Báo cáo thường xuyên 1 họp báo ra mắt phim lật mặt 7 một Điều Ước

Ý tưởng: Ý tưởng Mô tả hoạt động Các ý tưởng cần truyền đạt Đi thảm đỏ Đón tiếp đạo diễn, diễn viên, khách mời vào nơi tổ chức sự kiện, ký tên, chụp ảnh lưu niệm Các diễn viên, đạo diễn,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TRƯỜNG NGOẠI NGỮ - DU LỊCH

BÁO CÁO THƯỜNG XUYÊN 1

HỌC PHẦN : QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

Sinh viên thực hiện: Nhóm 5

Mã lớp học phần: TO6112001

Hà Nội – 2024

MỤC LỤC

1 Ý tưởng chủ đề sự kiện 4

1.1 Ý tưởng chủ đề 4

a Chủ đề: 4

b Ý tưởng: 4

1.2 Mục đích sự kiện: 5

1.3 Đối tượng tham dự 5

1.4 Không gian tổ chức: 5

3 Kịch bản chương trình sự kiện 6

3.1 Kịch bản chương trình 6

3.2 Công tác tổ chức khai mạc 7

a Phân công đón tiếp khách: 7

b Chuẩn bị khu vực đón khách: 7

c Đón tiếp khách 8

d Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách : 8

3.3 Công tác điều hành diễn biến của sự kiện 9

a Điều hành sân khấu/ khu vực trình chiếu phim 9

b Điều hành, quản lý khan giả và khách mời 9

c Điều hành các hoạt động phụ trợ 10

3.4 Công tác bế mạc sự kiện 10

a Kiểm tra hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện 10

b Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có) 10

c Tổ chức triển khai lễ bế mạc sự kiện 10

d Xử lý các tình huống phát sinh 11

Đánh giá công việc

STT Họ và tên Mã sinh viên Nhiệm vụ Mức độ

hoàn thành

1 Nguyễn Thu Hiền

– Nhóm Trưởng 2022600822

- Kịch bản sự kiện

- Tổng hợp nội dung 100%

2 Lê Thị Thu Hiền 2022606721

- Thuyết trình

- Ý tưởng chủ đề sự kiện

100%

3 Nguyễn Thị Thu

Hương 2022606329

- Công tác chuẩn bị hậu cần 95%

4 Hoàng Đình Minh - Kế hoạch tổng thể 90%

5 Đỗ Văn Luật 2022606129 - Kế hoạch tổng thể 85%

6 Lê Thị Hiền 2022606625

- Công tác bế mạc

sự kiện

- Làm slide

100%

7 Đàm Quỳnh Trang 2022600549 - Công tác tổ chức

khai mạc 100%

8 Hà Thu Phương 2022601269

- Công tác điều hành diễn biến của sự kiện

100%

9 Lê Thị Giang 2022607881

- Công tác bế mạc

sự kiện

- Làm slide

100%

10 Nguyễn Thị Giang 2022603752

- Ý tưởng chủ đề sự kiện

- Thuyết trình

100%

11 Nguyễn Khắc

Minh 2022605086

- Kế hoạch tổng thể

98%

1 Ý tưởng chủ đề sự kiện

1.1 Ý tưởng chủ đề

a Chủ đề:

Họp báo ra mắt phim “ Lật mặt 7: Một điều ước “

b Ý tưởng:

Ý tưởng Mô tả hoạt động Các ý tưởng cần truyền đạt

Đi thảm đỏ

Đón tiếp đạo diễn, diễn viên, khách mời vào nơi tổ chức sự kiện, ký tên, chụp ảnh lưu niệm

Các diễn viên, đạo diễn, tăng độ nhân diện cho khán giả, báo chí, truyền thông để tuyên truyền them

về phim

Giới thiệu

phim

- Bắt đầu bằng việc giới thiệu qua về hành trình của series “ Lật mặt” của đạo diễn Lý Hải

- Tiếp theo nói qua về nội dung phim, bối cảnh và các nhân vật chính

Khách mời, nhà báo, truyền thông hiểu hơn về bộ phim

Tặng hoa

Tặng hoa cho các nghệ sĩ, diễn viên có đóng góp to lớn cho bộ phim

Cảm ơn họ vì đã diễn tả trọn vẹn được linh hồn nhần vật, đem đến nhiều cảm xúc tuyệt vời cho khán giả

Nhấn mạnh

thông điệp

chính

Cứ cho đi rồi điều kỳ diệu sẽ đến khi

ta khốn cùng nhất!

Sử dụng

hình ảnh và

video

Trình chiếu các đoạn trailer, teaser, hình ảnh hậu trường và những khoảnh khắc đáng nhớ trong phim

- Tăng tính minh họa cho bài phát biểu

- Giúp tạo sự sinh động và thu hút

sự chú ý của khán giả

Chia sẻ câu

chuyện hậu

trường

Quá trình làm phim, những khó khăn

và thách thức mà đoàn làm phim đã trải qua

Giúp khán giả hiểu rõ hơn về tâm huyết của đạo diễn và ê-kíp

Giao lưu

- Giữa đạo diễn, diễn viên, biên tập viên với báo chí, truyền thông

- Đạo diễn, diễn viên, đoàn làm phim với khách mời

Bế mạc

Kết thúc bằng lời cảm ơn: Cảm ơn khán giả, báo chí và những người đã ủng hộ bộ phim

Thể hiện sự trân trọng và tạo ấn tượng tốt đẹp

1.2 Mục đích sự kiện:

- Mục tiêu tổng quát: Giới thiệu và quảng bá phim "Lật Mặt 7" đến công chúng, truyền thông, đối tác, tạo sự háo hức và tăng cường nhận diện thương hiệu loạt phim

- Mục tiêu cụ thể:

+ Tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ: Sử dụng các kênh truyền thông để lan tỏa thông tin về phim, từ đó tạo ra sự kỳ vọng và hứng thú từ khán giả

+ Tăng doanh thu phòng vé: Thúc đẩy lượng vé bán ra thông qua các chiến dịch quảng bá và sự kiện liên quan

+ Thu hút sự quan tâm của báo chí: Mời các nhà báo, blogger, và các kênh truyền thông lớn tham gia để đưa tin về buổi họp báo và bộ phim

+ Tạo cơ hội giao lưu với khán giả: Tổ chức các hoạt động giao lưu, hỏi đáp giữa dàn diễn viên và khán giả để tăng cường sự kết nối và tạo ấn tượng tốt

1.3 Đối tượng tham dự

- Dàn diễn viên, đạo diễn của phim “Lật mặt 7”

- Các nhà tài trợ, đơn vị tài trợ, tổ chức có liên quan

- Phóng viên, nhà báo truyền thông

- Thầy cô, sinh viên trong và ngoài trường ĐHCN

- Những ai yêu thích series “ lật mặt” của đạo diễn Lý Hải

- Các KOL, người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng trên MXH

1.4 Không gian tổ chức:

 Địa điểm: Tầng 3 nhà ăn trường học, được thiết kế lại để phù hợp với quy mô nhỏ của buổi họp báo

 Ý tưởng trang trí:

- Backrough chủ đề phim: Sử dụng hình ảnh từ phim để tạo backrough cho khu vực chụp ảnh và sân khấu chính

- Thảm đỏ: nơi để cho diễn viên, dàn khách mời ra mắt khan giả

- Đèn chiếu sáng: Sử dụng hệ thống đèn chiếu sáng để tạo hiệu ứng ánh sáng đặc biệt, làm nổi bật không gian và tạo không khí ấm cúng, sang trọng

- Trang trí bàn tiệc: Sử dụng các vật phẩm trang trí như hoa, nến, và các phụ kiện liên quan đến phim để trang trí bàn tiệc Có thể sử dụng màu sắc chủ đạo của phim để tạo sự đồng nhất

- Poster và banner: Đặt các poster và banner của phim ở các vị trí chiến lược để

khách mời có thể dễ dàng nhìn thấy và chụp ảnh

3 Kịch bản chương trình sự kiện

3.1 Kịch bản chương trình

STT THỜI

GIAN

HOẠT ĐỘNG

NỘI DUNG CHI TIẾT ATAS

HIỆU ỨNG

NHÂ

N SỰ GHI CHÚ

khách

- Lễ tân đón

và nhận thư mời của khách Nhân viên PR đứng

ở lối vào nhà ăn

- Khách mời chụp hình tại backdrop phim

Nhạc nền bài hát chủ

đề phim

Hiệu ứng ánh sáng nhẹ tại khu vực đón khách

2 lễ tân sinh viên, 2 PR

Tổ chức check-in đơn giản tại lối vào Đảm bảo không ùn tắc

2 Khai

mạc

- MC mở màn, giới thiệu chương trình

- Đại diện nhà sản xuất, đạo diễn phát biểu

Nhạc phim, đèn led đơn giản

Đèn led sân khấu,

âm thanh nhẹ

1 MC,

2 quay phim

Sử dụng âm thanh của nhà trường, kiểm tra micro trước khi khai mạc

3 Giới

thiệu phim

- MC giới thiệu dàn diễn viên, ekip phim

- Chiếu trailer phim

Ánh sáng sân khấu đơn giản

Ánh sáng nhẹ quanh khu vực sân khấu

1 MC,

2 nhân viên

kỹ thuật

MC điều tiết không khí, tương tác tốt với học sinh

4 Ca nhạc - Trình diễn

nhạc phim (OST)

Âm thanh bài hát, Micro

di động

Ánh sáng nhẹ quanh khu vực sân khấu

Ca sĩ, Quay phim

Sử dụng âm thanh của nhà trường, kiểm tra micro trước khi hát

5 Phỏng

vấn &

giao lưu

Phóng viên, giáo viên hoặc sinh viên đặt câu hỏi cho ekip và diễn viên

Micro

di động, nền nhạc nhẹ

Âm thanh phù hợp, đèn sân khấu

MC hỗ trợ, quay phim

Sắp xếp micro cầm tay cho phần hỏi đáp

6 Giao

lưu &

chụp hình

Ekip và khách mời giao lưu, chụp hình kỷ niệm Tổ chức rút thăm trúng thưởng với phần quà liên quan đến phim (poster,

vé xem phim)

Nhạc nền nhẹ

Đèn chiếu vào khu vực giao lưu

MC,

PR quản

lý sự kiện

Tổ chức tại khu vực rộng hơn ngoài nhà

ăn để chụp hình

7 Bế mạc MC kết thúc

chương trình, cảm ơn khách mời Chiếu lại trailer nếu có thể

Nhạc kết thúc chương trình, đèn nhẹ

Hướng dẫn khách mời ra về,

âm thanh nhẹ

1 MC,

3 PR

hỗ trợ

Hướng dẫn lối ra và an toàn cho khách mời

3.2 Công tác tổ chức khai mạc

a Phân công đón tiếp khách:

- Lễ tân: Đứng ở vị trí dễ thấy, chào đón khách, hướng dẫn khách đến khu vực

đăng ký hoặc chỗ ngồi

- Nhóm hỗ trợ: Hỗ trợ lễ tân trong việc kiểm tra danh sách khách, hướng dẫn

khách VIP, giải quyết các vấn đề phát sinh

-Đối với khách VIP:

+ Đội ngũ chuyên biệt: Trưởng nhóm tổ chức sự kiện, đạo diễn, nhà sản xuất và

diễn viên của phim

+ Hỗ trợ đặc biệt: Chuẩn bị các dịch vụ hỗ trợ đặc biệt như xe đưa đón, phòng

nghỉ, dịch thuật (nếu cần)

b Chuẩn bị khu vực đón khách:

- Khu vực đăng ký:

+ Bàn đăng ký: Sắp xếp bàn đăng ký gọn gàng, đầy đủ giấy tờ, bút viết

+ Danh sách khách: Chuẩn bị sẵn danh sách khách mời để dễ dàng kiểm tra + Phụ kiện: Chuẩn bị hashtag cầm tay, poster phim cho khách mời mang lên khu vực chụp ảnh

- Khu vực chụp ảnh:

+ Ánh sáng: Đảm bảo đủ ánh sáng để chụp ảnh, có thể sử dụng đèn flash hoặc đèn chiếu sáng chuyên dụng

+ Phông nền: Chuẩn bị phông nền bắt mắt, thể in hình ảnh phim và phải có tên phim cùng các diễn viên chính

+ Thiết kế sân khấu: Có thảm đỏ, hàng rào để bảo vệ khu vực chụp hình

+ Thiết bị: máy ảnh chuyên nghiệp, micro để trả lời phỏng vấn hoặc phát biểu,

hệ thống âm thanh để phát nhạc nền hoặc thông báo

- Nhân sự:

+ Quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp

+ Các phóng viên

+ Nhân viên lễ tân: Đón tiếp và hướng dẫn khách

+ Người điều phối: Quản lý khu vực chụp ảnh và tổ chức thứ tự khách mời + Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng

+ Nhân viên hỗ trợ: Giúp khách mời điều chỉnh trang phục

- Khu vực tiếp khách: Chuẩn bị nước uống, bánh, cho khách mời vừa thưởng thức vừa trò chuyện cùng nhau trước và trong quá trình diễn ra sự kiện

c Đón tiếp khách

+ Kiểm tra thông tin về thời gian, điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện

+ Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao

+ Với các khách đặc biệt phân công người đi kèm theo hướng dẫn

- Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện

+ Lễ tân: Mời khách vào khu vực sự kiện, giới thiệu về sự kiện và hướng dẫn khách đến chỗ ngồi

d Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách :

+ Hướng dẫn khách đăng ký thông tin

+ Phát tài liệu, quà cho khách

+ Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện

+ Cập nhật: Cập nhật thông tin nếu khách tới/không tới.

3.3 Công tác điều hành diễn biến của sự kiện

a Điều hành sân khấu/ khu vực trình chiếu phim

- Điều hành sân khấu

+ Lên lịch trình cụ thể: Thiết lập một lịch trình chi tiết cho mọi hoạt động diễn

ra trên sân khấu, từ mở màn đến các tiết mục và phần kết thúc

+ Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra( checklist) + Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ ràng ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng phần của sự kiện Ví dụ: MC, nhân viên kỹ thuật, và người biểu diễn

+ Chuẩn bị kỹ thuật: Đảm bảo tất cả thiết bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị

kỹ thuật khác đều hoạt động tốt và được kiểm tra trước sự kiện

+ Kiểm soát thời gian: Theo dõi chặt chẽ thời gian của từng phần để đảm bảo chương trình diễn ra đúng lịch trình

- Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho phim “Lật mặt 7”

+ Kiểm tra hệ thống chiếu phim, âm thanh, ánh sáng và các thiết bị liên quan + Đảm bảo phim đã được chuẩn bị sẵn sàng và không gặp vấn đề kỹ thuật

- Theo dõi diễn biến tình hình của sự kiện theo như kịch bản đã lập ra

+ Kiểm tra tiến độ và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng lịch trình

+ Giám sát các phần trình diễn và thời gian của từng tiết mục

- Điều hành các thành viên tham gia 

+ Phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên

+ Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và phối hợp nhịp nhàng với nhau

- Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh nếu có

+ Nhanh chóng xác định vấn đề và tìm giải pháp phù hợp

+ Đảm bảo không làm gián đoạn các hoạt động chính của sự kiện

- Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu (kiểu như checklist công việc)

+ Ghi chép lại diễn biến, sự cố và các điểm cần cải thiện

+ Tổng hợp báo cáo dưới dạng checklist công việc hoàn thành và những việc cần lưu ý cho các sự kiện sau. 

b Điều hành, quản lý khan giả và khách mời

- Quản lý số lượng khán giả: Đảm bảo số lượng khán giả không vượt quá sức chứa của khu vực trình chiếu

- Hướng dẫn vị trí ngồi: Chỉ dẫn khán giả và khách mời đến đúng vị trí ngồi, đảm bảo an toàn và trật tự

- Giải đáp thắc mắc: Cung cấp thông tin và hỗ trợ khi khán giả và khách mời có nhu cầu

- Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khan giả để phối hợp giả quyết, xử lý tình huống kịp thời hợp lý, tránh ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra

c Điều hành các hoạt động phụ trợ

- Kiểm tra các khu vực phụ trợ: Đảm bảo các khu vực như quầy vé, quầy nước

và nhà vệ sinh đều hoạt động tốt

- Đảm bảo vệ sinh và an ninh: Đảm bảo khu vực sự kiện luôn sạch sẽ và an toàn

- Phối hợp với các đối tác: Làm việc cùng các nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ

3.4 Công tác bế mạc sự kiện

a Kiểm tra hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện

 Đảm bảo sân khấu, ánh sáng, âm thanh đã được sắp xếp sẵn sàng cho phần bế mạc Tất cả thiết bị sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức

 Đảm bảo các đối tác, khách mời đặc biệt (diễn viên, đạo diễn), báo chí

đã sẵn sàng cho phần bế mạc

 Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng giờ theo kế hoạch, tránh kéo dài thời gian hoặc tạo sự nhàm chán cho khán giả

b Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có)

 Chuẩn bị báo cáo về số lượng người tham dự (biết được mức độ quan tâm của công chúng), các phản hồi từ khách mời (ghi nhận và cải thiện), doanh thu (bbans các sản phẩm liên quan đến phim: đồ lưu niệm ), và các hoạt động nổi bật của sự kiện (giao lưu với diễn viên, văn nghệ)

 Chuẩn bị tư liệu truyền thông bao gồm hình ảnh, video, và thông cáo báo chí về sự kiện để gửi tới các phương tiện truyền thông

 Chuẩn bị bài phát biểu bế mạc cho đạo diễn, diễn viên, để nhấn mạnh các cột mốc của phim cũng như cảm ơn những người tham gia

c Tổ chức triển khai lễ bế mạc sự kiện

 Tiến hành phát biểu từ nhà sản xuất, đạo diễn hoặc diễn viên chính để chia sẻ cảm nghĩ về quá trình sản xuất phim và gửi lời cảm ơn đến những người tham gia và thông báo về buổi công chiếu chính thức

 Kết thúc bằng hoạt động chiếu trailer đặc biệt, trích đoạn từ phim

d Xử lý các tình huống phát sinh

 Nếu có sự cố liên quan đến âm thanh, ánh sáng hay màn hình, đội ngũ

kỹ thuật luôn bố trí sẵn sàng xử lý kịp thời để không làm gián đoạn chương trình cũng như lên backup plan (kế hoạch dự phòng)

 Nếu có khách mời đặc biệt vắng mặt mà không báo trước thì sẽ mời đạo diễn thay thế phát biểu