Quản Trị Logistics Đề Tài Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Đối Với Hiệu Quả Của Chuỗi Logtistics.pdf

HC VIN HNG KHNG VIT NAM

1.2.3 Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: 4

1.2.4 Hệ thống báo cáo kết quả: 5

2 Chức năng và vai trò của Hệ thống thông tin Logistics (LIS): 5

2.1 Chức năng của Hệ thống thông tin Logistics (LIS): 5

2.2 Vai trò của HTTT Logistics (Logistics Information System – LIS) 6

3 Ứng dụng hệ thống thông tin của Vinamilk 7

3.1 Giới thiệu về Vinamilk 7

3.2 Giới thiệu về phần mềm ERP 8

3.3 Lợi ích khi ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk: 9

3.4 Hạn chế : 11

3.5 Giải pháp 11

1 Tổng quan về hệ thống thông tin logistics

1.1 Khái niệm

Nghiên cứu các hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trò củathông tin và quản trị thông tin logistics với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chấtlượng cho chuỗi các hoạt động logistics Thông tin trong quản trị logistics là chất kếtdính các hoạt động logistics trong các nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị Thông tinlogistics cung cấp cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logisticshiệu quả Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị logistics không thể biếtđược khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, khi nào cần sản xuất và vậnchuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy được các hoạt động logistics một cách rõnét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải tiến tốt hơn trong quá trình thực hiện

Hệ thống thông tin logistics là một bộ phận của hệ thống thông tin toàn doanhnghiệp và nó hướng tới những vấn đề đặc thù của quá trình ra các quyết định logisticsvề số lượng và qui mô của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hànghoá, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phù hợp, v.v.

Hệ thống thông tin Logistics (LIS) được hiểu là một cấu trúc tương tác giữacon người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tinthích hợp cho các nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi vàkiểm soát logistics hiệu quả.

LIS giúp nắm vững thông tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cungứng, giúp cho các nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ,thuê dịch vụ vận tải… một cách hợp lí thoả mãn yêu cầu của khách hàng với mức chiphí thấp nhất LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt các nguồn lực logistics,xây dựng chương trình logistics hiệu quả, chỉ rõ thời gian, không gian và phươngpháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong logistics Tại các doanh nghiệp phát triển,mô hình cấu trúc của LIS được chuyên môn hóa theo một số hoạt động chủ đạo (hình5.6).

1.2 Mô hình hệ thống thông tin Logistics

(Hình 5.5) cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics bao gồm cácyếu tố về môi trường Logictisc, quá trình ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủyếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là: hệ thống hoạch định hệ thống thực,

thi, hệ thống nghiên cứu và thu thập tin tức hệ thống báo cáo kết quả, Các hệthống đó sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thông tin chính xác vàkịp thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạt động logistics của doanhnghiệp.

1.2.1 Hệ thống lập kế hoạch:

Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kếcác kế hoạch tầm chiếnlược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồnlực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối,các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp nhưnghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày

1.2.2 Hệ thống thực thi:

Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triểnkhai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, muasắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách.

1.2.3 Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin:

Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lựcbên trong công ty Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môitrường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trongnội bộ công ty

1.2.4 Hệ thống báo cáo kết quả:

Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS Nếu các báo cáo và kết quảkhông được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải phápquản lý sẽ không thể đạt được Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tậptrung vào 3 loai (1) Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử vàthông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, cácthông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh (2) Báo cáo hoạt độngcung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người giám sát về hoạt động thựctế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất vàkiểm soát, vận chuyển; (3) Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họatđộng ở các giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ra nềntảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược.

1.3 Chức năng và vai trò của Hệ thống thông tin Logistics (LIS):

1.3.1 Chức năng của Hệ thống thông tin Logistics (LIS):

Hệ thống thông tin Logistic là sợi chỉ liên kết các hoạt động logistics vào một quátrình thống nhất Sự phối hợp này được xây dựng dựa trên 5 chức năng: cơ sở dữ liệu,lập kế hoạch, kiểm soát, tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài, phối hợpcác bộ phận lại với nhau:

- Database (cơ sở dữ liệu): Hệ thống thông tin Logistic giúp thu thập, xử lý,

truy vấn quản lý dữ liệu nội bộ (đơn hàng của khách hàng, nguồn cung ứng vậtliệu) và dữ liệu bên ngoài như sản phẩm, hàng tồn kho của doanh nghiệp Lợiích của việc ứng dụng này giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí, thất thoát cóthể xảy ra do quá trình lưu trữ thủ công thực hiện.

- Lập kế hoạch: gồm các quy trình quản lý hàng hoá như đặt hàng, nhận hàng,

xuất hàng, sản xuất, điều phối phương tiện vận tải, quản lý hàng tồn kho, dựbáo nhu cầu Như vậy quá trình thực hiện đơn hàng phải được dựa trên mộtloạt các quy trình Việc ứng dụng hệ thống thông tin Logistic giúp đảm bảo cảitiến hiệu suất của doanh nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh, giúp giảm chiphí trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm; tuy doanh nghiệp phảităng chi phí đầu tư cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất hoạt động khi ứngdụng hệ thống thông tin logistic tăng nhanh từ đó giúp giảm chi phí hoạt độngtương đối

- Kiểm soát: Việc đo lường các hoạt động nghiệp vụ và báo cáo là rất quan

trọng để có được sự quan tâm điều chỉnh nếu cần thiết, cũng như tiết kiệm

nhiều nguồn lực đáng kể Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoạilệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này Chức năng kiểm soáttrong hệ thống thông tin Logistic giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc vềchất lượng dịch vụ trong mối tương quan với các nguồn lực hiện có như đại lý,hãng vận tải có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải pháp điều chỉnhphù hợp để phục vụ tốt hơn từ đó giúp thu thập được nguồn lợi nhuận lớn hơn.

- Tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài: Hệ thống thông tin

Logistic giúp kết nối doanh nghiệp với các đối tác (khách hàng, nhà cung cấp)và cung cấp cho họ những thông tin như tình trạng hàng hoá của khách hàng,tình trạng hàng tồn kho, hoạt động Logistics đầu ra, từ đó đảm bảo được hoạtđộng hợp tác giữa doanh nghiệp và các đối tác được diễn ra một cách tốt đẹp,suôn sẻ

- Phối hợp các bộ phận lại với nhau: Chức năng này của Hệ thống thông tin

logistics được kết hợp với các hệ thống thông tin từ các bộ phận (Marketing,Kế toán – tài chính), phối hợp để hỗ trợ hoạt động như lên kế hoạch bán hàng,marketing, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu,… với mục đích rà soát các cơhội và thách thức của môi trường kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bịđược những nguồn lực nhằm khai thác các tiềm năng thị trường dựa vào thếmạnh sẵn có của mình.

1.3.2 Vai trò của HTTT Logistics (Logistics Information System – LIS)

LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt các hoạt động Logistics.Xây dựng chương trình Logistics hiệu quả.

Chỉ rõ thời gian, không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trongLogistics.

LIS cung cấp thông tin về hàng hóa và theo dõi lộ trình giao hàng, tiến độ và trạngthái của chúng cũng như ảnh hưởng của những thay đổi đối với hệ thống muahàng, sản xuất, kho bãi, tài chính và kế toán

Tận dụng được tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh tình trạng lãng phí nguyên vậtliệu, từ đó giảm chi phí về nguyên vật liệu.

- Tăng chất lượng dịch vụ:

Việc tự động hóa, đưa máy móc, hệ thống thông tin vào vận hành hoạt động Logisticsthay vì vận hành thủ công, sử dụng sức người ngoài tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệpcòn giúp quá trình đàm phán, trao đổi thông tin giữa người bán và người mua thông quahệ thống thông tin cũng đạt hiệu quả tốt hơn Việc tiết kiệm các khoản chi phí cùng vớisử dụng hệ thống vận hành hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trênthị trường.

- Lưu trữ số liệu, phục vụ thống kê, phân tích, dự báo:

Các doanh nghiệp ngày nay đưa vào sử dụng các phần mềm lưu trữ dữ liệu Cácphần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân tích tình hình hoạt động,đưa ra các dự báo dựa trên các số liệu được lưu trữ trước đó Lợi ích của việc ứngdụng này giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí, thất thoát có thể xảy ra do quá trìnhlưu trữ thủ công thực hiện.

- Tăng tính đảm bảo nhu cầu:

LIS hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý, tận dụng tối đa tài nguyên sẵn có vàtránh được tình trạng dư thừa Chi phí lưu kho, vận chuyển hàng hóa và theo dõi đơnhàng cũng mang lại hiệu quả tốt.

- Đồng bộ hoá thông tin:

LIS giúp các công ty đồng bộ hoá thông tin, từ đó quản lý tốt các thông tin, dữ liệuliên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, bên cạnh đó có thể xử lý nhanhchóng các sự cố, rủi ro trong quá trình kinh doanh.

2 Ứng dụng hệ thống thông tin của Vinamilk

2.1.Giới thiệu về Vinamilk

Vinamilk là tên thường gọi của công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vào ngày20/08/1976, Vinamilk đã được thành lập Là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuấtvà cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở hữu mạng lưới điểm bán rải đều khắp 63tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần trong nước với các sản phẩm từ sữa tươichuẩn USDA Hoa Kỳ, đây cũng chính là thương hiệu đã mở lối cho thị trường thựcphẩm Organic cao cấp tại Việt Nam.

Tuy nhiên, với quy mô hoạt động rộng lớn như trên thì bộ máy tổ chức và quytrình sản xuất của Vinamilk cũng vô cùng phức tạp Để đảm bảo hiệu quả hoạt động,nâng cao vị thế thương hiệu trên thị trường, bắt đầu từ năm 2007, Vinamilk đã ápdụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP, từng bước đưa vào sử dụng, kếtnối toàn bộ hệ thống từ nhà máy đến hệ thống kho hàng, trụ sở trên toàn quốc của

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Những phân hệ chức năngchính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tàichính kế toán, sản xuất và phân phối Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệthống lõi.

Đối với logistics, ERP sẽ hoạch định:

- Chính sách giá- Chiết khấu

- Các cách thức mua hàng

Từ đó, lên kế hoạch và tính toán ra phương án mua nguyên liệu, dự trù mô hìnhsản xuất tối ưu… Nó đồng thời cũng sẽ giảm thiểu sai sót không đáng có trong xử lýnghiệp vụ

E – Enterprise (Doanh nghiệp): Đích đến cuối cùng của ERP chính là doanhnghiệp Hệ thống ERP tích hợp đủ các phòng ban và các chức năng của công ty vàotrong một hệ thống máy tính duy nhất.

Hệ thống này đáp ứng được tất cả các nhu cầu quản lý của tất cả các phòng banmà doanh nghiệp đang có.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp thuộc ngành logistics

Với nhiều doanh nghiệp, để xây dựng thống nhất một phần mềm để quản lý luônlà vấn đề khó Các bộ phận có nhu cầu quản lý khác nhau: Tài chính kế toán, HànhChính Nhân sự và Kho…

Vì vậy, mỗi phòng ban thường sẽ có hệ thống máy tính riêng để xử lý công việctheo nghiệp vụ Tuy nhiên ERP là gì sẽ kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ của từngphòng ban vào chung một chương trình phần mềm tích hợp.

Nó hoạt động trên một cơ sở dữ liệu mà ở đó các bộ phận có thể chia sẻ, cung cấpthông tin và tương tác với nhau Nếu các công ty biết thiết lập phần mềm và sử dụnghiệu quả thì ERP nghĩa là gì chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với ERP logistics.

- Quản lý dữ liệu hiệu quả- Quản lý nhân sự dễ dàng- Nâng cao hiệu quả sản xuất- Giảm thiểu các rủi ro

- Ưu điểm của phần mềm ERP ngành logistics

ERP là gì và thiết kế riêng cho ngành Logistics , chuyên giao nhận vận chuyểnquốc tế, các công ty Forwarder,… Phần mềm ERP cũng tích hợp các phân hệ, chứcnăng nghiệp vụ nhằm tạo cầu nối phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận, giảm thiểunhững thiếu sót, trùng lặp để từ đó có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

Tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành doanh nghiệp

Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra trong trường hợp nhiều người cùng nhập một dữliệu

Quản trị thông tin hiệu quả, quản lý tiến độ công việc

Quản trị toàn diện trên cùng một hệ thống ( Có thể áp dụng cho mô hình tập đoàn,tổng công ty)

Dễ dàng kiểm soát các nguồn dữ liệu

Phần mềm ERP cũng tích hợp các phân hệ, chức năng nghiệp vụ nhằm tạo cầu nốiphối hợp nhịp nhàng với các bộ phận

Quy trình áp dụng hệ thống ERP của Vinamilk

2.3.Lợi ích khi ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk:

Nhờ có hệ thống ERP, sự phối hợp hoạt động giữa khâu bán hàng và phân phốiđược diễn ra một cách uyển chuyển, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.Đồng thời, với đặc tính các chức năng được tiến hành và cập nhật theo thời gian thực,doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu quả tối ưucho quá trình kiểm tra, đánh giá, xử lý vấn đề cũng như định hướng kế hoạch pháttriển sắp tới.

Tăng năng lực cạnh tranh:

Sau thời gian 8 tháng ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk trên toàn bộ phận củacông ty, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực Việc kiểm soát và thực hiện cáchoạt động của công ty được tiến hành một cách chặt chẽ, tránh được các rủi ro khôngmong muốn trong công tác kế toán.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy:

Công tác tài chính – kế toán đã trở nên thuận lợi hơn rất nhiều nhờ sự phân quyền,phân cấp rõ ràng Các khâu sản xuất, quan hệ khách hàng, điều hành sản xuất, quản lýphân phối, kho hàng đã được thực hiện tốt hơn, các rủi ro theo đó cũng được giảm điđáng kể.

Xuất và nhập hàng hoá tại kho:

Nhờ có hệ thống ERP, sự phối hợp hoạt động giữa khâu bán hàng và phân phốiđược diễn ra một cách uyển chuyển, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.Đồng thời, với đặc tính các chức năng được tiến hành và cập nhật theo thời gian thực,doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu quả tối ưucho quá trình kiểm tra, đánh giá, xử lý vấn đề cũng như định hướng kế hoạch pháttriển sắp tới.

Xu lý đơn hàng hoàn chvnh:

Trình độ nhân viên công nghệ thông tin so với trước đã được nâng cao hơn Cáchạ tầng công nghệ thông tin được củng cố, chuẩn hóa, đồng bộ và kiện toàn Điều nàyđã giúp cho Vinamilk đủ sức để tiếp thu các giải pháp lớn.

Kiểm soát thông tin:

Về cơ cấu tổ chức của công ty, không chỉ nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệthống trung, có sự thừa hưởng và kịp thời.còn đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng,giúp hoạt động quản lý được xuyên suốt, tập

Kiểm soát được lượng tồn kho:

Trong hệ thống kênh phân phối, Vinamilk đã đạt được những thành công đáng kể.Bằng cách dùng đến sự hỗ trợ của phần mềm của Microsoft là Solomon hoặc thôngqua đường truyền internet sử dụng chương trình SAP, các nhà phân phối có thể kết nốitrực tiếp vào FPT phát triển cho PDA, các nhân viên bán hàng có thể kết nối trực tiếpvới hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin bằng cách sử dụng PDA.

2.5.Giải pháp

Không chỉ đầu tư cho cơ sở vật chat, để có thể đưa hệ thống ERP vào hoạt độngtrơn tru, Vinamilk sẽ phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn về để cung cấp thêmthông tin, kỹ năng cho đội ngũ nhân sự tại công ty, và đội ngũ nhân sự được cử đi nàykhông chỉ phải am hiểu vềtình hình chung của Vinamilk mà còn phải có đủ khả năngđể vận hành hệ thống

Ngoài ra, để giảm chi phí đầu tư quá lớn cho hệ thống, công ty có thể xin đầu tưhoặc hỗ trợ từ các đối tác và các nhà tư vấn, để có cách phương pháp hiệu quả.