tìm hiểu và xây dựng ma trận kiểm soát cho chu trình doanh thu và đưa ra giải pháp bảo mật thông tin tại công ty tnhh liên doanh oval việt nam

Phòng kế toán: chức năng tham mưu cho Ban giám đốc công ty về phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính; thực hiện các kế hoạch tài chính của công ty và điều hành công tác kế to

UNIVERSITY

TIEU LUAN CUOI KY

Chủ đề: Tìm hiểu và xây dựng ma trận kiểm soát cho chu trình doanh thu và đưa ra giải pháp bảo mật thông tin tại công ty TNHH

Liên Doanh Oval Việt Nam

PETS)

+ GVHD: TS Nguyễn Phước Báo An

TS Phan Thị Bảo Quyên

+ SVTH: Bùi Thị Lệ Giang

3+ Mã HV: 212114009 3+ Lớp HP: 22C1ACC60700701

Thành phố Hà Chí Minh, ngày 18 tháng 12 năm 2022 £

MUC LUC

I._ GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VẺ DOANH NGHIỆP -22 2S 22222 ersrev 4

1 Giới thiệu chung về công ty :- s12 TH nh HH HH tr ye 4

2 Sơ lược về chu trình doanh thu và chu trình chỉ phí 2 c2 szEzExcrxzrez 5

2.1 Chu trình doanh thu - - -L 2E 2212211211251 1 1251112811 1151 12t 82H re 5 2.2 Chu trình chỉ phí 5 S1 2212112211 11211111581 151 121511211 1181211 tk re 6

3 Sơ lược về hệ thống kế toán tại doanh nghiỆp - c2 2 221222222 re, 7 3.1 Phần mềm sử 572225 7 3.2 Bộ máy kế toán tại doanh nIghiỆp c2 2 2221212212211 12117281215 rey 8

3.3 Hệ thống tài khoản và đối tuong chi tiét oo ceceesseeseeseessessesseesseseneseeseeees 8

3.4 Chứng từ sử dụng - 2 2c 2.11 1212 SH HH HH HH HH HH HH ri 8

3.5 Báo cáo kế toán : 222 tt 111112212110 1011 10

3.6 _ Chính sách kiểm soát hệ thống kế toán - - 5+ SE 2 1211221222121 srxe 10

4 Các ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, - 2 S2 222222 22E c2 srsrrrsrxees 10

5 Nhimg kho khan hiện tại của hệ thong thông tin kế toán và định hướng phát triển AIS tại doanh nghiỆp 2 1221221121121 21251111 1521171251 111211111012 111118211 re 11

Il XAY DUNG MA TRAN KIEM SOAT CHO CHU TRINH DOANH 1 Lưu đồ thể hiện chu trình doanh thu 22 SE 2 22121121 1x EEcEtrerrrei 11

2 Xác định các mục tiêu kiểm soát cho từng hoạt động của chu trình doanh thu 13

2.1 Hoạt động tiễn hàng đấu thầu và xử lý yêu cầu ccccerteeteerere 13

2.2 Hoạt động xuất vật tư và thi công dự áñ - S c2 2t S211 2n He 14

2.3 Hoạt động xuất hóa đơn và ghi nhận nợ phải thu 2-52 5c csccz£xczxx+z 15

2.4 Hoat déng thu tién và ghi giảm nợ phải thu 2-55 S22 SE E te eEEerkrsrxee 16 3 Ma trim Ki@im SOat ooo ccc ccc cccccccccscessessessesssessessesevesscssessuesseseesesareversesesesseesecaees 18

3.1 Hoạt động tiên hanh dau thau va xtr ly yu CU cececccecesscesccssessessessesseesseeees 18

3.2 Hoạt động xuất vật tư và thi công dự áñ - S c2 2t S211 2n He 19

3.3 Hoạt động xuất hóa đơn và ghi nhận nợ phải thu .2- 2 sc2ccczzxczsxez 21

3.4 Hoạt động thu tiền và ghi giảm nợ phải thu 5 5c 1E SE eExerkxsrxee 23

TIL 1

2 3

GIAI PHAP BAO MAT THONG TIN TAI DOANH NGHIỆP 24

Nhu cầu an toàn thông tin tại doanh nghiệp SE re ren 24

1.1 Bảo vệ chức năng hoạt động của hệ thống levseceeseuacccessstseeceesaceesutscecessnssceseteanecs 24

1.2 Bảo vệ dữ liệu và thông tin mà tô chức thu thập, sử dụng . -: 24 1.3 Cho phép vận hành an toàn các ứng dụng trên hệ thống công nghệ thông tin ð08/ 089002000587 a1 25

1.4 Báo vệ tài sản công nghệ của tô chức .- sac 2n SE 2n nen ereee 25

Phân tích thực trạng và đánh giá những nguy cơ an toàn thông tin 25

Đề xuất thêm giải pháp 5 5S SE 2E E1 ExcH n1 tt ga 26

Too long to read on your phone? Save to read later on your

I GIOL THIEU KHALQUAT VE pc, COMputer

1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Liên Doanh Oval Việt Nam (S: [J Save to a Studylist

vào ngày 18/07/2007 tại Thành Phó Hồ Chí Mi

của công ty Oval Nhật Bán và nằm trong hệ thốn; _., _ _ , _ .-„-

Nam chuyên thi công các dự án về hệ thống đo lưu lượng chất lỏng, cụ thê là các dự án

về dàn khoan dầu khí của các công ty thuộc nhà nước ( Ví dụ: Công ty Petrolimex Sải Gòn, Công ty Nghĩ Sơn — PTSC Thanh Hóa, hoặc PTSC Vũng Tàu, ) Với việc nắm độc quyền phân phối các sản phẩm chuyên về lĩnh vực đặc biệt do công ty mẹ ở Nhật Ban hoặc Mỹ sản xuất Trai qua hon 15 nam thanh lap, Oval ty hào là nhà cung cấp chất

lượng và đám bảo địch vụ tốt nhất đến cho khách hàng

Với sô lượng nhân sự hiện tại đến khoảng 30 người, công ty duy trì một bộ máy tinh gọn như sau:

Tổng giám đốc

Phòng Hanh Phong chinh- |: 019101

Kỹ

Snel Kinh

doanh

Nhân sự

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu phòng ban công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Oval VN) Chức năng cụ thê của các phòng ban:

Chủ sở hữu: Vi công ty Oval VN là công ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản Do đó đông chủ sở hữu công ty là Tông Giám Đốc và Công ty Oval Nhật

4|Page

Bản Chủ sở hữu có nhiệm vụ hop va thảo luận với phía VN về các kế hoạch sẽ

thực hiện trong năm, đồng thời đưa ra dự báo cho tình hình phát triển của năm sau Tổng giám đốc: Chỉ đạo công ty, cùng với công ty liên doanh để vạch lên kế hoạch phát triển, đồng thời phố biến kế hoạch cho trưởng bộ phận có liên quan Thực hiện các vẫn dé thuộc thâm quyên và điều hành công ty ở Việt Nam

Giám đốc: Kết hợp với tổng giám đốc để tham mưu lại tình hình cũng như hoạt

động kinh doanh của công ty Thừa lệnh và thừa quyền của giám đốc đề phê duyệt các vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp Giúp tông giám đốc điều hành doanh nghiệp, có trách nhiệm báo cáo lại tình hình biến động trong tháng cho tông giám đốc và xây dựng doanh nghiệp phát triển hơn

Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, chăm sóc các khách

hàng cũ trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, phòng kinh doanh phải làm việc với

khách hàng về các dự án, hợp đồng Định kỳ sau mỗi dự án, phòng kinh doanh sẽ xuất báo cáo kinh doanh để báo lại cho trưởng phòng và thảo luận với giám đốc

Cuối mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ chốt lại tình hình kinh doanh trong tháng

Phòng kinh doan được thừa lệnh của giám đốc đề gặp gỡ và đàm phán với khách

hàng trong trường hợp giám đốc công ty không có mặt

Phòng hành chính- nhân sự: Bộ phận này sẽ thực hiện các van dé liên quan dén

nhân sự, từ việc tuyển dụng nhân sự cho đến khi ra quyết định sa thai hoặc quyết định cho thôi việc Đồng thời, nhân sự có trách nhiệm làm bảng lương hàng tháng gửi cho trưởng bộ phận duyệt và chuyên qua cho phòng kế toán kiểm tra và trình

lên giám đốc kí duyệt

Phòng kế toán: chức năng tham mưu cho Ban giám đốc công ty về phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính; thực hiện các kế hoạch tài chính của công ty

và điều hành công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, đúng quy định, chế độ

kế toán hiện hành

Phòng kỹ thuật: có chức năng nghiên cứu, tư vấn cho khách hàng, đồng thời đề xuất giải pháp liên quan đến các vấn đề xảy ra đối với dự án Ngoài ra, phòng kỹ

thuật còn quản lý, điều hành và kiểm tra các dự án Mục tiêu nhằm đảm bảo tiền

độ dự án của khách hàng và các kế hoạch của công ty

2 Sơ lược về chu trình doanh thu và chu trình chỉ phí

2.1 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu là tập hợp các nghiệp vụ kinh doanh thường xuyên xảy ra và xử ly thông tin liên quan đến việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và thu tiền Các hoạt động trong chu trình doanh thu tại doanh nghiệp:

- _ Tiến hành đầu thầu và xử lý yêu cầu

- - Xuất vật tư và thi công dự án

- _ Xuất hóa đơn và ghi nhận nợ phải thu

- _ Thu tiền của khách hàng và giảm nợ phải thu 2.1.1 Tiến hành đấu thầu và xử lý yêu câu Hầu như các khách hàng của công ty đều là các công ty nhà nước hoặc công ty có vốn nhà nước, các dự án khách hàng đưa ra đều được công bố đấu thấu công khai Do đó, 3⁄4 lượng khách hàng công ty có được đều thông qua việc đầu thầu, 1⁄4 còn lại là khách hàng

tự tìm đến đề thực hiện các dịch vụ bảo trì hoặc dịch vụ sửa chữa theo đơn đặt hàng mà

khách hàng đưa ra Sau khi, Oval VN đấu thầu thành công dự án, phía khách hàng sẽ gửi

thư mời làm việc và bàn bạc đề tiễn đến việc kí hợp đồng Việc đấu thầu mỗi dự án sẽ do

phòng Kinh doanh đảm nhận từ việc chuẩn bị hồ sơ đầu thầu cho đến khi kí kết hợp đồng và làm hồ sơ bảo lãnh tại ngân hàng

2.1.2 Xuất vật tư và thi công dự án

Sau khi hợp đồng được kí kết, công ty sẽ căn cứ vào yêu cầu của hợp đồng đề đặt những

vật tư liên quan đến dự án từ công ty mẹ ở Nhật Bản đề chuẩn bị cho việc tiền hành dự

án Phòng kỹ thuật kết hợp với phòng kinh doanh cử nhân viên xuống dự án khảo sát, kiểm tra và đưa ra kế hoạch thực hiện và dự kiến thời gian khép lại dự án Sau mỗi lần thi

công, kỹ thuật tại công trình bắt buộc phải làm biên bản nghiêm thu công việc mình làm dé báo cáo lại cho phòng kinh doanh và phía khách hàng kiểm tra tiễn độ công việc

2.1.3 Xuất hóa đơn và ghi nhận nợ phải thu

Căn cứ vào biên bản nghiệm thu của từng lần thi công, phòng kinh doanh sẽ xuất hóa đơn Hoặc có thể căn cứ vào biên bản nghiệm thu của nguyên một công trình dé thực hiện

xuất một hóa đơn tổng cho khách hàng Sau khi phòng kinh doanh xuất hóa đơn, hóa đơn

sẽ được gửi cho phòng kế toán đề ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu Đồng thời hóa đơn được phòng kinh doanh kẹp vào bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán gửi tới cho phía khách hàng

2.1.4 Thu tiền của khách hàng và giảm nợ phải thu Sau mỗi lần xuất hóa đơn, kế toán sẽ yêu cầu phía khách hàng thanh toán số tiền còn nợ Căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc ủy nhiệm chỉ, kế toán sẽ ghi giảm khoản nợ phải thu của khách hàng và lập bảng đôi chiêu công nợ đôi với các khách hàng có dự án kéo dài qua các năm

2.2 Chu trình chi phí Chu trình chi phí là tập hợp các hoạt động liên quan đến việc mua hàng, mua dịch vụ và thanh toán với nha cung cap

Các hoạt động trong chu trình chi phi bao gồm:

- _ Tiếp nhận, xử lý đề nghị mua hàng trong nội bộ - _ Nhận hàng, kiểm tra, nhập kho và bàn giao cho phòng ban/ bộ phận đề nghị

6|Page

- Ghinhan chi phi va công nợ phải trả cho người ban - Tra tién cho nha cung cap

2.2.1 Tiếp nhận và xử lý đề nghị mua hàng

Các phòng ban căn cứ nhu cầu về dịch vụ, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ tài sản cô

định cần sử dụng trực tiếp phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty đề thực hiện đề

xuất cung ứng dịch vụ, hàng hóa

Riêng đối với việc mua hàng cho dự án sẽ được thực hiện: Sau khi đầu thầu thành công,

phía bộ phận kinh doanh sẽ bắt đầu lên kế hoạch va dự trù lượng vật tư cần thiết cho các

dự án và làm đề xuất mua hàng Đề nghị mua hàng sẽ được gửi cho trưởng phòng kinh doanh kiêm tra và gửi cho nhân viên mua hàng để tiễn hành gửi yêu cầu cho công ty mẹ ( Đối với các vật tư đặc thù) hoặc tìm nhà cung cấp trong nước ( Đối với vật tư có sẵn)

2.2.2 Nhận hàng, kiêm tra, nhập kho và bàn giao cho phòng ban/ bộ phận đề nghị

Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã được kí kết, nhân viên mua hàng nhận hàng hóa/kiểm

nghiễm dịch vụ được nhà cung cấp giao tới và kiểm tra lại số lượng theo đơn đặt hàng

Sau đó, thực hiện bàn giao lại cho nhân viên bộ phận kinh doanh và nhân viên bên bộ

phận kỹ thuật Hoặc có thé hàng hóa sẽ được giao thăng tới địa chỉ của dự án thực hiện, nhân viên kỹ thuật tại dự án có trách nhiệm nhận và kiểm tra vật tư được giao, sau đó sẽ thông báo phản hồi lại cho phía bộ phận mua hàng Giấy tờ liên quan đến mua hàng bao gồm phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được gửi thăng trực tiếp đến bộ phận văn phòng

2.2.3 Ghi nhận chị phí và công nợ phải trả cho người bán

Sau khi tiền hành kiêm tra hàng hóa/ nghiệm thu dịch vụ, Phòng kinh doanh có trách

nhiệm tập hợp tất cả các chứng từ liên quan cùng đề nghị thanh toán và chuyển giao Phòng Kế toán đề hạch toán chỉ phí và ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp Phòng Kế toán kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ và trình Lãnh đạo phòng và Giám đốc phê

duyệt đề nghị thanh toán

2.2.4 Trả tiền cho nhà cung cấp

Căn cứ đề nghị thanh toán đã được phê duyệt, Phòng Kế toán tiễn hành thanh toán bằng

tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp đồng thời ghi giảm công nợ phải trả

3 Sơ lược về hệ thống kế toán tại doanh nghiệp 3.1 Phần mềm sử dụng

Công ty hiện tại đang sử dụng phần mềm kế toán của Misa, bên cạnh đó vì công ty Oval là một công ty liên doanh Do đó, công ty còn áp dụng phần mêm ERP của Singapore đề

báo cáo tình hình kinh doanh tại Việt Nam cho công ty mẹ Bên cạnh việc sử dụng phần

mềm kế toán, Oval VN cũng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm hải quan

3.2 Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

3.3 Hệ thống tài khoản và đối tượng chỉ tiết

Hệ thống tài khoản áp dụng theo TT200/2014/TT-BTC, trong đó quy định chỉ tiết các tài khoản cấp 1, cấp 2

Công ty thực hiện theo dõi chỉ tiết các đối tượng cụ thể nhằm phục vụ công tác quản lý

chặt chẽ số liệu dé dễ dàng kiểm soát, đối chiếu và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh

theo từng đối tượng, cụ thể:

Tiền gửi 112: chỉ tiết từng tài khoản ngân hàng

Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn ngắn hạn 1281 1: chỉ tiết theo từng thời hạn Công nợ phải thu 131: được theo dõi chi tiết từng đối tác, khách hàng

Tam ung 141: chi tiét theo từng cán bộ nhân viên thực hiện tạm ứng

3.4 Chứng từ sử dụng - Các chứng từ liên quan đến chu trình doanh thu bao gôm:

Đơn hàng: do đối tác, khách hàng gửi

Bản đổi chiếu công nợ: do Phòng Kê toán lập, trong do chi tiết các đơn hàng

đã phát sinh của đối tác tương ứng với mức phí dịch vụ, tổng kết phí thu dịch

8|Page

vụ phat sinh phải thanh toán cho Công ty kèm kỳ hạn thanh toán theo thỏa thuận

Hóa đơn bán hàng: do Phòng Kế toán lập gửi đến khách hàng Phiếu thu (biên nhận thu tiền), chứng từ báo có (ngân hàng): chứng từ chứng minh thanh toán công nợ của đối tác do Phòng Kê toán lưu làm căn cứ giảm trừ công nợ phải thu

- Các chứng từ liên quan đến chu trình chỉ phí bao gồm:

Đề xuất mua hàng hóa, dịch vụ: bộ phận có nhu cầu lập và gửi đến Phòng

kinh doanh Yêu cầu báo giá: do Phòng Tổng hợp lập và gửi đến nhà cung cấp, trong đó cụ thê về số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa/dịch vụ, thời gian cung cấp

Đơn đặt hàng: do Phòng kinh doanh lập căn cứ báo giá và đánh giá chất lượng các nhà cung cấp nằm trong danh sách các nhà cung cấp đã được yêu cầu

Hợp đồng mua hàng/ dịch vụ (nếu có) Phiếu giao hàng và hóa đơn bán hàng (GTGT): do nhà cung cấp lập và chuyên Phòng Kinh doanh khi thực hiện giao hàng cho Công ty theo thỏa thuận

Phiếu nhập kho/ Phiếu nghiệm thu dịch vụ/ Phiếu bàn giao hàng hóa: do

Phòng Tông hợp lập khi kiểm tra chất lượng, sô lượng, chủng loại hàng hóa/

dịch vụ tương ứng với thỏa thuận và tiễn hành nhập kho hoặc trực tiếp bàn

giao cho đơn vị đề xuất sử dụng

Đề nghị thanh toán: do Phòng Kinh doanh lập và gửi Phòng Kế toán kèm

toàn bộ các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ

Phiếu chi, Ủy nhiệm chi: do Phòng Kế toán lập căn cứ vào bộ chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, đầy đủ và trình Lãnh đạo phòng và Giám đốc phê duyệt

thanh toán

3.5 Báo cáo kế toán - Bao cao tai chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyền tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính) theo quy định của pháp luật

- Báo cáo liên quan đến chu trình doanh thu bao gồm: Báo cáo theo dõi công nợ

Bao cáo kinh doanh theo từng dự an (Sale Report) Báo cáo phân tích hiệu quả từng dự án, từng đối tác Bao cáo phân tích tình hình kinh doanh theo tháng - Báo cáo liên quan đến chu trình chi phí bao gồm:

Báo cáo tình hình sử dụng chỉ phí tháng, lũy kế đến hiện tại so kế hoạch đề ra trudc

Báo cáo phân tích biến động chỉ phí toàn Công ty và các khoản chi còn chưa

sử dụng so với kế hoạch để có định hướng thực hiện, trong đó chì tiết đến

tình hình tăng giảm từng khoản mục chi phí so tháng trước, so cùng kỳ và đánh giá nguyên nhân, ảnh hưởng của việc tăng giảm so với tình hình kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo

3.6 Chính sách kiểm soát hệ thống kế toán Tat cả các hoạt động liên quan dén chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty hiện nay đều thực hiện qua từng bước và phê duyệt đầy đủ từ trưởng phòng cho đến giám doc công ty

Phần mềm kế toán cũng được thiết lập phân quyền kiểm duyệt đối với từng phần hành cụ thé Các chứng từ kế toán khi hạch toán phải có đầy đủ chứng từ có liên quan kẹp chung và thê hiện đây đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan

Các phòng ban trong công ty thực hiện đầy đủ các bản mô tả công việc, định kỳ hàng năm sẽ có sự luân chuyên nhân sự trong công ty qua các công ty con thuộc tập đoàn

4 Cac img dụng công nghệ thông tin hiện nay Hiện nay, trên thị trường đang có rất nhiều ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt các doanh nghiệp lớn đang triển khai các phần mềm ERP áp dụng vào việc quản trị công ty Vi du: Sapp, Microsoft, Cac phan mém hiện nay đang dần giải quyết giúp nhà lãnh đạo những khó khăn trong việc quan ly

10|Page

5 Nhiing kho khan hiện tại của hệ thong thông tin kế toán và định hướng phát triển

AIS tại doanh nghiệp Khó khăn biện tại của hệ thống thông tin kế toán tại Doanh nghiệp

- Céng ty Oval VN là công ty liên doanh, báo cáo nội bộ được báo cáo cho phía công ty mẹ là báo cáo theo chuân mực kề toán quốc tế Do đó, cuối mỗi tháng, công ty

buộc phải chuyển đổi báo cáo từ chuẩn mực Việt Nam sang chuẩn mực quốc tế

- _ Phần mềm kế toán còn nhiều lỗ hỏng: Chưa tích hợp được song ngữ, chưa hỗ

trợ được các báo cáo quản trỊ,

- Phần mềm kế toán thiếu tính năng ký duyệt điện tử chứng từ kế toán

Định hướng phát triển AIS tại Doanh nghiệp - — Trong thời gian tới, Công ty dự kiến sẽ sử dụng phần mềm ERP-Sage đề thay thế hoàn toàn phần mềm của Misa và cuối năm sẽ thuê dịch vụ từ các công ty kiểm toán đề chuyển đối báo cáo, số sách sang đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam đề tránh việc hàng tháng phải đợi đơn vị bên ngoài xử lý mới có báo cao gin di

- _ Hiện nay, công ty đang có nhu cầu xây dựng vững hơn hệ thống thông tin kế toán bằng việc đề xuất bồ trí thêm phòng công nghệ thông tin dé hỗ trợ những giai đoạn đầu trong việc triển khai áp dụng ERP toàn công ty cho các phòng ban

II XAY DUNG MA TRAN KIEM SOAT CHO CHU TRINH DOANH THU

1 Lưu đồ thế biện chu trình doanh thu

PHONG KINH |

Kiém tra& xét duyệt

Phiếu xuất

kho(2 liên)

(liên 1)

Diễn giải lưu đề: - Khách hàng đưa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu

được thi lập lệnh bán hàng gôm 3 liên:

` Lién 1: Git lai tai bộ phận kinh doanh đề lưu;

* Liên 2: Giao cho bộ phận bán hang; * Lién 3: Giao cho phong ké toan

- Bộ phận bán hàng nhận được lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để

bán thì quyết định bán Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: 1 liên giữ lại để

lưu; liên còn lại giao bộ phận kề toán;

Sau đó bộ phận bán hàng tiễn hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng Đồng thời lập

phiếu giao hàng gồm 3 liên: Liên 1: Giữ lại đề lưu; Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3 : Giao cho bộ phận kế toán

- Phòng kế toán sau khi nhận được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyền sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyên sang, kế toán

lap hoa don GTGT (In ra 3 bản, một bản giữ lại, một bản chuyên cho khách hàng và bản

còn lại chuyên cho thủ quỹ)

Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế

toán sẽ ghi số công nợ và lưu lại đề theo dõi công nợ Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiễn hành lập phiêu thu gồm 3 liên Sau đó chuyên cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ

-Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyên sang, thủ quỹ kiểm tra và tiễn hành thu tiền Sau khi phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu như sau

- Kế toán dựa vào phiếu thu ghi số và lưu 2 Xác định các mục tiêu kiểm soát cho từng hoạt động của chu trình doanh thu 2.1 Hoạt động tiễn hàng đầu thầu và xử lý yêu cầu

- _ Kiếm soát các mục tiêu của quy trình hoạt động Mục tiêu kiểm soát Chức năng

Đảm bảo tính hữu hiệu của quá trình Hữu hiệu: ;

hoat dong A Quan lý việc đâu thâu thành công các dự

an B Tránh tình trạng bỏ thầu

Hiéu qua: Dam bao hiéu qua cac nguon lực Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn Về con người: Nhân viên kinh doanh thực hiện

lực (Ví dụ: Con người, máy tính) đấu thấu thông qua website, tránh tình trạng

phải tham gia các buổi đầu thầu kéo dài nhiều gây tôn thời gian và lãng phí chỉ phí

Đảm bảo tính bảo mật cho các nguồn Bảo mật: Bảo mật về tất cả thông tin về dự án

lực (Ví dụ: Dự án đấu thầu) đã, đang và sẽ đầu thầu - _ Kiếm soát các mục tiêu của quy trình xử lý thông tin Mục tiêu kiểm soát Chức năng Đảm bảo tính hợp lệ của đầu vào Tính hợp lệ của đầu vào: Các ho so dy thau

(IV) phải được chuẩn bị theo yêu cầu của bên đầu

thầu và căn cứ theo đúng số liệu công ty cung cập

- Tính đầy đủ của đầu vào: Tất các các hỗ sơ đầu Dam bao tinh day du cua dau vao (IC) thâu được nhập đây đủ lên hệ thông theo dõi

của công ty đúng một lân Đảm bảo tính chính xác đầu vào Tính chính xác của đầu vào: Phải thể hiện rõ

(IA) đối tượng khách hàng, mã khách hàng, tai

khoản công ty sử dụng, số tiền dự thầu Dam bao tinh day đủ của cập nhật Tinh day du cha cập nhật: Tất cả các hồ sơ đầu

(UC) thầu phải được chuyên vào phần mềm theo dõi

nội bộ

Đảm bảo tính chính xác của cập nhật — Tính chính xác của cập nhật Tat cả các hồ sơ

(UA) dau thâu được nhập lên dữ liệu tông hàng tuần

đề ban giám đốc có thể theo dõi

2.2 Hoạt động xuất vật tư và thi công dự án

- _ Kiểm soát các mục tiêu của quy trình hoạt động Mục tiêu kiểm soát Chức năng Đảm bảo tính hữu hiệu của quá trình Hữu hiệu:

hoạt động C Quán lý việc xuất đúng, xuất đủ vật tư

Hiệu quả: Đảm báo hiệu quả các nguồn lực Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguôn Về con người: Nhân viên kỹ thuật thực hiện dự

lực (Ví dụ: Con người, máy tính) án đúng tiên độ, tránh tình trạng kéo dài làm

lãng phí thời gian

14|Page