hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp quy trình quản lý và điều hành du lịch của hải vân travel

Chăng hạn như việc bảo mật thông tin khách hàng, hệ thống nhận xét góp ý của khách hàng về chất lượng dịch vụ , tổ chức tour theo lựa chọn đăng ký tour của khách hàng, quản lý một số vấn

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIET NAM

TRUONG DAI HOC TON DUC THANG

KHOA CONG NGHE THONG TIN

rat

HỆ THÓNG HOẠCH ĐỊNH NGUỎN LỰC DOANH NGHIỆP

QUY TRINH QUAN LY VA DIEU HANH

DU LICH CUA HAI VAN TRAVEL

Người hướng dân: GV HỖ THỊ LINH Người thực hiện: 52100312 - LÊ TUẦN THÀNH 52100239— TRẢN NAM ĐĂNG KHOA

Khoá: 25

THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH, NĂM 2024

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIET NAM

TRUONG DAI HOC TON DUC THANG

KHOA CONG NGHE THONG TIN

rat

HỆ THÓNG HOẠCH ĐỊNH NGUỎN LỰC DOANH NGHIỆP

QUY TRINH QUAN LY VA DIEU HANH

DU LICH CUA HAI VAN TRAVEL

Người hướng dân: GV HỖ THỊ LINH Người thực hiện: 52100312 - LÊ TUẦN THÀNH 52100239— TRẢN NAM ĐĂNG KHOA

Khoá: 25

THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH, NĂM 2024

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên chúng em chân thành gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Tôn

Đức Thắng đã cho chúng em cơ hội được học và tiếp cận môn học này, giúp chúng em

định hướng và có mục tiêu rõ ràng trong tương lai

Chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cô Hồ Thị Linh vì sự nhiệt tình của cô trong việc giảng dạy, bên cạnh đó là những kiến thức và kinh nghiệm cô truyền đạt giúp chúng em hiểu biết hơn về các nghiệp vụ, quy trình và cách thức triển khai hệ thống ERP, tuy chỉ trong vài tháng ngắn ngủi được học tập và làm việc với cô nhưng những kiến thức cô truyền đạt là rất quý giá

Trong quá trình làm bài báo cáo này, với kinh nghiệm và kiến thức còn ít ỏi nên không tránh được những sơ sót và hạn chế, chúng em mong có thê nhận được sự góp ý của cô đề bài báo cáo được hoàn chính hơn, hiệu quả hơn Cuối cùng chúng em xin gửi lời chúc sức khoẻ đến cô, chúc cô luôn vui vẻ, hạnh phúc và thành công trong công cuộc lèo lái con đò đưa trò sang sông

Chung em xin chan thành cảm ơn!

Tran trong

CAM KÉT CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TỒN ĐỨC THANG

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của cô Hồ Thị Linh Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong báo cáo còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tô chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung báo cáo của mình Trường đại học Tôn Đức Thắng không liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện (nếu có)

TP Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 05 năm 2024

Tác giả (ý tên và ghỉ rõ họ tên)

Lê Tuấn Thành

Tran Nam Dang Khoa

IV

TOM TAT

ERP (Enterprise Resource Planning) la mét hé thong phan mém duoc thiét ké dé

hỗ trợ và tự động hoá các qui trình thương mại của các doanh nghiệp vừa và lớn ERP

có thê hỗ trợ điều khiển các hoạt động doanh nghiệp như là việc bán hàng, việc phân

phối hàng, quảng cáo, sản xuất, quản lý kiểm kê hàng hoá, và quản lý các nguồn tài nguyên con người Làm cho tất cả các phòng chức năng có liên hệ với nhau hoặc việc sản xuất được tích hợp vào trong hệ thống

ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng ban

và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ đề thành viên trong công ty tuân theo

Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver) Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý

của mình và hoạch định các quy trỉnh dự kiến trong tương lai

Đối với quản lý tour du lịch là một công tác quan trọng và phức tạp mà bất kỳ công ty du lịch nào cũng cần phải thực hiện Công ty dịch lịch quản lý tour với đầy đủ

thông tin về giá cả loại tour, lịch trình, các địa phương đi đến và hình ảnh cụ thê (nếu

có) Theo dõi lịch trình các tour du lịch, quản lí nhân viên hướng dẫn du lịch Một hệ thống quản lý như vậy đều có hầu hết ở các công ty du lịch trong nước Không chỉ dừng lại như vậy, một hệ thống quản lý tour du lịch còn cần phải quản lý thêm nhiều

chức năng khác nữa Chăng hạn như việc bảo mật thông tin khách hàng, hệ thống nhận

xét góp ý của khách hàng về chất lượng dịch vụ , tổ chức tour theo lựa chọn đăng ký tour của khách hàng, quản lý một số vấn đề liên quan đến khách hàng, nhân viên, phương tiện, được tốt hơn, đảm bảo chính xác nhanh chóng và tiện lợi

MỤC LỤC

I0 09 1 1 DANH )0/etnÌi) 1) 8 +24 4.4 3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY DU LICH QUOC TE HAI VÂN 6 1.1 Thực trạng trước khi áp dụng hệ thống ERP 7 1.2 Sự thay đổi bước ngoặc sau khi ứng dụng hệ thống ERP của Hải Vân Travel 7

CHƯƠNG 2 - TÌM HIỂU VỀ CÁC BỌ PHẠN VÀ QUY TRÌNH NGHIẸP VỤ .- 8

2.1 Tổng quan về tổ chức quản lý của Hải Vân Travel 8 2.2 Các bộ phận trong Hải Vân Travel 9 2.2.1 Bộ phận phụ trách Thị trường 9 2.2.2 Bộ phận Phòng điều hành .10

V⁄ 3p 10

2.2.4 XUN, KHO ccescescsvecsvecseessecssvessvecsesevecsuscnsvsnssesvecevecsucsnusssvecsvecsessnsesuvensvensecasensanucavensasveaveanes 11 2.2.5 Bộ Phận Nhân Sự 11

CHƯƠNG 3 - XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HẸ THỐNG + SH he 1ó

3.1 Tác nhân và chức năng của hệ thống 1ó 3.2 Sơ đồ usecase hệ thống, 21 3.2.1 Sơ đồ usecase tổng quát 21 3.2.2 Sơ đồ usecase cụ thể 23

3.3 Đặc tả usecase 39

3.3.1 Phân hệ thị trường 39 Két chuyén thong tin dat xe 61 3.3.2 Phan hé diéu hanh see 69

CHƯƠNG 4: MASTER DATA và TRANSACTION DATA

4.1 Master data

4.1.1 Người dùng hệ thống

4.1.3 Xe công ty

4.2 Transaction data

4.2.1 Thông tin tiếp thị

TAI LIEU THAM KHAO

Hinh 11 So dé usecase quan ly đơn đặt xe - SH HH HH H100 111101111 011111 tàu 32 Hinh 12 So dé usecase quản lý kết chuyển 5 2S 2 22222121122112112222122222 21 se 33

Hinh 13 So dé usecase quan ly két chuyên toàn bộ chuyền đi tới phòng kề toán 34

Hinh 14 So dé usecase quán lý thay đổi phát sinh - 2 12 921211225121221112121221 21.2 te 35

Hình 15 Sơ đồ usecase quản lý báo cáo s: 5s: 2 22122112211221121122211211221211212 re 35

Hinh 16 So dé usecase quản lý tạo lập danh mục c1 2.1911 1n111111111181111011 111101 tk 36

Hình 17 Sơ đồ usecase quản lý người dùng hệ thống - 222 1 2222251225122231222122212 222 37 Hinh 18 So dé usecase quan ly quan ly thông tĩn từ thị trường - ¿2s 222222222222 2222 38 Hình 19 So dé usecase quan ly tài nguyên cộng tác viên - 2:22 2222 221221512221215 1212122 39

Hinh 20 So dé usecase quan ly tài nguyên công ty - s1 22221221 22121222 122g 40

Hình 21 Sơ đồ usecase điều xe 5s: 222 1211102112211,21121101112112212101111 21g 40 Hình 22 Sơ đồ usecase quản lý phát sinh sự CỐ - 52 21 2222 221211222112111221122112221 2 41

Hinh 23 So dé usecase quản lý tạo lập báo cáo n1 011011121110 1H Hà ru 42 Hinh 24 So dé usecase quản lý tạo lập danh mục c1 2.1911 1n111111111181111011 111101 tk 42

DANH MỤC BẢNG BIÊU

Bảng 1 Bảng quy trình nghiỆp vụ L1 211112111121 111111 1111111101 1 HH HH HH cá 16 Bảng 2 Bảng quy trình nghiệp vụ của 2 phân hệ - 2 2.1211 1111114110111 21a cày 17

Bang 3 Bang tác nhân của hệ thống - 2S 22221211 211021121121221222121212122 re 19

Bảng 4 Chức năng phân hệ thị trườnG c1 12112111 11111111111111111 1111111 11 11 0111111111 cá 22

Bang 5 Chức năng phân hệ điều hành 52-5 2S E1 E2111122112112112212122121222 1 xe 23 Bang 6 Dang ái Đi vv ái về An 42

Bảng 7 Đặc tả usecase sửa thông t1 ÁC€OUHIE 1111111111 11111111111 1011111110101 101 th ch 43 Bảng 8 Đặc tả usecase đăng nhập hệ thống - 2 2 SE 2122112212112 12 eg 44

Bảng 9 Đặc tả usecase thêm tiếp tỈ HỚI Q nn TH SĐT vn kg 11 1k1 sư 45

Bảng 10 Đặc ta usecase chỉnh sửa thông tin tiếp thị 52-5 2212212212112 12 xe 46 Bang 11 Dac tả usecase xoá thông tin tiếp tHiị 5 22 2221212122222 221g 47 Bang 12 Đặc ta usecase tìm kiếm thông tin tiếp thị - 22 2 E221 128121222 122 zxe 48 Bang 13 Dac ta usecase phân loại và đánh giá L1 191 101 1011111111111 1111011 H ch 49

Bang 14 Đặc tả usecase tạo mới và lưu báo gIÁ cọ LH n0 1111112 H1 1n H1 Hà ch 50

Bang 15 Đặc tả usecase sửa thông tin báo gi1á c1 1112111111121111111 1111110101101 1 He 51 Bang 16 Dac ta usecase xoa thông tin báo G14 eee HH n1 101101101111 1121121 11t tk 52 Bang 17 Đặc ta usecase tim kiém théng tin ba0 Gi cece ccc eessessessseseteseesreseteensteeseen 53 I0 0309 sai uyên cu nh 54

Bang 19 Đặc tả usecase tạo mới và lưu trữ khách hang than thiẾt c2 ng E11 11g 55

Bang 20 Dac ta usecase tạo mới và lưu trữ hợp đồng 2 - S2 2212212212121 12g 56

Bảng 21 Đặc tả usecase tạo mới và lưu trữ đơn đặt xe L0 n HH HH 0111 1 ke 57 Bảng 22 Đặc tả usecase cập nhật thông tin đặt xe của khách hang cece ee 58

Bảng 23 Đặc tả usecase tính giá và báo giá cho khách hàng c5: 2: 2c 1211 1 11222 cx£2 60 Bang 24 Dac ta usecase quan lý mã code công fy LH HH H101 11111111111 trán ch 61 Bảng 25 Đặc ta usecase tìm kiếm thông tin khách hàng 2 222222 2125222181122 1222 te 62

Bảng 26 Dac ta usecase phân loại đơn đặt xe 9111912111111 111111 HH1 kg 63

Đặc tả usecase tính giá và gửi tới khách hàng - c1 11 1121111111111 21 2 te 71 Đặc ta usecase quản lý thông tĩn kết chuyên từ phân hệ thị trường 72

Đặc tả usecase cập nhật thông tin kết chuyển ch n ng TH 1111111111111 11111111111 511 1166 73 Đặc tả usecase lưu phiéu điỀU X€ Q0 ng HH HH HH ng HH HH Ha 74 Đặc tả usecase cập nhật tài nguyễn xe công tác viÊn ác nnnnn nh Hà 76 Dac ta usecase cập nhật tài nguyên lái xe công tác viÊn ác co che 77 Đặc tả usecase cập nhật tình trạng lãi Xe L1 1911 1011111111110 1111 rà 79 Đặc tả usecase cập nhật thông tin lãi Xe 0 1 111 11112111111112111 01 HH ra 81 Đặc tả usecase điều Xxe TT HH HH HH ng n1 n HH ng tre ra 83 Đặc tả usecase tạo lập phiéu phát sinh sự TH 85 Người dùng hệ thống -2.- 2 22222211 215121121111121122 2121121212222 121g eu 86 S118): iiiiiẳẳẳảẳiaẳäaảaẼẼẼẼÝẮẮÝẮÝ 86

XE CONG CY RA aA 87

Xe COMY CAC VII 5 d.3ÝẢ 87 CONG TAC VIGIL - 4 87 I.)Ê‹- voi: s2 Gai 87 Tuyén dung cccccccccccssessesssessresressretsntietsesressresretiretietiiitsaeeetiiaseteseeneses 88

l::8I-00JiiNEHadiadđddiiiiiả 88 Thong tin tiép thin occ cccccccsessesssessesstesstssessressetsetetitsisresseesessesteseenenses 88

Hop G60 oes csc cess eesresssessessesteesstssrssresrecsretsetisetitsasissiesressressessesissesseartenteen 89

Phiếu điều xe ch H11 1n HH 1n nh ng nh nh nh nh nh n1 g1 ng te 90

Bảng 56 Hồ sơ chuyến đi - 25 22222 1211211121222 2212121121222 12112112 ng

Bảng 57 Phiếu phát sinh

DANH MUC CAC TU VIET TAT

CHUONG 1 - GIOI THIEU SO LUQC VE CONG TY DU LICH

QUOC TE HAI VAN

Hải Vân Travel là công ty chuyên tổ chức khách đoàn cho các công ty có nhu cầu tham quan, nghỉ dưỡng hoặc Company Trip Ngoài ra, Hải Vân Travel còn tổ chức

các sự kiện Year End Party

Công ty thiết kế nhiều chương trình du lịch trong và ngoài nước thật hấp dẫn với gia ca that hợp ly và ưu đãi dành cho quy khách hang

" ¬ HC

Hình 1 Cong ty Du lich Quoc té Hai Van Với phương châm “Trao niềm tin, Trọn cảm xúc”, Hải Vân Travel mong muốn luôn được là người bạn đồng hành thân thiết của quý khách hàng trên mỗi bước đi tìm

sự mới mẻ, thú vị trong cuộc sống

Đến nay Hải Vân Travel đã liên tục mở rộng và phát triển Công ty nhằm cung cấp cho khách hàng ngày càng nhiều hơn các gói sản phẩm và dịch vụ tốt nhất Đồng thời không ngừng đổi mới về hình thức, mẫu mã sản phẩm trong và ngoài nước, nâng cao về chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu ngày cảng cao và đa dạng của Quý khách hàng

1.1 Thực trạng trước khi áp dụng hệ thống ERP

Trước khi hệ thống ERP của Hải Vân Travel được áp dụng vào hoạt động quản

lý kinh doanh, việc chỉ sử dụng những công cụ thủ công như excel hay các phần mềm

cũ như Foxpro trong việc quản lý đã gây nên nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến

hoạt động của doanh nghiệp:

+ Khi có khách yêu cầu đặt Tour, hay đại lý báo khách, nhân viên phải tìm và tính toán xem ngày nào đó có những Tour nào khởi hành, hay Tour nào đó có khởi hành trong ngày nào đó không Điều này làm mắt nhiều thời gian của khách, của đại lý báo khách, vì khách đặt Tour hay đại lý báo khách chủ yếu qua điện thoại

+ Hàng hóa (vật tư sửa chữa xe) đầu vào và đầu ra được quản lý hoàn toàn thủ công khiến công ty đối mặt với các vấn dé như: hàng hóa tồn kho với số lượng không

rõ dẫn đến việc kiểm tra và nhập vật tư gây khó khăn và mất thời gian và kiểm tra số lượng tồn kho không chính xác sẽ gây khó khăn cho việc bảo trì không đủ vật tư gây trì

trệ và thiểu xe

+ Hoạt động hạch toán theo phương thức thủ công gặp nhiều khó khăn với số lượng giấy tờ lưu trữ lớn, dễ mắc phải sai sót, dẫn đến những mất mát, hư hại không mong muốn

+ Không có sự đồng bộ trong việc kiêm soát giữa các khâu từ quá trình xử lý đặt

vé, quản lí tour, hạch toán dẫn đến sự gia tăng của chỉ quản lí

+ Ngoài ra, vì phần mềm quản lý được sử dụng giữa các phòng ban là khác nhau nên khi có nhu cầu bàn giao thông tin, dữ liệu công việc giữa các bộ phận, phòng ban, người sử dụng phải thao tác thủ công, gây mất nhiều thời gian, công sức nhưng năng suất mang lại thấp, dữ liệu không được đồng bộ, dễ thất thoát

1.2 Sự thay đối bước ngoặc sau khi ứng dụng hệ thống ERP của Hải Vân Travel Sau thời gian ứng dụng hệ thống ERP của Hải Vân Travel trên toàn bộ phận của công ty, doanh nghiệp đã có những thay đối tích cực Việc kiểm soát và thực hiện các

hoạt động của công ty được tiễn hành một cách chặt chẽ, tránh được các rủi ro không

mong muốn trong công tác kế toán

Công tác tài chính — kế toán đã trở nên thuận lợi hơn rất nhiều nhờ sự phân

quyên, phân cấp rõ ràng Các khâu sản xuất, quan hệ khách hàng, điều hành sản xuất, quản lý phân phối, kho hàng đã được thực hiện tốt hơn, các rủi ro theo đó cũng được

giảm đi đáng kể

Nhờ có hệ thông ERP, sự phối hợp hoạt động giữa khâu bán vé và phân phối

được diễn ra một cách uyền chuyên, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh Đồng thời, với đặc tính các chức năng được tiên hành và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu quả tối ưu

cho quá trình kiêm tra, đánh giá, xử lý vẫn đề cũng như định hướng kê hoạch phát triển

sắp tới

Trình độ nhân viên công nghệ thông tin so với trước đã được nâng cao hơn Các

hạ tầng công nghệ thông tin được củng có, chuẩn hóa, đồng bộ và kiện toàn Điều này

đã giúp cho Hải Vân Travel đủ sức để tiếp thu các giải pháp lớn

Về cơ câu tổ chức của công ty, không chỉ nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệ thống còn đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng, giúp hoạt động quản lý được xuyên suốt, tập trung, có sự thừa hưởng và kịp thời

Trong hệ thống kênh phân phối, Hải Vân Travel đã đạt được những thành công đáng kể Bằng cách dùng đến sự hỗ trợ của phần mềm của Microsoft là EXEL hoặc thông qua đường truyền internet sử dụng chương trình Kế toán VAT, các nhà phân phối có thê kết nối trực tiếp vào hệ thống quản lý

10

CHƯƠNG 2 — TÌM HIỂU VE CAC BO PHAN VA QUY TRINH

NGHIEP VU

2.1 Tổng quan về tô chức quản lý của Hải Vân Travel

Tổng Giám Đốc

[ 1 1

Giám đốc KD Giám Đốc Sản Giám Đốc Kỹ | Giám Đốc Tài Giám Đốc

& TT xuất thuật chính Nhân Sự

Trưởng phòng ee | Phó GÐ Sản Trưởng phòng | ay Ké toan Trưởng phòng

Marketing Nhân viên Sale | Xuất Điều hành | T6 phy xe trưởng nhân sự

i Nhân viên Nhân viên Tổ sửa chữa Kế toán Nhân viên

Marketing điều hành | hanh chinh

Hình 2 Sơ đồ tô chức quản lý

2.2 Các bộ phận trong Hai Van Travel

2.2.1 Bộ phận phụ trách Thị trường

- _ Công việc: Nhận việc, chăm sóc khách hàng

- Diéu kiện bắt đâu (kích hoạt): Có đơn đặt xe của khách hàng

- Thong tin dau vao: Thong tin về yêu cầu khách hàng được ghi trong đơn đặt xe

11

Kết quả đưa ra: Ghi thông tin về yêu cầu khách hàng lên Bảng kế hoạch Phản hồi lại cho khách hàng (bằng nhiều hình thức: mail, điện thoại, sms )

Công việc: Điều xe đáp ứng yêu cầu, xử lý phát sinh sự cô

Điều kiện bắt đầu (kích hoạt): Khi nhận được thông tin yêu cầu từ bộ phận thị

trường (phiếu điều xe) Hoặc khi xây ra sự cố, phát sinh

Thông tin đầu vào: Thông tin về yêu cầu khách hàng được ghi trong Bảng kế hoạch, Thông tin về tài nguyên của công ty, và tài nguyên của các đối tác có thé huy động được Thông tin về phát sinh, sự có

Kết quả đưa ra: Ghi thông tin xe được điều (biển số xe) lên Bảng kế hoạch, thông tin xe và tài xế lên phiếu điều xe Thông tin phản hồi cho tài xế về trường hợp phát sinh sự cô

Nơi sứ dụng: Phòng nhận việc, đội xe (tài xế), lưu

Tân suất: Tuỳ thuộc vào từng ngày, từng giai đoạn

Thời lượng: Thời lượng làm xơng một công việc này là

Qui tắc mục tiếu: Dắp ứng yêu cầu khách hàng Đảm bảo tốt nhất doanh thu của

công ty.Cân bằng tải cho các tải xế về sức khoẻ và thu nhập

2.2.3 Đội xe

Công việc: Nhận phiếu điều động

Điều kiện bắt đâu (kích hoạt): Có phiêu điều động (lệnh)

Thông tin đầu vào: Thông tin về yêu cầu khách hàng được ghi trong phiều điều

xe, thông tin sự cô, yêu câu câu thêm của khách khi đi

12

Kết quả đưa ra: Ghi thông tin thực hiện và xác nhận của klhách hàng thêm trong phiếu này, chỉ phí trên hành trình, xăng, vé cầu phà, ăn ở, vật tư đột xuất

Nơi sử dụng: Phòng điều hành, phòng nhận việc, phòng kế toán, lưu

Tân suất: Ghi từng ngày, công việc hay toàn bộ tuyến?

Qui tắc: Ghỉ đúng theo qui định

2.2.4 Xưởng, Kho

Công việc: Sửa chữa bảo dưỡng, mua sắm vật tư, thông báo tình trạng xe cho

bộ phận điều hành

Điêu kiện bắt đầu (kích hoạt): Có xe cần bão dưỡng sửa chữa

Thông tin đầu vào: Phiêu mua xuất vật tư, Bảng nghĩ nhận tình trạng kỹ thuật xe hàng ngày

Kết quả đưa ra: Ghi thông tin nhật ký sử chửa, công sửa, phiếu xuất xe Nơi sứ dụng: Phòng điều hành, Kế toán, lãnh đạo

Tân suất: Theo quy định của đội kỹ thuật

Qui tắc: Hàng phải nhập kho Vật tư phải xuất kho Nhân công phải theo dõi

Báo cáo bộ phận Điều hành

Tuỳ thuộc vào quan hệ đề quyết định xâm nhập thị trường nào

Phân tích thị trường: vào tháng 10, II, I2 là mùa cao điểm của khách nước ngoài Tháng 5,6,7 thì ít với khách nước ngoài nhưng nhiều với khách trong

13

nước (chủ yếu là các công ty, gia đình thì lượng xe ló, 32 chỗ sẽ được dùng nhiều hơn còn xe 4 chỗ thì ít dùng) Từ đó đưa ra phương sách kinh doanh hợp

Xác nhận, báo giá cho khách hàng

Cập nhật vào File thị trường

In tệp hồ sơ chuyên cho T.Phòng

Kiểm tra, cấp số Code của H Vân

Vào lịch (nếu booking đó thực hiện trong tháng hoặc tháng sau)

Bước | Cập nhật điều chỉnh, huỷ

2 I — Nhận phát sinh, thay đổi, huỷ vào tệp Thị trường và lịch điều

xe (nếu có)

2 Cập nhật thay đổi vào Hồ sơ đã lưu

Bước | Hoàn thiện Booking

3 1 Cập nhật đầy đủ thông tin vào File Thị trường (Hướng dẫn

viên, điện thoại, điểm đón ) và lịch điều xe

2 Viết Phiếu điều xe, bảng tên, yêu cầu, ghi chú

14

Bước 5 | 1 In bảng theo dối hoạt động đề chuyên ra đội xe

Bước 6 | Cập nhật phát sinh, kiêm tra chỉ phí

1 Nhận và kiểm tra chỉ phí

2 Lập phiếu phát sinh thay đổi chương trình chuyên cho thị

trường

3 Thị trường thông báo phát sinh cho khách hàng trong vòng

04 giờ Sau 04 giờ phát sinh đó đương nhiên được chấp

nhận Cập nhật thay đối vào tệp Thị trường

4 Cập nhật thay đổi số xe, lái xe vào tệp Điều hành

5 Giao chi phi cho Ké toan

Bước 7 | Thu hóa đơn, chốt công nợ

1 Thu và kiểm tra hóa đơn của những đoàn kết thúc sau 3

ngày, chuyên cho thị trường Cập nhật thay đổi vào lịch xe Chốt giá trả Cộng tác viên vào tệp Điều hành

2 Chốt lại lần cuối cùng chương trình, giá của từng đoàn vào File Thị trường In tệp hồ sơ chốt của từng đoàn, kẹp cùng

hóa đơn xe, ký xác nhận và chuyển cho Điều hành

3 Điều hành kiểm tra lại lần cuối thông tin số xe, lái xe, mã lái

xe, Cộng tác viên, trả Cộng tác viên ký xác nhận và chuyên

lại cho Thị trường

4 Thị trường giao hồ sơ của những đoàn đã kết thúc 3 ngày cho Trưởng phòng (TP)

5 Trưởng phòng kiêm soát toàn bộ hồ sơ trước khi chuyên kế

15

S Tiệp nhận, lọc, lưu, xóa, cập nhật thông tin

1 QuanLy ThongTinTiepThi ao

tiép thi

2 QuanLyBaoGia Cap nhat bao gia

3 QuanLyKhachHangThanThiet | Quan ly khach hang than thiét

4 QuanLyHopDong Quản lý các hợp đồng đã ký, mới ký

5 QuanLyDonDatXe Quan ly booking don dat hang xe

Kết chuyền thông tin tới phòng kế toán, điều

6 KetChuyenThongTinDatXe

hanh

7 QuanThayDoiPhatSinh Những thay đối phát sinh trong chuyến đi

8 Quan LyBaoCao Tạo, quản lý các báo cáo

Quản lý các mã đã cấp (những mã (code )

9 QuanLyCode được cấp là những đơn đặt xe được kết

chuyền tới phân hệ điều hành)

Phân hệ điệu hành

1 QuanLy ThongTinTuThiTruong | Nhtmg thong tin thi truong da ket chuyén

2 QuanLyCongTacVien Thong tin về tài nguyên cộng tac viên

16

3 QuanLyTaiNguyenCongTy Thong tin tài nguyên công ty

4 DieuXe Thực hiện điều xe

Tiếp nhận xử trí sự cô và tạo phiêu phát sinh

5 QuanLyPhatSinhSuCo Ta ¬ CS

sự cô kết chuyên tới phân hệ thị trường

6 KetChuyenThongTin Kết chuyền thông tin tới đội xe, thị trường

7 Bao Cao Báo cáo thông tin điều xe

CHƯƠNG 3 - XÂY DUNG VA THIET KE HE THONG

3.1 Tác nhân và chức năng của hệ thống

a Tác nhân của hệ thông

Tác nhân Vai tro

1 Trưởng phòng thị trường Là nhân viên thị trường, nhưng có vai trò

và trách nhiệm cao hơn

2 Nhân viên thị trường Nhân viên thị trường là người thực hiện

công việc của phòng thị trường

3 Khách hàng Khách hàng là người có những đặt xe tới

phòng thị trường

4 Nhân viên kê toán Nhân viên kê toán là người lây thông tin

từ phân hệ thị trường để làm đầu vào

5 Nhân viên điêu hành Nhân viên điêu hành là người trao đôi

thông tin với phân hệ thị trường

6 Giám đốc công ty Giám đốc công ty là người xem các kết

quả, báo cáo

7 Nhân viên điêu hành Nhân viên điêu hành là người thực hiện

công việc của phòng điều hành

8 Nhân viên thị trường Nhân viên thị trường là người trao đôi

thông tin với phân hệ điều hành

9, Nhân viên lái xe Nhân viên lái xe là người thực thi chuyển

di, chiu su chỉ đạo trực tiếp tỪ người điều

hành

10 Công tác viên

Công tác viên là những đội xe cung câp

xe, nhân viên lái xe cho công ty trong lúc

18

xe ở công ty đã hết

11 Giảm đồc kỹ thuật xe Giám đốc kỹ thuật xe là người năm tat ca

các thông số kỹ thuật xe, và báo cáo tình

trạng xe tới nhân viên điều hành

12 Giảm đôc công ty Người xem báo cáo, kêt quả

13 Giảm đốc đội xe Người nhận, gửi các phiêu điêu xe hỗ sơ

toàn bộ chuyên đi

14 Trưởng phòng thị trường Là nhân viên thị trường, nhưng có vai trò

và trách nhiệm cao hơn

Bảng 3 Bảng tác nhân của hệ thông

b Chức năng của hệ thông

- _ Chức năng phân hệ thị trường

Tham Chức năng

chiếu

TT1 Quản lý người dùng hệ thông

TTLI Tạo account

TT1.2 X0a account

TT1.3 Đôi mật khâu account

TTI1.4 Kích hoạt account

TT.1.5 Sửa đôi thông tin account

TT.1.6 Dat quyén account

TT.1.7 Login (dang nhap), log out (dang xuat) hé thong

TT2 Quản lý thông tin tiếp thị

TT2.1 Cập nhật thông tm tiếp thị

TT2.1.1 Luu théng tin tiép thi moi

TT2.1.2 Sửa thông tin tiép thi

19

TT2.1.3 Xóa thông tin tiếp thi

TT2.2 Tìm kiêm thông tin tiép thi

T12.3 In thông tin chi tiết tiếp thị

TT3 Quan ly bao gia

TT3.1 Cap nhat bao gia

TT3.1.1 Tạo mới, lưu bao giá

TT3.1.2 Sua thong tin bao gia

TT3.2.3 Xóa thông tin báo giá

TT3.2 Tìm kiểm thông tin báo giá

TT3.3 In théng tin chi tiét bao gia

TT3.4 Gui bao gia

TT.4 Quản lý khách hàng thân thiết

TT4.1 Cap nhat khach hang hang

TT4.1.1 Tạo mới, lưu trữ khách hàng thân thiệt

TT4.1.2 Sửa chữa khách hàng thân thiệt

TT4.1.3 Xóa những khách hàng thân thiệt

TT42 Tim kiém, in an théng tin khach hang than thiét

TT4.3 Quản lý hợp đông khách hàng

TT4.3.1 Tạo mới, lưu trữ các hợp đồng

TT4.3.2 Xóa những hợp đồng

TT4.3.3 Tìm kiếm một hợp đồng, in hợp đồng

TTS Quan ly don dat xe cua khach

TTS.1 Cập nhật thông tin dat xe của khách hàng

TTS.2 Tính giá và báo giá cho khách hàng

TTS.3 Quản lý code (mã sô) của công ty mình

TTS.4 Theo dõi thông tin khách hàng

20

TT5.5 Tìm kiêm thông tin khách hàng

TTS.6 Phan loai don dat xe

TT6 Kết chuyền — tiếp nhận thông tin tới — từ phân hệ điều

hành

TT6.1 Kết chuyền thông tin tới phân hệ điều hành

TT6.2 Tiếp nhận thông tin từ phân hệ điều hành

TT7 Kết chuyền thông tin tới phòng kế toán

TT8 Báo cáo

TT8.1 Bao cao doanh thu

TT8.2 Báo cáo doanh thu đã giảm giá, miễn phí

TT8.3 Báo cáo doanh thu hoa hong phải trả khách hàng TT8.4 Báo cáo doanh thu do marketing mang lại

TT8.5 Báo cáo sô lượng đoàn

TT8.6 Báo cáo tông hợp đơn đặt hàng

TT8.7 Báo cáo sô lượng đặt hàng của khách đã ký hợp đồng TT8.8 Báo cáo sô lượng khách hàng lẻ

TT8.9 Báo cáo lich tT Tinh chuyén đi

TT8.10 Báo cáo doanh thu của từng khách hàng

TT8.11 Tông hợp sô lượng khách hàng theo thang, quỹ, năm, TT8.12 Báo cáo dịch vụ (danh sách đơn hàng, đơn hàng chưa

thực hiện, hủy bỏ, thay đôi, đang thực hiện, đã thực hiện,

)

TT9 Cap nhat cac danh muc khach hang

TT9.1 Danh mục khách hàng đã ký hợp đồng

TT9.2 Danh mục khách hàng đã gửi báo giá

TT19.3 Danh mục khách hàng dự kiên tiếp thị

21

TT10 Danh mục tuyến đường (lịch tTTình thực hiện)

TT11 Cap nhat danh muc nhan vién

TT12 Check out toan bé chuyén di

Bảng 4 Chức năng phân hệ thị trường

Chức năng phân hệ điều hành

Tham Chức năng

chiếu

ĐHI Quản lý tài nguyên công ty

ĐHI.I Tài nguyên xe

ĐHI.I.1 Cập nhật tài nguyên xe

ĐHI.1.2 Cập nhật trạng thái xe

ĐHI.1.3 Cập nhật thông số kỹ thuật xe

ĐHI.2 Tài nguyên nhân viên lái xe

DH1.2.1 Cập nhật tài nguyên nhân viên lái xe

DH2 Quản lý cộng tác viên

ĐH3 Quản lý thông tin từ thị trường kết chuyền

DH4.1 Diéu xe

DH4.1 Theo dõi chuyên di

ĐH4.2 Cập nhật bỗ sung, hủy chuyên di

DHS Két chuyén, tiép nhan théng tin chuyén di téi ddi xe,

thông tin kỹ thuật từ phân hệ xướng kho

ĐHS.I Kết chuyên thông tin chuyên ổi tới đội xe

ĐHS.2 Tiệp nhận toàn bộ chuyên ởi từ phân hệ đội xe

ĐHS.3 Tiệp nhận thông tin kỹ thuật xe từ phân hệ xưởng kho

22

DH6 Kết chuyén — tiép nhan thông tin tới — từ phân bệ thị

trường DH6.1 Kết chuyên thông tin tới phân hệ thị trường

DH6.2 Tiếp nhận thông tin từ phân hệ thị trường

3.2.1 Sơ đồ usecase tổng quát

a Sơ đồ usecase phân hệ thị trường

a

Le TL

Quản lí thông tin tiếp thị

Nam Quản lí phát sinh thayđối a >

Nhân viên kế toán

23

Hình 4 Usecase tổng quát phân hệ thị trường

b Sơ đồ usecase phân hệ điều hành

Quản lý phát sinh sự cố

Nhân viên lái xe

Quản lý thông tin kết chuyến

Quản lý tài nguyên công ty

Quản lý thông tin từ thị trường oer ttt

— —

Nhân viên điều hành Noe

San Sin nonin tra ein | [| ` uan ly tai nguyén céng tác viên y QUY Công tác viên

=>——~A Giám đốc công ty

1 Sơ đồ usecase quản lý người dùng hệ thống

— ucl Tao account

— uc2 Xoa account

—_ uc3 Đôi mật khâu account

24

— uc4 Kích hoat account

— ue5 Sửa đối thong tin account

— uc6 Dat quyén account

— uc7 Login, log out hệ thông

Nhân viên thị trường ` TA ———_

Login Logout Account Đối mật khẩu account

Xoá account

Hình 6 Sơ đồ usecase quản lý người dùng hệ thống

2 Sơ đồ usecase quản lý thông tin tiếp thị

— uc8 Lưu thông tin tiếp thị mới

— uc9 Stra thông tin tiếp thi

— uc10 Xóa thông tin tiếp thi

— ucll Tim kiém thong tin tiép thi

25

— ucl2 In thông tin chỉ tiết tiếp thị

— ucl3 Phân loại, đánh gia

Nhân viên thị trường "an tung In thông tin tiếp thị >

Cập nhật thông tin tiếp thị /

Hình 7 Sơ đồ usecase quản lý thông tin tiếp thị

3 Sơ đồ usecase quản lý báo giá

— ucl4 Tạo mới, lưu bao giá

— ucl5 Sửa thông tin bao giá

— ucl6 Xoa thông tin bao gia

— ucl7 Tim kiém thông tin báo giá

— ucl8 In théng tin chỉ tiết bao giá

— ucl9 Gti bao gia

26

A

Nhân viên thị trường TT “ ¿

Xoá báo giá i |

——

Quan ly bao gia

Tạo và lưu báo giá «inclu

Ca ập nhật báo giá « / > ee «include», 7 M

Hình 8 Sơ đồ usecase quản lý báo giá

4 Sơ đồ usecase quản lý khách hàng thân thiết

uc20 Tạo mới, lưu trữ khách hàng thân thiết

uc21 Sửa chữa khách hàng thân thiết

uc22 Xóa những khách hàng thân thiết

uc23 Tìm kiếm, in ấn thông tin khách hàng thân thiết

27

Quản lý khách hàng thân thiết

Tạo mới và lưu trữ thông tin khách hàng thân thiết

Hình 9 Sơ đồ usecase quản lý khách hàng thân thiết

5 Sơ đồ usecase quản lý hợp đồng

— uc24 Tạo mới, lưu trữ các hợp đồng

| 7

Khach hang

Hình 10 Sơ đồ usecase quản lý hợp đồng

6 Sơ đồ usecase quản lý đơn đặt xe

uc27 Tạo, lưu đơn đặt xe khách hàng

uc28 Cập nhật thông tin đặt xe của khách hàng

uc29 Tính giá và báo giá cho khách hàng

uc30 Quan lý mã (code) công ty

uc31 Tìm kiểm thông tin khách hàng

uc32 Phân loại đơn đặt xe (theo các chỉ tiêu khác nhau)

Quan ly don dat xe Tạo và lưu đơn đặt xe

Quản lý code công ty

+? Tính giá và báo giá

«include» >

—

Nhân viên thị trường —T—— ot “ˆ 7 = Khách hàng

NY Cập nhật thông tin dat xe

` Z«include»

Tìm kiếm

Phân loại đơn đặt xe

Hình 11 Sơ đồ usecase quản lý đơn đặt xe

7 Sơ đồ usecase quản lý kết chuyển ca

29

— uc33 Kết chuyển thông tin đặt xe

— ue34 Tạo, kết chuyên phiêu điều xe

— ue35 Tiếp nhận phiếu phát sinh, sự cố

Hinh 12 So dé usecase quan ly kết chuyển

8 So do usecase quan ly kết chuyền toàn bộ chuyến đi tới phòng kế toán

— ue36 Kết chuyền toàn bộ hồ sơ chuyến đi tới phân hệ kế toán

[ ]

Quản lý kết chuyển toàn bộ chuyến đi tới phòng kế toán

— Kết chuyển hồ sơ chuyến —_—-— —— >

Nhân viên thị trường

Kế toán

Hình 13 Sơ đồ usecase quản lý kết chuyển toàn bộ chuyến đi tới phòng kế toán

9 Sơ đồ usecase quản lý thay đối phát sinh

— ue37 Cập nhật hồ sơ khách hàng

— uc38 Tính giá, gửi tới khách hàng

Nhân viên thị trường

Hình 14 Sơ đồ usecase quản lý thay đôi phát sinh

10 Sơ đồ usecase quản lý báo cáo

— uc39 Tao lập báo cáo

— uc40 In báo cáo

— uc4l Xem bao cao

PT

Quản lý báo cáo

Tạo lập báo cáo

—

An |_ Lãnh đạo công ty A

Nhân viên thị trường |

Xem báo cáo và phản hòi

Hình 15 Sơ đồ usecase quản lý báo cáo

11 Sơ đồ usecase quản lý tạo lập danh mục

— uc42 Tạo lập danh mục

32

[PT

Tao lap danh muc

: — Tao lap danh muc

Nhân viên thị trường

Hình 16 Sơ đồ usecase quản lý tạo lập danh mục

3.2.2.2 Phân hệ điều hành

1 Sơ đồ usecase quản lý người dùng hệ thống

— ucl Tao account

— uc2 Xoa account

— uc3 Dat mat khau account

— uc4 Kích hoat account

— ue5 Sửa đối thong tin account

— uc6 Dat quyén account

— uc7 Login (dang nh4p), log out (đăng xuất) hệ thống

33

Dat quyén account

Le Sửa đổi théng tin account

Hình 17 Sơ đồ usecase quản lý người dùng hệ thống

2 Sơ đồ usecase quản lý quản lý thông tin từ thị trường

uc8 Quản lý thông tin kết chuyên từ phân hệ thị trương

uc9 Cập nhật thong tin kết chuyển

ucl0 Tim kiém

ucl1l Xóa thông tin

ucl2 Lưu phiếu điều xe

34

—

Quản lí thông tin kết chuyến từ phân hệ thị trường

Lưu thông tin kết chuyến từ phân hệ thị trường

—_————” Lưu phiếu điều xe

Nhân viên điều hành

Hình 18 Sơ đồ usecase quản lý quản lý thông tin từ thị trường

3 Sơ đồ usecase quản lý tài nguyên cộng tác viên

- ucl3 Cap nhật tài nguyên xe cộng tác viên

- ucl4 Cap nhật tài nguyên lái xe cộng tác viên

35