team working with trello môn chuyển đổi số trí tuệ nhân tạo

DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHI MINH TRUONG DAI HOC KINH TE - LUAT

Sinh viên thực hiện:

Lê Phan Nha Linh - K204151951 Nguyễn Xuân Tiên - K224091186 Nguyễn Duy Duẫn - K214061736 Trần Tạ Quỳnh Dao — K204010008 Lai Thị Bảo Trân - K214111321

Thành phó Hỗ Chí Minh, ngày 21 tháng 07 năm 2023.

MUC LUC

L Lam viéc nhom

1 Tổng quan về làm việc nhóm

Làm việc nhóm là quá trình cùng chung sức làm việc, có sự kết hợp, tương tác qua lại thường xuyên, cũng như phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng đề đạt được mục tiêu chung đã đề ra Bằng cách chia công việc chung thành những phân việc nhỏ hơn, mỗi người sẽ được phân công nhiệm vụ đúng với chuyên môn hoặc thế mạnh của bán thân để cùng hoàn thành công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm

Quá trình hình thành và phát triển đội nhóm:

Bước L: Xác định mục tiêu và khởi xướng Bước 2: Kết nỗi và xây dựng đội nhóm Bước 3: Xung đột, mâu thuẫn

Bước 4: Hoàn thiện và xây dựng quy trình Bước 5: Hoàn thiện và phát triển Điều kiện duy trì làm việc nhóm

Lãnh đạo: Khi hình thành đội nhóm yếu tố quan trọng nhất là người lãnh đạo Người lãnh đạo sẽ giúp duy trì hoạt động ôn định và trong tầm kiêm soát

Quy tắc nhóm: Đề hoạt động tốt phải có quy định riêng, điều kiện ràng buộc Đó có thé la quy tắc ngầm, cũng có thể là quy tắc chính thức Tuy nhiên nhất định phải có quy định rõ ràng

Vai trò trách nhiệm rõ ràng: Việc phân công lao động, là yếu tô quyết định Nếu công tác này làm không tốt sẽ làm chong lắn, chậm tiến độ, tị nại và rất nhiều hệ lụy khác Gắn kết: Gắn kết các thành viên sẽ mang lại sức mạnh tuyệt đối Việc hiểu nhau, thông cảm và giúp đỡ cũng là yếu tổ quyết định Trong đó vai trò của người lãnh đạo là vô cùng to lớn

Xung đột về ý tưởng

Trong một buôi hop, rất nhiều ý tưởng có thê được đưa ra, do đó việc người này

đồng ý người kia phản đối với các ý tưởng là điều khó tránh khỏi

Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau

Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau trong khả năng và cách giải quyết van dé, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc

Thiếu tương tác trong trao đôi

Sự tương tác giữa các thành viên là chìa khóa để gắn kết và nâng cao hiệu quá làm việc Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình làm việc chúng ta quên mắt điều đó, thiếu tương tác trao đối và làm giảm sự gắn kết

Thông tin và dữ liệu được chia sẻ thiếu đồng nhất

Việc thông tin và dữ liệu được chia sẻ đến các thành viên thiếu đồng nhất cũng là một vẫn đề thường gặp trong khi làm việc nhóm Các thành viên hiểu sai, hoặc không được cập nhật thông tin cần thiết có thể gây ánh hưởng đến kết quả làm việc chung của cả nhóm

Không quan tâm đến công việc chung

Không quan tâm đến mục tiêu và công việc chung của nhóm là một trong những

khó khăn khi làm việc nhóm điên hình thường được bắt gặp Các thành viên chỉ quan tâm

đến lợi ích cá nhân mà quên đi lợi ích chung của cả nhóm Một dự án chỉ thật sự thành công khi có sự góp sức của tat cá các thành viên; việc làm việc nhóm rời rạc, việc ai nay làm sẽ không đem lại kết quả tốt cho dự án

Nễ nang làm việc cảm tính

Đây là vấn đề thường tồn tại nhất trong quá trình làm việc nhóm Trong thực tế con người thường có xu hướng tìm kiếm những người có cùng phong cách Chính vì vậy nếu không tách biệt công tư rõ ràng chắc chắn những người trong đội nhóm của bạn thường là người quen Lúc này việc nê nang, ngại nhận xét, ngại góp ý thường xuyên xuất hiện

Ý lại, ngại đóng góp ý kiến

Trong đội nhóm luôn tôn tại những người dù biết hay không biết đều ngồi im Họ không đóng góp ý kiến, không xây dựng, bảo sao nghe vậy Có những người chỉ muốn “thuận theo chiều gió” ai nói gì cũng khen hay; kế hoạch nào cũng gật gù không có chính

kiến Đôi khi tồn tại những thành viên khi họp không nói gì nhưng hết họp lại nói xấu lãnh

2

đạo, nói xấu kế hoạch Có những người luôn tỏ ra đồng ý, luôn tỏ ra thông minh và hiểu vấn đề nhưng thực tế chá hiểu gì cả

Din đấy trách nhiệm

Vấn đề tiếp theo trong quá trình làm việc nhóm đó là tồn tại những người luôn đùn

đây trách nhiệm Việc gì cũng kêu khó, kêu khổ, tìm cách đùn đây cho người khác Làm

việc trong tâm lý đó không phải việc của mình, thiếu trách nhiệm Khi gặp khó khăn thất

bại thì đồ lỗi cho người khác, đồ lỗi cho đồng đội

Tự cho mình giỏi

Đây là một trong những vẫn đề đau đầu nhất trong quá trình phát triển và làm việc nhóm Có những người cá tính rất mạnh Những ý tưởng được đề ra họ đều cho rằng không khả thi, không làm được, ý kiến của mọi người không tốt Càng tệ hại hơn họ nghĩ không tốt nhưng họ không nói ra Sau khi nhận phân công công việc hoặc họ sẽ không làm Hoặc họ sẽ làm trong tâm thế không phục Những việc này khiến cho hiệu suất làm việc không đạt được như mong muốn

3 Một số ứng dụng giúp làm việc nhóm dễ dàng hơn 3.1 Ứng dụng SLACK

Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phô biến đối với các doanh nghiệp Các nhóm nhân viên thích sử dụng ứng dụng này bởi vì đây là phần mềm miễn phí và có tính chuyên nghiệp cao Slack được thiết kế để cung cấp một không gian làm việc số cho các nhóm làm việc cùng nhau, cho phép họ tương tác và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả Dựa trên mô hình trò chuyện và kênh, Slack cho phép người dùng gửi tin nhắn trực tiếp, tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho các nhóm, cũng như tạo các kênh chung để thảo luận và làm việc cùng nhau Người quản lý nhóm cũng có thê sử dụng ứng dụng để sắp xếp các cuộc hội thoại riêng biệt

Các tính năng chính của Slack bao gồm:

Kênh: Người dùng có thê tạo các kênh chia sẻ thông tin cụ thê, cho phép các thành viên trong nhóm tương tác, chia sẻ tài liệu và tạo các cuộc thảo luận nhóm

Tin nhắn trực tiếp: Người dùng có thể gửi tin nhắn riêng tư đến các thành viên khác trong nhóm đề tháo luận cụ thê hoặc hỏi thông tin cá nhân

3

Các ứng dụng tích hợp: Slack cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, chăng hạn như Google DrIve, Dropbox, Trello, GitHub, v.v., giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và chia sẻ thông tin

Thông báo: Slack cho phép người dùng tùy chỉnh cách họ nhận thông báo về tin nhắn mới, thông báo hoạt động của nhóm và các cập nhật khác

Tìm kiếm: Slack có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm thông tin và tệp tin đã được chia sẻ trong các kênh hoặc tin nhắn riêng tư

Đa nền tảng: Slack có sẵn trên nhiều nền táng, bao gồm may tinh dé bàn, di động (Android và iOS) và trình duyệt web

Slack đã trở thành một phần không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều tổ chức, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia Nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và làm việc từ xa, và thúc đây sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

3.2 DROPBOX trên Cloud

Dropbox giúp người dùng lưu trữ dữ liệu trực tuyến và truy cập vào chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng Đây là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phô biến nhất trên thị trường

Các tính năng chính của Dropbox bao gồm:

Lưu trữ đám mây: IDropbox cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của họ, nghĩa là tệp của bạn được lưu trữ trực tuyến, chứ không chỉ trên é cứng của một thiết bị cụ thể Điều này cho phép truy cập dễ đàng từ bất kỳ nơi nào và thiết bị nào có kết nối internet

Chia sẻ tệp nhanh chóng: Người dùng có thê dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với các thành viên khác bằng cách gửi liên kết hoặc mời họ vào các thư mục cụ thê Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và trao đôi thông tin giữa các thành viên trong dự án

Tích hợp ứng dụng: Dropbox tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép người dùng làm việc trực tiếp trên tệp từ các ứng dụng phô biến như Microsoft Office và Google Docs mà không cần tải xuống và tái lên lại

Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Dropbox áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu người dùng Nó cũng cung cấp chức năng sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp người dùng không mắt dữ liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cô với thiết bị cá nhân

Thư mục đồng bộ hóa: Dropbox cải đặt một thư mục trên máy tính cá nhân của người dùng, giúp đồng bộ hóa đữ liệu tự động giữa máy tính và tài khoản Dropbox của họ Khi tệp được thêm hoặc sửa đôi trong thư mục này, nó sẽ tự động cập nhật trên Dropbox và ngược lại

Tích hợp trình duyệt: Dropbox cung cấp một tích hợp trình duyệt cho phép người dùng lưu trữ các tệp trực tiếp từ trình đuyệt web vào tài khoản Dropbox của họ Dropbox đã phát triển từ một dịch vụ lưu trữ đơn giản đến một nền tảng lưu trữ đảm mây đa năng với hàng triệu người dùng trên toàn thế giới Nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp đề quản lý và chia sẻ dữ liệu một cách đễ dàng và hiệu qua 3.3 TODOIST

Sun 5/14 Mon 5/15

GMT+01 gam

10am 10-11

Send flyer > ‘iam

12pm 1pm

2pm 2p -3p

Monthly reports 3pm

4pm áp 7 Sign up for 5k - 5p | Spm Sp-6p _ 5p ~ 6p

Buy running Estimate Burn

shoes Rate for 2016

Bounce Factory Dance Studio, Viale Trreno, 292,

Chris Sacca article 1540 - 16:8 Sunrise release 16:00 - 17:00

MacStories Collections: WWDC predi :eoo- :z%œ

Crunches 800 - 16:0 Drive Silvia

Bounce Factory Dance Studio

Pp jates with Revenue a Monday

forecasting for

10:00 AM > > 2:00 PM > > 5:00 PM 2p-3p

2:30p - 3:30p B mỉ Implement new | =4 BUUSN/HEUS Hire Tammy

4p-5p

Prepare 11:00 AM announcement

Sp—Op as new 2:30 PM 4:00 PM

Pick up

Sign up for 5k health

Buy running shoes #81 an

Send flyer Monthly reports #84 de

Estimate Burn Rate for 2016 3

Revenue forecasting forQ) #84 Implement new landing page degated David

Prepare announcement for the website #83

Next 7 Days

Yesterday 5 Post Connected link 17:00 © t9

Today Virtual Links

Chris Sacca article

Tomorrow Interesting Links

Inbox Inbox MacStories Weekly @

MacStories Weekly @ Heaith® @

Todoist là một ứng dụng quán lý công việc và lich trình hàng đầu được phát triển bởi công ty Doist Được ra mắt vào năm 2007, Todoist đã nhanh chóng trở thành một trong

những ứng dụng phô biến nhất để giúp người dùng theo dõi công việc, tạo danh sách công việc, và quản lý lịch trình cá nhân hoặc công việc nhóm

Các tính năng chính của Todoibt bao gồm:

Quản lý danh sách công việc: Todoist cho phép người dùng tạo danh sách các công việc cần hoàn thành Người dùng có thế gán thời hạn cho mỗi công việc, đặt độ ưu tiên và thêm các ghi chú để tô chức công việc một cách hiệu quả

Nhãn và lọc công việc: Todoist hỗ trợ các nhãn và bộ lọc cho công việc Người dùng có thể thêm nhãn dé phân loại công việc theo chủ đề hoặc loại công việc, sau đó sử đụng bộ lọc để tìm các công việc liên quan đến một nhãn cu thé

Nhắc nhở và thông báo: Todoist gửi nhắc nhở và thông báo đến người dùng về các công việc sắp tới hoặc đã quá hạn Điều này giúp người dùng không bỏ sót công việc quan trọng và đảm bảo tuân thủ thời hạn

Tương thích đa nền tảng: Todoist có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm ứng dụng đi động (Android và 1OS), ứng dụng máy tính (Windows, macOS, Linux) và phiên bản trực tuyến qua trình duyệt web Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý danh sách

công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào

Chia sẻ công việc: Todoist cho phép người dùng chia sẻ danh sách công việc va nhiệm vụ với người khác, điều này hữu ích khi làm việc nhóm hoặc phối hợp công việc

Ghi chú và tập tin đính kèm: Người dùng có thê thêm ghi chú và đính kèm tập tin vào các công việc để cung cấp thông tin cụ thé và đầy đủ hơn về công việc đó

Với giao diện đễ sử dụng và tính năng linh hoạt, Todoist đã trở thành một công cụ ưu tiên của nhiều người dùng cá nhân và doanh nghiệp để theo dõi công việc, giữ cho công việc được tô chức và tăng cường hiệu suất làm việc

3.4 Phần mềm TRELLO

— Source images for blog px

- Create logo for M

Các yếu tố chính của Trello bao gầm:

Bảng (Board): Bảng trong Trello tương đương với một dự án hoặc một chủ đề cụ thể Bạn có thê tạo nhiều bảng để theo đối các dự án khác nhau hoặc tổ chức các chủ đề riêng biệt

Danh sách (List): Trên mỗi bảng, bạn có thê tạo các danh sách để phân loại các công việc hoặc giai đoạn khác nhau của dự án Ví dụ: "Đang chờ xử lý", "Đang thực hiện", "Hoàn thành”, v.v

Thẻ (Card): Mỗi công việc được đại diện bằng một thẻ Bạn có thê tạo thẻ cho các

nhiệm vụ cụ thé, và thêm thông tin chỉ tiết, hạn chế thời gian, nhãn, đính kèm, và các nhận

xét liên quan

Kéo và thả (Drag-and-Drop): Trello cho phép bạn đễ dàng di chuyên thẻ giữa các danh sách bằng cách kéo và thả chúng, giúp bạn theo dõi tiền độ của công việc và tổ chức chúng theo cách phù hợp.

Nhãn (Labels): Trello hỗ trợ việc thêm nhãn màu vào các thẻ để phân loại và đánh dẫu công việc theo các tiêu chi cụ thể Điều này giúp bạn dễ dàng nhận biết các nhiệm vụ quan trọng hoặc ưu tiên cao

Hạn chế thời gian (Due Dates): Bạn có thê đặt hạn chế thời gian cho mỗi thẻ để

xác định thời điểm cần hoàn thành công việc

Tích hợp ứng dụng: Trello tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép bạn làm việc với các công cụ mà bạn đã quen thuéc nhu Google Drive, Slack, Jira, v.v

Trello được sử dụng rộng rãi trong các dự án cá nhân, công việc nhóm, quản ly dự án và quán lý công việc trong các tô chức lớn và nhỏ Giao diện trực quan và tính linh hoạt của nó giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu cụ thê và cách làm việc của họ

3.5 Notion

eee > ® Acme inc Share Updates Favorite +++ @ Acme Inc

Quick Find © All Updates

Settings & Members ^^

® Acme Inc

ft Company Goals - 2019 ye What's New

BB Employee Directory Mission, Vision, Values

3 BB Employee Directory

Benefits Policies 5 Policies

& Mission, Vision, Values

G8 Expense Policy @ Office Manual & Company Goals - 2019 i @ Vacation Policy Design

Ì Directoi ® Benefits Policies + Engineering a Emproyse 4 oe Expense Policy

@ Marketing

@ Product New page

Notion là một ứng dụng nền tảng cộng đồng và là một công cụ phô biến cho quản lý thông tin cá nhân, công việc, và dự án Notion kết hợp nhiều tính năng trong một giao diện đơn giản và mạnh mẽ, cho phép người dùng tô chức, ghi chép, va chia sẻ thông tin một cách hiệu quả

Các tính năng chính của Notion bao gồm:

Ghi chép linh hoạt: Notion cho phép người dùng tạo các ghi chép và bài viết dé dàng, hỗ trợ định dạng văn bản, hình ảnh, video, bảng biểu, và các nội dung nhúng khác

Danh sách công việc: Notion hỗ trợ tạo danh sách công việc, giúp người dùng quán ly các nhiệm vụ và theo đối tiến độ công việc một cách có tô chức

Tổ chức và định dang: Người dùng có thê tạo các trang và phân tử theo kiêu kéo và thả, dé dàng di chuyển và sắp xếp các phần tử trong ghi chép hoặc danh sách công việc Cộng tác nhóm: Notion cho phép người dùng tạo các không gian làm việc chia sẻ cho nhóm, nơi mọi thành viên có thể cùng nhau làm việc và ghi chép thông tin liên quan đến dự án hay công việc

Tích hợp ứng dụng: Notion tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Google Drive, Dropbox, Trello, v.v., giúp kết nối dữ liệu từ các nguồn khác nhau và làm việc hiệu quả

Bảo mật và chia sẻ: Notion cung cấp các tùy chọn bảo mật cho phép người dùng quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin một cách an toàn

10

Notion được sử dụng rộng rãi bởi cả cá nhân và doanh nghiệp, từ những người dùng cá nhân quán lý công việc hàng ngày đến các tô chức lớn quản lý dự án và ghi chép kiến thức Nhờ tích hợp nhiều tính năng linh hoạt trong một nền tảng, Notion giúp tăng cường hiệu suất làm việc và sắp xếp thông tin một cách dễ dàng và hợp lý

Dưới đây là những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi chia sẻ dữ liệu, thư mục bằng Notion trên điện thoại hoặc laptop với người khác

« - Dễ dàng học tập, chia sẻ bài tập « - Làm việc nhóm hiệu quả hơn

« - Lên lịch làm việc nhóm trong học tập hoặc lên kế hoạch cho gia đình

« - Lưu giữ lại những kỷ niệm, khoảnh khắc cùng bạn bè và gia đình

« - Phân công, chỉ định công việc trong học tập và làm việc « _ Cho phép người khác nhận xét về bài làm, kế hoạch của bạn

« - Lưu giữ ghi chú của những buổi họp nhóm với bạn bè

11