1 PHẦN MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chất lượng mà còn phải tối ưu hó
Khái niệm mua hàng
Mua hàng có thể được định nghĩa bằng nhiều khái niệm, một số khái niệm mua hàng mà chúng ta có thể tham khảo:
• Theo (Henrik Andersson et al., 2006) mua hàng là quá trình mà một tổ chức nào đó ký hợp đồng với bên đối tác để sở hữu những hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức đó theo một cách tiết kiệm và nhanh chóng nhất
• Theo (Weele, 2014) mua hàng là hoạt động quản trị các nguồn lực bên ngoài doanh nghiệp theo đó các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động vận hành, bảo trì của doanh nghiệp như hàng hóa, dịch vụ, năng lực hay kiến thức được bảo đảm ở điều kiện tốt nhất nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động cơ bản của mình
• Theo (Wisner et al., 2014) mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa, các công cụ vốn, nguyên vật liệu, dịch vụ (bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương
• Mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa vật tư bất kì một vật thể nào thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ khác
(www.edu/academic/business/riley/gbus370/lesson 2.htm)
Tóm lại, mua hàng là một hành vi nhằm sở hữu một sản phẩm hàng hóa dịch vụ nào đó thông qua cơ chế trao đổi có sự thoa thuận giữa người mua và người bán
Trong ngữ cảnh của quản trị chuỗi cung ứng thì có thể thấy mua hàng chính là một hành vi nhằm sở hữu bất kỳ một yếu tố đầu vào nào nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của các thành viên trong chuỗi cung ứng trên cơ sở thương lượng và hướng đến mục tiêu các bên đều có lợi Bên cạnh đó, có thể nhận thấy rằng, về cơ bản, hoạt động mua hàng được chia thành hai loại (category): Mua hàng phục vụ sản xuất (Industrial Buyers) và mua hàng hóa phục vụ thương mại (Merchants) Mua hàng phục
4 vụ sản xuất là hành vi của các doanh nghiệp sản xuất nhằm sở hữu các nguyên vật liệu đầu vào với mục đích là chế tạo, sản xuất, lắp ráp ra các sản phẩm để cung cấp cho khách hàng Mua hàng hóa phuc vụ thương mại là hành vi của các doanh nghiệp thương mại bao gồm các doanh nghiệp bán sỉ, bán lẻ thu mua nhằm mục đích mua đi bán lại mà không hề làm gia tăng bất kỳ gia trị nào cho sản phẩm.
Mục tiêu của hoạt động mua hàng
Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp phải hướng đến thực hiện hiệu quả mục tiêu cơ bản là đảm bảo sự ổn định các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp với một mức giá thấp, góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp và tối đa hóa thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng
• Đảm bảo sự ổn định các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và không gián đoạn thì các hoạt động thu mua phải đảm bảo rằng các nguyên vật liệu được cung cấp đủ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp Số lượng nguyên vật liệu cần cung cấp này được căn cứ trên cơ sở dự báo nhu cầu của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp cũng như khả năng đàm phán và dự báo của cán bộ làm công tác thu mua khi tiến hành đặt hàng Đây thực sự là một nghệ thuật mang tính khoa học Không chỉ căn cứ vào dự báo nhu cầu của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp, bộ phận thu mua còn phải dự báo được tình hình cung cầu trên thị trường nguyên vật liệu cũng như khả năng cung cấp của các đối tác khi tiến hành đặt hàng Đặt mua nhiều sẽ gia tăng chi phí tồn trữ trong khi đặt hàng thiếu sẽ dễ dẫn đến gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Thu mua các yếu tố đầu vào với giá hợp lý
Giá mua nguyên vật liệu và các yếu tố đầu vào khác là một phần quan trọng tạo nên giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc mua các yếu tố đầu vào này với giá cả hợp lý sẽ góp phần gia tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Giá cả hợp lý tức là giá cả phải phản ánh đúng tương quan cung cầu và mức độ khan hiếm của hàng hóa đó trên thị trường Để thực hiện yêu cầu này, bộ phận thu mua phải am hiểu về cơ cấu chi phí của các đối tác cung cấp để tạo lợi thế khi đàm phán về giá Ngoài ra, việc chọn đúng thời điểm để đàm phán về giá cũng tạo lợi thế cho người mua hàng Chẳng hạn, cuộc khủng hoảng kinh tế năm 1997 tại Châu Á chính là cơ hội lớn để các doanh nghiệp Singapore có thể mua sắm lớn với chi phí rất rẻ
• Góp phần làm gia tăng chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp
Chất lượng của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị là xương sống tạo nên một sản phẩm tốt Nhìn chung, không thể sản xuất các sản phẩm chất lượng tốt khi nguồn nguyên liệu đầu vào không đạt đến một chuẩn mực chất lượng nhất định Như vậy, hoạt động thu mua phải quán triệt quan điểm này để đảm bảo cung ứng cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp những nguyên vật liệu đạt yêu cầu về mặt chất lượng Điều này sẽ góp phần làm gia tăng chất lượng sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp Được xem là đạt chất lượng khi các sản phẩm hàng hóa nguyên vật liệu, máy móc thiết bị phải thỏa mãn những tiêu chuẩn nhất định đối với từng loại nguyên vật liệu hoặc máy móc thiết bị mà trước khi tiến hành mua sắm doanh nghiệp đã đặt ra Chẳng hạn, đối với nguyên vật liệu là sản phẩm thép thì phải đạt tiêu chuẩn JIS của Nhật Bản; động cơ ôtô phải đạt tiêu chuẩn Euro 2 hoặc Euro 3,
• Phát triển nguồn cung ứng Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung ứng Mục tiêu này cho phép mua hàng bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo:
(1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh
(2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng
(3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy
• Tối đa hóa thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
Nhu cầu của khách hàng ngày càng trở nên khó đoán và hay thay đổi Có thể thấy rằng việc nắm bắt và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng ngày nay là một thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp Chính vì vậy, hoạt động thu mua phải đảm bảo làm việc chặt chẽ với hệ thống các nhà cung cấp để không chỉ có thể tìm mua được hàng hóa chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hậu mãi chu đáo mà còn góp phần hỗ trợ nhà cung cấp cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ thông qua hoạt động phát triển nhà cung cấp (supplier development) cũng như thu hút nhà cung cấp đóng góp ý tưởng và công sức vào việc thiết kế sản phẩm mới (new product design) của doanh nghiệp Làm được như thế, thu mua đã trở thành cầu nối giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp trong việc tìm ra các phương án hữu hiệu giúp tạo ra các sản
6 phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã hợp thời, cung cấp đúng thời điểm khách hàng cần Tất cả các hoạt động ấy góp phần đáng kể vào thỏa mãn các nhu cầu đang ngày càng khắt khe của khách hàng
• Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho.
Vai trò của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp
(Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng)
Những mục tiêu trên cho thấy, mua không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính Quan niệm hiện nay coi mua hàng và đặt hàng là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu Điều này cho thấy mua hàng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua hàng Vì vậy, mua hàng và đặt hàng phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:
• Mua hàng là hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp
Bất kỳ một tổ chức nào, đặc biệt là tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần phải có hoạt động mua hàng Các tổ chức kinh doanh đều cần có đầu vào để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các sản phẩm hàng hóa như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đều đi qua khâu mua hàng trước khi trở thành yếu tố đầu vào của doanh nghiệp
• Là một trong những nhân tố có tầm ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hoạt động mua hàng là hoạt động nhằm cung cấp máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu và công nghệ nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vì vậy mà các yếu tố này
7 ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra cũng như thời điểm cung cấp hàng hóa ra thị trường, tác động đến uy tín và hiệu quả hoạt động
• Giúp doanh nghiệp chuyên môn hóa thông qua hoạt động mua ngoài (outsourcing)
Hoạt động mua ngoài (outsourcing) giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm các sản phẩm, linh kiện nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp có nhu cầu nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nhờ vậy, các nguồn lực chủ yếu nhưng có hạn của doanh nghiệp sẽ được tập trung ưu tiên phát triển hoạt động chính yếu của mình (core business) Điều này tạo nên sự chuyên môn hóa cao độ cho doanh nghiệp, nền tảng của những năng lực cạnh tranh vượt trội
• Hoạt động mua hàng góp phần gia tăng tính chủ động của doanh nghiệp
Hiện nay hoạt động thuê mua bên ngoài đối với nguyên vật liệu, máy móc thiết bị chiếm một tỷ trọng rất cao so với trước đây Điều này có mặt lợi là giúp doanh nghiệp gia tăng tính chuyên môn hóa của mình, nhưng mặt khác cũng biến doanh nghiệp sẽ bị lệ thuộc vào nhà cung cấp Hệ quả của việc này là doanh nghiệp sẽ dần dần trở nên bị động trong những trường hợp xấu như: thiếu nguyên nhiên vật liệu, khủng bố, chiến tranh, thiên tai dịch họa… Để khắc phục tình trạng này thì bộ phận thu mua của doanh nghiệp cần hoạt động hiệu quả để giúp doanh nghiệp dự liệu được các tình huống từ đó đề xuất các biện pháp dự phòng hữu hiệu.
Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng và đặt hàng hiệu quả
Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và chất lượng hàng hóa khi nhập kho Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng:
• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả từ đó lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng chi phí hợp lý nhất
• Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty
• Thiết lập được một mô hình quản lý nhà cung cấp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận riêng biệt
• Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp Hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng…
• Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: Một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả giúp tối ưu hóa quá trình mua sắm, từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đến đặt hàng và thanh toán
Từ đó tạo tiền đề giúp tổ chức tăng cường hiệu suất và hiệu quả của hoạt động sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí mua hàng, cũng như tối ưu hóa nguồn lực
• Giảm thiểu rủi ro: Bằng việc thiết lập quy trình mua hàng rõ ràng và minh bạch, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mua sắm, như việc chọn nhầm nhà cung cấp, chậm trễ trong cung ứng hoặc không đảm bảo chất lượng hàng hóa Quy trình này cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của doanh nghiệp
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc chọn lựa những nhà cung cấp đáng tin cậy và chất lượng giúp đảm bảo rằng nguyên liệu và vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất Điều này có thể dẫn đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng và tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
• Tối ưu hóa chi phí: Xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa việc quản lý chi phí mua hàng bằng cách tối thiểu hóa lãng phí và chi phí không cần thiết Việc đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng với nhà cung cấp cũng có thể dẫn đến các thỏa thuận có lợi hơn cho doanh nghiệp Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp.
Quy trình mua hàng và đặt hàng
(Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng)
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin về nhà cung cấp
Sau khi bộ phận mua hàng tập trung được nhu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp về mua sắm vật tư thiết bị, bộ phận này sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua hoạt động thu thập và xử lý thông tin các đối tác có khả năng cung cấp các mặt hàng mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Tùy thuộc vào chủng loại vật tư, thiết bị cần mua mà qui trình này có một số điểm khác nhau Bộ phận mua hàng phải tiến hành phân loại các nhu cầu cần mua sắm để có các phương án tìm kiếm nhà cung cấp một cách nhanh chóng và tiết kiệm
• Đối với các loại vật tư thiết bị sử dụng thường xuyên, giá trị không cao thì bộ phận mua hàng có thể chọn lựa ngẫu nhiên một số nhà cung cấp để yêu cầu báo giá cũng như các điều kiện về thanh toán, giao nhận và các dịch vụ kèm theo khác Trong trường hợp có
9 sẵn nhà cung cấp thì vẫn có thể tìm kiếm thêm một số nhà cung cấp mới, tốt hơn nhà cung cấp hiện hữu
• Đối với các chủng loại vật tư thiết bị có giá trị cao, yêu cầu kỹ thuật phức tạp và có tầm ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp thì bộ phận mua hàng phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và lên danh sách hàng loạt các nhà cung cấp tiềm năng thông qua các kênh thông tin như Báo, Đài, Internet, Trang vàng (Yellow Pages, Directory), ý kiến chuyên gia và thông tin từ công ty kinh doanh thông tin,
Bước 2: Lựa chọn đưa vào danh sách ngắn (Shortlist)
Căn cứ trên danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã thu thập được, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đánh giá từng nhà cung cấp thông qua một số các tiêu chí nhất định Một số tiêu chí cần phải tuân thủ:
• Tính hợp pháp, hợp lệ của nhà cung cấp và sản phẩm cung cấp,
• Chất lượng sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất của nhà cung cấp,
• Khả năng chia sẻ công nghệ và hỗ trợ của nhà cung cấp,
• Vị trí địa lý của nhà cung cấp,
• Công suất, năng lực sản xuất của nhà cung cấp,
• Các dịch vụ hỗ trợ khác
Trên cơ sở các tiêu chí này, bộ phận mua hàng sẽ loại bỏ một số nhà cung cấp không đạt yêu cầu để thành lập một danh sách ngắn các nhà cung cấp tiềm năng nhất (shortlist) Danh sách này thường có từ 3-5 nhà cung cấp để xem xét lựa chọn Cần lưu ý rằng, quá trình sàng lọc để xây dựng danh sách ngắn này cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, có sự quan tâm thích đáng đối các yếu tố nêu trên Việc sai sót, bỏ qua một trong các yếu tố trên có thể gây ra cho doanh nghiệp các thiệt hại đôi khi là rất lớn
Bước 3: Yêu cầu báo giá và thông tin kỹ thuật
Dựa vào danh sách ngắn trên, bộ phận mua hàng tiến hành liên lạc và đặt vấn đề với các nhà cung cấp này và yêu cầu họ cung cấp tài liệu kỹ thuật của máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và bảng báo giá các mặt hàng cần mua Khi thu thập được các thông tin trên từ các nhà cung cấp, cán bộ mua hàng sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin và tài liệu kỹ thuật của nhà cung cấp với các yêu cầu về mặt kỹ thuật do doanh nghiệp đặt ra Chọn ra những nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu từ phía doanh nghiệp
Sau đó tiến hành so sánh giữa các nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất Yếu tố giá cả cũng cần được xem xét một cách kỹ lưỡng trên cơ sở cân đối với khả năng chi trả của doanh nghiệp Tổng hợp tất cả các yếu tố tìm hiểu trên, cán bộ thu mua sẽ quyết định chọn ít nhất 2 nhà cung cấp phù hợp nhất với các tiêu chí đề ra để tiến hành đàm phán trực tiếp về tất cả các điều khoản liên quan
Bước 4 Đàm phán với nhà cung cấp Đàm phán là quá trình mà 2 bên, bên mua và bên bán gặp nhau để tiến hành thương thảo các vấn đề liên quan đến quá trình mua bán từ giá cả, phương thức thanh toán, giao nhận, dịch vụ hỗ trợ cho đến hoạt động bảo hành, bảo trì đối với hàng hóa nguyên vật liệu, máy móc thiết bị mua bán Trong quá trình đàm phán này, bên mua hàng phải nêu lên tất cả các mối quan tâm của mình đối với yêu cầu cung ứng vật tư nguyên liệu Bên mua phải khéo léo đàm phán với bên bán để có thể có được một mức giá hợp lý nhất, chất lượng hàng hóa tốt nhất, phương thức thanh toán linh hoạt nhất và các dịch vụ hậu mãi chu đáo nhất
Bước 5 Ra quyết định mua hàng và ký hợp đồng cung cấp hàng hóa
Kết thúc quá trình đàm phán, nếu chọn được nhà cung cấp thì tiến hành ra quyết định mua hàng Ngược lại phải tiến hành từ bước 1 thu thập và xử lý thông tin về nhà cung cấp Khi ra quyết định mua hàng, bên mua tự mình hoặc yêu cầu bên bán tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và cùng nhau duyệt xét lại bộ hợp đồng này trước khi đi đến ký kết hợp đồng mua bán vật tư thiết bị chính thức
Những thông tin cần có trong hợp đồng mua hàng bao gồm:
• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách loại vật tư cần mua
• Số lượng vật tư cần mua
• Thời gian, địa điểm giao hàng
Mỗi điều khoản trong đơn hàng và hợp đồng phải tính toán cẩn thận theo cách tiếp cận phương án kinh doanh Tất cả các điều khoản trong hợp đồng mua hàng đều cần được xem xét và phân tích cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng, và minh bạch
Sau đây là một số lưu ý cụ thể khi phân tích hợp đồng mua hàng:
• Điều khoản về đối tượng mua bán: Xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ mà hợp đồng mua bán đang áp dụng, bao gồm cả các thông tin chi tiết như số lượng, chất lượng, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật, và đơn giá
• Điều khoản về giá cả và thanh toán: Xác định rõ giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bán, bao gồm cả các điều kiện về phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và các khoản phí, thuế, chi phí liên quan khác
• Điều khoản về thời gian giao hàng: Xác định rõ thời gian giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả thời gian chuyển giao, thời gian kiểm tra, thời gian chấp nhận hoặc phản hồi từ phía người mua
• Điều khoản về điều kiện vận chuyển và bảo hiểm: Xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên đối với vận chuyển sản phẩm, bao gồm cả điều kiện vận chuyển, bảo hiểm và xử lý khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển
• Điều khoản về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Xác định rõ các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả các tiêu chuẩn, chứng nhận, hoặc đánh giá liên quan
Giới thiệu Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô
Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô là một thành viên của tập đoàn Mondelez International toàn cầu, có trụ sở tại Chicago, Illinois (Mỹ) Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô Việt Nam (“Mondelez Kinh Đô”) được thành lập năm 2015 sau khi Mondelez International mua lại 80% cổ phần về mảng bánh kẹo của Kinh Đô và thương hiệu của Kinh Đô từ năm 2015 Hiện Mondelez Kinh Đô là thành viên của tập đoàn Mondelez International toàn cầu và là công ty Mỹ duy nhất tại thị trường bánh kẹo tại Việt Nam cung cấp đủ các loại bánh quy, bánh mì tươi, bánh bông lan, bánh trung thu, Chocolate, kẹo cao su và các loại bánh kẹo khác
(Công CP MONDELEZ Kinh Đô Việt Nam, n.d.)
Trong hơn 5 năm qua, Mondelez Kinh Đô liên tục ra mắt hơn 100 sản phẩm mới cho 4 ngành hàng khác nhau, trong đó có hơn 30 sản phẩm mới cho thị trường xuất khẩu Để đảm bảo sản phẩm đến với mỗi gia đình Việt Nam, Mondelez Kinh Đô đã liên tục phát triển mạng lưới phân phối và hiện nay sản phẩm đang có mặt tại hơn 300.000 cửa hàng kinh doanh truyền thống, cùng 6000 cửa hàng thuộc kênh bán lẻ hiện đại như siêu thị và cửa hàng tiện lợi trên cả nước
(Mondelez Kinh Đô: Dấu Ấn 5 Năm Chinh Phục Thị Trường Việt Nam, n.d.)
Hình 1 Logo Mondelez Kinh Đô
Tầm nhìn: dẫn đầu tương lai của ngành thức ăn nhẹ trên toàn thế giới bằng cách mang đến cho người tiêu dùng các danh mục sản phẩm phong phú, cung cấp đồ ăn nhẹ phù hợp và thực hiện đúng cách
Sứ mệnh: tại Việt Nam, Mondelez Kinh Đô hướng đến sứ mệnh “dẫn đầu ngành thức ăn nhẹ” bằng cách cung cấp cho người tiêu dùng Việt danh mục sản phẩm phong phúc, phù hợp, chất lượng cao, đúng thời điểm người tiêu dùng cần .Với cam kết “làm điều đúng đắn cho cộng đồng’’, công ty luôn nỗ lực đóng góp, xây dựng môi trường phát triển bền vững cho mọi người
Giá trị cốt lõi: công ty mang đến ba giá trị cốt lõi như sau: môi trường bền vững, hỗ trợ cộng đồng và ăn nhẹ lành mạnh, qua đó công ty cũng đang tăng cường tập trung và tái khẳng định cam kết kinh doanh của mình để thúc đẩy phát triển bền vững tại Việt Nam
(Tầm Nhìn, Sứ Mệnh và Giá Trị Cốt Lõi Của Mondelez Kinh Đô, n.d.)
Lý do chọn Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô
Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô là lựa chọn lý tưởng để phân tích hoạt động mua hàng và đặt hàng vì nhiều lý do đáng chú ý: Đầu tiên, Mondelez Kinh Đô đã khẳng định vị thế của mình như một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất và phân phối, đặc biệt là trong lĩnh vực thực phẩm Sự uy tín và chất
Hình 2 Các danh mục sản phẩm của Mondelez Kinh Đô
15 lượng sản phẩm của họ đã được khẳng định qua nhiều năm hoạt động, đã tạo nên một nền tảng đáng tin cậy cho quá trình phân tích
Thứ hai, Mondelez Kinh Đô thường xuyên áp dụng các chiến lược mua hàng và đặt hàng thông minh, kết hợp giữa sự linh hoạt và hiệu quả Họ có thể áp dụng các kỹ thuật đàm phán xuất sắc để đảm bảo giá cả cạnh tranh và điều kiện giao hàng phù hợp Điều này tạo ra cơ hội tuyệt vời để phân tích và hiểu rõ các phương pháp quản lý mua hàng hiệu quả
Cuối cùng, công ty không chỉ là một doanh nghiệp sản xuất và phân phối, mà còn là một doanh nghiệp có tầm nhìn và tiếp tục phát triển Việc phân tích hoạt động mua hàng và đặt hàng của họ cũng là cơ hội để nghiên cứu về cách họ áp dụng các chiến lược phát triển dài hạn và quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng của mình.
Các giai đoạn phát triển của quy trình mua hàng và đặt hàng tại Mondelez Kinh Đô 15 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và đặt hàng hàng của Mondelez Kinh Đô
Giai Đoạn 1: Tích Hợp Hệ Thống Sau Sáp Nhập (2014-2015)
Trước khi được Mondelez International mua lại, Kinh Đô sử dụng các hệ thống quản lý truyền thống và thủ công như giấy tờ, email và cuộc gọi điện thoại, và các công cụ quản lý cơ bản Các quy trình thủ công này thường không hiệu quả, rời rạc, dễ xảy ra sai sót và khó khăn trong việc theo dõi và quản lý đơn hàng một cách chính xác
Sau khi thực hiện việc mua lại cổ phần của Kinh Đô, Mondelez Kinh Đô đã triển khai hệ thống SAP ERP để quản lý các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả quy trình mua hàng và đặt hàng Hệ thống ERP giúp đồng bộ hóa các bộ phận liên quan, từ mua sắm, sản xuất đến phân phối Việc áp dụng hệ thống này giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thông tin, giảm thiểu sai sót và cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng Các quy trình mua hàng và đặt hàng cũng được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn toàn cầu của Mondelez International, giúp đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định pháp luật
Giai Đoạn 2: Áp Dụng Công Nghệ Tiên Tiến (2016-2018)
Mondelez Kinh Đô triển khai ứng dụng hệ thống SCM và CRM:
• SCM (Supply Chain Management): nhằm quản lý chuỗi cung ứng từ khâu nhập nguyên liệu đến sản xuất và phân phối sản phẩm Hệ thống này tích hợp với ERP để cung cấp dữ liệu real-time, giúp dự báo nhu cầu và quản lý tồn kho hiệu quả
• CRM (Customer Relationship Management): Hệ thống CRM giúp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng và tương tác với khách hàng, nhà phân phối Điều này giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường mối quan hệ với các bên liên quan
Hệ thống SCM và CRM giúp theo dõi và quản lý đơn hàng từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng Thông tin được cập nhật liên tục, giúp các bộ phận như sản xuất, kho và vận chuyển có thể phối hợp chặt chẽ nhằm cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thiểu sai sót, dữ liệu real-time giúp dự báo nhu cầu chính xác hơn, từ đó giảm tồn kho và tối ưu hóa nguồn lực Bên cạnh đó, việc áp dụng hệ thống này còn giúp Mondelez Kinh Đô tăng cường mối quan hệ với khách hàng và nhà phân phối, cải thiện trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ bán hàng hiệu quả
Giai Đoạn 3: Tự Động Hóa và Chuyển Đổi Số (2019-2021)
Trong thời đại tự động hóa và chuyển đổi số ngày càng phát triển mạnh mẽ, Mondelez Kinh Đô cũng đã tận dụng các giải pháp tự động hóa để cải thiện hiệu quả quy trình mua hàng và đặt hàng, giảm thiểu lỗi thủ công và tăng tốc độ xử lý Công ty đã áp dụng AI và ML (Machine Learning) để dự báo nhu cầu chính xác hơn, quản lý tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng dựa trên dữ liệu lớn và phân tích tiên tiến để dự báo nhu cầu, tối ưu hóa hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho và đề xuất các chiến lược mua hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực
Giai đoạn 4: Phát Triển Bền Vững (2022 - Nay)
Công ty chú trọng đến việc thực hiện các hoạt động mua hàng bền vững, sử dụng nguyên liệu thân thiện với môi trường và tối ưu hóa quy trình vận chuyển để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường Áp dụng các chiến lược phát triển bền vững, bao gồm việc chọn lọc các nhà cung cấp có cam kết về môi trường và xã hội, sử dụng nguồn nguyên liệu bền vững và giảm thiểu lãng phí Đẩy mạnh các chiến lược mua hàng bền vững, bao gồm việc lựa chọn các nhà cung cấp có cam kết về bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội Phát triển các mối quan hệ đối tác chiến lược dài hạn với các nhà cung cấp chủ chốt, nhằm đảm bảo sự ổn định và liên tục của chuỗi cung ứng Đổi mới quy trình và sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường, bao gồm việc thích ứng với các biến động kinh tế và thay đổi trong hành vi tiêu dùng
2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và đặt hàng hàng của Mondelez Kinh Đô
Quy trình mua hàng và đặt hàng hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Mondelez Kinh Đô Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, giá thành sản xuất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Do đó, việc xác định và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và đặt hàng hàng hóa là rất quan trọng để Mondelez Kinh Đô có thể tối ưu hóa quy trình này và mang lại hiệu quả cao nhất
Nhu cầu sản xuất: Nhu cầu sản xuất là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quy trình mua hàng Mondelez Kinh Đô cần xác định chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu, bao bì, phụ kiện, cho từng sản phẩm và từng giai đoạn sản xuất để lập kế hoạch mua hàng phù hợp
Ví dụ: Khi Mondelez Kinh Đô tung ra sản phẩm bánh quy mới, họ cần mua thêm nguyên liệu, bao bì mới cho sản phẩm này
Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh của Mondelez Kinh Đô, bao gồm chiến lược sản phẩm, giá cả, phân phối, marketing, cũng ảnh hưởng đến quy trình mua hàng
Ví dụ: Nếu Mondelez Kinh Đô muốn thâm nhập thị trường mới, họ cần tìm kiếm nhà cung cấp ở thị trường đó để đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và giảm chi phí vận chuyển
Hình 3 Công ty Mondelez Kinh Đô ký kết Hợp tác Chiến lược với
Công ty Giấy Đồng Tiến và Vĩnh Xuân
Chính sách tài chính: Chính sách tài chính của Mondelez Kinh Đô quy định ngân sách dành cho hoạt động mua hàng, phương thức thanh toán, điều kiện tín dụng, Những yếu tố này ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp, số lượng hàng hóa mua và thời gian thanh toán
Ví dụ: Nếu Mondelez Kinh Đô có chính sách thanh toán trả chậm, họ có thể thu hút được nhiều nhà cung cấp hơn, đặc biệt là các nhà cung cấp nhỏ và vừa
Năng lực quản lý chuỗi cung ứng: Năng lực quản lý chuỗi cung ứng của Mondelez Kinh Đô bao gồm khả năng tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá cả, quản lý kho hàng, Năng lực quản lý chuỗi cung ứng tốt giúp Mondelez Kinh Đô mua hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm
Ví dụ: Mondelez Kinh Đô có thể áp dụng các mô hình quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến như JIT
(Just-in-Time) hoặc Lean để tối ưu hóa quy trình mua hàng
Hệ thống thông tin: Mondelez Kinh Đô cần có hệ thống thông tin quản lý hiệu quả để hỗ trợ cho quy trình mua hàng Hệ thống này giúp theo dõi tình trạng hàng tồn kho, quản lý đơn hàng mua, thanh toán,
Phân tích quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô
Bước 1 Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty Mondelez Kinh Đô đã kết hợp nhiều yếu tố khác nhau để xác định nhu cầu một cách chính xác, bao gồm nhu cầu thị trường, mục tiêu kinh doanh, khả năng tài chính, năng lực sản xuất, phản hồi khách hàng, xu hướng thị trường,
Mondelez Kinh Đô sở hữu danh mục các thương hiệu hàng đầu của Việt Nam và thế giới bao gồm bánh trung thu và bánh quy Kinh Đô, bánh quy Cosy, bánh bông lan Solite, bánh quy giòn AFC, bánh quy Oreo, bánh quy giòn Ritz và sô-cô-la Cadbury Để sản xuất được các loại bánh này thì cần các nguyên liệu chủ yếu như: bột, trứng, sữa, đường, dầu ăn, bơ shortening
B2 Thu thập và xử lý thông tin NCC
B3 Yêu cầu báo giá và thông tin kỹ thuật Đàm B4 phán với NCC
B5 Ra quyết định mua và ký hợp đồng
Hình 4 Quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô
20 Đây là một ví dụ về yếu tố mà Mondelez Kinh Đô dựa vào để xác định nhu cầu mua hàng: Việt Nam đạt mức tăng trưởng GDP thực tế trong quý 1/2024 là 5,66% so với cùng kỳ, kéo dài mức tăng 6,72% so với cùng kỳ trong quý 4/2023 và vượt xa mức tăng 3,41% của quý 1/2023 và dự báo còn tăng trong tương lai dân tới nhu cầu tiêu thụ thực phẩm của người dân Việt Nam ngày càng tăng cao, công nghệ phát triển vì thế Mondelez Kinh Đô cần tăng khả năng sản xuất và đáp ứng nhu cầu cho khách hàng Theo kế hoạch phát triển của công ty Kinh Đô và nguồn lực hiện có công ty sẽ dự báo nhu cầu cụ thể về những nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất (bột mì, đường, bơ sữa, bao bì, ) theo từng tháng, quý, năm
Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin về nhà cung cấp
Nhà cung cấp nguyên liệu của Mondelez Kinh Đô có thể chia ra thành nhiều nhóm hàng: nhóm bột, nhóm đường, nhóm bơ sữa, nhóm hương liệu, nhóm phụ gia hoá chất Sau đây là một số nhà cung cấp cung cấp các nhóm nguyên liệu chính cho Kinh Đô:
• Nhóm bột: Nhà cung cấp bột mì Bình Đông Công ty bột mì Bình Đông đã được Kinh Đô lại chọn là nhà cung cấp bột mì cho doanh nghiệp Đã hoạt động trên thị trường được hơn
40 năm với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, việc quản lý sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn này được các tổ chức sử dụng để chứng tỏ sự tuân thủ và cam kết đối với những thực hành trong ngành nghề uy tín), Bình Đông đã đáp ứng đủ các yêu cầu mà Kinh Đô đề ra, luôn sẵn sàng cung cấp bột mì khối lượng lớn và đảm bảo chất lượng để Mondelez Kinh Đô có thể đưa vào dây chuyền sản xuất bánh kẹo của mình
• Nhóm đường: nhà máy đường Biên Hoà Biên Hòa là nơi cung cấp đường cho Kinh Đô Biên Hòa là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực đường mía của Việt Nam Với nông trại mía Thành Long có diện tích 960 ha năng lực sản xuất lên 620.000 tấn/ năm, quá trình sản xuất, tinh luyện đường được áp dụng công nghệ hiện đại không hóa chất tẩy trắng Là một doanh nghiệp làm sản xuất và vận chuyển đều ở Việt Nam nên giá thành cũng rẻ hơn so với một số các loại đường khác trên thị trường
• Nhóm bơ sữa: nhóm hàng này Kinh Đô chủ yếu sử dụng từ nước ngoài thông qua việc nhập trực tiếp và qua nhà phân phối hoặc đại lý tại Việt Nam Toàn bộ nguyên liệu dùng trong sản xuất sản phẩm bánh kẹo của công ty Kinh Đô đều được chọn lọc từ sản xuất uy
21 tín của Việt Nam và nhập khẩu từ các nước Pháp, Úc, New Zealand, Uruguay, Thái Lan,
… Dầu ăn các loại do Công ty Cổ phần Dầu thực vật Trường An cung cấp, …
• Nhóm hương liệu, phụ gia hóa chất: sử dụng chủ yếu từ nước ngoài, Kinh Đô mua hàng thông qua văn phòng đại diện hoặc nhà phân phối tại Việt Nam, một số hãng hương liệu mà Kinh Đô đang sử dụng là: Mane, IFF, Griffit, Cornell Bros
• Về bao bì: Kinh Đô chủ yếu sử dụng bao bì trong nước Các loại bao bì Kinh Đô sử dụng là: bao bì giấy, bao bì nhựa và bao bì thiết Các nhà cung cấp chủ yếu của Kinh Đô đối với bao bì là: Visinpack (bao bì giấy), Tân Tiến (bao bì nhựa), Mỹ Châu (bao bì thiết)
Mondelez Kinh Đô là một khách hàng mà nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu rất muốn được hợp tác bởi vì họ không chỉ tiêu thụ một lượng sản phẩm lớn mà còn là một thương hiệu lớn Trong thời đại hiện tại thông tin luôn là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của thương mại, thông tin về nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn tới việc lựa chọn nhà cung cấp đầu vào cho doanh nghiệp Điều này đòi hỏi công ty phải luôn luôn tìm kiếm để hợp tác với những nhà cung cấp trong và ngoài nước để khai thác các nguồn nguyên liệu vật chất lượng tốt có uy tín và đáng tin cậy trong ngày như dầu ăn Trường An, bột mì Bình Đông, đường Biên Hòa….và có xác nhận nguồn gốc rõ ràng bởi các cơ quan chức năng Mondelez Kinh Đô luôn đánh giá cao các nhà cung cấp, những đối tác có trách nhiệm, sáng tạo, đổi mới và liên tục nâng cao chất lượng nguyên vật liệu và duy trì giá cả cạnh tranh trên thị trường
Bước 3: Yêu cầu báo giá và thông tin kỹ thuật sản phẩm
Mondelez Kinh Đô là nhà sản xuất lớn nên mức độ tác động bất lợi về giá của nhà cung cấp đến doanh nghiệp là không đáng kể Do họ thường giao dịch với những đơn hàng lớn nên sức đàm phán mạnh, do đó thường mua được hàng với giá rẻ, chất lượng tốt, có sự phối hợp chuyên nghiệp giữa bộ phận mua hàng, kế hoạch sản xuất và sản xuất nên công ty luôn có đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, mặc dù có những đơn hàng phát sinh ngoài kế hoạch
Những năm gần đây dịch, bệnh tràn lan, nguồn cung nguyên liệu tiếp tục biến động và gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là vấn đề logistics, giá cước tăng cao làm ảnh hưởng đến đầu vào nguyên vật liệu của công ty Chính vì thế công ty chú trọng hơn về vấn đề giá cả nguyên liệu đầu vào đối với công ty đối tác, xem xét đưa ra phương án đàm phán về giá cả khi có sự biến động về thị trường
Theo quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của công ty, Mondelez Kinh Đô luôn xác định rõ yêu cầu về tiêu chuẩn nguyên liệu Kiểm tra chặt chẽ nguyên liệu đầu vào về chất lượng vệ sinh, tình trạng đóng gói, giấy tờ chứng nhận từ nhà cung cấp Các nhà cung cấp phải đảm bảo thực hiện đúng tiêu
22 chuẩn và tuân thủ đúng theo quy trình kiểm soát chất lượng do công ty đề ra Theo đó, đối với nguyên liệu nhập khẩu, cụ thể như nguyên liệu sữa, nhà cung cấp phải đảm bảo đầy đủ chứng từ về kết quả kiểm nghiệm phù hợp các thông số kỹ thuật (Specification), xuất xứ/nguồn gốc sản phẩm (Certificate of Origin), giấy xác nhận đạt yêu cầu nhập khẩu của Hải quan và chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm của cục An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm Toàn bộ nguyên liệu sữa dùng trong sản xuất sản phẩm bánh kẹo của công ty Kinh Đô đều được chọn lọc từ nhà sản xuất uy tín của Việt Nam và nhập khẩu từ các nước Pháp, Úc, New Zealand, Uruguay, Thái Lan Nguồn nguyên liệu này được Kinh Đô nhập và sử dụng cho toàn hệ thống Kinh Đô bao gồm sản phẩm bánh kẹo của Kinh Đô Luôn chủ động yêu cầu nghiêm ngặt về tiêu chuẩn nguyên liệu với cung cấp, Công ty cũng xác định hợp tác lâu dài và không tự tiện thay đổi nhà cung cấp nhằm đảm bảo ổn định chất lượng nguồn nguyên liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng
Ưu điểm
Kinh Đô ngày càng có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn hợp tác với công ty vì chất lượng cũng như mức độ uy tín trên thị trường tại Việt Nam, được khách hàng trong nước cũng như khách hàng ở các nước bạn bè quốc tế biết đến Hệ thống phân phối của Mondelez Kinh Đô trải khắp 64 tỉnh và thành phố với 150 nhà phân phối và trên 40.000 điểm bán lẻ Sản phẩm của Kinh Đô đã được xuất khẩu sang thị trường trên thế giới như Mỹ, Châu Âu, Úc, Trung Đông, Singapore, Đài Loan, Mondelez Kinh Đô có hệ thống phân phối bánh kẹo trải dài khắp toàn quốc, đặc biệt tại các tỉnh thành lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, TPHCM, … với số lượng nhà phân phối dày đặc, phủ khắp các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini với tên gọi đại lý bánh kẹo Kinh Đô Vì thế có rất nhiều cơ hội lựa để chọn các nhà cung ứng tối ưu nhất, đảm bảo về mặt chất lượng sản phẩm Ngoài ra việc có nhiều mối quan hệ hợp tác nên công ty cũng dễ dàng khai thác thông tin từ công ty đối thủ cạnh tranh khác từ nhà cung cấp để có thể đưa ra các chiến lược về hoạt động mua hàng, đặt hàng hiệu quả
Hầu hết các vật liệu cơ bản được Kinh Đô sử dụng đều có mặt ở Việt Nam chủ yếu là các nguyên liệu chính như bột, đường, có được những nhà cung cấp uy tín trong nước (ngoại trừ một số nguyên liệu cần phải nhập như bơ sữa và hương liệu phụ gia phải nhập từ nước ngoài) Do đó giá thành cũng rẻ do có thể giảm chi phí vận chuyển, nguyên liệu đáng tin cậy vì biết được nguồn gốc, xuất xứ Kinh Đô có thể tiết kiệm được một khoản chi phí trong việc mua nguyên vật liệu
Với quy mô hoạt động lớn, sở hữu nhiều thương hiệu bánh kẹo nổi tiếng như Cosy, Kinh Đô, Solite, Slide, AFC, OREO, RITZ, LU, Toblerone, Cadbury…và danh mục đa dạng các sản phẩm khác nhau nên công ty đã áp dụng những phương thức kiểm tra, rà soát phù hợp với từng đơn hàng và nhà cung cấp, đảm bảo quá trình giao nhận đúng tiến độ, chủ động nắm bắt tình hình của đơn hàng Việc thường xuyên cập nhật số liệu, nguyên vật liệu trong kho sẽ dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu mua nguyên vật liệu công ty thường xuyên dùng tránh thiếu hụt khi cần đến
Mondelez Kinh Đô rất quan tâm đến chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào và luôn đảm bảo tính bền vững của sản phẩm nên ở quá trình mua hàng, đặt hàng Chính vì thế, công ty luôn chọn những
28 nhà cung cấp có thể đáp ứng được tiêu chí này đảm bảo cho khâu mua nguyên liệu đầu vào đạt chất lượng tốt nhất và hạn chế được phần lớn các rủi ro có thể xảy ra Cụ thể, công ty đã tổ chức thành công
“Hội thảo kết nối cung - cầu trứng gà theo chuẩn nhân đạo” tại Nhà máy Mondelez Kinh Đô tại tỉnh Hưng Yên Tại buổi hội thảo, các nhà cung cấp trứng cũng được đại diện Mondelez Kinh Đô chia sẻ về sứ mệnh tầm nhìn của công ty đến năm 2030 cùng với chiến lược phát triển bền vững tại Việt Nam, được giới thiệu về quy trình chọn nhà cung cấp của công ty, quy trình mua hàng, tiêu chuẩn chọn nhà cung cấp, tiêu chuẩn chọn nguyên vật liệu và chiến lược sử dụng trứng gà chuẩn nhân đạo của Mondelez Kinh Đô tại Việt Nam Vào cuối năm 2022, Công ty đã ra mắt sản phẩm Solite Nature Fresh, sản phẩm đầu tiên sử dụng 100% trứng gà chuẩn nhân đạo được chứng nhận bởi HFAC (Humane Farm Animal Care).
Nhược điểm
Quy mô hoạt động lớn, đa dạng hóa về sản phẩm làm cho cấu trúc của phòng ban thu mua bị phức tạp hóa, trở nên cồng kềnh khó kiểm soát Tuy có kiểm soát chặt chẽ nhưng công ty vẫn gặp một số sự cố trong quá trình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty và quan hệ với nhà cung cấp Đội ngũ nhân viên mua hàng còn xảy ra những sai sót trong việc làm thủ tục giấy tờ gây chậm trễ trong quá trình đặt và mua hàng bên ngoài
Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hoá để bán Chi phí mua hàng với những hàng hoá trong nước đã đảm
Hình 5 Mondelez Kinh Đô tổ chức “Hội thảo kết nối cung - cầu trứng gà theo chuẩn nhân đạo”
29 bảo phần lớn ở mức thấp nhất nhưng những hàng hoá công ty nhập vẫn phải mua với giá cao như các nguyên liệu bơ, hương liệu phụ gia và đặc biệt là các nguyên liệu sản xuất Chocolate
Những năm dịch, bệnh tràn lan, làm ảnh hưởng đến đầu vào nguyên vật liệu của Kinh Đô Ví dụ đặc biệt là trứng, trứng là một trong những loại nguyên liệu chính để làm bánh nhưng đã có 1 khoảng thời gian dịch cúm gia cầm (H5N1) làm Kinh Đô gặp không ít khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp Các loại nguyên vật liệu này chỉ tồn kho trong ngắn hạn nên việc Kinh Đô chủ động trong nguồn cung là thấp Đồng thời cũng tốn nhiều chi phí để có thể đáp ứng nhu cầu thị trường Hay theo đó vào năm 2008, đối với nguồn nguyên liệu cụ thể là sữa, khi nổi lên những nghi vấn về việc sữa nhiễm Melamine, một chất có độc tính nhẹ được cho vào sữa nhằm tăng giả tạo hàm lượng protein cũng ảnh hưởng ít nhiều đến Kinh Đô trong việc chọn các nhà cung cấp sữa uy tín và kiểm tra chặt chẽ hơn.
Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng và đặt hàng của công ty Kinh Đô
Hoạt động mua hàng và đặt hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nguyên liệu chất lượng, giá cả hợp lý và hiệu quả sản xuất cho doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng này, Kinh Đô đã và đang nỗ lực hoàn thiện quy trình mua hàng, nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên và ứng dụng công nghệ tiên tiến Điểm mấu chốt trong việc hoàn thiện hoạt động mua hàng của Kinh Đô nằm ở việc áp dụng hệ thống quản lý mua hàng hiện đại, chuẩn hóa quy trình, đồng thời phát triển hệ thống nhà cung cấp uy tín và áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt Việc thu thập, phân tích dữ liệu đầy đủ và sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa quy trình cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả mua hàng
Bên cạnh đó, Kinh Đô cũng cần chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên mua hàng, thu hút nhân tài và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp Tiền thưởng cho nhân viên mua hàng chất lượng tốt, giao hàng đúng thời hạn sẽ được nhận những ưu đãi tốt nhất như hoa hồng, chiết khấu
%, Áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, IoT, phát triển hệ thống thương mại điện tử và sử dụng các công cụ hỗ trợ mua hàng cũng là những hướng đi hiệu quả để hoàn thiện hoạt động mua hàng của doanh nghiệp
Với những giải pháp toàn diện trên, Kinh Đô có thể tối ưu hóa hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và gia tăng lợi nhuận, góp phần khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành bánh kẹo Việt Nam
Yêu cầu về chất lượng và số lượng hàng hóa
Công ty cần đưa ra các bộ tiêu chí, tiêu chuẩn cụ thể về chất lượng đối với hàng hóa mua vào khi tiến hành thu mua Công ty cần xác định loại nguyên liệu, nguồn gốc, chủng loại, quy cách đóng gói, số lượng,…cần dùng bao nhiêu là đủ với thành phần của từng loại sản phẩm trong quá trình sản xuất và khoảng thời gian sản xuất so với lượng hàng tồn kho có hợp lý không Quy trình sản xuất hiện tại cần được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với việc kiểm soát chặt chẽ bắt đầu từ quá trình nhập nguyên liệu đến khi sản phẩm được phân phối ngoài thị trường: 100% các loại nguyên liệu đều được kiểm tra và đánh giá trước khi nhập kho, trong quá trình bảo quản và trước khi đưa vào sản xuất Bên cạnh đó các nguyên liệu này phải ghi rõ nguồn gốc xuất xứ, cam kết chất lượng của nhà cung ứng
Cần phải dự báo được ngân sách chi tiêu mua nguyên liệu trong thời gian đến của sản phẩm Kinh Đô để công ty có thể tìm hiểu thêm được nhiều nhà cung cấp khác Từ đó có thể thêm nhiều thông tin để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp nào là phù hợp nhất, có thể đáp ứng được các mục mà công ty Kinh đô đã đề ra tránh tình trạng bị động về nguồn nguyên vật liệu và các nhà cung ứng có cơ hội đẩy giá lên cao
Cần phải có kế hoạch dự phòng cho việc thiếu hụt nguyên liệu trong quá trình sản xuất để tránh gián đoạn quá trình sản xuất của công ty Vì thế nên:
• Dự báo và theo dõi chuỗi cung ứng
Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến để dự báo nhu cầu và xu hướng tiêu dùng, từ đó lập kế hoạch nhập nguyên liệu kịp thời Và việc theo dõi liên tục tình hình cung ứng từ các nhà cung cấp là điều vô cùng cần thiết để phát hiện sớm các dấu hiệu của việc thiếu hụt nguyên liệu để công ty có thời gian chuẩn bị các phương án đối phó kịp thời Có thể sử dụng hệ thống SCM và CRM như đã đề cập giúp theo dõi và quản lý đơn hàng từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng Thông tin được cập nhật liên tục, giúp các bộ phận như sản xuất, kho và vận chuyển có thể phối hợp chặt chẽ nhằm giảm thiểu sai sót và giúp dự báo nhu cầu chính xác hơn Hoặc duy trì một mức tồn kho an toàn đủ lớn để đáp ứng nhu cầu sản xuất trong thời gian ngắn hạn khi nguồn cung bị gián đoạn
• Đa dạng hóa nhà cung cấp và khu vực
Ký kết hợp đồng với nhiều nhà cung cấp ở các khu vực địa lý khác nhau để tránh rủi ro khi một khu vực gặp vấn đề về cung ứng Mondelez Kinh Đô cũng đã thực hiện phòng ngừa bằng giải pháp này thông qua đa dạng các nhà cung cấp cùng một loại nguyên liệu như về đường thì có nhà máy đường Biên Hòa, Đường Juna, nhà máy đường Phú Yên, Bột thì có Bình Đông và Đại Phong Với số lượng
31 nhà cung cấp trên cũng chưa chắc chắn là đủ cung ứng khi thiếu hụt nguyên liệu nên công ty vẫn nên mở rộng với nhiều nhà cung cấp khác nữa
• Phát triển nguồn nguyên liệu thay thế
Nghiên cứu và phát triển các nguồn nguyên liệu thay thế có thể được sử dụng mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong khâu kiểm tra chất lượng nguồn nguyên liệu Thử nghiệm và đánh giá các nguồn nguyên liệu mới để đảm bảo tính khả thi và an toàn mới đưa vào sản xuất tránh tình trạng tiêu tốn các chi phí vô ích
Củng cố và hoàn thiện các nhà cung ứng chủ lực của công ty
Công ty nên lựa chọn tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín trên thị trường cung cấp nguyên liệu Những nhà cung cấp đó sẽ đảm bảo về vấn đề giao hàng đúng thời hạn, đúng số lượng và đúng chất lượng mà công ty đã yêu cầu
Công ty cần có những bộ phận kiểm tra, giám sát về chất lượng hàng hóa, giá cả,…sau khi bán so với các nhà cung ứng khác trên thị trường có chênh lệch không để từ đó có thể đổi nhà cung cấp mới Đưa ra các chỉ tiêu cụ thể và rõ ràng đối với các nhà cung cấp mới đồng thời cập nhật các tiêu chí mới đối với các nhà cung cấp hiện tại của công ty Ví dụ như một số trường hợp như:
• Hủy hợp đồng nếu nhà cung cấp không trung thực trong quá trình giao hàng và hàng hóa không giống với hàng mẫu trong hợp đồng thỏa thuận
• Hủy hợp đồng nếu nhà cung cấp cố tình làm khó gây khó dễ trong việc nâng giá hàng lên cao để ép giá so với hợp đồng đã ký
• Không nhận hàng nếu nhà cung cấp giao hàng trễ quá nhiều lần
• Đền hợp đồng nếu nhà cung cấp cung cấp hàng hóa kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn như trong hợp đồng đã thỏa thuận giữa hai bên
• Hủy hợp đồng khi nhà cung cấp giao hàng hóa chưa qua kiểm duyệt, lách luật để chạy hàng
Công ty nên tìm kiếm những sản phẩm nguyên liệu mới, hàng thay thế tương đương để có thể đảm bảo mọi rủi ro trong quá trình sản xuất đều có thể xử lý được
