Bài tập lớn học phần kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm nhiều thứ hơn.. Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc

lOMoARcPSD|39270902 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Họ và tên : Trần Khánh Vân Mã sinh viên : 1811141406 Phòng thi : 18 Lớp KNM : 66 Hà Nội, tháng 6 năm 2021 1 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 BÀI TẬP LỚN Học phần: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian Họ và tên: Mã SV: Phòng thi: Lớp học Lớp QL: 18 KNM: ĐH8QTDL6 Trần Khánh Vân 1811141406 66 Đề bài: Câu 1: ( 4 điểm ) Sau khi học xong học phần kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian, anh / chị hiểu như thế nào về kỹ năng quản lý thời gian và cách vận dụng kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức hoạt động học tập? Câu 2: ( 6 điểm ) Để tổ chức công việc có hiệu quả anh / chị sử dụng phương pháp và công cụ quản lý thời gian nào? BÀI LÀM Câu 1: ➢ Kỹ năng quản lý thời gian: *Giá trị quản lý thời gian: - Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không thể nắm bắt được nhưng nó lại có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong cuộc sống của mỗi chúng ta Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, là thứ tài sản mà chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm để ngày mai mang ra sử dụng Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày và lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được - Bạn cần thời gian để đạt được những gì bạn muốn trong cuộc sống Nếu bạn chờ đợi có thêm thời gian, bạn sẽ bị thua thiệt trong trò chơi của cuộc sống Nếu bạn sắp xếp thời gian đúng thời điểm, bạn có thể “tạo ra” thời gian bạn cần, và không chỉ là chờ đợi nó đến Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm nhiều thứ hơn * Khái niệm quản lý thời gian: 2 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Một câu hỏi được đặt ra, những người thành công nhất thế giới có điểm gì chung? Họ đều là những chuyên gia về quản lý thời gian! Bạn sẽ không thực sự thành công nếu bạn không biết quản lý thời gian hiệu quả Việc quản lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, công việc cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc chúng ta phải làm, việc nào chúng ta muốn làm và mục tiêu của chúng ta là gì Có nhiều cách để hiểu về quản lý thời gian như: - Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch sử dụng thời gian cho những công việc của mình một cách thích hợp nhất - Quản lý thời gian là việc đưa ra những quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất - Quản lý thời gian là làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian xác định - Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí Những cách hiểu trên đều đúng về quản lý thời gian, nhưng mời giải thích được một khía cạnh nào đó về quản lý thời gian Ta có thể đưa ra khái niệm như sau: =>Quản lý thời gian là việc kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian của mình và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó cho các kế hoạch của mình ➢ Cách vận dụng kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức hoạt động học tập - Đặt ra mục tiêu học tập rõ ràng, ghi lại những mục tiêu quan trọng: Hãy chọn ra 8 – 10 mục tiêu là quan trọng nhất ( có thể căn cứ và các tiêu chí : mức độ ảnh hưởng, nguồn lực thực hiện, thời gian, tính khả thi, tính rủi ro,… để lựa chọn những mục tiêu thiết yếu nhất) Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng mục tiêu theo : mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn… - Lên kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đặt ra Sau khi đã xác định được thứ tự ưu tiên và xác định được các vị trí của mục tiêu thì hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện( phải liệt kê các công việc cụ thể phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm …) Bắt đầu mỗi ngày bằng việc viết ra những gì mà chúng ra 3 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 muốn hoàn thành vào bất kỳ một mảnh giấy nào Sau đó, nếu thấy nó có ích hơn khi có hệ thống, hãy sử dụng một kế hoạch ngày Hãy nhớ rằng nếu lập chương trình trong đầu sớm hơn trong 1 ngày, chúng ta có xu hướng để tổ chức, tập trung và tốc độ tốt hơn Ngay lập tức não sẽ tìm kiếm giải pháp và các bước tắt trước khi thực sự làm - Việc thực hiện các hành động hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… để hoàn thành nhiệm vụ phải liên quan đến mục tiêu chính, quan trọng đã được xác định Tuy nhiên, nếu như thiết lập một mục tiêu định hướng hành động mỗi ngày như là sự tuyệt đối tối thiểu, sẽ luôn có một bước gần hơn để thực hiện ước mơ - Đừng làm xáo trộn danh sách công việc với những việc không có liên quan như phân loại thư rác, đưa khỏi thùng rác…, có thể nghĩ chúng ta sẽ làm rất nhiều mỗi ngày nhưng chính nó làm chậm tiến độ ưu tiên thực sự Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết cái có thể phá vỡ những gì thực sự quan trọng - Để không bị quá áp lực trước danh sách dài dằng dặc những nhiệm vụ cần phải làm, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất kết hợp với sự hỗ trợ, giúp đỡ từ phía bạn bè hay các đồng nghiệp Có thể hôm nay bạn đủ khả năng để tự mình hoàn thành tất cả các nhiệm vụ nhưng điều đó hoàn toàn không có nghĩa rằng bạn có thể làm tốt mọi việc Do vậy, đừng ngần ngại mà nhờ tới sự trợ giúp từ những người xung quanh, chắc chắn kết quả sẽ tốt hơn rất nhiều - Sắp xếp công việc theo một trình tự ưu tiên hợp lý là điều cơ bản giúp bạn luôn có thể hoàn thành mục tiêu với hiệu suất cao nhất có thể Hơn thế nữa, điều này còn giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc mà không bị chậm trễ quá nhiều nếu có quá nhiều việc phải làm - Trì hoãn là kẻ thù lớn nhất của năng suất công việc Nó không chỉ khiến bạn lãng phí thời gian vào những việc vô bổ mà còn làm giảm bớt động lực hoàn thành công việc Không chỉ trong công việc mà bạn cũng cần tránh sự trì hoãn cả trong đời sống hàng ngày Mỗi người chúng ta đều chỉ có 24 tiếng mỗi ngày, mỗi thời khắc qua đi sẽ không thể lấy lại được Chính vì vậy hãy dành quỹ thời gian có hạn của mình cho những việc thực sự có ý nghĩa và bắt tay ngay vào công việc sau khi đã lên kế hoạch hoạt động để không phải nuối tiếc - Tốt nhất, bạn nên mang theo bên mình một cuốn sổ ghi chép lại danh sách các công việc phải làm để chắc chắn rằng mình không bị bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào Việc ghi chép lại lịch trình nhiệm vụ cũng giúp bạn kiểm soát được tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý và giải pháp cải thiện kịp thời Đây là một trong số những mẹo cực hiệu quả trong việc nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc 4 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 - Bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái khủng hoảng và stress khi khối lượng công việc bạn cần đảm nhận vượt quá giới hạn thời gian quy định Trong trường hợp này, bạn cần ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng nhất, những việc còn lại có thể để sang ngày hôm sau tiếp tục hoàn thành và nhờ tới sự giúp đỡ của đồng nghiệp khi cần thiết Tuy nhiên, dù kết quả công việc có quan trọng tới đâu thì bạn vẫn cần dành thời gian cho mình để nghỉ ngơi và lấy lại trạng thái cân bằng trong công việc - Việc đặt ra deadline cho từng nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp bạn quản lý quỹ thời gian hiệu quả mà không gây ảnh hưởng cho những công việc tiếp theo Deadline cũng là một biện pháp tạo động lực hành động và tránh sự trì hoãn của con người Chính vì vậy, bạn cũng cần tuân thủ theo deadline một cách thực sự nghiêm túc, có như vậy thì hiệu suất làm việc mới được cải thiện và kế hoạch của bạn mới có thể hoàn thành một cách trọn vẹn - Cuối cùng, để áp dụng những kiến thức thu thập được vào thực tế thì bạn cần phân chia thời gian giữa việc học và các hoạt động khác một cách hợp lý Trong đó thời gian học tại trường lớp, học thêm và tự học ở nhà vẫn cần chiếm nhiều thời gian nhất Các hoạt động ngoại khóa cũng như việc làm thêm phải đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian học của sinh viên Ngoài ra, bạn cũng cần dành cho mình một khoảng thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi, vừa giúp lấy lại trạng thái tốt nhất cho cơ thể để tiếp tục hoạt động, vừa giảm thiểu căng thẳng và áp lực khi phải đảm nhiệm nhiều thứ cùng lúc 5 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Câu 2:  Để tổ chức công việc có hiệu quả thì sử dụng : ➢ Các phương pháp quản lý thời gian * Sơ đồ quản lý thời gian 1 AWARE 2 ANALYSE 3 ATTACK 4 ASSIGN 5 ARRANGE 6 SAVE TIME BETTER USE Sơ đồ 1: Sơ đồ quản lý thời gian (1) Aware - Nhận biết: Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn (2) Analysis - Phân tích điều cần làm: Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại/những điều làm mất thời gian Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn 6 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 (3) Attack - Ăn cắp thời gian: Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu (4) Asign - Lập trật tự ưu tiên: Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở Cần làm những việc này một cách đều đặn (5) Arrange - Sắp đặt kế hoạch: Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất Bạn cần phải có kế hoạch thông minh Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này * Ma trận trong quản lý thời gian Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961 Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp I II -Khủng hoảng -Các kế hoạch dài hạn - Các vấn đề cấp bách - Xây dựng mối quan hệ - Các dự án đến hạn - Tìm kiếm cơ hội - Công việc tồn đọng - Phát triển cá nhân 7 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 III IV -Công việc đột xuất -Các công việc vô bổ Không quan - Thư từ, email - Điện thoại trọng - Họp hành - Tán gẫu - Các vấn đề cấp bách - Hoạt động “ giải trí” Sơ đồ 2: Sơ đồ ma trận quản lý thời gian (1) Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của chúng ta (2) Khẩn cấp và quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phát sinh và đáp ứng cam kết quan trọng Đó là những việc như tiếp công dân theo lịch hẹn, thiết bị gặp sự cố… Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống có thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết Giải quyết những công việc này thường khiến chúng ta tiêu tốn nhiều thời gian và dễ bị strees (3) Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc này xem ra không cần sự vội vàng, gấp gáp, chúng ta có thể thực hiện một cách thư thả nhưng phải cẩn thận trong từng khâu, phải dồn mọi cố gắng và nỗ lực Tỉ mỉ chính là yếu tố đòi hỏi đầu tiên từ nhà quản lý Tiếp theo là thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều Qua loa và đại khái thì không thể thành công (4) Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Urgen, but Not Important): Những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của chúng ta Đó là việc thông báo các văn bản ngày ngày, liệt kê những kế hoạch, tiếp nhận điện thoại… Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng không mất quá nhiều thời gian và không thực sự quan trọng Hãy trì hoãn chúng, cắt giảm chúng (5) Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Urgen And Not Important): Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm và nên tránh nếu có thể Đó là việc không tham gia những cuộc họp ứng lương, cuộc họp dài và không có chủ đề chính Đối với tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Câu trả 8 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 lời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung bỏ qua, để đỡ mất thời gian Tuy nhiên, hãy cẩn thận không để không mắc sai lầm trong đánh giá những thứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt động giải trí (tưởng như không quan trọng) Thông thường, một nhà quản lý luôn phải giải quyết rất nhiều việc trong một ngày Tuy nhiên, không ít người cho rằng mình nên làm tốt những việc thứ yếu trước để lấy tinh thần động viên và tạo cảm hứng rồi sau đó mới bắt tay vào công việc quan trọng nhất Đây rõ ràng là phương pháp sử dụng thời gian không hiệu quả Một công việc quan trọng luôn mất nhiều thời gian để suy ngẫm và giải quyết thỏa đáng, khi chúng ta mất đa số thời gian của ngày và tinh lực để làm những việc thứ yếu thì đến việc quan trọng nhất, chúng ta sẽ chịu những áp lực và sự mệt mỏi khó tìm ra ngay giải pháp tối ưu Là một nhà quản lý thông minh, chúng ta cần khắc phục những điều này để cân bằng lại mọi phương pháp, nhận thức được tầm quan trọng của công việc Chúng ta dồn mọi tâm trí và sự nhạy bén của mình vào công việc quan trọng, thời gian cũng thoải mái hơn và không bị ảnh hưởng bởi sự căng thẳng, do vậy, hiệu quả và hiệu suất của công việc cũng được tăng theo Các nhà quản lý rất dễ mắc phải những sai lầm như dùng tất cả thời gian trong ngày để lấp đầy mọi hoạt động, không dành thời gian nào cho những việc phát sinh ngoài ý muốn Nếu có tình huống nảy sinh thì người quản lý không thể không tạm gác công việc theo kế hoạch của mình và buộc phải bắt tay vào những việc đó Thời gian biểu thực hiện trong một ngày của chúng ta, vì thế, lại tăng thêm tần suất công việc, nặng nề hơn rất nhiều * Nguyên tắc quản lý thời gian ✓ Nguyên tắc SMART - Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới.Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Chúng ta cần xác định những mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được Một cách tốt nhất để có thể nhớ được điều này là mục tiêu của bạn nên đạt độ “thông minh - SMART” 9 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 + S = Specific = cụ thể Không mơ hồ mà phải thật sự rõ ràng và thực tế Xác định rõ ràng những điều mà bạn muốn đạt được, tập trung chính xác những gì bạn muốn làm + M = Measurable = có thể đánh giá được Những mục tiêu của bạn nên định lượng được theo một cách nào đó, nhờ vậy bạn có thể đánh giá được mình đang ở đâu Bạn cũng có thể xây dựng những bước trung gian để hoàn thành mục tiêu tổng thể của mình dưới dạng những cột mốc + A = Achivable = có thể đạt được Bạn cần phải tập trung vào những mục tiêu thực tế và có thể đạt được; chúng đòi hỏi nhiều ở bạn, nhưng không nên vượt quá khả năng của bạn đến mức phi thực tế + R = Relevant = phù hợp Hãy nhìn vào mục tiêu trong bối cảnh kế hoạch lớn hơn của bạn.Mục tiêu đó có góp phần hữu ích vào viễn cảnh lớn hơn cho những điều bạn muốn đạt được hay không?Bạn có khả năng huy động đủ nguồn lực để thực hiện nó hay không? + T = Timed = thời gian Với một khoảng thời gian xác định cho việc hoàn thiện, bạn có thể lập kế hoạch cho những giai đoạn chuyển tiếp mà bạn cần phải đạt được Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành cam kết của mình bằng việc bắt đầu hành động ngay từ bây giờ - Khi xác định mục tiêu SMART chúng ta hãy dưa ra các tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể - Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất, cất nhà Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent) Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề 10 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 quan trọng Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống ➢ Công cụ quản lý thời gian: * Đồ thị quản lý thời gian: Để xác định tính khẩn cấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó thì đồ thị thời gian là một công cụ hữu ích + Các bước xây dựng đồ thị quản lý thời gian (1) Bước 1: Xác định tính khẩn cấp của công việc + Khẩn cấp 3 2 1 – Khẩn cấp Sơ đồ 3: Công việc có tính khẩn cấp 11 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 (2) Bước 2: Xác định tính quan trọng của công việc 1 2 3 – Quan trọng + Quan trọng Sơ đồ 4: Công việc có tính quan trọng (3) Bước 3: Kết hợp mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc + Khẩn cấp 3 – Quan trọng + Quan trọng 2 1 – Khẩn cấp Sơ đồ 5: Đồ thị quản lý thời gian Việc sử dụng đồ thị thời gian trong tổ chức các công việc sẽ tạo ra 4 loại công việc: - Công việc rất khẩn cấp và rất quan trọng - Công việc quan trọng và ít khẩn cấp - Công việc khẩn cấp và ít quan trọng - Công việc ít khẩn cấp và ít quan trọng + Sự biến thiên của đồ thị quản lý thời gian 12 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 Sự biến thiên của đồ thị quản lý thời gian xảy ra khi có sự dịch chuyển hoặc di chuyển của một đầu công việc nào đó dẫn đến tình trạng công việc này thay đổi tình chất ban đầu + Khẩn cấp 1 2 – Quan trọng + Quan trọng 3 – Khẩn cấp Sơ đồ 6: Sự biến thiên của đồ thị quản lý thời gian + Mối quan hệ giữa đồ thị thời gian với đồng đồ thời gian thực tại + Khẩn cấp Ô 9 – 12h Ô 12 – 3h Khoảng phần tư IV Khoảng phần tư I – Quan trọng + Quan trọng Ô 6 – 9h Ô 3 – 6h Khoảng phần tư III Khoảng phần tư II – Khẩn cấp Sơ đồ 7: Mối quan hệ giữa đồ thị thời gian và đồng hồ thời gian thực tại Các công việc thuộc khoảng phần tư I (Ô 0-3h): Đây là những công việc được ưu tiên hàng đầu, các công việc này vừa quan trọng lại vừa khẩn cấp Chính vì thế, chúng ta phải tập trung các nguồn lực để thực hiện các công việc này Tuy 13 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 nhiên, trong quá trình triển khai, do tính chất công việc là quan trọng mà được thực hiện trong thời gian ngắn (khẩn cấp) dẫn đến kết quả có thể công việc không được thực hiện tốt Công việc thuộc khoảng phần tư thứ II (Ô 3-6h): Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và chúng ta hoàn toàn có thể lập một kế hoạch chi tiết để triển khai công việc này Tuy nhiên, do tính chất chưa khẩn cấp và nếu không được lưu ý và nhắc lại thường xuyên thì những công việc này có thể sẽ không được triển khai trong thực tế Công viêc thuộc khoảng phần tư thứ III (Ô 6-9h): Đây là nhóm các công việc vừa ít quan trọng lại không khẩn cấp và trong thực tế việc dành thời gian cho công việc này lại hiện diện rất nhiều trong phân bổ kế hoạch thời gian của hầu hết chúng ta Cuối cùng, các công việc thuộc khoảng phần tư thứ IV: Đây là khoảng tập hợp các công việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng trong cuộc sống của chúng ta và nhóm công việc thuộc khoảng này là nhóm công việc diễn ra hàng ngày hàng giờ và chúng ta thường xuyên phải dành rất nhiều thời gian cho các công việc này mặc dù chúng rất đơn giản và ít quan trọng * Nhật ký công việc ( Lịch công việc ) + Tầm quan trọng của nhật ký công việc Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên nên làm là xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho các công việc Hiện tại, bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt web, Facebook, Zalo…? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với bạn bè? Đi mua sắm?… Trong cuộc sống chúng ta có quá nhiều các đầu công việc muốn làm mà quỹ thời gian một ngày của chúng ta chỉ có 24h Vậy làm cách nào để có thể kiểm soát hiệu quả nhất quỹ thời gian của bản thân trong ngày, tuần hay tháng… thì mỗi chúng ta nên xây dựng cho mình một cuốn nhật ký hay lịch làm việc Điều quan trọng là bạn phải ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử dụng một cách chính xác và theo trình tự thời gian Không chỉ ghi lại các công việc lớn, quan trọng chiếm nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên lớp, học nhóm, đi làm thêm… mà cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn chiếm thời gian trong ngày của bạn như đi chợ, nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm hay ngồi tán gẫu với bạn bè… Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại 14 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 nhật ký thời gian ít nhất là 3 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong một tuần + Các bước xây dựng nhật ký công việc Sau khi có nhật ký công việc, bạn tiến hành xây dựng và phân tích nhật ký thông qua các bước sau: (1) Bước 1: Lập danh sách các công việc muốn làm Bạn hãy liệt kê ra một danh sách tất cả các công việc mà bạn muốn làm với những khoảng thời gian cụ thể Hãy chú ý rằng, những công việc mang tính chất lặp lại thì bạn phải ghi ngay vào danh sách TT Nội dung công việc Thời lượng Đánh giá tính chất công việc 1 2 … Bảng 1: Bảng danh sách công việc và thời gian ước tính (2) Bước 2: Phân loại công việc theo các nhóm Việc phân loại công việc theo nhóm dựa vào bản chất công việc Công việc có thể được phân loại thành 3 nhóm như sau: - Nhóm công việc 1: Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân, ăn uống, giặt đồ ) - Nhóm công việc 2: Công việc phục vụ cho học tập, công tác - Nhóm công việc 3: Công việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%) thời gian bạn đã sử dụng cho từng nhóm công việc Tỷ lệ % thời gian cho từng nhóm công việc của bạn: - Nhóm công việc 1: ……… % - Nhóm công việc 2: ……… % 15 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com) lOMoARcPSD|39270902 - Nhóm công việc 3: ……… % (3) Bước 3: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc Bạn có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc thông qua trả lời các câu hỏi sau: - Bạn đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào? - Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc học tập? - Bạn có đang làm quá nhiều công việc so với khả năng của bạn không? - Bao nhiêu thời gian của bạn bị “đánh cắp” vào những việc không phải của bạn hoặc không thực sự cần đến sự có mặt của bạn? Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để bạn phân bổ thời gian cho các nhóm công việc hợp lý hơn khi bạn lập kế hoạch làm việc sau này 16 Downloaded by SAU DO (saudinh3@gmail.com)