đề tài phân tích việc quản trị văn bản đi văn bản giấy văn bản điện tử tại công ty chứng khoán ssi chi nhánh tp hcm

Việc quản trị văn bản di tot giup giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cân thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần gi

TRUONG CAO DANG CONG THUONG TP HCM KHOA QUAN TRI KINH DOANH

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp

Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Nhật Tân

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Hoàng

MSSY: 2120120043

TP Hỗ Chí Minh, 2021

PHIEU NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

Ho va tén sinh vién: Nguyén Van Hoang MSSYV: 2120120043 Lớp : CCQ2012B Khoa : Quản Trị Kinh Doanh Tên đề tài : Phân Tích Việc Quán Trị Van Ban Di - Văn Bản Giấy, Văn Bản Điện Tử Tại Công Ty Chứng Khoán SSI Chi Nhánh TP.HCM

- Y thức nghiên cứu & chấp hành

- Kết cấu, hình thức và nội dung đề tài

- Mục tiêu, phạm vi đề tài rõ ràng, phương pháp nội

dung gắn với tên đề tà

Điểm đánh gía thực hiện tiểu luận /10 Bằng chữ

Ngày tháng năm 2021 Giảng viên chấm 1 Giảng viên chấm 2 (ky, ghi ré ho tên) (ky, ghi r6 ho tén)

DANH MUC HINH ANH

Hinh 1.1 S6 dang ky van ban di

Hình 2.1 Công ty chứng khoán SS[I Sả1 Gòn Hình 2.2 Sơ đồ tô chức của Công ty Hình 2.3 Kết quả Kinh doanh của SSI những quý gần đây (Nguồn: Vietstock) Hình 2.4 Văn bản điện tử gửi cho khách hàng

Hình 2.5.Một văn bản di của SSI

Hình 2.6 Chữ ký và con dấu của Công ty SSI

Hình 2.7 Số theo dõi công văn đi

Hình 2.8 Văn bản đi- thư hỗ trợ khách hàng Hình 2.9 Văn bản đi- hồ sơ khách hàng cá nhân Hình 3.1 Phần mềm quản lý lưu trữ

MUC LUC

1 Lý do chọn để tải cà 2 tr tt tr H1 nh 1H 1n H1 tra 1 2 Mục tiêu của để tài ch 1 HH g1 g1 gu ghe 1 3, Phạm vi của đễ tải coi cuc th HH HH HH HH HH HH HH HH ng 1 4 Phương pháp nghiên CỨU hình Hà HH Hà HH HH HH HH HH HH ĐH ĐH LH HƯU 1 5 Kết cầu bài tiêu luận -cccctt thnhnHnH HH g1 g kg ggeu 1 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ QUẦN TRỊ VĂN BẢN ĐI- VĂN BẢN GIẦY, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ vessuscsssesvesavetassesuvasseseveravessseasutssisssvessetssstasstusvssseseversvessutasecasvataseesseasetassssivsssetavetasetsiassetsvetavetsutarsaseertavenetaneass 2 1.1 Tâm quan trọng của quản trị văn bản đi t2 E2 1t H1 11 11 111111 re 2 1.2 Nguyên tắc quản trị văn bản đi tt 1 21 2211121 c1 21112111 1g 11 re 2 1.3 Kỹ năng quản trị văn bản Ở cá Lén Hà HH Hà Hà HH HH Hà HH HH Hà HH 2 1.3.1 Cấp số thời gian ban hành văn bản tt thề H1 x21 g1 11111111111 ri 2 1.3.2 Đăng ký văn bản đi c: c2 v22 x22 HH1 21g g2 11g 1111 te rrre 3 1.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi S 2t v22 re 4 In hs, nh MA aaa 5 CHUONG 2: PHAN TICH THUC TRANG QUAN TRI VAN BAN DI - VĂN BẢN GIẦY, VĂN BẢN ĐIỆN TU TAI SSI sccsscessssssssssssssscsssessscsssssscssvesssesussasssssscsavssusssneeasessssesssassessvessnseresassessressessassnesasueaeanas 5

2.1 Thông tin chung về Công Ty SS1 tt vn 211112 11 112111211111 11g 5 2.2 Sơ đồ tổ chức của Công TY cọc th nh nh n1 11 nga ri 6 2.3 Tình hình kmh doanh của Công “ÏY cán nHhh nh HH nà HH HH TH key 6 2.4 Thực trạng việc quản trị văn bản đi - van ban giấy, văn bản điện tử tại Công ty Chứng khoán SSI 5101711180)510Ẻ 1000070577 7 CHƯƠNG 3 Ý KIÊN ĐÓNG GÓP VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM c2c55ccSccrsrrrererrrrrree 13 3.1 Nhận xét về tình hình quản trị văn bản đi tại Công Ty SSI so với lý thuyết cccceccceo 13 c?\‹ các n 13

3.3 Bai Hoc Kinh NghiỆm nhàn TH HT HT Triệt 14

4580097 9EHididdidatẳiẳÝiẳaẳẳẳŸỶẳỶŸẲÄ 15

MO DAU

1 Ly do chon dé tai Quan ly van ban la việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp Và đề làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bán này cần được phân loại và tô chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, động thời tránh được những rủi ro mât mát thiểu sót văn bản của đơn vi Va dé van ban đên được chuyên giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, báo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin thì những người làm công tác này luôn nô lực, tận tình, cân thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khỗ cực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều Việc quản trị văn bản di tot giup giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cân thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phân cải cách thủ tục hành chính của cơ quan

Trong môi trường chứng khoán hết sức cạnh tranh việc quản trị văn bản đi tốt giup các doanh nghiệp nhanh nhạy trong thông tin cũng như chăm sóc khách hàng tôt nữa Công Ty Ching Khoan SSI là một công ty Chứng khoản lớn nhât Việt Nam Với kinh nghiệm cũng như sự tận tâm, tận lực đem lại hiệu quả tôi ưu cho Khách hàng, Cộng sự, Đôi tác, Cô đông và Cộng đồng SSI đã ngày càng phát triển và đem lại nhiều giá trị cho xã hội này Cho nên, khi nhận được đề tài này từ Thây, em rất phan khởi và mong muốn hoàn thành bài tiêu luận với tất cả kiến thức của mình để làm rõ vấn đề : Phân Tích Việc Quản Trị Văn Ban Đi - Văn Bản Giấy, Văn Bản Điện Tử Tại Công Ty Chứng Khoán SSI Chi Nhánh Tp.HCM

2 Mục tiêu của đề tài

- Hiểu được cách quản trị văn bản đi, năm cơ bản hoạt động kinh doanh của SSI - Phân tích được cách quản trị văn bản di cia SSL, so sánh sự khác nhau giữa thực tế và lý thuyết

- Rút ra những bài học cá nhân cho mình và đưa ra những giải pháp phù hợp

3 Phạm vi của đề tài

Phạm vi của đề tài dựa trên nội dung lí thuyết của giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng của Trường Cao Đăng Công Thương TP.HCM, tài liệu tham khảo thêm trên mạng và xung quanh các hoạt động kinh doanh, quản trị nội bộ của Công Ty CP SSL

4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp được sử dụng trong bài luận là phân tích, đánh giá, tổng hợp rồi đưa ra vân đề

5 Kết cầu bài tiêu luận

Chương I: Cơ sở lý luận về quản trị van ban di- văn bản giấy, văn bản điện tử

Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị văn bản di tai SSI

Chương 3: Ý kiến đóng góp va bài học kinh nghiệm

CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE QUAN TRI VAN BAN DI- VAN

BAN GIAY, VAN BAN DIEN TU 1.1 Tầm quan trọng của quản trị văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tô chức ban hành

Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ tài liệu do cơ quan gửi đi nơi khác, nhất

thiết phải qua nghiệp vụ văn phòng đăng ký, đóng dâu và phát hành Tât cả các loại văn bán, bao gôm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kê cả bản sao văn bản, văn bản hành chính va văn bản lưu chuyên nội bộ) do cơ quan phát hành được gọi chung là văn bản đi

Văn bản đi đóng một vai tro quan trong trong hệ thống quản lý Nhà nước, doanh nghiệp đảm bảo việc cung cấp và xem xét giau quyét một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, báo mật và an toàn những, thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan

1.2 Nguyên tắc quản trị văn bản đi - Nguyên tắc 1: Tập trung

Tất cả các văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký và được quản lý tập trung, thống nhất tại cơ quan Trước khi văn bản được chuyên đi phải qua Thủ trưởng đơn vị hoặc chánh văn phòng xét duyệt Người nhận van ban đi phải ký vào sô công văn

-Nguyên tắc 2: Kịp thời Văn bản đi phải được tô chức giải quyết kịp thời, văn bản thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyên giao trong ngày đó chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có đóng các dấu độ khân: “Hỏa tốc” (kê cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khan” và “Khân” phải được đăng kí, trình và chuyền giao ngay khi nhận được

- Nguyên tắc 3: Bí Mật Văn đi, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng kí, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.3 Kỹ năng quản trị văn bản đi 1.3.1 Cấp số thời gian ban hành văn bản Số và thời gian ban hành văn bản được lay theo thir tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 thang 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thông số riêng

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tô chức quy định - Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thâm quyên, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thông

1.3.2 Đăng ký văn bản đi

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đây đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi

- Đăng ký văn bản Văn bản được đăng ký bằng số hoặc bằng Hệ thống + Đăng ký văn bản bằng số

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sô đăng ký văn bản đi Mẫu số đăng ký văn bản đi

theo quy định tại Phụ luc IV tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP

vii

- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tô chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn

bản giây + Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản

+ Việc đóng dau co quan, tô chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khân, được thực hiện theo: Con dấu các mức độ khân được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40

mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HÓA TÓC”, “THƯỢNG KHẨN” và

“KHAN”, trinh bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử Chữ ký số của cơ quan, tô chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thê hiện như sau: Van ban kem theo cùng tệp tm với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tô chức trên văn bản kèm theo

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo + Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tô chức: Không hiền thị Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyên về bên trái

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuan ISO 8601) duoc trinh bay bang phong chit Times New Roman, chữ in thường, kiêu chữ đứng, cỡ chữ I0, màu den

1.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đám bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đôi, thay thé bang van bán có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng có sai sot ve thê thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tô chức ban hành văn bản

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có

trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận + Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thông đề bên gửi biết

- Phat hanh van ban giay tir van ban được ký số của người CÓ thâm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện 1 in văn bản đã được ký số của người có thâm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tô chức đề tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giây sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan tô chức

1.5 Lưu văn bản đi - Lưu văn bản giấy + Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký

+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc - Lưu văn bản điện tử

+ Ban gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tô chức ban hành văn bản

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gôc văn bản điện tử trên Hệ thông thay cho văn bản giây

+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giây theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đê lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc

CHUONG 2: PHAN TICH THUC TRANG QUAN TRI VAN BAN DI-

VAN BAN GIAY, VAN BAN DIEN TU TAI SSI 2.1 Thông tin chung về Công Ty SSI

Công ty Cổ phân Chứng khoán SSI (SSI — HOSE) duge thành lập vào tháng 12/1999,

là Công ty chứng khoán hoạt động lâu năm, có nhiêu đóng góp quan trọng cho sự phát triên của thị trường chứng khoán Việt Nam SSI cũng vinh dự là công ty chứng khoản tư nhân đâu tiên được Nhà nước phong tặng danh hiệu cao quý Anh hùng Lao động thời kỳ đôi mới (tháng 12/2020)

- Với ưu thế vượt trội về nhân lực, mạng lưới đối tác và tiềm lực tài chính, hiện tại, SSI là công ty chứng khoán sô L Việt Nam với giá trị thương hiệu và uy tín hâp dân nhat thị trường

-Ma CK: SSI

-Địa chí : 2 Nguyễn Huệ, Bến Nghé, Quận 1, Thành phô Hồ Chí Minh

- Điện thoại: 028.38242897 Email: congbothongtin(2)ssi.com.vn -Website : https://www.ssi.com.vn/

- Lĩnh vực hoạt động : dịch vụ tài chính lớn bao gồm Dịch vụ Chứng khoản Khách hàng Cá nhân, Dịch vụ Chứng khoán Khách hàng Tô chức, Quản lý quỹ đâu tư, Dịch vụ Ngân hàng đâu tư, Nguôn vôn và Kinh doanh tài chính

xX