TÓM TẮT KHÓA LUẬN Đề tài “Đề xuất thử nghiệm mô hình tồn kho nhu cầu bất định tại Công ty Cổ phần hóa chất Đại Dương Xanh” được hình thành nhằm chỉ ra các yếu điểm cần cải thiện của công
GIỚI THIỆU
LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
Theo Quyết định số 1621/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ, ngành hóa chất Việt Nam định hướng phát triển mỗi năm với tốc độ khoảng 14 – 16%, giai đoạn từ 2013 đến 2020 (Quyết định số 1621/QĐ-TTG, 2013) Đây là một thách thức nhưng cũng là cơ hội cho các công ty hóa chất Việt Nam trong giai đoạn này
Trước cơ hội và thách thức đó, công ty Cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh đã có những bước phát triển mới trong giai đoạn 2012 – 2014 Lợi nhuận sau thuế của công ty đã chuyển biến tích cực, từ lỗ 338,27 triệu năm 2012; sang lãi 619,86 triệu năm 2013 và lãi 957,81 triệu năm 2014 (Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần hóa chất Đại Dương Xanh từ năm 2012 đến 2014) Đây là một quá trình phấn đấu không mệt mỏi của toàn thể nhân viên và ban lãnh đạo của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn tồn tại những vấn đề như chuỗi cung ứng chưa hoạt động hiệu quả, lượng hàng tồn kho còn cao (năm 2014 là 7,342 tỷ đồng so với năm 2013 3,47 tỷ đồng), vấn đề nợ xấu, chi phí lãi vay cao… Vì vậy, theo đánh giá của các nhà đầu tư, công ty Cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh chưa phát triển được hết tiềm năng như ban lãnh đạo và các cổ đông mong muốn Theo khảo sát của tác giả, các vấn đề như dự báo và quản lý tồn kho tại công ty đang được ban lãnh đạo và các nhân viên quan tâm nhất
Từ lâu, trên thế giới, quản trị tồn kho là một ngành khoa học đã được nghiên cứu nhằm tăng tính hiệu quả của chuỗi cung ứng Qua đó quản trị tồn kho hiệu quả thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, giảm chi phí, tăng uy tín cũng như giữ vững thị phần và tăng sự hài lòng của khách hàng Hiện nay, công ty cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh chưa áp dụng mô hình tồn kho nào, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của Giám đốc và đội ngũ kinh doanh, dự báo nhu cầu khách hàng để đặt hàng một quý một lần Nhược điểm của phương pháp này là chi phí tồn kho cao, không theo sát nhu cầu thị trường và chưa đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng Hơn nữa, việc quản trị tồn kho của công ty chưa đi vào chiều sâu, cụ thể là những chỉ số như vòng quay tồn kho và giá trị hàng tồn kho chưa phản ánh đúng và đủ thực trạng quản trị tồn kho tại công ty
Do đó, việc tìm kiếm một mô hình quản trị tồn kho phù hợp với công ty hóa chất Đại Dương Xanh là vấn đề cần thiết và cấp bách trong giai đoạn hiện nay
Xuất phát từ nhu cầu của công ty và ý thức được tầm quan trọng của quản lý tồn kho, tôi chọn đề tài “Đề xuất thử nghiệm mô hình tồn kho nhu cầu bất định tại Công ty Cổ phần hóa chất Đại Dương Xanh”.
MỤC TIÊU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Phân tích thực trạng quản lý tồn kho của công ty Cổ phần Hóa Chất Đại Dương Xanh, các lý thuyết tồn kho và các mô hình quản trị tồn kho
Đánh giá hiệu quả tồn kho công ty ty Cổ phần Hóa Chất Đại Dương Xanh qua các tiêu chí
Xây dựng mô hình tồn kho tối ưu cho hóa chất nhóm A trong năm 2014 của công ty Từ đó xác định lượng đặt hàng tối ưu cho hóa chất Solubilisant.
Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
Đề tài giúp Ban lãnh đạo công ty hiểu rõ tầm quan trọng và nâng cao hoạt động quản lý tồn kho, qua đó tăng lợi nhuận và uy tín của công ty Đề tài giúp tác giả có cơ hội áp dụng những kiến thức, góp phần vào việc nâng cao tri thức của bản thân, tác giả mong muốn:
- Đề xuất mô hình tồn kho phù hợp và hiệu quả với điều kiện hoạt động hiện tại của công ty
- Giúp công ty giảm chi phí hoạt động của quản lý tồn kho từ 10 – 20%/năm
- Thu thập những kiến thức và kinh nghiệm thực tế Qua đó gắn kết lý thuyết và kiến thức vào thực tế quản trị của một công ty cụ thể.
PHẠM VI ĐỀ TÀI
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu gồm của đề tài gồm:
- Các quy trình hoạt động của công ty: dự báo nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, đặt hàng với nhà cung cấp, quy trình thông quan, giao nhận hóa chất tại cảng
- Kho chứa hóa chất của công ty hóa chất Cổ phần Hóa Chất Đại Dương Xanh
Các hoạt động trong kho công ty gồm: sắp xếp, xuất nhập các sản phẩm trong kho công ty hóa chất
- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu xuất, nhập sản phẩm hóa chất của công ty
1.4.2 Phạm vi đề tài khóa luận Đề tài nghiên cứu và đánh giá thực trạng quản lý tồn kho tại công ty Cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh qua việc thu thập các số liệu từ năm 2012 – 2014 cũng như nghiên cứu thực tế tại kho hóa chất công ty.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nguồn dữ liệu trong khóa luận được thu thập từ:
- Quan sát, ghi chép các hoạt động trong thực tế tại công ty BOCC
- Phỏng vấn, ghi chép các ý kiến, các nhận xét của các nhân viên trong công ty BOCC
- Tham khảo từ sách, báo, Internet, các nghiên cứu trước, các lý thuyết về tồn kho và quản trị tồn kho
- Các số liệu thực tế được cung cấp bởi phòng kế toán của công ty
Bảng 1.1: Nhu cầu thông tin – Dữ liệu sơ cấp
STT THÔNG TIN MỤC ĐÍCH
PP XỬ LÝ SỐ LIỆU
Các hoạt động xuất nhập tồn kho hóa chất: nhận hàng, quản lý hóa chất, giao hàng Đánh giá thực trạng hoạt động của kho hóa chất công ty
Ghi nhận, tổng hợp và phân tích định tính
2 Ý kiến, nhận xét và đánh giá
Thu thập những ý kiến về thực trạng tồn kho từ những người đang trực tiếp làm việc tại công ty
Nhân viên kho, nhân viên kinh doanh, phòng kế hoạch, kế toán
Phỏng vấn và thu thập ý kiến
Ghi nhận và tổng hợp
Bảng 1.2: Nhu cầu thông tin – Dữ liệu thứ cấp
STT THÔNG TIN MỤC ĐÍCH
PP XỬ LÝ SỐ LIỆU
1 Các tài liệu về quản trị tồn kho
Hiểu được tình hình hoạt động của công ty hóa chất và quản trị tồn kho
Sách, báo, tài liệu, Internet
Tìm kiếm qua Internet, thư viện
Hệ thống phân loại tồn kho ABC và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị tồn kho
Hiểu được cách thức phân loại và đánh giá trong tồn kho
Sách, báo, tài liệu, Internet
Tìm kiếm qua Internet, thư viện
Kết quả hoạt động sản xuất năm 2012 - 2014
Hiểu tình hình hoạt động của công ty từ năm 2012 – 2014
Báo cáo tài chính và kiểm toán công ty
So sánh và phân tích định lượng
Báo cáo tồn kho của công ty từ năm 2012 – 2014
Nhận biết giá trị tồn kho qua các năm
Bảng tổng hợp tồn kho của công ty
So sánh và phân tích định tính, định lượng
STT THÔNG TIN MỤC ĐÍCH
PP XỬ LÝ SỐ LIỆU
Các hóa chất chủ yếu và đơn giá, tình hình đặt hàng trong năm 2012 – 2014
Phân tích thực trạng đặt hàng của công ty
Thống kê báo cáo của phòng kế hoạch Thống kê báo cáo chi phí của phòng kế toán
Phỏng vấn và thu thập dữ liệu qua các bảng số liệu của kế toán
So sánh và phân tích định lượng
Quy trình đặt hàng từ nhà cung cấp, quy trình thông quan, quy trình quản lý kho
Hiểu được sự liên quan từ lúc khách hàng đặt hàng đến lúc nhận hàng
Phòng kế hoạch, phòng kế toán
Dữ liệu phòng kế hoạch, kế toán
So sánh và phân tích định tính
1.5.2 Quy trình nghiên cứu Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu
Vấn đề nghiên cứu: “Đề xuất thử nghiệm mô hình tồn kho nhu cầu bất định tại Công ty Cổ phần hóa chất Đại Dương Xanh ”
Bước 2a: Nghiên cứu tại bàn:
Lý thuyết tồn kho và các mô hình tồn kho
Các tiêu chí đánh giá quản trị tồn kho hiệu quả
Các phương pháp phân loại tồn kho: ABC, HML, FSN, VED
Bước 2b: Tìm hiểu công ty Ở bước này, tác giả thu thập các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp với các mốc thời gian như Bảng Nhu cầu thông tin 1.1 và 1.2 Sau khi tiến hành xong việc thu thập thông tin, tác giả tiếp tục sử dụng các dữ liệu nhằm phân tích, so sánh, tổng hợp và phân tích định tính, định lượng
Bước 3: Phân tích và đánh giá thực trạng
Sau đó, tác giả tiến hành phân tích các Quy trình đặt hàng, Kết quả hoạt động kinh doanh, giá trị hàng tồn kho giai đoạn 2012 – 2014 nhằm đánh giá thực hoạt động của công ty
Bước 4: Đánh giá hoạt động quản trị tồn kho hiệu quả tại công ty
Bước 5: Đề xuất mô hình quản trị tồn kho
Xây dựng mô hình quản trị tồn kho theo số liệu thực tế hoạt động năm 2014 và đề xuất cách áp dụng trong thực tế tại công ty
Hình 1.1: Lưu đồ quy trình nghiên cứu
TÌM HIỂU CÁC NGHIÊN CỨU
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TY NGHIÊN CỨU
CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TỒN KHO
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỒN KHO PHỎNG VẤN SÂU
KIẾN NGHỊ M Ụ C TI ÊU 1 M Ụ C TI ÊU 2 M Ụ C TI ÊU 3
BỐ CỤC KHÓA LUẬN
Khóa luận được chia thành 5 chương như sau:
Giới thiệu lý do hình thành đề tài, mục tiêu, ý nghĩa, phạm vi và phương pháp nghiên cứu.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ TỒN KHO
Theo Jacobs & Chase (2013),hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp Ngoài tồn kho thành phẩm, trong doanh nghiệp còn hiện diện tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho công cụ hoặc dụng cụ dùng trong các hoạt động sản xuất
Theo Heizer & Render (2011), quản trị tồn kho là quá trình xác định những sản phẩm lưu trữ, bao nhiêu sản phẩm và khi nào cần đặt hàng Hơn nữa, đó là một khoa học trong việc tổ chức, lưu trữ và phân phối sản phẩm Mục tiêu của quản trị tồn kho nhằm giúp cho các hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng không bị gián đoạn, cũng như mức phục vụ khách hàng đảm bảo ở chi phí thấp nhất
Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm 40 – 50% tổng tài sản Do vậy, các nhà quản trị xem hàng tồn kho là một trong những loại tài sản có giá trị lớn nhất trong công ty Theo Hugos (2003), các nhà quản lý phải quyết địnhtồn trữ như thế nào nhằm cân đối giữa tính đáp ứng và tính hiệu quả Tồn trữ số lượng hàng tồn kho lớn cho phép công ty đáp ứng nhanh chóng những biến động về nhu cầu khách hàng
Tuy nhiên, việc tồn trữ hàng tồn kho tạo ra một chi phí đáng kể và để đạt hiệu quả cao thì phí tồn kho nên thấp nhất có thể
Theo Jacobs&Chase (2013) nhiệm vụ của quản trị tồn kho chủ yếu trả lời các câu hỏi sau: Những sản phẩm nào sẽ được đặt hàng và Độ lớn của đơn hàng là bao nhiêu?
2.1.2 Phân loại tồn kho a) Theo chức năng, tồn kho được chia thành các dạng sau:
Bảng 2.1: Phân loại hàng tồn kho STT Đầu vào (Input) Xử lý (Process) Đầu ra (Output)
Sản phẩm dở dang (work in process)
Các nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như xăng dầu…
Các phế phẩm, các sản phẩm bị lỗi
Thành phẩm ở các trung tâm phân phối, đang trên đường vận chuyển và ở kho khách hàng
3 Các thiết bị bảo dưỡng Các loại rác thải trong quá trình sản xuất
Các thiết bị phụ tùng sửa chữa
4 Các nguyên liệu đóng gói
Các sản phẩm lỗi, bị trả lại
Nguồn: www.managementstudyguide.com b) Các kỹ thuật phân loại tồn kho
Theo Kumar & Suresh (2010), các kỹ thuật phân loại tồn kho như sau:
Phân loại tồn kho HML (High, Medium và Low – cao, trung bình và thấp) Đây là phương pháp phân loại tồn kho theo giá đơn vị của sản phẩm, từ cao đến trung bình và thấp Ví dụ một công ty có thể phân loại sản phẩm giá trên 5 triệu/sản phẩm vào loại H, 1 triệu – 5 triệu/sản phẩm vào loại M và dưới 1 triệu/sản phẩm vào loại L
Phân loại tồn kho FSN (Fast moving - Slow moving & Non – moving) Đây là phương pháp phân loại tồn kho theo khả năng bán hàng của sản phẩm
Phương pháp này dựa vào số liệu bán hàng quá khứ của sản phẩm Cách phân loại này hữu ích cho các loại nguyên vật liệu, dụng cụ thay thế
Phân loại tồn kho VED (Vital – Essential – Desirable)
Phương pháp phân loại tồn kho thường áp dụng cho các loại phụ tùng, thiết bị
Ví dụ một loại phụ tùng thuộc nhóm “V” có thể gây ngừng nhà máy nếu không có thiết bị thay thế Loại phụ tùng nhóm “E” có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất nếu không có sẵn Loại phụ tùng nhóm “D” nếu không có sẵn có thể được mua hoặc sản xuất ở các bộ phận bảo trì
Phân loại tồn kho ABC (Always – Better - Control)
Trong các loại tồn kho, có nhiều loại hàng có giá trị cao nhưng tỷ trọng thấp và có nhiều loại hàng giá trị thấp nhưng số lượng đặt hàng nhiều Do vậy, việc quản lý tồn kho hiệu quả tùy theo từng loại hàng là một thách thức với các nhà quản lý
Phương pháp phân loại tồn kho ABC có thể đáp ứng yêu cầu trên một cách đơn giản và hiệu quả Phương pháp này được phát triển dựa trên nguyên lý của nhà kinh tế học Italia Pareto vào thế kỷ 19 Ông quan sát rằng, trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại lại chiếm giá trị đáng kể trong tập hợp
Pareto nghiên cứu của về sự phân phối tài sản ở Milan, ông khám phá 20% người nắm giữ khoảng 80% tài sản
Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm ABC là:
- Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm từ 70 – 80% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 15 – 20% tổng số hàng tồn kho
- Nhóm B: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm từ 25 – 30% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 30 – 35% tổng số hàng tồn kho
- Nhóm C: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm nhỏ, chỉ chiếm 5 – 10% tổng giá trị hàng tồn kho Tuy nhiên về số lượng chúng chiếm khoảng 50 – 55% tổng số hàng tồn kho Ý nghĩa của kỹ thuật phân tích ABC Đầu tư có trọng tâm khi tiến hành đặt hàng Trong đó, chúng ta ưu tiên dành nguồn lực cho các hàng hóa ở nhóm A hơn nhóm C
Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau:
- Đối với hàng hóa nhóm A: việc tính toán nên được tiến hành thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần
- Đối với hàng tồn kho nhóm B: dài hơn, thường là một quý một lần
- Đối với hàng tồn kho nhóm C: thường là 6 tháng một lần
Trong các phân tích về kỹ thuật phân loại tồn kho được trình bày ở trên, phương pháp ABC được đề tài chọn để áp dụng cho việc phân loại tồn kho hóa chất công ty BOCC trong năm 2014 do có những ưu điểm sau:
- Phù hợp với tình hình hoạt động của công ty Công ty quản lý các hóa chất tồn kho có trọng tâm, ưu tiên cho các hóa chất nhóm A
- Xác định thời điểm đặt hàng phù hợp, tránh lãng phí do dư thừa hóa chất trong kho
- Kiểm tra tồn kho thường xuyên, giúp công ty phát hiện những mất mát hoặc cập nhật tình trạng hóa chất kịp thời Phục vụ khách hàng được tốt hơn
- Tăng cường tính tự chủ, tự giác và trình độ của các nhân viên trong vấn đề quản lý tồn kho
Theo Jacobs & Chase (2013), tuy tốn chi phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho, nhưng hàng tồn kho có những ý nghĩa sau:
- Duy trì sự độc lập của hoạt động sản xuất: Nguồn cung cấp nguyên liệu sẵn sàng cho phép các trung tâm sản xuất linh hoạt hơn trong hoạt động của mình - Đáp ứng những nhu cầu khác nhau của sản xuất và khách hàng: Nếu nhu cầu của sản xuất có thể được biết trước chính xác, điều này hoàn toàn có thể sản xuất những sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, nhu cầu thường là không chắc chắn và một lượng hàng dự trữ cần phải được duy trì để phục vụ khách hàng
- Các kế hoạch sản xuất linh động hơn: Một lượng hàng tồn kho sẽ giúp giảm những áp lực lên hệ thống sản xuất
- Thời gian giao nguyên vật liệu đảm bảo hơn: Khi đặt hàng nguyên vật liệu, những sự cố trễ đơn hàng có thể xảy ra như: sự khác biệt về thời gian giao hàng, sự thiếu nguyên liệu ở nhà cung cấp, mất hàng, hoặc nguyên liệu bị lỗi
CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TỒN KHO
Để hoạt động tồn kho đạt hiệu quả, tổng chi phí gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí thiếu hàng là thấp nhất Để tìm được tổng chi phí thấp nhất, chúng ta có thể giải phương trình chi phí hoặc tìm bằng đồ thị chi phí
Bất kỳ công ty nào muốn tồn tại và phát triển đều cần khách hàng Hơn nữa, trong những thị trường mới, tăng trưởng mạnh, công ty không chỉ phải có chất lượng sản phẩm tốt mà chất lượng dịch vụ phải vượt trội, như khả năng giao hàng nhanh và đúng chất lượng Những công ty thành công là do hiểu được những cơ hội của thị trường bằng những phương cách quản lý riêng của mình Trong đó, việc áp dụng những công cụ quản lý tồn kho, như các bộ chỉ số tồn kho là quan trọng và cần thiết
Các chỉ số sau dựa vào tài liệu của USAID/U.S Agency for International Development (2010)
Chỉ số này xác định giá trị tồn kho của công ty tại một thời điểm hoặc một khoảng thời gian trung bình Về nguyên tắc, lượng hàng tồn kho trong công ty nên bằng với lượng hàng yêu cầu từ khách hàng Điều này giảm đến mức thấp nhất giá trị tồn kho
Chỉ số này đo lường số vòng quay của sản phẩm trong một thời đoạn xác định, thường là hằng năm Ý nghĩa: Chỉ số này càng cao, mức tồn kho trung bình của công ty càng thấp và chi phí tồn kho trung bình cũng thấp
Vòng quay tồn kho = Giá vốn hàng bán
Giá trị tồn kho trung bình (a)
Bảng 2.3: Nguồn thông tin tính vòng quay tồn kho
Giá vốn hàng bán Giá trị tồn kho trung bình
Kết quả hoạt động kinh doanh hằng năm
Kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo tồn kho hằng năm
2.2.3 Độ chính xác tồn kho (thực tế và hệ thống)
Chỉ số này xác định sự sai biệt giữa lượng hàng thực tế trong kho với lượng hàng trong hệ thống Ý nghĩa: Biết được thông số này, nhà quản lý sẽ xác định lượng hàng dự báo và việc bốc hàng, phân phối được chính xác hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn Độ chính xác tồn kho = Lượng hàng thực tế
Lượng hàng trên hệ thống ∗100 (b)
Bảng 2.4: Nguồn thông tin tính độ chính xác tồn kho
Lượng hàng thực tế Lượng hàng trên hệ thống
Nguồn thông tin Đếm kho thực tế (hằng tuần, tháng hoặc quý)
Hệ thống quản lý tồn kho
Chỉ số này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động kho như chi phí lao động, chi phí thuê kho, trang thiết bị… Chỉ số này thường được đo hằng năm hoặc tính trên một đơn vị sản phẩm hoặc m 2
Tổng chi phí kho = Tổng chi phí lao động + nhà kho + thiết bị (c) Ý nghĩa: Qua chỉ số này, nhà quản lý có thể biết được chi phí hoạt động của nhà kho và so sánh với các nhà kho khác để xác định nhà kho nào hoạt động hiệu quả nhất
Từ đó áp dụng phương pháp đối sánh chuẩn để tăng cường hiệu quả hoạt động của các nhà kho khác
2.2.5 Tỷ lệ hàng hết sử dụng (do hết hạn hoặc hư hỏng)
Chỉ số này là tỷ lệ % giữa hàng không còn khả năng sử dụng trong kho (thường là do hết hạn sử dụng, hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, lưu kho) với tổng số hàng trong kho Thông thường, tỷ số này được tính mỗi lần đếm kho
Hàng không còn sử dụng = Lượng hàng không sử dụng
Lượng hàng thực tế trong kho∗100 (d) Ý nghĩa: Chỉ số này giúp công ty tiết kiệm chi phí và tăng mức độ phục vụ, khách hàng nhận được những sản phẩm đúng chất lượng.
CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO
Các định nghĩa và ký hiệu:
+ Chi phí đặt hàng (S): đây là chi phí đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài Đơn vị: ngàn đồng/đơn vị sản phẩm/đơn vị thời gian
+ Chi phí tồn trữ (H): Đây là chi phí của việc tồn trữ một sản phẩm tồn kho trong một đơn vị thời gian Chi phí tồn trữ có thể bao gồm chi phí của việc lưu kho, bảo hiểm Đơn vị: ngàn đồng/đơn vị sản phẩm/đơn vị thời gian
+ Chi phí thiếu hàng (P): Đây là chi chi của việc thiếu một đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian Đơn vị: ngàn đồng/đơn vị sản phẩm/đơn vị thời gian
+ Nhu cầu khách hàng (D): Đơn vị: sản phẩm/năm
+ Nhu cầu khách hàng trong tuần (d) Đơn vị: sản phẩm/tuần
+ Kích thước lô hàng (Q * ): Lượng đặt hàng tối ưu Đơn vị:sản phẩm
+ Điểm đặt hàng lại ROP: Đơn vị: sản phẩm
+ Thời gian chờ: L, bất định hoặc xác định Đơn vị: Ngày, tuần, tháng hoặc năm
Các giả định cho mô hình EOQ:
Mức nhu cầu xác định và đều: Mô hình EOQ giả định mức nhu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp phục vụ là xác định Hơn nữa, nhu cầu này trong mỗi đơn vị thời gian là không thay đổi Điều này có thể đạt được khi nhu cầu của doanh nghiệp lớn và số khách hàng rất lớn, để mỗi hành vi mua sắm của khách hàng không gây ra những biến đổi đột ngột mức tồn kho và không thể có sự cạn dự trữ bởi không biết trước nhu cầu Với giả thuyết này, biểu đồ tồn kho giữa hai lần bổ sung hàng hóa là đường thẳng
Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo quy mô đặt hàng: Giả thuyết này bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức chiết khấu theo quy mô đặt hàng
Toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm: Điều này cho phép tích lũy toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng vào tồn kho
Số lượng sản phẩm đặt hàng là cố định Q cho mỗi đơn hàng:
Chi phí cố định (một phần của chi phí đặt hàng S) là cố định và không thay đổi
Nhà kho phải chịu chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng
Chi phí đặt và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào quy mô đặt hàng
Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho: Các chi phí này biến thiên cùng chiều với tồn kho bình quân
Thời gian đặt hàng: thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng bằng 0
Tồn kho ban đầu bằng 0
Hình2.1: Mô hình tồn kho EOQ
(Nguồn: Inventory Theory, 2002) Sản lượng đơn hàng tối ưu Q ∗
(2.2) Chi phí tổng tồn kho tối thiểu là:
2.3.2 Mô hình EOQ đã lên kế hoạch thiếu hàng (EOQ model with planned shortage)
Hình 2.2: Mô hình tồn kho EOQ đã lên kế hoạch thiếu hàng
(Nguồn: Inventory Theory, 2002) N: Mức tồn kho ngay sau khi lượng hàng Q nhập vào kho Q – N: Lượng tồn kho thiếu hụt trước khi nhập lượng hàng Q vào kho
Do đó, chi phí tổng tồn kho tối thiểu là:
Lượng hàng thiếu hụt tối ưu:
2.3.3 Mô hình tồn kho cho lượng cầu bất định
Theo Sven (2006), trong quản trị tồn kho, chi phí thiếu hàng rất khó để xác định, tuy nhiên, nhiều người đồng ý rằng nó liên quan đến chi phí tồn trữ Đó là lý do tại sao nhiều công ty, tổ chức chấp nhận chịu mức phí thấp hơn của chi phí tồn trữ, để tránh mức phí cao hơn của chi phí thiếu hàng Để tránh chi phí thiếu hàng, các công ty nên giữ một lượng hàng dự trữ nhằm phục vụ cho những đơn hàng bị trễ hoặc khi nhu cầu cao hơn dự báo Lượng hàng này gọi là tồn kho an toàn (safety stock, SS) Hiển nhiên khi lượng hàng dự trữ cao, nhu cầu của khách hàng sẽ được đáp ứng kịp thời cũng như giảm chi phí thiếu hàng Câu hỏi đặt ra là trong quản trị là: “Tồn kho an toàn nên là bao nhiêu?”
Một trong những cách tiếp cận trực tiếp hơn với ban giám đốc là qua service level – mức độ phục vụ Mức độ phục vụ trong quản lý tồn kho là % tỷ lệ đáp ứng nhu cầu khách hàng liên quan trực tiếp với lượng hàng trong kho Ví dụ một tổ chức có mức độ phục vụ 95%, nghĩa là công ty đáp ứng 95% nhu cầu khách hàng với tồn kho sẵn có, và chấp nhận không phục vụ 5% nhu cầu còn lại Trong thực tế, mức độ phục vụ được xem xét trong một chu kỳ hoạt động của công ty, thường là tháng, quý hoặc năm
Bảng 2.5: Mối liên hệ giữa mức độ phục vụ mong muốn với Z
Mức phục vụ chu kỳ mong muốn (%) Z
(Nguồn: Sven, 2006) Điểm đặt hàng lại ROP được tính theo công thức, với nhu cầu tuân theo dạng phân phối chuẩn:
ROP = d.L + Mức tồn kho an toàn (SS) (2.9)
Mức tồn kho an toàn được tính theo 3 trường hợp sau
(1) Nếu nhu cầu là bất định, thời gian chờ xác định và nhu cầu có dạng phân phối chuẩn ồ ℎ à = (2.10)
= √ Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng tuần
(2) Nếu nhu cầu là xác định, thời gian chờ bất định ồ ℎ à = (2.11) : Độ lệch chuẩn của thời gian chờ nhận hàng (đơn vị: tuần)
(3) Khi biến nhu cầu và biến thời gian chờ cùng bất định ồ ℎ à = ( ) + ( ) (2.12)
Theo Inventory Theory (2002), mô hình tồn kho (R,Q) là sự kết hợp giữa mô hình EOQ có sự thiếu hụt hàng với mô hình tồn kho xác suất
Nguyên tắc của mô hìnhtồn kho (R,Q): Khi lượng tồn kho xuống ở mức ROP (Điểm đặt hàng lại), một lượng Q sẽ được đặt hàng
Các giả định mô hình
Mỗi ứng dụng của mô hình (R,Q) là cho một sản phẩm
Lượng tồn kho có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào
Mô hình cần có sự xem xét tồn kho liên tục
Thời gian chờ L: là thời gian tính từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng Thời gian chờ có thể xác định hoặc không xác định
Nhu cầu khách hàng D là không xác định Tuy nhiên, phân phối của nhu cầu là xác định
Chi phí đặt hàng S được tính cho mỗi lần đặt hàng Chi phí này là định phí
Chi phí tồn trữ hàng H được tính cho một đơn vị tồn kho trên một đơn vị thời gian
Chi phí thiếu hàng P được tính cho một đơn vị thiếu hàng trên một đơn vị thời gian đến khi lượng thiếu hụt này được lấp đầy.Chi phí này có thể được ước tính từ kinh nghiệm thực tế hoạt động của từng công ty
Xác định lượng đặt hàng ∗ tối ưu
Xác định điểm đặt hàng lại ROP
Phương pháp tiếp cận phổ biến nhất để xác định ROP là dựa trên quyết định quản lý tồn kho mức độ phục vụ của khách hàng Điểm đặt hàng lại ROP được tính theo công thức, với nhu cầu tuân theo dạng phân phối chuẩn
ROP = d.L + Mức tồn kho an toàn (2.14) Nếu nhu cầu là bất định, thời gian chờ xác định và nhu cầu có dạng phân phối chuẩn ồ ℎ à = (2.15)
= √ Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày
Do đó, chi phí tổng tồn kho tối thiểu là:
Mức tồn kho N * tối ưu
Kết luận: Qua 4 mô hình tồn kho trên, mỗi mô hình đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Mô hình EOQ đơn giản, tuy nhiên những giả định không phù hợp nếu áp dụng vào thực tế Những giá trị tính toán được từ mô hình EOQ chỉ có giá trị tham khảo và phải điều chỉnh để phù hợp hơn với tình hình hoạt động của công ty Mô hình EOQ có kế hoạch thiếu hàng cũng dựa trên những giả định của mô hình EOQ, tuy nhiên sự khác biệt là mô hình này cho phép sự thiếu hàng trong hoạt động của công ty
Mô hình tồn kho xác suất với lượng cầu bất định có sự phù hợp với thực tế do nhu cầu khách hàng là bất định, không thể dự đoán chính xác 100% mà chỉ có thể dựa vào số liệu quá khứ để xây dựng nên Ưu điểm của mô hình này là việc dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Lượng hàng tồn kho này được tính toán từ mô hình sẽ giúp giảm tối đa chi phí tồn kho nhưng vẫn đáp ứng được khi có sự biến động nhu cầu khách hàng Mô hình tồn kho (R,Q) là sự kết hợp giữa mô hình EOQ có kế hoạch thiếu hàng và mô hình tồn kho xác suất với lượng cầu bất định
Do đó, mô hình tồn kho (R,Q) khắc phục những điểm yếu và kế thừa những điểm mạnh của các mô hình tồn kho trước Những nhận xét trên sẽ được tổng hợp trong bảng 2.6 So sánh các mô hình Quản trị tồn kho để nhằm làm rõ hơn những ưu và nhược điểm của các mô hình tồn kho mà tác giả nghiên cứu Từ đó, mô hình tồn kho (R,Q) được chọn do có những ưu điểm phù hợp với tình hình hoạt động của công ty trong đề tài
Bảng 2.6: So sánh các các mô hình quản trị tồn kho
Mô hình tồn kho EOQ
Mô hình tồn kho EOQ kế hoạch thiếu hàng
Mô hình tồn kho xác suất với lượng cầu bất định Mô hình tồn kho (R,Q) ĐẶC ĐIỂM
Gồm các giả thuyết (1) Mức nhu cầu xác định và đều
(2) Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo quy mô đặt hàng (3) Toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm
(4) Số lượng sản phẩm đặt hàng là cố định Q cho mỗi đơn hàng (5) Chi phí cố định (chi phí thiết đặt S) là cố định và không thay
Giống các giả thuyết của mô hình EOQ nhưng cho phép ở giả thuyết thứ (10): Sự thiếu hụt hàng tồn kho được cho phép
(1)Nhu cầu khách hàng là bất định nhưng tuân theo phân phối biết trước
(2)Xác suất thiếu hàng dựa trên mức độ phục vụ khách hàng
(3)Dựa trên dữ liệu quá khứ để biết mức tồn kho an toàn
(4)Lượng tồn kho an toàn đề phòng ngừa trường hợp thiếu hàng
(5)Thời gian chờ là bất định hoặc xác định
Là sự kết hợp giữa mô hình EOQ có kế hoạch thiếu hàng với mô hình xác suất với lượng cầu bất định
(1)Mỗi ứng dụng của mô hình (R,Q) là cho một sản phẩm tồn kho
(2) Tồn kho được xem xét liên tục
(3) Nhu cầu khách hàng là bất định, nhưng tuân theo phân phối biết trước
(4)Thời gian chờ là bất định hoặc xác định đổi (6) Chi phí đặt và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào quy mô đặt hàng
(7) Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho
(8) Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng bằng 0
(9) Tồn kho ban đầu bằng 0
(10) Không cho phép sự thiếu hụt hàng
+ Điểm đặt hàng lại ROP được tính theo công thức, với nhu cầu tuân theo dạng phân phối chuẩn
ROP = d.L + Mức tồn kho an
2. toàn (8) Nếu nhu cầu là bất định, thời gian chờ xác định và nhu cầu có dạng phân phối chuẩn ồ ℎ à =
= √ Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày
(9) Nếu nhu cầu là xác định, thời gian chờ bất định ồ ℎ à
= : Độ lệch chuẩn của thời gian chờ nhận hàng (đơn vị thời gian)
(10) Khi biến nhu cầu và biến thời gian
2. Điểm đặt hàng lại ROP được tính theo công thức, với nhu cầu tuân theo dạng phân phối chuẩn ROP = d.L + Mức tồn kho an toàn (1) Nếu nhu cầu là bất định, thời gian chờ xác định và nhu cầu có dạng phân phối chuẩn ồ ℎ à =
= √ Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày chờ cùng bất định ồ ℎ à
(2) Nếu nhu cầu là xác định, thời gian chờ bất định ồ ℎ à
= : Độ lệch chuẩn của thời gian chờ nhận hàng (đơn vị thời gian)
(3) Khi biến nhu cầu và biến thời gian chờ cùng bất định ồ ℎ à
Mô hình đơn giản Mô hình chấp nhận sự thiếu hụt hàng nhưng vẫn tuân theo các giả thuyết của EOQ
Giảm khả năng thiếu hụt hàng do đã dự trữ một lượng hàng tồn kho an toàn
Kết hợp các ưu điểm của hai mô hình EOQ cho phép thiếu hàng với mô hình xác suất với lượng cầu bất định
Mô hình EOQ Mô hình EOQ kế hoạch thiếu hàng
Mô hình xác suất với lượng cầu bất định Mô hình (R,Q)
Các giả thuyết này trong thực tế khó đạt được
Chấp nhận thiếu hụt hàng với mức phục vụ do nhà quản lý chính sách công ty quyết định ỨNG DỤNG Được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp và dịch vụ Được áp dụng trong trường hợp thiếu hàng nhưng vẫn tuân thủ theo các giả định của EOQ Áp dụng khi nhu cầu khách hàng là bất định
Mô hình được ứng dụng nhiều trong các nhà máy sản xuất, các nhà phân phối, bán lẻ do có nhiều ưu điểm và phù hợp với thực tế
Vậy, dựa vào các ưu và nhược điểm đã liệt kê trong bảng trên, đề tài chọn mô hình tồn kho (R,Q) do có ưu điểm khắc phục được những điểm yếu của các mô hình trước và phù hợp với điều kiện hoạt động tại công ty BOCC hơn.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
GIỚI THIỆU CÔNG TY
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh
- Tên tiếng Anh: Blue Ocean Chemicals Company Corporation (BOCC)
- Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0305574880
- Trụ sở chính: Phòng 606, Tòa nhà Indochina Park Tower, Số 04 Nguyễn Đình Chiểu, Phường DaKao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ chi nhánh: 14/13/48 Thân Nhân Trung, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Công ty Hóa chất Đại Dương Xanh được thành lập vào ngày 12/03/2008 với hình thức ban đầu là Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Đến ngày 26/04/2013 công ty chuyển đổi sang mô hình Công ty Cổ phần.Công ty chuyên cung cấp nguyên liệu hóa chất trong các lĩnh vực sản xuất: thực phẩm, các sản phẩm chăm sóc cá nhân, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng, hóa chất công nghiệp…Mạng lưới phân phối của BOCC chủ yếu ở các tỉnh phía Nam và một số tỉnh phía Bắc
Hiện nay BOCC là đối tác với hơn 20 nhà cung cấp trên thế giới và phân phối các sản phẩm hóa chất cho hơn 30 khách hàng trong nước, trong đó có nhiều công ty hàng đầu ở Việt Nam BOCC đã phát triển được một chuỗi cung ứng và phân phối hợp lý cũng như hệ thống kho bãi thích hợp
Tầm nhìn: Là người bạn đồng hành sáng tạo cho mọi khách hàng
3.1.2 Cơ cấu quản lí và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Hiện nay tổng số lao động của công ty là 17 người, trong số đó các nhân viên có trình độ thạc sĩ 1 người (5,88%), trình độ đại học 14 người (82,35%) và trình độ trung cấp 2 người(11,77%) Phòng kinh doanh là phòng phụ trách công tác kinh doanh trực tiếp của công ty với đội ngũ cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất 100%
Trong đó gồm: Giám đốc công ty, phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch và phòng kho vận
3.1.3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2012 – 2014
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2012 – 2014, công ty cổ phần Hóa chất Đại Dương Xanh đã có nhiều biến chuyển tích cực
Bảng 3.1: Tổng kết doanh thu và lợi nhuận công ty 2012 – 2014
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn hàng bán (VND) 13.540.533.975 22.352.988.917 25.768.663.049 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (VND) (454.458.947) 382.353.388 839.762.715 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (VND) (338.277.311) 619.861.790 957.811.918
Tham khảo Phụ lục 1 Phụ lục 2 Phụ lục 3
(Nguồn: Phòng kế toán công ty – Phụ lục 2,3,4) Trong giai đoạn 2012 – 2014, doanh thu công ty tăng gấp 2 lần và lợi nhuận từ lỗ 338,3 triệu đồng sang lãi 957,8 triệu đồng Đây là sự cố gắng nỗ lực của toàn thể nhân viên và Ban lãnh đạo công ty Nguyên nhân trước hết là do khủng hoảng kinh tế thế giới vẫn còn nên tình hình sản xất kinh doanh vẫn còn nhiều khó khăn Theo Cục phát triển doanh nghiệp (2012), sức tiêu thụ nguyên liệu, sản phẩm của DN cũng như của người tiêu dùng vẫn giữ xu hướng giảm Lạm phát có nguy cơ cao Niềm tin kinh doanh bị giảm sút Hơn nữa, sự cạnh tranh của các công ty trong lĩnh vực hóa chất như công ty hóa chất nước ngoài CMS, Brenntag, Hóa chất Á Châu… và các công ty hóa chất trong nước như Rồng Việt, Kiến Vương, Sapa… khiến tình hình kinh doanh của công ty rất khó khăn trong năm 2012 cũng như những năm trước
Qua năm 2013 và 2014, tình hình sản xuất kinh doanh trong nước đã có những biến chuyển tích cực Theo Tổng cục Thống kê (2014), kinh tế nước ta năm 2014 tăng 5,98%, cao nhất trong vòng ba năm trở lại đây Việc sản xuất và tiêu dùng trong nước đã dần hồi phục, cụ thể doanh thu bán lẻ hàng hóa tiêu dùng 2014 đã tăng 11,3% so với 2013 Do công ty BOCC là công ty thương mại nhập khẩu hóa chất nên tình hình kinh doanh trong nước khởi sắc cũng giúp công ty hồi phục và phát triển.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO
Hiện tại, theo Phòng Kế hoạch công ty công ty có hai hình thức kinh doanh hóa chất là Bán hàng trực tiếp và bán hàng lưu kho:
Indent Sales (Bán hàng trực tiếp) hoặc Build to order: Hình thức kinh doanh này áp dụng cho những khách hàng là nhà sản xuất có tiềm lực tài chính mạnh (thường là các công ty liên doanh, công ty có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài), họ sẽ làm hợp đồng mua trực tiếp hàng hóa từ nhà cung cấp nước ngoài với số lượng lớn thông qua công ty hóa chất làm đại diện để có giá mua tốt hơn, công ty hóa chất sẽ thực hiện giai đoạn trung gian (lãnh hàng từ cảng, giao hàng đến kho của khách hàng) và lấy phí hoa hồng từ nhà cung cấp theo từng đơn hàng Hình thức kinh doanh này chiếm 10 – 15 % doanh số bán ra hằng năm của công ty
Stock Sales (Bán hàng lưu kho) hoặc Build to stock: Hình thức kinh doanh này áp dụng cho những khách hàng là nhà sản xuất vừa và nhỏ có tiềm lực tài chính không lớn (thường là các nhà sản xuất trong nước) Do nhu cầu sản xuất của những nhà sản xuất này không lớn nên họ không thể mua hàng trực tiếp theo hình thức Indent Sales
Công ty sẽ tiến hành dự báo nhu cầu, nhập hóa chất mỗi quý (3 tháng một lần), lưu kho công ty và bán thành nhiều đợt để đảm bảo luôn có hàng liên tục cho khách hàng
Hình thức kinh doanh này chiếm 85 – 90 % doanh số bán ra hằng năm của công ty
Nguồn hàng của công ty cổ phần hóa chất Đại Dương Xanh chủ yếu là nguồn hóa chất nhập khẩu Hiện nay mối quan hệ buôn bán giữa công ty với nhà cung cấp và khách hàng ngày càng phát triển và gắn bó chặt chẽ, số lượng hàng ngày càng phong phú và đa dạng Hơn nữa, công ty đang tận dụng thế mạnh của từng nhà cung cấp để khai thác thông tin thị trường và nhu cầu khách hàng, để từ đó chủ động hơn trong việc nhập các mặt hàng có ưu thế về chất lượng và giá cả
Thị trường của công ty chủ yếu là thị trường nội địa, đó là các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, sản xuất mỹ phẩm và tiêu dùng trong nước có nhu cầu về nguyên liệu hóa chất ở các tỉnh, thành phố lớn phía Nam và vài tỉnh thành phía Bắc
3.2.2 Quy trình quản lý tồn kho
Hiện nay, phòng kế hoạch và nhân viên kho có trách nhiệm quản lý tồn kho theo quy trình sau (Phụ lục 1):
- Nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh sau đó tiến hành đặt hàng với các nhà cung cấp
- Theo dõi và hoàn tất các hồ sơ giấy tờ kể từ lúc hàng hóa từ đi từ nhà cung cấp đến khi hàng về kho
- Thống kê, theo dõi giá trị lượng hàng hoá xuất – nhập, tồn, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch kinh của công ty
- Quy hoạch kho vì đặc điểm của hàng hoá chất dễ thay đổi tính chất khi gặp môi trường không phù hợp nên khâu kỹ thuật sắp xếp hàng hoá là rất cần thiết Phòng kế hoạch xây dựng quy trình sắp xếp hàng hoá để hướng dẫn cho các đơn vị trong công ty đảm bảo an toàn trong kinh doanh.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TY
3.3.1 Những vấn đề trong hoạt động quản lý công ty
Trong cuộc họp đầu năm 2015, tổng kết quá trình hoạt động kinh doanh của năm 2014, ban lãnh đạo và nhân viên đã nhận định công ty còn những khó khăn và hạn chế sau:
- Công tác nghiên cứu dự báo của BOCC còn nhiều hạn chế Các phương pháp dự báo mà công ty đang sử dụng chỉ phù hợp với dự báo ngắn hạn; các dự báo dài hạn có độ chính xác chưa cao Do BOCC là công ty nhập khẩu, việc dự báo để phục vụ kịp thời nhu cầu khách hàng là rất quan trọng, không những giữ được niềm tin của khách hàng mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh với các công ty đối thủ
- Vốn để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty còn hạn chế, trong khi công ty vẫn phải hỗ trợ cho các khách hàng bằng phương thức bán hàng trả chậm Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, phải đương đầu với những đối thủ cạnh tranh có tiềm lực lớn về tài chính và kinh nghiệm quản lý là một thách thức không nhỏ với Ban lãnh đạo công ty
- Thiếu nhân sự trong công tác lãnh hàng thông quan khi nhập khẩu Thủ tục Hải quan là một trở ngại với nhiều công ty nhập khẩu Đặc biệt, lĩnh vực hóa chất được quan tâm vì có nhiều hóa chất độc hại hoặc bị cấm nhập khẩu nên cần nhiều thời gian để thông quan Vậy, để nhập một lô hàng, công ty cần khoảng 2 tháng từ lúc đặt hàng đến khi thông quan và nhập kho Do đó, cơ hội kinh doanh và nhu cầu khách hàng có thể không đáp ứng kịp Điều này dẫn đến gánh nặng tồn kho cho công ty
- Thiếu nhân sự trong bộ phận kinh doanh mặt hàng hóa chất và phụ gia cho thực phẩm Năm 2014, công ty đang mở rộng sang các mặt hàng hóa chất cho thực phẩm nên cần có kế hoạch tuyển dụng đào tạo phù hợp và kịp thời
- Công tác nghiên cứu thị trường của công ty đã được tiến hành nhưng chưa cơ bản, việc nắm bắt và hiểu rõ tâm lý, hành vi của khách hàng còn chậm, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thị trường
- Vấn đề tồn kho của công ty trong năm 2014 cần được quan tâm đúng Theo báo cáo của Kế toán công ty BOCC, giai đoạn 2012 – 2013, giá trị hàng tồn kho của công ty biến động không nhiều, khoảng 10,9% Tuy nhiên, giai đoạn 2013 – 2014, hàng tồn kho của công ty đã tăng hơn 1,11 lần về giá trị (Giá trị hàng tồn kho 7,342 tỷ năm 2014 và 3,47 tỷ đồng năm 2013) Điều này làm tăng chi phí quản lý tồn kho của công ty Hơn nữa, vấn đề đặt ra là tìm nguyên nhân của tình trạng tồn kho cao và hướng giải quyết phù hợp
3.3.2 Những vấn đề cần chú trọng trong công ty
Bảng 3.2: Tóm tắt các vấn đề của công ty năm 2014
1 Công tác dự báo hạn chế
2 Vốn hoạt động sản xuất kinh doanh
3 Thiếu nhân sự thông quan hàng tại cảng
4 Thiếu nhân sự kinh doanh mảng hóa chất thực phẩm
5 Công tác nghiên cứu thị trường chưa phù hợp
6 Mô hình tồn kho và việc quản lý tồn kho Từ thực trạng trên, tác giả tiến hành khảo sát ý kiến của các nhân viên thuộc các phòng ban trong công ty (5 người có kinh nghiệm– ký hiệu từ A - E) bằng cách cho điểm và đánh giá trọng số trong công ty để đánh giá mức độ quan trọng của các vấn đề công ty đang gặp phải
Bảng 3.3: Tổng kết đánh giá các vấn đề của công ty
Vấn đề Trọng số A B C D E Điểm
Từ bảng tổng kết khảo sát các ý kiến của những nhân viên có kinh nghiệm làm việc tại công ty BOCC (Phụ lục 6), tác giả nhận thấy vấn đề dự báo và vấn đề tồn kho của công ty đang được quan tâm Trước hết, việc dự báo sai sẽ dẫn đến những tổn thất về thời gian, vốn, nguồn lực của công ty Theo báo cáo của phòng kế toán, trong năm 2014 có vài loại hóa chất gần hoặc hết hạn sử dụng do đã nhập từ những năm trước
Nguyên nhân phần lớn là do dự báo sai nhu cầu khách hàng Hơn nữa, tồn kho nhiều sẽ dẫn đến nguồn vốn tiền mặt công ty bị hạn chế, dẫn đến lãng phí nguồn lực trong công ty (Phụ lục 9).
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TỒN KHO
Qua phỏng vấn các ý kiến của nhân viên có kinh nghiệm, quan sát thực tế và phân tích, tác giả nhận thấy công ty đang gặp những vấn đề trong quản lý tồn kho như sau:
3.4.1 Hệ thống thông tin trong quản lý tồn kho
Trước năm 2014, công ty quản lý tồn kho bằng phần mềm Excel Các thông tin tồn kho, hóa chất được thu thập và xử lý trực tiếp trên Excel Ưu điểm của cách quản lý này là đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi Tuy nhiên, khi cần những thông tin tồn kho hóa chất sâu hơn như số lượng hàng ở vị trí bất kỳ, hoặc lượng hàng cần phải đặt trong kỳ để phục vụ cho nhu cầu sắp tới thì phần mềm này không giải quyết được Do đó, dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định và quản lý dòng thông tin trong công ty Do đó, công ty đã đầu tư phần mềm quản lý tồn kho mới, sẽ được đưa vào hoạt động cuối năm 2015
3.4.2 Các chỉ số quản lý tồn kho
Hiện nay, việc quản trị tồn kho công ty BOCC chủ yếu dựa vào hai chỉ số chính là vòng quay tồn kho và giá trị hàng tồn kho Hai chỉ số cơ bản này chỉ phản ánh một phần nhỏ trong thực trạng quản trị tồn kho hiện tại Những vấn đề tồn kho như số lượng hóa chất hết hạn sử dụng, chi phí tồn kho cho đơn vị hoặc chỉ số mức độ dịch vụ khách hàng … chưa được công ty chú ý, dẫn đến lãng phí Do đó, việc tìm hiểu và áp dụng những chỉ số tồn kho KPI (Key Performance Indicators) phù hợp với tình hình hoạt động công ty là nhu cầu cần thiết để công ty quản trị hiệu quả hơn
3.4.3 Thất thoát trong quá trình quản lý kho
Công ty BOCC chuyên kinh doanh các mặt hàng hóa chất nhập khẩu như hương liệu và mỹ phẩm, hóa chất công nghiệp Do đó, các hóa chất này cần phải bảo quản trong môi trường chuẩn, ví dụ hóa chất Solubilisant được bảo quản ở nhiệt độ dưới 30 0 C Tuy nhiên, hiện nay, theo nhân viên quản lý kho công ty, dù đã được trang bị hệ thống quạt thông gió, nhiệt độ theo dõi tại kho trong có những ngày vượt quá 35 0 C trong những tháng nắng như tháng 4, tháng 5 Do đó, nhiệt độ ảnh hưởng đến chất lượng hóa chất bảo quản trong kho nếu công ty không có các biện pháp xử lý vấn đề nhiệt độ
Ngoài ra, tình trạng mất hóa chất cũng cần được lưu tâm vì trong năm 2013, công ty phát hiện bị mất tồn kho vào những ngày cuối năm Do đó, công ty đã tăng cường thêm bảo vệ để giảm tình trạng này
3.4.4 Mô hình quản lý tồn kho
Hiện nay, công ty đang sử dụng cách quản lý tồn kho theo kinh nghiệm Giám đốc, nhân viên kinh doanh và nhân viên phòng kế hoạch sẽ đánh giá nhu cầu của thị trường, dựa trên số liệu của những năm trước, từ đó hoạch định kế hoạch đặt hàng và quản lý tồn kho hóa chất trong thời gian tới Mô hình này có tính chất định tính và đầy rủi ro, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của Giám đốc và Nhân viên kinh doanh, phòng kế hoạch
Thời điểm đặt hàng hóa chất: Công ty BOCC căn cứ vào tình hình kinh doanh của các năm trước, tiến hành đặt hàng khi lượng hàng các hóa chất trong kho chưa đáp ứng nhu cầu trong 3 tháng tiếp theo Nếu giá cả thị trường biến động, ví dụ như giá giảm, Giám đốc sẽ tiếp phân tích tồn kho xem có tiếp tục nhập hàng để tận dụng ưu thế giá rẻ nhằm đón đầu thị trường Tuy nhiên, một số hóa chất chỉ có một hoặc hai khách hàng chủ yếu Nếu khách hàng không đồng ý mua hóa chất này, công ty sẽ bị khả năng hàng lưu kho nhiều, vốn bị thiếu hụt Đây là một trong những nguyên nhân trong kho còn tồn một lượng hóa chất nhập theo phương thức này do chưa có khách hàng
Kết luận: Theo khảo sát các ý kiến của chuyên gia, hiện nay công ty đang tồn tại rất nhiều vấn đề trong quản lý tồn kho Đây là yếu tố sống còn trong giai đoạn hiện nay của công ty BOCC Trong đó, điểm yếu mô hình quản lý tồn kho cần được quan tâm và ưu tiên giải quyết vì sẽ góp phần làm tăng khả năng xoay vòng vốn, giảm chi phí tồn kho, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HIỆU QUẢ TỒN KHO
Hiện nay công ty BOCC đang áp dụng hai tiêu chí sau trong việc quản lý tồn kho: Chỉ số giá trị tồn kho và vòng quay tồn kho Ưu điểm của hai chỉ số này là dễ theo dõi, tính toán Tuy nhiên, nhược điểm của các chỉ số này là không phản ánh kịp thời những biến động trong quản lý tồn kho do chu kỳ theo dõi thường là 6 tháng đến một năm Do vậy công ty BOCC cần áp dụng những tiêu chí mới trong việc quản lý tồn kho nhằm nâng cao khả năng hoạt động, khả năng cạnh tranh, từ đó góp phần vào việc thu hút và giữ chân khách hàng Các chỉ số mới như sau:
Độ chính xác tồn kho
Tỷ lệ hàng hết hạn sử dụng
3.5.1 Chỉ số giá trị tồn kho
Theo các bảng số liệu tồn kho cung cấp bởi Phòng kế toán công ty, giá trị hàng tồn kho tại thời điểm cuối năm được xác định như bảng sau
Bảng 3.4: Giá trị tồn kho năm 2012 – 2014
Giá trị tồn kho (VND) 3.108.878.459 3.447.667.654 7.342.281.500 Thay đổi so với năm trước (%) NA 10,9 112,96
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Nhận xét: Giai đoạn 2012 – 2013, giá trị hàng tồn kho của công ty biến động không nhiều, khoảng 10,9% Tuy nhiên, giai đoạn 2013 – 2014, hàng tồn kho của công ty đã tăng hơn 1,13 lần về giá trị Điều này làm tăng chi phí quản lý tồn kho của công ty Hơn nữa, vấn đề đặt ra là tìm nguyên nhân của tình trạng tồn kho cao và hướng giải quyết phù hợp Theo nội dung phỏng vấn anh Lại Duy Khánh (phụ lục 9), tình trạng hàng tồn kho cao hiện nay một phần do việc đặt hàng của công ty chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của ban lãnh đạo và nhân viên kinh doanh Khi nhận thấy cơ hội kinh doanh, giá hóa chất giảm, Ban Lãnh đạo đồng ý nhập hàng nhưng không dựa vào nhu cầu thị trường Do đó, dẫn đến một số hóa chất tồn kho như hiện nay
3.5.2 Chỉ số vòng quay tồn kho
Theo Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm 2012 – 2014, chỉ số vòng quay tồn kho được xác định như bảng sau:
Bảng 3.5: Vòng quay tồn kho từ năm 2012 - 2014
Giá trị tồn kho (VND) 3.108.878.459 3.447.667.654 7.342.281.500 Giá vốn hàng bán
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Chỉ số vòng quay tồn kho là chỉ số quan trọng đánh giá khả năng quản trị tồn kho hiệu quả của doanh nghiệp Vòng quay tồn kho nhanh tạo ra nhiều lợi nhuận, giảm chi phí trong quá trình sản xuất Theo số liệu, năm 2012 vòng quay tồn kho của công ty là 4,36 Nếu so sánh với các công ty hóa chất khác, trong năm 2012 và 2013, công ty vẫn ở mức trung bình khá của ngành hóa chất
Giá vốn hàng bán năm 2013 và 2014 không chênh lệch nhiều (22,3 tỷ năm 2013 so với 25,7 tỷ năm 2014), tuy nhiên năm 2014, chỉ số vòng quay tồn kho giảm gần gấp đôi so với năm 2013 Điều này chứng tỏ công ty đang quản lý tồn kho không tốt và hiệu quả hoạt động công ty đang giảm Nguyên nhân do lượng hóa chất nhập về nhiều trong năm 2014 nhưng lượng tiêu thụ chưa cao như kỳ vọng của Ban Lãnh đạo, dẫn đến tồn kho cao như hiện nay
Bảng 3.6: So sánh vòng quay tồn kho của các công ty Hóa chất từ 2012 – 2014
Hóa chất cơ bản miền Nam 4,21 3,75 4,43
Công ty Cao su Đà Nẵng 2,8 2,59 3,03
Nguồn: Vietstock.vn và cophieu68.vn
3.5.3 Độ chính xác tồn kho
Theo phòng Kế hoạch Công ty Đại Dương Xanh, việc đếm kho thực tế được tiến hành định kỳ một năm một lần Phòng Kế hoạch thực hiện và so sánh với hệ thống quản lý tồn kho Từ đó điều chỉnh để có sự tương ứng giữa thực tế và hệ thống
Bảng 3.7: Độ chính xác tồn kho công ty BOCC 2012 – 2014
2012 2013 2014 Độ chính xác tồn kho (%) 98,8 99,2 99,3
(Nguồn: Phòng kế hoạch công ty)
Giai đoạn 2012 – 2014, độ chính xác của tồn kho tăng từ 98,8% lên 99,3%
Tình hình quản lý kho trong giai đoạn này có cải thiện Nguyên nhân có sự chênh lệch giữa thực tế và hệ thống là do một số hóa chất bị hư hỏng trong quá trình tồn trữ hoặc vận chuyển nhưng không được cập nhật trên hệ thống Ngoài ra, công ty BOCC cũng gặp vấn đề an ninh trong quản lý kho, năm 2013 công ty mất một lô hàng trị giá 15 triệu đồng Do đó, công ty đã tăng cường bảo vệ và lắp đặt các thiết bị để giải thiểu khả năng mất hàng do an ninh
Chỉ số độ chính xác tồn kho có liên quan đến chỉ số mức độ phục vụ khách hàng Nếu khách hàng đặt, trên hệ thống quản lý tồn kho công ty vẫn có hàng, nhưng thực tế thì không, dẫn đến tình trạng cắt hàng Từ đó mất uy tín của công ty và niềm tin của khách hàng Do đó, giải pháp cho trường hợp này là công ty BOCC cần thu xếp nhân sự để đếm kho mỗi tháng một lầnl, kết hợp với nhân viên phòng kết toán, phòng kế hoạch để tránh tình trạng cắt hàng do chênh lệch tồn kho thực tế và hệ thống Qua đó, công ty sẽ nắm bắt chính xác giá trị hàng tồn kho và tăng sự phục vụ cho khách hàng Hơn nữa, việc đếm kho hàng tháng sẽ tạo ý thức kỷ luật cho nhân viên, có trách nhiệm với hoạt động tồn kho của công ty, khắc phục kịp thời những thiếu sót trong quá trình quản lý tồn kho Từ đó, nâng cao năng lực và hiệu quả quản trị tồn kho của công ty
3.5.4 Tỷ lệ hàng hết sử dụng (hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng)
Những hóa chất công ty BOCC đang kinh doanh phần lớn có hạn sử dụng từ một đến hai năm Do vậy, việc nắm những thông tin về hạn sử dụng hóa chất rất quan trọng để quản lý tồn kho hiệu quả hơn, tránh lãng phí cho công ty và giữ uy tín với khách hàng Việc đếm kho mỗi tháng một lần giúp công ty xác định tỷ lệ hàng hết hạn sử dụng hoặc những hóa chất hư hỏng (do vận chuyển hoặc bảo quản không đúng) để có biện pháp xử lý kịp thời
Theo phòng kế hoạch công ty BOCC, lượng hàng hết sử dụng chiếm từ 2 – 4% tổng lượng hóa chất công ty đang quản lý (số liệu đếm kho thực tế năm 2012 – 2014)
Với những hóa chất này, công ty buộc phải tiêu hủy theo quy định và phải tốn phí khi tiêu hủy Theo Phòng kế toán công ty BOCC, chi phí và lượng hóa chất công ty tiêu hủy khoảng 150 triệu cho năm 2014
Do đó, việc quản lý hóa chất hết sử dụng góp phần tăng khả năng quản lý tồn kho của công ty, tăng lợi nhuận cũng như tăng mức độ hài lòng của khách hàng Công ty cần tiến hành song song với việc đếm kho mỗi tháng một lần nhằm xác định lượng hóa chất hết sử dụng (một số hóa chất có thể bị hư hỏng, xì trong quá trình bảo quản, gây nguy hiểm cho nhân viên công ty)
Mức độ phục vụ thể hiện sự sẵn sàng phục vụ khách hàng với lượng hàng tồn kho trong công ty Hiện nay, công ty chưa thống kê số đơn hàng giao trễ hẹn Do đó, công ty cần áp dụng chỉ số này để nhận diện những thiếu sót của công ty trong việc phục vụ khách hàng Điều này rất quan trọng khi áp dụng mô hình tồn kho vì mức độ phục vụ được Ban Lãnh đạo công ty chọn dựa vào năng lực thực tế hoạt động của công ty Từ đó, mô hình tồn kho chính xác và mang tính ứng dụng cao.
MÔ HÌNH TỒN KHO
PHÂN LOẠI TỒN KHO
4.1.1 Phân loại tồn kho Ở chương 2, tác giả đã liệt kê và so sánh những phương pháp phân loại tồn kho
Trong đó, kỹ thuật phân loại tồn kho theo phương pháp ABC là thích hợp nhất trong việc phân loại hóa chất của công ty BOCC
Hiện nay, công ty BOCC đang kinh doanh 36 loại hóa chất Tổng giá trị hóa chất tồn cuối năm 2014 là 7,32 tỷ đồng ứng với 94,949 tấn hóa chất
Bảng 4.1: Phân loại hóa chất theo phương pháp ABC năm 2014
Hóa chất % số lượng % giá trị
(Nguồn: Phụ lục 5 - Bảng nhập xuất, tồn hóa chất năm 2014)
Theo kỹ thuật phân tích ABC, hóa chất trong kho được chia làm 3 nhóm Trong đó nhóm A chiếm 70,16% về giá trị, nhóm B chiếm 25,77% về giá trị, nhóm C chiếm 4,07% về giá trị Do đó, các hóa chất nhóm A chiếm giá trị cao, cần được quan tâm kiểm soát chặt chẽ hơn các nhóm hóa chất khác
Trong các hóa chất nhóm A, ba hóa chất có % giá trị cao nhất là Solubilisant (15,3%), SINOPOL BO 40H (12,2%) và Cekol 2000 (8,5%) Do đó, để đơn giản hóa, đề tài chọn hóa chất Solubilisant (chiếm 15,3% về giá trị) để thiết lập mô hình tồn kho tối ưu trong bước tiếp theo
Bảng 4.2: Các hóa chất chiếm tỷ lệ cao về giá trị năm 2014
STT Hóa chất Tồn cuối kỳ (kg) Giá trị % giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
4.1.2 Giới thiệu các hóa chất nhóm A
Solubilisant: là chất hoạt động bề mặt không phân ly (non-ionic surfactant) ứng dụng làm chất tẩy rửa dùng trong dung dịch tẩy trang (là dung dịch tẩy sạch đi các vết phấn, son môi,…sau khi trang điểm)
SINOPOL BO 40H: là chất hoạt động bề mặt không phân ly (non-ionic surfactant) ứng dụng dùng làm chất nhũ hóa để hòa tan hương liệu hoặc các chất thuộc pha dầu nhũ hóa được trong pha nước
Cekol 2000: làm chất tạo đặc trong sản xuất kem đánh răng.
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỒN KHO
Hiện nay, trong quản lý tồn kho có rất nhiều mô hình.Trong phạm vi đề tài, tác giả chọn mô hìnhtồn kho (R, Q) phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty BOCC
4.2.1 Chi phí tồn trữ hàng
Trong công ty hóa chất BOCC, chi phí tồn trữ hàng tồn kho của công ty trong một năm gồm:
Chi phí thuê nhà kho
Chi phí sử dụng thiết bị
Chi phí lương nhân viên quản lý kho
Chi phí đầu tư hàng tồn kho
Thiệt hại do hàng tồn kho hư hỏng hoặc mất mát
(1) Chi phí nhà kho: Công ty BOCC hiện nay chỉ có một kho chứa hóa chất ở Tân Bình, diện tích 250 m 2 Chi phí thuê kho hằng tháng của công ty là 30 triệu/tháng Vậy chi phí thuê kho trong năm 2014 là 360 triệu một năm
Bảng 4.3: Chi phí nhà kho ĐVT: 1000 đồng
Chi phí nhà kho Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(2) Chi phí sử dụng thiết bị: gồm các chi phí được tính trong một năm
Dụng cụ khác: thiết bị diệt côn trùng, bẫy chuột, chổi, thùng rác, máy hút bụi
Bảng 4.4: Chi phí sử dụng thiết bị ĐVT: 1000 đồng
Chi phí sử dụng thiết bị Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(3) Chi phí lương nhân viên quản lý kho:
Hiện nay, công ty có một thủ kho chính (lương 6,5 triệu một tháng) và hai bảo vệ hợp đồng với công ty bảo vệ (lương 5 triệu một tháng)
Bảng 4.5: Chi phí lương nhân viên quản lý kho ĐVT: 1000 đồng
Chi phí lương nhân viên kho Giá trị
Lương bảo vệ (2 người: 13 tháng) 130.000
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(4) Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Chi phí này gồm chi phí vay ngân hàng dùng cho các hoạt động mua hàng tại công ty BOCC Hiện nay, công ty đang vay ngân hàng Sacombank và Eximbank với mức lãi vay trong năm 2014 của công ty là 457,694 triệu đồng
Bảng 4.6: Chi phí đầu tư hàng tồn kho ĐVT: 1000 đồng
Phí tổn đầu tư hàng tồn kho Tiền
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(5) Thiệt hại hàng tồn trữ do mất mát, hư hỏng:
Theo số liệu của phòng kế toán công ty, trong năm 2014, thiệt hại tồn trữ hóa chất do mất mát hư hỏng thực tế là 76.500.000 đồng (gồm hóa chất bị hết hạn sử dụng, hóa chất bị rách bao bì, hóa chất bị hư hỏng do vận chuyển hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách)
Bảng 4.7: Tổng hợp chi phí tồn trữ trong năm 2014 ĐVT: 1000 đồng
Chi phí Giá trị Ghi chú
(1) Chi phí nhà kho 360.000 Định phí
(2)Chi phí sử dụng thiết bị 156.000 Định phí
(3) Chi phí lương nhân viên kho 214.500 Định phí
(4) Chi phí đầu tư tồn kho 457.694 Định phí
(5) Chi phí thiệt hại do tồn trữ 76.500 Biến phí
Vậy: Chi phí tồn trữ của công ty trong năm 2014 là 942 triệu đồng Trong đó, biến phí tồn trữ năm 2014 của công ty là 76,5 triệu Định phí tồn trữ của công ty là 865,5 triệu
Chi phí đặt hàng năm 2014 = Số lần đặt hàng trong một năm x Chi phí một lần đặt hàng
Chi phí đặt hàng tại công ty gồm các chi phí sau:
(1) Chi phí Forwarder Định nghĩa Forwarder: thuật ngữ chỉ người hoặc công ty làm nghề giao nhận vận tải Đây là bên trung gian nhận vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ thành những lô hàng lớn hơn, sau đó thuê người vận tải vận chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đích (Nguồn: http://www.container-transportation.com/)
Chi phí Forwarder trung bình 60 triệu một container 40 feets (chứa được 28 tấn hóa chất)
Khối lượng hàng nhập trong năm 2014: 224,167 tấn, tính trung bình tương đương 9 container
Bảng 4.8: Chi phí Forwarder ĐVT: 1000 đồng
Chi phí của Forwarder Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty) Tổng chi phí Forwarder ước tính trung bình trong năm 2014 là 540 triệu đồng
(2) Chi phí bốc xếp khi mua hàng
Công ty có một nhân viên bốc xếp (hợp đồng), lương bình quân là 5,5 triệu một tháng Do đó chi phí bốc xếp sẽ là 71,5 triệu (13 tháng)
Bảng 4.9: Chi phí nhân viên bốc xếp ĐVT: 1000 đồng
Chi phí của lương nhân viên bốc xếp Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(3) Chi phí xử lý đơn hàng
Gồm chi phí điện thoại và chi phí Internet (do giao dịch chủ yếu qua mạng, đặt hàng nước ngoài): 20 triệu/năm
Bảng 4.10: Chi phí xử lý đơn hàng ĐVT: 1000 đồng
Chi phí xử lý đơn hàng Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(4) Chi phí thông quan Hải Quan
Chi phí thông quan Hải Quan = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí 1 lần thông quan
Trong năm 2014, công ty nhập hóa chất 9 lần Chi phí cho một lần thông quan trung bình là 75USD/lần, quy đổi ngoại tệ với 1USD là 21.500 đồng Chi phí một lần thông quan trung bình là 1,613 triệu đồng
Bảng 4.11: Chi phí thông quan Hải quan ĐVT: 1000 đồng
Chi phí thông quan Hải Quan Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
(5) Chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho công ty
Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí 1 lần vận chuyển Trong năm 2014, công ty nhập hàng 9 lần Chi phí trung bình một lần nhập hàng là 65USD, tương đương 1,3975 triệu đồng (quy đổi ngoại tệ với 1USD là 21.500 đồng)
Bảng 4.12: Chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho công ty ĐVT: 1000 đồng
Chi phí nhập hàng về kho Giá trị
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Theo Thông tư số 164/2013/TT-BTC, Ban hành biểu thuế xuất khẩu, biểu thuế nhập khẩu ưu đãi theo danh mục hàng chịu thuế, thuế suất nhập khẩu của Solubilisant (một chất hoạt động bề mặt không phân ly) là 3%
Bảng 4.13: Thuế nhập khẩu Solubilisant ĐVT: 1000 đồng
Chi phí nhập hàng về kho Giá trị
Giá mua trung bình hóa chất Solubilisant năm 2014 374,288
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Bảng 4.14: Chi phí đặt hàng trong năm 2014 ĐVT: 1000 đồng
Chi phí Giá trị Ghi chú
(1) Chi phí Fowarder 540.000 Biến phí
(2) Lương nhân viên bốc xếp 71.500 Định phí
(3)Chi phí xử lý đơn hàng 20.000 Định phí
(4)Thông quan Hải Quan 14.512 Biến phí
(5) Vận chuyển hàng từ cảng về kho 12.577 Biến phí
(6) Thuế nhập khẩu 67.371 Biến phí
Chi phí đặt hàng được chia thành định phí và biến phí Trong đó, chi phí Forwarder, chi phí thông quan Hải quan, chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho được xếp vào loại biến phí, còn lại lương nhân viên bốc xếp và chi phí xử lý đơn hàng là định phí
Biến phí đặt hàng BĐH= 634,46 triệu đồng Định phí đặt hàng ĐĐH = 91,5 triệu đồng
Chi phí cho một lần đặt hàng cũng chỉ tính cho biến phí Do vậy, biến phí đặt hàng của hóa chất Solubilisant được tính theo công thức: Đ = ế í đặ à ∗ ỷ ọ ố ầ đặ à = ∗ , % =107,7877 ngàn đồng
Trong thực tế, chi phí thiếu hàng rất khó ước tính một cách chính xác Trong trường hợp hóa chất Solubilisant bị thiếu trong kho, với những khách hàng quan trọng và để giữ uy tín, công ty BOCC chấp nhận mua ngoài thị trường với mức giá cao hơn giá mua một kg hóa chất của công ty là 25% Do vậy, để đơn giản, đề tài xem chi phí thiếu hàng là phần chênh lệch giữa giá mua công ty với giá mua ngoài thị trường 25%
Bảng 4.15: Chi phí thiếu hàng hóa chất ĐVT: 1000 đồng
Chi phí thiếu hàng Giá trị
Giá mua 1 kg hóa chất Solubilisant 374,288 Chi phí thiếu hàng 1 kg hóa chất
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Mức độ phục vụ - service level được chọn ở mức 95% Đề tại chấp nhận thiếu một lượng hàng để phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế tại công ty Hơn nữa, nếu tồn trữ lượng hàng tồn kho an toàn cao sẽ dẫn đến chi phí tồn trữ hàng tăng
Bảng 4.16: Mức độ phục vụ
Chi phí thiếu hàng Giá trị
Bảng 4.17: Xác định điểm đặt hàng tối ưu cho hóa chất Solubilisant năm 2014
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Công thức Giá trị Ghi chú
1 Nhu cầu hóa chất Solubilisant năm
2 Số tuần trong năm tuần 48
3 Khối lượng hóa chất Solubilisant tồn kho trung bình năm 2014 kg 1600 Phụ lục 5
4 Nhu cầu hóa chất Solubilisant hằng tuần năm 2014 kg/tuần d
5 Giá mua trung bình hóa chất
Solubilisant năm 2014 Ngàn đồng 374,288 Phụ lục 5
6 % giá trị hóa chất Solubilisant2014 15.29 Phụ lục 5
7 Số lần đặt hàng trong năm 2014
9 Tồn kho đầu kỳ năm 2014 Ngàn đồng 74.857,6 Phụ lục 5
10 Tồn kho cuối kỳ năm 2014 Ngàn đồng 1.122.864 Phụ lục 5
11 Tồn kho trung bình năm 2014
12 Nhập trong kỳ Kg 6000 Phụ lục 5
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Công thức Giá trị Ghi chú
Tổng chi phí tôn trữ hóa chất
15 Chi phí sử dụng thiết bị Ngàn đồng 156.000 Bảng 4.4
16 Chi phí lương nhân viên kho Ngàn đồng 214.500 Bảng 4.5
17 Phí tổn đầu tư hàng tồn kho Ngàn đồng 457.694 Bảng 4.6
18 Chi phí thiệt hại do tồn trữ Ngàn đồng 76.500 Bảng 4.7
19 Tổng định phí tồn kho của năm 2014 Ngàn đồng +F14+F15+F16 1.188.194
20 Tổng biến phí tồn kho của năm 2014 Ngàn đồng 76.500
Biến phí tồn trữ cho 1 kg hóa chất Solubilisant năm 2014
22 Chi phí đặt hàng hóa chất năm 2014
23 Chi phí Fowarder Ngàn đồng 540.000 Bảng 4.8
24 Chi phí lương nhân viên bốc xếp Ngàn đồng 71.500 Bảng 4.9
25 Chi phí xử lý đơn hàng Ngàn đồng 20.000 Bảng 4.10
26 Chi phí thông quan Hải Quan Ngàn đồng 14.512 Bảng 4.11
Chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho Ngàn đồng 12.577 Bảng 4.12
Tổng định phí đặt hàng năm 2014
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Công thức Giá trị Ghi chú
28 Tổng biến phí đặt hàng năm 2014 Ngàn đồng +F25+F26+F28 634.460,84
Biến phí 1 lần đặt hàng năm 2014 Ngàn đồng/lần S
Chi phí thiếu hàng Solubilisant Ngàn đồng/kg/tuần 93,572
31 Sản lượng đặt hàng tối ưu
Solubilisant theo mô hình (R,Q) Kg ∗
32 Mức tồn kho tối ưu Solubilisant theo mô hình (R,Q) kg ∗
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Công thức Giá trị Ghi chú
33 Chi phí tồn kho thấp nhất theo mô hình (R,Q) Ngàn đồng Tmin
34 Chi phí tồn kho theo thực tế năm
35 Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng Tuần ∗
37 Mức độ phục vụ - Service level % 95 Bảng 4.15
39 Tồn kho an toàn (làm tròn) Kg SS
(2.15) 40 Điểm đặt hàng lại Kg ROP d.L +Mức tồn kho an toàn
Sau khi có được kết quả, đề tài tiến hành kiểm tra công thức và số liệu tính toán qua trang web http://home.ubalt.edu/ ở số liệu Q* và N * Trong đó, chi phí thiếu hàng 1 kg hóa chất được tính cho 1 năm là 4,491 triệu đồng, thời gian chờ là 60 ngày (ứng với 8 tuần), chi phí tồn trữ 1 kg hóa chất 1 năm là 2,294 triệu đồng, giá mua 1 kg hóa chất là 347.288 đồng
Kết luận: Kết quả tính toán Q * và N * ở bảng 4.15 hoàn toàn tương thích với kết quả thu được từ trang web trên
Hình 4.1: Kiểm tra kết quả tính toán
Tính khả thi của mô hình:
Tính khả thi về mặt lợi ích kinh tế: Theo bảng tính toán trên, theo mô hình (R,Q), chi phí tồn kho đối với hóa chất Solubilisant ở mức đặt hàng tối ưu (545kg) là 154,081 triệu đồng Chi phí thực tế tồn kho thực tế của hóa chất Solubilisant (với giá trị 15,29% giá trị tồn kho) là 294,069 triệu đồng Vậy công ty sẽ tiết kiệm được 139,988 triệu đồng nếu áp dụng mô hình tồn kho mới
Tính khả thi với các yêu cầu khác:
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỒN KHO NĂM 2015
Căn cứ vào số liệu hóa chất năm 2014, đề tài giả định nhu cầu hóa chất năm 2015 sẽ ổn định ở mức tiêu thụ khoảng 3200kg/năm và giá mua 1 kg hóa chất ổn định là 374,288 ngàn đồng Do đó, các giá trị đã được tính toán ở của mô hình năm 2014 có thể được áp dụng trong năm 2015 như bảng sau
Bảng 4.18: Mô hình tồn kho tối ưu cho hóa chất Solubilisant năm 2015
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Giá trị Ghi chú
1 Nhu cầu hóa chất Solubilisant năm
2 Số tuần trong năm tuần 48
3 Khối lượng hóa chất Solubilisant tồn kho trung bình năm 2015 kg 1600
4 Nhu cầu hóa chất Solubilisant hằng tuần năm 2015 kg/tuần d
5 Giá mua trung bình hóa chất
Solubilisant năm 2015 Ngàn đồng/kg 374,288
6 % giá trị hóa chất Solubilisant2015
7 Thời gian chờ hàng Tuần L 8
8 Tồn kho đầu kỳ năm 2015 Ngàn đồng 74.857,6
9 Tồn kho cuối kỳ năm 2015 Ngàn đồng
10 Tồn kho trung bình năm 2015 Ngàn đồng 598.860,8
11 Biến phí tồn trữ cho 1 kg hóa chất
13 Sản lượng đặt hàng tối ưu
Solubilisant theo mô hình (R,Q) Kg ∗
STT Nội dung ĐVT Ký hiệu Giá trị Ghi chú
14 Mức tồn kho tối ưu Solubilisant theo mô hình (R,Q) kg ∗ 360
15 Chi phí tồn kho thấp nhất theo mô hình (R,Q)
16 Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng Tuần ∗ 8,17
18 Mức độ phục vụ - Service level % 95 Bảng
20 Tồn kho an toàn Kg SS 11
21 Điểm đặt hàng lại Kg ROP 544
Qua chương 4, tác giả đã phân tích các hóa chất tồn kho bằng kỹ thuật ABC
Từ đó làm cơ sở chọn hóa chất Solubilisant là đối tượng nghiên cứu chính của mô hình Tác giả xác định các định phí, biến phí tồn trữ hàng và đặt hàng hóa chất Solubilisant Từ đó, xác định điểm đặt hàng tối ưu, lượng đặt hàng tối ưu và so sánh với chi phí thực tế của hóa chất hóa chất Solubilisant và nhận xét tính khả thi của mô hình
