chủ đề phân tích hoạt động mua hàng và đặt hàng của mondelez kinh đô

1 PHẦN MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chất lượng mà còn phải tối ưu hó

TP Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2024 BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÀI TIỂU LUẬN NHÓM

MÔN QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG CHỦ ĐỀ: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG

MUA HÀNG VÀ ĐẶT HÀNG CỦA MONDELEZ KINH ĐÔ

GVHD: TS TÔ ANH THƠ

LỚP HỌC PHẦN: 2421101144607

Sinh viên thực hiện:

2 Huỳnh Thị Tuyết Mai MSSV: 2221000550

4 Nguyễn Như Quỳnh MSSV: 2221000666 5 Mai Hồng Thảo MSSV: 2221000690

TP Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2024 BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÀI TIỂU LUẬN NHÓM

MÔN QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

CHỦ ĐỀ: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG

MUA HÀNG VÀ ĐẶT HÀNG CỦA MONDELEZ KINH ĐÔ GVHD: TS TÔ ANH THƠ

LỚP HỌC PHẦN: 2421101144607

Sinh viên thực hiện:

2 Huỳnh Thị Tuyết Mai MSSV: 2221000550

4 Nguyễn Như Quỳnh MSSV: 2221000666 5 Mai Hồng Thảo MSSV: 2221000690

NHẬN XÉT MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CỦA CÁC THÀNH VIÊN

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin được gửi lời tri ân sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đối với Thầy Tô Anh Thơ là giảng viên của khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Tài chính - Marketing Trong quá trình học tập và tìm hiểu môn Quản trị chuỗi cung ứng, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tâm huyết và tận tình của Thầy Những kiến thức mà thầy truyền đạt không những giúp chúng em tích lũy thêm nhiều kiến thức về môn học này để có thể hoàn thành được bài tiểu luận nhóm về đề tài: Phân tích hoạt động mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô mà còn là một hành trang hỗ trợ chúng em trong công việc sau này

Tuy nhiên, do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên sẽ còn nhiều thiếu sót trong quá trình làm bài tiểu luận, rất mong Thầy có thể bỏ qua và cho chúng em lời nhận xét để chúng em có thể hoàn thiện hơn trong tương lai

Cuối cùng, chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

1.1 Khái niệm mua hàng 3

1.2 Mục tiêu của hoạt động mua hàng 4

1.3 Vai trò của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp 6

1.4 Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng và đặt hàng hiệu quả 7

1.5 Quy trình mua hàng và đặt hàng 8

CHƯƠNG 2 13

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐẶT HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP MONDELEZ KINH ĐÔ 13

2.1 Giới thiệu Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô 13

2.2 Lý do chọn Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô 14

2.3 Các giai đoạn phát triển của quy trình mua hàng và đặt hàng tại Mondelez Kinh Đô 15 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và đặt hàng hàng của Mondelez Kinh Đô 17

2.4.1 Yếu tố nội bộ: 17

2.4.2 Yếu tố bên ngoài: 18

2.5 Phân tích quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô 19

KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Logo Mondelez Kinh Đô 13 Hình 2 Các danh mục sản phẩm của Mondelez Kinh Đô 14 Hình 3 Công ty Mondelez Kinh Đô ký kết Hợp tác Chiến lược với Công ty Giấy Đồng Tiến và Vĩnh Xuân 17 Hình 4 Quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô 19 Hình 5 Mondelez Kinh Đô tổ chức “Hội thảo kết nối cung - cầu trứng gà theo chuẩn nhân đạo” 28

1

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc sản xuất sản phẩm chất lượng mà còn phải tối ưu hóa các quy trình mua hàng và đặt hàng để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm chi phí Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô, một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo và thực phẩm, đã minh chứng cho sự quan trọng của việc quản lý các hoạt động này thông qua các chiến lược và quy trình chặt chẽ

Quy trình mua hàng và đặt hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong tổ chức doanh nghiệp và cần sự quản lý hiệu quả, chuyên sâu Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua: mua cái gì, mua bao nhiêu, mua của ai, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các chức năng trong quản trị chuỗi cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngoài nước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác

Kể từ khi Mondelez International mua lại Kinh Đô vào năm 2015, Mondelez Kinh Đô đã không ngừng cải thiện và phát triển quy trình mua hàng và đặt hàng để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao năng lực cạnh tranh Điều này bao gồm việc thiết lập mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình mua hàng để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào chất lượng và quản lý hiệu quả các đơn đặt hàng Để duy trì và mở rộng thị phần của mình, Mondelez Kinh Đô phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động mua hàng và đặt hàng Việc áp dụng mô hình mua hàng chiến lược với các nhà cung cấp đáng tin cậy giúp đảm bảo chất lượng nguyên liệu, tối ưu chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá cả cũng như các điều khoản hợp đồng Đồng thời, việc duy trì mối quan hệ hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp giúp tối ưu hóa quy trình đặt hàng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất

2

Bài tiểu luận này sẽ tập trung phân tích chi tiết quy trình mua hàng và đặt hàng của Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô, từ đó làm rõ các chiến lược và thực tiễn đã được áp dụng để tối ưu hóa hoạt động mua hàng và đặt hàng Qua đó, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý quy trình này trong bối cảnh kinh tế hiện đại

Việc phân tích quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô không chỉ mang lại những hiểu biết sâu sắc về cách thức mà một doanh nghiệp hàng đầu vận hành và tối ưu hóa các hoạt động quan trọng này, mà còn cung cấp những bài học quý giá cho các doanh nghiệp khác Bài tiểu luận sẽ giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện hơn về các chiến lược và phương pháp tối ưu hóa quy trình mua hàng và đặt hàng Những hiểu biết này có thể áp dụng vào thực tiễn để cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Ngoài ra, việc nghiên cứu sâu về quy trình mua hàng và đặt hàng của Mondelez Kinh Đô còn giúp xác định các yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong quản lý chuỗi cung ứng Từ đó, đưa ra các khuyến nghị và đề xuất nhằm cải tiến và hoàn thiện quy trình, góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công lâu dài cho doanh nghiệp

3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm mua hàng

Mua hàng có thể được định nghĩa bằng nhiều khái niệm, một số khái niệm mua hàng mà chúng ta có thể tham khảo:

• Theo (Henrik Andersson et al., 2006) mua hàng là quá trình mà một tổ chức nào đó ký hợp đồng

với bên đối tác để sở hữu những hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức đó theo một cách tiết kiệm và nhanh chóng nhất

• Theo (Weele, 2014) mua hàng là hoạt động quản trị các nguồn lực bên ngoài doanh nghiệp theo

đó các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động vận hành, bảo trì của doanh nghiệp như hàng hóa, dịch vụ, năng lực hay kiến thức được bảo đảm ở điều kiện tốt nhất nhằm giúp doanh nghiệp thực

hiện các hoạt động cơ bản của mình

• Theo (Wisner et al., 2014) mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa, các công cụ vốn,

nguyên vật liệu, dịch vụ (bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương

• Mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa vật tư bất kì một vật thể nào thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ khác

4

vụ sản xuất là hành vi của các doanh nghiệp sản xuất nhằm sở hữu các nguyên vật liệu đầu vào với mục đích là chế tạo, sản xuất, lắp ráp ra các sản phẩm để cung cấp cho khách hàng Mua hàng hóa phuc vụ thương mại là hành vi của các doanh nghiệp thương mại bao gồm các doanh nghiệp bán sỉ, bán lẻ thu mua nhằm mục đích mua đi bán lại mà không hề làm gia tăng bất kỳ gia trị nào cho sản phẩm

1.2 Mục tiêu của hoạt động mua hàng

(Nhàn, 2021)

Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp phải hướng đến thực hiện hiệu quả mục tiêu cơ bản là đảm bảo sự ổn định các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp với một mức giá thấp, góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp và tối đa hóa thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng

• Đảm bảo sự ổn định các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp

Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và không gián đoạn thì các hoạt động thu mua phải đảm bảo rằng các nguyên vật liệu được cung cấp đủ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp Số lượng nguyên vật liệu cần cung cấp này được căn cứ trên cơ sở dự báo nhu cầu của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp cũng như khả năng đàm phán và dự báo của cán bộ làm công tác thu mua khi tiến hành đặt hàng Đây thực sự là một nghệ thuật mang tính khoa học Không chỉ căn cứ vào dự báo nhu cầu của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp, bộ phận thu mua còn phải dự báo được tình hình cung cầu trên thị trường nguyên vật liệu cũng như khả năng cung cấp của các đối tác khi tiến hành đặt hàng Đặt mua nhiều sẽ gia tăng chi phí tồn trữ trong khi đặt hàng thiếu sẽ dễ dẫn đến gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

• Thu mua các yếu tố đầu vào với giá hợp lý

Giá mua nguyên vật liệu và các yếu tố đầu vào khác là một phần quan trọng tạo nên giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc mua các yếu tố đầu vào này với giá cả hợp lý sẽ góp phần gia tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Giá cả hợp lý tức là giá cả phải phản ánh đúng tương quan cung cầu và mức độ khan hiếm của hàng hóa đó trên thị trường Để thực hiện yêu cầu này, bộ phận thu mua phải am hiểu về cơ cấu chi phí của các đối tác cung cấp để tạo lợi thế khi đàm phán về giá Ngoài ra, việc chọn đúng thời điểm để đàm phán về giá cũng tạo lợi thế cho người mua hàng Chẳng hạn, cuộc khủng hoảng kinh tế năm 1997 tại Châu Á chính là cơ hội lớn để các doanh nghiệp Singapore có thể mua sắm lớn với chi phí rất rẻ

5

• Góp phần làm gia tăng chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp

Chất lượng của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị là xương sống tạo nên một sản phẩm tốt Nhìn chung, không thể sản xuất các sản phẩm chất lượng tốt khi nguồn nguyên liệu đầu vào không đạt đến một chuẩn mực chất lượng nhất định Như vậy, hoạt động thu mua phải quán triệt quan điểm này để đảm bảo cung ứng cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp những nguyên vật liệu đạt yêu cầu về mặt chất lượng Điều này sẽ góp phần làm gia tăng chất lượng sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp Được xem là đạt chất lượng khi các sản phẩm hàng hóa nguyên vật liệu, máy móc thiết bị phải thỏa mãn những tiêu chuẩn nhất định đối với từng loại nguyên vật liệu hoặc máy móc thiết bị mà trước khi tiến hành mua sắm doanh nghiệp đã đặt ra Chẳng hạn, đối với nguyên vật liệu là sản phẩm thép thì phải đạt tiêu chuẩn JIS của Nhật Bản; động cơ ôtô phải đạt tiêu chuẩn Euro 2 hoặc Euro 3,

• Phát triển nguồn cung ứng

Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung ứng Mục tiêu này cho phép mua hàng bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo:

(1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh

(2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng

(3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy

• Tối đa hóa thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Nhu cầu của khách hàng ngày càng trở nên khó đoán và hay thay đổi Có thể thấy rằng việc nắm bắt và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng ngày nay là một thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp Chính vì vậy, hoạt động thu mua phải đảm bảo làm việc chặt chẽ với hệ thống các nhà cung cấp để không chỉ có thể tìm mua được hàng hóa chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hậu mãi chu đáo mà còn góp phần hỗ trợ nhà cung cấp cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ thông qua hoạt động phát triển nhà cung cấp (supplier development) cũng như thu hút nhà cung cấp đóng góp ý tưởng và công sức vào việc thiết kế sản phẩm mới (new product design) của doanh nghiệp Làm được như thế, thu mua đã trở thành cầu nối giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp trong việc tìm ra các phương án hữu hiệu giúp tạo ra các sản

6

phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã hợp thời, cung cấp đúng thời điểm khách hàng cần Tất cả các hoạt động ấy góp phần đáng kể vào thỏa mãn các nhu cầu đang ngày càng khắt khe của khách hàng

• Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức

Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho

1.3 Vai trò của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp

(Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng)

Những mục tiêu trên cho thấy, mua không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính Quan niệm hiện nay coi mua hàng và đặt hàng là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu Điều này cho thấy mua hàng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua hàng Vì vậy, mua hàng và đặt hàng phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:

• Mua hàng là hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp

Bất kỳ một tổ chức nào, đặc biệt là tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần phải có hoạt động mua hàng Các tổ chức kinh doanh đều cần có đầu vào để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các sản phẩm hàng hóa như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đều đi qua khâu mua hàng trước khi trở thành yếu tố đầu vào của doanh nghiệp

• Là một trong những nhân tố có tầm ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Hoạt động mua hàng là hoạt động nhằm cung cấp máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu và công nghệ nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vì vậy mà các yếu tố này

7

ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra cũng như thời điểm cung cấp hàng hóa ra thị trường, tác động đến uy tín và hiệu quả hoạt động

• Giúp doanh nghiệp chuyên môn hóa thông qua hoạt động mua ngoài (outsourcing)

Hoạt động mua ngoài (outsourcing) giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm các sản phẩm, linh kiện nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp có nhu cầu nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nhờ vậy, các nguồn lực chủ yếu nhưng có hạn của doanh nghiệp sẽ được tập trung ưu tiên phát triển hoạt động chính yếu của mình (core business) Điều này tạo nên sự chuyên môn hóa cao độ cho doanh nghiệp, nền tảng của những năng lực cạnh tranh vượt trội

• Hoạt động mua hàng góp phần gia tăng tính chủ động của doanh nghiệp

Hiện nay hoạt động thuê mua bên ngoài đối với nguyên vật liệu, máy móc thiết bị chiếm một tỷ trọng rất cao so với trước đây Điều này có mặt lợi là giúp doanh nghiệp gia tăng tính chuyên môn hóa của mình, nhưng mặt khác cũng biến doanh nghiệp sẽ bị lệ thuộc vào nhà cung cấp Hệ quả của việc này là doanh nghiệp sẽ dần dần trở nên bị động trong những trường hợp xấu như: thiếu nguyên nhiên vật liệu, khủng bố, chiến tranh, thiên tai dịch họa… Để khắc phục tình trạng này thì bộ phận thu mua của doanh nghiệp cần hoạt động hiệu quả để giúp doanh nghiệp dự liệu được các tình huống từ đó đề xuất các biện pháp dự phòng hữu hiệu

1.4 Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng và đặt hàng hiệu quả

Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và chất lượng hàng hóa khi nhập kho Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng:

• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả từ đó lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng chi phí hợp lý nhất

• Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty • Thiết lập được một mô hình quản lý nhà cung cấp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không

phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận riêng biệt

• Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp Hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng…

8

• Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: Một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả giúp tối ưu hóa quá trình mua sắm, từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đến đặt hàng và thanh toán Từ đó tạo tiền đề giúp tổ chức tăng cường hiệu suất và hiệu quả của hoạt động sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí mua hàng, cũng như tối ưu hóa nguồn lực

• Giảm thiểu rủi ro: Bằng việc thiết lập quy trình mua hàng rõ ràng và minh bạch, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mua sắm, như việc chọn nhầm nhà cung cấp, chậm trễ trong cung ứng hoặc không đảm bảo chất lượng hàng hóa Quy trình này cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của doanh nghiệp

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc chọn lựa những nhà cung cấp đáng tin cậy và chất lượng giúp đảm bảo rằng nguyên liệu và vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất Điều này có thể dẫn đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng và tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

• Tối ưu hóa chi phí: Xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa việc quản lý chi phí mua hàng bằng cách tối thiểu hóa lãng phí và chi phí không cần thiết Việc đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng với nhà cung cấp cũng có thể dẫn đến các thỏa thuận có lợi hơn cho doanh nghiệp Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp

1.5 Quy trình mua hàng và đặt hàng

(Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng)

Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin về nhà cung cấp

Sau khi bộ phận mua hàng tập trung được nhu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp về mua sắm vật tư thiết bị, bộ phận này sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua hoạt động thu thập và xử lý thông tin các đối tác có khả năng cung cấp các mặt hàng mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Tùy thuộc vào chủng loại vật tư, thiết bị cần mua mà qui trình này có một số điểm khác nhau Bộ phận mua hàng phải tiến hành phân loại các nhu cầu cần mua sắm để có các phương án tìm kiếm nhà cung cấp một cách nhanh chóng và tiết kiệm

• Đối với các loại vật tư thiết bị sử dụng thường xuyên, giá trị không cao thì bộ phận mua hàng có thể chọn lựa ngẫu nhiên một số nhà cung cấp để yêu cầu báo giá cũng như các điều kiện về thanh toán, giao nhận và các dịch vụ kèm theo khác Trong trường hợp có

Bước 2: Lựa chọn đưa vào danh sách ngắn (Shortlist)

Căn cứ trên danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã thu thập được, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đánh giá từng nhà cung cấp thông qua một số các tiêu chí nhất định Một số tiêu chí cần phải tuân thủ:

• Tính hợp pháp, hợp lệ của nhà cung cấp và sản phẩm cung cấp,

• Chất lượng sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất của nhà cung cấp, • Khả năng chia sẻ công nghệ và hỗ trợ của nhà cung cấp,

• Vị trí địa lý của nhà cung cấp,

• Công suất, năng lực sản xuất của nhà cung cấp, • Các dịch vụ hỗ trợ khác

Trên cơ sở các tiêu chí này, bộ phận mua hàng sẽ loại bỏ một số nhà cung cấp không đạt yêu cầu để thành lập một danh sách ngắn các nhà cung cấp tiềm năng nhất (shortlist) Danh sách này thường có từ 3-5 nhà cung cấp để xem xét lựa chọn Cần lưu ý rằng, quá trình sàng lọc để xây dựng danh sách ngắn này cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, có sự quan tâm thích đáng đối các yếu tố nêu trên Việc sai sót, bỏ qua một trong các yếu tố trên có thể gây ra cho doanh nghiệp các thiệt hại đôi khi là rất lớn

Bước 3: Yêu cầu báo giá và thông tin kỹ thuật

Dựa vào danh sách ngắn trên, bộ phận mua hàng tiến hành liên lạc và đặt vấn đề với các nhà cung cấp này và yêu cầu họ cung cấp tài liệu kỹ thuật của máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và bảng báo giá các mặt hàng cần mua Khi thu thập được các thông tin trên từ các nhà cung cấp, cán bộ mua hàng sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin và tài liệu kỹ thuật của nhà cung cấp với các yêu cầu về mặt kỹ thuật do doanh nghiệp đặt ra Chọn ra những nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu từ phía doanh nghiệp

10

Sau đó tiến hành so sánh giữa các nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất Yếu tố giá cả cũng cần được xem xét một cách kỹ lưỡng trên cơ sở cân đối với khả năng chi trả của doanh nghiệp Tổng hợp tất cả các yếu tố tìm hiểu trên, cán bộ thu mua sẽ quyết định chọn ít nhất 2 nhà cung cấp phù hợp nhất với các tiêu chí đề ra để tiến hành đàm phán trực tiếp về tất cả các điều khoản liên quan

Bước 4 Đàm phán với nhà cung cấp

Đàm phán là quá trình mà 2 bên, bên mua và bên bán gặp nhau để tiến hành thương thảo các vấn đề liên quan đến quá trình mua bán từ giá cả, phương thức thanh toán, giao nhận, dịch vụ hỗ trợ cho đến hoạt động bảo hành, bảo trì đối với hàng hóa nguyên vật liệu, máy móc thiết bị mua bán Trong quá trình đàm phán này, bên mua hàng phải nêu lên tất cả các mối quan tâm của mình đối với yêu cầu cung ứng vật tư nguyên liệu Bên mua phải khéo léo đàm phán với bên bán để có thể có được một mức giá hợp lý nhất, chất lượng hàng hóa tốt nhất, phương thức thanh toán linh hoạt nhất và các dịch vụ hậu mãi chu đáo nhất

Bước 5 Ra quyết định mua hàng và ký hợp đồng cung cấp hàng hóa

Kết thúc quá trình đàm phán, nếu chọn được nhà cung cấp thì tiến hành ra quyết định mua hàng Ngược lại phải tiến hành từ bước 1 thu thập và xử lý thông tin về nhà cung cấp Khi ra quyết định mua hàng, bên mua tự mình hoặc yêu cầu bên bán tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và cùng nhau duyệt xét lại bộ hợp đồng này trước khi đi đến ký kết hợp đồng mua bán vật tư thiết bị chính thức

Những thông tin cần có trong hợp đồng mua hàng bao gồm: • Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng • Thời gian lập đơn đặt hàng • Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

• Tên, chất lượng, quy cách loại vật tư cần mua • Số lượng vật tư cần mua

• Giá cả

• Thời gian, địa điểm giao hàng • Thanh toán

• Ký tên

11

Mỗi điều khoản trong đơn hàng và hợp đồng phải tính toán cẩn thận theo cách tiếp cận phương án kinh doanh Tất cả các điều khoản trong hợp đồng mua hàng đều cần được xem xét và phân tích cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng, và minh bạch

Sau đây là một số lưu ý cụ thể khi phân tích hợp đồng mua hàng:

• Điều khoản về đối tượng mua bán: Xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ mà hợp đồng mua bán đang áp dụng, bao gồm cả các thông tin chi tiết như số lượng, chất lượng, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật, và đơn giá

• Điều khoản về giá cả và thanh toán: Xác định rõ giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bán, bao gồm cả các điều kiện về phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và các khoản phí, thuế, chi phí liên quan khác

• Điều khoản về thời gian giao hàng: Xác định rõ thời gian giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả thời gian chuyển giao, thời gian kiểm tra, thời gian chấp nhận hoặc phản hồi từ phía người mua

• Điều khoản về điều kiện vận chuyển và bảo hiểm: Xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên đối với vận chuyển sản phẩm, bao gồm cả điều kiện vận chuyển, bảo hiểm và xử lý khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển

• Điều khoản về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Xác định rõ các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả các tiêu chuẩn, chứng nhận, hoặc đánh giá liên quan

• Điều khoản về bảo hành: Xác định rõ điều kiện, thời gian và phạm vi của bảo hành sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả quy định về việc xử lý khi có khiếu nại hoặc yêu cầu bảo hành

• Điều khoản về chấp nhận và kiểm tra hàng hóa: Xác định rõ thủ tục, quy định, và thời gian của quá trình chấp nhận và kiểm tra hàng hóa sau khi được giao hàng, bao gồm cả các yêu cầu về đầy đủ, đúng loại, chất lượng, và số lượng của hàng hóa

• Điều khoản về phương thức giải quyết tranh chấp: Xác định rõ quy định về giải quyết tranh chấp, bao gồm cả các thủ tục, quy trình, và phương thức giải quyết tranh chấp như thông qua đàm phán, trọng tài hoặc hòa giải

• Điều khoản về thay đổi, hủy bỏ, hoặc chấm dứt hợp đồng: Xác định rõ quy định về thay đổi, hủy bỏ hoặc chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả các điều kiện, thủ tục và hậu quả của việc thực hiện các hành động này

12

• Điều khoản về thay đổi và điều chỉnh hợp đồng: Xác định rõ các quy định về việc thay đổi hoặc điều chỉnh hợp đồng, bao gồm cả các thủ tục, thông báo, và chấp thuận từ cả hai bên

• Điều khoản về pháp lý, thuế và tuân thủ luật pháp: Xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên đối với việc tuân thủ các quy định pháp lý, thuế và luật pháp liên quan đến giao dịch mua bán

Bước 6 Tổ chức thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng cung cấp hàng hóa đã được ký kết và có hiệu lực thì các bên tham gia hợp đồng tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng một cách nghiêm túc trên cơ sở tuân thủ và tôn trọng các điều khoản ghi trong hợp đồng Thông thường khi thực hiện hợp đồng cung ứng hàng hóa bên mua phải thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa nguyên vật liệu về mặt chất lượng và số lượng • Kiểm tra hóa đơn chứng từ liên quan

• Đối chiếu hàng hóa thực tế với hóa đơn chứng từ • Nhận hàng

• Thanh toán • Nhập kho

Nếu trong quá trình giao nhận hàng có phát hiện các sai sót, chênh lệch liên quan đến hàng hóa, giá cả, thì 2 bên cần lập biên bản ghi nhận sự sai sót chênh lệch này và đưa ra các giải pháp khắc phục

13

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐẶT HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP MONDELEZ KINH ĐÔ

2.1 Giới thiệu Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô

Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô là một thành viên của tập đoàn Mondelez International toàn cầu, có trụ sở tại Chicago, Illinois (Mỹ) Công ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô Việt Nam (“Mondelez Kinh Đô”) được thành lập năm 2015 sau khi Mondelez International mua lại 80% cổ phần về mảng bánh kẹo của Kinh Đô và thương hiệu của Kinh Đô từ năm 2015 Hiện Mondelez Kinh Đô là thành viên của tập đoàn Mondelez International toàn cầu và là công ty Mỹ duy nhất tại thị trường bánh kẹo tại Việt Nam cung cấp đủ các loại bánh quy, bánh mì tươi, bánh bông lan, bánh trung thu, Chocolate, kẹo cao su và các loại bánh kẹo khác

(Công CP MONDELEZ Kinh Đô Việt Nam, n.d.)

Trong hơn 5 năm qua, Mondelez Kinh Đô liên tục ra mắt hơn 100 sản phẩm mới cho 4 ngành hàng khác nhau, trong đó có hơn 30 sản phẩm mới cho thị trường xuất khẩu Để đảm bảo sản phẩm đến với mỗi gia đình Việt Nam, Mondelez Kinh Đô đã liên tục phát triển mạng lưới phân phối và hiện nay sản phẩm đang có mặt tại hơn 300.000 cửa hàng kinh doanh truyền thống, cùng 6000 cửa hàng thuộc kênh bán lẻ hiện đại như siêu thị và cửa hàng tiện lợi trên cả nước

(Mondelez Kinh Đô: Dấu Ấn 5 Năm Chinh Phục Thị Trường Việt Nam, n.d.)

Hình 1 Logo Mondelez Kinh Đô

14

Tầm nhìn: dẫn đầu tương lai của ngành thức ăn nhẹ trên toàn thế giới bằng cách mang đến cho người tiêu dùng các danh mục sản phẩm phong phú, cung cấp đồ ăn nhẹ phù hợp và thực hiện đúng cách

Sứ mệnh: tại Việt Nam, Mondelez Kinh Đô hướng đến sứ mệnh “dẫn đầu ngành thức ăn nhẹ” bằng cách cung cấp cho người tiêu dùng Việt danh mục sản phẩm phong phúc, phù hợp, chất lượng cao, đúng thời điểm người tiêu dùng cần .Với cam kết “làm điều đúng đắn cho cộng đồng’’, công ty luôn nỗ lực đóng góp, xây dựng môi trường phát triển bền vững cho mọi người

Giá trị cốt lõi: công ty mang đến ba giá trị cốt lõi như sau: môi trường bền vững, hỗ trợ cộng đồng và ăn nhẹ lành mạnh, qua đó công ty cũng đang tăng cường tập trung và tái khẳng định cam kết kinh doanh của mình để thúc đẩy phát triển bền vững tại Việt Nam

(Tầm Nhìn, Sứ Mệnh và Giá Trị Cốt Lõi Của Mondelez Kinh Đô, n.d.)

2.2 Lý do chọn Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô

Doanh nghiệp Mondelez Kinh Đô là lựa chọn lý tưởng để phân tích hoạt động mua hàng và đặt hàng vì nhiều lý do đáng chú ý:

Đầu tiên, Mondelez Kinh Đô đã khẳng định vị thế của mình như một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất và phân phối, đặc biệt là trong lĩnh vực thực phẩm Sự uy tín và chất

Hình 2 Các danh mục sản phẩm của Mondelez Kinh Đô