KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO – TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

MỞ ĐẦU ............................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................... 2 4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu ......................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................................... 3 7. Cấu trúc đề tài............................................................................................................ 4 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................................ 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN ...................................................................................................................... 5 1.1. Một số khái niệm .................................................................................................. 5 1.1.1. Khái niệm về văn phòng ................................................................................ 5 1.1.2. Khái niệm tổ chức ......................................................................................... 5 1.1.3. Khái niệm chuyến đi công tác ....................................................................... 6 1.2. Phân loại chuyến đi công tác ................................................................................ 6 TIỂU KẾT ...................................................................................................................... 7 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN .............................. 8 2.1. Giới thiệu qua về UBND huyện Tuần Giáo ......................................................... 8 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND huyện Tuần Giáo .. 8 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Tuần Giáo .............................................................................................................. 10 2.2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan ...................................................... 15 2.2.1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho cơ quan .............................................................. 15 2.2.2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong chuyến đi công tác cho cơ quan ............................................................................................. 20 2.2.3. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo sau chuyến đi công tác cho cơ quan ............................................................................................. 22 2.3. Nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan. ......................................... 24 2.3.1. Nhận xét và đánh giá ................................................................................... 24 2.3.2. Nguyên nhân ................................................................................................ 26 TIỂU KẾT .................................................................................................................... 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN ............................. 27 3.1. Đối với lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Văn phòng ............................................. 27 3.2. Đối với cán bộ, nhân viên trong văn phòng ....................................................... 28 TIỂU KẾT .................................................................................................................... 28 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 30 PHẦN PHỤ LỤC ............................................................................................................. 31 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trước những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò rất quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu. Cùng với đó năng lực quản lý nhà nước ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Tôi nhận thấy rằng trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác rất cần thiết và quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan. Các chuyến đi công tác, khảo sát hoặc trao đổi công việc tại các địa điểm xa cơ quan là một hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Việc đi công tác và khảo sát giúp cho người lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở, hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan đối tác, nước ngoài. Việc tổ chức các chuyến đi công tác, khảo sát và trao đổi là một hoạt động phức tạp cần phải có sự tổ chức một cách chặt chẽ và chu đáo. Đây là một trong những nhiệm vụ cụ thể của các văn phòng của cơ quan. Có thể nói, những công việc mà bộ phận văn phòng cần thực hiện sẽ góp phần khá quan trọng vào kết quả cũng như sự thành công của các chuyến đi công tác đó. 1 Trong quá trình học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan. Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Cơ quan” làm đề tài cho bài tiểu luận kết thúc học phần môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, nghiên cứu khoa học, thực tập tại UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên. Tuy nhiên các bài hầu như chỉ nghiên cứu về đào tạo, đồi dưỡng; chưa đề tài nào đề cập sâu đến việc khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan; đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan. Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và chuyến đi công tác của cơ quan + Nghiên cứu về cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác tại các cơ quan, tổ chức. 2 + Nghiên cứu về cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan. + Nghiên cứu và đánh giá, chỉ ra nguyên nhân và đề ra giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác. 4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan. Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo Phạm vi về thời gian: Dữ liệu được thu thập trong khoản thời gian 2018 - 2023 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên một số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài. Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu. Phương pháp quan sát: Tìm hiểu và khảo sát trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo về việc tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan. Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu. Phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa luận: 3 +> Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của việc phục vụ chuyến đi công tác +> Đánh giá, khẳng định tầm quan trọng văn phòng trong việc phục vụ chuyến đi công tác +> Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đem lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức. - Ý nghĩa thực tiễn: +> Góp phần nâng cao chất lượng tổ chức, phục vụ chuyến đi công tác đối với cơ quan +> Kết quả nghiên cứu đề tài có thể dùng vào mục đích thực tiễn trong quá trình đi công tác của lãnh đạo. 7. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài được chia thành 3 chương như sau: Chương 1 Những vấn đề lý luận về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan Chương 2 Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan Chương 3 Giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan 4 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm về văn phòng Do có nhiều góc độ tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về Văn phòng. Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là “một phòng” làm việc hoặc “khu vực” làm việc. Hiểu theo nghĩa hẹp, văn phòng là một “bộ phận” trong một tổ chức. Văn phòng cũng có thể hiểu là một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó. Khái niệm văn phòng trong các từ điển phố thông được hiểu là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Như vậy, Văn phòng là một bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức; có chức năng bảo đảm thông tin, điều kiện vật chất cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó và giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực thi và kiểm soát công việc thông qua các hoạt động quản lý hành chính. 1.1.2. Khái niệm tổ chức Thuật ngữ “Tổ chức” được hiểu ở hai góc độ danh từ và động từ. Ở góc độ danh từ, “tổ chức” được hiểu là một nhóm người được hình thành và liên kết để thực hiện một 5 công tác nhất định. Ở góc độ là động từ, “tổ chức” là hoạt động của một thực thể như bố trí sắp xếp nhân lực; công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức vv. Theo Chester I.Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. “Tổ chức” trong đề tài này được hiểu là” Ở góc độ là động từ, tổ chức là việc sắp xếp hợp lý và hiệu quả Văn phòng cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Khái niệm chuyến đi công tác Trong quá trình hoạt động của cơ quan, lãnh đạo, các cán bộ thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Đó là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc thường ngày trong một thời gian nhất định. Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ. Mục đích của chuyến đi công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không chồng chéo nhau về mục đích. Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như: Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở; Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài; Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý và phải đảm bảo tiết kiệm chi phí. 1.2. Phân loại chuyến đi công tác - Căn cứ vào tần suất chuyến công tác 6 - Các chuyến đi công tác thường kì - Các chuyến đi công tác đột xuất - Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác - Các chuyến đi công tác trong nước - Các chuyến đi công tác nước ngoài TIỂU KẾT Trên đây tôi đã trình bày cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho cơ quan bao gồm các khái niệm về văn phòng, tổ chức, chuyến đi công tác, phân loại các chuyến đi công tác. Quan đó giúp ta khái quát và rõ nét về vấn đề. Những thông tin trên là cơ sở giúp tôi định hướng về triển khai nghiên cứu chương 2. 7 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 2.1. Giới thiệu qua về UBND huyện Tuần Giáo Huyện Tuần Giáo nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, là huyện cửa ngõ phía Nam của tỉnh Điện Biên, cách thủ đô Hà Nội 405km. Phía đông giáp huyện Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La); phía Tây giáp huyện Mường Chà; phía Nam giáp huyện Thuần Châu (tỉnh sơn La) và huyện Mường Ảng, phía Bắc giáp huyện Mường Chà, huyện Tủa Chùa. - Địa chỉ UBND huyện Tuần Giáo: Khối Tân Giang, Thị trấn Tuần Giáo, huyện Tuần Giáo, tỉnh Điện Biên. - Số điện thoại của UBND huyện Tuần Giáo: (+84) 02153.862.311 - Cổng thông tin điện tử: https://tuangiao.gov.vn/about/Ve-lich-su-hinh-thanh.html. UBND huyện Tuần Giáo có trụ sở làm việc thuộc trung tâm huyện, là vị trí thuận lợi cho hoạt động hành chính với công dân cũng như làm việc với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện và ngoài huyện. Đây cũng là cơ sở thuận lợi cho việc xây dựng, bố trí công sở theo đúng nghi thức, quy định. 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND huyện Tuần Giáo a) Chức năng Ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo do Hội đồng nhân dân huyện bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo 8 thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở. b) Nhiệm vụ, quyền hạn 1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc Hội và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện. 2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện. 3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. 4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn 9 giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. 6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện. c) Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tuần Giáo Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Tuần Giáo: (Xem phụ lục 01) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Tuần Giáo a) Vị trí và chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu 10 riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND huyện. b) Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 7/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính, cụ thể như sau: 1. Giúp Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi chung là Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện) xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị huyện, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đúng chương trình, kế hoạch công tác đó. Tổng hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả thực hiện các chương trình kế hoạch công tác; đề xuất, kiến nghị giải pháp để thực hiện có hiệu quả. Kịp thời báo cáo, tham mưu điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. 2. Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. 11 3. Chủ trì, phối hợp hoặc đôn đốc các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn tham mưu soạn thảo các đề án, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện giao, đảm bảo chất lượng và tiến độ đề ra. 4. Kiểm tra, rà soát về quy trình, nội dung, thể thức, thẩm quyền đối với các hồ sơ, văn bản do các cơ quan, đơn vị, địa phương trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện để ký ban hành văn bản hoặc cho ý kiến chủ trương. Trong trường hợp các dự thảo văn bản, hồ sơ trình của các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn chưa đảm bảo yêu cầu về thể thức, nội dung, trình tự, thủ tục, Văn phòng yêu cầu cơ quan trình hoàn chỉnh lại dự thảo hoặc thực hiện đầy đủ các trình tự, thủ tục theo quy định; trường hợp đề nghị đó không được cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn trình thống nhất thì Văn phòng báo cáo cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện biết và chỉ đạo. Văn phòng được yêu cầu các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn có liên quan cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu, văn bản có liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. 5. Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan chuẩn bị các nội dung, điều kiện để phục vụ tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân và các hội nghị, cuộc họp, làm việc khác của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện theo đúng quy định pháp luật. Tham mưu, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện tổ chức các đợt giám sát và tiếp xúc cử tri. 12 6. Tổ chức thu thập, xử lý, quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; quản lý và duy trì hoạt động cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân huyện. 7. Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về tổ chức và hoạt động của Ban Tiếp công dân theo quy định của pháp luật. 8. Tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định. 9. Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan theo đúng quy định; ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn, thông tin liên lạc phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. 10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ đối với công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã. 11. Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch, quy định do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng. Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng; ban hành và quản lý văn bản theo quy định. Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành 13 chính phục vụ nhiệm vụ được giao. Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật. 12. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm; thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân huyện. 13. Quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động công tác theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. 14. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện giao. c) Cơ cấu tổ chức và biên chế - Tổ chức và biên chế gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức. - Lãnh đạo: Văn phòng HĐND - UBND huyện Tuần Giáo gồm có Chánh Văn Phòng và các Phó Chánh Văn phòng + Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm chung, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. + Các Phó Chánh Văn phòng: Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công 14 - Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp; hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, văn thư,… Việc bố trí, sử dụng cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo phát huy được phẩm chất, năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tuỳ theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và biên chế được giao, Chánh Văn phòng có thể bố trí cán bộ, công chức phụ trách riêng từng lĩnh vực hoặc kiêm nhiệm một số lĩnh vực trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo: (Xem phụ lục 02) 2.2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan Mỗi một năm, UBND huyện Tuần Giáo có rất nhiều các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cho các cán bộ trong cơ quan; trong đó đa số là các chuyến đi công tác trong nước. Việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan là nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận Văn phòng, Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó. 2.2.1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho cơ quan Công tác chuẩn bị chuyến đi công tác là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất vì phải giải quyết và thực hiện đồng thời nhiều công việc cùng 1 lúc nhưng vẫn phải đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng. Do đó, đòi hỏi công tác chuẩn bị phải kỹ lưỡng, tỉ mỉ, qua nhiều lần phê duyệt từ cấp trên. Người được giao nhiệm vụ không chỉ có chuyên môn cao 15 mà còn phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức các chuyến đi công tác, am hiểu đời sống xã hội để nắm được tình hình của mỗi chuyến đi và phòng ngừa được những rủi ro có thể xảy ra trong chuyến đi. a) Xác định rõ mục đích của chuyến đi Nhiệm vụ đầu tiên của Văn phòng là trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi công tác, trước hết là Chánh Văn phòng cần xác định mục đích của chuyến đi. Mục đích của chuyến đi có thể là đi công tác để kiểm tra tình hình thực tế ở các đơn vị; đi khảo sát, tham quan các đơn vị hoặc địa phương bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác; đi dự họp, hội nghị, hội thảo hoặc là lễ hội... b) Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác - Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác: Để cho hoạt động này không bị chồng chéo và lãng phí, thủ trưởng cơ quan, khi có nhu cầu đi công tác cần thông báo cho Chánh Văn phòng. Trên cơ sở đó, Chánh Văn phòng sẽ xem xét và lập kế hoạch cho chuyến đi công tác. Khi xây dựng kế hoạch, chương trình chuẩn bị cho chuyến đi công tác, Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo có trách nhiệm xây dựng bản chi tiết, đầy đủ về mặt nội dung và hình thức, trong đó có các nội dung như: +> Xác định mục đích, yêu cầu của chuyến đi: trong tất cả các chuyến đi công tác, bộ phận HC-TH xác định rõ mục đích, yêu cầu của mỗi chuyến đi đơn vị mình. Có những chuyến đi nhằm mục đích hỗ trợ đào tạo, tham gia hội thảo, hội họp, đi khảo sát, tham quan các đơn vị hoặc địa phương bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác,… 16 +>Số lượng người tham gia: Trong mỗi chuyến đi của cơ quan đều có quyết định cụ thể cử các cán bộ, chuyên viên đến địa điểm nào để công tác. Trên đó có liệt kê đầy đủ các cán bộ tham gia chuyến đi bao gồm: số lượng các thành viên và chức danh, trách nhiệm của từng người trong đoàn; tên người trưởng hoặc phó đoàn và tên các nhân viên giúp việc cho đoàn. +> Xác định thời gian, địa điểm: Thời gian, địa điểm được trình bày rõ ràng, cụ thể trong kế hoạch bao gồm thời gian bắt đầu đi và thời gian kết thúc. Bên cạnh đó là thời gian chi tiết lịch trình (gồm những địa điểm mà đoàn công tác sẽ dừng lại, nội dung làm việc tại những nơi này) và thời gian cho từng chặng cụ thể của lịch trình. +> Phương tiện đi lại: Tuỳ theo tính chất, quy mô và địa điểm đến của đoàn công tác, thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm sẽ quyết định phương tiện đi lại cho đoàn. Với những chuyến đi công tác ngắn ở địa phương thì Chánh Văn phòng giao cho bộ phận lái xe của UBND huyện Tuần Giáo bố trí, chuẩn bị, lái xe riêng của cơ quan. Với những chuyến đi công tác với thời gian dài, và địa điểm xa, giao cho bộ hành chính quản trị chuẩn bị phương tiện di chuyển bằng máy bay, tàu (đặt vé) và phương tiện di chuyển tại địa điểm công tác để phục vụ quá trình hoàn thành nhiệm vụ là taxi, hoặc là phương tiện đưa đón riêng của đơn vị tiếp nhận nếu có. +> Chuẩn bị lịch trình công tác: Lịch trình công tác được xây dựng kèm theo kế hoạch. Tại UBND huyện Tuần Giáo, đây là việc rất quan trọng, được Chánh Văn phòng, chuyên viên lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, xin ý kiến của các đơn vị khác để lịch trình được xây dựng lên phù hợp với mục đích của chuyến đi, giúp cho chuyến đi thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí cho cơ quan. 17 Thời điểm Thứ 2, ngày 5 tháng 4 Giờ 6:00 Nơi đến Xe cơ quan đưa đi Nội dung Ghi chú năm 2023 12:00 Đến Khách sạn Sao Mai Nghỉ ngơi Đã đăng kí số… Đường… 14:00 Công ty Hoa Hạ, số …. giữ phòng Liên hệ công Đường… tác Bảng 2.1. Biểu mẫu lịch trình công việc - Chuẩn bị các văn bản, giấy tờ hành chính và chuyên môn cho đoàn công tác: Đây là quá trình xây dựng chi tiết các văn bản, giấy tờ cần được giải quyết và chuẩn bị các giấy tờ thủ tục bắt buộc và cần thiết có trong chuyến đi. Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trực tiếp hoặc giao cho bộ phận Văn thư lập hồ sơ chuyến đi. Thông thường các cán bộ Văn thư của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo được giao chuẩn bị soạn thảo, sao chụp các tài liệu chung như: Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chuẩn bị các tư liệu và số liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát biểu cho thủ trưởng cơ quan khi thủ trưỏng đi họp hoặc dự các hội thảo trong và ngoài nước... Các tài liệu hành chính và chuyên môn được chuẩn bị cho lãnh đạo cần đảm bảo tính chính xác và hoàn chỉnh, nhất là những tài liệu mà đoàn công tác sẽ chuyển cho phía đối tác hoặc trình bày trên các diễn đàn quan trọng ở trong và ngoài nước. - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc: 18 Đây là việc hết sức quan trọng và cần thiết, giúp cho việc bố trí nơi ăn, nghỉ và kế hoạch làm việc được chủ động và chu đáo. Chánh Văn phòng có thể liên hệ qua điện thoại, Fax, hoặc gửi công văn thông báo ngay từ đầu, trước khi tiến hành giải quyết các thủ tục hành chính và phương tiện đi lại. Chánh Văn phòng được giao trách nhiệm liên hệ với đơn vị tiếp nhận, sẽ liên lạc và thông báo cụ thể thời gian, địa điểm đến đơn vị, đồng thời thông báo số lượng cán bộ tham gia, mục đích cụ thể của chuyến đi và đăng ký nơi ăn, nơi ở. Sau khi đã liên lạc thông báo cho đơn vị tiếp nhận, Chánh Văn phòng sẽ đợi thư phản hồi về nội dung chương trình đơn vị đó chuẩn bị cho cơ quan mình (nếu có) và thông báo cho lãnh đạo, các cán bộ có mặt trong chuyến đi công tác của cơ quan. - Chuẩn bị kinh phí: Kinh phí là một vấn đề quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng như sinh hoạt của đoàn đi công tác. Chánh Văn phòng giao cho bộ phận HC - TH căn cứ vào kế hoạch của đoàn công tác để lập dự trù kinh phí. Trong bảng dự trù cần có những khoản chi phí cơ bản sau: - Tiền vé máy bay, tàu hỏa hoặc ô tô. - Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi. - Tiền sinh hoạt phí của các thành viên. - Tiền sao chụp các tài liệu chuyên môn. - Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính. - Tiền mua quà tặng, quà lưu niệm cho những nơi đoàn đến. - Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị. 19 - Một số chi phí khác dự phòng (thuốc men, kéo dài thời gian làm việc, tai nạn...). Bản dự trù kinh phí cũng phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm nhận và gửi cho bộ phận kế toán tài vụ. Hầu hết các chuyến đi công tác của các cán bộ, nhân viên UBND huyện Tuần Giáo được bộ phận Văn phòng xây dựng bản dự trù kinh phí rất sát, không có nhiều sự chênh lệch, khiến cho lãnh đạo cơ quan rất hài lòng. - Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm của cơ quan: Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo sẽ giao cho các nhân viên trong phòng phụ trách những công việc cụ thể, sau đó, các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch trong thời gian lãnh đạo cơ quan đi công tác. Các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo có trách nhiệm theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và tổng hợp lại chuyển cho Chánh Văn phòng để trao đổi, thông báo tình hình cho ban lãnh đạo. - Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối: Đây là nhiệm vụ cuối cùng của bộ phận Văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác. Trong việc kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối, các cán bộ, nhân viên trong văn phòng sẽ rà soát lại tất cả các công việc đã thực hiện để chuẩn bị trong chuyến đi công tác như: chuẩn bị xe, đặt vé, kiểm tra lại giấy tờ,… 2.2.2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong chuyến đi công tác cho cơ quan Trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì mọi hoạt động của tổ chức vẫn diễn ra bình thường. Đơn vị, phòng ban nào thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ với đơn vị, phòng 20 ban đó. Bộ phận Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo cũng vậy; Văn phòng phải thực hiện các công việc sau đây để đảm bảo mọi việc được diễn ra suôn sẻ khi lãnh đạo vắng mặt: - Giúp Phó chủ tịch UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ được phân công - Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến cần được Chánh văn phòng đọc qua nội dung (trừ văn bản mật), sắp xếp cẩn thận, nếu thấy vấn đề cần ý kiến gấp của lãnh đạo thì có thể liên lạc để xin ý kiến. - Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ để thông báo. Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc Chánh Văn phòng là người giải quyết. Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật kí các hoạt động cần lưu ý. - Trong thời gian người lãnh đạo đi công tác, bộ phận Văn phòng vẫn tiếp tục hoàn thành những công việc được giao, nhưng phải ghi vào sổ những cuộc điện thoại, những người đều cần gặp lãnh đạo và các yêu cầu, đề nghị của họ để khi trở về lãnh đạo biết và giải quyết. - Giữ đường dây liên lạc với lãnh đạo để sẵn sàng hỗ trợ lãnh đạo hoặc báo cáo, xin ý kiến khi cần thiết. CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý Ngày, tháng Mô tả Bảng 2.2. Mẫu nhật kí các hoạt động hành chính cần lưu ý 21 SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN ... VẮNG MẶT Ngày, tháng Nguồn/ mô tả Hoạt động đã được Hoạt động cần thực hiện / Người giải quyết Ghi chú: mô tả cụ thể thư tín, điện thoại, bản tường trình hoặc cuộc được thực hiện / Ngày hết hạn thăm viếng,… Bảng 2.3. Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại 2.2.3. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo sau chuyến đi công tác cho cơ quan Sau mỗi chuyến đi công tác thường sẽ có một cuộc họp giao ban để các lãnh đạo và đơn vị báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị mình. Chánh văn phòng UBND huyện Tuần Giáo sẽ xây dựng bản báo cáo tóm tắt hoạt động công tác và những nhiệm vụ khác được giao để báo cáo trước toàn bộ cơ quan, trong đó có các nhiệm vụ về: - Báo cáo tóm tắt những diễn biến tại cơ quan Chủ động báo cáo với thủ trưởng về những vấn đề xảy ra trong thời gian thủ trường đi công tác, chuyển cho thủ trưởng công văn, giấy tờ và các tài liệu nhận được để thủ 22 trưởng xem xét và giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc và tiếp khách trong những ngày tiếp theo - Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng: +> Số lượng văn bản, đơn, thư từ,… từ các đơn vị khác chuyển đến +> Số lượng tiếp nhận các báo cáo và tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban +> Số lượng văn bản, thư từ chyuển đến, các công việc tồn đọng từ thời gian trước đã được giải quyết và chưa được giải quyết. +> Số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thành và lưu trữ dưới sự phụ trách của nhân viên Văn thư - Lưu trữ. - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán Đối với đoàn công tác nói chung, Chánh Văn phòng cần gặp trưởng đoàn, đề nghị chuyển các tài liệu thu thập được trong quá trình làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ; nhắc nhở đoàn gửi các giấy tờ cần thiết và các hoá đơn chứng từ tài chính để giao cho bộ phận Kế toán - Tài vụ quyết toán kinh phí chuyến đi và giữ lại giấy tờ trên để thêm vào hồ sơ cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. - Soạn thảo thư cảm ơn Sau khi thủ trưởng cơ quan đi công tác trở về Chánh Văn phòng cần chủ động liên lạc đến nơi công tác và giao cho bộ phận Văn thư soạn thư cảm ơn để gửi đến nơi lãnh đạo công tác để bày tỏ lòng biết ơn và kính trọng của thủ trưởng cho bên công tác. - Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi: Những tài liệu, hồ sơ mà trong thời gian đi công tác mà thủ trưởng sử dụng Chánh Văn phòng giao cho bộ phận Văn thư lưu lại để làm căn cứ cho hoạt động sau này. 23 2.3. Nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan. 2.3.1. Nhận xét và đánh giá a) Ưu điểm Qua quá trình khảo sát, làm việc và nghiên cứu tại UBND huyện Tuần Giáo tỉnh Điện Biên, cho thấy trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác được thực hiện khá tốt, các cán bộ chuyên viên tại Phòng nhận thức được trách nhiệm của mình, do đó khi tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan đều rất thuận lợi. Các chuyến đi công tác của UBND huyện Tuần Giáo được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ hành năm của cơ quan. Về trách nhiệm của Văn phòng trước chuyến đi công tác: Trong tất cả các chương trình, các kế hoạch được giao, quá trình xây dựng kế hoạch và thực hiện việc chuẩn bị trước chuyến đi công tác là những công việc cần nhiều thời gian thực hiện và khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên, trách nhiệm của bộ phận Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo vẫn được thể hiện một cách rõ ràng và được đánh giá là tương đối tốt. Nội dung các chuyến đi công tác được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo, các chuyến đi luôn có đủ thành viên tham gia. Bên cạnh đó, bộ phận Văn phòng còn thực hiện tốt việc chuẩn bị các văn bản, giấy tờ liên quan, phương tiện đi lại; chủ động liên hệ với đơn vị tiếp nhận và dự trù kinh phí sát với mục tiêu. Về trách nhiệm của Văn phòng trong chuyến đi công tác: Trong chuyến đi công tác, cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo đã thực hiện đúng nhiệm vụ, đúng trình và kế hoạch đặt ra, bảo đảm hoạt động của cơ quan duy trì ổn định. 24 Về trách nhiệm của Văn phòng sau chuyến đi công tác: Các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo đã thực hiện rất tốt khâu nghiệp vụ này bao gồm: lưu trữ giấy tờ, thủ tục hồ sơ công tác chuyến đi của lãnh đạo và liên hệ trực tiếp gửi lời cảm ơn được nhận những lời khen ngợi từ đơn vị tiếp nhận. b) Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm về trách nhiệm của UBND huyện Tuần Giáo trong hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác, vẫn còn tồn đọng những mặt hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của cơ quan như: - Một số nhân viên vẫn còn e ngại và có suy nghĩ chưa tích cực trong quá trình thực hiện các chuyến đi công tác. - Khối lượng công việc nhiều dẫn đến tình trạng lên kế hoạch, xây dựng quy trình cho chuyến đi chưa rõ ràng, nhiều thiếu sót - Sắp xếp công việc còn chồng chéo lên nhau nên gây khó khăn cho việc giải quyết công việc của lãnh đạo. - Quá trình theo dõi, kiểm tra các công việc, bàn giao công việc cho nhân viên trong Văn phòng còn chủ quan, chưa tỉ mỉ khiến công việc bàn giao bị thiếu, gặp nhiều khó khăn. - Công tác báo cáo, tổng hợp hồ sơ, giấy tờ sau chuyến đi vẫn chậm tiến độ, tình hình báo cáo chung chung, chưa phản ánh được, chưa thực sự sát với thực tế, có lúc mang tính đối phó. 25 2.3.2. Nguyên nhân Trách nhiệm của Văn phòng tại UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác bên cạnh những mặt tích cực vẫn tồn tại một số hạn chế như trên là do một số nguyên nhân sau: - Công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Văn phòng đối với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác chưa thực sự sát sao. Công tác kiểm tra của cơ quan chưa được quan tâm, chưa được thực hiện thường xuyên nên việc nắm bắt kịp thời những khó khăn bất cập phát sinh trong thực tiễn. - Khối lượng công việc nhiều; nhân viên, công chức trong phòng còn chưa đủ, một người phải kiêm nhiều công việc dẫn đến giải quyết công việc không tránh khỏi sai sót. - Trình độ, năng lực chuyên môn của một số cán bộ, công chức còn hạn chế, đặc biệt là các nghiệp vụ thực hiện trên máy tính, mạng Internet và một số trang thiết bị văn phòng chưa thực sự thành thạo. - Kinh phí cho mỗi chuyến đi rất tốn kém nên phải mất nhiều thời gian xem xét, xin ý kiến cấp trên. Do vậy, hoạt động chuẩn bị thủ tục, giấy tờ và kiểm tra các hóa đơn đôi lúc vẫn bị chậm chễ. Các trang thiết bị, y tế, phương tiện đi lại chưa đáp ứng được các chuyến đi. TIỂU KẾT Ở chương 2 tôi đã khái quát chung về UBND huyện Tuần Giáo. Từ đó nêu lên trách nhiệm của Văn phòng về tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Tuần Giáo, tỉnh Điện Biên và đưa ra các ưu vào nhược điểm cũng như là nguyên nhân còn tồn tại những nhược điểm đấy. Và là cơ sở để tôi nghiên cứu và triển khai chương 3. 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN Văn phòng của UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên, là đơn vị thực hiện các nhiệm vụ, chức năng quan trọng góp phần duy trì hoạt động của cơ quan. Ngoài các nghiệp vụ chuyên môn, Văn phòng còn có trách nhiệm trong việc tổ chức các chuyên đi công tác cả cơ quan mình. Trong quá trình tổ chức các chuyến đi công tác cho Cơ quan, Văn phòng đã cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ và được lãnh đạo ghi nhận, tuy nhiên trong quá trình thực hiện gặp không ít khó khăn từ một số nguyên nhân như vừa kể trên đã làm đã làm mất nhiều thời gian giải quyết và chuẩn bị chương trình công tác. Để góp phần nâng cao trách nhiệm cho văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan tại UBND huyện Tuần Giáo, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau: 3.1. Đối với lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Văn phòng +> Cần kiểm tra, giám sát hướng dẫn nhân viên văn phòng thực hiện tốt công tác hoạch định cho chuyến đi công tác của cơ quan. +> Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên Văn phòng. Việc đào tạo sẽ được giao cho người có chuyên môn phụ trách hoặc từ những người có kinh nghiệm như Chánh Văn phòng,…Việc đào tạo cần chia nhỏ thời gian, để tiết kiệm không bị quá tải lượng kiến thức. +> Đầu tư cơ sở vật chất: đầu tư cơ sở vật chất rất cần thiết cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan. Việc xây dựng cơ sở vật chất sẽ giúp các hoạt động diễn ra một cách nhanh chóng, thống nhất. Đồng thời tạo động lực 27 cho nhân viên, giúp các nhân viên thực hiện các công việc hiệu quả và cảm thấy thoải mái. Để thực hiện công việc này, UBND huyện Tuần Giáo cần chú trọng đầu tư các phương tiện di chuyển cho nhân viên và các thiết bị làm việc khác. +> Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy Văn phòng , quan tâm, bổ sung cán bộ, công chức đảm bảo đủ tiêu chuẩn, số lượng theo quy định +> UBND huyện cần có hình thức đánh giá năng lực, phẩm chất hiệu quả công việc của các cán bộ văn phòng. Khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích, phê bình những cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ, xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm pháp luật 3.2. Đối với cán bộ, nhân viên trong văn phòng +> Tăng cường giáo dục, tư tưởng, cán bộ và nhân viên trong Văn phòng phải luôn nhận thức được vai trò, vị trí của mình; tự học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng,… +> Xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin báo cáo nhanh chóng, đầy đủ chính xác; tăng cường công tác cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành công việc. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao TIỂU KẾT Trong chương 3 tôi đã đề xuất một số giải pháp đối với lãnh đạo cơ quan, đối với cán bộ, nhân viên trong Văn phòng để góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả về trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Tuần Giáo. 28 KẾT LUẬN Có thể nói, việc tổ chức, phục vụ các chuyến đi công tác cho thủ trưởng hoặc các cán bộ chuyên môn của Cơ quan là một công việc có tính chất hành chính nhưng lại đòi hỏi người được giao nhiệm vụ trong văn phòng phải có đầu óc tổ chức, có tác phong khoa học, nhanh nhẹn và năng động. Thành công của các đoàn công tác phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tổ chức và sự năng động, chu đáo của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Qua quá trình nghiên cứu và tôi đã vận dụng kiến thức đã học để làm đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng tại UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức, phục vụ các chuyến đi công tác cho Cơ quan”. Qua đề tài này, tôi đã làm nổi bật những những khái niệm, những đặc điểm của văn phòng và trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan. Bên cạnh đó, tôi đã đánh giá thực trạng, đồng thời đề ra một số giải pháp cụ thể nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng trong việc nâng cao trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan tại UBND huyện Tuần Giáo. Qua đề tài, tôi hy vọng góp phần nào kiến thức, nhiệt huyết của bản thân, trong việc đóng góp cơ sở lý luận và thực tiễn về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan, đồng thời giúp UBND huyện Tuần Giáo, nhìn nhận được ưu nhược điểm và áp dụng những giải pháp một cách phù hợp.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO – TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ

CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Mã phách:………

Hà Nội - 2023

Với vốn kiến thức còn hạn hẹp, trong quá trình thực hiện bài tập tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn và hạn chế nên còn thiếu sót vì thế tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Cấu trúc đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 5

1.1 Một số khái niệm 5

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.1.2 Khái niệm tổ chức 5

1.1.3 Khái niệm chuyến đi công tác 6

1.2 Phân loại chuyến đi công tác 6

TIỂU KẾT 7

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 8

2.1 Giới thiệu qua về UBND huyện Tuần Giáo 8

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND huyện Tuần Giáo 8

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện

3.1 Đối với lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Văn phòng 27

3.2 Đối với cán bộ, nhân viên trong văn phòng 28

TIỂU KẾT 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHẦN PHỤ LỤC 31

1

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới Đứng trước những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò rất quan trọng Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu Cùng với đó năng lực quản lý nhà nước ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách quan Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo Tôi nhận thấy rằng trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác rất cần thiết và quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan

Các chuyến đi công tác, khảo sát hoặc trao đổi công việc tại các địa điểm xa cơ quan là một hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan Việc đi công tác và khảo sát giúp cho người lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở, hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan đối tác, nước ngoài Việc tổ chức các chuyến đi công tác, khảo sát và trao đổi là một hoạt động phức tạp cần phải có sự tổ chức một cách chặt chẽ và chu đáo Đây là một trong những nhiệm vụ cụ thể của các văn phòng của cơ quan Có thể nói, những công việc mà bộ phận văn phòng cần thực hiện sẽ góp phần khá quan trọng vào kết quả cũng như sự thành công của các chuyến đi công tác đó

2 Trong quá trình học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Cơ quan” làm đề tài cho bài tiểu luận kết thúc học phần môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, nghiên cứu khoa học, thực tập tại UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên Tuy nhiên các bài hầu như chỉ nghiên cứu về đào tạo, đồi dưỡng; chưa đề tài nào đề cập sâu đến việc khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan; đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan

Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và chuyến đi công tác của cơ quan + Nghiên cứu về cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác tại các cơ quan, tổ chức

3 + Nghiên cứu về cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan

+ Nghiên cứu và đánh giá, chỉ ra nguyên nhân và đề ra giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong việc tổ chức chuyến đi công tác

4 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: đánh giá về trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần

Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo Phạm vi về thời gian: Dữ liệu được thu thập trong khoản thời gian 2018 - 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên một số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu

Phương pháp quan sát: Tìm hiểu và khảo sát trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo về việc tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu

Phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa luận:

4 +> Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của việc phục vụ chuyến đi công tác +> Đánh giá, khẳng định tầm quan trọng văn phòng trong việc phục vụ chuyến đi công tác

+> Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đem lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Ý nghĩa thực tiễn: +> Góp phần nâng cao chất lượng tổ chức, phục vụ chuyến đi công tác đối với cơ quan

+> Kết quả nghiên cứu đề tài có thể dùng vào mục đích thực tiễn trong quá trình đi công tác của lãnh đạo

5

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN

1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Do có nhiều góc độ tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về Văn phòng Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là “một phòng” làm việc hoặc “khu vực” làm việc Hiểu theo nghĩa hẹp, văn phòng là một “bộ phận” trong một tổ chức

Văn phòng cũng có thể hiểu là một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó Khái niệm văn phòng trong các từ điển phố thông được hiểu là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”

Như vậy, Văn phòng là một bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức; có chức năng bảo đảm thông tin, điều kiện vật chất cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó và giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực thi và kiểm soát công việc thông qua các hoạt động quản lý hành chính

1.1.2 Khái niệm tổ chức

Thuật ngữ “Tổ chức” được hiểu ở hai góc độ danh từ và động từ Ở góc độ danh từ, “tổ chức” được hiểu là một nhóm người được hình thành và liên kết để thực hiện một

6 công tác nhất định Ở góc độ là động từ, “tổ chức” là hoạt động của một thực thể như bố trí sắp xếp nhân lực; công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức vv

Theo Chester I.Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”

“Tổ chức” trong đề tài này được hiểu là” Ở góc độ là động từ, tổ chức là việc sắp xếp hợp lý và hiệu quả Văn phòng cơ quan, tổ chức

1.1.3 Khái niệm chuyến đi công tác

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, lãnh đạo, các cán bộ thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài Đó là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc thường ngày trong một thời gian nhất định

Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ Mục đích của chuyến đi công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không chồng chéo nhau về mục đích Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như: Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở; Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài; Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý và phải đảm bảo tiết kiệm chi phí

1.2 Phân loại chuyến đi công tác

- Căn cứ vào tần suất chuyến công tác

7 - Các chuyến đi công tác thường kì - Các chuyến đi công tác đột xuất - Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác - Các chuyến đi công tác trong nước - Các chuyến đi công tác nước ngoài

TIỂU KẾT

Trên đây tôi đã trình bày cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho cơ quan bao gồm các khái niệm về văn phòng, tổ chức, chuyến đi công tác, phân loại các chuyến đi công tác Quan đó giúp ta khái quát và rõ nét về vấn đề

Những thông tin trên là cơ sở giúp tôi định hướng về triển khai nghiên cứu chương 2

8

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TUẦN GIÁO - TỈNH ĐIỆN BIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

2.1 Giới thiệu qua về UBND huyện Tuần Giáo

Huyện Tuần Giáo nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, là huyện cửa ngõ phía Nam của tỉnh Điện Biên, cách thủ đô Hà Nội 405km Phía đông giáp huyện Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La); phía Tây giáp huyện Mường Chà; phía Nam giáp huyện Thuần Châu (tỉnh sơn La) và huyện Mường Ảng, phía Bắc giáp huyện Mường Chà, huyện Tủa Chùa

- Địa chỉ UBND huyện Tuần Giáo: Khối Tân Giang, Thị trấn Tuần Giáo, huyện Tuần Giáo, tỉnh Điện Biên

- Số điện thoại của UBND huyện Tuần Giáo: (+84) 02153.862.311 - Cổng thông tin điện tử: https://tuangiao.gov.vn/about/Ve-lich-su-hinh-thanh.html UBND huyện Tuần Giáo có trụ sở làm việc thuộc trung tâm huyện, là vị trí thuận lợi cho hoạt động hành chính với công dân cũng như làm việc với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện và ngoài huyện Đây cũng là cơ sở thuận lợi cho việc xây dựng, bố trí công sở theo đúng nghi thức, quy định

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của UBND huyện Tuần Giáo a) Chức năng

Ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo do Hội đồng nhân dân huyện bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo

9 thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc Hội và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn

10 giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

c) Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tuần Giáo

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Tuần Giáo: (Xem phụ lục 01)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Tuần Giáo

a) Vị trí và chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu

11 riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND huyện

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 7/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính, cụ thể như sau:

1 Giúp Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi chung là Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện) xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị huyện, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đúng chương trình, kế hoạch công tác đó Tổng hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả thực hiện các chương trình kế hoạch công tác; đề xuất, kiến nghị giải pháp để thực hiện có hiệu quả Kịp thời báo cáo, tham mưu điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

2 Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản pháp luật của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

12 3 Chủ trì, phối hợp hoặc đôn đốc các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn tham mưu soạn thảo các đề án, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện giao, đảm bảo chất lượng và tiến độ đề ra

4 Kiểm tra, rà soát về quy trình, nội dung, thể thức, thẩm quyền đối với các hồ sơ, văn bản do các cơ quan, đơn vị, địa phương trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện để ký ban hành văn bản hoặc cho ý kiến chủ trương Trong trường hợp các dự thảo văn bản, hồ sơ trình của các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn chưa đảm bảo yêu cầu về thể thức, nội dung, trình tự, thủ tục, Văn phòng yêu cầu cơ quan trình hoàn chỉnh lại dự thảo hoặc thực hiện đầy đủ các trình tự, thủ tục theo quy định; trường hợp đề nghị đó không được cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn trình thống nhất thì Văn phòng báo cáo cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện biết và chỉ đạo Văn phòng được yêu cầu các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn có liên quan cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu, văn bản có liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

5 Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan chuẩn bị các nội dung, điều kiện để phục vụ tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân và các hội nghị, cuộc họp, làm việc khác của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện theo đúng quy định pháp luật Tham mưu, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện tổ chức các đợt giám sát và tiếp xúc cử tri

13 6 Tổ chức thu thập, xử lý, quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; quản lý và duy trì hoạt động cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân huyện

7 Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về tổ chức và hoạt động của Ban Tiếp công dân theo quy định của pháp luật

8 Tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định

9 Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan theo đúng quy định; ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn, thông tin liên lạc phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ đối với công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã

11 Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch, quy định do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng; ban hành và quản lý văn bản theo quy định Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành

14 chính phục vụ nhiệm vụ được giao Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật

12 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm; thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân huyện

13 Quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động công tác theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

14 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện giao

c) Cơ cấu tổ chức và biên chế

- Tổ chức và biên chế gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức

- Lãnh đạo: Văn phòng HĐND - UBND huyện Tuần Giáo gồm có Chánh Văn Phòng và các Phó Chánh Văn phòng

+ Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm chung, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao + Các Phó Chánh Văn phòng: Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công

15 - Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp; hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, văn thư,…

Việc bố trí, sử dụng cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo phát huy được phẩm chất, năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Tuỳ theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và biên chế được giao, Chánh Văn phòng có thể bố trí cán bộ, công chức phụ trách riêng từng lĩnh vực hoặc kiêm nhiệm một số lĩnh vực trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo: (Xem phụ lục 02)

2.2 Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan

Mỗi một năm, UBND huyện Tuần Giáo có rất nhiều các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cho các cán bộ trong cơ quan; trong đó đa số là các chuyến đi công tác trong nước Việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan là nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận Văn phòng, Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó

2.2.1 Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho cơ quan

Công tác chuẩn bị chuyến đi công tác là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất vì phải giải quyết và thực hiện đồng thời nhiều công việc cùng 1 lúc nhưng vẫn phải đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng Do đó, đòi hỏi công tác chuẩn bị phải kỹ lưỡng, tỉ mỉ, qua nhiều lần phê duyệt từ cấp trên Người được giao nhiệm vụ không chỉ có chuyên môn cao