Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

lOMoARcPSD|39222806 TRƯƠNG ĐAI HOC CÔNG NGHIỆP HA NỘI KHOA QUAN LY KINH DOANH BAO CAO THƯC HANH Tô chưc cuộc hop ra măt san phâm mơi cho Công ty Cô phân Banh keo Hai Ha tai chi nhanh Băc Ninh Giang viên hương dân: Nguyên Thi Tuyên Sinh viên thưc hanh : Nhom 7 Lơp : Quan tri Nhân lưc 02 – K13 Ha Nội, Ngay…thang…năm 2020 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 STT Ho va tên M愃̀ sinh viên Ghi chu 1 Nguyên Thi Lan 2018604218 2 Trân Thi Thanh Huyên 2018604311 3 Nguyên Thi Liên 2018604224 4 Nguyên Thi Lệ 2018604474 5 Ngô Thi Thu Hiên 2018603316 6 Hoang Thi Huyên 20186044266 Danh sach cac thanh viên nhom 7 – Lơp QTNL02 K13 Hoc phân: Ky năng tô chưc va điêu hanh cuộc hop Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 Lơi cam ơn Trên thưc tê không có sư thành công nào mà không gắn liên vơi những sư hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiêu, dù trưc tiêp hay gián tiêp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đâu hoc tập ở giang đường đại hoc đên nay, em đã nhận được rất nhiêu sư quan tâm, giúp đỡ của quý thây cô, gia đình và bạn bè Vơi lòng biêt ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đên quý thây cô khoa quan lý kinh doanh, Trường Đại hoc Công nghiệp Hà Nội, vơi tri thưc và tâm huyêt của mình để truyên đạt vốn kiên thưc quý báu cho chúng em trong suốt thời gian hoc tập tại trường Và đặc biệt, trong bài báo cáo thưc hành này, khoa đã tạo điêu kiện cho chúng em được tiêp cận vơi môn hoc – môn “Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp”, mà theo em là rất hữu ích đối vơi sinh viên ngành Quan tri nhân lưc Đó là môn hoc vô cùng hữu ích đối vơi công việc của chúng em sau này Đặc biệt nhóm 7 chúng em xin cam ơn chân thành đên giang viên hương dân – Cô Nguyên Thi Tuyên đã giúp đỡ chúng em suốt thời gian hoc tập từ khâu chuẩn bi, thưc hiện và hoàn thiện bài báo cáo này Cô đã tận tâm hương dân chúng em qua từng buôi hoc trên lơp cũng như những buôi nói chuyện, thao luận vê các chủ đê chuyên môn và các kĩ năng cân có để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất Nêu không có những lời hương dân, dạy bao của cô thì bài thu hoạch này của chúng em rất khó có thể hoàn thiện được Một lân nữa, em xin chân thành cam ơn cô Sau cùng, em xin kính chúc quý thây cô trong nhà trường, các thây cô trong khoa Quan lý kinh doanh nói chung, Cô Nguyên Thi Tuyên nói riêng có một sưc khoẻ dồi dào, nhiêu niêm tin để tiêp tục thưc hiện sư mệnh cao đẹp của mình, là người lái đò đây nhiệt huyêt truyên đạt kiên thưc cho thê hệ mai sau Chúng em xin chân thành cam ơn ! Lơi mơ đâu Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 1 L礃Ā do lư뀣a chon đ t愃i Ngay nay x愃̀ hội ngay cang phat triển kéo theo đo la sư phat triển kinh tê tư nhân Việc phat triển nay lam cho cac doanh nghiệp nha nươc , cac doanh nghiệp tư nhân co sư cạnh tranh khốc liệt trên thi trường Điêu nay đòi hỏi cac doanh nghiệp phai co một chiên lược kinh doanh rõ rang để cạnh tranh trên thi trường Hiểu được điêu nay ma cac doanh nghiệp trên thi trường hiện nay muốn hoạt động bất cư công việc gì vê cac lĩnh vưc của doanh nghiệp đêu phai co một chiên lược phat triển nhằm đinh hương đường đi, kê hoạch phat triển Đặc biệt để thống nhất được cac chiên lược, giup doanh nghiệp đi được đung hương đung kê hoạch, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phai co một biện phap để thống nhất ý kiên của hội đồng, cac thanh viên Để lam được điêu nay thì hop la một phương an hiệu qua cho cac doanh nghiệp khi muốn đưa ra một chiên lược hay một quyêt đinh nao đo Mong muốn đưa ra một chiên lược đung đắn, công ty cô phẩn banh kẹo Hai Ha đ愃̀ tiên tô chưc cuộc hop ra mắt san phẩm mơi Cuộc hop nhằm mục đích tìm ra được phương an chiên lược hiệu qua để ra mắt san phẩm mơi – san phẩm banh gạo GaBi Hiểu được tâm quan trong của hop va cac ky năng cân thiêt để tô chưc cuộc hop nhom 7 chung em muốn tìm hiểu cach tô chưc, điêu hanh, xử lý tình huống phat sinh trong cuộc hop của công ty cô phân banh kẹo Hai Ha Đê tai: Tô chưc một cuộc hop ra mắt san phẩm mơi vao thang 9 năm 2020 của Công ty Cô phân Banh kẹo Hai Ha tại cơ sở Bắc Ninh 2 Mục đích nghiên cưu Nhằm hiểu được cach tô chưc va điêu hanh cuộc hop trong doanh nghiệp Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 đồng thời hiểu va bồi dưỡng ky năng tô chưc va điêu hanh cuộc hop 3 Đối tượng nghiên cưu Tô chưc cuộc hop của công ty cô phân banh kẹo Hai Ha- HAIHACO 4 Pham vi nghiên cưu Công ty cô phân banh kẹo Hai Ha – HAIHACO 5 Phương pháp nghiên cưu − Thu thập va xử lí dữ liệu − Phân tích dữ liệu − Tông hợp 6 Kết cấu b愃i báo cáo: Ngoài phân mở đâu Bai bao cao kêt cấu 3 chương - Chương 1 Lý luận chung vê ky năng tô chưc và điêu hành cuộc hop - Chương 2 Tô chưc cuộc hop - Chương 3 Tông kêt và đánh giá Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 M唃⌀C L唃⌀C Table of Contents CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 1 1.1 Một số khái niệm chung vê ky năng tô chưc và điêu hành cuộc hop 1 1.1.1 Hop là gì? 1 1.1.2 Điêu hành cuộc hop 1 1.1.3 Ky năng tô chưc và điêu hàng cuộc hop 3 1.1.4 Sư cân thiêt phai tiên hành cuộc hop 5 1.1.5 Các hình thưc và mục đích cuộc hop 5 1.1.6 Biên ban cuộc hop 6 1.2 Xác đinh mục tiêu cuộc hop 8 1.2.1 Đam bao cuộc hop thật sư cân thiêt 8 1.2.2 Xác đinh mục tiêu cuộc hop 8 1.3 Chuẩn bi cho cuộc thao luận 9 ❖ Thu hút sư tham gia của những người cân thiêt 9 ❖ Cung cấp trươc chương trình cuộc hop 9 ❖ Thăm dò trươc ý kiên của người tham dư chính 10 ❖ Chuẩn bi cho cuộc thao luận 10 1.4 Trong cuộc hop 11 ❖ Xác đinh rõ mục tiêu cuộc hop 11 ❖ Tạo điêu kiện trung câu ý kiên 11 1.5 Kêt thúc cuộc hop 12 ❖ Đưa ra quyêt đinh cuối cùng cho cuộc hop 12 ❖ Ghi biên ban cuộc hop 12 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC CUỘC HỌP 14 2.1 Giơi thiệu chung vê Công ty Bánh kẹo Hai Hà: 14 2.2 Tô chưc cuộc hop 16 2.2.1 Chuẩn bi cuộc hop 16 2.2.2 Bắt đâu cuộc hop 19 1 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 2.2.3 Tình huống phát sinh trong cuộc hop 21 2.2.4 Phương án giai quyêt tình huống phát sinh trong cuộc hop 21 2.2.5 Thưc hiện ghi hình cuộc hop 23 CHƯƠNG 3 TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 24 3.1 Bê mạc 24 3.1.1 Tóm tắt nội dung trong quá trình hop 24 3.1.2 Khuyên khích, khen thưởng 25 3.2 Một số công việc khác sau khi kêt thúc cuộc hop 25 3.2.1 Lập và phân công người thưc hiện kê hoạch cuộc hop 25 3.2.2 Có chê độ kiểm tra tiên trình thưc hiện công việc 26 3.2.3 Dư trù kinh phí của chiên lược 26 Bibliography 29 2 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 CHƯƠNG 1 LY LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VA ĐIỀU HANH CUỘC HOP 1.1 Một số khai niệm chung v kỹ năng tô chưc va điu hanh cuộc hop 1.1.1 Hop la gi? - Theo từ điển Tiêng Việt, hop là tập hợp của hai hoặc nhiêu người đã được triệu tập vơi mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác bằng lời nói, chẳng hạn như chia sẻ thông tin hoặc đạt được thỏa thuận Các cuộc hop có thể xay ra trưc tiêp hoặc hâu như, qua trung gian là công nghệ truyên thông, như cuộc goi hội nghi qua điện thoại, cuộc goi hội nghi qua Skype hoặc hội nghi truyên hình - Theo từ điển Merriam-Webster đinh nghĩa một cuộc hop là "một hành động hoặc quá trình chung vơi nhau" - Ví dụ như một hội nghi cho một mục đích chung cho chiên lược sắp tơi của công ty - Trong các doanh nghiệp thì hop là một hình thưc giao tiêp Đó là một nhóm người tập trung nhau lại vơi mục đích để thao luận, tranh cãi hoặc quyêt đinh Vì một cuộc hop thường liên quan đên nhiêu người, nên thường khác nhau vê ý kiên và có thể gây nên các vấn đê Một cuộc hop tốt sẽ hạn chê những sư khác biệt đó và kêt qua có thể đạt được ngay Moi cuộc hop đêu phai được chuẩn bi, cân nhắc và tiên hành để xem làm thê nào để moi thư đêu tốt ⇨ Vậy hop là sư tập hợp nhiêu người một cách có tô chưc theo một nguyên tắc nhất đinh tại một đia điểm, thời gian cụ thể để thưc hiện các công việc như: truyên đạt, trao đôi, thao luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giai quyêt vấn đê, các nhiệm vụ và người dư hop cân hoặc quan tâm 1.1.2 Điều hanh cuộc hop “Một cuộc hop là khi hai hoặc nhiêu người đên vơi nhau để thao luận vê một hoặc nhiêu chủ đê, thường là trong một môi trường chính thưc hoặc kinh doanh, nhưng các cuộc hop cũng diên ra trong nhiêu môi trường khác nhau 1 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 Có nhiêu loại cuộc hop tồn tại ví dụ vê quy mô (số lượng người tham dư), tính chất (chính thưc hoặc không chính thưc), thời gian, … Điêu hành cuộc hop là hoạt động của người đóng vai trò chủ trì trong cuộc hop Người điêu hành cân: Bám sát mục tiêu tô chưc cuộc hop và bao đam hiệu qua ❖ Nhiệm vụ của người điêu hành: - Người tạo thuận lợi cho sư đê xuất ý kiên của moi thành viên (facilitator): ��� Người chủ trì cuộc hop phai biêt cách vận động moi thành viên tham gia đóng góp ý kiên, ý tưởng ��� Nhận xét, phân tích, phê phán, đê nghi cho cuộc hop - Người điêu khiển cuộc hop đi đúng hương (controlter): Người chủ trì phai bám sát lich trình của cuộc hop, đam bao cho cuộc hop tiên triển thuận lợi, hương đên những mục tiêu đê ra - Người điêu hòa (moderator): Người chủ trì cuộc hop phai tính đên trạng thai tâm lý của cac thanh viên tham dư cũng như những mối liên hệ riêng tư của ho vơi nhau Những yêu tố khác nhau vê tâm lý có thể là nguồn gốc của các sư bê tắc Những lời khuyên cho người chủ trì cuộc hop ❖ Trong đó ky năng cân có của người điêu hành cuộc hop - Trình bày lại (restate): Cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ toa hiểu mình làm cho moi người nhận thưc các điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ khách quan của người chủ trì 2 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com) lOMoARcPSD|39222806 - Tông hợp (summarize): Tóm lược các dữ kiện chính do tập thể phát biểu cho phép moi người nhận thưc được lập trường của mình trong quá trình làm việc và kiểm tra những gì đã đạt được hay chưa đạt được - Đặt câu hỏi (question): Cho phép moi thành viên có thể đi sâu vào vấn đê hay tiêp đà cho việc tranh luận 1.1.3 Kỹ năng tổ chức va điều hang cuộc hop ❖ Kĩ năng chuân bị v愃 tô chưc cuộc hop - Người tô chưc cuộc hop cân phai lưa chon mục đích, nhiệm vụ của cuộc hop - Căn cư vào mục tiêu kê hoạch đê ra của tô chưc - Căn cư vào tình hình thưc tê và kha năng nhân sư, trang thiêt bi, kinh phí điêu kiện ngoại canh - Căn cư vào bài hoc kinh nghiệm đã có dư đoán trong tương lai - Người điêu hành cuộc hop có nhiệm vụ: ��� Xác đinh chương trình nghi sư: phác thao kê hoạch chi tiêt cho cuộc hop ��� Xác đinh rõ mục tiêu cuộc hop ��� Ghi chú những điểm quan trong nhất, những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên ��� Lưa chon thành phân cuộc hop: Chủ toạ, những người tham dư chính, thư kí, khách mời ��� Người tô chưc điêu hành cuộc hop cân chú ý lưa chon thời gian, đia điểm hợp lý - Thái độ đón tiêp khách: Sẽ anh hưởng trưc tiêp đên tâm trạng của các thành viên đên cuộc hop cũng như kêt qua của cuộc hop - Đón tiêp đại biểu cân chu đáo, chuyên nghiệp 3 Downloaded by MON HOANG (monmon3@gmail.com)