Team working with trello môn chuyển đổi số trí tuệ nhân tạo

Những vấn đề trong làm việc nhóm Trang 4 2 Trong một buổi họp, rất nhiều ý tưởng có thể được đưa ra, do đó việc người này đồng ý người kia phản đối với các ý tưởng là điều khó tránh kh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT ∞∞∞∞֍֍∞∞∞∞ TEAM-WORKING WITH TRELLO MÔN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRÍ TUỆ NHÂN TẠO Giảng viên hướng dẫn: Thầy Vũ Văn Điệp Mã lớp học phần: 225MI5202 Nhóm: 13 Sinh viên thực hiện: Lê Phan Nhã Linh - K204151951 Nguyễn Xuân Tiên - K224091186 Nguyễn Duy Duẫn - K214061736 Trần Tạ Quỳnh Dao – K204010008 Lai Thị Bảo Trân - K214111321 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 07 năm 2023 MỤC LỤC I Làm việc nhóm 1 1 Tổng quan về làm việc nhóm 1 2 Những vấn đề trong làm việc nhóm 1 3 Một số ứng dụng giúp làm việc nhóm dễ dàng hơn 3 II Làm việc nhóm với Trello 1 1 Trello là gì? 1 2 Tính năng nổi bật của Trello: 1 3 Cấu tạo của Trello 2 4 Tạo bảng 4 5 Tùy chỉnh bảng 6 6 Bước đầu cộng tác 7 7 Xây dựng quy trình làm việc 9 8 Thêm nhiệm vụ và việc cần làm 10 LỜI CẢM ƠN 14 I Làm việc nhóm 1 Tổng quan về làm việc nhóm Làm việc nhóm là quá trình cùng chung sức làm việc, có sự kết hợp, tương tác qua lại thường xuyên, cũng như phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng để đạt được mục tiêu chung đã đề ra Bằng cách chia công việc chung thành những phần việc nhỏ hơn, mỗi người sẽ được phân công nhiệm vụ đúng với chuyên môn hoặc thế mạnh của bản thân để cùng hoàn thành công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm Quá trình hình thành và phát triển đội nhóm: Bước 1: Xác định mục tiêu và khởi xướng Bước 2: Kết nối và xây dựng đội nhóm Bước 3: Xung đột, mâu thuẫn Bước 4: Hoàn thiện và xây dựng quy trình Bước 5: Hoàn thiện và phát triển Điều kiện duy trì làm việc nhóm Lãnh đạo: Khi hình thành đội nhóm yếu tố quan trọng nhất là người lãnh đạo Người lãnh đạo sẽ giúp duy trì hoạt động ổn định và trong tầm kiểm soát Quy tắc nhóm: Để hoạt động tốt phải có quy định riêng, điều kiện ràng buộc Đó có thể là quy tắc ngầm, cũng có thể là quy tắc chính thức Tuy nhiên nhất định phải có quy định rõ ràng Vai trò trách nhiệm rõ ràng: Việc phân công lao động, là yếu tố quyết định Nếu công tác này làm không tốt sẽ làm chồng lấn, chậm tiến độ, tị nại và rất nhiều hệ lụy khác Gắn kết: Gắn kết các thành viên sẽ mang lại sức mạnh tuyệt đối Việc hiểu nhau, thông cảm và giúp đỡ cũng là yếu tố quyết định Trong đó vai trò của người lãnh đạo là vô cùng to lớn 2 Những vấn đề trong làm việc nhóm Xung đột về ý tưởng 1 Trong một buổi họp, rất nhiều ý tưởng có thể được đưa ra, do đó việc người này đồng ý người kia phản đối với các ý tưởng là điều khó tránh khỏi Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau Các thành viên không có sự tin tưởng lẫn nhau trong khả năng và cách giải quyết vấn đề, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc Thiếu tương tác trong trao đổi Sự tương tác giữa các thành viên là chìa khóa để gắn kết và nâng cao hiệu quả làm việc Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình làm việc chúng ta quên mất điều đó, thiếu tương tác trao đổi và làm giảm sự gắn kết Thông tin và dữ liệu được chia sẻ thiếu đồng nhất Việc thông tin và dữ liệu được chia sẻ đến các thành viên thiếu đồng nhất cũng là một vấn đề thường gặp trong khi làm việc nhóm Các thành viên hiểu sai, hoặc không được cập nhật thông tin cần thiết có thể gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của cả nhóm Không quan tâm đến công việc chung Không quan tâm đến mục tiêu và công việc chung của nhóm là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm điển hình thường được bắt gặp Các thành viên chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân mà quên đi lợi ích chung của cả nhóm Một dự án chỉ thật sự thành công khi có sự góp sức của tất cả các thành viên; việc làm việc nhóm rời rạc, việc ai nấy làm sẽ không đem lại kết quả tốt cho dự án Nể nang làm việc cảm tính Đây là vấn đề thường tồn tại nhất trong quá trình làm việc nhóm Trong thực tế con người thường có xu hướng tìm kiếm những người có cùng phong cách Chính vì vậy nếu không tách biệt công tư rõ ràng chắc chắn những người trong đội nhóm của bạn thường là người quen Lúc này việc nể nang, ngại nhận xét, ngại góp ý thường xuyên xuất hiện Ỷ lại, ngại đóng góp ý kiến Trong đội nhóm luôn tồn tại những người dù biết hay không biết đều ngồi im Họ không đóng góp ý kiến, không xây dựng, bảo sao nghe vậy Có những người chỉ muốn “thuận theo chiều gió” ai nói gì cũng khen hay; kế hoạch nào cũng gật gù không có chính kiến Đôi khi tồn tại những thành viên khi họp không nói gì nhưng hết họp lại nói xấu lãnh 2 đạo, nói xấu kế hoạch Có những người luôn tỏ ra đồng ý, luôn tỏ ra thông minh và hiểu vấn đề nhưng thực tế chả hiểu gì cả Đùn đẩy trách nhiệm Vấn đề tiếp theo trong quá trình làm việc nhóm đó là tồn tại những người luôn đùn đẩy trách nhiệm Việc gì cũng kêu khó, kêu khổ, tìm cách đùn đẩy cho người khác Làm việc trong tâm lý đó không phải việc của mình, thiếu trách nhiệm Khi gặp khó khăn thất bại thì đổ lỗi cho người khác, đổ lỗi cho đồng đội Tự cho mình giỏi Đây là một trong những vấn đề đau đầu nhất trong quá trình phát triển và làm việc nhóm Có những người cá tính rất mạnh Những ý tưởng được đề ra họ đều cho rằng không khả thi, không làm được, ý kiến của mọi người không tốt Càng tệ hại hơn họ nghĩ không tốt nhưng họ không nói ra Sau khi nhận phân công công việc hoặc họ sẽ không làm Hoặc họ sẽ làm trong tâm thế không phục Những việc này khiến cho hiệu suất làm việc không đạt được như mong muốn 3 Một số ứng dụng giúp làm việc nhóm dễ dàng hơn 3.1 Ứng dụng SLACK Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến đối với các doanh nghiệp Các nhóm nhân viên thích sử dụng ứng dụng này bởi vì đây là phần mềm miễn phí và có tính chuyên nghiệp cao Slack được thiết kế để cung cấp một không gian làm việc số cho các nhóm làm việc cùng nhau, cho phép họ tương tác và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả Dựa trên mô hình trò chuyện và kênh, Slack cho phép người dùng gửi tin nhắn trực tiếp, tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho các nhóm, cũng như tạo các kênh chung để thảo luận và làm việc cùng nhau Người quản lý nhóm cũng có thể sử dụng ứng dụng để sắp xếp các cuộc hội thoại riêng biệt Các tính năng chính của Slack bao gồm: Kênh: Người dùng có thể tạo các kênh chia sẻ thông tin cụ thể, cho phép các thành viên trong nhóm tương tác, chia sẻ tài liệu và tạo các cuộc thảo luận nhóm Tin nhắn trực tiếp: Người dùng có thể gửi tin nhắn riêng tư đến các thành viên khác trong nhóm để thảo luận cụ thể hoặc hỏi thông tin cá nhân 3 Các ứng dụng tích hợp: Slack cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox, Trello, GitHub, v.v., giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và chia sẻ thông tin Thông báo: Slack cho phép người dùng tùy chỉnh cách họ nhận thông báo về tin nhắn mới, thông báo hoạt động của nhóm và các cập nhật khác Tìm kiếm: Slack có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm thông tin và tệp tin đã được chia sẻ trong các kênh hoặc tin nhắn riêng tư Đa nền tảng: Slack có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính để bàn, di động (Android và iOS) và trình duyệt web Slack đã trở thành một phần không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều tổ chức, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia Nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và làm việc từ xa, và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm 3.2 DROPBOX trên Cloud 4 Document continues below Discover more fCrhoumy:ển đổi số và trí tuệ nhân… 225MI5211 Trường Đại học… 36 documents Go to course Digital Transformation in… 18 100% (1) Cds - Summary Chuyển đổi số và trí… 1 None BM1 - bm1 100% (2) 57 Quan Tri Kinh… Báo Cáo Thực Tập Ngôn Ngữ Anh Tại… 22 Quan Tri 100% (1) Kinh Doan… BT chương 3 - Giải bài tập chương 3… 2 Nguyên lý 100% (4) kế toán Bài tập chương 7,8 Nguyên lý 100% (2) 5 kế toán Dropbox giúp người dùng lưu trữ dữ liệu trực tuyến và truy cập vào chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng Đây là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thị trường Các tính năng chính của Dropbox bao gồm: Lưu trữ đám mây: Dropbox cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của họ, nghĩa là tệp của bạn được lưu trữ trực tuyến, chứ không chỉ trên ổ cứng của một thiết bị cụ thể Điều này cho phép truy cập dễ dàng từ bất kỳ nơi nào và thiết bị nào có kết nối internet Chia sẻ tệp nhanh chóng: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với các thành viên khác bằng cách gửi liên kết hoặc mời họ vào các thư mục cụ thể Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án Tích hợp ứng dụng: Dropbox tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, cho phép người dùng làm việc trực tiếp trên tệp từ các ứng dụng phổ biến như Microsoft Office và Google Docs mà không cần tải xuống và tải lên lại Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Dropbox áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu người dùng Nó cũng cung cấp chức năng sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp người dùng không mất dữ liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cố với thiết bị cá nhân Thư mục đồng bộ hóa: Dropbox cài đặt một thư mục trên máy tính cá nhân của người dùng, giúp đồng bộ hóa dữ liệu tự động giữa máy tính và tài khoản Dropbox của họ Khi tệp được thêm hoặc sửa đổi trong thư mục này, nó sẽ tự động cập nhật trên Dropbox và ngược lại Tích hợp trình duyệt: Dropbox cung cấp một tích hợp trình duyệt cho phép người dùng lưu trữ các tệp trực tiếp từ trình duyệt web vào tài khoản Dropbox của họ Dropbox đã phát triển từ một dịch vụ lưu trữ đơn giản đến một nền tảng lưu trữ đám mây đa năng với hàng triệu người dùng trên toàn thế giới Nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp để quản lý và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả 3.3 TODOIST 5 Todoist là một ứng dụng quản lý công việc và lịch trình hàng đầu được phát triển bởi công ty Doist Được ra mắt vào năm 2007, Todoist đã nhanh chóng trở thành một trong 6 những ứng dụng phổ biến nhất để giúp người dùng theo dõi công việc, tạo danh sách công việc, và quản lý lịch trình cá nhân hoặc công việc nhóm Các tính năng chính của Todoist bao gồm: Quản lý danh sách công việc: Todoist cho phép người dùng tạo danh sách các công việc cần hoàn thành Người dùng có thể gán thời hạn cho mỗi công việc, đặt độ ưu tiên và thêm các ghi chú để tổ chức công việc một cách hiệu quả Nhãn và lọc công việc: Todoist hỗ trợ các nhãn và bộ lọc cho công việc Người dùng có thể thêm nhãn để phân loại công việc theo chủ đề hoặc loại công việc, sau đó sử dụng bộ lọc để tìm các công việc liên quan đến một nhãn cụ thể Nhắc nhở và thông báo: Todoist gửi nhắc nhở và thông báo đến người dùng về các công việc sắp tới hoặc đã quá hạn Điều này giúp người dùng không bỏ sót công việc quan trọng và đảm bảo tuân thủ thời hạn Tương thích đa nền tảng: Todoist có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm ứng dụng di động (Android và iOS), ứng dụng máy tính (Windows, macOS, Linux) và phiên bản trực tuyến qua trình duyệt web Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý danh sách công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào Chia sẻ công việc: Todoist cho phép người dùng chia sẻ danh sách công việc và nhiệm vụ với người khác, điều này hữu ích khi làm việc nhóm hoặc phối hợp công việc Ghi chú và tập tin đính kèm: Người dùng có thể thêm ghi chú và đính kèm tập tin vào các công việc để cung cấp thông tin cụ thể và đầy đủ hơn về công việc đó Với giao diện dễ sử dụng và tính năng linh hoạt, Todoist đã trở thành một công cụ ưu tiên của nhiều người dùng cá nhân và doanh nghiệp để theo dõi công việc, giữ cho công việc được tổ chức và tăng cường hiệu suất làm việc 3.4 Phần mềm TRELLO 7 Mỗi board gồm các thành phần như các List, Card List là danh sách các công việc nhỏ khác nhau thuộc một đề mục Thông thường mỗi board có tối thiểu 3 List là ToDo, Doing và Done:  ToDo: Chứa các Card (Mỗi card đại diện cho một nhiệm vụ, một công việc nhỏ) là công việc cần làm, hoặc chưa được làm  Doing: Chứa các Card (Mỗi card đại diện cho một nhiệm vụ, một công việc nhỏ) là công việc đang được thục hiện  Tương tư, Done: Chứa các Card (Mỗi card đại diện cho một nhiệm vụ, một công việc nhỏ) là công việc đã được hoàn thiện Card được sử dụng để đại diện cho các tác vụ và ý tưởng Card có thể là một tác vụ cần thực hiện hoặc là một nội dung cần ghi nhớ Ta có thể nhấp vào thẻ để tùy chỉnh và đưa nhiều thông tin hữu ích vào trong thẻ Kéo thẻ qua lại các danh sách để hiển thị tiến độ Tùy vào tính chất, đặc thù công việc của từng dự án, người ta có thể tùy chỉnh thêm các List khác với các Card cố định, không cần di chuyển Chính tính năng này tạo nên tính cá nhân hóa cho người dùng, đây là một ưu điểm của Trello 3 Menu bảng: Ở bên phải của Trello chính là menu - trung tâm điều khiển nhiệm vụ dành cho bảng Menu là nơi bạn quản lý quyền của thành viên đối với bảng, các chế độ cài đặt kiểm soát, thẻ tìm kiếm, bật Power-Up và tạo quy trình tự 4 Tạo bảng Việc tạo dựng dự án với tất cả các dữ kiện về thành viên, ý tưởng, nhiệm vụ và ngày deadline cũng như tối ưu hóa dự án cho phù hợp với hoạt động cộng tác nhóm có thể rất khó khăn Nhưng với sự hỗ trợ của Trello thì có thể sắp xếp tất cả mọi thứ để đáp ứng nhu cầu, nhanh chóng, dễ dàng hơn và đạt được thành công 4  Hình trên là Tab không gian làm việc của nhóm, nhấp vào "Tạo bảng mới" hoặc nhấp vào nút dấu cộng (+) trong tiêu đề Trello ở ngay và chọn "Tạo bảng"  Sau đó, đặt tên cho bảng để thể hiện công việc đang làm, từ việc tổ chức sự kiện hoặc quản lý blog cho đến việc theo dõi cơ hội bán hàng hoặc tung ra sản phẩm mới 5 Dữ liệu và thông tin dự án là tài sản quý giá nhất Khi tạo bảng Trello mới, sẽ có các tùy chọn để điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư  Khi tạo bảng, cài đặt mặc định là "Hiển thị không gian làm việc", nghĩa là mọi thành viên trong Không gian làm việc đó có thể xem, tham gia và chỉnh sửa thẻ  Nếu thay đổi cài đặt thành Riêng tư thì chỉ các thành viên của bảng cụ thể đó mới có thể nhìn thấy bảng đó Thông thường, nên đặt chế độ mặc định là Riêng tư nếu bạn đang làm việc trong một dự án mang tính hạn chế hơn và không muốn các thành viên khác trong nhóm truy cập vào dự án đó Cài đặt này phù hợp với các bảng 1:1, bảng việc cần làm cá nhân hoặc bảng chia sẻ với khách hàng  Bảng Công khai cho phép bất kỳ ai có liên kết dẫn đến bảng đều xem được Bảng công khai được xếp hạng trên các công cụ tìm kiếm như Google, có nghĩa là ai ở trên internet cũng đều truy cập được vào mọi thông tin trên bảng cụ thể này Có thể dùng cài đặt này cho dự án công cộng hoặc cho lộ trình phát triển sản phẩm được mở để lấy ý kiến phản hồi công khai Cũng giống như các cài đặt bảng khác, có thể lựa chọn chi tiết về người có thể nhận xét, thêm hoặc xóa thành viên, chỉnh sửa và tham gia bảng 5 Tùy chỉnh bảng Đặt ra câu hỏi: Không có quy trình làm việc nào là giống nhau, vậy tại sao mình không tạo cho mỗi bảng một giao diện độc đáo? Trên tinh thần vui vẻ và linh hoạt, Trello đã cho phép người dùng tùy chỉnh hình nền bảng để phản ánh cá tính độc đáo của nhóm cũng như tùy chỉnh giao diện mỗi bảng tùy với từng loại công việc phù hợp 6