bài báo cáo nhóm đề tài quy trình nhập kho hàng hóa của aeon e shop

Nhân viên dùng xe nâng để tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra các tài liệu đi kèm như phiếu giao hàng, hóa đơn để xác nhận đơn hàng đãđược chuyển đến.Họ kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài củ

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KINH TẾ - PHÁT TRIỂN

- -BÀI BÁO CÁO NHÓM

Đề tài: QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG HÓA CỦA AEON E-SHOP

Giáo viên giảng dạy: Trần Minh Trí

Sinh viên thực hiện: 1 Hồ Thị Nhật Hà- 21K4280002

2 Nguyễn Khánh Hà- 21K4280057

3 Phan Mỹ Khánh Hiền-21K4280064

4 Hồ Đắc Nhật Hoàng- 21K4280072

5 Trương Quốc Huy- 21K4280079

Huế, ngày 3 tháng 8 năm 2024

MỤC LỤC

I TỔNG QUAN VỀ AEON E-SHOP: 3

1 Khái niệm Nhận hàng 3

2 Quy trình nhận hàng của Aeon E-Shop 3

III NHẬN ĐỊNH VỀ AEON E-SHOP TRONG NGÀNH KHO BÃI Ở VIỆT NAM VÀ THẾ GIỚI 7 1 Nhận định về hoạt động nhập khẩu tại Việt Nam 7

2 Nhận định về hoạt động nhập khẩu trên thế giới 7

IV NHỮNG BẾ TẮC HIỆN TẠI VÀ XU HƯỚNG CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG NHẬN HÀNG 8

1 Những bế tắc hiện tại của Aeon E-Shop: 8

2 Xu hướng cải tiến hoạt động nhận hàng: 9

V NHỮNG RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNG NHẬN HÀNG: 10

1 Những rủi ro trong hoạt động nhận hàng 10

2 Giải pháp cho từng hoạt động nhận hàng 10

VI VAI TRÒ CỦA KHÂU NHẬP HÀNG: 11

VII KẾT LUẬN: 11

I Tổng quan về Aeon E-Shop:

AEON hiện là một trong những tập đoàn thương mại bán lẻ lớn nhất trên thế giới với 179 liên doanh trong và ngoài nước Nhật Bản Được thành lập từ năm 1758, với lịch sử trải dài trên 250 năm, Tập đoàn AEON là một trong những nhà bán lẻ lâu đời nhất tại Nhật Bản

AEON chính thức tìm hiểu thị trường Việt Nam từ năm 2009 và thành lập công ty AEON Việt Nam vào ngày 7 tháng 10 năm 2011, đầu tư vào nhiều lĩnh vực kinh doanh bán lẻ đa dạng, khai trương trung tâm mua sắm đầu tiên vào năm 2014 - AEON Tân Phú Celadon Sau hơn 10 năm gia nhập thị trường, hiện AEON Việt Nam đã và đang gặt hái được nhiều thành công trong các lĩnh vực công ty đầu tư

II Hoạt động nhận hàng của kho Aeon E-Shop

1 Khái niệm Nhận hàng

- Theo luật thương mại 2005: “Giao nhận hàng hóa là Dịch vụ thương mại, theo đó

người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan

để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng.” Người làm dịch

vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân, có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

2 Quy trình nhận hàng của Aeon E-Shop

Bước 1 Tiếp nhận hàng hóa và đối chiếu số đơn

 Hoạt động: Khi hàng hóa đến kho, chúng được dỡ xuống từ các phương tiện vận

chuyển tại khu vực tiếp nhận Nhân viên dùng xe nâng để tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra các tài liệu đi kèm như phiếu giao hàng, hóa đơn để xác nhận đơn hàng đã được chuyển đến.Họ kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài của hàng hóa và bao bì để phát hiện bất kỳ hư hỏng nào có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển

 Người phụ trách: Quản lí kho, Nhân viên tiếp nhận kho, thường là những người

có kinh nghiệm trong việc xử lý chứng từ và kiểm đếm hàng hóa

 Công nghệ sử dụng:

- Nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch, nhân viên quét mã sản phẩm để ghi

nhận vào hệ thống quản lý kho (WMS) Sau đó, họ đối chiếu số lượng và thông tin sản phẩm với dữ liệu trên phiếu giao hàng và đơn hàng để đảm bảo khớp với đơn đặt hàng Công nghệ này giúp nhanh chóng xác định và ghi nhận thông tin sản

phẩm vào hệ thống quản lý kho, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công

 Lập biên bảng và báo cáo: Nếu phát hiện bất kỳ sự sai lệch nào về số lượng

hoặc tình trạng hàng hóa, nhân viên sẽ lập biên bản ghi nhận và báo cáo cho bộ phận quản lý để xử lý

Bước 2 Kiểm tra chất lượng

 Hoạt động: Sau khi tiếp nhận, hàng hóa được đưa vào khu vực kiểm tra chất

lượng Tại đây, nhân viên kiểm tra sẽ tiến hành các bước kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hỏng, lỗi sản xuất, hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng Sau khi hàng hóa đạt yêu cầu sẽ được dán mã vạch để xác định từng loại hàng hóa

 Người phụ trách: Nhân viên kiểm tra chất lượng, thường có chuyên môn và kỹ

năng để phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm

 Công nghệ sử dụng:

+ Nhân viên kho sẽ sử dụng các thiết bị di động hoặc máy tính bảng để nhập dữ liệu tình trạng hàng hóa vào WMS, mã vạch trên sản phẩm được quét để thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm mã sản phẩm, lô sản xuất, ngày hết hạn, và các thông số kỹ thuật khác

+ Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) có thể được tích hợp để ghi nhận và theo dõi các kết quả kiểm tra

+ Máy ảnh kỹ thuật số: Dùng để chụp ảnh các lỗi cụ thể trên sản phẩm, cung cấp bằng chứng trực quan về vấn đề Hình ảnh này có thể được lưu trữ trong QMS để tham chiếu sau này

 Xử lí hàng không đạt yêu cầu: Hàng hóa bị lỗi sẽ được cách ly ra khỏi dòng hàng

hóa đạt chuẩn để tránh lẫn lộn Nhân viên kho sẽ lập báo cáo chi tiết về tình trạng hàng hóa tình trạng hàng hóa lỗi, tất cả sẽ đươc ghi nhận vào hệ thống QMS giúp tạo hồ sơ liên quan tới chất lượng hàng hóa Từ đó dễ dàng truy xuất để có thể hoàn trả hàng hoặc bồi thường

Bước 3 Sắp xếp hàng hóa vào kho hàng

 Hoạt động: Sau khi hàng hóa vượt qua quá trình kiểm tra chất lượng, chúng được

phân loại và lưu trữ được di chuyển bằng xe nâng, xe đẩy tay và xe kéo vào các khu vực thích hợp trong kho

- Quá trình này bao gồm:

+ Phân loại hàng hóa: Hàng hóa được phân loại dựa trên nhiều yếu tố như loại sản phẩm, điều kiện bảo quản cần thiết (nhiệt độ, độ ẩm), và thời hạn sử dụng Việc phân loại chính xác giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và dễ dàng truy xuất hàng hóa khi cần

+ Lưu trữ hàng hóa: Hàng hóa được sắp xếp vào các kệ hoặc khu vực lưu trữ được chỉ định Những mặt hàng yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, như thực phẩm hoặc dược phẩm, sẽ được đặt trong các khu vực kiểm soát nhiệt độ hoặc các khu vực bảo quản đặc biệt khác

 Người phụ trách: Nhân viên kho có nhiệm vụ phân loại và sắp xếp hàng hóa theo đúng quy định, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng chỗ và dễ dàng tìm thấy khi cần

 Công nghệ sử dụng:

+ Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) được sử dụng để

ghi nhận vị trí lưu trữ và theo dõi hàng tồn kho WMS giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả

+ Thiết bị di động và máy tính bảng: Nhân viên kho sử dụng để quét mã vạch, nhập

dữ liệu và truy cập hệ thống quản lí kho

+Mã vạch và hệ thống RFID cũng có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý hàng hóa

+ Máy tính và máy chủ: Được sử dụng để lưu trữ và xử lí dữ liệu từ hệ thống quản lí kho và các thiết bị quét mã vạch/ RFID

Bước 4 Rà soát thông số, các chứng từ và đối chiếu

 Quy trình thực hiện:

+ Kiểm đếm số lượng hàng hóa: Nhân viên kho tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế vừa nhận được Họ sử dụng máy quét mã vạch để quét từng sản phẩm, giúp nhanh chóng và chính xác nhận diện sản phẩm cùng với số lượng

+ Đối chiếu thông tin: Nhân viên so sánh thông tin trên chứng từ với thông tin thực tế từ hệ thống quản lý kho (WMS) Họ đảm bảo rằng tất cả các thông số đều khớp, từ số lượng đến chi tiết sản phẩm Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, chúng sẽ được ghi nhận để xử lý

+ Xác minh chất lượng và tính xác thực: Nếu mọi thông tin khớp, nhân viên xác minh và cập nhật hệ thống WMS với thông tin đã được xác nhận Trong trường hợp phát hiện sai lệch, họ sẽ lập biên bản và thông báo cho các bộ phận liên quan để có biện pháp xử lý

+ Lưu trữ chứng từ: Sau khi hoàn tất quá trình đối chiếu, các chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, báo cáo sau này và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và quản lý kho

+ Xử lý sai lệch: Nếu số liệu khớp, nhân viên xác nhận và cập nhật thông tin vào hệ thống WMS Nếu phát hiện sai lệch giữa số lượng thực tế và số lượng trên chứng từ, nhân viên ghi lại chi tiết về sự khác biệt Họ báo cáo cho bộ phận quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời, như liên hệ với nhà cung cấp hoặc điều chỉnh trong hệ thống quản lý kho

Bước 5 Cập Nhật Hệ Thống và Theo Dõi

 Hoạt động: Sử dụng các thiết bị đầu cuối hoặc máy tính kết nối với WMS, nhân

viên nhập các thông tin cần thiết vào hệ thống Điều này bao gồm cập nhật số lượng hàng hóa thực tế, điều chỉnh bất kỳ sự chênh lệch nào đã được phát hiện, và xác nhận tình trạng hàng hóa Hệ thống WMS cũng được cập nhật với thông tin về

vị trí lưu trữ của các sản phẩm Mỗi vị trí trong kho thường được gán một mã hoặc

số hiệu cụ thể, và dữ liệu này được ghi nhận để hỗ trợ việc quản lý và tìm kiếm hàng hóa sau này

 Người phụ trách: Nhân viên nhập liệu và quản lý hệ thống đảm nhận việc cập

nhật thông tin vào WMS và các hệ thống liên quan

 Công nghệ sử dụng: Nhân viên sử dụng thiết bị di động như máy quét mã vạch

hoặc máy tính bảng, tích hợp với hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) Họ quét mã vạch của sản phẩm và nhập thông tin vị trí lưu trữ tương ứng WMS tích hợp với hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) giúp quản lý toàn diện, từ việc theo dõi hàng tồn kho đến quản lý đơn hàng và dự báo nhu cầu Công nghệ lưu trữ đám mây ( Cloud Technology) giúp lưu trữ và quản lí

dữ liệu có thể truy cập từ xa và đồng bộ dữ liệu giữa nhiều địa điểm

Bước 6 Viết báo cáo

- Nhân viên quản lý kho hoặc nhân viên chuyên trách sẽ thu thập các dữ liệu từ hệ thống WMS Dữ liệu này bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa nhập kho, vị trí lưu trữ, các mặt hàng đã xử lý, và bất kỳ sự chênh lệch nào đã được ghi nhận trong quá trình kiểm tra và đối chiếu

- Dữ liệu từ các phần khác nhau của kho hàng được tổng hợp lại Điều này bao gồm việc xác nhận tổng số lượng hàng hóa trong kho, kiểm tra các mặt hàng đặc biệt hoặc có yêu cầu bảo quản riêng, và cập nhật tình trạng hàng hóa (ví dụ: hàng hóa

hư hỏng, hết hạn)

- Sau khi dữ liệu đã được tổng hợp và phân tích, nhân viên tiến hành viết báo cáo.

III Nhận định về Aeon E-Shop trong ngành kho bãi ở Việt Nam và

thế giới

Dưới đây là một số nhận định khác về hoạt động chuẩn bị hàng và nhập hàng, dựa trên các yếu tố kinh tế, xã hội, và công nghệ:

1 Nhận định về hoạt động nhập khẩu tại Việt Nam

 Ưu điểm

- Sự mở cửa và hội nhập kinh tế: Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, thông qua việc tham gia các hiệp định thương mại tự do như CPTPP, EVFTA Điều này mở ra nhiều cơ hội nhập khẩu hàng hóa từ các thị trường khác nhau với thuế suất ưu đãi

- Nâng cao trình độ quản lý và công nghệ: Các doanh nghiệp Việt Nam đang đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và nâng cao trình độ quản lý để cải thiện hiệu quả nhập khẩu, giảm thiểu chi phí và thời gian

- Phát triển hệ thống cảng biển và sân bay: Cơ sở hạ tầng về cảng biển và sân bay ngày càng phát triển, giúp tăng cường khả năng tiếp nhận và xử lý hàng hóa nhập khẩu

 Nhược điểm

- Phụ thuộc vào nguồn cung quốc tế: Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu và hàng hóa nhập khẩu từ các nước khác, đặc biệt là Trung Quốc Điều này tạo ra rủi

ro lớn khi xảy ra các biến động về chính trị hoặc kinh tế

- Quy trình thủ tục còn phức tạp: Mặc dù có nhiều cải thiện, nhưng các thủ tục hải quan và hành chính liên quan đến nhập khẩu vẫn còn phức tạp và tốn nhiều thời gian

- Chất lượng kiểm soát hàng nhập khẩu: Chất lượng hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam đôi khi không đảm bảo, gây ảnh hưởng đến uy tín của các doanh nghiệp nhập khẩu và sự an toàn của người tiêu dùng

2 Nhận định về hoạt động nhập khẩu trên thế giới

 Xu hướng phát triển

- Ứng dụng công nghệ tiên tiến: Các kho hàng trên thế giới đang áp dụng các công nghệ tiên tiến như hệ thống quản lý kho (WMS), robot tự động, và trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa quy trình nhận hàng Điều này giúp tăng cường độ chính xác, hiệu quả và giảm thiểu sai sót

- Tăng cường số hóa và tự động hóa: Công nghệ số và tự động hóa đang được áp dụng mạnh mẽ trong quy trình nhập khẩu, giúp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu rủi ro

- Bảo vệ môi trường: Xu hướng bảo vệ môi trường trong hoạt động kho hàng ngày càng được quan tâm Nhiều kho hàng áp dụng các biện pháp giảm thiểu khí thải carbon, quản lý chất thải hiệu quả, và sử dụng các nguồn năng lượng tái tạo

 Thách thức

- Biến động giá cả và chi phí vận chuyển: Giá cả hàng hóa và chi phí vận chuyển biến động mạnh do nhiều yếu tố như giá dầu, biến động tiền tệ, và tình hình kinh tế toàn cầu Điều này tạo ra thách thức lớn cho doanh nghiệp nhập khẩu trong việc duy trì ổn định chi phí

- Rủi ro chính trị và kinh tế: Các rủi ro về chính trị và kinh tế, chẳng hạn như xung đột vũ trang, lệnh cấm vận, và khủng hoảng tài chính, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động nhập khẩu

- An ninh chuỗi cung ứng: Rủi ro từ thiên tai, dịch bệnh và các vấn đề an ninh khác đang làm cho việc đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết

 Cơ hội

- Sự phát triển của thị trường tiêu dùng: Sự gia tăng của tầng lớp trung lưu và sự phát triển của thị trường tiêu dùng ở các quốc gia đang phát triển tạo ra nhiều cơ hội cho hoạt động nhập khẩu

- Thương mại điện tử: Sự bùng nổ của thương mại điện tử tạo ra nhu cầu lớn về vận chuyển hàng hóa quốc tế, mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp nhập khẩu

- Đổi mới và sáng tạo: Các doanh nghiệp nhập khẩu có thể tận dụng cơ hội từ sự đổi mới và sáng tạo trong các ngành công nghiệp mới để đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng cường cạnh tranh trên thị trường quốc tế

IV Những bế tắc hiện tại và xu hướng cải tiến hoạt động nhận hàng

1 Những bế tắc hiện tại của Aeon E-Shop:

 Kho bãi và vận chuyển: Dù đã có nhiều cải tiến, Aeon E-Shop vẫn gặp khó khăn với hạ tầng kho bãi và hệ thống vận chuyển chưa hoàn thiện ở một số khu vực Điều này ảnh hưởng đến khả năng lưu trữ và giao hàng nhanh chóng

 Chi phí cao:

- Chi phí vận hành: Chi phí thuê kho bãi và vận hành vẫn còn cao, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Aeon E-Shop

- Chi phí công nghệ: Đầu tư vào công nghệ tiên tiến yêu cầu nguồn lực tài chính lớn

và thời gian triển khai, điều này có thể là một gánh nặng đối với Aeon E-Shop

 Thiếu hụt nhân lực có trình độ chuyên môn:

- Quản lý và vận hành: Việc thiếu hụt nhân lực có trình độ chuyên môn cao trong quản lý và vận hành hệ thống kho vận hiện đại là một thách thức lớn đối với Aeon E-Shop

- Đào tạo: Cần thêm thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên về các công nghệ mới và quy trình hiện đại

 Cạnh tranh khốc liệt:

Thị trường thương mại điện tử: Aeon E-Shop phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ lớn như Amazon, Alibaba và các nền tảng thương mại điện tử nội địa khác

 Phụ thuộc vào nhà cung cấp:

Chuỗi cung ứng: Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp có thể tạo ra rủi ro trong chuỗi cung ứng của Aeon E-Shop, đặc biệt khi có sự gián đoạn hoặc biến động về giá cả

2 Xu hướng cải tiến hoạt động nhận hàng:

- Nâng cao tự động hóa và số hóa: Aeon E-Shop nên tiếp tục đầu tư vào công nghệ tự động hóa và số hóa để tối ưu hóa quy trình kho vận, từ đó giảm chi phí và cải thiện hiệu quả

- Tăng cường đào tạo nhân lực: Cần tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên, đặc biệt là trong các lĩnh vực quản lý kho vận và công nghệ mới

- Mở rộng và nâng cấp hạ tầng: Đầu tư vào nâng cấp hạ tầng kho bãi và hệ thống vận chuyển để tăng cường khả năng lưu trữ và cải thiện dịch vụ giao hàng

- Phát triển chiến lược địa phương hóa: Aeon E-Shop nên tiếp tục điều chỉnh sản phẩm

và dịch vụ theo nhu cầu của từng khu vực, nhằm tạo sự khác biệt và thu hút khách hàng hơn

- Tăng cường hợp tác với nhà cung cấp: Thiết lập quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp để đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định và đáng tin cậy hơn

V Những rủi ro và đề xuất giải pháp cho hoạt động nhận hàng:

1 Những rủi ro trong hoạt động nhận hàng

 Rủi Ro Về Chất Lượng:

- Hàng hóa nhập khẩu có thể không đạt tiêu chuẩn chất lượng hoặc không đúng mô

tả, hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển ngoài ra có những thực phẩm nhập khẩu tươi sống nên có thể gây ra những rủi ro trong khâu bảo quản thực phẩm dẫn tới trải nghiệm không tốt của khách hàng

 Rủi Ro Về Cung Ứng và Vận Chuyển

- Chậm Giao Hàng: Nhà cung cấp có thể gặp khó khăn trong việc giao hàng đúng hạn, dẫn đến tình trạng thiếu hàng trong kho

- Giao Hàng Thiếu, Sai Hàng: Việc nhập khẩu nhiều loại hàng khác nhau có thể dẫn đến việc bị nhầm lẫn cũng như là thiếu hụt một số mặt hàng

- Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển dẫn tới chất lượng sản phẩm không được đảm bảo

 Rủi Ro Về Quy Trình Hải Quan:

- Hàng hóa có thể bị trì hoãn trong quá trình thông quan do giấy tờ không đầy đủ, lỗi quy định, hoặc kiểm tra an ninh

 Rủi Ro Về An Ninh và PCCC

- Mất Mát và Trộm Cắp: Hàng hóa có thể bị mất hoặc bị đánh cắp trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho

- Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) có thể gặp nhiều rủi ro như thiếu thiết bị PCCC, nguy cơ cháy nổ từ hàng hóa dễ cháy, và vật liệu tích tụ không hợp lý Ngoài ra, quá tải hệ thống điện, thiếu lối thoát hiểm rõ ràng, và nhân viên chưa được đào tạo về quy trình an toàn PCCC cũng góp phần làm tăng nguy cơ gây thiệt hại doanh nghiệp

2 Giải pháp cho từng hoạt động nhận hàng

 Giải pháp về chất lượng :

- Kiểm Tra Chất Lượng, thực hiện kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt ngay khi hàng hóa đến kho

- Lưu Trữ, bảo quản đúng cách: Đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách để giảm thiểu hư hỏng