Bài tiểu luận quản trị học Đại cương

Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người hoạch định, tổ chức, điều khiển và giám sát để chúng ta có được những công trìn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

b Ý nghĩa thực tiễn:

Để tồn tại và phát triển con người không thể hành động riêng lẻ mà

cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung

Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có

tổ chức dưới sự trông coi của những người hoạch định, tổ chức, điều

khiển và giám sát để chúng ta có được những công trình vĩ đại cho đến ngày nay như Vạn lý trường thành, Kim tự tháp Nghĩa là hoạt động quản trị đã xuất hiện rất lâu trước khi nó chính thức trở thành một môn khoa học.Quản trị giúp cho các thành viên của nó thấy rõ

mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ

mệnh của mình

=>> Với những lý do đó, học viên đã chọn vấn đề “các trường phái quản trị và công tác quản trị văn phòng hiện nay” làm đề tài luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ học

2) Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài ( tài liệu tham khảo)

3) Mục đích, nhiệm vụ đối tượng và đối tượng:

a Mục đích: Thông qua đề tài này, ta hiểu rõ hơn về các trường phái, sự phát triển các trường phái qua từng thời kì đến công tác quản trị văn phòng hiện nay

b Đối tượng: Các trường phái quản trị

4) Phương pháp nghiên cứu: Dựa trên quá trình xử lý các thông tin từ mỗi thành viên nhóm thu thập từ sách, giáo trình và các trang

mạng Qua đó, tổng hợp lại và phân tích vấn đề chính cần thiết cho

đề tài này

CHỦ ĐỀ 2: NHỮNG TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ VỚI CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY

I Quá trình hình thành những trường phái quản trị:

1.Bối cảnh lịch sử:

Quá trình hình thành và phát triển của các trường phái quản trị

mang tính kế thừa và gắn liền với các mốc lịch sử quan trọng của nhân loại:

VD: Kim tự tháp ở Ai Cập là những dấu tích cho thấy một nền văn minh tiến bộ với trình độ quản trị cao trong việc kế hoạch, tổ chức

và kiểm soát một công trình phức tạp ( 3000 TCN )

“nền móng vững chắc” cho sự ra đời của các lý thuyết quản trị

VD:

2 Trường phái quản trị cổ điển (1989):

2.1 Trường phái quản trị khoa học:

2.1.1 Định nghĩa:

Quản trị khoa học là tiến hành hoạt động quản trị theo những nguyên tắc khoa học dựa trên những dữ kiện có được do quan sát, thí nghiệm, suy luận có hệ thống

- Trường phái này chú trọng đến năng suất lao động và tối ưu hóa công việc thông qua phân công lao động và lên kế hoạch cụ thể -Vai trò:

2.1.2 Các nhà nghiên cứu tiên phong:

- Charles Babbage (1792 - 1871):

+ Là nhà toán học và phát minh người Anh

+ Quan điểm quản trị:

+ Hợp tác cùng Adam Smiith đưa ra giải pháp chuyên môn hóa lao động bằng toán học để tính toán nguyên vật liệu một cách tối ưu nhất nhằm phân chia công việc cho hợp lý, tiết kiệm thời gian và chỉ phí sản xuất

+ Đồng thời ông là tiên phong trong việc đề xuất phương pháp người quản lý chia một phần lợi nhuận thu được cho người lao động để duy trì mối quan hệ hợp tác

-Frederick W.Taylor (1856-1915):

+Kỹ sư cơ khí người Mỹ

+ Là đại diện nổi bật nhất của trường phái này, và đồng thời là người khai sinh ra phương pháp quản trị khoa học

+ Ông đã phát hiện và hết sức lên án những lỗ hổng trong cách

z Lao động động bị quá tải khi phải đảm nhiệm hầu hết công việc và trách nhiệm vượt khả năng

z Nhà quản trị thiếu chuyên môn, xao lãng chức năng chính là lên kế hoạch và bố trí công việc (do mải làm công việc chân tay)

+ Trong tác phẩm “ Những nguyên tac trong quản trị khoa

học”(1906 - Hoa Kỳ) vô cùng nổi tiếng của mình, Taylor đã đề ra 4 “ nguyên tác vàng" "trong quản trị khoa học Những nguyên tắc ấy được ứng: dụng rộng khắp thế giới, nhất là Hoa Kỳ Nó đã trở thành khuôn mẫu và là bước đệm cho những cú nhảy vọt nội lực của nền

kinh tế thế giới

NGUYEN TAC TAYLOR

1 Xây dựng cơ sở khoa học cho các

công việc với những định mức và

phương pháp phải tuân theo

CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TƯƠNG ỨNG

Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý nhất để thực hiện một công việc

Dùng cách mô tả công việc

để chọn lựa công nhân, thiết

lập hệ thống tiêu chuẩn và

hệ thống huấn luyện chính

thức

3 Khen thưởng để đảm bao tinh

thần hợp tác, trang bị nơi làm việc

một cách đây đủ và hiệu quả

Trả lương theo năng suất,

khuyến khích thưởng theo sản lượng, đảm bảo an toàn lao động bằng các dụng cụ

hợp lý

4 Phân nhiệm giữa quản trị và sản

xuất, tạo ra tính chuyên nghiệp của

Thăng tiến trong công việc,

chú trọng việc lập kế hoạch

nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường

phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển

- Do Henry Fayol (Pháp) và Max Weber ( Đức) đề ra, cùng thời điểm với Taylor (Mỹ)

-2.2.2 Các nhà nghiên cứu tiên phong:

-Henry Fayol (1841 - 1925):

+ Là kỹ sư khai thác người Pháp

+ Ông đã tiên phong đề xuất quan điểm chức năng trong quản trị + Quan điểm quản trị: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế

hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”

+ Ứng với mỗi giai đoạn hoạt động khác nhau trong sản xuất mà Fayol đã chia công việc quản trị thành nhiều chức năng khác nhau, theo 6 phạm trù:

1) Kĩ thuật chế tạo sản phẩm

2) Thương mại mua bán

3) Tài chính - Kiểm soát tư bản

4) An ninh - bảo vệ công nhân và tài sản

nghiệm tích tự thân tích lũy, ông đã đúc kết ra được 14 nguyên tắc

“quản trị tổng quát” được nhiều nhà quản lý sử dụng để quản lý các hoạt động trong nội bộ công ty Các nguyên tắc ấy không áp dụng cho trường hợp cụ thể nào mà sẽ có thể linh hoạt sử dụng tùy theo từng tình huống và các yếu tố tác động:

1) Phân chia công việc

+ Khái niệm Quan liêu bàn giấy => Cứng nhắc, lỗi thời, quá nhiều

thủ tục rắc rối và khác hằn với những quan điểm ban dau cua

Weber, cụ thể:

1) Chuyên môn hoá nhiệm vụ (Phân công lao động)

2) Cơ cấu quản lý phân cấp

3) Các quy tắc tuyển chọn chính thức

4) Quy tắc và quy định chính thức

) Môi trường vô nhân cách

6) Thăng tiến dựa trên thành tích

- Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị do năng suất lao

động quyết định nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố

vật chất quyết định mà còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người

-3.2 Các nhà nghiên cứu tiên phong:

- Robert Owen (1771 - 18580):

+ Là kỹ nghệ gia người Anh

+ Owen là người đầu tiên đề cập đến vấn đề nhân lực trong tổ chức Ong phé phan những nhà đầu tự chỉ chú trọng đến cải tiến chất lượng máy móc sản xuất mà bỏ quên mất yếu tố con người

- Hugo Munsterberg (1863 - 1916):

+ Ông là một nhà nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường chức, hay còn được biết đến với danh xưng là “cha đẻ” của ngành tâm lý học công nghiệp

+ Trong tác phẩm “Tâm lý học và hiệu quả trong công nghiệp”

Owen đã nhấn mạnh rằng công việc sẽ đạt năng suất cao hơn nếu các công đoạn được phân tích kỹ lưỡng, tối ưu hóa hơn đẻ phù hợp với khả năng và tâm lý người lao động

+ Lúc sinh thời, Munsterberg đã đề xuất với các nhà quản trị sử dụng bài kiểm tra tâm lý để tuyển chọn nhân viên Nhằm hiểu rõ về con người họ hơn qua đó tìm ra cách tạo động lực phù hợp, thúc đẩy tỉnh thần làm việc của đối tượng Nhưng mãi đến sau này phương pháp này mới được chú ý và áp dụng rộng rãi

- Elton Mayo(1880 - 1949):

+ Là giáo sư tâm lý học trường Đại học Harvard

+ Sau cuộc thí nghiệm Hawthorne 1924-1932 cùng các cộng sự, Mayo đã đưa ra các kết luận:

n_ Đơn vị xã hội: “Yếu tố xã hội” mới là nguyên nhân tăng năng suất lao động ( giữa tác phong và tâm lý có mối quan hệ chặt chẽ, không tách rời)

n Ảnh hưởng của nhóm: Áp lực tập thể ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất lao động Tác phong làm việc của tập thể cũng ảnh hưởng đến sự hình thành nên tác phong cá nhân

ø Hành vi nhóm: Đồng thời, nhà quản trị cần phải hiểu rằng

hành vi điển hình của nhóm có thể chỉ phối, thậm chí thay thế

cho xu hướng hành vi của từng cá nhân

n Động lực: Động lực của con người, từ phía sâu bên trong của

họ, đóng một vai trò lớn hơn những động lực từ phía nhà quản

lý, chỉ giám sát, thúc đẩy và quản lý từng thành viên

n Giám sát: Thái độ làm việc và năng suất lao động của nhân viên phụ thuộc vào phong cách giám sát Một người giám sát thân thiện với nhân viên của mình và quan tâm đến các vấn đề của họ có thể nhận được sự hợp tác và kết quả tốt hơn từ cấp dưới

n _ Điều kiện làm việc: Năng suất tăng do điều kiện làm việc

trong tổ chức được cải thiện

¡n _ Tỉnh thần nhân viên: Tinh thần làm việc của cá nhân và tập

thé chi phối năng suất làm việc

n Giao tiếp: Giao tiếp làm chìa khóa cốt lõi, chỉ khi nhân viên hiểu rõ sự tham gia của họ có ý nghĩa như thế nào cho tổ chức thì họ mới có thể nỗ lực hết sức và đem lại những kết quả tốt cho cơ quan

Phương pháp tiếp cận: Trước khi giải vấn đề nào của nhân viên cũng đều cần phải bàn bạc kỹ càng và suy xét nhiều yếu tố

- Một số nhà nghiên cứu tiên phong khác:

+ Mary Parker Follett (1863 - 1933):

- Trường phái quản trị định lượng là một trong những lý thuyết kinh doanh hiện đại và sáng tạo nhất, mang lại một cách tiếp cận cụ thể đối với việc quản lý, bao gồm việc thực hiện các kĩ thuật định lượng khác nhau như mô phỏng máy tính, thống kê và dùng các mô hình thông tin để cải thiện quá trình ra quyết định

-Trường phái dựa trên suy đoán là chủ yếu, mọi vấn đề đều có thể giải quyết bằng các mô hình toán, gồm các đặc điểm sau:

I Chủ yếu tập trung vào làm quyết định

I Dựa trên lý thuyết quyết định kinh tế mà lựa chọn phải mang lợi ích

kinh tế

I Áp dụng mô hình toán học vào giải quyết vấn đề

I Sử dụng máy tính như công cụ giải quyết các mô hình và bài toán quản trị

=> Trường phái tiếp cận dựa trên 3 hướng cơ bản: quản trị khoa học, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin

-4.4 Quản trị hệ thống thông tin:

+ Là chương trình tích hợp thu thập và xử lý các thông tin hỗ trợ việc đưa ra quyết định

+ Hệ thống thông tin không chỉ có máy tính, mà còn gồm nhiều yếu

tố khác: con người, chương trình và dữ liệu.=> cần phải có sự quản trị phù hợp

-4.5 Đánh giá trường phái định lượng:

- Nhận xét:

cơ sở chọn lọc những tư tưởng tốt nhất của mỗi trường phái

5.2 Trường phái “Quá trình quản trị”:

- Tư tưởng quản trị theo quá trình đã được thể hiện qua tư tưởng quản trị của

Henri Fayol nhưng chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và

Tư tưởng này được rất nhiều các nhà quản trị ưa chuộng

5.3 Trường phái “Ngẫu nhiên”:

- Lý thuyết này cho rằng kỹ thuật quản trị thích hợp cho một hoàn cảnh nhất định, tùy thuộc vào bản chất và điều kiện của hoàn cảnh

đó

- Quan điểm ngẫu nhiên lập luận rằng, các nhà quản trị trong quá

trình giải quyết vấn đề cần hiểu: không thể có một khuôn mẫu áp

dụng cho tất cả các trường hợp Trong quản trị luôn có sự tác động của các yếu tố ngẫu nhiên, cần phải linh hoạt vận dụng các giải pháp khác nhau cho từng trường hợp

5.4 Trường phái “Quản trị hệ thống”:

- Trường phái quản trị hệ thống được xem tổ chức là một hệ

thống mở, gồm nhiều phần tử tập hợp thành, được sắp xếp

một cách có hệ thống, tác động qua lại với nhau, tạo ra năng lực mới, tính chất mới cho cả hệ thống

- Nguyên lý cơ bản của lý thuyết hệ thống là hệ thống nào cũng gồm những hệ thống nhỏ gọi là hệ thống con, giữa chúng có mối quan hệ tác động hữu cơ với nhau, bất kỳ một thay đổi dù nhỏ của hệ thống con cũng có ảnh hưởng đến hệ thống và ngược lại Doanh nghiệp (tổ chức) là một hệ thống, vì vậy nó hoạt động theo nguyên lý này 5.5 Đánh giá trường phái hội nhập:

- Nhận xét:

+ Ưu điểm:

+Nhược điểm:

6.Trường phái quản trị hiện đại:

-Đứng trước tình hình thế giới đang phát triển theo hướng toán cầu

hóa, yêu cầu các nhà quản trị cũng phải tìm hiểu nghiên cứu các phương pháp quản trị theo hướng toàn cầu hơn để thay thế cho lối

quản trị cũ - quản trị kiểu địa phương

- Điều đó dẫn đến việc mọi nghiên cứu và những phương pháp trước

đó đều phải được xác định lại để phù hợp với xu thế

6.1 Lý thuyết Z:

- Ra đời năm 1978, lý thuyết Z được ông William Ouchi, mật giáo sư người Mỹ gốc Nhật tìm ra

- Dựa trên cách quản lý của Nhật Bản trong các công ty của Mỹ,

Ouchi đã phát triển thuyết Z có các đặc điểm sau:

Công việc dài hạn

Quyết định thuận lợi

- So sánh mô hình quản lý doanh nghiệp Mỹ so với Nhật Bản:

Thuê lao động trong thời

gian ngắn Thuê lao động suốt đời

- Lý thuyết 7“S ra đời nhằm thỏa mãn nhu cầu quản trị để cạnh tranh toàn cầu hóa của các công ty có quy mô lớn

- Đến tận những năm đầu của TK21 lý thuyết này vẫn rất thịnh hành

và được sử dụng rộng rãi ở Mỹ và châu Ấu, dẫn đầu trào lưu xây dựng những công ty tuyệt hảo

-Một nhà quản trị thông thái cần phải biết phối hợp 7 yếu tố này một

cách hài hòa để đạt được hiệu quả quản trị tốt nhất, cụ thể:

TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI

Khuyến khích, động viên nhầm năng suất

lao động cao hơn, nhân lực mạnh hơn ->

phát triển doanh nghiệp

Hugo Munsterberg (1863-1916):"năng suất

lao động sẽ cao hơn nếu công việc giao phó

cho họ được nghiên cứu phân tích chu đáo,

hợp với những kỹ năng cũng như tâm lý

họ.”

_ VD: những công nhân xưởng dệt may được

giao công việc đúng chuyên môn thì sẽ đạt

năng suất đúng hạn và tốt nhất, nếu giao

cho họ những đơn hàng đòi hỏi tỉ mỉ công

phu như nghệ nhân thì chất lượng sẽ không

đảm bảo, và có thể sẽ trễ hạn sản phẩm

Dẫn đến đơn hàng không có lợi nhuận

_ Nguồn nhân lực khó tìm nếu mỗi

chuyên môn đều cần

có nhân lực riêng có chuyên môn cao

_VD: nhiều ngành nghề dù có sức hút nhưng vẫn “khát”

nhân lực: giáo viên, logistic,

_ Nhiều người ỷ vào,

lười biếng nâng chuyên môn, khả

sẽ làm việc tốt -> công việc được hoàn

thành đúng hạn, chất lượng nâng cao