báo cáo bài nhập môn gttnnn bài 1 một số nguyên tắc trong trình bày và báo cáo văn bản

 Tiêu đề, bảng biểu để ở giữa trang  các đoạn văn trong một báo cáo cần được căn đều 2 bên Alignment – Justify..  Một bản báo cáo đã được căn lề 2 bên sẽ dễ dàng gây thiện cảm cho ngư

BÁO CÁO BÀI NHẬP MÔN GTTNNN BÀI 1: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG TRÌNH BÀY VÀ BÁO CÁO VĂN BẢN

Sinh viên: Mai Thùy Linh

Mã số sinh viên: 23016617 Khóa: K17

Ngành: Dược học Hệ: Đại học

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Hồng Giang

Hà Nội – 2023

Mục lục

I.MỤC TIÊU HỌC TẬP : 3

I.Yêu cầu đối với soạn thảo văn bản (Word) 1.Một số lỗi về hình thức trình bày văn bản 4 2.Yêu cầu với soạn thảo bằng powerpoint 8

I.MỤC TIÊU HỌC TẬP :

1.Nêu được yêu cầu đối với soạn thảo văn bản (word), trả lời email và thang điểm chấm

2.Nêu được yêu cầu đối với trình bày slide và thang điểm chấm

3.Nêu được yêu cầu đối với làm việc nhóm và thang điểm chấm

4.Nêu được yêu cầu đối kỹ năng viết, gửi email và thang điểm chấm

I.Yêu cầu đối với soạn thảo văn bản (Word)

1.Một số lỗi về hình thức trình bày văn bản

• Khổ giấy:

 Thường mắc lỗi để ở khổ giấy “letter”

 Setup lại kích cỡ trang

 Chọn kích cỡ (Size) A4 trong phần Page Setup ở cả phần đánh máy và phần in trước khi in (nếu phải gửi bản cứng)

• Font chữ và cỡ chữ:

 Cỡ chữ phổ biến được dùng trong soạn thảo Microsoft Word là Times New Roman

 Cỡ chữ thông thường là 13 Một số trường hợp đặc biệt, có thể dùng cỡ chữ nhỏ hơn nhưng hết sức hạn chế

• Dãn dòng:

 Tùy từng loại báo cáo mà có những quy định khác nhau về cách thức trình bày văn bản

 Nếu không có quy định gì đặc biệt thì các đoạn (paragraph) trong báo cáo được

để ở dạng dãn dòng 1,5 lines

 Không có cách dòng phía trên và phía dưới mỗi paragraph

 Trong các bảng biểu thì không nên cách dòng đến 1,5 lines ngốn diện tích và không gian của bảng biểu, làm mất đi trọng tâm của nội dung thông tin trong bảng biểu

 Trong bảng, thường chỉ dãn dòng từ 1 đến 1,2 lines

• Chỉnh lề:

 Tiêu đề, bảng biểu để ở giữa trang

 các đoạn văn trong một báo cáo cần được căn đều 2 bên (Alignment – Justify)

 Một bản báo cáo đã được căn lề 2 bên sẽ dễ dàng gây thiện cảm cho người đọc hơn là báo cáo chưa được căn chỉnh;

 Các đoạn văn “thò ra, thụt vào” dễ gây cho người đọc một cảm giác về báo cáo viên là “ẩu, không tôn trọng người đọc”

• Sử dụng tab thụt dòng:

 Không có quy định bắt buộc, nhưng chữ cái đầu tiên của mỗi đoạn nên được đánh thụt vào 1 cm để phân biệt giữa đoạn nọ với đoạn kia

 Format này cũng cần được thống nhất trong toàn bộ văn bản, tránh đoạn thì tab 1cm, đoạn lại tab chỉ có 0,8cm hoặc 1,2cm

 Muốn đảm bảo tính thống nhất cần cài đặt thể thức mặc định cho văn bản ngay

từ đầu; hoặc khi kết thúc văn bản, trước khi gửi đi, cần cài đặt lại cho đồng bộ toàn bộ văn bản

• Sử dụng bullet và numbering một cách hiệu quả:

 Sử dụng bullet tự động giúp phân cách các đoạn/ý một cách rõ ràng và cần được sử dụng một cách hiệu quả.

 Bullet tự động cũng giúp văn bản có được một định dạng thống nhất trong toàn

bộ báo cáo

 Sử dụng đánh số (numbering) tự động giúp dễ dàng cập nhật thứ tự các mục Khi 1 mục mới được chèn vào thì mục cũ sẽ tự động cập nhật số thứ tự mới, và các mục con của mục cũ cũng sẽ tự động cập nhật Đồng thời định dạng của mục cũng tự động được cập nhật và thống nhất trong toàn bộ văn bản

• Tiêu đề của mỗi chương, mục:

 Được dùng để phân tách nội dung thông tin từng chương, từng mục

 Tùy theo tính chất tiêu đề chọn loại font chữ in hoa/ in thường, đậm/đậm nghiêng/nghiêng…  nổi bật chương/mục sẽ trình bày trong báo cáo

 Tiêu đề cũng có thể để ở giữa dòng/ đầu dòng

Lưu ý khi để ở giữa dòng thì không dùng tab (vì dùng tab là đã thụt dòng, do đó khi căn giữa, tiêu đề sẽ không nằm ở chính giữa văn bản được nữa)

 Tiêu đề của mỗi chương/mục là bắt đầu của 1 chương/mục nào đó cần được liên tiếp với ít nhất 1-2 dòng nội dung tương ứng của chương/mục đó

 Tránh để tiêu đề nằm ở cuối trang và nội dung sang trang mới lưu ý và điều chỉnh co/giãn dòng cho phù hợp

• Ngắt dòng phù hợp:

 Lỗi rất nhỏ trong báo cáo, song hiệu ứng mà nó mang lại không hề nhỏ

 Lỗi ngắt dòng không hợp lý ngay từ những trang đầu tiên để lại những “ức chế” nhất định cho người đọc/người nghe báo cáo

 Sử dụng mục lục tự động:

 Công nghệ thông tin phát triển đã cho phép con người tăng cường trao đổi với nhau bằng file mềm mà không cần in bản giấy và đọc trực tiếp

 Để thuận tiện cho người đọc, các file nên làm cùng với mục lục tự động và link trực tiếp tới nội dung cần đọc

 Việc làm mục lục tự động cũng giúp người viết phát hiện ra các lỗi sai trong

việc sắp xếp và đánh số thứ tự tiêu đề

 Các báo cáo bản word của sinh viên gửi thầy cô BẮT BUỘC phải làm mục lục

tự động

• Tài liệu tham khảo:

 Sinh viên Khoa Dược cần phải làm quen với việc “nói có sách, mách có

chứng”

 Công việc của ngành Dược đòi hỏi tính chính xác cao và tính pháp lý  Trong các báo cáo khoa học, sinh viên bắt buộc phải trích dẫn TLTK một cách hợp lý, logic

 Nguồn TLTK phải tin cậy: các tài liệu có tính pháp lý (VD: các văn bản pháp luật về hành nghề Dược, các hướng dẫn/khuyến cáo điều trị của các Hội nghề nghiệp Việt Nam và Thế giới, các trang web có uy tín)

• Một số trang web uy tín được chấp nhận:

• https://www.who.int/

• https://www.fda.gov/

• https://www.ema.europa.eu/en

• https://moh.gov.vn/

• https://dav.gov.vn/

• Cần trích dẫn đến nguồn cụ thể là bài nào/tài liệu nào trong trang web nói trên

• Lỗi thống nhất thuật ngữ:

 Trong 1 báo cáo khoa học, người viết chỉ nên lựa chọn 1 thuật ngữ và dùng thống nhất trong toàn bộ báo cáo

 Các thuật ngữ khác (đồng nghĩa) chỉ nên đề cập đến 1 lần ở khái niệm, tránh dùng nhiều thuật ngữ ở các đoạn khác nhau của báo cáo sẽ dễ gây rối và nhiễu thông tin

 Lỗi diễn đạt văn nói:

 Trong một số báo cáo, sinh viên đôi khi lồng cảm xúc cá nhân hoặc dùng đại từ nhân xưng em/tôi vào báo cáo.

 Ví dụ “do …, với thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức ít ỏi, em khó có thể tiếp cận và tìm thấy…abc ”

 Sinh viên cần học tập cách diễn đạt khoa học và khách quan, không dùng đại từ em/tôi trong báo cáo

 Nên dùng câu bị động: VD “Đề tài được tiến hành nhằm mục tiêu… ” thay cho

“Em thực hiện đề tài này nhằm….”

• Lỗi chính tả:

 trước khi hoàn tất bản báo cáo cuối cùng và xuất ra ngoài, người viết cần cẩn trọng soát xét lại toàn bộ lỗi chính tả một lần

 Có thể dùng lệnh Replace all để thay thế các lỗi hệ thống

2.Yêu cầu với soạn thảo bằng powerpoint

* Càng đơn giản càng tốt

• Trước khi thiết kế slide, cần xác định:

 Thông điệp muốn chuyển tải đến người nghe là gì?

 Chuyển tải đến bằng cách nào? VD: qua hình ảnh nào? số liệu nào? sơ đồ nào?

• Để có được 1 slide tốt:

 Thể hiện được rõ thông điệp, và nội dung được tóm tắt ngắn gọn, dễ hiểu

 Thông điệp của mỗi slide được thể hiện thông qua từ khoá, có kích thước và màu sắc nổi bật để người nghe có thể chú ý được về thông điệp

 Các nội dung liên quan đến thông điệp trình bày ngắn gọn thông qua hình ảnh, con số hoặc từ khoá

 Chỉ nên liệt kê từ 3 đến 5 ý chính trong 1 slide, chèn từ 1 đến 3 hình trong 1 slide

 Giới hạn từ trên slide

 Nguyên tắc chuyên nghiệp 6 x 6 cho các slide

(không quá 6 dòng cho 1 slide và mỗi dòng không quá 6 chữ)

 Để lại nhiều khoảng trống trên slide giúp slide dễ nhìn,

dễ tập trung và theo dõi nội dung

 Cỡ chữ nhỏ nhất

 Không có quy định cụ thể cho cỡ chữ nhỏ nhất (phụ thuộc vào độ rộng của phòng báo cáo)

 Các phòng báo cáo lớn, cỡ chữ nhỏ nhất không dưới 28 Các phòng họp nhỏ hơn có thể để cỡ chữ 24

 Cỡ chữ cần được chiếu thử ở phòng báo cáo để đảm bảo người ngồi xa nhất cũng có thể xem được

 Chọn font chữ phù hợp

 Font chữ và màu sắc là 2 yếu tố quyết định rất nhiều đến hình thức và thẩm

mỹ của một bài trình chiếu

• Nguyên tắc:

 Dùng font chữ chân phương, không chân

 Font chữ càng đơn giản, slide càng thoáng và rõ ràng

 Không nên dùng các font chữ có chân, chữ bay lượn

 Chọn màu sắc phù hợp

 Nguyên tắc: không nên sử dụng màu lòe loẹt, tương phản

Nên chọn màu theo nguyên tắc bánh xe màu, tối đa chỉ nên sử dụng 3 loại màu

• Có 2 nhóm màu chính là:

- Màu nóng: gồm các màu đỏ, vàng, cam  có tác dụng làm nổi bật, thu hút sự chú ý

- Màu lạnh: gồm xanh lục, xanh lam, tím  thường tạo cảm giác không nổi bật, không đáng chú ý

 Màu sắc càng tối thì càng ít gây chú ý, có thể sử dụng làm nền

 Chọn màu sắc phù hợp

• Nguyên tắc của phối màu:

 Nên phối các màu trong cùng nhóm

 Có thể thay đổi cường độ màu sắc tạo độ an toàn và dịu cho mắt (nguyên tắc

“bánh xe màu”)

 Phối màu khác nhóm sẽ tạo sự tương phản mạnh và có thể gây nhức mắt người nhìn

• Màu trung tính: gồm màu trắng, màu đen, màu be

Màu sáng sẽ gây chú ý hơn màu tối

 Ảnh minh họa phù hợp, kích cỡ hình ảnh tốt

• Hình ảnh là lợi thế của bài slide, giúp bài thuyết trình trở nên cuốn hút, sôi động

• Cần lưu ý về chất lượng và nội dung của hình ảnh:

 Hình ảnh cần rõ nét, không mờ, không vỡ khi phóng to

 Hình ảnh cần liên quan đến nội dung cần thuyết trình

 Không nên để trơ trọi hình ảnh không mà không gán cho nó một thông tin gì

cả

 Sử dụng hiệu ứng hợp lý

• Hiệu ứng có vai trò rất quan trọng cho một bài thuyết trình (nếu biết sử dụng đúng)

• Hiệu ứng giúp cho bài trình bày sinh động, bớt nhàm chán

• Hiệu ứng còn giúp nhấn mạnh, tập trung vào các thông tin quan trọng

• Nếu sử dụng hiệu ứng không phù hợp, lạm dụng hiệu ứng sẽ làm rối mắt và mất tập trung vào nội dung chính

Nhóm hiệu quả Nhóm không hiệu quả