phân tích quá trình chuẩn bị dữ liệu phần mềm quản lý kho hàng swm của công ty cổ phần giảipháp chuỗi cung ứng smartlog

Để có thể hiểu rõ hơn về những lợi ích của phần mềm quản lý kho mang lại chodoanh nghiệp cũng như cách các doanh nghiệp đưa phần mềm vào vận hành tại kho, em đã chọn đề tài: “Phân tích q

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -BÁO CÁO THỰC TẬP

TỐT NGHIỆPĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ DỮ LIỆU PHẦN MỀMQUẢN LÝ KHO HÀNG SWM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI

PHÁP CHUỖI CUNG ỨNG SMARTLOG

Giáo viên hướng dẫn : Trần Văn VinhSinh viên thực hiện: Nguyễn Lâm Oanh

Email : nguyenlamoanh0723@gmail.com

Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước hết em xin gửi đến quý thầy,cô trong Khoa Kinh tế - Quản lý trường Đại học Thăng Long lời cảm ơn chân thành Đặcbiệt, em xin gửi đến thầy Trần Văn Vinh - người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoànthành báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty Cổ phần Giảipháp chuỗi cung ứng Smartlog, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễntrong suốt quá trình thực tập tại công ty

Cuối cùng, em xin cảm ơn các anh chị phòng Triển khai của công ty đã giúp đỡ,cung cấp những số liệu thực tế để em có thể hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệpnày Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thực tập nơi mà mình yêu thích,cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đãgiảng dạy

Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích để giúp ích chocông việc sau này của bản thân Vì kiến thức bản thân còn chưa đầy đủ nên trong quátrình thực tập, hoàn thành chuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mongnhận được những ý kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập của bản thân Những kết quả và các số liệutrong báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗicung ứng Smartlog , không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Em hoàn toàn chịu tráchnhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

Hà Nội, ngày … tháng … năm …

Sinh viên thực hiện Nguyễn Lâm Oanh

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và từng bước hội nhậpvới nền kinh tế khu vực và thế giới Cho đến nay, cơ cầu ngành kinh tế đất nước đã cónhiều thay đổi, tỷ trọng các ngành thương mại điện tử ngày một tăng lên Do đó, sự xuấthiện của các kho hàng và trung tâm phân phối lớn là một xu thế tất yếu Ngày nay, việcmua sắm online đã dần trở thành một thói quen, tiêu dùng Để có thể đáp ứng nhu cầu củakhách hàng, các doanh nghiệp phải có những phương pháp quản lý kho hợp lý

Quản lý kho là hoạt động có ở tất cả các tổ chức từ cơ sở kinh doanh đến cơ quannhà nước Tùy theo nghành nghề hoạt động và quy mô tổ chức mà mô hình kho và cáchthức vận hành sẽ khác nhau Hiện tại có không ít các phần mềm được đưa vào để hỗ trợcho việc vận hàng kho đạt hiệu quả tốt nhất Các phần mềm này đã thực sự mang đếnhiệu quả và giúp cho việc quản lý tồn kho của các công ty, doanh nghiệp trở đơn giản vớiđộ chính xác cao

Để có thể hiểu rõ hơn về những lợi ích của phần mềm quản lý kho mang lại chodoanh nghiệp cũng như cách các doanh nghiệp đưa phần mềm vào vận hành tại kho, em

đã chọn đề tài: “Phân tích quá trình chuẩn bị dữ liệu phần mềm quản lý kho hàngSWM của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog” Qua báo cáo này,

em đã trình bày những lợi ích phần mềm mang lại cho việc quản lý kho hàng cũng nhưquy trình triển khai phần mềm của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog

Bố cục nội dung của báo cáo thực tập gồm 3 phần chính như sau:

Phần 1: Khái quát về Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng SmartlogPhần 2: Phân tích quá trình chuẩn bị dữ liệu phần mềm quản lý kho hàng SWMcủa Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog

Phần 3: Ý kiến và đề xuất.

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CÔNG THỨC

Hình 1.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng

Smartlog 3

Hình 1.2 - Sơ đồ mạng lưới vận hành chuỗi cung ứng của Smartlog 6

Hình 2.1 – Giải pháp cho HMH khi xảy ra lỗi 25

Hình 2.2 - Mô hình vận hành kho của Kids Plaza 28

Hình 2.3 - Mô hình chuỗi cung ứng của ICD Tân Cảng Sóng Thần 30

Bảng 2.1 – Vấn đề và giải pháp cho HMH 23

Bảng 2.2 – So sánh quy trình nhập hàng của HMH trước và sau khi sử dụng SWM 23

Bảng 2.3 – So sánh quy trình kiểm tồn của HMH trước và sau khi sử dụng SWM 24

Bảng 2.4 - So sánh quy trình xuất hàng của HMH trước và sau khi sử dụng SWM 25

Bảng 2.5 - Thông tin chung về Kids Plaza 28

PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CHUỖI CUNGỨNG SMARTLOG.

1.1 Quá trình hình thành và phát triền của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cungứng Smartlog

1.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog

 Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog. Tên tiếng Anh: Smartlog Supply Solutions Corporation

 Đại diện pháp luật: Ông Đỗ Huy Bình Thành lập ngày 08 tháng 04 năm 2015 Địa chỉ:

 Trụ sở Hồ Chí Minh: AC03-04 hẻm số 9 đường số 66, phường Thảo Điền, TP.Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

 Văn phòng Hà Nội: BT16 – 262 Nguyễn Huy Tưởng, Quận Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội

Điện thoại:  Phòng Kinh doanh: 0938545272 Phòng Nhân sự: 0938463717 Sàn giao dịch COS: 0938275626Email: hr@gosmartlog.com

 Website: https://gosmartlog.com/ Vốn điều lệ: 19,274,250,000 đồng Mã số thuế: 0313202685

 Sản phẩm chính:  Phần mềm quản lý vận tải STM (Smartlog Transport Management System) Phần mềm quản lý kho SWM (Smartlog Warehouse Management System) Sàn vận tải STX (Smartlog Transport Exchange)

 Hệ thống tối ưu hóa container COS (Container Optimization Solutions)- Logo của công ty:

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi

giải thuật, AI. 2019: Ra mắt sàn giao dịch vận tải Smartlog Transport Exchange STX. 03/2019: Hơn 60 doanh nghiệp chủ hàng lớn, 3PL sử dụng giải pháp hệ sinh thái

logistics Smartlog. 04/2019: Đơn vị Logtech Việt Nam duy nhất được vinh danh giải thưởng Sao

Khuê 2019 với Giải pháp quản lý vận tải STM Đạt dấu mốc 15,000 xe tải,container lưu thông trên hệ thống STM

 01/2020: Ra mắt giải pháp tối ưu container rỗng: MT-REUSE, MT-RETURN 06/2020: Đơn vị Logtech Việt Nam duy nhất được vinh danh giải thưởng Sao

Khuê 2020 với Giải pháp quản lý kho hàng SWM

 2021: Được vinh danh giải thưởng Sao Khuew 2021 với Giải pháp tối ưu hóacontainer COS.

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog

Hình 1.1 - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng

CEO/ FOUNDER

BAN LÃNH ĐẠO

PHÒNG DEVPHÒNG

SALESPHÒNG

TRIỀN KHAI DỰ ÁN

PHÒNG NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ TOÁN

1.2.2 Ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo bao gồm các lãnh đạo cấp cao của công ty như giám đốc, phó giámđốc, trưởng các phòng ban… Ban lãnh đạo công ty sẽ thiết lập hệ thống quản trị, giám sátvà kiểm soát các nhân viên công ty nói chung và nhân viên các phòng ban nói riêng, điđấu thầu các dự án cho công ty Ngoài ra trong một số trường hợp, ban lãnh đạo của côngty Cổ phần Smartlog cũng gặp và làm việc trực tiếp với khách hàng để trao đổi về thôngtin dự án

1.2.3 Phòng triển khai dự án

Phòng triển khai dự án của công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog cónhiệm vụ đi khảo sát thực tế tại kho hàng của các doanh nghiệp đối tác, làm kế hoạchtriển khai dự án, thiết lập dữ liệu cho hệ thống SWM và ghi nhận các yêu cầu của kháchhàng liên quan đến phần mềm Ngoài ra, phòng triển khai còn có nhiệm vụ đào tạo,hướng dãn khách hàng sử dụng phần mềm quản lý kho và hỗ trợ vận hành khi kháchhàng sử dụng phần mềm

1.2.4 Phòng Sales

Nhiệm vụ của phòng Sales tìm kiếm các khách hàng mới, tiếp nhận các yêu cầu,mong muốn sử dụng phần mềm của công ty từ phía đối tác Phòng Sales cũng trực tiếp đigặp khách hàng và ghi nhận các yêu cầu để tiến hành làm hợp đồng và báo giá cho kháchhàng

1.2.5 Phòng Dev (Phòng lập trình)

Phòng Dev là nơi ghi nhận các yêu cầu của khách hàng được gửi từ phòng triển khaivà tiến hành thiết kế và xây dụng phần mềm phù hợp với yêu cầu của khách hàng Ngoàira phòng Dev cũng sẽ hỗ trợ các trường hợp phần mềm gặp sự cố hoặc bổ sung tính năngcho phần mềm hiện tại khách hàng đang sử dụng

 Bộ phận lương thưởng và phúc lợi có chức năng chính là quản lý hệ thống tiềnlương, thưởng, phúc lợi và các chính sách của công ty.

 Bộ phận hành chính (Admin) chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đếnhành chính như: giấy tờ, thủ tục, hồ sơ nhân sự, tài sản của công ty… Ngoài ra,bộ phận hành chính cũng thực hiện các công việc như sắp xếp lịch họp, cuộc hẹnvà các sự kiện của công ty

1.2.7 Phòng kế toán

Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu chi của công ty, đảm bảo kếhoạch tiêu dùng diễn ra đúng thời điểm và mang lại hiệu quả cao Phòng kế toán cũngphải kết hợp với các phòng ban khác để lên các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạncho công ty, thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định và báo cáo lại kết quảkinh doanh lên ban lãnh đạo công ty

1.2.8 Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng

Smartlog

Smartlog là một Start-up tiên phong phát triển các giải pháp công nghệ thông tintrong hoạt động logistics Smartlog đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam để tạo dựngmạng lưới logistics, một hệ sinh thái ở đó các doanh nghiệp có thể chia sẻ, trao đổi và tốiưu nguồn lực cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh

Lĩnh vực hoạt động chính của Smartlog là kinh doanh phần mềm Các phần mềmđược Smartlog cung cấp được sử dụng trong quản lý vận hành kho hàng, quản lý vận tải,quản lý container… Ngoài ra, Smartlog còn kinh doanh thiết bị phục vụ cho việc vậnhành phần mềm

(Nguồn: Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng Smartlog)Hình 1.2 - Sơ đồ mạng lưới vận hành chuỗi cung ứng của Smartlog

Các phần mềm chính của Smartlog là phần mềm quản lý vận tải STM (SmartlogTransport Management System) và phần mềm quản lý kho hàng SWM (SmartlogWarehouse Management System)

Các tính năng chính của phần mềm quản lý vận tai STM bao gồm: Tự động hóa điều phối

 Tối ưu hóa năng lực vận hành đội xe, thời gian giao hàng, quãng đường giaohàng, chi phí nhà thầu vận tải, giao hàng đa kênh, đa điểm,…

 Giám sát vận tải theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi có vi phạm. Quản lý đội xe

 Quản lý – đối chiếu chứng từ POD (Proof of delivery) trực tuyến. Về tính năng của phần mềm quản lý kho hàng SWM, phần mềm giúp quản lý

vận hành kho hàng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu các thủ tục giấy tờliên quan đến vận hành kho ( phân tích chi tiết tại mục 2.1 của Phần 2)

1.2.9 Tình hình tài chính chung Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứng

Smartlog

Trong giai đoạn từ năm 2019 đến cuối năm 2020 khi tình hình dịch bệnh còn diễn ravô cùng phức tạp, điều này đã gây ảnh hưởng lớn tình hình tài chính của hầu hết cácdoanh nghiệp và đối với Công ty Cổ phần Smartlog cũng không phải ngoại lệ

Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty vào thời điểm cuối năm 2019 lần lượtlà 20.3 tỷ đồng và 7.2 tỷ đồng Thế nhưng sang đến năm 2020 thì doanh thu đã giảm chỉcòn 15.7 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế còn 5.8 tỷ đồng

Nhưng đây cũng chính là cơ hội để Smartlog nắm lấy Nếu như trước đây, các nhàcung cấp giải pháp công nghệ phải đi thuyết phục các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ,chuyển đổi số thì ngược lại trong đại dịch Covid, các doanh nghiệp lại tìm đến Smartlog.Trong giai đoạn từ năm 2020 đến hết năm 2021, có những thời điểm số lượng hợp đồngký mới của smartlog tăng trưởng đến 300% so với kế hoạch, trong đó phần lớn là cácdoanh nghiệp sản xuất, tiếp đó là lĩnh vực logistics Bằng chứng là doanh thu của năm2021 đã tăng lên thành 17,8 tỷ đồng và lợi nhuận cùng được nâng lên thành 6.5 tỷ đồng

1.3 Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứngSmartlog

Smartlog là một Start-up tiên phong phát triển các giải pháp công nghệ thông tintrong hoạt động logistics Smartlog đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam để tạo dựngmạng lưới logistics, một hệ sinh thái ở đó các doanh nghiệp có thể chia sẻ, trao đổi và tốiưu nguồn lực cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh

Lĩnh vực hoạt động chính của Smartlog là kinh doanh phần mềm Các phần mềmđược Smartlog cung cấp được sử dụng trong quản lý vận hành kho hàng, quản lý vận tải,quản lý container… Ngoài ra, Smartlog còn kinh doanh thiết bị phục vụ cho việc vậnhành phần mềm

Các phần mềm chính của Smartlog là phần mềm quản lý vận tải STM (SmartlogTransport Management System) và phần mềm quản lý kho hàng SWM (SmartlogWarehouse Management System)

Các tính năng chính của phần mềm quản lý vận tai STM bao gồm:

 Tự động hóa điều phối Tối ưu hóa năng lực vận hành đội xe, thời gian giao hàng, quãng đường giao

hàng, chi phí nhà thầu vận tải, giao hàng đa kênh, đa điểm,… Giám sát vận tải theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi có vi phạm. Quản lý đội xe

 Quản lý – đối chiếu chứng từ POD (Proof of delivery) trực tuyến. Về tính năng của phần mềm quản lý kho hàng SWM, phần mềm giúp quản lý

vận hành kho hàng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu các thủ tục giấy tờliên quan đến vận hành kho ( phân tích chi tiết tại mục 2.1 của Phần 2)

1.4 Tình hình tài chính chung Công ty Cổ phần Giải pháp chuỗi cung ứngSmartlog

Trong giai đoạn từ năm 2019 đến cuối năm 2020 khi tình hình dịch bệnh còn diễn ravô cùng phức tạp, điều này đã gây ảnh hưởng lớn tình hình tài chính của hầu hết cácdoanh nghiệp và đối với Công ty Cổ phần Smartlog cũng không phải ngoại lệ

Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty vào thời điểm cuối năm 2019 lần lượtlà 20.3 tỷ đồng và 7.2 tỷ đồng Thế nhưng sang đến năm 2020 thì doanh thu đã giảm chỉcòn 15.7 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế còn 5.8 tỷ đồng

Nhưng đây cũng chính là cơ hội để Smartlog nắm lấy Nếu như trước đây, các nhàcung cấp giải pháp công nghệ phải đi thuyết phục các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ,chuyển đổi số thì ngược lại trong đại dịch Covid, các doanh nghiệp lại tìm đến Smartlog.Trong giai đoạn từ năm 2020 đến hết năm 2021, có những thời điểm số lượng hợp đồngký mới của smartlog tăng trưởng đến 300% so với kế hoạch, trong đó phần lớn là cácdoanh nghiệp sản xuất, tiếp đó là lĩnh vực logistics Bằng chứng là doanh thu của năm2021 đã tăng lên thành 17,8 tỷ đồng và lợi nhuận cùng được nâng lên thành 6.5 tỷ đồng

PHẦN 2.PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH THU THẬP DỮ LIỆU PHẦN MỀM

QUẢN LÝ KHO HÀNG SWM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢIPHÁP CHUỖI CUNG ỨNG SMARTLOG

2.1 Giới thiệu chung về phần mềm quản lý kho hàng SWM (Smartlog WarehouseManagement)

 Hệ thống quản lý kho hàng SWM Phù hợp với các doanh nghiệp quản lý logistics, doanh nghiệp các ngành

tiêu dùng nhanh (FMCG), hóa chất (chemical), thực phẩm (F&B),…

 Thiết lập các chiến lược sắp xếp hàng hóa, chiến thuật soạn hàng hiệu quả nhất Quản trị tổn kho theo thời gian thực

 Ứng dụng di động với nhiều tính năng cho người dùng

2.1.1 Tổng quan về phần mềm quản lý kho hàng SWM

Hệ thống quản lý kho hàng SWM (Smartlog Warehouse Management) là ứng dụnggiải thuật thông minh nhằm tối ưu hoá quy trình vận hành của kho hàng và trung tâmphân phối giúp giám sát, vận hành dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót

Hệ thống quản lý kho hàng giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng vàgiao hàng Hệ thống giúp kiểm soát và quản lý hoạt động của kho từ nguyên vật liệu vàokho cho đến hàng hoá thành phẩm Hệ thống quản lý kho hàng SWM hướng dẫn các quytrình nhận và đặt hàng tồn kho Tối ưu hoá việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, bổsung và quản lý tồn kho

Đối tượng sử dụng chủ yếu là các doanh nghiệp quản lý logistics như: các ngànhhàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thực phẩm (F&B), dược phẩm (Pharmacy), hóa chất(Chemical), điện tử (Electronic), dệt may (Garment),…

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng SWM

 Giảm chi phí nhân công Tăng tốc độ xuất hàng cho dựa trên các chiến thuật vận hành của hệ thống

 Tăng tốc độ nhập hàng nhờ tích hợp, dán tem nhãn được in sẵn trên hệ thống Tối ưu vận hành nhờ loại bỏ các bước thủ công bằng realtime trên handheld Hệ thống chỉ định, hướng dẫn sẵn có cho vận hành

Giảm chi phí quản lý Thống kê dữ liệu dạng Dashboard/Report Tự động alert theo các hoạt động/cảnh báo Chủ động kiểm soát đơn và lập kế hoạch, chiến thuật xử lý- Giảm chi phí vận hành

+ Xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hoá lưulượng kho

+ Cho phép người dùng tạo các sơ đồ tầng tiềm năng trong hệ thống, cho phépđặt pallet, kệ và các thiết bị khác mà bạn cần để chứa trong kho của mình

Giảm tồn kho Quản lý chính xác dữ liệu về tồn kho, hoạt động xuất/nhập 100% Quản lý chính xác Batch/Lot, Pallet tới từng nhà phân phối 100%Giảm chi phí lưu kho

 Biểu đồ trực quan hóa 3D trong tồn kho để hoạch định kế hoạch lưu kho  Lưu trữ chính xác chi tiết thông tin tới từng Pallet

 Lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch, sản lượng nhân viên Cải thiện dịch vụ

 Nâng cấp chất lượng dịch vụ thông qua giảm thời gian khách tới lấy hàng Tăng cường tính chính xác, trực quan dữ liệu cho khách hàng

 Truy xuất dữ liệu phân tích phục vụ cho khách hàng Truy vết xuất hàng theo từng Pallet cho mỗi Batch/lot cho từng nhà phân phối - Tăng cường khả năng hiển thi hàng tồn kho

+ Cung cấp dữ liệu thời gian thực tế trên kho thông qua mã vạch, số sê-ri và gắnthẻ RFID.

+ Tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhấtvới khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm Những dự báo này hỗ trợ lãnhđạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể mấtvị trí trên thị trường Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn kho của bạnalf một trong nhiều lợi thế của SWM liên quan cực kỳ hữu ích trong trường hợpthu hồi

+ Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặthàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lôbị lỗi hay không Truy xuất nguồn gốc đảm bảo chỉ phải thu hồi hàng hoá bị hưhỏng, thay vì bất kỳ và tất cả hàng hoá mà nghi ngờ bị hư hỏng

- Tối ưu hoá quy trình xuất nhập trong kho+ Tối ưu cách thức di chuyển xung quanh kho+ Xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động vàthiết bị có sẵn

+ Giúp lập kế hoạch các tuyến đường

2.1.2 Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho hàng SWM

a) Nhận hàng (Receiving)Quy trình nhập hàng đơn giản giúp quản lý trạng thái PO (Purchase Order) dễ dàngvà ghi nhận thông tin tồn kho theo thời gian thực

Một số tính năng chính khi nhập hàng:

 Tự động chỉ định vị trí cất hàng theo chiến thuật Tùy chỉnh biểu mẫu/phiếu xuất theo yêu cầu khách hàng Cảnh báo nhập sai mặt hàng

 Quản lý toàn bộ thông tin hàng hóa Tích hợp với thiết bị cầm tay

* So sánh khi nhập hàng thủ công và khi nhập hàng trên hệ thống SWM:

 Nhập hàng thủ công: Ghi nhận thủ công – giấy tờ khi nhập hàng Kiểm đếm bằng mắt, rủi ro kiểm sai và kiểm thiếu. Cất hàng theo kinh nghiệm

 Không tối ưu diện tích lưu trữNhập hàng khi sử dụng SWM: Tự động chỉ định vị trí cất hàng Giám sát chặt chẽ thời gian nhập kho Tự động cập nhật thông tin đơn hàng Tự động gửi cảnh báo sau khi sai mã hàng Dễ dàng giám sát toàn bộ quá trình khi nhập những lô hàng lớn Quản lý các docks nhập hàng

Hệ thống quản lý kho cung cấp các chức năng kho như Thông báo vận chuyển trước(ASN) vào giao dịch EDI, cho phép nhà vận chuyển lên lịch hẹn của bến tàu và lênlịch tốt hơn cho việc nhận và đưa nhân viên đi

- Khả năng ghi lại các yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp- Tạo số mã vạch cho PalletID và nhãn thùng carton

- Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận và số lượngcó sẵn

- Tuỳ chọn cho cả nhận giấy và không giấy- Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi- Cross docking từ nhận đến đóng gói mà không trải qua quá trình đưa đi- Báo cáo tình trạng của các biên lai đến cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giair

quyết.a) Xuất hàngXuất hàng theo chiến thuật đa dạng, giúp tối ưu đường đi lấy hàng và đảm bảo cáctiêu chí về shelflife, FEFO, realtime

Một số tính năng chính khi xuất hàng:

 Quản lý chính xác chi tiết tình trạng đơn xuất Xuất hàng dựa vào tình hình thực tế kho bãi, chứng từ/điều phối chủ động điều

động WMS hỗ trợ realtime hoạt động xuất kho Các bước xử lý trên app mang tính chỉ dẫn  Thao tác thực hiện bằng barcode scanning đảm bảo tính chính xác và nhanh

chóng So sánh khi xuất hàng thủ công và khi xuất hàng trên hệ thống SWM:

 Xuất hàng thủ công: Lấy hàng trong kho theo kinh nghiệm của nhân sự Tốn nhiều thời gian để đi tìm hàng trong kho Hàng hóa dễ hư hỏng vì đảo chuyển nhiều Xuất sai, nhầm hàng, không đáp ứng FIFO, FEFO Kiểm đếm xuất hàng bằng mắt dễ sai sót

Xuất hàng khi sử dụng SWM: Tự động chỉ định vị trí nhặt hàng theo chiến thuật FIFO, FEFO Tối ưu hóa quãng đường di chuyển trong kho

 Không phụ thuộc vào kinh nghiệm nhân sự Giám sát tổng quan quá trình xuất hàng Kiểm đếm tự động khi xuất hàng

b) Quản lý tồn kho Quản lý tồn kho chi tiết, chính xác trên nhiều cấp độ, hỗ trợ toàn diện các yêu cầuvà cấp độ quản lý tồn kho

Kiểm soát chặt chẽ các giao dịch nhập – xuất – tồn: Thực hiện giao dịch

 Nhập hàng đúng giờ

 Đưa hàng vào vị trí tồn kho Soạn hàng và xuất hàng bằng handheld chính xác Tiết kiệm chi phí và thời gian

 Kiểm tra thông tin hàng hóa Di chuyển hàng trong kho bằng handheld Lịch sử tồn kho

 Kiểm soát toàn diện tất cả các giao dịch Truy xuất các lịch sử thao tác, xuất – nhập, điều chỉnh tồn kho Lưu trữ tồn kho

 Theo vị trí hàng được phân chia thành các phần độc lập chẵn lẻ, hàng bị hỏnghoặc quá hạn sử dụng

 Theo số LOT (lô) thủ kho dễ dàng biết được những mặt hàng đã hết date hoặccận date

 Kiểm đếm Kiểm đếm tồn kho theo vị trí và số LOT Chủ động kiểm soát bằng handheld Tiết kiệm giấy tờ và chi phí giấy tờ Hiệu quả mang lại

 Chính xác tồn kho đến 99.9% Giảm 100% giấy tờ

 Tồn kho tại thời gian thực

So sánh khi kiểm tồn thủ công và kiểm tồn trên WMS

 Kiểm tồn thủ công Kiểm tồn dựa trên giấy tờ thủ công, lãng phí nhiều thời gian Lãng phí thời gian để kiểm đếm

 Rất khó truy xuất lịch sử giao dịch khi số lượng lưu trữ chêch lệch Kiểm tồn khi sử dụng SWM

 Kiểm tra real-time tồn kho theo location, mã sản phẩm, zone  Kiểm đếm trực tiếp trên thiết bị cầm tay

 Đảm bảo tồn kho lên đến 99% Dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch khi có sự trên lệch Xuất ngay báo cáo kiểm tồn sau khi kiểm xong

c) Một số tính năng khácNgoài các tính năng trên, phần mềm SWM có một số tính năng khác để có thể đápứng nhu cầu sử dụng đa dạng của từng khách hàng như:

 Phân luồng hàng Quản lý nhà cung cấp Phân tích dữ liệu Tự động tính hóa đơn…

2.2 Các bước chuẩn bị dữ liệu của phần mềm SWM.

2.2.1 Khảo sát AS-IS process (khảo sát cách vận hành hiện tại của kho khách

hàng).

Trước tiên, Smartlog sẽ cho người xuống khảo sát AS-IS process tại kho hàng củađối tác để có thể nắm được quy trình vận hành hiện tại, các phần mềm hiện đang đượcứng dụng để quản lý kho từ đó có ý tưởng rõ ràng hơn về cách thức vận hành kho hiện tạivà lên ý tưởng thay thổi, cải tiến cho quy trình này

=> Khảo sát AS-IS process sẽ có chức năng giúp Smartlog nắm được quy trình mà

kho đang vận hành, tìm ra được điểm bất cập mà kho cần phải thay đổi

2.2.2 Đề xuất quy trình cải tiến

Sau khi khảo sát xong kho hàng của đối tác, phía Smartlog sẽ tiến hành phân tíchcác thông tin đã khảo sát được và đề xuất quy trình cải tiến cho việc vận hành, có thể tíchhợp cùng với phần mềm của bên thứ ba (phần mềm hiện đang được đối tác sử dụng) đểquản lý kho hàng hiệu quả

Khi đã có quy trình cải tiến, hai bên sẽ tiến hành họp để thống nhất quy trình Vềphía Smartlog sẽ trình bày quy trình cải tiến được đưa ra dựa trên thông tin thực tế khảosát được tại kho hàng, phía đối tác sẽ xem xét quy trình này, đánh giá, đưa ra các yêu cầucần thay đổi Từ đó thống nhất được quy trình cải tiến cuối cùng sẽ đưa vào áp dụng tạikho hàng.

=> Khi Smartlog nắm được các quy trình vận hành của kho, Smartlog sẽ lên mộtgiải pháp để tối ưu nhất cho kho và sẽ đưa cho bên khách hàng xem về giải pháp đó Sauđó, Smartlog sẽ căn chỉnh theo mong muốn của khách hàng sao cho phù hợp nhất.

2.2.3 Cung cấp cơ sở dữ liệu (Masterdata)

Đây là bước chuẩn bị dữ liệu quan trọng nhất để đưa toàn bộ dữ liệu của kho đối

tác như: mã hàng, nhà cung cấp, khách hàng, tên khách hàng,… lên hệ thống SWM đểbắt đầu tiến trình quy trình vận hành mới cho kho hàng của khách sao cho logic và tiếtkiệm được thời gian cũng như chi phí nhân công nhất cho kho

Tại bước này, phía khách khách hàng sẽ cung cấp các thông tin phục vụ cho việcthiết lập dữ liệu Masterdata trên hệ thống trước khi tiến hành thực hiện các quy trình quảnlý và vận hành kho hàng SWM

a) Khu vực (Zone) Dùng để quản lý khu vực trong kho. Khi xuất hay nhập hàng, SWM sẽ dùng dữ liệu này để thực hiện các lệnh

Putaway hoặc Allocate.=> Smartlog sẽ thiết lập toàn bộ khu vực để hàng trong kho và đặt tên cho từng khuvực trong kho để khi người soạn hàng trong kho sẽ đi lấy hàng dễ dàng hơn

b) Vị trí (Location) Cập nhập và định vị hàng hóa trong kho. Khi xuất và nhập hàng, dữ liệu vị trí trong kho sẽ được hệ thống SWM sử dụng

để thực hiện các lệnh Allocate (chỉ định lấy hàng theo thiết bị cầm tay) vàPutaway (chỉ định xếp hàng khi hàng nhập về, Putaway có chức năng đề xuất vịtrí để hàng mà mã hàng đó đã có trong kho)

 Quản lý quy cách đóng gói của hàng hóa, tính toán số lượng tồn kho của mặthàng (Item) có trong hệ thống.

VD: Một pallet sẽ chứa được 10 thùng và mỗi thùng sẽ có 20 sản phẩm => Pack sẽ giúp quản lý hàng hoá xuất đi dễ dàng hơn vì mỗi một thùng hay palletđã có quy cách đóng gói riêng, sẽ dễ quản lý hàng hoá hơn mà không cần phải đếm từngmã sản phẩm

d) Mã hệ thống (System Code) System code là một chức năng bổ trợ cho các mục thiết lập Data. Đây là nơi tạo ra những dữ liệu liên kết với các trường thông tin theo mã nhận

diện được đặt sẵn.e) Chiến thuật cất hàng (Putaway)

 Tính năng chỉ định đưa hàng vào khu vực, vào vị trí tự động dựa trên các thiếtlập

 Sử dụng khi kho hàng được sắp xếp có hệ thống, hàng quản lý theo pallet, có sứcchứa cụ thể cho từng pallet

f) Chiến thuật lấy hàng (Allocate) Tính năng chỉ định lấy hàng theo khu vực và đơn vị tự động dựa theo các thiết

lập. Sử dụng khi kho hàng được sắp xếp và tuân thủ theo chỉ định của hệ thống. Không phá vỡ nguyên tắc đặt ra trừ trường hợp bất khả kháng và cần tính linh

hoạt.g) Mã hàng (Item)

 Item là một trong những chức năng quan trọng nhất. Là tổng hợp thông tin của các trường thông tin đã điền. Trong SWM, mã hàng (Item) sẽ được quản lý theo từng chủ hàng, đơn vị tồn kho

(SKU), tên mặt hàng.h) Một số Masterdata không bắt buộc khác