Nghiên cứu các yếu tố Ảnh hưởng Đến sự thành công hay thất bại của các thương vụ m&a

Sơ đồ tổ chức công ty GIÁM ĐÓC PHÓ GIÁM ĐÓC TRƯỞNG PHÒNG KHO - VĂN CHUYỂN TRƯỞNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH KÉ TOÁN NHÂN SỰ Nh

TRUONG DAI HOC KINH TE TP HCM

VIEN DAO TAO SAU DAI HOC

UEH

UNIVERSITY

BAI TIEU LUAN KHONG THUYET TRINH

DE TAI: NGHIEN CUU CAC YEU TO ANH HUONG DEN SU THANH CONG HAY THAT BAI CUA CAC THUONG VU M&A

Họ và tên GV hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Uyên Uyên

Họ và tên học viên : Phan Thị Thùy Linh

MUC LUC

1.1 Hệ thống tô chức tại doanh nghi@p c.ccccccscsssssesssssseeceseessesseeseessesseseesseseeseacenes 3 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp -2-5-55c5cSsz+xccxerrrerxcree 4 PHAN 2: MOI TRUONG KIEM SOAT NOI BO TRONG DIEU KIEN UNG

2.1 Tống quan hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp - 5-5: 6

PA vn nh cố 8

PÊNNG ốc na n.I4 : 8 2.2.2 N::nn4 9

2.3 Ung dung ERP vao kiểm soát nội ĐỘ - - + + xxx ke xvcvcesrveevrrx 10

2.3.1 Hoạt động bảo mật trong hệ thống kiểm soát nội bộ - 12

2.3.2 Những hạn chế trong bảo mật công nghệ thông tin - 13

PHẦN 3: GIẢI PHÁP HOÀN TIHHIỆN c5 s5 + ss se se se sEsesceersrsersree 15 3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiêm soát nội bộ 15

3.2 Cố n na n ÔỎ 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 5 5< 5s5sesesssrsersersesersersrs 17

PHAN 1: MO TA DAC DIEM DOANH NGHIEP

1.1Hệ thống tổ chức tại doanh nghiệp

Công ty được thành lập năm 2007 với quy mô doanh nghiệp thuộc vào loại vừa và nhỏ Loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH

Ngành nghẻ kinh doanh chuyên nhập khẩu máy móc, thiết bi dùng trong nông, lâm nghiệp và phân phối lại cho các đại lý trên các tính thành tại Việt Nam Trụ sở văn

phòng chính của công ty được đặt tại Tân Bình Kho chứa hàng được đặt tại Bình Tân

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là thương mại với mô hình nhập khâu số lượng lớn hàng hóa và phân phối lại cho đại lý theo số lượng sỉ, cung cấp các dịch vụ khác liên quan đến sửa chữa, bảo hành sản phâm cho khách hàng Ngoài ra công ty cũng độc quyền trong việc phân môi một sô sản phâm mang thương hiệu HD

Tầm nhìn và sứ mệnh đến năm 2030 công ty sẽ trở thành một nhà phân phối máy

móc thiết bị dùng trong công nông nghiệp hàng đầu Việt Nam, với đội ngũ nhân sự giàu năng lực, phong cách chuyên nghiệp Nhằm cung cấp cho người tiêu dùng sự thỏa mãn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giá cả Ngoài ra doanh nghiệp có xây dựng bảng giá trị cốt lỗi với các phương châm: tôn trọng, trách nhiệm, cầu tiến, chính trực, hợp tác, chuyên nghiệp

Cơ cầu tô chức công ty với mô hình kinh doanh đơn giản, chủ yếu là mua đi bán lại

vì vậy cơ cầu được thiết kế theo mô hình đường thăng, với người đứng đầu là Giám

Đốc, Phó Giám Đốc, ngoài ra còn có các trưởng bộ phận từng phòng ban được phân công trách nhiệm và quyền hạn đề thực hiện các nhiệm vụ chức năng từng phòng ban

Sơ đồ tổ chức công ty

GIÁM ĐÓC

PHÓ GIÁM ĐÓC

TRƯỞNG PHÒNG

KHO - VĂN CHUYỂN

TRƯỞNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG

TRƯỞNG PHÒNG

KINH DOANH KÉ TOÁN

NHÂN SỰ

Nhân viên kế

oán tông hợp oán thanh toán Nhân viên kê Nhân viên kế oán công nợ phải thu Thủ quý

Kế toán kho

- Nhân viên mua hang nhập khẩu

- Nhân viên hiện trường

- Nhân viên tính - Nhân viên giao - Nhân viên kinh

Ngân viên quản - Nhân viên kho

lý hô sô nội bộ vân

ung ty - Thủ kho

Nhân viên chăm sóc khách hàng

1.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Hình thức ghi số kế toán: kế toán trên máy vi tính

Kỳ kế toán tại công ty: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

Chế độ kế toán áp dụng theo thông tư số 200 ban hành năm 2014

Công ty hiện tại đã ứng dụng hệ thống ERP để kiểm soát hệ thống nội bộ Một số công cụ khác vẫn được ứng dụng để phục vụ cho việc cung cấp thông tin như là: gmail, skype, nhưng chỉ là phần hỗ trợ cho việc trao đối thông tin nội bộ giữa các nhân viên, phòng ban khác nhau

Công ty đã xây dựng bản mô tả công việc cho từng nhân viên, và cũng quy định

trách nhiệm, quyền han cho tung vi tri cu thể Chế độ và các chính sách chung của

công ty được cập nhật lại theo định kỳ theo chiến lược chung của công ty

PHAN 2: MOI TRUONG KIEM SOAT NOI BO TRONG

DIEU KIEN UNG DUNG ERP

2.1Téng quan hé thong théng tin ké toan tai doanh nghiệp

Xuất phát điểm của công ty là một cửa hàng đại lý bán cho khách hàng lẻ mãi đến

năm 2007 thì công ty mới chính thức được thành lập Hiểu được sự thay đôi về mô

hình kinh doanh nên công ty đã có những phương hướng đề xây dựng hệ thông thông tin kế toán tại doanh nghiệp từ mô hình kế toán cửa hàng sang mô hình kế toán doanh nghiệp

Hiện tại hệ thông thông tin phòng kế toán đang được tô chức theo mô hình giản đơn Với vị trí đứng đầu là cấp trưởng phòng Dựa vào mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp thì sẽ có những mục tiêu cụ thê cho từng phòng ban Trưởng phòng ban mỗi bộ phận được phân công trách nhiệm hướng dẫn, giám sát các công việc nhân viên từng

phòng ban của mình Tùy thuộc vào mục tiêu chiến lược ngắn hạn, dài hạn khác nhau

mà công ty sẽ có những điều chỉnh về chính sách, công việc mỗi phòng ban cụ thê theo từng giai đoạn khác nhau

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

TRƯỞNG PHÒNG

KẾ TOÁN

|

¬ KÉ TOÁN car ¬-

KÉ TOÁN Đề KẾ TOÁN KÉ TOÁN ¬ ¬ TÔNG HỢP | | THÁI THỦ | | HÀNG HÓA | THANH aq THU QUY | KE TOAN KO

Nguồn tác giả tổng hợp

Công ty đang sử dụng hệ thống ERP để quán lý tại doanh nghiệp hệ thông ERP

được cung cấp bởi công ty phần mềm và hệ thống này sẽ được phát triển theo nhu cầu tùy thuộc vào nhu cầu của công ty Ngoài ra các nhân viên tại công ty cũng có quyền

đề xuất những thao tác trên phần mềm đề thuận lợi hơn cho công việc tại vị tri ma

mình phụ trách Phần lớn các quy trình kinh doanh được tính hợp vào hệ thống giúp

phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng theo thông tư 200 ban hành năm

2014 Một số nghiệp vụ cơ bản như bán hàng, mua hàng, nhập kho, xuất kho Được

hạch toán tự động nhằm hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu Đối với các tài khoản

chỉ tiết theo đối tượng cũng được thiết kế dựa vào nguyên tắc nhất định của công ty Hình thức ghi số tại công ty là kế toán trên máy vi tính vì vậy hệ thống số sách được thiết kế theo nhu cầu của doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ thông tin cho người sử

dụng

Mội số các báo cáo danh được áp dụng tại công ty

- _ Báo báo quản trị: báo cáo công nợ phải thu khách hàng, báo cáo hàng tổn kho,

báo cáo khoản phai tra, dy toan thu chi

- Bao cao tai chinh: duoc tong hop va bao cao dinh ky cho co quan nha nuéc theo

thoi han quy dinh

Một số hạn chế trong hệ thông thông tin kế toán tại doanh nghiệp

- Hệ thông ERP trong doanh nghiệp được ứng dụng nhưng đổi với dữ liệu đầu

vào thì vẫn là cho con người thao tác nhập vào hệ thống Một nhận định sai lầm nào của nhân tố con người cũng có thể sẽ dẫn đến đữ liệu trên hệ thông là không chính xác, không đảm bảo được tính trung thực, hợp lí và kịp thời của thong tin -_ Hệ thống kiểm soát hàng nhập kho, xuất kho còn làm phương pháp thủ công, do nhân viên kiêm đếm Dẫn đến một số sai sót về số lượng, mẫu mã, chủng loại Điều này dẫn đến sai sót trên các báo cáo về hàng tồn kho

- _ Khi có sự thay đối về chiến lược kinh doanh các phòng ban cũng phải có sự thay đôi về mục tiêu kiểm soát dẫn đến các chính sách cũng thay đổi theo mục tiêu chung của toàn công ty Điều này dẫn đến một số nhân viên vẫn còn thói quen

làm việc cũ dẫn đến các chính sách chưa được thực hiện nghiêm túc và đạt hiệu

quả

- Sự truyền tải dữ liệu trong doanh nghiệp vẫn còn thông qua một số ứng dụng như google drive như là thông tin tạo mã khách hàng, thông tin tạo nhà cung cấp mới điều này dẫn đến nguy cơ về sự bảo mật thông tin tại công ty

2.2Các định nghĩa

2.2.1 Kiểm soát nội bộ

Có nhiều góc nhìn về kiểm soát nội bộ, tùy thuộc vào góc độ tiếp cận khác nhau Frazer (2012) mô tả kiểm soát nội bộ là các thủ tục và chính sách đảm bảo tuân thủ các

chi thị quản lý Theo Adagye (2015), kiểm soát nội bộ được thiết kế và cài đặt bởi ban

quản lý của một tổ chức vì sự phát triển và tồn tại của tổ chức Ndungu (2013) khăng

định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các thủ tục và chính sách của tô

chức nhằm đảm bảo việc xử lý các giao dịch theo cách tránh trộm cắp, lãng phí và lạm dụng các nguồn lực của tô chức Điều này phù hợp với quan điểm của Dubihlela và Ngala (2017) Adagye (2015) lưu ý thêm rằng các mục tiêu chính của hệ thống kiểm

soát nội bộ là đảm bảo độ tim cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả và hiệu quả của hoạt

động cũng như tuân thủ luật pháp và các quy định

Theo Coso 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lí và các nhân viên của một tô chức, được thiết kế đề cung cấp một sự đảm bảo hop li nhằm đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ Theo

định nghĩa này thì chúng ta có những nội dung như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình nghĩa là bao gồm một chuỗi các hoạt động trong

toàn bộ các phòng ban trong doanh nghiệp, các hoạt động này kết hợp với nhau tạo

thành một khối thống nhất

Thành phần con người bao gồm Ban giám độc, trưởng phòng, các nhân viên

Con người sẽ thiết lập các mục tiêu, cách thức vận hành hoạt động, cơ chế kiểm soát

Đảm bảo hợp lý nghĩa là trong hệ thông kiểm soát nội bộ không mang ý nghĩa đảm bảo tuyệt đối Điều này đang nói đến những hạn chế trong kiểm soát nội bộ Các hạn

chê này đến từ : sai sót do con người, con người có thê thông đồng với nhau, con người

lạm dụng quyền hạn đề đạt được những mục đích tư lợi cá nhân

Các mục tiêu mỗi doanh nghiệp sẽ đặt được các mục tiêu, định hướng cho sự phát

triển của toàn thể công ty Từ các mục tiêu chung, sẽ có mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban

2.2.2 ERP

Co nhiéu cach dinh nghia về ERP, tùy thuộc vào góc độ tiếp cận

Theo góc độ hệ thống thông tin, ERP là một hệ thông phần mềm kinh doanh mà trong hệ thông phần mềm này cho phép doanh nghiệp tự động hóa và tích hợp các quy

trình kinh doanh, chia sẻ các dữ liệu hoặc chính sách chung cho trong toàn doanh

nghiệp, tạo ra và cho phép người dùng truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005)

Theo góc độ hoạch quản lý, hệ thông hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là

hệ thống phần mềm thương mại tự động hóa và tích hợp nhiều hoặc hầu hết các quy

trình kinh doanh của công ty Đôi khi được gọi là hệ thống doanh nghiệp, hệ thống

ERP hia hen tích hợp các quy trình kinh doanh và truy cập dữ liệu tích hợp trên toàn

bộ doanh nghiệp (Davenport, 1998) Rosemamn (1999) định nghĩa hệ thống ERP là một phần mềm ứng dụng tiêu chuẩn, có thể tùy chỉnh, bao gồm các giải pháp kinh doanh tích hợp cho các quy trình cốt lõi (ví dụ: lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất, quản lý kho) và các chức năng hành chính chính (ví dụ: kế toán, quản lý nguồn nhân lực) của doanh nghiệp Tuy nhiên, hơi khác một chút, Gable (1998) định nghĩa nó là một gói giải pháp phần mềm toàn diện tìm cách tích hợp đầy đủ các quy trình và chức năng của một doanh nghiệp đề trình bày một cái nhìn tông thể về doanh nghiệp từ một kiến trúc

CNTT và thông tin duy nhất

2.3Ứng dụng ERP vào kiếm soát nội bộ

Tại mỗi vị trí nhân viên phòng kế toán đều có bảng mô tả công việc cụ thể, phân chia quyền hạn và giới hạn về trách nhiệm cụ thê Mỗi nhân viên sẽ cung cấp một tài

khoản đề đăng nhập vào hệ thống ERP, một gmail và một số điện thoại để phục vụ cho

việc liên lạc giữa các nhân viên trong công ty Về hệ thống ERP được công ty thiết lập quyên truy cập cho từng nhân viên, mỗi thao tác trên hệ thống đều được lưu vết Một

số thao tác trên hệ thống được thiết lập để kiểm soát ứng dụng

Thông tin trong các quy trình trong doanh nghiệp đều được xây dựng mang tính kế

thừa Nghĩa là đối với một quy trình bất kỳ, đều được xác định đầu vào, được nhập liệu

bởi con người Từ những dữ liệu được nhập vào hệ thống thì sẽ được bộ phận liên quan

kế thừa và sử dụng thông tin đó cho đến khi kết thúc quy trình

Lưu đồ quy trình bán hàng

Bat dau

Don dat hang

Nhập liệu thủ

Xử lý phần mềm

Khéch hang —~—>

——* Kế toán kho kế

thừa ĐĐH

F

Hoa don GTGT

Phiếu xuất kho ‘

Liên 1

Liên 2 Thủ kho nhận PXK

b

Phiếu giao hàng "

Liên 1

Lién 2

Kiểm tra hang

fo

hàng

Io

Giao hang

Ju

(18)

—> Phầm mềm xử lý —¬¬

Giao hàng thành công

Báo cáo liên

quan

Cơ sở

dữ liệu

oo

SCT: 111

131, 5111

fo

Kết thúc

Nguồn tác giả tổng hợp

Từ những phân tích trên tác giả đưa ra nhận định hệ thống kiểm soát nội bộ của

công ty trong điều kiện ứng dụng ERP là đạt được tính hữu hiệu cho mục tiêu kiểm soát được thông tin kế toán chính xác kịp thời Song song đó vẫn tồn tại những hạn chế nhất định phần lớn đến từ yếu tố con người

Đối với mục tiêu về kiểm soát kiểm soát quản lý là thúc đây hiệu quả hoạt động

kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản lý

Công ty thường xuyên cho nhân viên kế toán được tham gia các lớp đào tạo nghiệp

vụ kế toán, các lớp về ứng dụng tri thức mới trong việc quản lý nhằm phục vụ cho công việc của mình Từ những lớp tập huấn này trình độ kế toán sẽ được nâng cao, hạn chế được những sai sót trong công việc

2.3.1 Hoạt động bảo mật trong hệ thống kiểm soát nội bộ

2.3.1.1 Bảo mật về an toàn của toàn bộ hoạt động hệ thống

Toàn bộ dữ liệu của công ty được cập nhật trên máy trạm và được lưu lại tại máy

chủ Hệ thống máy chủ được thiết kế tách biệt hoàn toàn với các phòng ban Hệ thống này sẽ được bảo trì theo định kỳ hoặc theo nhu cầu cầu phát sinh của doanh nghiệp

Hệ thống Internet tại doanh nghiệp chỉ có thể kết nối với các thiết bị được cấp quyên trong công ty Các thiết bị của công ty không thê đăng nhập vào các trang mạng

xã hội

Toàn bộ hệ thống thiết bị được phân quyền trong công ty sẽ không thể tải hoặc cài đặt bất cứ phần mềm nào trên máy tính

2.3.1.2 Báo vệ dữ liệu và thông tin mà tổ chức thu thập, sử dụng

Công ty cũng có sử dụng mạng nội bộ giữa các phòng ban Toàn bộ thông tin

chung được pho bién thông qua phòng nhân sự sẽ được cập nhật lên ô đĩa nội bộ

2.3.1.3 Cho phép vận hành an toàn các ứng dụng trên hệ thống Công nghệ thông tin của tô chức

Toàn bộ hệ thống làm việc của công ty được sử dụng mạng riêng biệt, không sử dụng được bất cứ kết nối nào ngoài hệ thống mạng nội bộ vào thiết bị của công ty

2.3.1.4 Bảo vệ tài sản công nghệ của tô chức

Văn phòng công ty được thiết kế nhiều lớp bảo mật Dữ liệu được lưu trên server