia công.
Hàng tồn kho là bán thành phẩm: là các sản phẩm đang trong giai đoạn trung gian của quá trình sản xuất,tuy nhiên đang dang dở, chưa hoàn thành hoặc đã
Hàng tồn kho là thành phẩm: Là các sản phẩm đã được sản xuất thành phẩm, được doanh nghiệp giữ lại trong kho hàng.
Quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là một quá trình quản lý và kiểm soát hiệu quả lượng hàng hóa được duy trì trong kho của doanh nghiệp, với mục tiêu tối ưu hóa các nguồn lực và lợi ích kinh tế.Quản trị hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và công năng Doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về quy trình nhập-xuất hàng hóa, từ đó quy trình sản xuất sản phẩm sẽ diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn. b) Vai trò của quản trị hàng tồn kho
Đảm bảo nguồn cung ứng: Duy trì một lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động đáp ứng nhu cầu khách hàng, không bị gián đoạn do thiếu hàng Đặc biệt quan trọng với các nguyên vật liệu, bán thành phẩm để phục vụ liên tục cho quá trình sản xuất
Tăng tính linh hoạt: Hàng tồn kho tạo ra sự linh hoạt, cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với những thay đổi bất ngờ về nhu cầu thị trường Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Phòng ngừa rủi ro: Hàng tồn kho là một dự phòng để ứng phó với các tình huống bất thường như thiên tai, sự cố, gián đoạn nguồn cung.Giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại do thiếu hàng.
Tối ưu hóa chi phí: Quản lý hàng tồn kho hợp lý có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản Tránh tình trạng quá tải kho hàng gây lãng phí.
Vì vậy, hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục và hiệu quả của doanh nghiệp.
Nội dung quản trị hàng tồn kho
Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho
a) Chi phí đặt hàng (Cđh): Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng Chi phí đặt hàng được tính toán từ các khoản chi phí nhỏ hơn như:
- Chi phí tìm kiếm nhà cung cấp và xử lý đơn hàng.
- Chi phí văn thư chuẩn bị đơn đặt hàng.
- Chi phí trao đổi dữ liệu điện tử.
Cđh: chi phí đặt hàng trong năm
D: nhu cầu vật tư trong năm
Q: số lượng hàng của 1 đơn hàng
S: chi phí cho một lần đặt hàng b) Chi phí mua hàng (Cmh): Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá trị mua một đơn vị.
Cmh = khối lượng hàng x đơn giá c) Chi phí tồn trữ (Ctt): Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ, như: chi phí về nhà cửa và kho ; chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ; phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ; thiệt hại hàng dự trữ do mất mát
Tỷ lệ từng loại chi phí phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị.
Ctt: chi phí tồn trữ trong năm
Q: số lượng hàng tồn kho
H: chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong 1 đơn vị thời gian d) Chi phí thiếu hàng (CPth): Là những khoản thiệt hại do không đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc bán hàng, mỗi khi doanh nghiệp thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chịu một khoản phí chi phí như là sự sụt giảm về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có thể sẽ tạo ra chi phí từ việc phá vỡ quy trình sản xuất dẫn đến gián doanh thu, gây mất sự tin tưởng, giảm uy tín tới khách hàng.
Mô hình quản trị hàng tồn kho
a) Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ ( Economic Order Quantity )
● Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là một phương pháp giúp xác định số lượng hàng hóa cần mua tại một thời điểm để đạt được chi phí tối ưu nhất
Mô hình này được phát triển bởi Ford W Harris vào năm 1913 và đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng.
● Mô hình EOQ giả định rằng nhu cầu hàng hóa là ổn định và có thể dự đoán được trong một khoảng thời gian nhất định Mục tiêu của mô hình là tìm ra sự cân bằng tối ưu giữa chi phí đặt hàng (ordering cost) và chi phí lưu kho
(holding cost) Cụ thể, mô hình sẽ tính toán số lượng hàng hóa cần đặt hàng để tổng chi phí liên quan là thấp nhất.
EOQ là Economic Order Quantity, tức là số lượng hàng hóa tối ưu cần đặt hàng mỗi lần.
D là nhu cầu hàng hóa trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là số lượng hàng hóa tiêu thụ trong một năm).
S là chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng (ordering cost per order).
H là tỷ lệ chi phí lưu kho (holding cost rate), thường là tỷ lệ năm, được áp dụng cho giá trị hàng tồn kho. b) Mô hình quản lý hàng tồn kho POQ (Periodic Order Quantity)
Mô hình POQ là một mô hình dự trữ được áp dụng khi số lượng sản phẩm được chuyển đến thường xuyên Hoặc khi hàng vừa được sản xuất, vừa được bán ra hoặc sử dụng.
POQ là mô hình phù hợp trong khi số lượng sản phẩm được chuyển đến liên tục, sản phẩm được gom dần cho đến khi lượng sản phẩm được tập kết hết. Đây là mô hình gần giống với EOQ Nhưng, POQ cho phép sản phẩm được chuyển đến liên tục và nhu cầu sử dụng mỗi ngày phải thấp hơn nguồn cung, ngăn được tình huống thiếu hụt sản phẩm Và vì đó, điểm hạn chế của POQ là khá phức tạp do phải xây dựng kế hoạch liên tục.
POQ: Sản lượng đặt hàng theo sản xuất
D: Số lượng nhu cầu của hàng tồn kho trong một năm
S: Chi phí đặt hàng/thiết lập cho mỗi lần sản xuất
H: Chi phí tồn kho mỗi năm cho một đơn vị sản phẩm
P: Tốc độ sản xuất hàng năm c) QDM – Mô hình quản lý hàng tồn kho khấu trừ theo số lượng
Mô hình QDM là mô hình dự trữ có tính đến sự biến động giá cả tùy vào lượng hàng của mỗi lần đặt hàng Khấu trừ theo số lượng đồng nghĩa với việc giảm giá sản phẩm khi khách hàng mua sản phẩm đó với số lượng lớn hơn.
Mô hình này bị hạn chế về tính ứng dụng và nó chỉ thực sự phù hợp với bên mua hoặc bên nhận sản phẩm (nhiều lần hoặc một lần) trong khi giá mua sản phẩm được điều chỉnh theo số lượng mua của mỗi lần.
D: là nhu cầu tính theo đơn vị (hàng năm)
S: là chi phí đặt hàng
Pr: là giá mua hàng hoá
I: là tỉ lệ % chi phí dI trữ tính theo giá mua hàng hoá d) Mô hình quản trị hàng tồn kho ABC Đây là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị tồn kho Cụ thể, ABC Analysis có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với mức độ quản lý khác nhau:
Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát chặt chẽ, chính xác vì giá trị lớn, nên mua số lượng nhỏ Chu kỳ kiểm toán nên thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần.
Nhóm B bao gồm các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt để đảm bảo giá trị vừa phải Tỷ lệ hàng tồn kho nhóm B thường chiếm khoảng 30% tổng hàng tồn kho trong doanh nghiệp Khuyến nghị kiểm toán định kỳ hàng quý, khoảng 3 tháng một lần để kiểm soát hiệu quả nhóm hàng này Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến tồn kho, tránh thất thoát và tối ưu hóa quản lý hàng hóa.
Nhóm C: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho chỉ cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản Thông thường hàng nhóm C giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho, 6 tháng nên kiểm toán 1 lần.
Nhờ ABC Analysis, công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ có cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lực, mỗi loại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị hàng tồn kho
a) Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
Tỷ lệ các đơn hàng khả thi là một chỉ số quan trọng phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Khi tỷ lệ này càng cao, chứng tỏ doanh nghiệp có đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng khi cần thiết, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hàng Điều này không chỉ giúp tránh gây ra sự bất tiện cho khách hàng, mà còn bảo vệ được hoạt động cung ứng, đảm bảo khả năng kinh doanh liên tục của doanh nghiệp. b) Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
Chỉ tiêu này giúp xác định tỷ trọng của giá trị hàng tồn kho trong tổng tài sản của doanh nghiệp, từ đó phản ánh mức độ doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực này Việc theo dõi, đánh giá sự biến động của chỉ tiêu này qua các kỳ kinh doanh là rất cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ xu hướng đầu tư vào hàng tồn kho, mà còn cho phép phân tích tỷ trọng từng khoản mục cụ thể như hàng lưu trong kho, hàng gửi đi bán, hàng hóa đã mua chưa về nhập kho Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm hiểu nguyên nhân và đề ra các giải pháp điều chỉnh phù hợp, nhằm tối ưu hóa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho, đáp ứng nhu cầu kinh doanh một cách hiệu quả.
Trong các chỉ tiêu TSLĐ thì hàng tồn kho là chỉ tiêu có khả năng thanh khoản thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá lớn, doanh nghiệp khó có thể thu hồi vốn nhanh Ngược lại, nếu chỉ tiêu này quá nhỏ, lượng hàng tồn kho có khả năng không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. c) Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho
Việc sử dụng chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực và trách nhiệm của những người chịu trách nhiệm lập báo cáo tồn kho Ngoài ra, nó còn phản ánh mức độ cung cấp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp, phục vụ cho việc lập các báo cáo này Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ hoặc không chính xác, chất lượng của các báo cáo tồn kho sẽ bị ảnh hưởng Điều này sẽ khiến nhà quản trị gặp khó khăn trong việc ra quyết định quản lý, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, việc theo dõi và cải thiện chỉ tiêu này là rất cần thiết để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho
1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho a Đối với tồn kho nguyên vật liệu, vật tư thường phụ thuộc vào:
- Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp.
- Khả năng sẵn sảng cung ứng nguyên vật liệu.
- Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp.
- Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp.
- Giá cả của các loại nguyên vật liệu. b Đối với tồn kho bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các yếu tổ ảnh hưởng bao gồm:
- Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quả trình chế tạo sản phẩm.
- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm
- Trình độ tổ chức quá trình sản xuất doanh nghiệp. c Đối với tồn kho sản phẩm, thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố:
- Sự phối hợp giữ khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm
- Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ MÔI TRƯỜNG URENCO 13
Tổng quan về Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường URENCO 13
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên: Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường 13 – URENCO 13 Địa chỉ: Số 246 Tôn Đức Thắng, Phường Hàng Bột, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường 13 – URENCO 13 là công ty con trực thuộc Công ty TNHH một thành viên Môi trường đô thị Hà Nội.
Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường 13 – URENCO 13 có tổng số lao động là
Với đội ngũ 39 cán bộ công nhân viên lành nghề, bao gồm 19 lao động đại học, 5 lao động cao đẳng, 10 lao động trung cấp có trình độ sửa chữa – bảo dưỡng thiết bị và 5 lao động phổ thông giàu kinh nghiệm; cùng sự đa dạng trong ngành nghề kinh doanh, công ty hoạt động khá linh hoạt Bên cạnh kinh doanh thương mại, công ty còn tham gia tái sản xuất các thiết bị phục vụ ngành môi trường, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức của URENCO 13
Cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý, được phân công nhiệm vụ của từng bộ phận rõ ràng Các bộ phận hoạt động độc lập với nhau, mỗi phòng ban đều có chức năng chuyên môn riêng biệt nhưng có sI phối hợp, liên kết với nhau trong quá trình làm việc.
Chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời là người đại diện theo pháp luật, người điều hành mọi công việc trong công ty Bố trí lại cơ cấu tổ chức, phương án sử dụng hoặc xử lý các khoản lỗ trong công ty.
- Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ cho giám đốc trong việc quản lý công ty, có chức năng tham mưu cho giám đốc, giải quyết các công việc do giám đốc ủy quyền.
- Phòng tài chính - kế toán: Là bộ phận có chức năng tham mưu với Ban giám đốc về quá trình và điều hành quá trình sử dụng vốn của công ty, cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng kinh doanh: Là bộ phận xây dựng và hoàn thiện bộ sản phẩm, hoạch định và xây dựng chính sách giá cả, các chương trình, kế hoạch quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ.
- Bộ phận bán hàng: Có chức năng giới thiệu, tiếp thị và bán sản phẩm cho công ty với phong cách làm việc chuyên nghiệp, năng động,…đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
Bộ phận Marketing đảm nhiệm trọng trách mở rộng thị trường kinh doanh cho công ty Đây là bộ phận chủ chốt thực hiện các hoạt động marketing, bao gồm quảng cáo, khuyến mãi, điều tra nhu cầu và thu thập thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp nắm bắt thị trường và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng một cách hiệu quả.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng sau khi đã cung cấp các sản phẩm cũng như các dịch vụ của công ty: giải đáp, tư vấn thông tin về sản phẩm, …
- Phòng hành chính: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức tuyển dụng lao động, phân công sắp xếp những nhân sự, bố trí đều cho lao động trực tiếp, cách tổ chức sản xuất…
- Phòng vật tư: Là bộ phận làm công tác kế hoạch vật tư, thiết bị cho công ty Có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư,
2.1.3 Kết quả kinh doanh Đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính cũng như những hoạt động trong giai đoạn đó là khả quan hay không Để biết được tình hình hoạt động của Urenco 13, sẽ làm rõ thông qua 1 số các chỉ tiêu chính của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Từ biểu đồ 2.1, lợi nhuận sau thuế của công ty trong 3 năm 2011 – 2013 có xu hướng giảm nhẹ Để hiểu rõ hơn nguyên nhân dẫn đến kết quả này việc cần thiết là phân tích các khoản mục trong Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 2 2 Tình hình kinh doanh của công ty Urenco 13 Đơn vị: Đồng
Trong giai đoạn 2011-2013, Công ty không phát sinh khoản giảm trừ doanh thu do uy tín, chất lượng và kinh nghiệm vững chắc trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm, dịch vụ Các hoạt động kinh doanh, cung cấp sản phẩm, dịch vụ thường có chất lượng cao, độ bền tốt nên không xảy ra tình trạng trả hàng do lỗi sản phẩm Doanh nghiệp cũng đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, dẫn đến việc không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ bằng với doanh thu thuần.
Doanh thu thuần năm 2012 là 6.314.721.868 giảm 1.304.657.938 đồng so với năm 2011 Sang năm 2013 là 7.069.830.832 đồng tăng 755.108.964 đồng tăng với tỷ lệ là 11,96% so với năm 2012 Qua số liệu vừa đề cập, có thể thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng giảm không đều qua các năm, doanh thu này chủ yếu từ lĩnh vực kinh doanh thiết bị vật tư môi trường mang lại (trên 90%), 10% còn lại từ các lĩnh vực khác như: dịch vụ vệ sinh môi trường, kinh doanh vật liệu xây dựng, phân bón… Như đã biết 2012 là một năm khó khăn với toàn bộ nền kinh tế Việt Nam và cũng như các doanh nghiệp khi lạm phát trung bình cả năm xấp xỉ 8%, trong đó có Urenco 13 biểu hiện qua số lượng sản phẩm tiêu thụ ít đi do tâm lí thắt chặt chi tiêu, phòng ngừa rủi ro của nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân Trong thời kì kinh tế khó khăn cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ thì việc doanh thu giảm hơn 17% so với năm 2011 là điều không quá khó hiểu Doanh thu giảm đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty nên việc có những chính sách hợp lí cùng cắt giảm chi phí để phục vụ sản xuất, kinh doanh kì tiếp theo hiệu quả hơn với mức tăng 11,96% trong năm 2013 là nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên cũng như doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động bán hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới cùng việc áp dụng hình thức thanh toán mềm dẻo, linh hoạt hơn: chiết khấu thanh toán, hình thức thanh toán đa dạng… đã giúp cải thiện tình hình kinh doanh cũng như khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Thực trạng công tác quản trị hàng hàng tồn kho tại công ty
a Công tác kiểm kê hàng tồn kho
Do đặc điểm của ngành thiết bị vật tư môi trường là có nhiều danh mục sản phẩm với hình dáng, thể tích, mẫu mã khác nhau, phụ kiện dời nên công ty hiện nay vẫn sử dụng phương thức kiểm kê bằng cách thủ công.
Trên thực tế, toàn bộ sản phẩm, hàng hóa của công ty được nhập về kho đều được kiểm tra chất lượng đảm bảo đúng như yêu cầu kỹ thuật mới được đưa vào kho và được kiểm tra theo quy định được đề ra Đi cùng là các quy định cũng như yêu cầu khi kiểm kê hàng tồn kho của công ty đổi với sản phẩm, hàng hóa cùng người lao động: -Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty cung cấp ra thị trường Khi kiểm soát bán thành phẩm, các bán thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi sản xuất để điều chỉnh và sửa chữa lại.
- Các bán thành phẩm, thành phẩm được kiểm tra để nhận biết trạng thái.
- Phân loại khu vực để từng loại sản phẩm.
- Kiểm tra sản phẩm b Thực trạng hệ thống kiểm soát tồn kho tại công ty
Qua việc phân tích về thực trạng hệ thống kiểm soát tồn kho của
URENCO 13, nhận thấy mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục,giúp nắm bắt nhanh được tình hình tồn kho của công ty Kế toán tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc tính toán lượng tồn kho Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. c Thực trạng lập sổ sách hàng tồn kho Đối với mỗi trường hợp, đối tượng mà công ty có quy trình xuất nhập hàng tồn kho thể như sau:
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, kế toán kho có trách nhiệm xuống kho cùng thủ kho, phụ kho để kiểm tra và lập bảng kê nhập hàng theo mẫu quy định.
- Nhập hàng mua ngoài: Khi đi mua hàng theo yêu cầu của các bộ phận hay theo lệnh của Giám đốc, người đi mua hàng dựa theo phiếu đề xuất làm cơ sở để tạm ứng, trước khi nhập hàng vào kho người mua hàng phải làm đề nghị thanh toán, kế toán kho dựa trên đề nghị thanh toán lập phiếu nhập kho, thủ kho nhận và kiểm hàng theo phiếu nhập kho của người mua hàng giao, xác nhận số lượng để kế toán làm cơ sở thanh toán.
Nhân viên bán hàng sử dụng Phiếu xác nhận hàng tồn và đề nghị nhập xuất hàng do bộ phận kế toán cung cấp để xác nhận lượng hàng tồn kho Sau đó, phiếu được chuyển cho thủ kho kiểm tra số lượng hàng còn lại, dựa vào đó xác định số hàng được nhập kho và xuất thêm cho đơn chuyển tiến Căn cứ theo phiếu nhập, xuất kho của kế toán kho, thủ kho tiến hành nhập và xuất hàng theo đúng số lượng quy định.
- Xuất đổi bảo hành cho phòng bảo hành: Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành viết phiếu yêu cầu số lượng hàng hóa cần để bảo hành cùng bảng kê hàng hóa đã thay thế lên phòng kế toán để làm cơ sở lập phiếu xuất kho linh kiện bảo hành, nhập kho sản phẩm hỏng.
Qua việc phân tích về thIc trạng hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã phản ánh được những thông tin về lượng hàng tồn kho đang có, tình hình mua, bán hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho Chứng từ bao gồm số chi tiết, số phụ, sổ cái, các báo biểu liên quan.
2.2.1 Thực trạng công tác kiểm kê, hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho :
Một trong những điểm yếu khiến nhiều doanh nghiệp của Việt Nam không có một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho rõ ràng, hiệu quả là do yếu kém trong công tác ghi chép sổ sách kế toán hàng tồn kho Công tác ghi nhận hàng tồn kho của công ty hiện nay cũng có xu hướng giống như xu hướng chung của các doanh nghiệp trong nước Công ty chưa có sự chú trọng, phân cấp, chi tiết trong việc quản lý HTK Nhận thức được vấn đề này, phòng kế toán tài chính và các phòng ban có liên quan đã lập và ghi chép một cách cẩn thận những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho.
Hiện nay, doanh nghiệp tính hàng tồn kho theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp phải áp dụng giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh trong quá trình đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại Đối với hàng tồn kho mua ngoài, giá gốc bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Giá gốc của hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm Trường hợp này xuất hiện khi Urenco 13 gia công, in ấn thùng rác Composite, HDPE từ nguyên vật liệu nhập khẩu giai đoạn 2009 – 2010.
Với đặc thù của công ty hoạt động chủ yếu là thương mại nên phương pháp tính giá áp dụng cụ thể:
❖ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền
❖ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê thường xuyên.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tạo ra vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho vượt quá giá trị thực tế dự kiến có thể bán được Mục đích của việc lập dự phòng này là để ghi nhận sự mất giá tiềm ẩn của hàng tồn kho, đảm bảo rằng giá trị được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho và tránh tình trạng báo cáo tài chính bị bóp méo.
Quy trình xuất nhập hàng tồn kho: Đối với mỗi trường hợp, đối tượng mà công ty có quy trình xuất nhập hàng tồn kho cụ thể như sau:
- Nhập hàng, hàng đổi của nhà cung cấp: Khi nhập hàng từ các nhà cung cấp về kho thì kế toán kho của công ty phải xuống kho cùng thủ kho, phụ kho kiểm hàng, lập bảng kê nhập theo mẫu Trong trường hợp nhận được hàng đổi của nhà cung cấp đi cùng với hàng nhập, thủ kho vào cùng bảng kê hàng nhập xác định hàng đổi của nhà cung cấp nào ghi rõ số lượng, chủng loại sau đó kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng đổi.
Khi mua hàng theo yêu cầu của các bộ phận hoặc Giám đốc, người mua hàng dựa vào phiếu đề xuất để tạm ứng Trước khi nhập kho, họ phải đề nghị thanh toán Kế toán kho lập phiếu nhập kho dựa trên đề nghị này Thủ kho nhận và kiểm hàng theo phiếu nhập kho do người mua hàng cung cấp, xác nhận số lượng làm cơ sở thanh toán của kế toán.
- Nhập – xuất hàng cho nhân viên bán hàng và kho Tôn Đức Thắng: Nhân viên bán hàng lấy phiếu “xác nhận hàng tồn và đề nghị nhập, xuất hàng” từ bộ phận kế toán để làm hàng tồn trên xe hoặc kho, sau đó nhân viên bán hàng chuyển phiếu cho thủ kho kiểm tra, xác nhận số lượng hàng tồn, dựa trên số lượng hàng tồn nhân viên kinh doanh đề nghị số nhập trả kho và số hàng xuất thêm cho chuyến tiếp theo Căn cứ vào đề nghị số lượng nhập trả kho và hàng xuất thêm, kế toán kho lập phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu của kế toán kho để nhập, xuất hàng Xuất đổi bảo hành cho nhà cung cấp
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ MÔI TRƯỜNG URENCO 13
Đánh giá chung về công tác quản trị hàng tồn kho của công ty
Qua việc phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp trong những năm qua, cho thấy việc URENCO 13 đã áp dụng các biện pháp quản trị hàng tồn kho kho trong thời gian qua có những ưu điểm, hạn chế như sau:
3.1.1 Ưu điểm khách hàng mới Do đó, sản phẩm và hàng hóa bán ra vẫn duy trì ổn định, và doanh thu có xu hướng tăng trưởng trong các năm tiếp theo.
Công ty đã cố gắng đa dạng hoá nhà cung cấp sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng, cũng như phong phú nguồn hàng hóa, mẫu mã sản phẩm để phù hợp với từng thị trường, thoả mãn các yêu cầu về sản phẩm với mọi đối tượng khách hàng, nhanh chóng nắm bắt thị trường người tiêu dùng nhằm đưa ra thị trường sản phẩm có tính cạnh tranh cao, đa dạng cả về chất lượng, chủng loại, mẫu mã giúp nâng cao thương hiệu, uy tín của công ty. Để tăng doanh số, công ty đã thực hiện các chiến lược marketing: quảng cáo trên báo chí và website, đi kèm với các chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng mới. Bên cạnh đó, công ty cũng phải cải thiện uy tín thông qua dịch vụ hậu mãi như bảo hành, đổi mới sản phẩm lỗi hoặc hư hỏng Nhờ vậy, công ty đã thu hút thêm nhiều khách hàng mới, duy trì ổn định sản lượng tiêu thụ và có xu hướng tăng trưởng doanh thu trong những năm tiếp theo.
Hàng tồn kho của công ty có nhiều loại hàng hoá nhưng chủ yếu là thùng rác, nhà vệ sinh di động, đây là những trang thiết bị, sản phẩm của ngành môi trường, giúp cho công tác kiểm kê hàng hoá tồn kho dễ dàng hơn, giảm chi phí trong phân loại hàng hoá, danh mục sản phẩm riêng biệt
Việc tích trữ hàng tồn kho trong 3 năm qua, bất chấp xu hướng giá cả giảm, đã giúp công ty thích ứng tốt với biến động giá cả và nhu cầu thị trường, cho thấy sự chủ động và sẵn sàng trong hoạt động kinh doanh.
3.1.2 Hạn chế: Đối với quản trị hàng tồn kho còn sử dụng nhiều phương pháp thủ công gây tốn nhiều thời gian, người lao động cũng như chi phí cho việc vận hành
Trình độ nhân viên và công tác sắp xếp hàng tồn kho: Nhân viên trông kho có trình độ chưa cao, dẫn đến việc sắp xếp hàng tồn kho chưa được khoa học và hiệu quả.
Công tác theo dõi và giám sát hàng tồn kho đang gặp phải vấn đề về tính chi tiết và khoa học, gây cản trở quá trình kiểm soát lượng hàng cũng như các hoạt động liên quan.
Kế toán và quản lý nguồn lực: Kế toán trưởng vừa làm nhiều vai trò, bao gồm cả thủ quỹ và có thể can thiệp vào việc xuất nhập hàng trong kho một cách tự ý, thiếu sự kiểm soát và kiểm tra độc lập.
Chính sách và phân phối công việc: Thiếu chính sách rõ ràng về phân phối và giao công việc, dẫn đến sự chồng chéo và không hiệu quả trong các hoạt động quản lý hàng tồn kho.
Nguồn cung cấp và chi phí vốn: Công ty chưa thực hiện tìm kiếm được nguồn cung cấp hàng với giá thành hợp lý, gây ra chi phí vốn hàng bán cao, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của công ty
Nhìn chung, sắp xếp hàng tồn kho cho thấy việc bố trí hợp lí chưa thật sự hiệu quả từ những nhân viên chưa có kinh nghiệm hoặc còn nhiều thiếu sót trong đào tạo kỹ năng và định hướng nhân viên của URENCO 13
Như những bằng chứng trên đã đưa ra rằng thành viên nội bộ công ty có nhiều hành vi vi phạm đạo đức trong tổ chức như tự hành động, chỉ dẫn điều hành một cách thiếu chuyên nghiệp trong lĩnh vực khác Vì vậy, doanh nghiệp cần tư vấn, định hướng và phân định các chức vụ trách nhiệm một cách rõ ràng minh bạch trong môi trường công sở và nếu có những sai phạm thì nên xử lý, răn đe thỏa đáng từ đó tránh những yếu tố gây cản trở và nâng cao, phát triển đa dạng nguồn cung cấp nguyên vật liệu từ giá thành đến chất lượng hợp lý để có thể giảm được nhiều chi phí từ các giai đoạn khác nhau, tạo ra lợi nhuận tối đa cho hoạt động của công ty
Trong 3 năm qua, quá trình lưu hành hàng hóa của công ty bị trì hoãn, với nhiều vòng quay hàng tồn kho vượt quá 4 tháng Điều này cho thấy công ty đã bị mắc kẹt với lượng hàng tồn kho lớn, bao gồm cả hàng tồn kho không cần thiết và các khoản phải thu, gây khó khăn trong việc thanh toán Công ty cần điều chỉnh chính sách quản lý dòng tiền vào và dòng tiền ra để cải thiện chu kỳ vòng quay tiền mặt Cũng như điều
Khả năng sinh lợi từ hàng tồn kho cho thấy công ty đang đầu tư không hiệu quả như là lượng hàng tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế, dẫn đến tăng chi phí lưu kho và chi phí cơ hội của tiền đầu tư vào hàng tồn kho. Đặc biệt từ 2011 đến 2013, hàng tồn kho luôn ở mức cao là tín hiệu tích cực về việc cung cấp hàng hóa và sản phẩm đầy đủ Tuy nhiên, vào năm 2012, lượng hàng tồn kho đã vượt quá mức 2.442.059.448 đồng khiến chi phí tồn kho lớn khiến doanh thu giảm và ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính Năm 2013, thì lượng hàng tồn kho giảm, đồng thời doanh thu kinh doanh cũng có dấu hiệu khả quan hơn.
