tiểu luận quản trị tiệc cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ tại trung tâm tiệc cưới vạn hoa

Chính vì thế, các nhà hàng khách sạn phải đa dạng loại hình phục cụ càng ngày phong phú, đặc sắc để có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng.Sự ra đời của công nghệ tiệc cưới trong cách khách s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

Giảng viên: Đỗ Thiện Dụng

Sinh viên : A38174 Đặng Phương LinhA40270 Đặng Toàn Vinh

A40271 Nguyễn Lê Mỹ Tiên

HÀ NỘI, tháng 6 năm 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

Giáo viên hướng dẫn: Đỗ Thiện DụngSinh viên thực hiện: A38174 Đặng Phương Linh A40270 Đặng Toàn Vinh A40271 Nguyễn Lê Mỹ Tiên

HÀ NỘI, tháng 6 năm 2022

2.7 Đánh giá22

2.8 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ tiệc.24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

1 M Đ UỞ Ầ 1.1 Lý do ch n ọ

Kinh tế ngày càng phát triển, thịnh vượng và đời sống người dân được nâng cao thì việc tổ chức một tiệc cưới thật long trọng cũng được các đôi vợ chồng trẻ chú trọng, quan tâm Chính vì thế, các nhà hàng khách sạn phải đa dạng loại hình phục cụ càng ngày phong phú, đặc sắc để có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Sự ra đời của công nghệ tiệc cưới trong cách khách sạn, nhà hàng được đánh giá là một bước chuyển biến rõ rệt về nhận thức của người làm du lịch về ý tưởng: “Làm mới một dịch vụ cũ” Đơn giản là họ đã biến một buổi tiệc cưới ban đầu đơn giản chỉ gồm bạn bè thân thuộc, nhân viên phục vụ, quản lý của nhà hàng thì giơd đây mô hình ấy đã phát triển lên một tầm vóc mới, dáng vẻ mới.

Tự hào là thương hiệu hàng đầu của Thủ đô với 18 năm hình thành và phát triển (từ 2002), Vạn Hoa đã khẳng định được uy tín và vị thế của mình trong việc tổ chức Tiệc cưới Để làm rõ vấn đề này, chúng em xin được trình bày, phân tích, đưa ra các nhận xét về nhà hàng Vạn Hoa thông qua đề tài “Kế hoạch và tổ chức phục vụ tiệc cưới của Vạn Hoa”.

1.2 Xác đ nh m c tiêu đ tài ti u lu n ị ụ ề ể ậ

Để có thể tổ chức được một tiệc cưới đúng nghĩa, có hiệu quả cao, mạng lại sự hài lòng cho khách thì cần có những gì, phải chuẩn bị những gì về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị? Những đồ dùng cơ bản nhất để dùng cho một bữa tiệc cần đạt những yêu cầu gì? Các yêu cầu về chất lượng của công nghệ tiệc cưới bao gồm những gì? Những tồn tại cần khắc phục và phải cải tiến nó như thế nào? Đó là những câu hỏi đầu tiên mà một công nghệ tiệc cưới cần phải giải quyết.

1.3 Ph m vi gi i thi uạ ớ ệ - Loại tiệc: Tiệc cưới trong nhà - Thời gian: Tháng 6,7

- Không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu kế hoạch tổ chức tiệc cưới trong nhà tại Vạn Hoa, từ đó đưa ra các kiến nghị giải pháp giúp phát triển nhà hàng hơn.

Phòng tiệc tại Vạn Hoa Thái Thịnh - toạ lạc ở trung tâm quận Đống Đa, được thiết kế theo phong cách hiện đại – sang trọng – tinh tế, 04 sảnh tiệc của Vạn Hoa Hà Đông tận dụng tối đa nguồn sáng tự nhiên vừa mang đến một không gian lịch sự, đẳng cấp vừa tạo cảm giác thư giãn dễ chịu.

Ngoài ra, nhờ vào thiết kế vòm cao, sắp xếp trang trí hợp lý nên ở đây luôn tạo được sự thoáng đãng cho các sự kiện quy mô lớn, Vạn Hoa Hà Đông trở thành địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng dành cho khách hàng.

Trong thời gian chủ động tạm ngừng phục vụ tổ chức sự kiện để tiên phong thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp trước đại dịch Covid 19, Hệ thống Trung tâm Tiệc và Sự kiện Vạn Hoa đã tích cực hoàn thiện việc trang trí mới tại cơ sở Hà Đông.

Với nhiều sảnh tiệc có sức chứa từ 300 đến 1000 khách, sân khấu lớn, màn hình Led, hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại nơi đây từ lâu đã trở thành địa điểm vàng cho các cặp đôi và các công ty “chọn mặt gửi vàng” khi cần sử dụng dịch vụ tiệc cưới và tiệc sự kiện.

Tại Vạn Hoa Hà Đông còn rất nhiều tiện ích tuyệt vời nếu đặt tiệc tại cơ sở như bãi đỗ xe cực rộng, có thiết kế hiện đại giữa thủ đô đất chật người đông, mà không phải đơn vị nào cũng có thể đáp ứng được chỗ để xe cho những đoàn tiệc lớn.

2 N I DUNGỘ

2.1 Gi i thi u v trung tâm t ch c s ki n V N HOAớ ệ ề ổ ứ ự ệ Ạ

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VẠN HOA

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Vạn Hoa

Giám đốc nhà hàng: Có trách nhiệm và quyền hạn điều hành, quản lý, giám sát chung toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm: nhà hàng, lưu trú, vui chơi giải trí; tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, chiến lược, tuyển dụng nhân viên, giải quyết các công việc mang tính nghiêm trọng, đột xuất, bất thường.

Phó giám đốc nhà hàng: Có trách nhiệm trước giám đốc nhà hàng, hỗ trợ quản lý NH các công việc liên quan đến quản lý, giám sát theo sự chỉ đạo và phân công của giám đốc NH, thay mặt GĐ khi GĐ vắng mặt.

1

Quản lý nhà hàng: Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhà hàng như kiểm soát chất lượng dịch vụ, đào tạo, quản lí đội ngũ lao động, tư vấn cho khách hàng, giải quyết các sự cố, tình huống xảy ra trong quá trình làm việc, hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc.

Giám sát nhà hàng: Giám sát các hoạt động kinh doanh của nhà hàng tại khu vực được phân công dưới sự chỉ đạo của quản lý NH, hỗ trợ quản lý NH các công việc như: phân ca, chia khu vực làm việc cho NV cấp dưới vào đầu mỗi ca, đào tạo, hướng dẫn NV mới , giải quyết các tình huống tại chỗ trong phạm vi quyền hạn và các công việc khác theo quy định.

Bộ phận lễ tân:

● Chào đón, hướng dẫn và tiễn khách ra vào nhà hàng

● Chịu trách nhiệm về vấn đề đặt chỗ của khách hàng, sắp xếp chỗ ngồi cho KH

● Luôn có tác phong làm việc chuyên nghiệp, thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch sự với khách hàng

● Ghi nhận các ý kiến phản hồi của khách, giải quyết trong phạm vi quyền hạn và báo lại với giám sát, quản lý NH

● Nắm rõ menu NH, kết cấu sơ đồ nhà hàng, tình hình đặt chỗ và chưa đặt chỗ của NH vào đầu mỗi ca

● Hỗ trợ Giám sát, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp

● Thu dọn, vệ sinh sạch sẽ khi khách về và tiến hành set up lại ● Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ Bộ phận bar:

● Chịu trách nhiệm pha chế thức uống theo yêu cầu của khách ● Bảo quản thực phẩm, vật dụng, trang thiết bị tại khu vực làm việc ● Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ tại khu vực quầy bar

● Kiểm tra, giám sát tình trạng nguyên liệu tại khu vực bar, đặt hàng nguyên liệu cho quầy bar

● Lập các báo cáo liên quan theo quy định 2

● Hỗ trợ các bp khác hoàn thành nhiệm vụ ● Thực hiện các công việc khác theo phân công Bộ phận an ninh:

● Chịu trách nhiệm về vấn đề an ninh, trật tự tại NH ● Bảo đảm an toàn cho KH về: tính mạng, tài sản,… ● Thực hiện các công việc khác theo phân công ● Phối hợp với các bp khác để hoàn thành công việc Bộ phận vệ sinh:

● Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho toàn bộ khu vực phụ trách và toàn bộ NH ● Lau dọn, rửa chén

● Thực hiện các công viêc khác theo phân công Bộ phận kế toán/ thu ngân:

Chịu trách nhiệm về mặt tài chính, thu – chi của NH

Kế toán trưởng:

● Phân ca, chia khu vực làm việc cho các NV kế toán

● Chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của toàn bộ phận ● Lập báo cáo tài chính, các phiếu thu – chi của NH

● Theo dõi và báo cáo công việc hàng ngày lên cấp trên

NV kế toán:

● Thực hiện các công việc thu ngân ● Lên hóa đơn và thu tiền khách ● Nhập dữ liệu vào sổ, lưu hóa đơn.

● Nộp tiền và báo cáo doanh thu cho Kế toán trưởng Bộ phận bếp:

Bếp trưởng:

● Chịu trách nhiệm chung cho các hoạt động trong Bp bếp ● Quản lý, điều hành, tổ chức và hướng dẫn các NV bếp làm việc

● Chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng các nguyên liệu đầu vào ● Chế biến các món ăn khi có yêu cầu

Bếp phó:

● Hỗ trợ bếp trưởng các công việc liên quan trong bp Bếp ● Tham gia trực tiếp chế biến món ăn

3

● Đào tạo, hướng dẫn NV mới khi có yêu cầu

NV sơ chế/ NV bếp:

● Chuẩn bị và sơ chế nguyên liệu, chuẩn bị các vật dụng chế biến phù hợp ● Bảo quản thực phẩm đúng quy định

● Thực hiện các công việc khác theo phân công

NV Vệ sinh:

● Chịu trách nhiệm về vệ sinh cho toàn khu vực bếp ● Thực hiện các công việc khác theo phân công

2.1.2 C s v t ch t: ơ ở ậ ấ

Sở hữu hệ thống 23 phòng tiệc tại 09 vị trí đắc địa nằm trong nội thành Hà Nội - Vạn Hoa Premium: Toạ lạc ở vị trí trung tâm của thủ đô, cách Hồ Hoàn Kiếm 3 phút đi bộ cùng hệ thống giao thông thuận lợi Vạn Hoa Premium số 2, Chương Dương Độ, Hoàn Kiếm có 6 sảnh tiệc tổng diện tich 5.200m2 sức chứa lên tới 3.700 khách với những phong cách trang trí đa dạng và thời thượng, đón đầu xu hướng.

- Vạn Hoa Thái Thinh: có sảnh tiệc lên đến 1500m2 với phong cách trang trí ấn tượng cùng âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và thực đơn phong phú, dịch vụ tận tâm.

- Vạn Hoa Thiên Sơn Plaza: Không chỉ là trung tâm tiệc cưới được các cặp đôi yêu thích, Vạn Hoa Mỹ Đình còn là một trong những trung tâm hội nghị - sự kiện hàng đầu thủ đô Với tổng diện tich 1.900m2 cùng 2 phòng tiệc sang trọng với phong cách riêng biệt.

- Vạn Hoa Center: có 3 sảnh tiệc tinh tế, sang trọng với tổng diện tích 1.500m2 phù hợp cho mọi loại hình tiệc cưới, sự kiện, hội nghị, nhu cầu đa dạng khác nhau, tương ứng là dịch vụ đẳng cấp cùng đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp.

4

2.2 Cách th c l p k ho ch và t ch c ph c v b a ti c t i nhà ứ ậ ế ạ ổ ứ ụ ụ ữ ệ ạ hàng

2.2.1 công tác chu n bẩ ị Thời gian tổ chức: 10/06/2022 Mô tả công việc:

● Liên lạc với chủ tiệc về thời gian hợp đồng và các dịch vụ có trong bữa tiệc ● Kiểm tra sơ cở vật chất được dùng trong buổi tiệc, đánh dấu và ghi chép các dụng cụ còn thiếu hay hỏng hóc để có kế hoạch thay mới và bổ sung.

● Lên danh sách nguyên liệu và dụng cụ cần có trong buổi tiệc để có thuận lợi trong việc mua sắm và bổ sung.

● Tạo dụng một kế hoạch chi tiết trong buổi tiệc để dễ dàng phân công nhiệm vụ cho từng vị trí, tránh gây trùng lặp dẫn đến không thống nhất trong buổi tiệc.

● Nhà quản lý phải có trách nhiệm kiểm tra các khâu trong quá trình chuẩn bị để đảm bảo kế hoạch được diễn ra tốt nhất.

● Thống nhất các tiết mục giải trí có trong bữa tiệc

● Tạo dựng và hỏi ý kiến chủ tiệc về chủ đề màu sắc và phong cách muốn bày trí trong bữa tiệc.

● Thống nhất và chốt thực đơn cho phía chủ tiêc bắt đầu chế biến nguyên vật liệu phục vụ cho món ăn.

17h-17h30 9/06/2022

nguyên liệu

Đóng gói và cấp đông bảo quản nguyên liệu

Kiểm tra lại số nhân viên có mặt trong buổi tiẹc và dụng cụ - Chủ tiệc đón khách ở lối vào - Trong thời gian này sẽ mở

- MC giới thiệu quan viên hai họ và giới thiệu đôi điều

hình có thưởng được dàn dựng nhằm nhắc lại kỷ niệm cũ và tổ chức khiêu vũ hâm nóng lại tình cảm sau nhiều năm buổi tiệc kết thúc, chủ tiệc lên chào và chúc mừng buổi tiệc (+) Kiểm kê tài sản và đối chiếu với danh mục ban đầu

2.2.3 Nhân l cự

Tiệc cưới số có số khách 400 người thì lao động cần thiết nhà hàng là: - Giám đốc: 1 giám đốc

8

- Khối quản lý là 2 người: trong đó 1 quản lí tại khu vực chuyển tiếp thức ăn, và 1 quản lí trong tiệc.

- Với số bàn tiệc là 40 thì nhân viên phục vụ ăn uống tại bàn tối thiểu là 20 người (1 nhân viên phục vụ 2 bàn)

- Đội ngũ lễ tân đón khách trước cổng chào và rước cô dâu, chú rể: 4 nam, 4 nữ

- Đội hình nghi lễ Hoàng Gia: 8 người (là đội Lễ tân đón khách lúc đầu) - Nhân viên trông tủ tiền mừng: 1 người

- Đội hình múa và MC: thuê hợp đồng - Đội ngũ âm thanh, ánh sáng: 4 người - Đội ngũ nhân viên bếp:

● Bếp trưởng, bếp phó: 3 người ● Phụ bếp: 8 người

● Tạp vụ: 3 người

- Nhân viên bảo vệ : 3 người Kế hoạch cân đối lao động Tăng ca bộ phận bếp

Điều động nhân viên bộ phận bar qua bộ phận bàn

Tuyển thêm lao động thời vụ: khi tuyển lao động thời vụ cần phải đào tạo, hướng dẫn một vài kỹ năng cơ bản trong quá trình phục vụ khách để mang đến cho khách sự hài lòng.

Nhiệm vụ:

Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động của nhà hàng

Quản lý phụ giúp giám đốc trong việc quản lý nhân vên viên và các hoạt động của nhà hàng ( chính sách marketing, )

Nhân sự có nhiệm vụ quản lý hồ sơ dữ liệu nhân viên, lập kế hoạch nhân viên thời vụ ,

Nhân viên trông hòm có trách nhiệm giữ và ghi danh sách khách mời đến và đánh giấu lại

Nhân viên phục vụ bao gồm 3 trưởng khu, mỗi trưởng khu quản lý 4 nhân viên có nhiệm vụ phục vụ tiệc cho khách.

Bộ phận ánh sáng chụp hình: nhiệm vụ không để xảy ra sai sót về âm thanh ánh sáng trong quá trình diễn ra buổi tiệc.

9

Nhân viên tiếp đón có nhiệm vụ chào khách, hướng dẫn khách lối vào sảnh, tiễn khách.

Nhân viên bảo vệ giữ và đảm bảo an ninh hoạt động cho nhà hàng Nhân viên bảo trì có nhiệm vụ đảm bảo các thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện đèn.

10

Salad Hải sản Thái Lan

2.3.2 Các món chính

Nem hải sản sốt Mayomaise

Cơm chiên Dương Châu

12

Canh ngao nấu chua

Cá Điêu Hồng chiên xù Tứ Xuyền

Mực tươi xào cần Mỹ

14

Cải ngồng ngọt xào tỏi

8 Dĩa bầu dục loại 40 cm 50

∙ Trường hợp mất điện => Chuẩn bị máy nổ ∙ Trường hợp cháy => bình cứu hỏa.

∙ Trường hợp dụng cụ ăn uống bị vỡ => chuẩn bị dụng cụ thu dọn ∙ Trường hợp có người bị thương => chuẩn bị dụng cụ sơ cứu

Thìa inox loại nhỏ (Dùng ăn chè, trái cây

2.6 Tài chính

Tổng chi tiêu

Doanh thu Doanh hu ăn 140.000.000 (3.500.000 đ/ 40 mâm) Doanh thu uống 26.600.000 đ

20

- Xây dựng kế hoạch đám cưới chi tiết : Việc lên một kế hoạch cưới kỹ lưỡng, chi tiết nhất sẽ làm cho các cặp đôi an tâm, không còn lo lắng nhiều vì bên

21

cạnh bạn đã có Trung tâm tiệc cưới Vạn Hoa cùng với một kế hoạch cưới hoàn hảo.

- Được chuẩn bị kĩ lưỡng : Tất cả mọi khâu trong quá trình tạo nên một đám cưới nếu bạn muốn đơn giản thì sẽ rất là nhanh, ngược lại những cặp đôi muốn đầu tư vì đám cưới có thể là ngày quan trọng nhất, suốt đời mình sẽ không quên thì họ sẽ khá kỹ lưỡng trong mọi việc Muốn được kỹ lưỡng trong mọi khâu chuẩn bị thì bạn phải cần có thời gian Chính vì thế mà VẠN HOA muốn được lên cho bạn một kế hoạch cưới hoàn hảo từ sớm Mọi khâu đều sẽ được diễn ra thoải mái và cố gắng để không có bất kỳ sự cố nào xảy ra.

- Có thời gian chỉnh sửa : Để chọn một không gian thật phù hợp cho buổi lễ ngày hôm ấy lẫn cả ngân sách cưới của mình thì chắc hẳn hai bạn cùng sẽ phải đến nơi này nơi kia để site check qua trước Nếu đi site check trong trạng thái không quá gấp thì hẳn là bạn sẽ chọn được cho mình một địa điểm thích hợp nhất cho xem Mọi bước phụ ấy sẽ được rút ngắn bớt nếu bạn đã có một đội ngũ Vạn Hoa bên cạnh mình.

- Phục vụ nhiệt tình từ các nhân viên chuyên nghiệp - Trang bị chỗ đậu xe hợp lý cho khách

2.7.2 H n ch và nguyên nhân : ạ ế

- Phát sinh thay đổi các hạng mục trang trí lẫn kịch bản chương trình : Trên các trang mạng xã hội luôn tổng hợp rất nhiều mẫu trang trí đẹp cho tiệc cưới và luôn cập nhật những mẫu mới để bắt trend Điều ấy sẽ gây ra sự mông lung cho cô dâu chú rể, hai bạn sẽ thay đổi cái này cái kia một chút để theo trend và trong chương trình ti cệ cũng thế Thay đổi danh sách những bài hát sẽ được mở trong đám cưới, tráo đổi thứ tự của những tiết mục dễ gây ra sự không liền mạch cảm xúc cho bữa tiệc.

22

- Bỏ qua phần âm thanh ánh sáng : Buổi tiệc sẽ thiếu không khí nếu như bạn quên bật một chút âm thanh phù hợp cho buổi lễ Mọi thứ cần có trong một tiệc cưới như âm thanh ánh sáng là điều mà hai bạn không nên bỏ qua Tiệc có thể được tổ chức vào buổi sáng hoặc là buổi tối nên hãy cân nhắc xem mình sẽ sử dụng loại ánh sáng nào cho phù hợp nhất Việc chuẩn bị ánh sáng như thế sẽ tạo ra một không gian lung linh được chiếu sáng đẹp mắt và còn giúp khách mời có thể theo dõi được buổi lễ.

2.8 Đ xu t gi i pháp nâng cao ch t lề ấ ả ấ ượ ng ph c v ti c.ụ ụ ệ 2.8.1 Nâng cao c s v t ch t k thu tơ ở ậ ấ ỹ ậ

Trung tâm Vạn Hoa cần thường xuyên sửa chữa và bảo quản cơ sở vật chất kỹ thuật để có một năng xuất làm việc tốt nhất.

Cần đồng bộ các yếu tố như bàn ghế, ánh sáng và âm thanh.

Luôn thay mới những đồ dùng dễ bị phai màu như khăn chải bàn, khăn lau để khi khách hàng đến với Vạn Hoa sẽ có một cảm giác chuyên nghiệp nhất.

Có kế hoạch cụ thể để cải tạo, bảo dưỡng và đổi mới trang thiết bị phù hợp với xu thế hơn.

2.8.2 Nâng cao trình đ c a nhân viên.ộ ủ

Đối với ngành kinh doanh ăn uống chất lượng dịch vụ và thái độ của nhân viên là quan trọng nhất điều mà máy móc không thể thay thế được Mỗi nhân viên mỗi ngày phải tiếp xúc với khách hàng khác nhau nên khả năng giao tiếp là vô cùng quan trọng.

Nhân viên cần biết nắm bắt tâm lý khách hàng và hiểu họ Từ đó sẽ dễ dàng lấy lòng và khiến khách hàng quảng bá đến các khách hàng khác trong tương lai.

Đội ngũ nhân viên còn non trẻ nên có những khóa bồi dưỡng cho cả nhân viên