Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Các hình thưc và mục đích cuộc hop 5❖ Thu hút sư tham gia của những người cân thiêt 9 ❖ Thăm dò trươc ý kiên của người tham dư chính 10 ❖ Đưa ra quyêt đinh cuối cùng cho cuộc hop 12 2.1.

TR ƯƠ NG Đ I H C CÔNG NGHI P HA N I A O Ệ Ộ

KHOA QU N LY KINH DOANH A

BAO CAO TH C HANH Ư

T ch c cu c h p ra m t s n ph m m i cho ô ư ô ̣ o ă a â ơ Công ty C ph n Banh k o H i Ha t i chi nhanh B c Ninh ô â e a a ă

Gi ng viên ha ương d n: Nguy n Th Tuy nâ ê i ê

Sinh viên th c hanh : Nhom 7ư

L p : Qu n tr Nhân l c 02 – K13ơ a i ư

Ha N i, Ngay…thang…năm 2020 ô ̣

STT H va têno M愃̀ sinh viên Ghi chu

Danh sach cac thanh viên nhom 7 – L p QTNL02 K13ơ

H c ph n: K năng t ch c va đi u hanh cu c h po â y ô ư ê ô ̣ o

L i c m n ơ a ơ

Trên thưc tê không có sư thành công nào mà không gắn liên vơi những sư hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiêu, dù trưc tiêp hay gián tiêp của người khác Trong suốtthời gian từ khi bắt đâu hoc tập ở giang đường đại hoc đên nay, em đã nhận đượcrất nhiêu sư quan tâm, giúp đỡ của quý thây cô, gia đình và bạn bè Vơi lòng biêt

ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đên quý thây cô khoa quan lý kinh doanh, Trường Đạihoc Công nghiệp Hà Nội, vơi tri thưc và tâm huyêt của mình để truyên đạt vốnkiên thưc quý báu cho chúng em trong suốt thời gian hoc tập tại trường Và đặcbiệt, trong bài báo cáo thưc hành này, khoa đã tạo điêu kiện cho chúng em được

tiêp cận vơi môn hoc – môn “Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp”, mà theo

em là rất hữu ích đối vơi sinh viên ngành Quan tri nhân lưc Đó là môn hoc vôcùng hữu ích đối vơi công việc của chúng em sau này Đặc biệt nhóm 7 chúng emxin cam ơn chân thành đên giang viên hương dân – Cô Nguyên Thi Tuyên đã giúp

đỡ chúng em suốt thời gian hoc tập từ khâu chuẩn bi, thưc hiện và hoàn thiện bàibáo cáo này Cô đã tận tâm hương dân chúng em qua từng buôi hoc trên lơp cũngnhư những buôi nói chuyện, thao luận vê các chủ đê chuyên môn và các kĩ năngcân có để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất Nêu không có những lời hươngdân, dạy bao của cô thì bài thu hoạch này của chúng em rất khó có thể hoàn thiệnđược Một lân nữa, em xin chân thành cam ơn cô

Sau cùng, em xin kính chúc quý thây cô trong nhà trường, các thây cô trongkhoa Quan lý kinh doanh nói chung, Cô Nguyên Thi Tuyên nói riêng có một sưckhoẻ dồi dào, nhiêu niêm tin để tiêp tục thưc hiện sư mệnh cao đẹp của mình, làngười lái đò đây nhiê ̣t huyêt truyên đạt kiên thưc cho thê hệ mai sau

Chúng em xin chân thành cam ơn !

L i m đ u ơ ơ â

1 L礃Ā do lư뀣a chon đ

Ngay nay x愃̀ h i ngay cang phat tri n kéo theo đo la s phat tri n kinh tộ ể ư ể ê

t nhân Vi c phat tri n nay lam cho cac doanh nghi p nha nư ệ ể ệ ươc , cac doanhnghi p t nhân co s c nh tranh kh c li t trên th trệ ư ư ạ ố ệ i ường Đi u nay đòi h i cacê ỏdoanh nghi p ph i co m t chi n lệ a ộ ê ược kinh doanh rõ rang đ c nh tranh trên thể ạ i

trường Hi u để ược đi u nay ma cac doanh nghi p trên th trê ệ i ường hi n nay mu nệ ố

ho t đ ng b t c công vi c gì v cac lĩnh v c c a doanh nghi p đ u ph i co m tạ ộ ấ ư ệ ê ư ủ ệ ê a ộchi n lê ược phat tri n nh m đ nh hể ằ i ương đường đi, k ho ch phat tri n Đ c bi t đê ạ ể ặ ệ ể

th ng nh t đố ấ ược cac chi n lê ược, giup doanh nghi p đi đệ ược đung hương đung kê

ho ch, đòi h i m i doanh nghi p ph i co m t bi n phap đ th ng nh t ý ki n c aạ ỏ ỗ ệ a ộ ệ ể ố ấ ê ủ

h i đ ng, cac thanh viên Đ lam độ ồ ể ược đi u nay thì h p la m t phê o ộ ương an hi uệ

qu cho cac doanh nghi p khi mu n đ a ra m t chi n la ệ ố ư ộ ê ược hay m t quy t đ nhộ ê inao đo Mong mu n đ a ra m t chi n lố ư ộ ê ược đung đ n, công ty c ph n banh k oắ ô ẩ ẹ

H i Ha đ愃̀ ti n t ch c cu c h p ra m t s n ph m m i.a ê ô ư ộ o ắ a ẩ ơ

Cu c h p nh m m c đích tìm ra độ o ằ ụ ược phương an chi n lê ược hi u qu đ raệ a ể

m t s n ph m m i – s n ph m banh g o GaBi.ắ a ẩ ơ a ẩ ạ

Hi u để ượ âc t m quan tr ng c a h p va cac k năng c n thi t đ t ch co ủ o y â ê ể ô ư

cu c h p nhom 7 chung em mu n tìm hi u cach t ch c, đi u hanh, x lý tìnhộ o ố ể ô ư ê ử

hu ng phat sinh trong cu c h p c a công ty c ph n banh k o H i Ha.ố ộ o ủ ô â ẹ a

Đ tai: T ch c m t cu c h p ra m t s n ph m m i vao thang 9 năm 2020ê ô ư ộ ộ o ắ a ẩ ơ

c a Công ty C ph n Banh k o H i Ha t i c s B c Ninh.ủ ô â ẹ a ạ ơ ở ắ

2 Mục đích nghiên cưu

đ ng th i hi u va b i dồ ờ ể ồ ưỡng k năng t ch c va đi u hanh cu c h p.y ô ư ê ộ o

3 Đối tượng nghiên cưu.

T ch c cu c h p c a công ty c ph n banh k o H i Ha- HAIHACOô ư ộ o ủ ô â ẹ a

4 Pham vi nghiên cưu.

Công ty c ph n banh k o H i Ha – HAIHACOô â ẹ a

5 Phương pháp nghiên cưu

− Thu th p va x lí d li uậ ử ữ ệ

− Phân tích d li uữ ệ

− T ng h pô ợ

6 Kết cấu b愃

Bai bao cao k t c u 3 chê ấ ương

- Chương 1 Lý luận chung vê ky năng tô chưc và điêu hành cuộc hop

- Chương 2 Tô chưc cuộc hop

- Chương 3 Tông kêt và đánh giá

1.1.3 Ky năng tô chưc và điêu hàng cuộc hop 3 1.1.4 Sư cân thiêt phai tiên hành cuộc hop 5 1.1.5 Các hình thưc và mục đích cuộc hop 5

❖ Thu hút sư tham gia của những người cân thiêt 9

❖ Thăm dò trươc ý kiên của người tham dư chính 10

❖ Đưa ra quyêt đinh cuối cùng cho cuộc hop 12

2.1 Giơi thiê ̣u chung vê Công ty Bánh kẹo Hai Hà: 14

2.2.3 Tình huống phát sinh trong cuộc hop 21 2.2.4 Phương án giai quyêt tình huống phát sinh trong cuộc hop 21

3.1.1 Tóm tắt nội dung trong quá trình hop 24

3.2 Một số công việc khác sau khi kêt thúc cuộc hop 25 3.2.1 Lập và phân công người thưc hiện kê hoạch cuộc hop 25 3.2.2 Có chê độ kiểm tra tiên trình thưc hiện công việc 26

CH ƯƠ NG 1 LY LU N CHUNG V K NĂNG T CH C VA ĐI U Ậ Ề Ỹ Ổ Ứ Ề HANH CU C H P Ộ O

1.1 M t s khai ni m chung v k năng t ch c va đi u hanh cu c h p ộ ố ệ  ô ư  ộ o

1.1.1 H p la gi? o

- Theo từ điển Tiêng Việt, hop là tập hợp của hai hoặc nhiêu người đã đượctriệu tập vơi mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác bằng lời nói,chẳng hạn như chia sẻ thông tin hoặc đạt được thỏa thuận.Các cuộc hop có thể xay

ra trưc tiêp hoặc hâu như, qua trung gian là công nghệ truyên thông, như cuộc goihội nghi qua điện thoại, cuộc goi hội nghi qua Skype hoặc hội nghi truyên hình

- Theo từ điển Merriam-Webster đinh nghĩa một cuộc hop là "một hành độnghoặc quá trình chung vơi nhau" - Ví dụ như một hội nghi cho một mục đíchchung cho chiên lược sắp tơi của công ty

- Trong các doanh nghiệp thì hop là một hình thưc giao tiêp Đó là một nhómngười tập trung nhau lại vơi mục đích để thao luận, tranh cãi hoặc quyêt đinh Vìmột cuộc hop thường liên quan đên nhiêu người, nên thường khác nhau vê ý kiên

và có thể gây nên các vấn đê Một cuộc hop tốt sẽ hạn chê những sư khác biệt đó

và kêt qua có thể đạt được ngay Moi cuộc hop đêu phai được chuẩn bi, cân nhắc

và tiên hành để xem làm thê nào để moi thư đêu tốt

⇨ Vậy hop là sư tập hợp nhiêu người một cách có tô chưc theo mộtnguyên tắc nhất đinh tại một đia điểm, thời gian cụ thể để thưc hiện các công việcnhư: truyên đạt, trao đôi, thao luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giai quyêtvấn đê, các nhiệm vụ và người dư hop cân hoặc quan tâm

1.1.2 Đi u hanh cu c h p ề ộ o

“Một cuộc hop là khi hai hoặc nhiêu người đên vơi nhau để thao luận vêmột hoặc nhiêu chủ đê, thường là trong một môi trường chính thưc hoặc kinhdoanh, nhưng các cuộc hop cũng diên ra trong nhiêu môi trường khác nhau

Có nhiêu loại cuộc hop tồn tại ví dụ vê quy mô (số lượng người tham dư), tính chất (chính thưc hoặc không chính thưc), thời gian, …

Điêu hành cuộc hop là hoạt động của người đóng vai trò chủ trì trong cuộchop

Người điêu hành cân: Bám sát mục tiêu tô chưc cuộc hop và bao đam hiệuqua

❖ Nhiệm vụ của người điêu hành:

- Người tạo thuận lợi cho sư đê xuất ý kiên của moi thành viên(facilitator):

�Người chủ trì cuộc hop phai biêt cách vận động moi thành viêntham gia đóng góp ý kiên, ý tưởng

�Nhận xét, phân tích, phê phán, đê nghi cho cuộc hop

- Người điêu khiển cuộc hop đi đúng hương (controlter):

Người chủ trì phai bám sát lich trình của cuộc hop, đam bao chocuộc hop tiên triển thuận lợi, hương đên những mục tiêu đê ra

- Người điêu hòa (moderator):

Người ch trì cu c h p ph i tính đ n tr ng thai tâm lý c a cacủ ộ o a ê ạ ủthanh viên tham d cũng nh nh ng m i liên h riêng t c a h v i nhau.ư ư ữ ố ệ ư ủ o ơ

Những yêu tố khác nhau vê tâm lý có thể là nguồn gốc của các sư bê tắc

Nh ng l i khuyên cho ngữ ờ ười ch trì cu c h pủ ộ o

❖ Trong đó ky năng cân có của người điêu hành cuộc hop

- Trình bày lại (restate): Cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủtoa hiểu mình làm cho moi người nhận thưc các điểm thỏa thuận hay bất đồngvừa được phát biểu và làm rõ thái độ khách quan của người chủ trì

- Tông hợp (summarize): Tóm lược các dữ kiện chính do tập thể phátbiểu cho phép moi người nhận thưc được lập trường của mình trong quá trìnhlàm việc và kiểm tra những gì đã đạt được hay chưa đạt được.

- Đặt câu hỏi (question): Cho phép moi thành viên có thể đi sâu vàovấn đê hay tiêp đà cho việc tranh luận

1.1.3 K năng t ch c va đi u hang cu c h p ỹ ổ ứ ề ộ o

❖ Kĩ năng chuân bị v愃

- Người tô chưc cuộc hop cân phai lưa chon mục đích, nhiệm vụ của

cuộc hop

- Căn cư vào mục tiêu kê hoạch đê ra của tô chưc

- Căn cư vào tình hình thưc tê và kha năng nhân sư, trang thiêt bi,kinh phí điêu kiện ngoại canh

- Căn cư vào bài hoc kinh nghiệm đã có dư đoán trong tương lai

- Người điêu hành cuộc hop có nhiệm vụ:

� Xác đinh chương trình nghi sư: phác thao kê hoạch chi tiêt chocuộc hop

� Xác đinh rõ mục tiêu cuộc hop

� Ghi chú những điểm quan trong nhất, những câu hỏi mà cácthành viên có thể nêu lên

� Lưa chon thành phân cuộc hop: Chủ toạ, những người tham dưchính, thư kí, khách mời

�Người tô chưc điêu hành cuộc hop cân chú ý lưa chon thời gian,đia điểm hợp lý

- Thái độ đón tiêp khách: Sẽ anh hưởng trưc tiêp đên tâm trạng của cácthành viên đên cuộc hop cũng như kêt qua của cuộc hop

- Đón tiêp đại biểu cân chu đáo, chuyên nghiệp

- Bắt đâu cuộc hop:

� Đoc diên văn

� Tuyên bố lý do

� Giơi thiệu đại biểu

� Tuyên bố lý do

� Thông báo lich trình làm việc

� Truyên đạt mục đích, kêt qua mong đợi vơi tất ca người thamdư

� Thông báo các quy đinh cuộc hop

● Thời gian nghỉ giai lao

● Thời gian kêt thúc

Người ch trì cu c h p c n th hi n s l ng nghe, tôn tr ng va đanhủ ộ o â ể ệ ư ắ ogia cao cac ý tưởng, ý ki n, cac câu h i c a cac thanh viên tham d cu c h p.ê ỏ ủ ư ộ o

❖ Kỹ năng băt đâu cuộc thao luận v

- Thao luận và tìm ra vấn đê

- Làm thê nào để moi người tích cưc đưa ra ý kiên giúp cuộc hop sôinôi hơn

- Để khuyên khích moi người thao luận: nêu câu hỏi, đặt vấn đê, tìnhhuống có nội dung

- Chủ toạ cuộc hop ra quyêt đinh, tóm tắt lại vấn đê

❖ Kỹ năng lăng nghe.

- Lắng nghe: là để hiểu đối tượng, thể hiện sư tôn trong, tác động đêncác hành vi, hoạt động, phát triển một cách hiệu qua

- Lắng nghe thể hiện những dấu hiệu nhận biêt phi ngôn ngữ và ngôn

ngữ

- Sẽ tạo ra sư phan hồi liên tục tuy nhiên cân có sư kêt hợp, ghi lại trêngiấy những thông tin quan trong, số liệu, nội dung, ngày giờ.

❖ Kỹ năng đặt câu hỏi.

- Dụng ý quan trong của các nhà quan tri là đặt câu hỏi

- Ky năng:

� Lấy câu hỏi bắt đâu làm trong tâm

�Những câu hỏi, những câu cân hỏi

�Nêu còn thời gian hỏi những câu nên hỏi

- Các câu hỏi xung quanh một số từ khoá sau: Nêu…, Tại sao…, Khi

nào …, Cách nào?

❖ Kỹ năng giai quyết khó khăn trong cuộc hop

❖ Kỹ năng kết thúc cuộc hop

- Tóm tắt thông điệp

- Thông điệp gửi tơi người lắng nghe phai khơp vơi mục tiêu ban đâuđặt ra

- Thông điệp chính xác dê hiểu, dê nhơ

- Gợi mở những nội dung cân tiêp tục quan tâm

- Khái quát những nội dung, thông điệp đã trình bày trong cuộc hop

- Tạo dưng các ý kiên quan điểm.

-Hop là quá trình thao luận và xử lý thông tin cân thiêt để đưa ra quyêtđinh.

-Hình thưc mặt đối mặt là không thể thay thê

- Hop để ra quyêt đinh:

+ Đưa ra các sư kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)

+ Thu thập các ý kiên dưa vào các sư kiện (giai đoạn bàn bạc).+ Đưa ra một số giai pháp (giai đoạn sáng tạo)

+ Ra quyêt đinh (giai đoạn lưa chon)

❖ Mục đích

- Khai thác sưc mạnh tri thưc, trí tuệ tập thể.

- Tạo ra sư phối hợp hành động.

1.1.6 Biên b n cu c h p ả ộ o

Biên b n cu c h p la văn b n c n thi t đ ghi l i n i dung, di n bi na ộ o a â ê ể ạ ộ ê ê

cu c h p v i m c đích l u tr va minh ch ng cho cac v n đ độ o ơ ụ ư ữ ư ấ ê ược nêu ra va nh tấtrí trong cu c h p.ộ o

❖ Vai trò của biên ban cuộc hop

Biên b n cu c h p ghi chép nh ng s vi c đ愃̀ x y ra ho c đang x y raa ộ o ữ ư ệ a ặ atrong cu c h p Đây độ o ược xem nh m t lo i tai li u l ch s , không co hi u l cư ộ ạ ệ i ử ệ ưphap lý nh ng l i la căn c minh ch ng cac s ki n th c t đ愃̀ x y ra.ư ạ ư ư ư ệ ư ê a

- Từ những nội dung tại cuộc hop, có thể là yêu câu chỉ đạo của lãnh

đạo hoặc những ý kiên đóng góp, xây dưng của các cá nhân, đơn vi có liên quan,…

để có thể điêu chỉnh, sắp xêp và giai quyêt công việc hiệu qua hơn

- Ở một khía cạnh khác, biên ban cuộc hop như lời nhắc nhở của các

cá nhân, đơn vi đã ký xác nhận trong biên ban và chuyển các cam kêt của ho vàodanh sách công việc phai thưc hiện

- Ngoài ra, biên ban cuộc hop sẽ giúp cho những người có liên quan

trươc khi bắt đâu cuộc hop tiêp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tratính chính xác của công việc cân thưc hiện

❖ Yêu câu khi viết biên ban cuộc hop

Cu c h p co thanh công hay không ph thu c m t ph n vao vi c ghi biênộ o ụ ộ ộ â ệ

b n va chuy n t i cac ca nhân, t ch c co liên quan Chính vì v y, nga ể ơ ô ư ậ ười vi t biênê

b n ph i l u ý m t s v n đ da a ư ộ ố ấ ê ươi đây:

- Chuẩn bi sẵn mâu biên ban

- Không phai ai cũng có kha năng nắm bắt thông tin một cách nhanhnhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc hop, chính vì vậy việc chuẩn bi chuđáo một mâu biên ban theo quy đinh và yêu câu của đơn vi là cân thiêt

- Dù là cuộc hop nào thì biên ban cũng nhất thiêt phai có một số nộidung cơ ban:

� Thời gian, đia điểm diên ra cuộc hop

� Thành phân tham gia

� Nội dung cuộc hop

� Kêt luận cuộc hop

- Ghi nhanh và đây đủ

Người ghi biên b n ph i la nga a ười co t c đ t c ký nhanh va đ y đ cacố ộ ố â ủthông tin quan tr ng H n h t, nên chu n b s ghi chép ho c may tính đ co tho ơ ê ẩ i ô ặ ể ể

l u l i cac thông tin trong trư ạ ường h p không th s d ng may ghi âm.ợ ể ử ụ

Luôn đ m b o n i dung biên b n co đa a ộ a ược nh ng thông tin quan tr ng vaữ ođung yêu c u.â

- Nội dung biên ban phai có trong tâm

Bên c nh vi c ghi chép m t cach đ y đ cac n i dung c a cu c h p, đạ ệ ộ â ủ ộ ủ ộ o ể

nh ng ngữ ười không tham d cu c h p co th hi u đư ộ o ể ể ược v n đ , ngấ ê ười ghi biên b na

ph i th hi n đa ể ệ ược tr ng tâm c a cu c h p, tranh trình bay dai dòng, lan mano ủ ộ o

nh ng n i dung không c n thi t.ữ ộ â ê

- Thông tin chính xác

Biên b n mô t l i cac s vi c, nh ng thông tin đa a ạ ư ệ ữ ược cung c p, trao đ iấ ôtrong cu c h p, chính vì v y, đ đ m b o khach quan, đ trung th c, ngộ o ậ ể a a ộ ư ười ghikhông thêm b t, bình lu n vao cac ý ki n trong cu c h p.ơ ậ ê ộ o

Đ ng th i, đ co đ tin c y cao, biên b n ph i đồ ờ ể ộ ậ a a ược đ c cho m i ngo o ười co

m t cùng nghe, s a ch a n u ch a đung va t giac ký vao biên b n đ cùng ch uặ ử ữ ê ư ư a ể itrach nhi m.ệ

1.2 Xac đ nh m c tiêu cu c h p ị ụ ộ o

1.2.1 Đ m b o cu c h p th t s c n thi t ả ả ộ o ậ ự ầ ế

- Cuộc hop cân thiêt được tô chưc khi:

� Cân nhóm cung cấp thông tin hoặc tư vấn

� Muốn làm rõ một vấn đê khi trao đôi vơi từng cá nhân không thu đượckêt qua như ý.

� Cân sư quyêt đinh hoặc phương án giai quyêt vấn đê của ca nhóm

� Muốn chia sẻ thông tin thành công hoăc sư quan tâm tơi nhóm

- Không nên tô chưc cuộc hop khi:

� Nội dung cuộc hop chỉ liên quan đên vấn đê cá nhân

� Không có thời gian chuẩn bi một cách chu toàn cho cuộc hop sắpdiên ra

� Sẽ có cách khác hiệu qua hơn khi nhắc nhở thư điện tử hoặc điệnthoại

� Vấn đê đưa ra trong cuộc hop đã được giai quyêt

� Nội dung cuộc hop không hữu ích đối vơi moi người

� Vắng nhân vật chính

� Chi phí tô chưc cuộc hop cao hơn lợi ích do cuộc hop mang lại

� Cuộc hop chiu áp lưc ngâm đối vơi quyêt đinh của cuộc hop

1.2.2 Xác đ nh m c tiêu cu c h p ị ụ ộ o

- Cuộc hop cân phai thể hiện cụ thể rõ ràng, kha thi.

- Người tô chưc cuộc hop cân phân công vai trò trách nhiệm và đam bao

những vai trò quan trong được đam nhiệm chu đáo

� Lãnh đạo: điêu khiển cuộc hop, giai thích mục đích, mục tiêu khókhăn và phạm vi quyên hạn Chiu trách nhiệm và theo dõi tình hình sau cuộc hop

� Chuyên gia: Hương dân nhóm thông qua cuộc thao luận giai quyêtvấn đê và quá trình đưa ra quyêt đinh trong cuộc hop đóng góp kiên thưc chuyênmôn khi được yêu câu có thể chiu trách nhiệm đối vơi công việc hậu cân trươc vàsau cuộc hop

� Thư kí: Ghi lại nội dung ý kiên, quyêt đinh chính của cuộc hop cóthể dư thao các biên ban ghi chép sau cuộc hop.

� Người cộng tác: Đóng góp ý kiên và thao luận đúng hương

1.3 Chu n b cho cu c th o lu â ị ộ a ận

1.3.1 Thu hút s tham gia c a nh ng ng ự ủ ữ ườ ầ i c n thi t ế

- Những người đưa ra quyêt đinh cuối cùng.

- Những người có quyên lưc trong việc ủng hộ hoặc ngăn can

- Những người có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan.

- Người có kha năng cam kêt giai quyêt các vấn đê hoặc thưc hiện

quyêt đinh

- Người có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trong.

1.3.2 Cung c p tr ấ ướ c ch ươ ng trinh cu c h p ộ o

Cac v n đ c n ban b c (n i dung)ấ ê â ạ ộ Bi n phap s d ng (quaệ ử ụ

trình)

Th iờgian(phut)

Lên k ho ch ti n hanh: Qu ng caoê ạ ê a

qua Internet, phat t r i,…ờ ơ

1.3.3 Thăm dò tr ướ c ý ki n c a ng ế ủ ườ i tham d chính ự

- Biêt trươc được ý kiên của những người tham dư chính của cuộc hop

vê các vấn đê quan trong

- Thao luận vơi ho những ý kiên mà bạn muốn ho chia sẻ vơi nhữngngười tham gia khác

1.3.4 Chu n b cho cu c th o lu n ẩ ị ộ ả ậ

- Người tô chưc cuộc hop thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan

- Nói chuyện vơi những người tham gia vê ý kiên cũng như các mụctiêu của ho

- Cân động viên những người tham gia phát huy vai trò và cho ho thấybạn quan tâm đên ý kiên của ho

- Tóm tắt nội dung của cuộc hop vơi lãnh đạo và cấp trên, những ngườikhông thể tham gia cuộc hop nhưng quan tâm đên kêt qua cuộc hop

1.4 Trong cu c h p ộ o

1.4.1 Xác đ nh rõ m c tiêu cu c h p ị ụ ộ o

- Các thành viên tham dư nên trên đã được thao luận và xây dưng ý kiên

cá nhân đưa ra chiên lược cụ thể thiêt thưc nhất cho sư kiê ̣n ra mắt san phẩm mơicủa công ty Hai Hà

- Người chủ trì tránh việc đưa cuộc hop đi lạc hương, lạc đê tài thao luậncuộc hop

- Moi thành viên chỉ đê cập và cân nhắc vê các vấn đê liên quan đên nộidung cân thao luận, tránh lan man

- Kiểm soát những người hay cắt ngang, người hay áp đao trong cuộc hop

- Tạo cơ hội khuyên khích những người ít nói cùng tham gia xây dưngđóng góp ý kiên

- Luôn có thái độ tích cưc trong moi vấn đê được nêu trong cuộc hop

- Can thiệp nêu có trường hợp phê bình quá đáng và cung kích ý kiên củangười khác

- Trong phân thao luận ý kiên: Người điêu hành ghi lại ý kiên đóng gópxem xét các ý kiên nhằm suy xét chiên lược hợp lí nhất, phù hợp cho công ty

- Khích lệ động viên ý kiên đóng góp người tham dư, người chủ trì thaoluận và đưa các câu hỏi khi thắc mắc đối vơi các ý kiên được đóng góp của ngườitham gia

Chú ý: Ngườ ôi t ch c cu c h p không nên qua v i vang b phi u va đ a raư ộ o ộ ỏ ê ưquy t đ nh.ê i

1.5 K t thúc cu c h p ế ộ o

1.5.1 Đ a ra quy t đ nh cu i cùng cho cu c h p ư ế ị ố ộ o

Người ch trì cu c h p c n đ a ra quy t đ nh cu i cùng thông qua cac ýủ ộ o â ư ê i ố