Quy trình nhập — xuất hàng tại kho- 123docz.net

Vị trí chiến lược: Vị trí thuận tiện cho việc đi chuyển vào khu vực trung tâm thành phố

CHUONG 2: CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP

2.2.5 Quy trình nhập — xuất hàng tại kho

Nguyễn Mai Thuy — K59 44

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

Sơ đồ 2. 2 Quy trình xuất nhập hàng hoá tại hoá tại kho 7A

— tarot | —_—— =>ằ Bỏo lại với khỏch “ ~ 1

Kho sắp xếp được Gửi kế hoạch raBP.__ ( Kho nhiều kế

kế hoạch OP hoạch

Hoàn tất thủ tục

nhâp/ xuất hàng

Gửi report cho

Nguễn: LTS

Quy trình hàng hóa nhập — xuất kho Ngoại quan a. Quy trình hàng hóa nhập kho Ngoại quan Bước 1: Nhận kế hoạch: Khách hàng gửi kế hoạch nhập hàng KNQ qua mail cho CSV phụ trách Bước 2: Kiêm tra đủ và đúng các thông tin sau:

- Đối với hàng nhập từ nội địa vào KNQ cần kiêm tra thông tin trên Tờ khai xuất khâu thông quan (Ngày mở tờ khai, Địa điểm nhận hàng cuối cùng, Địa điểm đích bảo thuế, Số kiện, Hs Code/ Tên hàng)

- Đối với hàng nhập kho từ nước ngoài KNQ cần kiêm tra thông tin trên Bill (Néu Bill 1 trong 2 nội dung về Nguoi nhan hang (Consignee), Than Bill (Cargo’s Descriptions) thì phải yêu câu KH điều chỉnh cho đúng tránh trường hợp HQGS cửa khẩu không cho chuyên hàng về kho ngoại quan vì sai thông tin KNQ), INV/PKL, AN

Bước 3: Chuan bị hồ sơ - CSV phụ trách chuẩn bị hồ sơ chứng từ nhập hàng trong đó có Hợp đồng thuê kho Ngoại quan

- Gửi toàn bộ hồ sơ nhập hàng cho NCC dịch vụ KNQ qua mail Bước 4: Đặt xe vận chuyên hàng nhập (Nếu có)

- CSV gửi kế hoạch và theo dõi vận chuyên cho NCC vận chuyên đề vận chuyên hàng từ cửa khâu nhập (Cảng HCM) về Kho GCL

Nguyễn Mai Thuy — K59 45

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

- Lập phiếu xác nhận vận chuyên cho mỗi đơn điều động NCC vận chuyên đề ghi nhận sản lượng vận chuyển và các phát sinh trong quá trình vận chuyên

Bước 5: Thủ tục nhập hàng vào KNQ:

- CSV phụ trách nhận bộ hỗ sơ từ đại điện KH gồm: PGN hàng hóa đã có chữ ký xác nhận của đại diện KH, TNV/PKL, Danh sách chi tiết nhập hàng

- Kiểm tra đầy đủ thông tin trên PGN (Tên khách hàng, Tên người giao hàng/SĐÐT

người giao hàng, Số xe tải, Số cont, Số seal (Nếu cô) - Chữ ký xác nhận đại diện KH

- Kiểm tra thông tin với nhà cung cap KNQ (ICD Long Binh) hang héa da duoc HOGS đồng ý nhập kho chưa. Nếu nhà cung cấp KNQ báo được nhập, thì CSV chuyên hồ sơ nhập hàng cho OP đề tiền hành nhập hàng

Bước 6: Xử lý phát sinh trong quá trình nhập hàng (Nếu có) - Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài để OP tiếp tục nhập hàng

Bước 7: Hoàn tất thủ tục nhập kho - Nhập lại PGN đã có đây đủ thông tin: Pallet No, Size pallet, Tên hàng, Lot/Batch (Nếu có), Số lượng, Số CBM, Vị trí lưu kho, và chữ ký của OP

- Yêu cầu đại diện KH kí nhận vào PGN và các phát sinh do lỗi của KH (Nếu có) - Đóng mộc vào phiếu ra cổng cho tài xế ra công

- Yêu cầu NCC KNQ gửi hợp đồng KNQ đây đủ chữ ký và phiếu nhập kho có xác nhận của Chủ kho Ngoại quan

Bước 8: Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Bảng thống kê, viết báo cáo gửi cho KH và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận

b. Quy trình hàng hóa xuất kho Ngoại quan

Bước 1: Nhận kế hoạch

- Khách hàng gửi kế hoạch xuất hàng KNQ qua mail cho CSV phụ trách Bước 2: Kiêm tra đúng và đủ các thông tin sau:

- Đối với xuất ra nội địa cần kiêm tra thông tin trên tờ khai Hải quan (Ngày mở tờ khai, số lượng, địa chỉ lưu kho, Hs code/ tên hàng)

- Đối với xuất ra nước ngoài cần kiêm tra Booking tàu xuất (số Booking, tên tàu/

chuyến, Cảng đích/ Cảng chuyền tải, Closing time/ETD/Doc/VGM Cut Off, loai Cont,

số lượng Cont, Cảng hạ) - Thông tin người nhận hàng: tên, địa chỉ - Thông tin lô hàng: mã hàng, tên hàng, số lượng, số kiện Bước 3: Đặt Book xe vận chuyên hàng xuất (nêu có):

- CSV gửi kế hoạch và theo dõi vận chuyên cho NCC vận chuyên đề vận chuyên hàng từ KNQ giao cho Khách hàng

Nguyễn Mai Thuy — K59 46

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

- Lập phiếu xác nhận vận chuyên cho mỗi đơn điều động NCC vận chuyên đề ghi nhận sản lượng vận chuyển và các phát sinh trong quá trình vận chuyên

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ

- CSV phụ trách chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất - Gửi toàn bộ hồ sơ xuất hàng cho NCC KNQ: Đối với xuất ra nội địa thì gồm DO, Tờ khai nhập khâu thông quan, INV, PKL; Đối với xuất ra nước ngoài gồm DO,

Booking tàu xuất, Hình ảnh số PTVT, Số seal (Nếu cô)

Bước 5: Chuân bị chứng từ xuất kho - CSV phụ trách nhận hồ sơ từ đại diện KH gồm PGN đã có chữ ký xác nhận của đại diện KH

- Kiểm tra đủ thông tin trên PGN (Tên KH, Tên người nhận/ SĐT người nhận hàng, Số xe tải/ container/ Số seal (Nếu có)

- Chuẩn bị chứng từ hàng xuất gồm: DO xuất hàng, List chỉ tiết xuất hang, Ky

nhận vào PƠN, Phiéu EIR rong - Chuyén hé so xuat hang cho OP chuan bi xuat hang Bước 6: Xử lý phát sinh trong quá trình xuất hàng (Nếu có)

- Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài đê OP tiếp tục xuất hàng Bước 7: Niêm phong PTVT, hoàn thành xuất hàng

Bước 8: Hoàn tất thủ tục xuất kho:

- Nhập lại PGN đã có đây đủ thông tin: Pallet No, Size pallet, Tên hàng, Lot/Batch (Nếu có), Số lượng, Số CBM, Vị trí lưu kho, và chữ ký của OP

- Yêu cầu đại diện KH kí nhận vào PGN và các phát sinh do lỗi của KH (Nếu có) - Đóng mộc vào phiếu ra công vá liên HỎNG PXK cho tài xế ra công

Bước 9: Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Excel, viết báo cáo gửi cho KH và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận

Quy trình hàng hóa nhập — xuất kho Nội địa a. Quy trình hàng hóa nhập kho Nội địa

Bước 1: Nhận kế hoạch - Khách hàng gửi kế hoạch nhập hàng vào KNĐ qua mail cho CSV

phu trách

Bước 2: Thủ tục nhập kho

- CSV nhận bộ hồ sơ từ đại diện KH ở đây là tài xế xe gồm: PKL đầy đủ các thông tin của KH, lệnh nhập hàng, INV nếu có

- Kiểm tra đầy đủ và đúng thông tin trên PKL với kế hoạch KH gửi. Nếu thông tin sai

lệch thì CSV báo lại cho KH và đợi KH gửi! lại thông tin đúng; Nếu thông tin khớp thì CSV tiến

hành nhập các thông tin nhập hàng vào hệ thống - Chuẩn bị các chứng từ nhập hàng (In mail, PKL/INV, lệnh nhập hàng) - Chuyên hồ sơ chứng từ nhập hàng cho đại điện KH đưa ra ngoài OP nhập hàng

Nguyễn Mai Thuy — K59 47

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

Bước 3: Xử lý phát sinh trong quá trình nhập hàng (Nếu có) - Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài để OP tiếp tục nhập hàng

Bước 4: Hoàn tất thủ tục nhập KNĐ

- OP kiểm tra day du cac thong tin vé: Pallet No, Size pallet, Tén hang, Lot/Batch (néu

có), số lượng, số CBM, vị trí lưu kho. Sau đó đưa bộ chứng từ đã kiêm tra và nhập hàng dây đủ vào trong cho CSV phụ trách

- CSV in phiêu nhập kho cho đại diện KH kí nhận và các phát sinh do lỗi nêu có của KH - Trả cho đại điện KH một liên phiếu Nhập kho và đóng mộc vào giấy ra công cho tài xế Bước 5: Cập nhật sản lượng hằng ngày trên Excel, viết báo cáo gửi KH và lưu trữ chứng từ

theo quy định của bộ phận

b. Quy trình hàng hóa xuất kho Nội địa Bước 1: Nhận kế hoạch: Khách hàng gửi kế hoạch xuất KNĐ qua mail cho CSV phụ trách

Bước 2: Thủ tục xuất hàng:

- CSV nhận bộ hỗ sơ từ đại diện KH gồm: Phiếu thông tin đăng ký xuất hàng ghi đầy đủ các thông tin của KH, lệnh xuất hàng

- Kiểm tra đủ và đúng thông tin trên PKL với KH khách hàng gửi. Nếu thông tin sai lệch thì CSV báo lại cho KH và đợi KH gửi lại thông tin đúng; Nếu thông tin khớp thì CSV tiến hành nhập các thông tin nhập hàng vào hệ thống

- Chuẩn bị chứng từ xuất hàng (In mail, PKL/INV, lệnh xuất hàng) - Chuyên hỗ sơ xuất hàng cho OP đề chuẩn bị xuất hàng ra khỏi kho Bước 3: Xử lý phát sinh trong quá trình xuất hàng (Nếu có)

- Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi xuất kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoải đề OP tiếp tục xuất hàng

Bước 4: Hoàn tất thủ tục xuất hàng - OP sau khi đã xuất hàng xong sẽ chụp hình xác nhận và gửi cho CSV phụ trách, CSV kiêm tra lại thông tin lần nữa

- In phiếu giao nhận cho đại diện KH kí nhận và các phát sinh do lỗi KH (nếu có) - Trả cho đại diện KH một liên phiêu Xuất kho và đóng mộc vào giấy ra công cho tài xế Bước 5: Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Excel, viết báo cáo gửi cho KH và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận

Quy trình hàng hóa Nhập - Xuất kho CFS a. Quy trình nhập hàng kho CFS Bước 1: Nhận kế hoạch — Khách hàng gửi kế hoạch nhập hảng vào Kho CES qua mail cho CSV phu trách

Bước 2: Thủ tục nhập kho

Nguyễn Mai Thuy — K59 48

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

- CSV nhận bộ hồ sơ từ đại diện KH ở đây là tài xế xe gồm: PKL đầy đủ các thông tin của KH, lệnh nhập hàng, INV nếu có

- Kiểm tra đầy đủ và đúng thông tin trên PKL với kế hoạch KH gửi. Nếu thông tin sai

lệch thì CSV báo lại cho KH và đợi KH gửi! lại thông tin đúng; Nếu thông tin khớp thì CSV tiến

- Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài để OP tiếp tục nhập hàng

Bước 4: Hoàn tất thủ tục nhập Kho CES

- OP kiểm tra day đủ các thông tin về: Pallet No, Size pallet, Tén hang, Lot/Batch (néu

có), số lượng, số CBM, vị trí lưu kho. Sau đó đưa bộ chứng từ đã kiêm tra và nhập hàng dây đủ vào trong cho CSV phụ trách

- CSV in phiếu nhập kho cho đại diện KH kí nhận và các phát sinh do lỗi nêu có của KH - Trả cho đại diện KH một liên phiêu Nhập kho và đóng mộc vào giấy ra công cho tài xế Bước 5: Cập nhật sản lượng hằng ngày trên Excel, viết báo cáo gửi KH và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận

b. Quy trinh xuất hàng kho CFS Bước 1: Nhận kế hoạch tử khách hảng

- Khách hàng đã gửi kế hoạch xuất hàng qua mail cho CSV phụ trách trước đó ít nhất 01 ngày đóng hàng.

- Khách hàng sẽ gửi list đóng hàng đầy đủ thông tin bao gồm: số cont/số xe, số seal, tên tài xế, số điện thoại tài xế

Bước 2: Chuân bị chứng từ xuất hàng Nhân viên CSV chuan bị và hoàn thiện bộ chứng từ hàng xuất gồm:

- Phiếu giao nhận hàng xuất có điền thông tin hàng xuất gồm: Tên khách hàng, Tên người nhận hàng, số container, tên shipper/ Số lượng của mỗi shipper, số phiếu giao nhận hàng nhập tương ứng

- Phiếu giao nhận hàng nhập theo từng người gửi hàng - Booking nhập kho của mỗi lô hàng nhập kho Nhân viên chứng từ đính kèm phiếu giao nhận hàng nhập và booking nhập kho của mỗi lô hàng nhập kho. Sau khi hỗ sơ xuất hàng đã đầy đủ, nhân viên chứng từ chuyên bộ chứng từ xuất hang cho OP dé tiến hành xuất hàng.

Bước 3: Thực hiện TTHỌ chuyên cửa khâu cho PTVC (Tờ khai OLA) - Tại Văn phòng kho 7A: Nhập thông tin lô hàng vào phần mềm

Nguyễn Mai Thuy — K59 49

TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

- Tại văn phòng Hải quan: Nhân viên chuân bị chứng đề Hải quan phân luồng tờ khai cho lô hàng. Sau đó Hải quan sẽ đóng mộc bìa thư tên Hải quan sẽ phê duyệt.

Bước 4: Xử lý phát sinh trong quá trình xuất hàng (Nếu có) - Gửi mail thông báo cho KH tình trạng thực tế hàng hóa khi nhập kho như là hình thấy rõ phát sinh, tên hàng, mã hàng,...

- Sau khi có thông tin xác nhận từ KH, chuyên thông tin ra ngoài đê OP tiếp tục xuất hàng Bước 5: Niêm phong PTVT, hoàn thành xuất hàng

- Nhân viên chứng từ cần tiến hành chuẩn bị các hồ sơ sau đề hoàn thiện hồ sơ thanh lý to khai OLA:

+ To khai Hai quan (To khai OLA): gồm 02 bộ gốc, trong đó 01 bộ bỏ bi thu có niêm phong của Hải quan giám sát kho CES, 01 bộ bỏ bìa lỗ bên ngoài

+ Giấy giới thiệu của kho CFS: 01 bản góc.

+ Phiếu xuất kho Bước 6: Cập nhật sản lượng hằng ngày vào Excel, viết báo cáo gửi cho KH dé tinh debit và lưu trữ chứng từ theo quy định của bộ phận.

Hình 2. 2 Lỗi kiểm đếm khi nhập hàng

BA LOI KIEM DEM KHI NHẠP HÀNG

Đơn vị: CNLB Khách hàng: Tiến Thành

Chỉ tiết sự cố: Khi tiến hành xá hàng để xuất thì phát hiện 1 pallet bị thiếu 5 bao so với số tồn kho và theo label dán trên pallet.

Hậu quả: Bồi thường giá trị 5 bao hàng bị thiếu là 4.375.000 (Khách hàng hỗ trợ tính theo giá gốc).

_A Giải pháp khắc phục:

1. Kiểm đếm và đối chiếu kỹ số lượng hàng thực tế và trên chứng từ.

2. Làm việc với CS khi hàng nguyên đai, nguyên kiện, cần xá ra kiểm đếm.

Nguồn: Bộ phận kinh đoanh LTS 2.3 Phân tích đánh giá hoạt động kho 7A TCD Tân Cảng — Long Bình.

2.3.1 Chỉ tiêu định tính Chỉ tiêu về tính thuận tiện, tiện nghỉ:

- Kho nằm trong ICD dưới sự giám sát của hải quan với hệ thống camera giám sát 24/7 nên hàng hoá sẽ được quản lí một cách an toàn và chặt chẽ. Tuy nhiên, cũng do chịu sự giám sát

nghiêm ngặt nên có nhiều bát tiện như:

Nguyễn Mai Thuy — K59 50

CHUONG 2: DANH GIA HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY KHO HANG TAI CONG TY TNHH GIAI PHAP CONG NGHE LOGISTICS ( KHO 7A -ICD TAN CANG LONG BINH )

+ Xe vao kho xuat — nhap hang qué 6 gid déng hé sé bi tính phí của ICD ( cụ thể 10.000 VND/h déi vi xe tai và 20.000 VNĐ/h đối với container). Điều này trở nên bắt tiện nếu có các kế hoạch phát sinh với lượng hàng lớn.

- Kho chưa thực sự thuận tiện, tiện nghỉ: Kho có nhiều dãy hàng hóa, nhiều loại trang thiết bị, việc đảm bảo đi chuyên thuận lợi cho nhân viên lấy hàng là yếu tố quan trọng khi mà luồng hàng ra vào kho nhiều, nhiều nhân viên đồng thời hoạt động. Việc quản lí hàng hóa trong kho, theo dõi hàng hóa có được đầy đủ, để dàng ... Bên cạnh đó, việc tìm kiếm các đơn hàng khi cần thiết cũng gây mắt khá nhiều thời gian vì chưa có vị trí quy định nơi để hàng hóa trong kho.

- Mặc dù có đầu tư về trang thiết bị chữa cháy nhưng chưa thực sự chú trọng đến các trang thiết bị này.

Chỉ tiêu về môi trường - Môi trường với hàng hóa:

Môi trường bảo quản hàng hoá trong kho rất sạch sẽ được quét đọn thường xuyên 2 ngày/ l lần. Tuy nhiên vào nhưng ngày thời tiết nắng nóng thì nhiệt độ trong kho tăng cao và kho chưa có hệ thống làm mát nên điều này đã làm ảnh hưởng đến hàng hoá trong kho. Cụ thể là 1 pallet coconut oil ( dau dira ) hàng kho ngoại quan tháng 03/2022 được xếp gần cửa kho nơi có ánh sáng trực tiếp và nhiệt độ cao đã làm cho dâu bị chảy.

Hình 2. 3 Pallet coconut oil ( dau dira ) thang 03/2022

Nguồn: Bộ phận hiện trường kho LTS

- Môi trường làm việc của công nhân trong kho:

Môi trường thuận tiện, đây đủ khu vực văn phòng, khu vực ăn uông và khu vực vệ sinh. Đảm bảo môi trường an toàn cho công nhân.

Chỉ tiêu về tính an toàn - Đối với hàng hóa: Hàng hóa còn bị rách do va chạm trong quá trình đi chuyên trong kho.

Nguyễn Mai Thuy — K59 51