Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn

Việc sắp xếp hợp lý, có quy trình quản lý thời gian thực hiện kếhoạch đầy đủ, chi tiết sẽ giúp hoàn thành mục tiêu đã đề ra.Tầm quan trọng của việc xây dựng quản lý thời gian có liên qua

lOMoARcPSD|38784156 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CHO KẾ HOẠCH HOÀN THÀNH CHỨNG CHỈ QUỐC TẾ IELTS TRƯỚC TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài “ Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệm về thông tin tôi sử dụng trong bài của mình Hà Nội, ngày 05 tháng 7 năm 2021 LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên học phần Kỹ năng quản lý thời gian đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá Trong quá trình làm đề tài, do kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 7 năm 2021 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN -2 LỜI CÁM ƠN -2 LỜI MỞ ĐẦU -4 1 Lý do chọn đề tài: 4 2 Lịch sử nghiên cứu: 4 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 5 4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: -5 5 Phương pháp nghiên cứu: -5 6 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài: -6 7 Kết cấu của bài nghiên cứu: -6 PHẦN NỘI DUNG -7 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN 7 1 Khái niệm về thời gian: 7 2 Khái niệm về kỹ năng quản lý thời gian: -8 3 Quy trình quản lý thời gian: -14 4 Các mô hình quản lý thời gian: 23 TIỂU KẾT CHƯƠNG I -24 CHƯƠNG II: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN CHO KẾ HOẠCH HOÀN THÀNH CHỨNG CHỈ QUỐC TẾ IELTS TRƯỚC TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC -25 TIỂU KẾT CHƯƠNG II 32 KẾT LUẬN -33 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài: Thời gian chính là thứ một khi đã đi qua thì sẽ không bao giờ trở lại Và quỹ thời gian của mỗi người là không giống nhau, phụ thuộc vào các yếu tố chủ quan và khách quan Việc sắp xếp hợp lý, có quy trình quản lý thời gian thực hiện kế hoạch đầy đủ, chi tiết sẽ giúp hoàn thành mục tiêu đã đề ra Tầm quan trọng của việc xây dựng quản lý thời gian có liên quan mật thiết đến cách thực hiện công việc hiệu quả Giúp cân bằng được giữa tình cảm, bạn bè hay gia đình trong cuộc sống Hành động một cách tích cực mà không bị căng thẳng, tất bật xoay quanh bộn bề công việc Một kế hoạch cụ thể và thái độ nghiêm túc thực hiện là một trong những thành công của quy trình quản lý thời gian Đấy cũng chính là lý do mà tôi chọn đề tài “Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học” 2 Lịch sử nghiên cứu: Trên thực tế khái niệm về quản lý thời gian không còn quá xa lạ, đặc biệt là với tầm quan trọng của nó hiện nay Vì vậy, đây là đối tượng được khai thác nhiều trong các đề tài NCKH trong những năm gần đây Các đề tài trước đã đưa ra những cơ sở lý luận về quy trình quản lý thời gian Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý thời gian và liên hệ thực tiễn bản thân 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Tôi nhận thấy có thể kế thừa, tham khảo các đề tài về mặt lý luận và học tập các nghiên cứu trước Trên cơ sở đó tiếp tục vận dụng các phương pháp để khai thác sâu thêm về đề tài 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu : Trên cơ sở lý luận về lý thuyết của của quy trình quản lý thời gian Từ đó, xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học Nhiệm vụ nghiên cứu: + Thứ nhất: Làm rõ cơ sở lý luận + Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học 4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học 5 Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập dữ liệu:Thu thập thông qua phỏng vấn tại công ty, thông qua sách báo, internet,… Phương pháp phân tích thống kê: Trên cơ sở các tài liệu và số liệu đã được tổng hợp, vận dụng các phương pháp thống kê như phân tố, số tương đối, số tuyệt đối, số bình quân; phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu nhằm cho thấy sự biến động của từng chỉ tiêu nghiên cứu theo thời gian 5 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện đề tài có dự trên ý kiến của các chuyên gia làm căn cứ đưa ra các kết luận một cách chính xác Có căn cứ khoa học; làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp tối ưu Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp quan trọng, có vai trò quyết định đến sự thành công của đề tài Phương pháp này giúp tôi có thể nắm rõ được quy trình lập kế hoạch có đang thực hiện tốt hay không? Họ thực hiện như thế nào?,… 6 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài: Ý nghĩa lý luận: Đưa ra những khái niệm, quy trình của quản lý thời gian Từ đó, xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học Ý nghĩa thực tiễn: Tìm hiểu về của quản lý thời gian và áp dụng các lý luận lý thuyết vào thực tiễn 7 Kết cấu của bài nghiên cứu: Chương I: Cơ sở lý thuyết về quy trình quản lý thời gian Chương II: Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho kế hoạch hoàn thành chứng chỉ quốc tế Ielts trước tốt nghiệp Đại học 6 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN 1 Khái niệm về thời gian: 1.1 Thời gian: 1.1.1 Thời gian là gì? - Thời gian là khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và khoảng kéo dài của chúng Thời gian được xác định bằng số lượng các chuyển động của các đối tượng có tính lặp lại (sự lượng hoá các chuyển động lặp lại) và thường có một thời điểm mốc gắn với một sự kiện nào đó 1.1.2 Đặc điểm của thời gian: - Không thể quay lại: Thời gian chỉ có một chiều duy nhất đó là từ quá khứ đến hiện tại và tương lai Thời gian luôn vận động tiến lên mà không có chiều quay lại nên thời gian đã mất đi sẽ không có cách nào để lấy lại được - Không thể dự trữ: Thời gian là vô hình và nếu chúng ta có sử dụng hay không sử dụng thì thời gian vẫn cứ vận động mà trôi đi hay mất đi Chính vì thế mà thời gian không thể được dữ trữ - Không thể thay thế: Có những sự vật, hiện tượng có những đặc trưng có thể sử dụng sự vật, hiện tượng khác thay thế được Tuy nhiên, thời gian chỉ có duy nhất là không thể sử dụng sự vật khác thay thế được nó - Không thể đảo ngược: Với một quy trình sản xuất, nhà sản xuất có thể đảo ngược quy trình được Hay như quy trình tạo ra nhu cầu khách hàng, các doanh 7 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 nghiệp có thể đảo ngược quy trình là tạo ra sản phẩm trước khi có nhu cầu Nhưng với thời gian thì khác, thời gian chỉ có 1 quy trình vận động tiến lên Và dù con người có muốn đảo ngược nó cũng không đảo ngược được 2 Khái niệm về kỹ năng quản lý thời gian: 2.1 Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí - Bản chất quản lý thời gian: Là quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất  Cân nhắc, xem xét công việc phải làm so sánh với mục tiêu  Đo lường thời lượng hoàn thành công việc  Lập kế hoạch - Lợi ích của quản lý thời gian:  Nâng cao hiệu quả năng suất lao động làm việc  Giảm bớt áp lực công việc  Tăng thời gian riêng tư  Tăng niềm vui trong cuộc sống  Nâng cao sức sáng tạo  Dự trù được nhiều việc cho kế hoạch 2.2 Kỹ năng quản lý thời gian: 2.2.1 Một số khải niệm liên quan: 8 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 - Kỹ năng: Là khả năng vận dụng những kiến thức đã thu nhận được trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế - Kỹ năng quản lý thời gian:Là khả năng vận dụng những kiến thức đã có để kiểm soát và sử dụng thời gian hiệu quả hơn 2.2.2 Mục đích của quản lý thời gian: - Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Quản lý thời gian tốt sẽ giúp chúng ta biết cách phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc chuyên môn, công việc cá nhân và thời gian giải trí; sẽ giúp tập trung cho những công việc mang tính mục tiêu và dài hạn; sẽ giúp lựa chọn khung giờ tốt nhất để hoàn thành những công việc quan trọng nhất; giúp thực hiện công việc một cách trôi chảy, tuần tự, theo kế hoạch, từ đó nâng cao được hiệu suất của công việc - Giảm áp lực trong công việc:Khi biết cách quản lý thời gian hợp lý, chúng ta sẽ luôn chủ động với các kế hoạch của mình, không rơi vào tình trạng căng thẳng hay khủng hoảng do công việc bị ứ đọng hoặc dồn nén - Tăng lượng thời gian riêng tư cho mỗi cá nhân: Quản lý thời gian tốt sẽ tạo thêm nhiều thời gian dành cho những những giá trị cá nhân - Tăng niềm vui trong cuộc sống: Khi lòng với kết quả công việc, chủ động với công việc được giao, không bị áp lực về thời gian, quản lý thời hợp lý, có đủ thời gian cho cá nhân, đó chính là lúc luôn cảm thấy vui vẻ và hạnh phúc 2.2.3 Nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu quả: - Thiếu mục tiêu: 9 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Mục tiêu là một ý tưởng của tương lai, hoặc kết quả mong muốn của một người hay một nhóm người đã hình dung ra, kế hoạch và cam kết để đạt được Những nỗ lực để đạt được mục tiêu trong một hữu hạn thời gian, bằng cách đặt ra hạn chót Thiếu mục tiêu: là thiếu đi định hướng thực hiện các mong muốn của cá nhân Khi không có mục tiêu, định hướng cho tương lai, không biết mục tiêu nào quan trọng, cái nào nên làm trước nên làm sau.Từ đó, bản thân bị mông lung, sa vào những việc làm mất đi giá trị bản thân - Làm việc không có kế hoạch: Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra Làm việc không có kế hoạch: là làm việc không có mục tiêu, không xây dựng kế hoạch theo từng ngày, từng tháng, từng năm Khi không có kế hoạch cụ thể nhằm quản lý thời gian hợp lý, dễ xảy ra tình trạng “ nước đến chân mới nhảy” để giải quyết công việc - Tính trì hoãn: (hay còn có những cách gọi khác với nghĩa tương tự là tính chần chừ, hay thói lề mề, sự lần lữa, thói rề rà, ù lỳ)là thuật ngữ trong tâm lý học chỉ về những thói quen của con người có xu hướng để chậm lại, tự hoãn lại, chưa muốn bắt tay vào làm ngay một công việc phải làm, hoặc có tâm lý chờ và để một thời gian sau đó mới thực hiện Trì hoãn còn là việc lảng tránh những việc lẽ ra cần phải được tập trung giải quyết ngay dẫn đến việc đó luôn bị hoãn lại, ngưng trệ, chậm trễ tiến độ đề ra thậm chí là lãng quên Trì hoãn cũng chỉ về việc sự thay thế các công việc, việc làm có mức độ ưu tiên cao hơn với các bằng những việc làm, công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn và dành nhiều thời gian cho việc giải quyết các công việc có mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên thấp, 10 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Theo Hilbert Meyer: Động não (công não) là một kỹ thuật dạy học tích cực, thông qua thảo luận, nhằm huy động những ý tưởng mới mẻ, độc đáo về một chủ đề, của mọi thành viên tham gia thảo luận Các thành viên được cổ vũ tham gia một cách tích cực, không hạn chế các ý tưởng, nhằm tạo ra "cơn lốc" các ý tưởng Các bước phương pháp não công: Bước 1: Trong nhóm lựa ra 1 người đầu nhóm (để điều khiển) và 1 người thư ký để ghi lại tất cả ý kiến vào sổ tay (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện) Bước 2: Xác định vấn đề hay ý kiến chính của buổi brainstorm Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu Bước 3: Thiết lập các “luật” cho buổi brainstorm Chúng nên bao gồm: – Người đầu nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc – Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng – Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích – Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được khuyến khích – Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, ý kiến nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác 19 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 – Cần xác định rằng không có câu trả lời nào là sai! – Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ) – Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ Bước 4: Bắt đầu brainstorm: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc) Người thư ký phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn) Không cho phép bất kỳ một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kỳ câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi brainstorm Bước 5: Sau khi kết thúc brainstorm, hãy lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm: – Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại – Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lí – Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp – Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung - Phân bố thời gian và nguồn lực: 20 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com)