Phân Tích Hoạt Động Mua Hàng Của Công Ty Cổ Phần Halana.pdf

Sau ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 thì để giảm bớt sự chững lại của thị trường khi mọi thứ đều dừng lại ở việc “work from home” thì công nghệ 4.0 đã được các doanh nghiệp ứng dụng mạnh

Mục tiêu nghiên cứu

- Tiến hành phân tích và đưa ra nhận xét cụ thể trong quá trình hoạt động mua hàng tại công ty HALANA từ khâu nhận được đơn hàng từ phía khách hàng đến khâu hoàn thành quá trình giao nhận và lưu kho (nếu có)

- Từ việc quan sát quá trình mua hàng chỉ ra các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng tới quá trình mua hàng tại công ty HALANA

- Cuối cùng, đưa ra các đề xuất để giúp hoàn thiện và hiệu quả cho quá trình mua hàng tại công ty.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: hoạt động mua hàng của khâu vận hành giữa các nhà cung cấp tới khách hàng của công ty

- Phạm vi nghiên cứu: đề tài được thực hiện trong phạm vi diễn ra hoạt động mua bán trong bộ phận mua hàng của công ty cổ phần Halana.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp định tính: thu thập thông tin, tổng hợp và phân tích liên quan trong quá trình hoạt động mua hàng diễn ra ở công ty

Phương pháp định lượng: phương pháp AHP

Cấu trúc bài báo cáo khóa luận

Báo cáo thực tập được thực hiện có bố cục gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu về công ty cổ phần HALANA

Chương 2: Cơ cấu lý luận về hoạt động mua hàng

Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng hàng tại công ty HALANA Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện cho quá trình mua hàng tại công ty HALANA

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HALANA

Thông tin tổng quan về công ty

Tên chính thức: Công ty cổ phần HALANA

Tên quốc tế: HALANA JOINT STOCK COMPANY

Ngày cấp phép hoạt động: 06/02/2018 Địa chỉ: 54 đường số 17, phường An Phú, Tp.Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam

Email: info@halana.vn Điện thoại: 0288889886

Website: http://cuahang.halana.vn

Người đại diện pháp luật: Hồ Phi Ân

Hình 1.1 Logo công ty EI Industrial – Tiền thân của công ty cổ phần Halana

Hình 1.2 Logo công ty cổ phần Halana

(Nguồn: Website công ty cổ phần Halana)

Công ty cổ phần Halana với khẩu hiệu “Grow with us - Lớn mạnh cùng chúng tôi” được thành lập từ tháng 3/2019 với cái tên EI Industrial, qua 3 năm hoạt động và

12 phát triển công ty Halana đã có được cơ hội mở rộng thị trường hoạt động khi tính đến năm 2023 công ty đã phủ sóng hơn 43 khu công nghiệp khắp cả nước và phục vụ hàng nghìn doanh nghiệp Kể từ ngày 23/03/2022, EI Industrial đã chính thức đổi tên thương hiệu thành Halana và hoạt động tới thời điểm hiện tại với

Sứ mệnh của Halana không chỉ dừng lại ở việc giúp hoạt động kinh doanh B2B của các doanh nghiệp sản xuất trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả hơn mà còn hướng tới mục tiêu tối ưu hóa và số hóa hoàn toàn chuỗi cung ứng cho ngành công nghiệp Việt Nam Bằng cách cung cấp các giải pháp đột phá trong việc quản lý, theo dõi và tối ưu hóa quy trình sản xuất, vận chuyển và lưu trữ Halana mong muốn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp trong nước

Halana đã xác định một tầm nhìn rộng lớn cho 10 năm tiếp theo với các giai đoạn và mục tiêu cụ thể được đề ra một cách chi tiết và rõ ràng Trong thời gian 3 năm tới, Halana quyết tâm trở thành một trong 10 trang web thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam Với mục tiêu xa hơn vào năm thứ 5, Halana hướng đến việc dẫn đầu ngành thương mại điện tử B2B tại thị trường trong nước Và cuối cùng với tầm nhìn dài hạn trong vòng 10 năm, Halana đặt ra mục tiêu trở thành một nhà cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và kỹ thuật số hàng đầu cho hơn 1.000.000 khách hàng trong nước và khu vực Đông Nam Á

Halana không chỉ đơn thuần là một nền tảng thương mại điện tử tạo thuận lợi cho việc giao dịch mua bán của khách hàng mà còn tạo ra một cơ hội đích thực để tạo thêm giá trị cho cả người bán và người mua thông qua sự kết hợp hoàn hảo của công nghệ tiên tiến với các giá trị cốt lõi bao gồm: thử thách, sáng tạo, đam mê, tôn trọng và quan tâm khách hàng, đối tác cũng như cộng sự

Lĩnh vực hoạt động

Halana tập trung vào ngành công nghiệp sản xuất và xây dựng, thương mại điện tử, buôn bán và phân phối nguyên vật liệu và các hoạt động kinh doanh liên quan đến ngành sản xuất, bảo trì và sửa chữa với sứ mệnh: thay đổi toàn diện, nâng cấp chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, tối ưu chính sách và tiên phong cung cấp các giải pháp chuyển đổi cho các ngành công nghiệp.

Thành tựu nổi bật

Khởi đầu là một công ty khởi nghiệp trong ngành vật liệu xây dựng, cung cấp các thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất, thay thế và bảo trì của doanh nghiệp Dưới đây là quá trình hình thành và phát triển của công ty Halana

● Tháng 3 - 2019: Thành lập công ty EI Industrial khởi điểm bằng việc kinh doanh đèn led với khách hàng đầu tiên là công ty cổ phần Nastec Việt Nam

● Tháng 8 đến tháng 12 - 2019: Thành công gọi vốn lần đầu, đạt được nhiều hơn đơn hàng tiềm năng

● Tháng 7 đến tháng 12 - 2020: Chuyển mình thành công ty công nghệ, tập trung phát triển nền tảng thương mại điện tử B2B đầu tiên tại Việt Nam

● Tháng 10 đến tháng 12 - 2021: Ra mắt sàn thương mại điện tử EI Industrial.com, tăng trưởng 200%, gọi vốn thành công 650.000 USD từ 2 quỹ đầu tư Cocoon Capital và Beenext

● Tháng 3 - 2022: Tái định vị thương vị và tên gọi từ EI Industrial thành Halana

Cơ cấu tổ chức quản lý

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu các phòng ban của công ty cổ phần Halana

(Nguồn: Phòng nhân sự công ty cổ phần Halana)

1.4.2 Nhiệm vụ các phòng ban

Công ty Cổ phần Halana đã xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự dựa trên mô hình chức năng tích hợp Với mục tiêu này, công ty đã triển khai một cấu trúc quản lý chặt chẽ để đảm bảo công ty được vận hành một cách hiệu quả Mỗi phòng ban của công ty sẽ đảm nhận các vai trò như sau:

Phòng thương mại: quản lý hai bộ phận có chức năng quan trọng gồm bộ phần bán hàng và bộ phận nguồn hàng

● Bộ phận bán hàng: tìm kiếm khách hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, hoàn thành các chỉ tiêu bán hàng được đề ra Phối hợp với bộ phận chăm sóc khách hàng để xử lý những vấn đề khách hàng gặp phải trong quá trình mua hàng cũng như cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng

● Bộ phận nguồn hàng: kết hợp với bộ phận mua hàng để tìm kiếm các nguồn cung cấp sản phẩm chất lượng - các nhà sản xuất, nhà phân phối chính hãng để liên hệ và đề xuất hợp tác Lên chi tiết cho mã sản phẩm, bảng giá, hình ảnh từng SKU để phối hợp với bộ phận Marketing nhằm trực quan hóa đưa sản phẩm lên nền tảng website của công ty

Phòng tài chính: thực hiện quản lý hai bộ phận tài chính và kế toán

● Bộ phận tài chính: tổng kết tình hình thu - chi và đưa ra những phân tích kịp thời để có những quyết định kinh doanh, hướng chi tiêu đúng đắn, đặt ra những mức ngân sách phù hợp với công ty và từng phòng ban hàng tháng, hàng quý Định hướng hoạt động cho bộ phận kế toán

● Bộ phận kế toán: thống kê, cập nhật và đối soát các hoạt động thu - chi hàng ngày của công ty Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, các báo cáo khác để tổng kết tình hình kinh doanh Thực hiện các thanh toán cần thiết

● Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý tài năng, phát triển năng lực cho tới các công việc quản lý chung trong công tác nhân sự, kết nối các phòng ban và hỗ trợ về cơ sở vật chất và tinh thần cho nhân viên công ty

Phòng vận hành: quản lý các bộ phận gồm mua hàng, chăm sóc khách hàng, kho vận và logistics

● Bộ phận mua hàng: đảm bảo đủ nguồn cung cho các đơn đặt hàng của khách hàng Quyết định đơn hàng của khách hàng sẽ được mua, nhập về công ty hay xử lý tại cơ sở nhà cung ứng, nhập kho hàng hóa

● Bộ phận kho vận: phân loại - soạn hàng - đóng hàng, đảm bảo đơn hàng được đóng gói trong thời gian chỉ định dự kiến và cập nhật tình hình đơn hàng trên hệ thống theo dõi đơn hàng nội bộ và bảo quản hàng hóa trong quá trình lưu kho hàng tại công ty

● Bộ phận chăm sóc khách hàng: phụ trách các công việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng như xác nhận đơn, tiếp nhận điều chỉnh đơn hàng từ khách hàng hoặc bộ phận bán hàng và tiến hành điều chỉnh ghi chú trên hệ thống

● Bộ phận logistics: điều phối hoạt động giao nhận của cả phòng vận hành, bao gồm nhập - xuất hàng Điều phối đơn hàng và quản lý đội ngũ shipper giao

16 hàng (lên lịch, tuyến đường, thứ tự giao hàng và trả lương cho shipper), thu tiền đơn hàng và báo cáo, thống kê với bộ phận kế toán mỗi ngày Cập nhật trạng thái đơn hàng để kiểm soát chi phí và cải tiến quy trình

Phòng Marketing: thiết kế và tạo ra các sản phẩm, chương trình khuyến mãi cho khách hàng, phối hợp với phòng Marketing số thiết kế các sản phẩm truyền thông về công ty và về sản phẩm

Phòng sản phẩm: quản lý mọi công việc liên quan đến công nghệ, sản phẩm số của công ty - website mua hàng, hệ thống quản lý đơn hàng nội bộ và app quản lý kho cho khách hàng Ghi nhận đóng góp của phòng vận hàng và phòng thương mại để đề ra thước đo hiệu suất công việc và hướng cải tiến sản phẩm nội bộ Định hướng hoạt động cho phòng công nghệ thông tin

Phòng công nghệ thông tin: thiết kế và điều chỉnh các sản phẩm số của công ty, thực thi các sáng kiến chuyển đổi số của công ty

Phòng Marketing số: chịu trách nhiệm về website bán hàng của công ty, bao gồm hiển thị danh mục sản phẩm được bộ phận nguồn hàng cung cấp và hiển thị các sản phẩm truyền thông về công ty và về sản phẩm hàng bán ra đã phối hợp thiết kế cùng phòng marketing.

Tình hình kết quả kinh doanh

1.5.1 Sản phẩm, ngành hàng kinh doanh

Halana là tổng kho sỉ vật tư công nghiệp, thiết bị xây dựng, kim khí, điện nước dành cho cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc Sản phẩm mà Halana đang kinh doanh là website cho cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc Sản phẩm mà Halana đang kinh doanh là website thương mại điện tử: cuahang.halana.vn - tại đây công ty cung cấp cho khách hàng một giải pháp công nghệ trực quan, thông minh và dễ dàng sử dụng Khách hàng có thể tìm kiếm, chọn lựa và mua sắm các sản phẩm, hàng hóa thuộc đa dạng các ngành hàng trong lĩnh vực xây dựng, bảo trì và sửa chữa trong đó tiêu biểu là các ngành hàng như: vật liệu thô, vật liệu xây dựng nền, phụ kiện đồ nghề, công cụ - thiết bị điện, công cụ cầm tay

1.5.2 Thị trường, phạm vi khách hàng hướng đến

Công ty hướng đến việc phân phối vật liệu xây dựng, thiết bị sửa chữa, bảo hành tại thị trường ở Việt Nam tuy nhiên tại thị trường này có tính phân tán cao, các sản phẩm đã đi qua nhiều trung gian buôn bán trước khi tới tay khách hàng cuối cùng

Công ty đã và đang trở thành nhà phân phối được ủy quyền từ nhà sản xuất của đa dạng danh mục sản phẩm, để thay thế mọi trung gian thường thấy trong quá trình mua hàng của những doanh nghiệp nội địa kinh doanh nhỏ, lẻ mang đến cho họ lợi ích về giá và thời gian mua hàng ngắn hơn, hướng đến các khách hàng không chỉ tại thành thị mà còn ở nông thôn trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam

Hình 1.4 Quy trình phân phối sản phẩm ở thị trường Việt Nam

Hình 1.5 Vị trí của Halana trong chuỗi cung ứng của thị trường

(Nguồn: Phòng thương mại công ty cổ phần Halana)

1.5.3 Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2020-2023

Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2022-2023 có xu hướng tăng qua các năm Song bên cạnh đó mặc dù doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng liên tục, tốc độ tăng lại có xu hướng giảm Nguyên nhân chủ yếu đến từ tính chất của ngành hàng - thị trường B2B khi khách hàng như các doanh nghiệp xây dựng lớn, lâu năm trong ngành rất ít khi thay đổi nhà cung cấp cho từng mặt hàng nhất định Trong năm 2021, doanh nghiệp tăng trưởng 45,8% về doanh thu song chi phí tăng 67,23% so với năm

2020 Điều này một phần khiến cho lợi nhuận giảm 13,29% với lý do tập trung vào các khách hàng doanh nghiệp lớn Sức mua cũng như giá trị đơn hàng của nhóm khách hàng này cao nhưng thị trường eo hẹp đã tiến đến giai đoạn bão hòa, mức độ cạnh tranh cao Giai đoạn sau đó vào năm 2022, công ty quyết định chuyển sang từ việc tập trung vào khách hàng mục tiêu B2B là các doanh nghiệp lớn thành những doanh nghiệp, cửa hàng vật liệu xây dựng nhỏ lẻ ở địa phương, trên địa bàn TP Hồ Chí Minh Tập trung phát triển chiến lược bán rẻ hơn so với mặt bằng chung của thị trường để gây ấn tượng tốt với khách hàng Điều này tuy khiến doanh thu giảm 15,92% so với năm 2021 nhưng chi phí được cải thiện rõ rệt khi các chi phí phát sinh

19 giảm 24,96% từ đó giúp cho lợi nhuận của công ty tăng trưởng 30,7% so với năm

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Halana giai đoạn 2020-

Giai đoạn Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

(Nguồn: Phòng tài chính công ty cổ phần Halana)

1.5.4 Báo cáo hoạt động kinh doanh 9 tháng đầu năm 2023

Với nền tảng và các chiến lược kinh doanh phát triển từ năm 2022 thì đến năm

2023 công ty đã có cho mình những bước nhảy tăng trưởng vượt trội về mặt doanh thu trong 7 tháng đầu năm Tuy nhiên với chiến lược chấp nhận bán sản phẩm với giá thấp hơn mặt bằng chung để mở rộng thị trường, thương hiệu của công ty Thêm vào đó là các chi phí phát sinh khác khiến cho lợi nhuận của công ty đang ở con số âm Song với sự tin tưởng vào tiềm năng phát triển của công ty thì vào tháng 6-2023, quỹ đầu tư quyết định tiếp tục rót vốn đầu tư cho công ty để phát triển theo định hướng hiện tại mà công ty đã lựa chọn

Hình 1.6 Tình hình kinh doanh Công ty cổ phần Halana 03 quý đầu năm 2023

1.5.5 Định hướng và chiến lược phát triển trong thời gian tới Định hướng của công ty đến hết năm 2024 vẫn là mở rộng thị trường, lan tỏa thương hiệu Halana và đưa tới tay khách hàng - Halana là một doanh nghiệp phân phối sản phẩm có giá cả cạnh tranh Tuy nhiên tính đến thời điểm hiện tại vị thế của công ty còn khá thấp và công ty vẫn phải nhập khẩu hàng hóa với chiết khấu chưa được công và hoàn toàn chịu sự chi phối của nhãn hàng về giá, chịu áp lực từ phía nhà cung cấp về khoản giá nhập hàng và phải chia sẻ chi phí vận chuyển đối với một số nhà cung cấp Vì thế, Halana luôn phải đặt nhiệm vụ thực hiện tốt trong quá trình lương thượng để đạt được sự tăng trưởng bền vững

CƠ CẤU LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Quy trình hoạt động mua hàng và khái niệm cơ bản liên quan

Quy trình mua sắm hàng hóa, sản phẩm của mỗi doanh nghiệp rất đa dạng và phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau cũng như dựa vào mô hình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đang theo đuổi Nhưng nhìn chung thì quy trình mua hàng sẽ bao gồm các hoạt động như sau:

Hình 2.1 Quy trình mua hàng

(2) : Lựa chọn nhà cung cấp

(6) : Theo dõi và đánh giá quy trình, nhà cung cấp

Purchasing - mua hàng là tập hợp những hoạt động liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu Đảm bảo hàng hóa được mua phải đúng với tiêu 5 Right Bên cạnh đó, bộ phận mua hàng còn phải chịu trách nhiệm xử lý về các thủ tục về mặt giấy tờ trong quá trình mua hàng với nhà cung cấp

Các yếu tố có sức ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng

Theo Vietnam Open Educational Resources (2022), sẽ có yếu tố chính ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của một tổ chức là yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong

2.3.1 Các yếu tố bên ngoài

Một trong những yếu tố khách quan ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ góp phần tăng doanh số cũng như mức độ tin cậy của khách khi mua hàng Và ngược lại nếu trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp để hợp tác không hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức cũng như không đảm bảo được tốc độ đáp ứng đơn hàng của khách, chất lượng và số lượng đầu ra Đặc biệt tại các thời điểm có sự biến động về giá cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng vì khi đưa ra chiến lược kinh doanh mỗi tổ chức sẽ đưa ra một khoảng ngân sách cho phép

Và bộ phận mua hàng sẽ phải thỏa thuận với nhà cung cấp để đề nghị một mức giá tốt nhất Ở mỗi mã sản phẩm kinh doanh thường mỗi tổ chức sẽ có từ hai đến ba nhà cung cấp Khi có sự biến động trong thị trường ngành kinh doanh thì bộ phận mua hàng có thể linh hoạt trong việc xoay nguồn hàng để đáp ứng đúng tiến độ Vậy nên để lựa chọn ra nhà cung cấp đúng đắn cho doanh nghiệp, bộ phận mua hàng nói riêng và cả tổ chức doanh nghiệp nói chung không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp, trong quá trình hợp tác phải luôn theo dõi và đánh giá khả năng đáp ứng, tình hình tài chính cũng như nguồn hàng mà nhà cung cấp đưa tới

❖ Nhu cầu của khách hàng, người tiêu dùng Để có doanh thu thì mỗi doanh nghiệp, công ty phải thỏa mãn được các nhu cầu của khách hàng Hay nói cách khác, nhu cầu của khách hàng là mục tiêu để tổ chức xây dựng kế hoạch mua hàng thích hợp Sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng cũng là một trong những yếu tố làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự thay đổi trong quá trình mua hàng Một ví dụ minh họa, khi một mặt hàng được đưa ra bán tại thời gian đầu sẽ là các mặt hàng đang có nhiều lượt mua, tìm kiếm trên thị trường hay có các chương trình khuyến mãi thu hút người mua Có thể thấy tiềm năng mua hàng của khách rất lớn và một số doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về một mức tồn

24 kho an toàn để linh hoạt đáp ứng cho khách hàng Nhưng sau một khoảng thời gian, khách hàng lại xuất hiện một nhu cầu khác với một mã sản phẩm nhiều giao diện và chức năng hơn thì làm cho sức mua giảm

❖ Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là yếu tố mà bất kỳ doanh nghiệp nào bắt đầu hoặc đã bước chân vào thị trường kinh doanh đều phải đối mặt Vậy nên việc tìm hiểu thế mạnh cũng như các điểm yếu vẫn còn tồn đọng tại các đối thủ cạnh tranh là một bước cần có Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại trong cơ chế vận hàng để có những bước đi chắc chắn và an toàn hơn Trong kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt trong các hoạt động mua hàng phần lớn sẽ cạnh tranh với nhau về giá và đối mặt với hàng loạt các nhà phân phối cạnh tranh Chưa kể các doanh nghiệp có được sự ủng hộ từ các quỹ đầu tư trong và ngoài nước Cùng với tình hình phát triển của công nghệ thì các đối thủ sẽ có nhiều phương thức khác nhau và hấp dẫn để tiếp cận được khách hàng Vì thế để thắng các doanh nghiệp khác thì tổ chức phải luôn theo dõi giá và các biến động trên thị trường kinh doanh Để đồng thời cập nhật được mức giá tốt cho khách hàng, bằng giá hoặc nhỏ hơn so với các đối thủ cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận mà tổ chức cần đạt được để duy trì tình hình tài chính của doanh nghiệp Ngoài vấn đề về giá cả thì để nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu chi tiết về cảm nhận trước và sau khi mua hàng cũng như nhu cầu mà khách hàng tìm đến doanh nghiệp

Thuế là vấn đề không tránh khỏi trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều hoạt động dưới sự theo dõi của cơ quan nhà nước hay cơ quan tại địa phương Thuế cũng sẽ là một phần tác động lên mức giá mà doanh nghiệp bán ra thị trường Khi một mức thuế cao được áp dụng cho một mã sản phẩm đang kinh doanh thì đồng nghĩa giá khi tới tay khách hàng sẽ rất cao và ảnh hưởng tới quyết định mua hàng của khách Đóng vai trò quan trọng trong tính hợp pháp của mặt hàng đang và sẽ kinh doanh

Khi thị trường có nhiều biến động cũng sẽ ảnh hưởng đến sức mua của khách hàng, trường hợp này xuất hiện với nhiều nguyên nhân như chi phí cho nguyên vật liệu đầu vào tăng ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán, xu hướng gia tăng khiến cho nguồn cung

25 không đáp ứng kịp nhu cầu Ngoài ra, khi tình hình kinh tế có chiều hướng đi xuống cũng gây ra một phần áp lực cho nguồn cung hay xảy ra các biến động trong xã hội như xuất hiện đại dịch Covid-19 vào năm 2018 khiến cho thị trường kinh doanh đứng lại không thể phát triển Đặc biệt đối với lĩnh vực mua hàng thì điểm quan trong để vận hành tốt quy trình là phải đảm bảo được sự ổn định của nguồn hàng

2.3.2 Các yếu tố bên trong

❖ Kế hoạch kinh doanh chi tiết Để quá trình kinh doanh có hiệu quả thì bắt buộc doanh nghiệp phải vạch ra một lộ trình cụ thể, các bước cần thực hiện và chỉ tiêu kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp cần đạt được Khi có một kế hoạch kinh doanh logic, doanh nghiệp sẽ cho nguồn lực hiểu được quy trình làm việc Ở kế hoạch kinh doanh này sẽ nêu ra thế mạnh mà doanh nghiệp hiện có giúp nắm bắt được những cơ hội và lợi thế cạnh trên thị trường Tùy vào từng giai đoạn, mà hoạt động mua hàng cần phải linh hoạt thay đổi chiến lược kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế Theo chiều hướng song song thì cả chiến lược kinh doanh cũng như hoạt động mua hàng đều có sự tác động lẫn nhau Đối với trong mua hàng, bộ phận cần có kế hoạch cũng như chiến lược làm sao để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp cũng như việc đảm bảo cho nguồn hàng đầu vào phải đủ và đáp ứng cho nhu cầu đầu ra Có các kế hoạch dự phòng cho các trường hợp thiếu hụt nguồn hàng Nên đẩy mạnh đầu tư vào sản phẩm nào bởi vì trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp sẽ kinh doanh ở nhiều mặt hàng và mỗi mặt hàng đều có doanh thu và vị trí, vai trò nhất định trong doanh nghiệp Đây là các mặt hàng đem lại doanh thu cao cho doanh nghiệp nên cần có kế hoạch, chính sách cho các mặt hàng này

❖ Tình hình tài chính của doanh nghiệp

Sau khi có kế hoạch và chiến lược kinh doanh chi tiết thì yếu tố ảnh hưởng tiếp theo cần quan tâm là chi phí Chi phí là vấn đề mà các doanh nghiệp đều phải theo dõi xuyên suốt trong quá trình kinh doanh, dòng tiền có đang ổn định hay không hoặc có vấn đề rủi ro gì đang trong tình trạng báo động cần phải giải quyết để hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất có thể Đặc biệt đối với hoạt động mua hàng, phải có chi phí cũng như dòng tiền ổn định để duy trì nguồn cung cấp Khi nguồn vốn ổn định thì mọi

26 hoạt động trong mua hàng cũng như vận hành được diễn ra một cách thuận lợi hơn cũng như tạo nhiều điều kiện nắm bắt các cơ hội phát triển thương hiệu, mặt hàng và quy mô trong quá trình kinh doanh

❖ Kết quả tiêu thụ Đây là giai đoạn để doanh nghiệp xem xét lại kết quả kinh doanh theo tuần hoặc quý Dựa trên số liệu và kết quả kinh doanh của kỳ trước để so sánh và đánh giá được mức tiêu thụ của từng mã sản phẩm có đúng như mục tiêu đề ra Nếu không thì nguyên nhân bắt đầu từ khâu nào và đưa ra hướng giải quyết kịp thời

Trong hoạt động mua hàng thì nguồn lực là yếu tố khách quan ảnh hưởng Bởi mọi hoạt động diễn ra để có được nguồn hàng, thỏa thuận giá cả sản phẩm có lợi cho doanh nghiệp đều được thực hiện bởi bộ phận mua hàng Do đó, nhân viên mua hàng phải có kiến thức sâu và có cái nhìn rộng để xem xét hướng đi nên thêm kinh doanh mặt hàng để tăng lợi nhuận Nắm bắt được hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời phân tích được tình hình thị trường để đề xuất cho doanh nghiệp các bước đi mới

 Sự tương tác giữa các bộ phận làm việc

Giao tiếp luôn là cách nhanh nhất để bắt đầu một mối quan hệ trong cả cuộc sống lẫn công việc Do đó việc trao đổi thông tin và tương tác tốt giữa các thành viên trong tổ chức rất quan trọng, giúp hiểu được tính chất công việc của nhau, giữa các bộ phận tìm được tiếng nói chung trong xử lý công việc Nếu như trong quá trình làm việc một bộ phận trong bộ máy vận hành không nắm được thông tin hoặc chưa hiểu rõ được quy trình thống nhất giữa các bộ phận gây đứt gãy trong xử lý công việc

Đề xuất các tiêu chí đanh giá nhà cung cấp

Theo Nguyễn Quốc Toản và Nguyễn Thị Mỹ Hạnh (2020), với nghiên cứu Lựa chọn nhà cung cấp vật liệu cho nhà thầu xây dựng bằng phương pháp AHP đã chỉ ra 8 tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn ra nhà cung cấp gồm giá, thời gian vận chuyển hàng hóa, chất lượng của sản phẩm, khả năng cung cấp hàng, năng lực của nhà cung cấp, tỷ lệ hàng hóa hư hỏng và chính sách bảo hành sản phẩm Nhóm tác giả đã thống kê riêng ở Việt Nam thì tổng chi phí vật liệu xây dựng đầu vào trong sản xuất xây dựng chiếm khoảng 45% chi phí xây dựng do đó khi xác định được các tiêu chí quyết định cho tiến độ thi công có thể thực hiện theo đúng như kế hoạch đặt ra hay không góp phần rất quan trọng Nhằm đạt được hiệu suất cao cùng với chất lượng, thời gian và giá cả hợp lý Sau quá trình phân tích dữ liệu, nhóm tác giả đã chỉ ra 3 tiêu chỉ được đánh giá quan trọng hơn gồm giá, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm

Theo Trần Thị Thắm, Nguyễn Trọng Trí Đức, Nguyễn Thị Lệ Thủy và Nguyễn Thắng Lợi (2019), với nghiên cứu Ứng dụng Fuzzy Topsis trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đã liệt kê ra 22 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, trong đó đề cập đến các tiêu chí quan trọng hàng đầu trong quá trình lựa chọn: chi phí, vận chuyển, chất lượng và khả năng đáp ứng Ngoài ra bài nghiên cứu còn phân loại nhà cung cấp thành 4 nhóm dựa trên tiêu chuẩn về kinh tế và môi trường, một nhà cung cấp được đánh giá cao khi đạt được hai tiêu chuẩn về kinh tế và môi trường giúp giảm tỷ đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí môi trường, chính trị bên cạnh các tiêu chí về kinh tế-sản phẩm góp phần giảm tỷ lệ rủi ro trong quá trình hợp tác, cung cấp sản phẩm khi ngoài thị trường có rất nhiều lựa chọn, sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ hay sự biến động rủi ro của thị trường

Theo Z.Zhang, H.Liao, J.Chang và A.Al-barakati (2018), cùng với nghiên cứu Green-Building-Material Supplier with a rough-set-enhanced quality function development đã chỉ ra 12 tiêu chí tương tự gồm: giá, thời gian giao hàng, chất lượng dịch vụ sản phẩm, chính sách bảo hành, năng lực nhà cung cấp, nguồn gốc sản phẩm, tỷ lệ hàng hóa hư hỏng, chính sách cho quá trình thanh toán, danh tiếng, khả năng đáp

28 ứng đổi mới, bảo vệ môi trường, mức độ quảng cáo sản phẩm Là các yếu tố tác động lên quyết định mua hàng của khách hàng đối với một sản phẩm với nhiều sự lựa chọn ngoài thị trường Bài nghiên cứu cũng chỉ ra việc tìm ra các tiêu chí cần thiết để đánh giá nhà cung cấp là một bước rất quan trọng cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 2.1 Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Tiêu chí Diễn giải tiêu chí Nguồn TLTK

Giá cả Tiêu chí nhằm so sánh và đo lường mức độ cạnh tranh về mặt giá cá so với các đối thủ trên thị trường

- C.Ho, P-M.Nguyen, R.VietNam và M.H.Shu

- Nguyễn Quốc Toản và Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

Thời gian giao hàng Tiêu chí nhằm đo lường mức độ giao hàng giao hàng và đáp ứng được hoạt động vận hành

- Trần Thị Thắm, Nguyễn Trọng Trí Đức, Nguyễn Thị Lệ Thủy và Nguyễn Thắng Lợi (2019)

Chất lượng sản phẩm Tiêu chí nhằm đo lường khả năng đáp ứng của sản phẩm khi tới tay khách hàng

- D.S.Verma (2013) Nguyễn Quốc Toản và Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

- Z.Zhang, H.Liao, J.Chang and A.Al-barakati

Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp

Tiêu chí nhằm đo lường được khả năng quản lý và đáp ứng các yêu cầu của người mua

- A.A.Patil và M.B.Kumthekar (2016) S.Patil và M.J.IAdavi

Chính sách bảo hành Tiêu chí nhằm đo lường được sự uy tín và trách nhiệm đối với các sản phẩm bán ra

(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY HALANA

Quy trình hoạt động mua hàng hàng tại công ty HALANA

Hình 3.1 Sơ đồ cơ bản về quy trình mở rộng và tìm kiếm hàng thuộc ngành kim khí của công ty cổ phần Halana giai đoạn 2022-2023

3.1.2 Phân tích các giai đoạn trong quy trình

Giai đoạn 1: Lên kế hoạch mở rộng nhóm ngành hàng kinh doanh

Hầu hết đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, phân phối hàng hóa nói riêng và các ngành nghề khác nói chung ngoài việc mong muốn tăng lợi nhuận cho công ty thì bản chất cốt yếu của hoạt động kinh doanh là bán được hàng cho khách hàng, nới rộng con số khách hàng so với với thời điểm hiện tại Do đó, việc lên kế hoạch mở rộng nguồn hàng rất quan trọng và cấp thiết cho chiến lược cũng như định hướng của công ty Việc lên kế hoạch mở rộng ngành hàng sẽ xoay quanh 3 hoạt động chính: nghiên cứu, khảo sát thị trường, xây dựng lộ trình phát triển

31 cho từng nhóm ngành hàng cụ thể và cuối cùng là hoạch định xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể dành riêng cho một ngành hàng đó

Giai đoạn 2: Tìm kiếm nguồn hàng và đơn vị cung cấp

Sau khi đã có các ý tưởng cụ thể cũng như các tiêu chí cần có trong nhóm ngành hàng cần mở rộng thì bước tiếp theo là tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp cho từng ngành hàng cụ thể Để tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp thì việc trước tiên phải xem xét ước tính các chi phí đầu vào là một phần không thể thiếu bao gồm ngân sách, chi phí vận hàng và các khoản chi phí phát sinh rủi ro so với quy mô dự tính ban đầu Tiếp theo là lựa chọn ra những nhà cung cấp nằm trong ngân sách cho phép và bắt đầu sàng lọc thêm một lần nữa thông qua các yếu tố: mức độ uy tín của nhà cung cấp, quy mô kinh doanh của nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũng như các yếu tố liên quan đến chính sách hậu mãi và dịch vụ trước và sau khi bán hàng (khuyến mãi, đổi trả khi hàng hóa bị hư hỏng, không như mong muốn của khách hàng) Cuối cùng trong giai đoạn này là quá trình đàm phán và thương lượng với các nhà cung cấp tiềm năng Trong suốt quá trình này sẽ liên quan đến việc thảo luận về các chính sách, điều kiện hợp tác và tìm kiếm sự thống nhất để đạt được một thỏa thuận kinh doanh mà cả hai bên đều có lợi

Giai đoạn 3: Số hóa và thương mại hóa sản phẩm thuộc nhóm ngành kinh doanh Đây là giai đoạn đưa các sản phẩm kinh doanh đến tay khách hàng, tiền đề cho các đơn đặt hàng của khách hàng được hình thành Sau khi hoàn thành các bước ở giai đoạn 2 đồng thời xác nhận được nhà cung cấp sản phẩm phù hợp trong danh mục hàng hóa nằm trong chiến lược mở rộng ban đầu Công ty sẽ cập nhật thông tin về những sản phẩm chuẩn bị cho ra mắt trên hệ thống dữ liệu nội bộ bao gồm các thông số: tên sản phẩm, quy cách, giá nhập, giá bán, tỷ lệ chiết khấu và các thông tin liên quan khác Các thông tin sản phẩm khi được cập nhật đầy đủ sẽ được liên kết qua phần mềm quản lý bán hàng Misa eshop và sản phẩm sẽ được hiện trên trang website bán hàng của công ty bắt đầu cho phép khách hàng tiến hành lên đơn đặt hàng Các hoạt động trên sẽ được quản lý một cách hiệu quả thông qua việc tạo mã SKU hay còn gọi là Stock Keeping Unit - mã định danh hàng hóa cho từng mã sản phẩm Khi sản phẩm có sự thay đổi về quy cách, giá, trong quá trình kinh doanh thì công ty cụ thể là bộ

32 phận nguồn hàng kết hợp với mua hàng sẽ tiến hành cập nhật thông tin một cách nhanh chóng để mọi người nắm bắt được thông tin

Giai đoạn 4: Duy trì tính ổn định của nguồn cung và luồng hàng

Sau khi các sản phẩm đã đi vào hoạt động, được thêm vào doanh mục kinh doanh thì nhiệm vụ cần có của bộ phận mua hàng trong quá trình mua hàng sẽ quan sát và đánh giá về mức độ hiệu quả cung cấp sản phẩm của từng nhà cung cấp để có sự điều chỉnh và chủ động nhắc nhở để đảm bảo nguồn cung luôn đáp ứng được nhu cầu của từng đơn hàng với thời gian nhanh nhất Ngoài ra để bảo đảm bảo tính liên tục của nguồn cung cấp thì việc đánh giá và duy trì tính ổn định của nguồn cung cũng rất quan trọng khi phát hiện cũng như nhìn thấy được những rủi ro có thể xuất hiện trong giai đoạn kinh doanh tiếp theo để có các biện pháp phòng ngừa kịp thời tìm nhà cung cấp thay thế Bên cạnh đó, những vấn đề liên quan đến sản phẩm cũng được đặc biệt quan tâm và quản lý nhằm duy trì sự uy tín và chất lượng trong quá trình kinh doanh của công ty

3.1.3 Các mặt hàng kinh doanh tại công ty Halana

Trong giai đoạn mới thành lập, hướng kinh doanh của công ty sẽ được vận hàng theo hướng khách hàng cần sản phẩm nào thì bộ phận mua hàng mới tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp đối với các sản phẩm mới lần đầu và mua theo on demand chưa có phương án mua hàng tồn kho đối với bất kỳ một sản phẩm nào Trong vòng 5 năm sau khi thành lập tính đến tháng 02/2024, công ty Halana đã cho ra mắt thêm nhiều sản phẩm phục vụ cho nhu cầu của khách hàng trên sàn thương mại điện tử và có mối quan hệ hợp tác cố định đối với các nhà cung cấp Hiện nay, công ty đang kinh doanh với đa dạng ngành hàng như: cáp điện, thiết bị điện, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, sơn - chống thấm, tẩy rửa - kết dính, hàng kim khí Ngoài ra, công ty còn cho ra mắt các sản phẩm mang thương hiệu Halana như sơn đa năng Halana, ốc vít Halana Nếu như giai đoạn đầu, công ty ra chiến lược tập trung chính vào phân khúc cáp điện thì bắt đầu vào tháng 07/2023 công ty đã quyết định mở rộng thêm ngành hàng kim khí, bổ sung thêm các mã hàng bán chạy có lợi nhuận

Bảng 3.1 Các mặt hàng có doanh số cao tại Halana

Mặt hàng Doanh số tháng 01/2024 Doanh số tháng 02/2024

(Nguồn: Phòng tài chính và phòng mua hàng tại công ty Halana)

Theo như doanh số được thống kê tại bảng thì doanh số của mặt hàng cáp điện giảm 1,6%, tỷ lệ mua hàng giảm đi khá nhiều sau khi không còn chính sách trợ giá cho khách hàng Nếu như chiến lược trong năm 2023 của công ty, việc chạy số sẽ tập trung vào mặt hàng cáp điện và với hướng suy nghĩ việc trợ giá mặt hàng cáp điện sẽ khiến các khách hàng mua thêm các sản phẩm tại ngành hàng khác của công ty Tuy nhiên chiến lược này không khả quan khi doanh số của mặt hàng cáp điện vẫn ổn định trong khi mục tiêu của công ty là hướng khách hàng tới các sản phẩm khác lại không thành công Thế nên đầu nằm 2024, công ty đã đưa ra quyết định không trợ giá cáp điện thay vào đó đẩy mạnh quảng bá, tìm kiếm nhà cung cấp để đa dạng nguồn cung cho mặt hàng kim khí tại công ty Với năm 2023, công ty gồm có 3 nhà cung cấp mặt hàng kim khí thì tính đến tháng 02/2024 công ty đã có thêm 7 nhà cung cấp kim khí cùng với chiến lược kinh doanh và giá cả hợp lý thì mặt hàng kim khí có sự tăng trưởng 0,66% chiếm phần lớn trong doanh thu hàng kim khí là các sản phẩm bulong, ốc vít Nhận thấy đây là một cơ hội mới và có nhiều chi tiết cần phân tích nên bài báo cáo này sẽ tập trung phân tích vào nhóm hàng kim khí.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

3.2.1 Các tiêu chí ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp tại Halana Để trong quá trình kinh doanh và vận hành quy trình được thuận lợi thì việc đưa ra các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp rất cần thiết mà bộ phận mua hàng cần quan tâm để từ đó xem xét chọn ra nhà cung cấp thích hợp dựa trên xu hướng của thị trường và nhu cầu mà khách hàng mong muốn Các mặt hàng kim khí mà công ty hiện tại

34 đang kinh doanh phần lớn tập trung vào phân khúc phục vụ cho lĩnh vực ngành Xây dựng Theo như thống kê của bộ phận chăm sóc khách hàng đối với 10 khách hàng mang lại doanh thu cao cho công ty về mặt hàng kim khí thì có tới 60% khách hàng là những cửa hàng kinh doanh chuyên về vật liệu xây dựng Dựa trên các nghiên cứu cũng như dựa trên cơ sở lý thuyết đề xuất các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp được đề cập tại chương 2 của các tác giả cùng với căn cứ vào tình hình kinh doanh hợp tác với các nhà cung cấp hiện tại thì có 5 tiêu chí ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp tại Halan bao gồm về giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng của sản phẩm, khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, chính sách bảo hành sau khi mua

Bảng 3.2 Danh sách khách hàng có lượt mua mặt hàng kim khí nhiều nhất

Danh sách 10 khách hàng có lượt mua mặt hàng kim khí nhiều nhất

Thứ tự Tên cửa hàng Giá trị

1 Cửa hàng vật liệu xây dựng Thuận Phát 4.897.552

2 Cửa hàng vật liệu xây dựng Thiên Phước 27.048.386

3 Cửa hàng vật liệu xây dựng Quang Vinh 26.534.371

4 Cửa hàng vật liệu xây dựng Phương Nam 33.824.378

5 Cửa hàng vật liệu xây dựng Ngọc Long 2.087.196

10 Cửa hàng vật liệu xây dựng Kim Hằng 15.345.486

(Nguồn: Phần mềm quản lý misa Halana)

Hình 3.2 Thống kê quy mô kinh doanh của 10 khách hàng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

3.2.2 Phân tích dữ liệu khảo sát theo phương pháp AHP

Phương pháp AHP là phương pháp định lượng thường được sử dụng để đánh giá và lựa chọn những yếu tố có tác động đến sản phẩm và dịch vụ

Bảng 3.3 Thang đánh giá 9 mức so sánh của phương pháp AHP

Mức độ quan trọng So sánh

3 Tương đối quan trọng hơn

9 Tuyệt đối quan trọng hơn

Hình 3.3 Các bước thực hiện theo phương pháp AHP

Từ dữ liệu của bộ phận chăm sóc khách hàng, tiến hành khảo sát 10 khách hàng có lượt mua hàng nhiều nhất để xếp hạng 5 tiêu chí: giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng của nhà cung cấp và chính sách bảo hành Từ đó, đưa ra thứ tự tiêu chí ưu tiên mà khách hàng quan tâm trong quá trình thực hiện lựa

So sánh các cặp tiêu chí đã lựa chọn

Tính trọng số Wi Tính chỉ số nhất quán CR

37 chọn người bán và sản phẩm như mong muốn Việc xếp hạng thứ tự ưu tiên các tiêu chí được thực hiện thông qua phương pháp AHP với các bước cụ thể như:

(1): Phân tích vấn đề và xác định mục tiêu

(2): Xác định các yếu tố, tiêu chí

(3): Tiến hành thu thập ý kiến từ các chuyên gia

(4): Thiết lập ma trận so sánh cặp

Bảng 3.4 Ma trận so sánh các cặp tiêu chí

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Bảng 3.5 Chuẩn hóa ma trận các cặp tiêu chí

Bảng 3.6 Trọng số của các tiêu chí

⇒ Kết quả: vì CR = 0,04 < (10%) nên hợp lý

⇒ Kết quả: vì CR = 0.08 < (10%) nên hợp lý

Sau quá trình tiến hành khảo sát, thu thập và phân tích dữ liệu từ 10 khách hàng thường xuyên mua và có trải nghiệm nhiều trong suốt quá trình mua hàng với mặt hàng sản phẩm kim khí từ cửa hàng Halana trong khoảng thời gian từ tháng 07/2023 đến 02/2024 đã thu được kết quả trong việc phân tích yêu cầu của khách về 5 tiêu chí liên quan đến sản phẩm cũng như yếu tố mà bộ phận mua hàng và đối tác cung cấp cần quan tâm như sau:

Bảng 3.34 Kết quả xếp hạng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Tiêu chí Trọng số Mức độ ƣu tiên

Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp 0,173 3

Dựa trên kết quả thu được từ khách hàng đã có trải nghiệm tốt khi mua hàng tại công ty Halana, việc tiến hành khảo sát đối với 10 khách hàng này góp phần làm cho số liệu được chính xác và hiệu quả nhất khi là nhóm khách hàng đã và đang trải nghiệm các mặt hàng kim khí tại công ty, trong quá trình kinh doanh nhóm khách hàng này đã có những góp ý và mong muốn phía công ty có thể hoàn thiện hơn ở sản phẩm sau khi sử dụng Sau quá trình khảo sát thì tiêu chí mà khách hàng chú trọng nhất khi đưa ra quyết định tiến hành mua hàng dựa trên tiêu chí về chính sách bảo hành Lý do phần lớn khách hàng chọn đây là tiêu chí quan trọng vì hàng ngũ kim đối với một mã sản phẩm gồm nhiều thông số đôi khi khách hàng không có nhiều kinh nghiệm trong cách chọn công dụng như ý muốn xuất hiện trình trạng đặt sai mã hoặc gặp các sản phẩm lỗi thì chính sách đổi trả hay bảo hành hàng hóa có thể hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua hàng và sau sử dụng Đồng thời phản ánh được sự uy tín trong kinh doanh của công ty góp phần giúp khách hàng có sự tin tưởng hơn bên cạnh tiêu chí giá cả và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp Trong quá trình tìm kiếm nguồn cung phía bộ phận mua hàng đã cố gắng tối ưu để tiếp cận nguồn cung gần nhất thay vì phải qua nhiều trung gian để được giá cả hợp lý do quyết định mua hàng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng bởi giá cùng với việc đi đôi với chất lượng Và yếu tố ít quan trọng ảnh hưởng đến quyết định khả năng mua hàng nằm ở tiêu chí thời gian giao hàng Với thời gian giao hàng được đề nghị trong thời gian đầu mở rộng ngành kim khí là T+2 đồng thời cũng nhận được sự đồng ý từ phía khách hàng khi trao đổi về thời gian nhận hàng trong khâu xác nhận đơn từ bộ phận chăm sóc khách hàng Tiêu chí khách hàng quan tâm vẫn là yếu tố chính sách bảo hành Vì mặt hàng ngũ kim khá là nhiều biến thể nên việc phân loại cũng mất thời gian hơn so với các sản phẩm công ty đang kinh doanh Bên cạnh đó thì theo quan sát trong thời gian đầu mới kinh doanh ở mặt hàng kim khí, nhân viên gặp khó khăn cũng như xuất hiện các trình trạng soạn hàng sai mã hoặc nhầm các thông số sản phẩm giữa nhau khiến mất thời gian hoàn hàng và giao lại cho khách đây cũng là nguyên nhân để căn cứ đưa ra thời gian giao hàng dự kiến đối với các đơn có sản phẩm ngũ kim Căn cứ vào kết quả khảo sát, bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào mức độ ưu tiên của từng tiêu chí để đánh giá lại các nhà cung cấp hiện đang hợp tác và làm các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp mới cho phù hợp

Thực trạng trong việc mua hàng và mở rộng ngành hàng kim khí tại

Giai đoạn 1: Lên kế hoạch mở rộng ngành hàng kim khí

❖ Mục đích của việc lựa chọn mở rộng ngành hàng kim khí của công ty

Hiện tại mặt hàng kinh doanh chính cùng với các đơn hàng lớn sẽ tập trung vào việc chạy đơn cho dây cáp điện Cadivi - Daphaco Như đã đề cập định hướng công ty tập trung các đơn hàng có giá trị cao và có xu hướng bán giá thấp hơn so với mặt bằng chung để thu hút khách hàng do đó để bù đắp cho việc bán lỗ dây cáp điện thì việc đa dạng hóa ngành hàng cụ thể là mở rộng và lấn chân vào ngành kim khí giúp công ty đa dạng hóa danh mục sản phẩm, đồng thời khẳng định được sự linh hoạt trong lối kinh doanh với khả năng không ngừng đổi mới Việc phát triển ngành hàng kim khí không những đa dạng hóa ngành hàng kinh doanh mà còn góp phần tạo ra một nguồn thu khác có thể giúp công ty giải quyết được vấn đề chi phí vận hàng và bù đắp được phần nào khoản lỗ trong việc kinh doanh cáp điện

❖ Khảo sát thị trường Đây quá trình tìm ra tiềm năng phát triển của ngành hàng kim khí, Halana đã áp dụng một hệ thống phân tích rõ ràng từ đó tìm ra hai yếu tố then chốt đóng góp vào quá trình phát triển ngành hàng kim khí: quy mô hiện tại của thị trường và tiềm năng phát triển của thị trường đó Để kế hoạch kinh doanh mở rộng và phát triển ngành hàng được thực hiện một cách tối ưu, thành công và đạt được hiệu quả tốt nhất thì đây được xem là hai khía cạnh quan trọng cần được xem xét

Theo phân tích từ phòng thương mại của công ty, hiện nay thị trường các sản phẩm kim khí phục vụ cho các hoạt động sửa chữa, bảo hành và thay thế tại Việt Nam đang có giá trị lên đến 4 tỷ USD Ngành xây dựng hiện nay ngày càng phát triển và có xu hướng tăng trưởng mạnh đi đôi với đó là các nguyên vật liệu bổ trợ cho ngành xây dựng cũng tăng lên Ngoài phục vụ cho các công trình xây dựng thì đồ kim khí như đinh vít, bulong, là những vật dụng không thể thiếu trong mỗi hộ gia đình, Với sự phát triển mạnh mẽ với lượng hàng hóa xuất hiện trong thị trường ở mức hơn 300.000 SKUs với đa dạng các sản phẩm, mẫu mã, chức năng và nhà sản xuất Dựa vào tiềm năng phát triển của thị trường này, công ty có thể tận dụng dựa trên lợi thế cạnh tranh về giá cả và sự sáng tạo trong phương thức kinh doanh Bằng cách xác định và hiểu rõ cả hai yếu tiềm năng và quy mô, Halana có thể vạch ra hướng đi chính xác hơn, từ đó

50 tạo ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp mang tính đột phá cũng như phù hợp với nhu cầu của khách hàng đối với ngành hàng kim khí Cùng với những chuyển biến tích cực trong nền kinh tế sau đại dịch thì đây là một thị trường đáng được quan tâm và phát triển cho các công được xây dựng theo mô hình công ty start-up

❖ Xây dựng lộ trình phát triển cho ngành hàng kim khí Đây là giai đoạn đánh giá các lợi thế cạnh tranh của công ty trong quá trình kinh doanh và phát triển ngành kim khí, thời gian lên ý tưởng và thực hiện trong bao lâu cũng như chất lượng yêu cầu cần đạt được khi kế hoạch được triển khai Bên cạnh đó, xây dựng các kế hoạch dự phòng cho các trường hợp xuất hiện các rủi ro ảnh hưởng đến dự án

Lợi thế lớn nhất của Halana khi tham gia phát triển vào ngành hàng này là từ xuất phát điểm là một công ty tiên phong trong lĩnh vực số hóa và thương mại điện tử B2B tập trung vào mảng sản xuất, xây dựng và bảo hành Cùng với đó là hệ thống vận hành được xây dựng dựa trên lượng dữ liệu mà Halana đã tích lũy trong hơn 4 năm hoạt động và phát triển Lợi thế này giúp họ nắm bắt được xu hướng của thị trường, nhu cầu của khách hàng và có được các mối quan hệ nhất định và uy tín để có nguồn cung cấp nguyên vật liệu và nhiều thông tin liên quan khác trong lĩnh vực kim khí Lợi thế tiếp theo là sự linh hoạt trong việc vận hành, quản lý vốn qua việc thương lượng với các nhà cung cấp để đạt được mức chiết khấu hợp lý cũng như về khoản thời gian công nợ khi thanh toán tiền hàng Ngoài ra, việc có sự hỗ trợ nguồn vốn từ các nhà đầu tư cũng giúp cho công ty duy trì được sự ổn định và linh hoạt trong lối kinh doanh, có kinh phí để thực hiện các chiến lược một cách hiệu quả và nhanh chóng Song bên cạnh các lợi thế mà Halana đang có vẫn xuất hiện các bất lợi khi phải đối mặt với sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp đã có chỗ đứng, có cùng ngành nghề kinh doanh Với quy mô hiện tại của Halana thì đối thủ cạnh tranh phần lớn là các doanh nghiệp, các nhà phân phối, nhà bán lẻ vật liệu, thiết bị xây dựng như Công ty cổ phần

Cơ khí và xây dựng Đặng Gia, Công ty TNHH Bình Lợi, Đây là những công ty giống Halana về mô hình hoạt động, thị trường và mạng lưới khách hàng hướng tới

❖ Hoạch định kế hoạch triển khai cho chiến lƣợc Đây là giai đoạn công ty cần giải quyết các vấn đề như tìm kiếm các đơn vị, các nhà cung cấp từ các khu vực nào, cách thức vận hành và bán hàng kim khí như thế nào

51 là phù hợp khi bối cảnh ngành kim khí là một ngành không mới và thị trường chủ yếu được bán ra theo phương pháp truyền thông (hoạt động trao đổi mua bán được diễn ra trực tiếp tại nơi bán hàng)

Trong việc lựa chọn khu vực để tìm kiếm nguồn cung cấp sản phẩm, Halana đã chọn cho mình 2 khu vực chính để tập trung tìm kiếm nguồn cung Khu vực tập trung chính yếu là quận 5 và cụ thể sẽ tập trung vào khu vực chợ Kim Biên , các cửa hàng vật tư lân cận thuộc đường Hải Thượng Lãn Ông, đường Trang Tử, đường Kim Biên, Khu vực được lựa chọn thứ 2 là khu vực xung quanh chợ Dân Sinh Một trong số khu vực tập trung nhiều cửa hàng kinh doanh các mặt hàng công cụ điện nước, vật liệu xây dựng, các mặt hàng kim khí dân dụng, Hai khu vực này là nơi thuận lợi để công ty có thể thực hiện các chiến lược kết nối các cửa hàng kinh doanh truyền thống lại với nhau, cộng với đó là sự phát triển vượt bậc của nền tảng công nghệ sẵn có của công ty thì cơ hội phát triển của Halana tại thị trường rất lớn Với thị trường ngành kim khí, Halana chọn phương thức trải dài kinh doanh đối với nhiều mã, phạm vi hoạt động mở rộng hầu như kinh doanh với tất cả các loại sản phẩm trong ngành này Theo kế hoạch của phòng thương mại, mục tiêu mà công ty cần hướng đến cuối năm 2023 là phải phủ sóng được 70% đến 85% của danh mục sản phẩm kim khí để phân phối ra thị trường Mục tiêu dài hạn tại thị trường này là đến hết quý 2 năm 2024, công ty sẽ phủ trên 90% tổng số mặt hàng trong ngành kim khí

Theo như phân tích về tâm lý của khách hàng khi mua hàng của công ty, đa số khách hàng sẽ có xu hướng đánh giá về giá của toàn bộ sản phẩm bán ra sẽ cao hơn mặt bằng chung thị trường khi xuất hiện trình trạng một mã đắt hơn so với thị trường tại cửa hàng đó Nắm bắt và hiểu rõ tâm lý đó, Halana đã chấp nhận những khoản hòa vốn thậm chí lỗ khi bắt đầu và vận hành trong việc kinh doanh các dòng sản phẩm được khách hàng mua nhiều Từ đó tạo niềm tin và uy tín khiến cho tên tuổi của các dòng sản phẩm này cũng như thương hiệu cho công ty là nơi cung cấp các dòng sản phẩm kim khí có giá cả cạnh tranh với thị trường Bên cạnh đó, một phần khiến khách hàng hài lòng về chất lượng phục vụ của công ty là chính sách miễn phí giao nội bộ trong TP.HCM và tỉnh lân cận miền như Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Dak Lak Thêm vào đó, công ty còn căn cứ vào số lượng đơn của mỗi khách hàng, mỗi cửa

52 hàng cũng như giá trị của từng đơn gộp lại để áp dụng các chính sách khuyến mãi vàng, bạc, đồng phù hợp cho khách hàng

Giai đoạn 2: Tìm kiếm nguồn hàng và đơn vị cung cấp

❖ Ƣớc lƣợng chi phí đầu vào ban đầu

Ngân sách dự tính khi gia nhập vào thị trường ngành kim khí được dự kiến trong thời gian hoạt động từ năm 2023 đến năm 2025 Để thực hiện được kế hoạch này thì công ty đã tiến hành phân tích và xem xét các yếu tố quan trọng có ảnh hưởng quan trọng như chi phí vận hành, đầu tư cho chi phí phát triển các chương trình marketing, dịch vụ cũng như các khoản phí liên quan đến việc tìm kiếm và duy trì cho nguồn cung cấp Việc thực hiện động tác này giúp công ty chủ động được các kế hoạch mở rộng nguồn hàng và cũng như ngân sách cho các mặt hàng có được mức tồn kho an toàn với chi phí phù hợp trong quá trình mua hàng Hơn nữa dự tính cho số tiền trong việc mua hàng hàng kim khí tại khu vực này ổn định ở mức 35 - 42 triệu đồng/ngày Tuy nhiên căn cứ vào trình trạng đơn hàng trải dài trong suốt tháng 10 thì lượng đơn mua dành cho mục hàng này chưa thật sự mang lại con số ấn tượng, sức mua còn thấp khiến cho chỉ tiêu đặt ra không được như mong đợi Cụ thể, dựa trên chi phí mua hàng ngành kim khí tại khu vực chủ lực Kim Biên ở quận 5 trong tháng 10 là 245.846.742 triệu đồng Điều này đã một phần ảnh hưởng làm cho công ty phải tìm cách giải quyết các vấn đề trong việc cân đối chi phí khi chưa có sản lượng tốt Bên cạnh đó, ở danh mục ngành hàng này nếu chi phí cho việc vận hành quá cao sẽ khiến cho nguồn cung bị cắt giảm vì trong quá trình thương lượng để bắt đầu hợp tác mua hàng từ nhà cung cấp, phía bộ phận mua hàng cũng sẽ cam kết doanh số tuần, tháng là bao nhiêu để đạt được mức chiết khấu tốt Do đó, khi sản lượng không tốt cũng sẽ khiến cho chất lượng của các nhà cung cấp cũng giảm xuống khi không đủ tiền chi trả trong ngày và không đủ uy tín để đàm phán một công nợ phù hợp để công ty có thời gian xoay dòng tiền

❖ Tìm kiếm các đơn vị cung cấp sản phẩm

Các hoạt động liên quan đến hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp gồm: hoạch định khu vực tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng, kết nối và đàm phán về việc kinh doanh với nhà cung cấp, tiến hành ký kết và thỏa thuận Tiêu chí đầu tiên mà Halana luôn đặt lên hàng đầu là uy tín của nhà cung cấp đảm bảo có thể đáp ứng các yêu cầu và cam kết của công ty Bên cạnh giá cả, chất lượng của sản phẩm cũng là tiêu chí

53 khiến cho khách hàng đưa ra quyết định mua hàng Uy tín của nhà cung cấp sẽ đảm bảo rằng hàng hóa khi được phía bộ phận mua hàng lên đơn và giao đến tay khách hàng là những sản phẩm chính hãng, không bị hỏng hóc, hỗ trợ sau mua hàng, vận chuyển sản phẩm và thực hiện nghiêm túc chính sách đổi trả khi phát hiện sản phẩm không đáp ứng đúng chất lượng

Tính từ thời gian thành lập đến hiện tại, Halana đã thiết lập được sự hợp tác với một số nhà cung cấp trong ngành kim khí, đáng chú ý như:

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại công ty HALANA

3.4.1 Các yếu tố bên ngoài

Theo Qiu.G và Guo (2022), từ năm 2015 sản lượng cũng như lợi nhuận ngành kim khí có mức tăng trưởng đáng kể và thị trường Trung Quốc hiện là nơi tập trung nhiều nguồn nguyên vật liệu, sản phẩm đã thành phẩm và các công cụ kim khí do đó ngành hàng kim khí cũng một phần phải chịu tác động bởi thị trường Trung Quốc Tình hình này cũng là những nguy cơ có thể ảnh hưởng tới hiệu quả trong việc vận hàng và mua hàng hàng hóa ngành kim khí khi thị trường Trung Quốc bất ngờ xuất hiện các biến động trong khâu nhập hàng, giá cả, thiếu hụt nguồn cung,

❖ Khách hàng và nhà cung cấp

Là hai yếu tố ảnh hưởng đến sức mua - sức bán của công ty Các nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng trong suốt quá trình mua hàng của bộ phận mua hàng Bởi họ là những đối tác sẽ cung cấp hàng hóa cho công ty trong quá trình kinh doanh các mặt hàng kim khí Khi các nhà cung cấp xuất hiện các trình trạng thường xuyên giao hàng chậm, thay đổi giá cả sản phẩm không thông báo trước hoặc trình trạng hết hàng liên tục đối với các mặt hàng mang lại lợi nhuận cao đều có ảnh hưởng tiêu cực đến tính hiệu quả của quá trình mua hàng Yếu tố thứ hai tác động lên quá trình mua hàng là về phía khách hàng Trình trạng khách hàng không tuân thủ cam kết như không nhận hàng, thay đổi thời gian nhận hàng hoặc thay đổi đơn hàng sau thời gian mà bộ phận mua hàng đã xử lý xong đơn cũng gây ra không ít khó khăn và khiến cho các bộ phận trong công ty ở trạng thái bị động, không xoay sở kịp và làm tiêu hao các khoản chi phí không nên có trong khâu vận hành

Bảng 3.36 Thống kê tình trạng đơn hàng diễn ra từ 01/08/2023 – 31/10/2023

5001 đơn đặt hàng từ ngày 01/08/2023 - 31/10/2023 Đơn trạng thái vận hành bình thường Đơn trạng thái vận hành gấp

Dựa trên số liệu trên các đơn được vận hành ở trạng thái bình thường (diễn ra theo ngày dự kiến giao nhận đã đưa ra) chiếm 89,76%, còn lại chiếm 10,24% nằm ở các đơn hàng khách cần hàng gấp làm cho quá trình vận hành đơn hàng của bộ phận

63 mua hàng bị ảnh hưởng Thứ nhất về tiến độ gom hàng, được hiểu nếu đúng như dự kiến trong buổi sáng sẽ gom được tổng 30 đơn hàng có mặt sản phẩm kim khí thì theo như dự kiến hàng hóa sẽ được vận chuyển về công ty Tuy nhiên trong quá trình vận hành xuất hiện các đơn hàng cần giao gấp thì bộ phận phải ưu tiên xử lý làm cho các đơn hàng bị chậm tiến độ

3.4.2 Các yếu tố bên trong

Về cách bố trí nguồn lực, cách sử dụng nguồn lực và bố trí công việc cho bộ phận mua hàng nói riêng và bộ phận vận hành nói chung có tác động trong việc ảnh hưởng đến quy trình có hiệu quả hay không Cụ thể trong bộ phận mua hàng các thành viên của bộ phận sẽ phân công cho từng thành viên sẽ đảm nhận và chịu trách nhiệm chính cho từng lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh Việc này giúp cho quá trình mua hàng không bị chồng chéo với nhau Tuy nhiên mỗi thành viên cũng cần trang bị các kiến thức cũng như nắm được thông tin hàng hóa mà các thành viên còn lại đang chịu trách nhiệm phòng khi các trường hợp xảy ra như: nhân viên nghỉ phép, công tác hoặc nghỉ việc, để đảm bảo công việc mua hàng vẫn được diễn ra Việc bố trí công việc cụ thể giúp cho từng thành viên giải phóng triệt để được năng lực và khả năng của bản thân

Về kiến thức, quan hệ trong kinh doanh của nguồn lực (bộ phận mua hàng): việc hiểu được thị trường ngành kim khí cũng như có các được các mối quan hệ tốt giúp cho việc tìm kiếm nguồn hàng thay thế cũng nhanh chóng hơn Điển hình trong thời gian gần đây, việc mở chương trình khuyến mãi cho mặt hàng Apollo khiến cho lượng đặt hàng của khách vô cùng lớn trong khi nguồn cung của nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng được Thì bộ phận mua hàng đã kiếm được một nhà cung cấp mới một cách nhanh chóng với giá cả hợp lý nhờ vào mối quan hệ được tạo dựng trong quá trình kinh doanh

❖ Tốc độ xử lý đơn hàng của các bộ phận liên quan Để quá trình mua hàng được diễn ra cho đơn hàng của khách hàng thì điều kiện tiên quyết đầu tiên là khách hàng phải xác nhận có đặt các mã sản phẩm và số lượng như PO23-2308-00036 (đã minh họa tại giai đoạn 4) Quá trình này sẽ thực hiện và

64 xác nhận bởi nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng Do đó, quá trình mua hàng được diễn ra nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào tốc độ xác nhận đơn của bộ phận chăm sóc khách hàng Khâu xác nhận giúp cho bộ phận mua hàng chắc chắn với số lượng mã hàng khách đặt tránh trình trạng khách hủy đơn hay đặt sai số lượng khách mong muốn làm xuất hiện trình trạng tồn kho không mong muốn tại công ty Tại mỗi giai đoạn, các hoạt động như mua hàng, gom hàng đến điểm tập kết, kiểm tra hàng hóa, sắp xếp vận chuyển về kho và nhập kho đều phải tuân thủ theo một quy trình cũng như thứ tự nhất định Nên tốc độ xử lý có thể đảm bảo nhanh chóng hay không đều phụ thuộc vào khả năng thực hiện của từng cá nhân đảm nhận trách nhiệm trong mỗi bước của quy trình Đối với khâu vận chuyển cũng ảnh hưởng tới hiệu quả mua hàng, hiện tại công ty đang hợp tác với Ahamove trong việc vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng Nếu bộ phận mua hàng có ngân sách cho phép trong hoạt động mua hàng thì bộ phận vận chuyển cũng tồn tại một ngưỡng ngân sách cho phép Vì để tiết kiệm được ngân sách vận chuyển thì bộ phận này sẽ ghép chuyến với một tài xế sẽ đi nhiều địa điểm khách tại các vị trí gần nhau Nên tốc độ cũng như thời gian nhận hàng của khách sẽ phụ thuộc vào bộ phận vận chuyển Bên cạnh đó, việc gom hàng tại điểm tập kết tại quận 5 sẽ diễn ra với số lượng gom hàng lớn không chỉ có các mã sản phẩm ngành kim khí mà còn các nhóm ngành khách mà công ty đang kinh doanh nên phần lớn hàng hóa sẽ được đưa về công ty bằng xe van hoặc xe tải Đôi lúc cũng xảy ra sai sót hoặc chậm trễ trong khâu đặt xe lấy hàng khiến cho hàng hóa về công ty không đúng với dự tính Làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng dự kiến tới khách hàng

❖ Trách nhiệm làm việc giữa các phòng ban

Sự liên kết truyền đạt thông tin hiệu quả cũng như giao tiếp giữa các bộ phận đóng một vai trò quan trọng và có tác động đến tính hiệu quả của quy trình Nếu thông tin không được truyền đạt và cập nhật liên tục thì không chỉ gây ảnh hưởng cho lợi ích của khách hàng mà còn cho uy tín của công ty Vì vậy trách nhiệm giữa các phòng ban rất quan trọng đôi khi cũng trở thành thách cho bộ phận mua hàng Sự hợp tác và không đùn đẩy trách nhiệm cho nhau là yếu tố quyết định cho tính minh bạch và hiệu quả của quy trình Bộ phận chăm sóc khách hàng phải cập nhật thông tin chính xác một cách nhanh chóng khi khách hàng có thay đổi, bộ phận mua hàng phải bảo đảm

65 hàng hóa về đúng dự kiến đầy đủ số lượng, bộ phận kho phải có trách nhiệm kiểm tra và kí nhận số lượng hàng hóa đã nhận có đầy đủ hay không để tiến hành nhập kho đóng gói soạn hàng và cuối cùng là bộ phận vận chuyển phải giao hàng tới khách đúng với ngày dự kiến

❖ Sự ổn định của hệ thống quản lý dữ liệu, Admin Halana, Misa eShop

Halana là công ty kinh doanh trên nền tảng sàn thương mại điện tử, khách hàng sẽ lên đơn bằng ứng dụng thay vì cách truyền thống là tới tại địa điểm khách hàng và mọi thông tin cũng như dữ liệu sẽ được lưu trữ bằng hệ thống quản lý đơn hàng của công ty Tuy nhiên vẫn xuất hiện trình trạng mỗi khi hệ thống Admin có sự cập nhật hoặc có sự thay đổi dẫn đến trình trạng hệ thống xử lý chậm, không hoạt động trong một thời gian ngắn là không thể tránh khỏi Gây ảnh hưởng đến quá trình xác nhận đơn hàng của bộ phận chăm sóc khách hàng và tốc độ tiếp nhận đơn của bộ phận mua hàng

Khi hệ thống xảy ra lỗi, bộ phận mua hàng không thể nhập đơn hàng lên phần mềm Misa gửi cho nhà cung cấp cũng như không biết được lượng hàng hóa đang tồn kho tại công ty để từ đó xác định đúng số lượng cần phải mua cho đơn hàng bởi bộ phận kho không thể nhập kho hàng hóa trên hệ thống Khi hệ thống được khắc phục sẽ tốn thêm một khoảng thời gian xác nhận đơn cũng như hủy đơn do nhu cầu khách hàng thay đổi, thời gian chờ đợi không cho phép Bên cạnh đó, việc xuất hiện quá nhiều đơn cũng sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá mức độ làm việc của phòng vận hành trong đó bao gồm bộ phận mua hàng và gây ra nhiều ảnh hưởng tới mức độ hiệu quả của quy trình.

Nhận xét về hoạt động mua hàng hàng tại công ty HALANA

3.5.1 Đánh giá chi tiết từng giai đoạn trong quy trình mua hàng

3.5.1.1 Giai đoạn lên kế hoạch

Bộ phận mua hàng đã hoạch ra một kế hoạch cụ thể trước khi bắt tay vào kinh doanh tại mảng ngành kim khí Đưa ra ngân sách, mục tiêu doanh số cần phải đạt được trong thời gian đầu cũng như như tìm hiểu các sản phẩm kim khí nào đang được khách hàng tìm kiếm và có nhu cầu cao Thì tại thời điểm xác định nhu cầu, nhận thấy

66 các mã hàng liên quan đến vật tư thay thế là các sản phẩm được tìm kiếm nhiều của khách hàng tại khu vực Kim Biên cũng như các khách hàng hiện tại của Halana Do đó ngay khi quyết định kinh doanh mặt hàng đầu tiên mà Halana và phòng mua hàng tìm hiểu và tập trung đẩy mạnh các phương án truyền thông, chính sách tốt cho các sản phẩm vật tư thay thế

3.5.1.2 Giai đoạn tìm kiếm nguồn cung cấp

Trong số các đối tác, nhà cung cấp đang hợp tác với Halana, hiện có 4 đơn vị là những đối tác có số lượng mua hàng lớn và có giá trị cao gồm Top Depot, Phát Hưng, Búa Giáo và Bảo Phát Trong quá trình mua hàng, đánh giá 4 đơn vị này có khả năng cung cấp hàng hóa với số lượng lớn cũng như khả năng đáp ứng được nhu cầu của công ty về chất lượng, thời gian giao hàng cả về mặt giá cả có những chiết khấu ưu đãi tốt và thời gian công nợ mà họ cung cấp cho phía công ty Một trong những đối tác giúp phía công ty tối ưu chi phí cũng như cân bằng tài chính Do đó, đây là các đối tác được ưu tiên trong quá trình mua hàng

Bảng 3.37 Tổng tiền hàng, số lượng sản phẩm đã bán và điều khoản kinh doanh từ các nhà cung cấp ngành kim khí ĐVT: VNĐ, Sản phẩm

Nhà cung cấp Điều khoản sơ bộ

Tổng sản phẩm đã bán

Kim Quy Công nợ 3 ngày 2 339.969

Chợ Lớn Không có ưu đãi 3 32.400

Ngô Quốc Thắng Chiết khấu 5% 23 2.967.016

Thiên Tình Công nợ 2 tuần 61 1.738.500

Vĩnh Phát Không có ưu đãi 110 13.768.000

(Nguồn: Phòng tài chính và phòng mua hàng công ty Halana)

Thông qua cuộc khảo sát 21 khách hàng được thực hiện bởi bộ phận chăm sóc khách hàng đầu nhận lại phản hồi tích cực và có được sự đánh giá cao từ khách hàng:

➢ Tỷ lệ 20/21 cửa hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm

➢ Tỷ lệ 19/21 cửa hàng hài lòng về mức giá công ty đưa ra

➢ Tỷ lệ 16/21 cửa hàng hài lòng về sự đa dạng trong mẫu mã của sản phẩm

Sự hài lòng về chất lượng dịch vụ là yếu tố giúp thu hút và duy trì lượng khách hàng ổn định trong thời gian dài Thành công trong cách đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, linh hoạt khi thị trường có sự thay đổi Từ các thống kê trên có thể nhận thấy giai đoạn tìm nhà cung cấp, thiết lập các mối hợp tác với nhà cung cấp trong ngành kim khí đã được những hiệu quả đáng kể đóng góp vào quá trình mua hàng Tuy nhiên thông qua bảng số liệu được thống kê ở bảng 3.3 thì có sự chênh lệch khá cao giữa 4 đơn vị cung cấp (Top Depot, Phát Hưng, Búa Giáo và Bảo Phát) so với các nhà cung cấp còn lại khi chiếm đến 95,28% tỷ trọng Mặt hạn chế ở các nhà cung cấp khi các đơn vị đều là các đại lý hoặc nhà phân phối của hãng dẫn đến quá trình mua hàng phải qua nhiều bước trung gian để có được hàng hóa

3.5.1.3 Giai đoạn cập nhật sản phẩm

Trong quá trình thu thập và làm việc thực tế thì thống kê trung bình mỗi tuần sẽ có khoảng 1183 mã sản phẩm được cập nhật Đây là các mã sản phẩm được bộ phận mua hàng tìm kiếm và đề xuất kết hợp với bộ phận nguồn hàng Tuy nhiên trên thực tế con số mã sản phẩm được chính thức đưa lên trang website bán hàng của công ty chỉ đạt khoảng 3860 sản phẩm Giai đoạn tìm kiếm cũng như phát triển thêm các mã sản phẩm nhằm đa dạng nguồn hàng cung cấp cho khách hàng được thực hiện liên tục, sau quá trình tìm kiếm đã cân nhắc về độ phủ sóng, doanh thu của sản phẩm nào sẽ mang lại hiệu quả tài chính cho công ty Giai đoạn này được thực hiện một cách chủ động nhưng khá mất thời gian trong khâu sàng lọc

Bảng 3.38 Thống kê số SKUs cập nhật từ 31/07 – 31/08/2023 ĐVT: SKU Ngày cập nhật Số lượng

Nhà cung cấp Hàng hóa

31/07/2023 65 65 Dũng Tây Giấy nhám, đế nhám

02/08/2023 748 740 Bảo Phát Bạt và công cụ

09/08/2023 62 62 Best Mix Chống thấm, chất kết dính, keo chà ron,

14/08/2023 1211 1164 Búa Giáo Bảo hộ, tua vít, mũi khoan,

17/08/2023 140 139 Top Depot Cùm, đai ốc, vít, đinh,

21/08/2023 952 400 King Blue Lưỡi cắt, mũi khoan, cảo,

26/08/2023 1336 1290 Kim Hòa Phát LS+, Okuma,

31/08/2023 220 0 Xuân Chinh Ke, lề, tay nắm,

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và thống kê)

3.5.1.4 Giai đoạn duy trì ổn định nguồn hàng Đơn hàng sẽ được tổng hợp và gửi tới các nhà cung cấp vào 8 giờ sáng mỗi ngày, nếu theo đúng như dự kiến thì hàng hóa sẽ về đến công ty rơi vào khoảng 11 giờ đến 11 giờ 30 phút cùng ngày để cho bộ phận kho kiểm hàng và đi đơn vào đầu giờ chiều Trong giai đoạn đã xuất hiện nhiều điểm gây ảnh hưởng tới hiệu suất của quy trình bắt nguồn từ việc thời gian chờ hàng hóa được giao từ nhà cung cấp, thời gian đặt và chờ xe vận chuyển Theo như bảng thống kê ghi nhận về thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc hàng hóa được cho về công ty thì trung bình mất khoảng 3,5 giờ Dẫn đến trình trạng hàng hóa về đúng giờ trưa kéo theo trình trạng nhập kho theo thời gian chính xác để bộ phận mua hàng có số liệu ghi nhận kho thực đang tồn bao nhiêu Từ đó biết được lượng cần mua cho các đơn hàng chiều Trình trạng giao hàng không đúng tiến độ làm tạo ra một khoảng trống cho quy trình khi dự kiến một ngày sẽ có hai chuyến hàng kim khí thì do chênh lệch về thời gian khiến một số ngày chỉ có một lượt hàng về

Bảng 3.39 Thống kê về thời gian nhận được hàng từ lúc gửi đơn đến hàng về kho ĐVT: Giờ

Ngày Thời gian Ngày Thời gian Ngày Thời gian

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và thống kê)

Vấn đề thứ hai trong giai đoạn này ảnh hưởng đến việc ổn định nguồn hàng gặp nhiều thách thức khi trình trạng thiếu hụt sản phẩm khi phía mua hàng gửi đơn hàng và việc tìm kiếm nguồn hàng thay thế trong thời gian đầu cũng trở nên khó khăn Việc hết hàng khiến ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách dẫn đến trình trạng khách hủy đơn Theo như thống kê về số lượng đơn hàng có chứa các mặt hàng kim khí bị hủy dao động từ 31,4% đến 60,6% Trình trạng này kéo dài gây ảnh hưởng trực tiếp lên hiệu quả của quy trình

Bảng 3.40 Thống kê đơn hàng bị hủy trong tháng 08/2023 ĐVT: Đơn hàng

71 hàng bị hủy Đơn hủy có sản phẩm kim khí

Trong suốt quá trình thực tập và được tham gia ngay từ khâu bắt đầu tìm hiểu thị trường cũng như bắt tay vào quá trình phát triển kế hoạch khi kinh doanh các mặt hàng ngành kim khí thì nhìn chung Halana đang có được cho mình những bước đi khá thuận lợi và đạt được nhiều hiệu ứng tốt với những điểm thành công như sau:

❖ Đa dạng hóa danh mục sản phẩm trên website:

Hiện tại các sản phẩm ngành kim khí đang kinh doanh tại Halana không chỉ dừng lại ở một số mẫu mã, mặt hàng nhất định mà bộ phận mua hàng luôn cập nhật, phản ánh và nắm bắt xu hướng thị trường để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp kết hợp cùng bộ phận nguồn hàng Tính đến thời điểm hiện tại, Halana đã phủ sóng được khoảng 50% - 60% các danh mục sản phẩm kim khí hiện hữu có trong thị trường được đưa lên trang website bán hàng Điều này đã minh chứng cho khả năng đổi mới và mở rộng nguồn hàng cũng như nhà cung cấp của công ty

❖ Tốc độ xây dựng mạng lưới hợp tác với nhà cung cấp:

Trong giai đoạn đầu khi bước vào thị trường kinh doanh các sản phẩm kim khí, Halana trong giai đoạn này chỉ tìm kiếm được 3 nhà cung cấp đáp ứng được nguồn hàng cũng như về mặt giá cả bao gồm Bảo Phát, Búa Giáo, KingBlue và hiện tại đã có hơn 10 nhà cung cấp hợp tác với công ty cung cấp hàng loạt các mẫu sản phẩm với mẫu mã đa dạng Điều này cho thấy trong quá trình mua hàng cũng như tìm kiếm nhà cung cấp được bộ phận mua hàng tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác giúp đảm bảo nguồn cung không bị gián đoạn

❖ Có doanh thu tốt từ các sản phẩm kim khí:

Sự tăng trưởng về doanh thu là yếu tố cốt lõi giúp cho công ty phát triển Đồng thời cũng minh chứng cho sự hiệu quả trong cách làm việc, tính hiệu quả của quy trình Một phần sự tăng trưởng không chỉ phản ánh được sự thành công trong việc phân phối sản phẩm ra thị trường và được sự chào đón từ khách hàng, ngoài ra còn thể hiện khả năng của công ty trong việc tạo ra giá trị giá từ các nguồn cung ứng mới Tình hình kinh doanh các mã sản phẩm kim khí đang đi lên theo chiều hướng có lợi cũng góp phần giúp công ty nắm được các cơ hội kinh doanh, mở rộng chiến lược trong thời gian sắp tới Thông qua bảng báo cáo thống kê doanh thu của các mặt hàng kinh doanh từ 31/07 - 31/08/2023 thì doanh thu của các mặt hàng ngành kim khí chiếm tỉ lệ 5,6% trong cơ cấu doanh thu tháng của công ty Tổng số tiền thu được trong tháng của mặt hàng này là 618.060.044 VNĐ, tương đương với mức thu nhập trung bình hàng ngày của mặt hàng này rơi vào khoảng 20.602.001 VNĐ

Bảng 3.41 Bảng doanh thu các ngành hàng từ 31/07 đến 31/08/2023 ĐVT: VNĐ, Sản phẩm

Nhóm hàng hóa Số SKUs đã bán

Số lƣợng sản phẩm đã bán

Bulong, ốc vít, tắc kê 16 28 2.052.540

Cầu chì, ổ cắm, công tắc 43 1151 29.155.721

Chất tẩy rửa bề mặt 16 311 44.245.530

Dụng cụ kim khí cầm tay 56 136 16.031.210 Đèn 10 55 2.738.263

Mũi khoan/Mũi khoét/Mũi đục 11 56 4.225.210 Ống nước 27 5285 426.717.923

Sơn phủ, sơn chống thấm 104 2668 440.647.527

Thiết bị vệ sinh/sen vòi 7 15 1.001.809

Vật tư cắt, hàn, mài 92 4072 442.098.593

Vật tư phụ ngành sơn 66 1036 35.678.554

❖ Nhận đƣợc phản hồi tốt từ khách hàng:

Mặc dù không thể hoàn toàn chắc chắn về mức độ hài lòng của khách hàng khi mua các sản phẩm kim khí được phân phối bởi Halana, bởi mỗi khách hàng đều có những trải nghiệm riêng Tuy nhiên có thể nhận thấy rằng sự phản hồi tích cực của khách hàng về mẫu mã, giá cả, chất lượng dịch vụ của công ty đang cung cấp bằng cách quay lại tiếp tục mua hàng cũng một phần thể hiện hiệu quả và thành công của quy trình, trong cách tìm kiếm nhà cung cấp sản phẩm hàng kim khí

3.5.3 Hạn chế và nguyên nhân

Ngoài những mặt thành công mà Halana đã và đang thực hiện được thì vẫn còn tồn đọng những mặt hạn chế với nhiều khía cạnh khác nhau ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình mua hàng được biểu hiện qua các mặt sau:

❖ Tỷ trọng và doanh thu vẫn còn thấp so với các mặt hàng khác:

Theo báo cáo tài chính của công ty lợi nhuận đạt được từ 31/07 - 31/08/2023 là -252.366.936 VNĐ Với mục tiêu mở rộng nguồn hàng kim khí để bù đắp cho khoản lỗ từ sản phẩm cáp điện thì hiện tỷ trọng của ngành hàng kim khí chỉ đạt 5,6% vẫn chưa đạt chỉ tiêu mong đợi của công ty So với mục tiêu ban đầu đề ra doanh thu trong ngành hàng kim khí hàng ngày vào khoảng 35 - 42 triệu/ngày Thì tỷ lệ hoàn thành mục tiêu doanh thu ngày từ 50% đến 60% so với yêu cầu Thực tế chỉ ra hiệu quả của việc mở rộng ngành hàng kim khí chưa thật sự hiệu quả, do tỷ trọng vẫn còn thấp, số lượng sản phẩm cũng như doanh số có sự cải thiện so với tháng trước nhưng vẫn chưa thể hiện được rõ ràng

Hình 3.12 Tỷ trọng doanh thu hàng hóa từ 31/07 – 31/08/2023

❖ Trình trạng hết hàng ở các nhà cung cấp:

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHO QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

Cơ sở đề xuất

Để đánh giá khái quát và xác định những vấn đề đang gặp phải trong quá trình mua hàng cũng như mở rộng ngành hàng kim khí có thể được tóm tắt qua mô hình phân tích 5W-1H (Who, What, Where, Why, How) như sau:

Hình 4.1 Mô hình 5W-1H xác định vấn đề trong quy trình

❖ Vấn đề 1: Thiếu hụt hàng hóa từ các nhà cung cấp đang hợp tác

Mô tả: Hiện tại các nhà cung cấp đang hợp tác chủ yếu là các đơn vị có quy mô nhỏ và quy trình để có hàng hóa giao cho khách là (Halana → các nhà cung cấp đang

78 hợp tác → hãng phân phối) do đó các nhà cung cấp có sự phụ thuộc vào những nhà phân phối lớn hơn làm giảm bớt quyền ưu tiên và khả năng tiếp cận nguồn hàng chất lượng cao và nhanh chóng Phải mất thêm một bước để có hàng hóa tiếp tục vận hành quy trình

Hậu quả: Quy trình mua hàng và quản lý kho không đạt hiệu quả làm giảm tỉ trọng doanh thu so với kế hoạch ban đầu

❖ Vấn đề 2: Điều kiện, vị trí tập kết hàng hóa không thuận tiện

Mô tả: Khu vực tập kết chưa thật sự được đầu tư một cách nghiêm túc khi vẫn phải chia sẻ diện tích mặt bằng với một nhà cung cấp khác, diện tích kiểm kê hàng khi tập kết nhỏ cũng như nằm ở trí xa kho hàng của công ty Khiến cho thời gian đưa hàng về kho công ty bị kéo dài

Hậu quả: Làm tăng thời gian chờ của quy trình và làm chậm khả năng đáp ứng hàng hóa cho khách hàng

❖ Vấn đề 3: Sự chồng chéo trong việc sử dụng nền tảng công nghệ

Mô tả: Hiện tại công ty đang sử dụng cùng lúc ba nền tảng công nghệ để quản lý sản phẩm làm tăng sự phức tạp trong quá trình quản lý

Hậu quả: Gây rối rắm, khó khăn trong khâu quản lý

Đề xuất giải pháp

4.2.1 Giải pháp 1 - Kết nối và hợp tác với nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cấp cao, từng bước cắt giảm hợp tác với các cửa hàng cũ

Mục tiêu của giải pháp này là cải thiện vấn đề “Thiếu hụt hàng hóa từ các nhà cung cấp đang hợp tác” Mục tiêu cụ thể hướng tới việc:

❖ Đảm bảo nguồn cung cấp ổn định và nâng cao cho chất lượng sản phẩm Thay vì Halana phải qua nhiều bước trung gian để có được hàng hóa thì việc hợp tác trực tiếp với nhà sản xuất, nhà phân phối cấp cao hay còn gọi là hãng, công ty có thể khắc phục được trình trạng thiếu hụt hàng hóa, đồng thời chắc chắn về chất lượng sản phẩm khi tới tay khách hàng

❖ Tiếp cận mọi thông tin mới nhất về sản phẩm một cách nhanh chóng Để nhanh chóng xây dựng các chiến lược, các chương trình ưu đãi hoặc sẵn sàng hướng giải quyết đối với tình huống xấu có thể xảy ra Điều này bao gồm cập nhật liên tục về giá cả, quy cách, trình trạng tồn kho giúp công ty hoạch định và điều chỉnh chiến lược một cách kịp thời và hiệu quả

❖ Nhận được nhiều ưu đãi và chiết khấu hấp dẫn Việc hợp tác trực tiếp với hãng giúp Halana có nhiều điều kiện thuận lợi cũng như mở ra cơ hội thương lượng với những ưu đãi tốt hơn cho công ty về công nợ, chiết khấu mà không phải qua bất kỳ một trung gian nào giúp công ty tối ưu hóa lợi nhuận và môi trường kinh doanh đôi bên cùng có lợi

❖ Rút ngắn thời gian và chi phí liên quan đến quá trình giao nhận, tập kết hàng hóa Làm cho quá trình mua hàng hàng hóa và giảm bớt đi rủi ro giao nhận hàng trễ không đúng lịch hẹn cho khách, giảm bớt các khoản phí không cần thiết tạo hiệu quả cho quy trình

Hình 4.2 Mô hình phi trung gian hóa cho Halana

4.2.1.2 Các bước triển khai giải pháp

❖ Rà soát lại chất lượng về sản phẩm cũng như cách làm việc của tất cả nhà cung cấp đang hợp tác đồng thời nghiên cứu thêm thị trường và các đối tác tiềm năng khác Nhằm xác định và đánh giá nhà sản xuất, nhà phân phối cấp cao tiềm năng và bắt đầu ngưng hợp tác với các nhà cung cấp thường xuyên cung cấp thiếu hàng hóa

❖ Thiết lập mối quan hệ đối tác với các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cấp cao Nhấn mạnh vào việc đàm phán các điều khoản hợp đồng như chiết khấu, công nợ và điều kiện giao hàng

❖ Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân sự Việc thay đổi quy trình đòi hỏi nhân viên cũng như các bộ phận liên quan trong khâu vận hàng có thời gian để thích nghi Nhằm đảm bảo những nhiệm vụ và công việc sau khi thay đổi quy trình được thực hiện một cách chính xác Do đó, công ty cần tổ chức một khóa đào tạo để phổ biến về quy trình mới, hướng đi để mọi người cùng nắm rõ thông tin đặc biệt là nhóm làm việc trực tiếp với các nhà sản xuất và nhà phân phối cấp cao

❖ Tiến hành quan sát và đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình mới đồng thời có các điều chỉnh kịp thời

4.2.2 Giải pháp 2 - Mở trạm trung chuyển hàng hóa tại khu vực quận 5

Mục tiêu của giải pháp này là giải quyết vấn đề “Khó khăn trong vận hành quy trình do điều kiện, vị trí tập kết hàng hóa không thuận lợi” Mục tiêu cụ thể hướng tới việc:

❖ Mở rộng không gian làm việc cho nhân viên thay vì phải sử dụng khu vực nhỏ hẹp tại một địa điểm do nhà cung cấp khác đồng ý cho phía công ty sử dụng tạm thời làm điểm tập kết Việc mở trạm trung chuyển giúp cho nhân viên có không gian thoải mái trong quá trình tập kết, kiểm hàng và đi hàng một cách suôn sẻ hơn

❖ Ngoài việc tạo không gian làm việc tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công việc Mà còn cung cấp chỗ nghỉ ngơi cho nhân viên, nơi không chỉ thực hiện công việc hằng ngày mà còn giúp nhân viên tái tạo năng lượng làm việc

81 hiệu quả cho ca chiều Điều này không chỉ giúp giảm thiểu ảnh hưởng của các yếu tố thời tiết mà còn mang đến không gian trang bị đủ bàn ghế và thiết bị công nghệ cần thiết để xử lý các vấn đề liên quan đến công việc một cách nhanh chóng

❖ Rút ngắn thời gian tập kết hàng hóa khi lựa chọn vị trí mặt bằng gần với các nhà cung cấp giúp bộ phận mua hàng có thể hối thúc việc giao hàng, nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh với các nhà cung cấp

❖ Chủ động và linh hoạt hơn trong khâu vận chuyển vì có thể biến trạm trung chuyển này thành kho thứ hai của công ty Quy trình đóng gói và đi đơn được thực hiện trực tiếp tại đây

Triển khai giải pháp này thông qua ba bước chính:

(1) Dự thảo và ước tính

(2) Tiến hành khảo sát và tìm kiếm vị trí phù hợp cho cơ sở mới

(3) Liên hệ với chủ sở hữu mặt bằng

(4) Tiến hành sửa chữa và nâng cấp mặt bằng

Hình 4.3 Cơ sở cũ nơi công ty thuê làm mặt bằng trung chuyển

Hình 4.4 Trạm trung chuyển sau khi cải tạo

4.2.3 Giải pháp 3 - Thống nhất một nền tảng công nghệ trong quá trình vận hành quy trình

Mục tiêu của giải pháp này để giải quyết vấn đề “Thời gian xử lý trong quá trình vận hành” Mục tiêu cụ thể hướng tới việc:

❖ Rút ngắn thời gian thao tác trong quá trình nhập đơn và lên phiếu đặt hàng gửi cho các nhà cung cấp Hiện tại các nhân viên mua hàng phải thực hiện thao tác trên 3 phần mềm Thay vì phải lên mã sản phẩm (các thông tin mô tả sản phẩm) tại một tệp dữ liệu riêng và tạo mã SKUs tại một phần mềm khác cũng bao gồm các thông tin như nhau Hay nói cách khác giai đoạn lên mã được xem là bản nháp thì việc hộp hai thao tác này lại trên một nền tảng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể mà còn giúp dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng

Đánh giá hiệu quả giải pháp

4.3.1 Cách thức đánh giá hiệu quả của các giải pháp

Bảng 4.1 Bảng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của các giải pháp

Giải pháp Chỉ tiêu Cách đánh giá

Giải pháp 1 Nguồn cung ứng của hàng hóa Kiểm tra sự thiếu hụt hàng hóa giữa nguồn cung mới và cũ

Chất lượng nhà cung cấp Kiểm tra chất lượng hàng hóa và các sai sót từ nhà cung cấp Ưu đãi So sánh chiết khấu và công nợ được nhận từ nhà cung cấp mới

Tỷ trọng ngành hàng kim khí So sánh doanh thu sau khi làm việc với nhà cung cấp mới

Giải pháp 2 Thời gian vận chuyển hàng hóa Tính thời gian trung bình hoàn thành một lần vận chuyển hàng hóa từ trạm về kho

Năng suất lao động của nhân viên Theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng nhân sự trong vận hành

Hiệu quả sử dụng không gian Đo lường năng suất sử dụng diện tích của trạm trung chuyển so với vị trí cũ

Giải pháp 3 Hiệu quả của việc khắc phục lỗi Đo lường tỷ lệ phát sinh trong quá trình vận hành

Năng suất lao động của nhân viên Theo dõi và đánh giá năng suất của nhân viên

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 4.3.2 Kết quả đạt được hoặc dự báo kết quả đạt được

4.3.2.1 Dự kiến kết quả đạt được của giải pháp 1

Bảng 4.2 Dự kiến mức độ thay đổi các chỉ tiêu sau khi thực hiện giải pháp 1

Chỉ tiêu Kết quả dự kiến

Tỷ lệ thiếu hàng Giảm từ 30% đến 40%, các sản phẩm kim khí sẽ được cung ứng một cách đầy đủ hơn Nếu đang trong quá trình thị trường có biến động thì sẽ được báo trước, giảm thiểu sự bị động từ phía

Tỷ lệ sai sót Giảm xuống từ 20% đến 30% việc giao hàng sai mẫu mã, quy cách hoặc kích thước

Tỷ lệ cải thiện chiết khấu Tăng 1% đến 2% chiết khấu

Tỷ trọng ngành hàng kim khí Tăng từ 70% đến 80% so với mức tỷ trọng ban đầu

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và đánh giá)

4.3.2.2 Kết quả đạt được của giải pháp 2

Giải pháp 2 sẽ được đánh giá dựa trên kết quả thông qua việc đo lường thực tế từ ngày 18/09 đến 30/09/2023 của các yếu tố như: thời gian vận chuyển hàng hóa từ trạm về kho hàng của công ty, số lượng mã sản phẩm và SKUs được cập nhật Cụ thể dữ liệu đánh giá dựa trên số liệu thực tế từ ngày 18/09/2023 đến 30/09/2023

Bảng 4.3 Bảng thống kê các yếu tố được đo lường

Các yếu tố Trước 18/09 Sau 18/09

Số lượng SKUs được lên ~ 2365 SKUs ~ 3346 SKUs

Thời gian trung bình để tập kết

(Nguồn: Phòng Logistic và tác giả tự tổng hợp)

Bảng 4.4 Mức độ thay đổi các chỉ tiêu khi thực hiện giải pháp 2

Tỷ lệ cải thiện thời gian vận chuyển Giảm 42,5% thời gian trung bình vận

Tỷ lệ cải thiện năng suất Năng suất của nhân viên được cải thiện

Tỷ lệ cải thiện không gian Không gian rộng rãi

4.3.2.3 Dự kiến kết quả đạt được của giải pháp 3

Dựa vào dữ liệu được thu thập trong tháng 8, sinh viên ước lượng về tỷ lệ thay đổi khi áp dụng giải pháp 3 (con số này chỉ mang tính chất tham khảo và dự báo)

Bảng 4.5 Dự kiến mức độ thay đổi các chỉ tiêu khi thực hiện giải pháp 3

Tỷ lệ cải thiện lỗi Các lỗi trong quá trình vận hành dự kiến sẽ giảm 50%

Tỷ lệ cải thiện năng suất Năng suất làm việc tăng từ 50% đến 60%

Tiêu đề	Phân Tích Hoạt Động Mua Hàng Của Công Ty Cổ Phần Halana
Tác giả	Nguyễn Thị Diễm Trinh
Người hướng dẫn	ThS. Hồ Thị Hồng Xuyên
Trường học	Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Quản Lý Công Nghiệp
Thể loại	Khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Tp. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	95
Dung lượng	6,21 MB