Bài Kiểm Tra Giữa Kì Bệnh Viện Thẩm Mỹ Việt Mỹ.pdf

Hệ thống đó chứa đựng các tính năng thu thập, dự trữ, quản lý và chuyển giao bệnh án điện tử của bệnh nhân, giúp cho bệnh viện dễ dàng xử lý thông tin của bệnh nhân, và có thể sử dụng th

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

VĂN KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

BÀI KIỂM TRA GIỮA KÌ

MÔN: QUẢN LÝ HỒ SƠ

GIẢNG VIÊN: THS MAI MỸ HẠNH

NHÓM: 2 SINH VIÊN:

ĐỖ HIỂU BẢO NGUYỄN VIẾT ĐỨC PHAM THẢO MI TRƯƠNG THỊ THẢO TRANG

VŨ THỊ KIỂU TRANG

THÁI HOÀNG VƯƠNG

TP HỒ CHÍ MINH, 1/2024

MỤC LỤC

1.1 Giới thiệu Bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ - 5

1.2 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện «sen cac sen sex 5

2 Hệ thống quản lý hồ sơ hiện tại -.-.- se nen 5

2.1 Bệnh án điện tử (electronic medical record) - - 5

2.2 Phần mềm quản lý (practice management software) 5

2.3 Cổng thông tin bệnh nhân (Patient Portal) 5

2.4 Thiết bị theo dõi sức khỏe từ xa (remote patient

01911000 | Ôn e 5

2.5 Kinh nghiệm lâm sàng (clinical decision support) 5

2.6 Quy định về quy chế lưu tri hồ sơ bệnh án m bệnh viện 5

2.6.1 Đăng ký lưu trỈ: - - - -.- «cm mm ng 5

2.6.2 Sử dụng hồ sơ bệnh án đã lưu trÌ: -.- -‹ - - 5

3 Mục đích xây dựng chương trình quản lý hồ sơ 5

4 Chương trình quản lý hồ SƠ: - cu Ăn na 5

4.1 Phân loại hồ SƠ - uc mm nu nà Hà mm 8

4.2 Sắp xếp hỒ SƠ - cu ung nh nh Km Ki By mm 9

4.3 Duy trì và loại bỏ hồ SƠ: cu nnnnnnnn nnu nu 13

4.4 Quản lý hồ sơ hoạt động cu nu su nu nu 21

4.5 Quản lý hồ sơ không hoạt động - - «se 22

4.6 Bảo vệ hỒ SƠ uc nh n nà nà HH Bà ni min HH 22

5 Trach nhiệm của chương trình quản lý hồ sơ - 24

5,1 MỤC tiÊU - - cm n nu nh n nh HH BH RN 24

5.2 Kiểm soát hồ SƠ cu ung ng nn Km ng ng 25

5.3 Sổ tay hướng dấẫn -.-‹.- căn sen mm my ng ng ng 26

5.4 Quản lý biểu mẫu cu nu ng nu nu ng nu ng nu gu 28

5.5 Chiến lược phòng chống thiên tai, hỏa hoạn: 28

5.5.1 Mục tiêu của chiến lƯỢC: - - su su nen 29

5.5.2 Lập kế hoạch dự phòng - -.- su son nen 29

5.5.3 Chuẩn bị nguồn lựC: -‹. .- «nen sen sen nen nà 30

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ

K@ tr@O tƯỜng - - cuc mm 16

Tủ đựng hồ SƠ cu cu nu nu nu nen nà 17

Bìa CÒNG cuc cm mm n HH HH 17 Bìa lÁ «con n mm n mm HH nh HN 18 Bìa hỘP con nàn mm n HH m Kn 18

Phiếu ghi nhận mượn trả tài liệu - - 21 Quy định quản lý hồ SƠ nen 22

LỜI MỞ ĐẦU

Bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ, với danh tiếng hàng đầu trong lĩnh vực

thẩm mỹ, đã không ngừng nỗ lực để cung cấp những dịch vụ chăm

sóc sức khỏe và làm đẹp cao cấp nhất cho khách hàng Một phần

quan trọng của sự thành công này chính là việc triển khai và duy trì

chương trình quản lý hồ sơ hiện đại và hiệu quả

Chương trình quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm

bảo sự hiệu quả và bảo mật của thông tin bệnh nhân, giúp tăng

cường quy trình làm việc của đội ngũ y bác sĩ và nhân viên y tế,

cũng như tối ưu hóa trải nghiệm của bệnh nhân Bằng cách này,

chương trình không chỉ là công cụ hỗ trợ hành vi chăm sóc sức khỏe

mà còn là yếu tố quyết định đối với sự thành công toàn diện của

Bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ

1 Tổng quan

1.1 Giới thiệu Bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ

e Bệnh Viện Thẩm Mỹ Việt Mỹ là một trong những bệnh viện thẩm mỹ - thẩm mỹ viện lớn và uy tín tại

TP.HCM với diện tích 3000m2.r

e Bệnh viện được thiết kế theo tiêu chuẩn Bệnh Viện

Thẩm Mỹ Quốc Tế được đầu tư những trang thiết bị

phẫu thuật thẩm mỹ hiện đại nhất hiện nay: máy

nội soi, máy hút mỡ siêu âm, máy tan mỡ bằng

sóng siêu âm hội tụ, máy laser điều trị da cùng với đội ngũ Bác sĩ, y tá giàu kinh nghiệm, tu nghiệp

nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Hàn Quốc

e Bénh Viện Thẩm Mỹ Việt Mỹ áp dụng những phương pháp phẫu thuật thẩm mỹ tiên tiến nhất như: nâng ngực nội soi, nâng mông nội soi, tan mỡ bụng không

phẫu thuật bằng sóng siêu âm hội tụ, căng da mặt

không phẫu thuật bằng sóng RF, nâng mũi Hàn

Quốc, độn cằm V line, căng da mặt nội soi

1.2 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện

« _ Bệnh viện Thẩm mỹ Việt Mỹ hiện tại có hơn 6 hội đồng, các phòng chức năng, các tổ và các khoa

e _ Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

$ 7 5 BAN GIÁM ĐỐC P of s

KƒNH VIÊN THÁM Giám đốc VIET MY Phó Giám đốc

lập theo nhu cầu thực à Th Tổ dinh dưỡng =

Hình ảnh 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bệnh viện Thẩm mỹ

Việt Mỹ

2 Hệ thống quản lý hồ sơ hiện tại

Hiện nay, hầu hết ở các bệnh viện trong nước Việt Nam nói chung và bệnh viện thẩm mỹ Việt Mỹ nói

riêng, nhằm quản lý hồ sơ của các bệnh nhân của

mình, họ đều dùng hệ thống công nghệ thông tin quản lý bệnh viện (health information system - HIS) Theo đó, nó là một hệ thống được thiết kế để quản lý thông tin và dữ liệu bệnh nhân Hệ thống đó chứa đựng các tính năng thu thập, dự trữ, quản lý

và chuyển giao bệnh án điện tử của bệnh nhân,

giúp cho bệnh viện dễ dàng xử lý thông tin của bệnh nhân, và có thể sử dụng thông tin đó một cách

dễ dàng khi cần thiết Hệ thống này cần phải xử lý

những dữ liệu liên quan đến tất cả hoạt động của bệnh viện, vì vậy nó cần đảm bảo thực hiện các chức năng sau:

1.1 Bệnh án điện tử (electronic medical record)

e_ Trước đây, bệnh án của bệnh nhân được bác sĩ ghi chép và lưu trữ trên giấy, việc này dẫn đến khó

kiểm soát thông tin cũng như chuyển giao dữ liệu diễn ra khá khó khăn Với sự phát triển của công

nghệ, thông tin của bệnh nhân được ghi chép trên máy tính, bệnh án điện tử giúp tiết kiệm nhiều thời gian và đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ và chính xác, việc chuyển đổi sang bệnh án điện tử là việc tất yếu sẽ diễn ra dựa trên những lợi ích mà hệ thống mang lại cũng như những vấn đề mà hệ thống bệnh án điện tử có thể hỗ trợ cho nhân viên y

tế dễ dàng truy cập và quản lý thông tin bệnh nhân,

giúp họ tránh các sai sót, tiết kiệm thời gian làm hổ

sơ, dễ dàng truy cập và có đầy đủ hồ sơ bệnh án trước đó của bệnh nhân Đồng thời, những dữ liệu này có thể tạo tính năng nhắc bệnh nhân giờ hẹn khám bệnh hay đặt lịch cho lần khám sau

1.2 Phần mềm quản lý (practice management

software)

Phần mềm quản ly tập trung vào các dữ liệu liên quan đến các vấn đề quản lý và thủ tục, giúp nhân

viên dễ theo dõi lịch khám, số lượng bệnh nhân,

cũng như việc chỉ trả các hóa đơn

1.3 Cổng thông tin bệnh nhân (Patient Portal)

se Cổng thông tin bệnh nhân cho phép người sử dụng

có thể truy cập tất cả thông tin cá nhân của họ bao gồm bệnh án, phương án điều trị, hay các toa thuốc

Ngoài ra, cổng thông tin này có thể cung cấp cho

bệnh nhân các tính năng như đặt lịch hẹn khám, hay thanh toán online Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp 2 tính năng quan trọng là hồ sơ sức khỏe, chúng lưu trữ các thông tin liên quan đến tiêm chủng, lịch

sử khám, tư vấn, đơn thuốc, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và quy trình đặt khám

1.4 Thiết bị theo dõi sức khỏe từ xa (remote patient

monitoring)

se Cùng với sự phát triển của telemedicine (thăm khám từ xa), thiết bị theo dõi sức khỏe từ xa được xem là một công cụ cần thiết trong quá trình tư vấn

sức khỏe trực tuyến Ngoài những biểu hiện lâm

sàng, thì các bác sĩ cũng cần dựa trên các chỉ số để đưa ra quyết định đúng đắn nhất Để tối ưu hóa độ chính xác và thông tin được cập nhật liên tục cho bác sĩ, chức năng này thường được thiết kế riêng cho từng bệnh nhân, chẳng hạn nhịp tim, huyết áp, đường huyết, calories, màn hình giám sát từ xa, hay xét nghiệm tại nhà

1.5 Kinh nghiệm lâm sàng (clinical decision support)

se Công cụ này góp phần giúp việc đánh giá cũng như quyết định phác đồ điều trị tốt hơn dựa trên những bằng chứng giúp các bác sĩ lọc được thông tin mà mình muốn kiếm 1 cách nhanh chóng cũng như dự đoán được trước tình trạng tiến triển của bệnh

1.6 Quy định về quy chế lưu trl hồ sơ bệnh án m bệnh viện

¢ Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng phải được giữ gìn, bảo quản tốt theo đúng quy định của pháp luật

về lưu trữ Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, chuyển

§

viện và tử vong phải được hoàn chỉnh các thủ tục

hành chính theo quy chế sau đó chuyển đến phòng

kế hoạch tổng hợp lưu trữ theo quy định Việc khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án phải tuân theo các quy

tác hợp lệ

1.6.1 Đăng ký lưu trl:

e Người bệnh ra viện trong 24 giờ, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án

theo quy chế, chuyển đến phòng kế hoạch tổng

hợp, kiểm tra việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án

của khoa, trình giám đốc ký duyệt và chuyển đến

lưu trữ Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp phân công

cụ thể viên chức chuyên trách giữ gìn bảo quản hồ

sơ bệnh án, đảm bảo phải ghi đây đủ các thông tin

quy định vào sổ lưu trữ, hồ sơ bệnh án phải được để vào tủ hoặc trên giá, có các biện pháp chống ẩm, phòng cháy và các tác nhân môi trường Các hồ sơ phải được đánh số thứ tự theo chuyên khoa, hoặc theo danh mục bệnh tật quốc tế Thời hạn lưu trữ của các hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú là ít nhất 10 năm và hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt là ít nhất 15 năm

1.6.2 Sử dụng hồ sơ bệnh án đã lưu tri:

e Bác sĩ trong bệnh viện cần mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học phải có giấy xin phép hợp lệ, trong đó phải nêu rõ mục đích, thông qua trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ, phải có sổ theo dõi người đến

mượn hồ sơ bệnh án và lưu trữ các giấy tờ xin phép

Người mượn hồ sơ bệnh án không được tiết lộ các thông tin liên quan đến nghề nghiệp chuyên môn

2 Mục đích xây dựng chương trình quản lý hồ sơ

se Đa số các tính năng hiện tại chỉ dừng lại ở mức cơ bản, chưa có chiều sâu hay tính ứng dụng câu, chưa thực sự đủ phát triển để trở thành “chuyên gia tư

vấn” hữu dụng và đáng tin cậy để hỗ trợ cho các

bác sĩ trong bệnh viện > Cần đội ngũ công nghệ thông tin chất lượng cao để cài đặt

9

Giao diện trông có vẻ đơn điệu, chưa thực sự hấp

dẫn, nhiều vị trí còn thiết kế quá mức phức tạp,

màu mè > Cần sự thẩm my, tinh tế trong quá trình thiết kế chương trình quản lý hồ sơ

Tốc độ xử lý thông tin và dữ liệu còn khá chậm, chưa thực sự mang lại trải nghiệm tốt nhất > Cần xây dựng hệ thống đường truyền ổn định, thiết lập

và ứng dụng một số công cụ phân tích thông tin hiện đại

Cần mất nhiều thời gian mới có thể tìm hiểu, làm

quen và sử dụng được những tính năng chuyên sâu

hơn > Cần phổ cập, hướng dẫn cho các bác sĩ cách

sử dụng chương trình 1 cách hiệu quả

r Phần lớn các phân mềm đều buộc kết nối thiết bị

với mạng Internet > cần có biện pháp để có thể sử

dụng được trong trường hợp không có mạng

Hầu như không có bản cập nhật mới hoặc rất lâu mới được cập nhật, dẫn đến một số tính năng và

thông tin bị lỗi thời, gây bất lợi cho người sử dụng >

Cần một lịch trình thường xuyên để tiếp nhận những thông tin mới và đưa chúng vào trong chương trình

3 Chương trình quản lý hồ sơ:

e« Các hồ sơ có trong bệnh viện thẩm mỹ Việt Mỹ

Hồ sơ đăng ký hoạt động trong lĩnh vực phẫu thuật

thẩm mỹ

Giấy phép xây dựng

Các tài liệu, hồ sơ quyết định, ban hành khen thưởng

quan có thẩm quyền cua co

Chứng chỉ sở hữu về sở hữu trí tuệ

Quyết định thành lập của cơ quan nhà nước ban hành

Chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ

Tài liệu chi tiết về các nghiệp vụ thẩm mỹ

Bảng giá chỉ tiết dịch vụ trong bệnh viện Bản kê khai cơ sở vật chất trang thiết bị y tế

Các thông tin nhắn, emailr

Biên bản kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ

Hồ sơ tài Báo cáo tài chính hằng tháng/ quý/r nămr

Bảng cân đối kế toán

11

Dự báo tài chính

Quản lý nợ, tín dụng

Hồ sơ cá nhân

Hồ sơ học vấn, bằng cấp

Lý lịch công việc Phiếu đăng ký thông tin nhân sự

Hồ sơ khách

hàng

Thông tin khách hàng

Hồ sơ khám bệnh

Hồ sơ về y tế và thẩm mỹ

Ghi chú về tiến trình và quá trình điều trị

bệnh Bảng kiểm tra vệ sinh hàng ngày/ tuần

Chứng nhận đảm bảo về cơ sở vật chất

Hồ sơ về các loại vật liệu y tế

3.1 Phân loại hồ sơ

¢ H6 so thiét yéu (Vital Records)

Cần thiết cho hoạt động liên tục của tổ chức

Thông thường không thể thay thế

Yêu cầu mức độ bảo vệ cao nhất

Các hồ sơ thiết yếu thường bao gồm giấy tờ

pháp lý, bản sao công ty, chứng chỉ sở hữu

Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản trên đất

e Hồ sơ quan trong (Important Records)

o_ Hỗ trợ trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh

o_ Thông thường có thể thay thế nhưng với chỉ

phí lớn

o_ Yêu cầu mức độ bảo vệ cao

o_ Các hồ sơ quan trọng thường bao gồm: Hồ sơ nhân viên, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ tài chính và thuế, hồ sơ hợp đồng

Chứng từ sổ kế toán

Các loại hồ sơ về thuế

14

Thông tin khách hàng

Phiếu thanh toánr

15

¢ H6 so hlu ich (Useful Records)

o_ Hữu ích trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh

o_ Thông thường có thể thay thế với mức chỉ phí

nhỏ

o_ Yêu cầu mức độ bảo vệ từ thấp đến trung bình

o_ Các hồ sơ hữu ích thường bao gồm:Hồ sơ tiếp

thị và quảng cáo, hồ sơ đào tạo

Thông tin về các phòng bệnh, phòng khám

Biên bản kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ

Biên bản kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ

e« Hồ sơ không cần thiết (Nonessential Records):

Các hồ sơ không cần thiết có thường bao gồm hồ sơ

thông báo cho nhân viên và các tin nhắn, email không quan trọng

se Là một trong những bệnh viện thẩm mỹ lớn và hàng

đầu Việt Nam Lượng khách hàngr

e _ khá đông đảo vàr nội bộ bệnh viện được phân chia ra thành nhiều phòng ban Nên lựa chọn hình thức quản

lý hồ sơ tập trung để có thể quản lý hồ sơ một cách

chuyên nghiệp hơn Tăng tính thống nhất và bảo mật cho tài liệu

3.2.2 Phương thức quản lý hồ sơ

se Chỉ với một cơ sở duy nhất khối lượng hồ sơ không quá khổng lồ và tính đặc thù của hồ sơ, tài liệu có

17

để đảm bảo rằng các tiêu đề phụ đã được phê duyệt

và sử dụng một cách nhất quán Tạo ra những chủ

đề có tính logic Tiêu đề trong các chủ đề hay các

chủ để con luôn phải đảm bảo ngắn gọn, đơn nghĩa,

mô tả đúng nội dung hồ sơ được lưu giữ trong đó.r

Sắp xếp theo bảng chữ cái: Trong quá trình sắp xếp

hồ sơ theo bảng chữ cái thì phải định chỉ mục, mã hóa, tra cứu chéo, sắp xếp và lưu giữ tài liệu để có

thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và truy xuất hồ

sơ, thông tin

Sau khi xác định được các chủ đề và các chủ đề con có

trong sắp xếp hồ sơ theo chủ đề Chúng ta hãy sắp xếp chúng theo bảng chữ cái cho các chủ đề, các hồ sơ tài liệu đó Để có thể sắp xếp tài liệu theo bảng chữ cái

ta có thể dùng quy tắc ARMA để có thể sắp xếp trật tự

các chủ đề tài liệu một cách hiệu quả nhất

Trang thiết bị cơ sm vật chất lưu trl hồ sơ 3.2.3.1 Đối với hồ sơ truyền thống

3.2.3.1.1 Không gian lưu trl

Phòng Lưu Trữ Chính:Rộng 200m2 có thể nằm ở bất

kỳ đầu trong khuôn viên của bệnh viện Chia thành

18

các khu vực con để có thể dễ dàng quản lý hồ sơ và

e« _ Khu Vực Tiêu Hủy Hồ Sơ:Khu vực riêng để tiêu hủy

hồ sơ đã quá hạn lưu trữ hoặc không còn cần thiết theo quy định

e Khu vực quản lý: Là nơi dành cho nhân viên quản lý,

sắp xếp và bảo vệ tài liệu

e« _ Khu Vực Lưu Trữ Tạm Thời: Được sử dụng để lưu trữ

tạm thời hồ sơ hoặc tài liệu trước khi chúng được sắp

xếp vào vị trí chính

3.2.3.1.2 Cơ sm vật chất trong phòng lưu tri

e Tủ, kệ đựng hồ sơ tài liệu: Sử dụng hai loại chính đó

là tủ sắt đựng tài liệu và kệ treo tường nhằm tiết

kiệm không gian và chỉ phí, sử dụng thời gian dài và giá lại không quá cao hơn so với thị trường

thẩm mỹ Việt Mỹ thường có nhiều đặc điểm chung

và có số lượng lớn như thông tin khách hàng, hồ sơ

ý tế khách hàng hay nhân viên và được bảo quản trong một thời gian nhất định nên sử dụng các loại bìa đựng chính là bìa lá và bìa còng và bìa hộp

Hình ảnh 5 Bìa lá

Hình ảnh 6 Bìa hộp 3.2.3.2 Đối với hồ sơ điện tử 3.2.3.2.1 Không gian lưu trl: Thông qua việc lưu trữ trên các dịch vụ đám may nhu Google Drive,

Dropbox, hoặc OneDrive Có thể đảm bảo rằng dữ

21

liệu có sẵn từ mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập nhanh chóng và tiện lợi đối với những người cần sử dụng thông tin từ hồ sơ Với công nghệ điện toán đám mây ngày càng phát triển thì việc mua không gian lưu trữ đám mây ngày càng được tối ưu hóa chi phi hon

3.2.3.2.2 Trang thiết bị, cơ sm vật chất: Đối với phần

mềm quản lý hồ sơ, sử dụng phần mềm quản lý hồ

sơ “1Office” Đây là một hệ thống lưu trữ và quản

lý tài liệu hồ sơ toàn diện cho mọi doanh nghiệp được tích hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office 1 Là một trong những phần mềm quản lý

hồ sơ tốt nhất hiện nay, cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tiết kiệm chỉ phí lưu trữ, quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp, phân quyền quản lý hồ sơ chỉ tiết tới từng cá nhân, phòng ban, bảo mật dữ liệu

hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy cơ bị

rò rỉ, thất thoát thông tin Còn đối với phần cứng, cần chuẩn bị các cơ sở vật chất quan trọng nhưữ

máy tính, mạng dây, server để có thể đáp ứng được yêu cầu của phần mềm và không gian lưu trữ

3.3 Duy trì và loại bỏ hồ sơ:

3.3.1 Truy hồi hồ sơ:

3.3.1.1 Truy hồi hồ sơ:

Hồ sơ sau khi được sắp xếp và lưu trữ đúng quy trình và hợp lý thì có thể dễ dàng hơn trong việc

truy hồi hồ sơ Để có thể truy hồi hồ sơ ta có thể là

theo những cách sau:

o_ Cách 1 Phương pháp thủ công: Trong phương pháp này, người quản lý hồ sơ đóng vai trò tham gia trực tiếp vào quá trình truy hồi Họ nhận yêu cầu hồ sơ, tài liệu từ cá nhân hoặc nhân viên phòng ban, sau đó thực hiện các thủ

tục cần thiết và di chuyển đến khu vực lưu giữ

để lấy hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu

o Cách 2 Sử dụng máy móc: Ngoài việc áp dụng phương pháp thủ công, nhân viên quản

2

lý hồ sơ có thể tận dụng hệ thống máy móc để

hỗ trợ quá trình lấy hồ sơ, giúp tiết kiệm thời

gian và công sức Nhưng phải luôn đảm bảo là phải liên tục kiểm tra và giám sát hoạt động của máy móc để tránh lỗi kỹ thuật và hệ

wthống truy hồi nhầm lẫn hồ sơ, tài liệu

Cách 3 Sử dụng hệ thống điện tử: Phương

pháp này tập trung vào việc truy hồi các hồ sơ

và tài liệu điện tử chủ yếu Bằng cách sử dụng

các thiết bị điện tử như máy tính để xác định

vị trí của hồ sơ trong kho lưu giữ trên phần mềm 1 Office hoặc trên không gian lưu trữ

đám mây, người quản lý có thể tìm kiếm và sử

dụng thông tin trong hồ sơ mà không cần phải lấy ra khỏi khu vực lưu giữ Trong việc sử dụng

hệ thống phần mềm, nhân viên cần duy trì việc cập nhật và sao lưu dữ liệu thường xuyên

để tránh mất thông tin mà không hay biết 3.3.1.2 Các bước truy hồi hồ sơ:

B1: Tiếp nhận yêu cầu lưu trữ hồ sơ hoặc người yêu cầu nối tiếp hồ sơ

hoặc nhân viên trung tâm hồ sơ lập phiếu trưng dụng

B2: Kiểm tra bảng tra để biết vị trí của (các) hồ sơ được lưu trữ ở đâu.(nếu quản lý hồ sơ theo chủ đề cũng cần có bảng tra)

B3: Tìm kiếm hồ sơ hoặc chuỗi hồ sơ

B4: Truy xuất (định vị) hồ sơ hoặc chuỗi hồ sơ

B5: Xóa (các) hồ sơ khỏi bộ lưu trữ

B6: Xuất (các) hồ sơ cho người yêu cầu: Chèn chi báo OUT vào vị trí của

(các) hồ sơ đã được xóa khỏi bộ lưu trữ;

B7: Gửi (các) hồ sơ cho người yêu cầu

B8: Theo dõi lấy (các) hồ sơ mượn

B9: Nhận (các) hồ sơ để lưu trữ lại

B10: Lưu lại (các) hồ sơ Loại bỏ chỉ báo OUT Cập nhật nhật ký

3.3.1.3 Yêu cầu đối với truy hồi hồ sơ:

Nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu của người mượn hồ sơ

23

e _ Đối với phương pháp quản lý hồ sơ bằng số hay

bằng chủ đề đều cùng phải sử dụng bảng tra để truy hồi hồ sơ nhanh chóng và chính xác

e Tinh phan quyén

se Khéng giéng truy hồi tài liệu trong thư viện, người dùng có thể tiếp cận với tất cả các loại tài liệu có sẵn Truy hồi trong tài liệu ở đây phải đảm bảo tính phân quyền nghiêm ngặt, có quy định rõ ràng về những tài liệu nào thì chỉ được sử dụng với những người có chức vụ nào Cấp độ giá trị dữ liệu càng cao thì sự phân quyền và quyền truy cập càng bị thu hẹp nhanh chóng Ví dụ như tài liệu thiết yếu thì chỉ được những người lãnh đạo có quyền truy cập

se Phiếu ghi nhận muon tra tài liệu: Bộ phận quản lý

hồ sơ, tài liệu cần thiết lập một công cụ hoặc văn bản ghi chép chỉ tiết về các quy trình mượn và trả

hồ sơ để theo dõi tình trạng của chúng, từ đó đề phòng trước nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc Trên

các văn bản và biểu mẫu này, cần ghi chép đầy đủ

thông tin về người mượn, ngày mượn, ngày trả, gia hạn (nếu có), và thông tin liên lạc Điều này giúp tăng cường quản lý hiệu quả và bảo đảm sự minh bạch trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu

24

PHIẾU DE NGHI MUON HO SO

Ho va tén Don vi

Đề nghị đơn vị Vui lòng cho mượn những tải liệu - hỗ sơ sau

STT Tên tài liệu - hồ sơ Mã số Thời gian trả — Mục đích sử dụng

Y KIEN CUA ĐƠN VỊ CUNG CAP Ngày thang năm 200

Chap nhận Không chấp nhận ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

Lý do không chấp nhận

Ngửy tháng năm 200 DON VI CUNG CAP Tình trạng tài liệu - hồ sơ khi trả: r¡ Chấp nhận Không chấp nhận

Y kiên khác

Ngày tháng, ee mănh 200) ĐƠN VỊ CUNG CÁP — ĐƠNVỊĐÊ NGHỊ

Hình ảnh 7 Phiếu ghi nhận mượn trả tài liệu

3.3.1.4 Theo dõi hồ sơ: Nhân viên quản lý hồ sơ cần

thực hiện việc thường xuyên theo dõi tình trạng của hổ

sơ để xác định tài liệu nào đã quá hạn mượn và chưa

được trả về, từ đó có thể liên hệ với người mượn Đồng

thời, cần thông báo nhắc nhở đối với người mượn để họ trả đúng hạn Để tăng cường khả năng tìm kiếm khi hồ

sơ bị di chuyển, việc sử dụng phương pháp tra cứu chéo là quan trọng Hệ thống này giúp nhân viên nhanh chóng xác định vị trí của hồ sơ trong trường hợp

hồ sơ di chuyển Chức năng chỉ dẫn OUT cũng hỗ trợ người quản lý để biết được hồ sơ đã được đưa đến đâu,

ai đã mượn, giúp tránh tình trạng thất lạc hồ sơ khi không thể xác định được vị trí

3.3.1.5 Gia hạn hồ sơ:

e Hồ sơ thiết yếu: Chỉ được xem trực tiếp ơ nơi lưu trữ, không được mang về nhà

25

e_ Các hồ sơ còn lại: Được mang về nhà nhưng dựa theo quyền truy hồi và có thời hạn nhất định Phải trả lại hồ sơ trong vòng 15 ngày

se Nhật ký mượn trả hồ sơ, tài liệu: Người quản lý hồ

sơ cần thường xuyên theo dõi thời gian mượn và trả

của từng loại hồ sơ, bằng cách cập nhật ký theo dõi cho mỗi hồ sơ và tài liệu đã được cho mượn Trong

ký theo dõi nay, can ghi rõ các thông tin như tên hồ

sơ, thông tin về người mượn, ngày mượn, và ngày trả

Hình ảnh 8 Quy định quản lý hồ sơ

3.3.1.6 Nhing quy định về truy hồi hồ sơ:

se Đối với Nhân viên Bảo vệ Quản lý:

o Khi Cho Muon:

“_ Nhân viên bảo vệ quản lý cần kiểm tra danh sách và thông tin liên quan trước khi cho mượn hồ sơ

-_ Ghi chép thông tin về người mượn, ngày mượn, và thời gian dự kiến trả vào hồ sơ

và hệ thống quản lý

o Khi Nhan Tra:

-_ Kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ và tài liệu khi

người mượn trả lại

= Ghi lai ngay trả và kiểm tra tính trạng hồ

sơ để đảm bảo không có tổn thất hoặc hỏng hóc

se _ Đối với Người Mượn Hồ Sơ:

e_ Quy định Khi Cho Mượn:

26