Báo cáo Học phần CC2 - Kỹ năng chung về công chứng

Chuyên đề: Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công chứng Để bảo đảm được sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch cũng như để phòng ngừa tranh chấp xảy ra thì khi thực hiện thủ tục công chứng, công chứng viên cần phải tuân thủ đúng theo trình tự, thủ tục luật định. Hiện nay, trình tự thủ tục công chứng này vẫn còn tồn tại một số khó khăn, vướng mắc nhất định, do đó, các công chứng viên cần phải mạnh dạn đóng góp ý kiến để hoàn thiện hơn các quy định pháp luật liên quan, tạo hành lang pháp lý vững chắc giúp quá trình hành nghề được an toàn cũng như bảo đảm được quyền, lợi ích của người yêu cầu công chứng.

Trang 1

CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

Kỹ năng chung về công chứng

Chuyên đề: Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luậtvề quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp

hoàn thiện Luật Công chứng

Họ và tên: Sinh ngày: Số báo danh:Lớp: Đào tạo nghề công chứng khóa X

tại Thành phố Hồ Chí Minh

Trang 2

TP Hồ Chí Minh, ngày X tháng X năm 2024

MỤC LỤC

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Tình hình nghiên cứu 2

6 Bố cục 2

PHẦN II NỘI DUNG 3

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN 3

1 Áp dụng quy định của pháp luật 3

2 Quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 3

2.1 Tiếp nhận yêu cầu công chứng 3

2.2 Nghiên cứu, xử lý hồ sơ 5

2.3 Ký công chứng 7

2.4 Hoàn tất thủ tục công chứng 7

3 Chữ viết trong văn bản công chứng: 7

4 Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: 8

5 Thời hạn công chứng 8

6 Địa điểm công chứng 8

7 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản 9

8 Lời chứng của công chứng viên 9

9 Thủ tục công chứng một số loại hợp đồng, giao dịch 9

Chương 2: KHÓ KHĂN, BẤT CẬP TRONG VIỆC ÁP DỤNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 11

1 Thực trạng việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 11

2 Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 12

3 Thực tiễn xét xử của Tòa án 16

Chương 3 NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LUẬT CÔNG CHỨNG 18

3.1 Nguyên nhân gây khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch 18

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện luật công chứng 19

PHẦN III KẾT LUẬN 21

Trang 3

PHẦN IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

Trang 4

1 Lý do chọn đề tài

Theo quy định của Luật công chứng 2014, sửa đổi, bổ sung năm 2018 (gọi tắt làLuật Công chứng 2014), khái niệm công chứng được xác định tại khoản 1 Điều 2 nhưsau: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứngchứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản(sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xãhội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếngnước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luậtphải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Công chứngviên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toànpháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phầnbảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xãhội Công chứng viên phải là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuânthủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn theo quyđịnh tại Điều 8 Luật công chứng 2014 thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên

Tóm lại, có thể hiểu công chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tínhxác thực của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quyđịnh bắt buộc phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù phápluật không quy định phải công chứng nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêucầu công chứng tự nguyện yêu cầu Đây là hành vi của người đại diện cho cơ quancông quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch; đem lại an toàn pháp lýcho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp, phòngngừa hành vi vi phạm

Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn bảo đảm an toànpháp lý, phòng ngừa được tranh chấp và công chứng viên, tổ chức hành nghề côngchứng không phải chịu các trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc hình sự thì bắt buộchoạt động công chứng của công chứng viên phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợpvới quy định của pháp luật Thủ tục này được quy định rất rõ trong Luật công chứng2014 nhưng khi áp dụng vào thực tế để giải quyết yêu cầu công chứng của khách hànglại xảy ra nhiều vấn đề, dẫn đến bất cập, gây khó khăn cho hoạt động công chứng củacông chứng viên

Đồng thời, nhằm phục vụ cho việc thi kết thúc môn học theo Thông báo về việc

thi kết thúc môn học “Kỹ năng chung về công chứng” Lớp Đào tạo nghề công chứng

khoá X tại Thành phố Hồ Chí Minh ngày X tháng X năm 2024 của Học viện Tư phápvà để củng cố, hệ thống lại kiến thức đã học, đồng thời tìm hiểu kỹ hơn quy định củapháp luật, khó khăn và bất cập về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch và đề xuất

giải pháp hoàn hiện Luật công chứng nên học viên lựa chọn đề tài “Khó khăn, bất cập

trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao

Trang 5

dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công chứng”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy

định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giảipháp hoàn thiện Luật Công chứng”, học viên tìm hiểu cơ sở lý luận và trình quan

điểm của học viên về việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứnghợp đồng, giao dịch Từ đó trình bày những khó khăn, bất cập và để xuất giải pháphoàn thiện Luật Công chứng

3 Phạm vi nghiên cứu

Các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam quy định, điều chỉnh về quy trìnhcông chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật công chứng 2014, sửa đổi, bổsung năm 2018 (gọi tắt là Luật Công chứng 2014), trên phạm vi lãnh thổ nước Cộnghòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo được thực hiện trên cơ sở bám sát những quan điểm, chủ trương, chínhsách của Đảng và Nhà nước về xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa củaNhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân Bên cạnh đó, để báo cáo được sinh động vàkhách quan hơn, học viên còn sử dụng nhiều phương pháp khoa học để nghiên cứunhư thống kê, phân tích, so sánh, khảo sát thực tế, phương pháp quy nạp… Nội dungbáo cáo bám sát vào kiến thực đã học, các tài liệu, giáo trình, nội dung hướng dẫn củagiảng viên, học viên còn tham khảo, nghiên cứu các tài liệu có trên Internet, sách, tạpchí chuyên ngành, các tài liệu liên quan đến công chứng

5 Tình hình nghiên cứu

Hoạt động công chứng với tư cách là một chế định bổ trợ tư pháp trong hệ thốngpháp luật xã hội chủ nghĩa Đồng thời hoạt động công chứng đã và đang khẳng địnhvai trò to lớn đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Do vậy, trong thờigian qua đã có nhiều đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về lĩnh vực này với nhiềucách tiếp cận khác nhau, đặc biệt là về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theoquy định của Luật công chứng 2014

Chương 3 : Nguyên nhân và đề xuất giải pháp hoàn thiện luật công chứng.Phần III : KẾT LUẬN

Phần IV : DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 6

PHẦN II NỘI DUNGChương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

1 Áp dụng quy định của pháp luật

Hiện nay, chưa có khái niệm cụ thể nào về “áp dụng quy định của pháp luật” hay“áp dụng pháp luật” trong hệ thống pháp luật Tuy nhiên, theo cơ sở lý luận thì ápdụng pháp luật là một trong bốn hình thức thực hiện pháp luật, gồm: tuân thủ phápluật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật

Về cơ bản có thể hiểu áp dụng pháp luật là hình thức thực hiện pháp luật, trongđó nhà nước (thông qua các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền) tổ chức chocác chủ thể pháp luật thực hiện các quy định của pháp luật; hoặc tự mình căn cứ vàocác quy định của pháp luật để tạo ra các quyết định làm phát sinh, thay đổi, đình chỉhoặc chấm dứt những quan hệ pháp luật cụ thể

Trong lĩnh vực công chứng, văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịchđã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật Hợp đồng, giaodịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợpbên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòaán giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng,giao dịch có thỏa thuận khác Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứngcứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phảichứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

Do đó, để bảo vệ chính công chứng viên và nhằm tạo ra văn bản công chứng chấtlượng, an toàn cho chủ thể tham gia giao dịch thì công chứng viên cần tuân thủ tuyệtđối các nguyên tắc cơ bản về giao kết hợp đồng, giao dịch; xác lập giao dịch theo đúngquy định của pháp luật nội dung và đặc biệt là áp dụng đúng, đầy đủ quy định về quytrình công chứng hợp đồng giao dịch theo Luật Công chứng 2014

2 Quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứtquyền, nghĩa vụ dân sự, theo Điều 385 Bộ Luật Dân sự 2015 Giao dịch dân sự là hợpđồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền,nghĩa vụ dân sự, theo Điều 116 Bộ Luật Dân sự 2015

Về mặt thủ tục, việc công chứng hợp đồng, giao dịch phải tuân theo quy trìnhđược quy định tại Mục 1 Chương V Luật Công chứng 2014, cụ thể là tại Điều 40, Điều41 và một số quy định pháp luật khác liên quan Theo đó, quy trình công chứng hợpđồng, giao dịch có thể được phân thành các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng Bước 3: Ký công chứng;Bước 2: Nghiên cứu và xử lý hồ sơ; Bước 4: Hoàn tất thủ tục công chứng.

Việc phân chia quy trình công chứng hợp đồng giao dịch thành các bước, các giaiđoạn, số lượng các bước, các giai đoạn và công việc cụ thể ở mỗi bước, mỗi giai đoạntùy thuộc vào quan điểm của công chứng viên khi giải quyết yêu cầu công chứng

Trang 7

2.1 Tiếp nhận yêu cầu công chứng

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động côngchứng vì nó sẽ là cơ sở để có thể thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng, thuận lợivà đúng pháp luật Công chứng viên phải có sự trao đổi thông tin với người yêu cầucông chứng để làm rõ 03 vấn đề:

Thứ nhất, ý chí chủ quan của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch là gì, cần

xác định yêu cầu công chứng có hợp pháp hay không, loại việc, loại hợp đồng, giaodịch mà các bên đề nghị công chứng Thực tế, có trường hợp cha mẹ và con đến tổchức hành nghề công chứng yêu cầu công chứng hợp đồng tặng cho, nhưng sau khitrao đổi về các nội dung liên quan đến hợp đồng thì công chứng viên mới hiểu họ yêucầu công chứng di chúc mà không phải hợp đồng tặng cho…

Thứ hai, trên cơ sở nắm được yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên cần

xác định yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền giải quyết của tổ chức hành nghềcông chứng nơi công chứng viên hành nghề hay không

Thứ ba, nội dung yêu cầu công chứng có đảm bảo không vi phạm pháp luật,

không trái đạo dức xã hội hay không Công chứng viên phải xác định các quy địnhpháp luật có liên quan đến từng yêu cầu công chứng để giải quyết trong từng trườnghợp cụ thể

Sau khi nắm rõ được 03 vấn đề nêu trên thì công chứng viên hướng dẫn ngườiyêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng

Theo Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014, thành phần các giấy tờ trong hồsơ yêu cầu công chứng bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng; dự thảo hợp đồng, giaodịch; Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; Bản sao giấy chứngnhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quyđịnh đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụngtrong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; bản sao giấy tờ khác cóliên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có

Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “Bản sao” là bảnchụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghitrong sổ gốc Do đó, bản sao mà người yêu cầu công chứng cần nộp khi yêu cầu côngchứng được hiểu là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xácnhư bản chính và không phải chứng thực

 Phiếu yêu cầu công chứng: Theo Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy

định Phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo thể hiện được các nội dung: thông tin vềhọ và tên, địa chỉ của người yêu cầu công chứng, nội dung yêu cầu công chứng, danhmục giấy tờ gửi kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận yêu cầu côngchứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ

 Dự thảo hợp đồng giao dịch: Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp

đồng, giao dịch đã soạn thảo sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng,văn bản theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, bộ hồ sơ yêu cầu công chứng sẽ

Trang 8

có những sự khác biệt nhất định Cụ thể là trong trường hợp công chứng hợp đồng,giao dịch mà người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo văn bản,hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch không phải cung cấp bản dự thảo hợp đồng,giao dịch Đối với trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng, giaodịch thì hợp đồng, văn bản phải tuân thủ đúng mẫu đó

 Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: Giấy tờ thùy thân của

người yêu cầu công chứng là căn cứ để xác định độ tuổi của người yêu cầu công chứngtừ đó xác định năng lực hành vi dân sự của cá nhân và là một trong những căn cứ quantrọng để công chứng viên xác định được chính xác chủ thể tham gia xác lập hợp đồng,giao dịch Hiện nay, một số loại giấy tờ tùy thân có thể kể đến như: Chứng minh nhândân, Chứng minh dân sỹ quan, Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân vàviên chức quốc phòng trong lực lượng thường trực của Quân đội nhân dân, Căn cướccông dân, Hộ chiếu và căn cước theo Luật Căn cước đã được thông qua và chính thứccó hiệu lực từ 01/7/2024

 Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờthay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăngký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quanđến tài sản đó: đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng,

giao dịch của người yêu cầu công chứng và cũng là cơ sở để công chứng viên xác địnhđược đối tượng của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đốitượng là tài sản Thông qua những giấy tờ này, người yêu cầu công chứng mới có thểchứng minh mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản đang là đối tượng của hợpđồng, giao dịch

 Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quyđịnh phải có: Ngoài việc phải nộp các loại giấy tờ theo quy định tại điểm c và điểm đ

khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng còn phải xuấttrình thêm các loại giấy tờ khác Việc quy định phải xuất trình thêm các giấy tờ kháccó liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có là phù hợp và cầnthiết Bởi lẽ, việc chỉ xuất trình giấy tờ thùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu,quyền sử dụng là chưa đủ căn cứ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của hợpđồng đang có yêu cầu công chứng Đối với nhóm giấy tờ này, không có tiêu chí xácđịnh là những loại giấy tờ nào, bởi lẽ, đối với mỗi loại hợp đồng, giao dịch cụ thể thìnhững vấn đề, những nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch làcó cơ sở pháp lý, cơ sở thực tế lại rất khác nhau Trong hoạt động công chứng, “cácgiấy tờ khác có liên quan” mà chúng ta thường thấy gồm: Giấy chứng nhận đăng kýkết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy khai sinh, giấy chứng tử,…

2.2 Nghiên cứu, xử lý hồ sơ

 Kiểm tra, xem xét các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp

Khi tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp, côngchứng viên phải tiến hành ngay việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài

Trang 9

liệu này Cơ sở cho xác định được hồ sơ yêu cầu công chứng đã đầy đủ, hợp lệ haychưa chính là hoạt động xác định yêu cầu công chứng và thành phân hồ sơ cần thiếttương ứng với yêu cầu công chứng đó

Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 40 Luật Công chứng 2014 thì: Công chứngviên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu côngchứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào số công chứng;Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định vềthủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợpđồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ vàlợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giaodịch”

Kết quả của việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ yêu cầu côngchứng có thể có 03 trường hợp:

Thứ nhất, nếu hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện

để thực hiện việc công chứng (như: người yêu cầu công chứng không có năng lực hànhvi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đang xác lập; tài sản bị cấm giao, dịch; códấu hiệu một bên bị lừa dối, đe dọa công chứng viên sẽ từ chối công chứng;

Thứ hai, nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên

hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung;

Thứ ba, Nếu hồ sơ yêu câu công chứng đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp

nhận hồ sơ yêu cầu công chứng và vào sổ công chứng Trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệucần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tuânthủ đúng các quy định pháp luật có liên quan đến việc công chứng: giải thích cho rõquyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ và những hậu quả pháp lý phát sinh từ việcxác lập hợp đồng, giao dịch

Thực tế hiện nay thì sau khi thụ lý và giải quyết hồ sơ, khi văn bản công chứngđã được các bên ký tên trước mặt công chứng viên, tiếp theo là công chứng viên ký tênvà chuyển hợp đồng, văn bản tới bộ phận thu lệ phí, đóng dấu, lúc đó mới tiến hànhghi vào sổ công chứng Việc đó bảo đảm việc ghi vào số công chứng khi hợp đồng,giao dịch chắc chắn đã được thực hiện, chính xác và liên tiếp

 Nghiên cứu hồ sơ

Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu công chứng, côngchứng viên cần có biện pháp trao đổi với các bên tham gia giao dịch để làm rõ được ýchí của họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu côngchứng, đối tượng của hợp đồng, giao địch Nếu “có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêucầu công chứng có vấn đà chưa rõ, việc giao kết hợp động, giao dịch có dấu hiệu bị đedọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu côngchứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứngviên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo để nghị của người yêu câu

Trang 10

công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợpkhông làm rõ được thì có quyền từ chối cổng chứng ” (khoản 5 Điều 40 Luật Côngchứng 2014)

 Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng

Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn, công chứng viêntiến hành kiểm tra nội dung của hợp đồng, văn bản; trường hợp người yêu cầu côngchứng đề nghị công chứng viên soạn thảo giúp thì công chứng viên tiền hành soạnthảo dự thảo hợp đồng, văn bản

Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vì phạm pháp luật, trái đạođức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của phápluật thì công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trườnghợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối côngchứng

2.3 Ký công chứng

Khoản 7, 8 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

“7 Người yêu câu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc côngchứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầucông chứng

8 Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng,giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầungười yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1Điều này để đối chiếu trước khi ghỉ lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giaodịch”

Theo đó, sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, vănbản, công chứng viên cung cấp bản dự thảo này cho các bên đọc, trường hợp ngườiyêu cầu công chứng không đọc được thì công chứng viên đọc cho họ nghe để bảo đảmtất cả những người tham gia giao dịch nắm được thông tin, hiểu về các nội dung tronghợp đồng, văn bản Khi đã nắm được, hiểu rõ nội dung của hợp động, văn bản, nếungười yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung đó thì công chứng viên hướng dẫnhọ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Bước tiếp theo, công chứng viên phảiyêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch xuất trình bản chính các giấy tờ bản saođã nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng để đối chiếu trước khi ghilời chứng, Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịchtheo quy định tại Điều 46 Luật Công chứng Bộ Tư pháp đã ban hành Mẫu lời chứngtại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyđịnh chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

2.4 Hoàn tất thủ tục công chứng

Thực hiện xong các bước theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng2014, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện tiếp các bước sau để hoàn tất thủtục công chứng một hợp đông, giao dịch, bao gồm: thu phí, thù lao, chi phí khác theo

Trang 11

quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng; đóng dấu, phát hành văn bản côngchứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứngtheo quy định tại Điều 64 Luật chứng 2014.

3 Chữ viết trong văn bản công chứng

Tại Điều 45 Luật Công chứng 2014 quy định Chữ viết trong văn bản công chứngphải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xendòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp phápluật có quy định khác Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt

4 Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Tại Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định Người yêu cầu công chứng, ngườilàm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứngviên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng,doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì ngườiđó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ tronghợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng Việc điểm chỉ đượcthay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, ngườiphiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký Khi điểm chỉ, người yêucầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu khôngđiểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp khôngthể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việcđiểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào

5 Thời hạn công chứng

Tại Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định về thời hạn công chứng Cụ thể nhưsau: thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch cónội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10ngày làm việc Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầucông chứng đến ngày trả kết quả công chứng Thời gian xác minh, giám định nội dungliên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuậnphân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thờihạn công chứng

Công chứng viên công chứng không đúng thời hạn quy định thì có thể bị xử phạtvi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng theo quyđịnh tại điểm b khoản 2 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP

6 Địa điểm công chứng

Tại Điều 44 Luật Công chứng 2014 việc công chứng phải được thực hiện tại trụsở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định Việc công chứngcó thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trườnghợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bịtạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thểđến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng Do đó, trong trường hợp người yêu cầu

Trang 12

công chứng là những người già yếu và không thể đi lại được hoặc người bị tạm giữ,tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến vănphòng của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơicó mặt của người yêu cầu công chứng.

Nếu công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định thìbị sẽ bị xử lý vi phạm hành chính với hình thức phạt tiền từ 3.000.000 đồng -7.000.000 đồng theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP

7 Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 42 Luật Côngchứng 2014: Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được côngchứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở; trừ trường hợp công chứng dichúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đếnviệc thực hiện các quyền đối với bất động sản

8 Lời chứng của công chứng viên

Lời chứng của công chứng viên là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng Lời chứng của công chứng viên theo khoản 1 Điều 46 đối với hợp đồng, giaodịch phải ghi rõ: thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chứchành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tựnguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịchkhông vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ tronghợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng,giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của côngchứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

Công chứng viên không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốntránh, giảm bớt trách nhiệm của mình hoặc nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xãhội Chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch được quyđịnh tại khoản 21 Điều 30 Thông tư 01/2021/TT-BTP, theo quy định, mẫu lời chứngcủa công chứng viên áp dụng chung đối với hợp đồng, giao dịch được thực hiện theoMẫu TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP

9 Thủ tục công chứng một số loại hợp đồng, giao dịch

 Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản: Việc công chứng hợp đồng thế

chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tạitỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản Trường hợp một bất độngsản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đãđược công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ kháctrong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được côngchứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu  Công chứng hợp đồng ủy quyền: Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công

chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các