Trang 1 LOT SY ON OO rex H © CHI MINH UNIVERSITY OF BANKING Management Information Systems nr ^ TIEU LUAN Đề tài: “Vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến @ ¢ lược tơ chức của doa
Trang 1
LOT SY ON OO rex
H © CHI MINH UNIVERSITY OF BANKING
Management Information Systems nr ^ TIEU LUAN Đề tài: “Vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến @
(¢ lược tơ chức của doanh nghiệp”
Giáo viên hướng dẫn : Phạm Xuân Kiên Lớp : D02 Nhóm II
Võ Huỳnh Anh Thư 030237210182
Trang 2MUC LUC
98000710077 2
I Noi dung và chức năng của hệ thông thông tin Nhận định về tam quan trọng của hệ thống thông tin -5-s-<< << seseeeesesesesesese 3 II Hệ thống thông tin tích hợp ( Hệ thống thông tin doanh nghiệp) giúp giải quyết những vẫn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải 3 II Việc triển khai thành công hệ thông thông tin góp phân vào việc giúp doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tô chức 5 IV Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ
Trang 3LOI MO DAU
Ung dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, xây
dựng ưu thế cạnh tranh, khuyến khích hoạt động sáng tạo, tạo liên kết đối tác kinh doanh
và đáp ứng được các nhu câu thay đôi liên tục của thị trường hiện nay Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp thu thập đây đủ, kịp thời những thông tin về các diễn biến của các yếu tố thuộc môi trường bên ngồi (mơi trường
vĩ mơ, mơi trường vI mô), nhận diện và đánh giá được mức độ tác động của các cơ hội
và nguy cơ trong môi trường Đây là cơ sở quan trọng để các nhà quản trị chiến lược
phát triển các chiến lược khai thác và phát triển các cơ hội thị trường mới, ngăn chặn
và giảm bớt các rủi ro trong kinh doanh Doanh nghiệp luôn thích nghi với môi trường
kinh doanh ở tất cả các khu vực địa lý
Tuy nhiên, trong thực tế môi trường diễn biến khá phức tạp và thay đổi nhanh, một
quyết định quản trị phù hợp ở thời điểm này nhưng có thể không còn phù hợp ở giai
đoạn sau Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho các nhà quản trị có thông tin
để điều chỉnh hoặc bồ sung các quyết định kịp thời Các doanh nghiệp có thể chủ động
hình thành các chiến lược tấn công hay tác động ngược vào các yếu tô của môi trường dé tạo ra các cơ hội hoặc giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp Đồng thời, chủ động quản lý môi trường nội bộ Mặt khác, doanh nghiệp có thể chủ động giảm điểm yếu trong nội
bộ, ngăn chặn các cuộc tấn công của các đối thủ cạnh tranh, giữ vững thị phần trên thị
Trang 4I Nội dung và chức năng của hệ thong thông tin Nhận định về tầm quan
trọng của hệ thống thông tin
Hé théng thong tin (Information Systems) 1a tap hop cac thanh phan duoc sir dung
để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm
phục vụ mục tiêu hoạt động của tổ chức Hệ thống thông tin là một quy trình dé phéi hop nhiéu thanh phan voi su tham gia cua con nguoi trong tô chức đề đạt được mục tiêu
trong quản lý, tạo lập, chia sẻ hiệu quả các thông tin, tri thức của tổ chức
Hệ thông thông tin có nhiều chức năng như quản trị nội bộ, cải tiến dịch vụ, tăng
sức cạnh tranh, hỗ trợ quản lý, Nó còn hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành
một tô chức, chang han nhu giao tiép, lưu giữ hỗ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu,
Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các
quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh
Qua đó, có thể thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin Nó giúp liên kết các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Đối với môi trường bên ngoài doanh nghiệp, nó giúp đưa thông tin doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài và thu thập các thông tin từ môi trường bên ngoài như giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ, Đối với môi trường bên trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin thu thập, cung
cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà
doanh nghiệp đề ra Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính Như vậy, hệ thống thông tin có một vai trò rất quan trọng vì nó cung cấp các thông tin cân thiết để ra các quyết định kinh
doanh chính xác hơn
H Hệ thống thông tin tích hợp (Hệ thống thông tin doanh nghiệp) giúp giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải
Trang 5+ Khó năm bắt và phân bồ nguồn lực: Do hệ thống quản lý doanh nghiệp không
có sự chặt chẽ dẫn đến việc nhà quản trị khó dé năm bắt được toàn bộ nguồn lực doanh
nghiệp Việc đó khiến cho sự phân bố không đồng đều, hợp lý, những vị trí cần nhiều nguôn lực nhưng lại thiếu và ngược lại Vấn đề này dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong sử dụng nguôn lực doanh nghiệp, làm giảm khả năng sinh lời Đôi lúc, sự phân bổ sai còn khiến cho chỉ phí tăng, doanh thu và lợi nhuận giảm, doanh nghiệp rơi vảo tình trạng
bât ôn
+ Khó quản lý đồng bộ: Do hệ thống không chặt chẽ, quy trình quản lý bị rời rạc dẫn đến sự không đồng nhất về đữ liệu giữa các phòng ban, chi nhánh Doanh nghiệp
vẫn có thể thu thập đầy đủ số liệu cần thiết, tuy nhiên, đề làm được điều đó cân rất nhiều
thời g1an và công sức
+ Khó kiểm soát tình hình nhân sự: Một hệ thống quản lý doanh nghiệp không
phù hợp sẽ khó để kiểm sốt được ngn nhân lực, nhất là với những công ty có nhiều nhân viên Nếu một hệ thống quản lý không chặt chẽ và một phương pháp quản lý thủ công chăc chăn sẽ gây ra mât kiêm soát tình hình nhân sự
+ Thiếu công cụ quản lý tối ưu: Nhà quản lý của doanh nghiệp có nhiều công việc
cần phải xử lý mà không biết bắt đầu từ đâu Sắp xếp công việc không hợp lý dẫn đến bỏ sót hoặc quên không làm một số việc, công việc không thể giải quyết kịp thời gây
tồn đọng, tốn nhiều thời gian, chỉ phí
—>Để giải quyết những van đề này của doanh nghiệp thì rất cần đến hệ thống tích hợp (hệ thống doanh nghiệp) Ưu điểm của hệ thống doanh nghiệp là loại bỏ sự chia nhỏ ứng dụng và dữ liệu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp (các ốc đảo thông tin), được hỗ trợ tốt hơn Hệ thống doanh nghiệp còn giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng đối với thông tin hoặc các sản phẩm, cung cấp nhiều thông tin có giá trị để cải thiện việc đưa ra quyết định quản lý Nó là công cụ phân tích đữ liệu, chuẩn định nghĩa và định dạng dữ liệu, giúp nhà quản lý cao cấp tìm kiếm thông tin bất kỳ lúc nào Tuy nhiên hệ thông doanh nghiệp cũng có các nhược
Trang 6II Việc triển khai thành công hệ thống thông tin góp phần vào việc giúp doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tô chức
+ Hoạt động xuất sắc: Hệ thống thông tin giúp cải thiện hiệu quả để đạt được lợi nhuận cao hơn băng cách giúp tổ chức tăng năng suất trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi được áp dụng hệ thống thông tin cùng với những thay đổi hoạt động kinh doanh và hành vi quản lý
+ Sản phẩm dịch vụ và các mô hình kinh doanh mới: Hệ thống thông tin là công
cụ chính cho phép các công ty tạo ra sản phẩm, dịch vụ cũng như các mơ hình kinh doanh hồn tồn mới Mơ hình kinh doanh chỉ ra cách thức một công ty sản xuất, cung
câp và bán một sản phâm hoặc dịch vụ đề tạo ra lợi nhuận
+ Khách hàng và nhà cung cấp găn kết cao hơn; Khi các khách hàng tiếp tục mua thêm sản phẩm đông nghĩa răng doanh nghiệp đó hiểu rõ và phục vụ khách hàng tốt làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Tương tự như vậy với các nhà cung cấp: doanh nghiệp nên có nhiêu hơn 1 nhà cung cấp, duy trì sự gắn kết, quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp đảm bảo được nguôn cung cấp nguyên liệu đầu vào quan trọng Điều này làm giảm chỉ phí phát sinh trong hoạt động sản xuất có thể xảy ra nếu phải chờ nguồn nguyên liệu Khả năng thương lượng của nhà cung cấp cũng rất mạnh, do đó công ty
cân nâng cao lợi thê cạnh tranh của đê duy trì vị thê mặc cả của mình
+ Cải thiện việc ra quyết định; Hệ thống thông tin đã quản lý dữ liệu thời gian thực
từ thị trường khi cung cấp thông tin cho nhà quản lý quyết định
+ Tạo lợi thế cạnh tranh: Khi doanh nghiệp đạt được một hoặc nhiều mục tiêu kinh
doanh, hoạt động xuât sắc; tạo ra nhiều sản phâm, dịch vụ và các mô hình kinh doanh
mới; khách hàng, nhà cung câp găn kêt; cải thiện việc đưa ra quyêt định, điêu đó có
nghĩa họ đã tạo ra được lợi thế cạnh tranh
Trang 7IV Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống thông
tin:
=_ Phân loại dữ liệu: Những công ty đang sử dụng phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống, mọi đữ liệu và thông tin được lưu thủ công trên giấy tờ, khiến quá trình
nhập liệu khó khăn hơn và tốn rất nhiều thời gian Vì đữ liệu đầu vào sẽ quyết định chất
lượng đầu ra của thông tin nên những đữ liệu này cần được phân tích và sàng lọc một cách kỹ lưỡng
+ Chuyến giao hệ thống trong khi vẫn duy trì công việc hàng ngày: Việc phân
loại một lượng lớn đữ liệu và làm quen với hệ thống mới, nhân viên vẫn phải thực hiện
day đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày Điều này có thể khiến nhân viên cảm thay chán nản và căng thăng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong nhiều
tháng Hậu quả là hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến sự
giảm sút năng suất lao động tổng thê của cả công ty
+ Thiếu kỹ năng thực hành: Dù có nhận được sự trợ giúp từ đội kỹ thuật hay
không thì nhân viên vẫn cần thời gian làm quen với hệ thống mới đề vận hành một cách
hiệu quả
+ Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai: Quá trình chuyển đổi hệ thống thành công, các
phần mêm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành Đặc biệt trong
việc áp dụng hệ thống công nghệ mới, công ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ
thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an tồn thơng tin, điều này dẫn đến sự trì trệ
trong công việc và tạo căng thăng cho nhân viên
+ Chi phí phát sinh: Mục đích của các công ty khi triển khai hệ thống phần mềm quản lý mới là cắt giảm chỉ phí và tinh gọn bộ máy quản lý Việc triển khai này còn có thể kéo theo những chi phí khác
Trang 8V, Một người trong vị trí kinh doanh và quản lí đóng vai trò gì trong toàn bộ
quá trình phát triển hệ thông thông tin
-_ GIám sát mọi quy trình, mối quan hệ và nguồn lực để đảm bảo công việc được
diễn ra suôn sẻ
- Vai trò quan hệ liên quan đến hành vi của nhà quản lý tập trung vào sự tiếp xúc, giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức, đây là những vai trò liên quan đến con người (ví dụ như cấp dưới, những cá nhân bên ngoài tổ chức)
e_ Người theo dõi thông tin (Momior): là người luôn nam bắt, cập nhật thông
tin để tạo một hệ thống hoàn chỉnh
e_ Người phổ biến thông tin (Disseminafor): là người truyền đạt thông tin đến
nhà quản trị khởi tạo hệ thống thong tin
e Vai trò ra quyết định (Decisional roles)
e Người khởi xướng (Emrepreneur): là người bắt đầu thực hiện 1 qui trình
VI Các vẫn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi việc triển khai hệ
thống thông tin diễn ra ngày càng rộng và sâu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống
1 Các vẫn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội
Các vân đề đạo đức, pháp lý và xã hội có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Việc giới
thiệu công nghệ mới có tác động làm xáo trộn trang thai can băng hiện tại, tạo ra các
vấn đề đạo đức, pháp lý và xã hội mới cần phải được giải quyết trên các cập độ cá nhân, xã hội và chính tri Information Rights and Obligations and Obligations Property Rights Accountability and Control System Quality Quality of Life
Trang 9e Quyén va nghia vụ tai san (Property Rights and Obligations ) — quyền sở hữu trí
tuệ, tài sản được bảo vệ trong môi trường kỹ thuật sé
e Trach nhiém giai trinh va kiém soat (Accountability and Control )—ai sé languoi
chiu trach nhiém vé thiét hai da gay ra
e_ Chât lượng hệ thống (Šysfem qualiry )— các tiêu chuẩn về chất lượng của dữ liệu,
hệ thống
e Chất lượng cuộc séng (Quality of Life )— cac quyén cá nhân và sự an toàn của
xã hội
Bốn xu hướng công nghệ chính đã làm gia tăng những căng thắng về đạo đức đối với
các quy định và luật lệ xã hội hiện hành
- Ngày càng có nhiều tô chức sử dụng hệ thống thông tin trong các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ Sự phụ thuộc ngày cảng tăng vào các hệ thống quan trọng làm
tăng khả năng dễ bị lỗi hệ thống và chất lượng đữ liệu kém
- _ Những tiến bộ trong kỹ thuật lưu trữ dữ liệu đã tạo điều kiện phát triển cho cơ sở đữ
liệu về các cá nhân do các tô chức tư nhân và nhà nước duy trì — làm cho việc vi
phạm quyên riêng tư cá nhân dân trở nên vừa dễ dàng vừa hiệu quả
- Nhan thirc méi quan hé khéng r6 rang (NORA - Nonobvious relationship awareness)
là một công nghệ phân tích đữ liệu mới có thê lây dữ liệu về mọi người từ nhiều
nguồn và tương quan các môi quan hệ đề tìm ra các kết nối ân nhăm xác định những tên tội phạm và khủng bố tiềm năng
- _ Những tiến bộ mạng làm giảm chi phí di chuyển và truy cập đữ liệu, cho phép xâm phạm quyên riêng tư trên quy mô lớn
2 Tội phạm mạng
Tội phạm mạng là việc sử dụng công nghệ thông tin để phạm tội Sự phát triển của công nghệ, điện thoại thông minh và các thiết bị di động cao cập khác có khả năng truy cập internet cũng góp phân vào sự gia tăng tội phạm mạng
Trang 10o Trộm cắp thông tin và thiết bị: lấy mã số và mật khâu để thâm nhập ăn cắp thông tin hoặc làm gián đoạn hệ thống
o Virus may tính: là các chương trình trái phép gây rắc rối cho người dùng, xâm nhập vào máy tính và đánh cắp các thông tin cá nhân, đữ liệu nhạy cảm hoặc sử dụng
để chiếm quyên điều khiển thiết bị
o_ Vi phạm bản quyền phần mềm và Internet: là hành vi sao chép phần mềm bat hợp pháp và là một trong những vấn đề lớn nhất và khó khăn trong việc chống lại nhất đối với các sản phâm kỹ thuật số
o Lira dao liên quan dén máy tính: Lừa đảo là việc làm thé nao dé dat duoc truy
cập vào thông tin cá nhân bằng cách chuyển hướng người dùng đến các trang web giả mạo
o Tội phạm máy tính quốc tế: tội phạm máy tính trở nên phức tạp hơn khi nó phát triển ra phạm vi quốc tế: mối đe dọa của khủng bố, buôn bán ma túy quốc tế, và tội phạm khác sử dụng hệ thống thông tin để rửa tiền bất hợp pháp thông qua các quỹ
s* Kết luận
Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp ngày
càng nhiều, tạo nên một sự cạnh tranh cực kỳ lớn Vì vậy, áp dụng hệ thống thông tin
đối với chiến lược tô chức của mỗi doanh nghiệp là điều cân thiết, để bắt kịp với xu
hướng của thời đại
Việc ứng dụng hệ thống thông tin đối với chiến lược tô chức của doanh nghiệp giúp
nâng cao hiệu quả hoạt động của tô chức, mang lại rât nhiều lợi ích to lớn như: tạo lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp, các hoạt động kinh doanh,
tăng cường các hoạt động sáng tạo, tạo mối liên hệ đối tác kinh doanh và đáp ứng các
nhu cầu của một thị trường thay đôi liên tục như hiện nay
Tuy nhiên, để có thể khai thác tốt hiệu quả của hệ thống thông tin trong việc áp dụng quản lý doanh nghiệp thì việc cần phải đâu tư trang thiết bị cũng như đảo tạo nhân
lực phải được chú trọng Thời gian chuẩn bị, đào tạo, vận hành thử, ứng dụng vào thực
tiễn là cả một chặng đường dài, vì vậy, đòi hỏi các nhà quản trị phải có tầm nhìn và sự