khóa luận tốt nghiệp tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh khánh hòa

Tại các cơ quan nhà nước tô chức các cuộc họp và sự kiện được xem như một phương thức làm việc của nền hành chính thông qua các cuộc họp, sự kiện người đứng đầu hoặc tập thê lãnh đạo thự

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUAN TRI VAN PHONG

c oly ` Vo,

KHOA LUAN TOT NGHIEP TO CHUC CAC CUOC HOP VA SU KIEN TAI VAN PHONG SO NOI VU TINH KHANH HOA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHONG Người hướng dẫn : THS DANG VAN PHONG Sinh viên thực hiện :MA THỊ VẬN KIỂU

HÀ NỌI - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, bài khóa luận là sản phâm do tôi thực hiện tuân thủ

đây đủ các nguyên tắc, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp Các kết quả số liệu nghiên cứu được trỉnh bày trong khóa luận là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng không bịa đặt thông tin đề trích dẫn

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quả trình thực hiện khóa luận này

Hà Nói, ngày 24 tháng 4 nzm 2022

Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành khóa luận “Tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn

phòng Sở Nội vụ tính Khánh Hòa” tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những nèn táng kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thiện khóa luận của minh

Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Th§ Đặng Văn Phong - giảng viên hướng dẫn đã chỉ dạy, quan tâm và cho tôi những lời động viên cũng như bài học kinh nghiệm hữu ích trong công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện đề tôi hoàn thành bài khóa luận

Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan mạnh khỏe thành công trong công việc và cuộc sống

Mặc dù, đã rất cố gẳng nhưng do trình độ chuyên môn còn hạn chế trong

quá trình nghiên cứu cá nhân tôi còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phan

hi từ phía thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin trần trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 thẳng 4 năm 2022

Sinh viên

Ma Thị Vân Kiều

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC SƠ ĐỎ Sơ đồ I.I Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp - si 17 Sơ đỗ 1.2 Sơ đỗ quy trình tiền hành trong cuộc họp co 20

Sơ đồ I.3 Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp nhe 22

Sơ đỗ 1.4 Sơ đỗ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp 23 Sơ đồ I.5 Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện coi 24

So dé I.6 Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện .- che 27

Sơ đồ 1.7 Quy trình công việc sau sự kiện . - cc ccn sen rye 28

Sơ đỗ 2.1 Sơ đỗ quy trình tố chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh

670m 0 “sẻ 42

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh

670m 0 “sẻ 49

DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 5c cv 33 Hình 2.2 Địa điểm hội trường A Trung tâm tô chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa

- 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phó Nha Trang, tinh Khánh Hình 2.3 Chuân bị tài liệu cuộc họp '“Tông két công tác cái cách hành chính

tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10 tháng 3

¡027277 = ẽẼỀ 46

Hình 2.4 Báng dự toán chỉ phí tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi dua,

khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 50

Hình 2.5 Tea Break tại Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 của Uỷ ban nhân dân tỉnh

DANH MỤC BẢNG

Bang 2.1 Số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ

tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022 -: 5:5: S22 vs srexsei 37 Báng 2.2 Báng tổng hợp cơ sở vật chát trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa năm 20222 .- 5:5: S222 1311121132155 1525121221112 11x 38

DANH MỤC BIÊU ĐỎ Biểu đồ 2.1 Biêu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chát, trang thiết bị

phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn

2019 - 2022 2 L2 2n HH 1121111112111 11811111 39

Biêu đỗ 2.2 Biêu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng Sở Nội vụ tinh Khánh Hòa 021111111 SEnE SE nhe HH HH Hàng 59

MỤC LỤC

1 Lý do chọn đề tài - c nh H.H HH HH HH HH ngàn 1

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu che 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu nhau 3

4 Phương pháp nghiên cứu .- TT nn TS HS TS Tnhh 3

5 Lịch sử nghiên cCứu nh nh HH kg kh te 5

6 Giá thuyết nghiên cứu .- LH HH HH HH HH te 9 7 Bố cục đề tài nghiên cứu - c HH nh HH HH net 10 PHẢN NỘI DỤNG 120122 10222121122112 12 1H ru 11 CHUONG I1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ TỎ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN

1.1 Một số khái niệm 1c 1T n1 HH HH te Huệ 11

1.1.2 Khái niệm “hop”, “sur Kin? oo ccccccccccccscscecstecsseseseseecssetaneesees 12 1.1.3 Khái niệm “Tổ chức cuộc Nop” ccccecccccceccseeeesessetesesteeeeteesesteny 14 1.1.4 Khái niệm “Tô chức sự kiện” S: St 2xx vrsrrrerrsea 15 1.2 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng 16 1.2.1 Quy trình tô chức các cuộc họp - c ccnnnnnhhneee 16 1.2.2 Quy trình tô chức sự kiện c1 2n nga 24 1.3 Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện 29 1.3.1 Ý nghĩa của tố chức các cuộc họp chư 29 1.3.2 Ÿ nghĩa của tổ chức sự kiện các c nghe 30 Tiểu kết chương Í 2211 SE EEE121E1 11111122 ng tàn 31 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA 32

2.1 Tổng quan về Sớ Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ

2.1.1 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nhe 32

2.1.2 Văn phòng Sở Nội vụ tinh Khánh Hòa occ cece 33 2.2 Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội

vụ tỉnh Khánh Hòa Lén HH kg ke 36 2.2.1 Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biêu được tô

chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cuc 36

2.2.2 Khái quát cơ sở vật chát, trang thiết bị phục vụ tô chức cuộc họp

và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 38

2.2.3 Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tô chức

các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tinh Khánh Hòa 40 2.2.4 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Lccc LH nu 41

2.3 So sánh tổ chức cuậc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa .c c0 n nhe 55 2.4 Đánh giá tình hình thực hiện tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa icrieo 57

2.4.1 Ưu điỂm à c c St HH HH HH HH hưu 57 2.4.2 Han CE oocecccccccccccccccetecscscsesssesesesesessesesssssesesacecsessstesesesavavsnssseeeeees 60

2.4.3 Nguyên nhân ccc nh nh Han khao 61

Tiểu kết chương 2 - L2 111 EEEE EEE1 1 22 1n HH run 62 CHUONG 3 MOT SO KHUYEN NGHỊ NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG TỎ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA 0 0 0S 2n 2212101012112 1e 63

3.1 Định hướng phát triển tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa trong giai đoạn hiện nay 63 3.1.1 Đây mạnh giảm số lượng tô chức cuộc họp, sự kiện 63

3.1.2 Phát triên nguồn nhân lực L nh nh nge 64 3.1.3 Chú trọng đầu tư cơ sở vật chát, trang thiết bị .- 64 3.2 Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng tổ chức cuộc họp, sự

kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa 65 3.2.1 Hoàn thiện thê ché, quy định về công tác tổ chức cuộc họp và sự

Tiểu kết chương 3 L2 11 TT HH HH HH net 68 OL 1c 1 111 TH ng TH 1n HH ng HH ng g 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 5 S22 strrerrree 70

DANH MỤC PHỤ LỤC -2- 22c 11t H21 2t E11 kg ueu 72

PHAN MO BAU 1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh xu thế toàn cầu hóa như hiện nay tổ chức cuộc họp và sự kiện luôn giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triên bền vững của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Tại các cơ quan nhà nước tô chức các cuộc họp và sự

kiện được xem như một phương thức làm việc của nền hành chính thông qua

các cuộc họp, sự kiện người đứng đầu hoặc tập thê lãnh đạo thực hiện sự quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ công việc thuộc chức năng, thâm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tô chức

Bên cạnh tổ chức các cuộc họp và sự kiện trực tiếp truyền thống, hình

thức tô chức dưới dạng trực tuyến được tiến hành qua mạng Internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quá như Skype, Zoom, Google Meet, ngày cảng được áp dụng phố biến Đặc biệt, kể từ năm 2019 cho đến nay đứng trước tỉnh hình chung của thế giới phải chịu ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19 hầu hết các cuộc họp và sự kiện tại các cơ quan đa phân được tô chức thực hiện đưới hình thức trực tuyến để đảm bảo sự an toàn cũng như công tác quản lý và giải quyết các công việc của cơ quan

Việc tô chức các cuộc họp và sự kiện là cần thiết nhưng tuy nhiên ngày nay can phải được tiến hành một cách có hiệu quả, tránh tỉnh trạng tô chức quá nhiều mang nặng tính hỉnh thức Trên website Văn phòng Chính phủ bài viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp” của tác giả Hoàng Anh có đề cập “7heo báo cáo, hàng năm các bộ, ngành, địa phương đã xây dựng

kế hoạch, tô chúc từ vài trăm đến gần 2.000 cuộc họp, hội nghị và được các

cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2- 4 cuộc họp” Bài việt “Khủng hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày 08 tháng 9 năm 2017 của tác

giả Huy Thịnh, có viết: “Có tỉnh trạng gân như phần lớn thời gian làm việc

của nhiều cắn bộ lãnh đạo hiện nay là dành cho việc họp, dự hội nghị Có

người mỗi ngày dự 6 - 7 cuộc; họp ban ngày không đủ chuyên sang buổi tối,

họp vào thứ Bảy, Chủ nhật, không còn đu thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục; còn người dân thì chờ chữ ký lãnh đạo đến mòn mỏi”; “Giám đốc Sở Quy hoạch - Kiển trúc Thành phố Hô Chí Minh ông Nguyễn Thanh Nhã cho biết: từ đầu năm đến nay Giám đốc, 03 Phó Giảm đốc và lãnh đạo phòng ban, cắn bộ chủ chốt của Sở Quy hoạch - Kiến Trúc phải dự tổng cộng hơn 1.500 cuộc

họp” Từ những số liệu nêu trên cho thay tai Viét Nam cac co quan, don vi va địa phương tình trạng cuộc họp và tổ chức sự kiện diễn ra số lượng ngày càng tăng thậm trí nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức gây lãng phí về mặt thời gian, nhân lực và tiền bạc

Sau quá trinh khảo sát, thực tế tại Văn phòng Sở Nội vụ tinh Khánh Hòa

tôi nhận thấy bên cạnh ưu điểm thành tích đã đạt được trong tô chức các cuộc

họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa van còn tôn tại một số những hạn ché nhất định Do đó là sinh viên ngành quán trị văn phòng tác

giá nhận thức được cuộc họp và sự kiện thuộc đối tượng quán lí của văn

phòng, đồng thời cá nhân tác giá mong muốn trang bị thêm sự hiêu biết cụ thé

rõ ràng hơn về quy trình nghiệp vụ tô chức các cuộc họp và sự kiện cho nên tác giá lựa chọn đề tài “Tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa luận này

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận: dựa trên việc hệ thống hóa

cơ sở lý luận và phân tích thực trạng vẻ hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện Đề đưa ra một số khuyến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức

các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa - Nhiệm vụ nghiên cứu:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức cuộc họp và sự kiện

Khảo sát, trình bày thực trạng tô chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Căn cứ ưu điểm, hạn ché tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, định hướng phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà

nói chung và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nói riêng khuyến nghị một số những giải pháp phủ hợp có tính ứng dụng cao dựa trên tỉnh hình thực tiễn tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Qua đó, nhằm góp phản nâng cao hiệu quả

tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

- Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về mặt không gian: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa, địa chỉ: khu liên cơ 01, số 01, đường Trân Phú, phường Xương Huân, Thành phố

Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa

Phạm vi về mặt thời gian: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ` được tác giả nghiên cứu từ giai đoạn năm

2019 đến năm 2022 Trước sự ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19, giai đoạn

nói trên đã có nhiều sự thay đổi trong công tác hoạt động, quản lý và điều hành các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Phạm vi về mặt nội dung: đề tài “7ổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tập trung nghiên cứu qua các nội dung sau: số lượng tô chức các cuộc họp và sự kiện, cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của bộ phận văn phòng trong tô chức cuộc họp và sự kiện, quy trình nghiệp vụ tô chức

4 Phương pháp nghiên cứu Đê thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như các mục tiêu của đề tài tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

Khóa luận tốt nghiệp tác giá Nguyễn Văn Long (2017), “Công tác tô chức

các cuộc họi tại Văn phòng Công ty Cô phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao

thông”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bài khóa luận được tác giá hệ thống lý

luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp, trình bày thực trạng công tác tô chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cô phần Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông, Đưa ra đánh giá ưu nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của những

hạn ché, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tô chức hội họp của văn phòng Công ty Cô phần Đâu tư xây dựng và giao thông

Qua quá trình khảo cứu tác giả tháy rằng những tài liệu giáo trình, đề tài

nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp hiện nay chưa có một công trình nào nghiên cứu dé cap cu thé vé “76 chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh

Khánh Hòa” điều này khẳng định đề tài nghiên cứu của tác giá không bị trùng

lặp Chính vì vậy, kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên bài khóa luận

tác giá sẽ tiếp tục tập trung trình bày thực trạng công tác tô chức các cuộc họp và

sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Từ đó, đề xuất những khuyến nghị giái pháp trong hoạt động tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tinh Khánh Hòa

6 Giá thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở

Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn tôn tại một số những mặt hạn ché chưa được khắc phục triệt để gây ánh hưởng rát lớn tới hiệu quá cuộc họp của cơ quan Bởi

một số nguyên nhân cơ bản sau đây: trình độ nhận thức, kỹ năng, kinh nghiệm

về tổ chức cuộc họp và sự kiện còn hạn ché, có những cuộc họp và sự kiện tô chức không khoa học, không rõ hoặc đặt ra quá nhiều nội dung, mục đích

Nhiều cuộc hop gửi giấy mời nhưng không gửi tài liệu kèm theo, thậm chí

thiết bị công nghệ thông tin cũng ít được sử dụng, tài liệu phục vụ cho cuộc

họp phải đợi đến buôi họp mới phát Cơ sở vật chát kỹ thuật tô chức các cuộc họp và sự kiện chưa hoàn toàn đáp ứng đủ nhu câu sử dụng để tô chức các

cuộc họp và sự kiện tại cơ quan, Do đó, nếu quá trình tổ chức các cuộc họp

và sự kiện được thực hiện một cách khoa học cũng như những giải pháp hữu

hiệu khắc phục những mặt hạn ché còn tồn tại sẽ giúp chát lượng của các cuộc hội họp và sự kiện của cơ quan sẽ đạt hiệu quả chất lượng cao

7 Bố cục đề tài nghiên cứu Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung chính của đề tài gỗm 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về (ỗ chức cuộc họp, sự kiện của văn phòng

Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò và quy

trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện Chương 2 Thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Tại chương hai, trước tiên tác giá trình bày giới thiệu khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Trinh bày,

thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và những nguyên nhân của hạn chế còn tổn tại

Chương 3 Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Từ những lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện trình bày ở chương một

và thực trạng đã nêu ở chương hai tôi xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm

nâng cao chất lượng hiệu quả tô chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

10

PHẢN NỘI DUNG CHƯƠNG I1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ TỎ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN

CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn phòng Tại Việt Nam quan niệm về “ăn phòng” xuất hiện khá sớm và phô biến

nhưng đến hiện tại vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất, mỗi nhà

nghiên cứu, tác giả đều tiếp cận và đưa ra nhiều quan điểm theo nhiều góc độ

khác nhau

Theo Từ điện Tiếng việt của tác giá Hoàng Phê: “ăn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cùng cáp thông tin và

thực hiện các nghiệp vz hành chính cho mớứ cơ guan ˆ [6; tr.1022]

Với tác giá Lê Tân trong Từ điển Tiếng việt định nghĩa “lăn phòng là bộ

phn phu trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan ”[13; tr.847]

Trong cuốn Đại Từ điền tiếng việt của tác giả Nguyễn Như Ý chủ biên,

khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ

trách giấy tờ hành chính trong mới cơ guan” [17; tr.593]

Một số sách, giáo trỉnh trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan

điểm khác nhau về văn phòng Năm 2015 trong cuốn Office management (Quan tri văn phòng) của tác

giá R.K Chopra và Gauri cũng cho rằng: “các hoz¿ động thu tháp, xử Ly, lew trữ và phân phối thông tin là chức năng chủ yếu của văn phòng”

Ở Việt Nam, trong cuốn Kỹ rỡng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuân (2000) cho răng: “Văn phòng biểu theo nghĩa hep là trạ sở làm việc

Của cơ quan Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [12; tr.13]

Cùng quan điểm với tác giá Vương Hoàng Tuần, trong cuốn giáo trình mới xuất bản năm (2020), của tác giá Văn Tát Thu cho rằng: “trên thực té, văn phòng tần tại như một thục thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”

11

Sau khi khái quát qua một số cách tiếp cận, tác giá đưa ra định nghĩa “ăn

phòng là mót thực thể khách quan tổn tại trong mối tổ chức đề thực hiện các

chúc năng theo yếu cầu của nhà quản trị tổ chức đó ” [11; tr.6]

Tóm lại, trên cơ sở tham khảo một số giáo trình, tài liệu trong và ngoài

nước dưới các góc độ định nghĩa về văn phòng tác giả đồng quan điêm với các nhà nghiên cứu Nhưng tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn

phòng cũng như dé khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ với chủ đề bài khóa

luận tác giả đồng quan điểm với PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn giáo trình “Lý luận vẻ quán tr văn phòng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội,

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như sau: “Văn phòng là bộ

máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm báo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chúc, thực thi và kiểm soát công việc

thông qua hoạ động quản jý hành chính” [7; tr.44] 1.1.2 Khái mệm “họp”, “sự kiện”

1.1.2.1 Khái niệm “họp”

Hiện nay, khái niệm “họp” cũng có rất nhiều cách hiểu và tiếp cận ở

những góc độ lĩnh vực khác nhau

Trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả

Đồng Thị Thanh Phuong cho rang: “Hop là sự tập hợp của một số người,

để giải quyết các vấn để, từ đó đưa ra những hành động cần phải thực hiện " [B; tr.214]

Cùng quan điểm với tác giá Đồng Thị Thanh Phương, tìm hiểu dưới

góc độ quản trị văn phòng tác giả Vũ Thị Phụng đưa ra khái nệm: “#Zop

hay héi ngh la hình th ức tập hợp các đối tượng liên quan (lãnh đạo hoặc cán bộ /oàn cơ quan) đề thông báo tình hình ho ạ động, phổ biến các chủ

trương, chính sách, triển khai công việc hoặc bàn bạc, rao đổi để thống

nhát về các chủ írương, giái pháp liên quan đến sự phát triển của cơ quan, tổ chức ” [7; tr.344]

12

Tại khoản 1 Điều 3 Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11

năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định ché độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước

Khái niệm “Øọp” được định nghĩa như sau: “Họp, hồi ngh¿ (gọi chung là

hop) la mét hình thức ca hoạ động quản ý nhà nước, một cách thức giải

quyết công việc, hông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực

tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giái quyết các công việc thuộc

chúc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp

luật” [9; tr.2]

Từ các khái niệm nêu ở trên tôi đồng tình với quan điểm của tác gid

Vương Thị Kim Thanh trong cuốn giáo trình “Quản trị hành chính văn

phòng”: “Họp là quá trình tập họp, thảo luận của một số người đê giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần

phải thực hiện Một cuộc họp điền hình là một cuộc hop co muc dich ré rang,

có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo

tuận và sẽ được gửi trước các thành viên tham dự [14; tr.305] Tôi đồng tình với quan điểm này bởi khái niệm phản ánh tương đối đây đủ và toàn diện về “họp” Tác giả Vương Thị Kim Thanh đã chỉ rõ được chi tiết mục đích của việc họp cũng như những yếu tổ cần thiết trong cuộc họp

1.1.2.2 Khải niệm sự kiện

Hiện nay có rất nhiều khái niệm, quan điểm và cách hiểu khác nhau về

“sự kiện”, cụ thê:

Theo Từ điển Tiếng việt: “Sự kiện là một sự việc có ý nghĩa quan trọng

đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội chúng ta” Từ quan điểm thương mại: “Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh

vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thê thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã

hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục — tập quản Không giới hạn về mặt phạm vì không gian, thời

13

gian, cũng như lĩnh vực hoạt động” [7; tr.345]

Trong tài liệu Bài giảng Tổ chức sự kiện của Trường Cao dang Du lịch Hà Nội có viết: “Theo tiếng Anh sự kiện (event) bao gồm các lĩnh vực khá

rộng như: “+ Bussiness event: các s kiện iên guan đến kinh doanh

+ Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dạ: lễ kỷ

niệm thành lớp công ty, hói ngh¿ khách hàng

+ Fundraising events: sự kiện nhăm mực đích gây quÿ

+ Exhibitions: triển lãm

+ Trade fairs: hồi chợ /hương mại

+ Entertainment events: si kién mang tính chát giải trí + Festive events: lế hói, liên hoan

+ Government events: sz kién cua cdc cơ quan nhà nước

+ Meetings: họp hanh, gap giao luu

+ Conferences: héi thao + Conventions: héi ngh¿ + Social and cultural events: sz kién vé van hod, xA héi + Sporting events: sw kié trong linh vue thé thao” [3; tr.10]

Như vậy, qua quá trình tham khao tim hiéu tai liệu của các nhà nghiên

cứu Tác giá đưa ra khái niệm về sự kiện như sau: “% kiện là những hoạt động có ý nghĩa quan trọng đặc biệt ẩn được quảng bá rộng rãi, được các cơ

quan, doanh nghiệp tổ chức theo quy trình và phương pháp nhất định trên cơ

Sở sứ dựng các nguồn lực hiện có nhằm dat duoc các mục tiêu đã đề ra” [T;

tr.345] 1.1.3 Khái niệm “Tổ chức cuộc họp”

Hiện nay, khái niệm tổ chức cuộc họp chưa có một nhà nghiên cứu nào

thông nhát Chính vì vậy, để đưa ra khái niệm về tô chức cuộc họp trước tiên ta phải hiểu tổ chức là gì Theo một số tài liệu “7ổ chức” được hiệu:

14

Nhà nghiên cứu về tổ chức người Nhật Bán, ông Mitơkazu lại cho rang: “Mới tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên dé

phát huy đến múc cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và

mực tiêu chung ” [5; tr.104] Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức

trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu

hiệu đặc trưng và yếu tổ cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch v hiện

đại” [1; tr.26] Như vậy, các quan niệm đêu thống nhát, tổ chức là một tập hợp của ít

nhát hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuộc lẫn nhau và đều hướng đến mục tiêu chung

Theo quan điêm cá nhân của tác giả, khi nghiên cứu dưới góc độ quản trị văn phòng, tô chức được tiếp cận theo nghĩa động từ: là các hoạ động trong

một tổ chức như công tác rổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhân lực, công tác điều hành các hoạr động trong một cơ quan, rổ chúc

Dựa trên một số cơ sở lý luận về “hop” và “zố chức” đã trình bày ở trên,

tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức cuộc hợp như sau: tổ chức cuộc họp là chuối hoạr động được áp dung các phương pháp một cách khoa học, có quy trình góp phan dat được mục tiêu với hiệu quá cao C thể, thực hiện

thông qua các công việc như sắp xếp, phân công, bá trí phối hợp cza nhiều người có tổ chức, mục tiêu của một cơ guan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyển hoặc tháo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ

quan trực tiến lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạ động trong công việc thuộc chúc năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

1.1.4 Khái niệm '“Tô chức sự kiện”

Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này

Theo quan điểm kinh doanh: “76 chức sự kiện bao gôm một số hoặc

15

toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (desien), triển khai (execusion) đến kiếm soát (control) cac hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiếu

nhất định mà sự kiện đã để ra” [3; tr 10]

Trong tài liệu bài giảng 7ổ chức sự kiện của Trường Cao đẳng du lich Ha

Nội, có đưa ra khái niệm; “7Ö chức sự kiện là một quá trình bao gỗm một số

hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tÔ ảnh hưởng; lập chương

trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tô cần thiết và tô chúc tiễn hành diễn biển

của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thê để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ưng các mục đích khác nhau của các chủ thê tham gia vào sự kiện” [3; tr 11]

Từ những cách tiếp cận khái niệm đã nêu trên, tác giả đồng tình với các nhà nghiên cứu Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thê và liên quan trực tiếp đến bài khóa luận tác giả đưa ra khái niệm về tô chức sự kiện như sau: “7ổ chức sự kiện là việc áp dụng các phương pháp và quy trình quản lý trong việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực con người, máy móc và các phương tiện cần

thiết nhằm thỏa mãn mục tiếu của tô chức đã đề ra ”.[7; tr.360] 1.2 Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng

1.2.1 Quy trình tô chức các cuộc họp

Qua quá trình nghiên cứu tài liệu giáo trình, các bài viết trên website, dé

tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp tác gia đưa ra quy trình tổ chức

cuộc họp như sau:

16

s* Giai đoạn chuân bị trước cuộc họp

Xác định Lap ké Xay dung Xác định thành

mục tiêu nghị sự tham dự cuộc họp

thành phản tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm họp, cơ sở vật chát, kinh

phí, người tham gia tổ chức cuộc họp, kế hoạch tô chức cuộc họp, thủ tục báo cáo trình duyệt ké hoạch họp

Bên cạnh đó, mục đích của cuộc họp phải luôn rõ ràng ngay từ đầu và

người chủ trù cuộc họp cũng như những người tham gia cần phải hiêu rõ, điều này nhằm hạn chế só lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp ở cơ quan, tổ chức

- Lập kế hoạch tô chức cuộc họp

Những vấn đề có liên quan đến nội dung cuộc họp, công việc yêu cầu cần

trao đôi tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuân bị đầy đủ trước dưới

17

dạng văn bản người chủ trì và bộ phận tổ chức phái lập ké hoạch tổ chức cuộc hop Ké hoạch là công cụ quan trọng để thực hiện hóa các mục tiêu của hội họp, đề lập ké hoạch cho các cuộc hợp cơ quan cần tập trung vào các vấn đề:

Mục tiêu cuộc họp; Cơ sở pháp lý;

Đối tượng;

Chương trình nghị Sự;

Các nguôn lực cân có; Người điều hành; Các vấn đề cần triển khai sau cuộc họp;

- Xây dựng chương trình nghị Sự Chương trình nghị sự cuộc họp là bản mô tả trình tự và những nội dung

chính sẽ được tháo luận và cung cáp thông tin cân thiết giúp cho việc tổ chức

cuộc họp, là danh sách những vấn đề cần được nêu ra đê thông tin hoặc tháo

luận trong cuộc họp

Đối với các cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình

thường đơn giản Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan

trọng thì công việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội dung chỉ tiết, cụ thê, phân công nhiệm vụ rỗ ràng cho từng người với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ Chương trình nghị sự phải gồm các

thông tin sau day:

Chủ đẻ chính cuộc họp; Địa điểm họp; Thời gian bát đâu, thời gian két thúc; Trinh tu van dé trinh bay (cét sé thứ tự);

Nội dung thực hiện; Thời gian thực hiện; Người thực hiện;

18

- Xác định thành phản và số lượng tham dự cuộc họp

Tuy theo tính chát nội dung, mục đích và yêu cầu của cuộc họp người triệu tập cuộc họp cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần số lượng người

tham sự cuộc họp cho phù hợp đảm báo tiết kiệm và hiệu quả Thành phan dir họp gồm khách mời (đại biểu cấp trên, đại diện các đơn vị liên quan, địa biêu

chính quyên địa phương, khách mời tham dự, thông tin tuyên truyền, )

Thành phản triệu tập họp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải dự họp Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận

không thẻ tham dự cuộc họp thỉ có thê ủy quyên cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu câu của cuộc họp đi họp thay

- Chuan bi va gti van ban moi

Văn bán mời họp được thê hiện với hai hình thức văn bản chính là giấy

mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập)

Các nội dung cơ bản là: tên cơ quan đơn vị mời, chức vụ Của người được

mời hoặc người đại diện cơ quan, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp,

thành phân họp, địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thâm quyền mời Tuyệt đối tránh tỉnh trạng gửi giấy mời muộn, nhằm địa chỉ hoặc quên không gửi giấy mời

- Xác định thời gian tiền hành cuộc họp Xác định thời gian cuộc họp cần căn cứ tính chát, lo ại hình của cuộc họp

và đảm bảo thuận tiện cho người tham dự Đông thời, cơ quan cần xác định thời gian bắt đầu đón tiếp đại biêu,

ngày giờ khai mạc cuộc họp thời gian tiền hành, thời gian kết thúc, thời gian

đón tiễn đại biểu, thời gian cuộc họp phải được thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho các đại biêu và thành viên dự họp chuẩn bị kế

hoạch cá nhân - Chuẩn bị địa diém hop

Trong điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan, điều kiện kinh phí cho phép,

19

cân chọn địa điệm họp tiện lợi và phù hợp yêu câu của từng loại cuộc họp, hội nghị tạo điều kiện thuận lợi cho đa số các đại biêu, đảm báo các tiêu chuân

đối với phòng họp Có các phương án đề phòng sự cố như mắt nguồn điện,

hỏng hệ thống âm thanh (đặc biệt với phòng đông người)

Các trang thiết bị cần được đám bảo và kiêm tra trước khi cuộc họp bắt

đầu như: hệ thống âm thanh, hệ thống âm thanh cho phiên dịch nước ngoài

(néu cân), hệ thống phát hình ánh, máy ghi âm và các phương tiện khác như máy tính, máy in tại chễ,

- Chuẩn bị kinh phí cuộc họp

Kinh phí cuộc họp luôn là vấn đề quan trọng cân được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh Dự toán càng đây đủ càng sát với thực tế thì càng

dam bảo cho cuộc hợp được tiền hành thuận lợi Các cuộc họp thông thường ở cơ quan được lập dự toán hàng năm khi

lập dự toán thu, chỉ của toàn cơ quan

s* Tiền hành cuộc họp

Sơ đỗ 1.2 Sơ đỗ quy trình tiền hành trong cuộc họp

(Nguồn: tác giá)

- Đón tiếp đại biêu

Ban tô chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp tránh nhằm lẫn và mát thời gian tìm

kiếm nơi họp; hướng dẫn nơi để xe ôtô, xe đạp, xe máy Nơi đón tiếp, đăng ký đại biểu đặt tại nơi thuận tiện bố trí đủ lực lượng đón tiếp tránh ùn tác trong giờ cao điểm Người đón tiếp cần chuẩn bị sẵn một bán danh sách có ghi rõ họ và tên đại biểu (hoặc để đại biéu tự ghi) và cột lay

20

chữ ký của người đến dự nếu cân Người đón tiếp đại biêu phái thông báo đây đủ chính xác, kịp thời danh sách đại biểu cho người dẫn chương trỉnh cuộc họp và thông báo đại biểu bô sung cho người có tránh nhiệm kịp thời

- Điều hành cuộc họp

Các loại cuộc họp khác nhau thường có chương trình nghị sự khác nhau

và phương pháp, kỹ năng điều hành chủ tọa, tham gia của bộ phận tham mưu, giúp việc khách nhau Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau:

Trước khi vào cuộc họp, đại diện ban tô chức hoặc ngườ được giao

nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp phải làm thủ tục ôn định tổ chức, mời

đại biêu vào phòng họp, én định chỗ ngôi và tiền hành tô chức thực hiện các

nghi thức cân thiết Giới thiệu các đại biểu, các thành phân dự họp Khi giới thiệu đại biểu

phải đảm bảo tính thứ bậc, giới thiệu khách trước chu nha sau Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, Chủ tọa đọc lời khai mạc cuộc họp, nêu được mục đích chính, những mục tiêu mà cuộc họp hướng tới, các nội dụng

nhiệm vụ cụ thể cuộc họp sẽ tiền hành Chủ tọa cân nói rõ cách thức làm việc trong cuộc họp và duy trì phát triên liên tục, logic cuộc họp

Khi điều hành cuộc họp, Chủ tọa cân hét sức tránh tình trạng đọc văn

bản đã in sẵn (thường là các bản báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu

Trình bày báo cáo tham luận Các báo cáo và tham luận cần được phân

loại và sắp xếp sao cho hợp lý trong chương trình họp có tính liên hoàn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc họp

Tiền hành thảo luận những vấn đề đặt ra Tháo luận là một nội dung

quan trong trong hau hét cac cuộc họp Việc tiền hành phát biểu và tháo luận cân được ngắn gọn, có chuân bị trước mỗi người phát biêu nên trong khoảng

thời gian tối đa từ 10-15 phút - Ghi biên bản

Biên bán phải được ghi đây đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ

21

sót ý kiến Biên bản cần ghi đây đủ các thông tin như: thời gian bắt đầu và

thời gian kết thúc, địa điểm tiền hành cuộc họp, thành phân tham dự và khách

mời, số đại biêu có mặt và vắng mặt, chủ tịch đoàn và thư ký đoàn, nội dung và diễn biến cuộc họp, các ý kiến thỏa luận Đồng thời, phải ghi đây đủ chính xác các kết luận của cuộc họp, quá trình và kết quá bầu cử (nếu có), cuối biên

bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký s* Kết thúc cuộc họp

(Nguồn: tác giá) Kết luận lại các nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp cần

khăng định các nội dung, các van đề đã được nhát trí, nhắn mạnh các nội dung và cả các biện pháp, phân công thực hiện (néu có) của các nội dung đã

thống nhát

Thông qua biên bản cuộc họp: thông thường khi kết thúc cuộc họp chủ

tọa hoặc thư ký có trách nhiệm đọc biên bản cuộc họp trước các đại biêu tham dự Tuy nhiên, tại một số cuộc họp lớn sau khi cuộc họp kết thúc thư ký sẽ

hoàn thiện bién bản và trình ban lãnh đạo phê duyệt và ký Biên bản cuộc họp

được nhân ban gửi đến các cá nhân, đơn vị có liên quan để thông báo các thông tin cân thiết

Đánh giá và kết thúc cuộc họp: người điều hành cuộc họp đưa ra những đánh giá chung về kết quả đạt được cũng như hạn chế trong từng phản của

cuộc họp Sau đó, tiền hành tuyên bố bé mạc cuộc họp

22

s* Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp

Hoàn thiện ` Ban hành ,| vise mang tính chát

văn bản vị văn bản vị nghiệp vụ văn

cuộc họp

Nghị quyết cuộc họp;

Biên bản; Các loại tài liệu khác;

Thứ hai, ban hành các văn bản cân thiết trên cơ sở quyết định của

cuộc họp Các văn bản chính thức;

Thông báo về cuộc họp; Thứ ba, các công việc mang tính chát nghiệp vụ văn phòng Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc những người được giao trách nhiệm phải thực hiện một số công việc sau đây:

Tiền hành thu thập các tài liệu liên quan đề lập hỗ sơ cuộc họp Kiêm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và

hoàn trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng

Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp Khi thu thập cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của chuyên môn Kế toán - Tài vụ

Biên tập và soạn thảo một số thư từ văn bản theo yêu câu của người lãnh

đạo trên tinh thân những nội dung đã được trao đôi thảo luận và nhất trí trog

cuộc họp

23

1.2.2 Quy trình tổ chức sự kiện

Dựa trên việc tìm hiệu các tài liệu giáo trình, website có liên quan đến tô

chức sự kiện tác giả nhận thây mỗi nhà nghiên cứu đều đưa ra một quy trình

TCSK riêng Tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phòng quy trình

TCSK cần phải cụ thê và chỉ tiết, vì vậy tác giá đồng quan điêm với TS

Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Giáo trình Quán trị hành chính văn phòng” Quy trình tô chức sự kiện được xây dựng qua các công việc sau:

+» Những công việc trước sự kiện

Sơ đồ I.5 Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

Nhà xuất bản Thống kê)

- Thành lập ban tô chức sự kiện

Gồm những thành viên thuộc những thành phan khác nhau, có khả năng tố chứ và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp Mỗi thành viên trong ban tổ chức cân được giao những mảng công việc cụ thẻ, chỉ tiết trên những lĩnh vực

chuyên biệt Nhà quán trị tổ chức sự kiện đảm nhiệm chức vụ Trưởng ban,

trực tiếp điều hành ra quyết định

- Lập kế hoạch tô chức sự kiện

Kế hoạch hội nghị có thẻ được lập cho từng tháng, quý hoặc cá năm Trong bản kế hoạch cần nêu rõ những điểm cơ bản như tên sự kiện, thời gian,

24

tổ chức sự kiện, thành phản tham gia sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, nội

dung sự kiện Phòng Hành chính hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu

trách nhiệm tổ chức triên khai việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao

gồm các nội dung như sau: chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan,

kiêm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận, báo cáo kịp thời cấp

trên các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo, phối hợp với cá

nhân liên quan đề giải quyết các sự có phát sinh Trước khi sự kiện diễn ra từ một đến hai ngày Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ

các hạng mục theo kế hoạch, các công việc phái chuẩn bị và giải quyết các phát sinh nếu cần thiết

- Dự toán ngân sách

Vai trò của ngân sách: sự kiện dù nhỏ hay lớn cần thu xếp đủ ngân sách;

ngân sách sẽ chỉ phối việc xác định quy mô, vị trí, địa điểm tô chức sự kiện; cần xác định trước ngân sách cho tô chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

Dự toán sơ bộ ngân sách: phái dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch

vụ cần thiết đê đạt được chất lượng của sự kiện Tùy theo tính chất, quy mô

của từng sự kiện mà danh mục hàng hóa, dịch vụ có khách nhau

Ké hoạch phân bỏ ngân sách: cân được thực hiện ngay khi lên kế hoạch

tố chức sự kiện Ngân sách cân được phân bỏ cho các hạng mục công việc

chuẩn bị và cho nội dung cho các hoạt động sự kiện

- Xác định mục tiêu chủ đẻ, nội dung chương trình sự kiện

Mục tiêu phải có ý nghĩa, phải rỗ ràng, có thứ bậc (nếu muốn thực hiện mục tiêu lồng ghép nhưng không nên quá nhiều) Chủ đề, nội dung chương

trình cũng tương tự như cách thiết lập chương trỉnh cuộc họp Tuy nhiên tùy

theo sự kiện như hội nghị, hội tháo, lễ khánh thành, người tổ chức cần nghiên cứu kỹ hơn về nghi thức và thủ tục cho phù hợp khi thiết lập chương trỉnh,

25

chang hạn loại sự kiện nào cần nghi thức chào cờ, loại sự kiện nào cân diễn

văn khai mạc trang trọng hay chỉ cần có bài phát biêu ngắn,

- Danh sách khách mời

Xác định rõ các vấn đề: ai là khách mời mục tiêu Ai là người lên danh

sách khách mời Làm thế nào để thư mời trình bày đủ nội dung và đến tay

khách mời đúng thời gian dự kiến Đối với trường hợp cần phải đưa đón

khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thi phải cử nhân viên đi đưa đón

và hướng dẫn khách các thủ tục và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí

Danh sách khách mời: cần chuân bị hai danh sách, danh sách A cho khách mời chính thức, danh sách B cho khách mời dự bị (thay thế cho những người ở danh sách A không tham dự được)

- Thiệp mời

Chú ý các nội dung sau: tên sự kiện, thời gian (ngày giờ khai mạc, bé mạc, chương trình), địa điểm, chỉ dẫn (sơ đỏ), nơi đậu xe, trang phục, địa chỉ/ số điện thoại/ email/ số fax hồi âm; nội dung và chương trỉnh sự kiện; thành

phan tham dự; những giấy tờ cần thiết mang theo; các yêu câu khác (tham

chuẩn bị các loại giấy tờ khác

- Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian trong năm: căn cứ vào loại hình sự kiện, thành phản tham dự

và điều kiện của nhà cung cấp

Thời gian trong ngày: phải căn cứ số lượng, vị trí cự ly của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện

26

Thời gian trong tuân: phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự một số

lựa chọn thông thường như những cuộc họp, sự kiện đoàn thê, hội nghị, hội

thảo thường được tổ chức giữa tuân - Lựa chọn địa điểm tô chức sự kiện Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong sự thành bại của tô chức sự kiện Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện Nhà tô chức sự

kiện cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau để chọn nơi đáp ứng các yêu câu của mình Nhiều sự kiện cần không gian bó trí và diễn tập như dẫn

chương trình, lắp đặt thiết bị, hoạt động của các diễn viên, Cần lưu ý địa điểm tố chức sự kiện phải phù hợp với ngân sách Loại hình sự kiện, khả năng tài

chính và cân đối chỉ phí là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức sự kiện - Những công việc khác cân chuẩn bị

Bồ trí sân kháu: sân khấu rộng, hẹp, cao, tháp chịu sự chi phối của không

gian tô chức sự kiện và loại hỉnh sự kiện

Thiết bị: cân chuẩn bị các thiết bị phụ vụ cho sự kiện như loa, míc, hệ thống âm thanh, ánh sáng

Tổ chức ăn uống trong sự kiện: lựa chọn thức ăn, xác định rõ phạm vi

mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới Tùy theo ngân sách mà xác định

hình thức tiệc, cần nắm vững số lượng người tham gia đề dự tính được khâu phần ăn

*,

+» Những công việc trong sự kiện

Đón tiến đại ón tiếp đại Kiểm diện : Đảm báo tiền ˆ

báu | daibigu «= ® hương trình

So dé I.6 Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện

(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

Nhà xuất bản Thông kê)

27

- Đón tiếp đại biêu

Hai giờ trước khi diễn ra sự kiện, Trưởng ban tô chức phải kiểm tra lại

toàn bộ các nội dung chuẩn bị, xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp, kiểm tra các loại tài liệu, hệ thống thông tỉn, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ, liên hệ với chủ tọa hội nghị xem xét có thay đổi gỉ không và bố

sung kịp thời

Nhân viên phải đón tiếp đến trước, phụ trách hội trường phái có mặt để sắp xếp bố trí khách ngôi đúng theo sơ đồ đã chuẩn bị Các nhân viên lễ tân hướng dẫn khách vào vị trí

- Kiểm diện đại biêu

Ở những sự kiện nhỏ, để kiêm diện đại biêu có thê dùng danh sách đã chuân bị trước

Ngược lại, tại các sự kiện lớn đông người thì dùng thẻ đại biểu hoặc giáy vào cửa (được gửi kèm thiệp mời)

- Dam báo tiến độ của chương trỉnh

Thời gian dự kiến cho các tham luận, báo cáo và thảo luận phái được

chap hành theo dự kiến Việc đảm báo thời gian giải lao cũng có ý nghĩa quan

trọng vì sẽ làm giám sự căng thắng cần thiết cho các đại biểu, thực hiện bước chuyên tiếp cho chương trình sự kiện Bồ trí nhân viên cung cấp các điều kiện cân thiết cho giới truyền thông như gửi tài liệu, thông cáo báo chí và các

phương tiện phục vụ khi cần thiết

*,

+» Những công việc sau sự kiện

át toá Gửi thư thiên biê °

Những công việc cần thiết phái thực hiện sau khi két thúc sự kiện: Thanh quyết toán chi phí: cá nhân, bộ phận phụ trách có nhiệm vụ

thanh toán các khoản tiền sẽ tiền hành thu thập các loại hoá đơn, chứng từ và quyết toán các khoán chỉ phí tổ chức sự kiện Việc thanh quyết toán phải được

công khai, minh bạch và rõ ràng Gửi thư cảm ơn khách mời: sau khi kết thúc sự kiện Ban tô chức cân

thực hiện việc soạn tháo và gửi thư cảm ơn đại biểu, khách mời tới tham dự

sự kiện Nội dung thư ảm ơn cần được trình bày ngắn gọn, lịch sự thê hiện

lòng biết ơn chân thành Hoàn thiện biên bản: bộ phận thư ký thực hiện hoàn chỉnh và thông qua biên bản sự kiện, sao gửi các đơn vị liên quan

Lập hồ sơ sự kiện: tiền hành thu thập các văn bán, tài liệu liên quan như

kế hoạch sự kiện, danh sách khách mời, chương trinh nghị sự, dự trù kinh phí, để lập hồ sơ sự kiện

1.3 Ý nghĩa của hoạt động tô chức các cuộc họp và sự kiện

1.3.1 Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp

- Vai trò giải quyết công việc

Họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc, các cuộc hop

đêu hướng tới mục tiêu giải quyết công việc Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện Công việc sẽ nhanh chóng được triên khai và giái quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành

viên đó chủ động thực hiện, giải quyết nhanh chóng, chính xác

- Vai trò thông tin và điều hành công việc

Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh

đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lí một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc họp

29

Bên cạnh đó, thông qua các cuộc hợp nhà lãnh đạo có thê nắm bắt kịp

thời, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các thông tin phán hải, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết đảm bảo hoạt động của cơ quan Khi cần nhiều ý kiến đóng

góp, lãnh đạo cơ quan tô chức các cuộc hợp để thu nhập ý kiến một cách

nhanh chóng, chính xác và đây đủ

- Vai trò tổng kế, đánh giá công việc Qua các cuộc họp sơ két, tông kết, báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tông

kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành những việc chưa làm được, từ

đó nhận xét và rút kinh nghiệm đề ra các giải pháp để góp phan nang cao, cai

thiện công việc

Họp giúp lãnh đạo cơ quan sẽ nắm bắt kiêm soát được tỉnh hỉnh, đánh

giá được sự thực hiện trong công việc của mỗi cá nhân, từ đó có biện pháp

khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các cá nhân còn

chênh máng, không hoàn tát công việc - Giúp phát huy sức mạnh táp thể

Hop la noi dé phát huy quyên làm chủ của con người, đê mỗi cá nhân

được bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết

định đúng đắn

1.3.2 Ý nghĩa của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cơ

quan và tổ chức, cụ thê:

- Tổ chức sự kiện giúp truyền thông, quảng bá hỉnh ánh

Sự kiện thường diễn ra nhiều trong năm như các buổi họp hội đồng quản

trị, các hội thảo y tế, giáo dục, giao thông vận tái, các buổi tuyên dương công

nhân viên, ký niệm ngày lễ lớn Các sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích như tăng cường khả năng làm việc, gây dựng hình ảnh cơ quan với toàn

thê nhân viên Ngoài ra, đây còn là nơi mọi người trao đôi những ý kiến, các ý

30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TÍNH KHÁNH HÒA 2.1 Tổng quan về Sớ Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sớ Nội

vụ tỉnh Khánh Hòa

2.1.1 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa - Lịch sứ hình thành:

Được thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1976 theo Quyết định số 464/TC- UB cua Uy ban nhân dan tinh Phú Khánh thành lập Ban Tô chức Chính quyền

tỉnh Phú Khánh Theo đó, Ban Tô chức chính quyền tỉnh Phú Khánh là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp,

toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời là cơ quan chuyên môn cấp

dưới của Ban Tổ chức Chính phủ, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Tổ chức Chính phủ

Đến năm 1988, thi hành Nghị quyết số 34-NQ/TW ngày 02/7/1986 của

Bộ Chính trị về kiện toàn tô chức, nâng cao hiệu lực của bộ máy đáp ứng yêu

câu của nhiệm vụ kinh tế xã hội, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 1153/UB ngày 19/7/1988 kiện toàn tổ chức bộ máy Ban Tổ chức chính quyên tỉnh Phú Khánh

Ngày 31 tháng 11 năm 2003, Chủ tịch Ủy ban nhân dan tinh ban hành

Quyết định số 899/QĐ-CT về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh

Khánh Hòa thành Sở Nội vụ tính Khánh Hòa

Ngày 28/4/2021 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 1145/QĐ-UBND về việc kiện toàn cơ cầu tô chức của Sở Nội vụ tỉnh Khánh

Hòa; theo đó, về cơ cầu tổ chức có sự thay đổi (Lãnh đạo Sở: có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc; các đơn vị thuộc Sở: Phòng Tô chức, biên ché - Công chức, viên chức; Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên, Phòng Cai

cách hành chính; Văn phòng; Thanh tra; Phòng Thí đua — Khen thưởng; Phòng Văn thư — Lưu trữ; các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở: Ban Tôn giáo; Trung tâm Lưu trữ lịch sử)

32

- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn: Ngày 22 tháng 10 năm 2021, Uỷ ban nhân dẫn tỉnh Khánh Hòa ban hành

Quyết định số 3626/QĐ-UBND về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ ,

quyền hạn của Sở Nội vụ [Xem chỉ tiết tại phạ lực 01]

- Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tính Khánh Hòa:

Lãnh đạo Sở

01Giam déc: Ba Tran Thu Mai 03 Phó Giám: Ông Văn Ngọc Sen; Ông Bùi Thé An; Ông Nguyễn Văn Minh Các phòng, ban, tổ chức trực thuộc

LÌ Văn phòng sở

LI Thanh tra Phòng Tô chức, Biên ché - Công chức, viên chức _ Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên LI Phỏng cải cách hành chính

LI Phòng Thị đua — Khen thưởng

1 Ban Tôn giáo

O Phong Van thư — Lưu trữ O Trung tâm lưu trữ lịch sử 2.1.2 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Hình 2.1 Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

(Nguồn: Tác giả)

33

Ngày 18 tháng 6 năm 2021, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ký ban

hành Quyết định số 188/QD-SNV về việc quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị thuộc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Theo đó, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn; cơ cấu tô chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được quy định như sau:

- Chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối

hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác

trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tô chức cán bộ; pháp chế; tông hợp; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; văn thư; ứng dụng công nghệ thông tin; lưu trữ; thí đua - khen thưởng; tài chính, kế

toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị Cụ thê gồm:

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và chương trình, biện pháp tô chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành

chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trình UBND tỉnh;

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trỉnh đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyên, hướng dẫn, kiêm tra, phố biến, giao dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao;

Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyên của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Tổ chức công tác thông tin, lưu trữ; Thực hiện chế độ thống kê báo cáo định kỳ và đột xuất, sơ kết, tông kết tỉnh hình các mặt công tác nghiệp vụ của Sở;

Tham mưu Giám đốc Sở công tác tô chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức của Sở, tô chức và quản lý lực lượng dân quân tự vệ cơ quan;

34

Thực hiện quản lý công văn, giấy tờ đi, đến; quản lý con dấu, tô chức lưu trữ hỗ sơ và các văn bản, giấy tờ của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ, thê lệ của Nhà nước In an tai liệu, sao các tài liệu theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Sở và đề nghi cua các đơn vị thuộc Sở;

Tham mưu Giám đốc Sở công tác cải cách hành chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Sở; quản lý, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở;

Tham mưu Giám đốc Sở thực hiện công tác pháp chế; tiếp công dân

cơ quan;

Tham mưu Giám đốc Sở và tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính nhà nước, quản trị mạng tin học co quan; Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 900: 2015 trong cơ quan theo kế hoạch của tỉnh;

Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý của cơ quan Sở và các cơ quan trực thuộc Sở Thâm định kế hoạch, phân bổ kinh phí, thâm

tra báo cáo quyết toán các cơ quan trực thuộc; tông hợp quyết toán toàn Sở theo

quy định;

Quản lý kinh phí, tài sản của cơ quan theo quy định của Nhà nước Sắp xếp nơi làm việc, trang bị phương tiện làm việc, sinh hoạt của cơ quan, phục vụ các cuộc họp, hội nghị do Sở mời hoặc triệu tập;

Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm yêu cầu cho hoạt động công tác của cơ quan;

Xây dựng kế hoạch, biện pháp và đôn đốc thực hiện nội quy bảo vệ cơ quan, thực hiện công tác phòng gian bảo mật, bảo đảm an toàn và bảo vệ bí mật của Nhà nước theo quy định Triển khai thực hiện các biện pháp phòng cháy, chữa chây bảo vệ an toản, tài sản, hồ sơ tài liệu cơ quan;

Thường trực cơ quan, tiếp khách đến quan hệ công tác;

35

Tham mưu, giúp Giám đốc Sở xây dựng, tô chức chỉ đạo thực hiện các nội quy, quy chế và quy tắc của cơ quan;

Theo dõi, tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở tình hình thực hành tiết kiệm,

chống lãng phí ở các đơn vị và công chức, viên chức, người lao động thuộc SỞ;

Tổ chức thực hiện và theo đối phong trào thi đua trong cơ quan và ngành, tông kết rút kinh nghiệm kịp thời và có biện pháp động viên thúc đây

- Cơ cấu tổ chức gôm: Chánh văn phòng và số lượng Phó Chánh Văn phòng theo quy định Số biên chế được giám đốc Sở quyết định phân bổ trong tổng số biên chế được

Uỷ ban nhân dân tỉnh giao cho Sở Nội vụ

2.2 Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sớ Nội

vụ tỉnh Khánh Hòa

2.2.1 Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biểu được tổ

chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa

Theo thống kê của chuyên viên phụ trách hàng năm tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa thực hiện tô chức khoảng hơn hai tram đến ba trăm cuộc họp Phân lớn đều là các cuộc họp không mang tính nghi thức như họp giao ban; họp tham mưu tư vấn; họp chuyên môn; sự kiện hội họp; sự kiện lễ

ký niệm; sự kiện giải trí, Số lượng các cuộc họp, sự kiện mà Văn phòng trực

tiếp tổ chức từ năm 2019 đến tháng 3 năm 2022 được thê hiện qua bảng sau:

36

STT | Tên cuộc họp/ sự kiện | 201g 2020 2021 2022

| | Nhém cuộc họp tiêu bieu 205 188 181 38

Bảng 2.1 Số lượng tô chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ

tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022

(Nguồn: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa)

Như vậy căn cứ vào bảng tổng hợp trên ta có thê thấy số lượng cuộc họp nhiều nhất là năm 2019 được tổ chức 205 cuộc, đến giai đoạn năm 202 số lượng cuộc họp được tổ chức là I81 cuộc, đã có xu hướng giảm số lượng cuộc họp (giảm 24 cuộc) so với năm 2019 Bên cạnh đó, tính tới thời điểm

đang thực hiện tổng hợp (tháng 3/2022) số lượng cuộc hợp được thống kê

hiện tại là 38 cuộc Nỗi bật với số lượng cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng, quý được tô chức mỗi năm đều trên 50 cuộc

Cùng thời điểm đó, có 105 sự kiện tổ chức vào năm 2019, từ năm 2020,

2021 số lượng sự kiện được tổ chức cũng giảm dân qua từng năm Trung bỉnh một năm giảm khoảng 18 - 20 sự kiện Bởi một số lý do ảnh hưởng của tỉnh

hình dịch bệnh Covid - 19, kinh phí tổ chức, Đối với các sự kiện hội họp

được tô chức để trao đôi thông tin, bàn bạc ra quyết định của cơ quan nhự hội thảo khoa học, hội nghị tông kết được tổ chức nhiều vào năm 2020 với số

lượng là bốn 4l cuộc Các sự kiện lễ ký niệm như lễ kỷ niệm thành lập Sở

37