Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn tới toàn thể cán bộ, nhân viên nói chung, các cô chú, anh chị Công ty Cổ phần Dược phẩm Đông Á đã tạo điều kiện cho em và giúp đỡ em trong quá trình nghiê
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS DƯỢC PHẨM ĐÔNG Á
Sự hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Dược phẩm Đông Á
- Tên giao dịch tiếng Anh: Dong A Pharmaceutical Logistics JSC
- Tên viết tắt: DPL Logistics
- Mã số thuế chi nhánh Hà Nội: 3702877076-002
- Trụ sở chính: Số 63, QL 1K, Khu Phố Tây B, P Đông Hòa, TP Dĩ An, Bình Dương
- Trụ sở chi nhánh: tòa nhà DAP, Lô A2, CN7 CCN Từ Liêm, Minh Khai, Bắc
- Đại diện pháp luật: Mai Trần Thuật
- Vốn điều lệ: 9.600.000.000 VND (400.000 USD)
Hình 1.1 Logo công ty DPL 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (DAP) thành lập vào 12/1996, chuyên phân phối dược phẩm, thực phẩm chức năng (chủ yếu là hàng đông dược từ Trung Quốc)
- Từ năm 2009, DAP mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực logistics, cung cấp các dịch vụ: XNK, logistics, phân phối lúc đó DAP được xếp hạng trong top 10 nhà phân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam
- Ngày 26/5/2020, Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á (DPL) được thành lập trên cơ sở chuyển toàn bộ hoạt động logistics & khách hàng từ DAP sang để tập trung nguồn lực phát triển hoạt động hậu cần chuyên biệt
- Cùng thời điểm tháng 5/2020: DPL hợp tác với U&I, công ty hàng đầu trong ngành logistics tại Việt Nam để cùng nhau khai thác, phát triển mở rộng mạng lưới kho bãi, mạng lưới phân phối sản phẩm chăm sóc sức khỏe đến người tiêu dùng Việt Nam.
Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường
1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
- Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
DPL là công ty 3PL hoạt động trong ngành dược phẩm và chăm sóc sức khỏe, lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics tại thị trường Việt Nam Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành, DPL cung cấp giải pháp vững chắc đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng khách hàng riêng biệt Phục vụ khách hàng bằng những chiến lược từ những chuyên gia quốc tế và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm
- Loại hình tổ chức kinh doanh: Công ty cổ phần
- Các dịch vụ cung cấp
Phân phối đa kênh: nhà thuốc, bệnh viện, chuỗi bán lẻ thuốc, siêu thị, nhà phân phối, TMĐT, mạng xã hội, cộng đồng
Giao hàng thu tiền: COD
Dịch vụ giá trị gia tăng: crossdock, hợp nhất vận chuyển, ký địa điểm, quét mã vạch, kitting, quản lý phụ tùng, kiểm tra chất lượng, tối ưu hóa bao bì
- Độ phủ của DPL: DPL làm việc với 180 NSX dược phẩm nội địa và hơn 500 NSX dược phẩm nước ngoài, phân phối đến hơn 1500 NPP trong nước lẫn quốc tế, đến 57000 nhà thuốc, 12000 bệnh viện và 5000 phòng khám tư
Thị trường dược phẩm và chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng và có một số đặc điểm nổi bật:
- Tốc độ tăng trưởng nhanh
Ngành dược phẩm và chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam dự kiến sẽ đạt tốc độ tăng trưởng trung bình từ 10-12% trong những năm tới Điều này được thúc đẩy bởi nhu cầu ngày càng tăng của người dân về các dịch vụ y tế chất lượng cao, cùng với sự gia tăng của tầng lớp trung lưu và quá trình đô thị hóa
- Nhân khẩu học và nhu cầu chăm sóc sức khỏe
Việt Nam có dân số trên 100 triệu người, trong đó tỷ lệ người già đang gia tăng Điều này tạo ra nhu cầu lớn về thuốc điều trị các bệnh mạn tính như tiểu đường, tim mạch, ung thư, và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe cho người cao tuổi
- Sự phát triển của các công ty dược trong nước
Các công ty dược phẩm trong nước ngày càng nâng cao năng lực sản xuất, với nhiều đơn vị đạt tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice) Tuy nhiên, phần lớn dược phẩm vẫn phải nhập khẩu, đặc biệt là các thuốc có công nghệ cao, như thuốc sinh học và thuốc điều trị ung thư
- Xu hướng tiêu dùng và dịch vụ chăm sóc sức khỏe
Người dân ngày càng chú trọng vào phòng ngừa bệnh tật, từ đó thúc đẩy sự phát triển của các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, như thực phẩm chức năng, vitamin, và các dịch vụ khám sức khỏe định kỳ Bên cạnh đó, các bệnh viện và phòng khám tư nhân cũng đang mở rộng, tạo ra thêm nhiều lựa chọn về chăm sóc y tế
Cơ cấu tổ chức
1.3.1 Cơ cấu tổ chức chung Để đảm bảo tính chuyên môn hóa và nâng cao hiệu quả kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có một bộ máy quản lý hợp lý đảm bảo tính thống nhất với cơ cấu đơn giản, hiệu quả
Từ yêu cầu trên, DPL đã cố gắng xây dựng bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ đồng thời xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và cá nhân
Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của DPL:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Dược phẩm Đông Á
- Giám đốc Chi nhánh Hà Nội: Chịu trách nhiệm chung về định hướng chiến lược và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty Giám đốc điều hành đảm bảo rằng các hoạt động của các phòng ban diễn ra suôn sẻ và phù hợp với mục tiêu phát triển chung
- Các phòng ban / bộ phận nghiệp vụ
Phòng kế toán: thực hiện toàn bộ công việc kế toán công nợ, kế toán thuế, tính toán doanh thu, lợi nhuận
Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý và đào tạo nhân viên, tìm kiếm nhân sự mới, tính lương hàng tháng qua chấm công và phụ cấp
Phòng vận hành: đảm bảo các an toàn về vận hành phần mềm, an ninh cho máy móc trong công ty
Phòng marketing: đảm bảo hình ảnh của DPL trên các trang mạng xã hội và website chính thức, cập nhật thông tin với công chúng
1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận nghiệp vụ logistics
Trình dược viên (sale thị trường): trực tiếp tham gia vào việc mang lại doanh thu cho DPL thông qua việc chào bán sản phẩm, dịch vụ của DPL đến các quầy / nhà thuốc trên khắp các tỉnh miền Bắc
Sale admin: chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng và cung cấp tài liệu cho trình dược viên chào hàng khi cần thiết
- Phòng DVKH: được chia thành frontline (trước khi bán hàng) và backline (sau khi bán hàng
Frontline: lên đơn hàng, rà soát giấy phép kinh doanh GPP của các khách hàng là quầy thuốc, duyệt đơn bán hàng
Backline: giải quyết các khiếu nại của khách vì thiếu hàng, hàng lỗi, giao nhầm, giao sai địa chỉ, giao muộn
- Bộ phận kho (Warehouse): gồm nhân viên trực tiếp lao động dưới kho và các nhân viên phụ trách quản lý hệ thống của kho (Data kho), thực hiện công việc quản lý (số lượng, chất lượng) hàng hóa cho khách hàng, phân loại hàng hóa, phát hiện hàng hóa sai sót, đóng gói/tem mác và tiến hành xuất kho cho bộ phận điều phối
- Bộ phận điều phối (Transportation): là các đội xe và các nhân viên điều hành xe (Data Điều phối), có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, container đến các quầy thuốc, gửi hàng đến các tỉnh ngoài Hà Nội ở phía Bắc đến Hà Tĩnh
- Phòng mua hàng (Purchasing & Pricing): chịu trách nhiệm mua các thiết bị, máy móc cần thiết và đàm phán giá với các đối tác vận chuyển (Viettelpost, GHTK )
Các nguồn lực của công ty
Vốn điều lệ của DPL là 9.6 tỷ VND, được rót vốn thành lập bởi 2 công ty mẹ là DAP (5 tỷ VND, chiếm 52% tổng vốn điều lệ) và U&I Logistics (4.6 tỷ VND, chiếm 48% tổng vốn điều lệ)
1.4.2 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật
DPL có head office (văn phòng trụ sở chính) tại Bình Dương, và 3 branch office (văn phòng cơ sở chi nhánh) tại Tp Hồ Chí Minh, Tp Đà Nẵng và Tp Hà Nội
- Hệ thống kho GSP phủ khắp toàn quốc, với tổng sức chữa các kho GSP lên tới
Hình 1.2 Mạng lưới kho của DPL tại Việt Nam
Dưới đây là cụ thể mạng lưới tài sản của DPL
13,9m (6 rack level) Tải trọng sàn kho /m 2 4 tons/ m 2 3 tons/ m 2 3 tons/ m 2 3 tons/ m 2 4 tons/ m 2
12 cửa vận hành 4 tầng nâng tự động
4 cửa hoạt động với máy san lấp mặt bằng bến tàu
6 cửa vận hành với 2 tầng nâng hạ tự động cho xe
300.000 sp/ngày Điều kiện chung
- Kho nhiệt độ phòng GSP (duy trì 15 ° C - 25 ° C bởi BMS)
- Máy phát điện dự phòng
- Hệ thống chữa cháy tự động
Bảng 1.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại các kho GSP của DPL 1.4.3 Nguồn nhân lực
DPL có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ nhân viên là 425 nhân viên (tính đến tháng 12/2023) Trong đó, khu vực miền Bắc có 253 người (chiếm 59,53% tổng số nhân viên) và khu vực miền nam là 172 người (chiếm 40,47% tổng số nhân viên) Tuy trụ sở chính của DPL ở Bình Dương (miền Nam), nhưng chi nhánh Hà Nội lại là cơ sở sở hữu nguồn lực và mang lại lợi nhuận nhiều hơn so với các cơ sở chi nhánh còn lại.
Một số kết quả kinh doanh chủ yếu
Tổng doanh thu 141.571.144.878 142.591.403.225 145.108.744.207 Tổng chi phí 128.899.496.381 125.203.259.779 128.665.068.611
Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 2021 – 2023
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
Năm 2022, doanh thu tăng nhẹ 0,72% so với năm 2021, và đến năm 2023, doanh thu tiếp tục tăng 1,77% so với năm 2022 Điều này cho thấy sự ổn định và tăng trưởng nhẹ của doanh thu trong ba năm Tổng chi phí năm 2022 giảm 2,87% so với năm 2021, cho thấy DPL đã kiểm soát chi phí tốt hơn Tuy nhiên, đến năm 2023, chi phí tăng trở lại 2,76% so với năm 2022, có thể do mở rộng hoạt động hoặc tăng chi phí vận hành Lợi nhuận sau thuế năm 2022 cũng tăng 37,22% so với năm 2021, nhưng giảm 5,43% vào năm 2023, cho thấy lợi nhuận đã bị ảnh hưởng bởi sự gia tăng chi phí trong năm
Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập
- Thời gian: từ ngày 17/08/2024 đến ngày 12/9/2023, trực tiếp học tập và làm việc tại DPL
- Vị trí thực tập: thực tập sinh phòng DVKH
- Công việc thực tế mà em đã thực hiện:
Nhập đơn hàng logistics và đơn hàng thương mại lên phần mềm và duyệt đơn bán hàng
In hóa đơn điện tử và phiếu xuất kho, sắp xếp và ghim theo đơn hàng rồi mang xuống kho để kho pick hàng, đóng gói
Làm việc với kế toán về công nợ của đơn hàng
Rà soát giấy phép GPP của các quầy thuốc khách hàng của DPL, cập nhật các nhà thuốc hết hạn giấy phép GPP lên hệ thống, quản lý các thông tin thông tin khách hàng
Trước khi duyệt đơn bán hàng, kiểm tra hạn sử dụng GPP của nhà thuốc
Thông báo với các anh chị hướng dẫn trong trường hợp quầy thuốc không cập nhật các giấy phép (giấy đăng ký kinh doanh, chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, GPP)
BỐI CẢNH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY
Các yếu tố môi trường vĩ mô/ngành ảnh hưởng đến hoạt động logistics của DPL
2.1.1 Yếu tố môi trường vĩ mô
Các yếu tố kinh tế như lạm phát, tỷ giá hối đoái, và tốc độ tăng trưởng kinh tế (GDP) ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển và hoạt động logistics Khi nền kinh tế phát triển ổn định, nhu cầu vận chuyển dược phẩm có xu hướng tăng, đồng thời các khoản đầu tư vào cơ sở hạ tầng logistics cũng có điều kiện được đẩy mạnh Ngược lại, các giai đoạn suy thoái kinh tế có thể làm giảm nhu cầu tiêu dùng thuốc men và gây khó khăn cho hoạt động vận tải Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu phương tiện và công nghệ
Vận chuyển dược phẩm chịu sự quản lý nghiêm ngặt của pháp luật, nhất là các quy định về bảo quản, phân phối và vận chuyển thuốc, nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho người sử dụng Các yếu tố chính trị và luật pháp liên quan đến thương mại quốc tế, giấy phép vận chuyển, cũng như các quy định về y tế và dược phẩm có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động của DPL Logistics Những thay đổi về chính sách thuế, thương mại, hoặc các quy định về quản lý nhập khẩu cũng ảnh hưởng đến chi phí và thời gian vận chuyển
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình vận chuyển và bảo quản dược phẩm, đặc biệt là các hệ thống theo dõi nhiệt độ (cold chain) và quản lý kho bãi Các công nghệ mới như hệ thống quản lý vận tải (TMS), Internet of Things (IoT), và blockchain có thể giúp DPL Logistics cải thiện hiệu quả, đảm bảo việc vận chuyển dược phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn Việc không áp dụng công nghệ tiên tiến có thể dẫn đến rủi ro trong vận hành và giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Nhu cầu về dược phẩm và dịch vụ logistics phụ thuộc vào sự thay đổi trong cơ cấu dân số và xu hướng tiêu dùng Dân số già hóa và sự gia tăng các bệnh mãn tính dẫn đến nhu cầu tăng cao đối với dược phẩm, đồng thời yêu cầu về tính kịp thời và hiệu quả trong việc phân phối các sản phẩm y tế cũng gia tăng Ngoài ra, nhận thức xã hội về sức khỏe và an toàn thực phẩm cũng tạo áp lực buộc các doanh nghiệp logistics, như DPL Logistics, phải nâng cao chất lượng dịch vụ
Vận chuyển dược phẩm phụ thuộc nhiều vào yếu tố môi trường tự nhiên, nhất là với các sản phẩm cần bảo quản trong điều kiện đặc biệt như nhiệt độ và độ ẩm ổn định Biến đổi khí hậu và các hiện tượng thiên tai có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng, gây khó khăn cho hoạt động vận chuyển Mặt khác, nhu cầu sử dụng các giải pháp vận tải xanh và thân thiện với môi trường ngày càng tăng, buộc các công ty logistics phải đầu tư vào phương tiện và công nghệ vận tải ít phát thải, đồng thời chú trọng đến tính bền vững
2.1.2 Yếu tố môi trường ngành
Hoạt động trong ngành đặc thù là logistics phục vụ ngành Dược phẩm, DPL nằm trong top 5 công ty logistics lớn nhất trên thị trường dược Việt Nam Tuy nhiên, sự tham gia của nhiều doanh nghiệp cũng phần nào tạo ra sự phân mảnh thị trường, và điều này khiến áp lực cạnh tranh của DPL ngày càng tăng Việc chia sẻ thị phần, đi kèm với đó là nguy cơ mất khách hàng, mất nhân lực chất lượng cao cũng có thể xảy ra Đối thủ cạnh tranh trực tiếp lớn nhất với DPL hiện nay là ILT (CTCP Thương mại dịch vụ logistics Đông Dương) – chuyên chuỗi cung ứng ngành Dược phẩm và Thiết bị y tế
Khách hàng trong ngành dược phẩm có yêu cầu rất khắt khe về chất lượng, thời gian giao hàng, và bảo quản sản phẩm Những yếu tố này có tác động lớn đến cách DPL Logistics điều chỉnh dịch vụ và chiến lược của mình
- Yêu cầu khắt khe về bảo quản và phân phối: Sản phẩm dược phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm và vận chuyển đúng thời gian
Khách hàng sẽ ưu tiên chọn những nhà cung cấp logistics có thể đảm bảo những yếu tố này DPL Logistics phải đáp ứng được các tiêu chuẩn bảo quản lạnh (cold chain logistics) và chứng nhận liên quan (như GDP – Good Distribution Practices)
- Sự kỳ vọng về thời gian giao hàng: Ngành dược phẩm đặc biệt nhạy cảm về thời gian giao hàng, nhất là trong các trường hợp khẩn cấp như dịch bệnh hoặc nhu cầu cấp bách về thuốc Khách hàng yêu cầu dịch vụ logistics linh hoạt và đáng tin cậy, vì thế DPL Logistics cần tối ưu hóa quy trình vận hành và cải tiến hệ thống phân phối để đáp ứng kịp thời các yêu cầu này
- Độ tin cậy và tính minh bạch: Khách hàng yêu cầu sự minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ quy trình lưu kho đến vận chuyển Điều này đòi hỏi DPL Logistics phải đầu tư vào công nghệ theo dõi và báo cáo thời gian thực, cung cấp thông tin chính xác về tình trạng và vị trí của lô hàng.
Thực trạng hoạt động kinh doanh của DPL
2.2.1 Theo từng lĩnh vực kinh doanh chính Đơn vị: VND
Doanh thu Tỷ lệ % Doanh thu Tỷ lệ % Doanh thu Tỷ lệ % Tổng 141.571.144 878 100 142.591.403.225 100 145.108.744.207 100 Dịch vụ bán hàng
Dịch vụ kho 45.798.265.368 32,4 43.993.640.543 30,9 43.271.427.523 29,8 Dịch vụ khác 10.660.307.209 7,5 5.471.317.236 3,8 10.738.047.071 7,4
Bảng 2.1 Doanh thu dịch vụ logistics theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của DPL
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
Bảng số liệu về 2 lĩnh vực kinh doanh chính của DPL (2021-2023) cho thấy dịch vụ bán hàng là dịch vụ mang lại doanh thu nhiều nhất trong các nguồn thu và là nguồn thu chính của DPL Doanh thu từ dịch vụ bán hàng tăng đáng kể 9,42% từ 85,113 tỷ VND năm 2021 lên 93,126 tỷ VND năm 2022 Tuy nhiên, đến năm 2023, doanh thu từ dịch vụ này giảm 2,18% còn 91,099 tỷ VND Doanh thu từ dịch vụ kho giảm nhẹ 3,93% từ 45,798 tỷ VND năm 2021 xuống 43,994 tỷ VND năm 2022, và tiếp tục giảm thêm 1,64% trong năm 2023 xuống 43,271 tỷ VND Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ kho cũng giảm từ 32,4% năm 2021 xuống còn 29,8% năm 2023
2.2.2 Theo khách hàng và thị trường
2.2.2.1 Thị trường nội thành Hà Nội
Phạm vi nội thành Hà Nội là thị trường hoạt động sôi nổi nhất của DPL, với khoảng hơn 5.500 quầy thuốc (trong tổng số hơn 12.000 nhà thuốc trên phạm vi 28 tỉnh miền Bắc), nhà thuốc bán lẻ đang hoạt động, đồng thời là đối tác của DPL trong phân phối thuốc kê đơn, thuốc cổ truyền, thuốc tây y
Sự phát triển mạnh mẽ của thị trường này đòi hỏi DPL Logistics phải duy trì một hệ thống phân phối hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu lớn về số lượng và đa dạng các loại dược phẩm Các yếu tố như thời gian giao hàng, bảo quản thuốc đúng tiêu chuẩn, và khả năng đáp ứng nhanh chóng đóng vai trò then chốt trong việc giữ vững thị phần và mối quan hệ đối tác với các nhà thuốc trong khu vực này
Với hệ thống phân phối chặt chẽ và sự hỗ trợ của công nghệ quản lý chuỗi cung ứng hiện đại, DPL có thể tiếp tục duy trì vị trí dẫn đầu trong ngành logistics dược phẩm tại khu vực Hà Nội
2.2.2.2 Các tỉnh thành miền Bắc khác
Tại các tỉnh thành khác thuộc khu vực miền Bắc, thị trường dược phẩm không phát triển mạnh mẽ như tại Hà Nội Số lượng quầy thuốc và doanh nghiệp dược phẩm tại đây thưa thớt hơn, với tổng số nhà thuốc còn lại chỉ chiếm khoảng một nửa so với quy mô của Hà Nội, khoảng 6.500 quầy thuốc Tuy vậy, đây vẫn là những thị trường tiềm năng mà DPL Logistics đang nỗ lực khai thác và phát triển Mặc dù nhu cầu về phân phối dược phẩm tại các tỉnh thành này không cao như tại khu vực nội thành Hà Nội,
DPL vẫn cần đảm bảo sự linh hoạt trong mạng lưới phân phối, đặc biệt là việc cung cấp thuốc đúng thời gian và đáp ứng được các yêu cầu về bảo quản
Sự thưa thớt về số lượng quầy thuốc và doanh nghiệp dược phẩm ở các tỉnh cũng đồng nghĩa với việc cần có kế hoạch tối ưu hóa chi phí vận chuyển và quản lý hàng tồn kho hợp lý DPL phải tận dụng hiệu quả mạng lưới logistics rộng lớn của mình để phục vụ tốt cho các khu vực có dân số phân tán và nhu cầu thấp hơn Điều này đòi hỏi sự tập trung vào cải tiến dịch vụ và hỗ trợ các nhà thuốc tại các tỉnh trong việc tiếp cận dược phẩm nhanh chóng và an toàn, từ đó từng bước mở rộng thị trường và tạo dựng uy tín trong ngành logistics dược phẩm trên toàn khu vực miền Bắc.
Thực trạng quản trị logistics và chuỗi cung ứng của DPL
2.3.1 Thực trạng chuỗi cung ứng của DPL
Sơ đồ 2.1 Chuỗi cung ứng của DPL
Các thành viên trong chuỗi cung ứng dược phẩm của DPL:
- DAP: cũng là công ty mẹ của DPL, chuyên nghiên cứu, sản xuất và kinh doanh dịch vụ thương mại thuốc đông y và tây y (chủ yếu là đông y)
- Vindrink: đối tác trực tiếp của DPL, ngoài dược phẩm còn cung cấp mặt hàng khác là kẹo thuốc cho DPL
- Ân Đức, Danh Sơn: các công ty đối tác của DAP, đồng thời cũng là NCC cấp 1 (Trực tiếp) cho DPL Đây là những NCC chính của DPL Tùy vào thỏa thuận giữa 2 bên mà quyết định xem DPL sẽ đến kho của NCC lấy hàng hoặc NCC tự vận chuyển hàng đến kho của DPL
2.3.1.2 DPL - Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á
Trong chuỗi cung ứng dược phẩm này, DPL thực hiện các công đoạn thu gom dược phẩm từ NCC, lưu trữ và bảo quản sản phẩm thuốc trong các kho (chi nhánh Hà Nội của DPL có 4 kho nhỏ, trong đó có 2 kho nằm trong khuôn viên branch office), đóng gói, dán tem mác cho đơn hàng, bán hàng cho khách hàng đối tác của mình
DPL sử dụng kết hợp tự quản lý đội xe của riêng mình thông qua phần mềm và đội nhân lực điều phối, giao hàng lẫn thuê ngoài (outsource) với những đơn hàng giao lẻ, giao gấp, thu hồi và hoàn trả đơn Các đối tác 3PL chính của DPl bao gồm GHTK (Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm), VNPost, Viettel Post
Khách hàng của DPL là các tổ chức và hộ kinh doanh gia đình hoạt động trong ngành dược Cụ thể:
- Khách hàng tổ chức: CTCP Nam Dược, CTCP Fresenius Kabi, Công ty TNHH Zuellig Pharma, VPDD Allergan, Công ty TNHH Mundipharma, Công ty TNHH DKSH, CTCP Dược Danapha, F.T Pharma, Vindemex, Glomed, CTCP Dược phẩm Trung ương 3
Hình 2.1 Khách hàng của DPL
- Khách hàng hộ kinh doanh gia đình: hơn 12000 quầy thuốc trên khắp các tỉnh thành miền Bắc (tính đến Hà Tĩnh)
Có thể thấy, đối tác lớn của DPL đều là những doanh nghiệp tập đoàn lớn, có sức ảnh hướng tới thị trường ngành dược ở Việt Nam nói riêng và thị trường ngành dược quốc tế nói chung Đa số doanh nghiệp có nhà máy sản xuất và kinh doanh dược, thiết bị y tế tại Việt Nam đều là khách hàng thường xuyên của DPL Họ thuê ngoài toàn bộ dịch vụ logistics với tần suất sử dụng liên tục và lượng hàng hóa giao nhận lớn Ngược lại, với những đối tác lẻ thì nhu cầu dịch vụ phân tán, tần suất sử dụng không thường xuyên và lượng hàng hóa giao nhận ít
Hình 2.2 DPL phục vụ bán hàng đa kênh
- Nhà thuốc: là điểm phân phối thuốc lẻ trực tiếp tới người tiêu dùng Đây là một trong những kênh phân phối truyền thống quan trọng trong ngành dược phẩm
- Bệnh viện: Bệnh viện là nơi có nhu cầu lớn về dược phẩm, đặc biệt là các loại thuốc đặc trị, thuốc kê đơn
- Chuỗi bán lẻ thuốc: Các chuỗi bán lẻ thuốc (như Pharmacity) là các cửa hàng lớn với hệ thống phân phối rộng khắp
- Siêu thị: Một số siêu thị cũng kinh doanh các sản phẩm dược phẩm và chăm sóc sức khỏe, phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng đại chúng
- Nhà phân phối: là trung gian giữa các nhà sản xuất dược phẩm và các điểm bán lẻ Họ có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến các đơn vị nhỏ lẻ
- Thương mại điện tử (TMĐT): Kênh TMĐT đang phát triển mạnh mẽ với việc bán dược phẩm và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe trực tuyến
- Mạng xã hội: Mạng xã hội đang trở thành kênh bán hàng phổ biến cho các sản phẩm dược phẩm và chăm sóc sức khỏe thông qua các nền tảng như Facebook, Linkedin
- Cộng đồng: Các chương trình bán hàng và tiếp thị trực tiếp đến cộng đồng qua các hội nhóm, sự kiện y tế
2.3.2 Thực trạng hoạt động logistics của DPL
2.3.2.1 Thực trạng dịch vụ khách hàng và quá trình đáp ứng đơn hàng a Đơn hàng thương mại
Với đơn hàng thương mại, khách hàng là quầy thuốc, cửa hàng thuốc (nhà bán lẻ) hoặc tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong ngành dược
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện đơn hàng thương mại của DPL
Khi khách hàng có đơn đặt hàng, phòng DVKH sẽ tiến hành các bước duyệt đơn hàng:
- Nếu hệ thống thông báo khách hàng (thường là các quầy thuốc) đã cập nhật đầy đủ giấy tờ (bao gồm GPP, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, giấy đăng ký hộ kinh doanh gia đinh), phòng DVKH sẽ tạo đơn trên hệ thống để tiến hành in hóa đơn điện tử và phiếu xuất kho
- Nếu hệ thống thông báo khách hàng chưa cập nhật đầy đủ giấy tờ, hoặc giấy tờ đã hết hạn, phòng DVKH sẽ back đơn hàng về chờ duyệt và liên hệ với trình dược viên lẫn khách hàng để họ có thể cung cấp các giấy tờ sớm nhất Sau khi quầy thuốc đã có đầy đủ giấy tờ kinh doanh dược, phòng DVKH sẽ tiến hành như trường hợp trên b Đơn hàng logistics
Bản chất của đơn hàng logistics tại DPL là việc DPL chỉ cung cấp dịch vụ vận tải thông qua đội xe và bộ phận điều phối, chứ không nhập hàng về rồi bán lại cho bên thứ ba Quy trình của đơn hàng logistics đơn giản hơn rất nhiều so với đơn hàng thương mại
Sơ đồ 2.3 Quy trình thực hiện đơn hàng logistics của DPL Đơn hàng này không được tạo ra bởi trình dược viên (bộ phận sale) và từ việc khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa liên hệ trực tiếp với phòng DVKH qua email của công ty, đính kèm sản phẩm, số lượng, kích thước, trọng lượng, thời gian và địa điểm lấy hàng lẫn giao hàng, lưu ý đóng gói, thao tác lấy hàng
Phòng DVKH không cần tạo hóa đơn điện tử đối với đơn hàng logistics mà sẽ chuyển thông tin đến phòng Điều phối để phòng Điều phối tiến hành lấy và giao hàng b Lập kế hoạch cho hoạt động logistics
Kế hoạch hoạt động bởi hoạt động hàng tháng, quý, năm của công ty DPL được xây dựng bởi Ban Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm bởi Tổng giám đốc – ông Mai Trần Thuật, dựa trến ự cân đối kế hoạch tài chính và đề ra các chiến lược để tận dụng thế mạnh sẵn có và tăng cường tối đa khả năng cạnh tranh trong thị trường dịch vụ logistics đầy sôi động
Năm 2018, DAP nhận thấy họ phát sinh nhu cầu vận chuyển dược phẩm rất lớn, số lượng khách hàng là hộ kinh doanh gia đình quá nhiều để có thể quản lý trên toàn quốc Khi đi sâu vào nghiên cứu, Ban Lãnh đạo DAP nhận thấy rằng thị trường đang tăng trưởng nhanh và hứa hẹn đầy tiềm năng Tận dụng lợi thế là một công ty sản xuất dược phẩm sẵn có, DAP quyết định hợp tác với U&I và mở DPL nhằm chuyển giao toàn bộ hoạt động logistics ra ngoài Năm 2020, DAP đã chấp nhận lỗ về mặt tài chính để bước đầu xây dựng và hoàn thiện chiến lược logistics Kế hoạch ấy chỉ ra rằng:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẤP THIẾT VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đánh giá về thực trạng hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của DPL 27
3.1.1 Đánh giá tình hình hoạt động
Thứ nhất, DPL hiện tại đã đứng trong top 5 những doanh nghiệp hoạt động trong ngành logistics dược phẩm, liên kết mạng lưới các đại lý, bệnh viện, hiệu thuốc trên toàn quốc Với tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường logistics nước ta hiện nay, DPL đã chứng minh được độ uy tín nhất định và năng lực vận tải, kho bãi của mình trong phạm vi vận chuyển nội địa Đây là một lợi thế mà công ty cần tận dụng để quảng bá thương hiệu và khẳng định vị thế trong mắt khách hàng hiện tại và tệp khách hàng tiềm năng của mình Thêm vào đó, sự liên kết này cũng giúp công ty dễ dàng cạnh tranh với các đơn vị trong nước về chất lượng cũng như giá dịch vụ
Thứ hai, DPL Hà Nội có đội xe riêng (gồm khoảng 50 chiếc) có thể đáp ứng mọi yêu cầu về khối lượng và kích thước hàng hóa, vận chuyển hàng nguyên container lẫn LCL từ nhiều điểm giao nhận hàng hóa DPL cũng có đội ngũ lái xe, phụ xe được đào tạo bài bản trên địa bàn thành phố Hà Nội, và kết hợp outsourcing đối với các tỉnh thành ở xa thủ đô bằng cách gửi hàng hóa về địa phương rồi thuê ngoài 3PL phân phối Nhờ vậy mà thời gian giao nhận hàng hóa luôn được đảm bảo (theo đúng thỏa thuận với khách hàng) và tỷ lệ an toàn hàng hóa cao
Thứ ba, DPL có đội ngũ nhân viên Data kho và trình dược viên dày dặn kinh nghiệm, đảm bảo nhiệm vụ thông tin đến khách hàng một cách an toàn, chính xác Ngoài ra, đội ngũ DVKH đồng thời cũng đảm bảo rằng việc duyệt đơn hàng cho các hiệu thuốc có đầy đủ giấy tờ kinh doanh dược, tránh hành vi vi phạm luật pháp và có thể dẫn đến việc bị tước giấy phép kinh doanh
Trải qua 4 tuần thực tập tài đơn vị, em đã nhận thấy quy trình làm việc của công ty có yếu điểm lớn nhất là hệ thống thông tin trong nội bộ công ty chưa thống nhất, dẫn đến còn nhiều công việc cần thực hiện thủ công
DPL có sử dụng nhiều hơn 1 phần mềm cho việc nhập đơn hàng và duyệt đơn, kiểm tra tình trạng đơn hàng Nguyên nhân là có những đầu việc phần mềm này có thể làm được trong khi phần mềm kia không làm được mà phải thông qua xuất dữ liệu từ phần mềm này sang file excel rồi mới có thể nhập lại lên phần mềm kia để xuất in hóa đơn điện tử của nhiều đơn hàng trong 1 lần
Tương tự, vì sử dụng nhiều phần mềm khác nhau như vậy, nên đã sinh ra vấn đề thông tin không được cập nhật liên tục và thống nhất giữa các bên trong cùng một hệ thống Chính vì vậy, hoạt động kiểm tra, rà soát giấy phép kinh doanh (GPP, chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược) mất rất nhiều thời gian, còn mang tính thủ công
Thứ hai, quy trình hoạt động trong kho cũng chưa rõ ràng, minh bạch Cụ thể, cách xếp hàng vật lý trên thực tế không làm theo quy trình để khớp với hệ thống kho Điều này dẫn đến việc mỗi khi cần xuất hàng ra, hàng không được lấy từ hàng đóng pallet, rồi đến thùng, rồi đến hộp, rồi đến chai/ lọ thuốc lẻ; mà ngược lại, nên tình trạng hàng hóa trong kho luôn luôn lẻ pallet, lẻ thùng, lẻ hộp Hậu quả là việc quản lý số lượng trong kho quản lý rất khó khăn, với lượng lớn hàng hóa rất dễ dẫn đến sai lệch
3.1.2 Một số định hướng giải quyết cho công ty Để có những bước tiến vững chắc trong thời gian tới, em xin được đề ra những định hướng sau:
- Đầu tư vào hệ thống công nghệ, tích hợp các phần mềm quản trị vào trong cùng
1 hệ thống để làm giảm bớt các task thủ công, tối thiểu hóa sai sót
- Làm lại quy trình xuất nhập kho sao cho khớp với data, tránh tình trạng thực tế không khớp với hệ thống.
Định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp
Dựa vào những căn cứ nêu trên và tình hình hoạt động trong thời gian qua, em xin đề xuất một số định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp như sau:
- Định hướng 1: Hoàn thiện công tác quản trị quan hệ khách hàng trong chuỗi cung ứng của Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á DPL
- Định hướng 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ sale nhập khẩu thuốc đông y từ Trung Quốc bằng đường biển/ đường bộ/ hàng không tại Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á DPL
- Định hướng 3: Phát triển kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty Cổ phần Logistics Dược phẩm Đông Á DPL
