Nguyên nhân của hạn chế...31D.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc...31E.Bài học kinh nghiệm cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ một bữa tiệc tại các khách sạn nhà hà
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
Giáo viên hướng dẫn: Ths Đỗ Thiện DụngSinh viên thực hiện: A38650_Nguyễn Thùy Linh
A38395_Bùi Thị Thủy
HÀ NỘI – 2022
Ths Đỗ Thiện Dụng
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
Trang 311 Thực tế việc triển khai tổ chức phục vụ tiệc tại Vạn Hoa Thái Thịnh: 29
C.Đánh giá về cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ bữa tiệc của Vạn Hoa Thái Thịnh 31
1 Điểm mạnh 31
2 Hạn chế 31
3 Nguyên nhân của hạn chế 31
D.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc 31
E.Bài học kinh nghiệm cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ một bữa tiệc tại các khách sạn (nhà hàng) 32
Trang 4MỞ ĐẦU
Đối với mỗi người chúng ta, tiệc cưới là một bữa tiệc quan trọng, là dấu mốc bước sang một hành trình mới trong tương lai sau này Chính vì vậy, tiệc cưới cần phải được lên kế hoạch thật kỹ lưỡng, được diễn ra suôn sẻ, trang trọng nhưng vẫn giữ được sự gần gũi, ấm áp Hiểu được sự quan trọng của một bữa tiệc cưới, nhóm chúng em đã lựa chọn Vạn Hoa Thái Thịnh để trình bày bài tiểu luận của mình Toạ lạc ở trung tâm quận Đống Đa – một trong những quận hiện đại và phát triển nhất thủ đô, Vạn Hoa Thái Thịnh có sảnh tiệc lên đến 1500m2 với phong cách trang trí ấn tượng cùng âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và thực đơn phong phú, dịch vụ tận tâm Khi lựa chọn sử dụng dịch vụ ở nơi đây, khách hàng sẽ hài lòng với sự phục vụ chu đáo của các nhân viên, bộ phận Dựa vào kiến thức đã được học cũng như sự hiểu biết của bản thân, nhóm chúng em xin trình bày đề tài “Cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ một bữa tiệc cưới tại Vạn Hoa Thái Thịnh”
Tiệc cưới là một bữa tiệc được tổ chức sau khi hoàn thành một buổi lễ cưới, nó cũng có thể tổ chức liên tục với Lễ kết hôn Tiệc cưới dùng để chiêu đãi các quan khách, họ hàng, bạn bè của cô dâu, chú rể Ngày nay tiệc cưới được nhiều cặp vợ chồng lựa chọn tổ chức như khách sạn, nhà hàng kết hợp tiệc cưới, hoặc các trung tâm tổ chức tiệc cưới và sự kiện chuyên nghiệp Ở một số địa phương đặc biệt là khu vực nông thôn, ngoại thành, nhiều gia đình có thể lựa chọn việc tổ chức các bữa tiệc tại nhà (tư gia) hoặc sử dụng các địa điểm công cộng như nhà văn hóa, đình làng, cơ quan, tùy thuộc vào điều kiện kinh tế Khi lựa chọn tổ chức tiệc cưới ở nhà hàng khách sạn, nhiều cặp đôi cô dâu chú rể cũng đã lựa chọn thời gian tổ chức là vào chiều tối.
Qua bài tiểu luận, chúng em mong muốn sẽ hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức tiệc cưới, cũng như để có thêm kinh nghiệm, kiến thức cho bản thân Mặc dù đã cố gắng hết khả năng nhưng do trình độ kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài không tránh khỏi có những sai sót Chúng em rất mong nhận được sự nhận xét, đánh giá, đóng góp ý kiến của thầy để bài tiểu luận hoàn thiện hơn
1
Trang 5NỘI DUNG
A Giới thiệu về nhà hàng
Tên nhà hàng: VẠN HOA THÁI THỊNH Địa chỉ: 98 Thái Thịnh, quận Đống Đa, Hà Nội Hotline: 0938978888
Email: contact@vanhoaclub.com.vn Website: vanhoaclub.com.vn
Trang 6
Tự hào là thương hiệu hàng đầu của Thủ đô với 18 năm hình thành và phát triển (từ 2002), Vạn Hoa đã khẳng định được uy tín và vị thế của mình trong việc tổ chức Tiệc cưới Hiện nay, chúng tôi đang sở hữu hệ thống 23 phòng tiệc tại 09 vị trí đắc địa
nằm trong nội thành Hà Nội.
Trung tâm tiệc cưới Vạn Hoa Thái Thịnh nằm ở quận Đống Đa - một trong số quận trung tâm, là một địa điểm lý tưởng cho những hội nghị, hội thảo, sự kiện, tiệc cưới, với thực đơn luôn được đổi mới nhằm đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách hàng, với các món ăn Âu-Á… Đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại Vạn Hoa Thái Thịnh hân hạnh làm cầu nối chắp cánh hạnh phúc cho các cặp uyên ương và là nơi khẳng định thương hiệu đối tác qua những sự kiện đặc biệt.
1 Nhân lực:
3
Trang 7 Ban Giám đốc nhà hàng chính: điều hành – giám sát – quản lý chung tất cả các công việc lẫn nhân viên Họ là người có tiếng nói và quyết định cuối cùng đến các vấn đề quan trọng của nhà hàng như lên chiến lược, kế hoạch, định hướng phát triển cho đơn vị mình Ngoài ra, các vấn đề phát sinh mang tính đột xuất, có tính chất nghiêm trọng cũng cần có sự đồng ý của Ban Giám đốc.
Quản lý nhà hàng: Quản lý nhà hàng là người hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám Đốc, họ đảm nhận các hạng mục công việc: phân công và tổ chức phân công nhân sự thuộc cấp quản lý, giám sát các công việc nhằm mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất trong khu vực mà mình phụ trách, phối hợp với Bếp trưởng để cập nhật, thay đổi hay xây dựng thực đơn cho nhà hàng, điều phối công việc của nhân viên, đưa ra quyết định khen thưởng hay xử phạt nhân viên thuộc cấp quản lý của mình
Giám sát nhà hàng: Sắp xếp và bố trí nhiệm vụ cho nhân viên thuộc cấp mình quản lý, giám sát quá trình hoạt động của nhân viên, đề xuất khen thưởng, xử phạt hoặc tuyển dụng thêm nhân viên, phối hợp với các bộ phận khác.
Bộ phận Kế toán/thu ngân: Bộ phận này chịu mọi trách nhiệm về thu chi của nhà hàng Trong đó, kế toán trưởng có chia vụ phân chia ca và khu vực làm việc cho nhân viên Lập báo cáo tài chính, theo dõi công việc của nhân viên và báo cáo lên cấp trên Còn nhân viên có nhiệm vụ thu ngân, lên hóa đơn cho khách hàng Sau đó nhập dữ liệu, lưu hóa đơn, nộp tiền và báo cao doanh thu về cho kế toán trưởng.
Bộ phận Bếp: Là bộ phận quan trọng bậc nhất tại nhà hàng, những nhân viên trong khu vực Bếp sẽ chịu trách nhiệm chế biến các món ăn chất lượng và có tính thẩm mỹ, mang lại sự hài lòng cho thực khách và níu chân họ quay lại Trong khu vực Bếp có Bếp trưởng, Bếp phó, Ca trưởng, Đầu bếp, Phụ bếp,… để trao đổi và phối hợp với nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ đó.
Bộ phận Lễ tân: Được xem là hình ảnh đại diện cho nhà hàng nên bộ phận Lễ tân có vai trò cực kỳ quan trọng trong sơ đồ nhà hàng Những người làm trong bộ phận này chịu trách nhiệm đón/tiễn khách, giải đáp
Trang 8các thắc mắc cũng như xử lý các khiếu nại của khách hàng Nếu có vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát thì lập tức thông báo với cấp trên để giải quyết.
Bộ phận Bàn: chịu trách nhiệm, sắp xếp chỗ ngồi phục vụ nhu cầu của khách trong suốt thời gian khách thưởng thức bữa ăn tại nhà hàng Sau khi khách rời khỏi, nhân viên bàn còn có trách nhiệm dọn dẹp và sắp xếp lại không gian phòng tiệc.
Bộ phận Bar: Đây là khu vực cung cấp thức uống cho thực khách nên nhiệm vụ của nhân viên quầy Bar là tạo ra các thức uống ngon, bổ dưỡng và đẹp mắt cho thực khách Dĩ nhiên, họ cũng có trách nhiệm giữ gìn khu vực quầy Bar của mình sạch sẽ và tươm tất.
Bộ phận An ninh: Nhà hàng muốn hoạt động được ổn định, đảm bảo về mặt an ninh thì không thể thiếu bộ phận này Các nhân viên an ninh sẽ chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự tại nhà hàng, đảm bảo an toàn cho khách hàng Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bộ phận an ninh sẽ phối hợp với các bộ phận khác khi được phân công
Bộ phận Vệ sinh: Phối hợp cùng bộ phận Bàn xử lý sau hậu tiệc, dọn dẹp phòng tiệc để chuẩn bị cho các buổi tiệc sau
Tùy tính chất từng buổi tiệc mà sẽ có bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Kỹ thuật sẽ đảm nhiệm việc chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng
2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Vạn Hoa Thái Thịnh có lối kiến trúc hiện đại, trẻ trung, cơ sở vật chất thiết bị luôn được quan tâm để bảo trì, thay mới, vậy nên chất lượng đều đạt chuẩn, đảm bảo để phục vụ các bữa tiệc một cách tốt nhất
(Chèn ảnh)
Kiến trúc
Tòa nhà được xây dựng theo phong cách hiện đại, với 2 mặt tiền theo hướng Đông và Bắc Vạn Hoa Thái Thịnh có sảnh tiệc lên đến 1500m2 với thiết kế khang trang, rộng rãi.
5
Trang 9B.Giới thiệu cách thức lập kế hoạch và tổ chức phục vụ bữa tiệc của Vạn HoaThái Thịnh.
1 Hợp đồng đặt tiệc: 2 Tóm tắt nội dung cơ bản:
- Đối tượng khách: Người thân, họ hàng của 2 bên gia đình cô dâu chú rể và bạn bè của cô dâu, chú rể.
- Số lượng khách: 200 người
Trang 10- Thực đơn: sẽ cho khách ăn thực đơn số 191105D
- Gà mái Đông Tảo lai quay Quế Lâm - Tôm sú Hoàng bào
Trang 124 Các yêu cầu đặc biệt:5 Kế hoạch tổ chức phục vụ:
KỊCH BẢN BỮA TIỆC
Để có một đám cưới thành công và hoàn hảo, thì việc xây dựng kịch bản cưới chi tiết là điều hết sức quan trọng Hiểu được điều này, nhóm em đã nghiên cứu và xây dựng nên kịch bản cho buổi tiệc cưới này.
Đón khách
Cô dâu chú rể cùng bố mẹ đón khách tại sảnh Chụp ảnh lưu niệm trước cổng hoa Mời khách ghi lưu bút chúc mừng Mời khách vào phòng tiệc Chương trình tiệc cưới
Trong lúc đón khách, màn hình LED sẽ trình chiếu những clip, những ảnh cưới của cô dâu chú rể Ánh sáng trong phòng tiệc rực rỡ, có ban nhạc chơi nhạc, trình bày những bài hát về tình yêu, MC mời khách ổn định chỗ ngồi.
MC dẫn dắt câu chuyện về mối lương duyên của đôi uyên ương MC giới thiệu bố mẹ cô dâu chú rể và mời bố mẹ 2 bên lên sân khấu MC giới thiệu chú rể (Ánh sáng mờ ảo)
Chú rể tiến vào phòng tiệc cưới (Nhạc nền, hiệu ứng ánh sáng) MC hỏi một chút về tâm trạng, cảm xúc của chú rể và bố mẹ 2 bên gia
MC giới thiệu cô dâu (Ánh sáng mờ ảo)
Các thiên thần đi vào phòng cưới vừa đi vừa tung hoa
Cô dâu từ từ tiến vào thảm đỏ (Nhạc nền, đèn chiếu rọi theo bước chân đi của cô dâu, đá khói tạo nên không khí lãng mạn)
Chú rể đưa cô dâu lên sân khấu MC giới thiệu đại diện 2 họ lên phát biểu Bố mẹ trao quà cho cô dâu chú rể
Chú rể trao nhẫn cho cô dâu và cùng nhau đọc lời thề ước 9
Trang 13 Cô dâu chú rể cùng nhau cắt bánh Cô dâu chú rể cùng nhau rót Champagne
Cô dâu chú rể nói lời cảm ơn bố mẹ, khách tới dự tiệc cưới (Bắn pháo giấy)
MC mời cô dâu chú rể và khách nâng cốc chúc mừng hạnh phúc và tuyên bố khai tiệc
Nhập tiệc
Chương trình ca nhạc do ca sĩ trình bày Cô dâu chú rể đi chào khách Đồ ăn tiếp tục được phục vụ
Sau khi kết thúc bữa ăn, cô dâu tung hoa
MC mời cô dâu chú rể nói lời cảm ơn khách tới dự tiệc Kết thúc tiệc
MC mời khách lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm Cô dâu chú rể cũng bộ phận đón tiếp tiễn khách
Quản lý nhân viên và điều hành tất cả hoạt động của bộ phận, chịu trách nhiệm báo cáo và làm việc trực tiếp với giám đốc Giám sát,
điều hành tiệc
1 Quản lý, theo dõi tất cả giai đoạn, quy trình và chức năng của những bộ phận liên quan đến tổ tiệc.
Bếp trưởng 1
Lên menu, quản lý nhân sự bộ phận bếp, quản lý hàng hóa, công cụ, dụng cụ trong bếp, kiểm soát chất lượng món ăn, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động, và hướng dẫn các bộ
phận trong bếp làm việc hiệu quả.
Đầu bếp 2 Chế biến món ăn theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng món ăn và an toàn vệ sinh thực phẩm.
Trang 19 Khu vực trung tâm phòng tiệc
Bàn tiệc
Bàn tiệc được thiết kế có cả bàn quay để khách mời dễ lấy Với sức chứa 10 người thì bàn có chiều cao tính từ mặt đất lên mặt bàn là 750 cm đường kính khoảng 200cm Bàn được trải khăn trắng và có đặt thêm lọ hoa trang trí.
Trang 21 Khăn quây bàn khăn quây ghế
Trang 22 Khu vực để ảnh cưới của cô dâu chú rể
19
Trang 243 Thìa xới cơm 20 8 Cái
21
Trang 258 Khăn ăn 200 100 Cái
Trang 263 Cốc uống bia 200 30 Cái
Trang 27tínhĐơn giáThành tiền,
1 Giá tính theo bàn ăn 20 bàn 6.000.000/bàn 120.000.000
tínhĐơn giáThành giá
1 Rượu Vodka (Grey Goose
Vodka) 1000ml 20 chai 850.000/chai 17.000.000
Trang 282 Rượu Champagne xếp tháp 2 chai 600.00/chai 1.200.000
2 Bình hoa trang trí để trên bàn
5 Khung ảnh cưới (đặt ở sảnh) 1 cái 400.000/cái 350.000
Hoa trang trí tại sảnh tiệc và sân khấu (hồng, tulip, mẫu
3 giỏ 600.000/giỏ 1.800.000
9 Hoa cầm tay dành cho cô dâu 1 bó 500.000 500.000 10 Đá tạo khói (hình khối) 4 kg 50.000/kg 200.000 11 Thảm cỏ nhân tạo (1.5x3m) 1 cuộn 350.000 350.000 12 Cánh hoa hồng để tung khi cô
25
Trang 29 Chi phí đồ ăn (nguyên liệu) Mua sỉ, mua chợ đầu mối
Trang 301 Rượu Vodka (Grey Goose
Vodka) 1000ml 20 chai 450.000/chai 9.000.000 2 Rượu Champagne xếp tháp 2 chai 250.000/chai 500.000
2 Bình hoa trang trí để trên bàn
5 Khung ảnh cưới (đặt ở sảnh) 1 cái 250.000/cái 250.000
7 Hoa trang trí tại sảnh tiệc và sân
khấu (hồng, tulip, mẫu đơn…) 3 giỏ 400.000/giỏ 1.200.000 9 Hoa cầm tay dành cho cô dâu 1 bó 250.000 250.000 10 Đá tạo khói (hình khối) 4 kg 35.000/kg 140.000 11 Thảm cỏ nhân tạo (1.5x3m) 1 cuộn 250.000 250.000 12 Hoa hồng để tung khi cô dâu lên
27
Trang 31Kiểm tra lại một lượt tất cả các thông tin vào buổi tối trước hôm cưới Xác nhận lại cho từng bộ phận để nhắc nhở và rà soát công việc Mc và band nhạc tập dượt từ hôm trước.
Dự trù số bàn dự tiệc: 3 bàn (30 người)
Dự trù số bàn dự bị: 30% số dụng cụ sử dụng trong buổi tiệc
Trong quá trình tổ chức tiệc cưới sẽ có một số trường hợp rủi ro không mong muốn có thể xảy ra Vì vậy nên dưới đây là một số biện pháp dự phòng:
Trường hợp mất điện => Chuẩn bị máy nổ
Trang 32Ở trong khu vực quận Đống Đa, ít xảy ra tình trạng ngắt điện; nhưng cũng nên có phương án dự phòng Vì vậy nếu xảy ra trường hợp này, thì nhanh chóng mở đèn dự phòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện.
Trường hợp cháy => Chuẩn bị Bình cứu hỏa
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức tiệc cưới, nên trang bị bình chữa cháy để dập tắt đám lửa kịp thời Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn Trong trường hợp không thể kiểm soát đám cháy thì cách duy nhất là gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tắt.
Trường hợp hư hỏng trang thiết bị:
File nhạc hư, màn hình máy chiếu trục trặc, sân khấu sập, âm thanh ánh sáng bị hỏng… Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng, âm thanh để sửa chữa nhanh chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hư hỏng riêng biết như thay thế hoặc sửa chữa.
MC, band nhạc không thể tới:
Đây là trường hợp MC hay band Nhạc đột nhiên hủy hợp đồng và không thế có mặt trong ngày hôn lễ, vì thế nên đã chuẩn bị sẵn list nhạc về wedding
Trường hợp dụng cụ ăn uống bị vỡ => thu dọn đồ bị vỡ và thay thế cho khách dụng cụ mới
Trường hợp khách đến tham dự vượt dự kiến:
Làm thêm 3-5 bàn đề phòng, nếu bên cô dâu chú rể có đề xuất dùng thì sẽ trả thêm chi phí.
11 Thực tế việc triển khai tổ chức phục vụ tiệc tại Vạn Hoa Thái Thịnh:
a Công tác chuẩn bị:
Chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, hàng hóa: Sau khi thực đơn đã được chủ tiệc đồng ý sử dụng, Vạn Hoa Thái Thịnh sẽ tiến hành mua và nhập những nguyên liệu, thực phẩm, hàng hóa đạt chuẩn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Những nguyên liệu bắt buộc phải sơ chế trước thì bộ phận bếp sẽ sơ chế rồi bảo quản cẩn thận
29
Trang 33 Chuẩn bị đồ uống, gia vị: Vạn Hoa Thái Thịnh sẽ giới thiệu cho chủ tiệc là cô dâu và chú rể các loại đồ uống thích hợp cho buổi tiệc, đặc biệt là loại bia và rượu…
Tổ chức chế biến: Bộ phận bếp chịu trách nhiệm chế biến món ăn Món ăn cần phải đảm bảo có hương vị ngon, trình bày, trang trí đẹp mắt, hấp dẫn và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Cần căn chuẩn thời gian để chế biến món ăn hợp lý sao cho giữ được độ nóng, giữ được hương vị của món ăn Bếp trưởng cần kiểm duyệt món ăn trước khi mang ra phục vụ khách
Kiểm tra công tác chuẩn bị: Quản lý tiệc sẽ kiểm tra các công đoạn xem nhân viên đã làm theo đúng yêu cầu chưa, nếu có gì cần thay đổi, chỉnh sửa cần phải tiến hành nhanh chóng để kịp cho bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ
Chuẩn bị phòng tiệc: Đây là thời gian mà các nhân viên phải bố trí phòng tiệc theo như sơ đồ, lắp đặt các trang thiết bị âm thanh ánh sáng, kê đặt đồ trang trí, bóng bay, Kiểm tra, đảm bảo tất cả trang thiết bị đều dùng tốt, không hư hỏng để buổi tiệc diễn ra một cách trọn vẹn nhất
Hội ý trước giờ phục vụ: Trước giờ phục vụ, quản lý tiệc sẽ họp lại tất cả nhân viên trong một khoảng thời gian ngắn để có những lời động viên, nhắc nhở và những điều cần lưu ý, những điều cần thay đổi gấp trong khi phục vụ tiệc Nhân viên phải đảm bảo đã biết rõ công việc mình cần phải làm và cố gắng hoàn thành tốt
b Tổ chức và phục vụ khách:
Đón tiếp khách mời: Bộ phận Lễ tân sẽ đứng đón tiếp khách mời ở cửa chính phòng tiệc Khi khách đã vào trong, nhân viên phục vụ sẽ hướng dẫn khách vào vị trí ngồi mà bên cô dâu chú rể đã xếp sẵn theo các bàn
Trong lúc làm lễ: Bộ phận Kỹ thuật thực hiện chỉnh các thiết bị âm thanh, ánh sáng, quay phim ghi hình cho lễ cưới Nhân viên phục vụ không phục vụ trong thời gian này để giữ được sự trang trọng của buổi lễ
Sau khi tuyên bố nhập tiệc: Nhân viên phục vụ nhanh chóng mang các món ăn ra phục vụ khách, cần phải đảm bảo các bàn đều có đầy đủ món ăn, đồ uống Chú ý quan sát nếu khách cần giúp đỡ