Team working with trello môn chuyển đổi số trí tuệ nhân tạo

Những vấn đề trong làm việc nhóm Trang 4 2 Trong một buổi họp, rất nhiều ý tưởng có thể được đưa ra, do đó việc người này đồng ý người kia phản đối với các ý tưởng là điều khó tránh kh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

∞∞∞∞֍֍∞∞∞∞

TEAM-WORKING WITH TRELLO

MÔN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRÍ TUỆ NHÂN TẠO

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Vũ Văn Điệp

Mã lớp học phần: 225MI5202

Nhóm: 13

Sinh viên thực hiện:

Lê Phan Nhã Linh - K204151951

Nguyễn Xuân Tiên - K224091186

Nguyễn Duy Duẫn - K214061736

Trần Tạ Quỳnh Dao – K204010008

Lai Thị Bảo Trân - K214111321

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 07 năm 2023

MỤC LỤC

sẽ được phân công nhiệm vụ đúng với chuyên môn hoặc thế mạnh của bản thân để cùng hoàn thành công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm.

Quá trình hình thành và phát triển đội nhóm:

Bước 1: Xác định mục tiêu và khởi xướng

Bước 2: Kết nối và xây dựng đội nhóm

Bước 3: Xung đột, mâu thuẫn

Bước 4: Hoàn thiện và xây dựng quy trình

Bước 5: Hoàn thiện và phát triển

Điều kiện duy trì làm việc nhóm

Lãnh đạo: Khi hình thành đội nhóm yếu tố quan trọng nhất là người lãnh đạo

Người lãnh đạo sẽ giúp duy trì hoạt động ổn định và trong tầm kiểm soát

Quy tắc nhóm: Để hoạt động tốt phải có quy định riêng, điều kiện ràng buộc Đó

có thể là quy tắc ngầm, cũng có thể là quy tắc chính thức Tuy nhiên nhất định phải có quy định rõ ràng

Vai trò trách nhiệm rõ ràng: Việc phân công lao động, là yếu tố quyết định Nếu

công tác này làm không tốt sẽ làm chồng lấn, chậm tiến độ, tị nại và rất nhiều hệ lụy khác

Gắn kết: Gắn kết các thành viên sẽ mang lại sức mạnh tuyệt đối Việc hiểu nhau,

thông cảm và giúp đỡ cũng là yếu tố quyết định Trong đó vai trò của người lãnh đạo là vô cùng to lớn

Xung đột về ý tưởng

2

Trong một buổi họp, rất nhiều ý tưởng có thể được đưa ra, do đó việc người này đồng ý người kia phản đối với các ý tưởng là điều khó tránh khỏi

Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau

Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau trong khả năng và cách giải quyết vấn đề, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc

Thiếu tương tác trong trao đổi

Sự tương tác giữa các thành viên là chìa khóa để gắn kết và nâng cao hiệu quả làm việc Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình làm việc chúng ta quên mất điều đó, thiếu tương tác trao đổi và làm giảm sự gắn kết

Thông tin và dữ liệu được chia sẻ thiếu đồng nhất

Việc thông tin và dữ liệu được chia sẻ đến các thành viên thiếu đồng nhất cũng là một vấn đề thường gặp trong khi làm việc nhóm Các thành viên hiểu sai, hoặc không được cập nhật thông tin cần thiết có thể gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của cả nhóm

Không quan tâm đến công việc chung

Không quan tâm đến mục tiêu và công việc chung của nhóm là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm điển hình thường được bắt gặp Các thành viên chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân mà quên đi lợi ích chung của cả nhóm Một dự án chỉ thật sự thành công khi có sự góp sức của tất cả các thành viên; việc làm việc nhóm rời rạc, việc ai nấy làm sẽ không đem lại kết quả tốt cho dự án

Nể nang làm việc cảm tính

Đây là vấn đề thường tồn tại nhất trong quá trình làm việc nhóm Trong thực tế con người thường có xu hướng tìm kiếm những người có cùng phong cách Chính vì vậy nếu không tách biệt công tư rõ ràng chắc chắn những người trong đội nhóm của bạn thường là người quen Lúc này việc nể nang, ngại nhận xét, ngại góp ý thường xuyên xuất hiện

Ỷ lại, ngại đóng góp ý kiến

Trong đội nhóm luôn tồn tại những người dù biết hay không biết đều ngồi im Họ không đóng góp ý kiến, không xây dựng, bảo sao nghe vậy Có những người chỉ muốn

“thuận theo chiều gió” ai nói gì cũng khen hay; kế hoạch nào cũng gật gù không có chính kiến Đôi khi tồn tại những thành viên khi họp không nói gì nhưng hết họp lại nói xấu lãnh

Tự cho mình giỏi

Đây là một trong những vấn đề đau đầu nhất trong quá trình phát triển và làm việc nhóm Có những người cá tính rất mạnh Những ý tưởng được đề ra họ đều cho rằng không khả thi, không làm được, ý kiến của mọi người không tốt Càng tệ hại hơn họ nghĩ không tốt nhưng họ không nói ra Sau khi nhận phân công công việc hoặc họ sẽ không làm Hoặc

họ sẽ làm trong tâm thế không phục Những việc này khiến cho hiệu suất làm việc không đạt được như mong muốn

3 Một số ứng dụng giúp làm việc nhóm dễ dàng hơn

3.1 Ứng dụng SLACK

Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến đối với các doanh nghiệp Các nhóm nhân viên thích sử dụng ứng dụng này bởi vì đây là phần mềm miễn phí và có tính chuyên nghiệp cao Slack được thiết kế để cung cấp một không gian làm việc số cho các nhóm làm việc cùng nhau, cho phép họ tương tác và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả Dựa trên mô hình trò chuyện và kênh, Slack cho phép người dùng gửi tin nhắn trực tiếp, tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho các nhóm, cũng như tạo các kênh chung để thảo luận và làm việc cùng nhau Người quản lý nhóm cũng có thể sử dụng ứng dụng để sắp xếp các cuộc hội thoại riêng biệt

Các tính năng chính của Slack bao gồm:

Kênh: Người dùng có thể tạo các kênh chia sẻ thông tin cụ thể, cho phép các thành

viên trong nhóm tương tác, chia sẻ tài liệu và tạo các cuộc thảo luận nhóm

Tin nhắn trực tiếp: Người dùng có thể gửi tin nhắn riêng tư đến các thành viên

khác trong nhóm để thảo luận cụ thể hoặc hỏi thông tin cá nhân

4

Các ứng dụng tích hợp: Slack cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ

khác nhau, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox, Trello, GitHub, v.v., giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và chia sẻ thông tin

Thông báo: Slack cho phép người dùng tùy chỉnh cách họ nhận thông báo về tin

nhắn mới, thông báo hoạt động của nhóm và các cập nhật khác

Tìm kiếm: Slack có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp người dùng nhanh chóng

tìm kiếm thông tin và tệp tin đã được chia sẻ trong các kênh hoặc tin nhắn riêng tư

Đa nền tảng: Slack có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính để bàn, di động

(Android và iOS) và trình duyệt web

Slack đã trở thành một phần không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều tổ chức, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia Nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và làm việc từ xa, và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

3.2 DROPBOX trên Cloud

Quan Tri

Kinh Doan… 100% (1)

22

BT chương 3 - Giải bài tập chương 3…

Nguyên lý

kế toán 100% (4)

2

5

Dropbox giúp người dùng lưu trữ dữ liệu trực tuyến và truy cập vào chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng Đây là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thị trường

Các tính năng chính của Dropbox bao gồm:

Lưu trữ đám mây: Dropbox cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của

họ, nghĩa là tệp của bạn được lưu trữ trực tuyến, chứ không chỉ trên ổ cứng của một thiết

bị cụ thể Điều này cho phép truy cập dễ dàng từ bất kỳ nơi nào và thiết bị nào có kết nối internet

Chia sẻ tệp nhanh chóng: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với

các thành viên khác bằng cách gửi liên kết hoặc mời họ vào các thư mục cụ thể Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án

Tích hợp ứng dụng: Dropbox tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép

người dùng làm việc trực tiếp trên tệp từ các ứng dụng phổ biến như Microsoft Office và Google Docs mà không cần tải xuống và tải lên lại

Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Dropbox áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để

đảm bảo an toàn cho dữ liệu người dùng Nó cũng cung cấp chức năng sao lưu dữ liệu định

kỳ, giúp người dùng không mất dữ liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cố với thiết

bị cá nhân

Thư mục đồng bộ hóa: Dropbox cài đặt một thư mục trên máy tính cá nhân của

người dùng, giúp đồng bộ hóa dữ liệu tự động giữa máy tính và tài khoản Dropbox của họ Khi tệp được thêm hoặc sửa đổi trong thư mục này, nó sẽ tự động cập nhật trên Dropbox

và ngược lại

Tích hợp trình duyệt: Dropbox cung cấp một tích hợp trình duyệt cho phép người

dùng lưu trữ các tệp trực tiếp từ trình duyệt web vào tài khoản Dropbox của họ

Dropbox đã phát triển từ một dịch vụ lưu trữ đơn giản đến một nền tảng lưu trữ đám mây

đa năng với hàng triệu người dùng trên toàn thế giới Nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp để quản lý và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả

6

Todoist là một ứng dụng quản lý công việc và lịch trình hàng đầu được phát triển bởi công ty Doist Được ra mắt vào năm 2007, Todoist đã nhanh chóng trở thành một trong

7

những ứng dụng phổ biến nhất để giúp người dùng theo dõi công việc, tạo danh sách công việc, và quản lý lịch trình cá nhân hoặc công việc nhóm

Các tính năng chính của Todoist bao gồm:

Quản lý danh sách công việc: Todoist cho phép người dùng tạo danh sách các công

việc cần hoàn thành Người dùng có thể gán thời hạn cho mỗi công việc, đặt độ ưu tiên và thêm các ghi chú để tổ chức công việc một cách hiệu quả

Nhãn và lọc công việc: Todoist hỗ trợ các nhãn và bộ lọc cho công việc Người

dùng có thể thêm nhãn để phân loại công việc theo chủ đề hoặc loại công việc, sau đó sử dụng bộ lọc để tìm các công việc liên quan đến một nhãn cụ thể

Nhắc nhở và thông báo: Todoist gửi nhắc nhở và thông báo đến người dùng về các

công việc sắp tới hoặc đã quá hạn Điều này giúp người dùng không bỏ sót công việc quan trọng và đảm bảo tuân thủ thời hạn

Tương thích đa nền tảng: Todoist có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm ứng dụng

di động (Android và iOS), ứng dụng máy tính (Windows, macOS, Linux) và phiên bản trực tuyến qua trình duyệt web Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý danh sách công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào

Chia sẻ công việc: Todoist cho phép người dùng chia sẻ danh sách công việc và

nhiệm vụ với người khác, điều này hữu ích khi làm việc nhóm hoặc phối hợp công việc

Ghi chú và tập tin đính kèm: Người dùng có thể thêm ghi chú và đính kèm tập tin

vào các công việc để cung cấp thông tin cụ thể và đầy đủ hơn về công việc đó

Với giao diện dễ sử dụng và tính năng linh hoạt, Todoist đã trở thành một công cụ ưu tiên của nhiều người dùng cá nhân và doanh nghiệp để theo dõi công việc, giữ cho công việc được tổ chức và tăng cường hiệu suất làm việc

3.4 Phần mềm TRELLO

8

Trello là một ứng dụng quản lý công việc trực tuyến và nền tảng làm việc nhóm phổ biến, với cơ sở dựa trên hệ thống "bảng", "danh sách" và "thẻ" giúp người dùng tổ chức và quản lý công việc một cách trực quan và hiệu quả

Các yếu tố chính của Trello bao gồm:

Bảng (Board): Bảng trong Trello tương đương với một dự án hoặc một chủ đề cụ

thể Bạn có thể tạo nhiều bảng để theo dõi các dự án khác nhau hoặc tổ chức các chủ đề riêng biệt

Danh sách (List): Trên mỗi bảng, bạn có thể tạo các danh sách để phân loại các

công việc hoặc giai đoạn khác nhau của dự án Ví dụ: "Đang chờ xử lý", "Đang thực hiện",

"Hoàn thành", v.v

Thẻ (Card): Mỗi công việc được đại diện bằng một thẻ Bạn có thể tạo thẻ cho các

nhiệm vụ cụ thể, và thêm thông tin chi tiết, hạn chế thời gian, nhãn, đính kèm, và các nhận xét liên quan

Kéo và thả (Drag-and-Drop): Trello cho phép bạn dễ dàng di chuyển thẻ giữa các

danh sách bằng cách kéo và thả chúng, giúp bạn theo dõi tiến độ của công việc và tổ chức chúng theo cách phù hợp

9

Nhãn (Labels): Trello hỗ trợ việc thêm nhãn màu vào các thẻ để phân loại và đánh

dấu công việc theo các tiêu chí cụ thể Điều này giúp bạn dễ dàng nhận biết các nhiệm vụ quan trọng hoặc ưu tiên cao

Hạn chế thời gian (Due Dates): Bạn có thể đặt hạn chế thời gian cho mỗi thẻ để

xác định thời điểm cần hoàn thành công việc

Tích hợp ứng dụng: Trello tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép bạn

làm việc với các công cụ mà bạn đã quen thuộc như Google Drive, Slack, Jira, v.v.Trello được sử dụng rộng rãi trong các dự án cá nhân, công việc nhóm, quản lý dự

án và quản lý công việc trong các tổ chức lớn và nhỏ Giao diện trực quan và tính linh hoạt của nó giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu cụ thể và cách làm việc của họ

3.5 Notion

10

Notion là một ứng dụng nền tảng cộng đồng và là một công cụ phổ biến cho quản

lý thông tin cá nhân, công việc, và dự án Notion kết hợp nhiều tính năng trong một giao diện đơn giản và mạnh mẽ, cho phép người dùng tổ chức, ghi chép, và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả

Các tính năng chính của Notion bao gồm:

Ghi chép linh hoạt: Notion cho phép người dùng tạo các ghi chép và bài viết dễ

dàng, hỗ trợ định dạng văn bản, hình ảnh, video, bảng biểu, và các nội dung nhúng khác

Danh sách công việc: Notion hỗ trợ tạo danh sách công việc, giúp người dùng quản

lý các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc một cách có tổ chức

Tổ chức và định dạng: Người dùng có thể tạo các trang và phần tử theo kiểu kéo

và thả, dễ dàng di chuyển và sắp xếp các phần tử trong ghi chép hoặc danh sách công việc

Cộng tác nhóm: Notion cho phép người dùng tạo các không gian làm việc chia sẻ

cho nhóm, nơi mọi thành viên có thể cùng nhau làm việc và ghi chép thông tin liên quan đến dự án hay công việc

Tích hợp ứng dụng: Notion tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Google

Drive, Dropbox, Trello, v.v., giúp kết nối dữ liệu từ các nguồn khác nhau và làm việc hiệu quả

Bảo mật và chia sẻ: Notion cung cấp các tùy chọn bảo mật cho phép người dùng

quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin một cách an toàn

11

Notion được sử dụng rộng rãi bởi cả cá nhân và doanh nghiệp, từ những người dùng

cá nhân quản lý công việc hàng ngày đến các tổ chức lớn quản lý dự án và ghi chép kiến thức Nhờ tích hợp nhiều tính năng linh hoạt trong một nền tảng, Notion giúp tăng cường hiệu suất làm việc và sắp xếp thông tin một cách dễ dàng và hợp lý

Dưới đây là những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi chia sẻ dữ liệu, thư mục bằng Notion trên điện thoại hoặc laptop với người khác

Dễ dàng học tập, chia sẻ bài tập

Làm việc nhóm hiệu quả hơn

Lên lịch làm việc nhóm trong học tập hoặc lên kế hoạch cho gia đình

Lưu giữ lại những kỷ niệm, khoảnh khắc cùng bạn bè và gia đình

Phân công, chỉ định công việc trong học tập và làm việc

Cho phép người khác nhận xét về bài làm, kế hoạch của bạn

Lưu giữ ghi chú của những buổi họp nhóm với bạn bè

Trello có bề ngoài tương tự như một bảng với các ghi chú dính - các dự án và nhiệm

vụ có thể được sắp xếp thành các cột và di chuyển xung quanh dễ dàng để chỉ ra quy trình làm việc, quyền sở hữu dự án và trạng thái

- Trello là công cụ là việc nhóm, cho phép các thành viên nhóm dễ dàng kết nối cũng như yêu cầu sự trợ giúp khi thực hiện nhiệm vụ

- Trello giúp phân chia và quản lý các đầu việc một cách rõ ràng, theo từng vị trí đảm nhiệm, cập nhật trạng thái công việc: đang làm, đã xong, huỷ bỏ,

- Trello tổng hợp, phân chia đầu việc tới từng cá nhân trong nhóm, bao gồm phần mô tả cụ thể công việc, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc

- Trello với ưu điểm lớn nhất hướng tới sự đơn giản, linh hoạt và miễn phí, giúp người dùng có thể trải nghiệm trọn vẹn nhất khi quản lý dự án

2

Trello không chỉ mạnh ở khả năng tổ chức và quản lý, mà nó còn hỗ trợ tích hợp với hàng trăm ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba, chẳng hạn như: Google Drive, GitHub, OneDrive, Slack, Jira, Không chỉ vậy, Trello còn có thể chứa nhiều thông tin bao gồm hình ảnh và tệp đính kèm Ngoài ra, chúng có thể được ấn định thời hạn và những dữ liệu theo dõi trạng thái khác Nhiệm vụ cũng có thể chứa ghi chú, cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình và những người cụ thể có thể được gắn cờ để tiến hành công việc

và theo dõi

Trello là một nền tảng, công cụ quản lý công việc đa tính năng với nhiều thành phần: Workspace, Board, ListCard, Card,

Mỗi tài khoản có thể có nhiều không gian làm việc khác nhau, có thể đại diện cho các tổ chức khác nhau khi tham gia làm việc

Mỗi workspace có nhiều board, đại diện cho các dự án, các công việc lớn khác nhau: