Vớisự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trởthành một nhân tố không thể thiếu trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp.. Xuất phát từ tính cấp thi
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI PHÂN
HIỆU TP.HCM KHOA : VẬN TẢI KINH TẾ
BÀI TIỂU LUẬNMÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICSĐỀ TÀI: TÌM HIỂU ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG DOANH NGHIỆP GHN
GVHD: TS Nguyễn Thị Thanh Hương Nhóm: 5 Thành viên
1 Nguyễn Ái Diên - 635105L0072 Nguyễn Thị Ngọc Huyền - 635105L0303 Nguyễn Thị Kim Ngọc - 635105L0594 Trần Thị Yến Nhi - 635105L0715 Huỳnh Phương Hà - 635105L017
TP.HCM, ngày 25 tháng 03 năm 2024
Trang 2ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAMPhân hiệu tại Tp Hồ Chí Minh Độc lập –Tự do – Hạnh phúc
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ TIẾN ĐỘ HOÀN THÀNH
Nhóm:Lớp: Hệ thống thông tin logistics – Logicstics K63
1 Powerpoint +Word Nguyễn Ái Diên 635105L007 100%2 Nội dung +
Thuyết trình
Huỳnh Phương Hà 635105L017 100%
3 Nội dung +Thuyết trình
Nguyễn Thị KimNgọc
635105L059 100%
4 Nội dung +Thuyết trình Nguyễn Thị NgọcHuyền 635105L030 100%5 Nội dung +
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
A Lý do chọn đề tài và mục đích nghiên cứu: 3
B Đối tượng nghiên cứu: 4
C Phạm vi nghiên cứu: 4
D Cấu trúc bài tiểu luận: 4
CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG SÂU RỘNG HỆ THỐNGTHÔNG TIN LOGISTICS TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY GHN 5
2.1 Hệ thống thông tin logistics trong công ty: 5
2.2 Mức độ ứng dụng sâu rộng trong từng hệ thống của công ty: 6
CHƯƠNG 2: ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TINLOGISTICS CHO CÔNG TY GHN 8
1 Khảo sát vấn đề cần giải quyết: 8
2 Xác định các việc cần làm để đáp ứng nhu cầu của công ty 8
3 Nghiên cứu các hệ thống có thể áp dụng cho thực tiễn của công ty, phân tích điểm mạnh điểm yếu 8
4 Xác định các modun (chức năng) cần thiết cho hệ thống mới: 10
5 Xác định các dữ liệu đầu vào: 10
6 Xác định quy trình hoạt động của hệ thống thông tin mới: 11
7 Xác định các dữ liệu đầu ra và sử dụng các dữ liệu ấy như thế nào? 12
8 Triển khai phát triển hệ thống thông tin mới như thế nào (mua, cài đặt, đầu tư phần mềm, phần cứng, viễn thông, tạo cơ sở dữ liệu, kiểm tra tính tích hợp khả thi và hiệu quả, ) 13
KẾT LUẬN 14
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦUA Lý do chọn đề tài và mục đích nghiên cứu:
Lý do chọn đề tài:
Việt Nam đang bước vào thời kì hội nhập kinh tế sâu rộng, đã và đang trởthành một phần không thể thiếu trong nền kinh tế thế giới Thế nhưng, chuỗi cungứng của nước ta vẫn còn đang gặp nhiều vấn đề thách thức Để cải thiện những khókhăn ở hiện tại, bên cạnh việc đào tạo nhân lực trong ngành, chúng ta cần phải pháttriển và áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin Logistics
GHN (Giao Hàng Nhanh) - Công ty giao nhận đầu tiên tại Việt Nam đượcthành lập năm 2012, với sứ mệnh phục vụ nhu cầu vận chuyển trên toàn quốc Vớisự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trởthành một nhân tố không thể thiếu trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp
Xuất phát từ tính cấp thiết của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và
GHN nói riêng, chúng tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu ứng dụng hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp GHN”
Mục đích nghiên cứu:
Thông qua đề tài này, chúng ta có thể hiểu được cách thức hoạt động, quảnlý và vận hành của các ứng dụng thông tin mà GHN sử dụng Hiểu được ưu, nhượcđiểm của hệ thống thông tin mang lại Từ đó phát huy ưu điểm và khắc phục nhữngnhược điểm tồn đọng trong doanh nghiệp Hiểu rõ hơn các lợi ích mà công nghệthông tin đem lại
Cuối cùng, tìm hiểu về ứng dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệpGHN cũng sẽ cung cấp cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về việc sử dụng côngnghệ thông tin trong các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam Điều này sẽ giúp chúng tahiểu rõ hơn về xu hướng phát triển của công nghệ thông tin và cách áp dụng nó đểtối đa hóa hiệu quả kinh doanh
Trang 5B Đối tượng nghiên cứu:
Tập trung vào nghiên cứu các hệ thống thông tin mà GHN sử dụng Đề tàinghiên cứu một cách thiết thực để đưa ra các giải pháp toàn diện nhất và mang tínhứng dụng cao cho doanh nghiệp Việt Nam
C Phạm vi nghiên cứu:
Bao gồm việc tìm hiểu các thách thức và hạn chế mà GHN đang gặp phảikhi sử dụng các hệ thống thông tin, cũng như các giải pháp mà doanh nghiệp đangáp dụng để vượt qua những thách thức đó
D Cấu trúc bài tiểu luận:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của bài tiểu luận gồm 2chương:
Chương 1: Phân tích mức độ ứng dụng sâu rộng hệ thống thông tin logisticstrong hoạt động của công ty GHN
Chương 2: Đề xuất phương án phát triển hệ thống thông tin logistics chocông ty GHN
Trang 6CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG SÂU RỘNG HỆTHỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TY GHN
1 Tổng quan về công ty GHN.1.1 Hành trình phát triển:
Giao Hàng Nhanh (GHN) - một trong những nhà cung cấp dịch vụ logisticsvà giao hàng hàng đầu tại Việt Nam Thành lập vào năm 2012, khi mà ngành e-Logistics tại Việt Nam còn khá sơ khai, GHN hứa hẹn sẽ mang đến cho kháchhàng những trải nghiệm dịch vụ giao nhận nhanh, an toàn, hiệu quả
Cho đến hôm nay, GHN đã có nhiều bước tiến phát triển mạnh mẽ trong nềnkinh tế Khẳng định được giá trị của thương hiệu thông qua lợi ích tối ưu mang lạicho khách hàng
2 Phân tích mức độ ứng dụng sâu rộng hệ thống thông tin logistics tronghoạt động của công ty GHN.
2.1 Hệ thống thông tin logistics trong công ty:
GHN đã ứng dụng nhiều hệ thống thông tin logistics để quản lý và tối ưuhóa hoạt động kinh doanh của mình Một số loại hệ thống thông tin logistics màcông ty này đang sử dụng bao gồm:
Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) Hệ thống theo dõi và giám sát (Tracking & Tracing – T&T
Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS)
Trang 7 Hệ thống quản lý khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management System –
SCMS) Hệ thống quản bảo trì (Computerized Maintenance Management System –
CMMS)Với việc sử dụng nhiều hệ thống thông tin logistics, Saigontrans đã nâng caokhả năng quản lý và tối ưu hóa hoạt động của mình, tăng tính khoa học và hiệu quảtrong công việc
2.2 Mức độ ứng dụng sâu rộng trong từng hệ thống của công ty:2.2.1 Hệ thống quản lý vận tải (TMS)
Hệ thống giúp quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đếnđiểm đích bằng cách tối ưu hóa tuyến đường từ đó giảm chi phí và thời gian vậnchuyển
GHN sử dụng hệ thống này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện khảnăng theo dõi đơn hàng và báo cáo thông tin cho khách hàng
2.2.2 Hệ thống theo dõi và giám sát (Tracking & Tracing – TST)
Hệ thống giúp theo dõi vị trí hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, đảmbảo an toàn hàng hóa và thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng dự kiến
2.2.3 Quản lý kho bãi (WMS)
Hệ thống quản lý kho giúp kiểm soát lưu lượng hàng hóa; quản lý quá trìnhnhập, xuất hàng hóa tại kho GHN sử dụng hệ thống này để theo dõi và quản lýtình trạng hàng tồn kho, giúp giảm thiểu tình trạng mất mát hàng hóa
Hiện nay GHN đã tích hợp hệ thống quản lý kho với hệ thống quản lý vậntải để kết nối thông tin liên quan giữa các bộ phận trong công ty Đồng thời sửdụng các công nghệ mới nhất để nâng cao hiệu suất và giảm chi phí vận hành
2.2.4 Hệ thống quản lý khách hàng (CRM)
Hệ thống này giúp GHN quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tương tácvới khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng
Trang 8 Cung cấp dịch vụ khách hàng: hệ thống giúp GHN cung cấp thông tin
về tình trạng đơn hàng, giải đáp thắc mắc của khách hàng và xử lý các khiếu nạicủa khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả
Phát triển mối quan hệ khách hàng: hệ thống giúp GHN phân tích nhu
cầu của khách hàng và cung cấp các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng
2.2.5 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply ChainManagement System – SCMS)
GHN sử dụng hệ thống này để quản lý lượng hàng hóa nhập, xuất từ đó đốichiếu số liệu và đưa ra các chiến lược quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả từ khâu sảnxuất đến khâu phân phối GHN tích hợp hệ thống này với các hệ thống kho bãi, hệthống vận tải, hệ thống quản lý khách hàng để kết nối thông tin liên quan giữa cácbộ phận trong công ty để kết nối thông tin liên quan giữa các bộ phận trong côngty
2.2.6 Hệ thống quản bảo trì (Computerized MaintenanceManagement System – CMMS)
Hệ thống quản lý các hoạt động bảo trì các thiết bị và phương tiện của côngty GHN bao gồm:
Theo dõi lịch sử bảo trì: CMMS ghi lại thông tin về tất cả các hoạt động bảo
trì đã được thực hiện trên thiết bị, bao gồm ngày tháng, loại bảo trì, người thựchiện và các bộ phận được thay thế
Lập kế hoạch bảo trì: CMMS giúp GHN lập kế hoạch các hoạt động bảo trì
định kỳ cho thiết bị và phương tiện để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và tránhhư hỏng đột ngột
Quản lý vật tư: CMMS giúp GHN theo dõi lượng vật tư bảo trì trong kho và
đặt hàng vật tư khi cần thiết
Theo dõi hiệu suất: CMMS giúp GHN theo dõi hiệu quả của các hoạt động
bảo trì và xác định các khu vực cần cải thiện
Trang 9CHƯƠNG 2: ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN LOGISTICS CHO CÔNG TY GHN
1 Khảo sát vấn đề cần giải quyết:
Công ty đang gặp phải khó khăn trong việc tối ưu hoá chi phí vận chuyển,chi phí dịch vụ của công ty thường cao hơn các đơn vị vận chuyển khác Ngoài racông ty còn bị hạn chế trong khâu kiểm đếm hàng hóa nhập kho Những vấn đềnày làm cho việc xử lí hàng hóa bị chậm trễ thậm chí hàng hoá bị thất lạc và làmảnh hưởng đến quá trình vận chuyển Với những vấn đề trên thì công ty cần pháttriển nâng cấp hệ thống quản lý vận tải nhằm lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hoáchi phí cũng như đảm bảo đơn hàng được chính xác giảm thiểu các rủi ro
2 Xác định các việc cần làm để đáp ứng nhu cầu của công ty
Các việc cần làm để giải quyết các vấn đề trên bao gồm: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống vận tải, nhằm tăng cường quảnlý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóatuyến đường, từ đó giảm chi phí và tăng hiệu suất
Triển khai nâng cấp một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, giúp công tycó thể theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho, đảm bảo việc quản lý kho hàng được hiệuquả hơn
Đưa ra các quy trình quản lý kho cụ thể, đảm bảo hàng hóa được kiểm soátchặt chẽ và theo dõi từng giai đoạn trong quá trình vận chuyển
3 Nghiên cứu các hệ thống có thể áp dụng cho thực tiễn của công ty, phântích điểm mạnh điểm yếu.
ƯU ĐIỂM:
- Tối ưu hóa tuyến đường: Giải quyết các bài toán tối ưu vận tải VPR, được
xem là một tính năng nổi bật nhất Nó giải quyết các bài toán giao hàng đa kênh, đađiểm, với vô số khó khăn cho người vận hành
- Đơn giản hóa quy trình: TMS có thể giúp đơn giản hóa quy trình chọn nhà
cung cấp dịch vụ bằng cách cho phép bạn đánh giá hàng hóa được gửi và hàng hóatrong kho Bằng cách quản lý toàn bộ quá trình này ở một nơi, bạn sẽ có thể xem
Trang 10lại các lô hàng trước đây và nhanh chóng khớp các tải tương tự với các hãng vậnchuyển thích hợp
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì gửi nhiều email rời rạc hoặc lãng phí thời gian
ngồi đợi thông tin, người gửi hàng sử dụng phần mềm TMS có thể truy cập vàothông tin họ cần thông qua một nền tảng kỹ thuật số duy nhất Nhờ vào hệ thốnglưu trữ đám mây, người dùng có thể nhận thấy và khắc phục sự cố trực tuyến mộtcách đơn giản, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể
- Giảm chi phí phân phối và kho: Việc kết nối thông tin giữa kho hàng và xe
tải gây lãng phí thời gian do phải chờ đợi chứng từ, chờ đợi bốc xếp hàng hoá,…Thông qua quản lý đội xe; sử dụng lao động và không gian hiệu quả hơn và phốihợp giữa các chức năng vận chuyển và thực hiện Giúp doanh nghiệp giảm các chiphí phân phối & tồn kho
- Tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng: Từ khả năng theo dõi và giám sát
chu kỳ của các đơn đặt hàng và giao hàng trong thời gian thực Người vận hành cóthể kiểm tra toàn bộ thông tin về hàng hoá bật cứ lúc nào
HẠN CHẾ:
- Chi phí triển khai ban đầu: Việc triển khai một hệ thống TMS mới thường
đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bao gồm chi phí phần mềm, phần cứng, cũng như chiphí đào tạo và tích hợp vào hệ thống hiện có Điều này có thể là một rào cản lớnđối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Yêu cầu kỹ thuật cao: Triển khai và quản lý một hệ thống TMS đòi hỏi sự
hiểu biết sâu rộng về công nghệ thông tin và vận chuyển Nhân viên phải có kỹnăng kỹ thuật để cấu hình, duy trì và sửa chữa hệ thống, cũng như có khả năngtương tác với các hệ thống khác trong doanh nghiệp
- Phụ thuộc vào công nghệ và mạng lưới vận chuyển: Hiệu suất của TMS phụ
thuộc nhiều vào mức độ sẵn có của công nghệ và mạng lưới vận chuyển Nếu hệthống thông tin hoặc mạng lưới vận chuyển gặp sự cố hoặc hạn chế, TMS có thểkhông hoạt động hiệu quả
Trang 11- Khó khăn trong việc chuyển đổi: Việc chuyển từ một hệ thống quản lý vận
chuyển cũ sang một TMS mới có thể gặp phải nhiều khó khăn Có thể cần phảiđiều chỉnh các quy trình làm việc, đào tạo nhân viên mới và chuyển dữ liệu từ hệthống cũ sang hệ thống mới, mất nhiều thời gian và công sức
- Khả năng gặp rủi ro về bảo mật và quản lý dữ liệu: Với việc lưu trữ và xử
lý lượng lớn thông tin quan trọng về vận chuyển và kho hàng, TMS cũng đối mặtvới nguy cơ liên quan đến bảo mật dữ liệu và quản lý rủi ro
4 Xác định các modun (chức năng) cần thiết cho hệ thống mới:
- Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý TMS
Lên kế hoạch và tối ưu hóa việc vận chuyển: TMS giúp xác định tuyến
đường tốt nhất cho việc vận chuyển hàng hóa, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình sắp xếpvà xử lý các đơn đặt hàng, giúp tiết kiệm chi phí và giảm thời gian giao hàng
Tính năng track and trace kiện hàng: Chức năng này giúp cho các doanh
nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng hoá, thời gian giao nhận và vị trí theo thờigian thực thông qua hệ thống GPS kết hợp công nghệ loT Bên cạnh đó, các nhàquản lý cũng sẽ nhận được thông báo khi xảy ra sự cố
Quản lý các đối tác vận chuyển: TMS giúp theo dõi và quản lý mối quan hệ
với các đối tác vận chuyển Từ việc lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp cho đến việctheo dõi hiệu suất của họ
Phân tích dữ liệu và báo cáo: TMS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu
và báo cáo Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất vận tải và tìm kiếm cơ hội để cảithiện và tiết kiệm chi phí
Tích hợp với các hệ thống khác: TMS có thể tích hợp với các hệ thống khác
như hệ thống quản lý kho, hệ thống quản lý đơn hàng, và các hệ thống quản lýchuỗi cung ứng khác để tạo ra một hệ thống quản lý logistics toàn diện
5 Xác định các dữ liệu đầu vào:
- Hệ thống quản lý vận tải sử dụng các dữ liệu đầu vào như:
Thông tin về sản phẩm, bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng, kích
thước và mã SKU
Trang 12 Thông tin về đơn hàng, bao gồm: địa chỉ giao hàng và thời gian dự kiến giao
hàng
Thông tin về lịch trình vận chuyển: các điểm dừng trên tuyến đường. Thông tin về nhà cung cấp, bao gồm: họ tên, địa chỉ, số điện thoại. Thông tin về khách hàng, bao gồm: họ tên, địa chỉ, số điện thoại
Tất cả các thông tin các thông tin đầu vào sẽ được hệ thống phân loại sắpxếp một cách hợp lý
6 Xác định quy trình hoạt động của hệ thống thông tin mới:
Quy trình hoạt động của một hệ thống quản lý vận chuyển (TMS) thườngbao gồm các bước sau:
Bước 1 - Thu thập dữ liệu: Hệ thống TMS thu thập thông tin từ nhiều
nguồn khác nhau như đơn hàng từ khách hàng, thông tin vận chuyển từ đối tác vậnchuyển, thông tin kho hàng và dữ liệu định vị GPS từ phương tiện vận chuyển
Bước 2 - Xử lý dữ liệu: Dữ liệu được thu thập được xử lý và tiêu chuẩn hóa
để có thể được sử dụng trong các quy trình tiếp theo Điều này có thể bao gồm việckiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, chuyển đổi định dạng dữ liệu và tích hợp dữ liệutừ các nguồn khác nhau
Bước 3 - Lập kế hoạch và tối ưu hóa vận chuyển: Dựa trên thông tin về
đơn hàng, kho hàng, tuyến đường vận chuyển và điều kiện vận chuyển, hệ thốngTMS lập kế hoạch vận chuyển để xác định lịch trình vận chuyển và tuyến đườngtối ưu nhất Quá trình này có thể bao gồm việc tối ưu hóa tải trọng, xác định lịchtrình giao hàng và điều phối phương tiện vận chuyển
Bước 4 - Quản lý đơn hàng và vận đơn: Hệ thống TMS quản lý đơn hàng
từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng hoàn thành Điều này bao gồm việc theo dõitrạng thái của đơn hàng, tạo và quản lý vận đơn, cũng như cung cấp thông tin vềtrạng thái vận chuyển cho khách hàng
Bước 5 - Theo dõi và giám sát vận chuyển: Hệ thống TMS theo dõi vị trí
của các phương tiện vận chuyển trong thời gian thực bằng cách sử dụng dữ liệu