đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp ahp tại trung tâm mua sắm công ty tnhh phần mềm fpt hồ chí minh

Nhiều hạn chế trong thực tế như thiếu bộ tiêu chí chuẩn hóa, phương pháp đánh giá chưa chính xác, việc chủ yếu dựa vào cảm tính trong các quyết định đa tiêu chí trong lựa chọn nhà cung c

Lý do lựa chọn đề tài

Quá trình mua sắm đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức, bất kể quy mô lớn hay nhỏ Các doanh nghiệp phải thực hiện mua sắm các hàng hóa, dịch vụ cần thiết để duy trì sản xuất và hoạt động kinh doanh, bao gồm máy móc, thiết bị, vật liệu, văn phòng phẩm và nhiều khía cạnh khác Hoạt động mua sắm không chỉ là một nhiệm vụ độc lập mà còn là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và tính nhất quán của chuỗi cung ứng Việc lựa chọn nhà cung cấp là một nhiệm vụ then chốt trong quản lý nguồn cung ứng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đây là một trong những quyết định khó khăn nhất, liên quan đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, chi phí đầu vào và nguồn tài chính của doanh nghiệp Điều này đặc biệt đúng đối với lĩnh vực phần mềm, nơi chất lượng và độ tin cậy sản phẩm là chìa khóa để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và mở rộng thị trường

Công ty TNHH Phần mềm FPT, là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và phần mềm, phải đối mặt với sự đa dạng và biến động của thị trường Việc chọn lựa nhà cung cấp không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà còn liên quan đến chi phí, mối quan hệ đối tác và đảm bảo nguồn cung cấp ổn định Quy trình ra quyết định đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trở nên phức tạp khi cần xem xét nhiều tiêu chí khác nhau, đòi hỏi sự hỗ trợ từ các công cụ phù hợp Do đó, việc nghiên cứu và cải thiện quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là cần thiết

Hệ thống quản lý mua sắm của công ty hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế, đòi hỏi sự cải thiện và hoàn thiện Đây là một lĩnh vực có tiềm năng để đóng góp Nhiều hạn chế trong thực tế như thiếu bộ tiêu chí chuẩn hóa, phương pháp đánh giá chưa chính xác, việc chủ yếu dựa vào cảm tính trong các quyết định đa tiêu chí trong lựa chọn nhà cung cấp đã được chỉ ra Những vấn đề này cần được quan tâm và giải quyết để cải thiện quá trình lựa chọn nhà cung cấp Các vấn đề trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có thể gây ra những rủi ro và thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp, do đó, việc nghiên cứu và tìm ra giải pháp cải thiện là rất cần thiết Vấn đề nghiên cứu được đặt trong bối cảnh và thực trạng cụ thể của công ty, do đó có thể mang tính ứng dụng cao, mang lại những giải pháp thiết thực cho doanh nghiệp

Nghiên cứu này tập trung vào việc ứng dụng Phương pháp Phân tích thứ bậc (AHP) trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại Trung tâm Mua sắm của Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh Phương pháp AHP là một công cụ mạnh mẽ để xác định sự ưu tiên và đánh giá mối quan hệ tương đối giữa các tiêu chí quyết định Ứng dụng AHP trong lĩnh vực mua sắm không chỉ là một bước tiến về phương pháp, mà còn mang lại sự minh bạch, khách quan hóa quyết định và khả năng đánh giá toàn diện các đối tác cung cấp Nghiên cứu này không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về ứng dụng AHP trong mua sắm, mà còn là nguồn tài liệu quan trọng để hỗ trợ các quyết định chiến lược liên quan đến nhà cung cấp

Qua đó, có thể thấy rằng đề tài "Đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp bằng phương pháp AHP tại trung tâm mua sắm - Công ty TNHH Phần mềm FPT" có tính thuyết phục cao, phản ánh những vấn đề thực tế quan trọng, cấp thiết và có tiềm năng đóng góp các giải pháp cải thiện thực tiễn.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu này là đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp thông qua việc áp dụng phương pháp AHP Cụ thể, nó bao gồm việc xác định tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và ứng dụng phương pháp AHP để đánh giá và xếp hạng các nhà cung cấp Mục tiêu cuối cùng là cung cấp thông tin hữu ích để tổ chức có thể đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp một cách hiệu quả và thông minh, cung cấp cho FPT Software một phương pháp hệ thống và khoa học để lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo rằng công ty nhận được giá trị tốt nhất và đáp ứng mục tiêu quản trị chất lượng và dịch vụ khách hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng hoạt động mua sắm và đánh giá nhà cung cấp tại Công ty TNHH Phần mềm FPT, ứng dụng phương pháp phân tích thứ bậc AHP trong lựa chọn Nhà cung cấp cho sản phẩm Laptop chuẩn FSoft

Phương pháp thu nhập dữ liệu Để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách toàn diện, có thể sử dụng kết hợp các nguồn dữ liệu chính và phụ Dữ liệu chính có thể thu thập thông qua khảo sát, phỏng vấn và quan sát trực tiếp tại bộ phận mua sắm của FSoft Cần xây dựng bảng câu hỏi khảo sát phù hợp với mục tiêu nghiên cứu, bao gồm các tiêu chí quan trọng dựa trên phương pháp AHP

Các nguồn dữ liệu phụ có được từ việc xem xét các tài liệu hiện có, báo cáo ngành và rà soát các nghiên cứu, giáo trình, tài liệu liên quan đến quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đặc biệt là các nghiên cứu ứng dụng phương pháp AHP Ngoài ra, có thể sử dụng dữ liệu từ hệ thống cơ sở dữ liệu, báo cáo hiệu suất nhà cung cấp và tài liệu quản lý chất lượng bao gồm các bảng biểu, số liệu, thông tin phản ánh hoạt động mua sắm

4 Ứng dụng phương pháp AHP

- Tìm hiểu về lý thuyết, nguyên lý và ứng dụng của AHP trong quản trị mua sắm

- Xây dựng mô hình phân cấp AHP với các tiêu chí đánh giá NCC

- Tính toán trọng số của các tiêu chí dựa trên phương pháp so sánh cặp

- Đánh giá và xếp hạng các nhà cung cấp theo mô hình AHP

Phương pháp chỉ số quan trọng tương đối (RII)

Phương pháp RII giúp xác định mức độ quan trọng tương đối của các tiêu chí, làm nền tảng tin cậy cho việc ứng dụng AHP trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Xác định các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thông qua nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn chuyên gia

- Thiết kế bảng khảo sát sử dụng thang đo Likert để đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí

- Tính toán chỉ số RII cho từng tiêu chí Dựa trên kết quả RII, xác định trọng số các tiêu chí trong mô hình AHP

Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

- Phương pháp định lượng: Sử dụng các kỹ thuật phân tích định lượng như Excel, biểu đồ để xử lý và thể hiện dữ liệu số một cách hiệu quả Áp dụng các công cụ thống kê và phần mềm như phân tích yếu tố, phân tích hồi quy, tính toán AHP để phân tích dữ liệu thu thập

- Phương pháp định tính: Thống kê và so sánh các tiêu chí nghiên cứu qua các năm; Phân loại, tổng hợp thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sau đó phân tích, đánh giá và tập hợp ý kiến từ phiếu điều tra, phỏng vấn để đưa ra nhận định và kết luận.

Kết cấu các chương của khóa luận

Kết cấu bài Khóa luận tốt nghiệp gồm 4 chương:

• Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Phần mềm FPT

• Chương 2: Cơ sở lý luận

• Chương 3: Thực trạng công tác mua sắm tại công ty FPT Software Hồ Chí Minh

• Chương 4: Thực hiện đánh giá và lựa chọn NCC bằng phương pháp AHP

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT

Giới thiệu sơ lược về công ty

FPT Software, là một nhà cung cấp dịch vụ Công nghệ thông tin toàn cầu có trụ sở tại Hà Nội, Việt Nam, là công ty con cốt lõi của Tập đoàn FPT Với chiến lược xuất khẩu các dịch vụ phần mềm, công ty đã đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mục tiêu toàn cầu hóa của tập đoàn và đưa trí tuệ Việt ra thế giới

FPT Software được coi là một trong những công ty cung cấp dịch vụ phần mềm lớn nhất tại Việt Nam, với doanh thu 1 tỷ USD (năm tài chính 2023) và hơn 30.000 nhân viên trên toàn cầu Khách hàng hiện tại của công ty bao gồm 91 công ty trong danh sách Fortune Global 500 trên tất cả các lục địa Công ty đã được thành lập từ năm 1999 và đã mở rộng hoạt động của mình đến 30 quốc gia và vùng lãnh thổ FPT Software hiện có 83 văn phòng toàn cầu (Số liệu tính đến tháng 3/ 2024) Là đơn vị đầu tiên trong lĩnh vực chuyển đổi số Ngày nay, FPT Software tự tin cung cấp đa dạng dịch vụ hàng đầu thế giới tại nhà máy thông minh, nền tảng kỹ thuật số, RPA, AI, IoT, huy động doanh nghiệp, điện toán đám mây, AR/VR, dịch vụ quản lý, ứng dụng kinh doanh, BPO… tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn toàn cầu FPT Software đã đạt được chứng chỉ TMMi cấp 5, trở thành công ty Việt Nam đầu tiên và là công ty thứ 18 trên toàn thế giới đạt được thành công này

Những con số ấn tượng mà FPT Software đã đạt được: Hơn 700 khách hàng toàn cầu, trong đó có khoảng 100 khách hàng trong danh sách 500 công ty lớn nhất thế giới, FPT Software đã trở thành công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu dịch vụ phần mềm; Hơn 11.000 dự án gia công phần mềm trong 20 năm qua; 07 Sản phẩm có bản quyền; Doanh thu 1 tỷ USD vào năm 2023; Đến năm 2023, có 7 cơ sở đi vào hoạt động tại Việt Nam; Từ năm 2019 đến 2024, FPT Software dự kiến sẽ có tổng cộng 17 cơ sở trên toàn cầu

Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Phần mềm FPT

Nguồn: Website Công ty FPT Software

➢ Website công ty: https://fptsoftware.com

Tôn, Đổi, Đồng, Chí, Gương, Sáng (Tôn trọng, Đổi mới, Đồng đội, Chí công, Gương mẫu, Sáng suốt)

➢ Tầm nhìn: Dẫn đầu thị trường chuyển đổi kỹ thuật số

“Mang trí tuệ Việt Nam ra toàn cầu Đồng Hành Với Tương Lai - biến ý tưởng thành hiện thực để cùng tạo nên một tương lai bền vững, đa dạng và đầy sáng tạo cho mọi người, thông qua công nghệ và trí tuệ con người."

- Tốc độ: Nhanh chóng, linh hoạt kiểm tra, xác thực các ý tưởng và các giải pháp/ khuôn khổ kỹ thuật số có sẵn để xác định các sáng kiến kỹ thuật số một cách nhanh chóng

- Tỷ lệ: Khả năng mạnh mẽ mở rộng dự án theo nhu cầu khách hàng với hơn 23,000 kỹ sư phần mềm, bao gồm đội ngũ chuyên gia số có chứng chỉ hơn 6,800 người

- Hiện diện toàn cầu: Sự kết hợp tối ưu của mô hình giao hàng gần bờ, xa bờ và tại chỗ chất lượng cao, giúp đối tác đa dạng hóa chiến lược cung ứng để cải thiện lợi nhuận, quản lý nhiều hợp tác ngôn ngữ trên các múi giờ khác nhau

- Chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng chuẩn hóa toàn cầu xây dựng niềm tin với hơn 1000 khách hàng, đạt Điểm Hài lòng Khách hàng trung bình là 94.94/100

- Sự tuân thủ: Hệ thống Quản lý Bảo mật Thông tin được chứng nhận, bao gồm

Chính sách, Quy trình và Hướng dẫn để đảm bảo an ninh tài sản dữ liệu cho FPT Software và khách hàng

➢ Thông tin chi tiết về Công nghệ

FPT Software đứng đầu trong ngành bằng việc chú trọng đầu tư vào các lĩnh vực chủ chốt như Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu (Big Data), Điện toán đám mây (Cloud), Siêu tự động hóa (Hyper-automation), Công nghệ chuỗi (Blockchain) Những lĩnh vực này đóng vai trò quan trọng, là cơ sở cho việc phát triển sản phẩm công nghệ và ứng dụng doanh nghiệp trong tương lai, bên cạnh đó, công ty đã và đang liên tục tăng tốc xây dựng năng lực tư vấn và triển khai giải pháp công nghệ, dịch vụ chuyển đổi số trọn gói cho các doanh nghiệp quy mô lớn trên toàn cầu như: Airbus, AT&T, Softbank, Schaeffler, Dpdgroup, RWE, NXP, Toppan, Sony, SCSK …

➢ Lĩnh vực kinh doanh Ô tô; Chế tạo; Ngân hàng, Tài chính và Bảo hiểm; Chăm sóc sức khỏe; Hậu cần và Vận tải; Bán lẻ; Tiện ích năng lượng; Truyền thông và giải trí; Hàng không

- Việt Nam: Hà Nội, Hòa Lạc, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Hồ Chí Minh, Cần Thơ

- Châu Á/ Thái Bình Dương: Việt Nam, Nhật Bản, Thái Lan, Australasia, Singapore, Malaysia, Trung Quốc, Hồng Kông, Ấn Độ, Indonesia, Myanmar

- Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Canada, Colombia, Costa Rica

- Châu Âu: Đức, Pháp, Slovakia, Cộng hòa Séc, Vương quốc Anh, Bỉ

- Trụ sở chính: Tòa Nhà FPT Cầu Giấy, Đường Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

- Công Ty TNHH Phần Mềm FPT Hà Nội: Tòa Nhà F-Ville, Làng Công Nghệ Số

3 & 4, Khu Phần Mềm, Khu Công Nghệ Cao Hòa Lạc, Km29, Xa Lộ Thăng Long, Quận Thạch Thất, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

- FPT Software Hồ Chí Minh: Tòa Nhà F-Town, Lô T2, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao Sài Gòn, P Tân Phú, Quận 9, TP.HCM, Việt Nam

- FPT Software Đà Nẵng: Tòa Nhà FPT Complex, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa,

P Hòa Hải, Q Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng, Việt Nam

- Công Ty TNHH Phần Mềm FPT Hồ Chí Minh, Chi Nhánh Cần Thơ: 600 Nguyễn Văn Cừ, P An Bình, Q Ninh Kiều, TP Cần Thơ

- FPT Software Huế: Tầng 8, Tòa Nhà HCC, 28 Lý Thường Kiệt, Phường Vĩnh Ninh, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam

- FPT Software Quy Nhơn: 12 Đại Lộ Khoa Học, KP 2, P Ghềnh Ráng, Quy Nhơn, Bình Định

Quá trình hình thành và phát triển

- 1999: Thành lập vào ngày 13/01/1999, là một công ty con thuộc Tập đoàn FPT;

Tháng 10 năm 1999 là cột mốc quan trọng khi FPT Software thu được doanh thu đầu tiên từ dự án Lifeserve

- 2000: Thành lập Trung tâm Phát triển ngoại vi (ODC) đầu tiên cho khách hàng tại Vương quốc Anh Hợp tác với khách hàng Nhật Bản đầu tiên

- 2001: Được IBM chọn làm nhà cung cấp dịch vụ phần mềm độc lập

- 2004: Trở thành Công ty Cổ phần FPT Software; Mở Chi nhánh FPT Software tại Thành phố Hồ Chí Minh; Thành lập Văn phòng Đại diện tại Tokyo

- 2005: Mở Chi nhánh FPT Software tại Đà Nẵng; Thành lập Công ty TNHH FPT

- 2006: Trở thành Đối tác chính thức vàng của Microsoft

- 2007: Thành lập Công ty TNHH FPT Software Asia Pacific tại Singapore

- 2008: Mở Rộng Quốc Tế: FPT Australia Pty Ltd tại New South Wales (Australia); FPT USA Corp tại California (USA); FPT Software Malaysia Sdn Bhd tại Kuala Lumpur (Malaysia); FPT Software Europe Ltd tại Paris (France)

- 2010: Khánh thành Tòa nhà FPT Đà Nẵng, một trong những tòa nhà hiện đại nhất tại Việt Nam, đồng thời cam kết và đầu tư lâu dài tại Trung ương Việt Nam; Microsoft thiết lập nhà máy chuyển đổi ứng dụng đầu tiên toàn cầu tại FPT Software

- 2011: Khánh thành Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển F-Town tại Khu Công nghệ Cao Sài Gòn, Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh

- 2012: Thành lập Công ty TNHH FPT Germany tại Frankfurt, Đức; Được công nhận và xuất hiện trong Global Services 100 và Software 500; Bắt đầu dự án phát triển ứng dụng đầu tiên trên Amazon Web

- 2013: Đạt 100 triệu USD doanh thu và đạt hơn 5.000 thành viên Có tên trong danh sách "50 doanh nghiệp niêm yết xuất sắc nhất Việt Nam" của Forbes Vietnam

- 2014: Xếp thứ 57 trong danh sách 100 công ty Outsourcing toàn cầu do IAOP đánh giá; Mua lại RWE IT Slovakia và mở rộng tầm với ở châu Âu Mở thêm 3 văn phòng tại Việt Nam; Thành lập đối tác với các công ty và hiệp hội công nghệ quan trọng: AWS Advanced Consulting Partner, Microsoft Gold Certified Partner, SAP Partner for Mobile Application Development, Smart TV Alliance, GENIVI Alliance, …

- 2015: Mở thêm hai trung tâm phát triển ở Yangon (Myanmar) và Cebu

- 2016: Đạt chuẩn 3 Sao trong "Top 100 Công ty Gia công phần mềm toàn cầu

2016" do IAOP bình chọn; Mở rộng quy mô toàn cầu với các văn phòng mới tại Chicago (Mỹ), Fukuoka (Nhật Bản), Shanghai (Trung Quốc) và Seoul (Hàn Quốc)

- 2017: Chào đón nhân viên thứ 13.000; Được công nhận là đối tác công nghệ AWS của năm; Khai trương văn phòng thứ 5 tại Mỹ và mở trung tâm Nghiên cứu và Phát triển tại Okinawa, Nhật Bản

- 2018: Trở thành đối tác hàng đầu AWS có trụ sở chính tại ASEAN; Doanh Thu

Gần 400 Triệu USD và tăng trưởng lợi nhuận hơn 30% so với năm 2017 Trở thành cổ đông lớn của Intellinet; Thành lập văn phòng thứ 6 tại Shizuoka, Nhật Bản; Trở thành cổ đông lớn của Công ty tư vấn Công nghệ hàng đầu của Mỹ - Intellinet

- 2019: Mở Văn Phòng mới tại Detroit (Mỹ), Melbourne (Australia); Trường Học

Ngôn Ngữ Nhật Bản tại Tokyo (Nhật Bản); F-Town 3, lớn nhất trong sáu khuôn viên của FPT tại Việt Nam; Được tuyên dương là nơi làm việc IT Xuất sắc nhất tại Việt Nam bởi Anphabe và Intage FPT được tuyên dương là Thương hiệu công nghệ Giá trị nhất Việt Nam bởi Forbes

- 2020: Được công nhận trong Hướng dẫn thị trường 2020 của Gartner; Mở văn phòng mới tại UAE, Hong Kong, Ấn Độ và Australia; Chi nhánh thứ 6 tại Việt Nam, tổng cộng 52 văn phòng ở 25 quốc gia và lãnh Thổ; Mở rộng và củng cố các đối tác

10 chiến lược: Out System - đối tác của năm 2020, đối tác xuất sắc nhất của Panasonic ITS; Forbes công nhận FPT trong cuộc chiến chống COVID-19

- 2021: 20.000+ nhân viên; Mở văn phòng và trung tâm phát triển mới ở Nhật Bản,

Philippines và Ấn Độ Được tuyên dương là một trong những công ty tốt nhất để làm việc tại Châu Á năm 2021 bởi giải thưởng HR Asia; Trở thành công ty Việt Nam đầu tiên và công ty thứ 18 trên toàn cầu đạt chứng chỉ TMMi (Testing Maturity Model Integration) cấp 5; Được tuyên dương là Nhà thực hiện xuất sắc trong 2021 Gartner Peer Insights; Xây dựng sức mạnh chống chọi trong đại dịch COVID-19: Kích thích sự biến đổi với các Liên minh toàn cầu

- 2022: Thành lập văn phòng mới tại Thái Lan và Đan Mạch; Giải thưởng Doanh nghiệp quốc Tế, Giải thưởng Thế giới công nghệ thông Tin, Asia-Pacific Stevie Award, Sao Khuê, …; Được công nhận trong Báo cáo của Forrester - Cảnh quan dịch vụ bảo mật quản lý ở Châu Á Thái Bình Dương Q3 2022.

Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản trị

Mô hình tổ chức của FPT Software được thiết kế theo chuẩn quốc tế trong lĩnh vực dịch vụ Công nghệ thông tin, nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động và dịch vụ khách hàng hướng tới mục tiêu tăng trưởng nhanh và bền vững Mô hình này được chia thành 9 khối hoạt động nội bộ bao gồm: Phát triển kinh doanh, Sản xuất, Quản lý chất lượng, Quản lý và Phát triển Nguồn lực, Tài chính, Hệ thống thông tin, Công nghệ, và Khối hỗ trợ cho Ban Tổng Giám đốc cùng Trung tâm dịch vụ chia sẻ (Shared Service Center - SSC)

- Head Office (HO) quản lý, hỗ trợ sản xuất và bán hàng được tập trung và chuyên môn hóa theo các khối ngành dọc ở mức HO, nhằm tối ưu hóa hiệu suất quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty TNHH Phần mềm FPT và cung cấp hỗ trợ mạnh mẽ cho bộ phận bán hàng và sản xuất

- Các đơn vị bán hàng OB (Oversea Branch/Sale Office) tại các khu vực thị trường nước ngoài đảm nhận vai trò chính về bán hàng, là đại diện của FPT Software tại nước đó, xây dựng hình ảnh thương hiệu, phát triển và duy trì mối quan hệ với đối tác và khách hàng Các đơn vị P&L (Profit & Loss) chịu trách nhiệm về doanh thu và lợi nhuận, được tổ chức chuyên môn hóa với các chức năng như hỗ trợ phát triển bán hàng

(PreSales), thực hiện phát triển năng lực chuyên ngành (competencies development), tiếp nhận công việc từ khách hàng, phân tách thành các mảng công việc để tổ chức sản xuất, đảm bảo đạt được các mục tiêu về doanh số và lợi nhuận

- Các FSU/FCU được tổ chức chuyên môn hóa thành đơn vị sản xuất (Delivery), chịu trách nhiệm về năng suất, chất lượng và tối ưu hóa chi phí sản xuất, đồng thời hợp tác chặt chẽ với các đơn vị P&L trong quá trình triển khai các dự án để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Cùng với các đơn vị sản xuất, lĩnh vực kinh doanh còn có các khối vận hành với các chức năng hỗ trợ như: khối Đảm bảo nguồn lực (FWA); Phát triển kinh doanh (FWB); Phát triển năng lực công nghệ (FWI); Quản lý, nghiên cứu và phát triển công nghệ; Quản lý ứng dụng công nghệ thông tin và cải tiến năng suất; Quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ; Quản lý các chương trình M&A; khối Chiến lược

Cơ cấu tổ chức này nhằm đảm bảo việc tăng cường chuyên môn hóa, tập trung và chuyên nghiệp hóa trong các quá trình hoạt động kinh doanh, nhằm mục đích nâng cao năng suất, chất lượng và dịch vụ khách hàng Đây là nền tảng vững chắc để đạt được tăng trưởng và nâng cao lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế Đồng thời, còn tập trung và chuyên môn hóa các hoạt động quản lý hỗ trợ cho sản xuất và bán hàng ở cấp công ty, nhằm nâng cao tính thống nhất và hiệu quả tổ chức của FPT Software

- Chủ tịch FPT Software: Chu Thị Thanh Hà

- Tổng Giám đốc Điều hành FPT Software: Phạm Minh Tuân

- Phó chủ tịch điều hành cấp cao kiêm COO kiêm CFO, FPT Software: Nguyễn Khải Hoàn

- Phó Chủ tịch Điều hành kiêm Giám đốc Công nghệ & Kỹ thuật số, FPT Software: Đào Duy Cường

- Phó chủ tịch điều hành cấp cao, FPT Software; Giám đốc điều hành, FPT Japan: Đỗ Văn Khắc

- Phó chủ tịch điều hành cấp cao; Giám đốc điều hành FPT Americas: Đặng Trần Phương

- Phó Chủ tịch cấp cao kiêm Giám đốc Nhân sự, FPT Software: Nguyễn Tuấn

- Phó chủ tịch cấp cao kiêm Giám đốc giao hàng, FPT Software: Vũ Tiến Đạt

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Nguồn: Báo FPT - chúng ta

Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 1.1: Phân tích hoạt động kinh doanh Khối công nghệ - Tập đoàn FPT

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Đối với năm 20022, Khối Công nghệ thuộc tập đoàn FPT (bao gồm 3 công ty thành viên là Công ty TNHH Phần mềm FPT, Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT, Công ty TNHH FPT Smart Cloud) đạt doanh thu 25,763 tỷ đồng, chiếm 58.5% tổng doanh thu của tập đoàn, tăng trưởng 23.4% so với cùng kỳ và lợi nhuận trước thuế 3,366 tỷ đồng, chiếm 43.9% trên tổng lợi nhuận trước thuế, tăng 22.4% so với cùng kỳ Tăng trưởng lợi nhuận của Lĩnh vực Dịch vụ CNTT cho thị trường nước ngoài chủ yếu bị ảnh hưởng bởi biến động tỷ giá tại thị trường Nhật Bản và sự giảm nhu cầu ở thị trường châu Âu trong nửa cuối năm 2022 Tuy nhiên, doanh thu từ các thị trường tiếp tục duy trì đà tăng cao, đặc biệt là tại Mỹ và Châu Á – Thái Bình Dương (APAC) với mức tăng trưởng lần lượt là 50% và 35.7% Thị trường châu Âu, mặc dù đối mặt với các thách thức như xung đột chính trị và suy thoái kinh tế, nhưng vẫn ghi nhận mức tăng trưởng ổn định là 19.4% Thị trường Nhật Bản, sau một thời kỳ ảnh hưởng bởi dịch bệnh, đã bắt đầu phục hồi ấn tượng, với tăng trưởng doanh thu tính theo Yên Nhật đạt 30.3%, thể hiện sự gia tăng đáng kể về nhu cầu chuyển đổi số tại thị trường này

Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu chuyển đổi số Khối công nghệ Tập đoàn FPT giai đoạn

Nguồn: Báo cáo thường niên Tập đoàn FPT

Năm 2022, doanh thu từ lĩnh vực Chuyển đổi số tiếp tục ghi nhận mức tăng trưởng cao hơn so với tổng doanh thu của toàn bộ Tập đoàn, đạt 7,349 tỷ đồng, tăng trưởng 33% so với cùng kỳ Tỷ trọng đóng góp của lĩnh vực này trong doanh thu Dịch vụ CNTT cho thị trường nước ngoài đã lên đến 39% Cụ thể, các dịch vụ và giải pháp liên quan đến công nghệ Điện toán Đám mây đã mang lại doanh thu vượt qua ngưỡng

160 triệu USD, đồng nghĩa với mức tăng trưởng 38% so với cùng kỳ trước đó

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Lý thuyết về Quản lý mua sắm

2.1.1 Tổng quan về quản lý mua sắm

Quá trình mua sắm đóng một vai trò không thể phủ nhận và quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức, dù là lớn hay nhỏ, tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện việc mua sắm các hàng hóa/dịch vụ cần thiết để duy trì sản xuất và hoạt động kinh doanh, bao gồm máy móc, thiết bị, vật liệu, công cụ văn phòng và nhiều khía cạnh khác

Vì vậy, quản lý mua sắm đóng vai trò then chốt trong hoạt động của tổ chức, chiến lược để cung cấp các hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho các hoạt động kinh doanh Theo định nghĩa của Christopher (2016), quản lý mua sắm là "quá trình mua các nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc sản xuất và kinh doanh của tổ chức" Mặt khác, theo định nghĩa của Hiệp hội Quản lý Mua sắm (CIPS, 2013), quản lý mua sắm là "việc mua hàng hóa và dịch vụ với số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả phù hợp để đảm bảo hoạt động liên tục của tổ chức"

Quản lý mua sắm là một khía cạnh quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng Hoạt động mua sắm không chỉ là một hoạt động độc lập mà còn là một yếu tố quan trọng trong quy trình toàn diện của quản lý chuỗi cung ứng, đóng góp vào sự hiệu quả và tính nhất quán của chuỗi cung ứng, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu chính của hoạt động mua sắm

Mục tiêu chính của hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp là để đáp ứng nhu cầu của tổ chức một cách kịp thời và hiệu quả Theo Van Weele (2018), các mục tiêu chính của quản lý mua sắm bao gồm:

- Đảm bảo nguồn cung ứng: Mục tiêu cơ bản của quản lý mua sắm là đảm bảo sự liên tục trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nghĩa là phải đảm bảo các nguyên vật liệu, dịch vụ và hàng hóa được cung cấp kịp thời, đúng số lượng và chất lượng để hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi bộ phận mua sắm không chỉ xác định và chọn lựa các

16 nhà cung cấp có chất lượng tốt và thời gian giao hàng đảm bảo, mà còn hỗ trợ các bộ phận khác như kỹ thuật, logistics để quá trình cung ứng diễn ra liên tục

- Giảm chi phí: Quản lý mua sắm cần tập trung vào việc mua các hàng hóa và dịch vụ với giá thành thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng Đống thời phải cố gắng giảm thiểu các chi phí như vận chuyển, lưu trữ, đặt hàng, …

- Đảm bảo chất lượng: Ngoài việc đáp ứng số lượng, hoạt động mua sắm còn phải đảm bảo chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp

- Quản lý rủi ro: Hoạt động mua sắm cần xác định và quản lý các rủi ro như gián đoạn nguồn cung, chất lượng kém, giao hàng không đúng hạn, …

- Hỗ trợ các chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp: Đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm hỗ trợ cho các chiến lược và mục tiêu phát triển tổng thể của doanh nghiệp, bằng cách kiểm soát nguồn cung và xu hướng thị trường, xác định nhóm hàng hóa/dịch vụ chiến lược

- Quản lý hoạt động mua sắm một cách năng suất và hiệu quả: Mục tiêu này nhấn mạnh vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động mua sắm trong bộ phận Điều này bao gồm việc đánh giá và phát triển năng lực của đội ngũ mua hàng, tuân thủ chính sách ngân sách của doanh nghiệp, cung cấp đào tạo chuyên môn cho nhân viên, và tối ưu hóa quy trình sử dụng hệ thống

Tóm lại, quản lý mua sắm nhằm mục đích tối ưu hóa giá trị từ quá trình mua sắm, bằng cách đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đáp ứng đúng yêu cầu của tổ chức với chi phí thấp nhất và chất lượng tốt nhất Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản lý mua sắm cần thực hiện các hoạt động như đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đảm bảo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn an toàn và chất lượng Để đạt được các mục tiêu mua sắm, bộ phận mua sắm cần: Đánh giá năng lực của đội ngũ mua sắm; Phát triển chiến lược mua sắm dựa trên việc tuân thủ chính sách và ngân sách của doanh nghiệp; Cung cấp các khóa đào tạo chuyên môn và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên; Giới thiệu và thúc đẩy việc sử dụng quy trình trong hệ thống và nâng cao kỹ năng về nghiên cứu, thực hiện thanh toán

Các nguyên tắc của hoạt động mua sắm

Các nguyên tắc của hoạt động mua sắm được thiết lập để đảm bảo việc thực hiện chính xác các chức năng và mục tiêu đã được nêu Mặc dù mỗi tổ chức có thể có các nguyên tắc cụ thể riêng, tuy nhiên, dưới đây một số nguyên tắc cơ bản:

- Minh bạch: Chính sách mua sắm cần phải minh bạch và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông tin đầy đủ và không gặp phải sự mơ hồ Điều này phản ánh vào quy định về mua sắm chính phủ GPA (2012) mà quy định rằng thông tin phải được công bố để đảm bảo tính minh bạch

- Đối xử công bằng: Một hệ thống mua sắm hiệu quả phải tuân thủ nguyên tắc đối xử công bằng, không phân biệt đối xử giữa các nhà cung cấp, bất kể quốc gia hay vị trí của họ Điều này tạo điều kiện cạnh tranh bình đẳng cho tất cả các nhà cung cấp

Tổng quan về việc đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp và Ý nghĩa của nó trong quản lý chuỗi cung ứng

Việc đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp (Supplier Evaluation and Selection - SES) đóng vai trò quyết định đối với hiệu suất và hiệu quả của một tổ chức Bởi vì nhà cung cấp là một trong những thành phần thiết yếu nhất của chuỗi cung ứng nên việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp hiệu quả được coi là một trong những trách nhiệm quan trọng của người quản lý mua sắm Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là một trong những quyết định quan trọng nhất trong quản lý mua sắm (Sarkar & Mohapatra, 2006) Quá trình này yêu cầu xem xét nhiều yếu tố khác nhau và áp dụng các phương pháp phù hợp để đưa ra quyết định cuối cùng

Khi các thuộc tính liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua đã được xác định, bước tiếp theo trong quy trình mua sắm là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Đối với các sản phẩm đã từng mua, người mua có thể sử dụng danh sách nhà cung cấp hiện có hoặc tìm thêm các lựa chọn mới Tuy nhiên, đối với các sản phẩm mới hoặc có giá trị lớn, người mua cần thực hiện một quá trình điều tra kỹ lưỡng và lựa chọn cẩn thận Việc này bao gồm thu thập thông tin, phân tích và đánh giá các nhà cung cấp theo tiêu chí đã đề ra, để cuối cùng chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất Đây là quy trình đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau Ý nghĩa của việc đánh giá, lựa chọn Nhà cung cấp trong quản lý chuỗi cung ứng

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đóng vai trò quan trọng trong xây dựng và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả (Christopher, 2016) Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, chi phí và khả năng đáp ứng của chuỗi cung ứng, qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp (Sarkar & Mohapatra, 2006) Lựa chọn nhà cung cấp là một quy trình liên tục và thường xuyên diễn ra, ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược hợp tác và quản lý chuỗi cung ứng trong tương lai Vấn đề nằm ở việc xác định và chọn lựa các nhà cung cấp phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và cung cấp giá cả cạnh tranh đồng thời đảm bảo tính tin cậy và sự phản ứng Do đó, việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng được một chuỗi cung ứng bền vững và cạnh tranh (Christopher, 2016)

Quá trình đánh giá nhà cung cấp hoàn toàn nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro mua sắm và tối đa hóa giá trị tổng thể cho người mua (Monczka và cộng sự, 1998) Một quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả có thể giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro và chi phí, đồng thời tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất trong chuỗi cung ứng Người ra quyết định cần xác định một bộ tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp tiềm năng, từ đó xếp hạng và lựa chọn những nhà cung cấp theo quan điểm của họ Tìm ra phương pháp phù hợp để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp là một công việc đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, khi các doanh nghiệp đối mặt với sự biến động và cạnh tranh ngày càng gay gắt Hiện nay, các doanh nghiệp và cộng đồng nghiên cứu đã phát triển nhiều phương pháp định lượng và định tính, cũng như hệ thống tiêu chí để đánh giá, lựa chọn, quản lý và tái đánh giá hợp tác với nhà cung cấp Quy trình đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp thường bao gồm các bước sau:

- Xác định yêu cầu: Xác định các tiêu chí và yêu cầu mà Nhà cung cấp cần phải đáp ứng, gồm chất lượng sản phẩm, giá cả, dịch vụ hậu mãi, độ tin cậy, sự ổn định, …

- Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về các Nhà cung cấp tiềm năng thông qua các nguồn như tài liệu, trang web hoặc từ các thông tin trực tiếp từ đối tác

- Đánh giá và xếp hạng: Sử dụng các phương pháp và công cụ để đánh giá và xếp hạng các Nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã xác định trước đó Các phương pháp phổ biến bao gồm phương pháp AHP, TOPSIS và phương pháp điểm số

- Lựa chọn Nhà cung cấp: Dựa trên kết quả đánh giá, tổ chức lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình

Các phương pháp truyền thống có thể bao gồm việc sử dụng các bảng tính Excel, hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), hoặc các phần mềm đặc biệt được thiết kế cho việc đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp Tuy nhiên, để có kết quả tốt nhất, tổ chức cần tiếp tục nâng cao quy trình đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp, sử dụng các công nghệ mới và phương pháp tiên tiến như trí tuệ nhân tạo và machine learning để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro

Lý thuyết về MCDM và ứng dụng của chúng trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Lý thuyết MCDM (Multiple-Criteria Decision-Making) là một lĩnh vực nghiên cứu trong khoa học quản lý và quyết định, tập trung vào việc ra quyết định trong các tình huống mà có nhiều tiêu chí hoặc mục tiêu cần được đánh giá và đối sánh Theo Keeney và Raiffa (1993), MCDM là quá trình ra quyết định trong đó người ra quyết định cân nhắc và đánh giá các lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí, thường đòi hỏi sự phân tích, so sánh và đánh giá tương đối giữa các tiêu chí Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp thường đòi hỏi xem xét nhiều tiêu chí khác nhau chẳng hạn như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, uy tín của nhà cung cấp và nhiều yếu tố khác Quyết định đa tiêu chí cung cấp một khung thức hiệu quả để so sánh các nhà cung cấp dựa trên việc đánh giá các tiêu chí khác nhau, từ đó đưa ra quyết định tối ưu Lý thuyết MCDM được kế thừa và phát triển ra nhiều phương pháp ứng dụng trong hành vi ra quyết định trên nhiều tiêu chí Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process) là một trong những phương pháp phổ biến nhất trong lý thuyết MCDM, giúp xác định trọng số quan trọng của các tiêu chí và lựa chọn tối ưu dựa trên mức độ ưu tiên đó Trong đề tài này, việc sử dụng AHP để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là một ứng dụng cụ thể của lý thuyết MCDM Hiểu về lý thuyết MCDM trước sẽ cung cấp một cơ sở lý luận cho việc hiểu và áp dụng phương pháp AHP Lý thuyết MCDM giúp định rõ các khái niệm, nguyên lý cơ bản và các phương pháp ra quyết định đa tiêu chí, từ đó giúp hiểu rõ hơn về bối cảnh và lý do áp dụng phương pháp AHP trong đề tài

Trong vấn đề MCDM, DM (Decision Makers) - người ra quyết định đóng vai trò vô cùng quan trọng Họ đảm nhận việc kiểm tra tính khả thi của các lựa chọn và chọn ra các tiêu chí cũng như phương pháp MCDM phù hợp để sử dụng Họ cũng chịu trách nhiệm kiểm tra kết quả cuối cùng bằng cách sử dụng các mô hình toán học và xác định xem giải pháp có khả thi và mạnh mẽ không Quá trình ra quyết định kết hợp cả các khía cạnh định lượng và định tính và nó thực chất dựa vào ý kiến, chuyên môn, kiến thức của người ra quyết định DM đóng vai trò quan trọng và cung cấp lời khuyên cần

24 thiết để đưa ra lựa chọn tốt nhất, vì bất kỳ phương pháp toán học MCDM nào cũng chỉ là một công cụ hỗ trợ để hỗ trợ quá trình ra quyết định

Trong việc nghiên cứu này, việc áp dụng lý thuyết MCDM đóng vai trò quan trọng để xây dựng nền tảng lý luận cho mục tiêu nghiên cứu Lý thuyết này được áp dụng trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Tập trung vào việc đánh giá các tiêu chí mà doanh nghiệp cần xem xét khi quyết định mua hàng, mối quan hệ giữa người mua hàng và nhà cung cấp được xác định bởi một loạt các yếu tố như chất lượng, sự uy tín của nhà cung cấp, giá cả, khả năng cung ứng và giao hàng, chất lượng phục vụ, là những tiêu chí quan trọng trong việc áp dụng phương pháp AHP để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại Trung tâm Mua sắm - Công ty FPT Software Hồ Chí Minh.

Sơ lược về các tiêu chí đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp

Trong quá trình đánh giá nhà cung cấp, việc đầu tiên là phải xác định những tiêu chí quan trọng nhất Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp đã được nhiều nghiên cứu đề xuất với một loạt các yếu tố quan trọng Trong nhiều năm qua, phương pháp truyền thống trong việc lựa chọn nhà cung cấp đơn giản chỉ dựa vào giá cả Tuy nhiên, khi các công ty nhận thấy rằng việc tập trung một mình vào giá cả như một tiêu chí duy nhất cho việc lựa chọn nhà cung cấp là không có sự tổ chức tốt, họ đã chuyển sang một phương pháp đa tiêu chí toàn diện hơn (Pal, Gupta, & Garg, 2013) Đầu tiên, Dickson (1966) đã liệt kê 23 tiêu chí dựa trên cuộc khảo sát của các nhà mua hàng và quản lý, đưa ra các yếu tố quan trọng như khả năng giao hàng, giá cả, chất lượng, và nhiều yếu tố khác Theo nghiên cứu của Weber và đồng nghiệp (1991), dựa trên việc xem xét 74 bài báo, các tác giả nhận thấy rằng giá cả, thời gian giao hàng, năng lực sản xuất và địa điểm là những tiêu chí được xem xét thường xuyên nhất Ngoài ra, theo nhiều nghiên cứu khác, chi phí, chất lượng và giao hàng cũng được xác định là những tiêu chí quan trọng nhất (Weber và cộng sự, 1991; Dickson, 1966; Vonderembse và cộng sự, 2006) Theo Thanaraksakul và Phruksaphanrat (2009), nghiên cứu của họ đã cho thấy rằng chất lượng, giao hàng và chi phí là các tiêu chí được xem xét nhiều nhất với tỷ lệ trên 90% Chất lượng, giao hàng, chi phí, cơ sở và năng lực sản xuất, khả năng và hỗ trợ kỹ thuật cùng với các tiêu chí tài chính là những tiêu chí cơ bản quan trọng thường được sử dụng trong 40 năm qua

25 Để xây dựng bộ tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp laptop chuẩn tại FPT Software bằng phương pháp AHP, các tiêu chí được lựa chọn dựa trên:

- Mục tiêu và yêu cầu của FPT Software: Là một công ty phần mềm, chất lượng sản phẩm laptop, khả năng cung ứng và dịch vụ hậu mãi là những yếu tố cần được chú ý Uy tín và khả năng chia sẻ thông tin của nhà cung cấp cũng là những tiêu chí quan trọng để đảm bảo sự hợp tác lâu dài

- Kinh nghiệm và thực tế hoạt động: Dựa trên kinh nghiệm hợp tác với các nhà cung cấp laptop trước đây, FPT Software xác định những tiêu chí cần thiết, chẳng hạn như giá cả và điều kiện thanh toán, tính liên kết với chiến lược tổ chức là những tiêu chí cần được lựa chọn

- Phân tích ngành và thị trường: Nghiên cứu các tiêu chí mà các công ty công nghệ thường sử dụng để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp laptop

- Tham vấn các bộ phận liên quan: Lắng nghe ý kiến và đề xuất từ các bộ phận như mua hàng, CNTT về những tiêu chí quan trọng Đặc biệt, dựa trên các nghiên cứu khoa học uy tín, các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp đòi hỏi một bài đánh giá hệ thống về các nghiên cứu trước đây để đề xuất các tiêu chí cho quá trình lựa chọn nhà cung cấp So sánh, kết hợp từ các nghiên cứu trước giúp cung cấp cơ sở cần thiết để phát triển một bộ tiêu chí phù hợp cho việc lựa chọn nhà cung cấp cho đề tài nghiên cứu (được đề cập chi tiết ở bảng 4.2):

- Chất lượng sản phẩm: Là một tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp Tiêu chí chất lượng đạt điểm cao nhất trong các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp với 3,508 và được đánh giá rất quan trọng trong nghiên cứu của Dickson (1966) Theo Thiruchelvam và Tookey (2011), khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng từ mỗi nhà cung cấp được coi là một tiêu chí cực kỳ quan trọng

- Uy tín của nhà cung cấp: Đề cập đến độ tin cậy của nhà cung cấp trong việc thực hiện các cam kết và cam kết của họ đối với khách hàng Mức độ uy tín của nhà cung cấp có thể được biểu hiện qua một vài khía cạnh như sau: Thái độ chuyên nghiệp và phản hồi nhanh chóng; Nhà cung cấp tuân thủ các quy định pháp lý và quy trình công ty; Lịch sử và danh tiếng của họ Uy tín của nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng trong quá

26 trình lựa chọn nhà cung cấp, vì nó ảnh hưởng đến hiệu suất, độ tin cậy và mối quan hệ hợp tác giữa hai bên

- Giá cả và thanh toán: Chiến lược giá cả và các điều kiện thanh toán đề xuất có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định mua hàng Dickson (1966) tổng hợp 23 tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên một cuộc khảo sát của 273 đại lý và quản lý mua hàng được lựa chọn từ một danh sách các thành viên của Hiệp hội Quản lý Mua hàng Quốc gia Hoa Kỳ và Canada Trong số các tiêu chí đó, giá cả được đánh giá có tác động đáng kể đến quá trình lựa chọn nhà cung cấp

- Khả năng cung ứng và giao hàng: Khả năng đáp ứng nhu cầu và đảm bảo giao hàng kịp thời của nhà cung cấp là rất quan trọng để hoạt động không bị gián đoạn Một hệ thống cung ứng được coi là thành công và hiệu quả khi sản phẩm cuối cùng được giao đúng số lượng và chất lượng, đúng địa điểm và thời gian

- Chất lượng dịch vụ: Chất lượng dịch vụ bao gồm hỗ trợ trước và sau bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật và phản ứng nhanh chóng đối với nhu cầu của khách hàng

- Chia sẻ thông tin: Việc chia sẻ thông tin hiệu quả giữa người mua và người bán giúp tăng cường sự hợp tác, minh bạch và ra quyết định Các công ty nên cởi mở và thường xuyên chia sẻ thông tin với các nhà cung cấp của họ

- Tính liên kết với chiến lược của tổ chức: Sự phù hợp của khả năng của nhà cung cấp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức là quan trọng để có được lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững

Bằng cách tích hợp những tiêu chí này vào quy trình lựa chọn nhà cung cấp, các tổ chức có thể ra quyết định thông minh, tối ưu hóa giá trị, giảm thiểu rủi ro và phát triển mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.

Lý thuyết về phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process)

2.5.1 Tổng quan về phương pháp AHP

Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process) là một phương pháp phân tích thứ bậc được phát triển bởi nhà toán học người Mỹ Thomas L Saaty vào những năm

1970 AHP là một phương pháp cụ thể trong lý thuyết MCDM, được sử dụng để hỗ trợ quyết định trong những tình huống có nhiều yếu tố ảnh hưởng và quyết định cần được đưa ra dựa trên nhiều tiêu chí Phương pháp này giúp cân nhắc và xác định mức độ ưu

27 tiên của các tiêu chí, từ đó đưa ra quyết định cuối cùng Nói cách khác, AHP là một phương pháp tính toán trọng số được áp dụng trong các bài toán ra quyết định đa tiêu chí, cung cấp một thứ tự xếp hạng các quyết định giúp đưa ra một quyết định cuối cùng hợp lý nhất dựa trên các tiêu chí đã đặt ra Một số tác giả đã đề xuất số lượng chuyên gia tham gia khảo sát phù hợp cho AHP là từ 5 đến 15 (Nguyen và cộng sự 2023, Chan và cộng sự 2008)

Bắt đầu với mục tiêu, sơ đồ cấu trúc thứ bậc đi sâu vào các tiêu chí lớn và các thành phần của chúng Ở cấp bậc cuối cùng, các phương án có thể lựa chọn được đưa vào xem xét Quá trình đánh giá sử dụng ma trận so sánh cặp với thang điểm từ 1 đến

9, từ đó xác định trọng số dựa trên vector riêng liên quan đến giá trị riêng lớn nhất Sau đó, sự nhất quán được kiểm tra để đảm bảo tính đúng đắn của đánh giá Cuối cùng, tất cả các trọng số được tổng hợp lại để đưa ra quyết định tối ưu nhất

Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc thứ bậc

Cơ sở của AHP là việc so sánh cặp giữa các tiêu chí và cũng giữa các lựa chọn AHP dựa trên hai khái niệm:

Ma trận so sánh: Đánh giá mức độ quan trọng tương đối giữa các yếu tố khác nhau Các giá trị trong ma trận so sánh được xác định từ thang đo đối ngẫu (Pairwise Scale) Thang đo này thường bao gồm các giá trị từ 1 đến 9, trong đó:

Bảng 2.1: Thang đo đối ngẫu

Mức độ quan trọng So sánh

3 Tương đối quan trọng hơn

9 Tuyệt đối quan trọng hơn

Nguồn: Saaty (1987) Đối ngẫu chứng minh: Saaty đã phát triển một lý thuyết về sự kém chắc chắn khi so sánh một cặp các yếu tố với các yếu tố khác Đôi ngẫu chứng minh sử dụng để kiểm tra tính nhất quán của ma trận so sánh

2.5.2 Các bước tiến hành theo phương pháp AHP

Bước 1: Xác định Các Tiêu chí và Tùy chọn

Trước tiên, cần xác định danh sách các tiêu chí quan trọng và danh sách các tùy chọn nhà cung cấp muốn đánh giá

Bước 2: Xây dựng Ma trận Ưu tiên So sánh (Pairwise Comparison Matrix)

Trong thực tế, người ra quyết định chỉ cần ước lượng giá trị chính xác của các phần tử trong ma trận so sánh cặp bằng cách gán cho chúng các giá trị từ thang đo 9

29 mức so sánh Bước này yêu cầu từng cặp yếu tố được so sánh và mỗi cặp yếu tố được đánh giá với số phù hợp trên thang đo đối ngẫu Kết quả là một ma trận vuông với giá trị từ 1 đến 9 hoặc các giá trị nghịch đảo theo chuẩn của thang đo So sánh cặp các tiêu chí và tùy chọn để đánh giá mức độ ưu tiên của chúng đối với nhau Sử dụng thang điểm đánh giá từ 1 đến 9) Ma trận này sẽ phản ánh sự ưu tiên tương đối của các yếu tố

Số liệu trong bảng so sánh được tính toán bằng cách yêu cầu các đánh giá tương đối từ các chuyên gia hoặc nhóm quyết định Trong lĩnh vực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp AHP, thuật ngữ "chuyên gia" thường được định nghĩa là những người có kiến thức chuyên sâu, kinh nghiệm và khả năng đánh giá, đưa ra quyết định trong lĩnh vực cụ thể Chuyên gia có thể được xem là những người có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và hiểu biết sâu rộng về vấn đề cụ thể mà họ đang làm việc Trong ngữ cảnh đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, chuyên gia thường được tìm kiếm để đưa ra nhận định chính xác và hướng dẫn quyết định

Cụ thể, để xác định các giá trị trong bảng so sánh, cần lập phiếu khảo sát hoặc hoặc thực hiện các buổi thảo luận với các chuyên gia có liên quan trong việc đánh giá nhà cung cấp Dựa trên đánh giá từ các chuyên gia, tính tổng các điểm trong bảng so sánh cho mỗi yếu tố Kết quả này tạo thành ma trận so sánh có dạng:

- 𝑎 𝑖𝑗 thể hiện mức độ quan trọng của chỉ tiêu hàng i so với chỉ tiêu cột j

- Để xây dựng được ma trận trên, cần trả lời được các câu hỏi:

- 𝑎 1 có ưu thế, quan trọng hơn so với 𝑎 2 , 𝑎 2 , …, 𝑎 𝑛 bao nhiêu lần

- 𝑎 2 có ưu thế, quan trọng hơn so với 𝑎 1 , 𝑎 3 , …, 𝑎 𝑛 bao nhiêu lần

- 𝑎 𝑛 có ưu thế, quan trọng hơn so với 𝑎 1 , 𝑎 2 , …, 𝑎 𝑛−1 bao nhiêu lần

Mức độ quan trọng tương đối của chỉ tiêu i so với j được tính dựa trên tỷ lệ k

(với k nằm trong khoảng từ 1 đến 9) , ngược lại độ quan trọng của chỉ tiêu j so với i là nghịch đảo của k, tức là 1/k, như vậy 𝒂 𝒊𝒋 > 0, 𝒂 𝒊𝒋 = 1/ 𝒂 𝒊𝒋 , 𝒂 𝒊𝒊 =1

Chuẩn hóa ma trận so sánh

Một trong những lợi ích của phương pháp AHP là khả năng cung cấp một công cụ để kiểm tra tính nhất quán của các ý kiến đánh giá, được gọi là chỉ số nhất quán Saaty (1995) đã định nghĩa tính nhất quán như sau: "Tính nhất quán là sự cân đối giữa các độ ưu tiên giữa các ý tưởng hoặc đối tượng liên quan dựa trên một tiêu chuẩn cụ thể, sao cho chúng có thể được điều chỉnh một cách hợp lý với nhau trong cùng một phương pháp so sánh." Tỷ số nhất quán (CR) được dùng để xác định mức độ không nhất quán của các nhận định trong phương pháp AHP

Ma trận so sánh ban đầu có thể không phải là ma trận tương đối Consistents (Tính nhất quán), do đó, có thể cần thực hiện các bước chuẩn hóa như lấy trung bình cộng theo cột và chuẩn hóa tỉ lệ để đảm bảo tính nhất quán Nói cách khác, ở bước này chúng ta cần kiểm tra tính nhất quán (Consistency Check) để đánh giá mức độ nhất quán của ma trận so sánh thông qua chỉ số nhất quán Một chỉ số thông dụng là Chỉ số Nhất quán nội tại (Consistency Ratio - CR) Nếu CR nhỏ hơn 0.1, ma trận so sánh được coi là nhất quán trường hợp CR lớn hơn 0.1 yêu cầu điều chỉnh đánh giá ban đầu

Theo Satty, việc sử dụng chỉ số nhất quán của dữ liệu CR (Consistency Ratio) và CI được tính theo công thức sau:

𝑛−1 Đối với mỗi ma trận so sánh cấp n , Saaty đã tiến hành thử nghiệm để tạo ra các ma trận ngẫu nhiên và tính chỉ số RI (chỉ số ngẫu nhiên) tương ứng với các cấp ma trận theo bảng dưới:

Bảng 2.2: Chỉ số ngẫu nhiên ứng với số nhân tố (RI) n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

- CI: Chỉ số nhất quán (Consistency Index)

- RI: Chỉ số ngẫu nhiên (Random Index)

Bước 3: Tính toán Ma trận Trọng số

Từ ma trận ưu tiên so sánh, sử dụng các phép toán để tính toán ma trận trọng số cho cả tiêu chí và tùy chọn Dùng phương pháp tích riêng (eigenvalue) và vector riêng

(eigenvector) của ma trận so sánh chuẩn hóa để tính toán giá trị trọng số cho mỗi yếu tố Tính ma trận trọng số bằng cách lấy trung bình cộng của từng cột trong bảng so sánh Giá trị trong số này cho biết tầm quan trọng tương đối của mỗi yếu tố trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp Để đánh giá trọng số cho các chỉ tiêu, AHP có thể áp dụng các phướng pháp khác nhau Trong số những phương pháp này, hai phương pháp phổ biến là 𝜆 𝑚𝑎𝑥 (lambda max) và trung bình nhân (geometric mean)

Phương pháp trung bình nhân:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MUA SẮM TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM – CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT HỒ CHÍ MINH

Quy trình mua sắm

Hình 3.1: Quy trình mua sắm

Nhu cầu mua sắm Hàng hóa/ Dịch vụ

Bên có nhu cầu: Xác định hàng hóa/dịch vụ mua sắm (trao đổi qua Email, mạng xã hội nội bộ của công ty), đồng thời gửi kèm Template Bảng báo giá hàng hóa hoặc Bảng tiên lượng yêu cầu dịch vụ

Lập đề nghị mua sắm

Lập: Cán bộ thuộc bộ phận có nhu cầu mua sắm có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng về hàng hóa/dịch vụ cụ thể, làm cơ sở cho bộ phận mua sắm trong quá trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp

- Trường bộ phận có nhu cầu mua sắm (Xác nhận nhu cầu mua sắm là cần thiết, đảm bảo có ngân sách đủ cho hoạt động mua sắm)

- Chuyên gia (Xem xét đặc điểm Hàng hóa/dịch vụ và mục đích sử dụng)

- Trưởng ban/ phòng Tài chính kế toán (nếu Kế hoạch Phân bổ Ngân sách năm chưa có hoặc chưa chi tiết)

- Tổng Giám đốc/ Người được ủy quyền (Trong trường hợp không có sự đồng thuận giữa các bên)

Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp

Tìm kiếm Nhà cung cấp theo các yêu cầu đã đề ra Hình thức tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn Nhà cung cấp:

- Chào giá cạnh tranh: Tìm kiếm và đánh giá ít nhất 3 Nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như Giá cả, Chất lượng, Ngân sách, thời gian cung cấp hàng, Yếu tố kỹ thuật (Trọng số của các yếu tố sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng loại Hàng hóa/ Dịch vụ); Lập Phương án mua sắm khi tổng giá trị mua sắm của một Nhà cung cấp lớn hơn hoặc bằng

10 triệu/ 1 lần mua hoặc ký Hợp đồng khung

- Chỉ định Nhà cung cấp: Được ưu tiên chỉ định khi là Nhà cung cấp duy nhất hoặc nhà phân phối độc quyền với Hàng hóa/ Dịch vụ cần mua sắm; Việc thay đổi nhà cung cấp đem lại nhiều rủi ro về kinh doanh và kỹ thuật cho công ty; Có sự chỉ định/ yêu cầu/ mong muốn của đối tác công ty; Nhà cung cấp đã thực hiện đánh giá trong 3 tháng với các điều kiện không thay đổi (hàng hóa, dịch vụ, giá); HH/ DV mua từ các công ty thành viên FPT theo quyết định hoặc quy định của Lãnh đạo tập đoàn tại từng thời điểm

Các trường hợp không phải đánh giá Nhà cung cấp: Hàng hóa/ Dịch vụ tiêu dùng tại chỗ; Các lần mua sắm có tổng giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng

Thanh toán và kiểm soát

Bảng 3.1: Thanh toán và kiểm soát trong Quá trình mua sắm

TT Hoạt động Sản phẩm

Người thực hiện Thời gian

1 Tập hợp và lập hồ sơ thanh toán, tiến hành thủ tục thanh toán Các hồ sơ cần thiết và tối thiểu là các hồ sơ phát sinh trong quy trình này đồng thời phải tuân thủ Quy định về Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán

Hồ sơ được thanh toán

Theo Quy định về Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán

2 Kiểm tra 100% về hồ sơ, chứng từ mua sắm để đảm bảo đúng quy định pháp luật, quy định công ty

Hồ sơ thanh toán được kiểm soát

Ban/phòng Tài chính kế toán

Trong quá trình thanh toán

3 Thực hiện hoàn ứng/thanh toán cho nhà cung cấp

Các khoản hoàn ứng/ thanh toán được thực hiện

Ban/phòng Tài chính kế toán

➢ Đánh giá quy trình mua sắm tại FSoft Ưu điểm

- Quy trình mua sắm của FSoft được xây dựng chi tiết, rõ ràng, bao gồm đầy đủ các bước từ xác định nhu cầu đến thanh toán và kiểm soát Phân cấp trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả

- Quy trình mua sắm của FSoft yêu cầu bộ phận có nhu cầu cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng về hàng hóa/dịch vụ, giúp đảm bảo rằng nhu cầu mua sắm được xác định chính xác từ đầu

- Quy trình tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp đa dạng Quy trình này cung cấp hai phương pháp để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty, giúp công ty có nhiều lựa chọn và linh hoạt trong quá trình mua sắm

- Thanh toán và kiểm soát chặt chẽ Quy trình có quy định đảm bảo việc tập hợp và lập hồ sơ thanh toán, kiểm tra chứng từ mua sắm để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy định của công ty, đồng thời thực hiện hoàn ứng/thanh toán cho NCC

- Quy trình không nêu rõ cách thức kiểm soát ngân sách và chi phí trong quá trình mua sắm, dẫn đến nguy cơ vượt quá ngân sách

- Quy trình đánh giá nhà cung cấp chưa cân nhắc đầy đủ Việc chỉ định nhà cung cấp có thể dẫn đến sự thiếu minh bạch và không công bằng trong việc lựa chọn, cần có quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách công bằng và minh bạch hơn

- Chưa quy định rõ ràng về việc đánh giá hiệu quả của hoạt động mua sắm

- Quy trình chưa quy định rõ ràng về việc xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình mua sắm cũng như việc quản lý rủi ro trong hoạt động mua sắm

→ Quy trình mua sắm hiện tại của Fsoft là một quy trình tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty, tuy nhiên vẫn còn một số điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động mua sắm

Chính sách mua sắm bền vững của FPT Software

PRC FSoft cam kết tuân thủ các nguyên tắc mua sắm công bằng, mở cửa và minh bạch Tuân thủ pháp luật và các quy định, cũng như thực hiện một cách nghiêm túc các thỏa thuận và cam kết liên quan đến các hoạt động mua sắm, với mục tiêu tạo ra ảnh hưởng tích cực nhất đối với môi trường, kinh tế và xã hội Khi đưa ra các quyết định về mua sắm cần xem xét:

- Mua sắm theo nhu cầu: Chỉ tiến hành mua sắm những sản phẩm và dịch vụ cần thiết để đáp ứng hoạt động sản xuất và kinh doanh, luôn tìm kiếm các lựa chọn bền vững và phù hợp nhất Chịu trách nhiệm về việc sử dụng, lợi nhuận và ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

- Giao dịch có trách nhiệm và minh bạch: FSoft cam kết duy trì sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp, FSoft cam kết duy trì tuân thủ pháp luật và minh bạch trong các mối quan hệ đối tác Chịu trách nhiệm và đảm bảo đạt các tiêu chí về chất lượng sản phẩm và dịch vụ đối với khách hàng

- Tôn trọng và công bằng: Mọi quyết định mua sắm được thực hiện với sự tôn trọng, cân nhắc và sự phản hồi đối với lợi ích của tất cả các bên liên quan Cam kết không phân biệt đối xử trong giao dịch, tránh định kiến và đánh giá thiên vị trong quyết định mua sắm, tạo điều kiện công bằng cho tất cả các nhà cung cấp, bao gồm cả những đối tác địa phương và quốc tế, cũng như tất cả các tổ chức nhỏ và trung bình

- Hành vi đạo đức: Tôn trọng quyền con người, từ chối sử dụng lao động theo cách ép buộc hoặc sử dụng lao động dưới độ tuổi quy định; tôn trọng bản quyền và thông tin cá nhân; chống độc quyền và đảm bảo cạnh tranh công bằng.

Phân tích năng lực của đội ngũ nhân viên mua sắm FSoft HCM

Cơ cấu phòng mua hàng của FSoft được chuyên môn hóa Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận lĩnh vực hàng hóa/ dịch vụ nhất định và chịu trách nhiệm giải quyết các gói mua sắm theo nhóm HH/DV được phân công (Xem chi tiết các nhóm HH/DV ở Phụ lục 1) Theo cơ cấu này, mỗi nhân viên PRC sẽ hiểu rõ về đặc tính ngành hàng cũng như nắm rõ quy trình mua sắm cụ thể về nhóm HH/DV mà họ đảm nhận Đội ngũ nhân viên mua sắm của Trung tâm mua sắm - Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh có trình độ chuyên môn cao Đây có thể là kết quả của quá trình tuyển

40 dụng cẩn thận và chương trình đào tạo liên tục của công ty Trình độ chuyên môn cao giúp họ hiểu biết sâu sắc về các quy trình mua sắm, quy định pháp lý và các kỹ thuật đàm phán Điều này được thể hiện qua:

- Bằng cấp: Đội ngũ nhân viên có bằng cấp chuyên môn phù hợp với công việc mua sắm, chẳng hạn như bằng cử nhân kinh tế, quản trị kinh doanh, logistics

- Kinh nghiệm: Một số nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực mua sắm, đã từng tham gia nhiều dự án mua sắm lớn

- Kiến thức: Đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn về các lĩnh vực liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như luật thương mại, quản lý rủi ro, đàm phán

- Kỹ năng: Có khả năng thương lượng, đàm phán tốt, xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm; Kỹ năng tin học văn phòng khá tốt; Thành thạo ít nhất từ

1 đến 2 ngoại ngữ, đặc biệt là Tiếng Anh, Tiếng Nhật và Tiếng Hàn do đặc thù mua sắm quốc tế và làm việc với các bộ phận liên quan thuộc các công ty của FSoft có trụ sở ở nước ngoài

Một số nhân viên mua sắm vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công tác mua sắm Điều này có thể dẫn đến một số hạn chế, chẳng hạn như hạn chế trong khả năng xử lý các tình huống thực tế và đưa ra các quyết định mua sắm chính xác, khó khăn trong việc đánh giá nhà cung cấp và hàng hóa/dịch vụ, khó khăn trong việc đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng, khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm

Nhìn chung đội ngũ nhân viên mua sắm có khả năng đáp ứng nhu cầu công việc Trình độ chuyên môn cao là một ưu điểm lớn, nhưng cần phải chú ý đến việc cung cấp kinh nghiệm thực tế cho những nhân viên mới để họ có thể hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường làm việc thực tế

Hệ thống liên quan

3.4.1 ePurchase: Hệ thống Quản lý Mua sắm

Là một công ty phần mềm, đương nhiên FSoft đã và đang phát triển riêng cho mình một Hệ thống quản lý mua sắm điện tử, gọi tắt là ePurchase, nó được thiết kế với mục đích tối ưu hóa quy trình mua sắm, được sử dụng ở hầu hết các công ty con trong tập đoàn FPT Software, là công ty tiên phong trong tập đoàn, đã là đơn vị đầu tiên triển khai và sử dụng thành công giao diện mới được cập nhật vào ngày 12/08/2023 Hệ thống ePurchase là một phần mềm mua sắm độc đáo, đã và đang đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người dùng tạo yêu cầu báo giá và đề xuất mua sắm trực tuyến ePurchase sẽ hiển thị các gói mua sắm cần được xử lý và cho phép nhân viên mua hàng tiếp nhận và xử lý chúng một cách minh bạch và rõ ràng Hệ thống này cũng hỗ trợ quản lý tiến độ các gói mua sắm và thực hiện phê duyệt trực tuyến, tăng cường hiệu suất và tính linh hoạt trong quy trình mua sắm Với khả năng thực hiện các thao tác trực tuyến trên hệ thống, người mua có thể dễ dàng tương tác và quản lý quy trình mua sắm một cách hiệu quả Các chức năng chính của hệ thống bao gồm:

- Cho phép người dùng tạo yêu cầu báo giá và đề xuất mua sắm

- Cho phép các nhà quản lý phê duyệt trực tuyến

- Cho phép người mua lấy báo giá trực tuyến từ các nhà cung cấp, so sánh và đánh giá các NCC, tạo các hợp đồng khung để hỗ trợ quá trình mua sắm đơn giản hơn

- Cho phép quản lý và đánh giá các nhà cung cấp

- Cho phép xuất các báo cáo về nghiệp vụ mua sắm, so sánh giá sản phẩm khi mua từ các công ty khác nhau

Giao diện của ePurchase sẽ bao gồm Trang chủ, quản lý mua sắm, quản lý hợp đồng, quản lý nhà cung cấp, danh mục, báo cáo, trợ giúp và quản trị

Hình 3.2: Giao diện hệ thống ePurchase - FPT

Nguồn: Hệ thống ePurchase - FPT

Trang chủ: Tạo ĐNMS, PAMS, Theo dõi quá trình phê duyệt ĐNMS, PAMS,

PO của các bộ phận liên quan và quá trình nhận hàng ở trang chủ hệ thống

Hình 3.3: Tạo ĐNMS trên hệ thống ePurchase - FPT

Nguồn: Hệ thống ePurchase - FPT

Quản lý hợp đồng: tạo hợp đồng mới, theo dõi thời hạn hợp đồng, tìm kiếm, xem và xuất dữ liệu hợp đồng

Quản lý Nhà cung cấp: Danh sách tất cả các nhà cung cấp và chi phí đã mua sắm với từng nhà cung cấp xếp hạng từ cao xuống thấp, các NCC đang hoạt động và các NCC bị khóa Có thể tìm kiếm NCC đã từng hợp tác trên thanh tìm kiếm của hệ thống bằng tên hoặc mã số thuế, sau khi tìm kiếm được NCC, hệ thống sẽ cung cấp cho dữ liệu về NCC đó, bao gồm các dữ liệu sau:

- Rating trung bình, thời gian hợp tác

- Tổng quan: Tổng số PO, tỷ lệ báo giá thành công, thời gian báo giá trung bình, tỷ lệ đặt hàng thành công, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, chi phí mua sắm theo nhóm HH/DV

- Thông tin: Địa chỉ, các nhóm HH/DV chính của NCC, tài khoản-ngân hàng, website, khu vực (bắc, trung, nam), nhóm NCC (nội bộ, ngoại bộ), thông tin liên hệ

Hình 3.4: Phiếu đánh giá nhà cung cấp trên hệ thống ePurchase

Nguồn: Hệ thống ePurchase – FPT

- Danh mục sản phẩm mà các công ty trong tập đoàn đã tiến hành mua sắm của nhà cung cấp

- Tạo mới NCC với những NCC lần đầu hợp tác, các thông tin bắt buộc để tạo mới một nhà cung cấp được thể hiện ở hình bên dưới:

Hình 3.5: Tạo mới NCC trên hệ thống ePurchase

Nguồn: Hệ thống ePurchase - FPT Ưu điểm

- Cho phép người dùng tạo yêu cầu báo giá và đề xuất mua sắm trực tuyến

- Tối ưu hóa quy trình mua sắm

- Minh bạch và rõ ràng trong xử lý các gói mua sắm

- Hỗ trợ lãnh đạo trong việc thực hiện phê duyệt trực tuyến

- Chưa rõ ràng và đầy đủ về khả năng quản lý hàng hóa/dịch vụ, cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp, hợp đồng

- Chỉ có thể tự động chọn nhà cung cấp dựa trên "Giá tốt nhất" với PAMS So sánh giá, khi có các yếu tố khác cần xem xét thì nhân viên mua hàng phải tự xây dựng bộ tiêu chí đánh giá và tự xác định các trọng số tiêu chí, thang điểm

- Chưa đầy đủ và chi tiết về khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu mua sắm

3.4.2 ePayment: Hệ thống Quản lý thanh toán ePayment là một hệ thống quản lý thanh toán số hóa, giúp chuyển đổi quy trình tạm ứng - thanh toán trong nội bộ của FPT thành một quy trình trực tuyến ePayment đưa vào thực tế việc phê duyệt trực tuyến thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống, từ đó giảm ngắn thời gian ở các bước phê duyệt, thanh toán, và thống kê báo cáo Các tính năng chính của ePayment bao gồm: Quản lý chi phí, ngân sách của từng công ty thành viên theo phòng ban, khoản mục, dự án; Tạo đề nghị tạm ứng, thanh toán và theo dõi tình trạng phê duyệt online của các đề nghị; Ngăn chặn chi vượt ngân sách; Cảnh báo thông tin NCC bỏ trốn ePayment được tích hợp chặt chẽ với Oracle để hạch toán ở phân hệ AP (với thanh toán) và AR (với tạm ứng) Đặc biệt, ePayment của FPT đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, đảm bảo an toàn cho thông tin tài khoản và giao dịch Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp với ngân hàng TP Bank để tự động tạo lệnh chuyển tiền Đồng thời, ePayment kết hợp với một số công cụ nội bộ khác của FPT như SSC, ePurchase, tạo ra một hệ sinh thái mạnh mẽ hỗ trợ toàn diện quản lý tài chính và thanh toán nội bộ

Tóm lại, ePayment không chỉ là một hệ thống thanh toán, mà là một công cụ quản lý tài chính mạnh mẽ, hỗ trợ FPT tối ưu hóa quy trình mua sắm và nâng cao hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp

Hình 3.6: Giao diện hệ thống ePayment - FPT

Nguồn: Hệ thống ePayment - FPT

- Chuyển đổi quy trình tạm ứng - thanh toán thành hệ thống số

- Giảm thời gian phê duyệt, thanh toán, và thống kê báo cáo

- Quản lý chi phí, ngân sách hiệu quả Ngăn chặn chi vượt ngân sách

- Cảnh báo thông tin NCC bỏ trốn

- Chưa rõ ràng về khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu mua sắm

Ngoài hai hệ thống kể trên, còn có FPT Workplace , là một mạng xã hội doanh nghiệp nội bộ của tập đoàn Mặc dù không phải là một phần của hệ thống quản lý mua sắm trực tiếp, FPT Workplace có thể giúp tăng cường giao tiếp liên quan đến công việc và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mua hàng.

Thực trạng quá trình Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại phòng PRC -

Phòng mua hàng thường cơ cấu nhân viên tương ứng với các lĩnh vực cụ thể hoặc các loại hàng hóa nhất định Mỗi nhân viên mua hàng có thể chịu trách nhiệm đánh giá nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng, và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trong lĩnh vực của mình Tất cả các gói mua sắm cần được xử lý ở Fsoft sẽ được hiển thị trên hệ thống ePurchase Nhân viên mua hàng sẽ tiếp nhận và xử lý Hệ thống quản lý mua sắm trực tuyến của công ty có thể tích hợp và quản lý dữ liệu liên quan đến các giao dịch mua sắm, thông tin về nhà cung cấp đã và đang hợp tác để cung cấp cái nhìn tổng thể và quản lý hiệu quả hoạt động mua sắm của công ty

Trước khi bắt đầu quá trình mua sắm, nhân viên phòng mua hàng tiến hành đánh giá cụ thể về nhu cầu và yêu cầu của công ty Điều này bao gồm việc xác định rõ ràng các yếu tố như tính năng, chất lượng, khả năng cung cấp, và mức giá cần thiết từ nhà cung cấp Sau đó tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định các nhà cung cấp tiềm năng và các giải pháp thích hợp cho nhu cầu cụ thể của công ty Việc tìm kiếm nhà cung cấp có thể bao gồm việc tìm kiếm trên internet, tham khảo các bản tin thị trường và thậm chí là việc tiếp xúc trực tiếp với các nhà cung cấp tiềm năng Phòng mua hàng có thể thực hiện việc thẩm định và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách đánh

47 giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ, khả năng cung cấp, uy tín và lịch sử làm việc của họ cũng như các yếu tố khác Sau khi xác định nhu cầu mua hàng, nhân viên mua hàng tại công ty sẽ lựa chọn phương án mua sắm (PAMS) tương ứng Việc này đảm bảo quá trình mua hàng hóa, dịch vụ diễn ra hiệu quả Công ty đang áp dụng 4 loại PAMS chính:

- NCC chỉ định: Sử dụng khi tổng giá trị mua sắm dưới 20 triệu, số lượng NCC tìm kiếm tối thiểu là 1 Áp dụng khi NCC là nhà cung cấp duy nhất, nhà phân phối độc quyền, hoặc thay đổi NCC sẽ gây nhiều rủi ro cho công ty

- So sánh giá: Sử dụng khi tổng giá trị mua sắm trên 20 triệu, số lượng NCC tìm kiếm tối thiểu là 3 Áp dụng cho các HH/DV không có yêu cầu đặc thù về kỹ thuật, tài chính, năng lực kinh nghiệm, … Đối với PAMS này, hệ thống ePurchase sẽ tự động xếp hạng NCC theo báo giá mới nhất và tự động trả kết quả phương án có giá tốt nhất

- So sánh giá và các tiêu chí khác: Tương tự PAMS So sánh giá, nhưng áp dụng cho các hàng hóa, dịch vụ có yêu cầu về các tiêu chí khác ngoài giá Nhân viên PRC sẽ phối hợp với chuyên gia để đánh giá NCC dựa trên bảng tiêu chí tự xây dựng Trên hệ thống ePurchase, nhân viên PRC nhấn chọn vào PAMS này trên hệ thống sẽ xây dựng hoặc điều chỉnh bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp bằng cách nhấn “Thêm tiêu chí”, tự nhập tên Tiêu chí, Trọng số và Thang điểm Bộ tiêu chí đánh giá đã được xây dựng và các trọng số của chúng đã được quyết định bởi người mua trước đó Hệ thống sẽ sử dụng các trọng số này và thang điểm tương ứng để đưa ra kết quả lựa chọn Nhà cung cấp

- Thầu: Sử dụng khi tổng giá trị mua sắm trên 5 tỷ đồng, số lượng nhà cung cấp tìm kiếm tối thiểu là 3

Thực tế, trừ PAMS “NCC chỉ định” và “Thầu”, để đánh giá và lựa nhà cung cấp, nhân viên mua hàng đa số sẽ áp dụng phương án “So sánh Giá”, họ sẽ lập ra một danh sách nhà cung cấp tiềm năng từ những hình thức nêu trên, sau đó sẽ gửi thông tin chi tiết về gói mua sắm đến ít nhất 3 nhà cung cấp để yêu cầu báo giá Hệ thống ePurchase sẽ tự động so sánh giá và hiển thị nhà cung cấp được chọn với lý do "Giá tốt nhất" Nhược điểm lớn nhất của phương án này là tập trung chủ yếu vào giá cả, bỏ qua các yếu tố khác như chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá rẻ nhất mà không đảm bảo các tiêu chí khá có thể dẫn đến các sản phẩm hoặc dịch vụ có yêu cầu đặc thù về kỹ thuật, hay các tiêu chí như năng lực kinh nghiệm, tiến độ, thanh toán và các yêu cầu khác không được xem xét trong phương án này, làm mất đi

48 tính đa dạng và chất lượng của các lựa chọn Tuy nhiên với những lý do dưới đây thì PAMS “So sánh giá” vẫn là phương án được sử dụng nhiều nhất ở phòng PRC FSoft:

- Tính đơn giản và dễ thực hiện: Phương án "So sánh giá" chỉ tập trung vào tiêu chí giá, nên việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trở nên đơn giản và dễ thực hiện hơn cho nhân viên mua hàng Không cần xây dựng bộ tiêu chí phức tạp

- Tính sẵn có của hệ thống: ePurchase có sẵn tính năng so sánh giá và tự động lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt nhất Điều này tiện lợi và giảm thiểu nỗ lực cho nhân viên

- Tập trung vào yếu tố giá: Trong nhiều trường hợp, giá cả vẫn là yếu tố quan trọng và được ưu tiên hàng đầu trong quá trình mua sắm Phương án "So sánh giá" đáp ứng được nhu cầu này

- Thiếu bộ tiêu chí chuẩn hóa: Hệ thống hiện tại chưa cung cấp bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp chuẩn hóa cụ thể cho các loại HH/DV Nhân viên phải tự xây dựng, làm cho phương án "So sánh giá và tiêu chí khác" trở nên phức tạp hơn

- Thiếu phương pháp đánh giá chi tiết: Các trọng số tiêu chí và phương pháp so sánh các nhà cung cấp chưa được xây dựng một cách chính xác, khiến nhân viên phải dựa vào cảm tính, ảnh hưởng đến tính công bằng

Trong tổng thể, mặc dù phương án "So sánh giá và tiêu chí khác" toàn diện hơn, nhưng các hạn chế về hệ thống, quy trình và năng lực của nhân viên khiến các nhân viên PRC thường chọn phương án "So sánh giá" như một lựa chọn đơn giản và dễ thực hiện hơn, vì quá trình lựa chọn nhà cung cấp sẽ dễ dàng hơn nếu chỉ có một tiêu chí được xem xét trong quá trình ra quyết định Tuy nhiên, thực tế lại phức tạp hơn với nhiều tiêu chí định tính và định lượng cần xem xét, mỗi tiêu chí đều ảnh hưởng khác nhau đến quyết định cuối cùng Các nhân viên mua hàng sẽ So sánh giá và các tiêu chí khác trong trường hợp hàng hóa/dịch vụ quan trọng và có giá trị cao, có yêu cầu đặc biệt về các tiêu chí khác ngoài giá, như kỹ thuật, tài chính, năng lực kinh nghiệm, tiến độ, thanh toán và các yêu cầu khác Điều này khiến nhân viên mua hàng phải tự xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trước mỗi lần thao tác nghiệp vụ trên hệ thống ePurchase Tương tự với hình thức “So sánh giá”, nhân viên mua hàng sẽ lập ra một danh sách nhà cung cấp tiềm năng, sau khi xem xét các nhà cung cấp đã đạt được các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng, họ tiến hành các đánh giá và so sánh giữa các nhà cung cấp bằng việc đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro của từng nhà cung cấp sau đó đưa ra

49 quyết định dựa trên cảm tính và quyết định cuối cùng vẫn dựa trên tỷ trọng yếu tố Giá cả rất cao Nhân viên chỉ dựa vào cảm tính mà không có phương pháp cụ thể hoặc không có cơ sở đối chiếu để so sánh các tiêu chí và các nhà cung cấp, từ đó có thể gặp phải một số vấn đề Thông thường, cảm tính của mỗi người có thể bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân, kinh nghiệm cá nhân hoặc mối quan hệ với các nhà cung cấp, điều này có thể dẫn đến sự thiên vị trong quá trình đánh giá và lựa chọn, làm mất đi tính khách quan và công bằng Tất cả những điều đó dẫn đến việc mất tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp

Phân tích hiệu suất các gói mua sắm

➢ Lưu ý: 2023* là khoảng thời gian tính từ ngày 1/1/2023 đến ngày 11/10/2023

3.6.1 Hiệu suất Ngân sách mua sắm

Tổng tiền PAMS ≤ Tổng tiền ĐNMS thì đảm bảo Ngân sách; Ngược lại, nếu Tổng tiền PAMS > Tổng tiền ĐNMS thì vượt Ngân sách

Bảng 3.2: Hiệu suất Ngân sách mua sắm

Số mua sắm đúng Ngân sách 1,129 1,171 680

Số mua sắm vượt Ngân sách 595 566 460

Tổng số tiền mua sắm (VNĐ) 166,794,350,540 354,190,568,447 195,210,295,140

Số tiền tiết kiệm được (VNĐ) 75,367,056,383 81,788,765,678 43,665,084,282

Số tiền vượt Ngân sách (VNĐ) 1,947,714,191 11,476,943,362 9,183,178,126

Số mua sắm không cập nhật dữ liệu Ngân sách 12 71 31

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM

Nhìn vào Tổng số mua sắm của cả 3 năm 2021, 2022 và 2023 (tính đến 11/10/20203), thấy được mức độ hoạt động mua sắm đáng kể trong năm Tổng số tiền mua sắm cho thấy mức đầu tư lớn vào việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ Tỷ lệ mua sắm đúng Ngân sách là 65.03% (năm 2021), 64.77% (năm 2022), 58.07% (năm 2023*), nhìn vào có thể thấy một phần lớn của các giao dịch mua sắm được thực hiện theo kế hoạch và đúng ngân sách được phân bổ Số tiền tiết kiệm được là những chỉ số tích cực điều này có thể là kết quả của quá trình đàm phán, ưu đãi từ nhà cung cấp, hoặc các chiến lược mua sắm hiệu quả Bên cạnh đó, tỷ lệ mua sắm vượt Ngân sách là 34.27% (năm 2021), 31.31% (năm 2022), 39.28% (năm 2023*), số tiền vượt Ngân sách là những con số khá lớn và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp cải thiện Tỷ lệ số mua sắm không cập nhật dữ liệu Ngân sách lần lượt qua các năm là 0.69%, 3.93%, 2.65%, những con số không lớn nhưng vẫn đáng chú ý, đây có thể là một vấn đề cần được giải quyết để đảm bảo tính chính xác trong quản lý ngân sách và theo dõi chi phí

Khi lựa chọn nhà cung cấp, việc đánh giá khả năng tuân thủ ngân sách và kiểm soát chi phí là rất quan trọng Dữ liệu về số tiền chi tiêu, tiết kiệm và số tiền vượt ngân sách giúp xác định tài chính của công ty và ảnh hưởng đến khả năng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với ngân sách và yêu cầu của tổ chức Thông tin về số lần mua sắm không có dữ liệu cập nhật có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin từ nhà cung cấp Việc đánh giá sự chính xác và đáng tin cậy của thông tin từ nhà cung cấp là yếu tố quan trọng trong quá trình lựa chọn Tóm lại, mặc dù có sự đa dạng trong hoạt động mua sắm và các kết quả tài chính, nhưng việc đánh giá và cải thiện các vấn đề như chi phí vượt ngân sách và cập nhật dữ liệu ngân sách có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý mua sắm của công ty trong tương lai

3.6.2 Hiệu suất Thời gian giao hàng

Ngày nhận hàng theo Thực tế ≤ Ngày nhận hàng theo Yêu cầu thì Đúng tiến độ giao hàng; Ngược lại, Nếu Ngày nhận hàng theo theo Thực tế ≤ Ngày nhận hàng theo

Yêu cầu thì Chậm trễ trong việc giao hàng

Bảng 3.3: Hiệu suất thời gian giao hàng

Số mua sắm đúng tiến độ

Số mua sắm bị chậm trễ

Không cập nhật dữ liệu thời gian Giao hàng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM

Cả ba năm đều có mức độ mua sắm đúng tiến độ khá cao, nhưng năm 2023 (đến ngày 11/10/2023) có sự cải thiện đáng kể trong việc giảm số lượng mua sắm chậm trễ Năm 2021, số mua sắm đúng tiến độ chiếm một phần lớn, khoảng 69% trong tổng số mua sắm; năm 2022, số lượng giao dịch mua sắm đúng tiến độ là 1,222, chiếm một tỷ lệ lớn khoảng 68%; con số này vào năm 2023 là khoảng 64%, thể hiện một quản lý mua sắm khá hiệu quả Trong khi đó số mua sắm chậm trễ chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ, lần lượt vào năm 2021 và 2022 là khoảng 23% và 13,5% Tuy nhiên đây vẫn là những con số đáng chú ý và cần sự quản lý chặt chẽ Năm 2023*, số mua sắm chậm trễ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (khoảng 1.5%), là một dấu hiệu tích cực về hiệu suất thời gian

Số giao dịch mua sắm được thực hiện đúng tiến độ chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số mua sắm, thể hiện được sự hiệu quả trong quản lý và thực hiện các đơn đặt hàng Tuy nhiên, số mua sắm chậm trễ tuy chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng số mua sắm nhưng vẫn là những con số đáng chú ý, có nhiều nguyên nhân gây nên sự chậm trễ này, và một trong những nguyên nhân phổ biến là Nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn Một điểm cần chú ý là số lượng giao dịch mua sắm không cập nhật thời gian giao hàng, đây là một vấn đề cần được giải quyết để đảm bảo tính chính xác trong quản lý thời gian và theo dõi chi phí Nhìn chung, dữ liệu trên cung cấp cái nhìn tổng thể về khả năng cung ứng, chất lượng dịch vụ và sự uy tín của nhà cung cấp

3.6.3 Hiệu suất Quản lý nhà cung cấp

Theo như số liệu được cập nhật ngày 24/11/2023 trên Hệ thống mua quản lý mua sắm của toàn tập đoàn - FPT ePurchase, mặc dù chưa kết thúc năm 2023, FPT đã mua sắm: 733.18 tỷ với 19,988 nhà cung cấp đang hoạt động và 819 NCC bị khóa với đa dạng các lý do khác nhau NCC lớn nhất của tập đoàn là Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FIS), một công ty con của tập đoàn, hợp tác từ tháng 2019 với các nhóm hàng hóa/ dịch vụ chủ yếu là Trang thiết bị CNTT (server, switch, tủ đĩa, đường truyền ), bản quyền phần mềm, Năm 2022, tổng chi phí mua sắm của tập đoàn là

818.1 tỷ đồng với 19,988 NCC đang hoạt động và 819 NCC bị khóa Tại FSoft HCM, theo Báo cáo mua sắm tổng hợp của PRC, tổng hợp được dữ liệu như bảng dưới:

Bảng 3.4: Hiệu suất Đánh giá Nhà cung cấp

Số mua sắm đánh giá NCC 5* 363 272 535

Số mua sắm đánh giá NCC 4* 1,028 917 238

Số mua sắm đánh giá NCC dưới 4* 3 2 0

Số mua sắm không thực hiện đánh giá NCC 342 617 398

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM

Việc đánh giá Nhà cung cấp do Nhân viên phòng mua hàng thực hiện, thường là những người chịu trách nhiệm trực tiếp về mối quan hệ với NCC và quản lý quy trình mua sắm Phân tích bảng dữ liệu đánh giá nhà cung cấp trong ba năm qua (2021, 2022, và 2023*) đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá mức độ đánh giá các nhà cung cấp và khám phá sâu hơn về chất lượng sản phẩm, sự uy tín, khả năng cung ứng và giao hàng, cũng như chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp Điều này không chỉ giúp tổ chức hiểu rõ hơn về những gì mà các nhà cung cấp mang lại mà còn tạo ra cơ sở để xác định mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững

Số lượng mua sắm đánh giá NCC 5* lần lượt là 363 và 272 lần lượt qua các năm

2022 và 2023 đây có thể là dấu hiệu tích cực về chất lượng và hài lòng từ phía nhà cung cấp đối với một số lượng lớn các giao dịch Riêng đối với năm 2023*, số lượng đánh giá 5* tăng đáng kể so với năm 2022, điều này có thể là kết quả của mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp hoặc chiến lược mua sắm được tối ưu hóa Đối với số lượng giao dịch mua sắm được đánh giá 4* xấp xỉ gấp 3 lần số đánh giá 5* ở năm 2021 và 2022, chỉ ra một mức độ hài lòng khá cao từ phía nhà cung cấp, mặc dù không đạt đến mức tuyệt vời như đánh giá 5*, duy chỉ có năm 2023, số lượng đánh giá NCC 5* lại gấp đôi số đánh giá 4* Số Lượng Mua Sắm Đánh Giá NCC Dưới 4* rất thấp, có thể được coi là tích cực về chất lượng dịch vụ từ phía nhà cung cấp Đặc biệt, số lượng mua sắm không thực hiện đánh giá NCC khá cao ở tất cả các năm đặc biệt là năm 2022, cần xem xét để tăng cường việc đánh giá nhà cung cấp, đặc biệt là đối với các giao dịch quan trọng và chiến lược, để có cái nhìn đầy đủ về chất lượng dịch vụ từ tất cả các nhà cung cấp

CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

Việc triển khai phương pháp AHP trong Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Qua việc đánh giá thực trạng mua sắm tại phòng mua sắm FSoft HCM, cụ thể ở 3.5, việc đề xuất một phương pháp toán học cụ thể như AHP (Analytic Hierarchy Process) có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp này và việc triển khai phương pháp này trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại công ty là hoàn toàn khả thi và có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể Phương pháp AHP là một công cụ mạnh mẽ để xác định sự ưu tiên và đánh giá quan hệ tương đối giữa các yếu tố quyết định đa tiêu chí Đây là một phương pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, không quá phức tạp toán học, và khiến người dùng cảm thấy rằng họ có thể giải quyết các vấn đề phức tạp dựa trên quan điểm của bản thân Phương pháp AHP có thể giúp tối ưu hóa quá trình đánh giá và lựa chọn bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật tính toán để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể và khách quan hơn Điều này làm cho nó phù hợp với các doanh nghiệp lớn và phức tạp như công ty phần mềm đang nghiên cứu Với sự quản lý và tổ chức hợp lý, các bộ phận có thể hợp tác làm việc cùng nhau để triển khai và thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả Để triển khai phương pháp AHP trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại một công ty, ta có thể thực hiện các bước sau:

- Xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá: Xác định mục tiêu cụ thể của việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp; Xác định các tiêu chí quan trọng liên quan đến mục tiêu, bao gồm giá cả, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, khả năng cung ứng, uy tín của nhà cung cấp và bất kỳ tiêu chí nào khác có thể quan trọng

- Xác định ma trận so sánh: Xác định các cặp so sánh giữa các tiêu chí và đánh giá mức độ ưu tiên của mỗi cặp so sánh bằng cách sử dụng phương pháp định lượng hoặc định tính Nhân viên liên quan hoặc nhóm chuyên gia tham gia vào việc đánh giá và đưa ra các phân tích

- Xử lý dữ liệu và tính toán: Sử dụng dữ liệu thu thập được từ các đánh giá so sánh để xây dựng ma trận trọng số riêng cho mỗi tiêu chí Sử dụng các phương pháp tính toán AHP để tính toán trọng số tổng hợp cho mỗi nhà cung cấp

- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Sử dụng trọng số được tính toán từ phương pháp AHP để đánh giá và xếp hạng các nhà cung cấp theo mức độ phù hợp với các tiêu chí quan trọng

- Đánh giá kết quả và cập nhật: Đánh giá kết quả của quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra sự phù hợp của các quyết định và điều chỉnh nếu cần thiết Cập nhật và theo dõi các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp được lựa chọn để đảm bảo rằng họ vẫn đáp ứng được các tiêu chí và mục tiêu của công ty

Quá trình triển khai phương pháp AHP trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tại một công ty đòi hỏi sự chuyên môn và cẩn thận trong việc thu thập và xử lý dữ liệu, cũng như sự tham gia tích cực của các nhóm chuyên môn và quản lý để đảm bảo rằng quá trình đánh giá được thực hiện một cách minh bạch, công bằng và hiệu quả

Nghiên cứu xem xét việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết để phục vụ quá trình vận hành FSoft, đặc biệt, tập trung vào việc mua sắm Laptop, sản phẩm tiêu biểu đại diện cho nhu cầu của công ty Đối với một công ty phần mềm, máy tính laptop không chỉ là một thiết bị công nghệ thông thường, mà còn là một phần quan trọng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty Trong ngành công nghiệp phần mềm, quy trình phát triển và kiểm thử phần mềm đòi hỏi sự linh hoạt và tính toàn diện Máy tính/laptop là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc của một công ty phần mềm, cung cấp cho nhân viên công nghệ thông tin cũng như các nhóm phát triển phần mềm một nền tảng di động và đa nhiệm để thực hiện các nhiệm vụ từ việc lập trình, thiết kế, đến kiểm thử và triển khai phần mềm Tất cả các phòng ban, từ nhân viên phát triển phần mềm đến bộ phận kinh doanh và hỗ trợ khách hàng, đều cần sử dụng máy tính hoặc laptop để thực hiện công việc hàng ngày Đặc biệt, việc mua sắm và duy trì một lượng lớn máy tính laptop có thể đòi hỏi ngân sách đáng kể của công ty Laptop là sản phẩm được phòng mua hàng của FSoft tiến hành mua sắm với tần suất thường xuyên, liên tục và với số lượng tương đối lớn thể hiện ở bảng 4.1, (Hiệu suất mua sắm chiếm 18% so với tổng số mua sắm của công ty năm 2022) Việc Đánh giá nhà cung cấp giúp công ty quản lý chi phí một cách hiệu quả, đảm bảo rằng sản phẩm được mua là giá trị tốt nhất

57 cho ngân sách Những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt sau bán hàng đảm bảo rằng công ty có nguồn hỗ trợ đáng tin cậy khi gặp vấn đề với sản phẩm Lựa chọn nhà cung cấp có uy tin giúp xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài, đồng thời giảm rủi ro khi cần mở rộng hoặc cần hỗ trợ bổ sung Do đó, việc đảm bảo rằng việc đầu tư vào Laptop mang lại giá trị và hiệu quả kinh tế là rất quan trọng Quản lý đầu tư vào nhóm sản phẩm Máy tính/ laptop một cách thông minh và hiệu quả sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí cũng như tăng cường năng suất làm việc của nhân viên Việc sử dụng Laptop làm sản phẩm tiêu biểu cho đề tài nghiên cứu "đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp AHP tại công ty FPT Software" không chỉ hợp lý mà còn có ý nghĩa và khả thi trong việc nghiên cứu và ứng dụng trong thực tế công việc

Hiệu suất và chi phí mua sắm Nhóm HH/DV: Máy tính, Laptop của Fsoft Hồ Chí Minh được thể hiện như bảng dưới đây:

Bảng 4.1: Số lượng và chi phí mua sắm Nhóm HH/DV Máy tính, Laptop

Số lượng đơn vị mua sắm

Chi phí mua sắm (VNĐ)

Tổng 166,794,350,840 354,190,568,447 195,210,295,140 Nhóm Máy tính, Laptop 51,957,842,558 28,468,353,469 7,607,812,209

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM Để hình dung rõ hơn, hãy xem xét các biểu đồ bên dưới:

Hình 4.1: Số lượng và chi phí mua sắm Nhóm HH/DV Máy tính, Laptop năm 2022

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM

Hình 4.2: Số lượng và chi phí mua sắm Nhóm HH/DV Máy tính, Laptop năm 2023*

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo mua sắm PRC FSoft HCM

Bảng dữ liệu 4.1 về số lượng đơn vị mua sắm và chi phí mua sắm của nhóm sản phẩm Máy tính, Laptop từ năm 2021 đến năm 2023* tại trung tâm mua sắm của Công ty FPT Software Hồ Chí Minh cung cấp thông tin quan trọng về việc mua sắm và chi phí liên quan đến sản phẩm này trong thời gian đó Đặc biệt, số lượng đơn vị mua sắm và chi phí cho nhóm hàng hóa Máy tính, Laptop của FSoft HCM chiếm tỉ lệ khá cao so với các loại hàng hóa/dịch vụ khác Việc chi phí cho nhóm hàng hóa Máy tính, Laptop là một con số không hề nhỏ, với gần 52 tỷ đồng vào năm 2021 và hơn 28 tỷ đồng sau đại dịch Covid-19 vào năm 2022 Điều này cho thấy mức độ quan trọng và chi phí đáng kể mà công ty FPT Software đã đầu tư vào việc mua sắm sản phẩm Máy tính, Laptop

Thông qua bảng dữ liệu này, quản lý trung tâm mua sắm có thể đánh giá sự phát triển của nhu cầu mua sắm và chi phí liên quan đến sản phẩm Máy tính, Laptop qua các năm Sử dụng dữ liệu về số lượng đơn vị mua sắm và chi phí mua sắm của nhóm Máy tính, Laptop để đánh giá mức độ quan trọng của sản phẩm này trong quá trình mua sắm của công ty, giải thích lí do tại sao Laptop được chọn làm sản phẩm tiêu biểu cho Case study đánh giá và lựa chọn NCC bằng AHP mà không phải các loại HH/DV khác.

Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá

Từ các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp laptop chuẩn được đề cập ở mục 4.2, tác giả đã thực hiện một quá trình tổng hợp và phân tích toàn diện để xác định và miêu tả chi tiết các tiêu chí phù hợp Trước hết, tác giả đã xem xét và phân tích các nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực lựa chọn nhà cung cấp, nhằm hiểu rõ các tiêu chí quan trọng và các thực tiễn tốt đã được áp dụng làm cơ sở cần thiết để định nghĩa các tiêu chí Đồng thời, tác giả cũng tổng hợp thông tin từ các nguồn dữ liệu liên quan, bao gồm mục tiêu, yêu cầu của FPT Software, kinh nghiệm và thực tiễn hoạt động, cũng như phân tích về ngành và thị trường laptop Kết hợp với đó, tác giả đã trao đổi và tham vấn ý kiến từ các bộ phận, cá nhân có vai trò quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp tại FPT Software, như bộ phận mua hàng, CNTT, từ đó, bộ tiêu chí được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp Quá trình này không chỉ giúp tác giả định nghĩa và miêu tả chi tiết các tiêu chí, mà còn cho phép xây dựng một bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp laptop chuẩn phù hợp với ngữ cảnh và nhu cầu cụ thể của FPT Software Kết quả là một kịch bản đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp toàn diện, đáp ứng được yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan Các tiêu chí quan trọng được miêu tả chi tiết trong bảng dưới:

Bảng 4.2: Các tiêu chí đánh giá

Tiêu chí Định nghĩa Nguồn tham khảo

Chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng Phiếu chứng nhận chất lượng sản phẩm

Sự phù hợp của sản phẩm với nhu cầu (sản phẩm đáp ứng hoặc vượt qua các yêu cầu kỹ thuật, hiệu suất, bền bỉ và chất lượng đã được đề ra)

Kết quả kiểm tra, sử dụng sản phẩm

Dickson (1966) Thiruchelvam & Tookey (2011) Ustun & Demirtas (2008)

C2 Sự uy tín của nhà cung cấp

Thông tin rõ ràng, dễ liên lạc, thái độ làm việc chuyên nghiệp và phản hồi nhanh chóng

Có một lịch sử làm việc tốt và sự minh bạch trong hợp tác Phản hồi tích cực từ các khách hàng trước

Hồ sơ nhà cung cấp

Nhà cung cấp tuân thủ các quy định pháp lý và quy trình công ty, bao gồm cả các quy định về chất lượng, an toàn, môi trường, … Trải nghiệm làm việc với NCC

Gencer and Gürpinar (2007) Jharkharia and Shankar (2007) Thanaraksakul &

Ustun & Demirtas (2008) Chan và cộng sự (2008)

C3 Giá cả và thanh toán

Giá sản phẩm (Nhà cung cấp phải có lợi thế về giá cả, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp và tiến hành phân tích xu hướng giá)

Thanaraksakul and Phruksaphanrat (2009) Watt et al (2010) Xia and Wu (2007) Sabri và cộng sự (2022)

Chính sách thanh toán: hình thức và thời gian thanh toán

Các điều khoản trong hợp đồng của nhà cung cấp

Weber và cộng sự (1991) Hruška và cộng sự (2014)

C4 Khả năng cung ứng và giao hàng

Năng lực cung ứng, hỗ trợ của NCC Khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm khi các điều kiện liên quan thay đổi Đối với việc giao hàng, nhà cung cấp phải có hệ thống giao hàng nhanh chóng và thuận tiện, rút ngắn chu kỳ giao hàng và đảm bảo giao hàng đúng hẹn

Tahriri et al (2008) Xia and Wu (2007) Dickson (1966) Thiruchelvam & Tookey (2011) Ustun & Demirtas (2008)

Khả năng hỗ trợ kỹ thuật, chính sách bảo hành và dịch vụ hậu mãi Độ chính xác của việc hoàn thành đơn hàng: Giao hàng đúng hẹn, đúng loại hàng, đúng chất lượng và số lượng, … Chuyên nghiệp và linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề, phản hồi khiếu nại

Ustun and Demirtas (2008) Wang et al (2009)

Xia and Wu (2007) Sabri và cộng sự (2022) Dickson (1966)

Weber và cộng sự (1991) Hruška và cộng sự (2014) Nguyen và cộng sự (2023)

Cung cấp dữ liệu được kiểm soát và trao đổi thông tin xuyên suốt giữa công ty và nhà cung cấp

Tuân thủ các chính sách bảo mật và quyền riêng tư cần thiết

C7 Tính liên kết với chiến lược của tổ chức

Sự phù hợp, liên kết chặt chẽ và đồng bộ với chiến lược tổng thể của tập đoàn (NCC nội bộ và ngoại bộ)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Dữ liệu cho phương pháp AHP

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tiến hành việc thu thập dữ liệu thông qua việc tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Tiến hành phỏng vấn trực tiếp với các chuyên viên mua hàng tại FSoft HCM, gồm 3 chuyên viên mua hàng chuyên về mua sắm thiết bị IT - nhóm hàng hóa Máy tính/ Laptop Họ là những người có ảnh hưởng đối với quá trình lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm Laptop chuẩn và được lựa chọn dựa trên kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực này Trong phiên thảo luận này, các chuyên viên có thể tự do thảo luận, chia sẻ ý kiến và đánh giá các tiêu chí và nhà cung cấp dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết cá nhân của họ Điều này nhằm khuyến khích sự thảo luận chi tiết và sự tương tác nhiều hơn để dễ dàng so sánh ý kiến giữa các chuyên gia được phỏng vấn Trước khi phỏng vấn, cần chuẩn bị trước bảng câu hỏi

Cùng với những định nghĩa về chuyên gia ở 2.5.2, trong nghiên cứu "Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp AHP tại trung tâm mua sắm Công ty FPT Software Hồ Chí Minh" chuyên gia được xác định là những cá nhân có kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm trong lĩnh vực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Đây là những người có hiểu biết rộng về quản lý chuỗi cung ứng, chi phí và hiệu quả kinh doanh, phương pháp AHP và đánh giá quyết định, mua sắm và quản lý nhà cung cấp, cũng như công nghệ thông tin và sản phẩm Laptop ở FSoft Đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chuyên môn và hỗ trợ quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách chính xác và hiệu quả

Họ được lựa chọn để tham gia vào quá trình đánh giá, đưa ra quyết định và hỗ trợ tác giả trong việc lựa chọn nhà cung cấp tối ưu cho trung tâm mua sắm của Công ty FPT Software Hồ Chí Minh Để xác định các chuyên gia đã tham gia trả lời cho bảng hỏi của tác giả, danh sách chuyên gia sau đây đã được lập ra:

- Chị Trần Thị Vân Anh - Giám đốc Trung tâm mua sắm Công ty FPT Software

- Anh Nguyễn Thái Phong - Chuyên viên mua sắm nhóm thiết bị IT

- Anh Mai Tấn Khoa - Chuyên viên mua sắm nhóm thiết bị IT

Danh sách trên sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về nguồn dữ liệu và sự đóng góp của các chuyên gia trong quá trình nghiên cứu của đề tài Kết quả sau các cuộc phỏng vấn, tất cả các chuyên gia được phỏng vấn đều đưa ra cùng một ý kiến đó các tiêu chí như Chất lượng sản phẩm và Giá cả phải được xem xét là một trong những tiêu chí chính quan trọng nhất trong các tiêu chí Ngoài ra, các chuyên gia cũng đã chia sẻ rằng những nhà cung cấp nội bộ thì sẽ được xem xét đánh giá ưu tiên hơn các Nhà cung cấp khác qua tiêu chí “Tính liên kết với chiến lược của tổ chức” Về so sánh đánh giá giữa các nhà cung cấp, các chuyên gia đã chia sẻ về những trải nghiệm làm việc của mình với từng nhà cung cấp và những hiểu biết của họ về những nhà cung cấp đó, sau đó cùng đưa ra so sánh đánh giá các nhà cung cấp trong từng tiêu chí

Sau đó, thiết kế một cuộc khảo sát trực tuyến đơn giản bao gồm các câu hỏi về tầm quan trọng của các tiêu chí và hiệu suất của các nhà cung cấp Tất nhiên bảng câu hỏi đã được chọn lọc và hiệu chỉnh dựa trên hiểu biết của tác giả và ý kiến của các chuyên gia thông qua cuộc phỏng vấn sâu được đề cập trước đó, bảng câu hỏi so sánh mức độ ưu tiên giữa các cặp tiêu chí trong quá trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp được thiết kế với thang điểm 9 mức độ Sau đó bảng câu hỏi chính thức sẽ được gửi đến

15 người, trong đó có 13 chuyên viên mua hàng thuộc phòng mua hàng và 2 người dùng cuối thuộc bộ phận IT của công ty - những người có cái nhìn sâu sắc về yêu cầu kỹ thuật và tính năng mà laptop cần phải đáp ứng Phân phối khảo sát thông qua email và tin nhắn qua nền tảng mạng xã hội nội bộ của công ty (được thiết kế chỉ dành riêng cho nhân viên FSoft), để những người tham gia khảo sát có thể dễ dàng truy cập và hoàn thành Đây là một phương pháp hiệu quả để thu thập dữ liệu từ một số lượng lớn người tham gia trong thời gian tương đối ngắn, cho phép thu thập thông tin một cách dễ dàng

64 và thuận tiện Mục tiêu của nó là nhằm xác định các yêu cầu cơ bản nhất cũng như các tiêu chuẩn chung cần xem xét cho quá trình đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp cho sản phẩm Laptop chuẩn

Tác giả cũng xem xét các nguồn dữ liệu phụ, bao gồm việc xem xét tài liệu hiện có và các nghiên cứu trường hợp về các thực hành lựa chọn nhà cung cấp, đặc biệt là những nghiên cứu áp dụng phương pháp AHP Các thông tin về hiệu suất và đáng tin cậy của các nhà cung cấp dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu lịch sử từ công ty và các tài liệu quản lý chất lượng để hiểu về các nhà cung cấp và tiêu chí quan trọng Sử dụng các nguồn dữ liệu thứ cấp như bảng biểu, số liệu, thông tin phản ánh công tác mua sắm laptop chuẩn tại công ty

Phương pháp đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chí lựa chọn NCC

Sử dụng phương pháp chỉ số quan trọng tương đối (The Relative Importance Index - RII) để đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chí lựa chọn Sản phẩm Laptop chuẩn FSoft dựa trên khảo sát thu thập số liệu cần thiết Kết quả khảo sát bằng phương pháp này được sử dụng để củng cố, bổ trợ cho dữ liệu thu thập từ khảo sát trực tuyến, nhằm đạt được độ chính xác cao hơn Việc kết hợp các nguồn dữ liệu này sẽ giúp tăng cường tính khách quan và tin cậy của thông tin, nâng cao chất lượng của nghiên cứu

Phương pháp RII sử dụng một thang đo thứ tự từ 1 đến 5 để xác định mức độ ảnh hưởng của từng tiêu chí: 1- Rất không quan trọng; 2- Quan trọng rất ít; 3- Quan trọng trung bình; 4- Quan trọng; 5-Rất quan trọng

RII được tính theo công thức sau:

Trong công thức trên, 𝑾 𝒊 biểu thị đánh giá mức độ quan trọng, được đo trên thang đo từ 1 đến 5 bởi người tham gia khảo sát; 𝑿 𝒊 là số lượng người khảo sát lựa chọn trong thang đo thứ i; i là thang đo thứ tự từ 1 đến 5 Đánh giá mức độ quan trọng của các tiêu chí Bên cạnh khảo sát trực tuyến được đề cập ở trên, tác giả cũng tiến hành gửi phiếu khảo sát giấy đến các bên liên quan để tăng tính chính xác cho dữ liệu, cụ thể như sau:

- Thiết kế bảng hỏi (có sự điều chỉnh so với các câu hỏi ở bảng câu hỏi khảo sát trực tuyến, các câu hỏi này được thiết kế phù hợp với mục tiêu và cách áp dụng phương pháp RII)

- Chọn lọc và hiệu chỉnh nhóm các câu hỏi dựa trên ý kiến đóng góp của người tham gia khảo sát

- Hiệu chỉnh và hoàn tất phiếu khảo sát, tiến hành gửi bảng câu hỏi chính thức Phiếu khảo sát được gửi tới người tham gia khảo sát Số phiếu thu về được xử lý kết quả, có 7/7 phiếu thỏa mãn

Theo hướng dẫn của Hair và đồng nghiệp, với một số lượng biến độc lập là 7, số mẫu tối thiểu cần thiết để đảm bảo ý nghĩa thống kê là n ≥ 50 + m * m, trong đó m là số biến độc lập Trong trường hợp này, nếu có 7 biến độc lập, theo công thức, số mẫu tối thiểu là n ≥ 50 + 7 * 7 = 99 Tuy nhiên, do quy mô nhỏ của đề tài và hạn chế về nguồn nhân lực nên chỉ có khả năng khảo sát được 7 người là 5 Chuyên viên mua hàng và 2 User, từ đó chỉ thu được 7 phiếu khảo sát Mặc dù số lượng mẫu nhỏ hơn so với yêu cầu tối thiểu, nhưng vẫn tiếp tục phân tích và đánh giá kết quả để có cái nhìn tổng thể về mức độ quan trọng của các tiêu chí trong lựa chọn Nhà cung cấp, kết quả thu được vẫn có ý nghĩa và giá trị hữu ích cho bài báo này

Dựa vào số liệu khảo sát thu được, tính tỷ lệ phần trăm (%) số phiếu cho mỗi mức độ đánh giá trên tổng số phiếu khảo sát đối với từng tiêu chí, sau đó tính chỉ số tương quan tương đối RII Kết quả phân tích được thể hiện ở bảng sau đây:

Bảng 4.3: Kết quả Khảo sát theo phương pháp RII

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Xác định trọng số và Xếp hạng các tiêu chí

Các tiêu chí chính được đánh giá so sánh mối tương quan theo từng cặp riêng biệt, tạo ra độ chi tiết cho dữ liệu tính toán và kết quả ma trận điểm số giữa các tiêu chí chính, thể hiện trong bảng dưới đây

Bảng 4.4: Ma trận so sánh cặp của các tiêu chí

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sau khi xây dựng được ma trận so sánh cặp, cần tiến hành chuẩn hóa ma trận vừa có được, trọng số tiêu chí tính bằng công thức sau: Để dễ hiểu hơn, trước hết, cần tính tổng theo cột các phần tử trong Ma trận so sánh cặp, sau đó chia mỗi phần tử cho tổng của cột tương ứng trong ma trận này Khi đó, trọng số tương ứng với mỗi tiêu chí sẽ được chuẩn hóa để đảm bảo tổng trọng số bằng 1 Trọng số cuối cùng sẽ là kết quả sau khi tính toán trung bình cộng theo hàng trong bảng ma trận chuẩn hóa được xây dựng từ các bước vừa nêu

Bảng 4.5: Ma trận chuẩn hóa của các tiêu chí

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Để tính chỉ số nhất quán, trước hết cần tính Lambda max (𝜆 𝑚𝑎𝑥 ) Để tính 𝜆 𝑚𝑎𝑥 , cần tìm vector riêng cho ma trận so sánh cặp và sau đó tính giá trị riêng lớn nhất của ma trận đó Nhân ma trận chuẩn hóa với trọng số (vector riêng tương ứng với giá trị riêng lớn nhất) Cộng các phần tử trong mỗi cột của ma trận kết quả và tính trung bình cộng mỗi cột Giá trị trung bình của các giá trị này là 𝜆 𝑚𝑎𝑥 Nói đơn giản hơn, nếu thực hiện tính toán 𝜆 𝑚𝑎𝑥 trong Excel, ta nhân mỗi phần tử trong ma trận so sánh cặp với trọng số các tiêu chí vừa tính được ở ma trận chuẩn hóa Sau đó tính tổng các phần tử trong ma trận kiểm tra tính nhất quán vừa tính được theo hàng, rồi lấy các tổng này chia cho các trọng số tiêu chí tương ứng để được một cột gồm các vector nhất quán, 𝜆 𝑚𝑎𝑥 sẽ là trung bình cộng của cột vector nhất quán

Bảng 4.6: Ma trận kiểm tra tính nhất quán

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp λ max bằng trung bình cộng theo cột Vector nhất quán

Vì có 7 tiêu chí nên n=7 tương ứng với RI=1.32

Tỷ số nhất quán CR là 2.4576%, dưới 10%, là một mức độ nhất quán chấp nhận được Từ đây, có thể sử dụng trọng số của các tiêu chí để đánh giá Tùy chọn NCC

Bảng 4.7: Tổng hợp trọng số của các tiêu chí

Tiêu chí Trọng số Xếp hạng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Xác định trọng số và Xếp hạng các Nhà cung cấp

Đối với nhóm sản phẩm Máy tính/ Laptop, công ty FPT Software đang có 4 nhà cung cấp mà họ tiến hành việc mua sắm thường xuyên là Chi nhánh Công ty TNHH phân phối Synnex FPT (gọi tắt là Synnex), Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT (FRT), đây là 2 công ty liên kết trực tiếp với tập đoàn FPT, 2 công ty ngoài nội bộ FPT là Công ty TNHH HITEK (HITEK) và Công ty phần Dịch vụ Công nghệ TSC Việt Nam (TSC) Lưu ý, với nhóm sản phẩm này, khi tiến hành đánh giá các nhà cung cấp là các đối tác không thuộc nội bộ của tập đoàn FPT với những đối tác nội bộ (các công ty con và công ty liên kết của tập đoàn FPT), các tiêu chí và trọng số trong quá trình đánh giá có thể được điều chỉnh để phản ánh mối quan hệ và yêu cầu cụ thể của công ty FPT Software Một số điểm cần xem xét:

- Tính phù hợp với chiến lược của tổ chức: Đối với nhà cung cấp nội bộ, có thể có sự liên kết chặt chẽ và đồng bộ với chiến lược tổng thể của tập đoàn Trong khi đánh giá các đối tác ngoại bộ, có thể cần đánh giá mức độ này và xem xét cách chúng tương thích với mục tiêu chiến lược của FPT Software

- Chi Phí và Hiệu Quả: Các đối tác ngoại bộ có thể mang lại lợi ích về chi phí hoặc hiệu quả mà các đối tác nội bộ không thể cung cấp Trọng số của chi phí và hiệu quả có thể được điều chỉnh để phản ánh những yếu tố này

- Chất Lượng và An Toàn Thông Tin: Mặc dù những yếu tố này vẫn quan trọng, nhưng có thể cần tăng cường đánh giá đối với các đối tác ngoại bộ để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đúng mức độ chất lượng và bảo mật

- Quản Lý Rủi Ro: Các rủi ro có thể được đánh giá khác nhau tùy thuộc vào mức độ kiểm soát và ổn định của các đối tác ngoại bộ so với đối tác nội bộ

- Khả Năng Mở Rộng và Hỗ Trợ Tương Lai: Mức độ linh hoạt và khả năng của các đối tác ngoại bộ để hỗ trợ mở rộng trong tương lai cũng có thể là các yếu tố quan trọng cần xem xét

Quan trọng nhất là điều chỉnh các tiêu chí và trọng số để phản ánh mục tiêu chiến lược cụ thể và đặc điểm của từng đối tác Sự linh hoạt trong việc đánh giá giúp công ty đảm bảo rằng quy trình đánh giá không chỉ công bằng mà còn phản ánh đúng các ưu tiên và mục tiêu chiến lược

Tính độ ưu tiên của các tùy chọn NCC theo từng tiêu chí Ở bước này sẽ tính toán cho từng tiêu chí, cách tính toán giống như tính độ ưu tiên của các tiêu chí ở 4.4, nhưng số liệu đưa vào đánh giá là kết quả so sánh mức độ ưu tiên của các tùy chọn NCC xem xét theo từng tiêu chí (theo ý kiến của các chuyên gia) Như thế, đánh giá phải thực hiện tổng 7 ma trận cho 7 tiêu chí khác nhau Kết quả là ta có 7 ma trận Cũng cần tiến hành kiểm tra tỷ số nhất quán để đảm bảo kết quả thu được có độ tin cậy phù hợp Sau đó tính điểm cho các tùy chọn NCC và lựa chọn NCC có số điểm cao nhất Đây là bước cuối cùng trong quá trình đánh giá và đưa ra lựa chọn NCC

Từ kết quả ở phần này, tổng hợp được ma trận trọng số các tùy chọn NCC theo các tiêu chí Nhân ma trận này với ma trận trọng số các tiêu chí là kết quả ở 4.4, được kết quả là một ma trận 4 hàng (4 tùy chọn) 1 cột (giá trị trọng số) Ma trận kết quả sẽ cho biết NCC tốt nhất nên chọn, là NCC có giá trị trọng số cao nhất

Xem ở Phụ lục 2 để có thêm thông tin, từ đó đưa ra đánh giá và so sánh các NCC với nhau đối với tiêu chí “Chất lượng sản phẩm”

Bảng 4.8: Ma trận so sánh cặp của các NCC theo tiêu chí C1

NCC Synnex FRT HITEK TSC

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sau khi xây dựng ma trận so sánh cặp, tiến hành tính toán ma trận so sánh cặp được chuẩn hóa và trọng số của các nhà cung cấp theo tiêu chí C1 Sau đó tiến hành kiểm tra tính nhất quán Cách tính tương tự như cách tính trọng số của các tiêu chí

Bảng 4.9: Ma trận chuẩn hóa của các NCC theo tiêu chí C1

NCC Synnex FRT HITEK TSC

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Kiểm tra tính nhất quán: Với số lượng NCC là 4, tra theo bảng 2.2 thì RI = 0.9, λmax = 4.0792, CI = 2.6401% nên CR = 2.9334% FPT Retail > TSC > HITEK Vì vậy, tại thời điểm hiện tại, công ty nên chọn NCC Synnex FPT để cung cấp sản phẩm Laptop chuẩn Mong muốn của mọi công ty luôn là tìm được nhà cung cấp giá rẻ, chất lượng tốt nhất, có độ tin cậy cao và khả năng cung cấp nguồn hàng ổn định trong suốt quá trình hợp tác, Nên khi phải lựa chọn giữa các nhà cung cấp thì kết quả được chọn sẽ là sự tổng hòa của các tiêu chí

Trọng số cho các tiêu chí chỉ ra rằng Chất lượng sản phẩm, Sự uy tín của Nhà cung cấp và Giá cả vẫn là những yếu tố quan trọng, chi phối quá trình lựa chọn với giá trị lần lượt là 0.38, 0.27 và 0.14 Nhà cung cấp Chi nhánh Công ty TNHH phân phối Synnex FPT giữ vị trí ưu tiên cho sản phẩm Laptop chuẩn FSoft và duy trì ưu thế trong cả 3 tiêu chí kể trên, ưu thế này thể hiện giúp hiểu rõ tầm quan trọng của cả tiêu chí đối với quy trình lựa chọn cũng như đưa ra xếp hạng cho các nhà cung cấp để so sánh hiệu suất tương đối giữa họ Kết quả đã được thảo luận với các chuyên gia mua sắm của công ty và được chứng thực khi xem xét tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng

4.6.2 Kết quả đạt được và một số thách thức trong quá trình đánh giá, lựa chọn Nhà cung cấp khi áp dụng Phương pháp AHP

Bài viết đã đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế của việc khảo sát quá nhiều câu hỏi trong quá trình đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp trước đây Với phương pháp AHP, sau khi tính toán trọng số của các tiêu chí, các chuyên viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bằng cách chấm điểm nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí này Điểm của nhà cung cấp sẽ được tính bằng tổng điểm của tất cả các tiêu chí nhân với trọng số tương ứng của từng tiêu chí Với cách tiếp cận này, có thể giúp tiết kiệm thời gian khảo sát Công ty có thể đạt được mục tiêu của mình với ít nguồn lực hơn

Tuy nhiên, trong việc áp dụng AHP để đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp tại FSoft còn một số yếu điểm và thách thức Một số vấn đề đã được giải quyết, nhưng một số khác đã thay đổi hướng của nghiên cứu hoặc hạn chế việc áp dụng kết quả

Ví dụ, một số hợp đồng giữa công ty và các nhà cung cấp liên quan đến các năm trước, dẫn đến sự chênh lệch về giá cả và các yếu tố ảnh hưởng của những nhà cung cấp này so với các nhà cung cấp khác ký hợp đồng trong năm nay Hơn nữa, biến động giá cả và nhu cầu thị trường có thể thay đổi mục tiêu hoạt động của công ty, dẫn đến một vài

82 thay đổi đối với các sản phẩm phần mềm, từ đó ảnh hưởng đến việc xem xét các yêu cầu kỹ thuật của Sản phẩm Laptop chuẩn

Bên cạnh đó, để xây dựng ma trận ưu tiên so sánh, quá trình thu thập ý kiến từ các chuyên gia là cần thiết, nhưng điều này có thể đòi hỏi thời gian và công sức Đôi khi, người ra quyết định có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt các mức độ quan trọng khác nhau giữa các tiêu chí Cùng với đó, những sai sót nhỏ trong quá trình so sánh cặp có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng, đặt ra thách thức về độ chính xác của quá trình này Việc so sánh từng cặp có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt khi có một số lượng lớn các tiêu chí và yếu tố cần đánh giá nhưng không sử dụng công cụ hay phần mềm khác để hỗ trợ Mặt khác, khi một tiêu chí mới được thêm vào, quá trình phải lặp lại từ đầu, tăng độ phức tạp và tốn kém về thời gian Khi có nhiều tiêu chí hơn, có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc nhóm các tiêu chí thành nhiều nhóm hơn để giải quyết bài toán đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách hiệu quả và khoa học Để đảm bảo tính khả thi của quy trình, cần lưu ý đến những thách thức vừa nêu, quan trọng phải thực hiện AHP một cách cẩn thận và đảm bảo tính khách quan trong quá trình thu thập ý kiến từ các chuyên gia.

Đề xuất và hướng nghiên cứu tiếp theo

Xét thấy cho đến nay, việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo nhu cầu của công ty và nhằm đáp ứng nhu cầu đó, dựa trên nhận định trực quan của các chuyên gia để so sánh các nhà cung cấp Tuy nhiên, từ kết quả của nghiên cứu này, đề xuất việc lựa chọn nhà cung cấp ở FSoft và các công ty tương tự khác nên được thực hiện bằng cách thu thập thông tin cần thiết của các mô hình một cách có hệ thống và khoa học Trong quá trình nghiên cứu, tôi nhận ra những điểm mới và nhiều sự mơ hồ hơn Do đó, tôi đề xuất một số chủ đề cho các nghiên cứu sau này:

- Khuyến nghị xây dựng một hệ thống đánh giá nhà cung cấp có cơ sở khoa học và toàn diện bằng việc tích hợp phương pháp AHP vào hệ thống quản lý mua sắm điện tử của công ty để hỗ trợ quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách hiệu quả Xây dựng một hệ thống đánh giá đa tiêu chí, xác định trọng số cho mỗi tiêu chí, thiết lập bảng điểm hoặc hệ thống xếp hạng, hệ thống ePurchase tự động so sánh giữa các nhà cung cấp và hiển thị nhà cung cấp được chọn dựa trên kết quả đánh giá với lý do

83 chi tiết, liên tục cập nhật và điều chỉnh các tiêu chí đánh giá dựa trên phản hồi từ người sử dụng Các tính năng của AHP có thể được phát triển và tích hợp trực tiếp vào giao diện của hệ thống, cho phép người dùng thực hiện quy trình AHP mà không cần chuyển sang các ứng dụng hoặc công cụ khác Sau đó, tiến hành nghiên cứu đánh giá hiệu quả của hệ thống đánh giá NCC có sử dụng phương pháp AHP, đảm bảo rằng sự áp dụng phương pháp này đem lại giá trị thực tế cho công ty

- Đề xuất cải thiện chức năng quản lý nhà cung cấp bao gồm hồ sơ năng lực, khả năng cung ứng và hỗ trợ của NCC, chính sách thanh toán trên các nền tảng hệ thống

- Có thể áp dụng các phương pháp mới khác ngoài AHP để so sánh hiệu quả Mặt khác, nghiên cứu các công ty tương tự khác nhau để tạo ra một mô hình toàn diện phản ánh tất cả các tiêu chí của các công ty liên quan

- Kết hợp mô hình này với các mô hình mạng nơ-ron (Neural network models) và

Fuzzy logic để tăng độ chính xác và giảm sự không chắc chắn trong việc ưu tiên các tiêu chí và nhà cung cấp, sau đó so sánh với kết quả của nghiên cứu này

Những hướng nghiên cứu này sẽ giúp tiếp tục tối ưu hóa và cải thiện quá trình đánh giá nhà cung cấp, cung cấp góc nhìn rõ ràng và thiết thực hơn về ảnh hưởng và hiệu quả của việc áp dụng phương pháp AHP trong lĩnh vực lựa chọn nhà cung cấp.