Trần Thị Loan, Phó trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Học Viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành Đề án thạc sĩ:
Lý do lựa chọn Đề án
Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng các loại văn bản và tài liệu là phương tiện quan trọng để ghi chép và truyền tải thông tin đến các nhà lãnh đạo và quản lý Điều này nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạo và điều hành nhiệm vụ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, và tổ chức kinh tế, trở thành một hoạt động thường xuyên, liên tục và không ngừng diễn ra
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp đều có cách tổ chức bộ máy hoạt động riêng biệt để phù hợp với yêu cầu và mục tiêu phát triển Trong hệ thống quản lý văn bản hành chính của nước ta, có thể thấy rằng công tác văn thư đóng vai trò thiết yếu và không thể tách rời; Văn thư là hoạt động nghiệp vụ quan trọng được thực hiện thường xuyên ở các cơ quan, đơn vị và có đóng góp phần lớn trong việc nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động từ cấp Bộ, Vụ, Cục trung ương cho Sở, Ban, ngành địa phương
Nhìn chung, trong mọi cơ quan, tổ chức hay đơn vị sự nghiệp, văn bản và giấy tờ luôn đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức và đơn vị, khoa, phòng với nhau Mỗi văn bản, giấy tờ được tập trung quản lý, khai thác, tra cứu và sử dụng hiệu quả thông qua bộ phận văn thư Do đó có thể thấy rằng công việc của bộ phận văn thư là một trong những nhiệm vụ then chốt được hoàn thành bởi các cơ quan, đơn vị hay tổ chức để hỗ trợ việc cung cấp thông tin đầy đủ cho quá trình quản lý điều hành cơ quan, tổ chức; từ đó, đảm bảo rằng các thông tin, chủ trương và đường lối của Đảng và Nhà nước được triển khai thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và ổn định
Từ trước đến nay, công tác văn thư vẫn luôn được mặc định là hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu của bộ máy quản lý hành chính và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hành chính văn phòng, có tác động trực tiếp tới hoạt động
2 quản lý của một cơ quan, tổ chức, đơn vị Hơn nữa, công tác văn thư như là một khâu thiết yếu trong guồng máy giúp việc cho các cấp lãnh đạo để chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức Như vậy, có thể khẳng định tầm quan trọng của công tác Văn thư còn được thể hiện rõ trong mọi lĩnh vực của hoạt động xã hội, góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh tế của đất nước
Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp đảm bảo rằng các quyết định chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý được đưa ra kịp thời và chính xác, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả theo chế độ và duy trì bí mật của Đảng và Nhà nước Đồng thời, cũng hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ và phòng ngừa việc sử dụng văn bản Nhà nước để tiến hành những việc làm không đúng pháp luật Ngoài ra, công tác Văn thư cũng góp phần khuyến khích sự phát triển kinh tế và bảo vệ lợi ích của mỗi quốc gia
Qua các yếu tố đã nêu trên, một lần nữa càng khẳng định công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với hầu hết cán bộ, viên chức người lao động trong các cơ quan, tổ chức hiện nay
Ngoài ra, công tác văn thư cũng có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong thời đại 4.0 hiện nay Ngày 03/06/2020, tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp” Do đó, có thể nói yêu cầu đổi mới chuyển đổi số trong công tác văn thư là một điều tất yếu
Có thể khẳng định, thời gian qua, công tác văn thư hoạt động nền nếp, hiệu quả đã góp phần không nhỏ giúp ngành Y tế gặt hái thành công trong sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân Đặc biệt, công tác văn thư trong ngành Y tế nói chung và tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai nói riêng là một phần hoạt động quản lý nhà nước phục vụ công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, phục vụ truyền đạt thông tin giải quyết có hiệu quả nhiều nội dung cấp thiết như dịch bệnh, tai biến chuyên môn, ngộ độc thực phẩm… Do công tác văn thư luôn đòi hỏi yêu cầu về tính nhanh chóng và chính xác ở mức độ cao Tuy nhiên, tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai thì còn có nhiều bất cập nhất là trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho nhân viên văn thư và các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý của các đơn vị phòng ban nghiệp vụ Hơn nữa việc phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật về văn thư, bảo vệ bí mật nhà nước tại Bệnh viện còn yếu và chưa được thực hiện thường xuyên Nhất là việc tập huấn hướng dẫn kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, thực hành lập hồ sơ công việc, kỹ năng và thực hành soạn thảo văn bản, kỹ năng và thực hành về sử dụng công nghệ thông tin trong văn thư … Hơn nữa, việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn thư, ban hành các văn bản quy phạm để thể chế hóa công tác văn thư cũng chưa được chú trọng Hiện nay trong hoạt động của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai, phòng Tổ chức Hành chính là bộ phận chịu trách nhiệm chính việc thực hiện, triển khai và quản lý công tác văn thư Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, hiện nay công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Bệnh viện vẫn còn có những khó khăn, trở ngại cần được khắc phục và cần được tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung Một trong số đó là cần cải tiến phương thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị trong công tác văn thư cho đúng quy định và phù hợp hơn với thực tế tại Bệnh viện Do vậy, việc thực hiện đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư hiện nay của Bệnh viện là đòi hỏi bức thiết
4 Với những định hướng, mục tiêu mang tầm chiến lược chuyển đổi số quốc gia được đưa ra ở trên, nhằm phát huy đạt được các mục tiêu tổ chức quản lý công tác văn thư, trong quá trình thực tập tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, em đã thực hiện nghiên cứu Đề án “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe
Lịch sử nghiên cứu
Trong thời gian qua, việc nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư đã được công bố và được đề cập khá nhiều qua các công trình nghiên cứu, Đề án, khóa luận tốt nghiệp:
- “Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt,Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2014 với nội dung:“ Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”
Luận văn đã đưa ra các nghiên cứu và đánh giá thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại các công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội, mặt khác các công ty này có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền khác với các đơn vị sự nghiệp công lập như bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
- “Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hà, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 với nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế” Đây là luận văn thực hiện đổi mới tổ chức tại cơ quan quản lý nhà nước là Văn phòng Bộ Y tế, khác với đơn vị sự nghiệp công lập chuyên môn như tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
- “Luận văn Thạc sĩ của Dương Thị Hoa tại Học viện Hành chính Quốc gia năm 2018, với nội dung “Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục
- “Luận văn Thạc sĩ của Trần Hà Tâm “Hiện đại hóa công tác văn thư tại bệnh viện Châm cứu Trung ương” Học viện Hành chính Quốc gia năm 2023”
Luận văn chủ yếu đưa ra giải pháp áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, chưa có nội dung đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư
Các Đề án, khóa luận về công tác văn thư lưu trữ đề cập ở trên đã giúp cho Học viên có thêm những kiến thức, nội dung tham khảo liên quan đến công tác văn thư; Ngoài việc là tài liệu tham khảo nó còn là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác để từ đó, Học viên đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách quan nhất Đồng thời cũng là cơ sở để đưa ra phương hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại phục vụ cho mục đích nghiên cứu của đề án của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nhiệm vụ 1: Nghiên cứu và làm rõ một số vấn đề lý luận về tổ chức và quản lý công tác văn thư
- Nhiệm vụ 2: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai giai đoạn 2019-2022
- Nhiệm vụ 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
- Nhiệm vụ 4: Đề xuất một số giải pháp đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận
- Đề án này nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử mà nền tảng là Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; trong quá trình nghiên cứu, Học viên luôn bám
7 sát chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư.
Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp khảo cứu tài liệu: Tìm hiểu các tài liệu trong nước về công tác văn thư lưu trữ
+ Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn sâu người làm công tác văn thư là Trưởng, phó phòng Tổ chức Hành chính, nhân viên văn thư hành chính, nhân viên phụ trách công tác hành chính của các khoa, phòng tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai Trong đó tìm hiểu quan điểm, nhận thức của từng bộ phận cán bộ lãnh đạo cũng như người làm chuyên môn nghiệp vụ đang làm việc tại Bệnh viện về tầm quan trọng, ý nghĩa thiết thực của công tác văn thư đối với công tác quản lý điều hành chung như thế nào
+ Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp: Dựa trên các hồ sơ, số liệu và dữ liệu thu thập được, Học viên đã phân tích kỹ lưỡng, đánh giá cẩn thận, xem xét tỉ mỉ trên các khía cạnh khoa học quản lý, từ đó Học viên tổng hợp lại để đưa ra những số liệu thống kê, báo cáo, kết luận, đề xuất phù hợp với thực tiễn
+ Phương pháp tổng hợp và phân tích định lượng: Trên cơ sở văn bản, tài liệu tham khảo và các số liệu, thông tin thu thập được, Học viên sẽ thực hiện phân tích, đánh giá, xem xét trên khía cạnh khoa học quản lý Qua đó tổng hợp lại để có những kết luận và đề xuất giải pháp trong việc đổi mới tổ chức quản lý, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.
Hiệu quả (lợi ích) của đề án
- Ý nghĩa lý luận: qua việc thực hiện nghiên cứu Đề án đã bổ sung thêm kiến thức, lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư dưới góc nhìn của khoa học của chuyên ngành quản lý công
+ Đề án là cơ sở để áp dụng các giải pháp đổi mới nâng cao chất lượng nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai cũng như các bệnh viện cùng cấp trong thời gian tới.
Cấu trúc của Đề án
Đề án gồm phần mở đầu, phần kết luận và có 3 chương, cụ thể như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư
Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
Chương III: Giải pháp và lộ trình thực hiện đổi mới tổ chức quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020)
Công tác văn thư là một đơn vị cấu thành không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; Nó cũng là hoạt động nhằm giúp chuyển tải các thông tin, chỉ đạo từ cấp quản lý đến các đơn vị, cá nhân, tổ chức liên quan một cách chính xác và kịp thời Điều này đảm bảo rằng công tác chỉ đạo, điều hành mọi nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị đều được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng hướng dẫn, bao gồm tất cả những công việc như soạn thảo và phát hành văn bản, tổ chức quản lý các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước
- Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt thông qua bộ phận văn thư Vì thế, văn thư cơ quan luôn là bộ phận tối quan trọng để thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
1.1.2 Khái niệm về tổ chức, quản lý công tác văn thư
1.1.2.1 Khái niệm về tổ chức
Tổ chức là một quá trình xác định những công việc cần phải làm và cách thức giao nhiệm vụ cho từng khoa, phòng, đơn vị hay cá nhân thực hiện các công việc đó, từ đó nó tạo ra mối quan hệ liên kết trong nội bộ một cơ quan,
10 đơn vị tổ chức là một trong những bước rất quan trọng giúp cho người lãnh đạo thực hiện mục tiêu chung
1.1.2.2 Khái niệm về quản lý
Quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích, có định hướng, có kế hoạch của các cấp quản lý lên các các đối tượng quản lý để chỉ đạo, điều hành, tạo ra mối liên kết các yếu tố khác nhau tham gia vào hoạt động chung của cơ quan đơn vị thành một chỉnh thể thống nhất, giúp cho việc điều phối hoạt động của các khâu một cách phù hợp, đúng quy định nhằm đạt đến một mục tiêu xác định trong điều kiện thay đổi của môi trường
1.1.2.3 Tổ chức, quản lý công tác văn thư
Tổ chức, quản lý công tác văn thư là tổng thể các hoạt động và biện pháp của Nhà nước (hay của cấp quản lý) và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có văn bản, tài liệu để triển khai thực hiện trên cơ sở pháp lý, cơ sở khoa học và nhằm đảm bảo an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu, hồ sơ.
Vai trò của công tác văn thư
1.2.1 Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Bệnh viện nói riêng và hoạt động quản lý của nhà nước của các cơ quan, tổ chức nói chung Thông tin càng chính xác, đầy đủ và được cung cấp kịp thời thì hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao
Công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả Nhờ đó, thời gian và sức lực của nhân viên được tiết kiệm, trong khi vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu
Công tác văn thư giúp lưu giữ đầy đủ các chứng cứ, tài liệu chứng minh về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức kèm theo là trách nhiệm của những
11 cá nhân có liên quan Các văn bản, tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ của văn thư sẽ là những căn cứ pháp lý minh chứng cho tính chân thực và minh bạch của cơ quan, tổ chức, đơn vị Nó cũng góp bảo vệ người đứng đầu trước pháp luật
Công tác văn thư cũng tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu được tạo ra từ công tác văn thư nếu đầy đủ và chính xác sẽ góp phần giúp công tác lưu trữ được thực hiện nhanh chóng và chính xác Khi các hồ sơ được nộp lưu vào hệ thống lưu trữ cơ quan, quá trình tìm kiếm và truy xuất thông tin sẽ trở lên dễ dàng hơn Ngược lại công tác văn thư được thực hiện không tốt, không đảm bảo số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu ngay từ đầu, sẽ gây ra những khó khăn và sai sót trong công tác lưu trữ về sau Điều này có thể dẫn đến việc thất lạc những thông tin quan trọng hoặc gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin cần thiết
Như vậy, có thể thấy, hoạt động của công tác văn thư có liên quan rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan, đơn vị Nếu làm tốt công tác văn thư, sẽ góp phần giúp việc quản lý, điều hành của cơ quan đạt được chất lượng, hiệu quả như mong muốn và ngược lại
1.2.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư
Thứ nhất: Tổ chức quản lý tốt công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo công tác quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị được thông suốt;
Thứ hai: Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị giải quyết, xử lý nhanh chóng và đưa ra các quyết định đáp ứng được các mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Từ đó, cũng giúp cấp lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ, công chức, viên chức dưới quyền triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao, đảm bảo mục tiêu, năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay
Thứ ba: Tổ chức, quản lý công tác văn thư khoa học sẽ tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Giúp cho việc lưu giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát của cơ quan cấp trên khi có yêu cầu
- Thứ tư: Tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư có vai trò to lớn trong việc bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc các bí mật của nhà nước, của quốc gia Bí mật nhà nước nói chung và bí mật của một cơ quan, tổ chức nói riêng luôn được đảm bảo nghiêm ngặt bởi công tác văn thư Hầu hết các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được thể chế hóa bằng văn bản và được quản lý chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác văn thư; Các tài liệu chứa thông tin bí mật được quản lý theo quy trình nghiêm ngặt, bao gồm việc phân loại, lưu trữ và bảo mật Điều này ngăn ngừa nguy cơ mất mát, đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn các thông tin quan trọng không bị lộ ra ngoài
Như vậy có thể nói vai trò của việc tổ chức, quản lý công tác văn thư là vô cùng quan trọng trong toàn bộ các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; Nếu mỗi cơ quan, tổ chức đều có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư thì có thể đề ra những chính sách, quy trình thực hiện phù hợp nhằm đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư
Tổ chức, quản lý công tác văn thư là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức Theo điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư như sau:
Một là, xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
13 Hai là, quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư
Ba là, quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư
Bốn là, quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư
Năm là, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư
Sáu là, hợp tác quốc tế trong công tác văn thư
Bảy là, sơ kết tổng kết công tác văn thư
Như vậy, căn cứ vào các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, các cơ quan trong phạm vi, quyền hạn của mình cần xác định rõ nội dung, trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư
- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư
- Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức;
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư
- Bố trí kinh phí để hiện đại hóa trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, thống kê tài liệu trong văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học; Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý văn thư;
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng, thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác văn thư;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương;
Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư
1.4.1.Trách nhiệm của Giám đốc Bệnh viện
+ Chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư
+ Phân công giải quyết kịp thời các văn bản gửi đến Bệnh viện
+ Phê duyệt nội dung và ký văn bản đi hoặc ủy quyền cho cấp phó ký thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác mà cấp phó được phân công
+ Chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ lưu trữ
+ Chỉ đạo quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan
1.4.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính
+ Là người trực tiếp giúp Giám đốc Bệnh viện tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và khoa, phòng trực thuộc
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp cho các khoa, phòng, cá nhân và báo cáo Giám đốc Bệnh viện chỉ đạo xử lý về những công việc có liên quan
+ Tham gia xây dựng dự thảo văn bản đi theo yêu cầu của Giám đốc Bệnh viện
+ Chịu trách nhiệm về mặt nội dung, thể thức trình bày văn bản đối với tất cả các văn bản trước khi trình ký gửi đi
1.4.3 Trách nhiệm của Lãnh đạo các khoa, phòng, đơn nguyên khác
+ Kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Bệnh viện và trước pháp luật về nội dung của văn bản
1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn:
+ Soạn thảo văn bản theo sự phân công của lãnh đạo khoa, phòng trực tiếp, theo chức trách, nhiệm vụ được giao
+ Xác định tên loại văn bản cần soạn thảo: Công văn/Tờ trình/Báo cáo… + Đề xuất mức độ khẩn của văn bản
+ Soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức
+ Đảm bảo chất lượng văn bản, đúng thời gian quy định
1.4.5 Trách nhiệm của văn thư Bệnh viện
+ Kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả, nếu phát hiện lỗi sai trong văn bản phải chuyển lại cho người hoặc bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa, hoàn thiện
+ Ghi số văn bản, ngày, tháng, năm phát hành văn bản lên văn bản khi văn bản đã đúng nội dung, thể thức và đã được ký duyệt
+ Đóng dấu của Bệnh viện và dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên văn bản (nếu có)
+ Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi đã đến đúng nơi nhận hay chưa
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bảo lưu văn bản
+ Quản lý văn bản đến: thực hiện tiếp nhận văn bản, công văn, giấy tờ, thư từ được gửi đến Bệnh viện, phân loại văn bản, nếu không phải là văn bản gửi đích danh cho cá nhân thì thực hiện đăng ký vào sổ văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến cho Giám đốc Bệnh viện phê duyệt
+ Quản lý sổ đăng ký văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đến để thống kê số lượng văn bản và tra cứu văn bản khi có yêu cầu
+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của chữ ký số (nếu có)
Tiểu kết Chương I Ở chương này, Học viên đã nêu ra những định nghĩa khái quát, cơ bản về khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư cũng như cách hiểu về nhiệm vụ tổ chức, quản lý văn thư Đây cũng là tiền đề để giúp Học viên có được những phân tích về thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai và cũng là căn cứ cho việc triển khai, phát triển các quan điểm, luận cứ và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề ở các chương tiếp theo
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI
Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội
Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai hiện nay có tiền thân là Nhà thương Khách được thành lập từ năm 1889, đến thời Pháp thuộc được đổi tên thành Bệnh viện Việt Trung, sau hòa bình lập lại được đổi tên thành bệnh viện Y học cổ truyền
Tháng 10/2002, UBND Thành phố Hà Nội có quyết định di dời Bệnh viện
Y học cổ truyền về cơ sở tại Mai Dịch, Cầu Giấy; đồng thời cho phép tư nhân tham gia đầu tư góp vốn trong hệ thống bệnh viện thành Bệnh viện bán công Hòe Nhai Đến ngày 20/3/2007, UBND Thành phố thu hồi lại bệnh viện và thí điểm chuyển đổi mô hình là Bệnh viện đa khoa công lập tự chủ hạng II đầu tiên của Thành phố Hà Nội
Căn cứ Quyết định số 6449/QĐ-UBND, ngày 04/12/2014 của UBND Thành phố Hà Nội về việc sáp nhập Trung tâm Y tế Xây dựng Hà Nội vào Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai trực thuộc Sở Y tế Hà Nội, do đó, Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai hiện có có 2 cơ sở hoạt động
2.1.2 Vị trí của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai là Bệnh viện đa khoa hạng II tuyến Thành phố nằm trên địa bàn Trung tâm của Thủ đô, giáp ranh khu vực phố cổ có mật độ dân cư đông đúc, với qui mô 200 giường bệnh Đến nay, Bệnh viện hiện có 02 cơ sở:
Cơ sở 1: Số 17 - 34 phố Hòe Nhai, phường Nguyễn Trung Trực, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
Cơ sở 2: số 34 ngõ 53 phố Tân Ấp, phường Phúc Xá, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
+ Khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân trên địa bàn Thủ đô; thực hiện nghiên cứu khoa học, được áp dụng các công nghệ kỹ thuật y cao trong chẩn đoán, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân; tham gia đào tạo về chuyên môn y dược và là cơ sở thực hành lâm sàng của các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực y tế theo quy định của pháp luật”
- Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh
+ Khám, chữa bệnh đa khoa và quản lý bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế;
- Tiếp nhận mọi trường hợp người bệnh đến khám, chữa bệnh nội trú và ngoại trú;
+ Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe cho các cá nhân theo quy định của Nhà nước;
+ Tổ chức khám giám định sức khỏe; khám giám định pháp y cho các đối tượng khi hội đồng giám định y khoa thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật yêu cầu;
+ Chuyển người bệnh nặng lên tuyến trên khi Bệnh viện không đủ khả năng giải quyết
+ Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế của các trường đại học và cao đẳng y dược trên địa bàn khi có nhu cầu;
+ Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ nhân viên trong Bệnh viện hoặc các đơn vị có nhu cầu để nâng cao trình độ chuyên môn, quản lý
- Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ thuật
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc chỉ đạo tuyến dưới phát triển kỹ thuật để nâng cao chất lượng cấp cứu, chẩn đoán và điều trị theo nhiệm vụ được giao trên địa bàn;
+ Kết hợp với các cơ sở y tế tuyến dưới thực hiện chương trình và kế hoạch chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân trên địa bàn Thủ đô;
19 + Chuyển giao các kỹ thuật cho Bệnh viện tuyến dưới trong lĩnh vực phục hồi chức năng- Đông y
- Nghiên cứu khoa học về y học
+ Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học kỹ thuật, triển khai các Đề án, sáng kiến nghiên cứu và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật ở cấp Thành phố, cấp Bộ và cấp cơ sở;
+ Tham gia, tổ chức các Hội nghị, hội thảo khoa học trong lĩnh vực chuyên môn và hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước để đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học trong Bệnh viện
+ Khám sàng lọc và đẩy mạnh công tác quản lý bệnh nhân ngoại trú liên quan đến bệnh tim mạch, chuyển hóa;
+ Phối hợp với các cơ sở, trung tâm y tế dự phòng các quận huyện thực hiện thường xuyên nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch trên địa bàn Thành phố
+ Chủ động hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ngoài nước để đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn theo đúng quy định của Nhà nước;
+ Tham gia các hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn;
+ Phối hợp với các cá nhân, tổ chức, các nhà tài trợ để thực hiện các dự án, các đề án hợp tác theo đúng quy định của pháp luật
- Quản lý kinh tế y tế
+ Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách nhà nước cấp;
+ Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về thu, chi ngân sách của Bệnh viện và các quy định khác của pháp luật về ngân sách nhà nước;
+ Được phép tìm kiếm, mở rộng thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ khám chữa bệnh, các dịch vụ phi y tế, xã hội hóa, liên doanh liên kết theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Sở Y tế giao
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
- Ban giám đốc gồm Giám đốc và 03 Phó giám đốc
- Về tổ chức bộ máy: Bệnh viện hiện có 22 khoa, phòng, tổ và đơn nguyên Trong đó:
Khối các phòng chức năng: 04 phòng và 03 tổ
Khối lâm sàng: 09 khoa và 3 đơn nguyên/đơn vị
Khối cận lâm sàng và Dược: 05 khoa
Hình Sơ đồ tổ chức Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai)
2.1.5 Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng thuộc Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai Hòe Nhai
- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính: là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng, chế độ chính sách, bảo vệ chính trị nội bộ, hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, quản lý tài sản, phòng chống cháy nổ, an ninh trật tư và công nghệ thông tin của Bệnh viện
- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch tổng hợp: là phòng nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch hoạt động chuyên môn, công tác xã hội, quản lý chất lượng bệnh viện, kiểm tra giám sát thực hiện quy chế bệnh viện và thống kê, báo cáo nghiệp vụ chuyên môn bệnh viện
Thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai
Hiện nay, công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai đang thực hiện phần lớn theo hình thức truyền thống, tức là vẫn xử lý giấy tờ, văn bản, kể cả các văn bản điện tử ký số gửi theo đường email vẫn được in ra bản giấy để trình phê duyệt xử lý Bệnh viện có phân công 1 cán bộ kiêm nhiệm đã được tập huấn về công tác văn thư lưu trữ làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, giấy tờ hàng ngày của Bệnh viện Do chỉ có một cá nhân thực hiện công tác văn thư nên việc xử lý công việc văn bản, giấy tờ chậm, nhiều khi bị muộn Cá nhân phụ trách văn thư chịu trách nhiệm gửi công văn, hồ sơ trình giám đốc để phê duyệt xử lý Sau khi có bút phê của Giám đốc hoặc người được ủy quyền khi giám đốc đi vắng, cán bộ văn thư sẽ chuyển hồ sơ, giấy tờ đến bộ phận xử lý theo quy định
Ngoài việc xử lý tiếp nhận công văn, hồ sơ đến, cán bộ văn thư còn xử lý phát hành văn bản đi, cho số, đóng dấu và thực hiện gửi theo đường bưu điện Việc này chỉ làm trong các buổi chiều do buổi sáng, văn thư ưu tiên cho xử lý văn bản đến Do chỉ có 1 người nên khi cán bộ văn thư nghỉ phép hoặc đi công tác, tập huấn, phòng Tổ chức Hành chính sẽ cử người thay thế, tuy vậy, người thay thế chỉ nhận nhiệm vụ xử lý văn bản, công văn đến mà không xử lý văn bản đi Vì thế việc phát hành văn bản đi sẽ phải chờ cán bộ chuyên trách văn thư thực hiện
Hàng ngày, cán bộ văn thư không chỉ đóng dấu văn bản đến và xử lý đóng dấu văn bản đi, họ còn thực hiện đóng dấu vào hồ sơ sức khỏe của bệnh nhân bao gồm phiếu khám sức khỏe đi làm, đi học, lái xe, giấy chuyển tuyến, xác nhận bệnh án… Tất cả các văn bản, giấy tờ này đều yêu cầu phải ghi chép cụ thể trong sổ đóng dấu để lưu và đối chiếu khi cần
Nhìn chung, thực trạng của công tác văn thư tại bệnh viện hiện nay là đang nửa vời, vừa là hình thức gửi hồ sơ điện tử qua email cá nhân, vừa xử lý văn bản giấy tờ và các nội dung liên quan đến khám chữa bệnh tại bệnh viện
27 Công tác văn thư nhiều khi xử lý bị chậm, hơn nữa các khoa, phòng bộ phận chưa có hướng dẫn quy trình cụ thể nên vẫn thực hiện theo cảm tính hoặc không đúng quy định, nhất là các thể thức văn bản gửi đi chưa đúng chuẩn, mỗi khoa, phòng ghi một kiểu, cán bộ văn thư không đủ thời gian kiểm soát văn bản đi dẫn đến các công văn, giấy tờ trăm hoa đua nở, Mặt khác việc xử lý, nhắc nhở đôn đốc các bộ phận, khoa, phòng, cá nhân thực hiện lập hồ sơ công việc và nộp lưu trữ khi hoàn thành cũng chưa được quan tâm
Việc ký văn bản số tại Bệnh viện mới chỉ thực hiện khi ký chứng từ phiếu thu, hóa đơn tài chính hoặc ký phiếu khám sức khỏe lái xe Do cả bệnh viện chỉ có 1 tài khoản ký số (do phòng Tài chính kế toán giữ) nên văn bản, công văn gửi đi chưa xử lý ký số mà hầu hết là ký theo phương pháp thông thường.
Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe
2.3.1 Thực trạng ban hành văn bản về công tác văn thư:
Hiện tại, hầu như công tác văn thư của Bệnh viện vẫn chưa có một văn bản hay quy chế của Bệnh viện ban hành để hướng dẫn, thể chế hóa nhiệm vụ, quy trình, từng bước thực hiện Các văn bản pháp lý làm căn cứ cho công tác văn thư áp dụng và đang sử dụng là Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư Một số văn bản công văn của Ngành y tế Hà Nội chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Bệnh viện chưa ban hành được văn bản quy phạm nào liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, chưa ban hành văn bản pháp quy về bảo mật con dấu và thiết bị lưu trữ khóa bí mật Bệnh viện mới chỉ có Quyết định cá biệt phân công cán bộ phụ trách bảo quản và sử dụng con dấu Còn thiết bị khóa bí mật (chữ ký số) thì đang giao cho bộ phận khác lưu trữ và bảo quản vì liên quan đến việc ký hóa đơn số và đấu thầu
Việc thiếu các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc và
28 lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác văn thư tại Bệnh viện
Tuy nhiên, đến nay bệnh viện cũng đang dự thảo quy trình công tác văn thư, việc dự thảo giao cho phòng Tổ chức Hành chính nghiên cứu, biên soạn dự thảo trên cơ sở các văn bản hướng dẫn quy phạm pháp luật, các tham khảo của đơn vị bạn và căn cứ thực trạng của công tác văn thư tại Bệnh viện
2.3.2 Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự của công tác văn thư
Hiện tại, công tác văn thư tại Bệnh viện chỉ giao cho một cán bộ thuộc phòng Tổ chức Hành chính làm nhiệm vụ giữ con dấu và tiếp nhận, xử lý văn bản Người phụ trách là 01 đồng chí Phó trưởng phòng Bệnh viện chưa có Quyết định thành lập bộ phận văn thư hay phòng văn thư, cơ cấu tổ chức không cho phép Do vậy, bộ phận văn thư làm hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm
Ngoài ra, phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức: nhất là việc tuyển dụng cán bộ có trình độ chuyên môn văn thư lưu trữ làm công tác văn thư vẫn chưa được Tuy có nhiều đợt tuyển dụng nhưng đến nay chưa có nhân lực được đào tạo chuyên môn văn thư lưu trữ ứng tuyển Đây có thể là yếu tố khách quan của Bệnh viện, do hiện tại, không những nhân lực chuyên môn văn thư mà còn một số nhân lực chuyên môn y cũng không tuyển dụng được
2.3.3 Thực trạng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Do cơ sở hiện tại của Bệnh viện còn chật chội nên Bệnh viện chưa bố trí được phòng văn thư riêng biệt, cán bộ văn thư vẫn phải ngồi chung với các cán bộ nhân viên của phòng Tổ chức Hành chính Mặt khác, trang thiết bị máy móc phục vụ công tác văn thư như máy tính, máy in đã cũ, lạc hậu và thường xuyên bị treo máy chạy chậm Máy photocoy cũng cũ, in mờ hay bị kẹt giấy Chưa có máy tính riêng để soạn thảo văn bản mật Ngoài ra, việc cất giữ và bảo quản
29 con dấu mới chỉ có một két sắt nhỏ để lưu trữ trong cùng 1 phòng chung, nhìn chung chưa đảm bảo an toàn tuyệt đối Đầu tư kinh phí cơ sở hạ tầng kĩ thuật cho công tác văn thư còn chưa thỏa đáng, bộ phận văn thư chưa có phòng kho lưu trữ hồ sơ riêng biệt (đây cũng là hạn chế chung của Bệnh viện do diện tích nhỏ hẹp, vị trí bệnh viện nằm trong phố cổ không thể xây dựng cao tầng)
2.3.4 Thực trạng công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư
Hàng năm, bệnh vẫn có cử cán bộ làm công tác văn thư đi tập huấn theo các lớp triệu tập tập huấn và phổ biến các quy định mới về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan cấp trên yêu cầu Có một số lớp cuối khóa cấp chứng chỉ, có lớp thì không Tuy nhiên, về công tác đào tạo bồi dưỡng hoặc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại bệnh viện chưa được làm thường xuyên, bài bản và liên tục Có năm Bệnh viện đã mời một số chuyên gia, giảng viên đến Bệnh viện hướng dẫn, cầm tay chỉ việc và trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư hành chính của các khoa phòng trong toàn bệnh viện
Việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ công tác văn thư nhìn chung chưa được chú trọng và đầu tư bài bản, có hệ thống, nên cũng chỉ như đánh trống bỏ dùi, hiệu quả thực hiện trên thực tế chưa cao, chưa đi vào nền nếp
2.3.5 Bố trí nguồn kinh phí cho công tác văn thư
Trong dự toán kinh phí hàng năm chưa có mục chi đầu tư cho công tác văn thư riêng, mà Bệnh viện chỉ ghi nhận vào kinh phí cho sửa chữa mua sắm máy móc vật tư văn phòng (bao gồm cả máy chuyên môn, máy vi tính) Nguồn kinh phí cho đào tạo tập huấn văn thư cũng không có Hiện chỉ có duy nhất là nguồn chi phụ cấp đặc thù cho công tác giữ con dấu của Bệnh viện được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ
30 Nói chung việc đầu tư, bố trí kinh phí cho công tác văn thư của Bệnh viện hiện rất hạn chế, nếu không muốn nói là không có
2.3.6 Quản lý về nghiệp vụ và nghiên cứu khoa học
Về công tác nghiên cứu khoa học hay các đề án và đề tài về công tác văn thư chưa được thực hiện tại đơn vị Do đặc thù là chuyên môn y nên hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học đều chủ yếu là phục vụ công tác chuyên môn, chưa có sự đầu tư kinh phí cho công tác nghiên cứu khoa học và quản lý văn thư
2.3.7 Công tác thanh kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm
Do chưa có các quy chế, quy trình về văn thư lưu trữ nên việc thực hiện công tác văn thư hiện tại vẫn theo kinh nghiệm và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng Tổ chức Hành chính Chưa có sự phân nhiệm, quy trách nhiệm bài bản do vậy việc thanh kiểm tra chỉ dựa trên thực tế công việc, chưa có chế tài để khen thưởng hay xử phạt trong trường hợp cá nhân có vi phạm hoặc làm tốt
Chưa thực hiện chế độ đãi ngộ cho người làm công tác văn thư đúng quy định Thực tế đã có quy chế chi tiêu nội bộ có điều khoản chi cho cán bộ làm công tác giữ bảo quản con dấu một định mức khoán hàng tháng Còn phụ cấp văn thư lưu trữ theo quy định của nhà nước chưa thực hiện được do cán bộ làm công tác văn thư không giữ ngạch chức danh văn thư viên
Cũng do chưa ban hành quy chế, quy trình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư nền đồng thời cũng dẫn đến việc kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong thực hiện công tác văn thư còn hạn chế Cùng với đó là chưa ban hành được chế tài khen thưởng những cá nhân làm tốt hay xử phạt những cá nhân vi phạm trong công tác văn thư Việc kiểm tra công tác văn thư tại Bệnh viện chỉ làm cho có, hầu hết là tự kiểm tra nội bộ lồng ghép với các buổi kiểm tra quy chế chuyên môn của Bệnh viện Chưa ban hành kế hoạch và lộ trình thực hiện thanh
Nhận xét, đánh giá
Cán bộ và nhân viên phòng Tổ chức Hành chính của Bệnh viện nói chung và bộ phận văn thư nói riêng luôn nhiệt tình, năng động, ham học hỏi, phấn đấu thực hiện, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao về công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Bệnh viện Hầu hết các cán bộ được giao nhiệm vụ công tác văn thư luôn đảm bảo việc giải quyết văn bản đúng trình tự, thủ tục, kịp thời, chính xác, đúng theo quy định
- Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính đã chỉ đạo tốt việc thực hiện các nghiệp vụ, công tác liên quan đến tổ chức, quản lý công tác văn thư Luôn tạo điều kiện giúp cán bộ văn thư có nhận thức đúng về phẩm chất, năng lực của bản thân, đồng thời giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư một cách kịp thời và chính xác
+ Về cơ bản các khoa, phòng bộ phận của Bệnh viện thực hiện công tác soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày Hầu hết nội dung văn bản được viết đúng trọng tâm vấn đề cần giải quyết
+ Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Bệnh viện cũng được thực hiện theo quy định Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bệnh viện đã được thực hiện tuy chưa thường xuyên Cán bộ, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã được hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc và biết cách thức giao nộp hồ sơ,
32 tài liệu công việc vào lưu trữ cơ quan
+ Văn bản khi ban hành được nhân bản, đóng dấu và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có) cũng phải thực hiện đúng theo luật định; Cán bộ văn thư không được đóng dấu khống vào văn bản hoặc sử dụng con dấu đóng sai chức trách, nhiệm vụ Cán bộ văn thư luôn đảm bảo văn bản mật, khẩn được đóng dấu và giải quyết chuyển đi trong thời gian quy định
+ Hoạt động sao chụp văn bản giấy đã được hạn chế, nhất là khi áp dụng scan văn bản vào công tác văn thư đã góp một phần lớn vào việc tiết kiệm giấy tờ, kinh phí, thời gian, công sức của nhân viên văn thư Việc scan và lưu trữ cũng như gửi văn bản qua đường thư điện tử đã bước đầu tạo thuận lợi giúp cán bộ lãnh đạo quản lý dễ dàng tra tìm hoặc xem văn bản trực quan qua điện thoại thông minh Đây cũng là yếu tố thúc đẩy công tác văn thư của Bệnh viện từng bước chuyển mình để hòa nhập vào thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay Việc sao chép văn bản cũng được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ theo quy định của pháp luật
- Việc lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiện nhất quán đúng trình tự và có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa hai bộ phận văn thư và lưu trữ Công tác lưu và nộp lưu hồ sơ được thực hiện nhanh chóng, chính xác, gọn gàng và đảm bảo chất lượng công việc
+ Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, hiện tại Bệnh viện mới chỉ sử dụng email công vụ trên hệ thống email tập trung gửi văn bản của UBND Thành phố và thực hiện gửi, nhận và quản lý văn bản điện tử qua hòm thư điện tử gmail của từng khoa phòng, đơn nguyên
2.4.2 Những tồn tại hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai vẫn còn nhiều điểm hạn chế như:
- Một số văn bản vẫn còn chậm trễ trong quá trình trình ký hoặc chuyển
33 giao đến các khoa, phòng, bộ phận và các cơ quan nhận văn bản đến
- Đa số cán bộ làm công tác văn thư đều chưa được đào tạo chính quy về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, cán bộ làm công tác văn thư được cử đi tập huấn, bồi dưỡng cán bộ về nghiệp vụ văn thư lưu trữ do Sở Y tế tổ chức hàng năm do vậy công tác triển khai thực hiện chưa đem lại hiệu quả tốt
- Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều bất cập Nhiều cán bộ ở các khoa, phòng, ban khác đến mượn văn bản, tài liệu để photo nhưng thiếu trách nhiệm trong việc giữ nguyên trạng tài liệu để trả lại, hoặc trả lại nhưng kẹp tài liệu lộn xộn, gây nên khó khăn trong việc tìm kiếm lại tài liệu khi cần
- Một bộ phận cán bộ viên chức sau khi hoàn thành công việc thường chây ì không lập hồ sơ công việc, hoặc khi nộp hồ sơ thì vẫn để tài liệu rời lẻ không có list hồ sơ, hoặc phân loại hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ Do vậy, gây mất rất nhiều thời gian trong việc chỉnh lý, tra tìm tài liệu, sắp xếp, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và quản lý tài liệu, đây là tồn tại đã kéo dài nhưng chưa được giải quyết triệt để
- Một số máy móc, thiết bị văn phòng như máy in, máy photo bị hỏng chưa được thanh lý, vẫn để ở trong phòng làm việc văn thư gây chiếm diện tích và không có ích trong công việc
- Chưa có kho lưu trữ văn thư riêng do cơ sở vật chất của bệnh viện còn chật hẹp, do vậy số lượng tài liệu văn thư lưu trữ vẫn phải để chung tại phòng văn thư, dẫn đến việc các tủ để tài liệu rất lớn, nhiều tài liệu phải xếp chồng trên nóc tủ hay dưới mặt sàn chưa đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu
- Vẫn còn một số cán bộ tại các khoa, phòng chưa thực hiện đúng tác phong, cử chỉ trong công việc, vẫn còn chậm trễ tiến độ trong việc hoàn thành soạn thảo văn bản được giao, gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc
2.4.3 Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế
GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỔI MỚI TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI
Giải pháp cụ thể đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai
3.2.1 Đổi mới về hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai cần được chuẩn hóa đồng bộ, thống nhất
Cần xây dựng ban hành các quy định hướng dẫn quy trình để cụ thể hóa trình tự, thực hiện công tác văn thư cũng như việc lập hồ sơ công việc và tra cứu khai thác, sử dụng tài liệu văn bản
Luôn phải căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy trình thực hiện công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của của Bệnh viện Cụ thể như các hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ công việc, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư; Giao chức năng quản lý nhà nước đối với công tác văn thư cho một phòng đầu mối, có thể là phòng Tổ chức Hành chính Sau đó, tiến hành lập nhóm liên khoa, phòng để tổ chức thực hiện kiểm tra chéo về công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn định kỳ, đột xuất hoặc khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên Kết quả kiểm tra phải lập thành biên bản có nội dung kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết
Việc xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư có ý nghĩa thiết thực, giúp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư tại Bệnh viện được nhanh chóng, chính xác, đúng theo quy định của pháp luật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của yêu cầu công việc quản lý điều hành Bệnh viện
3.2.2 Giải pháp đổi mới về quản lý, điều hành công tác văn thư
Các cấp ủy Đảng, Ban giám đốc cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ Đưa ra các chủ trương, đường lối cụ thể nhằm mục tiêu nâng cao hơn lượng quản lý đối với công tác văn thư Muốn công tác văn thư đạt được yêu cầu chất lượng thì vai trò quản lý, giám sát rất quan trọng, cũng như việc định hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao
Lãnh đạo các phòng, Ban cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, cần được tập huấn hoặc đi thực tế trao đổi kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các cơ quan, bệnh viện bạn để kịp thời tham mưu cho Ban giám đốc Bệnh viện vận dụng trong cơ quan
Ban giám đốc Bệnh viện cần sâu sát hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của cán bộ làm công tác văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để cán bộ văn thư luôn hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác mình đang đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn chỉ ra những sai sót, vướng mắc để rút ra bài học kinh nghiệm
3.2.3 Giải pháp tăng cường bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức văn thư
Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của văn thư viên Cán bộ văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết như cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư: như là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc
Cần có chính sách ưu đãi, ban hành và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư: Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó
41 với nghề cần phải có chính sách đãi ngộ đặc thù, kiêm nhiệm cho đội ngũ cán bộ văn thư, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành phải được chi đúng, chi đủ Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thư cần phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với năng lực, trình độ để cán bộ văn thư yên tâm công tác, phát huy được hết năng lực của mình cho công việc
Công tác tuyển dụng viên chức làm công tác văn thư cần phải chú trọng về tiêu chuẩn nghiệp vụ, đúng chuyên ngành và yêu cầu trình độ chuyên môn theo quy định Đối với trường hợp cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư nếu chưa được đào tạo đúng chuyên môn văn thư lưu trữ thì phải được cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn về văn thư, lưu trữ
3.2.4 Giải pháp đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Luôn đảm bảo và dành nguồn kinh phí ưu tiên là một trong những điều kiện quan trọng để tổ chức tốt các hoạt động quản lý văn thư Tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, tăng cường thêm chi phí để mua sắm thêm các các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy photo; nên mua sắm những máy hiện đại, có chất lượng cao, để đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả nhất cho công tác văn thư của Bệnh viện
Chú trọng hơn nữa về đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, mặc dù hiện tại Bệnh viện còn khó khăn: kho lưu văn bản chưa có, vẫn lưu tại nhiều nơi, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa đúng qui định; việc lưu hồ sơ tại các khoa, phòng thuộc chưa thống nhất Hồ sơ công việc, tài liệu do cán bộ chuyên quản lưu giữ Để khắc phục nhược điểm này, Bệnh viện cần phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận quản lý từng loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ riêng; Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ, Bệnh viện có kế hoạch mua sắm, thay thế hoặc bổ sung các thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu như: Giá, tủ,
42 hộp, bia bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết như máy tính, điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, máy hút bụi Hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp duy tu, bảo dưỡng kho lưu trữ, các thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ
3.2.5 Giải pháp xây dựng và hoàn thiện chương trình phần mềm quản lý văn thư
Kế hoạch thực hiện Đề án Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai – Thành phố Hà Nội
Để đảm bảo hiệu quả của đề án đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai trong thời gian tới, Học viên cho rằng cần triển khai một số nội dung chi tiết, theo kế hoạch cụ thể như sau:
TT Nội dung Đơn vị đầu mối chính Đơn vị phối hợp
1 Triển khai phổ biến, tập huấn quán triệt về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư
Phòng Tổ chức Hành chính
Tổ quản lý chất lượng và các khoa, phòng liên quan Định kỳ hàng năm
Cán bộ lãnh đạo và CBVC- NLĐ nắm được nội dung công tác văn thư
2 Xây dựng quy trình thực hiện công tác văn thư chuẩn theo quy định
Phòng Tổ chức Hành chính
Tổ quản lý chất lượng, Phòng
3 Tuyển dụng cán bộ văn thư đúng chuyên môn nghiệp vụ hoặc cử cán bộ đi học cao đẳng văn thư lưu trữ chính quy
Phòng Tổ chức Hành chính
Tuyển dụng được cán bộ chuyên môn văn thư
4 Cử cán bộ phụ trách văn thư của Bệnh viện đi tập huấn, đào tạo hàng năm
Phòng Tổ chức Hành chính
Bộ phận văn thư Định kỳ hàng năm, theo lịch
Giấy chứng nhận tập huấn
5 Tổ chức tập huấn, hướng dẫn, trao đổi quy trình của công tác văn thư tại
Phòng Tổ chức Hành chính
Bộ phận văn thư (mời chuyên gia về giảng)
Các khoa, phòng của Bệnh viện Định kỳ hàng năm, theo kế hoạch
Kế hoạch tổ chức, giấy mời tập huấn
TT Nội dung Đơn vị đầu mối chính Đơn vị phối hợp
6 Xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát công tác văn thư
Phòng Tổ chức Hành chính
Tổ quản lý chất lượng Định kỳ hàng năm
7 Thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất
Tổ quản lý chất lượng
Tổ công tác xã hội, tổ công nghệ thông tin Định kỳ hàng năm
8 Rà soát khen thưởng kịp thời các cá nhân tập thể có việc làm để thực hiện tốt công tác văn thư
Các khoa phòng của Bệnh viện
Liên tục, không có thời hạn Đề xuất khen thưởng, hoặc giấy khen
9 Xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí đầu tư phát triển, bảo trì phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin hoàn chỉnh trong công tác văn thư của Bệnh viện
Phòng Tài chính kế toán
Bản kế hoạch dự toán kinh phí được phê duyệt
10 Triển khai thực hiện phần mềm quản lý công việc
E-Office hoặc phần mềm quản lý văn bản hành chính
Phòng TCHC, bộ phận văn thư
Tổ CNTT, các lãnh đạo khoa, phòng
Hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm
Dự kiến kinh phí triển khai thực hiện Đề án
Bố trí nguồn kinh phí phù hợp nhằm động viên, khuyến khích các đơn vị, cá nhân tham gia triển khai đề án
- Xây dựng lộ trình triển khai chuyển đổi số rõ rằng, minh bạch trong đó xây dựng cơ chế, chính sách nhằm khuyến khích động viên các khoa phòng, cá nhân tham gia thực hiện đề án
- Xây dựng cơ chế khuyến khích, động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị, cá nhân tham gia thí điểm, tiên phong trong quá trình thực hiện chuyển đổi số của Bệnh viện
Căn cứ khoản 1 Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư; quy định nguồn kinh phí cho công tác văn thư như sau: “Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm…”
Theo đó, bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức nhà nước còn phải xây dựng và thực hiện kế hoạch về kinh phí trong khoản dự toán ngân sách nhà nước hàng năm để phục vụ cho công tác văn thư
Khoản 2 Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc sau:
“- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư
- Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư
- Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư”
Như vậy, kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng cho các công việc nêu trên là không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ quan, tổ chức Việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử sẽ giúp cho công tác văn thư, công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả
Sau đây là dự kiến kinh phí thực hiện Đề án “Đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai”:
TT Nội dung Lộ trình thời gian dự kiến
Kinh phí dự kiến (VND)
Chi phí quản lý bao gồm bồi dưỡng
Ban chỉ đạo, tổ giúp việc Ban chỉ đạo đề án họp thông qua nội dung:
- Nước uống, bút viết, sổ tay:
Tổ chức họp tuyên truyền, phổ biến nội dung Đề án đổi mới tổ chức quản lý công tác văn thư tới các cán bộ, viên chức người lao động Bệnh viện
3 Chi bồi dưỡng xây dựng quy trình văn thư của Bệnh viện Ðến 12/2024 5.000.000
4 Chi bồi dưỡng họp nghiệm thu tiểu đề án, quy trình, quy chế về văn thư lưu trữ
5 Tập huấn về công tác văn thư cho cán bộ làm công tác văn thư của Bệnh viện, (thuê giảng viên giảng bài E- learning, nước uống, hội trường) 2 lần
6 Chi phí thuê phần mềm E-Office hàng năm: 20.000.0000đ/năm x 7 năm
7 Mua sắm máy tính, máy photo 2024 – 2025 50.000.000
Tổng kinh phí dự kiến 252.500.000
Nguồn kinh phí: Trích trong nguồn thu tự chủ tài chính của Bệnh viện hàng năm được phân bổ theo quy chế chi tiêu nội bộ có điều chỉnh đầu niên hạn tài chính
Thành lập Ban thực hiện đề án
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ Quy định hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số 6449/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND Thành phố Hà Nội về việc tổ chức lại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai trên cơ sở sáp nhập Trung tâm Y tế Xây dựng Hà Nội vào Bệnh viện đa khoa Hoè Nhai trực thuộc Sở Y tế Hà Nội”
Căn cứ Quyết định số 2752/QĐ-SYT ngày 26/11/2018 Sở Y tế Hà Nội về việc Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai”
Căn cứ Kế hoạch số 48/KH-UBND ngày 9/02/2023 UBND thành phố
Hà Nội ban hành kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2023”
Học viên xin đề xuất thành lập Ban đổi mới thực hiện đề án như sau:
Danh sách Thành viên thực hiện đề án Đề án : “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội”, dự kiến:
1 Bà Nguyễn Thị Minh H., PGĐ phụ trách TCHC, Trưởng ban
2 Ông Nguyễn Ngọc Ph., Phó giám đốc, Phó trưởng Ban
3 Bà Lại Thị T , Phó trưởng phòng TCHC, Ủy viên thường trực
4 Bà Nguyễn Thị Thu T , Kế toán trưởng, Ủy viên
5 Bà Hoàng Thị Thu H , Phó trưởng phòng TCKT, Ủy viên
6 Bà Đinh Thị Th., văn thư viên, Ủy viên
7 Ông Nguyễn Danh S., phụ trách hành chính, Ủy viên
8 Bà Nguyễn Thị M., nhân viên phòng TCHC, Ủy viên
9 Bà Nguyễn Ngọc D., nhân viên phòng TCHC, Ủy viên thư ký
Các thành viên trên chịu trách nhiệm triển khai, xây dựng và thực hiện đề án theo lộ trình thời gian dự kiến theo nội dung đề án
Trong quá trình triển khai thực hiện đề án, nếu có vướng mắc, khó khăn, đề nghị báo cáo ngay với Đảng ủy – Ban giám đốc Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai để được tháo gỡ, giải quyết, đảm bảo việc thực hiện đề án chất lượng, đúng tiến độ thời gian