đồ án tốt nghiệp đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý kho 7a icd tân cảng long bình của công ty tnhh giải pháp công nghệ logistics

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO 1.1 Lý luận chung về kho 1.1.1 Một số khái niệm về kho bãi Terminal: Là hệ thống công trình

DANH MỤC HÌNH ANH

Hinh 1 2: ]) 0i) TH :ệ 8 b0 00) 8 Ỏ 8 Hình 1 4 Hình ảnh một số loại khung kệ dùng trong kho hàng -.2 2- 252 55z+s55s2 9 Hình 1 5 Hình ảnh xe nâng tay thấp và xe nâng tay CaO 25c S22sect2xvcrxerrerree 10 Hình 1 6 Hình ảnh xe nâng với và xe nâng đối trọng ¿22 ©5+2z+2scx+xvzzxerserrerxee 10 Hình 1 7 Băng chuyền lăn - ¿22-52522221 23221211231 2121232121171111111111212 1.1211 11 Hình 1 8 Băng chuyền Xiche.c.ccccccccscsscssssssssessesssesssessucscsseeseesssssessstssssseeseesesseasesssessneseeseeees 11 Hinh 1 9 Mô hình phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho FIFO 525752 31

Hình 2 4 Lỗi kiêm đếm khi nhập hàng ¿2-2522 S+2E+SEE2E22EE2E2EEEEESELEEx2Ex2E 2E cree 50

Hỡnh 2 5 Pallet coconut oil ( đầu đừa ) thỏng 03/2022 Án ôHH HH HH KH kh 51

DANH MỤC SƠ ĐỎ

Sơ đồ 1 1 So dé các hoạt động cơ bản của kho hàng -¿ ¿©5255 5x+2szczxz+zszxessee 20 S00 -:i ÔỎ 30 Sơ đồ 2 1 Sơ đỗ cơ câu tổ chức của công ty -222¿+:22221221112211221122122211 2212221 36 Sơ đồ 2 2 Quy trình xuất nhập hàng hoá tại hoá tại kho 7A -. 2 s2 ++ss+7++x+zsessee 45 Sơ đồ 3 1 Sơ đồ quy trình nhập hàng kho CEFS :22- 522 SE+E22E2E2EE2E2EeExrxrrrsrrrer 67 Sơ đồ 3 2 Sơ đồ quy trinh xuat hang kho CFS c.ccsccsccsessesssessssesessseessssessesesseseseesseereneeten 68

Nguyễn Mai Thuy — K59 vi ĐỎ AN TOT NGHIEP

Bang 2 2 Bang diện tích các khu vực trong kho + S21 1121 192114 1H HH HH re 39 Bảng 2 3 Đặc điểm và chức năng của kho Ngoại quan, kho Nội địa và kho CES 39

Bảng 2 4 Thống kê hàng hoá trong kho ( Tháng 04/2022 ) 2 222522 ++2szc+zx+zszxee2 40 Bảng 2 5 Bảng thống kê trang thiết bị hiện có tại L/TS cty Al

Bang 2 6 San luong cdc loai dich vu tir ném 2019 - 2021 eee eee ceteeeeteeeeeeeettaeeeeees 42

Bang 2 7 Chi phi qua cac ném 2019 - 2021 ooo eee tee eee terete cae teas enee ane aeeeteaee 42 Bảng 2 8 Doanh thu từ năm 20119 -202 Ì - szzxzzs+zszxxs 57 Bảng 2 14 So sánh các chỉ tiêu của 2 chỉ nhánh Kho 7A Tân Cảng Long Bình và Kho 20

0.8901.001 Ả.Ả Ô 58 Bảng 2 15 So sỏnh việc thực hiện 5S trong kho 7À ôch HH H KH ng kh 59 Bảng 3 1 Bảng so sánh kết quả chỉ tiêu sau khi áp dụng 5s -.2-.2 52552552552 64

Bang 3 2 So Sánh các chỉ tiêu năng suất lao động tại kho sau khi tuyên thêm công nhân bốc I0 66 Bang 3 3: So sánh 2 quy trình xuất-nhập hàng hóa ¿- +52 522 52+2sS+2E2E+zxezxezsrxee 69

MO DAU

Lý do chọn đề tài Trong thời gian chống dịch vừa qua, logistics đã thể hiện là ngành dịch vụ trọng yếu của

trường nội địa ngoài phục vụ cho xuất nhập khâu, nhất là hàng phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong thời gian giãn cách xã hội

Logistics nói chung hay dịch vụ kho bãi nói riêng là một phần rất quan trọng đề giúp chuỗi cung ứng không bị gián đoạn Vì thế, quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của bát kỳ doanh nghiệp, cá nhân nào Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics được thành lập đầu năm 2017 là một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực kho bãi và địch vụ lưu ứ1ữ hàng húa

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics, em đã tích lũy được những kiến thức và kinh nghiệm quý báu về quy trình thực hiện xuất nhập khẩu và lưu trữ hàng hóa Những hiểu biết này được đúc kết từ sự hướng dẫn của các anh chị đồng nghiệp trong công ty, kết hợp với nền tảng kiến thức đã được trang bị từ quá trình học tập tại trường.

Vì thế em chọn đề tài “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lí kho 7A ICD Tân Cảng — Long Bình của công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logisties” làm đề tài đồ án tốt nghiệp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Kho của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics - Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics, kho 7A Cảng Đồng Nai

+ Thời gian: Số liệu công ty từ năm 2019 — 2021 vả các tải liệu chuyên ngành

3 Mục tiêu nghiên cứu +* Mục tiêu chung:

Tìm hiểu thông tin về công ty và hiệu quả khai thác kho Từ đó đưa ra những giải pháp giúp hoàn thiện công tác quản lí kho, giúp công ty phát triển hơn

Thực trạng lưu lượng hàng lưu kho tại công ty Đánh giá những tồn tại khó khăn cũng như những bắt cập trong tổn tại trong hoạt động quản lý kho hàng hiện tại của công ty

Nguyễn Mai Thuy — K59 viii ĐỎ AN TOT NGHIEP

Xác định các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý kho Đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện công tác quân lí kho cho công ty 4 Phương pháp nghiên cứu s* Các chỉ tiêu nghiên cứu co ban

Nêu các chỉ tiêu định lượng (cần phải tính toán) và các chỉ tiêu định tính (cần phải diễn giải) đê có thể đánh giá hiện trạng, dự báo xu hướng phát triển, xác định thách thức cũng như cơ hội của đối tượng nghiên cứu Đồng thời cũng nêu rõ các chỉ tiêu định lượng và định tính cần sử dụng đề xây dựng phương án, đánh giá phương án và lựa chọn phương án, cụ thê:

Nghiên cứu định tính: Tham khảo các nghiên cứu trước đây, thu thập tắt cả số liệu có liên quan, thảo luận với các bạn trong nhóm Logistics

Nghiên cứu định lượng: Phân tích qua bảng doanh thu, lợi nhuận, tý lệ phần trăm,

+* Phương pháp và quy trình thu thập dữ liệu Thu thập đữ liệu sẵn có:

Tìm hiệu các thông tin, các tài liệu về công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics được đăng tải lên trang chủ, trang thông tin nội bộ

Tìm hiểu các tài liệu được công ty cung cấp, số liệu kết quả hoạt động kinh doanh, quy trình làm việc các phòng ban tại công ty cung cấp

Tìm hiểu các kiến thức, nội dung của các nghiệp vụ Logistics thông qua giáo trình, internet

Thu thập dữ liệu lan dau:

- Phuong phap quan sát là phương pháp thu thập thông tin qua các giác quan và các thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con người giúp chúng ta thực hiện một số phân tích làm sáng tỏ Phương pháp này giúp em trực tiếp quan sát và tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa tại doanh nghiệp, trên cơ sở đó có thể tiền hành phân tích, đánh giá một cách khách quan

- _ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là phương pháp đưa ra những câu hỏi với người phỏng van dé thu thập thông tin Phương pháp nảy cung cấp các thông tin thực tế tại công ty, để có thê thu thập được các đánh giá khách quan

Xử lý và phân tích số liệu:

- Phuong pháp thống kê mô tả: Thống kê và tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng, các chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh, các chỉ tiêu về dịch vụ nhập khâu

- - Phương pháp so sánh: Là phương pháp xem xét chỉ tiêu phân tích dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gôc) nhăm xác định xu hướng và mức độ biên động của các chỉ

Nguyễn Mai Thuy — K59 ix tiêu qua thời gian Phương pháp này sử dụng nhiều nhất trong phân tích hoạt động kinh doanh cũng như trong phân tích dự báo các chỉ tiêu kinh tế của doanh nghiệp

-_ Phương pháp so sánh số tương đối: Là hiệu số của hai chỉ tiêu: chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở

-_ Phương pháp so sánh số tuyệt đối: Là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc dé thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

5 Kết cấu chung của đề tài

Nội dung chuyên đề tốt nghiệp sẽ gồm 3 chương chính:

Chương l: Cơ sở lý luận về kho và quản lý kho Chương 2: Đánh giá hiện trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics ( kho 7A tại ICD Tân Cảng - Long Bình)

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý kho 7A ICD Tân Cảng — Long Bình

CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO

1.1 Lý luận chung về kho 1.1.1 Một số khái niệm về kho bãi

Terminal: Là hệ thống công trình xây dựng các thiết bị công nghệ hiện đại cho phép thực hiện các tác nghiệp logistics liên quan đến tiếp nhận, xếp đỡ, lưu trữ, phân loại, xử lý hàng hóa, các dịch vụ thương mại - thông tin cho người nhận hàng, người vận chuyên và các bên khác tham gia hoạt động vận tải đơn, đa, liên phương thức

Sân hàng: là một phần của ga hàng hóa, có chức năng thực hiện các tác nghiệp hàng: nhận hàng từ người gửi, xếp lên xe, dỡ hàng, giao hàng cho người nhận và bảo quản

Kho: là tổ hợp các tòa nhà sản xuất, công trình kỹ thuật, máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa và công nghệ thông tin điều tiết và kiểm soát công việc với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bồ và lưu trữ hàng hóa, chuân bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất và cung ứng hàng hóa đến người tiêu thụ

Trung tâm phân phối: là nơi nhận, bảo quản bảo quản hàng hóa dự trữ; đồng thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng theo yêu cầu của chủ hàng Trung tâm phân phối cung cấp các dịch vụ cho nội bộ doanh nghiệp hoặc cho khách bên ngoài (nhà bán buôn, bán le, khách hàng cuối cùng) với các chức năng chính gồm: van tai, cross docking, dan nhãn, đóng gói, xử ly đơn hàng, chuẩn bị đơn đặt hàng gửi hàng, nhận hàng, xử lý hàng hóa trả về, đo lường hiệu suất

Trung tâm phân phối (Distribution Center) là một đầu mi chuyên biệt giải quyết việc lưu trữ và vận chuyên hàng hóa Đó là nơi mà việc phân phối hàng hoá được quản lý và xử lý cho một tổ chức

Tại trung tâm phân phối thực hiện: lưu trữ hàng tồn kho, xử lý việc thực hiện đơn hàng và quản lý vận chuyên

Tùy thuộc vào chính sách hoàn trả của công ty, trung tâm phân phối cũng có thẻ tham gia vao hoat dong Logistics ngược

Hầu hết các trung tâm phân phối đều có khu vực xếp hàng, khu vực lưu trữ và bộ phận vận chuyên hàng

ICD: là cảng cạn cảng khô/ cảng nội địa, hoặc gọi tắt là Depot Đây là một địa điểm thông quan hàng hóa nằm trong nội địa; giúp cho cảng biển giải phóng hảng nhanh, tăng khả năng thông qua nhờ các dịch vụ đóng gói, lưu kho bãi, thủ tục hải quan

1.1.2 Vai trò và chức năng của kho hàng 1.1.2.1 Vai trò của kho hàng a) Vai trò của kho bãi trong sản xuất và lưu thông

Kho bãi có vị trí quan trọng đôi với sản xuật và lưu thông, một mặt, kho găn với sản xuat vả lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông mặt khác kho bãi lại có

Nguyễn Mai Thuy — K59 1 vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất va lưu thông Là một bộ phận của sản xuất và lưu thông, kho nằm trong cơ cầu của xí nghiệp sản xuất hoặc của doanh nghiệp thương mại như một bộ phận tô thành Trong mi quan hệ này, xí nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại giữ vai trò quyết định, chỉ phối các hoạt động của đơn vị kho về danh mục và khối lượng mặt hàng dự trữ, thời gian dự trữ và nhịp điệu hoạt động của kho Mọi hoạt động của kho đều phải nhằm phụ vụ cho sản xuất liên tục và lưu thông hàng hóa bình thường Đồng thời, các hoạt động của kho phải ăn khớp với nhịp điệu của sản xuất, lưu thông vả chịu sự chỉ phối của sản xuất vả lưu thông

Tuy nhiên, không phải kho chịu sự chi phối hoàn toàn của hoạt động sản xuất và lưu thông mà có sự độc lập nhất định Tính độc lập của kho và mức độ độc lập phụ thuộc và mức động phát triển và phân công xã hội Sự độc lập trong hoạt động của kho bãi thể hiện: kho có phạm vi hoạt động riêng, có đối tượng hoạt động riêng, có nghiệp vụ riêng, các phương tiện hoạt động riêng và chịu sự chi phối của các quá trình kinh tế có tính quy luật riêng trong kinh tế kho Hoạt động của kho đã tách rời khỏi hoạt động sản xuất trực tiếp và hoạt động mua bán hàng hóa trực tiếp

Trong mối quan hệ nảy, tính độc lập của kho chỉ là tương đối và có mức độ tùy theo sự phát triển của hệ thống kho Quá trình hình thành và phát triền của kho gắn chặt với quá trình hình thành và phát triển của sản xuất là lưu thông hàng hóa Hoạt động của kho tốt hay không có ảnh hưởng đến nhiều mặt các hoạt động của sản xuất và lưu thông b) Vai trò của kho đôi với sản xuât và lưu thông hàng hóa

Dự trữ nguyên, nhiên vật liệu và hàng hóa cần thiết đề bảo đảm xuất bán bình thường hoặc cấp phát đầy đủ, đồng bộ và kịp thời cho sản xuất liên tục và không ngừng mở rộng lưu thông hàng hóa trong nên kinh tế

Bảo quản, bảo vệ tốt số lượng và chất lượng hàng hóa, hạn chế hao hụt, hư hỏng, biến chất, mất mát vv có tác dụng chống lãng phí của cải xã hội, góp phần bảo đảm chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tăng năng suất lao động xã hội và thúc đây sản xát phát triên Đồng thời, góp phân cho lưu thông hàng hóa đạt hiệu quả kinh tế cao

Thông qua công tác kiêm nghiệm, hóa nghiệm khi giao nhận hàng hóa, kho góp phân tạo ra những sản phâm có đủ tiêu chuân chất lượng, ngăn ngừa những loại hàng giả, xấu, không đủ tiêu chuân chất lượng lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyên lợi cho người tiêu dùng, cũng như các doanh nghiệp sản xuất và kinh đoanh hàng hóa

Góp phần điều hòa hảng hóa, cân đối cung cầu hàng hóa trên thị trường Kho là nơi dự trữ tập trung một số lớn hàng hóa, do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư từ nơi thừa sang nơi tiêu, đảm bảo thỏa mãn kiện thời cho các nhu cầu, góp phần thực hiện cân đối cung cầu Dé thực hiện điều này kho phải tổ chức dữ trữ hợp lý những mặt hàng biến động, những hàng hóa có nguồn hàng ở xa chuẩn bị tôt hàng hóa săn sảng đưa và sản xuât và lưu thông

Dịch vụ kho bãi giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động hậu cần ngược hiệu quả Nhờ đó, khách hàng có thể linh hoạt chia nhỏ các lô hàng lớn hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ lại với nhau theo nhu cầu vận chuyển, giúp giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO Kho của doanh nghiệp bán buôn, bề trí tại nơi tiêu thụ: Kho làm nhiệm vụ chủ yếu là

b) Theo céng doan Logistics Kho của doanh nghiệp sản xuất: Thường đặt ở nơi sản xuất của doanh nghiệp Mục đích chính của kho của doanh nghiệp sản xuất là đự trữ: dự trữ nguyên vật liệu thô, dự trữ bán thành phẩm và dự trữ thành phẩm

Kho của doanh nghiệp thương mại trung gian: Kho có nhiệm vụ dự trữ và phân phối

Hàng hóa được dự trữ thường trong thời gian ngắn và được phân phối cho các doanh nghiệp ban le

Kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng: Là nơi cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng cho hàng hóa như chia tách hàng, gom hàng, đóng gói, hay làm các thủ tục pháp lý Tại đây hàng hóa chỉ được đưa vảo trong thời gian rất ngắn

Kho của doanh nghiệp thương mại bán lẻ: Nhiệm vụ dự trữ và phân phối hàng hóa đến người tiêu dùng trực tiếp c) Theo ý nghĩa chức năng Kho dự trữ (lâu đài), kho trung chuyên, kho phân phối

Kho hải quan (điểm gom hàng lẻ CFS - Container Freight Station, kho ngoại quan, kho bảo thuế)

Các loại kho hải quan

Kho CFS (Địa điểm gom hàng lẻ) là khu vực kho, bãi dùng để thực hiện các hoạt động gom, chia, tách hàng hóa của nhiều chủ hàng vận chuyển chung container Kho ngoại quan là kho do cơ quan hải quan giám sát để lưu giữ hàng hóa chưa nộp thuế nhập khẩu hoặc xuất khẩu, còn kho bảo thuế là kho do cơ quan hải quan giám sát để lưu giữ hàng hóa đã nộp thuế nhập khẩu theo phương thức tạm nhập tái xuất hoặc nhập khẩu để tái chế.

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi có chức năng lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan chờ xuất khẩu; hoặc hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.

Kho bảo thuế là kho dùng đề chứa nguyên liệu, vật tư nhập khâu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế đề sản xuất hàng hóa xuất khâu của chủ kho bảo thuế.

d) Theo cấu trúc công trình xây dựng

Trang thiết bị kho hàng

Các thiết bị trong nhà kho thường thực hiện những công việc như sau:

-. Bốc dỡ các sản phẩm hàng hóa từ phương tiện vận tải như xe tải, ghe bầu chuyên vào kho sắp xếp

- Chuyên các san pham nay đên vỊ trí tôn trữ

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO - Đảo kho khi can dé tai sắp xếp hay dùng trong kiểm kê kho

- — Xuất kho lấy các sản phẩm từ vị trí tồn trữ chuyên ra các phương tiện vận tải và chở di

- Phương thức bốc xếp và loại thiết bị sử dụng phải dựa trên:

- _ Nơi nhận hàng, giá trị sản phẩm - Mức độ mau hỏng của sản phâm - Số lượng hàng được vận chuyên - Nhiệt độ bảo quản phù hợp - _ Điều kiện nhiệt độ bên ngoài ở nơi đi và đến

- Thời gian vận chuyên đề đến được nơi cuối cùng bằng đường hàng không, đường bộ, đường biến

- _ Chất lượng dịch vụ bốc xếp thủ công, xe nâng, cần câu

Trang thiết bị kho hàng: a) Pallet: là một kết cấu bằng phẳng đề tải hàng hóa đề lưu trữ hoặc được nâng chuyên bởi xe nang tay, xe nang may hoặc thiét bi nâng hạ khác Một pallet là một don vi cấu trúc nền cho phép xử lý và lưu trữ hiệu quả Hàng hoá mà vận chuyền trong container thường được đặt trên pallet có bảo đảm vững chắc bằng cách đóng đai, quần bọc căng hay co lại và vận chuyền

Hiện nay, có 3 loại pallet phô biến nhất đó là:

> Pallet gỗ: Đây là loại pallet đã xuất hiện từ khá lâu và được làm từ gỗ Loại pallet này hiện nay vẫn được sử dụng rộng rã bởi:

+ Có thể tái sử dụng cho những mục đích khác

> Pallet nhya: Tuy xuat hiện sau pallet gỗ nhưng hiện nay pallet nhựa đang dần được sử dụng phô biến hơn bởi:

+ Có thê sử dụng phù hợp với các loại xe nâng

+_ Không bị ảnh hưởng bởi điều kiện môi trường như pallet gỗ: âm, mốc, mot

+ Có độ bèn và tuổi tho dai hơn pallet gỗ

+ Việc vệ sinh đễ dàng hơn so với pallet gỗ

+ Giảm khả năng hỏa hoạn

> Pallet sat: Đây là loại pallet được làm hoàn toàn từ sắt, chịu được hàng hóa có trọng tải lớn Nó có những ưu điểm như sau:

+ Phù hợp đề vận chuyền, lưu trữ hàng hóa có trọng tải lớn

+ Thich hop cho các ngành công nghiệp nặng

+ Giảm khả năng hỏa hoạn

Nguôn: Internet a) Kệ chứa hàng

Các loại kệ phố biến hiện nay :

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO

Kệ đơn: sử dụng tại các kho thành phâm của nhà máy, DC, trung tâm bán buôn Hệ số sử dụng diện tích hữu ích 0,5 — 0,6 Dễ tiếp cận hàng mà không ảnh hưởng đến pallet bên cạnh Có thê điều chỉnh chiều cao phù hợp kích cỡ kiện hàng

Kệ đôi có hiệu quả trong việc giảm diện tích lối đi tại kho Thiết kế này phù hợp lưu trữ hàng hóa ít chủng loại, có thời hạn lưu kho dài và số lượng lớn, đặc biệt là hàng LIEO Nhờ khả năng tối ưu diện tích, hệ số sử dụng diện tích kho của kệ đôi có thể đạt tới 0,85.

Kệ trượt đẩy lùi là hệ thống kệ chứa nhiều pallet hàng hóa trên những xe trượt của kệ Hệ thống này hoạt động tự động, đẩy pallet về phía còn lại của kệ khi nhập hàng Ngược lại, khi xuất hàng, xe trượt sẽ di chuyển theo quy trình ngược lại, mang theo hàng hóa xuất ra bên ngoài.

Kệ đi xuyên: cho phép xe nâng hàng dịch chuyên giữa các khung kệ đến lô hàng

Loại kệ này cho phép sử dụng tối đa chiều cao kho, dùng cho nhiều hàng hóa nhỏ lẻ, cho phép tăng hệ số sử dụng không gian lên 2-3 lần

Kệ nghiêng: độ dốc 3-5 độ, trang bị con lăn, di chuyên hàng trên nguyên tắc sử dụng trọng lực tự nhiên, hệ số sử dụng thê tích kho lên 0,6 nhờ xếp hàng sát nhau, khả năng tự động hóa, cơ giới cao

Kệ công-xon: lưu trữ hàng hóa dạng dải (ông nước, sắt xây dựng )

Kệ băng tải: hệ thống hàng đến với người, sử dụng cho hàng lẻ, nhỏ, đắt tiền, giảm thời gian tìm hàng và lao động

Một số nguyên tắc dùng kệ:

=> Kệ phải ghi rõ trên kệ đề tránh xếp hàng quá tải

=> Nền nhà phải đủ cứng, nếu có thể kệ gần vách nên được nối với tường nhà

=> Nếu như kệ có sử dụng các rãnh trượt thì các rãnh trượt này phải đủ cứng đề đủ sức nâng đỡ các hàng hóa khi đi chuyền

=> Các kệ càng cao thì tải trọng các cột càng nặng do đó các mối nói ốc vít phải đủ cứng đề đủ sức chịu sức nặng của hàng hóa

> Tải trọng cho từng loại hàng đạng thanh dải được sắp xếp bằng cách chất lên hai bên của kệ

Hình 1 4 Hình ảnh một số loại khung kệ dùng trong kho hàng

E_ MEN

Điều kiện để kho hàng hoạt động hiệu quả Một nhà kho phải có: Một nhà kho phải có

Hệ thống điện phải tùy thuộc vào bản chất công việc nhà kho mà bồ trí đèn sao cho thích hợp Trang bị hệ thống đèn chiếu sáng quá ít có thê không tốt vì ít nhất sẽ gây mắt mát về năng suất lao động như là mát thời gian tìm kiếm hàng hóa Nên đáp ứng ánh sáng đầy đủ cho buổi làm việc xé chiều hoặc sáng sớm hay những buổi trời mưa tối trời và toàn bộ những vùng xung quanh phía ngoài cửa cần được chiều sáng tốt vào ban đêm, nhằm phát hiện kẻ cắp và phá hoại b)Hệ thống ánh sáng Ánh sáng tự nhiên cần phải được tận dụng tối đa Trong hầu hết các nhà kho, các quầy kệ và giá được đặt dọc theo tường và vì thế các cửa số bên hông phải ở một độ cao sao cho ánh sáng từ đó không bị che chắn bởi những đồ vật này Ánh sáng từ trần nha hau như là rất cần thiết trong những nhà kho lớn, và cách sử dụng tốt nhất có thê làm được từ mái nhà là lắp đặt kính dày hay mica dày (lắp kính cũng rất phù hợp với cửa số bên hông) Trong chừng mực áp dụng được, việc bề trí khu vực nhà kho cần được sắp xếp đề các lối đi có thê tận dụng được ánh sáng tự nhiên Phải có đủ cửa mở đề đảm bảo đủ thông gió, và tất cả những chỗ mở phải có thê gài lại được một cách an toàn Về ánh sáng nhân tạo, việc lắp đặt cần phải được thiết kế theo sự bồ trí của các vật chứa và có chụp đèn để có được lượng ánh sáng tối đa chiếu vào các khu vực và ngăn quây kệ trong nhà kho c) Hệ thống thoát hiểm

Mối nguy hiểm về lửa là một trong những rủi ro chính của nhà kho, nên việc bắt buộc cung cấp một hệ thống thoát hiểm là hết sức cần thiết, đặc biệt khi có nguyên liệu dé bat lửa được lưu trữ trong nhà kho d)Hệ thống sưởi ấm

Các nhà kho thường trang bị hệ thống sưởi ấm sàn để duy trì nhiệt độ phù hợp Trong số các loại thiết bị sưởi ấm sàn, hệ thống hơi nước hoặc nước nóng áp suất cao được ưa chuộng nhờ hiệu quả cao Tuy nhiên, các thiết bị sưởi ấm bằng quạt treo trên mái nhà cũng phổ biến vì chúng không ảnh hưởng nhiều đến bố trí của nhà kho.

Loại hệ thông sưởi âm được lắp đặt phần lớn tùy thuộc vào nơi mà nhà kho tọa lạc và tùy thuộc vào vật liệu được lưu trữ Các nhà kho ở phía Bắc, dĩ nhiên cần hệ thống sưởi ấm hoàn toàn, trong khi những nhà kho ớ phía Nam không cần nhiều Một vài loại vật liệu không nên lưu trữ ở nhiệt độ thâp Đề lưu trữ những vật liệu này phù hợp, có lẽ cần hệ thống làm nóng hoàn toàn Một lưu ý khác nữa là khả năng sản phâm bị hủy hoại do sự thay đổi nhiệt độ (có thé lam san phâm "đồ mô hôi"), làm cho nước ngắm vào và làm hư hại những sản phâm được lưu trữ Sự thông gió và ngay cả điều hòa nhiệt độ là những bộ phận an toàn đối với những vấn đề này e) Hệ thống thông gió

Cũng giống như hệ thống sưởi, những yêu cầu của hệ thống thông gió phụ thuộc vào vùng miễn mà nhà kho đặt tại đó Ở những vùng có khí hậu nóng thì hệ thống thông gió phải chăm sóc cần thận hơn những nơi có khí hậu lạnh Sẽ loại bỏ được những khí thải từ năng lượng khí gas nếu bên trong nhà máy có trồng cây xanh Hơi khói cũng là mối nguy hiểm (hơn sự không thông thoáng về không khí), nhưng cả hai sẽ được giải quyết nếu lắp đặt hệ thống thông gió

Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ như khi hảng trong kho lả chất dễ nỗ; hóa chất hay có những sản phâm tự nhiên hoặc những vật liệu khác đặc biệt dé bi hu hong, can phải có một hệ thống máy điều hòa không khí với bộ điều khiến nhiệt độ vả độ âm Hệ thống thông gió lúc nào cũng mát phù hợp vói nhiệt độ của hàng hóa chứa trong kho f) Diều hòa không khí

Hệ thống điều hòa không khí đã trở thành trang thiết bị thiết yếu trong hầu hết các văn phòng hiện đại Việc sử dụng điều hòa không khí mang lại nhiều lợi ích cho người lao động, giúp họ thoải mái và tỉnh táo hơn trong môi trường làm việc Ngoài ra, máy lạnh còn góp phần nâng cao năng suất làm việc, vì nhiệt độ và độ ẩm tối ưu tạo điều kiện thuận lợi cho sự tập trung và hiệu quả.

Nếu hệ thống máy lạnh được cung câp nó sẽ được thiết kế tùy theo nhu cầu của văn phòng

Những trang thiết bị không phù hợp sẽ là nguyên nhân gây nên sự không hài lòng ở công nhân

Nếu dự trữ hàng điện tử, hàng thực phâm, hàng rau quả, hàng thủy hải sản thì hệ thống lạnh hoặc mát trong kho là tối cần thiết g) Hệ thống thông tin liên lạc Điện thoại và loa phát thanh là hệ thống liên lạc rất cần thiết, kết nối văn phòng với nhà kho là yêu tố quan trọng tạo nên hiệu qua của quản lý kho hàng h) An ninh

Kho xưởng thường là mục tiêu hàng đầu của trộm cắp Các biện pháp bảo vệ như khóa chắc chắn, đèn chiếu sáng, hàng rào và cửa sổ đặt ở vị trí cao có thể ngăn chặn được một số vụ trộm Dịch vụ bảo vệ tuần tra hoặc hệ thống chuông báo trộm có thể tốn kém Một nhân viên bảo vệ làm việc 24/7 là giải pháp đảm bảo nhất Cần thiết kế hệ thống báo trộm hợp lý.

Nguyễn Mai Thuy — K59 13 sẽ ngăn chặn được bọn trộm vào bên trong kho, nói chung chi phí sẽ ít hơn chị phí cho đội tuần tra tư nhân hoặc bảo vệ j Phòng nghỉ Một vài thiết kế được lắp đặt cho phòng nghỉ của công nhân có thê như sau: e Có chỗ đề đồ đạc cho công nhân © Phải cung cấp nhà nghỉ cho nam và cho nữ ờ hai khu riêng biệt đù kho có nhỏ © Phải có buông thay quần áo trong phòng vệ sinh nữ e Phòng nghỉ của người thủ kho phải có khóa e Phải cung cấp phòng nghỉ cho lãnh đạo khác với khu phòng nghỉ của công nhân © Có sự thông gió tốt cho phòng nghỉ

Nguồn nước uống phải được lắp đặt xuyên suốt nhà kho Nếu nhiều người phải mất một đoạn dài đi bộ mới tới được chỗ lấy nước thì thời gian sẽ bị lãng phí và sẽ ảnh hưởng đến năng suất công việc Năng lượng điện đề cung cấp cho máy nước lạnh phải thường xuyên đề có thé cung cấp nước lạnh từ một vòi và một vòi khác cung cấp nước nóng Theo cách đó thì sẽ thuận tiện để pha cà phê hay trà một cách nhanh chóng, cần có một vài tủ lạnh nhỏ đề giữ sữa, kem và chai nước uống Một cái máy làm lạnh kết hợp như thế sẽ phục vụ tốt cho nhà kho hoặc cho một đơn vị bộ phận của nhà kho lớn k) Phòng ăn trưa

Nên cung cấp phòng ăn trưa cho nhân viên văn phòng vả công nhân nhả kho Nên tạo điều kiện cho công nhân đi từ nơi làm việc đến nơi giải lao và đến chỗ ăn trưa của họ Phòng có thê nhỏ nhưng nên sạch sẽ, thoải mái, ánh đèn điện sáng và thông thoáng và ấm nếu trời vào đông Máy làm lạnh kết hợp vừa nói ở trên thì thích hợp với phòng ăn, nếu nhà kho có một lượng nhân viên lớn

Văn phòng và hàng rào cần được xây dựng ngay cạnh khu vực nhận và giao hàng để nhân viên kho có trách nhiệm xử lý, kiểm tra và ghi chép hàng hóa ra vào Văn phòng trong kho nên được ngăn bằng ván ép hoặc tôn tráng kẽm để dễ dàng di chuyển khi cần thay đổi vị trí trong tương lai, phù hợp với những phát triển có thể xảy ra.

Máy vi tính giúp xử lí số liệu nhập — xuất - tồn, quản lí hàng hoá trong kho, làm các thao tác ứng dụng phần mềm Cập nhật các công việc được giao bới cấp trên một cách nhanh chóng và chính xác thông qua ứng dụng của công ty Đây là một trợ thủ đắc lực giúp nhân viên kho năm bắt được hàng hoá một cách chính xác nhất

1.1.6 Đơn vị hàng hóa trong kho va SKU - Stock Keeping Unit

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO a) Khai niém va nguyén tắc sử dụng trong các quá trình Logistics

Đơn vị hàng hóa cơ sở: thùng hộp, gói, Đơn vị hàng hóa lớn (pallet): là đơn vị hàng hóa trong vận chuyền và giao nhận hàng hóa được giao nhận theo đơn vị nhỏ lẻ dân khi dịch chuyên về xuôi cuôi chuồi cung ứng Đâu chuỗi cung ứng hàng hóa được giao nhận theo đơn vị hàng hóa lớn, thường là pallet Cuối chuỗi cung ứng:

Nguyễn Mai Thuy — K59 15 lô hàng được đỡ lẻ đề bán vì vậy sẽ được quản lý theo đơn vị hàng hóa cơ sở và nhỏ hơn

Từ nhà máy chuyền đến doanh nghiệp bán buôn: quản lý theo đơn vị hàng hóa lớn (pallet)

Từ doanh nghiệp bán buôn đến cửa hàng bán lẻ: quản lý theo đơn vị hàng hóa cơ sở (carton)

Cửa hàng bán lẻ đến người tiêu dùng: quản lý theo đơn vị giao nhận nhỏ nhất (pack) Người tiêu dùng quản lý sản phẩm cuối cùng (piece) b) Phân loại đơn vị hàng hóa trong kho Đơn vị hàng hóa lưu trữ - Storage Units: là đơn vị hàng hóa đối tượng lưu kho (pallet, thùng, kiện) Đơn vị hàng hóa cung ứng - Supply Units: la đơn vị hàng hóa sử dụng trong tìm hàng (thùng, kiện) Đơn vị hàng hóa tìm chọn — Picking Units: Bao gồm tập hợp một số chúng loại hàng nhất định hoặc gói hàng mà nhân viên nhật hàng có thẻ tìm cho một lần nhặt Đơn vị hàng hóa gom- Collective Units: là một lô hàng rời gồm nhiều chủng loại hàng được nhân viên nhặt hàng gom vẻ theo danh sách nhặt hàng Đơn vị hàng hóa chuyên đi - Shipping Units: là một số lượng chúng loại hàng hóa được tập hợp theo đặt hàng của khách hàng Một đơn vị hàng hóa chuyên đi thường được đóng gói theo pallet hoặc thùng hàng c) SKU - Don vi hang lưu kho

SKU B từ viết tat cha Stock Keeping Unit, co nghia la đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho bằng cách phân loại hàng hóa giống nhau về hình dạng, chức năng dựa trên một chuỗi các kí tự gồm số và/hoặc chữ được gọi là mã hàng hóa

SKU thường dùng trong giao dịch giữa phòng quản lý tồn kho với bộ phận bán hàng và các bộ phận khác

SKU giúp phân biệt 2 sản phẩm giống nhau bề ngoải nhưng thuộc lô hàng khác nhau

SKU được tối ưu hóa cho việc kiêm soát kho hàng nội bộ, mỗi doanh nghiệp quy định SKU khác nhau

- SKU duoc danh gia la cần thiết hơn cả Barcode trong việc kiểm soát kho hàng nội bộ,

SKU có chứa những ký hiệu riêng biệt cả chữ và số cho từng danh mục sản phẩm, bạn chỉ cần nhìn và SKU là có thể nhận biết loại sản phâm qua ký tự và đễ dảng đọc chúng mà không cần quét hệ thống như Barcode Bên cạnh đó bạn không bị giới hạn về số lượng SKU cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng tới đầu

1.2 Quản lý kho hàng 1.2.1 Quản lý kho

Quản lý kho hàng hay kho vật tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cáp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phân giảm chỉ phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chât của kho Công việc của một nhân viên quản lý kho:

Sắp xếp hàng hóa trong kho Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa trong kho

Lập và cập nhật sơ đồ kho Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân

Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho

Kiêm tra định kỳ các kệ hàng, tránh âm ướt, gãy đô, mối mọt,

1.2.2 Mục tiêu của quản lý kho hàng

Quản trị nghiệp vụ kho có vai trò quan trọng trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp, duoc thé hién cu thé:

Nghiép vu kho dam bao hang hoa san sang cho qua trinh giao hang/ trung chuyén

Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi đề thực hiện các quyết định của quản trị hang hóa Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng các phương pháp công nghệ tiên tiền hợp lý, một mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của quá trình, mặt khác giảm chỉ phí nghiệp vụ kho và do đó giảm toàn bộ chị phí của toàn bộ quá trinh logistics

Quản trị nghiệp vụ kho hàng phải đáp ứng các mục tiêu:

Phản ứng kịp thời với nhu cầu chuyển phát và lưu chuyển hàng hóa là mục tiêu trọng yếu gắn liền với chức năng hậu cần của dịch vụ kho hàng hóa.

+ Hop ly hoa viéc kiêm soát lượng hàng tồn kho Mục tiêu nảy liên quan đến việc quản trị dự trữ hàng hóa và sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho

Mục đích đảm bảo chất lượng hàng hóa được bảo quản trong kho tập trung vào việc duy trì và cải thiện chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ và trung chuyển Điều này đòi hỏi việc kiểm tra chặt chẽ các điều kiện như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và côn trùng để ngăn ngừa hư hỏng và giảm thiểu tổn thất Bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ, các doanh nghiệp có thể bảo vệ giá trị và độ tin cậy của hàng hóa của mình, đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

+ Giảm thiếu tối đa số lượng các đơn hàng tồn đọng, lưu kho thời gian dài Đề thực hiện tốt hoạt động quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa, trong quản trị kho hàng đã đưa ra một số chỉ tiêu đánh giá như: tỷ lệ các kiện hàng bị hư hỏng, thời gian trung bình cho việc vận chuyên một đơn hàng phát cho khách hàng, tốc độ trung chuyên hàng hóa ở kho, hệ thống sử dụng diện tích và dung tích kho Các chỉ tiêu này giúp nhà quản lý và doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả của công tác quản trị nghiệp vụ kho hàng trong kinh doanh

Kiêm soát việc vận chuyên và lưu kho hàng hóa một cách hiệu quả nhât có thê: vận chuyên hàng hóa đúng thời gian, địa điểm, đúng số lượng, chất lượng

Quản lý theo thời gian thực nắm bắt kịp thời số lượng hàng hóa và tự động hóa dữ liệu

1.2.3 Đối tượng của công tác quản lý kho

Hàng hóa, dịch vụ: đây là đối tượng chính trong quá trình quản lý mà các nhà quản lý cần chú ý tới nhiều nhất, đây là tài sản của doanh nghiệp và các biện pháp quản lý tác động lên hàng hóa để nhằm tạo ra các giá trị gia tăng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp

Con người: là những nhân viên, công nhân tham gia vào các công việc của kho

Công cụ, dụng cụ, thiết bị trong kho: là những tài sản nhằm hỗ trợ cho các công việc của kho cũng cần được quản lý

Quá trình thực hiện công việc

1.2.4 Những yêu cầu về quy hoạch kho hàng hóa Quy hoạch kho hàng hóa là việc phân bồ diện tích kho thành các khu vực để xây dựng các khu vực làm việc, xử lý hàng hóa với hệ thống đường vào, ra và vận động nội bộ hợp lý, thuận tiện cho việc thực hiện các nghiệp vụ kho

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO hoạch định các bộ phận độc lập Hệ thống thường mang tính không chắc chắn các sự kiện không

1.3.3 Phân loại tồn kho Hàng tồn kho có thẻ phân thành 3 loại:

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bản đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về

- _ Bán thành phẩm: là những sản phâm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản pham hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phâm

- Thanh pham: là sản phâm hoàn chỉnh hoàn thảnh sau quá trình sản xuất

1.3.4 Thuộc tính tồn kho - _ Nhu cầu: là số đơn vị lấy từ tồn kho, nhu cầu có thê được phân loại theo lượng phân bố, nhịp độ hay nhu cầu trong đơn vị thời gian, dạng nhu cầu

- _ Cung ứng: là số đơn vị đưa vào tồn kho, cung ứng có thê được phân loại theo lượng, phân bó, nhịp độ hay nhu cầu trong đơn vị thời gian, dạng cung ứng

- _ Rảng buộc: là các giới hạn của hệ thống tồn kho như ràng buộc về không gian, vốn, nhân sự, thiết bị, chính sách

- Chi phi: chi phí tồn kho là chi phí liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ và quản lí hàng tồn kho Nó bao gồm các chỉ phí như chỉ phi dat hang, chi phí vận chuyên và chỉ phí dự trữ hàng tồn kho

1.3.5 Lợi ích và chỉ phí lưu trữ hàng tồn kho a) Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp:

Tránh các khoan lỗ trong kinh doanh: bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thé tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Giảm chỉ phí đặt hàng: các chi phí đặt hàng gồm chỉ phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân có thêm giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn Đạt được hiệu quả sản xuất: việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho đảm bảo cho quá trình sản xuất hiệu quả Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thê làm gián đoạn quá trình sản xuất b) Chỉ phí cho lưu trữ hàng tồn kho Chỉ phí tồn kho bao gồm:

Chi phí mua hàng hay đặt sản xuất: là chi phí đơn vị khi tồn kho Chi phí mua hàng gồm cả chỉ phí chuyên chở, chỉ phí sản xuất bao gồm chỉ phí nhân công, vật tư, phí gián tiếp

Chi phi dat hàng hay thiết lập: phụ thuộc số lượng đơn hàng hay số lần thiết lập, chỉ phí đặt hàng bao gồm chỉ phí thu thập phân tích người bán, chi phí lập đơn hàng, chỉ phí nhận và kiểm tra hàng

Chỉ phí tồn trữ: tỉ lệ với lượng đầu tư tồn kho (20-40%/năm)

Chỉ phí hết hàng: là hệ quả kinh tế do hết hàng từ bên trong hay bên ngoài Chi phí hết hàng bên ngoài bao gồm chi phí đơn hàng làm chậm chỉ phí mắt don hang, mat uy tin Chi phí hết hàng bên trong như chỉ phí ngưng sản xuất, chi phí hoàn thành sản phẩm

1.4 Hoạt động của kho hàng và quy trình xuất nhập hàng tại kho

1.4.1 Khái quát hoạt động của kho hàng

Chức năng cơ bản của kho hàng là lưu trữ hàng hóa Điều nảy có nghĩa là chúng nhận hàng được chuyên đến từ tuyến trước, thực hiện những hoạt động kiểm tra và sắp xếp cần thiết, lưu trữ hàng hóa cho đến khi giao hàng cho khách hàng ở tuyến sau Mô hình sau sẽ mô tả khái quát các hoạt động chính trong kho hàng

Sơ đồ 1 1 Sơ đồ các hoạt động cơ bản của kho hàng

Kiểm tra hàng có hư hỏng không

Hàng trên xe có đúng như đơn hàng không

Tìm vị trí cất giữ Trang thiết bị lưu trữ Lấy sản phẩm >| Vi tri hưu trữ (phụ thuộc vào khối Di chuyển sản phẩm lượng, Sự phê biến trong kho) Cập nhật thông tin Kiêm đêm trong quá trình lưu trữ Đóng hàng Sắp xếp hàng hóa Đóng gói hàng theoyêu |„ theo đơn đặt hàng can Kiểm tra thông tin các đơn

Xếp hàng lên xe HÀNG RA

Chuyên hàng lên xe Hóa đơn chuyên hàng

Câp nhật dữ liêu hê thống

Nguén: M6n Logistics — TS Dinh Thi Thanh Binh

* Nhận hàng: nhận hàng hóa vào kho từ các phương tiện vận tải

Mỗi loại hàng hoá có đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có thê có những yêu cần và quy định cụ thê Mỗi loại hàng hoá theo đặc điểm, tính chất của chúng có các quy định cụ thê về phẩm cấp chất lượng, về bao bì đóng gói, về cân đong, đo, đếm trong quá trình giao nhận Do đó khi tiếp nhận loại hàng nảo phải nắm vững tiêu chuân chất lượng và những quy định cụ thê về giao nhận có liên quan đến mặt hàng đó đề chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết nhằm thực hiện tốt việc nhận hảng theo kế hoạch

Vì vậy, khi tiến hành nhận hàng ở kho cần chú ý:

- — Một là, lập kế hoạch xe đến để vận chuyên nguyên vật liệu, vật tư tới kho theo lịch; tránh trường hợp quá nhiều phương tiện vận chuyền tập kết cùng một vị trí tại kho, sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động tại kho

- _ Hai là, tất cả hàng hoá nhập kho phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất hàng, hoá đơn, vận đơn theo những quy định hiện hành

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO phap nhat hang

- Nhặt hàng đơn lẻ: một nhân viên nhặt hàng đi dọc các kệ hàng đề chọn hàng cần thiết cho từng đơn hàng cụ thê Hàng được đặt vào thùng, hộp, xe đây đề đưa về nơi tập kết

- Nhặt hàng theo lô: thường dùng cho các đơn hàng nhỏ, một đơn hàng chia ra nhiều nhân viên phụ trách nhặt hàng Mỗi nhân viên phu trách một khu vực nhất định trong khu nhặt hàng, căn cứ vào Bản kê khai hàng cần nhặt đề lấy hàng cho cả lô hàng vx Đóng hàng

Hàng hóa sau khi được nhặt theo đơn sẽ được đưa đến địa điểm tập kết đề tiến hành đóng gói, chuân bị trước khi gửi cho từng khách hàng Hàng hóa đã nhặt sẽ được kiêm tra, đối chiếu với danh sách hàng trong đơn, khi chính xác sẽ tiễn hành đóng gói hàng hóa cho từng đơn hàng: cuối cùng là chuyên đến khu vực gửi hàng v Xếp hàng lên xe

Tương tự như quy trình nhận hàng vào kho, việc lập kế hoạch xe đến lấy hàng là rất quan trọng để tránh lãng phí thời gian chờ đợi của xe vận tải và tiết kiệm diện tích xếp dỡ hàng trong kho Xe vận tải sẽ đến theo lịch trình đã định để vận chuyển hàng hóa tại các thời điểm cụ thể, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hiệu quả dỡ hàng của kho Khi xe vận tải đến cổng xuất hàng, hàng hóa được chuyên chở từ khu vực lưu trữ đến cửa giao hàng và lên phương tiện vận tải Người lái xe nhận hóa đơn chuyển hàng, kiểm tra độ chính xác của đơn hàng (địa chỉ, số lượng) và tiến hành vận chuyển hàng hóa đến khách hàng Cuối cùng, hệ thống dữ liệu cần được cập nhật để phản ánh tình trạng hàng hóa đã được xuất khỏi kho và giao đến khách hàng.

1.4.2 Quy trình xuất nhập hàng hóa

Nghiệp vụ lưu kho, bảo quân hàng hoá là một trong những nghiệp vụ quan trọng và được thực hiện thường xuyên, liên tục trong doanh nghiệp Vì vậy cần phải xây đựng quy trình xuất - nhập hàng một cách rõ ràng, cụ thể đê nhằm mục đích quy định thống nhất cách thức bảo quân, quân lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc và công ty mẹ s* Quy trình nhập kho

Tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà xây dựng nên quy trình cụ thể, nhưng nhìn chung quy trình nhập kho đều phải trải qua các bước như sau:

Bước 1: Đề nghị nhập kho

Lý do đề nghị nhập kho thường xuất phát từ việc mua hàng của nhà cung cấp hoặc tái nhập do các bộ phận sử dụng không hết hoặc không sử dụng trả lại kho Ngoài ra còn có các nguồn nhập khác như nhập điều chuyên (chuyền từ kho khác đến); nhập từ gia công, sản xuất; nhập từ sửa chữa hoàn thành; nhập điều chỉnh (do phát hiện thừa trong kiểm kê); nhập do nhận góp vốn và nguồn nhập khác, Người có nhu cầu nhập hàng phải ghi phiếu đề nghị nhập kho, trong đó ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, thời gian dự nhập Phiếu đề nghị này phải được cán bộ quản lý cấp phòng/bộ phận/dự án xác nhận phê duyệt trước khi chuyên cho thủ kho và làm công

Nguyễn Mai Thuy — K59 23 tác nhập kho Nếu số lượng mặt hàng nhiều thì người đề nghị phải đính kèm bảng kê, packing list theo phiếu

Bước 2: Chuẩn bị kho bãi

Dựa vào kế hoạch nhập hàng hoặc phiếu đề nghị nhập kho đã được phê duyệt, thủ kho tính toán số lượng hàng hóa cần phải lưu trong kho, trong khu vực chứa hàng Nếu năng lực chứa hàng của kho không phù hợp, thủ kho phải đề nghị tìm kiếm, bó trí địa điểm chứa hàng chuyên cho trưởng bộ phận vật tư hoặc quản lý dự án xem xét có ý kiến

Kế toán dự án, thủ kho hoặc cán bộ vật tư căn cứ vào phiêu đề nghị nhập hàng được duyệt để lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ rõ ràng các thông tin và chỉ tiêu trên phiếu Trước khi nhập kho bắt buộc phải kiêm soát chất lượng hàng nhập Thủ kho và người được giao nhiệm vụ kiêm tra bằng các dụng cụ và phương pháp thích hợp đề kiểm tra số lượng, chất lượng, tính chất cơ - ly - hóa với từng loại hảng và đối chiếu tài liệu, tiêu chuân, yêu cầu nhap hang, sau đó ghi kết quả vào biên bản kiêm nghiệm Đối với hàng hóa thông dụng, thủ kho tự kiêm tra các mặt hàng theo phiêu đề nghị nhập kho cá về chất lượng và số lượng Nếu hảng hóa đáp ứng yêu câu thì ký vào phiếu đề nghị nhập Nếu phát hiện hàng hóa không đáp ứng hoặc sai khác bất kỳ tiêu chí nảo thì chưa thực hiện nhập kho mà báo cáo quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận đề giải quyết

Cán bộ quán lý sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý cho nhập kho toàn bộ/một phân hoặc từ chối nhập toàn bộ/một phần Sau khi đã kiêm tra đầy đủ tiêu chí và được đồng ý nhập kho thì thủ kho vả người nhập hàng ký vào phiếu đề nghị nhập kho và biên bản giao nhận hàng, biên bản kiêm nghiệm hàng nhập

Bước 4: Báo cáo hàng nhập

Thủ khi chịu trách nhiệm lập báo cáo nhập kho cho kế toán dự án với các nội dung là 86 lượng thực nhập; chất lượng hàng nhập; ngày tháng năm nhập và các nội dung khác theo phiếu nhập kho

Bước 5: Kiểm tra ghi nhận nhập kho, lưu hồ sơ

Kế toán tiếp nhận chứng từ nhập kho và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho để kiểm tra độ chính xác của ghi chép Sau đó, các bộ phận liên quan sẽ lưu trữ chứng từ này làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập kho.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác nhau sẽ có điểm đặc thù riêng, tuy nhiên nhìn chung thì sẽ trải qua 6 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đỏi hỏi xuất kho lập phiếu yêu cau, dé nghị xuất kho Mỗi loại hàng hóa sẽ do bộ phận khác nhau phụ trách, chăng hạn nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu dé sản xuất lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thâm quyền lập phiếu

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO đề nghị xuất kho, còn với thành phâm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho

Bước 2: Phê duyệt đề nghị

Đề xuất xuất kho một số mặt hàng hoặc vật tư nhất định cần được giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề xuất phải được gửi đến giám đốc hoặc trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất để chấp thuận Riêng đối với hàng bán, bộ phận kế toán hoặc bán hàng có thể tự ký duyệt mà không cần thông qua quản lý cấp cao.

Bước 3: Kiểm tra tôn kho

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO Trong do

S;ep : diện tích có ích Sténg? tong dién tich kho

- Hé số sử dụng thê tích kho

V„;: Thê tích thực tế chứa vật tư hàng hoá Vrx: Thể tích nhà kho theo thiết kế

- _ Hệ số chất tải bình quân/ đơn vị diện tích

Skho - Hé số chất xếp hàng hoá/Im2 diện tích hữu ích

Qiựu, chuyển hàng hoá 1 kỳ

“hữu ích của kho c Nhóm chỉ tiêu sử dụng máy móc thiết bị

Chỉ số này phản ánh mức độ sử dụng máy móc thiết bị trong hoạt động kho bãi, là một trong những yếu tố phản ánh thực trạng hoạt động của kho bãi, giúp đánh giá hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị trong quá trình vận hành kho bãi, hỗ trợ quản lý tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất hoạt động.

(1) Hệ số sử dụng công suất thiết bị nâng hạ, xếp đỡ, vận chuyên trong kho:

Trong đó: Ptt: trọng lượng thực tế của hàng hoá được di chuyên hay nâng lên Pre: trọng tải (công suất) theo thiết kế của phương tiện vận tải xếp dỡ (2) Hệ số sử dụng phương tiện xép dỡ theo thời gian

Trong đó: Tụ: thời gian phương tiện vận tải, xếp dỡ thực tế hoạt động

T‹a: thời gian phương tiện vận tải, xếp dỡ làm việc theo chế độ d Nhóm chỉ tiêu năng suất lao động

- Số lượng hàng hoa xu li/ 1CN/ 1 ca làm việc

Số ca * 3 lao động - _ Năng suất lao động của I công nhân

Q.: Khối lượng hàng hóa thực hiện được trong một ca C„: Số công nhân làm việc trong ca e Chỉ tiêu toàn vẹn hàng hoá Thê hiện mức độ giữ gìn số lượng và chất lượng hàng hoá ở kho

Lượng hao hụt định mức = T Trong đó:

X: Lượng hàng hoá xuất kho trong kì Or: Luong hang hoa ton kho thoi diém cudi ki N: Thoi gian bao quan hang hoa binh quân ở kho h% : Ty lệ hao hụt tự nhiên cho phép

T: Thời gian bảo quản do tỷ lệ hao hụt tự nhiên quy định 1.6 Một số phương pháp sắp xếp hàng hoá trong kho

Phương pháp 5S: 5S là tên của phương pháp quản lý, sắp xếp chỗ ngồi 5S đại diện cho 5 từ trong phiên âm tiếng nhật Serri (Sàng lọc), Seiton (Sặp xêp), Seiso ( Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), và Shitsuke( Sẵn sàng

CHUGNG 1: CO SG LY LUAN VE KHO VA QUAN LY KHO SERI (Sang loc): La xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết

tại nơi làm việc Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng ) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cân thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc Chỉ có đồ vật cần thiết mới dé tai noi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì

SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lay, dé tra lai

Nguyên tắc chung của S2 là bát kì vật dung cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt đề

SEISO (Sạch sẽ): Là g1ữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc đê đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc

S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì

SEIKETSU (Săn sóc): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống Đề đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thê lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triên khai 3S tại từng vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển

SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc Sẵn sảng được thê hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S

Nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, các thành viên tự giác kết hợp liền mạch các chuẩn mực 5S vào công việc Điều này không chỉ nâng cao năng suất cá nhân mà còn đóng góp vào sự gia tăng năng suất chung của công ty.

% Phương pháp sắp xếp hàng hoá theo quy tắc FIFO

Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc nhập trước xuất trước EIFO sẽ cho phép bạn quản lý gan như tốt nhất với các mặt hàng có hạn sử dụng Vì hàng hóa cảng để lâu càng giảm giá trị và để biến chất Do vậy những hàng về trước cần được ưu tiên xuất trước

Những hàng hóa về sau sẽ được sắp xếp vào khu trong, rồi day dan ra khu ngoai, dé 6 trạng thái săn sàng xuât kho

Hình 1 9 Mô hình phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho FIEO

Việc áp dụng mô hình quản lý FIFO trong quản lý tồn kho đem lại nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp Trong đó, một trong những lợi ích nổi bật nhất là khả năng giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho cũ FIFO đảm bảo rằng những mặt hàng nhập kho trước sẽ được xuất kho trước, giúp doanh nghiệp tiêu thụ hết sản phẩm trước khi chúng bị lỗi thời hoặc hư hỏng Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí xử lý hàng tồn kho cũ, chẳng hạn như chi phí thanh lý hoặc tiêu hủy.

KET LUAN CHUONG 1

CANG LONG BINH ) 2.1 Giới thiệu tống quan về công ty

Khái quát về công ty Logo công ty

Tên doanh nghiệp? Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics Tên tiếng anh Logistics Technology Solution Company Limited

Tén giao dich LTS CO, LTD

Dia chi tru so chinh 3 Đường DC3, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, TP HCM

VPDD Sài Gòn 238/3 Đường Bạch Đăng, P.24, Quận Bình Thạnh, TP.HCM VP kho Phú Hữu KP4, Phường Phú Hữu, TP Thủ Đức, TP.HCM

VP kho Đồng Nai Kho 4, Cảng Đồng Nai, P.Long Bình Tân, TP.Biên Hòa, ĐN

VP kho Long Binh Kho 7A, ICD Long Binh, P Long Binh, TP Bién Hoa, DN

Mã số thuế 0314172722 Điện thoại số 0945331535

Email tonghop.]b@ ltsvn@ smail.com

Vị trí chiến lược: Vị trí thuận tiện cho việc đi chuyển vào khu vực trung tâm thành phố

Lịch sử hình thành và phát triển

Trong giai đoạn từ những năm 2000 đến nay, lĩnh vực kinh doanh vận tải đường bộ tại Việt Nam nói chung và Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đã ghi nhận sự phát triển ổn định Sự gia tăng về lượng hàng hóa xuất nhập khẩu và nhu cầu vận chuyển trong nước đã đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng của ngành Sự phát triển này còn được thúc đẩy bởi sự cải thiện cơ sở hạ tầng giao thông, cũng như sự ra đời của các công nghệ mới và các chính sách hỗ trợ từ chính phủ trong lĩnh vực vận tải đường bộ.

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH ) ngày cảng tăng, nhu cầu vận chuyên hàng hóa ngày càng phát triển Trước tình hình đó, qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường và với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành vận tải Cuối năm 2016, ông Nguyễn Thành Trung đã quyết định thành lập Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics

Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics được thành lập đầu năm 2017 và là một Công ty dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ, vận chuyển hàng hóa ven biên và viễn dương, vận chuyên hàng hóa nội địa tại Việt Nam, kho bãi và lưu trữ hàng hóa theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0314172722 của Sở Kế hoạch vả Đầu tư Thành phố Hỗ Chí Minh cấp lần đầu ngày 27/12/2016

Sau 4 năm thành lập, Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics đã được nhìn nhận như một trong những Công ty có uy tín về chất lượng dịch vụ, có am hiều về thị trường vận tải đường bộ và tạo được sự tin cậy không những với khách hàng cũng như các công ty hoạt động trong ngành Với sự tận tâm và lòng nhiệt tình, mọi thành viên trong Công ty luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ của mình và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ đối với khách hàng, để hướng đến mục tiêu trở thành câu nói hiệu quả giữa Công ty với các đại lí, các đối tác nước ngoài và khách hàng Công ty luôn nỗ lực nâng cao chất lượng các dịch vụ dé tạo được lòng tin và sự ủng hộ của khách hàng

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động a Chức năng

Là một doanh nghiệp năng động và sáng tạo, LTS đã và đang ngảy cảng phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và vững chắc trên tắt cả các lĩnh vực Hiện nay, LTS là một trong những doanh nghiệp về dịch vụ Kho bãi ở Việt Nam Ngoài ra, công ty còn luôn luôn phát triển thêm các dich vụ như sale cước, kho ngoại quan, gom hàng lẻ, môi giới hải quan nhằm giúp cho việc tập trung hàng hóa được nhanh chóng từ những công ty có nhu cầu gởi hàng di, lam thủ tục hải quan nhanh chóng cho những khách hàng có nhu cầu nhập hảng, cũng như cần những mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường b Nhiệm vụ Đối với khách hàng:

- Tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các Công ty đối tác

- Xác định chiến lược phát triên, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nghĩa vụ và nhu câu phát triển của Công ty Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, hợp đồng ủy thác với nhà Nhập Khâu và nhà Xuất Khâu

- Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu, tạo lòng tin và sự tin tưởng cao nơi khách hàng Đó cũng là phương châm ưu tiên lên hàng đầu của Công ty Đối với nhân viên:

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

- Quản lý cán bộ công nhân viên đúng chính sách của nhà nước ban hành, luôn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên

- Quan ly dao tao và bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty

- Sử dụng và quản lý tốt lao động, nguồn vốn, tài sản, trang thiết bị nhằm đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao Đối với nhà nước:

- Thực hiện báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định nhà nước và báo cáo theo yêu cầu của ban Giám đốc, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo tải chính đó

- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phâm và dịch vụ mà mình cung ứng

- Thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với nhà nước

Công ty hoạt động minh bạch, công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính thường niên Trong lĩnh vực hoạt động, công ty cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ, gom hàng nguyên container và dịch vụ kho bãi, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

+ Đóng gói hàng hóa + Đóng Pallet gỗ, kiện gỗ thưa, kiện gỗ kín

+ Đóng gói, dân tem phân loại hàng + Đóng kiện hàng hóa vào container, an toàn hàng hóa trong kho Kiểm đếm, báo cáo hàng tồn

- Dịch vụ Kho ngoại quan: Cung cấp hàng hóa xuất khâu đã làm xong thủ tục hải quan chờ xuất khâu, hàng hóa hết thời hạn tạm nhập tái xuất, hàng hóa do cơ quan nhả nước có thâm quyền buộc tái xuất khâu, hàng hóa từ nước ngoài quá cảnh, lưu kho tại Việt Nam để chờ xuất khâu sang nước thứ ba

Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu Đổi, gia hạn, đặt cược khai báo

2.1.4 Cơ cầu tô chức của công ty a) Cơ cầu tô chức

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

Sơ đồ 2 1 Sơ đồ cơ cầu tổ chức của công ty

— Nhân sự Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

Kinh doanh Chứng từ Hiện rường Kế toán

Nguồn: Phỏng nhân sự LTS

Qua sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics cho thay vai trò và tầm quan trọng của các bộ phận trong Công ty Cơ cầu tổ chức liên kết chặt chế và được điều hành quản lý bởi Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh nam vai trò chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của Công ty b) Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban

Ban Giám đốc - Tổ chức bộ máy nhân sự cho Công ty

- Quyết định các hoạt động kinh doanh của Công ty

- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty

- Quản lý việc ký kết và theo déi thực hiện các hợp đồng kinh doanh

- Trực tiếp quản lí các bộ phận trong Công ty s* Bộ phận Kinh doanh

Hỗ trợ Giám đốc xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, cung cấp định hướng cho mạng lưới phát triển dịch vụ kinh doanh Đảm nhận trách nhiệm toàn diện về hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo các mục tiêu kinh doanh được đạt được.

- Có trách nhiệm thực hiện kế họach họat động kinh doanh bao gồm cả việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng s* Bộ phận chứng tử

- Trực tiếp nhận thông tin kế hoạch từ khách hàng, khai báo tờ khai OLA Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng

- Quản lý theo dõi các đơn hàng, hợp đồng Phối hợp với các bộ phận có liên quan dé dam bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu

- Nam bat r6 nội dung trên chứng từ đề thuận tiện cho Công ty trong việc đảm phán, ký kết hợp đồng

- Là bộ phận trực tiếp cầm chứng từ ra kho làm hàng, nhận hàng, giao hàng cho người nhận, trung chuyển từ kho đến nơi nhận cho khách hàng

- Dán seal, bám seal, cân đo, kiểm hóa hàng hóa

- Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào phiếu giao nhận đề đối chiếu và lưu trữ

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đảm nhận chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí, thực hiện thanh toán và quyết toán mọi khoản thu chi thường xuyên và đột xuất.

- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý và hàng tháng theo kế hoạch sản xuất

- Tổ chức ghi chép, tính toán phản ánh trung thực tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty về tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn

- Thực hiện chỉ trả tiền tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho nhân viên Công ty s* Bộ phận Hành chính - Nhân sự - Phụ trách các bộ phận hành chính văn thư, pháp lý có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Giám đốc về bộ máy tổ chức quản lý Công ty có hiệu quả trong từng thời kỳ, đánh giá chất lượng cán bộ, chỉ đạo xây dựng và xét duyệt định mức lao động cho các phòng ban và chi nhánh

- Lập kế hoạch và tuyên dụng nhân sự

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị nhằm phục vụ và duy trì các hoạt động cần thiết cho hoạt động kinh doanh

2.2 Hiện trạng kho 7A ICD Tân Cảng — Long Bình của công ty TNHH Giải Pháp Công Nghe Logistics

2.2.1 Tống quan về kho 7A ICD Tan Cang — Long Binh

Kho 7A ICD Tân Cảng - Long Bình (Chi Nhánh Long Bình) tọa lạc tại số 10 Phan Đăng Lưu, Khu phố 7, Phường Long Bình, TP Biên Hòa, Đồng Nai Kho nằm giữa các khu công nghiệp, giao thông thuận tiện, thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa bằng cả đường bộ và đường sắt.

Nghiệp lớn: KƠN Long Binh, Amata, KCN Nhon Trach, cum KCN khu vực Bình Dương cùng các tuyến giao thông trọng điểm

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH ) Đối tác làm việc: 50 khách hàng

Trang bị dock leveler Năng suất xuất nhập: 52,000 RT/năm a) Dịch vụ cung cấp - Kho Ngoại Quan - Kho CFS - Kho Noi Dia

- _ Trung Tâm Phân Phối - Thu tuc hai quan - _ Giao Nhận, xếp dỡ hàng hóa - _ Lưu trữ hàng hóa, kiểm đếm, phân loại, đóng gói, dán nhãn, quấn màng co,

- _ Lưu kho chứng từ, cho thuê kho trần/văn phòng b) Tổ chức nhân sự

Bảng 2 1 Bảng nhân sự tại kho

STT | Bộ phận Sô lượng nhân viên

1 Bộ phận chứng từ (CSV) 4

2 Bộ phận hiện trường kho viên xe nâng, bốc xếp

3 Bộ phận dịch vụ vận tải 3

Nguôn: Phỏng hành chính nhân sự LTS

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP

CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

Hinh 2 1 Label của khách hàng VMPT

KH VMPT CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS (LTS)

* Số 10, Phan Dang Lưu, Kp 7, P Long Binh, Biên Hoa, Dong Nai

NGÀY: ‹Ngày_ nhậpằ LABEL NO: ôSO Labelằ r

MA HANG (SKU): ôMa_ hangằ

Nguôn: Bộ phận chứng từ LTS 2.2.2 Cơ sở vật chất kĩ thuật của kho

LTS không chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê kho chất lượng, mà còn xây đựng nèn tảng phát triển tập trung vào tiết kiệm nhất đối năm Là công ty L Kho Ngoại Quan, khách hàng, đưa ra giải pháp lưu trữ hàng hóa tối ưu nhất, tính toán sao cho với từng mặt hàng, từng hình thức lưu trữ, từng thời điểm lưu hang trong ogistics trẻ và năng động trong việc phát triển và vận hành kho bãi, bao gồm Kho CFS, Kho nội địa và trung tâm phân phối

Tổng diện tích kho: gần 8000m?

Phần bên ngoài nhà kho bao gồm khu vực lên xuống hàng dành cho các phương tiện vận chuyển như container, xe tải, Nội thất nhà kho được chia thành 5 khu vực chính:

Các lối thoát hiểm khân cấp Khu vực xử lý hàng hóa Văn phòng dành cho nhân viên HCNS, CSV Khu vực phòng họp kế bên phòng dành cho nhân viên Bảng 2 5 Bảng thống kê trang thiết bị hiện có tại LTS

STT Trang thiết bị Don vi tính Số lượng

6 Bàn ghế làm việc Bộ 12

2.2.3 Thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty

Bảng 2 6 Sản lượng các loại dịch vụ từ năm 2019 - 2021

Loại hình Doanh Tỉ lệ Doanh | Tilé | Doanh | Tỉ lệ

Dịch vụ ° ° ° thu (%) thu (%) thu (%)

„ 62,625 41% 70,886 | 41% 68.783 | 43% hàng lẻ (LCL) Giao nhận hàng nguyên container | 40,496 26% 45,614 | 27% 44,971 | 28%

Bảng 2 7 Chi phí qua các năm 2019 - 2021

2 | CHPhí | 55000] 22,000] 22.000! thué kho 0 | 000] 0 0.00 hi phi

3 | SPE) 5355 | geso | 4355 | 3325 | 026 | (4295) | 2.63) van tai Chỉ phí

7 | CHPHÍ | 1ó7s | 2013 | 9091 | 338 | 003 | 7078 | 4.34 khác Tong chi phí | 125,879 | 138,736 | 140,368 | 12,857 1,632

Bảng 2 8 Doanh thu từ năm 2019 -2021

Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021

Nguồn: Phòng tài chính - kế toán LTS Biểu đồ 2 1 Doanh thu của công ty từ năm 2019 - 2021

Doanh thu Chi phi Loi nhuan mNdm 2019 #8Năm 2020 Năm 2021

Nhận xét: Qua biêu đồ 2.2 ta thấy được các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ năm 2019 — 2021 Nhìn chung ta thay lợi nhuận năm 2021 sụt giảm so với các năm trước 19,915 ( 2021 ) ; 33,140 (2020 ); 27,238 ( 2019 ) Nguyên nhân chính là do dịch Covid diễn biến phức tạp gây ra tình trạng cách ly xã hội, phát sinh nhiều chi phí như 3 tại chỗ cho nhân viên, lưu container, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.2.4 Chỉ tiêu về tài chính của công ty

Bảng 2 9 Số liệu các chỉ tiêu về tài chính của công ty

Tổng giá trị tải sản 420551 446877 | 400707 Doanh thu thuần 150226 168876 | 155283

2.2.5 Quy trình nhập — xuất hàng tại kho

Sơ đồ 2 2 Quy trình xuất nhập hàng hoá tại hoá tại kho 7A

— tarot | —_—— =>ằ Bỏo lại với khỏch “ ~ 1

Kho sắp xếp được Gửi kế hoạch raBP. ( Kho nhiều kế kế hoạch OP hoạch

Hoàn tất thủ tục nhâp/ xuất hàng

Quy trình hàng hóa nhập — xuất kho Ngoại quan a Quy trình hàng hóa nhập kho Ngoại quan Bước 1: Nhận kế hoạch: Khách hàng gửi kế hoạch nhập hàng KNQ qua mail cho CSV phụ trách Bước 2: Kiêm tra đủ và đúng các thông tin sau:

- Đối với hàng nhập từ nội địa vào KNQ cần kiêm tra thông tin trên Tờ khai xuất khâu thông quan (Ngày mở tờ khai, Địa điểm nhận hàng cuối cùng, Địa điểm đích bảo thuế, Số kiện, Hs Code/ Tên hàng)

- Đối với hàng nhập kho từ nước ngoài KNQ cần kiêm tra thông tin trên Bill (Néu Bill 1 trong 2 nội dung về Nguoi nhan hang (Consignee), Than Bill (Cargo’s Descriptions) thì phải yêu câu KH điều chỉnh cho đúng tránh trường hợp HQGS cửa khẩu không cho chuyên hàng về kho ngoại quan vì sai thông tin KNQ), INV/PKL, AN

Bước 3: Chuan bị hồ sơ - CSV phụ trách chuẩn bị hồ sơ chứng từ nhập hàng trong đó có Hợp đồng thuê kho Ngoại quan

- Gửi toàn bộ hồ sơ nhập hàng cho NCC dịch vụ KNQ qua mail Bước 4: Đặt xe vận chuyên hàng nhập (Nếu có)

- CSV gửi kế hoạch và theo dõi vận chuyên cho NCC vận chuyên đề vận chuyên hàng từ cửa khâu nhập (Cảng HCM) về Kho GCL

- Lập phiếu xác nhận vận chuyên cho mỗi đơn điều động NCC vận chuyên đề ghi nhận sản lượng vận chuyển và các phát sinh trong quá trình vận chuyên

Bước 5: Thủ tục nhập hàng vào KNQ:

CSV phụ trách nhận bộ hồ sơ gồm: Phiếu giao nhận hàng hóa có chữ ký xác nhận của đại diện khách hàng, biên bản bàn giao hàng đã hoàn thành, danh sách chi tiết nhập hàng.

Để đảm bảo việc kiểm tra đối chứng đầy đủ và chính xác, quý khách vui lòng kiểm tra các thông tin quan trọng trên Phiếu Giao Nhận (PGN), bao gồm: Tên khách hàng, thông tin người giao hàng (tên, số điện thoại), số xe tải, số container, số seal (nếu có) Đồng thời, xin vui lòng ký xác nhận đại diện khách hàng để hoàn tất thủ tục giao nhận hàng hóa.

- Kiểm tra thông tin với nhà cung cap KNQ (ICD Long Binh) hang héa da duoc HOGS đồng ý nhập kho chưa Nếu nhà cung cấp KNQ báo được nhập, thì CSV chuyên hồ sơ nhập hàng cho OP đề tiền hành nhập hàng

Bước 6: Xử lý phát sinh trong quá trình nhập hàng (Nếu có) - Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài để OP tiếp tục nhập hàng

Bước 7: Hoàn tất thủ tục nhập kho bằng cách nhập đầy đủ thông tin PGN: Mã Pallet, Kích thước Pallet, Tên hàng, Lô/Mẻ (nếu có), Số lượng, Số CBM, Vị trí lưu kho và chữ ký của OP.

- Yêu cầu đại diện KH kí nhận vào PGN và các phát sinh do lỗi của KH (Nếu có) - Đóng mộc vào phiếu ra cổng cho tài xế ra công

- Yêu cầu NCC KNQ gửi hợp đồng KNQ đây đủ chữ ký và phiếu nhập kho có xác nhận của Chủ kho Ngoại quan

Bước 8: Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Bảng thống kê, viết báo cáo gửi cho KH và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận b Quy trình hàng hóa xuất kho Ngoại quan

- Khách hàng gửi kế hoạch xuất hàng KNQ qua mail cho CSV phụ trách Bước 2: Kiêm tra đúng và đủ các thông tin sau:

KET LUAN CHUONG 2

ICD TAN CANG LONG BINH

Giải pháp 2: Tăng năng suất lao động tại kho, đảm bảo chế độ làm việc của lao động 1 Mục tiêu

Chủ động đào tạo công nhân bốc xép tại kho làm việc cho công ty Hạn chế thuê nhân công bên ngoải đề đảm bảo đáp ứng được lượng hàng hoá và tiết kiệm chỉ phí thuê ngoài

> Chủ động trong công tác xếp đỡ trong kho bằng cách thuê nhân công xếp đỡ có định

Chi phi cho một công nhân là 40.000 đồng giờ, thời gian tăng ca là 60.000 đồng/giờ

Trung bình một ngày tăng ca 2 giờ thì chỉ phí tăng ca cho nhân viên là 28.080.000 đồng/tháng

Với chỉ phí gia tăng này, kho hoản toàn có thê thuê thêm 3 nhân viên có định để giảm tải cho nhân viên trong kho

Hiện tại, trung bình năng suất lao động của một công nhân trên 1 ca là 16.5 tắn/ca Khi thuê thêm 3 nhân viên có định, năng suất trén 1 ca của toàn bộ số công nhân (8 công nhân - giả thiết năng suất như nhau) lả 132 tắn/ca, hoàn toàn có thê đáp ứng được nhu cầu kho trong thời điêm hiện tại Hơn nữa, với thời điêm hàng hóa ít có thể giảm số công nhân cần thuê ngoài

Hay vào thời điểm cao điêm, việc tăng ca trở nên chủ động hơn khi có nhân viên có định để điều động và áp lực cho thủ kho không lớn

Để tăng năng suất lao động trong kho, cần đồng bộ quy trình làm việc và đào tạo nhân viên bài bản Nhân sự cố định được đào tạo theo quy chuẩn sẽ nâng cao hiệu suất Sự gắn bó lâu dài cùng trách nhiệm ràng buộc với công việc giúp giảm thiểu tối đa sai sót, qua đó nâng cao năng suất tổng thể trong kho.

- Tăng chất lượng dịch vụ cho kho - Giảm áp lực cho công nhân trong kho

“* Bat cap - Tìm kiêm công nhân cô định

- Đảo tạo theo quy chuẩn của kho - Có thê không đồng bộ giữa nhân viên có định và nhân viên đi thuê ngoải Bảng 3 2 So Sánh các chỉ tiêu năng suất lao động tại kho sau khi tuyến thêm công nhân bốc hàng ea oe „ | Giá trị sau khi tuyến

STT Chỉ tiêu Đơn vị Giá trị ban dau ˆ ˆ thêm lao động

1 Số thủ kho và OP Người § §

Số công nhân bốc hàng trong 1 và 8

2 oe Nguoi 5 ca làm việc ( Trong đó LTS có 3)

Số công nhân lái xe nâng trong và

4 Số ca làm việc trong ngày Ca 1 ca (8h) 1 ca (8h)

5 Thoi gian lam viéc trung binh Gio (h) 10 8

6 Thời gian bốc đỡ hàng bình Giờ / 2 2 quân | container 20° Container

Thời gian bốc đỡ hàng bình Giờ /

Lượng hàng hoá xử lý/ I côn ,

8 me mane" nhân/ l ca ý." | Tán/ca 18.3 183

Năng suất lao động của l công

9 ^ Tan/ ca 16.5 16.5 nhan trong | ca

3.4.3 Hiệu quả mong muốn đạt được Giảm áp lực cho nhân viên kho với tân suât tăng ca thường xuyên Giảm chỉ phí thuê công nhân bốc xếp bên ngoài

Giúp công ty chủ động về nguồn lực lao động

CHUONG 3: DE XUAT GIAI PHAP HOAN THIEN CONG TAC QUAN Li KHO 7A ICD TAN CANG LONG BINH

- _ Hoàn thiện các bộ phận trong công ty 3.5 Giải pháp 3: Thay đối quy trình xuất - nhập hàng tại kho 3.5.1 Mục tiêu

Giúp quá trình xuất nhập hàng tại kho logic cy thé là kho CFS với lượng hàng hoá nhập xuất liên tục Đồng thời bổ sung các nội dung mà quy trình còn thiếu sót Ngoài ra, làm giảm thiếu các phát sinh trong quá trình xuất nhật hàng

3.5.2 Cách thức áp dụng Đề xuất quy trình xuất — hàng mới: s* Quy trình nhập hàng kho CFS

Sơ đồ 3 1 Sơ đồ quy trình nhập hàng kho CFS

Nhận kế hoạch nhập hàng đồng thời báo kế hoạch cho thủ kho dé sắp xếp ( list nhập tên shipper và số CBM )

Shipper mang chứng từ đến nhập hàng -> Kiểm tra bộ chứng từ rồi cho tài xế ghi thông tin vào PGƠN -> đưa chứng từ nhập ra hiện trường kho

- Nếu chứng từ sai thì yêu cầu tài xế gọi về nhà máy gửi lại bộ chứng từ đúng với list nhập

| Thủ kho xác nhận chứng từ và nhập hang + dan label va sắp xếp vị trí xếp hàng -> Nhập xong đóng mộc cho TX ra công

- Nếu chứng từ và hàng hoá khác nhau thì gửi chứng từ vào cho bộ phận chứng từ kiêm tra lại

- Nếu hàng hoá bị lệch số CBM hay dư, thiếu thì ghỉ chu trên phiêu giao nhận

Thủ kho cập nhật vị trí hàng hoá trên phần mềm + số khối dé tính sản lượng

Nguồn: Sinh viên thực hiện

>_ Việc thay đổi quy trình từ việc xác định vị trí cất hàng trước khi nhập hàng sẽ giúp:

+ Giảm thời gian tìm lại hàng đề ghi vị trí cho thủ kho + Thu kho chủ động hơn trong quan lý hàng hóa

+ Dễ đàng trong công tác kiểm kê và chon hàng, do thủ kho nắm rõ nguyên tắc cất hàng hơn nhân viên lái xe nâng

+ Dam bao an toàn cho nhân viên công tác trong kho

Đối với khách hàng có mã số thuế 16 có luồng đỏ, cần ghi chú cho toàn bộ số thuế phải nộp lại để hải quan xác nhận số biên bản kiêm seal trước khi nhập hàng vào kho.

% Quy trình xuất hàng kho CFS

Sơ đồ 3 2 Sơ đồ quy trình xuất hàng kho CFS

Nhận kề hoạch từ khách hang: Khách hàng sẽ gửi list, đóng hàng day du thong tin bao gdm: so cont/s6 xe, so seal, tên tài xê, số điện thoại tài xê

Chuân bị chứng từ xuất hàng - List xuat co day đủ thông tin các shipper -> Đưa ra bộ phân hiện trường kho soạn hàng |

- Danh muc hang hoa theo mau so 25/DMHH-CFS/GSQL - Việt giây giới thiệu theo mâu của Tân Cảng - Sài Gòn

Khai tờ khai vận chuyên độc lập ( tờ khai OLA ) cho phương tiện vận tải -> Trình cho Hải quan kí và đóng mộc thì tờ khai mới có hiệu lực

Gửi tờ khai OLA + Seal cho bộ phận hiện trường kho bắm

Seal niêm phong hàng hoá

Gửi bộ chứng từ giao hàng bao gồm:

+ Tờ khai Hải quan (Tờ khai OLA): gồm 02 bộ + Giấy giới thiệu của kho CFS: 01 bản gốc

Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Excel, viết báo cáo gửi cho KH để tính đebit và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận

Nguồn: Sinh viên thực hiện Ngoài ra cân bô sung thêm cho quy trính xuât-nhập nội địa và kho ngoại quan các mục

+ Kiểm soát NSX/ HSD (nếu có) của hàng hoá trong lúc nhập hàng bằng cách ghi và chụp lại lúc gửi hình cho bộ phận chứng từ kho

+ Kiểm đếm số lượng từng kiện hàng đặc biệt là hàng nhập pallet

+ Thay vì kiêm tra hàng hoá vào ngày 25 hàng tháng thì nên kiểm tra hàng hoá tồn kho 2 tuần 1 lần để đễ năm bắt được lượng hàng

+ Thường xuyên kiểm tra tinh trang hang hoá trong kho có hư hỏng như bị đổ, chảy hay xì trong quá trình nhập xuất hàng

Bảng 3 3: So sánh 2 quy trình xuất-nhập hàng hóa

Kiểm soát số Chưa tốt vì định kì cuối tháng Tốt vì kiêm tra hảng hoá thường lượng don lai kiểm tra hàng hoá 1 lần xuyên hơn tránh mắt mát

Kiếm soátvề | Chưa tốt vì không thường xuyên | Ộ Ộ - x nae ` ; Tôt: vì kiêm tra hang thường xuyên chât lượng quan sát kiêm tra hàng hoá

Tốt : vì có thé kiểm tra ngay từ lúc Kiểm soát về | Không tốt: vì khi giao hàng xong | bắt đầu, và phát hiện ngay, có thé dé

NSX/ HSD ngudi quan ly mdi laikiémtra | sang 1 bén đề giải quyết những mặt hàng đó sau khi giao hàng hoàn tắt

Chưa khả quan: vì khi hàng nhập | Tốt: vì hàng hoá được đưa vào kho

Quản líhàng | xà vào kho thì thủ kho sẽ tìm và dán | thì được dán label rôi mới cho vào ee Aa hoá băng label „ ` label các rack kệ

Lõu vi lay hàng lộn xộn khụn ` Lk ơ ee ơ ea y e oe ẩ | Nhanh vỡ sẽ biệt được chớnh xỏc cỏc Thời gian lây theo thứ tự Đôi với các mặt LS a À wx TẾ

` ` MA , | mat hang mà mình cân ưu tiên lây hàng hàng khó sẽ phải tôn thời gian đê ee d2 trước theo số label đã dán sẵn hỏi Quản lý kho

Nhận xét : Quy trình nhập mới tuy có thêm vài bước trong quá trình nhập hàng sẽ làm mắt thời gian hơn quy trình cũ, nhưng sẽ luôn đảm bảo được tình trạng hàng hóa trong kho, tất cả đều nằm trong sự kiêm soát của người Quản lý kho một cách chắc chắn Tránh xảy ra vấn đề thất thoát vì hàng hóa mát sẽ truy theo trách nhiệm và có sự đền bù nên sẽ làm cho nhân viên kho ngày một chán nãn dẫn đến mất đoản kết và tinh thần làm việc

- Tối ưu và làm chặt chẽ quy trình xuất nhập kho, tránh xảy ra các tình trạng thất thoát hay sai lệch ảnh hưởng tới công ty

- Kiém sodt s6 hrong hang trong kho duoc tốt hơn giảm thiêu đến mức thấp nhất các sai sot

3.6 Giải pháp lưu trữ và quản lý hàng trong kho

Bố trí sắp xếp hàng hóa hợp lý trong kho giúp tăng năng suất sử dụng và giảm thời gian chọn hàng Kho có thể đồng bộ hóa phương pháp quản lý mã hàng như sử dụng phần mềm quản lý vị trí hàng hóa đang áp dụng tại kho ngoại quan Việc này hỗ trợ quản lý theo dõi hiện trạng, xác định vị trí trống, khu vực cùng lô hàng Tuy nhiên, quản lý mã hàng tại kho CFS có hai trường hợp: Đối với hàng hóa có mã hàng sẵn sàng, kho chỉ cần sử dụng mã có sẵn; đối với hàng chưa có mã, kho cần chủ động đưa ra hệ thống mã riêng để quản lý và lưu trữ thuận tiện.

Nhưng để đồng bộ, kho phải áp dụng cho cả hàng hóa bên kho ngoại quan Hoặc, kho yêu cầu doanh nghiệp cung cấp mã vạch hàng hóa tới hệ thống Đối với hàng lẻ thì việc này khá khó khăn do hàng hóa từ nhiều chủ hàng khác nhau, thậm chí có loại hàng không có mã vạch Bố trí hợp lý hàng hóa trong kho ằ Phan chia dũng hàng húa trong kho trờn cơ sở phương phỏp Pareto

- Hàng hóa có tốc độ lưu chuyển nhanh, vòng quay tồn kho nhỏ: bố trí dọc theo tuyến nóng

Loại hàng hóa thuộc nhóm này là: may mặc xuất khẩu (thời gian lưu trữ trung bình 3-4 ngày), hàng nến (do yêu cầu điều kiện bảo quản lạnh, hàng nên có thời gian lưu trữ ngắn 2-3 ngày), hàng bánh kẹo

- Hàng có tốc độ lưu chuyên chậm, thời gian lưu trữ dài, hàng có tính mùa vụ: bố trí đọc theo tuyến lạnh

Loại hàng hóa thuộc nhóm này: hàng pin năng lượng (lưu trữ 4 tháng), hàng giày đép, hàng quần áo nhập khâu (2-3 tháng)

Phân chia hàng hóa trong kho theo cơ sở này sẽ giúp tiết kiệm thời gian chọn hàng dễ tiếp cận những mặt hàng thường xuyên xuất — nhập kho

> Bồ trí hàng hóa trên giá kệ: Sử dụng phân tích ABC - XYZ

Ma trận ABC - XYZ xây dựng dựa trên lượng xuất hàng (YYZZ) và tần suất nhặt hàng (ABC)

X: lượng xuất lớn dự trữ nhiều

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÍ KHO 7A ICD TAN CANG LONG BINH

Y: lượng xuất trung bình, dự trữ trung bình Z: lượng xuất ít, dự trữ ít

A: tần suất nhật hàng cao B: tần suất nhật hàng trung bình C: tuần suất nhật hàng thấp

Sơ đồ: Mô hình phân chia hàng hoá trong kho theo 2 tuyến nóng và lạnh

Nguồn: Giáo trình Quản trị kho và hàng tồn kho — TS Dinh Thi Thanh Binh

Bang 3.3 Phuong phap bo tri hang hoa theo ma tran ABC -XYZ

Luong xuat X ( Luong xuat Y ( Luong xuat Z ( Lượng xuất

Tần suất nhiều nhất ) trung bình ) ft)

Sử dụng phân tích XYZ để phân loại các mặt hàng và xác định vị trí trưng bày trên kệ gần hoặc xa lối đi chính Đồng thời, ứng dụng phân tích ABC để lựa chọn thứ tự ưu tiên các mặt hàng nên được đặt trên các tầng cao dễ tiếp cận gần lối đi.

- Với hàng nhóm A (tần suất nhặt hàng cao) nên đặt tại các vị trí tầng giữa để tránh các thao tác thừa của nhân viên nhặt hàng

- Hàng theo mùa vụ, xuất lô lớn bó trí ở tầng trên cùng của kệ hàng hàng nặng đề tầng dưới cùng của kệ hàng (CX, CY)

Sơ đồ 3 3 Bồ trí hàng hoá theo ma trận ABC -XYZ

Khu trang thiết bị oo Oo L S ) coo a Khu

Thu x ` kho Khu văn phòng

Sử dụng phương pháp này sắp xếp lại hàng hóa trong kho: đưa các loại hàng có tần suất nhật hàng thấp đang đề ở tầng 1 lấp đầy các tầng trên cao (5,6), đồng các loại hàng nặng có tần suất nhật hàng thấp đưa vào tầng 1 thay vì sử dụng phương pháp xếp chồng tại các lối đi sẽ tận dụng được thê tích kho, dễ tiếp cận hàng hóa trên giá kệ

Thay vì sử dụng phương pháp lưu trữ linh hoạt, việc phân bố hảng hóa như vậy sẽ giúp công nhân chọn hàng chính xác và nhanh chóng hơn, đồng thời giúp thủ kho thống nhất vị trí đặt hàng để dàng

3.7 Một số giải pháp khác 3.7.1 Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý kho

Song song với nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng, công ty cần có các giải pháp về nguồn lực, đảo tạo đội ngũ nhân viên nâng cao nghiệp vụ, hoàn thiện các kỹ năng nhặt hàng, phân loại hàng hóa nhằm giúp nâng cao hiệu quả làm việc cũng như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng a) Nội dung giải pháp

Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả thì những bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý kho phải nắm sâu sắc hơn nữa thực trạng hàng hóa trong kho để có những biện pháp bảo quản hàng tồn kho hợp lý Từ đó, tập trung nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty trong việc quản lý kho hàng

Hiện nay, tình trạng trình độ chuyên môn của nhân viên còn hạn chế, dẫn đến chất lượng đào tạo của công ty chưa đáp ứng yêu cầu, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Các rủi ro phổ biến trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa như lập sai đơn hàng, nhập sai mã hàng, xuất nhập không đúng số lượng, luân chuyển hàng hóa nhiều lần gây tốn thời gian.

- Tăng cường lớp học kỹ năng về quản lý kho cho nhân viên, thu hút nhân tài của công ty

Tăng cường giám sát giúp phát hiện sớm những sai phạm trong quá trình làm việc, từ đó tránh việc trở thành thói quen Giám sát liên tục cho phép nhắc nhở và điều chỉnh nhân viên kịp thời, đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các quy định đã đề ra.

Đào tạo và hỗ trợ nhân viên là điều cần thiết để đảm bảo nhân viên hiểu rõ về công việc của mình trong kho, giúp họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và suôn sẻ.

Về mặt định lượng khó có thê lượng hóa được tác động mà giải pháp này mang lại Tuy nhiên có thể thấy một số tác động về sự thay đổi trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty:

- Tan dung tối đa nguồn nhân lực công ty

-_ Tối ưu hóa thời gian xuất —- nhập hàng hóa

Giảm thiểu những rủi ro không đáng có do thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về hàng hóa trong kho

3.7.2 Tăng cường công tác quản lý kho hàng

Công ty đã cố gắng nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ của minh, Dé dat được kết quả cao hơn nữa, công ty cần có những kế hoạch cụ thê hơn nữa trong công việc thu gom hàng hóa, trung chuyên hàng hóa và quản lý hàng tồn kho Tất cả đều phải lập ra kế hoạch có sự liên kết với nhau, thực hiện đồng bộ nhằm giảm thiêu các chỉ số hàng mắt, hàng hỏng, tạo ra sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các công ty nên thực hiện kiểm kê và kiểm tra định kỳ một cách nghiêm ngặt Quy trình này giúp phát hiện và hạn chế sai sót, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về tình trạng hàng tồn kho thực tế Việc kiểm tra cẩn thận và thường xuyên cho phép các công ty theo dõi chặt chẽ dòng chảy hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và duy trì độ chính xác trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Cần giải quyết lượng hàng tồn kho, giao triệt để hàng hóa luôn có gắng giữ mức hang tồn kho thấp, tránh số lượng hàng hóa quá hạn giao Đề tránh những thiệt hại này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải thưc hiện các yêu cầu sau:

CHƯƠNG 3: DE XUAT GIAI PHAP HOAN THIEN CONG TAC QUAN Li KHO 7A ICD TAN CANG LONG BINH

Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa tồn kho

Tạo điều kiện thực hiện tốt nhất công tác chăm sóc và giưc gìn hàng hóa trong kho

Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng hàng hóa trong quá trình bảo quản tại kho để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời Đề công tác quản lý kho được thực hiện tốt hơn, công ty cần khắc phục những mặt hạn chế còn tổn tại và đưa ra những giải pháp giải quyết nhu cầu phù hợp với điều kiện đang trên đà phát trién cua công ty nhằm nâng cao uy tín, tăng mức độ hài lòng cho khách hàng, tạo ra kết quả kinh doanh tố

3.7.3 Mua thêm trang thiết bị tại kho hàng

> Để xuất công ty mua thêm 1 xe nâng lối đi hẹp

Hiện tại kho có 2 xe nâng dầu Forklift tải trọng 3 tắn lưu chuyên trong lối đi chính Tính trạng hàng hoá nằm phía trong thi phait đảo hàng, điều này gấy mất thời gian và chỉ phi dau đang ngày càng tăng cao Ngoài ra trong nhiều trường hợp thiếu xe nâng như đi bảo dưỡng hay kế hoạch nhiều thì phải thuê thêm các bốc xếp bên ngoài

Vì thế em có đề xuất mua thêm 1 xe nâng điện Cụ thê là 1 xe nâng điện dùng trong lối đi hẹp dòng OPD15 VNA

+* Tính năng nổi bật xe nâng điện đa chiều lối hẹp - _ Motor điện xoay chiều không cần bảo dưỡng - _ Hệ thống EPS (tay lái trợ lực điện) - _ Hệ thống điều khiển thuỷ lực điện -_ Bộ công tác xoay chiều đa chức năng - _ Màn hình trợ lái hiển thị hướng lái, tốc độ, mã lỗi, cảnh báo, v.v

- Pin nhiên liệu dung lượng siêu lớn 48§V/1000Ah

- - Hoạt động tốt trong lối đi bề rong chi 1,6 mét

- Ghé ngéi hap thu séc dan hồi cao - H6p sé dichuyén cao cap tir ZF dén tir nude Dire - Co cau thay pin thuận tiện và nhanh chóng

KET LUAN CHUONG 3

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng đa dạng và phức tạp, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động kho bãi Các kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu lưu trữ và bảo quản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng lớn, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành xuất nhập khẩu nước nhà.

Công ty TNHH Giải Pháp Công nghệ Logistics đang trên đà phát triển, tuy nhiên cần có chiến lược phù hợp đối với việc quản lí kho hàng, tạo đà phát triển cho sự tăng trưởng khi nền kinh tế phục hôi

KET LUAN VA KIEN NGHI 1 Kết luận

Kiến nghị Kiến nghị với công ty

Trong một thị trường ngày càng phát triên về kho bãi như hiện nay, đối với LTS cần khẳng định vị thế của mình trên thị trường hơn nữa cy thé như: Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong hoạt động kho bãi Đầu tư hệ thống thông tin trên trang web của công ty và các phần mềm quản lý Đầu tư hệ thống xếp đỡ như xe nâng đề tạo sự linh hoạt trong quá trình xếp đỡ, lưu kho

Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng, chuyên tu ngắn hay dai han dé củng có kiến thức quản lý kho, kỹ năng cho nhân viên của công ty s* Kiên nghị với Nhà nước

Nguyễn Mai Thuy — K59 76 ĐỎ AN TOT NGHIEP

Tổ chức như APEC, ASEAN, WTO nên càng đơn giản hóa thủ tục càng giúp chúng ta tiếp cận hơn với các nước trong khu vực lân cận và thế giới, song đơn giản Hoàn thiện hệ thống pháp luật; hệ thống luật về đường bộ; giao nhận về đường bộ của nước ta còn chưa đây đủ, đồng bộ, cần phải được hoàn thiện thì mới tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các doanh nghiệp, cá nhân Đơn giản hóa và hài hòa các thủ tục, chứng từ có liên quan; hiện nay nước ta là thành viên của các hóa ở đây không có nghĩa là bỏ qua tính chặt chẽ của các chứng từ Vì vậy, cần đơn giản hóa các thủ tục Hải quan

Bồi dưỡng cán bộ cơ quan Nhà Nước, các ban ngành có liên quan vẻ nghiệp vụ, pháp luật, đạo đức để xứng đáng với sự tin cậy của Đảng, Nhà Nước và của Nhân dân

Nhà Nước cần có chính sách điều hành xuất nhập khâu phù hợp, gia tăng lượng hàng xuất nhập khẩu, khuyến khích các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng giao nhận vận tải của các doanh nghiệp trong nước Cung cấp văn bản, thông tư hướng dẫn cụ thê, rõ ràng cho các doanh nghiệp kịp thời, công bé rộng rãi trên các phương tiện truyền thông đại chúng Các cơ quan ban ngành khác có liên quan phải luôn tận tình giúp đỡ, giải đáp thắc mắc cho người làm thủ tục để học hoàn thành các thủ tục nhanh chóng, kịp thời Cơ quan Nhà nước có thâm quyền cần liên tục cập nhật danh sách các mặt hàng mới xuất hiện trên thị trường đề điều chỉnh mức thuế suất hợp lý vì thực tế có rất nhiều mặt hàng mới do không cập nhật nên thường áp mã hàng vào loại khác với thuế suất đó

Kiến với Hải quan cảng

Cần nghiên cứu điều chỉnh lại thủ tục hải quan hiện đại hơn, cụ thê là phần mềm của Hải Quan hiện đang dùng

Các hướng dẫn của hải quan phải ngày càng rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn cho các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo Có những biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi các doanh nghiệp tiền hành thủ tục hải quan

Giảm bớt các thủ tục khi xuất nhập hàng hoá làm cho doanh nghiệp có thê đễ đàng thực hiện

Tiêu đề	Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý kho 7A ICD Tân Cảng — Long Bình của công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logisfics
Tác giả	Nguyễn Mai Thuy
Người hướng dẫn	Ths. Nguyễn Văn Dũng
Trường học	Trường Đại Học Giao Thông Vận Tải
Chuyên ngành	Logistics
Thể loại	Đồ án tốt nghiệp
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	94
Dung lượng	17,6 MB