Quản trị logistics Đề tài vai trò của hệ thống thông tin Đối với hiểu quả của chuỗi logtistics

Hệ thống thông tin logistics là một bộ phận của hệ thống thông tm toàn doanh nghiệp và nó hướng tới những vấn đề đặc thù của quá trình ra các quyết định logistics về số lượng và qui mô c

HOC VIEN HANG KHONG VIET NAM

¬

QUAN TRI LOGISTICS

DE TAI: VAI TRO CUA HE THONG THONG TIN

DOI VOI HIEU QUA CUA CHUOI LOGTISTICS

Giảng viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Trần Thanh Thuần

Thành viên nhóm:

Ngõ Trung Nguyên Nguyễn Ngọc Dan Thanh Phạm Châu Phương Quỳnh Phan Vĩnh Thành

Vũ Ngọc Anh

Mục lục

1 Khái niệm, mô hình hệ thống thông tin logisfiCS - 5 5ccscscscscsssessesese 3 1.1 Khái niệm 2c Q20 21112112 11121111910 1101111111119 111kg kiệt 3

12 Mô hình hệ thống thông tin L0giStiCs 5 - SE He ra nờa 4 1.2.1 Hệ thống lập kế hoạch: - 5s SE E1 E1 1271112111012 11H HH Hư, 4 1.2.2 Hệ thống thực thi: - 55 ST vn xnxx HH1 ngày 4 12.3 Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tỉn: 52 scccEgxerrerrey 4 1.2.4 _ Hệ thống báo cáo kết quả: - SE E1 E111 rêu 5

2 Chức năng và vai trò của Hệ thống thông tin Logistics (L.IS): . 5‹- 5 2.1 Chức năng của Hệ thống thông tin Logistics (LIS): - - 5c csccccrscseei 5 2.2 Vai trod cua HTTT Logistics (Logistics Information System — LIS) 6

3 Ung dung hé thong théng tin cia Vinamilk 7

3.1 Giới thiệu về Vinamiilk - 2 1 ST T1 112122 1H ngay 7 3.2 Giới thiệu về phần mềm E.RP - 1 SE E1 121111 1212111121211 Eerrre 8

3.4 Hạn chế - cc t nn TnnE H H HH HH 1g ng ngàn lãi E0 na ố d ll

1 Tong quan vé hé thong thong tin logistics

1.1 Khái niệm

Nghiên cứu các hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trò của thông tin và quản trị thông tin logistics với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng cho chuỗi các hoạt động logistics Thông tin trong quản trị logistics là chất kết dính các hoạt động logistics trong các nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị Thông tin logistics cung cap cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logistics hiệu quá Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị logistics không thể biết được khách hàng muốn gi, can dy trit bao nhiéu, khi nao cần sản xuất và vận chuyền Thông tin giúp doanh nghiép thay dugc cac hoat déng logistics mét cach 16 nét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải tiền tốt hơn trong quá trình thực hiện

Hệ thống thông tin logistics là một bộ phận của hệ thống thông tm toàn doanh nghiệp và nó hướng tới những vấn đề đặc thù của quá trình ra các quyết định logistics

về số lượng và qui mô của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hoá, về việc lựa chọn phương thức vận chuyên và đơn vị vận tải phù hợp, v.v

Hệ thống thông tin Logistics (LIS) được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi va kiểm soát logistics hiệu quả

LIS giúp nắm vững thông tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, giúp cho các nhà quán trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuê dịch vụ vận tải một cách hợp lí thoả mãn yêu cầu của khách hàng với mức chỉ phí thấp nhất LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt các nguồn lực logistics, xây dựng chương trỉnh logistics hiệu quả, chỉ rõ thời gian, không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong logistics Tại các doanh nghiệp phát triển,

mô hình cấu trúc của LIS được chuyên môn hóa theo một số hoạt động chủ đạo (hình 5.6)

1.2 Mô hình hệ thống thông tin Logistics

[L— Ïj Hệ thống thông tin Logistics Td

atta SYNGẾ Hé nghién

Hệ lập kê ee Pees : Môi trường heck °- J#*Ì cứu và tình Các chức năng

kinh doanh Hê báo cá - Lập kê hoạch

a l«>| bao cao

- Quan trị Quả a Hệ thực thi và kết quả 3 128/2; - Thực thi

ogistics

- Hoạt động - Kiểm soát

(Hình 5.5) cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics bao gồm các yếu tố về môi trường Logictisc, quá trình ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là: hệ thống hoạch định, hệ thông thực

thi, hệ thống nghiên cứu và thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết quả Các hệ

thông đó sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thông tin chính xác và kip thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạt động logistics của doanh nghiệp

1.2.1 Hệ thống lập kế hoạch:

Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kếcác kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày

1.2.2 Hệ thống thực thi:

Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách

1.2.3 Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin:

Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty Hệ thông nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

1.2.4 Hệ thống báo cáo kết quả:

Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thê đạt được Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản tri logistics tập trung vào 3 loai (1) Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường, các yeu tố chỉ phí của dự án kinh doanh (2) Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người giám sát về hoạt động thực

tế như việc nằm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyền; (3) Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi va thong tin hoat động ở các giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách và chỉ phí hiện tai, chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược

1.3 Chức năng và vai trò của Hệ thống thông tin Logistics (LIS):

1.3.1 Chức năng của Hệ thống thông tin Logistics (LIS):

Hệ thong thông tin Logistic la soi chi lién kết các hoạt động logIstics vào một quá trình thống nhất Sự phối hợp này được xây dựng dựa trên 5 chức năng: cơ sở dữ liệu, lập kế hoạch, kiểm soát, tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài, phối hợp các bộ phận lại với nhau:

Database (cơ sở dữ liệu): Hệ thống thông tin Logistic giúp thu thập, xử lý, truy vấn quản lý dữ liệu nội bộ (đơn hàng của khách hàng, nguồn cung ứng vật liệu) và dữ liệu bên ngoài như sản phẩm, hàng tồn kho của doanh nghiệp Lợi ích của việc ứng dụng này giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí, thất thoát có thê xảy ra do quá trình lưu trữ thủ công thực hiện

Lập kế hoạch: gồm các quy trình quản lý hàng hoá như đặt hàng, nhận hàng, xuất hàng, sản xuất, điều phối phương tiện vận tải, quản lý hàng tồn kho, dự báo nhu cầu Như vậy quá trình thực hiện đơn hàng phải được dựa trên một loạt các quy trình Việc ứng dụng hệ thống thông tin Logistic giúp đảm bảo cải tiễn hiệu suất của doanh nghiệp, là cơ sở của lợi thé cạnh tranh, giúp giảm chỉ phí trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm; tuy doanh nghiệp phải tăng chỉ phí đầu tư cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất hoạt động khi ứng dụng hệ thống thông tin logistic tăng nhanh từ đó giúp giảm chỉ phí hoạt động

tương đối

Kiểm soát: Việc đo lường các hoạt động nghiệp vụ và báo cáo là rất quan trọng để có được sự quan tâm điều chỉnh nếu cần thiết, cũng như tiết kiệm

1.3.2

nhiều nguồn lực đáng kể Nó cũng cân thiết để nhận ra những hoạt động ngoại

lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này Chức năng kiểm soát trong hệ thống thông tin Logistic giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với các nguồn lực hiện có như đại lý,

hãng vận tải có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải pháp điều chỉnh phù hợp đề phục vụ tốt hơn từ đó giúp thu thập được nguôn lợi nhuận lớn hơn

- Tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài: Hệ thống thông tin Logistic giúp kết nổi doanh nghiệp với các đối tác (khách hàng, nhà cung cấp)

và cung cấp cho họ những thông tin như tình trạng hàng hoá của khách hàng, tỉnh trạng hàng tồn kho, hoạt dong Logistics đầu ra, từ đó đảm bảo được hoạt động hợp tác giữa doanh nghiệp và các đối tác được diễn ra một cách tốt đẹp, Suôn sẻ

- Phối hợp các bộ phận lại với nhau: Chức năng này của Hệ thống thông tin logistics được kết hợp với các hệ thống thông tin từ các bộ phận (Marketing,

Kế toán — tài chính), phối hợp để hỗ trợ hoạt động như lên kế hoạch bán hàng,

marketing, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, với mục đích rà soát các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị được những nguồn lực nhằm khai thác các tiềm năng thị trường dựa vào thé mạnh sẵn có của mình

Vai tro cua HT TT Logistics (Logistics Information System — LIS)

LIS gop phan dam bao việc sử dụng linh hoạt các hoạt động Logistics

Xây dựng chương trinh Logistics hiéu qua

Chi rõ thời gian, không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong Logistics

LIS cung cấp thông tin về hàng hóa va theo dõi lộ trình giao hàng, tiến độ và trang thái của chúng cũng như ảnh hưởng của những thay đổi đối với hệ thống mua

hàng, sản xuất, kho bãi, tài chính và kề toán

- Giảm chỉ phí:

LIS giúp doanh nghiệp có thể giám thiêu một số chi phí, có thể kề đến như: Chi phí vận chuyển

Cac chi phi vé nhan luc, cai thién nang suat lao động

Tận dụng được tôi đa các nguồn lực sẵn có, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật

liệu, từ đó giám chỉ phí về nguyên vật liệu

- _ Tăng chất lượng dịch vụ:

Việc tự động hóa, đưa máy móc, hệ thống thông tin vào vận hành hoạt động Logistics thay vì vận hành thủ công, sử dụng sức người ngoài tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp còn giúp quá trình đàm phán, trao đôi thông tin giữa người bán và người mua thông qua

hệ thống thông tim cũng đạt hiệu qua tốt hơn Việc tiết kiệm các khoản chi phí cùng với

sử dụng hệ thông vận hành hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

- _ Lưu trữ số liệu, phục vụ thống kê, phân tích, dự báo:

Các doanh nghiệp ngày nay đưa vào sử dụng các phần mềm lưu trữ dữ liệu Các phần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân tích tình hình hoạt động, đưa ra các dự báo dựa trên các số liệu được lưu trữ trước đó Lợi ích của việc ứng dụng này giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí, thất thoát có thê xảy ra do quá trình lưu trữ thủ công thực hiện

- _ Tăng tính đảm bảo nhu cầu:

LIS hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý, tận dụng tối đa tài nguyên sẵn có và tránh được tình trạng dư thừa Chi phí lưu kho, vận chuyên hàng hóa và theo dõi đơn hàng cũng mang lại hiệu quả tốt

- _ Đồng bộ hoá thông tin:

LIS giúp các công ty đồng bộ hoá thông tin, từ đó quản lý tốt các thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, bên cạnh đó có thể xử lý nhanh chóng các sự có, rủi ro trong quá trình kinh doanh

2 Ứng dụng hệ thống thông tin của Vinamilk

2.1 Giới thiệu về Vinamilk

Vinamilk là tên thường gọi của công ty Cô phần Sữa Việt Nam Vào ngày 20/08/1976, Vinamilk đã được thành lập Là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất

và cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở hữu mạng lưới điểm bán rải đều khắp 63 tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần trong nước với các sản phẩm từ sữa tươi chuân USDA Hoa Kỳ, đây cũng chính là thương hiệu đã mở lối cho thị trường thực pham Organic cao cap tại Việt Nam

Tuy nhiên, với quy mô hoạt động rộng lớn như trên thì bộ máy tổ chức và quy trình sản xuất của Vinamilk cũng vô cùng phức tạp Đề đảm bảo hiệu quả hoạt động, nâng cao vị thế thương hiệu trên thị trường, bắt đầu từ năm 2007, Vinamilk đã áp dụng giải pháp quán trị doanh nghiệp tổng thể ERP, từng bước đưa vào sử dụng, kết nối toàn bộ hệ thống từ nhà máy đến hệ thống kho hàng, trụ sở trên toàn quốc của minh

2.2 Giới thiệu về phần mềm ERP

Khái niệm ERP:

(ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thông này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi can, ban cach sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài

chính kế toán, sản xuất và phân phối Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ

thông lõi

Đối với logistics, ERP sé hoach định:

- Chinh sach gia

- Chiết khấu

- Các cách thức mua hàng

Từ đó, lên kế hoạch và tính toán ra phương án mua nguyên liệu, dự trù mô hình sản xuất tối ưu Nó đồng thời cũng sẽ giảm thiêu sai sót không đáng có trong xử lý nghiệp vụ

E — Enterprise (Doanh nghiệp): Đích đến cuối cùng của ERP chính là doanh nghiệp Hệ thống ERP tích hợp đủ các phòng ban và các chức năng của công ty vào trong một hệ thống máy tính duy nhất

Hệ thống này đáp ứng được tất cả các nhu cầu quản lý của tất cả các phòng ban

mà doanh nghiệp đang có

Lợi ích của ERP đổi với doanh nghiệp thuộc ngành logistics

Với nhiều doanh nghiệp, để xây dựng thống nhất một phần mềm đề quản lý luôn

là vẫn đề khó Các bộ phận có nhu cầu quản lý khác nhau: Tài chính kế toán, Hành

Chính Nhân sự và Kho

Vì vậy, mỗi phòng ban thường sẽ có hệ thống máy tính riêng đề xử lý công việc

theo nghiệp vụ Tuy nhiên ERP là gì sẽ kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ của từng

phòng ban vào chung một chương trình phần mềm tích hợp

Nó hoạt động trên một cơ sở dữ liệu mà ở đó các bộ phận có thê chia sẻ, cung cấp thông tin và tương tác với nhau Nếu các công ty biết thiết lập phần mềm và sử dụng

hiệu quả thì ERP nghĩa là gì chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với ERP logistics

- _ Quản lý dữ liệu hiệu quả

- Quan ly nhan sy dé dàng

- Nang cao hiéu qua san xuất

- Giảm thiểu các rủi ro

- _ Ưu điểm của phần mém ERP nganh logistics

ERP la gi va thiết kế riêng cho ngành Logistics , chuyên giao nhận vận chuyên quốc tế, các công ty Forwarder, Phần mềm ERP cũng tích hợp các phân hệ, chức

năng nghiệp vụ nhằm tạo cầu nối phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận, giảm thiểu

những thiếu sót, trùng lặp đề từ đó có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất

Tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành doanh nghiệp

Loại bỏ các sai sót có thê xảy ra trong trường hợp nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Quản trị thông tin hiệu quả, quản lý tiễn độ công việc

Quản trị toàn diện trên cùng một hệ thống ( Có thê áp dụng cho mô hình tập đoàn, tổng công ty)

Dễ dàng kiểm soát các nguồn đữ liệu

Phần mềm ERP cũng tích hợp các phân hệ, chức năng nghiệp vụ nhằm tạo cầu nỗi

phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận

NHAU VO.NHAP CANG NHIEU GIA SE CANG TOT see ee cee

|Sau khi đã chốt được các vấn đề về phân phối thì

trước, phải thanh toán hoàn toàn sau khi nhập hay sau khí bán hết mới cần thanh toán )

Tem]

=

Oo

'1uPhía kho vận của Vinamilk sẽ thực hiện điều phối

theo quy trinh logistics, kiém tra hang hóa trong

kho và giao đến cho người mua Đồng thời, thực

TẠO ĐƠN HÀNG hiện các nhiệm vụ nhiệm thụ, bàn giao và thanh

ee

trước

VAN DINK DUONG

4u GIẢI ĐẮP CÁC CẦU HỘI THUONG GAP

Quy trình áp dụng hệ thông ERP của Vinamilk