đề tài phân tích hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời tại trung tâm tiệc và hội nghị cát tường garden

Với hướng phát triển đúng đắn như vậy, nhà hàng đã bắt nhịp cùng với sự đôi mới của nền kinh tế của thành phố Biên Hòa, đề trở thành trung tâm nhà hàng tiệc cưới bật nhất về tô chức các

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIỆT NAM

TRUONG DAI HOAC TON DUC THANG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

DAI HOC TON BUC THANG

TON MIC THANG LINIVERSITY

BAI THUYET TRINH 30%

MON HOC QUAN TRI MICE

DE TAI: PHAN TICH HOAT DONG TO CHUC SU KIEN NGOAI TROI TAI TRUNG TAM TIEC VA HOI NGHI CAT

TUONG GARDEN

Giảng viên hướng dan: THS NGUYEN QUOC LOC

Nhóm SV thực hiên: NHÓM 6

TPHCM, THÁNG 3 NĂM 2022

G ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

MỤC LỤC

PHAN I: GIO] THIEU VE KHACH SAN/ TRUNG TAM TIỆC 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triénn oc cccccccccccccceseeseseesesecseseeseseeseseeseveveevees 1 1.2 Tam nin va str m@nheo ccc ccccccccccsecseseesecscsecsesecsesscsessesecsesevsesevsevevsevevsevees 1

1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2 2221 2222112122111 11 1511112252 1x⁄2 1 1.5 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 2-22 22222212 22ss2 3

1.6 Lợi thế cạnh tranh - + s2 1221 5112142127111211211111211211111 1 111 11 r tru 5 PHAN II: PHÂN TÍCH - - 5s 2s 212E1221211211111111 7121121121111 1E rrrei 6

2.1.2 Trong sự kIỆn - - - 0 2010010111 10111211 1111111111111 111101110 1111101 1kg 7 2.1.3 Sau sự kiỆn HT HT TS TT TT T1 1111115111111 1k1 111151155 55 7

- Trả lương cho nhân viên sau tIỆc - 0 22 12221121211 1211 1121111111111 12222 8 Đánh giá ưu điểm/hạn chế trong việc tô chức scg 1111211112151 11215 s2 10

PHẦN III: BIỆN PHÁP CẢI TIỀN VÀ KHUYÊỀN NGHỊ -5-c: se s52 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO 5 s21 2222122121121211211211221221E re 12

xin 13

PHAN I: GIOI THIEU VE KHACH SẠN/ TRUNG TÂM TIỆC

1.1 ch str hinh thanh va phat trién

Tên đơn vi: Trung tâm nhà hàng tiệc cưới Cát Tường Garden

Dia chi: B12/1 Phạm Văn Thuận, Tam Hiệp, Biên Hòa, Đồng Nai

Điện thoại: 091 820 99 66

Website: https://cattuonggardenvn.com.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/cattuongbienhoa/

Cát Tường Garden được thành lập ngày 5/2016 Tổng diện tích với hơn 5.000m2, nhà hàng được xây dựng theo lối kiến trúc tân cô điển với 3 tầng lầu và 5 sảnh lớn nhỏ có không gian được thiết kế giao hòa giữa thiên nhiên và nghệ thuật

Hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng khả năng thay đổi thiết kế linh hoạt với sức chứa lên đến 2.400 khách Sự kết hợp giữa hiện đại và cô điển đã tạo cho Cát Tường Garden mang một vẻ đẹp không hòa lẫn vào những kiến trúc xung quanh Vì

lẽ đó, Cát Tường Garden luôn là cái tên hiện diện trong danh sách những địa điểm

lý tưởng đề tô chức hội nghị và yến tiệc tại thành phó Biên Hòa, Đồng Nai 1.2 Tâm nhìn và sứ mệnh

Tam nhìn: Qua 6 năm hoạt động, Cát Tường Garden đã khăng định được vị thé cla minh trên thị trường yến tiệc và ngày càng phát huy thế mạnh về chất lượng và dịch vụ, giá cả hợp lý Với hướng phát triển đúng đắn như vậy, nhà hàng đã bắt nhịp cùng với sự đôi mới của nền kinh tế của thành phố Biên Hòa, đề trở thành trung tâm nhà hàng tiệc cưới bật nhất về tô chức các sự kiện tại Tp Biên Hòa và khu vực lân cận

1.3 Lĩnh vực hoạt động kính doanh

Trung tâm nhà hàng tiệc cưới CÁT TƯỜNG GARDEN cung cấp hai mảng

dịch vụ chủ yếu:

- Cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện (hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, sự kiện)

- Cung cấp dịch vụ yến tiệc (các loại tiệc set menu, outside catering )

Ngoài ra còn có các dịch vụ hỗ trợ đi kèm nhằm hỗ trợ cho hai dịch vụ chính ở trên bao gồm:

- Cho thuê trang thiết bị đề tổ chức hội nghị, tiệc cưới

- Cho thuê xe cưới

- Quay phim và chụp hình

- Người dẫn chương trình và nhóm biên đạo giải trí

- Dịch vụ trang trí tiệc theo chủ đề

Cơ cầu mặt bằng nhà hàng

9

Không gian các sảnh được thiết kế hơi hướng phong cách hoàng gia, tái hiện không gian lễ tiệc của các vị vua phương tây với gam màu chủ đạo là trắng - vàng

Hệ thống âm thanh - ánh sáng được đầu tư công nghệ mới nhất cùng nhiều thiết bị

hỗ trợ khác, nhằm mang đến cho thực khách những khoảnh khắc đáng nhớ nhất cho ngày trọng đại của họ Trung tâm nhà hàng tiệc cưới Cát Tường Garden gồm có 5 sảnh tiệc để phục vụ cho khách hàng

a Tầng trệt

Diện tích: 1000m2 với sức chứa gần 900 khách gồm 2 sảnh là Opal và Crystal

b Tầng |

Diện tích: 950m2 với sức chứa 800 khách gồm 2 sảnh là Pearl và Ruby

c Tang 2

Diện tích: 817m2 với sức chứa 600 khách chỉ với một sảnh duy nhất là Diamond

1.4 Cơ cấu tổ chức

BẠN GIAM DOC

QUAN LY NHA HANG

TRO LY QUAN LY NHA HANG |

" + SALES & 5 rans HOUSEKEE Bae re mk on kas

KY THUAT AN NINH MARTING NHA HANG PING NHAN SU KE TOAN

1.5 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

1.5.1 Bộ phận nhà hàng

Cung cấp nhiều địch vụ cho khách nhưng tập trung chủ yếu vào việc cung cấp

đồ ăn, đồ uống tại các sảnh lớn Cụ thể tại Cát Tường Garden là các dịch vụ về hội

nghị, tiệc cưới, Thường xuyên liên lạc với bộ phận Sales and Marketing đề có kế hoạch xúc tiến việc phục vụ các hội thảo, hội nghị khách hàng, sinh nhật, tiệc cưới 1.5.2 Sale and Marketing

Trách nhiệm khai thác, tìm nguồn khách hàng mới cho Nhà hàng

Nhiệm vụ:

- Thu hút các khách hàng đến Nhà hàng (khách từ cơ quan, tiệc cưới, hội nghị

và hội thảo )

- Quảng bá các dịch vụ của Nhà hàng đối với mọi đôi tượng khách bên trong

và bên ngoài Nhà hàng

- Bán, giới thiệu các sản phâm về tiệc cưới và hội nghị

- Kết hợp bộ phận bếp đề quyết định giá bán sản phâm về đỗ ăn, thức uống 1.5.3 Bộ phận an nình

Nhiệm vụ:

- Bảo vệ an toàn cho khách từ giai đoạn đến và tham dự trong Nhà hàng

- Bảo đảm sự an toàn của toàn thể nhân viên và tài sản

- Tuần tra các khu vực xung quanh và theo dõi các thiết bị giám sát

-_ Giám sát về quá trình chấm công nhân viên trong ca làm việc, kiểm soát việc thực hiện nội quy nhân viên về đồng phục, tác phong và giờ giác ca làm việc, bảo quản nhà xe nhân viên và của khách

1.5.4 B6 phan Housekeeping

Nhiém vu:

- Đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban, phòng nhân viên

- Vệ sinh sạch sẽ khu vực toilet của khách và nội bộ, giữ gìn vệ sinh các mặt kính và các vat dung trang tri

1.5.5 Tổ hoa

Nhiệm vụ:

- Chuan bị hoa trang trí theo chủ đề của tiệc cưới

- Phụ trách sáng tạo thêm nhiều kiều mẫu sinh động, tươi tắn, tạo không gian tươi mát toàn khu vực

- Xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa dé phục vụ công tác tô chức tiệc

1.5.6 Bộ phận kỹ thuật

Phụ trách hoạt động sửa chữa, bảo trì, bảo đưỡng các hệ thông điện nước và trang thiết bị máy móc trong nhà hàng

1.5.7 Phòng nhân sự

Phụ trách công việc tuyển dụng, đảo tạo; các chính về nhân sự như tiền lương, bảo hiểm; quản lý hồ sơ nhân sự; thực hiện các quyết định bố nhiệm, kỹ luật, khen thưởng

1.6 Lợi thế cạnh tranh

So với các trung tâm nhà hàng tiệc cưới đang có mặt tại thành phố Biên Hòa, Cát Tường Garden là một gương mặt khá trẻ chỉ với 6 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tiệc, nhưng với hơn 200 sự kiện đã được tô chức, Cát Tường Garden trở nên một địa điểm lý tưởng được tim kiếm trong khu vực

- Tọa lạc trên đường Phạm Văn Thuận nối liền QL15 cách trung tâm Tp Biên

Hòa khoảng 20 phút lái xe, đặc biệt nhà hàng nằm trên tuyến đường 2 chiều đây là

vị trí thuận tiện cho việc di chuyển và đảm bảo tính an ninh

- Là một trung tâm nhà hàng tiệc cưới có tiếng trong khu vực với điện tích

5.000m? cùng với 5 sảnh lớn có sức chứa hơn 2.400 khách, kết hợp với lối kiến trúc

tân cô điển có hỗ trợ nhạc nước âm sàn tại khu vực mặt tiền nhà hàng

- Cát Tường Garden có các gói dịch vụ các loại hình tiệc với giá ưu đãi và ở mức tầm trung so với các địa điểm kinh doanh hội nghị tiệc cưới trong khu vực, điều này cũng góp phân tạo nên giá trị riêng của nhà hàng trong quá trình phát triển

dủ được thành lập sau các trung tâm nhà hàng khác

- Qua các feedback của khách hàng về chất lượng thực đơn, đội ngũ bếp

chuyên nghiệp cũng là một lợi thế góp phần khắng định vị trí của Cát Tường

Garden

PHAN II: PHAN TICH

2.1 Mô tả các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời tại TT Tiệc và hội nghị Cát Tường Garden

2.1.1 Trước sự kiện

- Nhận khách

- Tư vấn báo giá (Theo gói khách chọn), xác nhận đơn hàng

- Ký hợp đồng

- Chuyén yêu cầu đến bộ phận liên quan đề lên kế hoạch

- Chuẩn bị nhân sự, briefing

Chuẩn bị sảnh (foyer, khu vực check-in, khu vue chup hinh, )

Chuân bị sân khấu (trang trí, bục sân khấu, bục phát biểu, phông nẻn ) Chuẩn bị bàn ghế đủ số lượng và có dư đề làm bàn dự phòng

Chuân bị đủ phần đồ ăn thức uống khách hàng đã đặt (bao gồm cả bàn dự phòng) và chuẩn bị dư đề dự phòng tủy vào số lượng bàn tiệc mà có thể điều chỉnh

ít hay nhiều

Chuẩn bị công cụ, dụng cụ bao gồm chén, đĩa, đĩa lót, đũa, muỗng, ly, khăn uot, mudi, kep gap, xd đá, ống hút

Vận chuyên các công cụ, dụng cụ, đồ ăn, thức uông, gia vị cho sự kiện đên địa điểm yêu câu trước khi sự kiện bắt đầu (Tùy vào khoảng cách địa lý sẽ có tính thời gian cụ thể)

Trang trí (Hoa tại sảnh, ban check in, sân khấu bàn tiệc)

Set up ban, ghế

Set up ban tiéc[c]

Dự toán ngân sách

Dự báo thời tiết cũng như các yếu tô ngoài trời khác có thế ảnh hưởng tới sự kiện để có phương án backup cụ thế[đ]

2.1.2 Trong sự kiện

- Khai mạc sự kiện (MC dân sự kiện, âm nhạc vũ công mở màn khởi đầu, các nghi thức cân thiết theo từng sự kiện)

- Các chương trình diễn ra trong sự kiện (Âm nhạc từ ban nhạc, chương trình hát karaoke cho khách đăng ký, các tiết mục đặc biệt theo yêu cầu của khách, đảm bảo phục vụ đáp ứng đồ ăn thức uống cho khách theo đúng thứ tự món và có share

đỗ ăn đồng đều)

- Bế mạc sự kiện (MC/ người nhà phát biểu)

2.1.3 Sau sự kiện

- Thanh toán (Nhân viên/ người được phân công sẽ gom lại những đồ uống lon/chai khách hàng có thể trả sau đó tông lại chốt số Quản lý sảnh sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng)

- Thu dọn (Nhân viên phục vụ thực hiện thu dọn theo quy trình)

- Họp rút kinh nphiệm

- Trả lương cho nhân viên sau tiệc

2.2 So sánh với các đối thủ khác

Phân loại đối thủ cạnh tranh: Thiên Ân Palace (đối thủ trực tiếp), Phố Đôi (đối thủ tiềm năng)

Phân tích 4Ps

Thién An Palace Phé Déi Cát Tường Garden

Price Khoảng 1.700.000 - | Khoảng từ | Có các loại giả tính

1.800.000- 2.300.000- 2.800.000đ/bàn theo kiểu set menu

- Người: 599.000-

799 000- 1.199.000đ/người theo kiéu buffet

Product Tiệc cưới sự kiện, sinh

nhật, liên hoan, hợp mặt, tất

niên, tân niên, event, hội

nghị, hội thảo,,

Liên hoan họp mặt

bạn bè, nghiệp, hội thảo,

tất niên, sinh nhật

hay những bữa tiệc

đồng

hẹn hò đầy lãng mạn dưới ánh đèn huyền ảo và những

lung ngọn nên

linh

Sanh tiệc cưởi, thôi nôi, phòng họp hội sinh nhật, event, tất niên, nhiều không gian khác

nghị,

nhau từ lãng mạn, sang trọng tới đơn gian, tao nha

Place

xa lộ Hà Nội, KP2, phường

Tam Hiệp, Biên Hòa, Đồng

Nai

Ưu điểm:

Có bãi đồ xe lớn

hướng nắn đẹp

Nằm trên cung đường nhiều Phô Đôi Garden -

Hoa viên Thảo Nguyên Xanh tọa lạc tạt địa chỉ :C27 QLIA, Long Binh,

Thanh phố Biên

Hòa, Đồng Nai

Ưu điểm: Với

khuôn viên rộng,

lối kiến trúc hiện Tọa lac tai B12/1

Pham Van Thuan,

KP5, Biên Hòa, Đồng Nai

Ưu điểm:

Năm tại tuyến đường 2 chiều dân

cư đông đúc, cung đường dễ tim thuận tiện cho

trung tâm tiệc của thành

phố Biên Hoa

Nhược điểm:

Nằm trên cung đường I

chiều

đại, thoáng mát mang không gian

lại cho quy khách cảm giác thư thái,

ấm cúng khi khám

phá thế giới âm thực tại nhà hàng, với sức chứa 1500 khách

Gần nhiều trung tâm tiệc cưới của thành

Hoà

Nhược điểm: nằm phố Biên

trên tuyến đường I chiều

khách hàng dủ ở xa đến

Co ham gửi xe rộng

Nhược điểm: Cung đường đông đúc nên hay kẹt xe vào giờ cao điểm

Promotion

Nha hang quảng bá thông

bá các trang mạng xã hội

như Facebook, youtube,

Website chính thức của nhà

hàng và các website review

về đồ ăn, nhà hàng ở Đồng

Nai

Thu thập thông tin thông

qua những lời bình luận của

khách hàng đã trải nghiệm

Nhà hàng quảng bá thông bá các trang

mạng xã hội như

Facebook, youtube,

Website chính thức cua nha hang va cac website review

về đồ ăn, nhà hàng

ở Đồng Nai

Thu thập thông tin thông qua những lời bình luận của khách hàng đã trải

Nha hang quảng

ba, marketing tai các trang mạng xã hội như Facebook, youtube, tiktok,

Website chính thức của nhà hàng cả các website, reviewer vé dé an nha hàng ở Đồng Nai

Thu thập thông tin thông qua những lời bình luận của khách hàng đã trải nehiệm

Đánh giá ưu điểm/hạn chề trong việc tô chức

- Tận dụng được vẻ đẹp tự nhiên, - Chi phí tô chức cao

không gian thoáng đãng, mới mẻ - Giới hạn số lượng khách mời

- Setup, trang trí đúng theo yêu cầu - Khó kiếm soát âm thanh, ánh sáng của khách hàng dễ dàng tạo sự hài lòng - Bị động bởi yếu tô thời tiết

- Tạo ấn tượng, thiện cảm cho - Cần số lượng nhân sự nhiều hơn người tham dự - khách hàng tiềm năng cho việc setup, trang trí, phục vụ của doanh nghiệp - Hạn chế về sự đa dạng của thức

- Dễ dàng lên ý tưởng mới lạ, độc | ăn

PHẦN III: BIỆN PHÁP CẢI TIẾN VÀ KHUYÉN NGHỊ

3.1 Các biện pháp đề nghị và phương án cụ thế cải tiến việc tô chức

Sau khi phân tích và xác định được Ưu và Nhược điểm trong quy trình Tổ chức tiệc ngoài trời của Nhà hàng Cát Tường Garden, nhóm rút ra được một số biện pháp cải tiến và khuyến nghị như sau:

Bộ phận bếp thường xuyên đổi mới menu đồ ăn qua những bữa tiệc, tìm hiểu những món ăn mới, ngon, lạ Bên cạnh đó, nâng cao kiến thức chuyên môn không chỉ vùng miễn trong nước mà còn cả ngoài nước đề có thê phục vụ được nhiều thực khách hơn

Tìm kiêm những nhà cung câp: thực phẩm, in ân, đồ dùng cân thiết, với mức 1á rẻ, chật lượng

Cải thiện và lắp đặt những thiết bị âm thanh ánh sáng tốt hơn, dễ điều khiển và hiện đại để thuận tiện và tối giản hơn trong việc điều khiển và vận chuyền

Bộ phận nhân sự tiến hành tuyên thêm nhân sự mới và có lộ trình đào tạo cụ thê, chuyên nghiệp Hướng đến một nơi làm việc lý tưởng với đầy đủ phúc lợi, bảo

hiểm xã hội nhằm khuyến khích, động viên giúp nhân viên có động lực làm việc

KET LUAN

Qua bai phân tích hoạt động tô chức sự kiện ngoài trời tại trung tâm tiệc và hội nghị Cát Tường Garden cũng phần nào thay được các bước đề tô chức một sự kiện trong môn học Mice đã được ứng dụng ở các trung tâm tiệc nhóm em phân tích trong bài Nếu có khác biệt thì sẽ ở khâu tổ chức trong tiệc, vì mỗi trung tâm sẽ có một nét riêng, đây cũng là nét sáng tạo để có được sự khác biệt Tổ chức sự kiện