Báo Cáo Giữa Kì Kĩ Năng Tổ Chức Sự Kiện Chủ Đề Đối Tượng Tham Gia Của Sự Kiện.pdf

Do đó, để một sự kiện thực sự thành công đòi hỏi họ phải có tầm nhìn, một sự hiểu biết sâu sắc về nghệ thuật, khoa học trong việc tô chức sự kiện, từ việc tạo ra những ý tưởng độc đáo, l

BAO CAO GIUA Ki

KI NANG TO CHUC SU KIEN

MA MH: 302221

CHU DE: DOI TUONG THAM GIA CUA SU KIEN

Giang Vién: ThS Pham Cong Danh

TP HO CHI MINH — THANG 2/2023

NHAN XET CUA GIANG VIEN

MỤC LỤC

"9571 1 2551 1 NỘI DUNG G1 221121212111 111215112101111112151 111010111 1111111010111 11111 H1 T1 H11 re 2

I Khái niệm về tố chức sự kiện - S1 S222 2121251818111 1115111 1818111151210 Hyg 2

II Khái niệm về kịch bản tô chức sự kiện . - 5 S222 222232 E2 Eexskrrei 3

II Xác định phân khúc đối tượng mục tiêu tham gia trong kịch bản tố chức sự

3.1 Ngành Nghề: - - TT 12121 112151 111011111 21121 2210101110111111 0 8101111111 na 5 3.2 Độ Tuổi: - S0 ST 12112121211 1111111211112 101011101121 2110010111112 2 0H11 12

BB ái in ẢẢ 16 3.4 Mối Quan Tâm và Sở Thích: . + S22 S225 5181252512515 15151 xe xeE 19

IV Đưa Ra Phương Án và Chiến Lược 52222 S S3 S222 re 22 KẾT LUẬN S222 2121211111121 11 121211 1011111 2112121010111 101111 n H001 1 va 26 PHU LỤC - 12.221 12221151211 11111111112111 0181011111111 0111111110111 8111 Hee 26

MO DAU

Trong bức tranh đa đạng và năng động của thế giới hiện đại, Việt Nam là một trong những nước đang phât triển do đó việc hội nhập với quốc tế về nhiều lĩnh vực là thực

sự cần thiết Xong, trong bối cảnh hiện nay, khi việc tô chức sự kiện đây không còn là

hoạt động mang tính chất giải trí mà nó còn là chìa khóa quan trọng trong việc đưa ra các chiến lược kinh doanh, truyền thông và xây dựng thương hiệu cho các tô chức hay cho các doanh nghiệp Tất cả các sự hiện dù lớn hay nhỏ từ hội nghị, triển lãm, hội thảo đến các buôi lễ cho ra mắt sản phâm đều đang đòi hỏi một quy trình tổ chức chặt chẽ, logic và sáng tạo không ngừng nghỉ Không chỉ là bản hòa ca của âm thanh, ảnh

sáng, không gian hay thẻ hiện qua số lượng khách tham dự mà mỗi sự kiện còn là sự

phan anh tinh tế của khách hàng, thông điệp và giá trị mà tổ chức hay doanh nghiệp muốn truyền đạt Vậy, điều này đã vô tình đặt ra nhiều thách thức, áp lực không hề nhỏ cho những người làm công tác cho tổ chức sự kiện, các tô chức, doanh nghiệp nói chung Do đó, để một sự kiện thực sự thành công đòi hỏi họ phải có tầm nhìn, một sự hiểu biết sâu sắc về nghệ thuật, khoa học trong việc tô chức sự kiện, từ việc tạo ra những ý tưởng độc đáo, lên chị tiết một kế hoạch, linh hoạt trong việc giai quyết các vấn đề phát sinh va tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có cho đến quản lý hiệu qua va tao

ra những trải nghiệm khó quên cho người tham dự Trong quá trình thực hiện công tác

chuẩn bị, hay lên một kế hoạch kịch bản tổ của một sự kiện thì việc dự kiến phân khúc

đối tượng khách mời cho phù hợp với tính chất sự kiện điều đó cũng không kém phần quan trọng Bởi mỗi sự kiện khác nhau tùy trường hợp sẽ có đối tượng khách mời khác nhau Sự khác nhau về khách mời tham gia của mỗi sự kiện phản ánh sự đa dạng và mục tiêu cụ thể của từng chương trình Xong, khách mời được lựa chọn tham gia có thể khác nhau và tùy thuộc vào mục đích, ngành nghề, yêu cầu của mỗi sự kiện Sự khác biệt cũng có thể nằm ở cấp độ tương tác mong muốn với khách mời Một sự kiện chuyên nghiệp có thể tập trung vảo việc mời các chuyên gia hàng đầu trong ngành, trong khi một sự kiện cộng đồng có thê hướng đến mở cửa cho đối tượng tham gia rộng lớn hơn Vì vậy xác định được đối tượng khách khách mời tham gia sự kiện có thể nói là một chiến lược nhằm tạo lên được sự thành công của một sự kiện Bài tiểu luận nhỏ dưới đây sẽ cho thấy rõ được điều đó

NOI DUNG

L Khái niệm về tô chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (tiếng anh là event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tổ cần thiết để tô chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh

Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp mà người tô chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được

Quá trình tô chức một sự kiện kéo dài về thời gian kê từ khi hình thành ý tưởng ban

đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện điện ra và kêt thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nêu có

Trong quá trình tô chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kê hoạch, theo dõi và hoàn thành các phan dé dam bao ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước

Các hoạt động tô chức sự kiện bao gôm nhiêu lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp

báo, triển lãm, lễ hội, nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự

kiện muôn công chúng của mình nhận thức được

Mục đích của tô chức sự kiện có thê là:

« _ Tiếp thị và quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vu

« - Tạo dựng hinh ảnh, uy tín cho doanh nghiệp, tô chức

« _ Thúc đây giao lưu, hợp tác giữa các doanh nghiệp, tô chức

« Tao san choi, gan két cộng đồng

¢ Tao trải nghiệm thú vi cho khách hàng, người tham dự

Tô chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng quản lý tốt Người tô chức sự kiện cân có kiên thức và kinh nghiệm về nhiêu lĩnh vực, bao

x À

gom:

« Kiến thức chuyên môn về lĩnh vực tô chức sự kiện

« _ Kiến thức về marketing, truyền thông

« - Kiến thức về kinh doanh, tài chính

« Kỹ năng lãnh đạo, quản lý

« _ Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

« - Kỹ năng làm việc nhóm

H Khái niệm về kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện là một bản kế hoạch chỉ tiết, trình bảy trình tự, nội dung, thời gian, địa điểm, nhân sự, thiết bị, tài chính, của một sự kiện Kịch bản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đạt được mục tiêu đề ra Kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm 3 loại

Kịch bản tổng quát: Là kịch bản bao quát của toàn bộ chương trình Bao gồm timeline, nội dung chính và người giám sát chính Kịch bản này phục vụ cho công tác điêu hành, giám sát toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện

Kịch bản MC: Là kịch bản dẫn chương trình cho MC Gồm những nội dung mà MC dựa vào đó để dẫn dắt khách mời đi qua từng hạng mục một cách sinh động hơn

3

Kịch bản âm thanh — anh sang: La kich ban dé ky thuat vién diéu chỉnh âm thanh và ánh sáng theo nội dung chương trình Đây là kịch bản rat quan trong gop phan lam cho chương trình diễn ra đồng điệu, cuốn hút

Tại sao chúng ta cần có kịch bản trước khi tô chức sự kiện?

Xác định mục tiêu và yêu câu của sự kiện: Kịch bản giúp người tô chức sự kiện xác định rõ mục tiêu và yêu câu của sự kiện, từ đó đưa ra những nội dung, hoạt động phù hợp

Lên kế hoạch chỉ tiết: Kịch bản 8Iúp người tô chức sự kiện lên kế hoạch chỉ tiết về thời gian, địa điêm, nhân sự, thiết bị, tài chính, cho từng hạng mục của sự kiện

Kiêm soát tiên dé va chat lượng của sự kiện: Kịch bản giúp người tô chức sự kiện kiêm soát tiên độ và chât lượng của sự kiện, đảm bảo sự kiện điện ra đúng kê hoạch vả đạt được mục tiêu đề ra

Phân công công việc và trách nhiệm: Kịch bản giúp người tô chức sự kiện phân công công việc và trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân tham gia sự kiện, đảm bảo sự phôi hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận

Tạo sự thống nhất về nội dung và hình thức của sự kiện: Kịch bản giup tao sự thống nhất về nội dung và hình thức của sự kiện, tử đó tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp va

II Xác định phân khúc đối tượng mục tiêu tham gia trong kịch bản tổ chức sự kiện

3.1 Ngành Nghề:

Khách hàng là đối tượng mà công ty tổ chức sự kiện phục vụ và mang lại nguồn thu cho nhà tô chức sự kiện chuyên nghiệp, do đó khi một doanh nghiệp tô chức sự kiện muốn tô chức thành công một sự kiện cần phải quan tâm nhiều đến các khía cạnh của khách hàng, trong đó nghè nghiệp là một yếu tố vô cùng quan trọng Mỗi một nhóm nghề nghiệp đều sẽ là một tập hợp những người đa phần có các tính cách tương đồng nhau Do đó khi xác định được những đặc trưng của từng nhóm ngành nghề sẽ làm tăng tỉ lệ thành công của sự kiện

e_ Xác định mục tiêu rõ ràng: Xác định mục tiêu cụ thê, rõ ràng cho sự kiện Điều nay sẽ giúp bạn lựa chọn các hoạt động phù hợp và thu hút người tham dự Chia

sẻ mục tiêu với người tham dự trước khi sự kiện diễn ra để họ hiểu rõ mục đích

va tam quan trọng của sự kiện

e Lập kế hoạch chỉ tiết: Lập kế hoạch chỉ tiết cho từng khâu của sự kiện, từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện và kết thúc Cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình, quy định, cho người tham dự

e Chuan bi ky luéng: Chuan bị kỹ lưỡng tất cả các vật dụng cần thiết cho sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không có sai sót.Dự trù các tình huống phát sinh và có phương án xử lý phủ hợp

e Tạo môi trường an toàn và thoải mái: Tạo môi trường an toàn và thoải mái để người tham dự có thé tap trung vào sự kiện Hạn chế các yếu tổ gây nhiễu và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thoi gian

e TO6n trong thoi gian cla ngwoi tham dy: Bat dau va két thúc sự kiện đúng giờ Tránh kéo dai su kiện quá lâu hoặc làm gián đoạn thời gian của người tham dự

e_ Đánh giá kết quả sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc, hãy đánh giá kết quả đê rút

kinh nghiệm và cải thiện cho các sự kiện sau này

Dưới đây là một số hoạt động mà nhóm ngành kề toán, lập trình có thé quan tam + Hội thảo chuyên đề

+ Khóa đào tạo

+ Buổi chia sẻ kinh nghiệm

+Các hoạt động chú trọng vào tính logic, giải quyết vấn đề và hợp tác

+Sự kiện công nghệ cộng đồng lớn của CodeGym

+Google I/O Developer Conference: Hội nghị dành cho các nhà phát triển do Google

tô chức, nơi giới thiệu các công nghệ mới nhất, xu hướng và cập nhật trong ngành công nghệ thông tin Thường được tô chức hăng năm vào tháng 9 hoặc 10 tại San FrancIsco hoặc New York, tại các trung tâm hội nghị hoặc địa điểm sự kiện lớn Nhóm ngành sale, marketing

Sale va Marketing là những nhóm ngành tập hợp những người năng động, thoải mái,

có năng lượng, nhiệt huyết cao, biết ăn nói đề thu hút khách hàng Do đó, nếu sự kiện của bạn có những đặc điểm sau thì sẽ đa phần sẽ thu hút nhóm đối tượng này hay

+Không gian sự kiện cần phải chỉnh chu, bắt mắt, thu hút người người, bên cạnh đo cân có hoa tươi và các phụ kiện khác

+Các món ăn thường sẽ là những món đậm vị, được bài trí đẹp, ngon miệng và hap dân người nhìn

+Bên cạnh đó nhóm ngành này còn là tập hợp của những người tăng động, do đó nếu setup một buỗi teambuilding có thể thoải mái lựa chọn các trò chơi đồng đội, lăn xả hết mình, còn nếu là một buôi gala dinner thi nên chèn vào đó là những tiết mục văn nghệ cùng những bài nhạc sôi động

+Nếu là một sự kiện mang tính chất công việc thì thông thường các nhóm ngành này

sẽ tô chức thêm các hội chợ buôn bán các sản phâm của công ty, có thể chèn thêm hoạt động chia team thi đua năng suất, team nào bán nhiều sản phâm nhất sẽ dành chiến thăng

Ví dụ:

+Content Marketing World: Là hội nghị hàng đầu về content marketing, nơi các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tập trung đề chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và xu hướng mới nhất trong việc tạo ra và phân phối nội dung Được tô chức tháng 9 hằng năm tại Cleveland, Ohio, Hoa Kỳ

+Su kién Vietnam International Sourcing 2023

Nhóm ngành điên viên, ca sĩ, người nội tiếng

Nhóm ngành diễn viên, ca sĩ, là những người có sức ảnh hưởng lớn trong xã hội, các

sự kiện tô chức thường là các lễ trao giải, các cuộc họp báo giới thiệu sản phâm mới hoặc các buôi tiệc, sự kiện âm nhạc, øala dinner kết nỗi, g1ao lưu

Các sự kiện nảy có một đặc trưng là đêu có sự góp mặt của những ngôi sao nôi tiếng cùng với đó là ban truyền thông, phóng viên, báo chí, các cameraman chuyên chụp ảnh và dang tin

Do đó khi tổ chức sự kiện này cần trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, có thảm đỏ và sự sắp xếp điều động vị trí chỗ ngồi cho từng thành phần theo từng vai trò và chức vụ khác nhau

Đảm bảo an ninh trật tự, chuẩn bị sẵn một khu cho fan hâm mộ cùng với đó là đội ngũ

an ninh nhăm đảm bảo an toàn cho các nhân vật đình đảm

Ví dụ: Lễ trao giải làn sóng xanh năm 2023 với sự góp mặt của các nghệ sĩ, phóng viên, thuyên thông

Nhóm ngành chính tri

Thông thường đối với các sự kiện thuộc lĩnh vực chính trị các doanh nghiệp hoặc nhả

tô chức thường chọn các hội trường lớn, có số lượng ghế ngôi nhiều (vì số người tham gia đông), bài trí phòng sự kiện nghiêm trang, không quá màu mè, lựa những nhân sự

tỉ mỉ có nhiều kinh nghiệm đề ứng biến, xử lý khi có sự cỗ xảy ra Đây là nhóm ngành

có yêu câu cao nhât trong tô chức sự kiện

Bởi nhóm chính trị là nhóm người cần phải lưu ý nhiều nhất khi tô chức sự kiện cho

họ, vì những sự kiện của nhóm ngành này thường liên quan đến các vấn để nhạy cảm hay bảo mật vì vậy khi tô chức các sự kiện cần phải lưu ý

« _ Cần chú ý đến tính bảo mật và an toàn

« - Cần đảm bảo sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp và khách quan

« _ Nên có kế hoạch dự phòng cho các tình huống bắt ngờ

Ví dụ:

Sự kiện đón tiếp chủ tịch nước Tập Cận Bình đến thăm Việt Nam 2023

10

Bên cạnh đó nêu tô chức một sự kiện vui chơi, các hướng dân viên hoặc hoạt náo viên cần tránh đề cập đên các van dé nhạy cảm, tiêu cực đồng thời nên nói về các hoạt động vui chơi, giải trí để khách hàng cảm thấy được thoải mái

Nhóm công nhân, người lao động

Nhóm người thuộc ngành công nhân và người lao động là nhóm ngành có kinh tế khá thấp, với mức thu nhập trung bình do đó việc yêu cầu về sự kiện của họ có phần đơn giản hơn so với những nhóm ngành trên

nhóm ngành này là tập hợp những người quanh năm lao động, ít dự những sự kiện lớn,

có quy mô, tô chức, vì vậy khi tô chức sự kiện cho họ có thể trang tri setup khéng gian đơn giản, nhưng đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: sân khẩu, tỉ vi màn hình led, thiết bị âm thanh

Các sự kiện chủ yêu là những sự kiện vui chơi, giải tri, gala dinner, tat nién cudi năm Do đó người dân chương trình nên tập trung vào việc tạo bầu khâu khí vui vẻ,

MC hoạt náo, tạo ra các chương trình vui chơi giải trí, giải tỏa căng thăng nhưng cân

lưu ý không nên thêm các trò chơi quá đánh đó, trí tuệ

Menu thức ăn nên chọn những món đơn giản, ít kinh phí và cau ki

H

3.2 Độ Tuổi:

Phân loại đối tượng theo độ tuôi giúp chúng ta xác định được các nhóm đối tượng khách hàng, mục tiêu để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp từ đó dé dàng tiếp cận các đối tượng khách hàng tùy theo từng độ tuôi

Phân chia đối tượng tham gia dựa trên độ tuôi thành 5 nhóm tùy theo độ tuôi

Trẻ em dưới 12 tuổi

Trẻ em dưới 12 tuôi là phân khúc đối tượng khách hàng có tính cách hiểu kì, năng động, ham vui chơi, và có tính tò mò cực ki cao Do đó, khi tô chức một sự kiện mà nhà tô chức mong muốn nhắm vào đối tượng này thì sự kiện đó cần phải lựa chọn chủ

đề phù hợp với lứa tuổi và đa phần sở thích của trẻ, không những mang tinh giáo dục

ma con dang xen các nội dung giải trí Đặc biệt, tránh các nội dung không phù hợp, gây hiểu lầm hoặc không an toàn

Ví dụ:

12