- Logistics là một thuật ngữ có nguồn gốc Hilap-logistikos: phản ánh mônkhoa học nghiên cứu quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếutố tổ chức vật chất và kĩ thuật hậu cần
Lý do học ngành logistics và quản lý chuỗi cung ứng của bạn là gì?
Học ngành Logistics ra trường có nhiều lựa chọn trong ngành nghề.
Logistics có thể chia thành 3 mảng chính là kho bãi, vận chuyển và giao nhận Cụ thể có các hoạt động khác nhau như:
– Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa.
– Dịch vụ bốc xếp và dỡ hàng hóa từ phương tiện vận chuyển như tàu, xe hoặc container…
– Dịch vụ đại lý vận tải phụ trách làm thủ tục hải quan, lập kế hoạch vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
– Các dịch vụ liên quan đến vận tải bao gồm dịch vụ vận tải đường biển, đường thủy nội địa, đường hàng không, đường sắt, đường bộ và đường ống.
– Các dịch vụ bổ trợ như tiếp nhận, lưu kho hàng hóa, quản lý thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu kho, xử lý các vấn đề phát sinh như hàng bị lỗi, hàng hỏng, hàng quá hạn sử dụng, hàng bị khách trả lại, hàng tồn kho…
– Các dịch vụ Logistics liên quan khác: dịch vụ bưu chính, dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật, dịch vụ thương mại bán buôn/ bán lẻ
Logistics không đòi hỏi nhiều bằng cấp để thăng tiến
- Khác với những chuyên ngành khác, các chuyên gia Logistics có cơ hội được thăng tiến và tiếp cận các cơ hội việc làm tốt mà ít gặp các rào cản về bằng cấp Mặc dù một số công việc có thể yêu cầu các chứng chỉ riêng biệt, hầu hết các sinh viên tốt nghiệp có thể dễ dàng tìm được việc trong ngành Logistics và Chuỗi cung ứng mà không cần học thêm chứng chỉ hay văn bằng nào khác ngoài yêu cầu về ngoại ngữ.
Có thể làm việc trong công ty nước ngoài, công ty đa quốc gia
- Ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng là một lĩnh vực hầu như được chào đón ở tất cả các nước trên thế giới, đất nước càng phát triển nhu cầu về nhân lực ngành logistics càng nhiều Vì vậy, lúc này các bạn có thể làm việc tại nước ngoài hay trong công ty đa quốc gia chỉ cần ngoại ngữ bạn giỏi và đáp ứng yêu cầu công việc.
Nhiều cơ hội thực tập
- Các bạn sinh viên ngành Logistics và Supply chain hiện nay không phải lo ngại khi tìm kiếm các công việc thực tập Hiện ngành Logistics đã ngày càng phát triển và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được một chỗ thực tập.
Logistics giúp bạn ổn định trong vấn đề tài chính
- Theo báo cáo của Jobstreet – một trong những công việc làm trực tuyến lớn nhất tại Châu Á: với những vị trí mới tốt nghiệp và ít kinh nghiệm, mức lương ngành Logistics nằm trong khoảng từ 5-9 triệu/tháng Khi bạn đã có kinh nghiệm làm trong ngành thì mức lương có thể tăng lên ngưỡng từ 8.5 – 13 triệu đồng/tháng Ngoài ra, khi bạn đã lên đến cấp quản lý thì mức lương có thể lên đến 23 triệu đồng/tháng.
- Đây là một nghề nghiệp thú vị mang đến cho bạn cơ hội phát triển Chọn Logistics là chuyên ngành của bạn đặt ra cho bạn một thách thức lớn Đó là một thách thức đáng đối mặt.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM …
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
1.1 Tên, địa chỉ và quy mô hoạt động của Công ty
+ Trụ sở chính: Phường Phúc Thắng, Thị xã Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc +Chi nhánh Hà Nội: Tầng 8, tòa nhà Viglacera, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội
+ Chi nhánh Hồ Chí Minh: Tầng 9, tòa nhà CentrePoint, số 106 Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
+ Trung tâm Toyota miền nam: Số 32A, Đường Hữu Nghị, Khu Công
Nghiệp Việt Nam-Singapore, Huyện Thuận An-Tỉnh Bình Dương
- Quy mô hoạt động của công ty:
+ Hiện nay, công ty ô tô Toyota Việt Nam có 1.600 nhân sự, hơn 80 đại lí chính thức trên toàn quốc.
+ Sản lượng sản xuất qua các năm (xe) nhà máy của Toyota Việt Nam được đánh giá là một trong những nhà máy Toyota có chất lượng xuất xưởng xe tốt nhất trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương nhờ việc áp dụng những tinh hoa của hệ thống sản xuất Toyota (TPS), tinh thần Kaizen (Liên tục cải tiến) vào hoạt động sản xuất và đặc biệt là kỹ năng tay nghề cao của công nhân viên với quy mô sản xuất 70 nghìn xe/năm.
1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty
• 9-1995: Công ty Toyota Việt Nam (TMV) được thành lập ngày 5 tháng 9 năm 1995 là liên doanh của Công ty Toyota Nhật Bản (TMC), tổng công ty Máy Động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) và Công ty KUO (Châu Á).
• 8-1996: Xây dựng nhà máy tạm thời cho hoạt động sản xuất thử.
+ Bắt đầu sản xuất và bán xe Hiace và xe Corolla
• 1-1997: Khai trương chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.
• 7-1997: Bắt đầu sản xuất tại nhà máy ở Mê Linh và khai trương trung tâm đào tạo tại Mê Linh.
• 9-1997: Khai trương tổng kho phụ tùng tại Mê Linh.
• 10-1997: Khai trương nhà máy chính tại Mê Linh.
• 1-1998: Giới thiệu xe Camry thế hệ đầu tiên.
• 10-1998: Khai trương chi nhánh Hà Nội.
• 5-1999: Là nhà sản xuất ô tô đầu tiên nhận chứng chỉ ISO 14001 về hệ thống Quản lý Môi trường.
• 9-1999: Giới thiệu xe Zace đời mới, mở ra xu hướng xe đa dụng trên thị trường ô tô Việt Nam.
• 2-2000: Chính thức phân phối mẫu xe LAND CRUISER dưới dạng nhập khẩu nguyên chiếc.
+ Kỷ niệm 5 năm thành lập công ty
+ Mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng sửa chữa thân vỏ và sơn tại trụ sở chính
• 12-2000: Giới thiệu xe Camry V6 Grande.
• 8-2001: Tung mẫu xe Corolla Altis mới.
• 8-2002: Giới thiệu xe Camry mới.
• 3-2003: Nhà máy sản xuất chi tiết thân xe đi vào hoạt động góp phần tích cực cho việc gia tăng nội địa hóa.
• 8-2003: Giới thiệu xe Vios thế hệ đầu tiên.
• 1-2004: Tăng gấp đôi mức bảo hành từ 1 năm hoặc 20.000 km lên 2 năm hoặc 50.000 km.
+ Giới thiệu xe Corolla mới
+ Giới thiệu Dịch vụ Bảo dưỡng Nhanh (EM)
+ Giới thiệu xe Camry mới
+ Khai trương Trung tâm Xuất khẩu Phụ tùng
+ Giới thiệu Vios Limo, Zace Limited
+ Đạt kỷ lúc bán hàng 40.000 xe
+ Nhận giải thưởng Rồng Vàng 2004
+ Giới thiệu Phụ kiện Chính hiệu Toyota
• 7-2005: Kỷ niệm 10 năm thành lập công ty và thành lập Quỹ Toyota Việt Nam (TVF) Xuất xưởng chiếc xe thứ 50.000
+ Giới thiệu Hiace hoàn toàn mới
+ Giới thiệu Land Cruiser mới
+ Nhận giải thưởng Rồng Vàng 2005 và Giải Đặc biệt cho công ty 5 lần đoạt giải
• 8-2006: Ra mắt mẫu xe Camry hoàn toàn mới.
+ Ra mắt mẫu xe Corolla Altis hoàn toàn mới
+ Giới thiệu xe Innova mới
+ Khai trương xưởng sản xuất khung gầm xe
+ Giới thiệu Dich vụ Sửa chữa Vết xước trong 4h lần đầu tiên tại Việt Nam
+ Ra mắt mẫu xe Funiture mới
+ Ra mắt mẫu xe Corolla Altis 2.0
+ Khai trương trung tâm Toyota miền Nam
+ Ra mắt mẫu xe Camry mới
+ Ra mắt mẫu xe Innova GSR mới
+ Ra mắt mẫu xe Corolla Altis mới
+ Ra mắt mẫu xe Innova GRS 2011
+ Đạt doanh số bán cộng dồn 200.000 xe
+ Chính thức phân phối mẫu xe YARIS & LAND CRUISER PRADO dưới dạng nhập khẩu nguyên chiếc
+ Đạt doanh số bán hàng kỷ lục với 33,288 xe và giá trị xuất khẩu kỷ lục với 39,2 triệu đô la Mỹ
+ Xuất xưởng chiếc xe thứ 250.000 tại nhà máy
+ Chính thức ra mắt thương hiệu Lexus tại Việt Nam với những sản phẩm và dịch vụ đẳng cấp
+ Doanh số bán đạt kỷ lục mới với 41.205 chiếc, kim ngạch xuất khẩu cũng đạt kỷ lục với 40 triệu Đô la Mỹ
+ Kỷ lục mới trong hoạt động dịch vụ với 590,000 lượt xe làm dịch vụ
+ Ra mắt các mẫu xe thế hệ đột phá mới và cả 5 mẫu xe Toyota được sản xuất tại Việt Nam đều nằm trong TOP 10 xe bán chạy nhất thị trường 2014
+ Xuất xưởng chiếc xe thứ 300.000 tại nhà máy
+ Kỷ niệm 20 năm thành lập
+ Doanh số bán đạt kỷ lục mới với 50.285
+ Doanh số bán đạt kỷ lục mới với 57,036 xe
+ Xuất xưởng chiếc xe thứ 350.000 tại nhà máy
+ Giữ vị trí số 1 về chỉ số hài lòng khách hàng trong lĩnh vực bán hàng và dịch vụ hậu mãi
+ Xếp thứ hạng cao trong Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm
+ Bằng khen của Thủ tướng Chính Phủ vì thành tích trong hoạt động đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong 30 năm
+ Giữ vị trí số 1 về chỉ số hài lòng khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ hậu mãi
+ Doanh nghiệp dẫn đầu Phong trào thi đua trao tặng bởi UBND tỉnh Vĩnh Phúc
+ Doanh nghiệp tiêu biểu trong định hướng phát triển Vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ trao tặng bởi Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam
+ “Giải thưởng xuất sắc” dành cho thương hiệu có số lượng mẫu xe đạt tiêu chuẩn 5 sao nhiều nhất tại ASEAN NCAP GRAND PRIX lần thứ 4
+ Toyota được vinh danh tại "Lễ tôn vinh người nộp thuế tiêu biểu" do Tổng cục Thuế tổ chức
+ Đứng đầu thị trường xe du lịch trong năm 2021
+ Khai trương 10 đại lí mới
+ Toyota đã mở rộng mạng lưới đại lý với việc khai trương 7 đại lý mới, nâng tổng số đại lý Toyota lên con số 85 đặt tại 46 tỉnh thành trên cả nước
+ Toyota đã xuất xưởng 36.602 xe, tăng 20% so với năm 2021, đưa sản lượng sản xuất tích lũy đạt 660.702 xe
- Sản xuất lắp ráp và kinh doanh ô tô Toyota các loại
- Sửa chữa bảo dưỡng và kinh doanh phụ tùng chính hiệu Toyota tại Việt Nam
- Xuất khẩu linh kiện phụ tùng ô tô Toyota sản xuất tại Việt Nam
1.4 Sứ mệnh tầm nhìn và giá trị cốt lõi
- Tạo ra hạnh phúc cho tất cả
- Đặt hạnh phúc của người khác làm ưu tiên hàng đầu
- Tạo ra sản phẩm tốt hơn với giá cả phải chăng hơn
- Trân trọng từng giây và từng đồng
- Nỗ lực và cống hiến tất cả sự khéo léo của mình
- Luôn hướng về phía trước, không lùi bước
- Tin tưởng điều không thể là có thể
- Toyota sẽ dẫn đầu tương lai của chuyển động, nâng tầm cuộc sống trên toàn thế giới với những cách thức di chuyển an toàn và tin cậy nhất Bằng những cam kết về chất lượng, cải tiến không ngừng và gìn giữ hành tinh Trái Đất, chúng tôi nỗ lực vượt qua mọi sự mong đợi để được tặng thưởng bằng nụ cười của khách hàng Chúng tôi sẽ đạt được những mục tiêu đầy thách thức của mình bằng cách quy tụ tài năng và đam mê của những con người tin tưởng rằng sẽ luôn có cách tốt hơn:
+ Tương lai của chuyển động
+ Nâng tầm cuộc sống trên toàn thế giới
+ Những cách thức di chuyển an toàn và đáng tin cậy nhất cho con người
+ Gìn giữ hành tinh trái đất
+ Vượt qua mọi sự mong đợi
+ Quy tụ tài năng và đam mê của con người
+ Những mục tiêu đầy thách thức
+ Luôn có cách thức tốt hơn nữa
- Tinh thần phục vụ khách hàng
- Đổi mới liên tục để hướng đến sự xuất sắc
- Tôn trọng mỗi cá nhân
1.5 Định hướng phát triển của công ty
- Hướng tới mục tiêu phát triển bền vững tại Việt Nam, Toyota sẽ tiếp tục phấn đấu trở thành công ty đáng tin cậy và nỗ lực mang lại cuộc sống tốt đẹp hơn đến cho mọi người dân Việt Nam.
- Toyota vẫn cố gắng đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trì phong thái của một “ông lớn” với những chiến lược bán hàng bài bản, biến những khó khăn thành động lực vươn lên, trở thành nhà sản xuất xe du lịch hàng đầu Việt Nam.
- Hiện Toyota đang trong quá trình chuyển đổi từ công ty sản xuất ô tô sang công ty cung cấp giải pháp chuyển động nhằm giúp tất cả mọi người có thể tự do di chuyển Vì vậy, không chỉ tạo ra những chiếc xe và dịch vụ tốt hơn bao giờ hết mà Toyota còn hướng tới sự an tâm trọn vẹn và nụ cười khách hàng.
- Toyota lựa chọn cách tiếp cận đa chiều trong nỗ lực hướng đến mục tiêu trung hòa carbon Toyota cho rằng, cách tiếp cận đa chiều là giải pháp toàn diện và hiệu quả hơn khi hướng đến mục tiêu trung hòa carbon vào năm 2050 thay vì chỉ tập trung hoàn toàn vào xe điện Hãng áp dụng linh hoạt cách tiếp cận tổng thể, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của ngành ô tô và đặc tính của mỗi thị trường mà hãng xe hướng đến, không rập khuôn theo mô hình nào cả.
Cơ cấu tổ chức
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức của công ty ô tô TOYOTA VIỆT NAM được bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng Trong đó đứng đầu công ty là Tổng Giám Đốc Tiếp theo là phó tổng giám đốc, dưới phó tổng giám đốc là các giám đốc phụ trách các bộ phân chức năng gồm: Giám đốc hành chính tài chính, giám đốc sản xuất và giám đốc Marketing Tiếp theo là các phó giám đốc phụ trách các phòng ban chức năng theo sơ đồ tổ chức của công ty.
2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban/bộ phận trong công ty 2.2.1 Phòng kinh doanh:
Làm nhiệm vụ tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, tham mưu và giúp Ban giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục và quy định của Công ty Tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động.
Tổ chức tham mưu Ban giám đốc về công tác tổ chức tuyển dụng, quản lý, đào tạo và sử dụng cán bộ nhân viên, thực hiện chính sách đối với người lao động, quản lý hồ sơ, tài liệu và con dấu của công ty.
Có nhiệm vụ nắm vững tình hình nhân lực như trình độ, năng lực của cán bộ, tuyển chọn lao động, làm các thủ tục liên quan đến chế độ của công nhân viên trong Công ty để tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác sắp xếp, bố trí nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.
2.2.4 Phòng kế toán-tài chính:
Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để Giám đốc có các quyết định về hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận
Có chức năng tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Công ty, tổ chức các kênh phân phối, nghiên cứu nhu cầu trong và ngoài nước Tổ chức các dịch vụ phục vụ khách hàng nhằm thu hút khách hàng phát triển sản xuất kinh doanh.
2.2.6 Phòng quản lý chất lượng:
Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất cho sản phẩm trong quá trình sản xuất.
Trực tiếp quản lý hoạt động sản xuất của các xưởng sơn, xưởng lắp ráp, xưởng hàn, xưởng dập.
2.2.8 Phòng quan hệ khách hàng:
Trung tâm quan hệ khách hàng chính là cầu nối gắn kết giữa TOYOTA với khách hàng Tại đây khách hàng có thể nhận được sự tư vấn toàn diện bởi các nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp về ô tô, dịch vụ sau bán hàng, thường xuyên nhắc nhở khách hàng bảo trì, bảo dưỡng xe và các chính sách của Công ty.
2.3 Mô tả các hoạt động logistics/chuỗi cung ứng của Công ty
- Một vài quy trình vận hành phải được thực hiện trên cơ sở chu kì để đảm bảo chuỗi cung ứng vật chất vận hành năng suất và hiệu quả Các quy trình này liên kết và đồng bộ các quy trình vận hành với các quy trình vật chất để đảm bảo cho một chuỗi cung ứng tinh gọn (lean supply chain) Các quy trình chủ yếu như sau:
+ Lập kế hoạch tổng hợp
+ Lập kế hoạch bán hàng và sản xuất
+ Lập lịch vận hành sản xuất
+ Đặt hàng nguyên vật liệu
+ Quản lý nhà cung cấp
+ Phân bổ xe ở đại lý và đáp ứng nhu cầu
Lên kế hoạch tổng hợp
- Việc lên kế hoạch tổng hợp của Toyota nhằm giải quyết việc lựa chọn tổ hợp các mẫu xe đặc biệt để chào bán ở các vùng trong một quốc gia và để quản lý mức độ nhu cầu sản phẩm của nhà đại lý nhằm tạo điều kiện cho nhà máy sản xuất và đặt hàng cho các nhà cung ứng một cách ổn định Chủng loại xe mà Toyota lên kế hoạch chào bán được lựa chọn cẩn thận từ 20% dãy sản phẩm chủ yếu đại diện cho 80% lượng cầu ở vùng đó Vì thế, mẫu xe trong các kế hoạch chào bán ở một vùng thường là được lấy từ tất cả các dòng sản phẩm có sẵn hoặc các sản phẩm được chào bán ở thị trường quốc gia Việc lên kế hoạch tổng hợp cho phép đồng bộ hóa tất cả các hoạt động trong một khu vực, từ những chương trình quảng cáo trên tivi đề cập đến màu sắc đặc biệt và các sự lựa chọn có sẵn ở vùng đến các tờ báo và các ấn phẩm định kì, tất cả các chào hàng đi cùng với sản phẩm hiện có của các đại lý Tính sẵn có của những bộ sản phẩm cùng loại giữa các đại lý làm gia tăng khả năng bán lẻ của họ mà không cần dự trữ ở mức cao.
- Trước khi lên kế hoạch tổng hợp, độ phức tạp của sản phẩm cần được giảm xuống, điều này đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa việc thiết kế, marketing và bán hàng, và các nhóm sản xuất Ví dụ như: giảm sự phức tạp trong thiết kế, tiêu chuẩn hóa một số bộ phận thông thường, loại bỏ những lựa chọn được ít khách hàng yêu cầu, thuê các nhà cung cấp ở địa phương gia công các bộ phận thông thường để giảm lưu kho… Tiếp theo bộ phận bán hàng sẽ làm việc với vùng bán hàng để tìm ra nhóm xe nào bán chạy nhất ở vùng đó Bước này hết sức cần thiết bởi vì mỗi vùng bán hàng có những đặc điểm riêng về lượng cầu.
Kế hoạch bán hàng và sản xuất
- Lên kế hoạch bán hàng và sản xuất là một phần then chốt của quá trình lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng Mục đích của việc lên kế hoạch bán hàng và sản xuất là để lên kế hoạch sản xuất nhằm cân bằng lượng cung và cầu một cách hiệu quả Để hiểu được cách Toyota tiếp cận vấn đề này chúng ta cần phải hiểu được chủ thể nào trong chuỗi cung ứng xác nhận lượng đặt hàng Đối với
Toyota, các văn phòng đại diện ở mỗi vùng sẽ xác nhận lượng đơn đặt mua xe hàng tháng rồi gửi thông báo về công ty để lên kế hoạch sản xuất
- Các quy trình lên kế hoạch và kinh doanh ở Toyota được thực hiện thành 2 cấp: Lên kế hoạch hàng năm và thực hiện đơn đặt hàng từng tháng.
- Mục đích của quy trình lập kế hoạch hàng năm là để thiết lập một dự báo về sản xuất và bán hàng trong ba năm Quá trình được lặp lại nửa năm một lần để dự báo được cập nhật dựa trên các điều kiện kinh tế thị trường trong thời gian gần nhất Dự báo hàng năm được sử dụng trong toàn bộ các phòng ban của công ty để lên kế hoạch lợi nhuận, xây dựng ngân sách chi phí và vốn, đánh giá các yêu cầu về quy mô nhà máy sản xuất và nhà cung cấp, xem xét giá cả theo năm với các nhà cung cấp, và tác động đến các chiến lược marketing Việc tiến hành kế hoạch hàng năm là một quá trình hợp tác giữa bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất Trách nhiệm của việc bán hàng là để nắm bắt thị trường và các điều kiện kinh tế, dự đoán chiến lược và kế hoạch của sản phẩm cạnh tranh Bên cạnh đó, trong công tác bán hàng, doanh nghiệp cần phải nắm rõ về việc tung ra thị trường các sản phẩm mới và các kế hoạch marketing nhằm tạo ra một doanh số dự báo cho mỗi sản phẩm cho mỗi tháng và mỗi năm Trách nhiệm của sản xuất là để xác định công suất sản xuất cho mỗi sản phẩm và cho mỗi nhà máy, đánh giá các mô hình hỗn hợp khác nhau, xác định điểm cực đại và cực tiểu trong lịch sản xuất được tạo ra bởi mô hình thay đổi tiến độ làm việc.
- Sau khi lên kế hoạch sản xuất hàng năm Toyota lên kế hoạch cho việc thực hiện đơn đặt hàng từng tháng Toyota nhận đơn đặt hàng từng tháng từ các quốc gia trên toàn cầu Khi mỗi vùng đã lập xong đơn đặt hàng, thì đơn hàng đó được chuyển đến các trụ sở bán hàng, và được tập hợp lại để tạo nên một đơn đặt hàng toàn quốc trước khi được gửi đến tập đoàn Toyota (Toyota Motor
Corporation) Đơn hàng được Toyota kiểm tra lại để đảm bảo rằng mỗi vùng đã đặt đúng số lượng của mỗi mẫu xe Quy trình này được chuyển vào để thống nhất với kế hoạch sản xuất của mỗi nhà máy lắp ráp Sau khi máy tính phân tích số liệu và cho ra các kết quả, chúng lại được đội ngũ các nhà quản lý sản xuất và kinh doanh thảo luận và xem xét kĩ lưỡng Đây là quá trình tác động qua lại để xây dựng việc kế hoạch sản xuất trong vòng 3 tháng của các nhà lắp ráp và nhà máy đơn vị của Toyota trên toàn thế giới Mỗi đại lý nhận được một phần lượng hàng sản xuất cho một mẫu xe từ mỗi nhà máy lắp ráp của Toyota cho mỗi một kì 3 tháng Vì thế, mỗi đại lý phải báo cáo lượng đặt hàng mỗi tháng và dự báo nhu cầu 2 tháng kế tiếp Để đảm bảo cho việc vận hành sản xuất và kinh doanh không bị ngắt quãng, các cuộc họp cấp cao được tổ chức bởi bên sản xuất và bên kinh doanh để giải quyết những sự khác nhau giữa nhu cầu đơn hàng và kế hoạch vận hành sản xuất Kết quả cuộc họp sẽ quyết định mức sản xuất tối ưu cho đơn đặt hàng Khung thời gian cho việc thảo luận mức sản xuất tối ưu này chỉ được cho phép trong vòng một hoặc hai ngày.
Lên lịch trình sản xuất
Các vị trí việc làm trong các Công ty trong chuỗi cung ứng/ Công ty logistics/ Cơ quan quản lý nhà nước về logistics
Nhân viên chứng từ xuất khẩu:
Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng:
Nhận Booking từ khách hàng.
Liên hệ với hãng tàu/Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng.
Fax lệnh cấp container cho khách hàng.
Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ qui định trên lệnh cấp container.
Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HBL cho chúng ta gấp.
Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, chúng ta đánh HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm In HBL gốc cho khách.
Đồng thời gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của AA ở Destination cho hãng tàu đánh MBL Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …
Đến hãng tàu nhận MBL đối với MBL gốc, thông thường chúng ta chỉ cần MBL Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MBL bằng Fax mà thôi. Giao HBL gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee.
Lưu file: HBL, MBL, Invoice, parking list, C/O (copy), giấy giới thiệu,
Nhân viên chứng từ nhập khẩu:
Nhận Pre-Alert từ đại lý ở nước ngoài (phía export).
Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên MBL.
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/Co-loader.
Đến văn phòng hãng tàu/Co-loader nhận D/O (Delivery Order – lệnh giao hàng) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MBL của hãng tàu hay HBL của Co-loader).
Phát hành D/O của AA & Logistics cùng các D/O khác và HBL giao cho khách hàng (Consignee) Thu tiền Handling Fee, CFS nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …
Lưu file: HBL, MBL, các D/O (copy), Invoice, parking list, giấy giới thiệu.
- Bằng cấp: Tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đến kinh tế thương mại
( Logistics, Kinh tế ngoại thương, Kinh tế biển,….)
- Kiến thức: Nắm vững được kiến thức logistics cơ bản Hiểu biết căn bản về thủ tục hải quan, chạy lệnh, thủ tục giao nhận hàng hóa cũng như các giấy tờ liênquan, cần thiết.
Kỹ năng đàm phán tìm kiếm nhà cung cấp trong nước và nước ngoài.
Nắm chắc những kiến thức nghiệp vụ về thương mại quốc tế: Đàm phán mua hàng theo các điều khoản trong Incoterm, quản trị rủi ro thương mại có thể phát sinh, làm hợp đồng ngoại thương và lựa chọn các phương thức thanh toán quốc tế.
Kỹ năng làm việc với các bên dịch vụ có liên quan như vận tải, forwarder, Carries, check giá, làm việc với nhà cung cấp, hải quan,…
Sử dụng thành thạo máy tính, tin học văn phòng, soạn thảo mail, gửi
Khả năng giao tiếp Tiếng Anh ở mức độ cơ bản Ngoài ra, biết và sử dụng nhiều loại ngôn ngữ khác như Trung, Hàn, Nhật,… là một lợi thế.
- Liên hệ với bên vận tải giao nhận làm việc đúng tiến độ, giao nhận chứng từ, nộp thuế phí và lệ phí với các bên liên quan: Hải quan, cảng vụ, hãng tàu.
- Ra cảng, ra sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.
- Hỗ trợ làm nghiệp vụ xuất nhập khẩu khác như: C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng…Nhận chứng từ từ các phòng ban công ty (Cus.Sale, Mua hàng), kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ.
- Xuất trình chứng từ với cơ quan hải quan, thông quan tờ khai.
- Xử lý tình huống phát sinh hoặc báo thông tin chi tiết về cho CS làm hàng.
- Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa với Cơ quan Hải quan Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu, các công ty Logistics.
- Sau khi nhân viên khai báo hải quan truyền tờ khai thành công sẽ tiếp nhận hồ sơ để tiếp tục hoàn thành thủ tục đăng ký/khai báo ở Cảng/sân bay/ICD
- Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng, y tế tùy theo yêu cầu của từng lô hàng.
- Làm các thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng nhập xuất thuộc các loại hình, mở tờ khai HQ nhập xuất.
- Yếu tố cần thiết là: sức khỏe, có thể làm được nhiều thời gian khác nhau, không ngại di chuyển chịu được yếu tố thời tiết khắc nghiệt.
- Kiến thức: Mặc dù là một vị trí dành cho người mới, những người chưa có kinh nghiệm và chuyên môn nhưng để trở thành một nhân viên hiện trường, bạn cũng cần phải có những kiến thức cơ bản và nắm vững lý thuyết cơ sở khi còn học trên giảng đường đại học Những kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan và những luật thương mại quốc tế,… cũng là những kiến thức trọng yếu đối với nhân viên hiện trường Ngoài ra, những kiến thức về các thủ tục thông quan, những điều cần biết khi tiếp nhận và xử lý chứng từ,… là những kiến thức rất quan trọng khi đi làm việc.
Kỹ năng giao tiếp, sử dụng Tiếng Anh tốt là lợi thế
Kỹ năng lập kế hoạch và phân bổ thời gian làm việc hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt
Kỹ năng làm việc nhóm cũng như độc lập tốt
Nhanh nhẹn, chịu khó trong công việc
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
- Là một công việc giữ một vị trí vô cùng quan trọng, nhân viên Sales đảm nhận các công việc quan trọng trong công ty, là những người đưa ra những thông tin cần thiết để thuyết phục khách hàng tin tưởng và sử dụng những dịch vụ logistics của công ty.
- Phát triển mạng lưới của công ty bằng cách tìm kiếm những khách hàng mới,bên cạnh đó, nhiệm vụ duy trì mạng lưới khách hàng sẵn có là điều cần thiết.Nhiệm vụ của họ là chăm sóc những khách hàng cũ, thường xuyên liên lạc vớikhách hàng, cập nhật danh sách khách hàng, cùng với những chính sách ưu đãi của công ty đối với khách hàng.
- Tìm kiếm, tư vấn cho khách hàng xuất khẩu hàng hóa có nhu cầu về dịch vụ logistics của công ty: dịch vụ hải quan, làm cước hàng air, sea quốc tế, dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước,…(tư vấn cho khách hàng về quy trình mở tờ khai, kết hợp giữa các quy trình từ đóng hàng vận chuyển hàng ra cảng nộp tờ khai thông suốt).
-Theo dõi, giám sát đơn hàng để đảm bảo tiến độ giao hàng từ khi nhận hàng đến khi giao tới khách hàng.
- Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên.
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Logistics, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan
- Kiến thức: Năm vững những kiến thức cơ bản về hàng hải, thương mại, sale,…
Khả năng giao tiếp và đàm phán tốt
Linh hoạt, nhạy bén và khéo léo
Nắm vững các thông tin về sản phẩm dịch vụ
Là người có bản lĩnh cao
Luôn giữ nụ cười trên môi và vẻ ngoài chỉnh chu
Khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt.
Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel,PowerPoint, Outlook và Internet.
Hiểu biết về internet và website, quảng cáo trực tuyến.
Phối hợp trong nhóm kinh doanh tốt.
3.3.4 Nhân viên làm dịch vụ khách hàng
- Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của công ty nhằm giải quyết tốt các đơn đặt hàng của khách hàng, những hoạt động đó có thể là: lập bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan, xử lí, truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại.
Xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng
Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng
Tổ chức bộ máy thực hiện
Tình hình dự trữ hàng hoá
Thông tin về hàng hoá
Tính chính xác của hệ thống
Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng
Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt
Khả năng điều chuyển hàng hoá
Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác
Giải quyết những than phiền, khiếu nại, trả lại sản phẩm… của khách hàng Cho khách hàng mượn sản phẩm
- Tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đến kinh tế thương mại
( Logistics, Kinh tế ngoại thương, Kinh tế biển,….)
- Kiến thức: Nắm vững được kiến thức logistics cơ bản Hiểu biết căn bản về thủ tục hải quan, chạy lệnh, thủ tục giao nhận hàng hóa cũng như các giấy tờ liên quan, cần thiết.
Kỹ năng giao tiếp tốt, rõ ràng
Thành thạo tiếng Anh, tin học văn phòng
Khả năng xử lý tình huống nhanh, linh hoạt
Có tính quyết đoán, chu đáo, kiên nhẫn và khả năng kiểm soát tốt
Biết chịu trách nhiệm trước phàn nàn của khách hàng
Thêm một chút hài hước
3.3.5 Nhân viên điều vận/ điều phối
- Quản lý tài xế và xe, nắm rõ cả về số lượng và chất lượng.