Phân tích hoạt động mua hàng nội địa tại công ty tnhh in và thương mại ngọc hương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HĨA NỘI ĐỊA TẠI CƠNG TY IN VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC HƯƠNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: LƯƠNG THÚY LIÊN MÃ SINH VIÊN: A36355 NGÀNH: LOGISTIC VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HĨA NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY IN VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC HƯƠNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: LƯƠNG THÚY LIÊN MÃ SINH VIÊN: A36355 NGÀNH: LOGISTIC VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS TRẦN VĂN VINH HÀ NỘI – 2023 Thư viện ĐH Thăng Long LỜI CẢM ƠN Trên thực tế, q trình nghiên cứu, khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Để hoàn thành tốt nghiên cứu này, trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến TS Trần Văn Vinh, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm, tạo cho em tiền đề, kiến thức để tiếp cận, phân tích giải vấn đề Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH In Thương mại Ngọc Hương tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn chia sẻ kinh nghiệm để em hồn thành tốt nghiên cứu Sau cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình bạn bè động viên, chia sẻ, giúp đỡ để hồn thành tốt nghiên cứu Tuy có nhiều cố gắng, nghiên cứu không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em kính mong Q Thầy Cô, chuyên gia, người quan tâm đến đề tài có ý kiến đóng góp, giúp đỡ để đề tài hoàn thiện Một lần em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nộ, ngày … tháng … năm 2023 SINH VIÊN Lương Thúy Liên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan số liệu sử dụng khóa luận số liệu thật, kết nghiên cứu trình bày khóa luận sản phẩm tôi, không chép, copy người khác, nội dung trích dẫn ghi đầy đủ thơng tin nguồn, tuân thủ quy định Luật Bản quyền Tôi xin chịu trách nhiệm trước nhà trường pháp luật có hành vi vi phạm pháp luật phát SINH VIÊN Lương Thúy Liên Thư viện ĐH Thăng Long MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài .2 Mục tiêu nghiên cứu .3 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu đề tài Kết cấu đề tài CƠ SỞ LÍ LUẬN QUẢN LÝ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại Tầm quan trọng hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại Các phương pháp quy tắc mua hàng 1.2 Vai trò quản lý mua hàng doanh nghiệp thương mại 10 Mục tiêu vai trò quản lý mua hàng doanh nghiệp 10 Nội dung quản lý mua hàng 11 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý mua hàng .17 Các nhân tố bên ảnh hưởng 17 Các nhân tố bên ảnh hưởng 21 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 23 2.1 Vài nét sơ lược công ty Ngọc Hương 23 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty 23 Chức năng, quyền hạn lĩnh vực hoạt động Công ty 24 Cơ cấu tổ chức quản lý 25 Kết hoạt động kinh doanh Công ty 28 2.2 Phân tích đánh giá tình hình mua hàng cơng ty 30 Tình hình mua hàng nguyên vật liệu công ty năm (2019, 2020, 2021) 30 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng Công ty 32 2.3 Thực trạng công tác quản lý mua hàng Công ty 35 Quy trình mua hàng nội địa Cơng ty 35 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu 38 Tìm lựa chọn nhà cung cấp mua hàng 39 Thương lượng đặt hàng 40 Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng mua 41 2.4 Nhận xét chung công tác quản lý mua hàng nội địa Công ty 42 Ưu điểm 42 Nhược điểm 43 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CƠNG TY IN VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC HƯƠNG 45 3.1 Mục tiêu định hướng phát triển Công ty Ngọc Hương thời gian tới… 45 Mục tiêu 45 Định hướng phát triển Công ty Ngọc Hương thời gian tới 45 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng Công ty 46 Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu mua hàng 46 Hoàn thiện cơng tác tìm lựa chọn nhà cung cấp 46 Hồn thiện cơng tác thương lượng đặt hàng 47 Hồn thiện cơng tác theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa 48 Hồn thiện công tác đánh giá kết mua hàng 48 Hoàn thiện tổ chức nhân thực trình mua hàng 48 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 Thư viện ĐH Thăng Long DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn EOQ Economic order quantity JIT Just in time DNTM Doanh nghiệp thương mại HĐ Hợp đồng ĐĐH Đơn đặt hàng ĐĐKHSX – KTCL Điều độ kế hoạch sản xuất – Kiểm tra chất lượng KTTV Kế tốn tài vụ HH Hàng hóa NVL Ngun vật liệu VNĐ Việt nam đồng DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ Bảng 2.1 Tổng số nhân công ty Ngọc Hương 25 Bảng 2.2 Tóm tắt kết hoạt động kinh doanh công ty In Ngọc Hương 28 Bảng 2.3: Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu công ty in Ngọc Hương 30 Bảng 2.4 Bảng giá dịch vụ lịch in bàn Công ty Ngọc Hương 32 Bảng 2.5 Danh sách số nhà cung cấp công ty Ngọc Hương chọn mua 34 Bảng 2.6 Nhân phận cung ứng mua hàng Công ty Ngọc Hương 35 Hình 1.1 Mơ hình EOQ Hình 2.1 Tổ chức quản lý công ty In Thương Mại Ngọc Hương 26 Sơ đồ 1.1 Quá trình mua hàng doanh nghiệp 12 Sơ đồ 2.1 Quy trình mua hàng nguyên vật liệu nội địa Công ty Ngọc Hương 36 Thư viện ĐH Thăng Long LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế mở cho kinh tế Việt Nam nhiều hội thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng công nghệ, khoa học kỹ thuật, doanh nghiệp ngày phát triển cạnh tranh mạnh mẽ Để đứng vững phát triển thị trường địi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh kinh tế thị trường đầy biến động Xét góc độ, hình thức doanh nghiệp doanh nghiệp có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng hoạt động mua yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu Muốn có sản phẩm đầu tốt trước tiên phải có sản phẩm đầu vào tốt Vì doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh sản phẩm có chất lượng cao, giá phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh thị trường Trong doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ có mục đích chung kinh doanh nhằm thu lợi nhuận Lợi nhuận mục tiêu trước mắt, lâu dài thường xuyên doanh nghiệp thương mại Đồng thời doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, giảm chi phí khơng cần thiết cách hiệu mà doanh nghiệp nên áp dụng Trong chi phí mua hàng chi phí cắt giảm hoạt động mua hàng tổ chức tốt Thực hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại thực tốt chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ chi phí khác giảm, đồng thời hàng hóa mua có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với sản phẩm đối thủ cạnh tranh Muốn hoạt động mua hàng phải tổ chức cách khoa học, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp cải tiến để theo kịp phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ môi trường kinh doanh đầy biến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư cho công tác tổ chức mua hàng, có chiến lược, sách mục tiêu mua hàng rõ ràng nhằm thực công tác mua hàng tốt Để theo kịp với nhịp độ phát triển thời đại, công ty có nhiều thay đổi phương thức kinh doanh mình, thay đổi phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ Tuy nhiên hoạt động mua hàng chưa quan tâm thực Đây vấn đề mà không Công ty mà gần tồn hầu hết doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hoạt động mua hàng quan tâm đến hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa đánh giá tương xứng với vị trí Trong mua hàng lại khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính mà em chọn đề tài “Phân tích hoạt động mua hàng nội địa Công ty TNHH In Và Thương Mại Ngọc Hương” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Trong năm qua, vấn đề “mua hàng” có cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả, có nhiều cơng trình đề cập đến đối tượng lớn Tập đồn kinh tế, có cơng trình nghiên cứu phạm vi Cơng ty cổ phần, Cơng ty tư nhân Đa số cơng trình nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng mua hàng doanh nghiệp, đưa kiến nghị định hướng, giải pháp để nâng cao mua hàng doanh nghiệp Luận văn Thạc sĩ đề tài “Công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Xây dựng, khí, Thương mại dịch vụ Lâm Phát Huy” tác giả Hà Thị Xuân Thu (2014) Luận văn đề cập đầy đủ sở lí luận mua hàng doanh nghiệp, phân tích sâu sắc thực trạng mua hàng biện pháp nhằm tăng hiệu mua hàng Công ty Đề tài “ Quản trị mua hàng Công ty Cổ phần xuất nhập hóa chất thiết bị Kim Ngưu, tác giả Nguyễn Thị Hòa, Đại học Kinh tế Quốc Dân, năm 2015 Luận văn hệ thống hóa số vấn đề lý luận mua hàng quản trị mua hàng Vận dụng lý luận tác giả phân tích thực trạng quản trị mua hàng công ty Cổ phần xuất nhập hóa chất thiết bị Kim Ngưu, đồng thời đề xuất giải pháp tăng cường quản trị mua hàng công ty số kiến nghị nhà nước quy định, sách để góp phần đẩy mạnh hồn thành mục tiêu Công ty đề Đề tải “Cải tiến quy trình mua hàng Cơng ty thương mại tài Hồng Hà” tác giả Đồn Thị Chi, năm 2010 Đề tài phân tích rõ ràng nguồn sở liệu sơ cấp thứ cấp Cơng ty thương mại tài Hồng Hà đưa giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng Cơng ty Tuy nhiên thực trạng quy trình mua hàng Công ty chưa nêu rõ nên giải pháp đưa chưa hợp lý chặt chẽ Nhìn chung luận văn, đề tài giải vấn đề lý luận công tác tổ chức mua hàng vận dụng lý luận sâu phân tích, nghiên cứu thực tế đơn vị thực tập Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu “Phân tích hoạt động mua hàng nội địa Công ty TNHH In Thương Mại Ngọc Hương” Thư viện ĐH Thăng Long 42 2.3.6 Đánh giá kết mua hàng Công tác kiểm tra, kiểm soát diễn tất khâu q trình mua hàng Nếu khơng có xác nhận phịng kiểm tra chất lượng hàng hóa khơng nhập vào kho phịng tài vụ khơng phép tốn mặt hàng Những người có trách nhiệm ln đơn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng Hàng tháng, hàng quý, hàng năm Cơng ty có họp để đánh giá kết mua hàng Việc đánh giá dựa ngun tắc việc mua hàng Cơng ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao chi phí thấp khơng Sau lần mua hàng Công ty thường đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất mục tiêu mà Công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại tức nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ nhu cầu mục tiêu mà Công ty đề Cơng ty tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Cịn hàng hóa mua có sai sót khách quan Cơng ty với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, lỗi nhà cung cấp Cơng ty tìm lựa chọn nhà cung cấp khác Trên thực tế công tác mua hàng thực đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu bán hàng, để gây tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán 2.4 Nhận xét chung công tác quản lý mua hàng nội địa Công ty Ưu điểm Trong trình mua hàng, Cơng ty xác định mục tiêu công tác quản lý mua hàng mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lượng mục tiêu chi phí Cơng tác quản lý mua hàng Cơng ty thời gian qua có ưu điểm sau: Ngày có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn quan hệ hợp tác với công ty, thời gian qua có nhiều nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng chào bán hàng cho cơng ty Vì cơng ty ngày có nhiều hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu Công ty mua hàng nội địa nước, nên tìm kiếm dễ dàng nhà cung cấp bán vật tư nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu công ty, điều giúp cơng ty có thêm thơng tin đối thủ cạnh tranh khác từ nhà cung cấp Phòng mua hàng dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu mua loại vật tư nguyên vật liệu mà Công ty thường xuyên mua dùng, nhân viên mua hàng thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho kiểm sốt tình hình tồn kho nguyên vật liệu Do hoạt động Công ty theo quy mơ vừa nhỏ, đội ngũ nhân nên có ưu điểm dễ quản lý, kiểm sốt tình hình hoạt động Cơng ty, dễ dàng phân chia, quản lý phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với cơng việc giao phó cho nhân phịng, cơng tác tổ chức nhân phòng đơn giản Thư viện ĐH Thăng Long 43 Việc quy định trách nhiệm rõ ràng việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung ứng vật tư mua phải thực theo nhu cầu Công ty Nếu nhân viên chủ quan, thiếu trách nhiệm công việc mà gây thiệt hại cho Công ty tùy theo mức độ gây mà Cơng ty xử lý phù hợp với quy định Nhược điểm Đi với thành tựu đạt được, công tác quản lý mua hàng Công ty tồn hạn chế cần phải khắc phục: Do việc mua hàng phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh Công ty, nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng Công ty chưa đầy đủ, kế hoạch mua hàng đơi khơng sát với thực tế tình hình sản xuất Và Cơng ty thường phải dùng hàng tồn kho cho kỳ sản xuất tiếp theo, phải mua theo số lượng bán tối thiểu nhà cung cấp, dẫn tới công ty mua hàng dư gây tồn kho nhiều vật tư, làm phát sinh nhiều chi phí, như: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm vịng quay vốn cho cơng ty, , làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà nhân viên mua hàng chưa thỏa thuận thương lượng với nhà cung cấp giao miễn phí Vì vậy, nhân viên mua hàng nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương lượng đàm phán giao tiếp với nhà cung cấp Trong cơng tác tìm lựa chọn nhà cung cấp chủ lực, để hạn chế rủi ro đem lại, Công ty ưu tiên chọn nhà cung cấp cũ, có mối quan hệ làm ăn lâu năm bên Việc vừa có lợi song kèm mặt trái thân Công ty bỏ lỡ nhiều hội mua hàng với giá rẻ mà chất lượng tương tự từ nhà cung cấp khác Trong thời kì khan vài mặt hàng định, doanh nghiệp dễ bị thiếu hụt, không đảm bảo lượng hàng để bán nhà cung cấp truyền thống khan đầu vào Từ ảnh hưởng chuỗi hoạt động đầu gây khó khăn cho tài doanh nghiệp Thêm vào đó, nhân viên cịn e dè, ngại thương lượng đàm phán tìm nhà cung cấp mới, lực nghiệp vụ mua hàng cịn yếu, chưa chun nghiệp Đối với cơng tác thương lượng đặt hàng Cơng ty chưa tận dụng ưu người mua Thượng Đế, số lượng đặt mua số vật tư cịn hạn chế, số lượng ít, đặt mua q lắc nhắc Công tác theo dõi kiểm tra giao nhận hàng cịn q thủ cơng cảm tính, dễ phát sinh sai sót kiểm tra hàng hóa nhận từ nhà cung cấp Đồng thời việc xếp nhân viên giao nhận hàng hóa dẫn đến tiêu cực mua hàng, nhà cung cấp đơi lúc mua chuộc, khiến cho nhân viên mua hàng đứng phía nhà cung cấp, ln lựa chọn nhà cung cấp chấp nhận mức giá nhà cung cấp đưa ra, để nhân viên mua hàng nhận phần trăm hoa hồng từ việc làm Dẫn đến kết mua hàng không đạt hiệu cao mong đợi Cơng ty 44 Việc phân tích, đánh giá liệu phục vụ cho công tác quản lý mua hàng hoạt động kinh doanh Cơng ty chưa ý, quản lý cịn thủ công Công ty chưa trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng Do Công ty Ngọc Hương doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, nên cịn hạn chế số lượng nhân viên Cơng ty nên tổ chức đào tạo tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách mua hàng cơng tác quản lý mua hàng Cơng ty hoạt động có hiệu cao, điều phù hợp Công ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Nhân viên cơng ty cịn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chun mơn cịn yếu, nên khả giải tình phát sinh cịn kém, chưa linh hoạt, nên làm cho trình thương lượng đặt hàng đạt hiệu khơng cao cịn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế Ngồi ra, Cơng ty chưa xây dựng hệ thống quản lý chất lượng mua hàng hồn chỉnh chun nghiệp, nói chung q trình mua hàng công ty gặp vướng mắc phát sinh chỗ gỡ rối điều chỉnh khắc phục chỗ Thư viện ĐH Thăng Long 45 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CƠNG TY IN VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC HƯƠNG 3.1 Mục tiêu định hướng phát triển Công ty Ngọc Hương thời gian tới Mục tiêu Trong giai đoạn tới, Công ty Ngọc Hương xác định mục tiêu phát triển Mục tiêu ngắn hạn – 01 năm (2023) Có thể hạ giá thành sản phẩm để cạnh tranh với đối thủ doanh nghiệp khác hết phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Để đạt mục tiêu trên, công ty hình quảng cáo mở rộng phát triển khách hàng Còn khách hàng tại, cơng ty cố gắng đem lại hài lịng từ chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giao hàng hẹn, đủ hợp đồng cho khách hàng Mục tiêu dài hạn – 03 năm (2023-2025) Tập trung chuyên sâu vào thiết kế sản xuất đầu tư công nghệ Mở rộng tăng cường lực sản xuất để nâng cao vị doanh nghiệp Đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm thỏa mãn mong đợi khách hàng chất lượng, giá dịch vụ Đầu tư nguồn nhân lực chất lượng cao để nâng tầm phát triển công ty Định hướng phát triển Công ty Ngọc Hương thời gian tới Công ty Ngọc Hương công ty TNHH với quy mô vừa nhỏ nên Công ty phải chịu sức ép với tác động cạnh tranh liệt đối thủ lâu năm thị trường Dù từ thành lập, Công ty không ngừng vươn lên đạt hiệu kinh doanh đáng kể Công ty nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tạo sản phẩm chất lượng, an toàn cho người, thân thiện với môi trường phát huy nguồn nội lực nhân sự, công nghệ mối quan hệ hợp tác với khách hàng, nhà cung cấp để phát triển bền vững lâu dài Định hướng công tác tổ chức, quản lý công ty: Tiếp tục nâng cao lực quản lý hệ thống Công ty, phát huy tinh thần đổi sáng tạo máy lãnh đạo, quản lý, xác định sơ đồ tổ chức giai đoạn 2023 – 2025 Cơng ty Ngồi cần thực tốt công tác tuyển dụng đào tạo, nội dung đào tạo theo hình thức khác đảm bảo chất lượng, phù hợp yêu cầu hoạt động kinh doanh Cơng ty Hồn thiện quy chế hoạt 46 động Cơng ty, nâng cao tính chun nghiệp hoạt động Quan tâm tới sách đãi ngộ nhân viên, tạo động lực công việc khích lệ tinh thần sáng tạo, gắn bó lâu dài với Công ty Giữ vững phát huy tốc độ phát triển Công ty doanh số, thị phần, thị trường uy tín Tăng cường cơng tác truyền thơng, quảng cáo hình ảnh Cơng ty đến với khách hàng để khách hàng biết tới Công ty đồng thời để đối thủ cạnh tranh biết tiềm lực Công ty, tạo tâm lý e ngại cho đối thủ cạnh tranh thương trường, cách để nhà cung cấp biết đến Cơng ty tìm đến Công ty giới thiệu sản phẩm họ 3.2 Các giải pháp hồn thiện hoạt động mua hàng Cơng ty Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng bước quan trọng bỏ qua Việc nghiên cứu kĩ biến động thị trường giảm thiểu rủi ro mua thừa hàng cho công ty, vừa đảm bảo nguồn cung vừa tiết kiệm chi phí Khi xác định nhu cầu mua hàng phải xác định lượng cần dùng chủng loại, quy cách, sản xuất ứng với thời gian sản xuất so với lượng hàng tồn kho Do vậy, Công ty cần trọng cơng tác phân tích, đánh giá dự đoán nhu cầu sản xuất loại mặt hàng hóa từ có kế hoạch mua hàng hợp lý, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh Cơng ty Cơng ty cần phải có dự báo trước số lượng vật tư mua theo tuần, tháng, quý hay năm vật tư hay sử dụng giấy in, mực in, mica,…để nhân viên mua hàng chủ động cơng tác chuẩn bị nhập mua hàng, như: thơng báo đến phịng kế toán tài vụ ngân sách chi tiêu mua vật tư thời gian tới, nhân viên mua hàng có nhiều thời gian để lấy thông tin hỏi hàng từ nhà cung cấp, Ngồi ra, Cơng ty cần tăng lượng hao hụt vật tư Giấy in, mực in, hóa chất in sản xuất lên 15% lượng dùng sản xuất để hạn chế rủi ro thiếu hụt vật tư cần dùng để sản xuất cho lô sản phẩm, lượng hao hụt tăng nhiều 10% hao hụt dự đốn ban đầu Ngồi ra, có điều kiện tài phù hợp, Cơng ty nên trang bị thiết bị chuyên dùng cho công tác mua hàng để đạt hiệu cao Hoàn thiện cơng tác tìm lựa chọn nhà cung cấp Để có hệ thống nhà cung cấp hợp lý đảm bảo trình mua hàng diễn thường xun, đặn Cơng ty cần cải thiện số điểm sau: Công ty nên tập trung vào việc mua hàng từ nhà cung cấp có uy tín, nhà cung cấp đảm bảo giao hàng hạn, đảm bảo số lượng chất lượng phù Thư viện ĐH Thăng Long 47 hợp với yêu cầu Công ty Tuy nhiên, Công ty phải kiểm tra giám sát chặt chẽ chất lượng sản phẩm, giá cả, dịch vụ bán hàng,…so với nhà cung cấp khác Cơng ty cần tăng cường tìm kiếm, thiết lập nhiều mối quan hệ với nhà cung cấp mới, từ tìm nhà cung cấp tối ưu chủ lực cung cấp hàng hóa cho cơng ty Cơng ty nên cố gắng tìm kiếm sản phẩm nguyên liệu liệu sản phẩm thay tương đương để đảm bảo lợi nhuận cao mặt Nếu cơng ty cần trì phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nhanh chóng nắm bắt nhiều thông tin mua hàng thị trường nhà cung cấp ưu tiên đặt hàng Ví dụ: Khi cơng ty tổ chức tiệc tất niên vào cuối năm đề xuất mời số nhà cung cấp chủ lực thường xuyên mua hàng để tạo dựng mối quan hệ hợp tác tốt công ty đối tác nhà cung cấp Cơng ty phải đảm bảo giữ uy tín với nhà cung cấp Cơng ty phải tốn hạn, phải có cơng văn/văn email thơng báo cho nhà cung cấp trường hợp toán chậm,… Để tìm lựa chọn nhà cung cấp ổn định nguồn, chất lượng hàng hóa tốt , giá hợp lý, Công ty nên bổ sung thêm tiêu chí sau: Uy tín tài chính, dịch vụ sau bán hàng nhà cung cấp Giá phải phù hợp với giá thị trường để đảm bảo hai bên có lợi Vị trí địa lý nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả giao hàng, như: Nhà cung cấp gần cơng ty giảm phí vận chuyển, Chính sách bán hàng nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu sách mua hàng Cơng ty có biến động giá, nguồn hàng hóa ngun vật liệu thị trường Hồn thiện công tác thương lượng đặt hàng Hiện tại, Công ty chưa thực quan tâm đến vấn đề này, Công ty thường xuyên mua hàng nhà cung cấp cũ hàng vật tư thường xuyên mua Nguyên nhân chủ yếu hạn chế công tác thương lượng đặt hàng nhân viên mua hàng chưa có nghiệp vụ chuyên mơn, kinh nghiệm cịn yếu nên kết giao dịch đàm phán khơng cao Để khắc phục tình trạng Công ty cần mở thêm lớp đào tạo kỹ thương lượng, đàm phán có kiểm tra thường niên để liên tục đánh giá khả thương lượng, đàm phán nhân viên Việc nâng cao trình độ nhân hoạt động mua hàng, nâng cao kết thương lượng, đàm phán phận mua hàng, thể quan tâm ban lãnh đạo Cơng ty, khích lệ tinh thần làm 48 việc nhân viên gắn bó lâu dài với Công ty đồng thời tạo tiếng thơm cho Công ty công tác tuyển dụng nhân sau Yêu cầu nhân viên thương lượng, đàm phán sau lần đàm phán cần ghi chép lại đặc điểm nhà cung cấp trình thương lượng, đàm phán lưu trữ thông tin để làm tài liệu chung cho Cơng ty, tránh tình trạng nhân khơng làm việc Cơng ty người tiếp nhận có thơng tin nhà cung cấp, thời gian tìm hiểu lại nhà cung cấp Phịng mua hàng nên cố gắng thương lượng, đàm phán đặt hàng nhà cung cấp vài đơn đặt hàng sau vài lần hỏi hàng nhà cung cấp đó, nhằm tạo lập, trì mối quan hệ hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho lần có nhu cầu Hồn thiện công tác theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa Cơng ty nên đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo kiểm tra chuyên dùng sớm tốt, để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng hàng mua đạt kết xác hơn, như: Máy đo định lượng giấy, đồng hồ đo độ dày micron,…Thơng qua để cơng ty sử dụng chi phí cách tiết kiệm nhằm góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh với đối thủ khác Với công đoạn trình mua hàng cần lựa chọn người khác đảm nhận vị trí khác nhau, có cán pháp chế theo dõi bước công việc để hạn chế tiêu cực q trình mua hàng Đồng thời, Công ty nên trang bị lắp đặt Camera quan sát nơi giao nhận hàng hóa, cổng vào Công ty, để Giám đốc Trưởng phận kiểm tra giám sát gián tiếp nhân viên cấp làm việc Hồn thiện cơng tác đánh giá kết mua hàng Công ty cần lập phịng pháp chế có trách nhiệm xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động mua hàng: mua hàng có thật hiệu hay khơng, mức mua thực mức có lợi cho Cơng ty hay chưa,… Hồn thiện tổ chức nhân thực trình mua hàng Nhân phụ trách cơng tác mua hàng q so với khối lượng công việc đặt khiến cho hiệu thực tế chưa cao Muốn mở rộng phát triển quy mô, Công ty cần tuyển dụng thêm nhân khâu mua hàng Mục đích để giảm tải khối lượng cơng việc tiến hành chun mơn hóa sâu Nhân viên phận mua hàng giao trách nhiệm mua danh mục hàng hoá định Công ty nên quy định rõ quyền hạn trách nhiệm họ văn cụ thể, gắn trách nhiệm họ với công việc giao Nếu hoạt động sản xuất kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá nhân viên mua hàng phụ trách Thư viện ĐH Thăng Long 49 nhân viên phải chịu trách nhiệm Đồng thời, Cơng ty nên có phần thưởng vật chất tinh thần để khuyến khích nhân viên hồn thành tốt cơng việc nhằm đem lại lợi ích cho công ty, mua hàng giá rẻ cịn hưởng sách chiết khấu cao, tìm nguồn hàng vật tư thay tương đương làm giảm chi phí mua, nhằm giảm thiểu trạng tiêu cực nhân viên trình mua hàng 50 KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu hoạt động mua hàng Cơng ty Ngọc Hương nhận thấy Công ty Ngọc Hương doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu Tuy nhiên, công ty có nhiều khó khăn sức cạnh tranh công ty đối thủ lâu năm lớn mạnh thị trường, với quản lý Ban giám đốc kết hợp với phịng ban cơng ty, nên đưa hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạt lợi nhuận mong muốn Nhìn chung, tình hình kinh doanh cơng ty đà phát triển hứa hẹn gặt hái nhiều thành công tương lai Tuy nhiên, công ty cần cắt giảm khoản chi phí khơng hợp lý mà chủ yếu chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí vận chuyển (gồm mua hàng bán hàng), chi phí khác phát sinh nhiều Nếu cơng ty khắc phục điều làm cho công ty đạt lợi nhuận cao Do thời gian thực tập có hạn thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, nên nhận xét kiến nghị nêu chắn tránh khỏi sai sót em cố gắng hồn thành tốt để tải Em mong nhận góp ý chân thành Thầy Cô Công ty Ngọc Hương để báo cáo hoàn thiện Thư viện ĐH Thăng Long 51 PHỤ LỤC Phụ lục Hợp đồng nguyên tắc 52 Phụ lục Hợp đồng nguyên tắc Thư viện ĐH Thăng Long 53 Phụ lục Hợp đồng mua hàng 54 Phụ lục Hợp đồng mua hàng Thư viện ĐH Thăng Long 55 Phụ lục Báo giá 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: Bộ môn Logistics Quản lý chuỗi cung ứng, Silde môn học “Quản lý mua hàng” Công ty TNHH In Thương mại Ngọc Hương, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2019 – 2021, Hà Nội Công ty TNHH In Thương mại Ngọc Hương, Số liệu báo cáo từ phòng kế toán tài vụ năm 2019 – 2021, Hà Nội Hoàng Thanh Phương (2020), Hoàn thiện quản trị mua hàng Công ty cổ phần tiến quốc tế, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Thị Hương (2003), Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng, Luận văn tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại https://inngochuong.com/gioi-thieu.html https://inngochuong.com/ Tiếng Anh: Robert M.Monczka (2014) , Purchasing and Supply Chain Management (5th Edition) Thư viện ĐH Thăng Long