hệ thống thông tin quản lý trong kế toán nâng cao đề bài tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANGKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

-

-🕮🕮🕮 -BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAO

Đề bài: Tổ chức Hệ thống Thông tin Kế Toán trong Chu trình Doanh thu

GVHD: TS Hà Thị Thủy

TP.HCM, tháng 08 năm 2024

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANGKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

-

-🕮🕮🕮 -BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAO

Đề bài: Tổ chức Hệ thống Thông tin Kế Toán trong Chu trình Doanh thu

GVHD: TS Hà Thị Thủy

TP.HCM, tháng 08 năm 2024

Trang 3

MỤC LỤCMỤC LỤC

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN & TƯ VẤN RSM VIỆT NAM1.1 LỊCH SỬ THÀNH LẬP

1.2 LĨNH VỰC KINH DOANH1.3 ĐẶC ĐIỂM VÀ QUY MÔ1.4 BỘ MÁY TỔ CHỨC RSM VN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN & TƯ VẤN RSM VIỆT NAM

2.1 CÁC HOẠT ĐỘNG XẢY RA TRONG CHU TRÌNH DOANH THU2.1.1 Khái quát các bước trong chu trình doanh thu tại công ty RSM2.1.2 Các hoạt động xảy ra trong chu trình doanh thu tại Công ty RSM

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY RSM2.2.1 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin

2.2.2 Hệ thống tài khoản chi tiết trong chu trình doanh thu mà công ty RSM đang sử dụng2.2.3 Sổ sách báo cáo kế toán liên quan trong chu trình doanh thu

2.2.4 Đánh giá phần mềm Misa SME đang sử dụng tại công ty RSM

CHƯƠNG 3: CÁC RỦI RO TIỀM ẨN KHI TRIỂN KHAI CHU TRÌNH, ẢNH HƯỞNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT

KẾT LUẬN

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 2

Trang 4

1 Bùi Thị Hồng Ngân 2483403010016 100%

Trang 5

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyCHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN & TƯ VẤN RSM VIỆT NAM1.1.LỊCH SỬ THÀNH LẬP

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN & TƯ VẤN RSM VIỆT NAM được thành lập ngày 09 tháng07 năm 2001 Là thành viên của Tập đoàn RSM Quốc tế (RSM Global) kể từ năm 2012 RSM Globallà mạng lưới của các Công ty kiểm toán và tư vấn được xếp hạng thứ sáu (06) về doanh thu trong sốcác tổ chức độc lập chuyên về kiểm toán, thuế và tư vấn trên thế giới với 830 văn phòng và 57.000nhân viên tại hơn 120 quốc gia.

1.2.LĨNH VỰC KINH DOANH

RSM Việt Nam là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn kinh doanhchuyên nghiệp được thành lập vào tháng 7 năm 2001 RSM Việt Nam là thành viên của Tập đoàn RSMQuốc tế từ năm 2012 Với định hướng cốt lõi là trở thành lựa chọn tối ưu của các doanh nghiệp đangphát triển đối với các dịch vụ chất lượng cao và chuyên biệt, RSM Việt Nam hỗ trợ khách hàng đạtthành mục tiêu thông qua các dịch vụ hỗ trợ kiểm toán, thuế, tư vấn và dịch vụ thuê ngoài.

1.3.ĐẶC ĐIỂM VÀ QUY MÔ

RSM Việt Nam hiện có hơn 400 chuyên gia và nhân viên hiện đang công tác tại văn phòng ở TpHCM và HN RSM VN thường xuyên phục vụ các công ty niêm yết đại chúng, tập đoàn đa quốc gia vàcả các doanh nghiệp tư nhân trong nhiều lĩnh vực.

Tp HCM: Lầu 3A, Tòa nhà L'MAK THE SIGNATURE, 147 Hai Bà Trưng, P 6, Q 3, Thànhphố Hồ Chí Minh, Việt Nam

HN: Tầng 25 Tháp A, Tòa nhà Discovery Complex, 302 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, QuậnCầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

Trang 6

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị Thủy1.4.BỘ MÁY TỔ CHỨC RSM VN

Sơ đồ vận hành của Công ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn RSM Việt Nam

Bộ máy tổ chức quản lý tại RSM Việt Nam được phân cấp rõ ràng, phân chia nhiệm vụ cụ thể.Trong đó có 7 phòng nghiệp vụ (bao gồm lĩnh vực kiểm toán và tư vấn thuế) và các khối văn phòng.Người đứng đầu mỗi bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hoạt động bộ phận của mình và giữa các bộphận luôn có sự hỗ trợ, tương tác lẫn nhau Cơ cấu tổ chức RSM bao gồm các Tổng giám đốc, các giámđốc phòng nghiệp vụ, trưởng phòng mỗi phòng nghiệp vụ và các thành viên.

Trang 7

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyCHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY

TNHH KIỂM TOÁN & TƯ VẤN RSM VIỆT NAM2.1.CÁC HOẠT ĐỘNG XẢY RA TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

2.1.1 Khái quát các bước trong chu trình doanh thu tại công ty RSM

B1: Kiểm tra Intrust của KH và gửi mail cho CAT Team.

Nếu "được" duyệt thì tiếp B2 Nếu "không được" duyệt thì sẽ từ chối và giới thiệu KH cho Công ty đốitác với RSM VN.

B2: Nhân viên lên báo giá cho KH bằng file PPT và Excel, sau đó gửi cho trưởng nhóm.

B3: Trưởng nhóm xem xét và gửi cho Phó trưởng phòng, sau đó sẽ gửi cho Trưởng phòng xem xét mứcbáo giá cuối cùng.

B4: Trưởng phòng sẽ gửi mail kèm báo giá cho KH.

B5: Nếu KH đồng ý báo giá thì tới B6, nếu không đồng ý thì làm lại từ B3.

B6: Sau khi KH đồng ý thì nhóm sẽ gửi mail timelines cho KH về kế hoạch cung cấp dịch vụ ra saoB7: Sau khi KH cung cấp dữ liệu thì nhân viên bắt đầu thực hiện dịch vụ mà KH yêu cầu theo như trênHĐ

B8: Gửi báo cáo hoặc tờ khai về dịch vụ của KH cho Trưởng nhóm, sau đó tới Phó phòng và cuối cùnglà Trưởng phòng.

B9: Khi Trưởng phòng chấp nhận thì sẽ gửi mail về bản nháp cho KH.

B10: Nếu KH chỉnh sửa gì thì sẽ sửa lại và tiếp tục gửi mail cho đến khi ra được file final, lưu file vềserver.

B11: Sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, thành viên của nhóm sẽ làm Feenote để gửi KH về sốtiền phải chi trả.

B12: Sau khi khách hàng xác nhận số tiền trên Feenote đúng thì bắt đầu nhập lên hệ thống của MISAvà trưởng phòng vô xác nhận, đồng thời yêu cầu kế toán xuất hóa đơn Sau khi kế toán bắt đầu xuất hóađơn và các bạn nhân viên sẽ gửi mail cho KH có kèm thời hạn thanh toán.

Trang 8

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị Thủy

B13: Khi nhận được tiền thì kế toán sẽ thông báo cho nhân viên khách hàng nào đã chuyển khoản vàkhách hàng nào còn hoặc sắp đến hạn nhắc nợ, để các nhân viên sẽ gửi mail thông báo cho khách hàng.

Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình doanh thu tại Công ty RSM

Trang 9

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyLưu đồ chu trình doanh thu tại Công ty RSM

(1) Hoạt động nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ

- B1: Nhận yêu cầu dịch vụ từ KH

- B2: Kiểm tra Intrust của KH (nếu được duyệt)- B3: Lên báo giá và gửi cho KH

Trang 10

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyLưu đồ dòng dữ liệu cho hoạt động nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ

Trang 11

- Lưu đồ dòng dữ liệu cho hoạt động cung cấp dịch vụ

(3) Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

▪ Ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu▪ Theo dõi thời hạn thanh toán

▪ Cập nhật tình trạng công nợ

Trang 12

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyLưu đồ dòng dữ liệu hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

(4) Hoạt động thu tiền

- B1: Nhận thông tin thanh toán từ khách hàng- B2: Kiểm tra thông tin thanh toán

- B3: Xác nhận nội dung, nghĩa vụ thanh toán của khách hàng- B4: Ghi nhận nghiệp vụ và cập nhật tình trạng công nợ

Lưu đồ dòng dữ liệu hoạt động thu tiền

Trang 13

2.2.TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNGTY RSM

2.2.1 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin

- Mô tả nội dung dựa trên bài học (HÙNG NGÂN)

Việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin dựa trên các yếu tố sau: - Nội dung hoạt động:

Tư vấn và Kiểm toán: Thực hiện các dịch vụ kiểm toán và tư vấn tài chính cho khách hàng.

Nội dung hoạt động bao gồm kiểm tra sổ sách kế toán, xác minh tài chính, và cung cấp báo cáotài chính.

Lập báo cáo tài chính: Dựa trên kết quả kiểm toán, công ty lập báo cáo tài chính cho khách

Quản lý hợp đồng và thanh toán: Ký kết hợp đồng dịch vụ, quản lý các điều khoản thanh toán

và đảm bảo thu phí dịch vụ đúng hạn.

Trang 14

Giao tiếp với khách hàng: Đảm bảo rằng thông tin liên quan đến dịch vụ được truyền đạt rõ

ràng và đầy đủ.

- Dòng dữ liệu của hoạt động:

Dữ liệu khách hàng: Thông tin về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ và yêu

Hợp đồng và Yêu cầu: Nhập thông tin vào hệ thống quản lý khách hàng.

Kiểm toán và Tư vấn: Thu thập dữ liệu từ sổ sách, hồ sơ tài chính, và thực hiện kiểm tra thực

tế Sử dụng phần mềm kiểm toán để thu thập và phân tích dữ liệu.

+ Lưu trữ Dữ liệu:

Hệ thống Quản lý Dữ liệu: Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử để bảo quản dữ liệu khách hàng,

hợp đồng, và tài liệu kiểm toán Các dữ liệu cần bảo mật cao có thể được mã hóa và lưu trữ trênđám mây hoặc máy chủ nội bộ với quyền truy cập hạn chế.

Bản Sao Lưu: Thực hiện sao lưu định kỳ để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hoặc hỏng hóc.

+ Luân chuyển Dữ liệu:

Chia sẻ Thông tin: Sử dụng hệ thống phần mềm để chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận như bộ

phận kiểm toán, bộ phận tài chính, và bộ phận quản lý khách hàng.

Báo cáo và Xác nhận: Tạo và gửi các báo cáo tài chính cho khách hàng Cập nhật thông tin

thanh toán và tình trạng hợp đồng trong hệ thống quản lý.

Trang 15

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị ThủyDữ liệu xử lý: Dữ liệu kiểm toán, tài liệu chứng minh, và kết quả phân tích.

+ Bộ Phận Tài Chính:

Chức năng: Quản lý các hoạt động tài chính, lập hóa đơn, theo dõi các khoản thanh toán và xử

lý báo cáo tài chính.

Dữ liệu xử lý: Dữ liệu tài chính, hóa đơn, và chứng từ thanh toán.

+ Bộ Phận Quản Lý Khách Hàng:

Chức năng: Quản lý hợp đồng, theo dõi yêu cầu của khách hàng, và duy trì mối quan hệ với

khách hàng.

Dữ liệu xử lý: Dữ liệu khách hàng, thông tin hợp đồng và lịch trình dịch vụ.

+ Bộ Phận Công Nghệ Thông Tin (IT):

Chức năng: Quản lý hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu, bảo mật thông tin và hỗ trợ kỹ thuật.Dữ liệu xử lý: Toàn bộ dữ liệu lưu trữ và hệ thống quản lý thông tin

2.2.2 Hệ thống tài khoản chi tiết trong chu trình doanh thu mà công ty RSM đang sửdụng

- MISA SME.NET là một phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam, được phát triển bởi Công ty

Cổ phần MISA Phần mềm này được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trongviệc quản lý tài chính, kế toán, và các hoạt động kinh doanh khác Dưới đây là một số điểm nổibật của MISA SME.NET:

▪ Tính năng đa dạng: MISA SME.NET cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ toàn diện cho

các hoạt động kế toán như quản lý thu chi, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định, tiềnlương, báo cáo tài chính, và lập hóa đơn điện tử.

▪ Dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ thao tác ngay cả đối

với những người dùng không có chuyên môn cao về kế toán.

▪ Tích hợp và đồng bộ dữ liệu: MISA SME.NET hỗ trợ việc tích hợp và đồng bộ dữ liệu

từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý thông tin trở nênchính xác và hiệu quả.

Trang 16

▪ Bảo mật cao: Phần mềm có các cơ chế bảo mật hiện đại, đảm bảo an toàn cho dữ liệu

kế toán và tài chính của doanh nghiệp.

▪ Hỗ trợ báo cáo thuế: Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo thuế theo quy định của cơ

quan thuế Việt Nam, giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành nghĩa vụ thuế.

- Phần mềm này thường được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam,bởi sự linh hoạt và khả năng đáp ứng các yêu cầu kế toán theo chuẩn mực Việt Nam.

Hệ thống tài khoản doanh thu được sử tại Công ty RSM

-Hệ thống tài khoản công nợ phải thu được sử tại Công ty RSM

Trang 17

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KẾ TOÁN NÂNG CAOTS Hà Thị Thủy2.2.3 Sổ sách báo cáo kế toán liên quan trong chu trình doanh thu

- Hiện tại, trên hệ thống phần mềm kế toán MISA SME có các nhóm báo cáo liên quan đến chu trình doanh thu như sau: Nhóm báo cáo đơn đặt hàng, Nhóm báo cáo báo hàng, Nhóm báo cáo công nợ phải thu.

Nhóm các báo cáo đơn đặt hàng gồm có các báo cáo như sau:

Nhóm các báo cáo bán hàng gồm có các báo cáo sau:

Nhóm các báo cáo công nợ phải thu gồm có các báo cáo sau:

Trang 18

Đồng thời, trên phần mềm Misa cũng tích hợp các tính năng báo cáo phân tích dữ liệu lênquan đến chu trình doanh thu theo biểu đồ như sau:

Trang 19

Trang 20

Trang 21

Sau khi đã tạo xong báo cáo trực quan, đầy đủ dữ liệu, người dùng có thể nhấn để Chia sẻ cholãnh đạo và các đồng nghiệp cùng xem báo cáo.

Có thể chia sẻ báo cáo cho các đối tượng sau:

○ Tất cả người dùng

○ Người dùng có quyền chạy quy trình

○ Người dùng cụ thể

Trang 22

○ Vị trí công việc: vị trí công việc theo hệ thống

○ Chức danh: chức danh theo hệ thống

○ Nhóm người dùng: nhóm người dùng được tạo trên ứng dụng

○ Chỉ mình tôi: không chia sẻ, chỉ người tạo mới xem được báo cáo

2.2.4 Đánh giá phần mềm Misa SME đang sử dụng tại công ty RSM2.2.4.1.Hạn chế về báo cáo quản trị

- Trong một đơn vị cung cấp dịch vụ, việc lập các báo cáo tài chính và quản lý phù hợp là rấtquan trọng để hỗ trợ việc ra quyết định Dưới đây là một số loại báo cáo phù hợp với mô hìnhhoạt động kinh doanh của đơn vị cung cấp dịch vụ, cùng với tính cấp thiết và lợi ích của từng

báo cáo mà hiện tại MISA chưa cung cấp được như sau:❖ Báo cáo doanh thu khách hàng theo vùng

-Tính cấp thiết:

▪ Hiểu rõ thị trường địa phương: Báo cáo doanh thu theo vùng giúp doanh nghiệp nắm

bắt được tình hình kinh doanh tại từng khu vực, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanhphù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng địa phương.

▪ Tối ưu hóa nguồn lực: Với dữ liệu doanh thu theo vùng, doanh nghiệp có thể phân bổ

nguồn lực, nhân sự, và tài chính một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những khu vực cótiềm năng cao và điều chỉnh tại các khu vực kém hiệu quả.

▪ Ra quyết định chiến lược: Báo cáo doanh thu theo vùng cung cấp thông tin cần thiết để

hỗ trợ các quyết định chiến lược như mở rộng hoặc thu hẹp thị trường, phát triển sảnphẩm hoặc dịch vụ mới, hay đầu tư vào các vùng có tăng trưởng mạnh.

▪ Phát hiện kịp thời vấn đề: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện các khu vực có

Trang 23

▪ Tăng cường hiệu quả kinh doanh: Báo cáo giúp doanh nghiệp tập trung vào các khu

vực có doanh thu cao, tối ưu hóa các chiến dịch tiếp thị và bán hàng, từ đó nâng caohiệu quả kinh doanh.

▪ Cải thiện dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và xu

hướng của khách hàng theo từng vùng, từ đó cung cấp dịch vụ và sản phẩm phù hợphơn, tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

▪ Đánh giá hiệu suất khu vực: Báo cáo giúp so sánh hiệu suất kinh doanh giữa các vùng,

từ đó xác định được vùng nào đang hoạt động tốt và vùng nào cần cải thiện, điều này hỗtrợ việc đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh hiện tại.

▪ Tăng cường khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể nắm bắt các cơ hội kinh

doanh mới tại các khu vực tiềm năng, nhanh chóng triển khai các chiến lược cạnh tranhđể giành thị phần và giữ vững vị thế trên thị trường.

❖ Báo cáo công nợ phải thu khách hàng theo vùng

-Tính cấp thiết:

▪ Giúp doanh nghiệp kiểm soát được số tiền phải thu từ khách hàng theo từng khu vực.▪ Xác định được các vùng có rủi ro nợ xấu cao, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.▪ Hỗ trợ việc lên kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả hơn.

-Lợi ích:

▪ Giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

▪ Cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.

Trang 24

▪ Tăng cường mối quan hệ với khách hàng thông qua việc theo dõi và quản lý nợ mộtcách hiệu quả.

❖ Báo cáo lợi nhuận theo từng dịch vụ

▪ Tối ưu hóa danh mục dịch vụ.

▪ Tăng cường tập trung vào các dịch vụ có lợi nhuận cao, cải thiện chiến lược kinh doanh.▪ Hỗ trợ việc ra quyết định về định giá dịch vụ và quản lý chi phí.

- Các báo cáo trên không chỉ giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý hiệu quả mà còn hỗ trợviệc ra quyết định một cách khoa học và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khảnăng cạnh tranh trên thị trường.

- Chính vì tính cấp thiết và lợi ích nêu trên của các loại báo cáo, MISA cần phát triển hệ thốngcủa mình thêm những tính năng mở rộng để đáp ứng yêu cầu về mặt quản trị của người dùng.

2.2.4.2.Hạn chế trong tùy chỉnh phần mềm

- Khả năng tùy chỉnh giới hạn: MISA SME cho phép một mức độ tùy chỉnh nhất định để phù hợpvới nhiều loại hình doanh nghiệp Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý đặc