tiểu luận môn quản trị tiệc cách thức lập kế hoạch và tổ chức tiệc cưới tại vạn hoa thái thịnh

Nguyên nhân của hạn chế...31D.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc...31E.Bài học kinh nghiệm cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ một bữa tiệc tại các khách sạn nhà hà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BỘ MÔN DU LỊCH -  -

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ TIỆC (Học kỳ 3 Nhóm 2 năm học 2021-2022)

Đề tài:

CÁCH THỨC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI TẠI VẠN

HOA THÁI THỊNH

Giáo viên hướng dẫn: Ths Đỗ Thiện Dụng

Sinh viên thực hiện: A38650_Nguyễn Thùy Linh

A38395_Bùi Thị Thủy

HÀ NỘI – 2022

Ths Đỗ Thiện Dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

A Giới thiệu về nhà hàng 2

1 Nhân lực: 3

2 Cơ sở vật chất kỹ thuật 5

3 Kiến trúc 5

B Giới thiệu cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ bữa tiệc của Vạn Hoa Thái Thịnh 6

1 Hợp đồng đặt tiệc: 6

2 Tóm tắt nội dung cơ bản: 6

3 Thời gian: 8

4 Các yêu cầu đặc biệt: 8

5 Kế hoạch tổ chức phục vụ: 8

6 Nhân lực 10

7 Chương trình, sơ đồ phòng tiệc: 10

8 Dụng cụ ăn uống 19

9 Kế hoạch tài chính 23

10 Các phương án dự phòng 28

11 Thực tế việc triển khai tổ chức phục vụ tiệc tại Vạn Hoa Thái Thịnh: 29

C Đánh giá về cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ bữa tiệc của Vạn Hoa Thái Thịnh 31

1 Điểm mạnh 31

2 Hạn chế 31

3 Nguyên nhân của hạn chế 31

D Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc 31

E Bài học kinh nghiệm cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ một bữa tiệc tại các khách sạn (nhà hàng) 32

MỞ ĐẦU

Đối với mỗi người chúng ta, tiệc cưới là một bữa tiệc quan trọng, là dấu mốc bướcsang một hành trình mới trong tương lai sau này Chính vì vậy, tiệc cưới cần phải đượclên kế hoạch thật kỹ lưỡng, được diễn ra suôn sẻ, trang trọng nhưng vẫn giữ được sựgần gũi, ấm áp Hiểu được sự quan trọng của một bữa tiệc cưới, nhóm chúng em đãlựa chọn Vạn Hoa Thái Thịnh để trình bày bài tiểu luận của mình Toạ lạc ở trung tâmquận Đống Đa – một trong những quận hiện đại và phát triển nhất thủ đô, Vạn HoaThái Thịnh có sảnh tiệc lên đến 1500m2 với phong cách trang trí ấn tượng cùng âmthanh, ánh sáng chuyên nghiệp và thực đơn phong phú, dịch vụ tận tâm Khi lựa chọn

sử dụng dịch vụ ở nơi đây, khách hàng sẽ hài lòng với sự phục vụ chu đáo của cácnhân viên, bộ phận Dựa vào kiến thức đã được học cũng như sự hiểu biết của bảnthân, nhóm chúng em xin trình bày đề tài “Cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụmột bữa tiệc cưới tại Vạn Hoa Thái Thịnh”

Tiệc cưới là một bữa tiệc được tổ chức sau khi hoàn thành một buổi lễ cưới, nó cũng

có thể tổ chức liên tục với Lễ kết hôn Tiệc cưới dùng để chiêu đãi các quan khách, họhàng, bạn bè của cô dâu, chú rể Ngày nay tiệc cưới được nhiều cặp vợ chồng lựa chọn

tổ chức như khách sạn, nhà hàng kết hợp tiệc cưới, hoặc các trung tâm tổ chức tiệccưới và sự kiện chuyên nghiệp Ở một số địa phương đặc biệt là khu vực nông thôn,ngoại thành, nhiều gia đình có thể lựa chọn việc tổ chức các bữa tiệc tại nhà (tư gia)hoặc sử dụng các địa điểm công cộng như nhà văn hóa, đình làng, cơ quan, tùy thuộcvào điều kiện kinh tế Khi lựa chọn tổ chức tiệc cưới ở nhà hàng khách sạn, nhiều cặpđôi cô dâu chú rể cũng đã lựa chọn thời gian tổ chức là vào chiều tối

Qua bài tiểu luận, chúng em mong muốn sẽ hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức tiệc cưới,cũng như để có thêm kinh nghiệm, kiến thức cho bản thân Mặc dù đã cố gắng hết khảnăng nhưng do trình độ kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài không tránhkhỏi có những sai sót Chúng em rất mong nhận được sự nhận xét, đánh giá, đóng góp

ý kiến của thầy để bài tiểu luận hoàn thiện hơn

1

NỘI DUNG

A Giới thiệu về nhà hàng

 Tên nhà hàng: VẠN HOA THÁI THỊNH

 Địa chỉ: 98 Thái Thịnh, quận Đống Đa, Hà Nội

 Hotline: 0938978888

 Email: contact@vanhoaclub.com.vn

 Website: vanhoaclub.com.vn

Tự hào là thương hiệu hàng đầu của Thủ đô với 18 năm hình thành và phát triển (từ2002), Vạn Hoa đã khẳng định được uy tín và vị thế của mình trong việc tổ chức Tiệccưới Hiện nay, chúng tôi đang sở hữu hệ thống 23 phòng tiệc tại 09 vị trí đắc địa

nằm trong nội thành Hà Nội

Trung tâm tiệc cưới Vạn Hoa Thái Thịnh nằm ở quận Đống Đa - một trong số quậntrung tâm, là một địa điểm lý tưởng cho những hội nghị, hội thảo, sự kiện, tiệc cưới,với thực đơn luôn được đổi mới nhằm đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của kháchhàng, với các món ăn Âu-Á… Đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại VạnHoa Thái Thịnh hân hạnh làm cầu nối chắp cánh hạnh phúc cho các cặp uyên ương và

là nơi khẳng định thương hiệu đối tác qua những sự kiện đặc biệt

1 Nhân lực:

3

 Ban Giám đốc nhà hàng chính: điều hành – giám sát – quản lý chung tất

cả các công việc lẫn nhân viên Họ là người có tiếng nói và quyết địnhcuối cùng đến các vấn đề quan trọng của nhà hàng như lên chiến lược, kếhoạch, định hướng phát triển cho đơn vị mình Ngoài ra, các vấn đề phátsinh mang tính đột xuất, có tính chất nghiêm trọng cũng cần có sự đồng

ý của Ban Giám đốc

 Quản lý nhà hàng: Quản lý nhà hàng là người hỗ trợ đắc lực cho BanGiám Đốc, họ đảm nhận các hạng mục công việc: phân công và tổ chứcphân công nhân sự thuộc cấp quản lý, giám sát các công việc nhằm manglại chất lượng dịch vụ tốt nhất trong khu vực mà mình phụ trách, phốihợp với Bếp trưởng để cập nhật, thay đổi hay xây dựng thực đơn cho nhàhàng, điều phối công việc của nhân viên, đưa ra quyết định khen thưởnghay xử phạt nhân viên thuộc cấp quản lý của mình

 Giám sát nhà hàng: Sắp xếp và bố trí nhiệm vụ cho nhân viên thuộc cấpmình quản lý, giám sát quá trình hoạt động của nhân viên, đề xuất khenthưởng, xử phạt hoặc tuyển dụng thêm nhân viên, phối hợp với các bộphận khác

 Bộ phận Kế toán/thu ngân: Bộ phận này chịu mọi trách nhiệm về thu chicủa nhà hàng Trong đó, kế toán trưởng có chia vụ phân chia ca và khuvực làm việc cho nhân viên Lập báo cáo tài chính, theo dõi công việccủa nhân viên và báo cáo lên cấp trên Còn nhân viên có nhiệm vụ thungân, lên hóa đơn cho khách hàng Sau đó nhập dữ liệu, lưu hóa đơn,nộp tiền và báo cao doanh thu về cho kế toán trưởng

 Bộ phận Bếp: Là bộ phận quan trọng bậc nhất tại nhà hàng, những nhânviên trong khu vực Bếp sẽ chịu trách nhiệm chế biến các món ăn chấtlượng và có tính thẩm mỹ, mang lại sự hài lòng cho thực khách và níuchân họ quay lại Trong khu vực Bếp có Bếp trưởng, Bếp phó, Catrưởng, Đầu bếp, Phụ bếp,… để trao đổi và phối hợp với nhau hoànthành tốt nhiệm vụ đó

 Bộ phận Lễ tân: Được xem là hình ảnh đại diện cho nhà hàng nên bộphận Lễ tân có vai trò cực kỳ quan trọng trong sơ đồ nhà hàng Nhữngngười làm trong bộ phận này chịu trách nhiệm đón/tiễn khách, giải đáp

các thắc mắc cũng như xử lý các khiếu nại của khách hàng Nếu có vấn

đề nằm ngoài tầm kiểm soát thì lập tức thông báo với cấp trên để giảiquyết

 Bộ phận Bàn: chịu trách nhiệm, sắp xếp chỗ ngồi phục vụ nhu cầu củakhách trong suốt thời gian khách thưởng thức bữa ăn tại nhà hàng Saukhi khách rời khỏi, nhân viên bàn còn có trách nhiệm dọn dẹp và sắp xếplại không gian phòng tiệc

 Bộ phận Bar: Đây là khu vực cung cấp thức uống cho thực khách nênnhiệm vụ của nhân viên quầy Bar là tạo ra các thức uống ngon, bổ dưỡng

và đẹp mắt cho thực khách Dĩ nhiên, họ cũng có trách nhiệm giữ gìnkhu vực quầy Bar của mình sạch sẽ và tươm tất

 Bộ phận An ninh: Nhà hàng muốn hoạt động được ổn định, đảm bảo vềmặt an ninh thì không thể thiếu bộ phận này Các nhân viên an ninh sẽchịu trách nhiệm về an ninh, trật tự tại nhà hàng, đảm bảo an toàn chokhách hàng Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bộ phận an ninh sẽ phối hợpvới các bộ phận khác khi được phân công

 Bộ phận Vệ sinh: Phối hợp cùng bộ phận Bàn xử lý sau hậu tiệc, dọn dẹpphòng tiệc để chuẩn bị cho các buổi tiệc sau

Tùy tính chất từng buổi tiệc mà sẽ có bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Kỹ thuật sẽ đảmnhiệm việc chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng

2 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Vạn Hoa Thái Thịnh có lối kiến trúc hiện đại, trẻ trung, cơ sở vật chất thiết bị luônđược quan tâm để bảo trì, thay mới, vậy nên chất lượng đều đạt chuẩn, đảm bảo đểphục vụ các bữa tiệc một cách tốt nhất

B Giới thiệu cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ bữa tiệc của Vạn Hoa Thái Thịnh.

1 Hợp đồng đặt tiệc:

2 Tóm tắt nội dung cơ bản:

- Đối tượng khách: Người thân, họ hàng của 2 bên gia đình cô dâu chú rể

và bạn bè của cô dâu, chú rể

- Số lượng khách: 200 người

- Thực đơn: sẽ cho khách ăn thực đơn số 191105D

Món khai vị

- Súp nấm tươi Hoàng Kỳ

- Nộm dừa non ngũ sắc

 Món chính

- Gà mái Đông Tảo lai quay Quế Lâm

- Tôm sú Hoàng bào

4 Các yêu cầu đặc biệt:

5 Kế hoạch tổ chức phục vụ:

KỊCH BẢN BỮA TIỆC

Để có một đám cưới thành công và hoàn hảo, thì việc xây dựng kịch bản cưới chi tiết

là điều hết sức quan trọng Hiểu được điều này, nhóm em đã nghiên cứu và xây dựngnên kịch bản cho buổi tiệc cưới này

 Đón khách

 Cô dâu chú rể cùng bố mẹ đón khách tại sảnh

 Chụp ảnh lưu niệm trước cổng hoa

 Mời khách ghi lưu bút chúc mừng

 Mời khách vào phòng tiệc

 Chương trình tiệc cưới

Trong lúc đón khách, màn hình LED sẽ trình chiếu những clip, những ảnh cưới của côdâu chú rể Ánh sáng trong phòng tiệc rực rỡ, có ban nhạc chơi nhạc, trình bày nhữngbài hát về tình yêu, MC mời khách ổn định chỗ ngồi

 MC dẫn dắt câu chuyện về mối lương duyên của đôi uyên ương

 MC giới thiệu bố mẹ cô dâu chú rể và mời bố mẹ 2 bên lên sân khấu

 MC giới thiệu chú rể (Ánh sáng mờ ảo)

 Chú rể tiến vào phòng tiệc cưới (Nhạc nền, hiệu ứng ánh sáng)

 MC hỏi một chút về tâm trạng, cảm xúc của chú rể và bố mẹ 2 bên giađình

 MC giới thiệu cô dâu (Ánh sáng mờ ảo)

 Các thiên thần đi vào phòng cưới vừa đi vừa tung hoa

 Cô dâu từ từ tiến vào thảm đỏ (Nhạc nền, đèn chiếu rọi theo bước chân

đi của cô dâu, đá khói tạo nên không khí lãng mạn)

 Chú rể đưa cô dâu lên sân khấu

 MC giới thiệu đại diện 2 họ lên phát biểu

 Bố mẹ trao quà cho cô dâu chú rể

 Chú rể trao nhẫn cho cô dâu và cùng nhau đọc lời thề ước

9

 Cô dâu chú rể cùng nhau cắt bánh

 Cô dâu chú rể cùng nhau rót Champagne

 Cô dâu chú rể nói lời cảm ơn bố mẹ, khách tới dự tiệc cưới (Bắn pháogiấy)

 MC mời cô dâu chú rể và khách nâng cốc chúc mừng hạnh phúc vàtuyên bố khai tiệc

 Nhập tiệc

 Chương trình ca nhạc do ca sĩ trình bày

 Cô dâu chú rể đi chào khách

 Đồ ăn tiếp tục được phục vụ

 Sau khi kết thúc bữa ăn, cô dâu tung hoa

 MC mời cô dâu chú rể nói lời cảm ơn khách tới dự tiệc

 Kết thúc tiệc

 MC mời khách lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm

 Cô dâu chú rể cũng bộ phận đón tiếp tiễn khách

điều hành

tiệc

1 Quản lý, theo dõi tất cả giai đoạn, quy trình và chức năng của

những bộ phận liên quan đến tổ tiệc

Bếp trưởng 1

Lên menu, quản lý nhân sự bộ phận bếp, quản lý hàng hóa,công cụ, dụng cụ trong bếp, kiểm soát chất lượng món ăn, vệsinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động, và hướng dẫn các bộ

phận trong bếp làm việc hiệu quả

Đầu bếp 2 Chế biến món ăn theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng món ăn và

an toàn vệ sinh thực phẩm

 Khu vực trung tâm phòng tiệc

 Bàn tiệc

Bàn tiệc được thiết kế có cả bàn quay để khách mời dễ lấy Với sức chứa 10 người thìbàn có chiều cao tính từ mặt đất lên mặt bàn là 750 cm đường kính khoảng 200cm.Bàn được trải khăn trắng và có đặt thêm lọ hoa trang trí

 Khăn quây bàn khăn quây ghế

 Khu vực để ảnh cưới của cô dâu chú rể

19

3 Thìa xới cơm 20 8 Cái

21

8 Khăn ăn 200 100 Cái

b Dụng cụ đồ uống

STT Hình ảnh minh họa Tên dụng cụ SL Dự

phòng

ĐV tính

3 Cốc uống bia 200 30 Cái

1 Giá tính theo bàn ăn 20 bàn 6.000.000/bàn 120.000.000

1 Rượu Vodka (Grey Goose

Vodka) 1000ml 20 chai 850.000/chai 17.000.000

2 Rượu Champagne xếp tháp 2 chai 600.00/chai 1.200.000

1 Bong bóng trang trí ở sảnh và

2 Bình hoa trang trí để trên bàn

5 Khung ảnh cưới (đặt ở sảnh) 1 cái 400.000/cái 350.000

7

Hoa trang trí tại sảnh tiệc và

sân khấu (hồng, tulip, mẫu

đơn…)

3 giỏ 600.000/giỏ 1.800.000

9 Hoa cầm tay dành cho cô dâu 1 bó 500.000 500.000

10 Đá tạo khói (hình khối) 4 kg 50.000/kg 200.000

11 Thảm cỏ nhân tạo (1.5x3m) 1 cuộn 350.000 350.000

12 Cánh hoa hồng để tung khi cô

25

Thành tiền

1 Thuê mặt bằng, địa điểm tại

 Chi phí đồ ăn (nguyên liệu) Mua sỉ, mua chợ đầu mối

1 Rượu Vodka (Grey Goose

Vodka) 1000ml 20 chai 450.000/chai 9.000.000

2 Rượu Champagne xếp tháp 2 chai 250.000/chai 500.000

Thành giá

1 Bong bóng trang trí ở sảnh và

2 Bình hoa trang trí để trên bàn

5 Khung ảnh cưới (đặt ở sảnh) 1 cái 250.000/cái 250.000

7 Hoa trang trí tại sảnh tiệc và sân

khấu (hồng, tulip, mẫu đơn…) 3 giỏ 400.000/giỏ 1.200.000

9 Hoa cầm tay dành cho cô dâu 1 bó 250.000 250.000

10 Đá tạo khói (hình khối) 4 kg 35.000/kg 140.000

11 Thảm cỏ nhân tạo (1.5x3m) 1 cuộn 250.000 250.000

12 Hoa hồng để tung khi cô dâu lên

27

Thành tiền

1 Thuê mặt bằng, địa điểm tại

 Dự trù số bàn dự tiệc: 3 bàn (30 người)

 Dự trù số bàn dự bị: 30% số dụng cụ sử dụng trong buổi tiệc

Trong quá trình tổ chức tiệc cưới sẽ có một số trường hợp rủi ro không mong muốn cóthể xảy ra Vì vậy nên dưới đây là một số biện pháp dự phòng:

 Trường hợp mất điện => Chuẩn bị máy nổ

Ở trong khu vực quận Đống Đa, ít xảy ra tình trạng ngắt điện; nhưng cũng nên cóphương án dự phòng Vì vậy nếu xảy ra trường hợp này, thì nhanh chóng mở đèn dựphòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện.

 Trường hợp cháy => Chuẩn bị Bình cứu hỏa

Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức tiệc cưới, nên trang bị bình chữacháy để dập tắt đám lửa kịp thời Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất cả mọi ngườiđến khu vực sơ tán an toàn Trong trường hợp không thể kiểm soát đám cháy thì cáchduy nhất là gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tắt

 Trường hợp hư hỏng trang thiết bị:

File nhạc hư, màn hình máy chiếu trục trặc, sân khấu sập, âm thanh ánh sáng bịhỏng… Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng, âm thanh để sửa chữa nhanhchóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra Liệt kê những tìnhhuống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hư hỏng riêng biết nhưthay thế hoặc sửa chữa

 MC, band nhạc không thể tới:

Đây là trường hợp MC hay band Nhạc đột nhiên hủy hợp đồng và không thế có mặttrong ngày hôn lễ, vì thế nên đã chuẩn bị sẵn list nhạc về wedding

 Trường hợp dụng cụ ăn uống bị vỡ => thu dọn đồ bị vỡ và thay thế chokhách dụng cụ mới

 Trường hợp khách đến tham dự vượt dự kiến:

Làm thêm 3-5 bàn đề phòng, nếu bên cô dâu chú rể có đề xuất dùng thì sẽ trả thêm chiphí

11 Thực tế việc triển khai tổ chức phục vụ tiệc tại Vạn Hoa Thái Thịnh:

a Công tác chuẩn bị:

 Chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, hàng hóa: Sau khi thực đơn đã được chủ tiệcđồng ý sử dụng, Vạn Hoa Thái Thịnh sẽ tiến hành mua và nhập những nguyênliệu, thực phẩm, hàng hóa đạt chuẩn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.Những nguyên liệu bắt buộc phải sơ chế trước thì bộ phận bếp sẽ sơ chế rồi bảoquản cẩn thận

29

 Chuẩn bị đồ uống, gia vị: Vạn Hoa Thái Thịnh sẽ giới thiệu cho chủ tiệc là côdâu và chú rể các loại đồ uống thích hợp cho buổi tiệc, đặc biệt là loại bia vàrượu…

 Tổ chức chế biến: Bộ phận bếp chịu trách nhiệm chế biến món ăn Món ăn cầnphải đảm bảo có hương vị ngon, trình bày, trang trí đẹp mắt, hấp dẫn và đảmbảo vệ sinh an toàn thực phẩm Cần căn chuẩn thời gian để chế biến món ănhợp lý sao cho giữ được độ nóng, giữ được hương vị của món ăn Bếp trưởngcần kiểm duyệt món ăn trước khi mang ra phục vụ khách

 Kiểm tra công tác chuẩn bị: Quản lý tiệc sẽ kiểm tra các công đoạn xem nhânviên đã làm theo đúng yêu cầu chưa, nếu có gì cần thay đổi, chỉnh sửa cần phảitiến hành nhanh chóng để kịp cho bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ

 Chuẩn bị phòng tiệc: Đây là thời gian mà các nhân viên phải bố trí phòng tiệctheo như sơ đồ, lắp đặt các trang thiết bị âm thanh ánh sáng, kê đặt đồ trang trí,bóng bay, Kiểm tra, đảm bảo tất cả trang thiết bị đều dùng tốt, không hư hỏng

để buổi tiệc diễn ra một cách trọn vẹn nhất

 Hội ý trước giờ phục vụ: Trước giờ phục vụ, quản lý tiệc sẽ họp lại tất cả nhânviên trong một khoảng thời gian ngắn để có những lời động viên, nhắc nhở vànhững điều cần lưu ý, những điều cần thay đổi gấp trong khi phục vụ tiệc Nhânviên phải đảm bảo đã biết rõ công việc mình cần phải làm và cố gắng hoànthành tốt

b Tổ chức và phục vụ khách:

 Đón tiếp khách mời: Bộ phận Lễ tân sẽ đứng đón tiếp khách mời ở cửa chínhphòng tiệc Khi khách đã vào trong, nhân viên phục vụ sẽ hướng dẫn khách vào

vị trí ngồi mà bên cô dâu chú rể đã xếp sẵn theo các bàn

 Trong lúc làm lễ: Bộ phận Kỹ thuật thực hiện chỉnh các thiết bị âm thanh, ánhsáng, quay phim ghi hình cho lễ cưới Nhân viên phục vụ không phục vụ trongthời gian này để giữ được sự trang trọng của buổi lễ

 Sau khi tuyên bố nhập tiệc: Nhân viên phục vụ nhanh chóng mang các món ăn

ra phục vụ khách, cần phải đảm bảo các bàn đều có đầy đủ món ăn, đồ uống.Chú ý quan sát nếu khách cần giúp đỡ