CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG
2.2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo - tỉnh Điện Biên trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan
2.2.1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho cơ quan
Công tác chuẩn bị chuyến đi công tác là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất vì phải giải quyết và thực hiện đồng thời nhiều công việc cùng 1 lúc nhưng vẫn phải đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng. Do đó, đòi hỏi công tác chuẩn bị phải kỹ lưỡng, tỉ mỉ, qua nhiều lần phê duyệt từ cấp trên. Người được giao nhiệm vụ không chỉ có chuyên môn cao
16 mà còn phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức các chuyến đi công tác, am hiểu đời sống xã hội để nắm được tình hình của mỗi chuyến đi và phòng ngừa được những rủi ro có thể xảy ra trong chuyến đi.
a) Xác định rõ mục đích của chuyến đi Nhiệm vụ đầu tiên của Văn phòng là trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi công tác, trước hết là Chánh Văn phòng cần xác định mục đích của chuyến đi. Mục đích của chuyến đi có thể là đi công tác để kiểm tra tình hình thực tế ở các đơn vị; đi khảo sát, tham quan các đơn vị hoặc địa phương bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác; đi dự họp, hội nghị, hội thảo hoặc là lễ hội...
b) Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:
Để cho hoạt động này không bị chồng chéo và lãng phí, thủ trưởng cơ quan, khi có nhu cầu đi công tác cần thông báo cho Chánh Văn phòng. Trên cơ sở đó, Chánh Văn phòng sẽ xem xét và lập kế hoạch cho chuyến đi công tác.
Khi xây dựng kế hoạch, chương trình chuẩn bị cho chuyến đi công tác, Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo có trách nhiệm xây dựng bản chi tiết, đầy đủ về mặt nội dung và hình thức, trong đó có các nội dung như:
+> Xác định mục đích, yêu cầu của chuyến đi: trong tất cả các chuyến đi công tác, bộ phận HC-TH xác định rõ mục đích, yêu cầu của mỗi chuyến đi đơn vị mình. Có những chuyến đi nhằm mục đích hỗ trợ đào tạo, tham gia hội thảo, hội họp, đi khảo sát, tham quan các đơn vị hoặc địa phương bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác,…
17 +>Số lượng người tham gia: Trong mỗi chuyến đi của cơ quan đều có quyết định cụ thể cử các cán bộ, chuyên viên đến địa điểm nào để công tác. Trên đó có liệt kê đầy đủ các cán bộ tham gia chuyến đi bao gồm: số lượng các thành viên và chức danh, trách nhiệm của từng người trong đoàn; tên người trưởng hoặc phó đoàn và tên các nhân viên giúp việc cho đoàn.
+> Xác định thời gian, địa điểm: Thời gian, địa điểm được trình bày rõ ràng, cụ thể trong kế hoạch bao gồm thời gian bắt đầu đi và thời gian kết thúc. Bên cạnh đó là thời gian chi tiết lịch trình (gồm những địa điểm mà đoàn công tác sẽ dừng lại, nội dung làm việc tại những nơi này) và thời gian cho từng chặng cụ thể của lịch trình.
+> Phương tiện đi lại: Tuỳ theo tính chất, quy mô và địa điểm đến của đoàn công tác, thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm sẽ quyết định phương tiện đi lại cho đoàn. Với những chuyến đi công tác ngắn ở địa phương thì Chánh Văn phòng giao cho bộ phận lái xe của UBND huyện Tuần Giáo bố trí, chuẩn bị, lái xe riêng của cơ quan.
Với những chuyến đi công tác với thời gian dài, và địa điểm xa, giao cho bộ hành chính quản trị chuẩn bị phương tiện di chuyển bằng máy bay, tàu (đặt vé) và phương tiện di chuyển tại địa điểm công tác để phục vụ quá trình hoàn thành nhiệm vụ là taxi, hoặc là phương tiện đưa đón riêng của đơn vị tiếp nhận nếu có.
+> Chuẩn bị lịch trình công tác: Lịch trình công tác được xây dựng kèm theo kế hoạch. Tại UBND huyện Tuần Giáo, đây là việc rất quan trọng, được Chánh Văn phòng, chuyên viên lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, xin ý kiến của các đơn vị khác để lịch trình được xây dựng lên phù hợp với mục đích của chuyến đi, giúp cho chuyến đi thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí cho cơ quan.
18
Thời điểm Giờ Nơi đến Nội dung Ghi chú
Thứ 2, ngày 5 tháng 4 năm 2023
6:00 Xe cơ quan đưa đi
12:00 Đến Khách sạn Sao Mai
số… Đường…
Nghỉ ngơi Đã đăng kí
giữ phòng 14:00 Công ty Hoa Hạ, số ….
Đường…
Liên hệ công tác
Bảng 2.1. Biểu mẫu lịch trình công việc
- Chuẩn bị các văn bản, giấy tờ hành chính và chuyên môn cho đoàn công tác:
Đây là quá trình xây dựng chi tiết các văn bản, giấy tờ cần được giải quyết và chuẩn bị các giấy tờ thủ tục bắt buộc và cần thiết có trong chuyến đi.
Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo trực tiếp hoặc giao cho bộ phận Văn thư lập hồ sơ chuyến đi. Thông thường các cán bộ Văn thư của Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo được giao chuẩn bị soạn thảo, sao chụp các tài liệu chung như: Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chuẩn bị các tư liệu và số liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát biểu cho thủ trưởng cơ quan khi thủ trưỏng đi họp hoặc dự các hội thảo trong và ngoài nước...
Các tài liệu hành chính và chuyên môn được chuẩn bị cho lãnh đạo cần đảm bảo tính chính xác và hoàn chỉnh, nhất là những tài liệu mà đoàn công tác sẽ chuyển cho phía đối tác hoặc trình bày trên các diễn đàn quan trọng ở trong và ngoài nước.
- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc:
19 Đây là việc hết sức quan trọng và cần thiết, giúp cho việc bố trí nơi ăn, nghỉ và kế hoạch làm việc được chủ động và chu đáo. Chánh Văn phòng có thể liên hệ qua điện thoại, Fax, hoặc gửi công văn thông báo ngay từ đầu, trước khi tiến hành giải quyết các thủ tục hành chính và phương tiện đi lại.
Chánh Văn phòng được giao trách nhiệm liên hệ với đơn vị tiếp nhận, sẽ liên lạc và thông báo cụ thể thời gian, địa điểm đến đơn vị, đồng thời thông báo số lượng cán bộ tham gia, mục đích cụ thể của chuyến đi và đăng ký nơi ăn, nơi ở.
Sau khi đã liên lạc thông báo cho đơn vị tiếp nhận, Chánh Văn phòng sẽ đợi thư phản hồi về nội dung chương trình đơn vị đó chuẩn bị cho cơ quan mình (nếu có) và thông báo cho lãnh đạo, các cán bộ có mặt trong chuyến đi công tác của cơ quan.
- Chuẩn bị kinh phí:
Kinh phí là một vấn đề quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng như sinh hoạt của đoàn đi công tác. Chánh Văn phòng giao cho bộ phận HC - TH căn cứ vào kế hoạch của đoàn công tác để lập dự trù kinh phí.
Trong bảng dự trù cần có những khoản chi phí cơ bản sau:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa hoặc ô tô.
- Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi.
- Tiền sinh hoạt phí của các thành viên.
- Tiền sao chụp các tài liệu chuyên môn.
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
- Tiền mua quà tặng, quà lưu niệm cho những nơi đoàn đến.
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị.
20 - Một số chi phí khác dự phòng (thuốc men, kéo dài thời gian làm việc, tai nạn...).
Bản dự trù kinh phí cũng phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm nhận và gửi cho bộ phận kế toán tài vụ.
Hầu hết các chuyến đi công tác của các cán bộ, nhân viên UBND huyện Tuần Giáo được bộ phận Văn phòng xây dựng bản dự trù kinh phí rất sát, không có nhiều sự chênh lệch, khiến cho lãnh đạo cơ quan rất hài lòng.
- Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm của cơ quan:
Chánh Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo sẽ giao cho các nhân viên trong phòng phụ trách những công việc cụ thể, sau đó, các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch trong thời gian lãnh đạo cơ quan đi công tác. Các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng UBND huyện Tuần Giáo có trách nhiệm theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và tổng hợp lại chuyển cho Chánh Văn phòng để trao đổi, thông báo tình hình cho ban lãnh đạo.
- Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối:
Đây là nhiệm vụ cuối cùng của bộ phận Văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác. Trong việc kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối, các cán bộ, nhân viên trong văn phòng sẽ rà soát lại tất cả các công việc đã thực hiện để chuẩn bị trong chuyến đi công tác như: chuẩn bị xe, đặt vé, kiểm tra lại giấy tờ,…